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Sistema Informatico Pegaso

SIPA srl – Unità Operativa Enti Locali: 84015 - Nocera Superiore (SA) Via Roma, 50 - Tel. (081) 19245212- Fax (081) 19245231

Gestione della Popolazione: Anagrafe Pagina 1 di 7

Caratteristiche Generali L’area della Gestione della Popolazione costituisce la parte vitale del sistema informativo comunale PEGASO, in quanto gestisce la risorsa principale dell’Ente: le informazioni relative alla popolazione, residente e non, che costituiscono la base di dati primaria per tutte le applicazioni del sistema. L’area Gestione della Popolazione consente di soddisfare in modo completo tutte le esigenze relative ai servizi demografici ed elettorali, in quanto garantisce il costante aggiornamento delle infor-mazioni, grazie all’interazione dei dati gestiti dalle procedure in cui si articola: 1. Anagrafe 2. S.A.I.A. 3. Stato civile 4. Leva militare e scolastica Inoltre, la struttura degli archivi correnti e storici permette di richiedere all’Autorità competente la dispensa della tenuta degli archivi cartacei, ai sensi dell’art. 23 del D.P.R. 223/90

1. Anagrafe La procedura consente la gestione completa di tutti gli atti e i provvedimenti legati all’Ufficio Anagrafe, prevedendo le seguenti funzionalità: a) gestione base dati dell’Anagrafe della Popolazione b) stampa dei certificati d’Anagrafe c) gestione delle Carte d’Identità d) gestione dei Permessi di soggiorno. a) Gestione base dati dell’Anagrafe

La funzione permette di aggiornare e interrogare la base dati dell’Anagrafe gestendo: • tenuta degli archivi della popolazione residente

(APR), della popolazione in attesa d’iscrizione (APR4), dei residenti all’estero (AIRE), dei non residenti, della popolazione temporanea, degli irreperibili, delle convivenze e degli stranieri;

Ogni volta che bisogna caricare un nuovo individuo o variare i dati di uno già censito è utilizzata la window soggetti che dà un’idea della mole dei dati trattati e della loro profondità storica

• aggiornamento degli attributi dei cittadini al verificarsi di eventi naturali;

• gestione delle pratiche dei movimenti migratori tramite compilazione del modello APR4, stampa e controllo dell’iter della pratica;

• storicizzazione illimitata dei movimenti di variazione che riguardano qualsiasi dato del cittadino.

• gestione della popolazione AIRE,

• stampa e ristampa delle schede individuali e di famiglia, con relativa stampa “storica”;

• gestione delle principali informazioni dei libretti di lavoro e relativi elenchi;

• gestione dello stradario e del cambio della toponomastica con riflessi automatici sull’Elettorale e sullo storico individui e famiglie;

• gestione del territorio, con definizione di nuove suddivisioni o aggregazioni;

• Statistiche ISTAT, con contabilizzazione automatica di tutti gli eventi relativi all’individuo ed alla famiglia con la possibilità di visualizzare la statistica mensile ed annuale (periodica) del movimento migratorio (AP10, AP11, P2, ecc. …);

• ricerche su individui e famiglie in ogni funzione in base ai diversi campi, anche con operatori logici o per valori parziali;

• comunicazioni agli altri uffici del Comune

(Elettorale, Pensioni), sia sotto forma di stampa dei modelli che di registrazione dati;

• gestione cambio residenza sulla patente;

• gestione dati pensione ed estrazione elenchi dei pensionati distinti per ente pensionistico;

• statistiche già predisposte, per deceduti, residenti, immigrati ed emigrati, età, sesso e stato civile;

• estrazioni dalla base dati anagrafica con criteri di selezione scelti dall’operatore con risultati esportabili in qualsiasi formato (stampa, excel, word, DBF, TXT, etc.)

