KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DA

Gelen Evrak

•Daire Başkanlığına EB YS üzerinden gelen evrakların incelenmek üzere Daire Başkanı EBYS sisteminde görüntülenmesi,

•Daire başkanınca incelenmesi ve birimlere havale edilmesi

Giden Evrak

•Cevaplandırılması gereken gelen evrakın incelenmesi, kurum içi ise yazışmalarının yapılarak ilgili birime yine EBYS üzerindengönderilmesi; kurum dışı ise yine EBYS üzerinden yazışmalarının ve takibinin yapılarak elektronik imzaları tamamlandıktan sonra Üniversitemiz Genel Evrak kanalıyla ilgili adrese tesliminin sağlanması,

•Genel Evrak Birimi EBYS sistemine kayıtlı ve kurum dışından Başkanlığımıza gelen evrakların dosyalanması,

•Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden sayı almayan, posta ve kargo yoluyla Başkanlığımıza gelen evrakların tespit edilerek EBYS sistemine kayıtlarının yapılmasının sağlanması ve takibinin yapılarak dosyalanması

Genel

•İnsan kaynakları gelen evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması,

•İnsan kaynakları giden evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması,

•Kargo alımı ve gönderimi,

•Dağıtım ve bağış yoluyla Başkanlığımıza gelen kitap ve dergilerin ayrıştırılması ve kaşelenerek Kataloglama Birimi ile SüreliYayınlar Bölümüne gönderilmesi.

KOCAEL İ ÜNİVERSİTESİ

KÜTÜPHANE ve DOKÜMANTASYON DA İRE BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMASI

İDARİ HİZMETLER

YAZI İŞLERİ

Daire Başkanlığına EB YS üzerinden gelen evrakların incelenmek üzere Daire Başkanı EBYS sisteminde görüntülenmesi,

Daire başkanınca incelenmesi ve birimlere havale edilmesi

Cevaplandırılması gereken gelen evrakın incelenmesi, kurum içi ise yazışmalarının yapılarak ilgili birime yine EBYS üzerindengönderilmesi; kurum dışı ise yine EBYS üzerinden yazışmalarının ve takibinin yapılarak elektronik imzaları tamamlandıktan sonra Üniversitemiz Genel Evrak kanalıyla ilgili adrese tesliminin sağlanması,

Genel Evrak Birimi EBYS sistemine kayıtlı ve kurum dışından Başkanlığımıza gelen evrakların dosyalanması,

Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden sayı almayan, posta ve kargo yoluyla Başkanlığımıza gelen evrakların tespit edilerek EBYS sistemine kayıtlarının yapılmasının sağlanması ve takibinin yapılarak dosyalanması

İnsan kaynakları gelen evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması,

İnsan kaynakları giden evrakın takibi, yazışması ve dosyalanması,

Kargo alımı ve gönderimi,

Dağıtım ve bağış yoluyla Başkanlığımıza gelen kitap ve dergilerin ayrıştırılması ve kaşelenerek Kataloglama Birimi ile SüreliYayınlar Bölümüne gönderilmesi.

Daire Başkanlığına EB YS üzerinden gelen evrakların incelenmek üzere Daire Başkanı EBYS sisteminde görüntülenmesi,

Cevaplandırılması gereken gelen evrakın incelenmesi, kurum içi ise yazışmalarının yapılarak ilgili birime yine EBYS üzerindengönderilmesi; kurum dışı ise yine EBYS üzerinden yazışmalarının ve takibinin yapılarak elektronik imzaları tamamlandıktan

Genel Evrak Birimi EBYS sistemine kayıtlı ve kurum dışından Başkanlığımıza gelen evrakların dosyalanması,

Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden sayı almayan, posta ve kargo yoluyla Başkanlığımıza gelen evrakların tespit edilerek

Dağıtım ve bağış yoluyla Başkanlığımıza gelen kitap ve dergilerin ayrıştırılması ve kaşelenerek Kataloglama Birimi ile Süreli

DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE YAPILACAK

ALIM İŞLEMLERİ

SATIN ALMA B İRİMİ

DOĞRUDAN TEMİN USULÜ İLE YAPILACAK

ALIM İŞLEMLERİ

•İhtiyacın bildirilmesi,

•Piyasa araştırması yapılması (en az iki firmadan, yazılı teklif alınır.),

•Rektör onayı alınması,

•Hizmet alımlarında sözleşme imzalanması,

•Sipariş verme (yazılı veya sözlü sipariş verilir),

•Alımın ve hizmetin gerçekleşmesi,

•Mal teslimi ( taşınır işlem fişi düzenleme-kayıtlara giriş)

•Muayaene komisyon raporunun hazırlanması,

•Tahakkkuk (banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilmesi.

Piyasa araştırması yapılması (en az iki firmadan, yazılı teklif alınır.),

Tahakkkuk (banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilmesi.

4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI

İHALE YOLUYLA YAPILACAK ALIM İŞLEMLERİ

1

4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI

İHALE YOLUYLA YAPILACAK

•İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satın alma birimine gönderilir,

•Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna göre ihale şekline karar verilir.

•Ödenek durum u, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği v.b. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir,

•Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve ihale onay belgesine eklenir,

•Onay belgesinde yer alan; iş in nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları v.b. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır,

•İhale usulüne göre ihale ilanı yayımlanır veya davet mektupları gönderilir,

•İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten itibaren 3 gün içinde İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla birlikte gerekli tebligatlar yapılır,

•İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak isteyen isteklilere ihale doküman bedeli karşılığı satılır

İhtiyaca göre ihtiyaç talep formu veya yazı ile varsa teknik şartname ve maliyeti etkileyecek diğer unsurların belgeleri düzenlenerek satın alma birimine

Görevli personel tarafından yaklaşık maliyet tespit çalışmaları yapılır ve buna

Ödenek durum u, ihale ilanının şekli ve zamanı, avans ve fiyat farkı verilip verilmeyeceği v.b. hususlar dikkate alınarak ihale onay belgesi düzenlenir,

Görevli personel tarafından aynı zamanda, KİK'den ihale kayıt numarası alınır, ihale dokümanını oluşturacak idari ve teknik şartname, sözleşme tasarısı, ilan metni ve varsa diğer dokümanlar da ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanır ve

Onay belgesinde yer alan; iş in nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartları v.b. bilgiler gerçekleştirme görevlisi tarafından kontrol edilerek imzalandıktan sonra harcama yetkilisince de imzalanır,

İhale usulüne göre ihale ilanı yayımlanır veya davet mektupları gönderilir,

İhale yetkilisi tarafından, ilgili mevzuatına uygun olarak ilan gereken ihalelerde ilanın yayınlandığı tarihten itibaren 3 gün içinde İhale Komisyonu asıl ve yedek üyelerle birlikte oluşturulur ve ihale dokümanıyla birlikte gerekli tebligatlar

İhale dokümanı idarede bedelsiz olarak görülebilir, ancak ihaleye katılmak

4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI

İHALE YOLUYLA YAPILACAK ALIM İŞLEMLERİ

2

4734 sayılı KAMU İHALE KANUNUNA TABİ KİTAP ALIMI

İHALE YOLUYLA YAPILACAK ALIM

•İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale komisyonuna teslim edilir,

•İhale dokümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir,

•İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur,

•İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder,

•Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onayı izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü postalanır,

•Sözleşme imzalanmadan önce tutarın, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda belirtilen parasal limiti aşıp aşmadığına bakılır.

