Gestión de datos (IV). Tablas dinámicas al 100% © … · archivo .RAR que contiene el libro Excel con las bases de datos tanto en formato Excel 2007 -.xlsx- como en formato compatible

Gestión de datos (IV). Tablas dinámicas al 100% ©ADRINFOR S.L.

Índice8 - Gestión de datos (IV): Tablas dinámicas al 100%. 3

Objetivos del capítulo. 3Tablas dinámicas: Introducción. 3Creación de una tabla dinámica. 4Tablas tridimensionales. 12Modificar el diseño de una tabla dinámica. 14

Desde la Lista de campos de tabla dinámica. 15Desde la ficha Opciones. 15Cambiar la función de resumen. 17Mostar valores como. 19Ordenar y actualizar una tabla dinámica. 26Borrar, seleccionar y mover una tabla dinámica. 27

Gráficos dinámicos. 28Fórmulas en las tablas dinámicas. 31Opciones de diseño de una tabla dinámica. 36Función Importardatosdinamicos. 37Qué debemos saber ahora. 38

Ejercicios 39Ejercicio 1. 39

Gestión de datos (IV). Tablas dinámicas al 100%

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8 - Gestión de datos (IV): Tablas dinámicas al100%.Continuamos procesando datos desde Excel. Las tablas dinámicas son mecanismos avanzados quemerecen un desarrollo detenido. Por ese motivo dedicamos un capítulo entero a su estudio. Merecemucho la pena dominarlas y saber utilizarlas y aplicarlas. Al finalizar el estudio de este capítulosabremos como obtener el dato necesario, el resultado exacto, o la información certera extraídos de unabase de datos, tenga la dimensión que tenga y la cantidad de datos que tenga.

RECOMENDACIÓN IMPORTANTE: Una correcta forma de asimilar los conceptosdesarrollados a continuación es practicar cada uno de ellos a pié de programadisponiendo de bases de datos de ejemplo para comprender plenamente susposibilidades reales. Para ello recomendamos descargar desde <<AQUÍ>> el libroExcel que dispone en varias hojas diferentes bases de datos. La descarga es de unarchivo .RAR que contiene el libro Excel con las bases de datos tanto en formatoExcel 2007 -.xlsx- como en formato compatible con versiones anteriores -.xls-.Una vez guardado y abierto en el equipo, trabajar a partir de él con cada una de lasposibilidades que nos aporta Excel en este terreno.

Objetivos del capítulo.Conocer TODAS las posibilidades de trabajo que ofrecen las tablas dinámicas de Excel.Saber utilizar sus variantes así como saber aplicar cada una de sus opciones para resolversituaciones y necesidades de trabajo concretas.Saber utilizar eficazmente las tablas dinámicas como herramienta de análisis certera de losdatos gracias a las cuales podremos efectuar tomas de decisión acertadas.

Tablas dinámicas: Introducción.También llamadas Pivot Table, las tablas dinámicas de Excel suponen una de las más valiosasherramientas de análisis de que dispone el programa. Muy versátiles y con una practicidad enorme anivel gerencial y de observación de datos, son sin duda imprescindibles cuando se manejan grandesbloques de datos: Bases de datos.Las tablas dinámicas son las estructuras de análisis de datos más potentes y espectaculares que tieneExcel. Se utilizan para elaborar tablas de resumen que permiten analizar grandes cantidades de datosprocedentes de una base de datos introducida en Excel o bien en otra fuente de base de datos con origenno Excel (aunque ya sabemos como "traer" a Excel incluso con vinculación datos procedentes de otrosformatos externos).

Teniendo en cuenta que el término dinámico implica movimiento, lo más interesante de estas tablas esque la tabla resumen obtenida es dinámica; esto significa que arrastrando mediante el ratón elementosde ella a otra lugar de la misma, los resultados son presentados bajo otro punto de vista distinto y elanálisis de los mismos mucho más versátil y amplio (se pueden analizar y estudiar los datos así comodatos de resumen desde múltiples puntos de vista).

A partir de una base de ventas de marcas de vinos en diferentes bodegas, la siguiente tabla dinámica,


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A partir de una base de ventas de marcas de vinos en diferentes bodegas, la siguiente tabla dinámica,resume las ventas por marcas a lo largo de los años, pudiendo elegir desde el desplegable de la esquinasuperior izquierda una determinada bodega para visualizar los datos de las ventas por una u otrabodega. La actualización del contenido de la tabla se haría en tiempo real y automáticamente. Quedaseñalada en la imagen , la SUMA TOTAL de las ventas de la MARCA-B en el AÑO 2007 desdeTODAS las BODEGAS:

Se trata de una tabla de referencias cruzadas que por un lado, como títulos de fila resume lasmarcas, que por otro lado como título de las columnas resume los años y que en una zona exteriorpermite filtrar por bodega. Los datos que se resumen en la parte central de la tabla dinámica sonlas ventas totales habiendo aplicado la función Suma -la función a aplicar en el resumen la puedeelegir el usuario al diseñar la tabla dinámica-.

Obtener ese certero dato a partir de una base de datos donde pudiéramos tener -por ejemplo- 200 líneasde detalle de ventas, llevaría tiempo. Confeccionando una tabla dinámica, cualquier resultadonecesitado se puede aportar en segundos.

Vamos a estudiar cómo se crea una tabla dinámica.

Creación de una tabla dinámica.Vamos a partir para desarrollar esta explicación, de una base de datos con las ventas de unos vendedorespor regiones, años y meses, por familias de productos. Tomaremos para ello el archivo BASES DEDATOS.xlsx -que se puede descargar desde <<aquí>>- . Los datos se encuentran en la hojaVENDEDORES.