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SIPA srl – Unità Operativa Enti Locali: 84015 - Nocera Superiore (SA) Via Roma, 50 - Tel. (081) 19245212 - Fax (081) 19245231


b) Gestione Certificazioni Il punto di forza del modulo è la possibilità di gestire in modo parametrico sia i certificati che i relativi costi. Per ogni certificato emesso è possibile: • costruire il testo collocando le variabili nei punti

desiderati e stamparlo su carta formato A4; • stabilirne le modalità di rilascio, i default che deve

rispettare al momento del rilascio; • stabilire i costi per ciascun uso rilascio; • inserire l’immagine bitmap del logo del Comune.

c) Gestione Carte d’Identità

Il modulo utilizza la base dati dell’anagrafe per gestirne l’intera problematica in aderenza alle norme vigenti. Le principali funzionalità riguardano: • gestione parametrica delle causali di rilascio e

dei diritti associati • rilascio delle carte d’identità con impostazione o

meno del Numero Carta al rilascio; • stampa carta d’identità e cartellini;

• elenco periodico delle carte emesse e dei diritti riscossi;

• storicizzazione delle carte rilasciate per cittadino;

• parametrizzazione: Gestione blocchi Carte globale o per operatore, limitazione rilascio per alcune categorie speciali di individui.

d) Gestione Permessi di soggiorno

La gestione dei permessi di soggiorno, allo scopo di evitare rindondanze è stata realizzata includendo nuove funzionalità nei precedenti moduli: 1. nel modulo Gestione base dati dell’Anagrafe è

possibile gestire i permessi di soggiorno aggiornando le informazioni e verificando i permessi in scadenza, con stampa del relativo avviso. L’applicazione è realizzata in modo che non è possibile inserire un individuo nell’Anagrafe senza indicare la carta d’identità o il permesso.

2. nel modulo Gestione Carte di Identità, quando il cittadino è straniero viene evidenziata la scadenza del permesso , e la scadenza della carta coincide

con la scadenza del permesso.

2. S.A.I.A. Il Sistema di Accesso ed Interscambio Anagrafico, che costituisce un requisito essenziale per l’avvio della Carta d’Identità elettronica, gestisce l’interscambio di informazioni fra Comuni e fra Comuni ed altri Enti (INPS, MCTC, ecc ), attraverso il collegamento con il Ministero degli Interni. Il software si compone di tre moduli: il primo è relativo alla fase iniziale di allineamento INA-SAIA, il secondo riguarda la gestione e, il terzo, è stato sviluppato in java, dall’Ancitel su incarico del Ministero degli Interni. Quest’ultimo è stato “incubato” nel sistema PEGASO C/S, e ciò comporta un vantaggio fondamentale: tutti gli operatori connessi al database possono ricevere e trasmettere messaggi da e verso i Comuni Italiani e gli altri Enti abilitati secondo modalità non presenziate e completamente trasparenti via Internet (senza l’uso di browser). Un altro vantaggio che offre questo modulo consiste nel poter ricevere le comunicazioni di variazione dei dati anagrafici dagli altri Comuni (APR) come movi-menti di dati strutturati, così come avviene tra le appli-cazioni di anagrafe e stato civile del sistema PEGASO C/S. In tal modo l’operatore, visualizzando e control-lando i dati, può mantenerli sempre aggiornati.

La compilazione delle pratiche Apr4 da inviare e il completamento di quelle provenienti da altri Comuni può avvenire in manuale e in automatico: facendo click sull’apposito tasto è possibile inserire un nuovo componente (tab- Page Comp i-mo). Perfettamente integrato con gli altri moduli del sistema PEGASO C/S consente: • in fase di richiesta dati ad altri Enti e/o Comuni,

di reperire in automatico (con l’aiuto di opportune operazioni di ricerca) le informazioni dell’individuo e/o della famiglia oggetto della richiesta;

• in fase di ricezione delle informazioni, di apportare in modo opportuno gli aggiornamenti al Data Base o compilare in automatico le risposte alle richieste pervenute.

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E’ possibile inoltre attivare il colloquio tra INA e Comune dopo ogni variazione o periodicamente: un Supervisore o altro user predisposto attiva il collegamento per ricevere e/o inoltrare tutte le richieste e/o risposte da e per il Comune. INA-SAIA è una estensione del nostro pacchetto software S.A.I.A., ed è stato sviluppato per automatizzare la complessa procedura di gestione del progetto INA-SAIA per il popolamento dell’Indice Nazionale Anagrafi, istituito presso il Ministero degli Interni con legge n.26 del 28/2/2001, con i dati dei residenti nel Comune e quelli posseduti dall’Agenzia delle Entrate.

Questa procedura, inizialmente, viene svolta attraverso SIATEL e ANCITEL che si occupano rispettivamente di gestire i flussi per l’Agenzia delle Entrate e per il Ministero degli Interni.

