GUÍA DE ESTUDIOS PARA PRESENTAR ETS · 2020. 7. 10. · MUNCH; ADMINISTRACION; Gestión organizacional, enfoque y proceso administrativo. SEGUNDA EDICION, EDITORIAL PEARSON. 2014

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL SECRETARIA ACADÉMICA

DIRECCIÓN DE EDUCACION MEDIA SUPERIOR CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS No. 13

“RICARDO FLORES MAGÓN”

G U Í A d e E s t u d i o p a r a

presentar ETS de la

UNIDAD DE APRENDIZAJE

Sistemas y Métodos Organizacionales

Semestre 2020-2

TURNO

Matutino/Vespertino

Integrantes de la academia: Juana Irma Escamilla Glez. Juan López Antonio

Fecha de Elaboración: __16 /06/2020__

INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

SECRETARIA ACADÉMICA DIRECCIÓN DE EDUCACION MEDIA SUPERIOR

CENTRO DE ESTUDIOS CIENTÍFICOS Y TECNOLÓGICOS No. 13 “RICARDO FLORES MAGÓN”

Subdirección Académica, Servicios Académicos Semestre y año Unidad de Aprendizaje Página 1/__21__

FORMATO DE LA GUÍA DE ESTUDIO

Área:

TECNOLOGICA

Nombre de la Unidad de Aprendizaje:

SISTEMAS Y METODOS ORGANIZACIONALES

Nivel/semestre:

QUINTO

Instrucciones generales de la guía:

- Para la presentación del ETS el alumno deberá revisar en su totalidad la presente

guía de estudio, la cual integra las tres unidades didácticas que cubren la totalidad del

programa de estudios.

La presentación de esta guía No tiene valor

Presentación:

Con la presente guía se pretende que el alumno obtenga los conocimientos básicos sobre

la terminología administrativa relacionada con el diseño de estructuras organizacionales,

identificar la estructura de los manuales administrativos más importantes en una

empresa, asi como la elaboración de organigramas en general; relacionando la

simbología utilizada en las técnicas administrativas de diagramación, su interpretación

y aplicación en la elaboracion de diagramas de procedimientos.

Objetivos

Que el alumno obtenga los conocimientos, competencias y habilidades para la

identificación y aplicación de la terminología usada en el diseño de estructuras

organizacionales





Justificación

El contenido de la unidad de aprendizaje avala que la creación o diseño de estructuras,

métodos, técnicas, todas ellas administrativas, que se fundamentan en la administración

científica, misma que provee argumentos que sustentan la optimización y eficiencia del

trabajo asi como el uso adecuado de los recursos de una empresa para mejorar la

productividad y el logro de objetivos de la misma.

Estructura y contenidos

(Enlistar los temas que se abordan en la guía, que deben ser conforme al programa de

estudios)

Unidad I .- Terminología Administrativa

Unidad II.- Técnicas de Diagramación Administrativa

Unidad III.- Manuales Administrativos

Evaluación

Sin valor

Materiales para la elaboración de la guía

Computadora, acceso a internet

Actividades de estudio

Investigación completa de temas en libros e internet.

Repaso y comprensión de temas elaborando cuadros sinópticos, resumen, síntesis u otros.





Información Adicional

Recomendación: El alumno deberá preparar con tiempo su material de trabajo ya que es a la

vez de estudio. Para que pueda resolver sus dudas con tiempo y estar debidamente preparado

para acreditar su examen.

Bibliografía Básica

MUNCH; ADMINISTRACION; Gestión organizacional, enfoque y proceso administrativo. SEGUNDA EDICION,

EDITORIAL PEARSON. 2014

GARETTH R. JONES; TEORIA ORGANIZACIONAL, Diseño y cambio en las organizaciones, EDITORIAL

PEARSON, 2013

ACLE, TOMASINI A. PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y CONTROL TOTAL DE LA CALIDAD 1998. MÉXICO.

EDITORIAL GRIJALBO.

