Generell innføring i Cordel - info.systemkonsult.noinfo.systemkonsult.no/kundesenter/manualer/Bricks_minimanual.pdf · Cordel er et system som er i kontinuerlig utvikling, og det

Generell innføring i Cordel

Uten skriftlig tillatelse fra System-Konsult AS er det ulovlig å kopiere programmet eller håndboken. Innholdet ihåndboken kan endres uten varsel og er ikke bindende for System-Konsult AS.

Alle henvisninger til firmanavn, titler, navn og andre data som er brukt i eksempler, er oppdiktede.

Denne brukerhåndboken og programvaren som beskrives i den, leveres på lisens i henhold til lisensavtale.Lisensavtalen er obligatorisk så lenge programmet er i bruk. Oppsigelse skal skje skriftlig og senest 1 måned førutløpet av inneværende avtaleperiode.

System-Konsult AS er ikke ansvarlig for tidsforbruk eller driftstap som kan oppstå som følge av feil/mangler iprogramvaren, mangelfull sikkerhetskopiering, feilaktig bruk, manglende opplæring, eller evt. feil og svakheter i detdatautstyret som programmet kjøres på.

Tap/rekonstruksjon av data dekkes heller ikke av lisensavtalen.

Kjøper har full bruksrett over programmet så lenge lisensavtalen er gyldig, men ingen eiendomsrett. Bruksretten kanikke overdras til andre. Eiendomsretten tilhører System-Konsult AS, Postboks 7618 Spjelkavik, 6022 Ålesund.

Det tas forbehold om endringer i betingelsene.

Skrevet: Juli 2005 i Ålesund

Generell innføring i Cordel

© 2005 ... System Konsult AS

Utgiver ...

Forfatter ...

... og bruker databasen ...

Trykket av ...

System Konsult AS

Erik Furnes

Hatlehols AS

Boken er skrevet med verktøyet ...

Help & Manual fra EC Software

Cordel er utviklet i ...

Borland C++ Builder Professional

RDM Embedded 6fra Birdstep Technology

Innholdsfortegnelse

Kapittel 1 Introduksjon 7

Kapittel 2 Installasjon og oppdatering 11

................................................................................................................................... 111 Veiledning ved første gangs installasjon

................................................................................................................................... 132 Veiledning ved oppgradering

................................................................................................................................... 143 Innlogging

................................................................................................................................... 164 Systemlisens

......................................................................................................................................................... 18Kjøp av nye moduler

................................................................................................................................... 185 Registrere arbeidsstasjon

................................................................................................................................... 196 Samspill med antivirus-programvare

Kapittel 3 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø 25

................................................................................................................................... 251 Menysystem

................................................................................................................................... 262 Registerområdet

................................................................................................................................... 263 Definere "Min meny"

................................................................................................................................... 284 Systeminformasjon

................................................................................................................................... 295 Skrifttyper (fonter)

......................................................................................................................................................... 29Slik definerer du skrifttyper

................................................................................................................................... 306 Standard tekster

Kapittel 4 Definere brukere og tilgang 35

................................................................................................................................... 351 Brukerinfo

................................................................................................................................... 362 Tilgangskontroll

................................................................................................................................... 373 Referanse-nummerering

................................................................................................................................... 384 Skjermbilde-oppsett

................................................................................................................................... 405 Kommunikasjon

Kapittel 5 Definere skrivere og fax 43

................................................................................................................................... 441 Definere skrivere

................................................................................................................................... 462 Definere fax

Kapittel 6 Registre 51

................................................................................................................................... 521 Betjening av registre

................................................................................................................................... 532 Kolonnevalg og rekkefølge

................................................................................................................................... 543 Standardfunksjoner

......................................................................................................................................................... 54Lage og endre data

......................................................................................................................................................... 57Redigere med TabEdit

......................................................................................................................................................... 58Slette data

......................................................................................................................................................... 58Søkefunksjoner

......................................................................................................................................................... 60Spørrefunksjoner (filter)

.................................................................................................................................................. 61Definering av utvalg

.................................................................................................................................................. 63Sortering av filter

.................................................................................................................................................. 63Aktivering av filter

......................................................................................................................................................... 64Utskrift

1Innhold


......................................................................................................................................................... 64Import/eksport

.................................................................................................................................................. 65Eksport til tekstfil

........................................................................................................................................... 65Formatet fast kolonnebredde

........................................................................................................................................... 66Formatet semikolon-separert

........................................................................................................................................... 67Formatet tabulator-separert

.................................................................................................................................................. 67Eksport til Cordel-database

.................................................................................................................................................. 69Import fra tekstfil

.................................................................................................................................................. 72Import fra Cordel-database

Kapittel 7 Rapporter 75

................................................................................................................................... 751 Noen begreper

................................................................................................................................... 752 Rapporttyper

................................................................................................................................... 763 Hvordan lese inn standarddefinisjoner

................................................................................................................................... 774 Lage og endre rapporter

................................................................................................................................... 785 Utvalg/sortering

................................................................................................................................... 786 Skriver-valg

................................................................................................................................... 787 Velge skrifttype og bakgrunnsfarge

................................................................................................................................... 798 Kolonne-oppsett

................................................................................................................................... 819 Layout

................................................................................................................................... 8210 Rapportinnhold

......................................................................................................................................................... 82Gruppe

......................................................................................................................................................... 83Felt/Tekst/Grafikk

......................................................................................................................................................... 85Standard rapportinnhold

................................................................................................................................... 8511 Aktivere utskrift til skriver, skjerm, fax og epost

Kapittel 8 Metoder - et grunnleggendebegrep 91

................................................................................................................................... 911 Hva er en "metode" i Cordel?

................................................................................................................................... 912 Hvordan definere metode

................................................................................................................................... 943 Kolonneoppsett i spesifikasjoner

................................................................................................................................... 954 Konfigurere uke/dato-felt

................................................................................................................................... 955 Egendefinerte felt i spesifikasjoner

Kapittel 9 Flere språk og valuta 99

................................................................................................................................... 991 Definere land, språk og valuta

................................................................................................................................... 992 Registrere valuta direkte på kunden via kunderegisteret

................................................................................................................................... 1003 Vareregister på annet språk

................................................................................................................................... 1004 Bruke språk/valuta i spesifikasjoner

................................................................................................................................... 1005 Utskrift av spesifikasjon på annet språk

Kapittel 10 Spesifikasjoner - engrunnleggende innføring 105

................................................................................................................................... 1061 Plukke varer, timer, pakker ...

................................................................................................................................... 1082 Fritekst

................................................................................................................................... 1093 Kopiere

................................................................................................................................... 1104 Avsnitt

......................................................................................................................................................... 110Lagre avsnitt

......................................................................................................................................................... 110Slette hele avsnitt eller bare avsnittssummen

................................................................................................................................... 1115 Blokk

Generell innføring i Cordel2


......................................................................................................................................................... 111Flytte et område

......................................................................................................................................................... 111Kopiere et område

......................................................................................................................................................... 111Slette et område

......................................................................................................................................................... 111Avsnittsmarkere et område

......................................................................................................................................................... 112Justere et område

......................................................................................................................................................... 112Oppdater et område

......................................................................................................................................................... 112Angi eller endre påslag på et område

......................................................................................................................................................... 112Angi eller endre rabatt på et område

................................................................................................................................... 1126 Velge kolonner

................................................................................................................................... 1137 Totaler

................................................................................................................................... 1148 Utskrift av spesifikasjoner

......................................................................................................................................................... 114Utvalg/Sortering

......................................................................................................................................................... 114Totaler

......................................................................................................................................................... 114Detaljnivå

......................................................................................................................................................... 114Brevtekst

Kapittel 11 Tillegg I: Egendefinerte felt iregistre 117

................................................................................................................................... 1191 Spørring mot menyfelt

Kapittel 12 Tillegg II:Datasikkerhet ogfeilretting 123

Kapittel 13 Tillegg III:Feilkoder 133

................................................................................................................................... 1331 Programfeil

................................................................................................................................... 1352 Systemfeil

Alfabetisk indeks 139

3Innhold


Kapittel 1

Introduksjon

ORDELCmodulbasert datasystem

7Introduksjon


1 Introduksjon

Gratulerer med ditt valg av Cordel!Denne lille boken er ment som en starthjelp for deg som ikke kjenner systemet på forhånd,og vi håper den vil bidra til å gi deg en så "myk" start som mulig. Cordel er et omfattendedataprogram, men alle deler av systemet er laget rundt samme mal og med et gjennomført liktbrukergrensesnitt. Selv om denne boken ikke gir noen detalj-informasjon om alle moduler ogfunksjoner, vil den likevel gi deg en viktig basis for å jobbe videre med systemet.

Det antas at du har grunnleggende kunnskaper om datamaskinen og hvordan du bruker den,inkludert hvordan du bruker musen og tastaturet. Hvis du vil ha mer informasjon omhvordan du gjør dette, ser du i dokumentasjonen til Windows.

SymbolforklaringI denne boken finner du følgende symboler brukt:

7 betyr at det gjelder en tast på tastaturet. 7[F3] betyr altså funksjonstasten F3 påtastaturet.

8 betyr en knapp på skjermen. Når det står 8[Avbryt], betyr det at du vil finne enknapp med teksten Avbryt på skjermen. Svært ofte vil knappene også ha en hurtigtast (taste-kombinasjon) og denne vil da være en del av knappens tekst. Vær også oppmerksom på atdersom knappen har en bokstav som er understreket (f.eks. [Kunderegister]), så kanknappen velges ved å holde nede tasten [Alt] mens en trykker på den bokstaven som erunderstreket (i vårt eksempel [ALT+K]).

0 betyr et skilleark på skjermen. Når det står 0[Jobb], betyr det at i nåværende vinduvil du finne et skilleark med teksten Jobb.

G betyr at det følger en viktig detalj eller et tips som det er lurt å være oppmerksom på.Tipset vil stå inne i en skravert blokk.

betyr sidehenvisning (i dette tilfellet altså "se side 49").

Elektronisk hjelpDen detaljerte hjelpeinformasjonen er tilgjengelig som elektronisk hjelp, og du får den framved å trykke på tasten 7[F1], eller klikke på knappen 8[Hjelp] der den er tilgjengelig.Cordel er et system som er i kontinuerlig utvikling, og det er en umulig oppgave å lage tryktemanualer som til enhver tid er oppdatert. Den elektroniske hjelpeinformasjonen skal væreoppdatert, og har i tillegg den store fordel at du kan søke etter stikkord og begreper i den.Oppdaterte hjelpefiler installeres når du installerer fra en Cordel-CD, og kan også hentes nedvia våre WEB-sider.

GyldighetDenne boken beskriver systemet til og med versjon 5.4. Senere versjoner vil på noenområder kunne avvike m.h.t. utseende og funksjonalitet.

Kapittel 2

Installasjon ogoppdatering


11Installasjon og oppdatering


2 Installasjon og oppdatering

2.1 Veiledning ved første gangs installasjonVi skal i dette kapittelet se hvordan en installerer Cordel første gang. Dette skjer via enCordel-CD. Sett i CD'en, og vent noen sekunder til installasjonsprogrammet starter oppautomatisk.

G Dersom installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du på Windows-knappen 8[Start] (som oftest nederst til venstre på skjermen). Deretter klikker du på[Kjør], og deretter 8[Bla gjennom]. Bla deg til stasjonen for CD, dobbeltklikk påfila SETUP.EXE. Installasjonsprogrammet skal nå starte.

Trinn 1: InformasjonÅpningsbildet inneholder litt informasjon om installasjonsprogrammet. Klikk på8[Neste] for å gå videre.

Trinn 2: Disk/mappeHer skal du velge hvilken disk og mappe systemet skal installeres i. Du kan angi dettemanuelt, eller du kan bruke tre-strukturen for å bla deg fram til ønsket område:

Når du har angitt ønsket område, velger du 8[Neste] for å gå videre.

Trinn 3: SnarveiInstallasjonsprogrammet kan lage en snarvei til programmet, og på dette trinnet får dupresentert noen alternative plasseringer. Det mest tilgjengelige er under startmenyen iWindows. Uansett hvilket program du er inne i, vil du alltid ha Windows sin Start-knapptilgjengelig (som oftest nederst til venstre), og Cordel vil da være tilgjengelig i den menyensom kommer opp idet du klikker på Start-knappen. Du kan selvsagt lage en snarvei på denmanuelle måten. Programfila heter SKW.EXE, og aktiv mappe skal være Cordel-mappen.

G Du kan også aktivere Start-menyen i Windows ved å trykke 7[Ctrl+ESC]

Klikk på 8[Neste] for å gå videre.

12 Generell innføring i Cordel


Trinn 4: Flerbruker?

G Det kan være at du på dette trinnet får fram et vindu der du skal velge bransje. Cordel erskreddersydd for flere ulike bransjer, og vanligvis får du en CD tilpasset den bransjen dutilhører. I motsatt fall: Velg din bransje, og gå videre.

Cordel kan kjøres som enbruker eller som flerbruker. Enbruker-installasjon betyr at bare enkan være inne i systemet om gangen. Dersom en bruker prøver å gå inn på systemet mens enannen bruker allerede er inne, vil en få en feilmelding og bli kastet ut. Dennesikkerhetsmekanismen skal en derimot ikke stole blindt på, så derfor bør en kjøre systemet iflerbruker-modus dersom flere skal benytte det.

Dersom systemet skal kjøres i flerbruker-modus, har du to alternativer:

· Flerbruker (TCP/IP) kan brukes i alle typer nettverk, og er vanligvis å foretrekke. Et liteprogram som heter Lock Manager installeres på en av arbeidsstasjonene i nettverket, eller påserveren dersom en har NT-nettverk (Windows 2000/NT/XP). Dersom du velger dettealternativet, får du åpnet boksen Installere Lock Manager på denne maskinen. Setter du kryssher, vil Lock Manager startes som en tjeneste (NT-service) dersom maskinen kjørerWindows NT/2000/XP, eller i et DOS-vindu dersom maskinen har Windows 9X.

· Flerbruker (Novell TTS) kan kun benyttes dersom du kjører i et Novell-nettverk. Fordelenmed denne er at en ikke trenger å kjøre et eget Lock Manager program for å håndtereflerbruker-mekanismen. Alt håndteres av Novell-serveren selv. Bakdelen er at en ikke haret eget konsoll-program for å overvåke brukerne, og en må også passe på at en delparametre er satt korrekt på Novell-serveren. Kontakt System Konsult for nærmereveiledning angående dette alternativet.

G Etter at systemet er kommet i drift, kan du endre en enbruker-installasjon til flerbruker(og omvendt) når du måtte ønske det. Avsnittet Innlogging gir en nærmere beskrivelse.


Trinn 5: SammendragDette er siste trinn i installasjons-prosedyren. Sjekk at alle valg er i henhold til dine ønsker.Velg 8[Forrige] dersom du vil korrigere noen av valgene som er gjort, eller8[Installér] for å starte selve installasjonen. Filer kopieres fra CD'en, og du serframdriften på skjermen.

Du kan starte systemet ved å svare Ja på spørsmålet om du vil starte Cordel nå, eller startedet ved å klikke på snarveien som er laget.

14



2.2 Veiledning ved oppgraderingOppgradering av eksisterende Cordel-installasjon kan skje ved at du· henter ned en installasjonsfil via vår Internett-side· får tilsendt en installasjonsfil fra en av våre kundekonsulenter· får tilsendt en Cordel-CD.

I det siste tilfellet vil en, i tillegg til å få siste versjon av programvaren, også få mulighet til åoppdatere en del standard-registre (pakker, varer, akkorder, etc).

Start installasjonsprogrammet (SETUP.EXE). Dersom du benytter en Cordel-CD, skal dettestarte automatisk noen sekunder etter at du har satt i CD'en.

G Dersom du har en flerbruker-installasjon, må du være sikker på at alle brukere er ute avsystemet før du starter oppgraderingen.

Trinn 1: InformasjonÅpningsbildet inneholder litt informasjon om installasjonsprogrammet. Klikk på8[Neste] for å gå videre.

Trinn 2: Disk/mappeHer skal du velge hvilken disk og mappe der systemet er installert. Du kan angi dettemanuelt, eller du kan bruke tre-strukturen for å bla deg fram til ønsket område. Du kan ogsåbenytte knappen 8[Finn Cordel] for å lete etter din Cordel-installasjon ved hjelp avsnarveiene på din arbeidsstasjon. Den vil søke etter en snarvei som peker til programfilaSKW.EXE. Vær oppmerksom på at denne søkingen kan gi visse feilmeldinger på grunn av atdu har slettet programmer uten at snarveiene til disse programmene er slettet. Ignorér dissemeldingene.

Trinn 3: SnarveiSnarvei til Cordel har du sikkert fra før, så her kan du gå videre med en gang.

Trinn 4: Velg bransjeNår du installerer fra en Cordel-CD, vil dette trinnet vanligvis ikke være synlig, da en senderut CD'er som er skreddersydd den bransjen du tilhører. Hvis dette trinnet er synlig, viltidligere valgt bransje være merket, og du klikker straks 8[Neste] for å gå videre.

Trinn 5: Flerbruker?Det er sjelden du vil ha behov for å endre noe på de eksisterende innstillingene her. Se itilfelle under trinn 4 i Veiledning ved første gangs installasjon.


Trinn 6: SammendragDette er siste trinn i installasjonsprosedyren. Sjekk at alle valg er i henhold til dine ønsker.Velg 8[Forrige] dersom du vil korrigere noen av valgene som er gjort, eller8[Installér] for å starte selve installasjonen. Filer kopieres fra CD'en, og du serframdriften på skjermen.

Du kan starte systemet ved å svare Ja på spørsmålet om du vil starte Cordel nå, eller startedet ved å klikke på snarveien som er laget.



Database-oppgraderingDersom det kun er gjort endringer i programkoden i forhold til din tidligere versjon, vil duikke merke noen forskjell idet du starter opp systemet. Dersom det i tillegg er gjort endringeri database-strukturen, vil du få fram følgende spørsmål (versjonsnumrene vil selvsagt væreannerledes):

Svar 8[Ja] for å gå videre. Cordel vil da aktivere et program som vil foretaoppgraderingen:

Alle felter er korrekt utfylt, så du kan straks velge 8[Start] for å starte oppgraderingen.Programmet vil starte med å ta en sikkerhetskopi av databasen. Tiden det tar å oppgraderedatabasen vil avhenge av hvor mye data som finnes i den. Er det en stor database i etnettverk, kan det være lurt å kjøre oppgraderingen direkte på den maskinen der databasenligger, slik at en reduserer nettverkstrafikken og dermed tiden det tar å oppgradere. Etter atoppgraderingen er ferdig, velger du 8[Avslutt] for å returnere til Cordel.

Oppdatering av standardregistre og definisjonerDersom du oppgraderer fra en Cordel-CD, kan du få spørsmål om du ønsker å oppdaterestandardregistre (pakker, varer, akkorder, etc). Har du registrert nye poster i disse registrene,vil de ikke bli slettet, men de vil bli overskrevet dersom du har brukt koder som også er brukti standardregistrene som finnes på CD'en. Svar 8[Ja] for å importere. Du kan også kjøreimportrutinene manuelt senere.

Du kan også få spørsmål om du ønsker å oppdatere utskrifter, egendefinerte felt, med mer.Dersom du svarer Ja på dette spørsmålet, vil det medføre at de endringer du har gjort isystemet blir overskrevet. Svar Nei dersom du ønsker å beholde de innstillingene som duhar gjort.

2.3 InnloggingNår du starter opp systemet, får du fram et vindu for innlogging. Kun feltene for brukersinitial og passord vil være åpne. De øvrige feltene skal være satt av installasjonsprogrammet,og er sperret.



G Dersom en ønsker å hoppe over innloggingsbildet, kan en oppgi brukers initial ogpassord direkte i snarveien til programmet. Dersom initial er EF og passord er HYSE, kan entilføye strengen

/bEF /pHYSE

Vær oppmerksom på at en da løper en risiko for at alle som har tilgang til maskinen ogsåkommer inn i din Cordel database.

Oppgi brukers initial og passord. Små eller store bokstaver spiller ingen rolle, og tegnene ipassordet vises som stjerner idet du taster inn. Dersom databasen er tom, bestemmer du selvhva verdiene skal være. I motsatt fall, sjekker system om det finnes en bruker med denneinitalen i databasen, og om passordet korresponderer med det som ligger lagret på brukeren.Du får 3 forsøk på å oppgi korrekt passord.

Skifte database-modusDe to feltene nederst i vinduet kan åpnes ved at du sletter fila SS.CFG, som ligger i Cordel-mappen. Dette kan være tilfelle dersom du ønsker å gå over fra enbruker til flerbruker-modus, eller at Lock Manager blitt flyttet til en annen maskin i nettverket. Feltet Database-modus kan ha følgende verdier:

Modus Forklaring

Enbruker Bare en bruker kan benytte systemet om gangen. Dersom enbruker prøver å starte systemet mens en annen er inne, vil hanfå en feilmelding (-940) og bli kastet ut.

Enbruker (Eksklusiv) Sjelden i bruk. Systemet vil knytte seg opp mot Lock Manager,og få tilgang til databasen dersom ingen andre brukere er inne.Når brukeren er inne, vil ingen andre få anledning til å gå inn idatabasen før brukeren logger ut av systemet.

