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Gestión de Órdenes de Pago
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13-06-2019
Actualizado Versión
25-01-2021 1.1 Organización y Métodos Unidad de Contabilidad
Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos
Código del Proceso
DFI/CON/PCS -5
Gestión de Órdenes de Pago
Unidad - Subunidad
Dirección Financiera Contabilidad
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Contenido
I. Introducción .............................................................................................................. 3
II. Objetivo ..................................................................................................................... 3
III. Alcance................................................................................................................... 3
IV. Responsabilidad y Autoridad ................................................................................. 3
V. Glosario ..................................................................................................................... 3
VI. Políticas .................................................................................................................. 5
VII. Proceso .................................................................................................................. 8
VIII. Procedimientos ...................................................................................................... 9
IX. Lista de Distribución ............................................................................................ 13
X. Control de Cambios ................................................................................................. 13
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25-01-2021 1.1
I. Introducción
La UCSG a través de la Dirección Financiera asegura la planificación, ejecución y seguimiento de las cuentas por pagar por medio de actividades que permiten garantizar el pago oportuno a los solicitantes de estos valores.
Los procedimientos que se detallan a continuación, describen paso a paso la
constitución de las órdenes de pago, desde la autorización, ingreso, recepción, devolución o anulación de los documentos; a fin de mantener un registro adecuado de las transacciones y las tareas que deben cumplir las dependencias académicas y administrativas inmersas en este proceso.
II. Objetivo
Establecer los lineamientos metodológicos para el proceso “Gestión de Órdenes de Pago” constituyéndose como un instrumento idóneo para proporcionar información y definir con mayor precisión la distribución de los recursos y responsabilidades dentro del proceso manteniendo el control de los comprobantes de venta o sus complementarios, garantizando el pago oportuno.
III. Alcance El proceso inicia con el ingreso de la solicitud de la orden de pago por parte de la
unidad solicitante, su procesamiento y posterior contabilización.
IV. Responsabilidad y Autoridad
La Dirección Financiera a través de sus unidades (Contabilidad, Presupuesto y Tesorería) serán los encargados de cumplir y hacer cumplir los parámetros establecidos en este manual, y de realizar su actualización de acuerdo a los cambios que se presenten.
El personal administrativo y académico que se encuentre relacionado con la “Gestión de Órdenes de Pago” es responsable de cumplir con lo dispuesto en este documento.
V. Glosario
Asiento contable. – Registro de los movimientos económicos relacionados con las actividades de la empresa.
Bienes mayores: considerados activos fijos por estar al servicio de las actividades de la empresa, como: muebles, sillas, mesas, escritorio, equipos de oficina, teléfono,
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fax, de computación: computadoras, datashow; educacionales: microscopios, teodolitos, etc.
Bienes menores: materiales, suministros (de oficina: hojas, plumas, cuadernos, tintas, liquid paper, grapadoras, etc.) de laboratorio (pipetas, gasas) de limpieza (detergentes, papel higiénico) entre otros.
Bienes: Mercancías producidas con el fin de satisfacer una necesidad y que son fabricados de dos formas: bienes menores y bienes mayores.
Boletín. - Documento administrativo interno generado por el sistema, el cual, se adjunta a la orden de pago y certifica la finalización del proceso, así como la ejecución del pago.
C.O.A.- Se refiere al conjunto de pantallas en el SIU que permiten el ingreso de los documentos de soporte para un pago solicitado.
Comprobantes de venta. - Documentos que acreditan la transferencia de bienes, la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos. Por ejemplo: Factura, Nota de venta, Liquidaciones de compra de bienes, prestaciones de servicios y otros documentos autorizados por la Administración Tributaria
Construcciones: Las adquisiciones de materiales, mano de obra, alquiler o compra de equipos para las construcciones, remodelaciones, adecuaciones de edificios, etc.
Cuenta Contable. - Registro en el cual se identifican y anotan, las transacciones diarias de una empresa.
Cuentas por pagar. – Deuda que tiene una empresa por la adquisición de bienes o prestación de servicios. Los cuales pueden ser cancelados en efectivo (al contado) o a crédito.