INTRODUCCIÓN AL ESTUDIO DEL TRABAJO. OFICINA INTERNACIONAL DEL TRABAJO GINEBRA 1998 (OIT)

4 ED, LIMUSA

STONER, FREEMAN, GILBERT JR.; ADMINISTRACION, SEXTA EDICION, EDITORIAL PEARSON EDUCACION

MUNCH GALINDO, GARCIA MARTINEZ; FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION, EDITORIAL TRILLAS, 2003.





CONTENIDO:

UNIDAD I.- TERMINOLOGIA ADMINISTRATIVA

1.- La Misión de una empresa se puede definir como ….

R.- La “Razón de ser o existir de una empresa u organismo social”

2- La Visión de una empresa se puede definir como ….

R.- “Escenario futuro altamente deseado por una empresa”

3.- ¿Qué elementos son los que se integran en la Misión de una empresa?

R.- La naturaleza de la organización, el quehacer fundamental, el cliente o usuario y el

beneficio social,

4.- ¿Qué elementos son los que se integran en la Visión de una empresa?

Es formulada por líderes, amplia y detallada, positiva y alentadora, compartida y apoyada

por el equipo

5.- Definición de Organigrama

R.- Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa.

6.- En la elaboración de los organigramas es recomendable que los cuadros sean…

R.- Del mismo tamaño

7.- En la elaboración de los organigramas formales para unirlo no se deben usar…

R.- Flechas de unión

8.- En la elaboración de los organigramas formales nunca se deben integrar…

R.- Fotografías





9.-¿Cuáles son los niveles jerárquicos de las empresas que están representados en los

organigramas?

R.- Estratégico, táctico, operativo

10.-¿Cuál es la clasificación de los Organigramas?

R.- Por su formato o presentación, Por su contenido, Por su ámbito de aplicación y

Organigramas Especiales

11.- ¿Cuál es la subclasificación de los Organigramas por su formato?

R.- Vertical, Horizontal, Mixto, Escalar y Circular

13.- ¿Cuál es la subclasificación de los Organigramas por su contenido?

R.- Estructural, Funcional e Integral de puestos

14.- ¿Cuál es la subclasificación de los Organigramas por su ámbito de aplicación?

R.- Generales y Específicos

15.- ¿Cuál es la subclasificación de los Organigramas Especiales?

R.- De personal, de niveles de sueldo y de reemplazo de personal, etc

16.- ¿Cuáles son los Organigramas por su Naturaleza?

R.- Son los que tienden a manifestar las situaciones que tienen lugar dentro de la

estructura de una empresa

17.- ¿Cómo se clasifican los Organigramas con base a su Naturaleza?

R.- Esquemáticos y Analíticos





18.- ¿Cómo se definen los Organigramas Esquemáticos?

R.-Son aquellos que reúnen solo lo indispensable en cuanto a las unidades principales y

sus relaciones más simples. Esta clase de organigramas contienen a grandes rasgos el

panorama de una organización y son considerados como instrumentos de información

general al público.

19.- ¿Cómo se definen los Organigramas Analíticos?

R.- Estos detallan pormenorizadamente todos los elementos que intervienen dentro de

unidad, extendiendo en cada caso la información que se requiere para captar óptimamente

el área que se pretende conocer.

20.- ¿Cómo se debe ser la lectura de un Organigrama vertical?

R.- De arriba hacia abajo.

21.- ¿Cómo se debe ser la lectura de un Organigrama horizontal?

R.- De izquierda a derecha

22.- ¿Qué es una Función?

R.- Es un grupo de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetos de

la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad

administrativa

23.-¿Cómo se representa la función de “apoyo o asesoría” en un organigrama?

R.- Con una línea punteada

24.-¿En qué consiste la función de apoyo o asesoría?

R.- Aporta sugerencias u opiniones al directivo





25.- ¿Cómo se clasifican las Funciones Administrativas?

R.- Por su naturaleza y Por su objetivo

26.- ¿Cómo se clasifican las Funciones por su Naturaleza?

