Gestión Documental en la UC3Mportal.uc3m.es/portal/page/portal/resad_cg/resad/Gerencia_Publico/... · •Seguridad •Distribución Entrega Gestión Documental Empresarial ... –Soporte

Gestión Documental en la UC3M

Servicios para Alumnos (Oficina de Software Libre)

Centro de Atención a Usuarios

Servicio de Informática y Comunicaciones

Noviembre 2011

2

Índice

• Gestión Documental Empresarial

• Plataforma de Gestión Documental

• Gestión Documental en Servicios de la UC3M

– Gestión Documental en el SdIC

– Gestión Documental en otros servicios

• Futuras líneas de desarrollo y análisis de oportunidades

3

•Digitalización

•Indizado

Captura

•Documentos

•Colaboración

•Contenido Web

•Gestión de Registros

•Flujos de Trabajo

Gestión •Repositorios

•Tecnologías

Almacenamiento

•Archivo

Preservación •Transformación

•Seguridad

•Distribución

Entrega

Gestión Documental Empresarial

Gestión del conocimiento corporativo a través del soporte al ciclo de vida de los documentos

4

2 USO

1 GESTIÓN

0 ENTRADA

Flujo de documentos

5

Entrada

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ESCANEO

• Manual • Externo INDIZACIÓN

6

Gestión

DOCUMENTOS COLABORACIÓN CONTENIDO WEB FLUJOS DE TRABAJO

+ ALMACENAMIENTO

+ PRESERVACIÓN

7

PROCESOS CONVERSIÓN BÚSQUEDA SEGURIDAD INFORMES

Uso

8

Management

Gestión de

Registros Colaboración

Gestión

Contenido

Web

Archivo

Correo

Electrónico

Gestión de

Recursos

Digitales

Gestión de

Documentos

Gestión de

Imágenes

Flujos de

Trabajo

Plataforma de Gestión Documental

9

Gestión de Documentos

• Capacidades – Almacenamiento, búsqueda, gestión contenido desde repositorio

central

– Contenido compartido, versionado, flujos de trabajo/aprobación

• Ventajas – Ahorro de tiempo, simplificación recuperación

– Mejora compartición conocimiento

• Características remarcables – Unidad de red compartida, WebDAV, FTP, Acceso Web, dipositivos

móviles (IOS y Android). Integración Ms Office

– Seguridad y permisos

– Cualquier contenido

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Colaboración

• Capacidades – Sitios colaborativos por equipo/proyecto/área

– Colaboración para gestión de proyectos

– Etiquetado y clasificación simples

• Ventajas – Facilita colaboración entre usuarios y equipos

– Interfaz simple, intuitiva y con baja curva de aprendizaje

• Características remarcables – Fácil implantación y adopción

– Preparado para servicios 2.0: Wiki, Blogs, Foros, Calendario, Listas de Datos, etc.

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Gestión de Registros

• Capacidades – Identifica, clasifica y preserva registros

– Recuperación de registros para auditoría; automatización expurgo

– Mantiene evidencia de contratos, certificados y contenido legal

• Ventajas – Soporte para auditoría

– Integridad mediante seguridad y roles

• Características remarcables – Altamente configurable

– Gestión de registros físicos y electrónicos

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Otros …

• Flujos de trabajo – Automatización de procesos y flujos de trabajo asociados al ciclo de

vida de los documentos

• Gestión de contenidos digitales – Gestión de contenido multimedia, extracción de metadatos,

previsualización

• Gestión de imágenes – Soporte a la digitalización de documentos, integración con escaneado

y OCR, indizado y recuperación a texto completo

– Integridad mediante seguridad y roles

• Integración correo electrónico – Acceso IMAP a documentos

13

14

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: SdIC

• Motivación – Gran volumen de información, en ocasiones sensible

– Carencia de un repositorio común, duplicidad de documentación

– Falta de políticas sobre estructura, nomenclatura y actuación

– Dificultades en la colaboración

• Objetivos. Implantar Gestión Documental para: – Mejorar la eficiencia del SdIC

– Gestionar el conocimiento corporativo como parte del capital intelectual del grupo

– Servir como piloto de implantación de la GD en la UC3M

– Sentar las bases para la adecuación a e-Administración

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Antecedentes

• Evaluación SWL Archivo General

• Evaluación SPA(OSL) y CAU

• Implantación piloto CAU

• Propuesta GD SdIC y UC3M

Análisis estado actual

• Entender necesidades

• Valorar GD actual

• Dimensionar recursos

Diseño de la Gestión Documental

• Diseñar solución

• Líneas maestras

• Estructura funcional

Implementación de la solución

• Implementar en plataforma

• Crear recursos de cada área

• Particularización recursos

Migración de documentos

• Migración distintas fuentes

Mantenimiento

• Mantenimiento plataforma

• Asesoramiento GD áreas

• Coordinación GD

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Descripción Coste

INFRAESTRUCTURA (50 usuarios concurrentes) (1)

