Grupo Vitro - Visur Ltda › sites › default › files › ... · 2 22/04/2013 Modificación del Documento para cambiar fromatos y presentación. 3 22/05/2014 Modificación del

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(VI-PT-000124-003) VitroPath: Características Funci onales

Vitro S.A. Pág. 1 de 34

Fecha de Publicación: 27/05/2014

___________________________________________________________________________________________

Código Documento: VI-PT-000124 Código Alternativo:

Nº de Revisión: 003 Tipo de Documento: Documento de Producto Técnico Fecha de Creación: 22/05/2014 Fecha de Emisión: 22/05/2014 Fecha de Operatividad: 22/05/2014 ___________________________________________________________________________________________ NOTA DE AVISO: Las copias no controladas no se mantienen actualizadas, debe consultarse la documentación en vigor en SaciWeb.

Autores Revisores Autorizadores Pedro José Roiz Viaño Pedro José Roiz Viaño Fernando López de Minondo

Control de Revisiones Revisión Fecha Motivo 1 30/06/2011 Creación de nuevo Procedimiento.

2 22/04/2013 Modificación del Documento para cambiar fromatos y presentación.

3 22/05/2014 Modificación del Documento para su actualización.

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OBJETO

Describir las características funcionales del Producto Técnico incluido en el Alcance del presente Documento.

ALCANCE

Este documento es de aplicación al Producto Técnico VitroPath.

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DESCRIPCIÓN

Índice de Contenidos

1 BIENVENIDO ........................................................................................................ 4

2 ARQUITECTURA.................................................................................................... 4

2.1 Entorno Web + Oracle .................................................................................... 4

3 COMUNICACIONES ............................................................................................... 5

3.1 Módulo de Petición Electrónica....................................................................... 5

4 GESTIÓN DIARIA.................................................................................................. 6

5 GESTIÓN DE PACIENTES....................................................................................... 7

6 GESTIÓN DE ESTUDIOS ........................................................................................ 9

6.1 Gestión de Muestras..................................................................................... 11

6.2 Registro ....................................................................................................... 13

6.3 Tallado ......................................................................................................... 14

6.4 Gestión de Laboratorio ................................................................................. 16

6.5 Informado .................................................................................................... 18

6.6 Informes preformateados ............................................................................ 19

6.7 Formularios preformateados ........................................................................ 19

6.8 Informes Complementarios.......................................................................... 20

6.9 Gestión de Imágenes, Sonido, Vídeo. ........................................................... 20

6.10 Realización Automática del Libro de Registro............................................ 20

6.11 Registro de Entrega................................................................................... 20

6.12 Validación ................................................................................................. 20

7 ESTADÍSTICAS ................................................................................................... 21

7.1 Valoraciones................................................................................................. 23

7.2 Cuaderno de mando ..................................................................................... 23

8 BÚSQUEDAS ....................................................................................................... 23

9 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA.......................................................................... 25

10 APLICACIÓN MULTI-SERVICIO........................................................................ 26

10.1 Datos del Usuario ...................................................................................... 27

10.2 Módulos adicionales .................................................................................. 28

11 MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA .................................................................. 30

11.1 Utilidades adicionales ............................................................................... 31

11.2 Integración y opciones.............................................................................. 32

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1 BIENVENIDO

VitroPath es un sistema para la gestión integral de un servicio de anatomía patológica (AP-LIS). Si usted está pensando decidirse por un sistema de este tipo para su servicio, este documento intenta proporcionarle la mayor información posible para facilitar su decisión.

Dado que la aplicación divide las etapas de gestión de anatomía patológica en apartados especializados, este documento de características funcionales está organizado de la misma manera.

VitroPath es un sistema de gestión de laboratorio de un servicio de Anatomía Patológica que cubre todo el flujo de trabajo del laboratorio, desde el registro de pacientes, estudios y muestras hasta la validación de los informes.

La pantalla principal proporciona accesos rápidos a los módulos más relevantes.

2 ARQUITECTURA

2.1 Entorno Web + Oracle

o Flexibilidad de integraciones con sistemas Web.

o Posibilidad de acceso desde cualquier puesto del laboratorio sin necesidad de instalación de aplicación adicional.

