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Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema
Bibliotecas
PRO-26-2-01-10
FECHA PUBLICACIN 18/10/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
Tabla de contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................. 2
2. ALCANCE ............................................................................................. 2
3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2
3.1. Directrices: ................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES ............................................................................. 2
4.1. Responsable del proceso: ................................................................... 2
4.2. Responsabilidades : ......................................................................... 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................. 3
5.1. Diagrama de flujo: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas ............. 3
5.2. Descripcin de actividades: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas ... 3
6. DEFINICIONES ....................................................................................... 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................ 6
8. INDICADORES ....................................................................................... 7
9. RIESGOS ............................................................................................... 8
10. CONTROL DE CAMBIOS ........................................................................... 8
11. APROBACION ........................................................................................ 8
Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema
Bibliotecas
PRO-26-2-01-10
FECHA PUBLICACIN 18/10/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
1. OBJETIVO
Ejecutar las actividades necesarias con el fin de asegurar un funcionamiento adecuado de la
infraestructura del Sistema de Bibliotecas, a travs de acciones de mantenimiento tanto preventivo como
correctivo.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la elaboracin de un cronograma para las visitas de mantenimiento por parte de los
proveedores, y con la identificacin de daos espordicos de los equipos. El proceso finaliza con el registro
del resultado de mantenimiento en la hoja de vida del equipo o enviando una notificacin a Activos Fijos
para la reposicin de un equipo.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices:
La gestin de la infraestructura para el Sistema de Bibliotecas, se cie a los lineamientos institucionales
que se han definido para la Administracin de Activos Fijos y que estn establecidos en la Poltica de
Administracin de Activos Fijos.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso:
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
4.2. Responsabilidades :
Jefe administrativo:
Asegurar el cumplimiento de las visitas de mantenimientos preventivos por parte de los
proveedores.
Llevar un control de las visitas de los proveedores.
Tcnico soporte:
https://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Files-Adquisiciones/Politica-Administracion-de-Activos-Fijoshttps://gerenciacampus.uniandes.edu.co/Media/Files/Files-Adquisiciones/Politica-Administracion-de-Activos-Fijos
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Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
Llevar un registro completo del estado de todos los equipos en los formatos de hoja de vida de
cada equipo.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas
5.2. Descripcin de actividades: Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema Bibliotecas
ENTRADA Necesidad de hacer mantenimiento preventivo y correctivo
PROVEEDOR Proveedores externos, Personal Administrativo Sistema Bibliotecas, funcionarios de la
Direccin del Sistema de Bibliotecas
SALIDA Registro del resultado del mantenimiento
CLIENTE Personal Sistema Bibliotecas
No ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Revisar cotizaciones de proveedores y definir cronograma de visitas
En conjunto con un Tcnico de Soporte, se revisan cotizaciones de proveedores de mantenimiento para equipos de seguridad y equipos audiovisuales. Se decide cul proveedor contratar y se define un cronograma tentativo para las visitas de mantenimiento que se realizarn a lo largo del ao.
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
2 Ejecutar mantenimiento y entregar reporte
En cada visita, se realiza el mantenimiento preventivo/correctivo de los equipos. Una vez finalizada esta actividad, se genera un reporte indicando fecha y hora de la visita, problema reportado, solucin ejecutada, estado en el que se deja el equipo y una recomendacin sobre el manejo del equipo si as se requiere. El reporte se entrega en fsico al Tcnico de Soporte.
PROVEEDOR Reporte de
mantenimiento
m.pena366Archivo adjuntoPRO-26-2-01-10 Gestin de infraestructura (Mant.)-SistBibl.jpg
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3 Escanear reporte, enviarlo y archivarlo
Se recibe el reporte del mantenimiento, se escanea para enviarlo en versin digital al Jefe Administrativo, y posteriormente se archiva.
TECNICO SOPORTE - SBADM
4 Consolidar reportes y adjuntar cortes de facturacin
Se consolidan los reportes de las visitas incluidas en el corte de facturacin y se validan que se hayan cumplido y tengan el VoBo del Tcnico de Soporte
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
5 Solicitar factura al proveedor
Se solicita al proveedor enviar por correo electrnico la factura del servicio correspondiente al corte, en la cual deben estar incluidos los reportes tcnicos o actas de las visitas acordadas.
