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Gestion des emplois du tempsGestion des emplois du temps
Présentation générale du logiciel
Visual Timetabling
Présentation générale du logiciel
Visual Timetabling
Inès BARANGERLaurent GUITOUInès BARANGERLaurent GUITOUDpt GMPDpt GMP
PlanPlan
HistoriquePrésentation
Création des emplois du temps:Gestion des emplois du temps au quotidien
Logiciel d’administrationBilan d’un semestre en GMPLe logiciel VT pour tout l’IUT?
HistoriquePrésentation
Création des emplois du temps:Gestion des emplois du temps au quotidien
Logiciel d’administrationBilan d’un semestre en GMPLe logiciel VT pour tout l’IUT?
HistoriqueHistorique
Notre cahier des charges
Les solutions
Mise en place en GMP
Notre cahier des charges
Les solutions
Mise en place en GMP
► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe
► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6
semaines
► Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des
conflits
► Partage des ressources avec plusieurs
responsables de filière
► Création possible des emplois du temps à distance
► Nombre illimité d’utilisateurs
► Gestion d’une hiérarchisation des groupes complexe
► Visualisation des emplois du temps sur au moins 6
semaines
► Gestion des ressources (profs, salles) Gestion des
conflits
► Partage des ressources avec plusieurs
responsables de filière
► Création possible des emplois du temps à distance
► Nombre illimité d’utilisateurs
ExempleExemple
ExempleExemple
HistoriqueHistoriqueCahier ChargesCahier Charges Solutions Dpt GMP
HyperPlanning Celcat VT
Gestion des groupes
Gestion des conflits
Visualisation sur 1 semestre
Utilisation sur plusieurs postes
Consultation en ligne
Nombre illimité d'utilisateurs
Création de bilans
Dépend du nbreDe licences
Dépend du nbreDe licences
Dvlt à réaliser par nos soins
HistoriqueHistoriqueSolutionsSolutionsCahier Charges Dpt GMP
ExempleExemple
Illimité
► Année précédente 2006-2007:
► Chaque filière a une grille Excel différente
► Gestion manuelle des conflits Des problèmes!!
► Pas d’uniformité dans la désignation des ressources
► 8 feuilles Excel pour 6 filières
► Année 2007-2008:
► Année précédente 2006-2007:
► Chaque filière a une grille Excel différente
► Gestion manuelle des conflits Des problèmes!!
► Pas d’uniformité dans la désignation des ressources
► 8 feuilles Excel pour 6 filières
► Année 2007-2008:
Dpt GMPDpt GMPCahier Charges Solutions
HistoriqueHistorique
FévrierFévrier MarsMars AvrilAvril MaiMai JuinJuin ...... SeptembreSeptembre
Tout les edt opérationnels
2 edt opérationnels (FA,LPISCM)Formation des responsables
Mise en place Bdd
Présentation auxresponsables
Découverte et test
PrésentationPrésentation
Utilisation
Avantages
Techniques
Utilisation
Avantages
Techniques
► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement(emploi du temps hebdomadaire ou non)
► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes
► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT
► Visualisation possible dans chaque cellule:
► Enseignement
► Prof
► Groupe
► Salle
► Emploi du temps étudiants
► Annuel
► Hebdomadaire
► Emploi du temps enseignants
► Logiciel d’emploi du temps adapté à tout type d’établissement(emploi du temps hebdomadaire ou non)
► Logiciel gratuit développé par Sylvain Piechowiak, Professeur et Chercheur à l’Université de Valenciennes
► 9 départements à L’IUT de Valenciennes sont gérés avec VT
► Visualisation possible dans chaque cellule:
► Enseignement
► Prof
► Groupe
► Salle
► Emploi du temps étudiants
► Annuel
► Hebdomadaire
► Emploi du temps enseignants
edt gmp1
Edt personnel enseignant
GMP1 hebdo
PrésentationPrésentationUtilisationUtilisation Avantages Techniques
► Gratuit et encore développé : MAJ régulières
► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources
► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants,
capacités des salles
► Possibilité de réserver des ressources.
► Emplois du temps des ressources.
► Création des états prévisionnels et définitifs
► Gratuit et encore développé : MAJ régulières
► Une seule BDD pour l’ensemble des ressources
► Gestion pointue des conflits : profs, salles, étudiants,
capacités des salles
► Possibilité de réserver des ressources.
► Emplois du temps des ressources.
► Création des états prévisionnels et définitifs
AvantagesAvantagesUtilisation Techniques
PrésentationPrésentation
► Accessible depuis n'importe quel PC Windows
relié à internet
► Le logiciel est composé de 2 exécutables :
► VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et
la consultation des emplois du temps.
► VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits
d’accès (modification, mot de passe, données visibles…)
des différents utilisateurs du logiciel.
► Les données sont toutes stockées dans
une base de données Mysql sur internet
► Accessible depuis n'importe quel PC Windows
relié à internet
► Le logiciel est composé de 2 exécutables :
► VT Réseau : exécutable permettant la mise en place et
la consultation des emplois du temps.
