Planificación y Gestión de Proyectos

Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Sociales

Carrera Relaciones del Trabajo

Administración de Empresas

Cátedra Assenza Parisi

2

Objetivos de la reunión

Que al finalizar la reunión, losQue al finalizar la reunión, losasistentes sean capaces dedefinir que se entiende pordefinir que se entiende porAdministración y Gestión deyProyectos desde el punto devista específico de la Gestión devista específico de la Gestión dePersonal.

3

ProyectoUn proyecto es esencialmente unconjunto de actividadesconjunto de actividadesinterrelacionadas, con un inicio yuna finalización definida, que utilizarecursos limitados para lograr unrecursos limitados para lograr unobjetivo deseado.jACTIVIDADES RECURSOS

4

PROYECTO

es un esfuerzo temporario

llevado a cabo para lograr un

Producto o servicio objetivoProducto o servicio objetivo

5

Objetivos de un Proyectof tibl d l• factibles de lograrse.

i esf er o l l• es necesario un esfuerzo para lograrlos

fij á t tiempo l l• fijamos en cuánto tiempo alcanzarlos

definidos en términos que es posible medirlos• definidos en términos que es posible medirlos

y comunicarlosy

• con parámetros de comparación para controlar

su avance

6

Características de un ProyectoSerie de actividades y tareas con:

• objetivo específico

• exigencia cumplimiento de• exigencia cumplimiento de especificaciones

• inicio y final claramente definidos

• fondos limitados

• uso de recursos• uso de recursos

7

R d l P tRecursos del ProyectoPersonas

Información y TecnologíaTecnología

8

Proyecto Exitoso

Cuando finalizaCuando finalizaen el tiempo previstoen el tiempo previstocumpliendo el presupuestocumpliendo el presupuestocumpliendo el presupuestocumpliendo el presupuestocon los resultados y especificaciones esperadascon los resultados y especificaciones esperadascon la aceptación del clientecon la aceptación del clientecon la aceptación del clientecon la aceptación del clientenos permite usar al cliente como referencianos permite usar al cliente como referenciai b l fl j d b j d l i iói b l fl j d b j d l i iósin perturbar el flujo de trabajo de la organizaciónsin perturbar el flujo de trabajo de la organización

sin conflictos con la cultura de la organizaciónsin conflictos con la cultura de la organización

9

Project ManagementEs el conjunto deEs el conjunto deEs el conjunto de Es el conjunto de

i i ti i tconocimientos, conocimientos, habilidades, habilidades, ,,herramientas y herramientas y técnicas; técnicas;

Aplicadas a las actividades a realizar, para Aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del satisfacer los requerimientos del ProyectoProyectoqq yy

10

La Necesidad de un ModeloLa Necesidad de un Modelo de Gestión de Proyectosy

• Nos brinda una perspectiva global

• Nos permite generar un lenguaje común

• Provee un marco de referencia

• Explica funcionamientos

reglasreglas

mecanismos

• Ayuda a evitar riesgos y costos

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Procesos en la Gestión de Proyectos

Iniciación Planeamiento

Control j ióControl Ejecución

Cierre

12

Gestión Integral del Proyecto• PROPÓSITO

Gestión Integral del Proyecto

• Asegurar la coordinación entre todos los elementos del Proyecto

• Que todos los procesos serán incluidos

• ETAPAS

1 1 D ll ió d l Pl d j ió• 1.1-Desarrollo: generación del Plan de ejecución y control del Proyecto1.1. Desarrollo

• 1.2.-Ejecución: llevar a cabo el Plan cumpliendo y los resultados y etapas

1.2. Ejecución1.- Gerenciamiento

Integral del Proyecto

• 1.3.-Control: coordinar los cambios que surjan1.3. Control

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Ciclo de vida de ProyectosCiclo de vida de ProyectosUso de Recursos / CostosUso de Recursos / Costos

