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Grupo del Proceso de Iniciación
Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición
Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes
Objetivos de Aprendizaje
Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación
Exponer criterios para abordar un proyecto
Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente
Explicar la importancia de identificar a los interesados
Grupo del proceso de Iniciación
Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio
Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio,
como por ejemplo, un caso de negocio
Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto
El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos
Salidas importantes:
Asignar el gerente de proyecto
Realizar un caso de negocio
Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada
Identificar los interesados
Métodos de selección de proyectos
Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos
Métodos para seleccionar proyectos:
Centrarse en las necesidades generales de la organización
Categorizar los proyectos
Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros
Utilizar un modelo de calificación ponderada
Implementar un tablero de control balanceado*
* Balanced scorecard
Enfocarse en las necesidades generales de la
organización
A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor
Tres criterios importantes para los proyectos:
Existe una necesidad del proyecto
Hay fondos disponibles
Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito
Clasificación de proyectos
Por tema de ocupación
Un problema
Una oportunidad
Una directiva
Por tiempo para realizarlo
Por necesidades
Por prioridad
Procesos para Selección de Proyectos
Métodos Matemáticos Lineal
No lineal
Dinámico
Algoritmos
Medida de beneficios Contribución de beneficios
Acercamientos comparativos
Modelos Económicos
Análisis Financieros Valor Presente Neto VPN*
Retorno de la inversión ROI**
Análisis de Retorno***
Tasa Interna de Retorno IRR
Relación costo beneficio
Costo de oportunidad
* NPV: Net present value
** ROI: Return on investment
*** Payback analysis
Análisis del valor presente neto
El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la
pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las
futuras entradas y salidas de capital esperados
Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor
económico es un criterio clave
Entre más alto el VPN mejor
Cálculo del VPN Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la
vida del proyecto y los productos que produce
Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué
utilizarla)
Calcular el valor actual neto
Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el
año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas
ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no
Consultar con su organización sobre sus preferencias
Retorno sobre la inversión
Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del
proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos
ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales
descontados) / costos descontados
Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor
Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa
mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos
Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa
de descuento que iguala el VPN a cero
* IRR: Internal Rate of Return
Análisis de Amortización
Otra consideración financiera importante es el análisis de
amortización
El período de amortización es la cantidad de tiempo que se
tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el
total de dinero invertido en un proyecto
La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de
descuento es igual a los costos
Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un
periodo de amortización relativamente corto
Gráfica del Periodo de Amortización
Retorno
Año
Retorno
Costos acumulables Beneficios acumulables
Modelo de clasificación ponderada
Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios
1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos
2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%
3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto
4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado
Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor
Ejemplo de modelo de clasificación ponderada
para la seleccion de un proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Proyecto
Promedio ponderado por proyecto
Cuadro de mando Integral*
Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial
Balanced scorecard*:
Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales
como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento
financiero, en una serie de métricas definidas
* Balanced Scorecard
Ver www.balancedscorecard.org
Grupo de proceso vs Área de Conocimiento
Áreas de conocimiento Grupo del Proceso de Iniciación
4. Gestión de la integración del proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
5. Gestión del alcance del proyecto
6. Gestión del Tiempo del proyecto
7. Gestión de los costos del proyecto
8. Gestión de la Calidad del proyecto
9. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto
10. Gestión de las Comunicaciones del proyecto 10.1 Identificar a los Interesados
11. Gestión de los Riesgos del proyecto
12. Gestión de las adquisiciones del proyecto
Grupo del proceso de Iniciación
La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del
área de Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área
de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras
Áreas de Conocimiento
Acta de constitución del proyecto
Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que
hacérselo saber a la organización
Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce
formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los
objetivos y la gestión
Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados
El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto
salida clave: un documento firmado
Acta de constitución del proyecto
Puntos típicos a tratar:
Objetivo del proyecto
Alcance del proyecto
Estructura de tareas
Metodología de Implementación
Gerente del proyecto
Equipo del proyecto
Hitos o Entregables del Proyecto
Procedimientos de entregas
Criterios de aceptación
Riesgos identificados
Factores de éxito
Solución de conflictos
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Entradas
1. Enunciado del Trabajo del Proyecto
2. Caso de Negocio
3. Contrato
4. Factores Ambientales de la
Empresa
5. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas
1. Juicio de Expertos
Salidas
1. Acta de Constitución del Proyecto
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de la Integración del proyecto
Factores ambientales de la Empresa
Estructura y cultura de la organización
Normas de la Industria
Leyes y/o normas Gubernamentales
Infraestructura
Recursos humanos existentes
Administración de personal
Sistemas de autorización de trabajo de la compañía
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados)
Clima político
Canales de comunicación
Bases de datos comerciales
Activos de los Procesos de la Organización
Procesos
Procedimientos
Instructivos
Plantillas
Formatos
Bases de datos corporativas de conocimiento
Bases de datos comerciales
Cómo hacer las cosas
Normas
Políticas
Qué instrumentos utilizar
...