TECNICO SOPORTE - SBADM
6 Enviar factura
El proveedor emite, escanea y enva por correo electrnico copia de la factura del corte correspondiente para aprobacin.
PROVEEDOR
Factura
7 Hacer aprobacin del servicio en SAP
Se hace la aprobacin del servicio en SAP.
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
SAP
8 Analizar reportes para
tomar decisiones de reposicin de equipos
Con base en los reportes de las visitas de mantenimiento se decide si es necesario realizar una reposicin de equipos o no. Este anlisis se hace en conjunto con un Tcnico de Soporte.
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM 10001992 / TECNICO SOPORTE -
SBADM
9 Reportar a Activos Fijos
Si como resultado del anlisis de reportes tcnicos se toma la decisin de dar de baja equipos y hacer la reposicin correspondiente, se sigue el procedimiento definido para la administracin y control de activos fijos.
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
10 Realizar mantenimiento de computadores de salas
Anualmente durante los meses junio y julio, se realiza el mantenimiento de los computadores de las salas/bibliotecas. En el mantenimiento los equipos se formatean, limpian y actualizan.
TECNICO SOPORTE - SBADM
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MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
11 Identificar estado de los equipos
Durante el mantenimiento se identifica el estado de los equipos. Los posibles estados en los que se pueden encontrar son: Buen estado: El equipo funciona correctamente Equipo para reposicin: El equipo debe ser dado de baja pues ya no funciona Equipo para rotacin: El equipo an funciona pero no de forma muy eficiente
TECNICO SOPORTE - SBADM
12 Ejecutar la rotacin de los equipos
Los equipos que ya no funcionan de forma tan eficiente se rotan para las secciones de catlogo pblico, y los que funcionan adecuadamente se rotan a los puestos de los funcionarios.
TECNICO SOPORTE - SBADM
13 Notificar a Activos Fijos
Se realiza la notificacin y procedimiento definido por el rea de Activos Fijos de la Universidad de acuerdo con los lineamientos definidos para la Administracin y Control de Activos
TECNICO SOPORTE - SBADM
14 Hacer y archivar registro del estado de los equipos
En el formato de hoja de vida de cada equipo se debe registrar el resultado del mantenimiento, indicando la fecha en la que se realiz y el estado en el que se encuentra.
TECNICO SOPORTE - SBADM
Hoja de vida de equipos
15 Contactar al proveedor
En caso de que ocurra algn dao crtico en un equipo de seguridad o audiovisual, se debe contactar al proveedor con el que se tiene el contrato de mantenimiento, para informarle la necesidad de realizar un mantenimiento correctivo.
TECNICO SOPORTE - SBADM
16 Cotizar proveedores
Cuando ocurre algn dao en alguna impresora o escner, se cotizan tres proveedores para que realicen el mantenimiento.
TECNICO SOPORTE - SBADM
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Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
17 Solicitar mantenimiento
Se solicita el mantenimiento al proveedor seleccionado.
JEFE ADMINISTRATIVO - SBADM - 10001992
18 Hacer mantenimiento correctivo y notificar estado del equipo
Se realiza el mantenimiento correspondiente y se notifica el estado de la impresora/escner, que problema tena y cmo se solucion.
PROVEEDOR
TECNICO SOPORTE - SBADM
Notificacin de estado del equipo
19 Recibir solicitud interna de revisin de equipo
En caso de que ocurra algn dao en uno de los computadores de los funcionarios del Sistema de Bibliotecas o de alguna sala/biblioteca, se reciben solicitudes por correo electrnico o por va telefnica.
TECNICO SOPORTE - SBADM
20 Atender solicitud Se atiende a la solicitud dirigindose al lugar en donde se encuentra el equipo y tratando de resolver el error o dao.
TECNICO SOPORTE - SBADM
21 Escalar a la DSIT
En caso de que el dao del computador no se pueda resolver, se escala el caso al a DSIT por va telefnica o por correo electrnico.