Implementación

Desarrollo Cierre

Concepción

TiempoTiempo

141.‐Concepción

Generación

Generado internamente como iniciativa de la organización

Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

2.‐ DesarrolloPreliminar

La organización formaliza su intención

S l l i i t Preliminar

3 ‐ Planeamiento

Se relevan los requerimientos

Project CharterS t l E t t d l P tRU

TA

3. Planeamiento Se construye la Estructura del ProyectoWBS

Se desarrolla el Cronograma del ProyectoóJA

DE R

4.‐ Programación

ón M

onit

oreo

Se definen los recursos y su organizaciónSe especifican materiales, equipos e instalacionesSe establece el PresupuestoSe calculan los riesgosSe contratan los recursos

HO

J

5.‐E

jecu

ció

6.‐ Cambios

Se ejecuta el PlanSe monitorean los resultados

Se introducen loscambios y modificacionesy mejoras necesarias

7.‐ Cierre delProyecto

y mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos

Se registran las lecciones aprendidasy Se registran las lecciones aprendidas

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Uso de Recursos / Costos

2.‐ Desarrollo

nito

reo

1.‐Concepción Generación

3.‐ Planeamiento

Ejec

ució

n M

on

7.‐ Cierre delProyectoGeneración

4.‐ ProgramaciónRiesgos

5.‐E

6.‐ Cambios

y

Implementación

CierreRiesgos

Concepción

Desarrollo

Tiempo

16

Categorías de ProyectoI di id l• Individuales: de corta duración y asignadosnormalmente a un individuo que tiene que actuarcomo manager de proyecto y operativo.como manager de proyecto y operativo.

• Colectivos: llevado a cabo por un departamentocon sus recursos personales propios.p p p

• Especiales: requieren que ciertas funcionesprimarias o autoridad sea asignadap gtemporariamente a otras personas o unidades.Funcionan mejor en períodos limitados, amediano plazo pueden generar conflictosmediano plazo pueden generar conflictosseveros.

• Matriz o Agregados: requiere actuación de unMatriz o Agregados: requiere actuación de unnúmero significativo de unidades funcionales yel control de distintos e importantes recursos.

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Desafíos para la Organización

• Naturaleza dinámica

• Capaz de cambiar rápidamente según lo requiera el mercadosegún lo requiera el mercado

• Apta para enfrentarApta para enfrentar• alta competencia

• cambios en la tecnología

• control de los recursos y la complejidad

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Di ñ d l t tDiseño de la estructura organizacional del Proyectoorganizacional del Proyecto

•• No hayNo hay•• No hay No hay estructuras estructuras organizacionalorganizacionales buenas oes buenas oes buenas o es buenas o malas; sinomalas; sinoorganizaciones organizaciones apropiadas oapropiadas oapropiadas o apropiadas o inapropiadasinapropiadas

19

Organización TradicionalDirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

20

Desventajas Organización Tradicional

• Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total.

• Compleja Coordinación• Compleja Coordinación.

• Las decisiones se inclinan hacia losLas decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales más fuertes.

• Las iniciativas están orientadas más hacia lo funcional que a los proyectos en q p ycurso.

21

Organización orientada a Proyectos

DirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente deProject

Managers

Project Manager

Project Manager

P j MProject Manager

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

22

Organización por Proyectos

DirectorEjecutivo

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManagerg g g

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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S S OPRESUPUESTODEFINICIONDEFINICION

Es un plan integrador y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones capital h mano rec rsos de na entidad conde las operaciones, capital humano y recursos de una entidad, con objetivos comunes a todas las áreas de la organización para un periodo futuro determinado

OBJETIVOSOBJETIVOS

De Previsión preconocer lo necesarioD Pl i hDe Planeacion que y como se va a hacerDe Organización quien lo hará y con que se haráDe Coordinación que se haga ordenadamenteDe Control ver que se realice lo planeado

25PRESUPUESTO

FINALIDAD

- Planear integral y sistemáticamente todas lasactividades que la organización debe desarrollar en un

i d d t i dperiodo determinado.