L’iter che gestisce il software è il seguente :

1. produzione file residenti per invio a SIATEL. 2. Import file di ritorno da SIATEL, in DB Pegaso c/s –

servizi demografici, contenente per ogni anagrafica i codici di corretto riconoscimento (2) o anomalie o errori (da 3 a 9).

3. Invio file proveniente da SIATEL a ANCITEL per il primo popolamento dell’INA con le anagrafiche con codice 2.

4. Aggiornamento DB Pegaso c/s con anagrafiche con codice 2.

5. Funzioni software per la sistemazione anagrafiche anomale o errate (codice diverso da 2) in Pegaso c/s.

6. Produzione nuovo file per invio a SIATEL con ciclicità dell’iter a partire dal precedente punto 2.

L’iter termina quando tutte le anagrafiche sono riconosciute da SIATEL e, quindi, avranno tutte codice 2. e) Statistiche elettroniche (ISTATEL) Pegaso-ISTATEL permette l”Estrazione delle statistiche ISTAT per invio telematico” e soddisfa le esigenze dell’ISTAT di ottenere le informazioni statistiche dai Comuni non più su supporto cartaceo bensì su supporto informatico. Esso permette di estrarre i dati dalle statistiche ISTAT dalla banca dati dei Servizi Demografici, nel formato richiesto dal software sviluppato e fornito ai Comuni da ANCITEL :“ISI-ISTATEL” e di darlo in input a questa procedura per l’acquisizione ed invio dei dati della Dinamica Demografica a mezzo della funzione “ACQUISIZIONE VIA FILE” ed “INVIO DATI AD ISTATEL”. Ciò evita di immettere manualmente i dati statistici con un conseguente enorme risparmio di tempo con limitazione delle possibilità di errore dovuta alla digitalizzazione manuale. .

Le statistiche disponibili per l’invio automatico sono quelle previste e richieste dall’ISTAT e cioè : • Statistiche anagrafiche : mod. P4, APR/4, D7B, P2,

POSAS, STRASA • Statistiche stato civile : mod. D3, D4, D4bis,

D5,D5bis, D7A

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Gestione della Popolazione: Stato Civile Pagina 4 di 7

3. Stato Civile Il sistema software è stato progettato per semplificare la gestione e il mantenimento del flusso cartaceo di competenza, e garantire la possibilità di realizzare un controllo di congruenza tra sistema e documenti. Notevole attenzione è stata infatti posta alla “struttura” dell’evento origine:è possibile mantenere un’esplicita relazione tra i dati del soggetto e gli eventi che lo riguardano, attraverso le opportune verifiche di congruenza che vengono richieste per ogni immissione e/o emissione cartacea e documentale. Così strutturato, il sistema garantisce una completa indipendenza tra i dati strutturali e la loro presentazione grafica, incrementando la qualità del processo informatico. È possibile infatti evidenziare in ogni momento tutti gli eventi dello Stato Civile che riguardano un determinato soggetto, indipendentemente dal documento che si vuole emettere. Inoltre il sistema garantisce piena integrazione con i dati dell’Anagrafe, per cui, in caso di eventi di Stato Civile che comportano una modifica dei dati anagrafici, viene attivata una comunicazione elettronica tra i due uffici, che consente l’aggiornamento in tempo reale delle informazioni. • L’integrazione tra i dati relativi a diversi eventi

dello Stato Civile e tra questi e le informazioni dell’anagrafe, rende il sistema adeguato a soddisfare le esigenze espresse dall’e-government, che prevedono un miglioramento delle attività di back-office attraverso una maggiore cooperazione tra i processi dei vari uffici, allo scopo di migliorare il servizio finale offerto al Cittadino.

• La procedura prevede l’attribuzione ad ogni operatore di un user-id e di una password, sia per avere una traccia dell’identità dell’utente che opera su un determinato evento/atto, sia per limitare l’accesso ai soli utenti abilitati.

Il sistema presenta diverse funzionalità.

