Gestión de abastecimiento de medicamentos · DOCUMENTOS DE SOPORTE 1 Actividad desarrollada en el flujo Detalles de la actividad (ser lo más puntual posible) Cargo de la persona

Gestin de abastecimiento de medicamentos PRO-27-01-02-12

FECHA PUBLICACIN 01/06/2018

MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2

Gestin Administrativa Compras de bienes y/o servicios Generar orden de compra y/o servicios

Direccin de Planeacin y Evaluacin | 1

Tabla de Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2

2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2

3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2

3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2

3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2

4. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 2

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 3

Diagrama de flujo - Nombre del Proceso ................................................................................ 3

Descripcin de actividades Gestin de abastecimiento de medicamentos .......................... 3

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 5

7. RIESGOS ....................................................................................................................................... 5

8. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 5

9. APROBACIN ............................................................................................................................... 5






1. OBJETIVO

Identificar la metodologa para el abastecimiento de medicamentos en la bodega y en los

botiquines de enfermera.

2. ALCANCE

El proceso contempla desde que surge la necesidad de medicamentos hasta el almacenamiento en

bodega y en enfermera.

3. NORMATIVIDAD

3.1. Directrices

Poltica de compra de bienes establecida por la Universidad de los Andes.(Ver Aqu)

Poltica de Almacenamiento y dispensacin de medicamentos establecido por el ministerio

de salud de Colombia. Decreto N 2200 de 2005, Resolucin N 1403 de 2007, Resolucin

1043 de 2006, resolucin 4002 de 2007

3.2. Lineamientos

Gestin de almacenes e inventario (Ver Aqu)

Verificacin de inventarios (ver aqu)

4. DEFINICIONES

Solicitud de pedido: es una peticin u orden para Compras con el fin de mantener una cantidad determinada de insumos y dispositivos mdicos en stock disponible para el buen funcionamiento del servicio.

Medicamentos. Es toda sustancia medicinal, as como sus asociaciones y/o combinaciones destinadas a su utilizacin en las personas o en los animales que se presenta dotadas de propiedades para prevenir, diagnosticar, aliviar o curar enfermedades o dolencias, o para afectar a funciones corporales o al estado mental1.

Dispositivos Mdicos Para uso Humano. Se entiende por dispositivo mdico para uso humano, cualquier instrumento, aparato, maquina, software, equipo biomdico u otro artculo similar o relacionado, utilizado solo o en combinacin incluyendo partes, accesorios y programas informticos que intervengan en su correcta aplicacin, propuesta por el fabricante para su uso en: o Diagnstico, prevencin, supervisin, tratamiento o alivio de una enfermedad. o Diagnstico, prevencin, supervisin, tratamiento alivio o compensacin de una lesin o

de una deficiencia. o Investigacin, sustitucin, modificacin o soporte de la estructura anatmica o de un

proceso fisiolgico.

Inventarios. Los Inventarios son acumulaciones de materias primas, provisiones, componentes,

trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en numerosos puntos a lo largo del

canal de produccin y de Logstica de una empresa.

https://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/PRO-27-1-02-22ComprasServicios%20SaludOcupacional.pdfhttps://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/PRO-27-1-03-03_Entrada_de_mercancia.pdfhttps://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/PRO-27-1-03-01_Inventario_fisico_de_almacen_general.pdf






5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

Diagrama de flujo - Nombre del Proceso

Descripcin de actividades Gestin de abastecimiento de medicamentos

ENTRADA Necesidad de abastecimiento de medicamentos

PROVEEDOR Departamento mdico

SALIDA Registro y almacenamiento de medicamentos

CLIENTE Departamento de Seguridad y Salud en el Trabajo.

ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS DEL PROCESO

DOCUMENTOS DE SOPORTE

1 Actividad desarrollada en el flujo

Detalles de la actividad (ser lo ms puntual posible)

Cargo de la persona que ejecuta

Sap, Plataforma, ETC

Documentos generados durante el

proceso. Ej: Formatos, actas,etc

Documentos que apoyen la ejecucin

de las actividades. Ej: manuales,

instructivos, etc

1 Verificar inventario fsico vs. Inventario en Tecnovas.

Se verifica existencia en bodega vs sistema (Excel, Tecnovas)

Auxiliar Enfermera (Encargado)

Excel, Tecnovas

Excel, Tecnovas

2 Definir cantidades de pedido

De acuerdo con Stock pre-establecido se define que se va a pedir y se realizara la solicitud de reabastecimiento


Se enva correo a personal encargado(Lorena)

Solicitud de pedido va Correo

3 Realizar pedido de medicamento

Se enva solicitud de pedido a personal encargado va correo


SAP

4 Recibir pedido Se recibe del proveedor pedido conforme a solicitud


5 Descargar reporte de pedido de SAP

Se realiza compra de medicamentos con el cdigo 1001584 que corresponde a medicamentos, este rubro queda cargado a la postre 41032.

