43D/8 Ho Van Hue, Ward 9, Phu Nhuan District, Ho Chi Minh City, Vietnam ▪ Tel +84 3997 3452 ▪ Fax +84 3997 3465 ▪ www.tanner.vn ▪ vietnam@tanner.deTANNER Vietnam © 2012

Qui trình ñiều hành chuẩn với giải phápquản lý tài liệu DMSS

Công ty TNHH TANNER Việt NamChất lượng kỹ thuật của ðức tại Việt Nam!

Page 2

� Thông tin về công ty

� Qui trình ñiều hành chuẩn (SOP)

� Lợi ích, các dịch vụ, và mẫu

� Hệ thống quản lý các biểu mẫu

� Yêu cầu về hệ thống

� Giao diện người sử dụng

� Quản lý các biểu mẫu� Cây thư mục� Thư mục tài liệu

� Các bước tiếp theo

Nội dung

Page 3

� Thành lập năm 1984

� Hơn 260 nhân viên tại ðức và trên toàn thế giới

� Hơn 700 khách hàng, và hơn 10.000 dự án

� 28 năm kinh nghiệm trong các lĩnh vực:

� Gia công tài liệu chuyên về kĩ thuật

� Xây dựng hệ thống catalog sản phẩm

� Phát triển các hệ thống quản lí thông tin phức tạp

� Dịch vụ tư vấn

� ðối tác Vàng của Microsoft

� “Giải thưởng Chất lượng” năm 2008 của bang Bavaria, ðức

� Giải thưởng uy tín “Employee Champion 2012” của Hiệp hộiGerman Society for Quality (DGQ)

TANNER AG – Kết nối công nghệ!

Page 4

Chi nhánh công ty TANNER

� Lindau/ ðức – Trụ sở chính

� Tp. Hồ Chí Minh/ Việt Nam

� Paderborn

� Erlangen

� Reutlingen

� Philippsburg

� Eschborn

� München

� Hamburg

� Düsseldorf

� Genova (Ý)

Page 5

� Thành lập năm 2004

� 45 nhân viên với chuyên môn:

� Phát triển phần mềm

� Công nghệ thông tin

� Xây dựng� Cơ khí

� Phác thảo bản vẽ kĩ thuật

� Tư vấn kĩ thuật� Quản lí kinh doanh

� Quản lí dịch thuật

� Thiết kế ñồ họa

� Tích hợp hệ thống, Phát triển cơ sở dữ liệu, Quản lí tài liệu, Phát triển Website.

TANNER Việt namChất lượng kỹ thuật ðức tại Việt Nam!

Page 6

TANNER Việt NamChất lượng kỹ thuật của ðức tại Việt Nam!

Green Officecertified by

WWF Vietnam

Page 7

Dịch vụ của chúng tôi

Các giải pháp tài liệu kĩ thuật

Quản lí dịch thuật

Phát triển Website

Thiết kế Catalog

Quản lý dữ liệu

Tự ñộng hóa & Tích hợp hệ thống

Phát triển ứng dụng di dộng iOS/ Android

Qui trình ðiều Hành Chuẩn – Giải pháp SOP tại Việt Nam

Dịch vụ tư vấn “Văn phòng xanh“

Phát triển cơ sở dữ liệu

Page 8

Khách hàng của chúng tôi

Page 9

Khách hàng của chúng tôi

Page 10

� Qui trình ñiều hành chuẩn là gì?

� Một hệ thống thống nhất ñể phát triển, bảo trì, và cho phéptiếp cận các tài liệu về qui trình (như là: các chính sách, qui trình, quyết ñịnh, tiêu chuẩn, hướng dẫn … trong công ty)

� Các lợi ích nói chung:

� Là một hệ thống các hướng dẫn và khuôn khổ thống nhất chocấp bậc quản lý.

� Là công cụ ñể duy trì chất lượng ñầu ra nhất quán.

Quy trình ðiều hành chuẩn (SOP)

Page 11

� Các lợi ích cụ thể:

� Công ty ñang hoạt ñộng

- Cải thiện hiệu quả công việc một cách rõ rệt.

- Tạo ra một hệ thống ñể nắm bắt công việc.