- Controlar y medir los resultados cuantitativos- Controlar y medir los resultados cuantitativos,cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentesdependencias de la organización para logar elp g p gcumplimiento de las metas previstas

26PRESUPUESTO

Según la flexibilidad:* Rígidos o estáticos,* Flexibles o variables

Según el periodo de tiempo: A corto plazo/ largo plazo TSegún el campo de aplicación

* Organizacional* De operación o económicos

IP De operación o económicos

* Financieros* Por proyecto

* Personal

PO Personal

Según el sector de la economía en el cual se utilizan* Presupuestos del Sector Público

OS

Presupuestos del Sector Público* Presupuestos del Sector Privado

Según su técnica de valuaciónSegún su técnica de valuación* Estimados* Estándar

27PRESUPUESTO

ORGANIZACIÓN PERSONAL

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO

ORGANIZACIÓN PERSONALConocimiento de la Organización Conocimiento del Mercadog

Apoyo de la Dirección Conocimiento de la necesidad del cliente

Alineación con la Estrategia yAlineación con la Estrategia y Política Conocimiento de la actividad

Asociación a la Estructura Sistema adecuado de iAsociación a la Estructura ingresos y egresos

Fijación periodo presupuestal Control y seguimientoSistema adecuado de contabilidad y costosDirección y seguimientoDirección y seguimiento

28PRESUPUESTO

ETAPAS DEL PRESUPUESTO

1- Primera Fase: Fijación de Objetivos

2- Segunda fase: Elaboración de Presupuestos Parciales o por Áreas2 Segunda fase: Elaboración de Presupuestos Parciales o por Áreas

3- Tercera fase: Elaboración del Presupuesto Global

4- Cuarta fase: Aprobación del Presupuesto

5- Ejecución y Control

6- Evaluación6 Evaluación

29PRESUPUESTO

ELABORACION DE PRESUPUESTOS

Marco General (Planificación Estratégica)( g )Presupuestos Parciales

Ventas e IngresosInventariosInventariosOperaciones (Producción / Servicios)Compra de materiales / serviciosP lPersonalCosto de Venta y DistribuciónGastos de AdministraciónImpuestosInversiones

Presupuesto GlobalPresupuesto GlobalUtilidades generadasFlujo de CajaE t d Fi iEstados Financieros

30PRESUPUESTO

CONTROL PRESUPUESTAL

* Comparar los resultados reales contra los presupuestados

* Análisis de desviaciones: Causas y responsabilidades- Por área

D l tid d- De volumen o cantidad- De precio

* Medidas correctivas

31PRESUPUESTO

CAUSAS DE FRACASO DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO

ORGANIZACIÓN PERSONALD i i t d l i ió D i i t d l d

CAUSAS DE FRACASO DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO

Desconocimiento de la organización Desconocimiento del mercadoDesconocimiento de los planes y de las políticas de la organización

Desconocimiento de las necesidades del cliente

Inadecuada administración y dirección Mala elección de proveedoresPoca flexibilidad en los criterios de los dirigentes

Desconocimiento de la actividadg

Inadecuado sistema de costos Inadecuado sistema de controlFalta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones así como su

Falta de análisis de las desviacioneslas causas de variaciones, así como su corrección

Mala organización y coordinación lgeneral

Insuficientes análisis y estudio de mercadoFalta de apoyo directivoFalta de apoyo directivoFalta de cooperación

32PRESUPUESTO

VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

VentajasDe previsióne p e s óDe organizaciónDe controle co t o

LimitacionesBasado en estimacionesBasado en estimacionesCostoRepeticiónRepetición

33PRESUPUESTO

Ej : Curso de capacitaciónEj.: Curso de capacitación

•Conocer las necesidades del cliente (externo o interno)1)Contenidos específicos y habilidades a transmitir) p y2)A quien va dirigido3)Horas disponibles4)Recursos didácticos con que cuenta

