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GESTIÓN DE LAS PARTES DE INTERES (I Unidad)
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LOS INTERESADOS GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® 5ta edición
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNADEspecialización en Gestión de Proyectos
ELVA NELLY ROJAS ARAQUE
Gestión de los Stakeholders
Gung Ho!
Gung Ho!
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
Descripción General de la Gestión de los Interesados del Proyecto
1. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
SALIDASHERRAMIENTAS Y TECNICAS
1. Acta de constitución del proyecto2. Documento de adquisiciones 3. Factores ambientales de la empresa4. Activos de los procesos de la organización
1. Análisis de Interesados 2. Juicio de expertos3. Reuniones
1. Registro de interesados
ENTRADAS
1. Acta de constitución del proyecto
2. Documento de adquisiciones
3. Factores ambientales de la empresa
4. Activos de los procesos de la organización
Certifica la existencia del proyecto. Documenta las necesidades de negocio, supuestos, las restricciones, el conocimiento de las necesidades y requisitos de alto nivel del cliente y el nuevo producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar
Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho contrato son interesados clave del proyecto
La cultura y la estructura de la organización; • Los estándares gubernamentales o de la industria (p.ej., regulaciones, estándares de productos); y • Las tendencias globales, regionales o locales y las prácticas o hábitos.
Las plantillas del registro de interesados, • Las lecciones aprendidas de proyectos o fases anteriores y • Los registros de interesados de proyectos anteriores.
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
1. Identificar todos los
interesados potenciales.
2, Analizar el impacto o apoyo
potencial de cada interesado
3. Evaluar a los interesados
1. Análisis de Interesados información cuantitativa y
cualitativa, para determinar
intereses del proyecto
Modelos de clasificación
para el análisis de
interesados
Matriz de poder/interés
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia
Matriz de poder/influencia
Matriz de poder/interés
__________________________Guía del PMBOK® 5ta edición __________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
3. Reuniones2. Juicio de Expertos
Asegura la identificación y el listado de los interesados, se debe procurar el juicio y la experiencia de grupos o personas con capacitación especializada o pericia en la materia.
La alta dirección; Otras unidades dentro de la organización; Directores de proyecto, expertos, grupos de industria y consultores, asociaciones profesionales y técnicas.
Se obtiene mediante consultas individuales (reuniones uno a uno, entrevistas, etc.) o mediante un formato de panel (grupos focales, encuestas, etc.).
Se analizan perfiles para desarrollar entendimiento sobre los principales interesados del proyecto, para intercambiar y analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura general de cada uno de los interesados
Salidas - ¿Qué obtengo al final del proceso?
Registro de los interesados: Documento donde se recopila toda la información de los interesados. Por ejemplo: nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, intereses, expectativas, poder de influencia, categorización, etc
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
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2. GESTIONAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
Planificar la Gestión de los Interesados, identificar el modo en que el proyecto afectará a los interesados,
desarrolla formas de lograr la participación interesados, gestionar expectativas, alcanzar los objetivos.
ENTRADAS
4. Activos de los procesos de la organización
3. Factores Ambientales
de la Empresa
2, Registro de los Interesados
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
• Ciclo de vida y procesos• Descripción de la
ejecución• Plan de gestión de
cambios (monitorear y controlar)
• Necesidades y la técnicas de comunicación
El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.
Todos los factores ambientales de la empresa son entradas, la gestión de los interesados debe adaptarse al entorno del proyecto. La cultura, la estructura y el clima político de la organización .
El registro de interesados proporciona la información necesaria para planificar las formas adecuadas de involucrar a los interesados del proyecto.
__________________________________Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) — Quinta edición
HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1. Juicio de expertos: Inicio de un proyecto puede ser necesario que los interesados más experimentados estén altamente involucrados de modo que se elimine cualquier posible obstáculo para el éxito
2. Reuniones : Expertos y el equipo del proyecto para definir los niveles de participación requeridos de todos los interesados.
3. Técnicas analíticas : El nivel de participación de los interesados se debe comparar con los niveles de participación planificados que se requieren para concluir el proyecto con éxito. El nivel de participación se puede clasificar:
Reticente
Neutral
LíderPartidario
Desconocedor
Interesado
Desconocedor
Reticente
Neutral
Partidario
Líder
Interesado 1
C D
Interesad 2
C D
Interesado 3
DC
Matriz de Evaluación de la Participación de los InteresadosC= Participación actual - D= Participación deseado
proceso analítico = brechas entre los niveles de participación actual + deseado , identificar las acciones y comunicaciones y cerrar estas brechas a través del juicio de expertos.
