АПЛИЦИРАЊЕ И ИМПЛЕМЕНТИРАЊЕ НА ИПА ГРАНТОВИ ПОД ИПА КОМПОНЕНТА IV: ОПЕРАТИВНА ПРОГРАМА ЗА РАЗВОЈ НА ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ 2007-2013

APPLYING AND IMPLEMENTING IPA GRANTS UNDER IPA COMPONENT IV: OPERATIONAL PROGRAMME FOR HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT 2007-2013

“EU support for the preparation of the country to manage the European Social Fund through implementation of the Human Resources Development Component of IPA instrument”

Project ref. MK 07 IB SO 01

GRANTS IN 6 STEPS

ГРАНТ ВО 6 ЧЕКОРИ

This project is funded by the European Union

-tries engaged in the accession process to the European Union (EU) initially for the period of 2007-2013. The aim of the IPA is therefore to strengthen the

economic, social and rural development.

IPA is composed of five components and each IPA component is implemented through a specific programme, as its strategic document. HRD Component IV is implemented through the Multi-Annual Operational Programme “Human Resources Development 2007-2013” (OP HRD) of the respective country. Human Resources Development Component of IPA contributes to improving human capital development in the country by allocating funds towards managing the unemployment, the improvement of education and training, and the promotion of social inclusion.

WHAT IS IPA?W

hat i

s IP

A?

1

Инструментот за претпристапна поддршка (ИПА) им нуди поддршка на земјите кои се вклучени во претпристапниот процес кон Европската унија (ЕУ), пред се за периодот 2007 – 2013. Целта на ИПА е да се зајакнат институционалните капацитети на земјата корисник, прекуграничната соработка, подобрување на економскиот, социјалниот и руралниот развој на земјата.

ИПА содржи пет компоненти и секоја компонента е имплементирана преку специфична програма, односно преку стратегиски документ. Компонентата IV Развој на човечки ресурси се имплементира преку повеќегодишна Оперативна програма „Развој на човечки ресурси 2007-2013“ (ОП РЧР). ИПА Компонентата Развој на човечки ресурси го помага развојот на човечкиот капитал во земјата со алоцирање на средства за намалување на невработеноста, подобрување на образованието и обуката, и промовирање на социјална инклузија.

ШTO E ИПА? 1

Што

е И

ПА

?

Wha

t is

a gr

ant?

2

contracts and grant is one of the contract types. A grant under IPA is a

project intended towards achieving an objective in forming part of a European Union policy.

Grants are awarded following a publication of a specific Call for Proposals:

at the internet site of the CFCD: http://cfcd.finance.gov.mk/ andat the webpage of EuropeAid http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_en.htm (follow the link Calls for proposals).

The main document explaining the purpose of a Call for Proposals for grants is the Guidelines for Applicants. It sets out the rules regarding who may apply, the types of operations and costs which may be financed, and the evaluation (selection and award) criteria. It also provides practical information on how to complete the application form, what documents must be annexed, and rules and procedures for applying.

WHAT IS A GRANT ?

Финансиската помош преку ИПА се доделува преку различен тип на договори; грантовите претставуваат еден тип на договор. Грантот во рамките на ИПА е исплата на активности од некомерцијална и непрофитна природа, исплатен преку Договорното тело (ЦФЦД) на одредениот корисник на грантот, за да имплементира проект насочен кон постигнување на цел која е во согласност со политиките на Европската унија.

Грантовите се доделуваат откако ќе се објави Јавен повик за проектни предлози (Call for Proposals) на интернет страната на ЦФЦД:

http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_en.htm (следете го линкот Calls for proposals).

Главниот документ кој ја објаснува целта на Јавниот повик е Водичот за апликанти (Guidelines for Applicants). Документот ги објаснува правилата кои ќе се применуваат, типот на операции и трошоци кои ќе бидат финансирани и критериумите за евалуација (селeкција и доделување на грантот). Исто така, дава и практична информација како да се пополни апликацијата, кои документи треба да ја дополнат, како и правилата и процедурите за аплицирање.

ШTO E ГРАНТ? 2

Што

е гр

ант?

• Authority. The Contracting Authority is the CFCD in the Ministry of Finance. There is no direct allocation without a prior request by the Contracting Authority; • The project has to be presented through submitting an official application form in relation to the Call for Applications and consistent to the Guidelines for Applicants; • Objectives and activities included in the project must comply with the OP HRD. The expenses included in the project must be eligible according to PRAG.