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3 COMUNICACIONES

3.1 Módulo de Petición Electrónica

o Resulta importante disponer de aplicaciones que sean capaces de comunicar los Sistemas de Información Hospitalaria (HIS), que gestionan la historia clínica electrónica del paciente, con los Sistemas de Gestión Departamentales, en este caso con el sistema de gestión de Anatomía Patológica (VitroPath). De esta manera la utilización del mismo código de barras, permitirá realizar una trazabilidad completa de las muestras correspondientes, desde su solicitud hasta la entrega del informe, con el máximo control a través de cada uno de los procesos que se realicen en el flujo de trabajo del laboratorio.

o El Módulo de Petición Electrónica es la herramienta que VitroPath ofrece para el almacenamiento, procesamiento, cancelación y ocultación de peticiones de estudios procedentes de los médicos peticionarios a través del HIS.

o Este módulo permite realizar solicitudes electrónicas de estudio desde diferentes servicios peticionarios. La solicitud es recibida electrónicamente en un buzón de peticiones, integrado en VitroPath, desde donde se transfieren los datos demográficos de los pacientes junto

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con la solicitud del estudio y datos adicionales, al propio sistema de gestión (VitroPath).

o Este módulo utiliza la impresión de códigos de barras que permiten el inicio de la trazabilidad de las muestras, evitan la generación errores, reducen el tiempo su manipulación en el registro, agilizando todo el proceso.

- Multicentro:

o Permite trabajar a varios centros de forma independiente

o Permite trabajar a un mismo usuario en casos de varios centros desde un mismo centro (no es necesario desplazarse al otro centro, ni salir de la aplicación para trabajar con casos de otros centros)

o Permite trabajo de intercambio de muestras entre los centros

- Intercambio de Muestras:

o Permite llevar un control y seguimiento del movimiento de muestras entre centros, con control de envío, recepción y ejecución del trabajo así como su devolución al centro origen, todo en el mismo estudio sin necesidad de estar generando estudios independientes en cada centro.

4 GESTIÓN DIARIA

Engloba todos aquellos módulos de uso diario abarcando todo el flujo de trabajo en un servicio de Anatomía Patológica.:

• Registro de pacientes

• Elaboración de informes

• Tallado

• Gestión de laboratorio,

• Pantalla de trabajo pendiente (permite al usuario conocer en una sola pantalla todos los estudios pendientes en los cuales figura como patólogo responsable, clasificando dichos estudios por su correspondiente estado).

• Impresión de informes

• Estudios previos

• Libro de registro

• Impresión de listados

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5 GESTIÓN DE PACIENTES

La pantalla de pacientes incluye todos los apartados de información necesarios para la gestión diaria de un laboratorio de Anatomía Patológica:

• Búsqueda de Pacientes por Número de Historia o número de Seguridad Social, por Apellidos-Nombre o por número de Estudio.

• Registro de Pacientes con impresión del Libro de Registro global ó clasificado por tipo de estudio.

• Creación, modificación y eliminación de Pacientes.

• Posibilidad de fusionar registros de pacientes duplicados.

• Visualización e impresión directa de previas.

o Diagnósticos previos y texto de la macro del estudio más reciente.

• Posibilidad de modificación de los números de Historia.

• Posibilidad de agrupación, en un mismo número de historia, de estudios procedentes de múltiples números de historia.

• Búsqueda de previas por nombre y apellidos.

• Visualización e impresión de Libro de Registro.

• Bloqueo/desbloqueo de todos los campos para evitar la modificación accidental de datos.

• Asignación Automática de Números de Historia Provisionales para peticiones no identificadas.

• Listado completo de estudios del paciente.

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• Posibilidad de bloquear el estudio de forma que no pueda visualizarse a través de la intranet.

• Campos disponibles: Número de Historia, Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre, Código de Identificación único de Paciente, Número de Seguridad Social, Número de Tarjeta Sanitaria, NIF (u otra Identificación), Sexo, Fecha de Nacimiento, Fecha de bloqueo (para evitar salida a web), Domicilio, Población Código Postal, Provincia, Teléfono y Notas Internas del Servicio.

• Módulo de Incidencias: dicho módulo permite la asignación (registro), el control y explotación de incidencias asignadas a los diferentes elementos (entidades) con los que se trabaja en el laboratorio: Pacientes, Estudios, Muestras, Bloques y Portas.

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6 GESTIÓN DE ESTUDIOS

La pantalla de estudios engloba todas las funciones relacionadas con los estudios registrados de los pacientes:

• Numeración Automática de Estudios

o series de numeración definibles por el usuario) y diferenciada para distintos tipos de muestras como biopsias, citologías, autopsias, hematopatología, genética.

• Identificación de Estudios Asociados de forma automática o manual.