•Mal teslimi ( taşınır işlem fişi düzenleme-kayıtlara giriş)

•Muayaene komisyon raporu hazırlanır,

•Tahakkkuk (banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir.

İhale tarihinde idare görevlisi tarafından ihaleye katılacak olan isteklilere ait teklif zarfları sıra numarası verilerek alınır ve ilgili standart formlar düzenlenerek ihale

İhale dokümanında belirtilen yer ve saatte ihale gerçekleştirilir,

İhale komisyonu tarafından, Kanunun 36, 37 ve 38 inci maddelerine göre teklifler açılır ve değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklide bırakılır. İhale komisyonunun gerekçeli kararı Kanun ve ilgili mevzuata göre düzenlenir ve komisyon üyeleri tarafından imzalanır. Daha sonra ihale üzerinde kalan isteklinin Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığı teyit ettirilerek buna ilişkin KİK belgesi karara eklenir ve ihale yetkilisinin onayına sunulur,

İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş işgünü içinde ihale kararını onaylar veya

Kanunun 41 inci maddesine göre kesinleşen ihale kararı, onayı izleyen en geç üç gün içinde ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli

Sözleşme imzalanmadan önce tutarın, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve

Tahakkkuk (banka aracılığıyla firmanın banka hesabına havale): ödeme emri düzenlenerek ekleri ile strateji ve geliştirme daire başkanlığına gönderilir.

AYNİYAT VE TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ

GENEL

•Taşınır İşlemlerine Ait Taşınır İşlem Fişlerinin Ve Taşınır İstek Belgelerinin Yazışmaları, Takibi,

•Satın Alınan Demirbaş Ve Sarf Malzemelerin Taşınır Programına Kayıtlarının Girilmesi,

•Kurum İçi Devir İşlemlerinin Yapılması,

•Hurda İşlemlerinin Yapılması,

•Demirbaşların Kişilere Zimmetlenmesi,

•Yıl Sonuna Ait Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Ve Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin Hazırlanması Ve Strateji DaBaşkanlığına Bildirimi

TAŞINIR MAL GİRİŞ İŞLEMLERİ

•Satın alınan ve ya hibe yoluyla gelen malların Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esaslfiili hemde üniversitemiz taşınır sistemi üzerinden taşınır malların ambar giriş işlemleri yapılır,

•Taşınır hibe ise Taşınır İşlem Fişi üst yazı ile Strateji Daire Başkanlığına bildirilir.

TAŞINIR MAL ÇIKIŞ İŞLEMLERİ

•Rektörlük ve bağlı birimlerden gelen onaylanmış Taşınır İstek Belgesi talepleri kayda alınır,

•Talebin karşılanabilirliği Daire Başkanı tarafından incelenir,

•Karşılanamayacağı karar verilen talebi içeren evrak dosyasına kaldırılır. Durum ilgili birime yazı ile bildirilir,

•Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişi ile imza kareder

KAYITTAN DÜŞME

•Birimimz ambarında kullanılmayacak durumda olan mallar (hurda) listesi yapılır ve Daire Başkanlığına bildirilir,

•Kullanılmayacak durumda olan mallar komisyonca tespit edilir,

•Taşınır Mal Yönetmeliğine göre komisyon tarafından düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı yetki limitleri dahiliharcama yetkilisinin ya da üst yönerticinin onayına sunulur. İmza işlerinden sonra sistemden düşüm işlemi yapılır,

•Kayıttan düşme onayının bir örneği üst yazıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir.

AYNİYAT VE TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ

Taşınır İşlemlerine Ait Taşınır İşlem Fişlerinin Ve Taşınır İstek Belgelerinin Yazışmaları, Takibi,

Satın Alınan Demirbaş Ve Sarf Malzemelerin Taşınır Programına Kayıtlarının Girilmesi,

Kurum İçi Devir İşlemlerinin Yapılması,

Hurda İşlemlerinin Yapılması,

Demirbaşların Kişilere Zimmetlenmesi,

Yıl Sonuna Ait Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Ve Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin Hazırlanması Ve Strateji DaBaşkanlığına Bildirimi

Satın alınan ve ya hibe yoluyla gelen malların Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esaslfiili hemde üniversitemiz taşınır sistemi üzerinden taşınır malların ambar giriş işlemleri yapılır,

Taşınır hibe ise Taşınır İşlem Fişi üst yazı ile Strateji Daire Başkanlığına bildirilir.

Rektörlük ve bağlı birimlerden gelen onaylanmış Taşınır İstek Belgesi talepleri kayda alınır,

Talebin karşılanabilirliği Daire Başkanı tarafından incelenir,

Karşılanamayacağı karar verilen talebi içeren evrak dosyasına kaldırılır. Durum ilgili birime yazı ile bildirilir,

Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişi ile imza kar

Birimimz ambarında kullanılmayacak durumda olan mallar (hurda) listesi yapılır ve Daire Başkanlığına bildirilir,

Kullanılmayacak durumda olan mallar komisyonca tespit edilir,

Taşınır Mal Yönetmeliğine göre komisyon tarafından düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı yetki limitleri dahiliharcama yetkilisinin ya da üst yönerticinin onayına sunulur. İmza işlerinden sonra sistemden düşüm işlemi yapılır,

Kayıttan düşme onayının bir örneği üst yazıyla Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir.

AYNİYAT VE TAŞINIR KAYIT KONTROL İŞLEMLERİ

Yıl Sonuna Ait Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Ve Taşınır Sayım Döküm Cetvellerinin Hazırlanması Ve Strateji Daire

Satın alınan ve ya hibe yoluyla gelen malların Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen esaslara göre hem

Taşınır Kayıt Yetkilisi Taşınır Mal Yönetmeliği ve ambar stoklarına göre ambarda bulunan malı Taşınır İşlem Fişi ile imza karşılığı teslim

Birimimz ambarında kullanılmayacak durumda olan mallar (hurda) listesi yapılır ve Daire Başkanlığına bildirilir,

Taşınır Mal Yönetmeliğine göre komisyon tarafından düzenlenen Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı yetki limitleri dahilindeharcama yetkilisinin ya da üst yönerticinin onayına sunulur. İmza işlerinden sonra sistemden düşüm işlemi yapılır,

Personel Maaşları

•Birimimizin ilgili personeli tarafından ilgili aya ait değişikliklerin belgeleri sağlanır,

•KBS sistemi üzerinden güncellemeler ve kesintiler girilerek hesaplama yapılır,

•Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve KBS sistemi üzerinden alınan ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisinde toplanır,

•Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir.