Flerbruker (TCP/IP) Den vanligste måten å kjøre i flerbruker-miljø på. Se nærmereforklaring under avsnittet Trinn 4: Flerbruker side

Flerbruker (Novell TTS) Kun tilgjengelig dersom du har mottatt en versjon av Cordelsom er beregnet for Novell Netware. Se nærmere forklaringunder avsnittet Trinn 4: Flerbruker side

Flerbruker (Generell) Ikke alltid et tilgjengelig valg. En veldig treg modus, og skalkun brukes i nødstilfeller. Behøver ingen Lock Manager, og allflerbrukerhåndtering skjer via en fil.

Vanligvis vil flerbruker-modus via TCP/IP være å foretrekke. Da må du huske å oppgi rett

11

11



IP-adresse i feltet Lockmanager-navn. IP-adressen skal være til den maskinen der LockManager kjører. NB! I tillegg til å slette fila SS.CFG, må du også slette filene RDM.TAF ogVISTA.TAF hvis de finnes. Ingen andre filer må slettes!

2.4 SystemlisensCordel er beskyttet ved at en installasjon må ha en gyldig lisensnøkkel for å fungere. Når dulogger deg inn på systemet første gang, vil ikke systemet finne riktig systemlisens, og du fårderfor servert følgende spørsmål:

Svar 8[Ja], og du får fram et vindu der du kan legge inn lisens. Lisensinformasjonen målegges inn likt med det som er registrert i System Konsults egen lisens-database. Derfor mådette må gjøres i samarbeid med en av System Konsults kundekonsulenter, eller i samsvarmed utskrevet lisens-informasjon som du får tilsendt fra System Konsult. NB! Det ersærdeles viktig at du er nøyaktig med å legge inn rett lisens-informasjon, ellers villisensnøkkelen bli underkjent.

På første skilleark legger du inn firma opplysninger. I vinduet ovenfor finner du en ringrundt de feltene som er viktige for å få en rett lisensnøkkel. Gå videre til neste skilleark (0[Installerte moduler]) når du er ferdig med firma opplysningene.



Her merker du av hvilke moduler du har kjøpt av programmet. Dersom du merker av flereeller færre enn det du skal, vil lisensnøkkel bli underkjent. Dersom du har kjøpt lager-modulen, må du passe på å angi om det gjelder bare varetelling eller komplett lagerstyring. Gåvidere til siste skilleark ( 0[Passord for systemlisens]) når du har merket avmodulene.

I siste skilleark legger du inn antall brukere, kassepunkt, ny dato for når lisens utløper, og denlisensnøkkelen som du har fått oppgitt fra System Konsult. Klikk til slutt på 8[Lagre] forå lagre lisens-informasjonen. Dersom lisensnøkkelen blir underkjent, får du en feilmelding,og du må gå over lisens-informasjonen på nytt.



2.4.1 Kjøp av nye moduler

Det er veldig enkelt å kjøpe nye moduler av systemet. Når System Konsult har fått bekreftetat du har betalt for den/de nye modulen(e), kan du gå inn i lisens-informasjonen, merke avmodulen(e), og legge inn den nye lisensnøkkelen du får fra System Konsult.

2.5 Registrere arbeidsstasjonNår du starter Cordel for første gang på en arbeidsstasjon, vil du (etter innlogging) få fram etvindu der du skal legge inn en beskrivelse av arbeidsstasjonen:

Systemet foreslår en beskrivelse som er lik det fulle datamaskinnavnet som ligger i Windows.Akseptér denne beskrivelsen, eller legg inn en annen unik beskrivelse. Klikk til slutt på8[Lagre] for å lagre arbeidsstasjons-beskrivelsen.

Grunnen til at arbeidsstasjonen må registreres, er følgende:1. Cordel har et eget skriver-register (se kapittelet Definere skrivere og fax ), og i et nettverk

med flere arbeidsstasjoner kan den interne skriverlisten i Windows være forskjellig frastasjon til stasjon. Skriver-registeret i Cordel er knyttet til arbeidsstasjonen, og ikke til enbruker. Når en bruker logger seg på en annen arbeidsstasjon i nettverket enn den hanvanligvis bruker, skal han benytte den nye arbeidsstasjonens tilgjengelige skrivere. Derformå Cordel ha en knytting mellom en arbeidsstasjon og de skriverne som er tilgjengeligefra den arbeidsstasjonen.

2. En del parametre som benyttes i systemet, er knyttet mer til arbeidsstasjonene enn tilbrukerne. For eksempel er en håndterminal tilknyttet en arbeidsstasjon i en butikk, mensdet kan være flere brukere som benytter denne arbeidsstasjonen. Kommunikasjons-parametrene for håndterminalen må derfor registreres under arbeidsstasjonen.

I systemets hovedmeny, under System-konfigurasjon, vil en finne et register over allearbeidsstasjoner, og den stasjonen du er pålogget vil være merket med fet skrift. Ved å velge8[Forandre] kan en endre beskrivelse for en arbeidsstasjon. Velg så knappen8[Detaljer], og du får fram et vindu med mulig til å sette en del parametre forstasjonen:

43



Under skillearket 0[Kommunikasjon] konfigureres kommunikasjon med håndterminal.Parametrene må stemme med de som håndterminalen er programmert med. System Konsultleverer ferdig programmerte terminaler, og parameter-beskrivelse følger med. Kontakt en avvåre kundekonsulenter om du er usikker på kommunikasjons-parametrene eller hvilketformat du skal benytte.

Cordel kan importere data direkte fra DDE tegnesystem, og under skillearket0[Tegnesystem] setter en opp kommunikasjon med dette systemet. Kontakt en avvåre kundekonsulenter for veiledning.

G Dersom en sletter fila XPLOKAL.CFG (ligger i C:\Windows eller C:\WINNT) vil en pånytt få beskjed om å registrere arbeidsstasjon idet en starter opp Cordel neste gang. Det erdenne fila som er knytningen mellom den fysiske arbeidsstasjonen og arbeidsstasjons-posteni Cordel.

2.6 Samspill med antivirus-programvareVi går ut fra at du har installert en eller annen versjon av antivirus-programvare. Om du haren Internett-forbindelse, og særlig om du benytter elektronisk post, utsetter du maskinen forvirus-angrep. Derfor bør du absolutt kjøre antivirus-programvare.Antivirus-programvare vil sjekke bevegelse på disken, med den hensikt å forhindre at filer blirinfisert av virus.

G Installasjonsfilene som sendes ut av System Konsult vil alltid være sjekket for virus.

Denne mekanismen kan medføre at ytelsen reduseres, og i og med at database-filene i Cordeloppdateres kontinuerlig, bør de unnlates fra virus-sjekk. Det en bør passe på, er at DATA-



mappen under Cordel-området blir fritatt for virus-sjekk.

Det vil gå for vidt å beskrive hvordan dette gjøres for alle typer antivirus-programvare somfinnes i markedet. Her følger likevel en beskrivelse av hvordan det gjøres i en avmarkedslederne, Norton Antivirus:

1. Klikk på knappen 8[Options] etter at Norton AntiVirus er startet opp. Dersomdenne knappen ikke er synlig eller aktiv, betyr det at du ikke har administrator-rettigheter tilmaskinen.

2. Klikk på [Auto-Protect] og deretter på [Exclusions] i den undermenyen somkommer fram:

3. Klikk på 8[New]-knappen under What items to exclude:

4. Angi Cordel sin DATA-mappe i den dialogen som kommer opp, f.eks.:



5. Klikk på 8[Ok] i alle vindu for å lagre den informasjonen du har lagt inn. Nå skalCordel sine datafiler være unnlatt virus-sjekk..

Kapittel 3

Bli kjent med dittnye arbeidsmiljø


25Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø


3 Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljøDette kapittelet gir deg et innblikk i hvordan Cordel er bygd opp med menysystem ogregistre, og hvordan du selv kan påvirke dette. Når du har startet opp Cordel, oggjennomført en vellykket pålogging, får du fram hovedbildet:

3.1 MenysystemHovedmenyen er del inn i to:· En komplett menystruktur til høyre, kalt 0[Hele menyen]. Dette er en tre-struktur

over alle funksjoner som finnes i systemet. Bruk piltastene 7[h] og 7[i] for å bevegemarkøren opp og ned i menyen. Dersom menypunktene her har en foran seg, betyr detat det har en undermeny under seg. For å få fram undermenyen, klikker du i boksen ellertrykker 7[+]. For å skjule undermenyen igjen, klikker du i boksen eller trykker 7[-].

· En egendefinert meny til høyre, kalt 0[Min meny]. På grunn av alle funksjonene somfinnes i Cordel, blir det tungvint å bruke 0[Hele menyen], så derfor kan du lage enegen meny der du plukker inn ønskede menypunkter fra den komplette menystrukturen.Hver bruker har sin egen meny. Les mer om hvordan du definerer denne i avsnittet Definere

"Min meny" .

Dersom du har definert 0[Min meny], vil denne være aktiv idet systemet startes opp. Imotsatt fall, vil 0[Hele menyen] være aktiv.

26



3.2 RegisterområdetHovedbildet er laget slik at menysystemet skal være lett tilgjengelig selv om en står inne i etregister, et tilbud, en ordre, eller lignende.

Når du åpner et register, vil det fylles ut i et skilleark på hovedbildets høyre side. Straks etslikt register er åpnet, vil alle tastetrykk gjelde det nye registeret, og ikke menysystemet. Trykkpå piltastene vil derfor medføre at en blar opp/ned i registeret, istedenfor å bla imenysystemet. Etter hvert som du åpner flere registre, plasseres de i nye skilleark (se figurovenfor). En kan ha sju slike registre oppe samtidig. Når det åttende åpnes, lukkes det"eldste".

Når du lukker hovedbildet, vil programmet lukke alle registre som du har åpnet. Når detgjelder betjening av registre, viser vi til en mer utførlig beskrivelse under kapittelet Registre.

G Dersom du av en eller annen grunn bare vil ha et vindu oppe om gangen (dvs. at du målukke et register før du kan åpne et annet), kan du konfigurere systemet slik at det oppførerseg slik. Se i kapittelet Definere brukere og tilgang .

3.3 Definere "Min meny"Slik går du fram for å definere din egen meny:

1. Velg 0[Min meny] øverst til venstre i hovedbildet.

2. Klikk på knappen 8[Definere meny] :

35



3. Du får nå fram et vindu der alle tilgjengelige funksjoner er listet til høyre (Tilgjengelig),og dine menyvalg til venstre (Valgt):

G Du kan like godt først som sist sette deg inn i hvordan dette vinduet betjenes. Sammevindu benyttes nemlig flere steder i programmet (velge kolonner i registre, velge kolonner irapporter, etc).

Plukke nye menyvalgDu kan nå plukke menyvalg fra listen til høyre over til listen til venstre. Dette kan du gjøre påto måter:

1. Klikk på et menyvalg i listen til høyre (ikke de gule menyoverskriftene) slik at menyvalgetblir blått. Klikk deretter på knappen 8[Flytt fra tilgjengelig til valgt].Menyvalget plasseres sist i listen til venstre.

2. Bruk dra-og-slipp. Dette er det enkleste framgangsmåten:· Trykk ned mustasten over et menyvalg i listen til høyre· Hold nede mustasten mens du fører markøren over til den posisjonen i listen til venstre der

menyvalget skal inn· Slipp opp mustasten



Slette menyvalgDersom du vil fjerne menyvalg fra din meny, kan det gjøres tilsvarende på to måter:

1. Klikk på et menyvalg i listen til venstre slik at menyvalget blir blått. Klikk deretter påknappen 8[Flytt fra valgt til tilgjengelig].

2. Bruk dra-og-slipp. Dette er det enkleste framgangsmåten:· Trykk ned mustasten over et menyvalg i listen til venstre· Hold nede mustasten mens du fører markøren over til listen til høyre (posisjon er

irrelevant).· Slipp opp mustasten

Menyvalget fjernes nå fra listen til venstre, og dukker opp på sin rettmessige plass i listen tilhøyre.

Endre rekkefølgeUnder listen over dine menyvalg finner du to knapper som du kan benytte for å endrerekkefølgen. Klikk på et av menyvalgene slik at det blir blått, og klikk på knappene for åflytte menyvalget oppover eller nedover.

Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre dine menyvalg. Din egen meny vil komme opp, ogdu kan bruke den med en gang.

3.4 Systeminformasjon

Hovedbildet i Cordel inneholder en informasjonsknapp helt til venstre. Ved å klikke pådenne knappen, får du fram et vindu som gir en del teknisk informasjon om din Cordel-installasjon:

Vinduet gir informasjon om· program- og database-versjon· flerbruker/enbruker-modus· plassering på disk· Windows-versjon (NT 5.0 er det samme som 2000 og NT 5.1 er det samme som XP)· minne- og diskplass.

Denne informasjonen er av særlig interesse for System Konsults kundekonsulenter



3.5 Skrifttyper (fonter)En sak vi tar opp her, er hvordan en setter opp skrifttyper i Cordel. Det er nemlig slik at nåren skal skrive notater og fritekst i Cordel, så er ikke alle skrifttyper tilgjengelig. Systemet girdeg mulighet til å benytte 16 ulike skrifttyper. For noen er denne begrensningen kanskjeunderlig, men forklaringen er ganske enkel:

1. Det har med plasshensyn å gjøre. Dersom Cordel skulle lagre strengen "Times NewRoman" eller "Courier New" for hver gang en skifter skrifttype i en fritekst, ville det tauforholdsmessig mye plass. Faktisk bruker Cordel bare 2 tegn (bytes) for å lagre fullinformasjon om skrifttype, størrelse, understreking, kursiv og utheving.

2. Det har med standardisering å gjøre. Når en bruker f.eks. lager et tilbud og skriver en delfritekst, så bør det samme tilbudet se likt ut når det åpnes på en annen arbeidsstasjon inettverket. Det er uheldig dersom brukeren skriver tilbudet med en eller annen "sær"skrifttype som ikke er installert på andre maskiner.

3.5.1 Slik definerer du skrifttyper

Velg menypunktet Skrifttyper under System-konfigurasjon i hovedmenyen.

Du vil få fram vinduet der skrifttypene skal defineres. Som du ser, er de fire første alleredefylt ut, og kan ikke endres. Dette skyldes at Arial, Times New Roman, MS Sans Serif og CourierNew er standard i alle Windows-installasjoner.



Klikk på rullegardin-knappen bak neste ledige skrifttype, og du får fram alle typer som erinstallert på din maskin. Velg ønsket skrifttype. I vinduet vil nå neste ledige felt være åpent,dersom du ønsker å definere flere typer. Klikk til slutt på 8[Lagre] for å lagre dine valg.De valgte skrifttypene vil nå straks være tilgjengelige i Cordel på din arbeidsstasjon. Forandre brukere vil typene være tilgjengelige neste gang de starter Cordel.

G Programmet har ingen mulighet til å sjekke om den/de valgte skrifttypen(e) finnes påandre maskinene i nettverket, så det må du gjøre selv. Velg derfor vanlige skrifttyper. Dukan eventuelt kopiere skrifttype-filer fra din maskin og legge de inn på andre maskiner, mendet berører vi ikke her.

3.6 Standard teksterCordel har eget register der en kan lagre standard tekster som kan benyttes ulike steder iprogrammet. Du finner det under Basisregistre i hovedmenyen:

Standardtekster sparer deg for mye arbeid. Du slipper f.eks. å taste inn den sammeavslutningsteksten hver gang du skal lage et tilbud, eller du slipper å taste inn den sammestandard leveringsbetingelse i hver ordrebekreftelse. Du kan hente inn en standardtekst, ogeventuelt endre det innholdet som er spesielt for det tilbudet eller den ordren.

Du oppnår også å standardisere rapporter. I spesifikasjoner kan en knytte standardteksterdirekte til definisjonen. Endringer i standardteksten vil da få direkte konsekvens for deutskriftene der teksten er referert.

Slik lager du standardtekst: Velg 8[Ny] i registeret, og du får opp redigeringsvinduet.Under skillearket 0[Generelt] gir du standardteksten en unik kode og en mest muligbeskrivende tekst. Deretter legger du inn selve teksten under 0[Tekst]:



Bruk tekstbehandlerens ulike funksjoner til å utforme teksten akkurat slik du vil ha den. Dukan også lime inn tekst fra en ekstern tekstbehandler (via utklippstavlen i Windows). Avsluttmed 8[Lagre].

Kapittel 4

Definere brukereog tilgang


35Definere brukere og tilgang


4 Definere brukere og tilgangAlle som skal benytte Cordel, må være i det interne bruker-registeret. I dette kapitteletbeskrives hvordan du registrerer brukere, i tillegg til å forklare hvordan en bruker kan tilpassesystemet etter sine behov.

For å definere brukere, aktiverer du først bruker-registeret. Dette finner du sommenypunktet Bruker-konfigurasjon under System-konfigurasjon i hovedmenyen. Velg 8[Ny] forå lage en ny bruker eller 8[Forandre] for å endre den brukeren som markøren erplassert ved. Du får fram et vindu med en del skilleark, og her følger en detaljert forklaring.

4.1 Brukerinfo

De tre feltene som må fylles ut her er navn, initialer og passord. Initialene er det som brukesved pålogging, og må selvsagt være unikt. NB! Bruk kun tegn som finnes i det engelsketegnsettet (bokstavene A-Z), samt tallene 0-9. Database-motoren vil lage en såkalt logg-fil forhver enkelt bruker, og da liker den f.eks. ikke Æ,Ø eller Å.

G Bruk knappen 8[Kopier] for å kopiere data fra en annen bruker. Du vil da få opp enliste over de øvrige brukerne i systemet. Når du velger en av dem, vil de aller fleste av denvalgte brukerens egenskaper kopieres til den brukeren du redigerer i øyeblikket. Dette kanspare deg for mye arbeid når mange brukere skal defineres.

Dersom brukeren skal benytte håndterminal eller kommunisere med eksternt tegnesystem(DDE), må en sette opp parametre for dette ved å velge knappen 8[Oppsettarbeidsstasjon]. En får da fram følgende vindu:



Under skillearket 0[Kommunikasjon] konfigureres kommunikasjon med håndterminal.Parametrene må stemme med de som håndterminalen er programmert med. System Konsultleverer ferdig programmerte terminaler, og parameter-beskrivelse følger med. Kontakt en avvåre kundekonsulenter om du er usikker på kommunikasjons-parametrene eller hvilketformat du skal benytte.

Cordel kan importere data direkte fra DDS tegnesystem, og under skillearket0[Tegnesystem] setter en opp kommunikasjon med dette systemet. Kontakt en avvåre kundekonsulenter for veiledning.

4.2 Tilgangskontroll

Under skillearket 0[Tilgang moduler] setter en opp hvilke registre/funksjonerbrukeren skal ha tilgang til. Tilgang kan tildeles på fire nivå:

· Ingen tilgang betyr at brukeren får beskjeden "Du har ikke tilgang til denne funksjonen" nårhan prøver å gå inn på den.

· Lesetilgang betyr at brukeren kan gå inn i registeret/funksjonen og se på data, men alle feltervil være sperret for redigering.

· Skrivetilgang betyr at brukeren kan lagre, endre og slette data.· Administrator betyr at brukeren (i tillegg til skrivetilgang) kan konfigurere registeret (knappen8[Konfig] vil være tilgjengelig).



Skillearket har også knappen 8[Oppdatér alle] som kan benyttes for å sette sammetilgangsnivå på alle funksjoner.

4.3 Referanse-nummerering

Alle ordrer og tilbud får i Cordel tildelt et unikt løpenummer. I tillegg får de også automatisktildelt en unik referansekode, og i dette skillearket kan en påvirke hvordan denne koden lages.Som standard-verdi foreslår systemet brukerens initialer etterfulgt av et seks-sifretløpenummer (se eksempel ovenfor). I et flerbruker-miljø ser en da straks på referanse-nummeret hvem som har laget tilbudet/ordren. Prefiks (det som står foran løpenummer-delen) kan bestå av maksimalt seks tegn, og løpenummeret kan ha maksimalt seks siffer.

G Dersom du ønsker å ha et referanse-nummer som består av årstall, signatur, pluss tre-sifret løpenummer (f.eks. 03GH-001), kan du sette prefiks til 03GH- og antall siffer iløpenummer til tre. Da må du huske å endre prefiks når en går inn i et nytt år. Husk at allebrukere bør ha samme formel, men (selvsagt) med annen signatur.



4.4 Skjermbilde-oppsett

For å møte ulike ønsker og behov, har Cordel en del valgmuligheter som gjør at kan hverenkelt bruker få et tilpasset brukergrensesnitt. Her følger en beskrivelse av de ulike feltene iskillearket:

Grid (Rutenett) bestemmer om det skal tegnes stiplede streker mellom linjer og mellomkolonner i registrene.Flate knapper bestemmer om knapper skal ha et litt mer moderne utseende,

, eller et mer tradisjonelt utseende, . Flateknapper får ikke utseende som en knapp før en beveger mus-markøren over den, og er ogsågjennomsiktig. slik at bakgrunnen kommer fram. De har samme betjening som detradisjonelle knappene.