• Generación automática de estudios y muestras a partir de peticiones electrónicas.

• Introducción del número de petición y de historia clínica mediante dispositivos automáticos de lectura:

o Lector de códigos de barras

o Lector de códigos de puntos (bidimensionales)

o Lápiz óptico

• Introducción y visualización simultánea de las muestras correspondientes al estudio.

• Impresión de etiquetas para la identificación de la petición y de las muestras (botes).

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o Códigos alfanuméricos

o Código de barras o bidimensional

• Posibilidad de controlar mediante la aplicación sistemas automáticos de impresión de bloques y portas.

• Fecha de validación

o Puede ser considerada como firma del patólogo

o Dará lugar a la aparición del informe en la Intranet del hospital, en caso de tener la aplicación integrada con lo mismo o su volcado a la historia clínica.

• Fechas/ horas del sistema adaptadas al flujo lógico de trabajo. Impide la introducción incorrecta de fechas.

• Impresión de informes individualizado

• Aviso automáticos y configurables de datos incompletos en el momento de impresión, informado, salida y validación:

o Falta la fecha de Informado, Salida o validación

o Alguna de las muestra no tienen Diagnóstico, Código Topográfico o Morfológico

o El estudio no tiene indicado el patólogo o el Servicio Peticionario.

• Impresión de informes provisionales.

o Las muestras son consideradas como estudios individuales.

• Generación e impresión de estudios asociados como un único informe.

o Inclusión de informes complementarios en el mismo informe.

• Valoraciones del estudio. Facturación del estudio completo en lugar de por muestras.

Campos disponibles: Número de Estudio, Identificación de Proceso Hospitalario, Fecha de Petición, Fecha de Recepción, Régimen de Paciente, Centro peticionario, Servicio Peticionario, Médico Peticionario, Prioridad, Servicio destinatario del informe, Diagnóstico Clínico, Patólogo, Residente, Citotécnico, Listado de Consultores, Edad del Paciente (Cálculo automático a partir de la fecha de nacimiento: años ó días), Fecha de Informe, Fecha de Salida, Fecha de Validación, Validado por, Fecha de Entrega, Notas Internas del Servicio y Valoraciones del estudio.

El sistema permite el registro de incidencias a nivel de la entidad Estudios.

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6.1 Gestión de Muestras

• Numeración especial de las muestra

o Con o sin números equivalentes a estudios.

• Informes provisionales.

• Edición de los campos de texto en pantalla completa

o Macro, Micro, Notas Clínicas y Diagnóstico.

• Plantillas para reducir la cantidad de texto introducido a mano:

o Informes preformateados, incluyendo toda la plantilla de texto de macro, micro, diagnóstico y notas.

o Párrafos preformateados, localizables por título o contenido, según tipo de estudio u órgano.

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• Peticiones de técnicas al Laboratorio durante el registro o durante el tallado por tipo de muestra.

o Individuales

o Protocolos (conjuntos de peticiones protocolizadas) de forma manual o automática.

• Posibilidad de asignación automática del patólogo peticionario de las técnicas.

• Seriación de las técnicas, creación de nuevos bloques hasta la validación del estudio.

• Estructuración de la información mediante formularios:

o Formularios en árbol (similar a formularios de Marcas)

o Recuento porcentual: introducción de porcentajes para el conteo celular y aviso en caso de sobrepasar el 100%.

• Sistema de codificación de códigos totalmente configurable:

o Topográficos, Morfológicos, Etiológicos, Enfermedades, Funcionales.

o CIE, SNOMED, SNOMED-CT

• Introducción de “Valoración de la Muestra”.

• Valoración automática

o Según órgano, tipo de estudio y técnicas

o Parametrizable por el Servicio.

• Campo de texto libre para la identificación de la muestra.

• Trazabilidad de la muestra.

• Control del estado de la muestra en función de las fechas de realización de cada proceso.

• Marcas especiales:

o Interesante, congelar, microscopía electrónica, foto, RT

o Marcaje automático de foto al insertar una y de RT en función de la codificación utilizada.

• Petición de técnicas por lotes.

• Eliminación de residuos: permite el control de la eliminación de los botes una vez diagnosticado el caso, registrando dicho evento.

Campos disponibles: Identificación de la Muestra (Alfanumérico), Órgano (Mediante código y/o texto libre), Tipo de Estudio, Patólogo que realiza la Macro, Técnico de Macro (asiste al patólogo), Fecha de macro, Descripción Macroscópica, Patólogo que realiza la Micro, Descripción Microscópica, Diagnóstico

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Anatomopatológico, Valoración de la Muestra, Marcas de Búsqueda Rápida, Codificaciones Adicionales, Generación de Informes a través de Formularios y Notas Internas del Servicio. Impresión de casetes.