Öğrenci Maaşları

•2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 46. Maddesince Çalışan Öğrencilerimizin(Maaş) Süreç Akım Şeması

•Sözleşme imzaladığımız öğrencimizin, öğrenciden gerekli evraklar alınır ve SGK işe giriş bildirgesi düzenlenir,

•İlgili aya ait puantaj hazırlandıktan sonra bordro ve banka listesi yapılır,

•İlgili aya ait onay ve ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi tarafından “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir,

•İlgili aya ait her öğrencinin çalıştığı gün sayısı, prime esas kazanç tutarları, işe girişişten ayrılma nedenleri… Internet üzerinden SGK sistemine girildikten sonra bildirgeleri onaylanır.

Yolluk

•Birim personelinin görevlendirme yazısının onaya sunulması,

•Harcama yetkilisi oluru /onayı ve rektörlükten gelen onay yazısı yazının ilgili birimlere dağılımı,

•Görevli personelinin belgelerinin eksizsiz alınması ve yolluk bildirimi düzenlenmesi,

•Ödeme emri ve ekli evrakların düzenlenmesi,

•Tahakkuk evrakının harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.

PERSONEL GİDERLERİ (Maaş)

Birimimizin ilgili personeli tarafından ilgili aya ait değişikliklerin belgeleri sağlanır,

KBS sistemi üzerinden güncellemeler ve kesintiler girilerek hesaplama yapılır,

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve KBS sistemi üzerinden alınan ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisinde toplanır,

Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir.

2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 46. Maddesince Çalışan Öğrencilerimizin(Maaş) Süreç Akım Şeması

Sözleşme imzaladığımız öğrencimizin, öğrenciden gerekli evraklar alınır ve SGK işe giriş bildirgesi düzenlenir,

İlgili aya ait puantaj hazırlandıktan sonra bordro ve banka listesi yapılır,

İlgili aya ait onay ve ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi tarafından “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür” şerhi düşülüp, imzalandıktan sonra harcama yetkilisine gönderilir,

İlgili aya ait her öğrencinin çalıştığı gün sayısı, prime esas kazanç tutarları, işe giriş-çıkış tarihleri, eksik gün nedenleri,işten ayrılma nedenleri… Internet üzerinden SGK sistemine girildikten sonra bildirgeleri onaylanır.

Birim personelinin görevlendirme yazısının onaya sunulması,

Harcama yetkilisi oluru /onayı ve rektörlükten gelen onay yazısı yazının ilgili birimlere dağılımı,

Görevli personelinin belgelerinin eksizsiz alınması ve yolluk bildirimi düzenlenmesi,

Ödeme emri ve ekli evrakların düzenlenmesi,

Tahakkuk evrakının harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi.

Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. Maddelerine istinaden gerekli belgelerin çıktıları ve KBS

Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesi “Kontrol edilmiş ve uygun

2547 Sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 46. Maddesince Çalışan Öğrencilerimizin(Maaş) Süreç Akım Şeması

Sözleşme imzaladığımız öğrencimizin, öğrenciden gerekli evraklar alınır ve SGK işe giriş bildirgesi düzenlenir,

İlgili aya ait onay ve ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlisi tarafından “Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür”

çıkış tarihleri, eksik gün nedenleri,işten ayrılma nedenleri… Internet üzerinden SGK sistemine girildikten sonra bildirgeleri onaylanır.

Tahakkuk evrakının harcama yetkilisi tarafından imzalanması ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına

ÜYE KAYIT İŞLEMLERİ

•Her öğretim yılı başında üniversiteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin üyelik bilgileri kütüphane programına toplu olarak atıöğrencilerin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir.

•Akademik ve idari personelin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir,

•Kullanıcılar kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliğine göre ödünç kitap alabilirler.

ÖDÜNÇ VERME İŞLEMLERİ

•Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya kütüphane içindeki tarama bilgisayarlarından http://kutuphane.kocakullanarak aradığı kaynağın kütüphanede var ise yer numarasını öğrenir. ilgili rafa gider kitabı alır,

•Ödünç verme ve iade bölümüne öğrenci/personel kimliği ve istediği kitapla başvurarak görevliye verir,

•Görevli ödünç işlemlerini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya ödünç verir.

İADE İŞLEMLERİ

•Kullanıcı kitabı ödünç verme bölümüne getirir,

•Görevli kitabı kullanıcının kütüphane programında iade işlemini gerçekleştirir,

•Kullanıcı kitabı geciktirmişse her gün için 50 kuruş gecikme bedeli kullanıcı hesabına yazılır. Kullanıcı , gecikme bedeli

KÜTÜPHANELER ARASI ÖDÜNÇ ALMA

•Kullanıcı başka bir kütüphaneden isteyeceği yayın için talebini e

•Görevli KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla ilgili kütüphaneden talepte bulunur. Talep kargo yoluy

•İstek sahibi yayını ödünç alma süresinin sonunda tekrar görevliye getirir ve yayın ilgili kütüphaneye gönderilmek üzere kargo

KÜTÜPHANELER ARASI ÖDÜNÇ

VERME

•KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla Kocaeli Üniversitesi’nden talep edilen yayınlar “rafta” ve “öüzere kargoya teslim edilir,

•İade süresinin sonunda ilgili kütüphane yayını geri göndermekle sorumludur.

ORYANTASYON HİZMETİ

•Eğitim – öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler kütüphaneye davet edilir,

•Kütüphane hizmetleri ve kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir.

DANIŞMAHİZMETLERİ

•Kütüphaneye gelen kullanıcıların veya telefon, e –

OKUYUCU H İZMETLER İ

Her öğretim yılı başında üniversiteye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin üyelik bilgileri kütüphane programına toplu olarak atılır. Üniversiteye sonradan kayıt olan öğrencilerin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir.

Akademik ve idari personelin kütüphaneye gelip üyelik işlemlerini yaptırmaları gerekir,

Kullanıcılar kütüphane yönergesindeki kullanıcı niteliğine göre ödünç kitap alabilirler.

Kullanıcı internet bağlantılı herhangi bir bilgisayar veya kütüphane içindeki tarama bilgisayarlarından http://kutuphane.kocaeli.edu.tr adresinden kütüphane katalog tarama modülünü kullanarak aradığı kaynağın kütüphanede var ise yer numarasını öğrenir. ilgili rafa gider kitabı alır,

Ödünç verme ve iade bölümüne öğrenci/personel kimliği ve istediği kitapla başvurarak görevliye verir,

Görevli ödünç işlemlerini yaparak kitabı/kitapları kullanıcıya ödünç verir.

Görevli kitabı kullanıcının kütüphane programında iade işlemini gerçekleştirir,

Kullanıcı kitabı geciktirmişse her gün için 50 kuruş gecikme bedeli kullanıcı hesabına yazılır. Kullanıcı , gecikme bedeli 25 tl. yi geçmesi halinde toplam turarı ilgili hesaba yatırır.