NOTA: Si al abrir el archivo aparece una advertencia de seguridad, deberemos hacerclic en el botón Opciones y elegir la opción Habilitar el contenido:


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NOTA: La practicidad de las tablas dinámicas se aprecia claramente por parte delusuario cuando se trabaja con cientos o quizás miles de registros en la base de datos.

En este primer ejemplo, vamos a crear una tabla resumen -tabla dinámica- que nos cruce o resuma lasventas de los vendedores por familias de productos y vendedores, es decir, una tabla en la que en ellateral izquierdo y como títulos de fila presente los nombres de los vendedores, en el flanco superior ycomo títulos de columna las familias de productos, y en el centro de la tabla como resumen, la suma delas ventas de cada vendedor. Deseamos poder filtrar la tabla también para cada familia de artículo. Esta tarea de diseñar esta tabla "a mano" nos llevaría horas. Con ayuda de las tablas dinámicas la tarease puede resolver en muy poco tiempo:

Para poder diseñar esta tabla dinámica seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionaremos el rango correspondiente a toda la base de datos, o bien nosposicionaremos dentro de su área de datos con el cursor.

2. En la ficha Insertar, dentro del grupo izquierdo Tablas, seleccionaremos la opción Tabla

dinámica , desde su zona inferior desplegable. Excel ofrece dos posibilidades: Crearuna tabla dinámica o directamente un Crear un gráfico también dinámico que resume lainformación necesitada pero en forma de gráfico, no de tabla de datos numéricos. (de pulsardirectamente en la parte central del botón crea una tabla dinámica sin dar opción de elegirentre tabla o gráfico):

3. Se accede al cuadro de diálogo de Crear tabla dinámica, donde especificaremos el origen de


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3. Se accede al cuadro de diálogo de Crear tabla dinámica, donde especificaremos el origen delos datos en los que se basará la tabla dinámica que vamos a crear: Rango de la base de datossituada en la hoja actual, o bien una fuente de datos externa. De desear elegir una base dedatos externa, será preciso elegir una conexión a datos externos previamente creada o bien estambién posible definirla en ese momento. También indicaremos en la parte inferior del paneldónde deseamos situar la tabla dinámica resultante, si en la hoja actual "junto a los datos" (hojade cálculo existente), o bien en otra hoja del presente libro:

Una vez establecidos estos parámetros pulsamos sobre el botón Aceptar para crear la tabla dinámicacorrespondiente. en principio consta de una estructura vacía.

EN VERSIONES ANTERIORES: En versiones de Excel hasta la 2003, el asistentepara crear tabla dinámicas desembocaba-en su paso 3 de 3-, en un panel en el quedesde el botón Diseño permitía estructurar la tabla dinámica resultante de una formamuy intuitiva mediante arrastres.

4. Si escogemos ubicar la tabla dinámica en una hoja nueva, se habrá creado una nueva hoja decálculo, en la que se abre a la derecha un panel con la lista de campos. Además, en la cintade opciones contamos ahora con dos fichas contextuales más desde donde poder manejar aposteriorii cualquier opción o posibilidad para con ESA tabla dinámica: La ficha Opciones yla ficha Diseño, correspondientes ambas, al nuevo grupo de fichas: Herramientas de tabladinámica.


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El aspecto del panel derecho de tablas dinámicas puede ser diferente según se elija en el desplegable deselección de modo para la sección de campos y de áreas:

4. Para agregar un campo a un área, podemos utilizar varios métodos con el mismo fin:


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4. Para agregar un campo a un área, podemos utilizar varios métodos con el mismo fin:

FORMA-1: Éste es el método más intuitivo: Dentro del panel que aparece a laderecha de la tabla, seleccionamos -arriba- el campo que queremos utilizar y loarrastraremos hasta el área correspondiente en el que debe aparecer dentro de latabla: Como rótulo de fila, como rótulo de columna, como campo exterior a la tablapor el que poder aplicar filtros al contenido de la tabla, o bien como campo por elque resumir datos -el que aparecerá en la parte central de la tabla-.

FORMA-2: Seleccionando el campo a insertar, pulsamos el botón derecho yelegimos dentro de su menú contextual el destino del mismo dentro de latabla dinámica (los mismos cuatro que por el método anterior):


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En nuestro ejemplo colocaremos el campo producto en el área de columnas, el vendedor en el área defilas y las ventas en el área de datos -deseando la suma, que es la operación de resumen que se proponepor defecto-.

En el caso de estar diseñando la tabla arrastrando los campos a la zona correspondiente y no semanifieste inmediatamente en la tabla de la hoja dicha modificación en el diseño, será porque seencuentra activada la casilla inferior de verificación de Aplazar la actualización del diseño. En este casohabrá que actualizar el diseño explícitamente haciendo clic en el botón Actualizar:

Al final y de esta manera obtendremos la siguiente tabla:

Se observa como haciendo clic en la zona de la tabla dinámica, ésta toma el control y aparecen las fichascontextuales desde donde poder trabajar con ESA tabla dinámica. Aparece también en el lateral derechode la pantalla Excel, el panel de tablas dinámicas desde donde poder cambiar dinámicamente (mediantearrastres) el aspecto y el modo de resumir qué información por parte de la tabla. Clic dentro o clic fuerade la tabla, por lo tanto, permite trabar con ella o trabajar con el resto de las celdas del libronormalmente.

Con la tabla obtenida podremos dar respuesta rápida y certera a cuestiones tales como:

- ¿Qué cifra de ventas ha conseguido Juan González de Verduras? 51.810


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- ¿Qué cifra de ventas ha conseguido Juan González de Verduras? 51.810- ¿Cuánto ha vendido en total Andrés? 98.531- ¿Qué cifra de ventas hemos logrado entre nuestros dos vendedores en todos los productos? 182.983- Teniendo en cuenta que el objetivo de ventas para la carne era de 40.000, ¿Hemos logrado losobjetivos para este producto? Sí.