Vis tekst og Vis ikon bestemmer om de små registerknappene (Forandre, Slett, Ny, Let,osv.) skal tegnes

· med tekst:

· med ikon:

· eller begge deler: .Dersom du velger bare å tegne ikonet, vil teksten vises idet du beveger markøren overknappen.

Skrifttype i fritekst og Skrifttype i notat bestemmer hvilken skrifttype som skal være sattidet du legger inn en ny fritekst (spesifikasjoner) eller et notat (eget skilleark under vare,tilbud, ordre, etc). I utgangspunktet vil systemet sette 10-punkt Arial som skrifttype, men herhar du altså en mulighet til å endre på det. Når du klikker i rullegardin-knappen til høyre ifeltet, kommer det opp et vindu der du kan velge skrifttype og størrelse, samt attributteneunderstreking, utheving og kursiv:



Nederst i vinduet ser du hele tiden et eksempel på resultatet av dine valg.

Åpne vinduer bestemmer om brukeren skal ha mulighet til å ha flere register-vindu oppesamtidig. Registrene plasseres i separate skilleark i hovedbildet. Fordelen med dette er at enslipper å lukke et register/tilbud/ordre når en må åpne et annet. Holder du f.eks. på med ettilbud og finner ut at du må sjekke noe i et annet tilbud, kan du la det første tilbudet stå åpentmens du ser på det andre. Dersom du velger bare å kunne ha et vindu åpent om gangen, vilsystemet oppføre seg mer likt de gamle DOS-systemene.

Det å ha flere åpne vindu beslaglegger litt mer maskin-ressurser, men det har lite å si for nyeremaskiner.

G Operativsystemene Windows 95, 98 og ME har en del begrensninger for hvor mangevindu som kan være åpne om gangen. Dette er også en av grunnene til at vi sterkt anbefaleralle om å kjøre Windows NT/2000/XP. I motsatt fall, bør en kun kjøre med et vindu omgangen.

Minimere hovedmeny bestemmer om hovedmenyen skal "forsvinne" idet brukeren åpner etregister (f.eks. tilbudsregisteret) eller idet en åpner et redigeringsvindu for registeret (f.eks. ettilbud). Registeret vil da fylle hele hovedbildet, og hovedmenyen vil automatisk bli synligigjen idet brukeren lukker det siste registeret. Knappen til venstre i hovedbildet, den somåpner/lukker hovedmenyen, vil fortsatt fungere som før.

Feltene i boksen Redigerings-vindu med flere skilleark, brukes til å bestemme hvilketskilleark nye registre skal legges på når de åpnes. Du kan velge om de skal starte i førsteskilleark eller i det sist brukte. Disse valgene tas selvsagt bare hensyn til dersom en velger åha flere vindu åpne om gangen.



4.5 Kommunikasjon

I dette skillearket kan du legge inn hvilken profil som skal benyttes idet en åpner WindowsMessaging. Dette gjøres i forbindelse med lesing av inngående elektronisk post. Velg profilog eventuelt passord, og benytt knappen 8[Test] for å teste at dine valg virkelig klarer åaksessere Windows Messaging..

Kapittel 5

Definere skrivereog fax


43Definere skrivere og fax


5 Definere skrivere og faxDette kapittelet beskriver rutiner rundt definering av skrivere og telefax-støtte. Skrivere (ogfax) registreres i et eget register i Cordel, og disse vil da være tilgjengelig i alle rapport-definisjoner (i tillegg til Windows standardskriver). Alle som disponerer mer enn en skriver,bør registrere disse i skriver-registeret.

Enkelte undres kanskje over at det finnes et eget skriver-register i Cordel, fordi det vanlige iandre Windows-program er å knytte en skriver-driver direkte til en rapport. Forklaringen erfølgende: I et nettverk der flere brukere deler de samme skrivere, vil brukerne ofte ha ulikedriver-navn og/eller ulike kø-navn på samme fysiske skriver. Dersom en i et nettverk f.eks.har en HP Laserjet 6, så kan en bruker benytte driveren HP Laserjet 4 og en annen HP Laserjet5. Begge drivere vil fungere. I Cordel deles alle rapporter av samtlige brukere, og dersom enbruker knytter sin HP Laserjet 5 til rapportene, så vil skriver-valget være ukjent for denbrukeren som har driveren HP Laserjet 4.

Som nevnt, løses dette i Cordel enkelt ved at en registrerer skriverne i skriver-registeret, ogdisse knyttes så til rapportene i systemet. Så må en på hver enkelt arbeidsstasjon knytte rettdriver til hver enkelt skriver. I eksempelet ovenfor kan en definere en skriver som heter"Laserskriver, 2.etasje", og så må den ene brukeren knytte sin driver HP Laserjet 4 til denneskriver-definisjonen og den andre må knytte sin HP Laserjet 5 til den samme definisjonen.Idet rapporten startes, vil systemet hente rett driver for den lokale arbeidsstasjonen.

Dette har også en annen stor fordel: Når en skal bytte ut en skriver (f.eks. laserskriveren HPLaserjet 6 byttes ut med en Brother HL8), så trenger en kun å gå inn i skriver-registeret og bytteut driver for hver enkelt arbeidsstasjon. Det er ikke unormalt at det finnes 40-50 rapporter ien Cordel-installasjon, og det sier seg selv at det er litt av en jobb å skifte driver for så mangerapporter (på hver arbeidsstasjon).

G I tillegg til de skriverne som defineres i dette registeret, vil brukerne også kunne velge sinWindows standardskriver under definering av rapporter.



5.1 Definere skrivereI skriver-registeret velger du 8[Ny], og får fram følgende vindu:

Gi skriveren et unikt nummer (neste ledige foreslås). Beskrivelsen vil være den teksten somer synlig i rapport-definisjonene. La gjerne plassering være en del av beskrivelsen (f.eks."Brother-skriver, salgsavd.", "Fargeskriver, 2.etg").

Feltet Type skal som oftest ha verdien Windows-skriver, og feltet Driver vil da gi deg en listeover skriverne som ligger i Windows. Dersom du i feltet Type velger Kvitterings-skriver(ESC/POS), vil det gi deg en liste over noen kvitterings-skrivere som Cordel har en spesiellstøtte for. Disse skriver så langsomt med sine Windows-drivere, at de er uhensiktsmessig i enbutikk-løsning. Cordel kan derfor sende såkalte ESC/POS kommandostrenger, og da vilutskriftene gå mye raskere.

G En del kvitteringsskrivere har god nok hastighet med vanlige Windows-drivere, og da skaldu bruke dem. Det er kun kvitterings-skrivere som skriver tregt med Windows-drivere somskal bruke ESC/POS kommandoer.

Knappen 8[Detaljer], lar deg legge inn standardvalg for skriveren. Hvilket vindu dufår fram, avhenger av verdien i feltet Type.



Windows-skrivereDersom du i feltet Type har valgt en Windows-skriver, får du fram følgende vindu:

Når du legger inn de mest vanlige valgene (A4 er vanlig papirstørrelse i Norge og ståendeutskrift er vanligere enn liggende), så slipper du å fylle ut disse valgene når skriveren skalvelges i dine rapporter. Kilde vil være den skuffen som du vanligvis vil bruke på skriveren.Velg 8[Lagre] for å lagre innstillingene.

Kvitterings-skriver (ESC/POS)Dersom du i feltet Type har valgt en Kvitterings-skriver (ESC/POS), får du fram følgendevindu:

Utskriftene vil ikke gå gjennom Windows sitt utskrifts-system i det hele tatt, så derfor måskriveren ha litt mer informasjon enn Windows-skrivere. I feltet Port velger du hvilken portskriveren er tilkoblet. Dersom du har et display, kan det av og til kobles direkte på skriveren,og da må du sette kryss i feltet Tilkoblet kundedisplay. Velg 8[Avansert] for åaktivere et vindu der mer avansert informasjon kan legges inn:



Bruk knappen 8[Bruk standard] for å hente fram standardverdier for alle felter.Språket ESC/POS har en egen måte å sette skrift-størrelse på, og du angir i boksen Font-størrelser alle verdier for stor skrifttype (Font A) og liten skrifttype (Font B). Alle verdieroppgis i millimeter. Nederst i vinduet angir du horisontal og vertikal oppløsning (vanligvis180) i enheten pixler per tomme (dots per inch). Skrive-bredde er kvitterings-arketsskrivbare bredde, og angis i millimeter. Feltet Korreksjon angir horisontal og vertikalkorreksjon, og skal ha en verdi mellom 225 og 254 for de fleste skrivere.

Velg 8[Lagre] i samtlige vinduer (helt til bare skriver-registeret står igjen) for å lagreinnstillingene.

5.2 Definere faxDet finnes en del fax-programvare på markedet, og det aller meste av dette fungerer som fax-servere i et nettverk. Fax-løsningene finnes da som skriver-drivere i Windows. Når duskriver til disse driverne, vil fax-programvaren (etter å ha bedt om fax-nummer) prøve å senderapporten om og om igjen, helt til den lykkes (eller gir opp). Så kan en se på egne fax-loggerhvilke rapporter som ble sendt og hvilke som ble avvist.

Cordel har egen fax-støtte, og tar ikke mål av seg å konkurrere med den type programvaresom er nevnt ovenfor. Vår fax-løsning forutsetter direkte tilgang til en lokal fax, og Cordel vilvære opptatt mens faxen sendes. Den har minst tre store fordeler:

· En ser umiddelbart om faxen kommer gjennom hos mottakeren eller ikke.· Den henter fax-nummer direkte fra kunde- eller leverandør-registeret i Cordel (du slipper

med andre ord å ha et eget kunde/leverandør-register i fax-programvaren).· Installasjonen er meget enkel.



Slik installerer fax-programvare:· Gå inn i skriver-registeret i Cordel.· Velg knappen 8[Installér faxdriver].

· Dersom du får fram meldingen

betyr det at en del filer som behøves ikke er installert. Denne programvaren er ikke en delav vår standard installasjonsfil, men finnes i mappen FAX på Cordel-CD'en (eller du kan fåden tilsendt fra System Konsult). Kopiér filene fra denne mappen inn på Cordel-området,og start installasjon av faxdriver igjen.

· Svar bekreftende på at du vil installere Async Professional Fax Printer Driver.· På Windows 2000/XP vil du bli bedt om å lokalisere fila RASDD.DL_. Klikk på fila

RASDD.DDL som skal ligge i din Cordel-mappe, og velg deretter 8[Åpne/Open].

Det var alt. Nå skal det ligge en skriver som heter APF Fax Printer i din Windows-installasjon. Nå kan du definere en skriver som heter f.eks. Telefax i Cordel' eget skriver-register, og knytter din nye faxdriver til denne skriveren (se foregående avsnitt Definereskrivere). Under kapittelet Rapporter, vil du under avsnittet Aktivere utskrift til skriver, skjerm, fax

og epost finne en beskrivelse av hva som skjer når utskrift sendes til fax.85

Kapittel 6

Registre


51Registre


6 RegistreHele Cordel er bygd opp av ulike registre, og alle er stort sett like med tanke på basis-utseende, behandlingsmåte og funksjonalitet. Dette kapittelet gir en generell beskrivelse avhvordan du bruker registre. Når du har lest dette, har du derfor en god basiskunnskap forvidere bruk av systemet.

G Systemet har en del spesialiserte registre med utvidet funksjonalitet, kalt spesifikasjoner,men disse er mer utførlig omtalt i kapittelet Spesifikasjoner – en grunnleggende innføring .

Nedenfor ser du et eksempel på hvordan et register i Cordel ser ut:

Knapperad: De ti små knappene til venstre i knapperaden, er felles for alle registre. Av og tilvil noen av dem være passivert, enten fordi funksjonen ikke er aktuell for registeret eller fordibrukeren ikke har tilgang til funksjonen. Til høyre for de små knappene vil det være en rekkemed store knapper, og denne knapperekken vil være forskjellig fra register til register.

G Utseendet kan endres for de ti små knappene i knapperaden. Se avsnittet Skjermbilde-oppsett i kapittelet Definere brukere og tilgang.

Navigasjonsknapper: Her finner du knapper for å bla til starten av registeret, slutten avregisteret, opp en side, ned en side, opp en linje og ned en linje. Til forskjell fra en del andreWindows-programmer, har ikke Cordel en "heis-knapp" som viser hvor i registeret markørenbefinner seg i øyeblikket. Grunnen til det er at Cordel, for å øke ytelsen på systemet, kun

105

38



leser inn så mye data som det er plass til i skjermbildet. Cordel "vet" med andre ord ikke omdet er flere linjer under den nederste linjen. Det er først når du trykker bla-taster (se nesteavsnitt Betjening av registre ) eller klikker på navigasjonsknappene at mer data leses inn fradatabasen.

Knapper for å bla i kolonner: Du kan plukke inn så mange kolonner i registeret som duønsker (se avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge ), men alle vises selvsagt ikke på skjermensamtidig. Derfor kan en ved å benytte disse to knappene (eller trykke på tastene 7[g] og7[f]) skifte ut kolonner sideveis. En kan også bestemme at en eller flere kolonner skal ståfast (dvs. at de ikke skifter sideveis når disse knappene/tastene benyttes).

Endre kolonnebredde: Ved å plassere muspekeren i skillet mellom to kolonner i kolonne-overskriften, vil du se at muspekeren skifter utseende. Det betyr at du kan benytte dra-og-slipp for å endre bredden for kolonnene.

6.1 Betjening av registreUnder utformingen av Cordel har en lagt vekt på at systemet skal kunne betjenes så enkelt ogeffektivt som mulig. I praksis betyr det at så og si alle funksjoner kan betjenes ved hjelp avtastaturet. Nedenfor finner du en tabell over taster, med tilhørende knapper, som benyttes iregistre:

Tast Knapp Resultat[Home] Gå til første linje i registeret

[End] Gå til siste linje i registeret

[i] Gå til neste linje

[h] Gå til forrige linje

[Page Up] Bla opp en side

[Page Down] Bla ned en side

[g] Bla i valgte kolonner, mot høyre

[f] Bla i valgte kolonner, mot venstre

[Enter¿] Aktivere redigerings-vindu for den aktivelinjen

[F] Ingen, men en kan klikkemed høyre musknapp over en

celle, og velge TabEdit imenyen som dukker opp

Hvis TabEdit (direkte editering iregisterets celler) ikke er aktivert, vil denbli aktivert med denne tasten. I motsattfall markøren hoppe til cellen til høyre.

[Shift]+[F] Hvis TabEdit er aktivert, vil markørenhoppe til cellen til venstre.

[Esc] Hvis TabEdit er aktivert, vil den bliavbrutt. Hvis ikke, lukkes registeret.

[F1] Aktiverer elektronisk hjelp

G Tabellen refererer til begrepet TabEdit, som betyr at en kan redigere direkte i registeretsceller (som et regneark). I avsnittet Redigere med TabEdit er dette nærmere beskrevet.

I tillegg kan alle knapper i knapperaden velges ved å trykke på den bokstaven som erunderstreket. For å aktivere søke-funksjonen, kan en altså klikke på knappen 8[Let], elleren kan trykke på tasten 7[L]. Du slipper å holde nede tasten 7[Alt], slik som du må

52

53

57

53Registre


når du har oppe et redigeringsvindu (se avsnittet Lage og endre data ).

G Registrene har støtte for mushjul. Når du du ruller et hakk oppover eller nedover medhjulet, vil registeret bla tre linjer oppover/nedover.

6.2 Kolonnevalg og rekkefølgeI registrene kan du selv velge hvilke kolonner du vil ha framme på skjermen, hva som skal ståi kolonne-overskriften, rekkefølgen mellom kolonnene. I menyen som framkommer når duvelger knappen 8[Konfig], velger du Standard kolonner. Du får da fram et vindu derregisterets nåværende kolonner er listet opp:

Følgende felter krever nærmere forklaring:· Navn er det opprinnelige navnet på kolonnene, og er en del av programkoden (kan ikke

endres).· Brd.punkt er den synlige bredden til kolonnene på skjermen, og oppgis i antall skjerm-

punkter (pixler). Denne bredden kan også endres ved å bruke dra-og-slipp i kolonne-overskriftene (se forrige avsnitt).

· Des står for antall desimaler, og finnes for kolonner med desimaltall. Dersom du setter 0 idette feltet, vil heller ikke desimal-punktum tegnes på skjermen.

· Heading er den synlige kolonne-overskriften, og kan være på maks 30 tegn.· Faste kolonner: Ved å trykke på piltastene 7[f] og 7[g], eller bruke

navigasjonsknappene, kan brukeren bla fram kolonner som ikke vises på skjermen. Fastekolonner betyr kolonner som står fast når denne funksjonaliteten benyttes, og det vil alltidvære en fordel at minst en kolonne står fast og identifiserer linjene. I eksempelet ovenfor(med 3 faste kolonner), vil kolonnene Tilbud.nr, Kunde og Dato stå faste, men kolonner fraog med Beløp vil skifte sideveis.

Dersom du vil legge til nye kolonner, fjerne kolonner eller endre rekkefølge på kolonner,benytter du knappen 8[Rekkefølge]. Du vil da få fram systemets standard-vindu forvalg av felter/menyvalg og rekkefølge:

54



Betjeningen av dette vinduet er detaljert beskrevet i avsnittet Definere "Min meny" underkapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø . Bruk dra-og-slipp for å flytte kolonner mellomvinduets Valgt-liste og Tilgjengelig-liste, og benytt Flytt-knappene for å endre rekkefølge.Velg til slutt 8[Lagre] for å godkjenne dine valg.

G Vær oppmerksom på at disse konfigurasjons-endringene blir gjeldende for alle brukere avsystemet. Det er derfor en må ha administrator-tilgang til et register for å endre. Systemethar også mulighet til å konfigurere ledetekster i skjermbilder, samt å lage egendefinerte felt ienkelte register. Les mer om dette i tillegget Egendefinerte felt i registre .

6.3 StandardfunksjonerI det følgende skal vi se nærmere på systemets standardfunksjoner. Disse er representert medsmå knapper øverst til venstre i registrene.

6.3.1 Lage og endre data

Når du skal lage en ny post i et register, velger du 8[Ny]. I noen registre vil du få opp etredigerings-vindu med en gang, mens du i andre vil få fram en meny eller lignende. Ifakturaregisteret får du fram en meny der du må velge om du skal lage en manuell faktura,manuell kreditnota, fakturere en ordre, osv. I tilbudsregisteret får du fram et vindu der du måoppgi kalkulasjonsmetode, kunde, osv. Men til slutt får du i alle tilfeller fram registeretsredigeringsvindu. For vareregisteret ser det slik ut:

26

25

117

55Registre


På grunn av at dette er en generell brukerhåndbok, skal vi ikke kommentere spesifikke felterog funksjoner her. Fyll ut alle nødvendige felter (du får beskjed dersom du ikke fyller ut feltersom må være utfylt), og velg 8[Lagre] for å lagre. Vinduet vil da forsvinne, ogmarkørlinjen vil stå ved den nye posten. Dersom du trykker 7[ESC] eller velger8[Avbryt], og du har gjort endringer i et eller flere felter, vil systemet spørre om duvirkelig vil avbryte.

For å endre data, trykker du på 7[ENTER¿] eller velger knappen 8[Forandre].Redigerings-vinduet vil da komme opp igjen, og alle felter vil være utfylt. Du vil også se atknapperaden har fått to nye knapper: 8[Neste] og 8[Forrige]. Med disse kan dubla til forrige neste post i registeret, og markøren vil stå i samme felt hele tiden.



Tabellen i tabellen nedenfor gir en oversikt over tastebruk. Noen taster er hurtigtaster fornoen av knappene i vinduet også:

Tast Knapp Resultat[Home] Gå til siste posisjon i nåværende felt

[End] Gå til første posisjon i nåværende felt

[i] Hvis beskrivelse-felt: Gå til neste linje,eller neste felt dersom markøren står på sistelinje. Andre felttyper: Gå til neste felt.

[h] Hvis beskrivelse-felt: Gå til forrige linje,eller forrige felt dersom markøren står påførste linje. Andre felttyper: Gå til forrigefelt.

[Page Up] Ved redigering av post: Lagre, og gå tilforrige post

[Page Down] Ved ny post: Lagre, og blank ut felter slik atny post kan registreres (av og til er det kuntillatt å lagre en post, så da vil vinduetlukkes, og registeret kommer fram igjen.Ved redigering av post: Lagre, og gå tilneste post.

[g] Flytter markøren mot høyre i nåværende felt

[f] Flytter markøren mot venstre i nåværendefelt

[Enter¿] Hvis beskrivelse-felt: Hvis dette er førstetast som trykkes i feltet, eller hvis markørenstår etter siste linje: Gå til neste felt. Hvisikke, sett inn ny linje foran markøren.Andre felttyper: Gå til neste felt.

[F] Gå til neste felt

[Shift]+[Enter] Lagre og lukk vinduet

[Esc] Avbryt. Dersom et eller flere felter erendret, får brukeren spørsmål om en virkeligvil avbryte.

