GTD Alvaro Crisitani PAE WEEK y WEEKEND 2014

PAE - PTF 10/08/2014

Alvaro Cristiani - [email protected] 1

Introducción a GTD®

© Alvaro Cristiani Labat ([email protected])

• Nuevas demandas, recursos insuficientes

• El trabajo ya no tiene limites claros

• Nuestros trabajo siguen cambiando

• Reloj y Brújula

“Intento tomarme los días de uno en uno, Pero a veces varios días me atacan de golpe” Ashley Brilliant

Gestión del tiempo

1. ¿Estamos usando nuestro tiempo para lograr las cosas que realmente importan?

2. ¿Estamos simplemente flotando a la deriva?

3. ¿Estamos en un lugar intermedio entre

i. Enfocados (en lo que más importa)

ii. Arrastrados (por lo que más urge)

PAE - PTF 10/08/2014


1. ¿Qué podrías hacer, que no estés

haciendo ahora, y que si lo hicieras

regularmente, representaría una

tremenda diferencia positiva en tu vida

personal?

2. ¿Qué podrías hacer, que no estés

haciendo ahora, y que si lo hicieras

regularmente, representaría una

tremenda diferencia positiva en tu vida

laboral/profesional?

¿por qué

NO lo haces?

Entonces…

Mi puntuación

Cambiar el hábito/Incorporar nueva habilidad

Planificación

0 – 23 Baja predisposición mental

24 – 43 Alta predisposición mental

44 + Adicción a lo urgente

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Puntaje entre 0 y 23

•Su forma de gestionar no es a través de la urgencia. Seguramente haya desarrollado en cierto grado la capacidad de planificar sus actividades prioritarias.

•Podrá mejorar su efectividad en la medida que aprenda a prepararse o a anticiparse a urgencias o imprevistos de otras áreas de trabajo o de clientes internos o externos, que, paradójicamente, suelen presentarse con cierta asiduidad.

Puntaje entre 24 y 43

•Algunas personas se acostumbran a trabajar bajo presión o en situaciones de crisis.

•Es una sensación ambigua de stress, cansancio, pero también nos sentimos útiles, energizados y exitosos, hasta reconocidos por otros probablemente.

•La seguridad surge de estar ocupados (un falso paradigma que muchos viven y lo asumen como verdadero).

Puntaje de + de 44 puntos Trabaja con urgencia para sentirse con plena energía. Su forma de operar es siempre con presión y urgencia de correr y terminar todo ya, perdiendo la posibilidad de aprender y reflexionar, desarrollar relaciones, planificar, desarrollar nuevas capacidades, etc. La importancias deja de tener espacio y valor, ya que para nosotros lo 1º es lo urgente.

Stephen R. Covey

Urgente e Importante

Cuadrante I

•Crisis •Problemas críticos •Proyectos, reuniones •Informes con fechas límite

no Urgente e Importante

Cuadrante II

•Preparación •Prevención •Planificación •Desarrollo de relaciones •Gestión de mi equipo

Urgente y no Importante

Cuadrante III

•Interrupciones innecesarias •Informes innecesarios •Reuniones, llamadas, mails sin importancia •Otros asuntos menores

no Urgente y no Importante

Cuadrante IV

•Trivialidades •Trabajo para mantenerse ocupado •Actividades de «escape» •Internet, TV,…

l o i m p o r t a n t e

u

r g

e

n c

i a

s

- REDUCIENDO EL TIEMPO

DEDICADO A LOS CUADRANTES III Y IV

- AUMENTANDO EL TIEMPO

DEDICADO AL CUADRANTE II

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1. ¿Qué nos impide dedicarle mayor tiempo a actividades relacionadas con el cuadrante II?

2. ¿Qué podríamos hacer en el cuadrante II para reducir nuestros cuadrante I y III, eliminando todas las tareas del cuadrante IV?

3. ¿Cuáles son los principales asesinos de mi propia efectividad ͟?

4. ¿Cómo puedo neutralizarlos total o parcialmente?

1. Confiabilidad • «la mente es buena creando pero mala memorizando»

2. Acción • «no podemos hacer cosas o ideas, solo acciones»

3. Contexto • «para poder hacer algo, se deben dar las circunstancias adecuadas»

4. Entropía • «todo orden tiende al desorden, a menos que…»

5. Relevancia • «hacer muchas cosas no necesariamente significa ser productivo»

6. Simplicidad • «las cosas deben ser los más simples posibles, pero no demasiado»

7. Naturalidad • «nuestra forma natural siempre funciona mejor»

“Tu habilidad para generar poder es directamente proporcional a tu habilidad para relajarte”

“Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a cabo”

“Tu habilidad para concentrarte es directamente proporcional a tu habilidad para eliminar distracciones”

“Si no le das la atención adecuada a lo que está teniendo tu atención, tomará mas atención de la que necesita”

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“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción desproporcionada, por exceso o defecto, puede controlarle, y con frecuencia lo hace”

Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE

Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes

No se ha aclarado exactamente cuál es el resultado que desea

No se ha decidido cuál es el resultado de una acción física

No se ha colocado un recordatorio de la acción

Esta preocupación constante e improductiva que experimentamos por todo lo que tenemos que hacer es la que mas tiempo y energía consume. Kerry Gleeson

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CREADOR LOCO

-------

VISIONARIO

COMANDANTE EN

JEFE

VICTIMA

…....

RESPONDEDOR

MICROGESTOR

……

IMPLEMENTADOR

PERSPECTIVA

CONTROL

http://www.gtdiq.com/index.php

1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer

• No es hacer, ni siquiera pensar qué es lo que hay que hacer, es simplemente colocar recordatorios de las cosas que tenemos que hacer en un lugar confiable…FUERA DE MI CABEZA.