• Formazione atti: consente di provvedere alla formazione degli atti, distinti in cinque categorie principali: nascita, pubblicazione di matrimonio, matrimonio, morte, cittadinanza. Per ogni categoria vengono descritte le varie parti e serie dell’atto in questione. Scelto l’atto, la parte e la serie, viene presentata una maschera avente a sinistra le tipologie dell’atto per la parte e serie scelta, e a destra l’elenco degli atti già formati. L’inserimento di un nuovo atto avviene posizionandosi sulla tipologia dell’atto e premendo il tasto “nuovo”.

• Inserimento dati: Scelta la tipologia di atto desiderato si apre una maschera composta da tante pagine per quanti sono gli attori che compaiono nell’atto: i dati di ogni attore, se questi è residente, possono essere reperiti direttamente dall’Anagrafe, con un semplice click sul tasto “trova”.

• Impostazione e stampa:

una volta inseriti tutti i dati per il perfezionamento dell’atto, facendo click sul tasto “stampa” si evidenzia il testo del documento aggiornato con i dati inseriti; inoltre attraverso il collegamento con MS Word è possibile impostare la stampa per la pagina destra o sinistra del Registro.

L’applicazione è integrata con MS Word attraverso l’opzione nel menù principale di Word “Stato civile”.

• Comunicazione dati all’Anagrafe: se la stampa è avvenuta correttamente, l’atto rientra in “Stato Consolidato”, e da questo momento i relativi dati strutturali non sono più modoficabili e viene attivata una prenotazione di comunicazione elettronica con l’Anagrafe per l’invio dei dati.

• Gestione adempimenti: Finita la stampa dell’atto è possibile attraverso il tasto “Iter” portarsi nella maschera “Adempimenti”, da dove si stampano i vari adempimenti successivi all’atto in gestione; se poi l’atto prevede delle annotazioni susseguenti, queste compaiono in elenco nella maschera “adempimenti”.

In tale elenco vengono evidenziati gli adempimenti relativi ad un Atto di nascita.

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4. Servizi Elettorali • La procedura gestisce in modo completo e

funzionale tutti i procedimenti e le pratiche connesse ai servizi elettorali, operando in completa integrazione con la base dati dell’Anagrafe, dalla quale attinge tutte le informazioni di interesse relative agli elettori.

• Il nucleo fondamentale dell’applicativo è costituito dalla gestione delle liste elettorali, insieme a quella delle tessere elettorali. Tale nucleo è poi arricchito da procedure che gestiscono:

• l’albo degli Scrutatori • l’albo dei Presidenti di seggio; • l’albo dei giudici popolari;

a) Gestione liste e tessere elettorali Il modulo di gestione delle liste elettorali rende disponibili le seguenti funzioni: • relative ai singoli cittadini (definizione posizioni

elettorali, immissioni di prenotazioni da parte dell’ufficio, etc.);

• relative alla manutenzione delle liste elettorali generali e sezionali (revisioni, stampa verbali, certificati elettorali, etc.)

• relative alla gestione delle tessere elettorali (ripartizione sezioni elettorali in Collegi e Circoscrizioni, rilascio tessera, duplicati, etc.)

Per lo svolgimento di tali funzioni, l’applicativo è articolato nelle seguenti funzionalità: • Dati base (tabelle):

contiene informazioni e parametri base per il fun-zionamento dell’applicativo. Tali informazioni ri-guardano: la definizione delle posizioni individuali degli iscritti, i motivi di iscrizione/cancellazione, le prenotazioni automatiche (causate cioè da varia-zioni anagrafiche), l’immissione di prenotazioni da parte dell’ufficio, con possibilità di definire in modo parametrico il comportamento di una revisione.

Facendo click su un tipo prenotazione selezionato viene visualizzato il dettaglio. E’ possibile modificare i parametri che caratterizzano il tipo prenotazione: revisione che la elabora, in quale tornate è elaborabile, ecc…Quelli che definiscono il tipo di aggiornamento che una revisione

effettua sull’elettore quando la elabora: azione sul fascicolo , tipo di lista, generazione o meno dati storici

• Sezioni Consente la codifica delle seguenti informazioni: Vie, Piazze, ecc. (nello stesso modo del modulo Anagrafe) Sezioni elettorali, Ripartizione del Comune in sezioni elettorali, Sezioni e Collegi, Sezioni e Circoscrizioni. (Le ultime due codifiche utili per la tessera elettorale).

• Elettori Consente l’aggiornamento e la stampa dei moduli relativi al caricamento fascicoli e alla situazione dell’elettore.