Documentos complementarios. - Son documentos complementarios a los comprobantes de venta las Notas de Crédito, Notas de Débito y Guías de Remisión.
Facturas. - Se emitirá y entregará facturas por las transferencias de bienes o la prestación de servicios, u otras transacciones gravadas con o sin impuestos. De igual forma las que se reciban a nombre de la UCSG.
Notas de Crédito. – Documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones, descuentos, etc.
Notas de débito. - Su emisión se deberá para el cobro de intereses por mora y para recuperar costos y gastos con posterioridad a la emisión del comprobante de venta.
Orden de pago. - Documento administrativo interno generado por el sistema, que contiene la información y sustento del pago a realizar, y que posee las firmas de autorización para su procesamiento.
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Servicios: Todas aquellas prestaciones de servicios como: empaste de libros, publicidad, propagandas, servicios básicos: agua, luz, teléfono; servicios de mantenimiento y reparaciones de: mobiliarios, equipos, de instalaciones eléctricas, sanitarias, telefónicas, edificios, etc.
Sumillar. - Se refiere al acto administrativo de colocar una firma en los documentos dando su aprobación a los mismos.
Transacciones. – Trato o convenio por el cual dos partes llegan a un acuerdo comercial, generalmente de compra y venta.
VI. Políticas
DFI/CON/PCS-5/POL-1: DE LAS FECHAS DE RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE PAGO
El Rectorado mediante resolución administrativa, definirá un calendario para la
recepción de las solicitudes y trámites de pago, que serán procesadas por el Vicerrectorado Administrativo, Dirección Administrativa y la Dirección Financiera. No se recibirán solicitudes fuera de las fechas indicadas salvo las excepciones contempladas en la planificación, según sea el caso.
DFI/CON/PCS-5/POL-2: DE LOS REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DE LAS ÓRDENES DE PAGO
Para las adquisiciones de bienes, servicios y construcciones se deberán cumplir con los siguientes requisitos: Bienes
a) Solicitud de Orden de Pago autorizada por todas las instancias a través de SIU.
b) Solicitud de Orden de Compra con adjunto de Solicitud de Suministros, de bienes, Acta de Proveeduría, Acta de Inventario (deberán coincidir con sus valores) más, la factura original.
c) Se autoriza la compra bajo estos montos:
• Decanos y Directores Administrativos: $1,00 hasta $1,000.00 sin cotización.
• Vicerrector General o Rector: $1,001.00 hasta $4,999.00 adjuntando mínimo dos cotizaciones.
• A partir de $5,000 (antes de impuestos) adjuntar Acta de Comité, más oficio de Decano o Director Departamental solicitando autorización al Vicerrector General.
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Servicios
a) Solicitud de Orden de Pago autorizada por todas las instancias a través de SIU.
b) Solicitud de Orden de Pedido adjuntando Solicitud de Recibí Conforme, Contrato, en el cual se establezca claramente vigencia, monto, plazos, y garantías.
c) Se autoriza la compra bajo estos montos:
• Decanos y Directores Administrativos: $1,00 hasta $1,000.00 sin cotización.
• Vicerrector General o Rector: $1,001.00 hasta $4,999.00 adjuntando mínimo dos cotizaciones.
• A partir de $5,000 (antes de impuestos) adjuntar Acta de Comité, más oficio de Decano o Director Departamental solicitando autorización al Vicerrector General.
d) Oficio correctamente redactado y autorizado por el Decano, Director Departamental (según el monto establecido) y con el Visto Bueno del Vicerrector General.
Construcciones
b) Solicitud de Orden de Pago autorizada por todas las instancias a través de SIU.
c) Oficio solicitando el pago con Visto Bueno de: Fiscalizador, Constructor, Decano y Vicerrector General.
d) Se autoriza la compra bajo estos montos:
• Decanos y Directores Administrativos: $1,00 hasta $1,000.00 sin cotización.
• Vicerrector General o Rector: $1,001.00 hasta $4,999.00 adjuntando mínimo dos cotizaciones.