TECNICO SOPORTE - SBADM
6. DEFINICIONES Mantenimiento correctivo: Mantenimiento para corregir daos o defectos en el
funcionamiento de los equipos.
Mantenimiento preventivo: Mantenimiento que se realiza de forma anticipada con el
propsito de prevenir daos en el funcionamiento de los equipos.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PRO-26-2-01-01 Mantenimiento Correctivo Formato de hoja de vida de los equipos
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................................................... 3
4.1. Responsable del Proceso ..................................................................................................... 3
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 3
5. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 4
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ............................................................. 4
5.1. Diagrama de flujo Mantenimiento correctivo .................................................................. 4
5.2. Descripcin de actividades Mantenimiento correctivo ................................................... 4
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7
8. INDICADORES .............................................................................................................................. 7
9. RIESGOS ....................................................................................................................................... 9
10. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 9
11. APROBACIN ............................................................................................................................... 9
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
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Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
1. OBJETIVO
Establecer el mantenimiento correctivo que requiera para los equipos o infraestructura locativa
del rea o departamento.
2. ALCANCE
Inicia con el aviso del usuario solicitando el servicio de mantenimiento y finaliza con el cierre tcnico
despus de haber realizado el mantenimiento, el cierre comercial una vez se haya facturado el
servicio o con la negacin del servicio por no ser viable.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
No aplica.
3.2. Lineamientos
3.2.1. Lineamientos de solicitud del servicio
El horario de recepcin de solicitudes es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a
5:00 p.m.
La solicitud se recibe por avisos en el sistema SAP por la web de autoservicio
de mantenimiento.
El aviso debe ser generado por un usuario habilitado por el sistema, este
usuario es autorizado por el departamento, jefatura o decanatura.
Por Unidad administrativa/acadmica hay dos usuarios habilitados, principal
y suplente.
El tiempo para dar respuesta a la solicitud es de mximo 3 das hbiles para
urgencias, 8 das hbiles para servicios especiales y 5 das hbiles para
mantenimiento.
Se reciben solicitudes de: mantenimiento correctivo, servicios especiales e
instalacin de equipos.
Los servicios especiales incluyen: Control de animales que no sean plagas,
Confort trmico y eventos institucionales.
3.2.2. Lineamientos de entrega del servicio
El mantenimiento se llevar a cabo en el lugar y horario acordado con el
usuario.
El tiempo para dar respuesta al servicio es de mximo 5 das hbiles, este
tiempo puede variar dependiendo de la existencia de materiales en el
almacn y de la complejidad de la contratacin.
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
3.2.3. Lineamientos de cancelacin o modificacin del servicio
El horario de recepcin de cancelaciones o modificaciones es de lunes a
viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrnico
Solo puede enviar el correo de modificacin o cancelacin del servicio el
usuario asignado del departamento, jefatura o decanatura.
La cancelacin o modificacin del servicio debe ser enviada mnimo 3 das
hbiles antes de la prestacin del servicio.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Jefatura de Mantenimiento e Infraestructura.
4.2. Responsabilidades
Jefe de mantenimiento
Liberar rdenes y realizar cierres comerciales de estas.
Aprobar los proveedores
Supervisor de mantenimiento:
Revisar los avisos y de acuerdo a la informacin suministrada rechazarlos o asignarles
un interventor.
Crear las rdenes segn la informacin de los avisos.
Realizar cierres tcnicos de las rdenes.
Generar reporte de rdenes asignadas a tcnicos y contratistas para la ejecucin.
Revisar y controlar el vencimiento de las rdenes.
Generar estadsticos de gestin
Interventor:
Asignar el tcnico a las rdenes.
Solicitar cotizaciones a los proveedores para efectuar el mantenimiento y elegir al
proveedor.
Mediar con el proveedor.
Aprobar los componentes de la orden.
Auxiliar administrativo mantenimiento:
Cargar componentes a la orden.
mailto:[email protected]
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
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Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
Auxiliar administrativo almacn:
Hacer solicitud de pedido para abastecer el almacn con el stock necesario.