Kullanıcı başka bir kütüphaneden isteyeceği yayın için talebini e- posta yoluyla bildirir. Yayının künye bilgilerinin eksiksiz olması gereklidir,

Görevli KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla ilgili kütüphaneden talepte bulunur. Talep kargo yoluyla görevliye daha sonra da istek sahibine ulaştırılır,

İstek sahibi yayını ödünç alma süresinin sonunda tekrar görevliye getirir ve yayın ilgili kütüphaneye gönderilmek üzere kargoya teslim edilir.

KİTS (Kütüphaneler arası işbirliği takip sistemi) aracılığıyla Kocaeli Üniversitesi’nden talep edilen yayınlar “rafta” ve “ödünç verilebilir” durumda ise isteği yapan kütüphaneye teslim edilmek

İade süresinin sonunda ilgili kütüphane yayını geri göndermekle sorumludur.

öğretim yılı başında fakülte ve yüksekokullarla irtibat kurularak yeni kayıt olan öğrenciler kütüphaneye davet edilir,

Kütüphane hizmetleri ve kullanım kuralları hakkında bilgilendirilir.

– posta ile sorulan soruları cevaplamak.

. Üniversiteye sonradan kayıt olan

.edu.tr adresinden kütüphane katalog tarama modülünü

tl. yi geçmesi halinde toplam turarı ilgili hesaba yatırır.

görevliye daha sonra da istek sahibine ulaştırılır,

ç verilebilir” durumda ise isteği yapan kütüphaneye teslim edilmek

KOLEKS İ

1

•Kocaeli Üniversitesi mensupları kütüphane web sayfası üzerinden kütüphane otomasyon programını kullanarak yayın isteğinde bul

•Üniversitenin idari ve akademik birimlerine yayın taleplerini eser istek formu doldurarak bildirmeleri konusunda belirli döneüzerinden de duyurular yapılır.

2

•Kütüphane otomasyon programından liste alınır. İsteklerin doğru bilgilerden oluşup oluşmadığı internet üzerindeki kaynakların

3

•Doğru bilgilerden oluşturulan isteklerin mevcut koleksiyon içerisinde bulunup bulunmadıkları kütüphane otomasyon programından

4

•Satışta olup olmadığı ve temin edilme durumu araştırıldıktan sonra Yaklaşık maliyet çıkarılır. Ve yayınlar siparişe hazırlanı

5

•Satın alma iki şekilde yapılır.

•1. Doğrudan Temin: Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırları içerisinde yer alıyorsa yayınların bu şekilde temini yoluna giditeklif alınır ve en düşük teklif esasına göre alım gerçekleştirilir.

•2- İhale usulü : Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırlarının üzerinde ise kamu yararı göz önünde bulundurularak ihale usulü ileKamu İhale Kanunu Usullerine göre yayınların listesi hazırlanır. Satın alma birimine gönderilir.

6

•İhale usulü ve doğrudan temin yoluyla satın alınan yayınlar teknik şartnameye göre teslim alınır. Teknik şartnameye uygun olmfaturalandırılmak, ödeme işlemleri başlatılmak üzere firmaya ve satın alma birimine gönderilir,

•Ödeme işlemleri biten yayınların katalog ve sınıflanması yapılması için Kataloglama ve Sınıflama Birimine gönderilir.

7

•Kütüphaneye bağış, dağıtım v.b. yoluyla gelen kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyaller ise koleksiyon geliştirme politikkişilik Materyal Seçme Komisyonu tarafından değerlendirilerek kabul edilir.

TEKN İK H İZMETLER

KOLEKS İYON SAĞLAMA VE GEL İŞTİRME BİRİMİ

Kocaeli Üniversitesi mensupları kütüphane web sayfası üzerinden kütüphane otomasyon programını kullanarak yayın isteğinde bulunurlar,

Üniversitenin idari ve akademik birimlerine yayın taleplerini eser istek formu doldurarak bildirmeleri konusunda belirli dönemlerde hatırlatmalar yapılır. (Resmi yazı, e

Kütüphane otomasyon programından liste alınır. İsteklerin doğru bilgilerden oluşup oluşmadığı internet üzerindeki kaynaklarından kontrol edilir.

Doğru bilgilerden oluşturulan isteklerin mevcut koleksiyon içerisinde bulunup bulunmadıkları kütüphane otomasyon programından kontrol edilir.

Satışta olup olmadığı ve temin edilme durumu araştırıldıktan sonra Yaklaşık maliyet çıkarılır. Ve yayınlar siparişe hazırlanır.

1. Doğrudan Temin: Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırları içerisinde yer alıyorsa yayınların bu şekilde temini yoluna gidilir. Satın alınacak yayınlar için teknik şartname hazırlanır. En az üç istekliden teklif alınır ve en düşük teklif esasına göre alım gerçekleştirilir.

İhale usulü : Yaklaşık maliyet doğrudan temin sınırlarının üzerinde ise kamu yararı göz önünde bulundurularak ihale usulü ile alım yoluna gidilir. Satın alınacak yayınlar için teknik şartname hazırlanır. Kamu İhale Kanunu Usullerine göre yayınların listesi hazırlanır. Satın alma birimine gönderilir.

İhale usulü ve doğrudan temin yoluyla satın alınan yayınlar teknik şartnameye göre teslim alınır. Teknik şartnameye uygun olmayan kitaplar firmalara iade edilir. Kabul edilen yayınların listesi faturalandırılmak, ödeme işlemleri başlatılmak üzere firmaya ve satın alma birimine gönderilir,

Ödeme işlemleri biten yayınların katalog ve sınıflanması yapılması için Kataloglama ve Sınıflama Birimine gönderilir.

Kütüphaneye bağış, dağıtım v.b. yoluyla gelen kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyaller ise koleksiyon geliştirme politikası çerçevesinde Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanının oluşturduğu 3 kişilik Materyal Seçme Komisyonu tarafından değerlendirilerek kabul edilir.

rde hatırlatmalar yapılır. (Resmi yazı, e-mail vb.) Ayrıca web sayfası

. Satın alınacak yayınlar için teknik şartname hazırlanır. En az üç istekliden

alım yoluna gidilir. Satın alınacak yayınlar için teknik şartname hazırlanır.

n kitaplar firmalara iade edilir. Kabul edilen yayınların listesi

çerçevesinde Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanının oluşturduğu 3

ELEKTRON

ABONE VERİTABANLARI

• Aboneliği devam eden;

• Konsorsiyum/firmalardan yeni yıl abonelik fiyatlarının alınması,

• Konsorsiyum/firmalara yeni yıl abonelik teyid/iptal kararının bildirilmesi,

• Konsorsiyum/firmalardan gelen, veritabanlarına ait yeni yıl lisans anlaşmalarının imzalanarak gönderilmesi