El sistema permite el registro de incidencias a nivel de la entidad Muestras.

6.2 Registro

La pantalla de registro ofrece una vista alternativa de toda la información contenida en las zonas de gestión de pacientes y estudios. Sin necesidad de desplazarse entre pantallas, uno puede gestionar el registro de pacientes, la creación de estudios y la petición de técnicas.

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6.3 Tallado

La pantalla de tallado ofrece todas las opciones para la creación, impresión y gestión de los bloques creados a partir de las muestras recibidas.

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Las principales características son:

• Muestras

o Gestión de piezas pendientes (sin fecha de macro).

o Descripción macroscópica de cada muestra

o Introducción de Párrafos preformateados.

• Bloques:

o Definición de bloques y fragmentos

o Creación automática de bloques según órgano y tipo de estudio.

o Descripción de los bloques. Texto libre para los fragmentos.

o Proceso: para describir la causa de un posible retraso de la llegada del bloque al laboratorio (fijación, descalcificación..).

o Realización/ Revisión de codificaciones topográficas generales o particularizadas por bloque.

o Posibilidad de realizar retallados de muestras ya talladas.

o Integración con impresoras /marcadores automáticos de casetes.

• Paciente y estudio

o Visualización e impresión de previas

o Identificación del patólogo que realiza la macro

o Posibilidad de restablecer la prioridad

• Petición y gestión de técnicas

o Peticiones de técnicas de laboratorio individuales o protocolizadas

o Repetición de una técnica automática

o Técnicas asociadas o no a bloques y seriadas para su realización

• Trazabilidad

o Impresión de casetes utilizando marcador o etiquetas especializadas

o Selección fácil de magazine de casetes

o Formato legible alfanumérico

o Código de barras o de puntos.

• Imágenes

o Posibilidad de conexión con cámaras digitales

o Captura y almacenaje de imágenes macro

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o Posibilidad de integración con Macropath D

6.4 Gestión de Laboratorio

Este módulo permite la gestión de las técnicas del laboratorio correspondiente a cada estudio. Esta pantalla tiene las siguientes características:

• Definición de Técnicas y Grupos de Técnicas.

• Definición de protocolos automáticos y especiales a bloques y extensiones citológicas.

• Gestión de Peticiones

o Petición individualizada o Protocolizada de Técnicas de rutina.

o Generación de nuevas peticiones o protocolos a partir de resultados previos codificados.

o Técnicas Especiales.

• Gestión de procesos:

o Inclusión en parafina, corte, técnicas. Validación de procesos realizable de forma individual o por grupos.

• Generación y control de las listas de trabajo y técnicas pendientes diferenciadas por secciones, grupos de técnicas, prioridad, paciente,…

• Posibilidad de conexión con instrumentación para la impresión de portas en formato alfanumérico y/o de código de barras. Además de permitir la conexión directa con instrumentos (inmunoteñidores, etc.).

o Impresoras térmicas

o Marcadores de portaobjetos

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• Impresión individualizada o por grupos de hojas de trabajo para microscopía conteniendo diagnóstico clínico, descripción macroscópica y diagnóstico de estudios anteriores y simultáneos.

• Gestión de fechas de petición (antes y después de macro).

• Visualización de técnicas realizadas (con fecha de salida).

• Módulo de control de calidad de laboratorio: permite la asociación de un porta control para la validación de la serie analítica asociada.

• Recientes mejoras permiten: el filtrado de técnicas mediante un ajuste automático del tamaño de la ventana en función de su contenido.

El sistema permite el registro y gestión de incidencias relacionados con las técnicas de laboratorio, ofreciendo al usuario la posibilidad de documentar la naturaleza de la incidencia o anormalidad y solución. Así como la posibilidad de obtener un informe de incidencias.

o Fecha de la incidencia y su solución

o Diferentes clasificaciones de incidencias

o Creador de la incidencia notificado automáticamente

o Solución de la incidencia

o Obtención de Informes de incidencias, desde el Centro de Impresión de la aplicación (ver imagen).

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• Gestión de archivo: permite el registro, control de entrada y de salida del archivo tanto de bloques como de portas.

6.5 Informado

La pantalla de informado ofrece una forma rápida de transcribir la información necesaria para redactar informes. Desde una sola pantalla se gestionan la transcripción de los informes y su salida e impresión.