Entregar a los tcnicos el material liberado para cada orden.
Auxiliar administrativo:
Elaborar y enviar documento de compras al proveedor.
Proveedor / tcnico:
Llevar a cabo el servicio solicitado en el tiempo acordado.
Entregar las facturas a tiempo y con los costos adecuados.
Enviar la cotizacin en el tiempo solicitado.
Tcnico:
Llevar a cabo el servicio solicitado en el tiempo acordado.
5. DEFINICIONES
No aplica.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo Mantenimiento correctivo
5.2. Descripcin de actividades Mantenimiento correctivo
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1 Diligenciar el formato del aviso
La persona capacitada de la unidad acadmica o administrativa diligencia el formato en el mdulo de mantenimiento de SAP, indicando las necesidades y caractersticas del caso.
Unidad acadmica / Unidad administrativa
Autoservicio de mantenimiento
2 Revisin de avisos El supervisor de mantenimiento revisa diariamente los avisos diligenciados, determinando si son relevantes o no.
Supervisor de mantenimiento
3 Cancelar aviso Debido a que el caso no es viable en su ejecucin, se cancela el caso.
Supervisor de mantenimiento
ENTRADA Necesidad de servicio de mantenimiento
PROVEEDOR Unidad Acadmica / Unidad Administrativa
SALIDA Orden solucionada, caso cancelado
CLIENTE Unidad Acadmica / Unidad Administrativa
PRO-26-2-01-01
MANTENIMIENTO CORRECTIVOP
RO
VE
ED
OR
EX
TE
RN
OM
AN
TE
NIM
IEN
TO
UN
IDA
D A
CA
D
MIC
A /
UN
IDA
D
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
GE
ST
IN
Y
LO
GS
TIC
A
CierreAsignacin Ejecucin
1- Diligenciar el formato del aviso
2- Revisin de avisos
El caso es viable?
5- Creacin de la orden
SI
3-Cancelar aviso
NO
11- Cambiar estado de orden
18- Bsqueda de proveedores
21- Seleccin del proveedor
Contratista
4- Notificar a la unidad la
cancelacin del aviso
20- Enviar cotizacin del
servicio
Cotizacin
Diario
22- Notificar el proveedor
seleccionado
Tipo de recurso
6- Asignar interventor
7- Revisin de orden
Tcnico
Se necesitan materiales
para la orden?
No8- Ejecucin de
orden
14- Cargar componentes a
la orden
15-Aprobacin de los componentes
de la ordenSi
9- Firmar aceptacin y
calificacin del servicio
10- Entregar formulario a Supervisor
16- Liberar orden
17- Entrega de materiales
diarimente1
19- Solicitar cotizaciones
23- Enviar aprobacin
24- Cargar costos
26- Enviar correo
27- Imprimir y traer orden de
compra
28- Enviar a interventor
29- Firmar orden30- Enviar ordenes
31- Aprobar Ordenes
32- Enviar ordenes a Gestin y Logstica
34- Ejecutar trabajo
35- Realizar acta
1
El contratista cumple los requisitos necesarios
Si
No
36- Firmar acta
38- Enviar factura
39- Enviar a JefeFactura correcta
40- Informar a proveedor
No
41- Aprobar Factura
Si42- Enviar factura a logstica
44- Realizar cierre comercial
Orden de compra
Factura
Acta
Orden de compra
No institucional
Tipo de contratista
InstitucionalAbastecimiento
de servicios
Diariamente
NoSe necesita
comprar materiales?
SiCompras
generales de bienes
Semestralmente
37- Cambiar estado
12- Realizar cierre tcnico
13- Realizar cierre comercial
acumulado
Si
Material disponible
Superior a 5 SMLV?
No
Servicio
1
Es Bien o Servicio?
Compras generales de
bienes
Bien
Diariamente
33- Coordinar trabajo
43- Realizar cierre tcnico
25- Hacer liberacin
Semestralmente
2
2
mantenimineto v2.vsd
Plantilla 1
rc.perez224
Archivo adjunto
mantenimineto v2.pdf
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
4 Notificar a la unidad la cancelacin del caso
Se le notifica a la unidad acadmica o administrativa la cancelacin del caso a travs de correo electrnico.