• A partir de $5,000 (antes de impuestos) adjuntar Acta de Comité, más oficio de Decano o Director Departamental solicitando autorización al Vicerrector General.
e) Adjuntar además contrato con la vigencia, monto, plazo y garantías claramente estipuladas.
f) Acta de Entrega Recepción.
DFI/CON/PCS-5/POL-3: DE LAS APROBACIONES DE LAS ÓRDENES DE PAGO
Las órdenes de pago serán tramitadas conforme a lo establecido en este documento. En caso de que las unidades envíen las solicitudes incompletas, se procederán a devolver al usuario, o de ser necesario, se anulará el proceso.
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Nota: La falta de cumplimiento a las fechas establecidas en el cronograma de recepción, será motivo de anulación de las órdenes que hayan sido ingresadas en el SIU.
DFI/CON/PCS-5/POL-4: DE LAS CAUSAS QUE MOTIVAN LA DEVOLUCIÓN O ANULACIÓN DE UNA
ORDEN DE PAGO
Las órdenes de pago pueden ser devueltas o anuladas por los siguientes motivos:
• Error en el RUC de la UCSG.
• Por falta de fecha de emisión, detalle, o valores en la factura.
• Falta de Concepto.
• Error en ingreso de factura en el Sistema.
• Factura Vencida.
• Impuestos mal calculados.
• Falta Acta de Proveeduría.
• Falta Oficio Autorizado.
• Falta Acta de Comité de Adquisiciones.
• Error en Partida Presupuestaria.
• Error en llenado de factura.
• Error en Tipo de Persona.
• Falta Copia de Factura.
• Presupuesto Sobregirado.
• Falta Petición de Contrato.
• Falta Formato de Requisito de Pagos.
• Error en ingreso número de factura en el sistema.
• Contrato Vencido.
• Falta Contrato por servicio anual.
DFI/CON/PCS-5/POL-5: DE LOS SOPORTES QUE SUSTENTAN EL PAGO
Los soportes de pago son los documentos que sirven de base para registrar las
operaciones comerciales de una empresa. Los documentos que respaldan el pago deberán ser anexados a la correspondiente orden de pago por medio de la pantalla del SIU habilitada para el efecto, la Dirección Financiera no recibirá solicitudes con soportes incompletos, si las recepta y éstas no cumplen con lo dispuesto, la solicitud será devuelta a la unidad que originó el pago.
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VII. Proceso DFI/CON/PCS-5: GESTIÓN DE ÓRDENES DE PAGO
DFI/CON/PCS-5: GESTIÓN DE ORDENES DE PAGO
Unidad Académica/Administrativa
Unidad de Contabilidad
Fase
Inicio
Solicitar orden de
pago
Procesar orden de
pago
Contabilizar órdenes de
pago
Fin
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VIII. Procedimientos DFI/CON/PCS-5/PCD-1: SOLICITAR ORDEN DE PAGO
Diagrama
DFI/CON/PCS-5/PCD-1: SOLICITAR ORDEN DE PAGO
Decano/DirectorUnidades Académicas/Administrativas Dirección Financiera
Fase
Tiene necesidad de realizar pago
Inicio
¿Existen fondos?
Ingresa el COA en el SIU
Actualizar presupuesto
NO
Verifica (o corrige) validez de
documentos que originan el pago
SI
Elabora Solicitud de Orden de Pago
Ingresa al SIU (pantalla Solicitud de Pago y verifica disponibilidad de
fondos
Genera reporte de solicitud de orden de
pago
Envía email a Dirección de la
Unidad con copia a Dirección Financiera
Revisa y autoriza en SIU la Solicitud de
Orden de Pago generada
Procesar orden de pago
Fin
Sube en el SIU la documentación que
soporta el pago escaneada
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Narrativa
PCD - 1: Solicitar orden de pago
Unidad Actividad
Unidades Académicas/ Administrativas
1. Tiene necesidad de realizar pago 2. Verifica (o corrige) validez de documentos que originan el pago 3. Ingresa el COA en el SIU 4. Sube en el SIU la documentación que soporta el pago escaneada 5. Ingresa en SIU en la pantalla “Solicitud de pago” y verifica
disponibilidad de fondos 6. ¿Existen fondos?