Recoge la información mostrada en las zonas de gestión de estudios y muestras.

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6.6 Informes preformateados

Es posible crear informes de manera muy cómoda y ágil utilizando VitroPath, aprovechando toda la información recogida durante el flujo de trabajo.

• Creación por el usuario de tantos informes completos preformateados como se desee, con inclusión del: Tipo de Estudio, Órgano, Macro, Micro, Diagnóstico, Codificaciones, Formularios totalmente configurables para cada tipo de estudio/órgano

• Particularización en cada estudio mediante párrafos preformateados.

• Asignación múltiple de preformateados a diferentes estudios.

• Determinación del patólogo responsable de los informes.

• Cierre de estudios automático y gestión de errores.

• Aplicación de preformateados por lotes. Muy útil en las Citologías de Rutina.

6.7 Formularios preformateados

VitroPath ofrece la posibilidad de estructurar la información entregada en la aplicación, aprovechando de la tendencia de incluir más resultados objetivos en los resultados en los informes y ofreciendo mayores posibilidades de explotación estadística de la información.

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Los informes así codificados facilitan las consulta, incluso entre usuarios que no comparten el mismo idioma.

• Creación por el usuario de formularios preformateados (Ejemplo: los habituales formularios de marcas utilizados para Citologías, o para la utilización de listas de comprobación "Check list" utilizados por el CAP).

• Los formularios son completamente configurables sin necesidad de intervención por parte de Vitrosoft.

• Recuento porcentual, introducción de porcentajes para el conteo celular y aviso en caso de sobrepasar el 100%.

6.8 Informes Complementarios

• Posibilidad de realizar informes complementarios a cualquier estudio quedando esta información adosada al informe de forma inseparable.

6.9 Gestión de Imágenes, Sonido, Vídeo.

Cada muestra puede tener asociadas otros elementos de interés:

o Imágenes: la posibilidad de captar imágenes macro y / o micro desde cámara digital integrada en el sistema

o Sonido (ej.: grabaciones de descripciones macro y micro) –futuras versiones del software

o Otros tipos de objetos compatibles con el software utilizado por el servicio - futuras versiones del software

Ver el apartado “Módulos adicionales”.

6.10 Realización Automática del Libro de Registro

• Generación de libros de registro de entrada, salida y entrega (global o clasificados por tipo de estudio).

6.11 Registro de Entrega

Posibilidad de imprimir el Registro de Entrega agrupado por servicio, de los casos validados o de todos los casos independientemente de que estén validados o no.

6.12 Validación

VitroPath asegura la validación personalizadas de informes para su envío a la Historia Clínica o por otros usuarios autorizados de VP, asociado al inicio de la sesión.

• Previsualización de los informes antes de su validación

• Impresión de forma automática del nombre del facultativo responsable de la validación, realizada electrónicamente.

• Sistema de validación con verificación de datos mínimos al cierre

o configurable por el usuario.

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• Cada informe provisional es validado por su patólogo responsable.

• El responsable del estudio no puede validar un estudio hasta que todos los responsables de los provisionales de ese estudio los hayan validado.

• Posibilidad de validación en lote para optimizar el tiempo del patólogo.

7 ESTADÍSTICAS

El nuevo módulo de estadísticas de la aplicación permite obtener datos estadísticos de la gestión del servicio, como tiempos de respuesta, carga del servicio y valoraciones. Se incluyen gráficos ilustrativos de varias estadísticas claves.

• Gestión de calendario de días festivos: Permite seleccionar días festivos que no se tendrán en cuenta para el cálculo de las estadísticas, demoras, etc.…

• Posibilidad de obtener estadísticas de trabajo por: Servicio, Médico, Patólogo, Órgano, Tipo de Estudio, Bloques, Régimen del Paciente.

• Tabla cruzada de la carga del servicio de Anatomía Patológica por Servicio Peticionario. Posibilidad de exportación a Excel.

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• Obtención de Estadísticas Generales y de Técnicas.

• Se obtienen Tiempos medios (en días), máximos y Desviación estándar.

• Informes de cargas de trabajo y tiempos en los diferentes procesos, por Servicio Peticionario, según Tipo de Estudio.

• Gráficos de Carga y Tiempos por tipo de estudio. Exportable a imágenes para su inclusión en informes de negocio.

• Informes de Actividad y Valoraciones.

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• Listado de Valoraciones según Estudio y técnicas solicitadas.

