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Administração
Organizacional
Funções administrativas: características
Planejamento:
é uma ferramenta administrativa, que possibilita
perceber a realidade, avaliar os caminhos, construir um
referencial futuro, estruturando o trâmite adequado e
reavaliar todo o processo a que o planejamento se
destina.
é o lado racional da ação.
é um processo de deliberação abstrato e explícito que
escolhe e organiza ações, antecipando os resultados
esperados. Esta deliberação busca alcançar, da melhor
forma possível, alguns objetivos pré-definidos.
Tipos de Planejamento:
Planejamento Estratégico
Planejamento Tático
Planejamento Operacional
Planejamento Estratégico
“É o processo administrativo que proporciona
sustentação metodológica para se estabelecer
a melhor direção a ser seguida pela empresa,
visando ao otimizado grau de interação com o
ambiente e atuando de forma inovadora e
diferenciada.” OLIVEIRA, 2005
Planejamento Estratégico
“Compromisso da gerência em olhar para as
possibilidades futuras e escolher prioridades.”
Questões críticas:
Que tipo de organização queremos ser
daqui a 5 ou 10 anos ?
Quais são nossos grandes objetivos ?
Em que atividade vamos atuar ?
Planejamento Estratégico
Propósito
Desenvolvimento de processos, técnicas e
atitudes administrativas, as quais proporcionam
uma situação viável de avaliar as implicações
futuras de decisões presentes em função dos
objetivos organizacionais que facilitarão a
tomada de decisão no futuro, de modo mais
rápido, coerente, eficiente e eficaz.
Planejamento Estratégico
Abordagem Convencional
Segregação entre planejamento e execução.
Dicotomia lógica planejamento-implementação: primeiro se planeja
depois se executa.
Endógeno: as avaliações sobre o contexto e seus atores refletem
exclusivamente a visão interna.
Baseado em planos. As pessoas devem seguir os planos.
Focado nos clientes ou nos instituidores.
O desempenho é visto como o realizado sobre
o previsto.
Ocasional: intervalos regulares ou motivados
por crises..
Planejamento Estratégico
Nova Abordagem
Integração e participação entre planejamento e implementação.
Gestão estratégica: monitoramento, formulação, ação e avaliação
estratégica são momentos lógicos e não cronológicos.
Exógeno: os processos de planejamento estratégico são voltados
para o contexto.
Baseado em pensamento estratégico.
Visão dos stakeholders
O desempenho é visto como resultado de eficiência,
eficácia e efetividade dos processos organizacionais.
Contínuo: parte de um processo de
gestão estratégica.
Processo do
Planejamento Estratégico
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 01 - Condicionantes
Variáveis que determinam a “alma” do
Planejamento Estratégico
Valores
Ideais
Concepções
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE – 02 Comportamentos
Comportamento não é causa é efeito
Qual o comportamento relevante
Comportamento dos:
Acionistas
Executivos
Colaboradores
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE - Visão
É uma imagem futura que inspira e motiva,
Determina a orientação e tipos de ações presentes e futuras
“A visão é um futuro excitante e desafiador,
compartilhada com todos os membros da
organização, é um pré-requisito para as
empresas que almejam sucesso”
“Ser a menor-melhor empresa de consultoria
e desenvolvimento em suas duas áreas de
atuação: strategic management e
organizatinal behavior” Caravantes e Caravantes
“Ser referência em educação, integração e
transformação social” Universidade Sudoeste da Bahia
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 04 –Missão
É a razão de ser, o mandato fundamental
de uma organização.
É uma resposta para às perguntas:
Quem somos?
Para que existimos?
Qual nossa razão de ser?