Supervisor de mantenimiento
5 Creacin de la orden
Si el caso es viable en su ejecucin el supervisor de mantenimiento convierte el caso a una orden, donde se asigna un responsable (interventor) y cambia el estado de la orden a ASIG (asignada), indicando que ya fue asignada a un interventor.
Supervisor de mantenimiento
SAP-PM
6 Asignar interventor
Una vez la orden es asignada al interventor, este le asigna un tcnico o un contratista dependiendo los requerimientos de la orden
Supervisor de mantenimiento
SAP-PM
7 Revisar orden Va hasta el lugar donde se necesita el servicio y revisa la orden
Tcnico de mantenimiento
8 Solucin de la orden
En caso de no necesitar materiales, se soluciona la orden y se le entrega al solicitante el formato de entrega del servicio generado por el sistema.
Tcnico de mantenimiento
9 Firmar aceptacin y calificacin del servicio
La Unidad Acadmica o Unidad Administrativa diligencia el formato indicando que el servicio solicitado fue cumplido y se califica.
Unidad acadmica / Unidad administrativa
10 Entregar formulario a Supervisor
Se entrega el formulario al Supervisor de mantenimiento
Tcnico de mantenimiento
11 Cambiar estado de orden ASMT
Se cambia el estado de la orden a ASMT (Autorizacin supervisor de mantenimiento) o a EJEC (ejecutada) si se necesitaban materiales
Supervisor de mantenimiento
SAP-PM
12 Realizar cierre tcnico
Se hace el cierre tcnico de la orden. Si se necesit materiales el cierre lo realiza el Supervisor de Mantenimiento, sino lo realiza el Jefe de Mantenimiento
Supervisor de mantenimiento/Jefe de mantenimiento
SAP-PM
13 Realizar cierre comercial acumulado
Se realiza semestralmente el cierre comercial de las rdenes con cierre tcnico acumuladas en ese periodo de tiempo.
Jefe de mantenimiento
SAP-PM
14 Cargar componentes a la orden
Diariamente, se cargan los materiales necesarios para cada orden, si no est el material en bodega an se deja en estado reservado.
Auxiliar administrativo de mantenimiento
SAP-PM
15 Aprobacin de los componentes de la orden
Se revisan los materiales que se asignaron a cada orden y se aprueba la orden. El interventor cambia el estado de la orden a APIN (aprobacin interventores), indicando que la orden est lista para liberacin del jefe de mantenimiento.
Interventor SAP-PM
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
16 Liberar Orden Entrar a la orden y verificar la aprobacin de los materiales y libera materiales.
Jefe de Mantenimiento
SAP-PM
17 Entregar materiales Entrega de la bodega los materiales solicitados
Auxiliar administrativo de bodega de mantenimiento
18 Bsqueda de proveedores
Dependiendo de la necesidad del servicio de mantenimiento y costo aproximado se seleccionan proveedores que puedan prestar el servicio.
Interventor
19 Solicitar cotizaciones Teniendo en cuenta los requerimientos de la solicitud se le solicita a los posibles proveedores la cotizacin
Interventor
20 Enviar cotizacin del servicio
Los proveedores externos envan la cotizacin del servicio requerido
Proveedor Cotizacin
21 Seleccin del proveedor Se selecciona el proveedor, revisando las cotizaciones recibidas por parte de los proveedores externos.
Interventor
22 Notificar el proveedor seleccionado
Notificando al jefe de mantenimiento por correo electrnico del proveedor seleccionado. En el correo se adjunta la cotizacin del proveedor seleccionado.