R.- Funciones Generales y Funciones Especificas

27.- ¿Cuáles son las Funciones Generales?

Son las realizadas por todos los administradores, en mayor o menor grado, en el ejercicio

normal de sus funciones específicas, independientemente de su rama de especialización o

área de actividad.

28.- ¿Cuáles son las Funciones Específicas?

R.- Una función específica o de rama es un grupo de actividades afines cuyo ejercicio está

reservado, a veces con cierto tipo de autoridad, a los funcionarios de la rama

correspondiente y que suponen un área de especialización.

29.- ¿Cómo se clasifican las Funciones por su Objetivos?

R.- En Sustantivas y Adjetivas

30.- ¿En que consiste la Función Sustantiva?

Es una función específica o de rama, directamente relacionada con el objeto de la institución.

31.- ¿Cuáles son las funciones principales del área de Capital humano?

R.- Contratación, Sueldos y salarios, Capacitación y Desarrollo del personal





32.- ¿Cuáles son las funciones principales del área de Producción?

R.- Control de Calidad, Compra y/o almacenamiento de materia prima, Control de la

producción

33.- ¿Cuáles son las funciones principales del área de Mercadotecnia?

R.- Planeación y desarrollo del producto, Control de precios, Investigación y segmentación

de mercado, Distribución y Logística

34.- ¿Cuáles son las funciones principales del área de Finanzas?

R.- Inversiones, Contabilidad, Crédito y cobranzas, Contraloría y Presupuestos

35- Es la forma de efectuar una operación o trabajo

R.- Método

36.- Los objetivos se puede definir como…

R.- Los fines que busca obtener la empresa.

37.- “Incrementar las ventas en un 10% en el mes de septiembre”, es un ejemplo de…

R.- de un Objetivo

38.- Los tres elementos de un objetivo son….

R.- Tiempo, Cuantificación y Factibilidad

39.- Es una norma de carácter general que guía la actuación de los integrantes de la

empresa sobre una función determinada, para el logro de los objetivos, esto es el concepto

de….

R.- Política





40.- ¿Cuáles son las características de una política?

R.- Son una guía, son criterios generales, son expresiones cualitativas y condicionales y

son flexibles.

41.- Las políticas se clasifican con base en su origen en:

R.- Externas, Formuladas, Consultadas e Implícitas

42.- Estas se formulan en las organizaciones como una respuesta a condiciones que están

fuera del alcance de la empresa, como condiciones legales, sindicales, etc.

R.- Políticas Externas

43.- Son las que se elaboran de manera precisa y consciente y de preferencia por escrito,

se elaboran con el fin de que sirvan para regir un área determinada.

R.- Políticas Formuladas

44.- Estas son las que surgen por las consultas de los subordinados a los superiores en

situaciones de carácter repetitivo.

R.- Políticas Consultadas

45.- Estas surgen de la costumbre.

R.- Políticas Implícitas

46.- Contratación de personal, Administración de sueldos y salarios, Control de la calidad

son ejemplos de….

R.- Una Función





47.- A la expresión mínima de una acción se le define como….

R.- Operación

48.- Ejemplos de las operaciones de las actividades de una secretaria son….

R.- Engrapar, escribir, archivar, etc.

49.- En un sentido genérico se entiende como un conjunto de actos y en un sentido estricto

es sinónimo de “labor”.

R.- Actividad

50.- Son documentos con diseños estandarizados para obtener información en general, se

definen como…

R.- Forma o Formato

51.- Son una serie de pasos o actividades que se relacionan entre sí para llevar a cabo una

necesidad de trabajo específica.

R.- Procedimiento

52.- Son una serie de fases o etapas que permiten cumplir con un trabajo determinado

haciendo uso de un cronograma o esquema de actividades.

R.- Programa

53.- ¿Qué es un sistema?

R.- Un sistema es un conjunto ordenado de procedimientos (operaciones y métodos)

relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una función.





54.- Menciona algunas características de un programa:

R.- Se tienen actividades interrelacionadas, las actividades tienen una duración expresada

en tiempo y para su ejecución requieren de recursos.

