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Introducción

Los Servicios Generales abarcan y engloban diversas áreasde actuación, integrando las personas, los espacios, losprocesos de gestión y las tecnologías apropiadas para con-seguir el mencionado objetivo de dar soporte a la activi-dad principal, al mismo tiempo que se crean las mejorescondiciones de trabajo posibles optimizando los costes.

La importancia del Facility Management queda apostilladapor el Centro Europeo de Normalización, que contemplaa esta disciplina dentro de sus procesos de normalización,existiendo ya dos normas editadas, la 15221/1 y la15221/2, como primera parte del conjunto de normasque, agrupadas bajo el epígrafe Gestión de Inmuebles yServicios de Soporte, se están desarrollando para «norma-lizar» todos los aspectos del Facility Management.

Los modelos de gestión también evolucionan y las activi-dades de soporte se transfieren cada vez más a terceros,

por lo que los Servicios Generales deben buscar las op-ciones más adecuadas y ejercer su control y gestión.

Aparecen, por tanto, nuevas necesidades de servicios ynuevas oportunidades a la hora de encontrar sinergias ymejorar la gestión. Los Servicios Generales deben serflexibles y permitir que esas necesidades se cubran y quese detecten y aprovechen esas oportunidades, adaptan-do el entorno de trabajo a la nueva situación e incremen-tando al mismo tiempo la satisfacción de los empleadosde la organización, empleados que son ahora tratadoscomo clientes internos.

La consecuencia de todo ello es que en la actualidad lagestión debe ser aplicada a un amplio y diverso abanicode servicios y desde todos los niveles de la gestión o ma-nagement (operativo, táctico y estratégico).

Por otro lado, las organizaciones en general y las sanitariasen particular son cada vez más conscientes de la necesidadde una eficiente gestión de sus recursos para mejorar el

Caso práctico de creación e implantación de aplicacióninformática para cuadro de mandos

Andrés Tornero Castillo

Responsable de Área de Servicios Generales y Medio Ambiente de la Empresa Pública Hospital Alto Guadalquivir

Los Servicios Generales constituyen

una disciplina cuya finalidad es dar

soporte a la actividad principal de las

organizaciones sanitarias en lo relati-

vo a la gestión y funcionamiento de

sus inmuebles y a todos los servicios

que éstos lleven asociados, sin olvidar

aquellos otros servicios que dan soporte al personal de la organización. La gestión de Servicios Generales equiva-

le en las organizaciones sanitarias a lo que en el ámbito del resto de organizaciones se denomina Facility Mana-

gement. Esta actividad ha tomado cada vez más importancia dentro y fuera del sector sanitario, de forma que

hoy en día toda organización empresarial importante la contempla ya dentro de su organigrama de gestión.

Gestión eficaz de los Servicios Generales

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desarrollo de su actividad profesional,ya que ésta influye de manera signifi-cativa en la cuenta de resultados de lacompañía. Una eficiente gestión delos activos inmobiliarios puede supo-ner un ahorro de hasta el 30% deltotal de gastos de explotación.

Cualquier organización persigue re-ducir costes y mejorar la productivi-dad. En el caso de las organizacio-nes sanitarias esto se traduce en darla mejor prestación sanitaria al me-nor coste posible, válida esta fórmu-la tanto para las organizaciones pú-blicas como para las privadas, sobretodo en tiempos de desaceleracióneconómica. Esta dinámica suscita lanecesidad de encontrar nuevas fór-mulas que garanticen la eficacia yoptimización de los metros cuadra-dos disponibles, del personal quepresta los servicios y de todos loselementos que los componen.

La correcta y eficaz gestión de losServicios Generales resulta decisivasobre el que constituye el segundoapartado de costes en la mayoría delas organizaciones, pues puede ge-

nerar ahorros que pueden alcanzar,en modelos globales, un 20% segúnalgunos autores.

Con estos precedentes, la EmpresaPública Hospital Alto Guadalquivir,una organización cuyo modelo degestión por procesos exige un estrictocontrol sobre ellos, considera necesa-ria la incorporación de herramientasinformáticas de gestión que aportenvalor añadido y que permitan optimi-zar los recursos mediante el oportunotratamiento de la información que sedesprende de dichos procesos. Endefinitiva: una gestión eficaz.