DENEME VERİTABANLARI

• Deneme erişimine açılan veritabanlarının kütüphane web sayfasından, etüm personele duyurulması,

• Deneme sonunda kullanım istatistiklerinin alınarak değerlendirilmesi,

• Kullanıcı geribildirimi, istatistik, fiyat ve bütçe durumuna göre aboneliğe kararı verilmesi

YENİ ABONELİK YAPILACAK

• Kullanıcı istekleri, firmalardan deneme erişimi talebinde bulunulan veritabanlarından deneme sonunda istatistiklerin değerlendirilmesi ve abonelik kararı verilmesi,

• Yeni abone olunacak veritabanlarına ait sipariş formu, lisans anlaşması vb. dokümanların doldurularak ve imzalanarak gönderilmesİ

KULLANIM

• Veritabanları istatistiklerinin her ay ilgili web sayfalarından alınması,

• Her veritabanı için ayrı ayrı aylık ve yıllık tam metin erişim sayılarının grafiklerinin yıl sonunda formüllü excel tablosunda her veritabanı için tam metin birim maliyet hesabının yapılması ve grafiklendirilmesi,

• Tüm grafiklerin web sayfasında güncellenmesi

ELEKTRON İK KAYNAKLAR BİRİMİ

Konsorsiyum/firmalardan yeni yıl abonelik fiyatlarının alınması,

Konsorsiyum/firmalara yeni yıl abonelik teyid/iptal kararının bildirilmesi,

Konsorsiyum/firmalardan gelen, veritabanlarına ait yeni yıl lisans anlaşmalarının imzalanarak gönderilmesi

Deneme erişimine açılan veritabanlarının kütüphane web sayfasından, e-posta ile akademik liste üzerinden tüm personele duyurulması,

Deneme sonunda kullanım istatistiklerinin alınarak değerlendirilmesi,

Kullanıcı geribildirimi, istatistik, fiyat ve bütçe durumuna göre aboneliğe kararı verilmesi

Kullanıcı istekleri, firmalardan deneme erişimi talebinde bulunulan veritabanlarından deneme sonunda istatistiklerin değerlendirilmesi ve abonelik kararı verilmesi,

Yeni abone olunacak veritabanlarına ait sipariş formu, lisans anlaşması vb. dokümanların doldurularak ve imzalanarak gönderilmesİ

Veritabanları istatistiklerinin her ay ilgili web sayfalarından alınması,

Her veritabanı için ayrı ayrı aylık ve yıllık tam metin erişim sayılarının grafiklerinin yıl sonunda formüllü excel tablosunda her veritabanı için tam metin birim maliyet hesabının yapılması ve grafiklendirilmesi,

Tüm grafiklerin web sayfasında güncellenmesi

Konsorsiyum/firmalardan gelen, veritabanlarına ait yeni yıl lisans anlaşmalarının imzalanarak gönderilmesi

posta ile akademik liste üzerinden

Kullanıcı geribildirimi, istatistik, fiyat ve bütçe durumuna göre aboneliğe kararı verilmesi

Kullanıcı istekleri, firmalardan deneme erişimi talebinde bulunulan veritabanlarından deneme sonunda

Yeni abone olunacak veritabanlarına ait sipariş formu, lisans anlaşması vb. dokümanların doldurularak ve

Her veritabanı için ayrı ayrı aylık ve yıllık tam metin erişim sayılarının grafiklerinin yıl sonunda formüllü excel tablosunda her veritabanı için tam metin birim maliyet hesabının yapılması ve grafiklendirilmesi,

KOU ADRESL

YAYIN TARAMA

•Web of Science veritabanından"KOCAELİ UNİV OR UNİV KOCAELİ" adresli yayınların taranması,

•Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word e kopyalanması,

•Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word dosyası şeklinde kou web sayfasında" araştırmalar" linkinin altında "yayıneklenmesi ve her hafta güncellenmesi,

•Çeşitli nedenlerle taranamayan yayınların akademik personelin geribildirimleriyle kontrol edilerek listeye eklenmesi,

•Yayın sayılarının yıllık ve fakülte düzeyinde grafiklerinin toplam yayın ve 1.yazar yayın şeklinde oluşturulması,

•Oluşturulan grafiklerin kütüphane web sayfasında gösterilmesi ve her hafta güncellenmesi,

•Güncellenen yayın bilgisi ve grafiklerin akademik liste üzerinden e

LİSTELERİN HAZIRLANMASI

•Taranan yayınlardan üniversite akademik personelinin belirlenmesi ve excelde isimşeklinde"ana sayfa" tablosunun oluşturulması,

•Oluşturulan tabloya paralel yeni bir çalışma sayfasında fakültelere göre yayın sayısı ve isme göre sıralama öncelikli bir tabana sayfadan otomatik güncellenmesinin sağlanması,

•Bu tabloların haftalık güncellenmesi

YAYINLARIN ETKİ DEĞERLERİNİN

TESPİTİ

•Taranan yayınların dergi isimlerinin liste halinde etki değerlerinin hazırlanması,

•Dergilerin scopus veritabanından etki değerlerinin tespit edilmesi,

•Her yayında belirlenen üniversite personelinin yayınlarına ait tek tek etki değerlerinin ilgili tabloya eklenmesi,

•Belirlenen kriterlerle ödül listesinin hazırlanarak Rektörlüğe gönderilmesi

KOU ADRESL İ (WEB OF SCIENCE ) ULUSLARARASI BİLİMSEL YAYIN TARAMA

Web of Science veritabanından"KOCAELİ UNİV OR UNİV KOCAELİ" adresli yayınların taranması,

Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word e kopyalanması,

Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word dosyası şeklinde kou web sayfasında" araştırmalar" linkinin altında "yayıneklenmesi ve her hafta güncellenmesi,

Çeşitli nedenlerle taranamayan yayınların akademik personelin geribildirimleriyle kontrol edilerek listeye eklenmesi,

Yayın sayılarının yıllık ve fakülte düzeyinde grafiklerinin toplam yayın ve 1.yazar yayın şeklinde oluşturulması,

Oluşturulan grafiklerin kütüphane web sayfasında gösterilmesi ve her hafta güncellenmesi,

Güncellenen yayın bilgisi ve grafiklerin akademik liste üzerinden e-posta ile tüm personele duyurulması

Taranan yayınlardan üniversite akademik personelinin belirlenmesi ve excelde isim-soyad, yayın sayısı, 1. yazar yayın sayısı, böşeklinde"ana sayfa" tablosunun oluşturulması,

Oluşturulan tabloya paralel yeni bir çalışma sayfasında fakültelere göre yayın sayısı ve isme göre sıralama öncelikli bir tabana sayfadan otomatik güncellenmesinin sağlanması,

Bu tabloların haftalık güncellenmesi

Taranan yayınların dergi isimlerinin liste halinde etki değerlerinin hazırlanması,

Dergilerin scopus veritabanından etki değerlerinin tespit edilmesi,

Her yayında belirlenen üniversite personelinin yayınlarına ait tek tek etki değerlerinin ilgili tabloya eklenmesi,