55.- Indica la clasificación de los Programas:

R.- Por su alcance y por su tiempo

56.- ¿Cuál es la subclasificación de los Programas por su alcance?

R.- Generales y Particulares

57.- ¿Cuál es la subclasificación de los Programas por su Tiempo?

R.- Largo plazo, mediano plazo y corto plazo.

58.- ¿Cuáles son los Organigramas Generales?

R.- Son aquellas que abarcan a toda la organización.

59.- ¿Cuáles son los Organigramas por su tiempo?

R.- Son los que se deben adecuar a los tiempos establecidos, estos tiempos varían.

UNIDAD II.- TECNICAS DE DIAGRAMACIÓN ADMINISTRATIVA

60.- Es una representación gráfica de los recorridos o movimientos que tiene la elaboración

de un producto que permiten visualizar e interpretar las partes del proceso de trabajo.

R.- Diagramación

61.- En un manual el complemento del procedimiento que detalla de forma escrita las

actividades es el ….

R.- Diagrama de Flujo





62- ¿Cuáles son los lenguajes que se utilizan para la elaboración de procedimientos en los

manuales?

R.- ASME y ANSI

63.- ¿Qué es un Diagrama de Flujo?

R.- Representan en forma gráfica la secuencia que siguen las operaciones de un

determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Muestran las

unidades administrativas (procedimiento general) o los puestos que intervienen

(procedimiento detallado) para cada operación descrita, y puede indicar además, el equipo

que se utilice en cada caso

64.- Menciona la Clasificación de los Diagramas de Flujo:

R.- Por su presentación, por su formato y por su proposito

65.- ¿Cuál es la clasificación de los Diagramas por su presentación?

R.- De bloque y de detalle

66.- ¿Cuáles son Diagramas de flujo de bloque?

R.- Son cuyos procedimientos se presentan en términos generales con el propósito de

hacer resaltar determinados aspectos.

67.- ¿Cuáles son Diagramas de flujo de Detalle?

R.- Son en los que se presentan los procedimientos en su mínima expresión. este tipo de

diagramas es útil en la capacitación de personal, la supervisión de labores, etc.

68.- ¿Cuál es la clasificación de los Diagramas de Flujo por su Formato?

R.- Vertical, Horizontal, tabular, columnar o panorámico y arquitectónico





69.- ¿Cómo se describe el Diagrama de Flujo vertical?

R.- Es donde el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba hacia abajo y de

izquierda a derecha

70.- ¿Cómo se describe el Diagrama de Flujo horizontal?

R.- Es en donde el flujo o la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha y de

arriba hacia abajo

71.- ¿Cómo se describe el Diagrama de Flujo tabular o columnar o panorámico?

R.- Es aquel que se presenta en una sola carta el flujo o secuencia de las operaciones en

su totalidad, correspondiendo cada puesto o unidad administrativa ( según sea el caso ) a

una columna y su forma se basa en el formato vertical

72.- ¿Cómo se describe el Diagrama de Flujo arquitectónico?

R.- Es en el cual se presentan en forma objetiva el movimiento o flujo de las personas, las

formas o materiales (aunque no necesariamente se indique qué operaciones se realizan), o

bien la secuencia de las operaciones a través del espacio en que se realiza el trabajo

73.-¿Cuál es el Diagrama de Flujo por su Forma ?

R.- Es el cual se ocupa fundamentalmente de los documentos o reportes, con muy pocas o

ninguna descripción de las operaciones.

74.-¿Cuál es el Diagrama de Flujo de labores?

R.- Es el cual también se conoce como diagrama abreviado de proceso; presenta mediante

símbolos, el flujo o secuencia de las operaciones, quien o donde se hace la operación y en

que consiste esta.





75.-¿Cuál es el Diagrama de Flujo de Método?

R.- En donde se presenta la secuencia de operaciones, la persona que debe realizarlas y la

manera de efectuar cada operación del procedimiento. Este tipo de diagramas es útil para

el adiestramiento del personal

76.-¿Cuál es el Diagrama de Flujo de Analítico?