La Empresa Pública HospitalAlto Guadalquivir

La Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir se constituyó el 7 defebrero de 2000 (BOJA del 12 defebrero de 2000). Pertenece al Sis-tema Sanitario Público de Andalucíay depende directamente de la Con-sejería de Salud de la Junta de Anda-lucía. La figura 1 ilustra la realidadde la Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir.

Esta empresa nació con la imagende un hospital comarcal, pero haexperimentado un proceso de ex-pansión y en la actualidad, es unaentidad que gestiona seis centroshospitalarios. A ella pertenecen elHospital Alto Guadalquivir (situadoen Andújar y sede central de la em-presa), el Hospital de Montilla, elHospital de Alta Resolución Sierrade Segura, el Hospital de Alta Reso-lución de Puente Genil, el Hospitalde Alta Resolución de Alcaudete y elHospital de Alta Resolución Valle delGuadiato (en la localidad cordobesade Peñarroya-Pueblonuevo). Estaorganización continúa su crecimien-to, estando prevista la próxima inau-guración del Hospital de Alta Reso-lución de Alcalá la Real, además deque, en un horizonte de unos dosaños se adscriban a ella los futuroshospitales de Alta Resolución de Ca-zorla y Palma del Río.

Los hospitales de la Empresa Públi-ca Hospital Alto Guadalquivir estánconcebidos como centros hospitala-rios dimensionados en función de lafilosofía con la que fueron creados.

Figura 1. Distribución

de centros de la

Empresa Pública

Hospital Alto

Guadalquivir.

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Esto es, dando cobertura sanitaria azonas geográficas con un número dehabitantes determinado, de formaque ninguno de ellos esté a más detreinta minutos de distancia del hos-pital.

Este concepto da lugar a hospitalesrelativamente pequeños si se com-paran con los hospitales o ciudadessanitarias provinciales, con una altacapacidad resolutiva, empleando he-rramientas tecnológicas de últimageneración y con un modelo de ges-tión orientado a la excelencia en laprestación de atención sanitaria conlos más altos grados de calidad.

El Área de ServiciosGenerales

A diferencia del sistema organizativotradicional de los hospitales, la Em-presa Pública Hospital Alto Guadal-quivir ha destacado por la innovacióny la modernidad en esta materia. Así,la organización está orientada a pro-blemas o procesos, más que a las áre-as de conocimiento (especialidades),uniendo aquellos servicios convencio-nales que comparten de forma signifi-cativa al paciente. Es lo que se llamagestión por procesos, esto es, la se-cuencia de actividades en las que in-tervienen personas, espacios y me-dios que, organizados de forma lógicay planificada, contribuyen a conseguirel resultado deseado. La gestión porprocesos, como modelo único paratoda la organización, está implantadaen todos los centros dependientes dela Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir.

En este marco, los Servicios Gene-rales constituyen un área soporte dela actividad asistencial, concebidoscomo un proceso más dentro delmapa de procesos de la organiza-ción.

El Área de Servicios Generales aglu-tina los siguientes servicios:

4 Alimentación para pacientes yusuarios (cocina y cafetería).

4 Limpieza.4 Seguridad y vigilancia.4 Lavandería.4 Desratización, desinsectación y

desinfección.4 Centralita e información al público.4 Mantenimiento integral de insta-

laciones.4 Mantenimiento del equipamiento

electromédico.4 Obras y reformas.4 Gestión de residuos.4 Telefonía.4 Suministros energéticos.4 Suministro de agua.4 Suministro de gases medicinales.4 Mensajería y correo.4 Reprografía.

Todos los servicios están externali-zados, siendo prestados por empre-sas contratadas. Además de la ges-tión de estos servicios, el Área deServicios Generales también tieneencomendada por la Dirección laresponsabilidad de la Gestión Am-biental.

Justificación de unaaplicación para gestión de

Servicios Generales

Los servicios generales suponen unaparte importante de la actividad delas organizaciones, acaparando unagran parte de su presupuesto. Sinembargo, la gestión suele orientarsehacia la actividad principal, obviandola extensión de la misma hacia losservicios de apoyo. Así, es frecuenteque los jefes de servicios generalesutilicen hojas de cálculo como he-rramientas para la gestión, lo cual dacomo resultado una gran cantidadde datos registrados, pero muy

poca información para la correctatoma de decisiones, porque el trata-miento de todos estos datos resultaser tarea tan tediosa que acaba porno hacerse o hacerse con una graninversión de tiempo y esfuerzo.