Interventor
23 Enviar aprobacin
Se enva la aprobacin del proveedor a Gestin y Logstica con copia al interventor por correo electrnico a [email protected] para iniciar la elaboracin de la orden de compra
Jefe de mantenimiento
24 Cargar costos Se cargan los costos del servicio en la orden respectiva.
Auxiliar administrativo
SAP-PM Orden de compra
25 Hacer liberacin Se hace la liberacin de la orden Jefe de mantenimiento
SAP-PM
26 Enviar correo Se le enva un correo electrnico al proveedor y al interventor con el formato de la orden de compra
Auxiliar administrativo
27 Imprimir y traer orden de compra
El proveedor imprime la orden de compra, la firma y la trae a la Universidad al rea de Mantenimiento e Infraestructura
Proveedor
28 Enviar a interventor Se le enva la orden al interventor Auxiliar administrativo
29 Firmar orden El interventor firma y la entrega al asistente administrativo
Interventor
30 Enviar ordenes Organiza las rdenes de compra de da y se las enva al jefe de mantenimiento para su aprobacin
Secretaria
31 Aprobar ordenes El jefe aprueba las rdenes de compra. Jefe de mantenimiento
SAP-PM
32 Enviar rdenes a Gestin y Logstica
Se enva las rdenes de compra del da aprobadas a Gestin y Logstica
Secretaria
mailto:[email protected]
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
33 Coordinar trabajo El interventor coordina el trabajo a realizar con el proveedor
Interventor/Proveedor
34 Ejecutar trabajo El proveedor ejecuta el trabajo solicitado. Proveedor
35 Realizar acta El proveedor realiza el acta del trabajo Proveedor Acta
36 Firmar acta Interventor firma el acta Interventor
37 Cambiar estado El interventor cambia el estado de la orden a OREA (orden realizada)
Interventor SAP-PM
38 Enviar factura El proveedor enva escaneada la factura del trabajo.
Proveedor Factura
39 Enviar a jefe El interventor enva la factura al jefe de mantenimiento para su aprobacin
Interventor
40 Informar proveedor Se le informa al proveedor las inconsistencias en la factura para su correccin
Interventor
41 Aprobar factura El jefe aprueba la factura del trabajo realizado
Jefe de mantenimiento
42 Enviar factura a Logstica
Se enva la factura a Logstica. Interventor
43 Realizar cierre tcnico Se realiza el cierre tcnico en SAP Supervisor de mantenimiento
SAP-PM
44 Realizar cierre comercial Se verifica que se haya hecho el pago de la factura y se realiza el cierre comercial
Jefe de mantenimiento
SAP-PM
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R Efectividad
Cdigo del indicador IND-26-2-01-011
Responsable del indicador
Jefe de mantenimiento
Objetivo Medir el nivel de avance de ejecucin de las rdenes de mantenimiento solicitadas.
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad acadmica, administrativa, entidad)
Reglamento tcnico de instalaciones elctricas (RETIE) Reglamento tcnico de iluminacin y alumbrado pblico (RETILAB) Manual de cdigo elctrico colombiano Norma tcnica colombiana
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
Mtodo de Medicin Obtener el nmero de solicitudes con estado ejecutadas y el nmero de solicitudes abiertas SAP- PM y calcular el indicador.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula ordenes cerradas/ ordenes entradas
Variables Ordenes cerradas: Nmero de rdenes ejecutadas. Ordenes entradas: Nmero de rdenes entradas a SAP
Limitaciones Fallas en el sistema
Fuente de datos SAP
Granularidad Por orden
Periodicidad mensual
Meta 100%
Observaciones
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
Porcentaje de pendientes injustificados
Cdigo del indicador IND-26-2-01-012
Responsable del indicador
Jefe de mantenimiento
Objetivo Medir el porcentaje de rdenes pendientes por ejecutar por falta de gestin.
Mtodo de Medicin Obtener de SAP-PM el nmero de rdenes abiertas asignadas sin ejecutar e identificar con el interventor de cada orden si la no ejecucin esta justificada.