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 04 - Missão
“A missão diz respeito ao propósito final perseguido pela
organização e como ela se coloca diante dos usuários, é um
instrumento valioso para conduzir a organização a um
processo de pensar estrategicamente, abstraindo-se um pouco
das pressões de curto prazo”
Motta
“Apoiar nossos clientes a lograrem seus
objetivos institucionais, empresariais e
pessoais, auxiliando-os a construírem suas
próprias soluções por meio de novas
abordagens gerenciais e comportamentais” Caravantes e Caravantes
“Realizar com efetividade o ensino, a
pesquisa e a extensão, produzindo,
sistematizando e socializando
conhecimentos para a formação de
profissionais-cidadãos, visando à promoção
do desenvolvimento humano” Universidade Sudoeste da Bahia
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 05 -Políticas
São declarações gerais emanadas da alta direção,
destinadas e a orientar o pensamento na tomada de
decisões futuras;
Conjunto de regras para se escolher entre alternativas de
ação;
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 05 - Políticas
A organização deve criar políticas para todos os atores
envolvidos no processo e áreas da organização, desta forma
haverá politicas para:
Acionistas
Fornecedores
Clientes
Funcionários
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 05 - Políticas
Por exemplo:
Política de RH:
Só serão admitidas pessoas com nível superior
Política de Compras:
Realizar pedidos com empresas que tenham
programas de responsabilidade social
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 06 - Feedback
“Consiste na capacidade de o sistema operacional
poder reajustar sua conduta futura em função de seu
desempenho efetivo”
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 07 e 08 – Decisão e Comunicação
“O estabelecimento da visão, missão e política exige uma certa
dose de centralização por parte de seus gestores e uma
comunicação eficaz aos demais escalões”
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 09 – Informações / Presente
“Elaboração de uma banco de dados sobre as informações do
presente, dados reais dos seguintes aspectos”
Aspectos Internos:
Negócios/atividades
Recursos Humanos
Recursos Financeiros
Recursos Materiais
Tecnologia
Estrutura
Clima Organizacional
Aspectos Externos:
Mercado
Concorrência
Legislação
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 10 – Pressuposto / Futuro
“Elaboração das situações prováveis, em virtude das
tendências de um futuro distante dos seguintes aspectos”
Aspectos Internos:
Negócios/atividades
Recursos Humanos
Recursos Financeiros
Recursos Materiais
Tecnologia
Estrutura
Clima Organizacional
Aspectos Externos:
Mercado
Concorrência
Legislação
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 11 – Matriz SWOT
“é uma ferramenta utilizada para fazer análise do ambiente,
sendo usada como base para gestão e planejamento
estratégico, mas podendo, devido a sua simplicidade, ser
utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, desde a
criação de um blog à gestão de uma multinacional.”
Análise Externa:
Oportunidades
Ameaças
Análise Interna:
Forças
Fraquesas
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 11 – Matriz SWOT
O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma
inglês , e é um acrónimo de:
Forças Strengths
Fraquezas Weaknesses
Oportunidades Opportunities
Ameaças Threats
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 11 – Matriz SWOT
“Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas,
agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças“ SUN TZU, 500 a.C.
Processo do
Planejamento Estratégico:
PPE 11 – Matriz SWOT
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Interno
O ambiente interno pode ser controlado pelos dirigentes da
empresa, uma vez que ele é resultado das estratégias de
atuação definidas pelos próprios membros da organização.
Desta forma, durante a análise, quando for percebido:
Ponto forte ele deve ser ressaltado ao máximo
Ponto fraco ele deve ser controlado ou minimizado
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Interno
Forças
“descreve quais as competências mais fortes da sua empresa, aquelas que
estão sobre sua influência.”
Uma forma de encontrá-las é utilizando as seguintes perguntas:
O que sua empresa tem de melhor está sob seu comando?
Quais são os recursos que você tem?
O que possui melhor que seus concorrentes?
O que faz os clientes voltarem à sua empresa?
O que você, sua empresa e equipe fazem bem?
Que recursos especiais você possui e pode aproveitar?
Quais os seus diferenciais?
O que a concorrência, a equipe, os clientes e os fornecedores acham que
você faz bem?
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Interno
Fraquezas
“são as competências que estão sobre sua influência mas que, de alguma
forma, atrapalham e/ou não geram vantagem competitiva.
Você pode encontrá-las fazendo as seguintes perguntas:
Meus funcionários são capacitados para suas funções?
Onde eu deveria melhorar minha empresa?
Por que meus clientes escolhem os concorrentes?
Quais são as deficiências dos meus colaboradores?
Por que os clientes não voltam depois de uma compra?
No que você precisa ficar atento?
O que precisa melhorar?
Onde deve se blindar?
Onde possui menos recursos que os demais?
Quais são suas fraquezas identificadas pelos outros?
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Externo
O ambiente externo está totalmente fora do controle da
organização. Corresponde às perspectivas de evolução de
mercado.
Mas, apesar de não poder controlá-lo, a empresa deve
conhecê-lo e monitorá-lo com freqüência.
Oportunidades aproveitar
Ameaças evitar e enfrentá-las, minimizando seus efeitos.
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Externo
Oportunidades
“são as forças externas que influenciam positivamente a organização, mas
que não se controle sobre elas. As oportunidades muitas vezes podem vir
através de algum aspecto econômico: advento da classe média, aumento do
número de filhos, melhoria da renda e do crédito, ações políticas do governo,
como a escolha de investir em infraestrutura.
Para encontra-las, utilizamos as seguintes perguntas:
Quais são as oportunidades externas que você pode identificar?