Un esempio Situazione elettore che consente: la ricerca e la visualizzazione dei dati dell’elettore (progressivi liste, dati storici, ecc.) l’inserimento e aggiornamento delle prenotazioni; la stampa modelli 3D, 4D, 5D, 6D, Certificato Residenza e Cittadinanza, Fascicolo, ecc. di congelare l’elettore per interdizione definitiva

• Revisioni Consente il controllo delle prenotazioni relative ad una data revisione, ad un periodo, ad un elettore, nonché il controllo di congruenza sulle prenota-zioni attive, e l’esecuzione delle revisioni alle liste (semestrale, dinamica, dinamiche straordinarie e blocco) con visualizzazione storica delle revisioni precedenti e dell’anteprima di stampa di tutta la modulistica prevista dalla normativa

• Tessere elettorali Consente di gestire il carico pacchi di tessere a disposizione per il rilascio; il rilascio massivo delle tessere ed etichette adesive con anteprima degli elettori interessati (con la possibilità di scegliere l’ordine appropriato degli elettori prima dell’attribuzione del numero tessera); la stampa della stessa, e il rilascio dei duplicati.

• Simulazioni Consente di simulare una revisione dinamica e la ripartizione del Comune in Sezioni Elettorali, con riorganizzazione parziale o totale delle liste (rimaneggiamento).

• Stampe Consente di gestire l’anteprima e la stampa di: duplicati dei certificati; certificato di iscrizione alle liste elettorali per i Candidati; altre stampe quali liste generali, sezionali, elenchi elettori, etc.

• Statistiche di elettori ed iscritti nelle liste sezionali e generali, con profondità storica.

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b) Albo Scrutatori La procedura consente l’individuazione e la gestione degli elettori in possesso dei requisiti previsti dalla legislazione vigente per l’iscrizione all’Albo Scrutatori. Le informazioni contenute nelle domande, una volta caricate, vengono analizzate e confrontate con quelle disponibili negli archivi elettorali, procedendo all’aggiornamento annuale dell’Albo. Il sistema utilizza criteri di selezione casuale per il sorteggio e la nomina degli Scrutatori, con possibilità di applicare filtri di tipo logico o geografico, e gestisce i relativi avvisi e comunicazioni. La procedura prevede le seguenti funzionalità:

• Dati base (tabelle) Gestisce le informazioni utili (data limite per l’iscri-zione, numero di Scrutatori per sezione, etc.); i motivi di iscrizione/cancellazione, professioni non valide, etc.

• Gestione albo, Permette di gestire le domande; le proposte di iscrizione/cancellazione; le revisioni annuali (rile-vazione automatica cancellandi dalle liste elet-torali, elaborazione delle domande, elaborazione iscrivendi e cancellandi con Stampa Verbale ed elenchi); la visualizzazione dell’Albo con stampa elenchi e creazione di file.

• Gestione nomina Scrutatori Consente di gestire le nomine/rinunce non avvenute per sorteggio, il sorteggio degli Scrutatori e delle riserve con o senza assegna-zione della sezione; l’elaborazione e la stampa del Verbale; la visualizzazione nomine in ante-prima con stampa elenchi e generazione di file.

c) Albo Presidenti di seggio La procedura, che ha funzionalità analoghe a quelle previste per la gestione dell’Albo degli Scrutatori, consente di creare e gestire l’Albo dei Presidenti di seggio attraverso la revisione annuale delle domande d’iscrizione, che seleziona gli elettori in possesso delle caratteristiche previste dalla legislazione vigente. In caso di elezione, può essere effettuata anche un’estrazione casuale di nominativi che costituiranno un elenco di Giudici supplenti. La procedura prevede le seguenti funzionalità.

• Dati base (tabelle) Gestisce le informazioni utili (data limite per l’iscrizione, numero di Scrutatori per sezione, etc) i motivi di iscrizione/cancellazione, le professioni non valide, etc.

• Domande Gestisce l’inserimento delle domande d’iscrizione, con possibilità di caricare i dati anagrafici direttamente dell’Anagrafe, le relative modifiche e l’anteprima elenco e stampe.

• Gestione Albo Gestisce le proposte di iscrizione/cancellazione; la visualizzazione in anteprima di iscrivendi e

cancellandi; la visualizzazione dell’Albo in anteprima con stampa elenchi e creazione di file.