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SALIDAS
Componente del plan para la dirección del proyecto. Identifica estrategias de gestión para involucrar interesados de manera eficaz.
1. Plan para la gestión de Proyectos
Plan de Gestión de los Interesados
niveles de participación
alcance e impacto
Las interrelaciones y superposic
Los requisitos de comunicación
información a distribuir entre los interesados
2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
El método para actualizar y definir PG cronogram
a del proyecto
registro de interesados
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3. Gestionar la Participación de los Interesados
Describe los métodos y tecnologías utilizados para la comunicación con los interesados.
ENTRADAS
2. Plan de Gestión de las Comunicaciones
3. Registro de Cambios
4. Activos de los Procesos de la Organización
información sobre la gestión de las expectativas de los interesados (requisitos, información, motivo de distribución de la información, personas que reciben la información)
documentar los cambios del proyecto, así como su impacto en términos de tiempo, costos y riesgos.
Los requisitos de comunicación, Los procedimientos para la gestión de incidentes, Los procedimientos de control de cambios, y La información histórica relativa a proyectos anteriores
1. Plan de Gestión de los Interesados
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HERRAMIENTAS Y TECNICAS
1. Métodos de Comunicación 2. Habilidades Interpersonales 3. Habilidades de Gestión
requisitos de comunicación de los interesados, el PM decide cómo, cuándo y cuáles métodos de comunicación se utilizarán en el proyecto.
PM aplica habilidades interpersonales, gestionar las expectativas de los interesados. (confianza, Resolver conflictos, Escuchar y Superar la resistencia al cambio.
Coordina y armonizar al grupo hacia el logro de los objetivos del proyecto. Por ejemplo: Facilitar el consenso hacia los objetivos del proyecto, Ejercer influencia sobre las personas para que apoyen el proyecto, Negociar acuerdos
SALIDAS
1.Registro de Incidentes: Este registro se actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los incidentes actuales
2. Solicitudes de Cambio: Incluye acciones correctivas o preventivas aplicables al proyecto o a la interacción con los interesados afectados,
3.Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto: Se actualiza cuando se identifican nuevos requisitos o modificaciones de los requisitos de los interesados.
4. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: cuando la información sobre los interesados cambia, cuando se identifican nuevos interesados o cuando originalmente registrados no participen en el proyecto o no reciban su impacto.
5. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización (Notificaciones a los interesados, Informes del proyecto, Retroalimentación de los interesados, presentaciones, registros, Documentación sobre lecciones aprendidas)
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4. CONTROLAR LA PARTICIPACIÓN DE LOS INTERESADOS
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ENTRADAS
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Registro de Incidentes
3. Datos de desempeño del trabajo
4. Documentos del Proyecto
El ciclo de vida seleccionado , El modo en que se ejecutará , Como cumplir los requisitos de RR.HHplan de gestión de cambios , Necesidades técnicas de comunicación.
observaciones y mediciones primarias identificadas durante las actividades ejecutadas
El registro de incidentes se
actualiza a medida que se identifican nuevos incidentes y se resuelven los
actuales
El cronograma del proyecto, • El registro de interesados, • El registro de incidentes, • El registro de cambios, y • Las comunicaciones del proyecto
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Herramientas y Técnicas
capture, almacene y distribuya a los interesados la
información relativa a los costos, al avancedel cronograma y al
desempeño del proyecto
1, Sistemas de Gestión de la Información
2,Juicio de Expertos
asegurar identificación y
de nuevos interesados,
realizando unarevaluación de los interesados
actuales.
se utilizan para intercambiar y analizar información acerca de
laparticipación de los
interesados.
3,Reuniones
CONTROL
CONTROL
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SALIDAS
2.Solicitudes de
Cambio
3,Actualizaciones al Plan
para la Dirección del
Proyecto
4,Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
5, Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
1,Información de Desempeño
del Trabajo
A medida que se identifican cambios en la estrategia se actualizan las secciones
Acciones correctivas Acciones preventivas
Registro de interesadosRegistro de incidentes
Notificaciones a los interesados, Informes, presentaciones, registros del proyecto,Documentación sobre lecciones aprendidas
datos de desempeño en contexto e integrados sobre la base de relaciones entre áreas
Gracias
Gung Ho!