•Elaboración del Plan•Elaboración del Plan1)Periodo del curso2)Lugar físico3)Horarios)4)Docentes5)Contenidos por clase

•Calculo de costos1)Horas de capacitación1)Horas de capacitación2)Almuerzos / refrigerios3)Recursos necesarios ( proyectores, videos, etc )4)Alquiler de salones5)Horas caídas

•Control de costos1)Registro de todas las erogaciones2)Control contra presupuesto2)Control contra presupuesto3)Acciones correctivas

34PRESUPUESTO

PRESUPUESTO BASE CERO

Se evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad sin tomar en consideraciónllevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas

35

Recursos HumanosRecursos Humanos

l P ten los Proyectos.

36

Liderazgo

Aprovechar el liderazgo tanto formal comoinformal de los Lideres de la organización enAprovechar el liderazgo tanto formal comoinformal de los Lideres de la organización eninformal de los Lideres de la organización enbeneficio del desarrollo del proyecto.informal de los Lideres de la organización enbeneficio del desarrollo del proyecto.

37

FormaciónBrindar a las personas las herramientasnecesarias para poder adaptarse al cambio conBrindar a las personas las herramientasnecesarias para poder adaptarse al cambio connecesarias para poder adaptarse al cambio conrapidez

Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha

necesarias para poder adaptarse al cambio conrapidez

Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marchaImplantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marchalas nuevas formas de trabajo.

Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar de en el menor tiempo

Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marchalas nuevas formas de trabajo.

Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar de en el menor tiempop p y y pposible los niveles de desempeño establecidos como objetivo delproyecto.

E t bl l h i t it t l bi lt l

p p y y pposible los niveles de desempeño establecidos como objetivo delproyecto.

E t bl l h i t it t l bi lt lEstablecer las herramientas que permitan mantener el cambio cultural

Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,como a los usuarios finales.

Establecer las herramientas que permitan mantener el cambio cultural

Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,como a los usuarios finales.como a los usuarios finales.como a los usuarios finales.

38

Plan de Capacitación• La Estrategia de la Capacitación del proyecto permitirá:La Estrategia de la Capacitación del proyecto permitirá:

• Minimizar A: Período de tiempo en que el desempeño es bajo debido a la implementación del cambio.

• Minimizar B: Grado en que el desempeño se ve afectado por la implementación del cambio.q p p p

• Maximizar C: Nivel de desempeño después de la implementación del cambio

• Maximizar D: Mejoramiento continuo.

e D

orm

ance

Equilibrio antes del Cambio A

C

Perf

o

B

Tiempo

Implementación del Cambio

39

Plan de Gestión de Personal del proyecto

• Describe cuándo y cómo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto

p y

y se desvinculan del Grupo de Proyecto

• Los procedimientos de reasignación de PersonalLos procedimientos de reasignación de Personal deben tener en cuenta• La reducción de incertidumbres que dañen la moral

d l i t t d l ide los integrantes del equipo • Eliminar la tendencia a “estirar las actividades” ya

que incrementa los costos del proyectoque incrementa los costos del proyecto

40

Personal Disponible

• Experiencia previa

• InteresesIntereses personales

C t í ti• Características Personales

• Grado de disponibilidaddisponibilidad

• Competencias

41

Modelo de Competencias

•GeneralesNivel 1

Nivel 2 •TécnicasNivel 2 •Técnicas

Nivel 3 •Gerenciales

42

Oficina de Proyectos - PMO• ¿Cómo implementar proyectos• ¿Cómo implementar proyectos

en mi organización del modo á f ti ?más efectivo?