• Comunicaciones con sistemas de gestión de muestras (Bio-e-Bank, BancoPath y otros). Exportación de informes marcados como “RT” y consulta de traspasados.

7.1 Valoraciones

• Definición y asignación de Unidades de Valor a muestras y técnicas de laboratorio para obtención del valor total por Paciente, Estudio, Muestra,...

• Posibilidad de asignación de Valoración de forma automática en función del Tipo de Estudio y órgano (varios parámetros).

7.2 Cuaderno de mando

• Generación de informes con: demora de salida de estudios, actividad por servicio, patólogos… análisis de las codificaciones, ratios, muestras talladas…

8 BÚSQUEDAS

El sistema dispone de un nuevo y potente motor de búsqueda con rediseño de la interfaz de presentación al usuario

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La herramienta permite:

• Diseño de consultas complejas para explotación de los datos.

• Generador de estructuras complejas de búsqueda, filtrado y ordenación.

• Búsquedas generales, resumidas, por tablas y especializadas.

• Búsquedas en Técnicas incluidas en Búsqueda General.

• Búsquedas en Registro de Tumores.

• Búsquedas por conjunto de códigos.

• Búsquedas por Formularios incluidos en búsqueda general.

• Correlaciones entre estudios. Listado de estudios de pacientes a los que se le han realizado al menos dos estudios en un mismo órgano.

• Búsquedas por marcas y por codificaciones completas o por la raíz incluidas en la Búsqueda General.

• Posibilidad de recuperar e introducir parámetros nuevos en búsquedas guardadas.

• Visualización de datos solo de Paciente, solo de los Estudios, solo de las Muestras o de todos.

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• Visualización del informe y de las previas desde el resultado de la búsqueda.

• Sistema de búsquedas incorporado completo: en un solo campo, en todos los campos, coincidir todo el campo, coincidir comienzo de campo y búsqueda de cadenas de caracteres.

• Filtros rápidos y sencillos a través de los propios formularios de trabajo.

• Exportación de los resultados de cualquier búsqueda a archivos independientes.

• Salida por impresora o archivo.

• Impresión de Búsquedas. Se obtiene una copia del informe de cada estudio obtenido como resultado de la búsqueda.

• Informe resumido. Información básica del estudio para su explotación científica.

9 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Desde aquí estructuramos las tablas maestras del servidor que permiten definir aquellos datos necesarios para el correcto funcionamiento del programa. Sólo los administradores tienen acceso a la configuración del sistema.

Los datos configurables incluyen:

• Personal del laboratorio, usuarios y sus permisos y perfiles

• Técnicas, grupos de técnicas y protocolos

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• Calendario laboral

• Parámetros de la aplicación

• Diseño de Formularios

• Controles de calidad

• Centros de origen, servicios y médicos peticionarios

• Tipos de estudios, valoraciones y prioridades.

10 APLICACIÓN MULTI-SERVICIO

VitroPath ofrece la posibilidad de gestionar dentro una misma área clínica, más de un Servicio de Anatomía Patológica con una única instalación.

• Un paciente puede tener múltiples números de historia en el caso de alta en más de un centro.

• Un médico peticionario puede pertenecer a más de un centro.

Un usuario puede configurar varias tablas pertenecientes a cada servicio:

• Regímenes de Pacientes.

• Médicos Peticionarios.

• Servicios Peticionarios.

• Prioridades.

• Centros.

• Tipos de Estudios.

• Destino.

• Servicio donde se debe enviar el informe una vez terminado.

Además se puede configurar por centro:

• El Personal del Servicio y su puesto de trabajo. El idioma de la interfaz es personalizado por los usuarios.

• Bloqueo e inactivación de usuarios.

• Códigos morfológicos y Códigos topográficos:

SNOMED (CT): VitroPath permite realizar la codificación de muestras utilizando códigos SNOMED CT, a través del uso del subconjunto para Anatomía Patológica definido por la SEAP. VitroPath utiliza 3 elementos para esta codificación, Tipo de Estudio, Órgano y Procedimiento o Tipo de Intervención, todos ellos también utilizados en el sistema a través del Módulo de Petición Electrónica. Igualmente, para la codificación diagnóstica VitroPath permite utilizar el catálogo correspondiente definido por la Sociedad Española de Anatomía

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Patológica (este catálogo no está terminado, pero cuándo lo esté será compatible). VitroPath ha sido certificado por el TICSalut en el uso de codificación SNOMED CT.”

ICD/CIE

Inclusión de codificaciones propias.