Servidor Virtual Plataforma 400 €

Servidor Virtual Almacenamiento 400 €

Almacenamiento cabina (150GB Fibra) (2) 637 €

TOTAL 1.437 €

(1) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (2) Estimado 1GB Fibra = 4,24€

Relación Fibra/SATA: 3/1

17

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Otros Servicios

Otros Servicios

Servicio de Recursos Humanos

Archivo General

OTRI

Servicio de Comunicación Institucional

18

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Recursos Humanos

• Gestión documental + archivo de gestión

• Criticidad

• Legislación: gestión, retención, etc.

• Volumen de documentación

• Requiere captura y migración

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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Recursos Humanos

Descripción Coste (1)


2 x Servidor Virtual Plataforma (TF) 800 € (3)

2 x Servidor Virtual Almacenamiento (TF) 800 € (3)

Almacenamiento cabina (500GB) (4) 1.413 €

TOTAL 3.013 €

(1) 4200 Expedientes, 40 páginas, 3MB página

(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) Recomendado VMWare Fault Tolerance: 400€ Réplica en caliente

(4) 50% Fibra + 50% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1

20

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Archivo General

• Calendarios de retención en función del tipo documental, cuadro de catalogación, etc.

• Criticidad

• Legislación: gestión, retención, preservación, etc.

• Volumen de documentación


• La aplicación actual, 5.500€ anuales, deja de tener soporte en 2011.

21

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Archivo General



2 x Servidor Virtual Plataforma (FT) 800 € (3)

2 x Servidor Virtual Almacenamiento (FT) 800 € (3)


TOTAL 2.830 €

(1) 50 GB Reportajes, 54600 Expedientes, 5 páginas, 3MB página

(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) Recomendado VMWare Fault Tolerance: 400€ Réplica en caliente

(4) SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)

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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: OTRI

• Gestión documental y archivo de gestión

• Criticidad

• Actualmente en proceso de digitalización de proyectos de investigación, volumen estimado 3TB


• Actualmente a unidad de disco, gestión básica, escasa recuperación

23

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: OTRI






TOTAL 5.890 €

(1) 3TB Proyectos Investigación digitalizados

(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) 10% Fibra + 90% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)

24

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Comunicación Institucional

• Gestión documental y archivo de gestión

• Criticidad

• Actualmente en proceso de evaluación herramienta para gestionar fotografías => gestión documental

• No se prevé un gran volumen

• Actualmente cliente de Clara, escasa aceptación

25

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Comunicación Institucional






TOTAL 2.213 €

(1) 500GB Fotografías y documentos electrónicos

(2) Cuchilla licenciada + chásis: 13000 (máquina). (3) 50% Fibra + 50% SATA. Estimado 1GB Fibra = 4,24€. Relación Fibra/SATA: 3/1. Evaluar preservación medio secundario (pe cinta)

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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes individuales

Servicio Duración Coste

Servicio de Informática y Comunicaciones 3 meses 1.437 €

Servicio de Recursos Humanos 6 meses 3.013 €

Archivo General 6 meses 2.830 €

Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación 6 meses 5.890 €

Servicio de Comunicación Institucional 3 meses 2.213 €

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Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Aspectos a destacar

• Escalabilidad de la plataforma: menos recursos al integrar servicios en la misma infraestructura

• Implantación versión Enterprise – Soporte Alfresco, QA, compatibilidad Oracle (despliegue SGBD ADyS)

– Licencia Alfresco Enterprise, 12 meses: 15.083* € (por procesador)

• Coste de personal: SdIC y Servicios

• Digitalización de documentos (estimado 0.05€/pag.): – Expedientes Recursos Humanos: 8.400 €

– Expedientes Archivo General: 13.650 €

(*) Precio a 31/10/2011

28

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes agregados

Gestor Documental UC3M Coste

(Community)

Coste

(Enterprise)

Infraestructura

Servidor Virtual Plataforma (Fault Tolerance)

(8 núcleos, 4GB RAM)

1.600 € 1.600 €

Servidor Virtual Almacenamiento (Fault Tolerance)

(8 núcleos, 4GB RAM)

1.600 € (1)

Total almacenamiento cabina 9.783 € 9.783 €

Licencia Alfresco Enterprise, 12 meses -- 15.083 €

TOTAL 12.983 € 26.466€

(1) Despliegue en Oracle corporativo

29

Gestión Documental en Servicios de la UC3M: Resumen de costes agregados

Gestor Documental UC3M Coste

(Community)