• Necesidad de un métodoNecesidad de un método sistemático de implementación

• Proveer servicios o consultoría interna en todos los aspectos que te a e todos os aspectos quela Organización debe generar aptitudes en la implementación deaptitudes en la implementación de sus proyectos

43

Oficina de Proyectos - PMO

Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago

2007 2008

Sep

ROLL OUT TMC

NBLG 36%

13%

39%

7%

Soporte post go-live

ROLL OUT TMA

Proyecto 4 SCL Chile

Proyecto 5MOVICS/SISCEL

22% 20%

% Esperado

% Real% Real

44

¿Por qué los Proyectos son Exitosos?

1. Usuarios Involucrados 15.9%1. Usuarios Involucrados 15.9%

2. Soporte Gerencial 13.9%

3. Requerimientos Claros 13%

2. Soporte Gerencial 13.9%

3. Requerimientos Claros 13%

4. Planeamiento Apropiado 9.6%

5. Expectativas Realistas 8.2%

4. Planeamiento Apropiado 9.6%

5. Expectativas Realistas 8.2%5. Expectativas Realistas 8.2%

6. Milestones Pequeños 7.7%

7 Recursos COmpetenes 7 2%

5. Expectativas Realistas 8.2%

6. Milestones Pequeños 7.7%

7 Recursos COmpetenes 7 2%7. Recursos COmpetenes 7.2%

8. Visión y Objetivos Claros 5.3%

7. Recursos COmpetenes 7.2%

8. Visión y Objetivos Claros 5.3%

45

¿Por qué fallan los Proyectos?

1. Requerimientos Incompletos 13.1%1. Requerimientos Incompletos 13.1%

2. Pobre Inclusión de los Usuarios 12.4%

3. Expectativas No Realistas 9.9%

2. Pobre Inclusión de los Usuarios 12.4%

3. Expectativas No Realistas 9.9%

4. Falta de Soporte Gerencial 9.3%

5. Requerimientos Cambiantes 8.7%

4. Falta de Soporte Gerencial 9.3%

5. Requerimientos Cambiantes 8.7%5. Requerimientos Cambiantes 8.7%5. Requerimientos Cambiantes 8.7%

46

8 Types of Waste -8 Types of Waste overview

Scrap/Rework

Intellect

Over-processing Scrap/Rework1

28

Over-production

Waiting37production

TransportationInventory46

5

Motion

47

What is a process?What is a process?

A process is a set of interrelated activities which transform a set of inputs to one t tor more outputs

48

What you think it is... What it actually is... What it could be...

A process…y y

PEX is about knowing how the process actually isactually is,

and shift it to how it could be

49

Ejemplo 1 : Proyecto Plan de Formación

La implantación del programa puede realizarse mediante un proceso de formación en cascada, diseñada en dos fasesdiseñada en dos fases:

• Formación Directa• Formación Directa

• Transferencia de la formación• Transferencia de la formación

Formación a Formadores

Formación a Usuarios Finales

50

Pl d C it ióPlan de CapacitaciónLa etapa de Formación contempla un conjunto de acciones

concretas:ENSEÑAR / APRENDER / PRACTICAR

F l F d l• Formar a los Formadores en las nuevas funcionalidades y en el conocimiento de las nuevas operaciones dentro del marco de la nueva aplicación

Procesos

o herramienta.• Capacitar a las personas que asumirán el rol de

formadores en conceptos habilidades y aptitudesPersonas formadores en conceptos, habilidades y aptitudes para la optima transferencia de los conocimientos a los Usuarios Finales del sistema.

Personas

• La formación contempla una instancia de entrenamiento sobre las operatorias del nuevo sistema

l d bi t lib d iPráctica

en el marco de un ambiente libre de riesgos.