Riesgos
Lecciones aprendidas
Registros
Documentos
Informes de resultados
Horas de trabajo
Costos incurridos
Archivos de proyectos
Información histórica
Medición de procesos
Líneas base (alcance, costo, …)
Cronogramas
Calendarios
Diagramas
Presupuestos
Datos financieras
Déficits
Gestión de riesgos
Gestión de problemas
Gestión de configuración
Gestión de Calidad
Ejemplo de Acta de constitución Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información
Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008
Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, [email protected]
Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos
estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como
las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales.
Enfoque
Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades
Crear una estimación de costos detallada del proyecto
Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software
Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto
ROLES Y RESPONSABILIDADES
NAME ROL RESPONSABILIDAD
Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto
Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal
Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto
Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim
Nancy Reynolds VP RH Selección de personal , generar Memos
Firmas
Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)
El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO
Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales.
Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI
Identificar a los Interesados
Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el
proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)
Análisis de los Interesados
Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin
de determinar intereses, expectativas y la influencia de los
interesados
Identificar a los potenciales interesados relevantes
Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de
abordaje Matriz de poder/interés
Matriz de poder/influencia
Matriz de influencia/impacto
Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad
Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas
negativamente
Conocer las razones de su oposición
Elaborar un plan de tratamiento
Para los implicados del equipo de trabajo
Elaborar plan de tratamiento
Análisis de los interesados en el proyecto
El análisis de los Interesados es un documento que brinda
información importante sobre:
Las organizaciones y nombres de los interesados
Funciones de los interesados en el proyecto
Hechos únicos sobre los interesados
Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados
Ejemplo de análisis de
interesados del proyecto
(Stakeholders)
Interesados claves
del proyecto
Ahmed Susan
Organización Dirección interna Equipo del proyecto
rol Patrocinador y uno de
los fundadores de la
compañía
Experto en
secuenciación del
ADN
Factores únicos Tranquilo, enfocado
en el negocio
PHD en biología, fácil
trabajar con ella
Nivel de interés Muy alto Muy alto
Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia
Sugerencias en el
manejo de las
relaciones
Mantenerlo
informado, dejarlo
liderar, hacer lo que
dice y rápido
Puede hacer trabajo
desde casa;
asegurarse de revisar
las especificaciones
Registro de Interesados
Documento donde se identifica a los interesados.
Contenido:
Información de identificación
Nombre
Puesto en la organización
Ubicación
Rol
Datos de contacto
Información de evaluación
Principales requisitos
Principales expectativas
Expectativas
Influencia potencial
Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor
Clasificación de los interesados
Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor …
Matriz de análisis de los interesados
Interesado Interés(es) en el
Proyecto Evaluación de impacto
Estrategias potenciales para Ganar Apoyo
o Reducir Obstáculos
Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad
Seguimiento
Fecha Observación Acción Responsable Estado
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Estrategia de gestión de los interesados
Matriz de Poder / Interés
Identificar a los Interesados
Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Iniciación
Pertenece al área de conocimiento Gestión de las Comunicaciones del proyecto
Salidas 1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestión de los
Interesados
Entradas 1. Acta de Constitución del Proyecto
2. Documentos de Adquisición
3. Factores Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los Procesos de la
Organización
Herramientas y técnicas 1. Análisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
Links de Interés
Sobre los interesados
http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48
http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders
Inicio
http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf
http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html
Identificar interesados
http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto
.html