Belirlenen kriterlerle ödül listesinin hazırlanarak Rektörlüğe gönderilmesi

Taranan yayınların bibliyografik künyelerinin word dosyası şeklinde kou web sayfasında" araştırmalar" linkinin altında "yayınlar" kısmına

Çeşitli nedenlerle taranamayan yayınların akademik personelin geribildirimleriyle kontrol edilerek listeye eklenmesi,

Yayın sayılarının yıllık ve fakülte düzeyinde grafiklerinin toplam yayın ve 1.yazar yayın şeklinde oluşturulması,

soyad, yayın sayısı, 1. yazar yayın sayısı, bölüm

Oluşturulan tabloya paralel yeni bir çalışma sayfasında fakültelere göre yayın sayısı ve isme göre sıralama öncelikli bir tablo oluşturulması ve

Her yayında belirlenen üniversite personelinin yayınlarına ait tek tek etki değerlerinin ilgili tabloya eklenmesi,

KATALOGLAMA VE SINIFLAMA

1•Kütüphane dermesine katılması uygun görülen materyaller, sağlama biriminden teslim alınır.

2•Teslim alınan materyaller, yayın türüne, sağlama şekline ve değerlendirileceği şube kütüphaneye göre ayrılır.

3

•Kitap : demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirle

•Kitap dışı :demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları bel

•E-kitap : e-kitapların marc kayıtları firmalardan alınır. otomasyon programına aktarılır.

4•Anglo amerikan kataloglama kuralları 2‘ ye göre kataloglaması yapılan materyallerin kütüphane otomasyon programına girişi ge

5•Materyaller güvenlik için bir dizi işlemden geçirilir. kaşeleme işlemleri yapılır

6•Materyallerin etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. son kontrolleri yapılır.

7•Kitapların (içindekiler sayfası, dış kapak vs.) tarama işlemleri yapılır, otomasyon sistemine yüklenir.

8 •Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve merkez kütüphanede kullanıma sunulacak materyaller ödünç ver

9•Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve şube kütüphanelerinde kullanıma sunulacak materyaller şube k

10

•Ödünç verme biriminden gelen etiketi yıpranmış, güvenlik işlemlerinin tekrarlanması gereken, cilt bütünlüğünü kaybetmiş matergönderilir. onarımı yapılamayan materyaller cilde gönderilmek üzere ayrılır.

KATALOGLAMA VE SINIFLAMA BİRİMİ

Kütüphane dermesine katılması uygun görülen materyaller, sağlama biriminden teslim alınır.

Teslim alınan materyaller, yayın türüne, sağlama şekline ve değerlendirileceği şube kütüphaneye göre ayrılır.

Kitap : demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir.

Kitap dışı :demirbaş numarası verilir. library of congress sınıflama sistemine göre sınıflama numarası ve konu başlıkları belirlenir.

kitapların marc kayıtları firmalardan alınır. otomasyon programına aktarılır.

Anglo amerikan kataloglama kuralları 2‘ ye göre kataloglaması yapılan materyallerin kütüphane otomasyon programına girişi ge

Materyaller güvenlik için bir dizi işlemden geçirilir. kaşeleme işlemleri yapılır

Materyallerin etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. son kontrolleri yapılır.

Kitapların (içindekiler sayfası, dış kapak vs.) tarama işlemleri yapılır, otomasyon sistemine yüklenir.

Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve merkez kütüphanede kullanıma sunulacak materyaller ödünç ver

Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve şube kütüphanelerinde kullanıma sunulacak materyaller şube k

Ödünç verme biriminden gelen etiketi yıpranmış, güvenlik işlemlerinin tekrarlanması gereken, cilt bütünlüğünü kaybetmiş matergönderilir. onarımı yapılamayan materyaller cilde gönderilmek üzere ayrılır.

enir.

Anglo amerikan kataloglama kuralları 2‘ ye göre kataloglaması yapılan materyallerin kütüphane otomasyon programına girişi gerçekleştirilir.

Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve merkez kütüphanede kullanıma sunulacak materyaller ödünç verme birimine gönderilir.

Kataloglama ve Sınıflama Biriminde bütün işlemleri tamamlanan ve şube kütüphanelerinde kullanıma sunulacak materyaller şube kütüphanelere gönderilir.

Ödünç verme biriminden gelen etiketi yıpranmış, güvenlik işlemlerinin tekrarlanması gereken, cilt bütünlüğünü kaybetmiş materyaller onarılır, işlemi bitenler geri

1• Satın, dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar

2

• Dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlara ayıklama işlemi yapılır.

3

• Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programına kayıt işlemi tamamlanır.

4• Kataloglaması tamamlanan süreli yayınlar rafa gönderilir.

SÜRELİ YAYINLAR

Satın, dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar

Dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlara ayıklama işlemi

Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programına kayıt işlemi tamamlanır.

Kataloglaması tamamlanan süreli yayınlar rafa gönderilir.

Satın, dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlar

Dağıtım ve bağış yoluyla gelen süreli yayınlara ayıklama işlemi

Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programına

Kataloglaması tamamlanan süreli yayınlar rafa gönderilir.

YÜKSEK LİSANS VE DOKTORA

1

• Dağıtım yoluyla gelen tezler, Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, bilim dallarına göre sınıflandırılıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programında kayıt işlemi tamamlanır.

2• Demirbaş barkodları, manyetik bantları yapıştırılır.

Damgalama işlemleri yapılır.

3• Sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Rafa

gönderilir.

YÜKSEK LİSANS VE DOKTORA TEZLERİ

Dağıtım yoluyla gelen tezler, Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, bilim dallarına göre sınıflandırılıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam programında kayıt işlemi tamamlanır.

Demirbaş barkodları, manyetik bantları yapıştırılır. Damgalama işlemleri yapılır.

Sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Rafa gönderilir.

Dağıtım yoluyla gelen tezler, Bilgisayar ortamında AACR2 kataloglama kurallarına göre kataloglanıp, bilim dallarına göre sınıflandırılıp, konu başlıkları oluşturularak Yordam

Demirbaş barkodları, manyetik bantları yapıştırılır.

Sırt etiketleri yapıştırılıp, koruyucu bantla kaplanır. Rafa

KİTAPLARIN RAFLARA YERLEŞTİRİLMESİ

Teknik hizmetlerden gelen kitaplar.

Ödünç vermeden gelen iade kitaplar.

Öğrencilerin masa üzerinde bıraktığı kitaplar

Raflara dizilir.

SAYIM İŞLEMLERİ

KAYBOLAN KİTAPLAR

Ödünçte kaybolan veya sayfaları eksik iade kitaplar

Kullanıcıya temin ettirilir.

Kütüphane kullanıcı adına temin eder.

Satışta olmayan kitap kayıttan düşülür. Kitap bedeli

üniversiteye gelir kaydedilmek üzere

okuyucudan tahsil edilir.