51

Et Pl d C it ióEtapas - Plan de Capacitación

Detección denecesidades de

Formación

Desarrollo deMaterial deFormación

Tratamientode

Asistentes

Tratamientode

InstructoresLogística

Ejecución

PreparaciónEvaluación

de la formación

Ejecución

52

Fase 1: Detección de Necesidades

Detección de lasnecesidades de

Formación por módulo1

Definición de niveles de asistentes a la Formación2

ACT

Definición de tipo de Formación paracada curso3

IVI cada curso

Definición de método de i ió d l l i4

DAD

organización de las lecciones4

Definición del método de evaluación5

ES

Definición del método de evaluación5

53

Fase 2: Desarrollo material de formaciónDefinición de las plantillas de

documentación1

A

Definición de estándares de redacción2

ACTI

Reunión inicial de responsables de desarrollo

3

IVID

Incorporación de compromisos a Planes de Trabajo

4

ADE j

Revisión y soporte5

S

54

Fase 3: Tratamiento de asistentes

1Asignación de cursos a perfiles

generalesA

2Elaboración de listas de temas por

asistente

ACTI

Elaboración de mensajes relativos a la Formación

3

IVID

4 Convocatoria

DADE

5 Confirmación de asistencia

ES

5 Confirmación de asistencia

55

Fase 4: Tratamiento de Instructores

Formación a instructoresA Formación a instructores(Usuarios Clave)

1ACTIIVID

Entrega oficial del plan de trabajo a 2

DADE g p j

cada instructor2ES

56

Relación de espacios y material disponible

Fase 5: PreparaciónRelación de espacios y material disponible

para impartir la Formación1

Pl ifi ió d l i d F ióA

Planificación de las sesiones de Formación2

Reserva de salas y material3

CTI Reserva de salas y material3

Preparación y validación de equipos en salas

4

VID

Reproducción de material5ADES Disposición de refrigerios6

Lista de teléfonos7

en cada sala en caso de necesitar apoyo

57

Fase 6: EjecuciónRecepción y lista de asistentes1

AEntrega de material 2

Ej ió d l F ió3

CTI

Ejecución de la Formación3

Evaluación de la sesión4

VID Evaluación de la sesión4

Entrega de resultadosde la sesión

5

ADE

de la sesiónS

Entrega de diplomas y reconocimiento a Usuarios Clave

6Usuarios Clave

58

Fase 7: Evaluación de la formaciónNivel de conocimiento sobre la materia.Capacidad docente.Desarrollo de las sesiones.F t d l ti i ió d l l

FormadoresFomento de la participación de los alumnos

Grado en que se cumplen las expectativas del lalumno.

Claridad de los contenidos.Adecuación a las necesidades del alumno.Aplicabilidad en el puesto de trabajo

Contenido del Curso

Aplicabilidad en el puesto de trabajo

Desarrollo del curso: tiempos, homogeneidad de O i ió conocimientos entre los asistentes,...

Instalaciones y equipamiento: aulas, puestos de formación, medios didácticos.

Organización y desarrollo del

Curso

59

Proyecto: Cambio Sistema

* Concepción: Necesidad de cambio ante el crecimiento de las operaciones y el aumento del* Concepción: Necesidad de cambio ante el crecimiento de las operaciones y el aumento del volumen administrativo

* Se define dentro del plan anual o interanual.

* Planeamiento: Equipos, Personas, Presupuesto, Capacidad tecnológica, Equipos y Materiales, Tiempo

* Selección de proveedores* Selección de proveedores

60

Plan2Q3Q 3Q4Q 1Q2Q 4Q

Plan

Selección proveedores

Análisis parametros areas

Testeos técnicos y funcionales

Desarrollo y parametrización

Paralelo (sistema viejo/nuevo)

Instalación Infraestructura

Implementación y cierre

Instalación Infraestructura

Manuales y Gestión Cambio

Implementación y cierre

61

OrganizaciónOrganización

Director

Ejecutivo

Gerente

Sistemas

Gerente

Finanzas

GerenteRRHH

RRHH

Gerente de

Project

Managers

Gerente

Operaciones

Implement.Sistemas

CoordinaciónCoordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

62

63

Muchas Gracias

Administración de EmpresasAdministración de Empresas

Cát d A P i iCátedra Assenza Parisi