• Desarrollar el hábito de la recopilación de manera consistente, en todo momento y lugar.

• Bandejas de entradas

• Mantener al mínimo la/s bandeja/s

• Vaciarla periódicamente

• Reglas

• Todo lo que sale ya NO entra. ¡NO ELEGIR lo que se va a procesar!

• Procesar de a uno por vez

• Decidir que hacer

1. ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

2. ¿Es información que debo guardar como referencia?

3. ¿Puedo delegarlo en alguien?

4. ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

«Hacer las cosas no requiere demasiado valor; en cambio, decidir qué hacer SÍ lo requiere»

Elbert Hubbard

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• ¿Requiere Acción?

SI

1. Hacer rápidamente algo (2 min)

2. Añadir una entrad a una lista a. Lista de Proyectos

b. Lista de Próximas Acciones

NO

1. Basura

2. Elementos para incubar (a futuro)

3. Material de consulta

• Fija momentos para hacerlo • Si abres un correo, tiene que desaparecer del buzón • Mantén una carpeta para «soporte» o «acción»

• Aquí tendrás todos los correos que impliquen tareas complejas pendientes de hacer.

• Mantén una carpeta para «archivo» • Nada de subcarpetas

• Guarda los recordatorios fuera del correo • Intenta dejar vació el buzón una vez al día • Sé flexible, adapta, cambia

• Si la cosa recopilada tiene significado productivo, tenemos 4 opciones:

a. Organizar recordatorios de PRÓXIMAS ACCIONES

b. Organizar recordatorios de PROYECTOS

c. Organizar DATOS NO SUJETOS A ACCIÓN

d. Organizar LISTA DE CONTROL

a. Organizar recordatorios de PRÓXIMAS ACCIONES

• Acciones que deben de anotarse en la AGENDA • Es sagrada

• Cosas que solo se pueden hacer ese día

• No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse

• Acciones que se deben de hacer cuanto ante según CONTEXTO • Oficina

• Calle

• Casa

• PC

• Teléfono

• Personas-reuniones

• Organizar la lista de «espera»

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b. Organizar recordatorios de PROYECTOS

• La lista de «Proyectos» • Personal/Profesional

• Proyectos delegados

• Proyectos de tipo específicos

• Materiales de apoyo a proyectos

c. Organizar datos NO SUJETOS A ACCIÓN

• Lista de materiales de consulta

• Lista de «algún día/tal vez» • Ideas creativas

• Aficiones por desarrollar

• Habilidades por aprender

• Viajes

• Libros que quiere leer

• COSAS o PROYECTOS

d. LISTA DE CONTROL : recordatorio creativo

• Afirmaciones personales

• Listas de control de viajes

• Revisión semanal

• Áreas de atención y responsabilidad

• Personas clave en mí vida

• El sistema de archivos

• Debe ser rápido y divertido

• Al alcance de la mano

• Ordenado alfabéticamente

• Muchas carpetas limpias

• Etiquetas con referencias

• EVITAR la pila “por archivar”

“Si necesita mas de 60 segundos para archivar algo, no lo archivará: lo amontonará” David Allen

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• Revisión Diaria - Operativa

• Revisión Semanal - Control

• Revisión General - Estratégica

• Revisión Diaria

• Mirar la agenda

• …. Y después la lista de acciones siguientes

• Mirarlas en el contexto correcto

• La clave del sistema “La revisión semanal” • Papeles Sueltos

• Procesar notas

• Citas previas

• Citas futuras

• Vaciar la mente

• Revisar las listas

Para que el conocimiento sea productivo deberemos aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Debemos aprender a conectar Peter Druker

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1. El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento

2. El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo

1. Modelo de 4 criterios

• Contexto ¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientas y recursos que tengo a mano?

• Tiempo disponible ¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin interrupciones?

• Energía Estoy en condiciones de hacer trabajo de alta calidad o mejor me dedico a tares sencillas?

• Prioridad De entre las opciones que me quedan, ¿qué es lo mas importante que debo hacer?

“En ultima instancia, debe confiar siempre en su intuición. No obstante, puede hacer muchas cosas para potenciar esa confianza” David Allen

¿Qué hay del clásico « importante vs. urgente» • Lo URGENTE:

• Las que nos viene la urgencia porque nos dejamos estar (Procrastinar) (https://www.youtube.com/watch?v=sQT7JH0GygE)

• Las que nos llegan sin aviso previo

• Lo IMPORTANTE • TMI : Lista de tareas mas importantes

• OJO! INTERRUPCIONES URGENTE

CREADOR LOCO

-------

VISIONARIO

COMANDANTE EN

JEFE

VICTIMA

…....

RESPONDEDOR

MICROGESTOR

……

IMPLEMENTADOR

PERSPECTIVA

CONTROL

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• Pista de aterrizaje: acciones actuales • 3.000 metros: proyectos actuales • 6.000 metros: áreas de responsabilidad

• ¿Qué roles distintos jugamos en el mundo del trabajo, y en el personal,…?

• Mantener un equilibrio adecuado!!!

• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales • Estructura similar a la de proyecto • Al menos un objetivo anual por cada área de responsabilidad • SMART y escritos

• 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5 años • ¿qué tendría que suceder para considerar que hemos tenido éxito

en la vida?

• Ser requiere tiempo, reflexión y valor de pensar en grande

• Centrarse en el qué y no en el cómo

• Ser productivo significa cumplir con nuestra visión

• 15.000 metros: el propósito y los principios • ¿Por qué hacemos lo que hacemos? • ¿Qué es aquello por lo cual estaría dispuesto a

renunciar a todo con tal de conseguirlo?

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Organiza nuestra vida, supeditado a un propósito superior

Las claves para entender y aplicar GTD con eficacia es la Motivación y la Constancia

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