R.- En este tipo de diagrama se presenta no sólo la secuencia de las operaciones, la

persona que debe realizarlas y la manera de efectuar cada operación, sino también para

que sirve cada una de las operaciones dentro del procedimiento.

77.- ¿Cuáles son los elementos básicos que deben contener los Diagramas de flujo?

1. Nombre de la división, gerencia ó dirección general, unidad o área de la que trata este

manual.

2. Nombre de este procedimiento.

3. Quien elaboró el diagrama.

4. Quien autorizó.

5. Fecha de elaboración.

6. Numero de hoja.

7. Presentarlo en hoja con logotipo de la empresa

78.-¿Cuáles son los nombres de las actividades que integran el lenguaje OTIDA?

R.- O= operación

T= transporte

I= inspección

D= almacenamiento

A= archivo o Almacenamiento





79.- En la norma ASME indica los nombres de los siguientes símbolos:

Destrucción de documento

Decisión o autorización de un documento

80.-En la Norma ANSI indica los nombres de los siguientes símbolos:

Terminal, indica el inicio o la terminación del flujo

Operación, representa la realización de una actividad

Documento

81.- Menciona algunas recomendaciones para el uso de los símbolos en cuanto a su

dibujo:

1.- No mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida

2.- Por claridad no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos

3.- El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida.

4.- Las líneas de unión se deben representar mediante líneas rectas y y en caso necesario

utilizar ángulos rectos.

5.- Por presentación todos los símbolos deben estar del mismo tamaño.





82.-Menciona algunas recomendaciones para el uso de los símbolos en cuanto a su

contenido:

1.- La redacción del contenido del símbolo de actividad debe ser mediante frases breves y

sencillas, de tal modo que su comprensión sea clara

2.- Cuando el símbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe contener el

nombre completo de ella.

3.- El símbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en

cuestión

4.- Cuando se presenten varios tantos de un documento, el original se identifica con la letra

“ 0 ” y las copias mediante dígitos “ 1 ”, “ 2 ”, “ 3 ”,

5.- El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o numérico, teniendo presente

que los contenidos de los conectores de entrada y salida deben ser iguales.

UNIDAD III.- MANUALES ADMINISTRATIVOS

83.- Define lo que es un Manual Administrativo

R.- Un manual es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática información

y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una empresa,

que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

84.-¿Por qué son importantes los Manuales Administrativos?

R.-Son importantes porque permiten conocer el funcionamiento interno de las políticas de

ejecución, descripción de tareas, ubicación de los puestos, requerimientos de los mismos y

a los puestos responsables de la ejecución.

85.- ¿Cuál es la clasificación de los Manuales Administrativos?

R.- De acuerdo a su contenido y de acuerdo a la función específica o área de actividad

86.- ¿Cuál es la clasificación de los Manuales Administrativos de acuerdo a su contenido?

R.- a) Historia de la empresa





b) Organización de la empresa

c) Políticas de la empresa

d) Procedimientos de la empresa

e) De contenido múltiple (se incluyen dos o mas temas)

87.- ¿Cuál es la clasificación de los Manuales Administrativos de acuerdo a la función

específica?

R.- a) Ventas

b) Producción

c) Finanzas

d) Personal

e) Otras funciones

f) Generales

88.- ¿Qué información proporciona el Manual de Historia de la empresa?

R.- Por medio de este manual los nuevos empleados obtienen una visión de los comienzos,

crecimientos, logros y posición actual de la empresa.

89.- ¿Qué información proporciona el Manual de Organización?

R.- Exponen con detalle la estructura de la empresa y señalan los puestos y la relación que

existe entre ellos, explican la jerarquía, los grupos de autoridad y responsabilidad, las

funciones y actividades de los órganos de la empresa

90.- ¿Qué elementos se deben integrar en el Manual de Organización?

1.- Declaración de objetivos de la empresa

2.- Políticas generales de la empresa.

