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Gestione digitale del ciclo passivo attraverso un sistema documentale collaborativo Amedeo Prodi, SAP Italia
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Agenda
14.00 Registrazione e welcome coffee
14.30 Benvenuto e introduzione
14.45 La gestione collaborativa del ciclo di vita del documento
15.30 La gestione digitale del ciclo passivo
16.15 Presentazione caso cliente e possibili approcci progettuali
17.00 Q&A
17.15 Aperitivo
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Recenti studi AIIM sui processi documentali
Contabilità fornitori (fatture) Gestione progetti
Legale HR
Vendite/CRM Manutenzione/asset management
Assistenza clienti Controllo qualità
Gestione casi Approvvigionamento
0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14%
Nella vostra organizzazione, quali processi aziendali risentono maggiormente dell’assenza di integrazione con la gestione di contenuti/documenti? (N=120)
Collegamento tra documenti e workflow transazionali
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%
Accesso immediato all’intero contenuto correlato
Condivisione delle conoscenze
Conformità di una gestione coerente
Elevata qualità e riduzione degli errori
Migliore gestione delle risorse di archiviazione Vantaggio commerciale/strategico dell’accesso
combinato ai dati strutturati e non strutturati
Quali sono a vostro parere i DUE maggiori vantaggi della possibilità di collegare l’ECM con l’ERP e il CRM? (N=296)
Processi aziendali con maggiore necessità di integrazione con l’ECM
Maggiori vantaggi dell’integrazione dell’ECM con i processi aziendali
Fonte: White Paper AIIM: “Connecting ERP and ECM: Measuring the Benefits”
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SAP and OpenText – 20 Years of Partnership
SAP Extended ECM
OpenText acquires IXOS
SAP Archiving & Document Access
SAP Invoice Management
SAP Digital Asset Management
SAP Employee File Management
SAP Document Presentment
SAP Travel Receipts Management
SAP Portal Content Management SAP Portal Site Management
§ SAP ArchiveLink co-development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/3
§ SAP ITS co-development (Internet Transaction Server)
§ SAP CRM co-development
§ First ISV “Powered by SAP NetWeaver”
§ Co-development of DoD 5015.2 certified Records Management
1992
1997
2000
2003
2007
2008
2009
2010
§ Co-innovation CMIS interface
2011 2012
2013
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Collegare il Contenuto con i Processi
Processi Contenuto
Business Value
Guidano il lavoro… …forniscono il contesto
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 6
L’importanza dei documenti di business
• Estendere il contesto
• Scandire l’esecuzione dei processi
• Fornire una guida per gli utenti
• Scambio e collaborazione tra gli utenti
• Compliance con le regolamentazioni
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Benefici di un approccio integrato
7
Contenuto gestito nel modo corretto in un singolo punto
Veloce e trasparente accesso a tutti i documenti
Contenuto sicuro per l’intero ciclo di vita
Riduzione dei processi cartacei
Consistenza tra i dati SAP e i documenti
Contenuto connesso ai processi di business
SAP Business Suite
SAP Extended ECM
Controllare gli aspetti legali e i potenziali rischi di compliance
Aumentare l’efficienza dei processi di business
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Business Object
Struttura Cartelle Meta Data
Customer ABC ID 4711 Date 21.12.2009 Status Prospect Owner Meier
Folder 1 Folder 2
Sub Folder 1 Sub Folder 2
Sub Folder A
Sub Folder B Folder 3
Relazioni
Collaborazione
Ruoli & Policy
Ciclo di vita Workflows
Documenti
Con
tent
Wor
kspa
ces
SAP Business
Object
Ruoli
Dati
Transazioni
Eventi
Content-Enriched Business Processes
Contenuto
L’estensione documentale dei processi di business
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SAP Extended ECM Collegare gli utenti al contenuto, all’interno o all’esterno dei sistemi SAP
9
Non-SAP User SAP User
Contenuto e Dati in SAP
Contenuto non strutturato fuori SAP
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SAP Extended ECM Collegare gli utenti al contenuto, all’interno o all’esterno dei sistemi SAP
10
SAP User
Workspace
Non-SAP User
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 11
Collaborazione all’interno dei processi senza barriere
MS SharePoint
SAP ECC
SAP Portal
ECM Web
MS Windows
E-mail & MS Office
Mobile Devices
SAP CRM / SRM
Workspace
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 12
MS SharePoint
SAP ECC
SAP Portal
ECM Web
MS Windows
E-mail & MS Office
Mobile Devices
SAP CRM / SRM
Collaborazione all’interno dei processi senza barriere
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 13
Workspaces – CS User Experience Business Workspaces
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 14
Workspaces – SAP User Experience Business Workspaces
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 15
Extended ECM Business Relationships
15
EQUI, FLOC Workspace
Customer Workspace
Supplier
Supplier, PO Workspace
Project Workspace
Product Workspace
Material Workspace
Materials SAP MM
SAP FI, SRM Projects
SAP PS, PPM
Customers
SAP SD, CRM
Products SAP PLM, QM
Assets & Plants
SAP PM
Business Relation-
ships
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 16
Extended ECM Business Relationships
§ Possono essere bi-direzionali, gerarchici o liste § Completamente navigabili § Le informazioni sulle relazioni sono fornite da SAP § Automaticamente aggiornate
Business Relation-
ships
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 17
Extended ECM Business Relationships: Esempi Business Relation-
ships
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 18
Extended ECM Business References
§ I Business References possono essere utilizzati su tutti gli oggetti in ECM § Possono essere gestiti collegamenti multipli ai SAP Business Objects
Business References
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 19
Extended ECM Business References
§ I Business Reference possono essere creati manualmente o automaticamente.