Para terminar esta introducción a las tablas dinámicas vamos a observar algunos aspectos interesantes:

ASPECTO-1: Con la tabla dinámica en pantalla es posible visualizar u ocultar cualquier valormostrado tanto en la zona de rótulos de fila como de columna. Pensemos que esta tabla dinámica lavamos a poder ubicar, por ejemplo en una diapositiva de PowerPoint, y ante un determinado colectivono nos interesa visualizar cierta información. Para ello haremos clic en el selector de desplegable en el campo de rótulo pertinente:

Podremos deseleccionar un valor, o todos, o cambiar el orden de visualización...

Es posible también, desde este desplegable aplicar filtros por etiqueta y filtros por valor de cara a lavisualización de los datos en la tabla dinámica:

- Los filtros por etiqueta disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):


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- Los filtros por etiqueta disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

- Los filtros por valor disponibles son (se recomienda leerlos para saber las posibilidades):

La forma de saber que hay un filtro aplicado es observando el icono con un embudo suplantando eltriangulo de desplegado a la derecha del campo (rótulo de fila o de columna):

ASPECTO-2: Al sobrevolar un valor de la tabla dinámica aparece un pequeño cartel que presentainformación sobre el valor sobrevolado:

ASPECTO-3: Al hacer doble clic sobre alguno de los valores de una tabla dinámica, Excel inserta


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ASPECTO-3: Al hacer doble clic sobre alguno de los valores de una tabla dinámica, Excel insertauna nueva hoja en el libro, y crea una tabla a modo de lista, con los registros de la base de datos queaportan ese resultado. En este caso las ventas que corresponden con ese dato resumen. Presenta losregistros seleccionados, y a su rango le ha adjudicado un nombre. Este procedimiento se puede llevar acabo explícitamente por parte del usuario de la misma manera, seleccionando un rango y acudiendo a laficha Insertar - Tabla:

En resumen, las tabla dinámicas aportan un gran potencial para los resúmenes basados en bases dedatos.

Pensemos en si no hubiéramos tenido esta herramienta de tablas dinámicas, cuanto tiempo emplearíamospara obtener estas respuestas.

Tablas dinámicas

Tablas tridimensionales.Las tablas dinámicas son, en su forma más básica, estructuras bidimensionales (planas) de formarectangular que presentan unos datos de resumen a partir de los datos contenidos en una base de datos.

Además de los campos ubicados en la zona de rótulos de fila y de columna, es posible incorporar otroscampos de la base de datos a una zona fuera de la propia tabla dinámica. Esta zona, en versionesanteriores se denominaba zona de página. Con estos campos de página, ahora llamados campos de filtro, una tabla dinámica aportará lainformación que satisfaga el criterio de filtrado impuesto por elección de valor, desde estos campos. Soncampos por los que poder filtrar la información de la tabla. Según elijamos un valor y otro para ese oesos campos, la tabla mostrará la información que dentro de la base de datos de origen cumpla esecriterio, ese filtro. Es posible colocar varios campos en a zona de página con lo que las posibilidades deestudio y análisis de los datos aumentan.


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Para incorporar campos a la zona, exterior de página (o de filtros), deberemos desde la lista de camposarrastrarlos al área inferior denominada Filtro de informe. Como hemos comentado, es posible"bajar" más de un campo. Eso repercute automáticamente en que los campos aparecen encima de latabla dinámica posibilitando el filtrado:

En la relación de campos aparece el icono de un embudo, y en los campos de filtro bajo los cuales se haimpuesto un criterio de filtrado aparece otro embudito suplantando al triángulo típico de desplegado. La tabla dinámica cambia y actualiza sus valores y muestra los que satisfacen el o los filtros:

En el desplegable de campo de filtro, es posible seleccionar más de un valor como criterio, o Todas(valor por defecto), marcando la casilla inferior de verificación:


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El resultado de utilizar filtros equivale a disponer según los valores elegidos en esos filtros, no de unatabla sino de varias para los diferentes valores de esos campos de filtro. El resultado pues, obedece alsiguiente esquema:

... Por este motivo hablamos en este caso de tablas tridimensionales, ya que conforman una estructurade "cubo" de datos.La cantidad de información mantenida en dicho cubo puede ser enorme. Podría compararse pero enpequeño y en modo local con los cubos OLAP ubicados en servidores:

Modificar el diseño de una tabla dinámica.Desde luego, a partir de una base de datos se pueden diseñar tantas tablas dinámicas y gráficosdinámicos como se desee ubicándolos en diferentes partes de nuestro libro. Pero existe una cómodaposibilidad para estudiar los datos de resumen bajo el prisma que se desee. Efectuar múltiplesmodificaciones sobre la tabla creada.

Una tabla dinámica puede ser modificada tras su creación, utilizando para ello y tras posicionarnos en latabla creada, las fichas contextuales de Opciones y Diseño que aparecen en la parte superior de la cintade opciones.


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Los pasos son por lo tanto:

1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinámica a modificar.

2. De forma automática aparecerá a la derecha de la pantalla el panel de Lista de campos detabla dinámica, así como las fichas de Herramientas de Tabla dinámica, en la cinta deopciones.

3. En el caso de que no se active de manera automática el panel derecho de la lista de campos alcolocarnos sobre alguna zona de la tabla dinámica, podremos activarlo manualmente pulsandosobre el botón Lista de campo , que aparece disponible dentro del grupo deopciones Mostrar o ocultar de la ficha Opciones de Herramientas de tablas dinámicas.

4. Realizaremos ahora las modificaciones necesarias en la tabla siguiendo los mismosprocedimientos explicados para la creación de la misma.

Desde la Lista de campos de tabla dinámica.