[F1] Aktiverer elektronisk hjelp

[Alt] Dersom det aktive feltet har en"rullegardin"-knapp, vil et trykke på dennetasten aktivere meny. Menyen aktiveres ideten slipper tasten. Noen knapper iknapperaden vil ha en bokstav som erunderstreket. Disse knappene kan aktiveresved å holde nede [Alt] mens bokstav-tasten trykkes ned.

[Ctrl] + [C] Kopierer den merkede delen av feltet tilWindows' utklippstavle

[Ctrl] + [V] Kopierer inn fra Windows' utklippstavle

[Ctrl] + [X] Flytter den merkede delen av feltet tilWindows' utklippstavle

57Registre


6.3.2 Redigere med TabEdit

For å gjøre det raskere å endre data i registre, har Cordel en funksjon som heter TabEdit.Når registeret er i TabEdit-modus, oppfører det seg mye likt et regneark. Aktivering avTabEdit kan skje på to måter:

1. Trykk på tasten 7[F] (tabulator-tasten).2. Klikk med høyre musknapp over den cellen du vil redigere, og velg TabEdit i den menyen

som da framkommer.

Når registeret går inn i TabEdit-modus, passiveres alle knapper. Det vil si at en f.eks. ikkekan lage nye poster (ved å velge 7[Ny]) mens registeret er i denne modusen. Du kan kunredigere celler i eksisterende poster. Redigering av cellene skjer på samme måte somtilsvarende felt i redigeringsvindu. Nedenfor finner du en tabell med gyldige taster ogknapper som kan benyttes. Som du ser, er det mye likt tastebruken som er nevnt i avsnittetBetjening av registre ovenfor.

Tast Knapp Resultat[Home] Lagrer endringer gjort i cellen, og går til

første linje i registeret[End] Lagrer endringer gjort i cellen, og går til

siste linje i registeret[i] Lagrer endringer gjort i cellen, og går

nedover til neste redigerbare celle.

[h] Lagrer endringer gjort i cellen, og gåroppover til neste redigerbare celle.

[Page Up] Lagrer endringer gjort i cellen, og blaropp en side

[Page Down] Lagrer endringer gjort i cellen, og blarned en side

[g] Beveger markøren mot høyre i feltet

[f] Beveger markøren mot venstre i feltet

[Enter¿] Lagrer endringer gjort i cellen, og gårnedover til neste redigerbare celle.

[F] Går til neste redigerbare celle til høyre.

[Shift]+[F] Hvis nåværende celle er i første kolonne,avsluttes TabEdit. Ellers hopper den tilneste redigerbare celle til venstre.

[Esc] AvbryterTabEdit uten å lagre eventuelleendringer i nåværende celle.

Når du benytter tastaturet til å flytte markøren til ulike celler, vil systemet hele tiden hoppe tilredigerbare celler. Celler som er sperret, vil systemet hoppe over. Når du benytter mus, kandu flytte markøren til den celle du vil, men idet du begynner å redigere i cellen, får du beskjed(på meldingslinjen nederst i registervinduet) at cellen er skrivebeskyttet.

Når du avslutter TabEdit (7[Esc]), aktiveres knappene i knapperaden igjen.

52



6.3.3 Slette data

Sletting av data aktiveres ved å velge knappen 8[Slett]. Knapperaden øverst i registeretvil da endres, og gi deg mulighet til å slette en eller flere poster:

Forklaring til knapperad:

Knapp Resultat[Nåværende] Sletter den posten som markøren står ved

[Alle] Sletter alle poster i registeret

[Blokk] Denne funksjonen gir deg en ny knapperad. Når du flytter markørenoppover eller nedover, vil du se at en gul blokk merkes. Når du såvelger 8[Slett blokk], vil alle poster innenfor blokken slettes.

[Filter] Lar deg lage nytt filter, eller bruke eksisterende filter, som gjør at du fåret utvalg av postene i registeret. Deretter kan du slette poster i henholdtil det filteret. For mer informasjon om hvordan man lager filter, seavsnittet Spørrefunksjoner (filter) .

[Let] Aktiverer søke-funksjon slik at du kan lete etter de data du vil slette

[Vis] Aktiverer vindu i lese-modus, slik at du kan kontrollere en post før dusletter den.

G Før data slettes, får du et spørsmål om du virkelig vil slette. Dette gjelder samtligeknapper som er nevnt ovenfor.

6.3.4 Søkefunksjoner

Cordel har en meget kraftig søkefunksjon, og du aktiverer den ved å velge 8[Let] iregisterets knapperad. Registeret vil få en ny knapperad:

60

59Registre


Samtidig som at knapperaden er ny, vil systemet åpne en celle der du kan taste inn ensøkeverdi (varekode i eksempelet ovenfor). Dersom dette er en tekst-celle, vil systemetiverksette søking idet du gjør et halvt sekund pause under tastingen. For numeriske celler, mådu fylle ut hele tallet og trykke 7[ENTER¿], før søking starter. Selve søkingen går megetraskt, fordi disse cellene hentes fra felter i databasen som er såkalt indekserte.

Bruk tastene 7[F] og [Shift]+[F] for å hoppe til neste/forrige celle som har slikrask søking. Når du har funnet ønsket post, kan du avslutte søkemodus med tasten7[Esc] eller du kan bruke knappen 8[Redigér post] for å endre posten direkte.

FrisøkKnappen 8[Frisøk] aktiverer en funksjon der du kan søke på alle felter i registeret.Knapperaden skiftes ut med en del felter og knapper:

Velg felt, fyll ut søkeverdi, og start søket ved å bruke knappen 8[Første]. Søkingen kanta litt tid, avhengig av registerets størrelse og hvor langt ut i registeret programmet må bla for

å finne det du ber om. Teksten Vent... vises øverst til venstre mens søkingen pågår. Nårsystemet har funnet det du leter etter, vil markørlinjen stå ved den posten som er funnet. Dukan bruke knappen 8[Neste] for å finne neste post som oppfyller søkeverdien. Avsluttsøket ved å bruke 8[Velg] (rett i redigeringsmodus) eller 8[Avbryt].



G Dersom du starter søkeverdien med en stjerne, vil programmet søke inne i et tekstfelt.Dersom du f.eks. søker på varebeskrivelse, og oppgir PUMPE som søkeverdi, vil systemetkun søke etter beskrivelser som starter på PUMPE. Dersom du derimot oppgir *PUMPE,vil søket slå til beskrivelser som LENSEPUMPE og SYKKELPUMPE.

6.3.5 Spørrefunksjoner (filter)

Cordel har en meget sterk funksjon som heter Filter. Det er en rapportgenerator på denmåten at en kan velge ut data fra et eller flere felter i et register, og en kan også sortere på defelter en vil. Det unike med Filter er likevel at resultatet av en spørring vil være et nyttregister der en kan videre bearbeide data, slette data eller skrive det ut som en rapport.

Du aktiverer Filter-funksjonen ved å velge 8[Filter] i registeret. Dersom det finnes eteller flere filter fra før i dette registeret, vil du få fram en liste over dem. Du kan aktivere eteksisterende filter ved å velge 8[Aktivér], og du kan forandre en filter-definisjon ved åtrykke 7[ENTER¿] eller velge 8[Forandre]. For å lage et nytt filter, velger du8[Ny]. Du får da muligheten til å opprette et nytt blankt filter, eller lage et nytt pågrunnlag av et av de eksisterende.

Definere filterVinduet for definering av filter ser slik ut:

Vinduet har to skilleark, et for definering av utvalg og sortering, og et for valg av kolonner.Betjeningen av skillearket 0[Kolonner] er identisk slik en velger kolonner i registrene (se

avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge tidligere i dette kapittelet), og beskrives ikke videre her Iskillearket 0[Generelt] legger du først inn en beskrivelse av filteret, slik det er vist ieksempelet ovenfor. Dernest legger du inn et utvalg, slik det er beskrevet i neste avsnitt.

53

61Registre


6.3.5.1 Definering av utvalg

Vi skal i dette avsnittet beskrive hvordan du definerer utvalg.

G Du gjør lurt i å sette deg inn i hvordan en definerer utvalg, da det blir gjort på identisksamme måte i flere andre sammenhenger (rapporter, eksport/import, justeringer, filter,m.m.).

Et utvalg har fire mulige utvalgslinjer. Det er viktig å være klar over at en begrenserutvalget når en legger inn noe i en eller flere utvalgslinjer. Det vil si at dersom en ikke leggerinn utvalg, så vil alle data i registeret bli tatt med.

En starter defineringen av en utvalgslinje med å velge et feltnavn. Hent fram registeretsfeltliste (bruk 7[Alt] eller feltets rullegardin-knapp), og velg et felt fra lista. Dernestvelger du en metode. For de aller fleste felt vil du kunne velge mellom metodene lik, ulik ogfra(/til).

G Du kan i den del registre lage såkalte egendefinerte felt. Disse feltene kan defineres sommenyer eller flervalgs-menyer, vil da få flere metode-muligheter i definering av utvalg.Egendefinerte felt er beskrevet i eget tillegg , og der er også beskrevet de andre metode-valgene.

Metode: LikNår du velger denne metoden, vil det åpnes et felt bak metoden. Der kan du legge innhvilken verdi feltet skal ha for å bli tatt med i utvalget:

For numeriske felt (heltall, dato, beløp, etc) må du legge inn den eksakte verdien. Fortekstfelt kan du legge inn starten av tekstverdien (det har ingen hensikt å legge inn stjernebak eller foran). I eksempelet ovenfor vil utvalget slå til på alle varekoder som starter med 23.

Metode: UlikNår du velger denne metoden, vil det også åpnes et felt bak metoden. Der kan du legge innhvilken verdi feltet ikke skal ha for å bli tatt med i utvalget:

For numeriske felt må du fortsatt legge inn den eksakte verdien, slik det er vist i eksempeletovenfor. For tekstfelt skal du også fortsatt legge inn starten av tekstverdien.

Metode: Fra (/til)Når du velger denne metoden, vil det åpnes to felt bak metoden. I disse to feltene kan dulegge inn grenseverdiene for det som skal tas med:

Legge i nedre grenseverdi i det første feltet, og øvre grenseverdi i det andre feltet (ledetekstTil). For numeriske felt gjelder det fortsatt at må du legge inn de eksakte verdiene. Ieksempelet ovenfor vil systemet plukke ut alle poster der listeprisen er under en krone. Neste

117



eksempel viser et tekstfelt der alle varekoder som alfabetisk er mellom A4 og B7 vil bli tattmed.

Flere utvalgslinjerSom nevnt, kan en legge inn opp til fire utvalgslinjer, og i eksempelet nedenfor har vi lagt inntre:

Dette utvalget vil plukke ut alle varer· med varekode mellom A4 og B7· der prisen er oppdatert i løpet av 2003· med salgspris lik null.

Når en legger inn mer enn en utvalgslinje, dukker det også opp en ny knapp i vinduet:8[Logikk]. Med denne knappen kan en lage mer avanserte utvalg. Her er et eksempelpå det:

Dersom en ikke legger inn noen spesiell logikk, vil de tre utvalgslinjene bety at varekoden måvære mellom A1 og A9 samtidig som den må være mellom V1 og V9, og listeprisen må

63Registre


være lik null. Dette blir meningsløst. En måte å få plukke ut disse to varekode-intervallenevil være å lage to filter, et for varekode A1 til A9 og et for varekode V1 til V9.

En mer elegant måte vil være å bruke 8[Logikk]-knappen, og velge (1 ELLER 2) OG 3 ilogikk-vinduets metode-felt (se eksempelet). Da vil systemet plukke ut de varer som harvarekode A1 til A9 eller V1 til V9, og som samtidig har listepris lik null.

G Husk å spesifisere utvalgslinjene før du velger logikk. Dersom du f.eks. først legger inn toutvalgslinjer, så velger logikk for de to linjene, og så legger inn en utvalgslinje til, vil ikkelogikken klare å innbefatte den nye utvalgslinjen.

6.3.5.2 Sortering av filter

Du kan legge inn sortering på ett, to eller tre felt:

I eksempelet ovenfor vil sortering skje først og fremst på stigende varegruppe. Innenforsamme varegruppe vil varene være sortert etter stigende rabattsats. For de varer som harsamme rabattsats, vil systemet til slutt sortere varene etter stigende listepris.

6.3.5.3 Aktivering av filter

Når du er ferdig med å definere filter (utvalg, sortering og kolonner), kan du aktivere (starte)filteret ved å velge 8[Aktivér] i definisjons-vinduet. Filter-definisjonen vil da bli lagret,definisjons-vinduet vil lukkes, og filteret vil aktiveres. Du kan også velge 8[Lagredefinisjon], velge 8[Filter] på nytt, og til slutt 8[Aktivér] i listen overlagrede filter.

Når en velger 8[Aktivér]-knappen, vil systemet begynne å lese data fra databasen. Hvorlang tid dette vil ta, avhenger av registerets størrelse. Når beregningen er ferdig, vil du fåfram de utvalgte postene, sortert slik du har bedt om, og med de kolonnene du har valgt:

Det du nå har fått fram er egentlig det opprinnelige registeret, men en del poster er filtrertbort i henhold til det utvalget du har lagt inn. Du kan nå benytte alle funksjonene som ellerfinnes i registeret (endre, slette, utskrift, osv). Filteret har i tillegg tre nye knapper:



· 8[Bytt] lar deg skifte til et annet forhånds-definert filter.· 8[Forandre] lar deg forandre filter-definisjonen (det samme vil skje om du velger8[Filter])

· 8[Avslutt] avslutter filteret, og hele registeret kommer fra igjen. 7[Esc] vil lukkebåde filteret og registeret forøvrig.

6.3.6 Utskrift

De aller fleste registre har en aktiv knapp for 8[Utskrift]. Ved å trykke på denneknappen vil en enten få fram en meny med aktuell rapporttyper for det aktuelle registeret,

eller en får fram vindu for definering av register-utskrift. Neste kapittel (Rapporter ) gir endetaljert innføring i hvordan en lager rapporter i Cordel.

6.3.7 Import/eksport

De funksjonene som ligger i Cordel for import og eksport av data, kan deles inn i to grupper:

1. Import og eksport fra/til Cordel-databaser. Dette kan være en annen Cordel-installasjon, eller til en såkalt kopi-database. En kopi-database har samme database-struktur som en vanlig Cordel-installasjon, men den kan kun brukes til å utveksle datamellom Cordel-installasjoner. Cordel vil også håndtere pakking av en kopi-database, slikat den er samlet i en komprimert fil.

2. Import og eksport fra/til tekstfiler (ASCII-filer). Dette innbefatter semikolon- ogtabulator-separert format, og disse er enkle å importere inn i regneark-program.

I tillegg inneholder systemet rutiner for utveksling av data til mer spesialiserte systemer, mendet faller utenfor rammen til denne boken å beskrive dette her.

Som tilfellet er for rapporter og filter, lagres import-definisjoner og eksport-definisjoner iegne registre. Dersom det finnes en eller flere definisjoner for det registeret du er inne i, vildu derfor få fram en liste over definisjonene når du velger 8[Import] eller8[Eksport]. Start import eller eksport ved å velge 8[Aktivér], eller velg8[Forandre] for å endre en eksisterende definisjon. Skal du lage en ny definisjon, velgerdu 8[Ny]. Les videre hvordan du lager definisjoner.

75

65Registre


6.3.7.1 Eksport til tekstfil

Gi definisjonen et mest mulig beskrivende navn. Dersom du ikke skal eksportere hele

registeret, må du spesifisere et utvalg slik det er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg ,eller merke enkelte poster (knappen 8[Merk poster]).

Oppgi filnavnet som data skal skrives til. Du kan bruke rullegardin-knapp til høyre i feltet forå velge en eksisterende mappe/fil på disken, eller du kan oppgi mappe/fil manuelt. Dersommappe(r) og filnavn ikke finnes fra før, vil de bli opprettet. Dersom filnavn finnes fra før, vilden bli overskrevet uten advarsel.

Velg hvilket format som skal benyttes. Du har tre alternativer, og de er beskrevet i de trefølgende avsnittene.

6.3.7.1.1 Formatet fast kolonnebredde

61



Dette formatet betyr at hvert enkelt felt legges ut med den bredde som oppgis underskillearket 0[Kolonner]. Under det skillearket får du fram alle felt som er tilgjengelig iregisteret. Oppgi fra/til kolonne kun for de felter som skal eksporteres. Du må selv passe påat ikke felter overlapper hverandre (i eksempelet ovenfor vil det f.eks. skje ved at beskrivelsefår kolonne 1 til 30 og dermed overskriver varekode). Beløpsfelt kan oppgis med antalldesimaler. Dersom du setter null desimaler, vil også desimaltegnet fjernes. Når du aktiverereksport med dette formatet, vil eksportfila f.eks. se slik ut:

Formatet vil kutte de feltene som er lengre enn det du har bedt om, slik det er gjort i kolonne2 (beskrivelse) i eksempelet ovenfor. Felt som er kortere enn det du har oppgitt som fra/tilverdi, vil bli forlenget med blanke posisjoner.

6.3.7.1.2 Formatet semikolon-separert

Dette formatet betyr at feltene skrives rett etter hverandre med et semikolon imellom. Imotsetning til fast kolonnebredde, har dette formatet altså variabel feltlengde. Formatetegner seg godt til import i den del programvare der en kan oppgi skilletegn mellom feltene.Når du velger dette formatet, vil skillearket 0[Kolonner] byttes ut med0[Feltliste]. Når du går inn i dette skillearket, får du fram følgende:

Det store hvite feltet inneholder en liste over hvilke felt som vil bli eksportert. Du kan endredenne listen (legge til felt, slette felt og endre rekkefølge) ved å benytte knappen8[Rekkefølge]. Da får du opp et vindu som du har sett før:

67Registre


Betjeningen av dette vinduet er detaljert beskrevet i avsnittet Definere "Min meny" underkapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø. Bruk dra-og-slipp for å flytte kolonner mellomvinduets Valgt-liste og Tilgjengelig-liste, og benytt Flytt-knappene for å endre rekkefølge.Velg til slutt 8[Lagre] for å godkjenne dine valg. Når du aktiverer eksport med detteformatet, vil du eksportfila f.eks. se slik ut:

Alle felter eksporteres i hele sin lengde, og et semikolon plasseres bak hvert felt.6.3.7.1.3 Formatet tabulator-separert

Dette formatet er identisk med semikolon-separert, men istedenfor semikolon legges tegnettabulator ut. Dette er et usynlig tegn, men som er fullt lesbart for et dataprogram. SpesieltMicrosoft Excel er "glad" i å lese tekstfiler i dette formatet.

Definisjon av formatet er også likt semikolon-separert, så her kan du se i forrige avsnitt.

6.3.7.2 Eksport til Cordel-database

Du kan eksportere data direkte inn i en annen Cordel-installasjon, eller til en såkalt kopi-database. Velg eksporttype Til Cordel-database for å lage denne type eksport. Gi definisjonenet mest mulig beskrivende navn. Dersom du ikke skal eksportere hele registeret, må duspesifisere et utvalg slik det er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg , eller merkeenkeltposter (knappen 8[Merk poster]).

I nedre del av definisjonsvinduets første skilleark, kan du velge hvilken Cordel-database du vileksportere til:

26

61



Feltet Eksportér til kan ha to verdier.

Annen Cordel installasjon betyr at en må logge seg inn på en annen oppegåendeinstallasjon av Cordel (se eksempel ovenfor). Dette vil f.eks. være tilfelle ved kommunikasjonmellom Cordel på en bærbar maskin og en bedriftens hovedinstallasjon av Cordel. Brukfeltet Lokasjon til å angi hvor Cordel-installasjonen ligger. For å sikre at ikkeuvedkommende får tilgang, må du også angi hvilken brukerid og hvilket passord som skalbenyttes for å få kontakt med Cordel-installasjonen.

Cordel Kopidatabase betyr at eksport vil gå til database med samme struktur som en vanligCordel-installasjon, men den kan kun brukes til å utveksle data mellom Cordel-installasjoner.Cordel vil pakke sammen denne database, slik at den er samlet i en komprimert fil.

Denne fila vil hete XPBACK_L.Z01, og i feltet Lokasjon angir du hvor fila skal plasseres.Dersom du angir diskett (A:) vil systemet om nødvendig håndtere skriving til flere disketter.

Velg Erstatt eller Legg til i feltet Legg til/Erstatt innhold i kopi-basen. Dersom du velgerLegg til og det allerede ligger en kopidatabase i den angitte disk/mappe, vil data tilføyesdatabasen. Velger du Erstatte, vil du uansett få en kopidatabase som kun inneholder de datasom du holder å eksportere nå.

G Dersom du benytter eksport/import mye, kan du velge å registrere standard lokaliseringav andre Cordel-databaser. Velg da knappen 8[Std.lokasjon], og registréreksporttype, lokasjon og andre parametre der. Deretter kan du bruke den samme knappenfor raskere å fylle ut innholdet i dette vinduet.

Skillearket 0[Felt/moduler] inneholder en liste over alle felt i registeret, og for noenregistre (f.eks. tilbud) vil den også inneholde en modulliste. Merk av hvilke felt/moduler somskal eksporteres.