O que seu cliente deseja e precisa que pode servir como oportunidade de
negócio?
Como agregar valor ao seu produto e ao seu serviço?
Que tendências você pode aproveitar ao seu favor?
Processo do Planejamento Estratégico
Matriz SWOT
Ambiente Externo
Ameaças
“são as forças externas que pesam negativamente para sua empresa. Elas
podem ser consideradas como um desafio imposto à empresa e que pode
deteriorar sua capacidade de gerar riqueza. Devem ser constantemente
monitorada pelos gestores, pois, muitas vezes, podem apresentar um risco
muito maior que a capacidade de retorno.
Para encontra-la usamos as seguintes perguntas:
Que leis, regulamentos e acordos podem me prejudicar?
Quais concorrentes podem me prejudicar?
Qual o ponto forte do seu concorrente que pode ser uma ameaça para
você?
Quais as estratégias e diferenciais dos seus concorrentes?
Processo do Planejamento Estratégico:
Matriz SWOT
Desenvolva da seguinte forma:
Coluna 1 liste os fatores estratégicos SWOT;
Coluna 2 defina um peso para cada fator, sendo 1,0 (mais importante)
a 0,0 (não importante). Os pesos totais devem somar 1,0;
Coluna 3 atribua uma nota de 5 (excelente) a 1 (fraco), baseando‐se
na resposta da empresa a esse fator;
Coluna 4 multiplique o peso de cada fator por sua respectiva
classificação para obter a pontuação ponderada de cada fator;
Na coluna 5 (comentários) expor as razões do uso de cada fator;
Após finalizar a matriz SWOT, é feito o somatório dos valores da coluna
4, onde são somadas as oportunidades e forças e subtraído as ameaças
e fraquezas.
Processo do Planejamento Estratégico
Cenários:
São histórias construídas sobre o que pode
acontecer no futuro.
Não com o propósito de previsão do futuro e
sim como uma procura das diferentes forças
que podem manipular esse futuro.
Planejamento Estratégico
Cenários
São ferramentas que ajudam a empresa a concentrar-se em
diferentes futuros plausíveis considerando “o que seria se...”
Assim, permite que a empresa seja ágil e desempenhar-se com
êxito nos eventos vindouros
Planejamento Estratégico
Cenários
a. Identificar o assunto-foco ou decisão
b. Listar as forças-chave no ambiente interno
c. Listar as forças condutoras: macro ambiente
d. Classificar por importância e incertezas
e. Selecionar a lógica do cenário
f. Implicações
g. Seleção dos indicadores principais
Planejamento Estratégico
Cenários
Planejamento Tático
Envolve os objetivos de curto prazo e que afetam apenas uma
parte da empresa, tendo em vista que o objetivo é otimizar
determinada área ou departamento e não a empresa
como um todo, ou seja, ele passa a ser uma
parte que compõe o planejamento
estratégico.
Planejamento Operacional
Formalização dos documentos, métodos, procedimentos
onde deve conter com detalhes os recursos, os
procedimentos, os objetivos ou resultados almejados, os
prazos e os responsáveis pela execução.
É elaborado em níveis setoriais.
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 16 – Objetivos Ensaio
“Objetivos são resultados quantificados, previamente
estabelecidos, que devem ser atingidos e mantidos durante um
período de tempo. Orientam o desempenho, exprimem uma
política quantificada e implicam em continuidade”
Os objetivos devem seguir:
O princípio da comunicação total
O princípio da coerência vertical
O princípio da coerência horizontal
Processo do
Planejamento Tático Operacional
Deve também:
Ser específicos, respondendo as seguintes questões:
O que se deseja?
Quando se deseja?
Quanto se deseja?
Exemplo:
Errado aumentar as vendas do produto XYZ
Correto aumentar as vendas do produto XYZ em 60% até o dia
31/12/12
Processo do
Planejamento Tático Operacional
Deve também:
Ter uma redação clara e precisa
Quanto mais claro e simples mais rápido será o entendimento e
cumprimento do mesmo
Ser sempre um desafio: nem fácil de ser alcançado e nem impossível de
ser atingido
Ser apresentando, em sua redação de forma individual, evitando
combinar dois ou mais objetivos numa mesma frase :
Exemplo:
Errado treinar cinco digitadores e dois engenheiros até...