Podremos desde el panel derecho de lista de campos modificar la estructura de la tabla de forma global:

- Es posible eliminar un campo colocado en la tabla, solo con seleccionarlo y, sin soltar el botón delratón, arrastrarlo fuera de la misma. - Del mismo modo se puede desplazar un campo de un apartado a otro. - Arrastraremos de igual forma con el fin de insertar nuevos campos a la estructura de tabla dinámica.Por ejemplo, observemos el siguiente nuevo planteamiento para con la misma base de datos en el queagregamos a los rótulos de fila los años de las ventas y a la zona central de valores la suma de lascomisiones. Apreciar en rótulos de columna como se agrega un elemento automáticamente desumatorio de valores. La forma de la tabla resumen es ahora distinta y más completa:

Desde la ficha Opciones.

Desde la ficha contextual de Opciones de la tabla dinámica, mediante sus diferentes botones podremosvariar el contenido de la tabla. Unas opciones serán más interesantes que otras. Pasemos a recorrer losbotones de esta ficha:


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Desde el primer botón Tabla dinámica podremos cambiar el nombre a la tabla dinámicaasí como otros aspectos generales u opciones sobre la misma:

Opciones de diseño y formato: Comportamientos de formato, forma en la que se muestran "afuera" loscampos de filtro, como mostrar las celdas con valores cero, anchura de las celdas al actualizar...

Totales y filtros: Si mostrar o no totales generales por fila y por columna...

Mostrar: Forma de visualizar los datos, ordenados según el origen de los datos o no...

Impresión: Si se deben imprimir o no los botones triangulares de expansión de campos, si se debenrepetir títulos de fila en todas las páginas del informe en caso de ocupar más de una página, si imprimirlos títulos de la tabla...

Datos: Otras opciones sobre los datos que conforman la tabla.


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Nos permite diferentes opciones según estemos situados sobre un valor de la tabla dinámica obien sobre un rótulo de fila o bien de columna.

A) Situados sobre un valor de la tabla dinámica:

Permite alterar tanto el nombre bajo el cual se visualiza el título para el campo activo, o sea, para elcampo que se corresponde con el valor sobre el cual tenemos situado el cursor en un determinadomomento.

Cambiar la función de resumen.

Si nos encontramos situados en el total de ventas del 2008 de Andrés, el campo actual será el campototal de ventas, del cual hemos cambiado su nombre a TOT VENTAS, pero podemos alterar tambiénotros importantísimos aspectos tales como la función a aplicar -recordemos que por defecto es lafunción suma-, así como la forma de calcular el resultado que se presenta en la tabla dinámica -pordefecto está en Normal-:

Por lo tanto es posible resumir la tabla, además de por la suma de un campo, por otros tipos defunción resumen tales como para establecer el máximo o el mínimo, el promedio, la desviación, contarel número de valores...Para ello seguiremos los siguientes pasos:

Nos situaremos en la tabla dinámica sobre uno de los valores del panel sobre el campo que sedesea resumir. Dentro de la ficha Opciones de Herramientas de tabla dinámica, nos encontramos con laopción Configuración de campo activo.

También podemos acceder a esta misma opción desde el menú contextual que aparece en el panel de las


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También podemos acceder a esta misma opción desde el menú contextual que aparece en el panel de lastablas dinámicas, para aquel campo que hemos introducido dentro del campo valor.

De esta manera conseguimos que se despliegue el siguiente cuadro de diálogo de Configuración decampo de valor:

Dentro de la pestaña Resumir por, seleccionaremos el tipo de cálculo que se desea hacercon los datos del campo seleccionado, de entre los que aparecen en el listado.

Esta opción nos permite analizar resultados como:

- Suponiendo que por cada venta se anotase un registro en la base de datos, ¿Cuantas ventas harealizado Andrés de lácteos en los últimos 4 años?.- ¿Cuál es la venta media por producto de las ventas globales de nuestra empresa?- ¿Cuál ha sido la mayor venta realizada y a que vendedor corresponde?- ¿Cuál ha sido la venta de menos importe?


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Mediante el botón inferior izquierdo de podremos elegir el formato bajo elcual se ven resumidos los datos en la tabla dinámica: Moneda, contabilidad, general,personalizado...

Desde la ficha Mostrar valores como, se abre un interesante abanico de posibilidades queinciden en la forma final de observar los resultados de la tabla dinámica:

Mostar valores como.

Los datos presentados en una tabla dinámica pueden ser observados de múltiples maneras en pro deobtener la información para análisis más interesante.

Desde el panel de Configuración de campo de valor se ofrecen las siguientes alternativas:

- Normal: es la opción predeterminada y resume los valores según la función elegida obteniendo eldato real de resultado analizado "al cruce" en la tabla dinámica.

- Diferencia de: Permite elegir para uno de los campos involucrados en la tabla dinámica como rótulo


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- Diferencia de: Permite elegir para uno de los campos involucrados en la tabla dinámica como rótulode fila o de columna uno de sus valores, de tal modo, que ese elemento queda fijado como eje decomparación y los valores que muestra la tabla dinámica son los diferenciales respecto a los valores deese elemento. Por ejemplo, analicemos las ventas de los productos pero comparadas respecto a loslácteos:

El resultado sería:

Ese -10.596 € significa que Juan, de carne, ha vendido 10.596 € menos que de lácteos y sin embargo,ha vendido 30.191 € más de verduras que de lácteos. Es cuestión de comparar estos datos frente acuando se muestran los valores como Normal. Obtiene la diferencia respecto a.

Otros ejemplos: Podría servir esta opción de diferencia de, también para mostrar las ventas de losvendedores comparadas con las de Luis, comercial más experimentado de la empresa que sienta base decomparación. Podríamos haber definido también en la base de datos un vendedor ficticio llamadoOBJETIVOS, con el cual comparar las ventas de cada vendedor frente a los objetivos marcados paraese trimestre, año, etc. pensar también que podríamos estar representando estos datos en un gráficodinámico.