- Công cụ giao tiếp hiệu quả góp phần tăng sự hiểu biết và thỏa

mãn trong công việc.

� Công ty mới thành lập

- Tăng tốc quá trình thành lập công ty.

- Giúp công ty tập trung vào việc kinh doanh chính.

- Cung cấp các biểu mẫu và qui trình liên quan cho mọi nhânviên => giúp nhân viên có thể hiểu và làm nhiều công việc.

Quy trình ðiều hành chuẩn (SOP)

Page 12

� Các dịch vụ bao gồm:

� Phần mềm� Huấn luyện

� Tư vấn:– Quản lý hành chính– Nhân sự

– Tài chính và Kế toán

– Quản lý hệ thống và công nghệ thông tin

� Nâng cấp hệ thống SOP theo:– Luật Lao ðộng Việt Nam

– ISO 9001-2008

� Tùy chỉnh các tài liệu theo yêu cầu (ngôn ngữ, màu sắc, logo, nội dung…)

Quy trình ðiều hành chuẩn (SOP)

Page 13

Mẫu – Phòng Hành Chính

MẪU VÍ DỤ QUI TRÌNH

Page 14

MẪU VÍ DỤ QUI TRÌNH

Mẫu – Phòng Nhân Sự

Page 15

VÍ DỤ - TIẾNG ANH VÍ DỤ - TIẾNG ANH

Mẫu – Phòng Kế Toán

QUI TRÌNH

Page 16

Mẫu – Phòng Công Nghệ Thông Tin

MẪU-TIẾNG ANH MẪU-TIẾNG VIỆT QUI TRÌNH

Page 17

Mẫu – Phòng Marketing & SalesMẪU VÍ DỤ QUY TRÌNH

Page 18

Mẫu – Quản lý Chất lượngMẪU VÍ DỤ QUY TRÌNH

Page 19

� Hệ thống quản lý biểu mẫu cho phép người sử dụng:

� Quản lý và tổ chức các tài liệu trong SOP

� Truy cập các tài liệu thông qua intranet/internet

� Có thể làm việc với nhiều ñịnh dạng văn bản:

� MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, MS Visio, RTF, PDF

� Quyền sử dụng:

� Người quản trị: quản lý, chỉnh sửa

� Người sử dụng: ñọc, tải xuống

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 20

� Các yêu cầu về hệ thống

� Phía khách hàng:– phiên bản 7.0 + hoặc ( phiên bản 3.0 +)

– 7.0+

� Về Server:– Java Runtime Entertainment 1.6

– Tomcat 6.0

– MySQL 5.0– Acrobat Distiller 6.0

– Microsoft Visio 2003

– Microsoft Word 2003– Microsoft Excel 2003

– Microsoft Powerpoint 2003

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 21

� Giao diện người sử dụng

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 22

� Giao diện quản lý tài liệu

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 23

� Quản lý người sử dụng

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 24

� Thay ñổi thông tin người sử dụng

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 25

� Thay ñổi quyền truy cập của người sử dụng

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 26

� Các tính năng khác

� Quản lý các tài liệu khác

(Các file về Hợp ðồng Lao ðộng, Hồ sơ nhân viên)

� Là trung tâm lưu trữ tất cả các tài liệu của công ty từ nhiều trụsở khác nhau.

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 27

� Ý tưởng mở rộng hệ thống:

� Tìm kiếm văn bản

� Quản lý các bảng cập nhật cũ

� Làm việc nhóm

� Hổ trợ file âm thanh và video

� Lịch sử thao tác của người sử dụng� Login với user và password của domain

� Máy chủ ñóng vai trò quản lý tài liệu cho hệ thống khác

SOP – Hệ thống quản lý Biểu mẫu

Page 28

Công ty TNHH TANNER Việt Nam43D/8 ðường Hồ Văn Huê, Phường 9,

Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí Minh

www.tanner.vn

Elmar Dutt

- Giám ñốc ðiều hànhvietnam@tanner.de

+84-8-3997 3452

Phòng kinh doanh & tiếp thịsalesvn@tanner.de

+84-8-3997 3452 – Ext: 106

Trân trọng cám ơn.