The Practical Guide (PRAG) to Contract procedures for EU external actions (hereinafter: projects) defines the following basic principles for grant projects:

*Non-profit: As a main rule, grants may not have the purpose or effect of producing a profit for the beneficiary,

*Non-cumulation: No single beneficiary may receive more than one grant financed by the European Union or ERDF for a given project, unless otherwise provided in the basic act concerned.

*Awarding principles: All contract awards must respect the principles of transparency, proportionality, equal treatment and non-discrimination. The best tender complying with the selection and award criteria must be selected.

*No retroactive awards: Contracts are considered to take effect from the date of signature of the last signatory. Contracts or contract addenda cannot be awarded retroactively (i.e. after the end of the execution period) under any circumstances. This means that no disbursements can be effected and no goods and services provided prior to the signature of the contract and/or addendum. All contracts must show the true dates of signature of the contracting parties.

*Use of standard documents: Standard contracts and document formats must be used. An application package containing the needed contracts and document formats can be obtained from the website of the CFCD: http://cfcd.finance.gov.mk/ or the website of EuropeAid http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_en.htm

*Co-financing: As a main rule not all costs of the project can be financed entirely by the grant. The amount of co-financing needed is expressed in the Guidelines for Applicants and it varies from one call of proposal to another.

HOW TO APPLY FOR IPA GRANT?H

ow to

app

ly fo

r IPA

Gra

nt?

3

2

Како

се

апли

цира

за

ИП

А гр

ант?

3• Проектот секогаш е апликација на специфичен повик кој е подготвен и објавен од Договорнототело. Договорното тело во нашата земја е ЦФЦД, Министерство за финасии. Не постои директна алокација на средства без објавен повик од Договорното тело; • Проектот треба да биде презентиран преку поднесување официјална апликациона форма поврзана со Повикот за апликации и конзистентна со Водичот за апликанти;• Целите и активностите кои ги содржи проектот мора да се усогласени со Оперативната програма „Развој на човечки ресурси“. Признаените трошоци на проектот мора да се во согласност со ПРАГ водичот.

Практичниот водич (ПРАГ) ги дефинира следниве основни принципи во договорите произлезени од активностите на ЕУ (во понатамошниот текст: проекти)

*Непрофитни: Основно правило е дека грантовите не смеат да имаат за цел или да бидат наменети да генерираат профит за корисникот;

*Некумулативни: Ниеден корисник не смее да добие повеќе од еден грант финансиран од ЕУ или ЕРФР за одреден проект, освен ако не е поинаку прецизирано во основниот акт кој се однесува на ЕУ или ЕРФР;

*Принципи за доделување: Сите доделени договори мора да ги почитуваат принципите на транспарентност, пропорционалност, еднаков третман и недискриминација. Треба да биде одбран најдобриот тендер кој е во согласност со критериумите за селекција и доделување.

*Не-ретроактивно доделување: Договорите имаат ефект од денот на ставањето потпис на последниот потписник. Договорите или адендуми на договорите (дополнување на договорот) не можат да се доделуваат ретроактивно под ниеден услов (односно по истекот на периодот на извршување). Ова значи дека нема да се ефектуираат исплати на ниедно добро или услуга, остварени пред потпишување на договорот и/или адендумот. Сите договори треба јасно да ги покажуваат датите кога договорените страни го потпишале документот.

*Користење на стандардни документи: Треба да се користат стандардни договори или формат на документи. Сет за аплицирање може да се преземе од страната на

http://ec.europa.eu/europeaid/work/funding/index_en.htm

*Кофинансирање: Едно од основните правила е дека сите трошоци не можат да се покријат со дадениот грант. Висината на кофинансирање е изразена во Водичот за апликанти и се разликува од еден повик за аплицирање до друг.

КАКО СЕ АПЛИЦИРА ЗА ИПА ГРАНТ?

A proposal of a project idea under IPA HRD is written on an application form and in

the project in front of an evaluator or assessor. Thus the project idea will be judged only on the basis of the written proposal. The project proposal has to be consistent to the published Guidelines for Applicants.

When a Call for Applications is announced, the potential grant beneficiaries have to fill the Application Form enclosed to the Guidelines for Applicants (GfA). The application form is composed of 2 parts: the Concept Note (part A) and the Application Form (part B).

In a restricted call for proposals only the concept note must be submitted for evaluation at the first stage of the application process. In the case of an open call for proposals, all documents must be submitted at the same time. The applicant should check the specific Guidelines for Applicants to be sure of the procedure.