19
Business References
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Extended ECM Business References
§ Ricerca di SAP objects all’interno di Extended ECM § Basata sulle funzioni di ricerca esistenti in SAP Search Help § È un accesso “live” ai sistemi SAP.
Campi di ricerca basati su SAP Search Help
Risultati provenienti da SAP
Business References
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Extended ECM Business References
§ Un singolo documento di specifica è collegato a 4 differenti SAP Business Objects (Equipment)
§ Un nuovo Business Reference può essere aggiunto via SAP o ECM UI § Il link “Display” visualizza il SAP Business Objects nella SAP UI § “Open Workspace” visualizza il workspace e i relativi documenti.
Business References
21
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SAP Extended ECM by OpenText: Gestione documentale per l’intera SAP Business Suite
Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso
Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP Collaboration spazi di lavoro
per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time
Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto.
Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati
Records Management per la conservazione dei contenuti aziendali Riduce i rischi e conformità contenziosi
Capture documenti cartacei ed email Automatizza I processi cartacei attraverso l’acquisizione.
SAP Business Process Platform
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SAP Extended ECM by OpenText: Acquisizione contenuto
Capture documenti cartacei ed email Automatizza I processi cartacei attraverso l’acquisizione.
SAP Business Process platform
§ Scanning
§ Indexing
§ Forms Management
§ Intelligent Classification
§ Processi Batch
§ Imaging
§ Viewers
§ Riconoscimento Bar-Code
§ Acquisizione di vario tipo (carta, fax, mail…)
§ Eliminazione cartaceo e liberazione spazi
§ Riduzione costi di stampa, di copia e di archiviazione carta
§ Archiviazione consistente ed efficace
§ Riduzione errori caricamento manuale
§ Diminuzione costo archiviazione contenuti non-SAP
Solution Enablers Value Drivers
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Documenti scansionati
Reports Conoscenza aziendale
Acquisizione contenuti di qualsiasi tipo
Documenti Office
Grafici & Disegni
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Drag & Drop da Windows Explorer
Caricamento di più files con drag and drop
Slide 25 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 26
Creazione e Cattura documenti in Microsoft Office
Salvataggio nel repository dalla ribbon di Microsoft Office
Slide 26 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
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Cattura e associazione diretta delle Emails
Drag & Drop delle email nel repository da Microsoft Outlook
Slide 27 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
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Acquisizione documenti cartacei scansionati tramite una Form
Indicizzazione Metadati
Miniature di pagina
Anteprima di pagina
Slide 28 Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 29
SAP Extended ECM by OpenText: Accesso al Contenuto
SAP Business Process platform
§ Interfaccia utente basata sul ruolo
§ Integrazione con MS Office, Web e SAP GUI
§ Ricerca globale
§ Browsing e Navigazione nei Contenuti
§ Virtual Foldering
§ Personalizzazione
§ Permission and Role Management
§ Riduzione costo delle ricerche
§ Aumento produttività utenti SAP
§ Aumento accessibilità ai contenuti per collaborazioni cross-dipartimentali
§ Riduzione tempo di deployment
§ Semplice adozione per gli end users
Solution Enablers Value Drivers
Content Access per recuperare il contenuto associato all'oggetto SAP da più interfacce utente, dentro e fuori di SAP
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 30
Ubiquitous Content Access in preferred Environment
Workspace
MS SharePoint
SAP GUI and SAP NW BC
SAP NetWeaver® Portal
SAP Extended ECM (Web UI)
SAP CRM und SAP SRM
MS Windows Explorer
MS Outlook und MS Office
Mobile Devices
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Extended ECM in SAP GUI
31
SAP GUI
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 32
Gestione dei Folder Virtuali
Funz
iona
lità
stan
dard
Exte
nsio
ne O
pent
ext
SAP Document Access by OpenText Accesso a tutti I documenti per gli utenti SAP
SA
P C
RM
SD
SAP
PLM
MM
Con
tenu
ti es
tern
i
FI
SAP
SRM
Cartelle Virtuali basate sul processo
SAP GUI
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SAP Document Access by OpenText in SAPGUI
Informazione sugli oggetti di business SAP
Integrazione dei flussi cartacei
Integrazione email
Integrazioene delle stampe SAP
Transazione SAP
Visualizzazione dei documenti
Integrazione documenti desktop
SAP GUI
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SAP Document Access by Open Text in SAP Enterprise Portal
Netweaver Portal
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Extended ECM in SAP CRM
35
Dettaglio Prodotto in CRM
Extended ECM Workspace
SAP CRM
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Extended ECM in SAP SRM
36
Workspace Tab in SRM
Extended ECM Workspace collegato a oggetti SRM
SAP SRM
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Extended ECM in SAP PPM (cProject)
37
SAP PPM
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 38
Extended ECM in Web User Interface
38
La struttura delle cartelle nei workspace può essere
automaticamente creata basata su template
Oggetti SAP correlati: FLOC, Maintenance
Notifications e Ordini sono visualizzati nella barra di
navigazione
SAP PM Data per Equipment P-3000-N001
Web UI
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 39
Example: Workspace in MS Windows®
Integrazione in MS Windows
Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica
in office, versioning, audit, metadata, etc.
Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g.
FLOC, EQUI)
Windows & Office
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Extended ECM in Microsoft Outlook®
Drag & Drop E-Mails da Outlook ai
Workspace
Complete funzionalità ECM: preview dei documenti,modifica in office, versioning, audit, metadata, etc.
Gerarchia di oggetti SAP completa (e.g.
FLOC, EQUI)
E-Mail Client
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SAP Extended ECM by OpenText: Archiviazione
SAP Business Process platform
Archive dati SAP contenuto non strutturato Riduce i costi IT archiviando i dati
§ Data and Document Archiving
§ Storage Management agnostico
§ Migrazione contenuti tra differenti storage devices
§ Integrazione con SAP ILM
§ Sicurezza evoluta
§ Single Instance Archiving
§ Taglio costi tramite consolidamento piattaforme di archiviazione
§ Riduzione tempi di risposta nella gestione di grossi moli di dati e documenti
§ Riduzione del rischio proteggendo i contenuti tramite repliche & disaster recovery con storage non manomettibili
Solution Enablers Value Drivers
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 42
Gestione logica degli storage
CAS (WORM)
SAN, NAS, JBOD Disk Array
HSM (WORM)
EFS (Local Disk, SAN) Draft documents
Logic Archive Finance
Open Text Archive & Storage
ServicesLogic Archive Collaboration
Logic Archive SEC or HR
Open Text Metadata Services
Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 43
Riduzione del TCO con Data Archiving C
osts
C
ompl
ianc
e Pr
oduc
tivity
300 350 400 500 600 700 800 900 1000 1200 800 850
800 1000
SAP Archiving – OpenText Enterprise Library
� Mantenere i database con dimensioni gestibili
� Ridurre lo sforzo di amministrazione
� Gestione del ciclo di vita di archiviazione
� Ridurre i dati prima delle migrazioni SAP
� Gestire i file di dati SAP su un archivio sicuro e conforme
� Elevata disponibilità, la replica, la distribuzione e il disaster recovery per proteggerli dai rischi
� Mantiene il sistema SAP con tempi di risposta brevi
� Offrire un facile accesso ai dati online e offline basato sui processi di business
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Riduzione del TCO con Legacy Decommissioning
� Memorizzare i dati storici su Archive Server (supporti meno costosi)
� Supporta la dismissione dei sistemi legacy
� Non c'è bisogno di progetti lunghi e complessi di migrazione verso SAP
� Conforme alle norme di legge
� I dati storici sono ancora accessibili
� Mantenere bassi i tempi di risposta del database SAP
� L'accesso diretto ai dati legacy tramite SAPGUI per gli utenti business
Cos
ts
Com
plia
nce
Prod
uctiv
ity
SAP Archiving – OpenText Enterprise Library
Legacy System � PeopleSoft
� Siebel
� Oracle
� JDE
� Paisy
� R/2
� ….