Não deve indicar “como” fazer, para não limitar a escolha do método
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 17 – Áreas-chave
“é a definição de objetivos para todos os setores/áreas em que
a realização e resultados afetem crítica e vitalmente a
sobrevivência e o sucesso da organização”
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 17 – Áreas-chave
Para os teóricos estas áreas seriam:
1. Posição de mercado
2. Inovação
3. Produtividade
4. Recursos físicos e financeiros
5. Rentabilidade
6. Desempenho e desenvolvimento dos gestores
7. Desempenho e desenvolvimento dos trabalhadores
8. Responsabilidade pública
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 18 – Obstáculos / Facilidades
“São “filtros” para depuração dos objetivos”
Um crivo para verificação da viabilidade de cada um dos
objetivos determinados pela administração
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 19 – Estratégia
“é um conjunto de decisões, consciente, racional e coerente,
sobre as ações a empreender e sobre os recursos a utilizar
que permitam o alcançar os objetivos da organização”
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 20 – Objetivos Definitivos
“é o resultado final de todo o processo desenvolvido,
devendo apresentar alto grau de consistência e realismo,
uma vez que, os objetivos-ensaio, foram depurados pelo
contraste com os obstáculos, facilidades e estratégias”
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 21 - Estrutura
“deve ser facilitadora do processo de desempenho,
quando não facilita ou mesmo obstaculiza a
performance organizacional e a consequente eficácia,
possivelmente é hora de reformulá-la”
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 22 – Participação, Análise e Decisão
“elementos críticos na consecução dos objetivos e
fundamentais para o envolvimento de todos os atores na
realização do planejamento estratégico”
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 23 - Metas
“são objetivos intermediários que balizam o caminho para o
atingimento dos objetivos”
Devem ser:
1. Especificas, claras e precisas
2. Prazos curtos
3. Data fatal
4. Compatíveis com outras metas
5. Compatíveis com outros objetivos
6. Facilidade de controle
7. Viáveis e factíveis
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 24 -Plano
“Corresponde a um documento formal que se constitui na
consolidação das informações e atividades desenvolvidas
no processo de planejamento.”
Os planos contém:
O que ?
Quem ?
Como ?
Quando ?
Por que ?
Onde ?
Quanto ?
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 25 - Ação
“Caso não se traduza em ação o planejamento será só
intenção”,
e de boas intenções, o ........... está cheio.
Processo do
Planejamento Tático Operacional
PPTO 26 - Resultados
“não basta jogar bem, é preciso fazer gol”
Organização:
“Processo de reunir os recursos essenciais à consecução dos
objetivos de uma empresa.”
A organização é:
Combinação de esforços individuais que tem por finalidade
realizar propósitos coletivos.
Exemplo: a organização determina o que fará cada
integrante para alcançar o objetivo coletivo, do grupo.
Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o
trabalho. Ou seja, um conjunto bem determinado de
procedimentos.
Montana (2003)
Organização:
É preciso:
Desenhar a Estrutura Organizacional
Desenhar as tarefas
Promover a especialização das tarefas
Departamentalização
Autoridade e Responsabilidade
Delegação
Direção:
É a influência para que outras pessoas realizem suas tarefas de
modo a alcançar os objetivos estabelecidos, envolvendo
energização, ativação e persuasão daquelas pessoas.
Envolve:
Liderança
Motivação
Comunicação
Gerenciamento de Conflitos
Gerenciamento de Mudanças
Controle:
“é um esforço da administração de negócios para comparar o
desempenho com o padrão, os planos e as metas
preestabelecidas para determinar se o desempenho esta de
acordo com esses padrões; caso contrário, tomar a ação
corretiva necessária para que os recursos sejam utilizados da
maneira mais eficaz e eficiente na realização dos objetivos da
empresa”. (Mockler)
Fatores de Controle:
1. Rentabilidade
2. Posição de mercado
3. Produtividade
4. Liderança do produto
5. Desenvolvimento do pessoal
6. Conduta dos funcionários
7. Responsabilidade Social
8. Comparativos de CP & LP
Controle
Controle
Planejado
X1
Y3
Z5
Real
X1
Y2
Z2
Ação Corretiva
Ok
Ação2
Ação1
“Controlar é fazer que algo aconteça
da maneira que foi planejado”
O controle...
Deve ser:
Preventivo
Simultâneo
Feedback Precisa usar o:
Poder
Poder...
Poder & Autoridade
“autoridade pode ser definida como o direito de
comandar ou de dar ordens”
“poder é a habilidade de influenciar outras pessoas
para que elas obedeçam as ordens”
Poder...
poder de cargo deriva da posição do cargo.
poder pessoal deriva do relacionamento do chefe com
os outros atores.
Desenvolver as seguintes atitudes:
1. Senso de obrigação diante do líder
2. A crença de que o líder possui alto nível de conhecimento
3. Senso de identificação com o líder
4. A percepção de que dependem do gerente