Con el espíritu de gestionar con efi-cacia los servicios generales, la Em-presa Pública Hospital Alto Guadal-quivir opta por recurrir a una aplica-ción informática que aporte valorañadido a la gestión.

Otras aplicaciones informáticas deFacility Management se centran másen gestión de espacios o del mante-nimiento, lo cual es muy útil paraorganizaciones cuya actividad lo re-quiere. Sin embargo, no todas lasorganizaciones tienen necesidad deello, pues una vez que están enmarcha, la gestión de sus serviciosgenerales se centra en la gestióndiaria de limpieza, la seguridad, lareprografía, servicios de lavandería,gestión de residuos, alimentación,los consumos telefónicos, energéti-cos y de fluidos, etc. Este último esel caso de la Empresa Pública Hos-pital Alto Guadalquivir.

En el Área de Servicios Generales deaquélla, existen aplicaciones tipoGMAO para la gestión del manteni-miento, se está en fase de implanta-ción de una aplicación de gestión depesajes de residuos, para un controlexhaustivo de los mismos; sin em-bargo, no existía una aplicación queenglobase indicadores e informaciónde todos los servicios, más allá decomplicadas hojas de cálculo.

Dentro de los servicios generales, elobjetivo planteado era aumentar lacapacidad de gestionarlos de la mane-ra más eficaz, optimizando, por tan-to, sus resultados con los mínimoscostes. Y ello sin pensar únicamente

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en los costes económicos (que ya hemos comentado queson de elevada importancia), sino teniendo también encuenta la seguridad y el cumplimiento legal, la repercusiónambiental y los beneficios sobre la calidad percibida por losclientes internos (personal de los hospitales) y externos(usuarios del sistema sanitario).

Para ello, es necesario registrar la actividad de los servi-cios a gestionar, generando un histórico de datos ordena-dos y organizados. Nada nuevo, pues ya se venía hacien-do en hojas de cálculo. Sin embargo, la complejidad de lainformación aumentó por varias causas. Una de ellas fuela expansión de la empresa, ya que se multiplicó el nú-mero de hospitales con los mismos objetivos de calidad yeficiencia en los servicios a prestar, para los que se pre-tendía un único modelo de gestión, lo cual multiplicabade golpe también los datos registrados. Por otro lado, lashojas de cálculo que habían servido de herramienta infor-mática se extrapolaron al resto de hospitales, acarreandoinconvenientes, pues son tan complejas que se crean enlibros aislados unos de otros, dificultando hacer compara-tivas entre centros, consultar datos agregados de toda laempresa o emitir informes, analizar desviaciones, etc.

Por todo esto, se recurre a la búsqueda de una herra-mienta informática, dando un paso más y procurando va-lor añadido a esa información. Lo primero que se buscason soluciones estándar, sin embargo únicamente encon-tramos una aplicación que se acercaba a lo buscado y deuna calidad y referencias reconocidas; sin embargo, suprecio elevado la hace más adecuada en organizacionesde mayor envergadura, por lo que se opta por recurrir auna empresa de desarrollo de software para crear unaaplicación “a medida”. Nace así OfiFM.

Características de la aplicación

Dado que el contenido de la aplicación y los resultadosque se pretendían han sido fruto de la experiencia de lagestión de los servicios generales en la Empresa PúblicaHospital Alto Guadalquivir, el alcance de aquélla deberíaser tal que cubriese la mayor parte de la actividad de di-cha área soporte.

Es por ello que los servicios que se han incluido enOfiFM son los que se relacionan a continuación:

4 Vigilancia y seguridad.4 Centralita e información al público.4 Limpieza.

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4 Lavandería.4 Desratización, desinfectación y

desinsectación.4 Gestión de residuos.4 Reprografía.4 Alimentación a pacientes y profe-

sionales (incluidas cocina y cafe-tería).

4 Mantenimiento de instalaciones (*).4 Mantenimiento del equipamiento

electromédico (*).4 Obras y reformas.4 Consumos de gases medicinales.4 Consumo de Energía Eléctrica.4 Consumo de Agua.4 Consumo de combustibles.4 Telefonía fija, móvil y datos.4 Mensajería y correo.

En cuanto a las características que sele exigían a la aplicación, éstas debe-rían ser acordes con la forma en quela Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir y su Área de ServiciosGenerales estaban organizadas. Así,la aplicación reúne las siguientes cua-lidades:

Entorno web : accesible desdecualquier ordenador a través de laintranet.