• Técnicas de Laboratorio:

o asignación de sus Valoraciones Relativas.

o Resultados de las técnicas.

o Protocolos de Técnicas.

• Preformateados de:

o Párrafos

o Informes

o Formularios

• Asignación de Valores Relativos a Estudios/Muestras.

• Proceso.

10.1 Datos del Usuario

• Datos del servicio.

• Datos identificativos del Centro (Nombre del Centro, Dirección, Provincia, etc.).

• Logotipo del Centro para imprimir en el informe.

• Código del hospital. Para conexiones Bio-e-Bank y/o RetePath.

• Configuración:

o Periodo para Bloqueo definitivo de Estudios después de su finalización.

o Numeración provisional de Historias.

o Limitación de registro a lista.

o Elección del título del campo “Datos Clínicos”.

o Modelo informe a utilizar.

o Códigos de Barras en informes de Previas.

o Número de copias de informes a imprimir.

o Validación parcial.

o Numeración especial (muestras).

• Parámetros LOPD:

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o Intentos de conexión (de entrada a la aplicación).

o Tiempo para conectar.

o Caducidad de la contraseña. Es obligatorio su cambio periódico.

o Contraseñas a recordar.

o Tiempo máximo de inactividad.

• Elección de idioma.

• Activación de Valoración automática.

• Alarmas. Avisos para los casos, según selección, en que en el momento de incluir la Fecha de Salida, la muestra no tienen Diagnóstico, Código Topográfico o Morfológico o el estudio no tiene indicado el patólogo o el Servicio Peticionario.

• Conexión:

o Selector indicativo de presencia de cámara digital.

o Dirección de almacenamiento de imágenes.

o Parámetros de conexión con servidor principal del Centro.

o Comunicaciones VitroPath – Bio-e-Bank o RetePath. Directorios de destino y configuración de los códigos para el marcaje automático de la marca “RT”.

o Posibilidad de validación contra LDAP corporativo (Active Directory, etc.).

Existe un quinto bloque que podemos considerar como una sección adicional donde se incluyen una serie de utilidades adicionales.

10.2 Módulos adicionales

Conexión a impresoras y marcadores

Impresora por defecto seleccionada para el usuario. Puede elegirse cualquiera de las existentes en red. Marcadores de casetes o portas para impresión alfanumérica y de código de barras, realizando una automatización del control de procesos dentro del tallado y del laboratorio.

Idioma Permite seleccionar el idioma preferido por el usuario para las funciones de la aplicación.

Integración con cámaras digitales

Posibilita la captura de macros (con la posibilidad de capturar micros mediante una conexión a microscopio) o simplemente visualizar la imagen desde la cámara, está

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plenamente integrada en el funcionamiento del programa, de forma que tanto su uso como la gestión de las imágenes captadas se realiza automáticamente por NovoPath.

También nos permite la transferencia de imágenes de un dispositivo externo, y la impresión de las imágenes adjuntadas.

Las imágenes se graban en formatos estándar de ficheros gráficos (TIF, JPG, BMP), de forma que se permite su edición como fichero gráfico.

Posibilidad de integración con cualquier dispositivo que soporte interfaz TWAIN, protocolo estándar de dispositivos (cámaras, microscopios, escáneres) de manipulación de imágenes.

Exportación

Trazabilidad

Todas las tablas se pueden exportar en formato de hoja de cálculo (ej.: Microsoft Excel) para su posterior explotación.

Posibilidad de integración con Sistemas de Trazabilidad.

VTS Visual tracking System es un sistema de identificación, seguimiento y control de todos los elementos que forman parte del flujo de trabajo en el laboratorio de Anatomía Patológica.

Permite identificar botes de muestras, bloques, portas, etc. (cualquier elemento) mediante etiquetas o marcajes directos específicos (en bloques y portas), con o sin códigos de barras para una perfecta e inequívoca identificación de cada elemento.

Para su funcionamiento se utilizan lectores de códigos de barras (uni o bidimensionales) y monitores táctiles, así como diferentes tipos de dispositivos de impresión.

VTS está integrado con VitroPath y permite la conexión a cualquier dispositivo del laboratorio con capacidad de conexión.

El sistema permite la visualización en tiempo real de la situación del procesado de cada

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muestra.

Además pueden obtenerse cálculos de demoras entre los diferentes estados de cada proceso, así como tiempos máximos, mínimos y otros datos estadísticos.