Coste

(Enterprise)

TOTAL INFRAESTRUCTURA 12.983 € 26.466€

Digitalización Expedientes Recursos Humanos 8.400 € 8.400 €

Digitalización Expedientes Archivo General 13.650 € 13.650 €

TOTAL CON DIGITALIZACIÓN 35.033 € 48.516 €

30

SdIC Archivo RRHH OTRI Comunicación

Hoja de ruta

• Premisas:

– Implantación en el SdIC: experiencia y know-how para la implantación en otros servicios

– Diseñar e implantar el servicio de preservación: archivo

• Prioridad en función de:

– Coste:

– Simplicidad

– Criticidad

SdIC Archivo Comunicación OTRI RRHH

SdIC Archivo Comunicación OTRI RRHH

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Futuras líneas de desarrollo y análisis de oportunidades • Plataforma integral de gestión documental en la UC3M:

– Núcleo e-Administración: cluster de información

– Mayor beneficio y valor cuantos más servicios se integren

– Nuevos servicios, nuevas posibilidades

– Respuesta profesional a necesidades existentes, centralización de esfuerzo y costes existentes

• Integración infraestructuras UC3M: Directorio, Identidad, SSO…

• e-Administración: – Digitalización de documentos: ahorro y sostenibilidad

– Firma electrónica

– Automatización de procesos

– Entrega: portlets, servicios web, acceso vía móvil, etc.

32

Gracias por su atención

33

Fases del Proyecto SdIC

1. Especificación de requisitos: análisis del estado actual

2. Diseño de la Gestión Documental

3. Implementación de la solución propuesta

4. Migración de documentos

5. Mantenimiento

34

Áreas Evaluadas

Dirección

Audiovisuales Centro de Atención a Usuarios

Desarrollo y Soporte

Redes y Comunicaciones

Telefonía

Redes

Seguridad Servicios para

Alumnos

Aulas Informáticas

Oficina de Software Libre

Sistemas Centrales

Administración

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Plantilla entrevistas 1. Grupo, Responsable, Fecha

2. Documentación: tipo en función del ciclo de vida documental – Nombre

– Descripción

– Volumen total aproximado (número/tamaño)

– Formato

– Nivel de seguridad

– Ámbito de acceso

3. Usuarios: tipo en función de la organización [+ externos] – Nombre

– Número

4. Políticas actuales: por cada tipo de documento: – Roles ciclo de vida documental: Creación (C), Publicación (P), Revisión (R), Archivo (A), Lectura (L) (ej. Funcionarios = CPRAL)

– Seguridad y acceso: Roles y localización (interna, externa)

– Estructura y orden de carpetas/documentos

– Nomenclatura de identificación y Clasificación

5. Sistemas de soporte documental actuales [por cada sistema] – Nombre

– Versión

– Tipo de documentación gestionada

– Uso (servicios utilizados)

6. Requisitos – Valoración subsistemas (Alto, Medio, Bajo)

– Específicos

36

Diseño de la Gestión Documental

Mapa de Contenidos

Modelo de Información

Modelo de Metadatos

Modelo Funcional

37

Mapa de Contenidos (i) Resumen documentación

Documentación Grupos

Documentación Compartida

Documentación Departamento

Mapa de Contenidos


Modelo de Metadatos

Modelo Funcional

38

Mapa de Contenidos (ii) Documentación por grupo

Tipo Documental

Documentación

Ámbito de acceso

Documentación Grupo [Subgrupo]*

. Información del grupo/subgrupo

. Documentación publicada en portal

. Funcionarios RW

. Zonas para técnicos

. Zonas por Campus

Documentación coordinación

interna

Documentación interna coordinación

Coordinador Grupo/Subgrupo

Base de conocimientos

(opcional)

Conocimiento sobre resolución de problemas e

incidencias

Grupo

39

Mapa de Contenidos (iii) Documentación compartida

Documentación Administrativa

Pedidos, facturas, presupuestos, ofertas, etc.

. Responsables

. Administrativos

. Gerente (pedidos superiores 12000€)

Documentación Proyectos

Proyectos: Identidad, Gestión Documental SdIC,

etc.

Participantes proyecto

Documentación Procesos

Procesos: Renove, SW Aulas

Informáticas, etc.