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula ordenes pendientes/ ordenes entradas
Variables Ordenes pendientes: Nmero de rdenes pendientes por ejecutar. Ordenes entradas: Nmero de rdenes entradas a SAP
Limitaciones Fallas en el sistema
Fuente de datos SAP
Granularidad Por orden
Periodicidad mensual
Meta 0%
Observaciones
Mantenimiento correctivo PRO 26-2-01-01
FECHA PUBLICACIN 02/05/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de espacios Planta fsica Mantenimiento
9. RIESGOS OPERATIVO
Accidentes y/o incapacidades del personal tcnico o contratistas externos
Dao de equipos o infraestructura locativa
Daos a terceros
No encontrar disponible el espacio y/o usuario
CALIDAD DE SERVICIO
Personal tcnico no calificado
Especificaciones tcnicas que no aplican
LEGAL
Incumplimiento de especificaciones tcnicas de equipos o instalaciones
Ingreso de personal externo a la universidad sin cumplir normatividad parafiscal
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 05/01/2012
Publicacin 05/01/2012
1 Actualizacin 28/07/2015 Publicacin 02/05/2016
11. APROBACIN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Roco Prez Ingeniera de procesos 28/07/2015
REVIS Alberto Poveda Coordinador de procesos 01/04/2016
APROB Nestor Vera Jefe de Mantenimiento 02/05/2016
m.pena366Archivo adjuntoMantenimiento_correctivo.pdf
Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema
Bibliotecas
PRO-26-2-01-10
FECHA PUBLICACIN 18/10/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
8. INDICADORES
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
CUMPLIMIENTO DE LAS VISITAS CON PROVEEDORES EXTERNOS
Cdigo del indicador IND-23-2-01-101
Responsable del
indicador Tcnico de Soporte - Jefatura Administrativa
Objetivo Medir el cumplimiento de la ejecucin de las visitas de mantenimiento
programadas con los proveedores con quienes se tiene contrato
Mtodo de Medicin Nmero de visitas ejecutadas dividido en el nmero de visitas planeadas
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
Variables Numerador: nmero de visitas ejecutadas
Denominador: nmero de visitas planeadas
Limitaciones Acordar reprogramacin de visitas, segn las necesidades caso en el cual vara el
nmero de visitas planeadas respecto a las ejecutadas
Fuente de datos Archivo de control de visitas y cronogramas por proveedor (SharePoint)
Granularidad No aplica
Periodicidad Anual
Meta 100%
Observaciones
FIC
HA
DE
L IN
DIC
AD
OR
CUMPLIMIENTO DE LOS MANTENIMIENTOS DE EQUIPOS
Cdigo del indicador IND-23-2-01-102
Responsable del
indicador Tcnico de Soporte - Jefatura Administrativa
Objetivo Medir el cumplimiento de la ejecucin de las actividades de mantenimiento,
limpieza y actualizacin realizadas por el Tcnico de Soporte a los equipos en Salas
Mtodo de Medicin Nmero de mantenimientos realizados
Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema
Bibliotecas
PRO-26-2-01-10
FECHA PUBLICACIN 18/10/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
Unidad de Medida Porcentaje
Frmula
*100%
Variables Numerador: nmero de mantenimientos realizados
Denominador: nmero de mantenimientos planeados
Limitaciones No aplica
Fuente de datos Formatos de Mantenimiento y cronogramas de mantenimiento (SharePoint)
Granularidad No aplica
Periodicidad Anual
Meta 100%
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO
No hacer el registro oportuno de algn mantenimiento realizado.
Que un equipo falle durante el mantenimiento realizado
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN ACTUALIZACIN FECHA
0 Elaboracin 01/10/2015
Publicacin 18/10/2016
11. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA
ELABOR Manuela Pea INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394 01/10/2015
Gestin de infraestructura (Mantenimiento)- Sistema
Bibliotecas
PRO-26-2-01-10
FECHA PUBLICACIN 18/10/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Gestin de Espacios Planta Fsica Mantenimiento
REVIS
Liliana Caballero JEFE ADMINISTRATIVO -
SBADM - 10001992 23/09/2016
Cesar Augusto Collazos TECNICO SOPORTE - SBADM 18/04/2016
Eliana Arciniegas AUXILIAR BIBLIOTECA 23/09/2016
Alberto Poveda Caputo
Coordinador de Procesos
Direccin de Planeacin y
Evaluacin
01/07/2016
APROB Angela Mara Mejia DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 12/10/2016