• Revisioni Gestisce la revisione annuale (rilevazione automatica cancellandi dalle liste elettorali, elaborazione delle domande, elaborazione iscrivendi e cancellandi con Stampa Verbale ed elenchi) e il sorteggio dei Presidenti supplenti.

d) Albo Giudici Popolari La procedura consente la gestione degli elettori aventi titolo e diritto per l’inserimento nell’Albo dei Giudici Popolari per le Corti d’Assise e d’Appello. Per la creazione dell’Albo, la cui revisione è prevista dal sistema ogni due anni in accordo alla legge, la base dati di riferimento è l’Anagrafe, da cui sono desunte le variazioni che originano movimenti sull’Albo. Le funzionalità previste sono le seguenti: • Dati base (tabelle)

Gestisce le informazioni utili (data limite per l’iscrizione, numero di Scrutatori per sezione, etc) i motivi di iscrizione/cancellazione, le professioni non valide, etc.

• Domande Gestisce l’inserimento delle domande d’iscrizione, con possibilità di caricare i dati anagrafici direttamente dell’Anagrafe, le relative modifiche e l’anteprima elenco e stampe.

• Gestione Albo Gestisce le proposte di iscrizione/cancellazione; la visualizzazione in anteprima di iscrivendi e cancellandi; la visualizzazione dell’Albo in an-teprima, con stampa elenchi e creazione di file.

Per estrarre un sottoinsieme degli individui contenuti nell’Albo (iscritti, cancellati), si immettono i criteri di ricerca, ottenendo il relativo elenco

• Revisioni Consente la generazione automatica iscrivendi, la determinazione automatica dei cancellandi, l’elaborazione delle domande presentate, la revisione (biennale) e la stampa del verbale.

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Gestione della Popolazione: Leva Militare e Scolastica Pagina 7 di 7

5. Leva militare e scolastica Il modulo consente di gestire in modo globale le procedure legate alla leva militare e a quella scolastica. Grazie al collegamento con la base dati dell’Anagrafe, è possibile creare in automatico l’archivio della leva militare e aggiornarlo in base alle variazioni anagrafiche. La base dati unica, integrata con l’Anagrafe, rende possibile una gestione dinamica ed efficiente, ed elimina il problema della ridondanza delle informazioni. • La procedura che gestisce la leva militare

prevede le seguenti funzionalità: • Creazione dell’archivio leva militare a partire

dall’Anagrafe, con estrazione di tutti i cittadini (residenti nati nel comune e non, aire nati nel comune e non, deceduti residenti nel Comune alla data di decesso, emigrati, occasionali nati nel Comune) che compiono il 17° anno entro dall’ 1/1 al 31/12 dell’anno in esame.

• Aggiornamento dell’archivio leva militare a partire dall’archivio della popolazione.

• Inserimento, aggiornamento e cancellazione manuale di nominativi aggiuntivi.

• Modifica dati archivio leva in base a documenti acquisiti, reclami, ecc.

• Assegnazione dei progressivi ai residenti ed AIRE in ordine cronologico (data nascita + alfabetico).

• Stampe: • lista di tutti gli estratti in ordine di atto di

nascita (con i dati dei cartellini di leva); • elenco alfabetico dei soli residenti (elenco

preparatorio) • cartellini di leva per gli estratti in ordine

alfabetico; • per residenti ed AIRE: lettere di comunicazione

di iscrizione alle liste di leva; • per residenti ed AIRE nati fuori del Comune:

richieste di atto di nascita (ordinate alfabeticamente per comune e per individuo);

• per emigrati ed occasionali: estratto di non iscrizione negli archivi anagrafici in ordine alfabetico

• per deceduti nati e morti nel Comune: estratto di morte in ordine alfabetico;

• per deceduti morti fuori del Comune: richiesta di estratto di morte al Comune di decesso, in ordine alfabetico;

• etichette per fascicoli personali di iscritti nelle liste del comune e non, e per deceduti;

• liste di leva per data di nascita; • riepiloghi liste di leva, in ordine alfabetico o di

progressivo. • La procedura che gestisce la leva scolastica, in

collegamento con l’archivio della popolazione, prevede la possibilità di ricercare ed estrarre i soggetti nati in un determinato anno, stampando il relativo elenco.

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