Kütüphanede yönetimce belirlenen tarihlerde, taşınır mal yönetmeliği gereği kurulan

sayım komisyonu tarafından gerçekleştirilir.

1

• Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar teknik

hizmetlerine verilir.

2• Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür.

3• Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır.

YIPRANAN KİTAPLAR

Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar teknik

hizmetlerine verilir.

Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür.

Matbaaya gönderilerek ciltlenmesi sağlanır.

Raftaki yıpranan kitaplar ve iade kitaplar teknik

Kataloglama modülünde bu kitaplara ciltte kaydı düşülür.

1•Kuruma gerekli olan bilgi teknolojileri araçlarının (bilgisayar, yazıcı, veri depolama v.b.) satın alma aşamasında araştırılmtalep edilmesi ve kurulumu işlemleri.

2•Kurum içinde yer alan bilgisayar ve diğer teknolojik araçların arızalarının Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Donanım Destek birbildirilmesi ve işlemlerin takibi.

3•Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemlerde (kurulum, güncelleme, kullanıcı hesapları ve yetkilendirme, teknik destekvb.) firma ile koordinasyonun sağlanması.

4

•Kurum web sayfasının tasarımı aşamasında; tasarıma yönelik araştırma, verilerin toplanması, formata uygun düzenlenmesi, sitenin tasarım ve yapımı, sitenin değerlendirme ve test edilmesi, sitenin yayınlanması, sitenin güncelleme işlemlerinin yapılması, site yedeğinin oluşturulması

5•Kurum hizmet, etkinlik ve listelerin web sayfasında duyurulması

6•Kurumun Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ve İhale Bilgi Sistemi ile ilgili sistem koordinatörlüğü

BİLGİ TEKNOLOJ İLERİ BİRİMİ

Kuruma gerekli olan bilgi teknolojileri araçlarının (bilgisayar, yazıcı, veri depolama v.b.) satın alma aşamasında araştırılmtalep edilmesi ve kurulumu işlemleri.

Kurum içinde yer alan bilgisayar ve diğer teknolojik araçların arızalarının Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Donanım Destek bir

Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemlerde (kurulum, güncelleme, kullanıcı hesapları ve yetkilendirme, teknik destekvb.) firma ile koordinasyonun sağlanması.

Kurum web sayfasının tasarımı aşamasında; tasarıma yönelik araştırma, verilerin toplanması, formata uygun düzenlenmesi, sitenin tasarım ve yapımı, sitenin değerlendirme ve test edilmesi, sitenin yayınlanması, sitenin güncelleme işlemlerinin yapılması, site yedeğinin oluşturulması

Kurum hizmet, etkinlik ve listelerin web sayfasında duyurulması

Kurumun Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ve İhale Bilgi Sistemi ile ilgili sistem koordinatörlüğü

Kuruma gerekli olan bilgi teknolojileri araçlarının (bilgisayar, yazıcı, veri depolama v.b.) satın alma aşamasında araştırılması,

Kurum içinde yer alan bilgisayar ve diğer teknolojik araçların arızalarının Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Donanım Destek birimine

Kütüphane otomasyon programı ile ilgili işlemlerde (kurulum, güncelleme, kullanıcı hesapları ve yetkilendirme, teknik destek

Kurum web sayfasının tasarımı aşamasında; tasarıma yönelik araştırma, verilerin toplanması, formata uygun düzenlenmesi, sitenin tasarım ve yapımı, sitenin değerlendirme ve test edilmesi, sitenin yayınlanması, sitenin güncelleme işlemlerinin

Kurumun Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) ve İhale Bilgi Sistemi ile ilgili sistem koordinatörlüğü

1•Üniversitemize kayıt yaptıran engelli öğrencilerin listesinin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Engelli Öğrenciler AraştUygulama Biriminden Temini

2•Görme Engelli öğrencilere ulaşılarak seslendirilmesini ya da dijitalleştirilmesini istedikleri kitapların/ders notlarının tes

3•Görme engelliler için seslendirme yapacak gönüllü kişilere gerekli ortamın temin edilmesi, araç/gereç tahsisi ve eğitimin verilerek kişilerin koordinasyonunun sağlanması.

4•Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının kütüphane web sayfasında duyurulması.

5•Birimimize gelen engelli öğrencilerin kütüphaneden yararlanmasını sağlama, Görme engelli odasının hazır bulundurulması. Görme engellilere uygun araç ve gereç tahsisi.

6

•Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının ödünç verilmesi. (5846 sayılı Fikir ve Sanat Kanunu’nun Ek 11 nci maddesi gereğince, kullanıcıların görme engelli olduklarını belirten kimlik veya raporlarını beyan etmelgerekmektedir.)

GÖRME ENGELL İLER B İRİMİ

Üniversitemize kayıt yaptıran engelli öğrencilerin listesinin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Engelli Öğrenciler Araşt

Görme Engelli öğrencilere ulaşılarak seslendirilmesini ya da dijitalleştirilmesini istedikleri kitapların/ders notlarının tes

Görme engelliler için seslendirme yapacak gönüllü kişilere gerekli ortamın temin edilmesi, araç/gereç tahsisi ve eğitimin verilerek kişilerin koordinasyonunun sağlanması.

Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının kütüphane web sayfasında duyurulması.

Birimimize gelen engelli öğrencilerin kütüphaneden yararlanmasını sağlama, Görme engelli odasının hazır bulundurulması. Görme engellilere uygun araç ve gereç tahsisi.

Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının ödünç verilmesi. (5846 sayılı Fikir ve Sanat Kanunu’nun Ek 11 nci maddesi gereğince, kullanıcıların görme engelli olduklarını belirten kimlik veya raporlarını beyan etmel

Üniversitemize kayıt yaptıran engelli öğrencilerin listesinin Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Engelli Öğrenciler Araştırma ve

Görme Engelli öğrencilere ulaşılarak seslendirilmesini ya da dijitalleştirilmesini istedikleri kitapların/ders notlarının tespiti

Görme engelliler için seslendirme yapacak gönüllü kişilere gerekli ortamın temin edilmesi, araç/gereç tahsisi ve eğitimin

Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının kütüphane web sayfasında duyurulması.

Birimimize gelen engelli öğrencilerin kütüphaneden yararlanmasını sağlama, Görme engelli odasının hazır bulundurulması.

Görme engelliler için seslendirilen ve dijitalleştirilen kitap/ders notlarının ödünç verilmesi. (5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’nun Ek 11 nci maddesi gereğince, kullanıcıların görme engelli olduklarını belirten kimlik veya raporlarını beyan etmeleri

1•Kütüphanemizde staj yapmak isteyen Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ikinci ve daha üst sınıf öğrencileri, Şubat ve Mart aylarınkurumumuza ait Başvuru Formu, Transkript ve Özgeçmişlerini elden ya da posta aracılığıyla kütüphanemize ileterek başvurur.

2•Tüm başvurular toplanıp değerlendirildikten sonra tüm adaylara eolumsuz geri bildirim yapılır.