Velg 8[Aktivér] for å starte eksport. Framdrift vises på skjermen:

69Registre


6.3.7.3 Import fra tekstfil

Cordel kan lese inn data fra tekstfiler (ASCII-filer). Dette brukes særlig ofte når en skalimportere prisdisketter. Foreløpig støttes kun format der hvert felt står rett under hverandre ifila (se avsnittet Formatet fast kolonnebredde ). Senere versjoner vil også støtte import fra filermed variabel feltlengde. Her følger en beskrivelse av hvordan en lager import-definisjonen:

Skilleark 0[Generelt]:

Dersom en ikke vil importere alle data som ligger i importfila, kan en spesifisere et utvalg her.I eksempelet ovenfor er det angitt at kun varer med varekode som starter på B10 skalimporteres. I feltet Fil angir du hvor importfila er. Du kan bruke rullegardin-knappen tilhøyre i feltet for å bla deg fram til importfila. Systemet sjekker om fila finnes idet importaktiveres eller idet du aktiverer linjal under kolonne-beskrivelsen (se nedenfor).

65



Skilleark 0[Metode språk]:

Sett kryss i feltet Les inn nye ... dersom du vil at systemet skal lagre poster som finnes påfila, men som ikke finnes i din database enda. Dersom du bare skal oppdatere eksisterende,setter du med andre ord ikke kryss her.

Sett kryss i feltet Oppdatér eksisterende dersom du vil at systemet skal oppdatere postersom både finnes i importfila og i din database. Dersom du bare skal importere nye poster,setter du altså ikke kryss her.

Sett kryss i feltet Slett ifølge diskett dersom du vil at systemet skal slette de postene somfinnes i fila. Dette kan være nyttig f.eks. når en grossist leverer en fil med varer som ikkeføres lenger.

Sett kryss i feltet Oversette tegnsett fra DOS til ANSI dersom importfila er laget av etDOS-program. Cordel er et Windows-program som benytter tegnsettet ANSI, så derfor måen kjøre konvertering av tegnsett i slike tilfeller.

Dersom du lager en import til vareregisteret (som i eksempelet ovenfor), vil du også fåmulighet til å velge språk. Varebeskrivelsen kan lagres med ulike språk, og du kan angi språkved å velge i feltets meny.

71Registre


Skilleark 0[Kolonner]:

I dette skillearket spesifiserer du hvor i importfila de ulike feltene ligger. Du kan angi fra/tilposisjon ved å taste inn verdiene, eller du kan bruke dra-og-slipp. Slik gjør du det:

1. Øverst til venstre i skillearket finner du feltet Vis linjal. Når du krysser av her, vilsystemet åpne importfila (du får feilmelding om den ikke finnes), og lage en linjal nederst ivinduet (se eksempel ovenfor). Linjalen er like lang som linjene i fila.

2. Du kan benytte knappene 8[Neste post] og 8[Første post] til å bla degfram og tilbake blant linjene i fila.

3. La oss si at du ønsker å importere feltet Enh, og dette ligger i posisjon 64 til 66 i fila.Nedenfor ser du 3 trinnene du må følge for å angi posisjonen:

4. Du vil nå se at feltene bak Enh får utfylt verdiene 64 og 66.

G Husk å angi prefiks dersom du benytter det i ditt vareregister. Prefiks er måte å skilleulike leverandørers varer på. Dersom f.eks. leverandør A har en varekoden 001 for åindentifisere en hammer, og leverandør B benytter samme varekode for å identifisere enpumpe, må du skille dem med et prefiks. Bruker du prefiks A for leverandør A vilhammeren får varekode A001, og bruker du prefiks B vil pumpen få varekode B001. Prefikskan bestå av et eller to tegn.



Skillearkene 0[Leverandør] og 0[Priskalkulasjon]:Disse skillearkene gjelder kun import til vareregister og rabattmatrise. Vareregisteret kan haopp til fem ulike prissett, og du velger her hvilken leverandør og hvilken av de femprissettene som skal oppdateres.

6.3.7.4 Import fra Cordel-database

Denne importtypen leser data fra en Cordel-database, enten det er en annen Cordel-installasjon, eller det er en kopidatabase. Defineringen av denne importtypen er veldig lik

eksport til Cordel-database , men med noen forandringer: Du kan merke (i feltet Nye) omimporten skal lagre poster som finne i import-basen, men som ikke finnes i den basen du erpålogget nå. På samme måte kan du merke (i feltet Eksisterende) og importen skaloppdatere poster som finnes i begge basene. Dersom du benytter knappen 8[Merkposter], vil programmet åpne import-databasen og du kan merke av en eller flere postersom skal importeres.

Start importen ved å velge 8[Aktivér].

67

Kapittel 7

Rapporter


75Rapporter


7 RapporterDette kapittelet gir en generell beskrivelse av hvordan en lager rapporter i Cordel. Systemetinneholder en mengde spesialrapporter som blir definert med en del andre felter og skilleark.Det som blir beskrevet her vil være det som stort sett er felles for alle rapporttyper. Vi visertil den elektroniske hjelpe-informasjonen for mer informasjon om spesifikke rapporter.

7.1 Noen begreperI dette kapittelet vil en del begreper gå igjen, og en enkelt rapport-utskrift vil forklare disse:

7.2 RapporttyperDet første en må være klar over, er at rapportene er delt inn i ulike rapporttyper, og en kanlage mange rapporter av samme rapporttype. De ulike rapporttypene (det finnes i alt over 70av dem) er plassert i systemet der de logisk hører hjemme. Når du vil skrive ut en kundeliste,så finner du den i kunderegisteret. Når du vil skrive ut et tilbud, så finner du det undertilbudsregisteret.

Når en velger kommandoen 8[Utskrift] i et register, vil en i noen registre få fram en



meny der en skal velge rapporttype. I vareregisteret får en f.eks. en meny med valgeneVareliste, Etiketter, Spesialetiketter og Vareforbruk. Når en gjør det samme i ordre-registeret, får en fram følgende meny:

Alle disse rapporttypene har sine egne spesialiteter som skiller dem fra hverandre. Når envelger en av rapporttypene, får en fram en liste over de rapportene som er laget av den typen:

Dette er altså en rapportliste, og deles av alle brukere som har tilgang til registeret. I noenregistre, f.eks. brukerregisteret, får en ikke fram en meny der en skal velge rapporttype. Deter fordi det kun finnes en rapporttype for det registeret.

G Dersom du ikke får fram en slik meny som er vist ovenfor, betyr det at det enda ikke erlaget noen rapport for den aktuelle rapporttypen. Da vil systemet gå rett inn i definering avny rapport (se beskrivelse lenger nede).

7.3 Hvordan lese inn standarddefinisjonerSom oftest vil Cordel bli levert med et sett av ferdige rapportdefinisjoner, ferdig til bruk. Detkan imidlertid av og til være behov for å hente inn rapport-definisjoner på senere tidspunktogså, og da kan du bruke knappen 8[Importér] i rapportlisten. Du får da fram følgendevindu:

77Rapporter


I feltet Importér fra velger du om du vil importere fra en annen Cordel-installasjon eller enkopidatabase. I begge tilfeller må du angi disk/mappe der Cordel-installasjonen/kopidatabasen befinner seg. Du kan eventuelt benytte rullegardin-knappen tilhøyre i Lokasjon-feltet for å bla deg fram til rette disk/mappe. Dersom du vil hente data fraen annen Cordel-installasjon, må du angi en gyldig brukerid og passord for å tilgang tildatabasen. Velg 8[Aktivér] for å starte importen.

7.4 Lage og endre rapporterFor å lage nye rapporter, velger du 8[Ny] i rapportlisten, og vil du endre en rapport-definisjon velger du 8[Forandre] idet markørlinjen står ved den rapporten du vil endre.Du vil få fram definisjonsvinduet. For vanlige register-utskrifter, vil det se slik ut:

Gi definisjonen et mest mulig beskrivende navn, slik at den skilles fra øvrige rapporter. Detdu setter i feltet Rapport-heading vil i standard rapport-oppsett skrives med stor skrift irapportens overskrift. Under 0[Rapportinnhold] skal vi se hvordan denne blir brukt.



7.5 Utvalg/sorteringDersom du ikke skal skrive ut hele registeret, må du spesifisere et utvalg eller merke enkelte

poster (knappen 8[Merk poster]). Dette er beskrevet i avsnittet Definering av utvalg ,og du henvises dit for en utdypet beskrivelse. Det samme gjelder sortering (se Sortering av

filter ).

7.6 Skriver-valgNederst til venstre i definisjons-vinduet finner du to menyfelt (tre i faktura-utskrift) der dukan velge skriver og skriver-parametre. Det første feltet gjelder side en, og det andre for deetterfølgende sidene. Ved å trykke på tasten 7[Alt], eller klikke i feltets rullegardin-knapp, får du fram valg av skriver. I tillegg til de skriverne som er registrert i systemetsskriver-register (se Definere skrivere ), vil du øverst i menyen kunne velge den skriveren somer definert som standardskriver i din Windows-installasjon.

Ved å trykke på tasten 7[Ctrl], eller klikke i knappen , vil du kunne sette parametrefor den valgte skriver:

Dersom du har satt parametre (f.eks. papirstørrelse) under definering av skrivere, vil disseogså hentes idet denne rapporten defineres. Du kan her endre disse innstillingene, og de blirkun gjeldende for denne rapport-definisjonen.

Dersom du ønsker å sende førstesiden til en annen skriver eller papirkilde enn de øvrigesidene, velger du en annen skriver/papirkilde i det første feltet enn det andre. Dette kanf.eks. være greitt dersom en har brevark med firmaets logo i en egen skriver/papirkilde, ogkun ønsker det på rapportenes førsteside. NB! Du bør absolutt velge samme papir-retningfor begge skrivere.

G Dersom du velger forskjellig skriver/papirkilde mellom side en og de etterfølgendesidene, vil dette resultere i to utskriftsjobber i Windows. Dersom du ber om å få skrevet utflere kopier av samme rapport, eller en annen bruker i nettet starter en utskriftsjobb påsamme tid som deg, vil dette kunne medføre litt rot i sorteringen av arkene. Cordel er heltoverlatt funksjonaliteten til Windows på dette feltet.

7.7 Velge skrifttype og bakgrunnsfargeDe ulike rapporttypene er noe ulike med tanke på hvor mye du kan variere skrifttyper(fonter). Alle typer har stor fleksibilitet under definering av topp- og bunn-tekster. Desåkalte spesifikasjonene har stor fleksibilitet også når det gjelder variasjon av skrifttype irapport-innholdet. For de vanligste rapportene er det derimot kun mulig å sette skrifttyperfor liste-delen, kolonne-overskrift, og totaler.

61

63

44

105

79Rapporter


Alle steder der det kan defineres skrifttyper under rapport-definering, kan det refereres tiltype Standard. Det er den skrifttypen du velger nederst til høyre i dette første skillearket. Nårdu klikker i rullegardin-knappen til høyre i feltet, (eller trykker 7[Alt]) kommer det opp etvindu der du kan velge skrifttype og størrelse, samt attributtene understreking, utheving ogkursiv:

Som forklart i avsnittet Skrifttyper under kapittelet Bli kjent med ditt nye arbeidsmiljø , kanikke alle skrifttyper i Windows velges, bare de typer som er registrert i Cordel. Det er også etbegrenset antall farger og skriftstørrelser, men mange nok til å dekke de flestes behov.

Bakgrunnsfargen som du kan sette, vil gjelde liste-området (området der rapportens dataskrives). I de aller fleste tilfeller skal denne fargen være hvit. Du kan også sette denne fargeni boksen Liste under 0[Layout].

G Dersom du ønsker å ha et vannmerke-bilde i bakgrunnen, kan du definere dette somgrafikk under Rapportinnhold .

7.8 Kolonne-oppsettDet å velge kolonner for en rapport, er ganske identisk med å definere kolonner i registre.Du benytter knappen 8[Rekkefølge] for å kunne velge hvilke kolonner som skal være

med, og i hvilken rekkefølge de skal være. Se avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge for enbeskrivelse av hvordan dette gjøres. Til forskjell fra definering av kolonner under registre,skal du i rapportene angi kolonnebredde i millimeter, ikke skjermpunkter (pixler):

Angi kolonne-bredde, og bruk hele tiden knappen 8[Forhåndsvis] for å se resultatetav dine valg. Rapportens kolonne-overskrifter kan også fritt endres. For beløps-kolonner,kan antall desimaler angis. Systemet vil runde av beløp i henhold til det antall desimaler du

29 25

82

53



angir.

Nederst i kolonne-skillearket, kan du sette noen tilleggs-parametre:

Visning av beskrivelse-kolonne: Du kan velge hvordan beskrivelse-kolonne skal skrives ut.Her er tre valg, og nedenfor ser du hva de er og resultatet av dem:

1. Skriv ut slik du har tastet inn beskrivelsen:

2. Bruke ledig plass mot høyre for å redusere antall linjer:

3. Justere teksten for å utnytte plass innenfor kolonnebredden:

Ved å velge fra menyfeltet Maks linjer per post, kan du også forhindre at alle linjer ivarebeskrivelsen blir skrevet ut.

Strekkode: Dersom du definerer rapporttypene vareliste, medarbeiderliste, ellertimekategori-liste, kan du velge at kodefelt skal skrives som strekkoder. Systemet støtter totyper strekkoder, Code39 eller EAN13. Velg den koden som støttes av din strekkode-leser.Strekkoden vil bli skrevet ut bak siste kolonne, så derfor bør ikke denne være for bred.

Delsummer kan skrives ut dersom du har valgt en eller flere beløpskolonner. Du kan velgedelsum for på bunnen av hver side, og ved hvert skifte av første bokstav dersom du sortererpå et tekstfelt.

Blanke linjer kan benyttes for å få mer luft i rapporten. Du kan velge å skrive en halv blanklinje etter hver post. Ønsker du å skrive ut hele blanke linjer, har du en del flere alternativerfor hvor ofte det skal skje.

81Rapporter


7.9 LayoutI dette skillearket kan du sette marger, fargebruk og hvilke streker som skal tegnes.Illustrasjonen nedenfor viser bruken av plasserings-feltene (marger):

Vi gjør oppmerksom på at feltet Fra Høyre kant bestemmer en minimum avstand frapapirkant til siste kolonne. Denne avstanden vil være større dersom siste kolonne slutter førdenne avstanden (som i eksempelet ovenfor).

Nederst på skillearket finner du en boks for Liste, en for kolonneheading, og en for totaler.I starten av dette kapittelet er det forklart hvilke deler av rapportutskriften disse tre begrepene

representerer (se begreper ). Skrifttype velges på samme måte som når du velger standardskrifttype i det første skillearket. Husk at når du velger skrifttypen Standard her, vil rapporten

75



sette samme skrifttype som den som er definert i 0[Generelt]. Bakgrunnsfargen underboksen Liste vil være den samme som kan settes under feltet Bakgrunnsfarge under0[Generelt].

Bruk hele tiden knappen 8[Forhåndsvis] for å se resultatene av de valgene du gjør.

7.10 RapportinnholdDette er den mest avanserte muligheten du har for å påvirke rapportens utseende. Du kansette inn registerfelt, standardopplysninger, faste tekststrenger, og grafikk. Disse elementenekan settes inn i følgende grupper:

1. Heading første side2. Topptekst ved sideskift3. Avslutning siste side4. Bunntekst ved sideskift

Når rapporten starter, vil den altså skrive ut alt som finnes under gruppen Heading første side,når en kommer til et sideskift vil alt i gruppen Bunntekst ved sideskift bli skrevet ut, osv. Dissefire hovedgruppene kan ikke slettes, og den eneste endringen en kan gjøre er å sette standardskrifttype. Når rapportene lages, vil de automatisk få en del felter utfylt i hver slikhovedgruppe. Disse kan du slette, og/eller du kan definere nye.

Klikk i boksene foran de fire hovedgruppene for å slå på/av visning av gruppenes innhold.Bruk av tastene 7[+]og 7[-] har samme virkning.

Velg 8[Forandre] for å endre den linjen som markøren står ved, eller velg 8[Ny] forå lage en ny post. Du vil få fram en meny der du velger hva som skal opprettes, og innholdeti denne menyen vil avhenge av hva slags linje markøren stod ved. De tre neste under-avsnittene beskriver de tre valgene du kan få:. Gruppe, Felt/Tekst/Grafikk ogStd.rapportinnhold.

7.10.1 Gruppe

Velg Gruppe for å lage en ny samling av felter, tekster eller grafikk. Dersom gruppen ikkehar et eller flere slik elementer i seg, har den ingen mening. Når du velger i lage en ny gruppe,får du fram en meny der du kan velge å

· sette inn en del forhåndsdefinerte grupper· lage en gruppe der du kan legge inn grafikk-elementer (grafikk)· lage en tom gruppe (annet)

Når du har valgt en av disse gruppene får du fram følgende vindu:

83Rapporter


Legg inn ditt navn på gruppen i feltet Beskrivelse. Deretter skal du legge inn hvor på arketgruppen skal plasseres. Vertikal posisjon angis i millimeter fra arkets toppkant. Horisontalposisjon kan angis i millimeter fra arkets venstre kant, den kan plasseres på samme posisjonsom venstre/høyre marg, eller den kan være sentrert midt på arket. Gruppens posisjon erikke uvesentlig, da de ulike elementene som skal plasseres i gruppen, posisjoneres relativt iforhold til gruppens posisjon (se nedenfor).

Velg om gruppen skal omgis av en ramme, og/eller om den skal tegnes med enbakgrunnsfarge.

G Gruppens bredde og høyde bestemmes av de elementer (felt, tekst, grafikk) som denbestår av. Det vil si at det elementet som er plassert lengst til høyre vil bestemme gruppenshøyre linje, og elementet som ligger nederst i gruppen vil bestemme gruppens nedre linje.

7.10.2 Felt/Tekst/Grafikk

Velg Felt/Tekst/Grafikk for å sette inn et felt fra registeret, en fast tekst, eller grafikk.Dersom du gjør valget i en grafikk-gruppe, vil du kun ha mulighet til å legge inn grafikk:



Posisjon: Angi vertikal og horisontal posisjon i antall millimeter i forhold til gruppensposisjon.

Type: Når du velger type, vil aktuelle felt åpnes for den aktuelle typen. Et grafikk-objekt kanvære· en linje (angi bredde og høyde)· en ramme (angi bredde og høyde)· en bildefil (angi bredde, høyde og bildefil i formatene JPG eller BMP). Du kan bla deg

fram til rett bildefil ved hjelp av feltets rullegardin-felt. Husk at filen må være tilgjengeligfor andre brukere også, ellers vil ikke grafikkfila være synlig når de skriver ut rapporten.Dersom fila ligger lagret i Cordel-mappa, er du sikker på at alle brukere får tilgang til den.Grafikkbildet vil bli strukket slik at det fyller den bredden og høyden du angir.

G Dersom du vil ha et vannmerke som bakgrunn for rapporten, må du først lage engrafikkfil ved hjelp av et bildebehandlings-program (PhotoShop, Paint Shop Pro, etc). Bildetmå være uskarpt, slik at teksten som skal skrives ut i rapporten ikke blir forstyrret avbakgrunnsbildet. Deretter må du lage en grafikk-gruppe, og sette inn et grafikk-objekt igruppen, slik det er vist i eksempelet ovenfor. Angi gjerne hele arkets størrelse (A4 er 210 x290 mm) som bredde/høyde. All grafikk skrives ut før rapportens data skrives ut, derforbilde ligge bak all tekst.

Dersom du velger å opprette Felt/Tekst/Grafikk utenom en grafikk-gruppe, får du førstbeskjed om å velge om det nye feltet/teksten skal opprettes etter nåværende eller sisteobjekt. Dersom du vil ha inn et nytt felt eller en ny tekst rett under et annet felt, må duderfor først plassere markøren ved dette feltet. Når du har valgt hvilket felt det nyefeltet/teksten skal knyttes til, får du fram et vindu der du må angi en del parametre:

Vertikal posisjon angis i antall linjer etter forrige felt eller gruppe. Horisontal posisjon angisi antall millimeter i forhold til gruppen eller forrige felt. Så angir du type:

· Generelt felt er et felt fra de firmaopplysningene som er lagt inn under systemlisens , ellernåværende sidenummer/dato/klokkeslett. Du kan velge felt i menyfeltet som vil væretilgjengelig rett under

· Tekst er en fast tekst, og teksten oppgis i feltet som dukker opp nedenfor type-feltet.

16

85Rapporter


· Rapport-tittel : Når systemet genererer rapport-definisjoner, vil det sette inn @R i dettefeltet. Denne koden betyr at det som er satt i rapportdefinisjonens tittel (se0[Generelt]) vil bli skrevet ut. Du kan også benytte denne koden, eller skrive innønsket tekst.

Dersom du definerer en eller annen rapport under tilbud, bestilling eller ordre, vil du ogsåkunne velge felter fra andre registre. Menyen i feltet Type vil da inneholde flere registre, ogdu kan velge felt i menyfeltet som vil være tilgjengelig rett under.

7.10.3 Standard rapportinnhold

For å gjøre det enklere å standardisere rapportenes utseende, er det mulig å lage standardrapportinnhold. Dersom en f.eks. ønsker å ha en firmalogo i toppen av alle rapport-framsider,kan en legge logoen inn i standard rapportinnhold, og så benytte denne i alle rapporter.