► VT Admin : exécutable permettant de gérer les droits
d’accès (modification, mot de passe, données visibles…)
des différents utilisateurs du logiciel.
► Les données sont toutes stockées dans
une base de données Mysql sur internet
TechniquesTechniquesUtilisation Avantages
PrésentationPrésentation
Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:
Ressources
Enseignements
Séances
Ressources
Enseignements
Séances
Chaque année
Une seule fois
La construction des emplois du temps se fait en 3 temps :La construction des emplois du temps se fait en 3 temps :
3- Placement des séances en fonction des disponibilités des ressources
1- Création des ressources
2- Création des enseignements
Création des emplois du tempsCréation des emplois du temps
► Etudiants
► Groupes
► Profs
► Salles
► Matériels
► Etudiants
► Groupes
► Profs
► Salles
► Matériels
Définis une seule fois pour tout le département(tout l’IUT ?)
Définis une seule fois pour tout le département(tout l’IUT ?)
RessourcesRessources Enseignements Séances
Création des emploi du tempsCréation des emploi du temps
Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:
Etudiants
Profs
Salles
Etudiants
Profs
Salles
RessourcesRessources
1 hiérarchie
1 groupe
1 calendrier
RessourcesRessources Enseignements Séances
Création des emploi du temps: EtudiantsCréation des emploi du temps: Etudiants
ExempleExemple
Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:
Etudiants
Profs
Salles
Etudiants
Profs
Salles
RessourcesRessources
Définition des profsDéfinition des profs
Réservations possibleRéservations possibleReservation
Création des emploi du temps: ProfsCréation des emploi du temps: ProfsRessourcesRessources Enseignements Séances
Création des emploi du temps:Création des emploi du temps:
Etudiants
Profs
Salles
Etudiants
Profs
Salles
RessourcesRessources
► Création de salles et de zones…► Création de salles et de zones…
► Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…)
► Possibilités de créer des ressources matérielles (machines, vidéo,…)
1. Définition de l’alias
2. Création du type
3. Création d’une zone
1. Définition de l’alias
2. Création du type
3. Création d’une zone
Création des emplois du temps: SallesCréation des emplois du temps: SallesRessourcesRessources Enseignements Séances
Création de l’ensemble des enseignements d’une matière:
• Cours• TD• TP
Pour chaque type d’enseignement déclaration:• Du nombre total d’heures • De la durée de chaque séance•Des ressources de la séance (prof, salle, groupe, matériel)
EnseignementsEnseignementsRessources Séances
Création des emplois du tempsCréation des emplois du temps
► Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource:
► Profs
► Salles
► Groupes
► Gestion des conflits
► Au fur et à mesure
► Après création des emplois du temps
► Mise en place des séances depuis n’importe quelle ressource:
► Profs
► Salles
► Groupes
► Gestion des conflits
► Au fur et à mesure
► Après création des emplois du temps
Placement des séancesPlacement des séances
Gestion des emplois du tempsau quotidien
Gestion des emplois du tempsau quotidien
ModificationModification
VisualisationVisualisation
DiffusionDiffusion
Création des BilansCréation des Bilans
1- Modification de l’emploi du temps
Déplacement d’une séanceChangement d’une ressource sur une séanceSuppression une séanceAjout de séancesAjout de ressources…
ModificationModification Visualisation Diffusion Bilans
Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien
2- Visualisation des disponibilités (salles, profs…)
Par salle(s)Par prof(s)Par groupe(s)Plusieurs ressources en même temps
(prof+salle)(groupe+salle)(prof+groupe+salle)
…
VisualisationVisualisationModification Diffusion Bilans
Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien
►Export pdf des edt étudiants
►Export pdf des edt profs, salles, ressources…
►Export au format v calendar (Outlook, pda…)
►Accès par vt réseau avec un compte de simple
consultation
►Accès par le site web
►Export pdf des edt étudiants
►Export pdf des edt profs, salles, ressources…
►Export au format v calendar (Outlook, pda…)
►Accès par vt réseau avec un compte de simple
consultation
►Accès par le site web
Différents moyens de diffusionDiffusionDiffusionVisualisationModification Bilans
Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien
Notre fonctionnement en GMP
MAIL:
EDT filière en pdf EtudiantsEDT filière + EDT perso en pdf Profs
VT Réseau:
Accès par vt réseau avec un compte de simple
Consultation pour:
Secrétaires
Profs
Accès par le site web effectif
Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien
DiffusionDiffusionVisualisationModification Bilans
Bilans des séances effectuéesBilan du prévisionnelRéservation des profs
Gestion des emplois du temps au quotidienGestion des emplois du temps au quotidien
BilansBilansVisualisationModification Diffusion
Version CSV
Resultat après traitement sous excel
Prévisionnel
Version CSV
Resultat après traitement sous excel
Bilan des heureseffectuées
Présentation du logiciel d’administration
Présentation du logiciel d’administration
Logiciel d’administration : ObjectifsLogiciel d’administration : Objectifs
► Gérer les droits des utilisateurs
► Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire)
► Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que
de gestionnaires) :
► Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière
► Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants,
matières, salles)
► Consultants (profs, personnel administratif...)