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 45
SAP Extended ECM by OpenText: Gestione del documento
SAP Business Process platform
§ Controllo delle Versioni
§ Check In/Out
§ Categorizzazione Metadati
§ Documenti compositi
§ Audit Trail
§ Accesso Utente/Gruppo
§ Tipo contenuti agonostico
§ Ricerca complessiva
§ Riduzione tempo speso per ricerca univocità documenti
§ Riduzione costi rintracciamento contenuti in azienda
§ Riduzione costi dei file servers e delle applicazioni documentali dipartimentali
§ Diminuzione stampe e copie tra applicazioni
Solution Enablers Value Drivers
Document Management per gestire le versioni e le policy di accesso Evitare i problemi di versioning e gestire l'accesso
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Extended ECM Policies – Accesso ai Workspace guidato da SAP
§ Il ruolo, il suo profilo e i suoi oggetti autorizzativi determinano l'accesso a un oggetto di business in un sistema SAP
§ Extended ECM Policies controllano l'accesso ai workspace in base ai ruoli e dati SAP. Business
Suite
Equipment
Customer APC Computers
Customer Becker Berlin
Technician Account Manager
Roles & Policies
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Business Policies per accedere ai Workspaces
L’utente può vedere solo i clienti delle sales organizations assegnate
Filtered
Available Customer Workspaces
Roles & Policies
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Controllo delle Versioni Lo storico delle versioni e delle revisioni viene conservato per ogni documento
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Auditing
Insieme ad una traccia completa degli eventi di audit
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SAP Extended ECM by OpenText: Workflow
SAP Business Process platform
Content-centric Workflow per approvazioni e instradamento dei documenti Visibilità e controllo sulle approvazioni del contenuto.
§ Workflow documentale ad hoc
§ Work item lists
§ Notifiche
§ Workflow Editor
§ Workflow Monitor
§ Riduzione costi verifica ed approvazione
§ Taglio costi per processi relativi a documenti regolamentati
§ Riduzione tempo speso su processi document intensive
§ Miglioramento e processi e compliance tramite l’uso di firme elettroniche
Solution Enablers Value Drivers
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 51
Verifica Approvazione
Collaborative Review
Edit Draft
Render PDF
Approval Signature
Publish
Rappresentazione dei processi aziendali per la verifica e l’approvazione dei documenti tramite il workflow painter
Gestione/ Verifica - Workflow
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 52
Gestione/ Verifica - Workflow
Verifica
Collaborative Review Edit
Draft Render PDF
Approval Signature
Publish
Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
Approvazione
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 53
Lavorare sui workflow tramite le email
Verifica
Collaborative Review
Edit Draft Render
PDF Approval Signature
Publish
Approvazione
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I workflow possono anche includere form elettroniche per accelerare i processi aziendali interni
Workflow e Forms
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 55
SAP Extended ECM by OpenText: Collaboration
SAP Business Process platform
§ Team e Project rooms
§ Shared Workspace
§ Discussioni
§ Notifiche
§ Task Lists
§ Canali News / Ticker
§ Sondaggi
§ Miglioramento produttività e accelerazione decisioni
§ Connessione globale team di progetto
§ Indirizzamento decisioni di business ai referenti appropriati
§ Automazione comunicazioni in azienda
§ Riduzione costi di progetto tramite accesso sicuro ai contenuti
Solution Enablers Value Drivers
Collaboration spazi di lavoro per I gruppi di lavoro interni ed esterni Efficienze date da una collaborazione real time
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 56
Notifiche
Mantenersi aggiornati sui nuovi contenuti creati in azienda
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 57
SAP Extended ECM by OpenText: Record Management
SAP Business Process platform
§ File Plan & Administration
§ Gestione Metadati
§ Retention Schedules & Legal Holds
§ Gestione Records fisici
§ Circolazione records evoluta
§ Classificazione automatica
§ Disposition
§ Audit Trails
§ Pianificazione aziendale olistica del records management
§ Eliminazione difendibile dei contenuti aziendali
§ Mitigazione rischio
§ Diminuzione esposizione ai costi di conoscitiva legale
§ Riduzione costi di storage tramite distruzione proattiva
§ Facilitazione decommissioning dei contenuti legacy
Solution Enablers Value Drivers
Records Management for enterprise content retention Reduce compliance and litigation risk
© 2014 SAP AG. All rights reserved. 58
RSI Retention Schedules
Documents
Classifications Holds
Dispositions
Justifications Actions
Copyright © Open Text Corporation. All rights reserved.
Gestione e controllo del ciclo di vita con RM
Demo
Valore per il business
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Benefici di SAP Extended ECM by OpenText?
" Extended ECM offre un prodotto nativamente integrato negli oggetti di business SAP (SAP ERP, CRM, SRM, PLM, PPM, ...)
" L'accesso a tutte le informazioni di business rilevanti mediante l'interfaccia utente preferita (SAP GUI, SAP Portal, GUI Web, E-Mail Client, MS Office, MS Windows)
" Basso rischio d’implementazione, minori tempi di upgrade e minor TCO data l'integrazione nativa tra SAP e Open Text e la roadmap congiunta di sviluppo dei prodotti.
" Soluzione ECM leader del mercato enterprise venduta e mantenuta da SAP stessa.
Thank you!
Amedeo Prodi,SAP Italia
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