Modular: Se compone de módulos,lo cual hacen a OfiFM ser una aplica-ción plenamente adaptable a las ne-cesidades de cada organización. A lahora de crear los módulos se tuvie-ron en cuenta las necesidades a cu-brir, de manera que alcanzase a granparte de la actividad que desempe-ñan los responsables de ServiciosGenerales de cada hospital dentrode la Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir, como visado de factu-ras, control de calendarios de activi-dades programadas, control legal, decalidad, etc.

Parametrizable: Se pretende queno se tenga que recurrir a la empre-

sa desarrolladora para personalizarla aplicación a las naturaleza de laentidad que la usa, sino que sea elusuario el que la parametrice y con-figure directamente.

Estándar: El resultado es válidopara cualquier organización quequiera incorporar el Facility Mana-gement a su gestión, independiente-mente de su actividad y sus procedi-mientos de trabajo.

Multicentro: Permite la gestión devarios centros de la misma organiza-ción, lo cual enriquece la informa-ción permitiendo comparativas en-tre los mismos.

Multiusuario: Permite definir variosusuarios para acceder a distintos ni-veles de la aplicación y con distintosprivilegios, lo que posibilita queotras áreas puedan obtener y apor-tar información de forma segura.

Relacional: Información a base dedatos interrelacionados, lo que au-menta la eficacia.

Visual: Incluyendo información grá-fica y alfanumérica.

Los módulos de la aplicación

Como ya se ha comentado anterior-mente, la aplicación es modular y suobjeto principal es disponer de uncuadro de mandos de la actividad deservicios generales que nos ayude aobtener la máxima información delos departamentos que engloba.

La aplicación, pues, está concebidacomo un gran puzzle de módulos,cada cual con su información y, enalgunos casos, relacionados entre sí.Todas juntas conforman el informeglobal de un servicio concreto: suCuadro de Mandos.

Módulo Ficheros

Módulo básico de la aplicación, úni-camente está concebido como unespacio donde el gestor pueda para-metrizarla según la configuración desu centro. Así, como en otras apli-caciones, una correcta parametriza-

Figura 2. Captura de pantalla del módulo Ficheros para la

clasificación de residuos por gestores autorizados.

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ción será determinante para una só-lida obtención de datos. En estemódulo se registran los tipos decontadores que existen en el cen-tro, los tipos de residuos que segestionan, los proveedores de losservicios, etc. (figura 2).

Módulo Entrada de Datos

Este módulo es el que alimenta lainformación básica de cada servicio.Con un formato similar para todosellos, consiste en una pantalla convarios apartados donde el gestor deservicios registra los datos de cadadepartamento para periodos men-suales. Los apartados incluidos parala entrada de datos básica son:

Actividad: Se registran indicadoresde actividad de los servicios. Porejemplo, en la entrada de datos degestión de residuos, este apartadoregistra la información acerca de lacantidad de cada tipo de residuo yde los lugares en los que se genera.

Económica: Se registra la previsióndel gasto para el periodo considera-do, en función de la actividad, loscontratos en vigor, los precios unita-rios, etc. Permite ir comparando laprevisión del gasto con lo realmentefacturado, a fin de ir detectando des-viaciones. Por ejemplo, en el caso dela generación de residuos, este apar-tado recoge el gasto derivado de lagestión de los residuos generados.

Distribución del gasto por centros

de coste: Permite distribuir el gastode los servicios entre los diferentescentros de coste de la organización ouno de sus edificios o centros.

Observaciones: Además, para losapartados de actividad y económico,el gestor puede realizar observacio-nes de dos tipos, unas que ilustren

el cuadro de mandos en sus infor-mes y otras observaciones privadasque, sin que aparezcan en informealguno, le sirvan a él como comen-tarios a su gestión.

Histórico: Para facilitar la labor delgestor de servicios, la pantalla de en-trada de datos muestra un históricode los ejercicios anteriores, así comoinformación sobre la desviación delos datos introducidos con respectoa periodos anteriores. Esto permitehacer previsión del gasto si éste nose conoce con exactitud.

A modo de ejemplo de lo anterior-mente mencionado, la f igura 3

muestra una entrada de datos deconsumo de energía eléctrica que,aunque sin valores, ilustra lo ante-riormente expuesto.

Módulo Calidad y Control

Incluye todo lo relacionado con elseguimiento y evaluación de la cali-dad de los servicios. Consta de va-rios componentes que analizamos acontinuación.