3•Staj Koordinatörümüz tarafından staja kabul edilen adaylara, Daire Başkanlığımızca belirlenen nihai staj tarihleri iletilir.

4•Stajyerin kurumunca düzenlenen kabul evrakları onaylanıp teslim edilir.

5•Stajyer, staj döneminden en geç iki hafta önce, Bölümü tarafından Daire Başkanlığımıza yazılan dilekçesi ve staj süresince öğrenim gördüğü üniversite tarafından sigortalanacağına dair yazıyı kütüphanemize teslim eder.

6•Stajyerlerin katılacakları etkinlikler ve uygulamalar, staj dönemi başında, önceden belirlenen iş günü üzerinden planlanmış btakvim ile kendilerine iletilir.

7•Stajyer, program süresince yaptığı çalışmaları gün gün raporlar ve staj koordinatörüne onaylatır.

8•Staj programını tamamlayan öğrencilerin değerlendirmeleri yapılarak gerekli evrakları düzenlenip teslim edilir.

STAJYER İŞLEMLERİ

Kütüphanemizde staj yapmak isteyen Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ikinci ve daha üst sınıf öğrencileri, Şubat ve Mart aylarınkurumumuza ait Başvuru Formu, Transkript ve Özgeçmişlerini elden ya da posta aracılığıyla kütüphanemize ileterek başvurur.

Tüm başvurular toplanıp değerlendirildikten sonra tüm adaylara e-posta aracılığıyla Nisan ayı sonuna kadar olumlu ya da

Staj Koordinatörümüz tarafından staja kabul edilen adaylara, Daire Başkanlığımızca belirlenen nihai staj tarihleri iletilir.

Stajyerin kurumunca düzenlenen kabul evrakları onaylanıp teslim edilir.

Stajyer, staj döneminden en geç iki hafta önce, Bölümü tarafından Daire Başkanlığımıza yazılan dilekçesi ve staj süresince öğrenim gördüğü üniversite tarafından sigortalanacağına dair yazıyı kütüphanemize teslim eder.

Stajyerlerin katılacakları etkinlikler ve uygulamalar, staj dönemi başında, önceden belirlenen iş günü üzerinden planlanmış b

Stajyer, program süresince yaptığı çalışmaları gün gün raporlar ve staj koordinatörüne onaylatır.

Staj programını tamamlayan öğrencilerin değerlendirmeleri yapılarak gerekli evrakları düzenlenip teslim edilir.

Kütüphanemizde staj yapmak isteyen Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü ikinci ve daha üst sınıf öğrencileri, Şubat ve Mart aylarında,kurumumuza ait Başvuru Formu, Transkript ve Özgeçmişlerini elden ya da posta aracılığıyla kütüphanemize ileterek başvurur.

posta aracılığıyla Nisan ayı sonuna kadar olumlu ya da

Staj Koordinatörümüz tarafından staja kabul edilen adaylara, Daire Başkanlığımızca belirlenen nihai staj tarihleri iletilir.

Stajyer, staj döneminden en geç iki hafta önce, Bölümü tarafından Daire Başkanlığımıza yazılan dilekçesi ve staj süresince

Stajyerlerin katılacakları etkinlikler ve uygulamalar, staj dönemi başında, önceden belirlenen iş günü üzerinden planlanmış bir

Staj programını tamamlayan öğrencilerin değerlendirmeleri yapılarak gerekli evrakları düzenlenip teslim edilir.

ÜYELİK AŞAMASI

• KOÜ mensubu araştırmacılar, kurum e

• Kullanıcılar sistem sorumnlusu tarafından görev yaptıkları birim koleksiyonlarında yetkilendirilir,

• Yetkilendirme işlemi tamamlanmamış kullanıcılar acikerisim@kocaeli adresine talep yazar.

ARŞİVLEME AŞAMASI

• Araştırmacılar, yayına kabul edilen bilimsel çalışmalarının hakemden geçmiş şeklini arşivlemek üzere gönderi başlatır,

• yayının künye bilgileri veri giriş formlarında ilgili alanlara girilir,

• Çalışmanın elektronik kopyası, oluşturulan gönderiye eklenir,

• yazar, söz konusu yayına ilişkin yayım iznini onaylar.

YAYINLAMA AŞAMASI

• Gönderilen yayının üst verisi Koleksiyon editörleri tarafından kontrol edilir,

• Eksik bilgi olması halinde, yazar tarafından tamamlanarak tekrar depolanması için geri gönderilir,

• Üst verisi tamamlanan yayının, elektronik tam metin kopyasının tam ve doğru formatta eklenip eklenmediği kontrol edilir,

• Depolanan yayının, elektronik ortamda erişime açık olmasının yayıncı açısından bir sakıncası olmadığı yazarca teyit edilmişse belirlenen tarihte yayınlanır.

AÇIK ER İŞİM

KOÜ mensubu araştırmacılar, kurum e-posta ve şifrelerini kullanarak sisteme giriş yaparlar.

Kullanıcılar sistem sorumnlusu tarafından görev yaptıkları birim koleksiyonlarında yetkilendirilir,

Yetkilendirme işlemi tamamlanmamış kullanıcılar acikerisim@kocaeli adresine talep yazar.

Araştırmacılar, yayına kabul edilen bilimsel çalışmalarının hakemden geçmiş şeklini arşivlemek üzere gönderi başlatır,

yayının künye bilgileri veri giriş formlarında ilgili alanlara girilir,

Çalışmanın elektronik kopyası, oluşturulan gönderiye eklenir,

yazar, söz konusu yayına ilişkin yayım iznini onaylar.

Gönderilen yayının üst verisi Koleksiyon editörleri tarafından kontrol edilir,

Eksik bilgi olması halinde, yazar tarafından tamamlanarak tekrar depolanması için geri gönderilir,

Üst verisi tamamlanan yayının, elektronik tam metin kopyasının tam ve doğru formatta eklenip eklenmediği kontrol edilir,

Depolanan yayının, elektronik ortamda erişime açık olmasının yayıncı açısından bir sakıncası olmadığı yazarca teyit edilmişse belirlenen tarihte yayınlanır.

posta ve şifrelerini kullanarak sisteme giriş yaparlar.

Kullanıcılar sistem sorumnlusu tarafından görev yaptıkları birim koleksiyonlarında yetkilendirilir,

Yetkilendirme işlemi tamamlanmamış kullanıcılar acikerisim@kocaeli adresine talep yazar.

Araştırmacılar, yayına kabul edilen bilimsel çalışmalarının hakemden geçmiş şeklini arşivlemek üzere

Eksik bilgi olması halinde, yazar tarafından tamamlanarak tekrar depolanması için geri gönderilir,

Üst verisi tamamlanan yayının, elektronik tam metin kopyasının tam ve doğru formatta eklenip

Depolanan yayının, elektronik ortamda erişime açık olmasının yayıncı açısından bir sakıncası olmadığı