- % de: Permite observar los datos comparados frente a uno de los valores de un campo de rótulo defila o de columna pero en tantos por ciento. Los valores de ese elemento se consideran como el 100%de la referencia y los valores que superen ese 100% estarán por encima y los que "no lleguen, estaránpor debajo. Vemos esta opción para el mismo ejemplo anterior de ventas comparadas frente a loslácteos:

Ese 50,99% significa que de carne (para el vendedor Juan), si de lácteos se supone el 100%, se ha


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Ese 50,99% significa que de carne (para el vendedor Juan), si de lácteos se supone el 100%, se havendido poco menos de la mitad y sin embargo de verduras más de el doble que de lácteos.

- % de la diferencia de: Interesante opción que permite analizar de forma exacta el porcentaje devalores comparados respecto a un determinado valor de un elemento de la tabla. Si ese elemento decomparación es el modelo a seguir, el objetivo, el valor patrón, el 100%, se presenta el diferencialrespecto a ese 100% pero expresado no en valores absolutos sino en porcentajes:

En nuestro ejemplo ese -49,01% significa que de carne, Juan ha vendido un 49% menos que de lácteosy de verduras un 139% más que de lácteos.

-Total en: Esta opción muestra en la tabla valores acumulados elemento a elemento o bien para unode los valores de rótulo de fila o bien de rótulo de columna. Es interesante o tiene más sentido su usocuando mostramos en uno de los lados de la tabla, evoluciones cronológicas en meses, años,trimestres...

Vamos a cambiar la forma de la tabla dinámica para ver el sentido práctico de esta opción. en este casoanalizaremos por vendedor y producto su evolución en ventas año a año, mostrando la suma de lasventas.Por ejemplo Andrés ha vendido a lo largo del 2007 y 2008 un total de 98.531 €:

Si cambiamos la opción de mostrar valores como a Total en:


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... Utilizando como campo base el campo Año, observamos que en el 2007, Andrés había vendido16.233 y que para el 2.008 llevaba un acumulado (entre 2.007 + 2.008) de 36.636:

Este tipo se observa mejor en su practicidad cuando tenemos más variedad de años medidos...

- % en fila: Representa la suma de los valores porcentuales de cada fila horizontal de la tabla dinámicacomo el 100% y a partir de ahí, cada valor de esa fila lo porcentúa respecto a ese todo que es la suma delos valores de esa fila.Así por ejemplo, observamos en la siguiente imagen que Andrés vendió en el 2007 el 53,30% de lasventas totales que él mismo ha conseguido a lo largo de los dos años representados (2007 y 2008) y quelas ventas de Juan en carne en el 2008 supusieron el 75,81% de las ventas en los dos añosrepresentados:


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- % en columna: Representa la suma de los valores porcentuales de cada columna vertical de la tabladinámica como el 100% y a partir de ahí, cada valor de esa columna lo porcentúa respecto a ese todoque es la suma de los valores de esa columna.Así por ejemplo, observamos en la siguiente imagen que las ventas de Andrés en 2007 representan un17,51% de todas las ventas de ese año realizadas por el equipo de dos vendedores (Andrés y Juan).Por otro lado observamos que las ventas totales de Juan en el 2008 supusieron el 53,17% de las ventasde ese año realizadas por el equipo de dos vendedores:

- % del total: Representa la suma de los valores porcentuales de los totales, tanto por fila como porcolumna como el 100% global, de modo que tanto cada valor totalizado en fila como en columna,representa un porcentaje respecto a ese total general (también llamado global):


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- Índice: Esta opción es muy útil e interesante y se utiliza para medir la importancia relativa de los datosde fila frente a los datos de columna dentro de una tabla dinámica. Calcula un ratio de valor a modo depromedio ponderado que permite analizar unos resultados no desde el punto de vista del valor sino delpeso, de la importancia que tiene ese valor dentro de un grupo de valores. Aplica la fórmula siguiente:

Valor de la celda X Valor de la Suma Total / Suma Total Fila X Suma Total Columna

Para poder estudiar con más claridad la forma índice, supongamos los siguientes datos:

Se trata de una base de datos que presenta las cifras de venta producidas desde varias provinciasespañolas de diferentes variedades de frutas.

- Si elaboramos una tabla dinámica mostrando los datos Normal, obtenemos:

En esta tabla observamos que la mayor venta de limones corresponde a Valencia, con mucha diferenciarespecto, por ejemplo a La Rioja.

- Si elaboramos la misma tabla pero observando los datos en forma de % del total, obtenemos:


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De lo cual se deduce que el porcentaje que corresponde a la venta de limones en la Rioja es un 1,52% yen Valencia un 15,15% de las ventas totales...

- Pero si la misma tabla la visualizamos en forma de Índice, la lectura que se hace de las ventas delimones en La Rioja es la siguiente:

Observamos que el índice para La Rioja es 2,53 mientras que el de Valencia es tan solo del 1,2. Estosignifica que si bien las ventas de limones desde Valencia son muy superiores a las efectuadas desde LaRioja, las ventas de limones en La Rioja son muy importantes respecto a las ventas totales de fruta de LaRioja. La fórmula aplicada es:

Valor de la celda X Valor de la Suma Total / Suma Total Fila X Suma Total Columna

50 X 3300 / 650 X 100 = 2,5384

En el ejemplo inicial de ventas de los vendedores el resultado de aplicar Índice es el siguiente:

2.- Desde cualquier valor de la fila o columna de rótulos.