Submódulo Check-list

Este apartado permite al gestor eva-luar y puntuar la calidad de los servi-cios prestados, mediante listas de

Figura 3. Pantalla de Entrada de Datos de consumo de energía eléctrica.

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chequeo totalmente definibles y pa-rametrizables en cuanto a ítems aevaluar, puntuaciones, criterios deevaluación, etc. El sistema arroja in-dicadores de calidad del servicioprestado. Estas listas de chequeo seusan también para evaluar los acuer-dos de nivel de servicio (SLAs), cuyosresultados pueden usarse para calcu-lar penalizaciones económicas con-tractuales en los servicios externali-zados a las empresas, establecimien-to de objetivos, etc.

Tal y como se ha diseñado este mó-dulo (figura 4), se pueden definir listasde chequeo que constituyan registrode auditorías de los servicios, extra-yendo indicadores del grado de con-formidad de las mismas. Este aparta-do es muy útil para realizar y registrarlas auditorías internas y externas desistemas de gestión ISO ambientalesy de calidad, para registrar todas lasinspecciones que realiza la Adminis-tración, como las de prevención delegionelosis, las de seguridad alimen-taria, etc.

Submódulo Encuestas

Gracias a este apartado se obtienenlos indicadores de calidad percibidapor clientes internos y externos delos servicios. Al igual que los check-list son totalmente definibles y para-metrizables.

Submódulo Legislación

Sirve para evaluar el cumplimientonormativo de la organización paracada servicio, arrojando indicadoresde nivel de cumplimiento, identifi-cando y extrayendo, de cada normalegal correspondiente, los requisitosque se han de aplicar a la organiza-ción en función de sus particularida-des. En resumen, este apartado per-mite al gestor asegurar el cumpli-

miento legal de la organización en loque a los servicios se refiere.

Asimismo, está pensado para la eva-luación del cumplimiento de los requi-sitos legales aplicables a la organizaciónen materia ambiental, cumpliendo loespecificado en la norma ISO 14001.

Módulo Presupuestos

Este módulo pretende llevar uncontrol de los presupuestos que sesolicitan a empresas, sobre todore-feridos a reformas o pequeños arre-glos que no contemplan los contra-tos de mantenimiento (figura 5).

Figura 5. Control de presupuestos pedidos de obras o reformas a realizar.

Figura 4. Ejemplo. Lista de chequeo para la evaluación

periódica de la calidad del servicio de centralita.

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Mediante una base de datos de pro-veedores, podemos registrar los di-ferentes presupuestos que se hansolicitado para un trabajo determi-nado, aprobar uno de ellos y clasifi-carlo según conceptos. Dependien-do del concepto económico que sele atribuya, la aplicación la asigna au-tomáticamente a la partida corres-pondiente de cuadro de mandos enel periodo en que se apruebe. Secrea así un histórico de presupues-tos solicitados, con identificación delos que están aprobados y los queaún siguen pendientes de aprobar.

Módulo Facturación

La aplicación permite registrar lasfacturas de los servicios que se reci-ben y se validan para su pago, sin in-tentar emular programas de contabi-lidad, los cuales existen en el merca-do con otros fines.

En el caso de OfiFM, el registro defacturas validadas permite a la aplica-ción cotejarlas con el importe previs-to de gasto que el gestor estima parael Cuadro de Mandos. Así, aquél po-drá realizar las regularizaciones co-

rrespondientes que hagan coincidirgasto con facturación. Se dispondráasí de un registro de previsión de gas-to realmente facturado así como laregularización de la desviación.

Módulo Eventos

Se ha pensado en una herramientaque ayude al gestor en su tarea dia-ria, por lo que no debe faltar en laaplicación un módulo que permitarecordar todos los eventos necesa-rios para un buen control de los ser-vicios y de lo más importante rela-cionado con ellos.

Así, se ha pensado en un móduloque, a modo de calendario de recor-datorios, avise al gestor de los temasque están pendientes o programados.

Tal y como lo hemos concebido en laEmpresa Pública Hospital Alto Gua-dalquivir, el gestor registra los even-tos más importantes a tener encuenta, como por ejemplo, calenda-rios de revisiones legales de centrosde transformación, programación delimpieza y desinfección de conductosde aire acondicionado en áreas de

alto riesgo o tratamientos especialesde DDD, como podrían ser inter-venciones semestrales programadascontra cucarachas, por ejemplo.