Lorena ngel

SAP Reporte de Solped

Documentos recibidos por almacn general o facturas gestionadas con los proveedores.

6

Verificar medicamentos recibidos vs. Reporte de pedido

Se realiza verificacin de lo entregado por proveedor vs solicitud de pedido


Reporte de pedido

Gestin de abastecimiento de medicamentos

PPRO-27-01-02-12

GESTIN DE ABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOSR

ESPO

NSA

BLE

DE

AB

AST

ECIM

IEN

TOE

NF

ER

ME

RO

ABESTECIMIENTO ENFERMERASABASTECIMIENTO BODEGA

Necesidad de medicamentos

2- Definir cantidades de

pedido

3- Realizar pedido de

medicamento

Compra regular de bienes y servicios - Gestin de requerimiento y pedido

4- Recibir pedido8- Organizar

medicamentos en bodega

Hay disponibilidad

de medicamento

?

No

Si13- Extraer

medicamentos de bodega

14- Hacer entrega de

medicamentos

15- Recibir medicamentos

16- Organizar medicamentos

en botiqun

Tecnovas

11- Consultar descargue de medicamentos

en sistema

12- Informar la no disponibilidad de medicamento

por correo electrnico

5- Descargar reporte de

pedido de SAP

Existe alguna

inconsistencia?

No

Si

7- Validar inconsistencia

con el proveedor

1- Verificar inventario fsico vs. Inventario en

Tecnova

Tecnovas

6- Verificar medicamentos recibidos vs. Reporte de

pedido

Reporte de pedido

9- Registrar medicamentos adquiridos a

Tecnova

Tecnovas

10- Descargar medicamentos utilizados en

Tecnova

Tecnova

Excel de medicamentos

Excel de medicamentos

Cada 1 das

Nuevo pedido

Paciente

La organizacin se realiza de acuerdo a la semaforizacin de los medicamentos:

verde= mayor de un aoamarillo= entre 6 meses y 1 ao

rojo= Menor de 6 meses

GESTION DE BASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS.vsdx

Pgina-1

sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-27-01-02-12-GESTINDE-ABASTECIMIENTO-DE-MEDICAMENTOS-pr.pdf






7 Validar inconsistencia con el proveedor

Se verifican todos las marcas, fechas de vencimiento, lotes de los productos adquiridos


8 Organizar medicamentos en bodega

Se procede a organizar en bodega de medicamentos de acuerdo a las norma (FEFO)


9

Registrar medicamentos adquiridos a Tecnovas

Se ingresan al sistema de control(Tecnovas y Excel)


Tecnovas

10

Descargar medicamentos utilizados en Tecnovas

Se descarga de la plataforma tecnovas cada medicamento por historia clnica y se llena aplicativo Excel.

Auxiliar Enfermera

Tecnovas, Excel

Registro en aplicativo Excel

11

Consultar descargue de medicamentos en sistema

Se realiza la verificacin de los medicamentos e insumos mdicos utilizados en Excel vs tecnovas

Auxiliar Enfermera (Encargado) Tecnovas,

Excel

12

Informar la no disponibilidad de medicamento por correo electrnico

Una vez se recibe la solicitud de reabastecimiento se comunica va correo la disponibilidad de los mismos.


13 Extraer medicamentos de bodega

Se realiza el abastecimientos de medicamentos segn solicitud para luego hacer entrega de los mismo


14 Hacer entrega de medicamentos

Los das lunes y jueves de 2pm a 3pm. De cada semana se realiza la entrega de medicamentos e insumos mdicos en cada centro mdico. (PU, GA)







15 Recibir medicamentos

El enfermero de turno recibe y verifica que lo recibido es lo que se solicito

Auxiliar Enfermera

16 Organizar medicamentos en botiqun

Se organizan medicamentos en botiqun de acuerdo a las norma (FEFO)

Auxiliar Enfermera

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7. RIESGOS OPERATIVO

RIESGO

CALIDAD DE SERVICIO

RIESGO

SEGURIDAD

RIESGO

ADMINISTRATIVO

RIESGO

LEGAL

RIESGO

8. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 21/03/2018

Publicacin 01/06/2018

1

9. APROBACIN

NOMBRE CARGO FECHA

ELABOR Sergio Rodrguez Ingeniero de Procesos 21/03/2018

REVIS Javier Geovanny Vivas

Guerrero Auxiliar de Enfermera 05/04/2018






APROB German Otalora Jefe Departamento Mdico y de

Salud Ocupacional 16/05/2018

Documents

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