Si nos encontramos situados sobre alguno de los valores de los rótulos de fila o bien rótulos de columnade una tabla dinámica, las opciones del botón Campo activo, además de ofrecer las posibilidades queacabamos de desarrollar, dispone también de la posibilidad de Expandir todo el campo o biencontraerlo para poder hacer un estudio más detallado y esquematizado de cada uno de los valores derótulo de columna o bien de fila:


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Al elegir la opción de expandir todo el campo, se posibilita el expandir por cualquiera de losOTROS campos implicados en la tabla dinámica. En nuestro caso, si nos encontramos situadossobre una localidad, nos permitirá expandir respecto a las frutas o las ventas.La tabla pasa de ser:

Eligiendo por frutas:

A verse en forma de esquema plegable o expandible mediante el pequeño icono del signo +:

Ordenar y actualizar una tabla dinámica.

Una vez ubicada una tabla dinámica en una hoja Excel, mediante las fichas contextuales Opciones yDiseño permiten editar dichas tablas.

Continuamos estudiando las posibilidades que se ubican en los botones de la ficha Opciones:

- Desde el grupo Ordenar se permite clasificar ascendente o descendentemente el contenido de la tabladinámica de cara a localizar más fácilmente un resultado o bien analizar valores máximos y mínimos:

- Desde el grupo Datos, disponemos de la opción de Actualizar los datos de la tabla dinámica respecto


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- Desde el grupo Datos, disponemos de la opción de Actualizar los datos de la tabla dinámica respectoa su origen de datos, así como modificar o Cambiar el origen de datos, es decir, la ubicación y/orango de los datos de la base de datos de origen:

Cambiando los datos de origen, podríamos alternar la visualización de la tabla dinámica entre la querepresenta los datos reales de la empresa con la que representa otros datos estimados, por ejemplo.

MUY IMPORTANTE: Es MUY IMPORTANTE saber que las tablas dinámicas NOse actualizan automáticamente al modificar la base de datos a la que está asociada,por lo que será preciso actualizarla tras cualquier cambio realizado en la misma. Paraello deberemos actuar del siguiente modo:

1. Situarse sobre alguna celda de la tabla dinámica.

2. Seleccionar la opción Actualizar de la ficha Opciones de Herramientasde tabla dinámica.

También desde el menú de contexto en cualquier posición de la tabla dinámica seofrece la posibilidad de Actualizar.

Borrar, seleccionar y mover una tabla dinámica.

- Desde los botones del grupo Acciones podremos:

- Borrar la tabla dinámica (borrar todo). También, para borrar por completo una tabla dinámicabastará con seleccionarla por completo utilizando cualquier sistema de selección, o bien mediante elbotón Seleccionar toda la tabla dinámica del grupo Acciones y ficha Opciones:

Y pulsaremos la tecla de SUPRIMIR.


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- Seleccionar toda la tabla: Teniendo la tabla seleccionada, el botón seleccionar habilita la posibilidadde seleccionar sus etiquetas y valores, solo las etiquetas o solo los valores:

- También podremos desplazar moviendo la tabla dinámica a otro lugar de la hoja activa o bien aotra nueva hoja (que se crea en ese instante), ubicando en el mismo rango de celdas pero de ese nuevahoja, la tabla dinámica.

NOTA: También se puede desplazar la tabla dinámica tras seleccionarla,arrastrándola a "punta de ratón" desde su borde de selección: - A otro lugar de la misma hoja.- A otra hoja diferente si mientras se arrastra sobre la solapa de la hoja de destino semantiene pulsada la tecla ALT.

- Los botones del grupo Herramientas permiten crear un gráfico dinámico a partir de la tabladinámica actual (en la que tengamos ubicado el cursor en ese momento), o bien desde el botóndesplegable Fórmulas, definir un nuevo campo conformado por una expresión de fórmula en la queaparecen otros campos de la base de datos.

Gráficos dinámicos.Desde luego, los resultados que arroja una tabla dinámica son resúmenes excepcionales en los queencontrar "al cruce" generalmente, la información de resumen que se desea. Sin embargo, sacarconclusiones rápidas "con una mirada" solo se consigue visualizando un gráfico basado en datos. siademás, el gráfico tiene propiedades de dinamismo, será todavía más versátil si cabe.Es posible, a partir de una base de datos generar tanto una tabla dinámica como un gráfico dinámico... o las dos opciones... Una buena alternativa es primero crear una tabla dinámica y posteriormenterepresentar esos datos en forma de gráfico.

Para crear un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica, bastará con situarse en cualquier lugar dela tabla y pulsar el botón Gráfico dinámico del grupo Herramientas de la ficha contextual Opciones dela tabla.

Aparece en pantalla un panel desde donde elegir el tipo de gráfico que se desea:


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Tras Aceptar, aparece el gráfico "flotante" en la hoja actual. Aparece también un panel (de los que sepueden acoplar en un lateral de la pantalla) desde donde filtrar la información que el gráficorepresenta:

Desde el panel de filtros del gráfico dinámico podemos desde el botón superior (el indicado mediante la


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Desde el panel de filtros del gráfico dinámico podemos desde el botón superior (el indicado mediante laflecha), mostrar el panel derecho de campos de tabla dinámica:

Si agregamos algún campo más a las áreas inferiores del panel de campos, estaremos cambiando lafisonomía de la tabla dinámica y en consecuencia del gráfico dinámico:

Si añadimos el campo región a la zona de eje de categorías del gráfico éste cambiará:


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Si añadimos el campo región a la zona de eje de categorías del gráfico éste cambiará:

Este gráfico se comportará como cualquier gráfico Excel. Mientras se encuentre seleccionado,aparecerán en la parte superior derecha de la cinta de opciones las nuevas fichas contextuales al gráfico:

Por tratarse de un gráfico dinámico aparece una ficha final de Analizar que, en los gráficos "normales"no aparece.