También se registran eventos quetienen fecha límite o que se realizanperiódicamente, como las declara-ciones de residuos peligrosos, losplanes de minimización de residuos,la realización de las memorias decalidad de instalaciones radiológicasque se presentan en el Consejo deSeguridad Nuclear.

Todos los eventos mencionados an-teriormente son programados ma-nualmente por el gestor a su volun-tad. Sin embargo, la aplicación escapaz de generarlos por sí misma apartir de los datos registrados en losmódulos de No Conformidades,Objetivos y Contratación, de losque hablaremos a continuación.

Módulo Contratación

La Empresa Pública Hospital AltoGuadalquivir, como hemos dicho ante-riormente, tiene externalizados losservicios generales de forma que semantienen contratos con empresasespecializadas para la prestación de losmismos. El módulo Contratación (figu-ra 6) permite al gestor tener controla-dos los contratos vigentes, duración,períodos de vigencia y prórrogas, pre-cios por periodo y centro… En defini-tiva, toda la información de los contra-tos que vinculan los servicios presta-dos por las empresas.

Módulo Aspectos Ambientales

El módulo Aspectos Ambientales estáespecialmente pensado para que laorganización pueda realizar la identifi-cación y evaluación de los aspectosambientales derivados de su activi-dad, así como de su significancia.

Figura 6. Captura de pantalla de un registro de ejemplo del

módulo de contratación.

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El Sistema de Gestión Ambientalcertif icado según la norma ISO14001 que se implanta en los cen-tros de la Empresa Pública HospitalAlto Guadalquivir da cumplimiento alos requisitos de la norma interna-cional mediante la identificación deaquellos aspectos ambientales quese derivan del ejercicio de su activi-dad. Aplicando unos determinadoscriterios de evaluación con unas fór-mulas concretas, se calcula la signifi-cancia de dichos aspectos.

La aplicación informática automatizaesta tarea, de forma que, evalúa lasignificancia muchos de los aspectosambientales identificados en la orga-nización, aprovechando que en ella seregistran servicios que tienen que vercon el medio ambiente, como el con-sumo de agua de pozos, agua de red,gasóleo, energía eléctrica, gas natural,generación de residuos, etc.

Para el resto de los aspectos cuyosvalores no se registran periódica-mente, la aplicación permite tambiéntratarlos de la misma forma, pudien-do formar así un mapa con todos losaspectos ambientales identificados y

los resultados de su evaluación, de-terminando si son significativos o no.Mediante una correcta parametriza-ción se puede advertir a la aplica-ción los criterios que se usaráncomo valoración, definiéndose tan-tos como se quiera y en la forma enque se desee. Se asignan puntuacio-nes a dichos criterios y se estableceuna fórmula de cálculo de la signifi-cancia con un umbral que determi-ne si el resultado es un aspecto am-biental significativo o no, todo ello acriterio del usuario.

Módulos No Conformidades

y Objetivos

Concebidos como partes de los sis-temas de gestión ISO, estos módu-los tienen como objetivo registrar ycontrolar las no conformidades quesurjan tanto en los servicios comoen el sistema de gestión de calidad,medio ambiente o prevención deriesgos laborales, así como los obje-tivos que se planteen para los mis-mos según los periodos.

Ambos módulos cumplen con la in-formación básica requerida por las

normas, pudiéndose en el caso delas no conformidades, realizar unanálisis de causas, una programaciónde acciones correctivas y preventi-vas y una asignación de responsa-bles. En el caso de los objetivos, laaplicación facilita la asignación demetas a responsables y la programa-ción en el tiempo.

Todo lo anteriormente expuestoestá conectado con el módulo Even-tos, de forma que la aplicación seencarga de recordar a cada respon-sable de las metas establecidas enlos objetivos o de las acciones co-rrectivas o preventivas definidaspara la solución de las no conformi-dades, en la fecha en las que hayansido programadas, facilitando así lalabor de un correcto seguimientode lo pendiente.

Módulo Cuadro de Mandos:

el corazón de la aplicación.

El módulo Cuadro de Mandos es laconsecuencia de todo lo anterior-mente expuesto. Se trata de que, através de los datos que alimentan alos demás módulos de la aplicación,

Figura 7a. Pantalla de selección de datos a incluir en

informe de Cuadro de Mandos.Figura 7b.