HOW TO ELABORATE A GRANT PROJECT UNDER IPA COMPONENT IV?

How

to e

labo

rate

a g

rant

pro

ject

und

er IP

A C

ompo

nent

IV?

4

CONCEPT NOTE

The concept note should “paint a picture” of the project. In terms of length it should be approximately up to 4 pages. The applicant has to be specific and concise, as well not to go into details on aspects of the project clarified further at a later point in the proposal.

PART A

APPLICATION FORM PART B

While developing the project idea and before fulfilling the Application Form, it is important that the applicant takes into account the issues presented below:

*Analysis of the relevance of the project: The existing problem which is to be solved by the project is to be identified and the existing situation analysed using for example SWOT-analysis.

*Defining the target group: The project has to be designed for a specific group of people, which will directly benefit from the project implementation.

*Setting the objectives: An objective is a mean to identify what is to be achieved on short and long-term by implementation of the proposed project activities.

*Describing the action and its effectiveness: The description should include information about the means which are chosen to achieve the expected results.

*Defining the results and activities: The results are tangible products or services delivered by the project. The activities are the means through which the project will be implemented and results achieved.

*Defining the indicators: Indicators are ways to measure the performance of the project. Thus they should be measurable and be within the capacity of the project-implementing organisation.

*Setting up the methodology: The methodology is a means of setting up a way for performing the work needed for achieving the objectives of the project.

*Duration and Action Plan: The project duration is indicated in the Guidelines for Applicants. The Action Plan containing the titles of the activities should be realistic and leave sufficient time for the implementation of activities.

*Sustainability: Explain how sustainability will be secured after completion of the project.

*Description of the applicant: All relevant information about the experience of the applicant in regard to project management should be presented

*Partners and associates involved in the project: Partnership is composed of different organizations directly connected with the project and its objectives.

*Budget and eligibility issues: The Budget should be consistent with the terms elaborated in the Guidelines for Applicants and it has to be elaborated for the total duration of the project and for its first 12 months. All expenses must be indicated in the estimated budget for the project and they must be necessary for the implementation of the project.

How

to e

labo

rate

a g

rant

pro

ject

und

er IP

A C

ompo

nent

IV?

Предлогот за проектна идеја под ИПА РЧР се изразува низ апликација пополнета на англиски јазик. Корисникот на грантот треба да биде свесен дека не постои можност да се објасни проектот директно пред евалуатор или оценувач. Така, проектната идеја ќе биде оценета само врз основа на пишаниот предлог проект. Предлог проектот треба да биде конзистентен со објавениот Водич за апликанти.

Кога се објавува Повик за апликации, потенцијалните корисници на грантот треба да пополнат Апликација која е додаток на Водичот за апликанти. Апликацијата се состои од два дела: Концептна белешка - Concept Note (дел А) и Апликацијата – Applica-tion form (дел Б).

Во случај на рестриктивни повици за апликации, се поднесува само Концептната белешка за првиот круг на евалуација. Во случај на отворен повик за апликации, сите документи мора да бидат поднесени во исто време. Апликантот треба да го консултира Водичот за апликанти, за да биде сигурен која процедура ќе се применува.

КАКО ДА СЕ РАЗРАБОТИ ПРОЕКТЕН ГРАНТ ПОД ИПА КОМПОНЕНТА IV?

4

КОНЦЕПТНА БЕЛЕШКА- CONCEPT NOTE

Концептната белешка треба да ја “долови сликата” за проектот. Во однос на должината, треба да биде не повеќе од 4 страни. Апликантот треба да биде специфичен и конкретен, но да не оди во детали за аспекти на проектот кои ќе се разјаснат во подоцнежната фаза на предлог-проектот.

ДЕЛ А

Како

да

се р

азра

боти

про

екте

н гр

ант

под

ИП

А К

омпо

нент

а IV

?

АПЛИКАЦИЈА - APPLICATION FORM ДЕЛ БДодека се развива проектната идеја и пред да се пополни Апликацијата, важно е апликантот да ги земе во предвид следниве прашања:

*Анализа на релевантноста на проектот: Се идентификува постоечкиот проблем кој треба да го реши проектот, а постоечката ситуација се анализра со SWOT анализа.

*Дефинирање на таргет групата: Проектот треба да биде дизајниран да одговори на потребите на специфична група лица кои ќе имаат директен бенефит од имплементацијата на проектот.