► Gérer les droits des utilisateurs
► Administrateurs : tous les droits (ajouter, modifier, détruire)
► Gestionnaires des emplois du temps (autant d’utilisateurs que
de gestionnaires) :
► Ajouter, modifier, détruire : les enseignements de sa filière
► Ajouter, modifier : les ressources qu’il partage (enseignants,
matières, salles)
► Consultants (profs, personnel administratif...)
Logiciel d’administration :Gestion des utilisateursLogiciel d’administration :Gestion des utilisateurs
UTILISATEURS
DEFINITION DE
L’UTILISATEUR
DROITS DONNES
A L’UTILISATEUR
Logiciel d’administration : ObjectifsLogiciel d’administration : Objectifs
► Possibilité de gérer des groupes de partage pour
limiter le nombre de ressources vues
► Partage des ressources entre différentes filières
► Partage des ressources entre différents départements (Ex:
Salle QLIO S209)
► Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs
sur un même emploi du temps…
► Possibilité de gérer des groupes de partage pour
limiter le nombre de ressources vues
► Partage des ressources entre différentes filières
► Partage des ressources entre différents départements (Ex:
Salle QLIO S209)
► Partage des groupes d’étudiants pour travailler à plusieurs
sur un même emploi du temps…
Logiciel d’administration :Gestion des groupesLogiciel d’administration :Gestion des groupes
Droits sur les données
partagées
Groupes de
partage
Donnéesà
partager
Bilan d’un semestre en GMP
Bilan d’un semestre en GMP
Bilan d’un Semestre en GMPBilan d’un Semestre en GMP
► Pour gagner du temps:
► Création de macros pour automatiser l’impression des edt persos des
profs (fichiers PDF)
► Création de macros pour automatiser l'édition des edt
► Access pour l’envoi des edt persos et complets (filière)
► Création d’un tableau croisé dynamique pour le bilan des heures à
intégrer à Odyssée
► Actuellement:
► L’ensemble des filières du Dpt GMP utilisent VT.
► Pas de conflits de salles ou de profs.
► Les utilisateurs de VT en GMP en sont satisfait
ExempleExemple
ExempleExemple
Le logiciel VT pour tout l’IUT?Le logiciel VT pour tout l’IUT?
MéthodesMéthodes
InvestissementInvestissement
PerspectivesPerspectives
MéthodesMéthodes
► Une seule base de données
► Ressources uniques:
► Profs, salles définis dans chaque département et
partagés au besoin avec les autres
► Noms uniques pour les ressources et les enseignements
Exemple: GMP-Maths-S1 (matière)
GMP-A1 (groupe)
GMP-S209 (salle)
► Alias possible pour une meilleure lisibilité
► Une seule base de données
► Ressources uniques:
► Profs, salles définis dans chaque département et
partagés au besoin avec les autres
► Noms uniques pour les ressources et les enseignements
Exemple: GMP-Maths-S1 (matière)
GMP-A1 (groupe)
GMP-S209 (salle)
► Alias possible pour une meilleure lisibilité
MéthodesMéthodes
► Dans chaque département
► Responsables de filières
► Correspondant pour l’administration des droits et le
partage des ressources
► Dans chaque département
► Responsables de filières
► Correspondant pour l’administration des droits et le
partage des ressources
InvestissementInvestissement
► Investissement dans chaque département
► Stricte minimum
► Formation au logiciel
► Structuration des groupes
► Gestion des droits
► Pour aller plus vite
► Macros
► Access (configuration)
► Excel pour les bilans (Odyssée)
► Investissement dans chaque département
► Stricte minimum
► Formation au logiciel
► Structuration des groupes
► Gestion des droits
► Pour aller plus vite
► Macros
► Access (configuration)
► Excel pour les bilans (Odyssée)
Perspectives-BesoinsPerspectives-Besoins
► Futur proche:
► Hébergement pour la bdd
► Automatisation des conversions des fichiers csvxls
► A l’étude
► Automatisation des mises à jours des calendriers
d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar)
► Optimisation du site internet
► Futur proche:
► Hébergement pour la bdd
► Automatisation des conversions des fichiers csvxls
► A l’étude
► Automatisation des mises à jours des calendriers
d’outlook sur les comptes administratif (vcalendar)
► Optimisation du site internet
Pour toute information supplémentairePour toute information supplémentaire
Inès BARANGER: [email protected]
Laurent GUITOU: [email protected]
Site VT: visual.timetabling.free.fr
Inès BARANGER: [email protected]
Laurent GUITOU: [email protected]
Site VT: visual.timetabling.free.fr
Merci…Merci…