Definering av standard rapportinnholdEn definerer standard rapportinnhold på stort sett samme måte som når en definererrapportinnhold under en rapport. Velg knappen 8[Std.rapportinnhold]. Dersomsystemet ikke finner et standard rapportinnhold, vil det bli laget. Velg 8[Forandre] iden menyen som kommer opp, og gå til 0[Rapportinnhold]. Her kan du nå lage nyegrupper, felt, tekststrenger, grafikk, etc. på samme måte som det er beskrevet ovenfor.

Bruk av standard rapportinnholdStå i skillearket 0[Rapportinnhold] i den rapporten der du ha inn standardrapportinnhold, plassér markørlinjen ved den hovedgruppen der innholdet skal inn. Velg8[Ny], og du vil få fram men meny der du skal velge objekttype. Velg Standardrapportinnhold. Svar på spørsmålet om eksisterende rapportinnhold i denne gruppen skalslettes. Etter dette vil du nå ha en linje av type Standard rapportinnhold under hovedgruppen.Under utskrift vil systemet hente og skrive alt det som står i dette standard rapportinnholdet.

7.11 Aktivere utskrift til skriver, skjerm, fax og epostAlle rapporter i Cordel kan sendes til skriver/fax, skjerm, PDF-fil eller elektronisk post.

SkriverVelg knappen 8[Aktivér] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Dersom dubare vil sende en av rapportens sider til skriver: se Skjerm nedenfor.

FaxVelg knappen 8[Aktivér] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Dersom

skriveren er satt opp som fax (se Definere fax ), vil systemet prøve å hente faxnummer frakunde- eller leverandør-opplysninger. Dersom dette ikke lykkes, vil du få fram et vindu derdu kan angi faxnummer:

46



Oppgi faxnummer. Dersom du setter kryss i feltet Lagre faxnr, vil system prøve å oppdaterekunde/leverandør med det nummeret du oppgir. Hvis system finner et faxnummer, vil du fåfram et lignende vindu der du blir bedt om å bekrefte at faxnummer er rett.

Velg knappen 8[Aktivér] for å starte fax-programmet. Du får deretter framfaxprogrammets vindu:

Dersom dette er første gang du sender fax fra Cordel, bør velge 8[Endre oppsett] forå åpne opp feltene i vinduet. Sett inn ditt navn under Identifikasjon, ogkommunikasjonsporten som faxen henger på ved å velge knappen 8[Velg port]. Detteer stort sett det du behøver å fylle ut. Velg knappen 8[Send] for å starte overføringen.Du vil få fram et status-vindu, og se om faxen ble vellykket overført eller ikke.

SkjermVelg knappen 8[Forhåndsvis] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Brukknappen 8[Mindre] for å mer oversikt over siden, og knappen 8[Større] for å senærmere på detaljer. Dersom det er flere sider i rapporten, kan du bla videre med knappen8[Neste]. Bla tilbake med 8[Forrige]. Du kan sende den nåværende siden tilskriver ved å velge knappen 8[Utskrift denne side], og du kan sende helerapporten til skriver ved å velge 8[Utskrift alle sider].

Elektronisk postVelg knappen 8[Epost] fra rapportliste eller inne i en rapport-definisjon. Systemet vil dagenerere en fil i formatet Adobe Acrobat (PDF-fil). Systemet vil nå prøve å finne en epost-adresse fra kunde eller leverandør. Dersom dette lykkes, får du fram en liste over tilgjengeligeadresser:

87Rapporter


Sett kryss i ønsket adresse dersom den finnes. Dersom system ikke finner noen epost-adresser, får du beskjed om det. Uansett kan du starte epost-programmet ditt ved å velgeknappen 8[Start]. Når ditt epost-programmet ditt har startet opp, vil det stå klart til åsende eposten. PDF-dokumentet ligger som et vedlegg, en standard-melding er utfylt, ogepost-adresse er utfylt dersom du valgte en i Cordel. Nå kan du eventuelt korrigereopplysningene, og deretter velge epost-programmets send-knapp for å starte overføring.

PDF-filDersom du ikke ønsker å sende rapporten som epost direkte fra Cordel, kan du likevel fågenerert rapporten som en fil i formatet Adobe Acrobat (PDF-fil). Følg prosedyren som erbeskrevet ovenfor (elektronisk post), men istedenfor å velge knappen 8[Start] kan duvelge 8[Lagre PDF]. Du får da opp et vindu der du kan taste inn disk, mappe ogfilnavn. Dersom filnavnet ikke slutter på ".PDF", vil systemet tilføye dette. Dersom duoppgir en mappe som ikke finnes, vil system opprette den.

Kapittel 8

Metoder -et grunnleggende

begrep


91Metoder - et grunnleggende begrep


8 Metoder - et grunnleggende begrepCordel er utformet som et meget fleksibelt system, slik at hver enkelt bruker og bedrift kantilpasse det sine behov. Noe av denne fleksibiliteten skyldes innføring av noe som vi har kaltmetoder. Dette er en såpass fundamental del av systemet, at vi her setter av en del plass forå belyse det.

Cordel leveres så og si alltid med metoder som er tilpasset din bedrift, og for de fleste brukerevil en sjelden, eller aldri, ha behov for å endre metodene. Likevel er det lurt å sette seg litt inni hva dette er for noe, ihvertfall for de som har et systemansvar for Cordel-installasjonen.

8.1 Hva er en "metode" i Cordel?En metode er egentlig en samling av parametre som gjør at noen av systemets moduler fårulik funksjonalitet og ulike egenskaper. En bedrift ønsker f.eks. å beregne salgspris sompåslag på listepris, mens andre ønsker å beregne det som påslag på selvkost. Det kan ogsåhende at det er ulike behov innen samme bedrift, f.eks. at en ønsker å lage tilbud både medog uten akkordarbeid.

I Cordel løses altså dette ved å lage en eller flere metoder. Det er flere ulike typer metoder isystemet. Metodene som kan opprettes i tilbudsregisteret har helt andre parametre ennmetodene i ordreregisteret eller bestillingsregisteret. Vi skal i de etterfølgende avsnittene senærmere på parametrene for metoder i ordreregisteret (kalt ordremetode) og itilbudsregisteret (kalt tilbudsmetode eller kalkulasjonsmetode).

Når du oppretter en ordre, et tilbud, en bestilling, etc, og det er registrert flere metoder fordet registeret, vil du kunne velge hvilken metode som skal benyttes. Den nye posten vil da fåalle de egenskapene som du har satt opp for metoden. Du kan så gå inn i den nye posten ogvelge 8[Parametre] for å gjøre endringer. De endringene vil da kun påvirke denordren, det tilbudet eller den bestillingen. Endringene vil altså ikke ha tilbakevirkende kraftpå den opprinnelige metoden.

8.2 Hvordan definere metodeGå til det registeret der du vil definere metode (tilbud, ordre, bestilling, etc) og velg8[Konfig]. Den menyen som framkommer vil være forskjellig fra register til register. Itilbudsregisteret velger du Anbud/Spesifikasjon, og i ordreregisteret velger duOrdremetode/spesifikasjon. Du får da opp en liste med eksisterende metoder, f.eks.:

Av de skillekortene som vinduet har, ser du at det er mer enn bare metode som kan defineres



her. For ordre og tilbud vil du se en del felles skillekort, og disse er forklart på side ogutover. Du kan endre rekkefølgen på metodene ved å bruke knappene 8[Flytt opp]og 8[Flytt ned]. Metoder gir deg mange muligheter. Du kan bl.a.:

· Velge pristype· Aktivisere rabatt/påslagsmatriser· Bestemme påslagsgrunnlag· Kalkulere arbeid pr vare (akkord)· Avrunde priser (øreavrunding)· Benytte valuta, etc

Velg 8[Forandre] for å endre en eksisterende metode, og 8[Ny] for å lage en ny. Forordremetode vil vinduet se slik ut:

Her kan du velge hvordan ordrens fakturagrunnlag skal bygges opp, om ordren skal kunnedefineres med jobber, hvilke kolonne-oppsett som automatisk skal velges for de ulike ordre-spesifikasjonene, etc. Skillearket 0[Generelt] vil være forskjellig mellom de ulikemetode-typene. For ordrer og tilbud vil vi kommentere to skilleark som de stort sett harfelles:

94



0[Priskalkyle]

· Påslagsprosenten kan beregnes på Selvkost eller Listepris.· Generelt tilleggspåslag legges på varene i tillegg til påslag du evt. har gitt på hver enkelt vare

tidligere.· Skal du bruke akkord, må du velge Ja ved Kalkulere akkordarbeid. Du vil da åpne for

akkord. Ved å taste 8[Tarifftillegg] vil du få ytterligere spesifisering avtarifftillegget.

· Velg valutakode, dersom annen valuta skal benyttes, jfr. Land/Språk/Valuta .· Under AVRUNDING kan du velge mellom Øre, 10-øre, 50-øre og hele Kroner. Priser er

stk-prisen, Beløp er sum pr varelinje/post, og Totaler er sluttsummen i spesifikasjonen.Avrunding ekskl. mva er mest vanlig i spesifikasjoner. Ved butikksalg er imidlertid inkl.mva mest vanlig.

0[Oppdaterings-parametre]

99



· Skal du f.eks. benytte Kundematrise, må du i tillegg huske å velge Hent fra matrise ved feltetRabatt til kunde. Deretter kan du velge knappen 8[Rediger Matrise] for å få oppden valgte matrisen og evt. kunne redigere denne.

· Benytter du selvkost som kalkulasjonsgrunnlag, må du velge Registrere manuelt i felteneRabatt fra leverandør, Påslag og Rabatt til kunde.

· For kalkulasjonsmetoder kan en i boksen PAKKER se feltet Detaljposter pakker. Herkan du velge mellom Lagre mengder pr pakkeenhet som innebærer at mengde vises som 1 stkav pakken eller Lagre for valgt antall pakker som innebærer at mengden blir ganget(multiplisert) med antall av elementet.

· I boksen PRISTYPE I VAREREG definerer du prioriteringsrekkefølgen ved innhentingav varer i en spesifikasjon. I dette eksempelet betyr det at dersom det ikke er registrertkampanjepriser eller at kampanjeperioden er utløpt, vil systemet hente priser fra pris-settetVeil pris. Har ikke denne leverandøren aktuelle varer, går systemet videre til leverandør nr 3,etc.

G De to skillearkene som er kommentert ovenfor kan også nås inne ordren/tilbudet. Nårdu har gjort endringer og velger 8[Lagre], vil du få spørsmål om priser skal rekalkuleres.Svar Ja for å få priser som samsvarer med de parametrene som er satt opp.

8.3 Kolonneoppsett i spesifikasjonerPå dette skillearket i metode-registeret (se ovenfor ) kan du registrere ulike standardkolonneoppsett. Vi har tidligere sett at en i vanlige registre kan ha ett kolonneoppsett , ogat dette deles av alle brukere som har tilgang til registeret. I spesifikasjoner vil det ofte værebehov for å ha ulike kolonne-sett, og kunne skifte raskt mellom de ulike settene. I detteskillearket kan en definere så mange ulike kolonne-oppsett en vil:

Velg 8[Forandre] for å endre et eksisterende kolonne-oppsett, og 8[Ny] for å lage etnytt. Du får opp et vindu der du skal definere hvilke kolonner som skal være med i oppsettet:

91

53



Øverst i vinduet gir du en god beskrivelse av kolonne-oppsettet. Deretter bruker du knappen8[Rekkefølge] for å velge hvilke kolonner som skal være med, og rekkefølgen mellomdem. I avsnittet Kolonnevalg og rekkefølge kan du lese en mer detaljert beskrivelse av hvordandu betjener disse vinduene.

G Under definering av ordremetoder kan en knytte de ulike kolonne-oppsettene til enmetode. Det er derfor lurt å definere kolonne-oppsett før en begynner å definereordremetode.

8.4 Konfigurere uke/dato-felt

På skillearket 0[Uke/dato-felt]i metode-registeret (se ovenfor ), kan du velge omen del sentrale datofelt skal vises som ukenummer-felt eller ikke. Ukenummer gis på formenÅÅ.UU (uke 52 i år 2003 = 03.52), og lagrer dato som mandagen i uka. Dersom enomdefinerer et slikt felt fra ukenummerfelt til datofelt, vil derfor alle datoer framkomme sommandager.

8.5 Egendefinerte felt i spesifikasjoner

På skillearket 0[Egendef.felt]i metode-registeret (se ovenfor ), er det listet en delfelt som du kan ta i bruk om du vil. Du kan definere ledetekster, og hvilken felttype de skal

ha. Se mer detaljert forklaring i Tillegg I om egendefinerte felt ..

53

91

91

117

Kapittel 9

Flere språkog valuta


99Flere språk og valuta


9 Flere språk og valutaI Cordel har en mulighet til å benytte flere språk og valutatyper i spesifikasjoner medautomatisk omregning til aktuelt lands valuta. Først må imidlertid aktuelle land, språk ogvaluta defineres, og dette gjøres her.

9.1 Definere land, språk og valutaFra hovedmenyen velger du modulen Basisregistre og deretter menypunktet Land / Språk /Valuta. Velg deretter 8[Ny] for å legge inn nytt land.

Registrer landkode og navn (land). I feltet Språk kan du aktivere språk-registeret. Her kandu registrere nytt språk, og velge det nye språket slik at feltet Språk i land-registeret blir utfylt.Gjør det samme for å registrere valuta. Avslutt hvert land ved å velge 8[Lagre]

9.2 Registrere valuta direkte på kunden via kunderegisteret

· Velg menyvalg Kunder/Marked under modulen Basisregistre.· Opprett ny kunde eller velg 8[Forandre] på eksisterende. Du får opp nå opp

detaljbildet på kunden.· Velg skillekortet 0[Salgsinformasjon]· Velg rullegardin-knappene (eller trykk tasten 7[Alt] for å aktivere menyer i feltene

valutatype og språk. Velg aktuell valuta og språk.· Velg 8[Lagre] til slutt for å avslutte og lagre kunden samtidig.



9.3 Vareregister på annet språk

· Velg menyvalg Varer/Prisbok under modulen Basisregistre· Velg menyknapp 8[Språk].

· Meny med innlagte språk kommer opp.· Marker aktuelt språk, f.eks. engelsk, og velg menyknapp 8[Velg].

Du vil nå få opp vareregisteret med engelsk beskrivelse. Dette forutsetter selvsagt at engelskbeskrivelse er lagt inn eller importert fra fil/diskett tidligere. Hvis ikke, kan du nå manueltendre den norske varebeskrivelsen og enhet til engelsk. Opprinnelig norsk beskrivelse blirbeholdt, og ny/endret beskrivelse blir knyttet til det valgte språket. Hvis du importerer fraprisdiskett ved hjelp av kommandoen 8[Prisdiskett], er 0[Språk] et egetskillekort under importdefinisjonen.

NB! Alle priser ajourholdes i norske kroner.

9.4 Bruke språk/valuta i spesifikasjonerSpråk og valuta kan benyttes både i tilbud, ordrer, faktura og bestilling. Vi bruker tilbud someksempel, men fremgangsmåten er lik for alle spesifikasjoner.

Valg av valuta og språk hentes fra kunde-opplysningene ved opprettelse av tilbudet.Valutakurs hentes fra valuta-registeret. Mva-satsen settes til "0" hvis kunden ikke ermomspliktig. Disse valgene kan endres i ettertid under menyknappen 8[Parametre] ispesifikasjonen.

· Velg menypunkt Kalkulasjon/Tilbud.· Opprett nytt tilbud på vanlig måte og velg ønsket kunde og kalkulasjonsmetode.· Gå til skillearket 0[Spesifikasjon].· Klikk menyknapp 8[Parametre] for å endre/sjekke kalkyleparametre (valuta/kurs) og

avslutt med 8[Lagre].· Klikk deretter menyknapp 8[Kolonner] for å velge kolonne-oppsett med pris og

beløp i kundens valuta.

Disse kolonnene kan redigeres på lik linje med andre priser og beløp. Dersom det ikke erdefinert kolonneoppsett for dette, kan du se dette beskrevet under Kolonneoppsett i

spesifikasjoner . Bruk/velg kolonnene Pris i kundens valuta og Beløp i kundens valuta.

Systemet beregner fra/til norsk/kundens valuta ved hjelp av valutakurs i valutaregisteret.Eventuell automatisk avrunding av priser/beløp, foretas på pris/beløp i kundens valuta. Nåren plukker inn varer i spesifikasjonen, lagres beskrivelse i det valgte språk - hvis det finnes.Hvis ikke, hentes norsk beskrivelse. Beskrivelse kan etterpå redigeres i tilbudet på vanligmåte.

9.5 Utskrift av spesifikasjon på annet språkDu må opprette en egen utskriftsdefinisjon for hvert språk som benyttes

· Stå i spesifikasjonen og velg menyknapp 8[Utskrift], 8[Ny] for ny definisjon ogNei på spørsmål om å bruke nåværende definisjon

· Gi en dekkende beskrivelse under Navn definisjon, f.eks. "Engelsk utskrift", og velg/sjekkderetter printer

· Velg skillekortet 0[Kolonner].· Velg menyknapp 8[Rekkefølge] for å endre rekkefølge, og angi aktuell rekkefølge i

94

101Flere språk og valuta


kolonnene Pris i kundens valuta og Beløp i kundens valuta. Klikk deretter 8[Lagre], og dukommer tilbake til forrige skjermbilde.

· Oversett nå tekstene under Kolonneheading til aktuelt språk.· Velg 0[Totaler] og endre ledetekster til aktuelt språk· Gå gjennom alle ledetekster i 0[Heading/Bunntekst] og endre også disse tekstene

til aktuelt språk.· Ønsker du en fast innlednings- eller avslutningstekst, velger du skillekortet

0[Brevtekst]. Teksten må i tilfelle være lagt inn på forhånd under standard tekster .· Velg til slutt 8[Aktiver] for å starte utskriften.

For ytterligere informasjon om utskrifter, se Utskrift av spesifikasjoner .

30

114

Kapittel 10

Spesifikasjoner -en grunnleggende

innføring


105Spesifikasjoner - en grunnleggende innføring


10 Spesifikasjoner - en grunnleggende innføringSpesifikasjoner er et spesielt type register som på en avansert måte gjør det mulig å miksevarer, timer, pakker, fritekst, osv, i samme skjermbilde. Det er flere moduler som harspesifikasjoner:

· PAKKER· RUNDSKRIV· TILBUD/KALKYLE· ORDRE· BESTILLING· FAKTURA· KREDITNOTA· KONTANTNOTA

Dette kapittelet gir en kort innføring i hvordan en betjener spesifikasjoner. Emnet er foromfattende til å behandles i hele sin bredde, så vi begrenser oss til å nevne de mest bruktefunksjonene.

Når du skal lage en spesifikasjon, må du først lage posten som den skal knyttes opp til. Stå ipakke-register, tilbuds-register, bestillings-register, eller et annet register som er nevnt i listenovenfor, og velg 8[Ny]. Fyll ut de nødvendige opplysningene i skillearket0[Generelt], og gå deretter til 0[Spesifikasjon]. Du vil få fram en tomspesifikasjon:

Tabellen nedenfor gir deg en oversikt over de ulike kommandoene i spesifikasjonen:



Kommando Funksjonalitet[Forandre] Slår opp den posten du står ved, og gir deg mulighet til å redigere denne

[Slett] Sletter posten du står ved, evt. en blokk av poster. Marker ut område vedhjelp av 7[¯] og tast deretter 7[Enter¿]. Se forøvrig Slettedata .

[Ny] Brukes for å legge inn nye poster (varer, arbeid, pakker, tekst etc).Posten(e) vil plassere seg etter linja du står ved når du velger 8[Ny].

[Let] Søker etter en bestemt post i spesifikasjonen

[Kopiér] Kan kopiere inn en annen spesifikasjon, og evt. bearbeide denne. Kanf.eks. stå i bestilling og kopiere inn et tilbud eller en ordre

[Import] Kan importere spesifikasjon fra annet program, f.eks. en ASCII tekstfil,fra RSKALK eller et tegnesystem

[Total] Gir deg totalsummene på spesifikasjonen fordelt på materiell og arbeidmed bl.a. mulighet for å gi rabatt eller påslag på totalen, samt resummere

[Utskrift] Gir deg mulighet til å skrive ut spesifikasjonen

[Oppdatér] Gir deg mulighet til å oppdatere priser og beskrivelse fra vare-/time- ogpakkeregisteret. Kryss av med 7[ordskiller] for hva som skaloppdateres

[Justér] Kan justere opp/ned prisene i spesifikasjonen, sette påslag, gi rabatt etc.på hele spesifikasjonen eller et utvalg av den

[Avsnitt] Gir deg mulighet til å dele spesifikasjonen inn i avsnitt medavsnittssummer

[Blokk] Ved hjelp av blokk-kommandoen kan du flytte, kopiere, slette elleroppdatere et område, justere, gi påslag eller rabatt på et område etc.

[Metode] Under denne menyknappen kan du se hvilken kalkulasjonsmetode somer valgt i spesifikasjonen, og evt. endre denne.