*Поставување на целите: Целта е средство да се идентификува она што ќе биде постигнато, со имплементација на предложените проектни активности, на краткорочен и долгорочен рок.

*Опис на активностите и ефективност: Описот треба да содржи информации за средствата кои ќе се одберат за да се постигнат очекуваните резултати.

*Дефинирање на резултатите и активностите: Резултати се видливите продукти и услуги продуцирани од проектот. Активностите се алатките преку кои проектот ќе биде имплементиран, а резултатите постигнати.

*Дефинирање на индикаторите: Индикаторите се начин да се измери изведбата/перформансот на проектот. Тие треба да бидат мерливи и да бидат во склоп на капацитетот на имплементаторот на проектот.

*Поставување на методологијата: Со методологијата се поставува начинот на работа кој е потребен за да се достигнат целите на проектот.

*Времетраење на Акцискиот план: Времетраењето на проектот се дефинира во Водичот за апликанти. Акцискиот план кој ги содржи насловите на активностите теба да биде реалистичен и да остави доволно време за имплементација на активностите.

*Одржливост: Објаснете како ќе се обезбеди одржливост по завршување на проектот.

*Опис на апликантот: Треба да се презентираат сите релевантни информации за искуството на апликантот во проектен менаџмент/управување со проекти.

*Партнери и соработници на проектот: Партнерството подразбира вклученост на различни организации кои директно учесвуваат во проектот и неговите активности.

*Буџет и прашања поврзани со оправданост на трошоците: Буџетот треба да биде конзистентен со условите дефинирани во Водичот за апликанти и треба да биде елабориран за целото времетраење на проектот, како и за првите 12 месеци. Сите трошоци, неопходни за имплментација на проектот мора да бидат искажани во проценката на буџетот на проектот.

Како

да

се р

азра

боти

про

екте

н гр

ант

под

ИП

А К

омпо

нент

а IV

?

5Applications are sent to the Contracting Authority, only to the address stated in the Guidelines for Applicants either by post or hand delivery. The deadline for the submis-sion of applications must be respected according the Guidelines for Applicants.

Applications will be examined and evaluated by the Evaluation Committee established by the Contracting Authority with the possible assistance of external assessors.

HOW THE GRANTS ARE SELECTED AND AWARDED?

They will examine two main points:

Eligibility criteria;

The quality of the content of the project plan (e.g. problem analysis, target group,

objectives, activities, action plan, budget);

The appraisal will be done in two phases:

Evaluation of the concept note (the reason why it has to be carefully written);

Evaluation of the full application.

After the project selection process is finished, a grant contract will be proposed to the grant beneficiary. The contract shall be prepared by the Contracting Authority based on the Call for Proposals documents, and endorsed by the EU Delegation.

How

the

gran

ts a

re s

elec

ted

and

awar

ded?

5

Како

се

врш

и се

лекц

ија

на гр

анто

т и

доде

лува

ње

на гр

анто

т?

Апликациите се доставуваат до Договорното тело, исклучиво на адресата дадена во Водичот за апликанти, лично или по пошта. Рокот на поднесување на апликациите мора да го почитува крајниот рок наведен во Водичот за апликанти.

Апликациите ќе бидат разгледани и евалуирани од Комисија за евалуација, која ја составува Договорното тело, каде е можно да се вклучат и надворешни оценувачи.

КАКО СЕ ВРШИ СЕЛЕКЦИЈА НА ГРАНТОТ И ДОДЕЛУВАЊЕ НА ГРАНТОТ?

Оценувачите разгледуваат две главни работи:

Критериуми за оправданост на трошоците;

Квалитетот на содржината на проектниот план (на пр. анализа на

проблемот, таргет групи, цели, активности, акциски план, буџет);

Оценката ќе се одвива во две фази:

Евалуација на концептната белешка (поради тоа треба внимателно да биде елаборирана);

Евалуација на целосната апликација.

Откако селекцијата на проектот ќе заврши, договорот за грант ќе му биде предложен на корисникот на грантот. Договорот ќе биде подготвен од Договорното тело (ЦФЦД) базиран на документите од Јавниот повик, а ќе биде одобрен од Делегацијата на Европската унија.

6After the project is selected, it will go through the main following stages in its project life cycle:

HOW TO IMPLEMENT A GRANT CONTRACT UNDER IPA HRD?