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el gestor pueda disponer de la infor-mación precisa que requiera de unservicio determinado para un perio-do de tiempo concreto. Esto es loque en verdad da valor añadido alos datos registrados.

Al entrar en este módulo, el usua-rio selecciona el servicio del querequiere la información, los datosdel mismo que desea mostrar, elperiodo a analizar y los centros delos que desea información. Al soli-citar esa información, el programautilizará los datos almacenados encada periodo y los mostrará de ma-nera ordenada, añadiendo tambiénlas observaciones o explicacionesque el gestor pudo añadir a la horade tratar los datos. Esto enriqueceenormemente la información dis-ponible, de forma que si solicita-mos, por poner un ejemplo, la in-formación del servicio de Seguri-dad para un periodo determinado,podremos ver la evolución de los

datos de actividad del servicio(como rondas realizadas y explica-ción de anomalías), los datos de laevolución económica de ese servi-cio, incluyendo las explicaciones alas desviaciones detectadas que elgestor haya ido incluyendo en losdiferentes meses, los resultados delas distintas evaluaciones de calidadque se hayan realizado en el perio-do definido, los eventos relaciona-dos con el mismo, la informacióndel contrato vigente, etc.

Así se comienza en una pantalla deselección de la información que sepretende mostrar, parecida a laque se ve en la figura 7a (páginaanterior).

Una vez realizada la petición, la apli-cación arroja un informe en pantallaque es exportable a múltiples for-matos. A modo de ejemplo, las pá-ginas del mismo se pueden ver en lafigura 7b (página anterior).

Resumen: Esquema generalde la aplicación

A modo de resumen, presentadosya los módulos que conforman laaplicación, a pesar de que se han es-bozado sus interrelaciones, mostra-mos en la siguiente página un esque-ma cuyo contenido resume la mane-ra en que se ha diseñado la aplica-ción en cuanto a contenido e inte-rrelaciones entre los módulos, asícomo la información que aportan alCuadro de Mandos (figura 8).

Conclusiones

De todo lo anteriormente expuesto,puede concluirse, a modo de resu-men, que la aplicación desarrolladapara la gestión de los Servicios Ge-nerales pretende dar más valor a lainformación extraída de la actividaddiaria y del seguimiento económico.Esta aplicación está orientada a au-mentar la eficacia de la gestión y, en

Figura 8. Esquema general de la aplicación.

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ese sentido, facilita la labor de tomade decisiones al aglutinar toda la in-formación y mostrarla en cualquiermomento lo más actualizada posibley en la forma deseada, para verexactamente lo que se quiere anali-zar. Aporta también un valor añadi-do implícito que se hace patente in-directamente, como es la unifica-ción de criterios de trabajo en todoslos centros de la Empresa PúblicaHospital Alto Guadalquivir. Al ser laherramienta común para todos loscentros de la empresa, establece unúnico escenario de trabajo con unmismo contenido y un mismo for-mato para todos los responsablesde Servicios Generales.

Por un lado, les obliga a registrar lamisma información y en la mismaforma y, por ende, a controlar los

mismos servicios al mismo nivel, locual favorece que todos los centros“hablen el mismo idioma” a la horade la gestión de los servicios; porotro, la información queda igual-mente registrada sin posibilidad deque haya disparidad de criterios ensu tratamiento.

Ha de tenerse en cuenta que el tra-bajo desarrollado, aunque se haorientado al gestor de los ServiciosGenerales, también genera valorañadido a otras áreas de la EmpresaPública Hospital Alto Guadalquivir.Así, por poner un ejemplo, el mó-dulo de Contratación, unido al deEventos es utilizado por el Área deContratación Administrativa de laempresa para el seguimiento de losexpedientes de contratación y susplazos.

Asimismo, otro ejemplo lo tenemosen la elaboración del Cuadro deMandos Económico-Financiero, alque esta aplicación también propor-ciona información. El Área de Con-trol de Costes, como último ejem-plo, también obtiene informacióndel reparto del gasto por centros decoste de la Empresa Pública Hospi-tal Alto Guadalquivir.

Y todo ello, teniendo en cuenta queeste trabajo no ha hecho más queempezar, encontrando pues uncampo de trabajo abierto a cual-quier mejora y añadido posteriorque aumente la eficacia.

El devenir del trabajo diario y la ex-periencia de sus profesionales seránlos que marquen las nuevas mejorase incorporaciones a la aplicación. û