[Parametre] Priskalkyleparametre 7[F3] og oppdateringsparametre 7[F4].Valg av rabattmatriser, avrunding, pristype, valuta etc.

[Vis] Her velger du hvilke opplysninger du ønsker skal vises i skjermbildetvedr. avsnitt, pakker, material-koblinger og totaler

[Detalj] Slår av og på detalj-informasjon vedr. pakker (element)

[Kolonner] Gir deg mulighet til å veksle mellom forskjellige kolonneoppsett dersomdette er definert. Se evt. kapittelet om metoder , for oppsett.

[Totaler] Ved hjelp av denne funksjonstasten, slår du av og på totaler(viser nederst i skjermbildet)

Bruk av taster, navigasjonsknapper og TabEdit er identisk slik det er beskrevet for vanligeregistre (se side ).

10.1 Plukke varer, timer, pakker ...Du legger inn nye poster (varer, arbeid, pakker, tekst, etc) i spesifikasjonen ved å velgeknappen 8[Ny]. Postene vil plassere seg etter linjen du står ved når du velger 8[Ny].Du vil få fram en meny der du kan velge den posttypen du ønsker:

58

91

52



Velg aktuell posttype, f.eks. Vare fra prisbok ved å klikke på ønsket posttype eller tasteunderstreket menybokstav. Aktuelt register kommer opp, i dette eksempelet vareregisteret:

Registeret står nå i søke-modus, og du søker fram til ønsket vare på samme måte som det erbeskrevet under Søkefunksjoner . Når du har funnet fram til en vare, kan du merke en stykkav den ved å trykke på 7[Ordskiller]. Skal du ha større mengde enn det: Trykk7[Enter¿], angi ønsket mengde, og trykk 7[Enter¿] igjen. Fortsett så med nestevare. Lukk vinduet når du er ferdig, og de postene du har plukket vil nå være lagret ispesifikasjonen.

Totaler og dekningsgrad blir automatisk akkumulert etter hvert som nye poster leggesinn/endres. Du kan slå på/av visning av totaler via knappen 8[Vis] eller ved å trykke7[Shift]+[F5].

Veksle mellom plukking og inntastingI eksempelet ovenfor vil du se en knapp som heter 8[Reg.metode]. Med denne kan duskifte mellom plukke-modus og en inntastings-modus. Når du velger denne knappen, vilplukkebilde forsvinne, de postene som du eventuellt har plukket vil bli lagret, og du får fram

58



følgende skjermbilde:

Dersom du ønsker å registrere varer eller timer i spesifikasjonen som ikke finnes i vare- ellertime-registeret, er denne metoden fin å benytte. Fyll ut alle felter etter beste evne. Taster duinn en varekode/timekode som eksisterer, blir feltene automatisk utfylt. Mengde, pris ogbeskrivelse bør minimum fylles ut. Velger du 8[Lagre(PgDn)] vil system lagre det duholder på å registrere, blanke ut alle felter, og du kan begynne å taste neste post. Avbryt med7[Esc].

G Du kan forandre alle poster som er registrert i spesifikasjonen, uten at det hartilbakevirkende kraft på det registeret de er plukket fra. Når du velger 8[Forandre] påen post, får du fram vinduet ovenfor i redigerings-modus.

10.2 FritekstCordel har integrert en tekstbehandler (editor) i spesifikasjonene, slik at du kan legge innfritekst så og si hvor som helst. Når du trykker 8[Ny] og velger posttypen Fritekst, vil dufå fram en liten editor, klar til å ta imot tekst. Editoren er bare en linje høy, og skyver nestelinje i spesifikasjonen en linje ned. Etter hvert som du taster inn flere linjer i editoren, vil denutvides i høyden, og linjene nedenfor vil skyves lenger ned:

Lengst til høyre i editoren finner du en knapp (hurtigtast 8[Ctrl]+[H]) som vil viseeditorens egen knapperad. Denne knapperaden synliggjør all tekstbehandlings-funksjonaliteten som editoren har.

For å avbryte redigering, trykker du 8[Esc] (du får spørsmål om du vil lagre). Du lagrerteksten ved å klikke utenfor editor-området, eller trykke 7[Shift]+[Enter¿].



Du kan også hente inn en tekst fra standardtekst-registeret. Dette kan du gjøre mens duredigerer inne i editoren (hurtigtast 7[Ctrl]+[T]) eller velge 8[Ny] og posttypeStd.Tekst i menyen som framkommer. Når standardteksten er hentet inn, kan du frittredigere den uten at det har tilbakevirkende kraft på teksten i tekst-registeret.

G Vær oppmerksom på at standardtekster også kan knyttes til utskrifts-definisjoner.Dersom du har tekster i starten eller slutten av spesifikasjonen, og som ikke trenger å endresfor hver enkelt spesifikasjon, er det lurest å definere teksten i rapporten. Du sparer bådearbeid og diskplass.

10.3 Kopiere8[Kopiér] er en kommando for å kopiere fra en "gammel" spesifikasjon til en ny, forderetter å bearbeide den nye spesifikasjonen. Det kan også være at du f.eks. vil kopiere ettilbud inn i en bestilling etc. eller at du skal lage flere like tilbud. Når du velger denneknappen, får du fram følgende vindu:

Du kan velge å kopiere fra andre spesifikasjoner (Tilbud, Ordre, Forespørsel, Bestilling,Faktura, Pakke og Rundskriv), ved å velge ønsket spesifikasjonstype i feltet Kopier fra. Angideretter spesifikasjonsnummeret. Skal du ha en identisk kopi, hopper du over resten avvalgene og velger 8[Aktivér] direkte. Velger du sorter og akkumuler pr varenr blirspesifikasjonen sortert etter stigende varenr, og poster med samme nummer blir samlet i enpost, mens mengden blir akkumulert. Altså vil du ikke få samme rekkefølgen på postene somi "originalspesifikasjonen". Dersom det har vært prisstigning i mellomtiden, og du viloppdatere priser og beskrivelse i henhold til aktuelle registre, krysser du av for dette. Vedhjelp av knappen 8[Utvalg], kan du velge å kopiere bare deler av spesifikasjonen. Nårdu har foretatt aktuelle valg, velger du 8[Aktivér] og kopieringen starter.

Etter at kopiering er foretatt, kan du bearbeide spesifikasjonen (slette, endre, legge til nyeposter) uten at originaldokumentet blir endret.



10.4 AvsnittKommandoen gir deg mulighet til å dele spesifikasjonen inn i avsnitt med delsummer, f.eks.hvis du skal gi tilbud på en enebolig, og kunden ønsker delsummer pr rom eller lignende.

10.4.1 Lagre avsnitt

· Stå i aktuell spesifikasjon og marker første posten som skal være med i avsnittet· Velg menyknapp 8[Avsnitt]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Klikk deretter menyknapp 8[Lag avsnitt]

· Angi deretter et avsnittsnr og en beskrivelse. Eksempel:

· Du kan evt. også kalkulere avsnittet med forskjellige påslag og rabatter ved å velgemenyknapp 8[Priskalkyle], men denne knappen er først synlig når en endrer etavsnitt. Avslutt i tilfelle dette bildet med 8[Lagre] for å returnere til ovenstående bilde

· Når avsnittsnr, beskrivelse og evt. priskalkyle er gitt, velges 8[Lagre] for å oppretteavsnittet

Kun den første linjen av beskrivelse blir lagt i sumlinjen med ordet SUM først. I overskriftenpå avsnittet blir hele beskrivelsen tatt med.

10.4.2 Slette hele avsnitt eller bare avsnittssummen

Hele avsnittet med underposter slettes ved å markere headingen (avsnittsoverskriften), ogvelge menyknappene 8[Slett] og 8[Slett blokk]. Dersom du kun vil sletteavsnittsmarkeringen (heading og sumlinje), trykker du 7[Delete].



10.5 BlokkDette er en meget anvendelig kommando som kan brukes til flere operasjoner:

10.5.1 Flytte et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal flyttes· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Flytt]

· Plasser markørlinjen der du vil ha området/blokken· Velg deretter menyknapp 8[Flytt hit]

10.5.2 Kopiere et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal kopieres· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Kopiér]

· Plasser markørlinjen dit du vil kopiere området/blokken· Velg deretter menyknapp 8[Kopiér hit]

· Slik kan du fortsette å kopiere område flere ganger om du ønsker· Tast 7[Esc] når ønsket kopiering er utført

10.5.3 Slette et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal slettes· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Slett]

· Velg Komplett alle poster (i området) eller Poster med antall = 0

10.5.4 Avsnittsmarkere et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal avsnittsmarkeres· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Avsnitt]

· Angi et avsnittsnr og en beskrivelse av avsnittet· Du kan evt. også kalkulere avsnittet med forskjellige påslag og rabatter ved å velge

menyknapp 8[Priskalkulasjon (F2)]. Avslutt i tilfelle dette bildet med8[Lagre] for å returnere til forrige bilde



· Når avsnittsnr, beskrivelse og evt. priskalkyle er gitt, velges 8[Lagre] for å oppretteavsnittet

Kun den første linjen av beskrivelse blir lagt i sumlinjen med ordet SUM først. I overskriftenpå avsnittet blir hele beskrivelsen tatt med.

10.5.5 Justere et område

Justering vil si å endre verdiene for flere poster i slengen. Justerins-definisjoner kan lagres, påsamme måte som rapport-definisjoner og filter. I en justerings-definisjon velger en et ellerflere felter som skal justeres, hva som skal skje med feltet (sette nytt feltinnhold, justereprosentvis, eller lignende. F.eks. kan en justere opp priser på denne måten:

En del registre (bl.a. vareregisteret) har egen 8[Justér]-kommando. Her ispesifikasjonen, kan du benytte 8[Justér]-kommandoen direkte, eller innen8[Blokk]-kommandoen:

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal justeres· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Justér]· Marker aktuell definisjon og velg 8[Aktivér]

10.5.6 Oppdater et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal oppdateres· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Oppdatér]· Kryss av for hva som skal oppdateres i blokken, og velg 8[Aktivér]

10.5.7 Angi eller endre påslag på et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal ha påslag· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Påslag]· Angi ønsket påslagsprosent, kryss av for evt. materiell og arbeid, og klikk 8[Lagre]

10.5.8 Angi eller endre rabatt på et område

· Stå i aktuell spesifikasjon ved den første posten som skal ha rabatt· Velg menyknapp 8[Blokk]· Marker ut område ved hjelp av 7[i] og 7[h] (området blir gult)· Velg deretter menyknapp 8[Rabatt]· Angi ny rabattsats, kryss av for evt. materiell og arbeid, og klikk 8[Lagre]

10.6 Velge kolonnerKolonneoppsett i spesifikasjonen følger valgt kalkulasjonsmetode, og metode velges nårspesifikasjonen opprettes. Metode bør i utgangspunktet ikke endres/byttes fordi detteinnebærer omregning av priser. Du kan imidlertid veksle mellom flere forskjelligekolonneoppsett mens du kalkulerer samme spesifikasjonen:



· Stå i aktuell spesifikasjon og velg menyknapp 8[Kolonner]

· Nåværende kolonneoppsett er markert med en hake/pil· Klikk på ønsket oppsett· Skjermbildet endrer seg nå til å vise valgte kolonner

Standard kolonneoppsett defineres fra oversiktsbildet ved hjelp av 8[Konfig].

10.7 TotalerDenne funksjonen gir deg mange muligheter. Du kan bl.a.:· Resummere/kontrollsummere spesifikasjonen og elementspesifikasjonene· Angi rabatt/påslag på totalen· Endre/overstyre totalsum· Kalkulere arbeid pr. vare (akkord)· Avrunde priser· Bruke rabattmatrise· Velge pristype, etc.· Videre lister funksjonen ut økonomiske nøkkeldata på skjermen

Når du velger 8[Total], får du fram følgende vindu:

Velg menyknapp 8[Forandre] for å kunne justere materiell og arbeid, f.eks. kalkulerepåslag eller gi rabatt. Gjør aktuelle beregninger og velg 8[Lagre] og deretter8[Avbryt] dersom du skal avslutte totalbildet. I totalbildet kan du også velge8[Parametre] for å endre flere parametre. Vil du skrive ut kalkylesammendraget, velgerdu menyknapp 8[Utskrift]. Velg til slutt 8[Esc] for å avslutte kalkylebildet ogreturnere til spesifikasjonen



10.8 Utskrift av spesifikasjonerUtskrift av spesifikasjoner er noe mer avansert enn øvrige rapporttyper. Vi skal her

kommentere de skillearkene som ikke finnes i vanlige register-utskrifter .

10.8.1 Utvalg/Sortering

Spesifikasjoner har et eget skilleark for utvalg. Her kan en sette begrensning, slik at bare delerav spesifikasjonen blir skrevet ut. Hopp derfor over dette valget dersom hele spesifikasjonenskal skrives ut.

Dersom du ikke krysser av for sortering, vil du få vanlig rekkefølge. Det innebærer at posteneblir skrevet ut i samme rekkefølge som de vises på skjermen. Dette er det mest bruktealternativet. Eventuelt ønsker du eksempelvis å samle postene pr Posttype (varer for seg, timerfor seg, pakker for seg) som 1 + beskrivelse som nr 2 + varenr som 3.

Akkumulert pr sorteringsnøkkel, innebærer at alle poster i spesifikasjonen med sammenummer, blir samlet i en post på utskriften med akkumulert mengde. Ønsker du overskrift/heading pr 1. sorteringsfelt, krysser du av i dette feltet. Ønsker du sum pr 1. sorteringsfelt,krysser du av for det. I dette eksempelet innebærer det delsummer for varer, timer og pakker.Klikk i boksene for å sette eller fjerne kryss

10.8.2 Totaler

Kryss av for hvilke totaler du vil ha med på utskriften. Forandre evt. ledetekstene (f.eks. tilengelsk hvis dette er en engelsk utskriftsdefinisjon). Ønsker du totalsum nederst på hver side(hvis flere sider), krysser du av ved Overføres. Ønsker du totalsum øverst fra side 2 osv,krysser du av ved Overført.

En del av ledetekst-feltene har koder som består av en @ pluss en bokstav. Feltetshjelpetekst på meldingslinjen (kommer også fram som et hint når du holder muspekeren overdisse feltene) vil forklare betydningen av disse kodene.

10.8.3 Detaljnivå

Velg og kryss av for hvilken informasjon og nivå som skal være med på utskriften vedr.pakker, avsnitt og kontoer, og velg/endre evt. skrifttyper for disse.

10.8.4 Brevtekst

Under dette skillekortet velger du hvilke tekster som skal være med på utskriften avspesifikasjonen, både når det gjelder innlednings- og avslutningstekster.

Klikk i boksen ved notat for å sette kryss, dersom dette skal skrives ut. Dersom du vil hente

en fast innledningstekst fra standardtekst-registeret , klikker du her og angir tekstnummeret(evt. velge rullegardin-knappen i feltet for å lete i tekstregisteret). Dette forutsetter at tekstenikke allerede er hentet inn i spesifikasjonen, for da vil den komme 2 ganger på utskriften

Med Skriv innledningstekst, menes den teksten du selv har skrevet eller hentet inn før deøvrige postene i spesifikasjonen. Vil du at denne teksten skal skrives over kolonneheadingen,klikker du i boksen Før første kolonneheading.

Med Avslutningstekst menes den teksten du selv har skrevet eller hentet inn til slutt ispesifikasjonen. Vil du at denne teksten skal skrives etter totalene (mest vanlig), klikker du idenne boksen. Dersom du vil hente en fast avslutningstekst fra tekstregisteret, klikker du herog angir tekstnummeret. Dette forutsetter at teksten ikke allerede er hentet inn ispesifikasjonen, for da vil den komme 2 ganger på utskriften.

64

30

Kapittel 11

Tillegg I:

Egendefinert felti registre


117Tillegg I: Egendefinerte felt i registre


11 Tillegg I: Egendefinerte felt i registreNoe av det som gjør Cordel til et så fleksibelt system, er muligheten for å omdefinereledetekster i skjermbilder, samt å kunne definere egne felt i noen registre. Du må haadministrator-rettigheter for å kunne bruker denne funksjonen. I den menyen som kommerfram når du velger knappen 8[Konfig] i et register, velger du Egendefinerte felt. Vi vil idette tilfellet benytte kunderegisteret som eksempel, og du får fram følgende vindu:

Dette vinduet vil stort sett ha samme oppbygning som registerets vanlige redigeringsvindu.Men der det i redigeringsvinduet står står ledetekster, er det nå felter der ledeteksten kanredigeres. Bak noen av ledetekst-feltene finnes menyfelt der en kan endre egenskapene tilfeltene i redigeringsvinduet. For eksempel kan en velge om fornavn og etternavn skalredigeres i ett felt, eller om de skal være separate felt.

Den viktigste funksjonen er likevel at du kan ta i bruk de feltene som har tittelenEgendefinert. I eksempelet ovenfor har vi blant annet laget et felt som heter Antallansatte. Etter at feltets ledetekst er endret, velger vi felttype. Du har følgende alternativer:



Felttype EgenskapAlfa-Numerisk Felt der du kan skrive både tall, tegn og bokstaver

Numerisk Felt der du kan skrive bare tall (siffer)

Dato Felt der systemet bare godtar en dato (dag/md/år)

Ukenr Felt der systemet bare godtar årstall og uke, f.eks. uke 48 i 2000 =00.48

Meny Felt der systemet bare godtar en meny med forhåndsdefinertealternativ

Flervalgmeny Samme som over, men her kan det i tillegg velges at det skal væreflere aktive valg for hvert felt. De første valgene vises på 1.skjermbilde.

Ikke i bruk Ikke i bruk, dvs at feltet ikke vil vises i skjermbildet. Anbefales forubenyttede felt.

I vårt tilfelle har vi valgt at feltet Antall ansatte skal være et menyfelt. Bak felttype-feltetkommer det da fram en knapp med en lyspære i. Ved å klikke på denne (eller trykke på7[Ctrl]) får vi fram en meny der en kan legge inn menyvalgene:

Du kan legge inn opp til 255 valg for en meny. Bruk knappen 8[Sett inn] for å leggeinn et nytt menyvalg foran det feltet som markøren står i, og bruk knappen 8[Slett] forå slette det menyvalget som markøren står i.

Når du har endret type felt, eller har endret menyvalgene i et felt, må systemet vite hva somskal skje med de eksisterende data i disse feltene. Du får derfor opp følgende meny:

119Tillegg I: Egendefinerte felt i registre


Velg det som passer best i den aktuelle situasjonen. Vi anbefaler å velge "Ikke i bruk" på feltsom står ubenyttet. Dette for å få et ryddigere skjermbilde.

11.1 Spørring mot menyfeltFor egendefinerte felt av type Meny og Flervalgmeny, vil en få noen flere muligheter når enskal velge metode i utvalgslinjer. Dersom en lager et utvalg der feltet Antall ansatte (seeksempelet ovenfor) blir tatt i bruk, vil en få fram følgende muligheter i metode-feltet:

Vanlige felt har valgmulighetene Lik, Ulik og Fra/til. Her er det ingen mulighet for Fra/til,men det er byttet ut med mer relevante alternativ. De to nye valgene (Er en av og Ingen av)vil gi en flervalgsmeny i neste felt, der du kan merke et eller flere av feltet menyvalg:

Metoden Er en av betyr at systemet vil plukke ut de postene der et av de merkedealternativene er valgt. I eksempelet ovenfor vil det alstå gjelde alle kunder der antall ansatteer 6-10, 11-20 eller 21-50. Metoden Ingen av betyr at systemet vil plukke ut de postene somikke har noen av de merkede alternativene.

Dersom du skal lage utvalg mot et felt av typen flervalgmeny, vil du få disse metode-alternativene:

På samme måte som beskrevet for menyfelt, vil feltet bak metode-feltet gi en flervalgsmeny,



der du kan velge en eller flere av feltets menyvalg:

Med henvisning til eksempelet ovenfor, der Elektro og Bygg er er merkede alternativ, kan vibeskrive metodene slik:

Metode Velger ut I henhold til eksempelHar noen De poster som har et eller flere av de

merkede alternativeneElektro eller Bygg

Har alle De poster som har alle de merkedealternativene

Elektro, Bygg og evt flere bransjer

Mangler noen De poster som mangler et eller flereav de merkede alternativene

Har Elektro eller Bygg, men ikkebegge

Mangler alle De postene som ikke har noen av demarkede alternativene

Hverken har Elektro eller Bygg

.

Kapittel 12

Tillegg II:

Datasikkerhet ogfeilretting


123Tillegg II:Datasikkerhet og feilretting


12 Tillegg II:Datasikkerhet og feilrettingCordel er bygd på en database som heter RDM Embedded. Den er blitt valgt ut fra densunike egenskaper og gode ytelse. Etter mange års erfaring med denne databasen, kan vi for dealler fleste installasjoners vedkommende, konstatere en forbløffende god driftsstabilitet.Mange kunder har kjørt våre systemer i 10-15 år så og si uten driftsstans.