ACTIVITIES SUPPORTING DOCUMENTS

Signature of the contract

Project Registration and VAT exemption

Claim for advance payment

Implementing the activities (phase after phase) following the Action Plan

Launching secondary procurement calls (for actions of 10.000 € or more)

Reporting

Establishing the Expense Claims

Ensuring availability of project documents for monitoring purposes

Preparing the Interim/Final report

Archiving the documents

Contract and annexes (provided by the Contracting Authority )

Request for registration of project in the Central Donor Assistance Database – Secretariat for European Assistance (the information is available on the website of the Secretariat, under Documents/ Registrationhttp://www.sep.gov.mk )

Claim for payment form

Training programmes, attendance lists, training materials, time sheets, reports etc.

The complete single tender dossier or applying negotiated procedure

Report

Expense Claim + supporting documents

All relevant documents related to project implementation

Interim/Final ( report and invoices

Archiving Chart

How

to im

plem

ent a

gra

nt c

ontr

act u

nder

IPA

HRD

?

In some cases the implementation of the project requires a close cooperation with the Monitoring Unit of the Operating Structure of the OP HRD.

6

Откако проектот е селектиран, ќе помине низ следниве фази на проектен циклус:

КАКО ДА ИМПЛЕМЕНТИРАТЕ ГРАНТ ДОГОВОР ФИНАНСИРАН ОД ИПА КОМПОНЕНТА РАЗВОЈ НА ЧОВЕЧКИ РЕСУРСИ?

АКТИВНОСТИ ПРОПРАТНИ ДОКУМЕНТИ

Во одредени случаи, за имплементација на проектот потребна е блиска соработка со Мониторинг одделението во склоп на Оперативната структура за Оперативната програма „Развој на Човечки Ресурси“.

Потпишување на договорот

Регистрација на проектот и ослободување од ДДВ

Барање за предвремено плаќање

Имплементација на активностите (фаза по фаза) следејќи го Акцискиот план

Отварање на повици за набавување второстепени услуги (за активности во вредност од 10.000 € или повеќе)

Известување (финансиско и техничко)

Потврда за направени трошоци

Обезбедување на достапност на проектните документи за мониторинг цели

Подготовка на интерим и финален извештај

Архивирање на документите

Договор и анекси (подготвени од Договорното тело)

Барање за регистрација на проектот во Централната база на податоци за странска помош – Секретаријат за европски прашања) (информацијата е достапна на веб-страната на Секретаријатот, http://www.sep.gov.mk под линкот Документи/ Регистрација на проекти) Формулар за Барање за предвремено плаќање

Програми за обуки, листи на учесници, материјали за обуки, time sheets – листи за присутност, извештаи итн.

Целосно тендер досие или договорена процедура

Извештај

Потврда за направени трошоци + пропратни документи

Сите релевнатни документи поврзани со имплементација на проектот

Интерим/ финален (финансиски и наративен) извештај и фактури

Табела за архивирање

Како

да

импл

емен

тира

те гр

ант

дого

вор

фин

анси

ран

од

ИП

А К

омпо

нент

а Ра

звој

на

чове

чки

ресу

рси?

КРАТЕНКИ КОРИСТЕНИ ВО ДОКУМЕНТОТ

ЦФЦД//Сектор за централно финансирање и склучување на договори/ Министерство за финасии ЕУ// Европска унија ЕРФР// Европски регионален фонд за развој ВА // Водич за апликанти РЧР // Развој на човечки ресурси ИПА // Инструмент за претпристапна поддршкаОП // Оперативна програмаПРАГ // Водич за склучување на договори финансирани од ЕУ

Договорно тело Сектор за централно финансирање и склучување на договориМинистерство за финансии ул. Даме Груев 14, 1000 СкопјеАдреса за пошта: Мито ХаџиВасилев Јасмин бб, 1000 СкопјеФакс: +389 2 3231 219

ABBREVIATIONS USED IN THIS DOCUMENT

CFCD//Central Financing and Contracting Department/ Ministry of Finance EU// European UnionERDF// European Regional Development FundGfA // Guidelines for ApplicantsHRD // Human Resources DevelopmentIPA // Instrument for Pre-Accession AssistanceOP// Operational ProgrammePRAG // Practical Guide to Contract procedures for EU external actions

"This publication has been produced with the assistance of the European Union. The contents of this publication are the sole responsibility of Twinning project

Central Financing and Contracting Department (CFCD)Ministry of Finance Ul Dame Gruev 14, 1000 Skopje postal address: Mito Hadzivasilev Jasmin BB, 1000 Skopje