6.1. SI: Ir al paso 8 6.2. NO: Ir al paso 7
7. Ejecuta procedimiento: “Actualizar presupuesto” 8. Elabora solicitud de orden de pago 9. Genera reporte de solicitud de orden de pago 10. Envía email a Dirección de la Unidad con copia a Dirección
Financiera
Decano/Director 11. Revisa y autoriza en el SIU la Solicitud de Orden de Pago
generada
Dirección Financiera
12. Ejecutar procedimiento: “Procesar orden de pago” 13. Fin del procedimiento
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DFI/CON/PCS-5/PCD-2: PROCESAR ORDEN DE PAGO
Diagrama
DFI/CON/PCS-5/PCD-2: PROCESAR ORDEN DE PAGO
Unidad de Presupuesto
Dirección FinancieraVicerrectorado Administrativo
Unidad de Contabilidad Rectorado
Inicio
Verifica que la solicitud este correcta y la
documentación este conforme
Control de Presupuesto
Fin
Recibe y revisa órdenes de pago
y soportes
Genera orden de pago y entrega la
Unidad de Presupuesto
Devuelve solicitud y documentación de
soporte a Unidad de origen
Pone visto bueno y envía a
Vicerrectorado Administrativo
Recibe, revisa y autoriza órdenes
de pago
Recibe órdenes de pago
¿Aprobadas?
Revisa en SIU Solicitudes de Orden de Pago
generadas y aprobadas
¿Correcto?
A
SI
NO
Contabilizar orden de pago
SI
Distribuye ordenes de pago para
revisión y procesamiento
Recibe, revisa y autoriza órdenes
de pago
Devuelve orden de pago a unidad
solicitante
NO
A
Registra cuota(s) para el pago
solicitado
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Narrativa
PCD - 2: Procesar orden de pago
Unidad/Actor Actividad
Unidad de Contabilidad
1. Revisa en SIU solicitudes de Orden de Pago generadas y aprobadas
2. Distribuye ordenes de pago para revisión y procesamiento 3. Verifica que la solicitud esté correcta y la documentación este
conforme 4. ¿Correcto?
4.1. SI: Ir al paso 6 4.2. NO: Ir al paso 5
5. Devuelve solicitud de documentación de soporte a la unidad de origen, ir al paso 17
6. Genera orden de pago y entrega a Unidad de Presupuesto
Unidad de Presupuesto
7. Ejecuta procedimiento “Control de presupuesto”
Dirección Financiera
8. Recibe y revisa órdenes de pago y soportes. 9. Registra cuota(s) para el pago solicitado 10. Pone visto bueno y envía a Vicerrectorado Administrativo
Vicerrectorado Administrativo
11. Recibe, revisa y autoriza órdenes de pago
Rectorado 12. Recibe, revisa y autoriza órdenes de pago
Asistente de Dirección Financiera
13. Recibe órdenes de pago 14. ¿Aprobadas?
14.1. SI: Ir al paso 16 14.2. NO: Ir al paso 15
15. Devuelve orden de pago a unidad solicitante, ir al paso 16
Unidad de Contabilidad
16. Ejecuta procedimiento: “Contabilizar orden de pago” 17. Fin del procedimiento
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IX. Lista de Distribución
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Orden Unidad o Subunidad
01 Rectorado
02 Vicerrectorado Administrativo
03 Dirección Financiera
X. Control de Cambios
DFI/CON/PCS -5 – Gestión de Órdenes de Pago
Versión Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
1.0
Emisión Inicial del Manual de Políticas, Procesos y Procedimientos del proceso “Gestión de Órdenes de Pago”
Unidad de Organización y
Métodos
Unidad de Contabilidad
13-06-2019 09-01-2020
1.1
Actualización de los procedimientos “solicitar y procesar orden de pago” por efectos de la pandemia
Unidad de Organización y
Métodos
Unidad de Contabilidad
25-01-2021 25-01-2021