El dinamismo y control del gráfico se controlan desde la lista de campos y el panel de filtrado,además de desde las fichas adicionales que acabamos de mencionar.

Fórmulas en las tablas dinámicas.Definir campos calculados en tablas dinámicas es una nueva opción que permite agregar a la lista decampos propia de la base de datos en la que se basa la tabla dinámica, otros campos resultado deinvolucrar en una expresión a otros campos de la propia base de datos. Disponiendo en la lista decampos ahora de éstos nuevos, podremos incorporarlos a la tabla dinámica como si de un campo propiode la base de datos se tratase.

Como sabemos, es frecuente incorporar como columna de trabajo aquella que genera el resultado,quizás intermedio para otros cálculos posteriores, que necesitamos. Por ejemplo en nuestra base de datosde ventas podemos generar el campo comisión resultado de aplicar un 3% sobre los valores de lasventas:

Pero también es posible generar ese campo de cálculo, sin necesariamente formar parte de la base de


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Pero también es posible generar ese campo de cálculo, sin necesariamente formar parte de la base dedatos, ¿cómo? Veamos:

Estando situados en la tabla dinámica, desde la ficha contextual Opciones y bajo el grupo Herramientasestá el botón Fórmulas:

Al desplegar el botón fórmulas, se permiten las opciones siguientes:

- Campo calculado.- Elemento calculado.- Orden de resolución.- Crear lista de fórmulas.

Pasemos a estudiar estas opciones mediante ejemplos:

- Campo calculado. Si nos encontramos posicionados en la zona de resultados de la tabla dinámicasolo se permite esta opción. Permite crear un nuevo campo en la tabla dinámica. Es posible crear otrocampo utilizando en la expresión otro campo calculado.Si bien la tabla dinámica normal presenta las ventas totales (Suma de ventas) por vendedores y por años:

Vamos a generar el campo que obtenga la venta neta es decir, las ventas menos las comisiones:

Ese nuevo campo de cálculo resuelve la expresión de fórmula ventas - comisión y por defecto seincorpora a la zona de valores de resumen. Se puede eliminar, llevar a otra área si procediera, etc... Secomporta como un campo más. Mediante el botón Sumar, se agrega el nuevo campo a la listainferior, y mediante Aceptar se cierra el panel:


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Si se vuelve a entrar mediante el botón campo calculado, desde el desplegable se observan todos loscampos calculados existentes y, abajo aparece junto a los demás, involucrable en una fórmula ulterior...

Desde el botón Eliminar se puede borrar un campo calculado.

NOTA: En las fórmulas generadas en tablas dinámicas no se permite referencias ni amatrices ni a referencias de celda. Solamente a campos de la base de datos. el mensajeque aparece de intentarlo es el siguiente:

- Elemento calculado. Solo si nos encontramos posicionados en la zona de rótulos de fila o de columna


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- Elemento calculado. Solo si nos encontramos posicionados en la zona de rótulos de fila o de columnase activa esta opción que posibilita insertar un elemento calculado dentro de aquel campo en el que nosencontremos posicionados.Ejemplo-1: si nos encontramos posicionados en un año, nos permite agregar un nuevo elemento alos años, resolviendo la expresión de cálculo que se desee: Así pues, si en años, tenemos 2007 y 2008podremos incorporar otro elemento llamado "PREVISIÓN 2009" esperando que las ventas seincrementen como objetivo de la empresa un 10%. Además podremos observar los totales de estetrienio incluida la previsión

Estas expresiones no aparecen en la relación de campos como un campo más.

Ejemplo-2: Por el lado de los elementos de fila, también podríamos insertar un elemento llamado"DOBLE DE PRODUCCIÓN TOTAL" que sumara las producciones de lácteos, verduras y carne y lamultiplicase por 2. Para ello nos situaremos en cualquier elemento de rótulos de fila e insertamos unnuevo elemento calculado:


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- Orden de resolución. Es la opción, que creados campos de cálculo en una tabla dinámica, para el casode que el cálculo de uno de ellos interfiriera sobre el cálculo de otro, en qué orden se deberían ejecutarlos cálculos. El panel presentado permite ordenar la secuencia de cálculo:

- Crear lista de fórmulas. Genera en una hoja nueva que se crea, un detallado e interesante informeresumen de los campos de cálculo que se mantienen en la tabla dinámica actual.

NOTA: La opción de Herramientas OLAP (on-line analytical procedure oprocedimiento de análisis en línea), de no tener abierta ninguna conexión a archivoexterno de datos con estructura de tabla cúbica OLAP -archivo .CUB-, aparecedesactivada.

Un cubo OLAP es una base de datos multidimensional en la que la información sealmacena en vectores (tablas) de varias dimensiones. Esas dimensiones vienen dadaspor unos parámetros en virtud de cuyos valores hacen que el vector arroje unainformación u otra.

El último grupo Mostrar u ocultar de la ficha contextual Opciones, permite desde sus tres botonesrespectivamente:

- Visualizar o no la lista de campos con las zonas definidoras de la tabla dinámica.


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- Visualizar o no la lista de campos con las zonas definidoras de la tabla dinámica.- Mostrar o no para permitir desplegar o replegar subelementos de otro dentro de los rótulos de filao columna para el caso en que se haya involucrado más de un campo en la zona de rótulos de fila y/o decolumna.- Mostrar o no los encabezados con desplegable de los campos que aparecen como rótulos decolumna y de fila.

Observar la siguiente imagen para saber qué parte de la tabla dinámica es afectada por estos tres botones:

Opciones de diseño de una tabla dinámica.Desde la ficha contextual de diseño, se puede mejorar la apariencia estética de una tabla dinámica.

- Desde el primer grupo Diseño, podremos:

Desde el botón Subtotales, activar la aparición de resúmenes parciales (en el caso de que existen varioscampos como rótulos de fila o columna) llamados subtotales.