Participantes proceso

Documentación Grupos de

trabajo

Grupos de trabajo: Resdic, auditoría

LOPD, Comité Seguridad

Participantes grupo de trabajo

40

Modelo de Información (i) Documentación Grupo/Subgrupo

Sitio Grupo

Documentación Restringida

(sólo funcionarios)

Actas

Formularios

Estadísticas

…

Documentación

Grupo

Manuales

Guías

Horarios

Procedimientos

…

Documentación Publicada

Catálogo de servicios

Acuerdo nivel de servicios

…

Mapa de Contenidos


Modelo de Metadatos

Modelo Funcional

41

Modelo de Información (ii) Documentación por Proyecto*

Sitio Proyecto

Gestión

Actas

Formación

Presentaciones

Presupuesto

Informes

Proceso de Desarrollo

1_Analisis 2_Disenyo

Modelo

3_Desarrollo 4_Instalacion 5_Pruebas 6_Mantenimiento

Referencias

*Basado en la estructura de proyectos del

42

Modelo de Información (iii) Documentación por Proceso/Grupo de Trabajo

Sitio Proceso/Grupo

de Trabajo

Actas

Anual

Orden del día

Anual

Formación

Anual

Presentaciones

Anual

Presupuestos

Anual

Informes

Anual

43

Modelo de Información (iv) Ejemplo: Grupo de Trabajo Coordinación

Sitio Resdic

Actas

2011

Acta_resdic_jul.pdf

Acta_resdic_jun.pdf

Acta_resdic_may.pdf

…

2010

…

…

Orden del día

2011

2010

…

…

44

Modelo de Información (v) Otros sitios

• Estructura propia coordinador Sitio coordinación

interna

• Taxonomía temática dependiente del área

• Etiquetado

• Relaciones entre documentos

Sitio Base de Conocimientos

• Estructura consensuada Administración y Responsables

Sitio Documentación Administrativa

45

Modelo de Metadatos

Metadatos Básicos

Nombre Título Descripción Tipo MIME Autor Tamaño Creador Fecha de creación

Modificador Fecha de

modificación

Metadatos

Administrativos

Estructurales

Descriptivos

Mapa de Contenidos


Modelo de Metadatos

Modelo Funcional

Administrativos : gestión de documentos, derechos y preservación

Estructurales: estructura interna de los documentos y relaciones con otros documentos

Descriptivos: describen el documento facilitando su recuperación.

46

Modelo Funcional

Coordinación Gestión

Documental

Responsable GD Desarrollo

Responsable GD SPA

Responsable GD Redes

Responsable GD Seguridad

Responsable GD CAU

Responsable GD Telefonía

Responsable GD

Audiovisuales

Responsable GD Sistemas

Responsable GD

Administración

Mapa de Contenidos


Modelo de Metadatos

Modelo Funcional

Adaptar la estructura base de sus sitios

Migrar la documentación a la plataforma

Gestionar los sitios del Área

Responsables Gestión

Documental

Crear plantillas con la estructura base de los sitios

Asesorar a los RGDs en la migración y en la gestión de los sitios

Definir las recomendaciones globales

Mantenimiento de la plataforma de GD

Coordinación Gestión

Documental

47

Evaluación Tecnológica Aspecto tecnológico Propuesta

Gestor Documental Alfresco Community Edition

Sistema Operativo Instalación sobre GNU/Linux Debian x64 en su última

versión

Infraestructura servidor Máquina virtual (4xCPU, 4GB RAM, 30GB HDD)

Almacenamiento Almacenamiento en SAN (150GB)

Sistema Gestor de Base de

Datos

PostgreSQL (aprox. 10% volumen almacenamiento)

Autenticación y sincronización Modelo mixto:

Autenticación de usuarios contra LDAP corporativo

Sincronización de usuarios y grupos contra

ActiveDirectory

Autenticación de CIFS contra ActiveDirectory

Seguridad Certificados + SSL en servidor de aplicaciones

Bind seguro contra LDAP

Firewall en servidor: Shorewall

Backup corporativo

48

Fases restantes

1. Instalación y configuración de la plataforma

2. Creación de plantillas

1. Usuarios y grupos

2. Estructura

3. Metadatos y Aspectos

4. Reglas (chequeos, flujos, conversiones, etc.)

3. Creación y personalización de sitios

4. Asignación de permisos a grupos y usuarios

5. Definición de reglas específicas

6. Migración de documentos: piloto + resto

7. Mantenimiento

49

Planificación Fases Restantes Fase Duración

(días)

Recepción de equipamiento 0

Instalación física 1

Instalación sistema plataforma física 2

Instalación y configuración Alfresco 5

Pruebas plataforma 2

Creación plantillas 5

Generación y configuración de sitios 5

Pruebas sitios 2

Migración piloto (*) 3

Pruebas piloto 2

Migración áreas (**) 5

Pruebas finales 3

Total Duración 30

(*) Se seleccionará un área como piloto en la migración y validación.

(**) Migración del resto de áreas del SdIC.

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