Noen andre har hatt en del problemer, og grunnene kan være mange. En kilde til problem erselvsagt mindre bra koding av programkode fra System Konsults side. Men den viktigstefeilkilden er likevel mangelfulle eller uheldige innstillinger av arbeidsstasjoner og servere.Gjennom flere år har en også smertelig erfart at operativsystemer (de systemene som kjører ibunnen på maskinene) ikke leverer den driftsstabiliteten som de skulle. De siste årene harsituasjonen likevel bedret seg på dette området. I tillegg til dette kommer eksterne feilkildersom strømbrudd, lynnedslag, feil på maskinvare, og tobente skapninger som foretar seg tingde ikke skulle.

Det er en del tiltak en kan gjøre for å forhindre at problem oppstår, og vi vil kort nevne endel av dem:

1. Unngå operativsystemene Windows 95, 98 og ME. På arbeidsstasjoner bør du altså kjøreWindows NT, 2000, XP eller nyere. På servere kan du kjøre Windows NT/2000/XP itillegg til Novell Netware eller Linux.

2. Husk å deaktivere hurtigbufring (engelsk: caching) av Cordel-området på serveren. Detteer en mekanisme som skal øke ytelsen på serveren, men vår erfaring er at database-fileneikke blir oppdatert så raskt og nøyaktig som de skal.

3. Fjern antivirus-sjekk av Cordel-området, slik det er beskrevet under Samspill medAntiVirus-programvare . Dette gjør at Cordel kjører raskere, men erfaring har også vistat feilsituasjoner kan oppstå dersom Cordel sine datafiler behandles av antivirus-program.

4. Ta sikkerhetskopi (engelsk: backup) regelmessig, det vil si minst en gang i døgnet. Huskå oppbevare kopiene på et trygt sted. Sjekk også at det er mulig å ta tilbake data fra en avdine sikkerhetskopier, og at kopiene inneholder alle dine data. Noen har nemlig erfart åha tatt sikkerhetskopi i lang tid, men oppdaget at kopiene var mangelfulle da de skullebenytte dem.

Når feil har oppståttNår databasen rapporterer en feilsituasjon, vil Cordel rapportere den videre til brukeren. Somvist i neste tillegg, kan disse feilene deles inn i to grupper. Programfeil (feilkode -1 til -53)skyldes som oftest feil i programkoden. Særlig gjelder det -24. Systemfeil (feilkode -900 til -946) skyldes som oftest omkringliggende omstendigheter.

Når du får en feilsituasjon, vil vi sterkt oppfordre til å ta kontakt med en av vårekundekonsulenter, slik at han/hun kan gi deg råd. Av og til kan feilen allerede være oppretteti en nyere versjon av vår programvare. Av og til kan du være den første til å finne en feil i vårprogramvare, slik at vi trenger litt tid til å fikse feilen. Men av og til kan det ha oppstått feil idatabasen. Da trenger du å benytte programmet DbTools.

DbToolsI en Cordel-installasjon vil du finne et program som heter DbTools. Dette programmetinneholder en del vedlikeholdsrutiner for databasen. En skal ikke bruke DbTools uten førstå konferere med en av System Konsults kundekonsulenter, da feil bruk kan medføre at galtblir verre. Unntakene er 8[Sikkerhetskopi] og 8[Filoverføring] som er"ufarlige" rutiner.

19



Alle funksjonene i programmet har forskjellige opsjoner som kan slås av og på. Dette mågjøres hver gang programmet kjøres (ingen slike verdier lagres). Disse opsjonene erautomatisk satt til de verdier vi mener er de beste i 90% av tilfellene programmet skalbenyttes, men de kan altså endres for å oppnå spesielle resultater i noen enkeltstående tilfeller.

Etter at programmets rutiner er fullført kommer det meldinger i den store hvite rammen.Disse meldingene kan lagres til tekstfiler og sendes til System Konsult ved å klikke på Fil ogLagre output. De kan også evt. skrives ut og fakses. Vær da oppmerksom på at slikeutskrifter kan bli svært lange hvis mange feil rapporteres.

Her følger en beskrivelse av de ulike funksjonene som finnes i programmet:

Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Gjenoppbygge indekser(søkenøkler) i systemet. Alle indekser blir gjenoppbygget. Denne rutinen kjøres ogsåautomatisk etter at de andre rutinene er fullført. Det kan likevel i enkelte tilfeller være behovfor å få korrigert indeksene før en av de andre rutinene kjøres. I så fall benyttes denne separati de tilfellene.

Opsjoner:



Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Kjører gjennom alle datafilerog retter opp feil som den finner der. Dette kan gå på feil –6, -7 etc. Bruk denne rutinen nårslike feil oppstår. Feil –24 rettes ikke av denne rutinen, disse er rene programmeringsfeil.Databasen endres når denne rutinen kjøres.

Opsjoner:

De to første og den siste opsjonen forklarer seg selv.Modify page-zero problems: Denne skal være på i de fleste tilfeller. Korreksjoner blir ogsåforetatt på filstørrelse, antall poster, slettekjeder etc.Antall sider i intern cache: Verdien på dette feltet er satt til 64 som standard. Hvis man fårmange feil av typen –902 kan denne verdien økes. I praksis har vi vært oppe i verdier pårundt 200 på de databasene som har hatt ekstremt mange –902 feil.

Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Denne rutinen endrer ikkeinnholdet i databasen, den rapporterer bare hvilke evt. feil som finnes, og som kan korrigeresmed dbfix.



De opsjonene som er avkrysset over er de som kommer fram som standard. Det er ikkenødvendig å endre disse.

Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Denne rutinen utfører detsamme som 8[Oppgrader], men den erstatter ikke eksisterende data med oppgradertedata automatisk. Den har også noen flere valg på opsjoner. Rutinen utfører følgende:

1. Oppretter en ny, tom database i det nye formatet.2. Kopierer data fra gammelt format post for post over til nytt format.3. Data i det gamle formatet blir liggende i mappen Data, og de i nytt format i mappen

Nydata. Dersom flere nydata-mapper finnes blir det opprettet mapper med navnetnydata0, nydata1, nydata2 etc. Resultatet av den siste kjøringen av Revise ligger i dennydata med høyest nummer.

Opsjoner:

Hurtig – beholde slettede poster: Revise med denne opsjonen på medfører at selve



rutinen tar kortere tid å utføre, men man kan risikere at feil som finnes i den 'gamle' basenkommer over i den nye.Konverter tegnsett: Denne opsjonen brukes dersom man skal kjøre revise på en dos-versjonfor å få fram data til Windows-versjonen.RDL-Script: Her kan man oppgi filnavnet på en fil som blir lest og brukt under Revise.Denne filen brukes hvis vi ønsker å instruere Revise til å utføre spesielle operasjoner meddataene. Slike RDL-filer opprettes, vedlikeholdes og distribueres fra utviklingsavdelingen påforespørsel. Det kan være behov for å benytte en slik fil i enkelte tilfeller der for eksempeloppgradering ikke vil fullføre normalt.

Alle brukere må være ute av Cordel når denne rutinen kjøres! Rutinen endrer data idatabasen. Den brukes for å oppgradere data fra en versjon til en annen, og i tilfeller derdbfix ikke klarer å rydde opp i feil i databasen. Den utfører følgende:

1. Lager en ny, tom database i nytt format.2. Kopierer data fra gammelt format post for post over til nytt format.3. Lager en pakket kopi av gamle data. Filen får navnet olddata_ddmmååttmmss. Tidspunkt

sløyfes på første oppgradering på en dato. Hvis flere oppgraderinger kjøres samme dagbenyttes tidspunktet i tillegg til datoen for å ha sikkerhetskopier av alle tidligereoppgraderinger samme dag.

4. Data nydata –mappen erstatter så data i mappen 'data'.

RDL-Script: Her kan man oppgi filnavnet på en fil som blir lest og brukt under Revise.Denne filen brukes hvis vi ønsker å instruere Revise til å utføre spesielle operasjoner meddataene. Slike RDL-filer opprettes, vedlikeholdes og distribueres fra utviklingsavdelingen påforespørsel. Det kan være behov for å benytte en slik fil i enkelte tilfeller der for eksempeloppgradering ikke vil fullføre normalt.



De fleste har en eller annen type programvare som håndterer automatisk sikkerhetskopiering,men ikke alle. Denne enkle funksjonen hjelper deg til å ta sikkerhetskopi av dine data. Deninnebærer ingen automatikk (du må starte den hver gang selv), men den er bedre enningenting. Sikkerhetskopien vil være fil i såkalt ZIP-format. Dette er den mest kjente måtenå pakke sammen data på, og gir veldig komprimerte filer.

Programmet vil selv foreslå database-mappe, det vil si mappen der alle database-fileneligger. I feltet Navn på backup kan du angi hva navnet på sikkerhetskopi-fila skal hete, oghvor den skal ligge. Programmet vil foreslå et filnavn direkte i din Cordel-mappe, men herkan du altså angi en annen plassering.

Dersom du vil lagre kopi på disketter, setter du kryss i feltet Lagre sikkerhetskopi pådiskett(er). Programmet vil da foreslå et ledig filnavn på disketten. Programmet vil be omtomme disketter etter hvert som diskettene fylles opp.

G I dag finnes det et stort utvalg av hendige lagringsmedier som er mye mer praktiske enndiskett-stasjoner. Flyttbare harddisker som settes i USB-porten på maskinen din kan fås fornoen få hundrelapper. Spør i data-butikken din!

Vinduet gir deg ellers mulighet til bare å ta med data-filer (sett kryss i Ikke ta med indeks-filer). Dersom du tar inn en sikkerhetskopi der indeksfiler ikke er med, må du kjøre enkeybuild før databasen er komplett.

Dokumenter som er lagret i Cordel sin dokument-kontroll, er lagret i en mappe kaltDokument. Dersom du vil ta sikkerhetskopi også av denne mappen, setter du kryss i feltet Tasikkerhetskopi av dokumenter, og angir dokument-mappe.

Til slutt kan du også angi om sikkerhetskopien skal sendes direkte til System Konsults FTP-server. Dette er en greitt alternativ dersom det er ønskelig at System Konsult skal se nærmerepå databasen. Dette valget avhenger av at du har en Internett-forbindelse på din maskin.



Velg til slutt knappen 8[Ta sikkerhetskopi] for å starte rutinen.

Dette er en enkel funksjon for å sende en fil direkte fra din maskin/server til System KonsultsFTP-server. Du må selvsagt ha en Internett-forbindelse på din maskin. Programmet vilpresentere et vindu der du kan bla deg fram til ønsket fil. Når du klikker på knappen8[Åpne], vil overføringen starte med en gang.

Kapittel 13

Tillegg III:

Feilkoder


133Tillegg III:Feilkoder


13 Tillegg III:FeilkoderListen nedenfor inneholder alle feilmeldinger som kan komme fra databasen. En del av devanligste feilene i listen nedenfor har fått en kommentar fra System Konsults side.

13.1 ProgramfeilDersom du får en feilmelding fra -1 til -53, skyldes det en feil i Cordel sin programkode. Duvil da trenge en ny versjon av programmet, der denne feilen er korrigert. Når du får slike feil,ber vi deg om å rapportere dem til en av System Konsults kundekonsulenter. Beskriv hvorfeilen oppstår (Funksjon, Tastetrykk, Versjon, etc).

Kode Database-leverandørens beskrivelse Kommentar fra System Konsult AS

-1 database not opened

-2 invalid set

-3 invalid record

-4 invalid database

-5 invalid field name

-6 invalid db_address

-7 no current record

-8 set has no current owner

-9 set has no current member

-10 key value required

-11 invalid lock type

-12 record is owner of non-empty set(s)

-13 record is member of set(s)

-14 member already owned

-15 field is a compound key

-16 record not connected to set

-17 field is not a valid key Sansynlig årsak: Oppgradering av database erikke komplett. Løsning: Kjøre manuelloppgradering av databasen.

-18 record not legal owner of set

-19 record not legal member of set

-20 error in d_setpages (database open or bad param)

-21 incompatible dictionary file

-22 illegal attempt to delete system record

-23 attempt to lock previously locked rec or set



-24 attempt to access unlocked record or set Sansynlig årsak: Programfeil. Løsning påkort sikt: Kjøre Cordel i enbruker-modus forå komme rundt feilen. Løsning på lang sikt:Rette programfeil, få tilsendt ny versjon

-25 transaction id not be supplied

-26 transaction already active

-27 transaction not currently active

-28 the directory string is invalid

-29 attempt to free a lock inside a transaction

-30 Auto-recovery is about to occur

-31 attempted update outside of transaction

-32 functions requires exclusive db access

-33 Attempted to write lock a static file

-34 No user id exists

-35 database file/path name too long

-36 invalid file number passed to d_renfile

-37 field is not an optional key

-38 field not defined in current record type

-39 record/field has/in a compound key

-40 invalid record or set number

-41 record or set not timestamped

-42 invalid user id - not alphanumeric

-43 can not initialize LMC communications

-46 No current record type

-47 Invalid country table sort string

-48 database not closed

-49 invalid pointer

-50 invalid internal ID

-51 invalid lockmgr communication type

-52 invalid task id

-53 must call d_lockcomm() before d_open()



13.2 SystemfeilDette er feil som stort sett skyldes nettverksfeil eller andre feil i driftsmiljøet.

Kode Database-leverandørens beskrivelse Kommentar fra System Konsult AS

-900 out of disk space Harddisken er full. Slette evt. kopier avCordel, og kopi-katalogen under Cordel-området + evt. andre programmer.

-901 system error En undertekst vil gi en tilleggsopplysning omhva feilen skyldes. Erfaring har vist at feilenkan oppstå når enkelte AntiVirus-programmer er satt til å sjekke Cordel-området. Sett opp AntiVirus slik at detteikke skjer.

-902 page fault -- too many locked pages

-903 cannot access dbQuery dictionary

-904 unable to allocate sufficient memory

-905 unable to locate a file Systemet finner ikke en av filene det trengerfor å kjøre. Finne ut hvilke(n) fil(er) sommangler, og opprette disse. Opprettingen avfilene må skje ut fra en oppskrift for hvergang, fordi det kan være forskjellige filer, ogforskjellige måter de skal opprettes på. Kanogså skyldes at FILES i CONFIG.NT /CONFIG.SYS er for liten (bør være over100 ved Windows)

-906 unable to open TAF or DBL or log file Cordel klarer ikke å åpne 'VISTA.TAF'eller <BRUKERID>.LOG. Dette skyldessannsynligvis at den brukeren som skal starteCordel ikke har de rettigheter som hantrenger på nettverkstasjonen der Cordel ligger.Hver bruker må ha lov til å lese, skrive,endre og slette filer.

-907 TAF or DBL I/O error Feil ved lesing av 'VISTA.TAF'.Brukeren har ikke tilgang til katalog der'VISTA.TAF' ligger, eller filen kan væreødelagt. 'VISTA.TAF' kan slettes dersomalle brukere er avlogget systemet. Cordeloppretter den da på nytt.

-908 inconsistent database locks Feil i låsingsmekanismen som Cordel brukerfor å kunne kjøre i flerbrukermodus.Skyldes sansynligvis en minneoverskrivelse iCordel, og rettes ved å starte maskinen pånytt. En slik feil vil vi måtte forsøke å finne,den gjør at Cordel vil kunne være ustabil!

-909 file record limit reached Max antall poster for en fil er overskredet.Databasefilen er full. Denne feilen korrigeresved å slette poster. Flere posttyper kan ligge ien fil!



-910 key file inconsistency detected Indeksfil er ødelagt. Kjøre KEYBUILD iDbTools

-911 Novell's Transaction Tracking is not on TTS er ikke påsatt for den databasen sombenyttes, eller TTS er deaktivert på Novell-serveren. Denne feilen opptrer bare dersomNovell serveren ikke har aktivert TTS (noebrukerne av serveren selv har måttet sette!)

-912 Bad seek on database file En databasefil er ødelagt. Hent tilbake sistebackup (På nettverk) eller kjør Scandisk(Bare enbruker-versjonen av Cordel).

-913 error reading/writing log file En av log-filene er ødelagt. Hver bruker iCordel har sin egen log-fil. Disse filene kanslettes dersom alle brukerne av Cordel erlogget ut. Dette vil løse problemet så sant atikke det er noe feil med disken ellernettverket.

-914 Bad read on database/overflow file

-915 Network synchronization error

-916 Debugging check interrupt

-917 Network communications error Feil ved dataoverføring over nettet.Nettverket kan være nede, Lock-managerkan ha blitt slått av el.l. Prøve å ta nettet ogalle arbeids-stasjonene ned, og så opp igjen.

-919 Bad write on database/overflow file

-920 Unable to open lockmgr session Får ikke kontakt med Lock-manager.Feilen oppstår bare ved NetBios og IPXversjonen av Cordel. Kan skyldes at Lock-manager ikke er startet!

-921 DBUSERID is already used by someone else En annen maskin er innlogget som denbrukeren du prøver å logge på. Logge ut denandre maskinen.

-922 The lock manager table(s) are full Antall brukere Lock-manager kan håndtereer overskredet. Øke antallet brukerelockmanager kan håndtere på en gang.

-924 unable to open semaphore Cordel klarer ikke å åpne semafor.Problemet gjelder kun OS/2

-925 Network layer error code Feil i kommunikasjonen med Lock-manager.Kan skyldes at nettverksdriverne i maskinenikke er slik de skal være. Starte arbeids-stasjonen på nytt.

-937 Unable to close a file handle Feil ved lukking av fil. Operativsystem-feil,kan skyldes minneoverskrivelse i Cordel.

-938 db_QUERY not linked with this DLL

-939 d_on_opt(READONLY) unable to updatefile



-940 sharing violation file in use Filen som åpnes kan ikke deles med andre.Sannsynligvis på grunn av at flere kjørerCordel i enbruker-modus på samme tid. Kanogså skyldes at brukeren ikke har fullerettigheter til katalogen der Cordel og data-filer ligger.

-941 share not loaded

-942 must run in protected mode

-944 TAF file not consistant with LMC TAF fil er av annen type enn den du prøverå starte. Inntreffer dersom en bruker kjørerCordel i Novell TTS (f.eks) og en annenprøver å starte Cordel i enbruker. Slett'VISTA.TAF' når ingen brukere er inne isystemet, og start på nytt.

-945 VMS block io problem

-946 dictionary alignment does not match program

Indeks

- A -Acrobat Reader 85

Antivirus 19

Arbeidsstasjon 18

ASCII-filer 64

Avsnitt 110

- B -Beskrivelse-kolonne 79

Betjening av registre 52

Blokk-kommandoer 111

Brevtekster 114

Brukere 35

- D -Database vedlikehold 123

Database-modus 14

Datasikkerhet 123

Dbfix 123

Dbtools 123

DDE tegnesystem 18, 35

Delsummer 79, 114

Desimaler 53, 65, 79

- E -Egendefinerte felt 117

Eksport 64

Elektronisk hjelp 7

Elektronisk post 40, 85

Enbruker eller som flerbruker 11

Epost 85

Excel 67

- F -Fax 85

Feilkoder 133

Feilsituasjoner 123

Felttyper 117

Fikse feil i database 123

Filter 60

Flerbruker 11, 13, 14, 28

Fonter 78

Forhåndsvis 81, 85

Fritekst 108

- G -Grafikk 82, 83

- H -Hovedbilde 25

Hurtigtaster 54

Håndterminal 35

- I -Import 64, 69, 76

Initialer 35

Innlogging 14

Installasjon 11

Installasjonsprogrammet 11

- J -Justere data 112

- K -Keybuild 123

Knapper 51, 54, 105, 108

Kolonne-overskrift 53

Kolonner 53, 79, 94, 112

Konvertering av tegnsett 69

Kopiere data 111

- L -Lisensnøkkel 16

Logikk 61, 119

Index 139


- M -Meny 25, 26

egendefinert 25, 26

komplett 25

Menysystem 25, 38

Metoder 91

- N -Novell TTS 11

- O -Oppdatere data 112

Oppgradere 123

Oppgradering 13

- P -Passord 35

PDF-eksport 85

Plukking 106

Prisdisketter 69

Programfeil 133

Programfil 11

- R -Rapporter 75

Rapportgenerator 60

Rapportinnhold 77, 82

Rapportliste 75

Rapport-tittel 83

Rapporttyper 75

Register 26

Registre 51

Regneark 64

Reindeksere 123

- S -Sikkerhetskopiering 123

Skrifttype 38

Skrifttyper 29, 78

Skrivere 43, 78, 85

Slette data 58, 111

Snarvei 11

Sortering 63, 114

Spesifikasjoner 100, 105

Språk 69, 99

Spørring 60, 119

Standard rapportinnhold 85

Standard tekster 30, 114

Strekkode 79

Symbolforklaring 7

Systemfeil 135

Systeminformasjon 28

Søkefunksjon 58

- T -TabEdit 52, 57

Tastebruk 54

TCP/IP 11

Tekstbehandler 30, 108

Telefax 43, 85

Tilgangskontroll 16, 36, 53

Tilpasse systemet 35, 38, 91

Totaler 113, 114

- U -Utklippstavle 30

Utskrift 64

Utvalg 61, 78, 114, 119

Utvalgslinje 61

- V -Valuta 99

Generell innføring i Cordel140


Documents

Generell innføring i Cordel - info.systemkonsult.noinfo.systemkonsult.no/kundesenter/manualer/Bricks_minimanual.pdf · Cordel er et system som er i kontinuerlig utvikling, og det