Mediante el botón Totales generales indicaremos la aparición o no de los totales generales en la tabladinámica (que por defecto aparecen).

Desde el botón Diseño de informe, también, y de haber definido más de un campo en una de las zonasde rótulos, indicaremos la forma de visualizar la tabla: Con forma compacta, en forma de esquemasangrado o con estructura tabular.

Filas en blanco permite insertar separaciones entre los elementos de la tabla.

- Desde el segundo grupo Opciones de estilo de tabla dinámica, podremos:


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Activar o desactivar los encabezados, visualizar las filas con bandas de sombreado de fondo paraleer más certeramente las filas de la tabla (sobre todo tras ser imprimida), o bien el mismo efecto para lasdistintas columnas de la tabla dinámica.

- Desde el tercer grupo Estilos de tabla dinámica, podremos:

Elegir entre una amplia galería de estilos de tabla (desde su botón de desplegado), de cara a aplicar enuna sola acción diferentes formatos a nuestras tablas dinámicas.Es recomendable "dar un paseo" por algunos de ellos de cara a encontrar los que vayan mejor connuestros gustos, ya que solo con pasar por el cursor por encima de los diferentes estilos, la tabla actualse ve modificada en tiempo real:

Función Importardatosdinamicos.Si se necesita obtener un dato concreto de la tabla dinámica en una celda del libro, a partir de valoresaportados que sirven para "mirar" al cruce dentro de ella y obtener el resultado buscado, existe unafunción capaz de obtener un dato de resultado como consecuencia de aportar parejas de Campo -Valor, al menos dos, para poder observar el dato cruzado de resultado buscado dentro de una tabladinámica.

La función es IMPORTARDATOSDINAMICOS, y su sintaxis es la siguiente:

=IMPORTARDATOSDINAMICOS("campo_de_resumen";celda_ubicación_tabla;"campo1";valor1;"Campo2";valor2...)

NOTA: Para ampliar información sobre la sintaxis detallada, aplicación y forma detrabajar de la función importardatosdinamicos, revisar el contenido del capítulo 3 delpresente curso.


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RESUMEN: Cuando se dispone de una gran base de datos organizada correctamente,es posible confeccionar tablas resumen que cruzan datos para dos o más campos dedicha tabla.Esa operación, se realiza creando una tabla dinámica. Lo más importante para ello, essaber que tabla es la que se desea crear, es decir, dibujar mentalmente la estructura del a tabla, de manera que podamos especificar correctamente los elementosintervinientes, así como el lugar de la tabla dinámica donde los colocaremos, y porque campo (generalmente de contenido numérico) queremos resumir; para ellodisponemos de diversos tipos de operaciones como contar, sumar o promediar...,visualizar los datos de diversas formas, crear gráficas basadas en su contenido,intervenir en la información que genera dicha tabla, así como modificar su diseño obien, aplicar funciones que actúan sobre sus datos.

Otros aspectos importantes sobre tablas dinámicas

Qué debemos saber ahora.Disponiendo de una base de datos en formato Excel y en la hoja actual de un libro abierto deberemos:

Saber crear una tabla dinámica basada en la información de la base de datos.

Cambiar la opción de resumen de dicha tabla a otra función.

Cambiar el formato numérico de los datos que resume.

Modificar la forma de ver los resultados de la tabla dinámica en cuanto a el cálculo querepresenta.

Insertar campos de cálculo en las tablas dinámicas.

Modificar sus características iniciales en busca de la información de resumen quenecesitemos.

Generar gráficos dinámicos basados en las tablas dinámicas.

Extraer información de las tablas dinámicas ayudados de la funciónIMPORTARDATOSDINAMICOS.

En suma, trabajar y saber aplicar la extraordinaria potencia y versatilidad de estasestructuras de resumen, análisis y de búsqueda de conclusiones.


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EjerciciosAhora sabemos que con las herramientas de manejo de bases de datos y un diseño adecuado de tablasdinámicas, podemos sintetizar y obtener cualquier dato resoluble a partir de una base de datos sea de lamagnitud que sea.

Ejercicio 1.A partir de la base de datos con información de un club de golf (descargable desde <<AQUÍ>> -se tratade un archivo .rar que contiene la base de datos, tanto para trabajar con Excel 2007 como con Excel2003 o versiones anteriores-), obtener como resultados concretos los siguientes datos:

Pregunta-1: Definir una tabla dinámica donde como títulos de fila obtengamos los niveles de juego,como títulos de columna los estados civiles y permita filtrar por localidad. La información mostrada serála recaudación derivada de las cuotas (suma de cuota) por nivel de juego y por estados civiles.

Pregunta-2: Edad media de los socios de nivel NO principiante de Logroño. Nota: La edad no latenemos en la base de datos por lo que habrá que generar una columna (un nuevo campo en la base dedatos) con las edades.

Pregunta-3: Cuota media de federados y no federados por estados civiles. Se permitirá filtrar porlocalidad y estado civil.

Pregunta-4: Cuánto de más o de menos facturan los demás estados civiles respecto a los solteros, enporcentajes. Nota: El resumen será del tipo % de la diferencia.

Pregunta-5: Cuál es la localidad entre cuyos socios menos se recauda.

Pregunta-6: Cuántos socios hay en el club que NO sean de la provincia de La Rioja.

Pregunta-7: Cuántos socios hay de la localidad de ARNEDO.

Pregunta-8: Definir una tabla dinámica que presente por localidades el número total de socios (cuántossocios hay en cada localidad), permitiendo filtrar por estados civiles y niveles de juego.


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Gestión de datos (IV). Tablas dinámicas al 100% © … · archivo .RAR que contiene el libro Excel con las bases de datos tanto en formato Excel 2007 -.xlsx- como en formato compatible