El sistema VTS, al igual que VitroPath, dispone de un módulo de registro y gestión de incidencias, todo ello para la mejora de la eficiencia y calidad del servicio.

11 MANTENIMIENTO DEL PROGRAMA

VitroPath pone a disposición de sus administradores una serie de procesos de mantenimiento general a que se acceden desde la pantalla principal. Los principales son:

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Permisos de usuarios

El administrador define grupos de usuarios y funciones para asignarles los niveles de acceso a los diferentes módulos de la aplicación. El sistema posee funciones preprogramadas pero además tiene la posibilidad de definir nuevas funciones.

Registro de accesos

Todos los usuarios que acceden al programa, desde el momento en que acceden , van generando acciones que quedan todas registradas en este módulo. Usuario, módulo al que accede, fecha y hora, estación desde el que accede y registro introducido, quedan almacenados. Toda esta información puede ser volcada a un archivo de texto.

Informes especiales

Contraseña

Fusión de Pacientes

Posibilidad de configurar por usuario y estación de trabajo, impresoras de etiquetas y marcadores, independientemente de la elegida en el botón “impresoras” de la pantalla principal.

Permite la posibilidad de modificación de la contraseña de acceso a la aplicación. Esta modificación será obligatoria por el sistema de forma periódica, parametrizable por el administrador.

Para la eliminación de historias clínicas duplicadas. Al ejecutar la operación, los estudios del paciente cuyo historial clínico queremos fusionar son traspasados automáticamente al paciente sobre el que queremos fusionar.

11.1 Utilidades adicionales

• Sistema de ayudas particularizada por campo.

• La aplicación incorpora la impresión de Código de Barras en los informes, Previas, etiquetas, bloques y portas.

• Automatización de Laboratorio y Tallado para etiquetado con impresión de código de barras y gestión con lectura del mismo. Procesos de control de inclusión en parafina, control para tirar botes, etc.

• Volcado de los informes resultantes a formato PDF.

• Posibilidad de volcar los gráficos generados por el sistema a formato gráfico estándar (JPG) para su envío por red, almacenamiento o tratamiento.

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11.2 Integración y opciones

VitroPath es una aplicación flexible que se adapta a las necesidades de todo tipo de laboratorio de anatomía patológica. Existe una serie de expansiones opcionales que aumentan las funcionalidades del sistema y facilitan aún más el trabajo diario.

Conexión al sistema HIS/LIMS:

o La necesidad de mantener registros de historia clínica centralizados y eliminar la duplicación es cada vez más importante.

o Ofrecemos la posibilidad de conectar VitroPath al sistema de gestión de pacientes (HIS/LIS) corporativa. Normalmente hay un desarrollo específico y coste asociado con este servicio.

o La conexión de VitroPath a sistemas centralizados permite la transferencia de información relevante de forma automática, incluido lo siguiente:

� Integración con portal de telepatología: Permite la publicación de casos (informes e imágenes) para realizar sesiones clínicas, casos consulta, docencia etc.…

� Integración con plataforma de notificación de neoplasias malignas: En función de las codificaciones de las muestras, permite notificar vía SMS o e-mail, alarmas al médico solicitante.

� Integración con Sistemas de Información Corporativos incluyendo:

� Pacientes: datos demográficos de los pacientes actualizados.

� Petición electrónica: asegura la trazabilidad de la información desde el origen hasta el informe final.

� Devolución del informe: visualización del mismo en la intranet del hospital y de la red corporativa.

o Reconocimiento de voz: Permite el dictado directo o a través de grabadora digital de las macros, micros y diagnósticos anatomopatológicos, gracias a la posibilidad de integración con SpeechMagic de Nuance, o instalación de otros sistemas de reconocimiento de voz.

o Seguridad:

� Firma electrónica con DNI

� Envío de Informes cifrados

o Registro de Tumores y Biobanco

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� Conexión con sistemas de gestión y seguimiento del Registro Hospitalario de Tumores. Retepath, software desarrollado por Vitrosoft es un ejemplo de este tipo de programa.

� Integración con Sistemas de Gestión de Biobancos: Bio-e-Bank es el sistema de gestión integral de Biobancos desarrollado por Vitrosoft, que puede conectarse a VitroPath. Dicha conexión posibilita el envío de muestras marcadas como susceptibles de ir al Biobanco así como toda la información relativa del caso.

o Módulo de Facturación: con generación de albaranes y facturas

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Documentos Anexos Código Título Vinculación

VI-XX-2205DO Documento para clientes de VitroPath _Características Funcionales

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