3.- Principios de organización

4.- Glosario de términos de organización.





5.- Nombre de las unidades administrativas y de los puestos.

6.- Responsabilidades comunes aplicadas a los altos niveles y funciones comunes de los

departamentos.

7.- Cartas de organización.

8.- Descripción de puestos.

91.- ¿Qué información proporciona el Manual de Políticas?

R.- Presenta las normas por escrito que son la guía de conducta de la empresa.

92.- ¿Qué información proporciona el Manual de Procedimientos?

R.-Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan en forma metódica,

las operaciones que deben seguir para la realización de las funciones de una entidad o de

varias de ellas.

93.- Los Manuales de Procedimientos de acuerdo a sus características pueden clasificarse

en:

R.- De oficina y de Fábrica

94.- ¿Qué información proporciona el Manual de Contenido Múltiple?

R.- Este tipo de manuales puede contener material de tipo diverso, lo que hace que los tipos

mencionados no resulten siempre bien definidos.

95.- Menciona los criterios para la elaboración de los Manuales Administrativos

1.- Recopilación de la información

2.- Fuentes de Información

3.- Procesamiento de la información

4.- Elaboración de Diagramas de flujo





5.- Revisión y Actualización

6.- Aprobación

7.- Responsabilidad

8.- Distribución y Control

96.-Para realizar un buen análisis de la información recabada para la elaboración de los

manuales, ¿qué preguntas son las que se deben formular?

R.- ¿qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué se realiza el trabajo

97.-¿Quién debe elaborar los manuales de procedimientos?

R.-Deben ser elaborados por el área encargada para tal fin

98.- ¿Qué información presenta el Manual de Calidad?

R.- Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una Organización

99.-Menciona los propósitos del Manual de Calidad

A) Comunicar la política de la organización, sus procedimientos y requisitos;

B) Describir e implantar un sistema de calidad efectivo;

C) Proporcionar un mejor control de las prácticas y facilitar las actividades de

aseguramiento;

D) Proporcionar las bases documentadas para auditar el sistema de calidad;

E) Proporcionar la continuidad del sistema de calidad y sus requisitos durante circunstancias

cambiantes;

F) Capacitar al personal en los requisitos del sistema de calidad y sus métodos de

cumplimiento.





100.- ¿Cuál es la Estructura del Manual de Calidad?

R.-Aunque no existe una estructura o formato definido para un manual de calidad, éste debe

comunicar la política de calidad, los objetivos y los procedimientos documentados que rigen

a la organización de manera exacta, completa y concisa.

101.- ¿Qué es lo que generalmente contiene un Manual?

R.- A) Título, alcance y campo de aplicación.

B) Tabla de contenidos.

C) Páginas introductorias acerca de la organización y del manual en sí.

D) La política de calidad y los objetivos de la organización.

E) Una descripción de la estructura.

F) Una descripción de los elementos del sistema de calidad y cualquier referencia a los

procedimientos documentados de éste.

102.- ¿Cómo debe ser la introducción del manual de calidad de la organización?

A) La edición actual, fecha de vigencia o identificación de su entrada en vigor, fecha de

emisión y efectividad e identificación de las correcciones efectuadas.

B) Una breve descripción de cómo se revisa y mantiene el manual de calidad, quien revisa

su contenido y con qué frecuencia, quién está autorizado para hacer cambios al manual de

calidad y quién está autorizado para aprobar; esta información puede también darse bajo los

criterios del sistema adoptado; si es adecuado, puede incluirse un método para determinar

el historial de cambios a los procedimientos;

C) Una breve descripción de los procedimientos documentados usados para identificar el

estado y control de la distribución del manual de calidad, ya sea que contenga o no,

información confidencial, que sea solamente para propósitos de uso interno o que pueda

estar disponible para uso externo.

D) La evidencia de aprobación de los responsables de autorizar el contenido del manual de

calidad.

Documents

GUÍA DE ESTUDIOS PARA PRESENTAR ETS · 2020. 7. 10. · MUNCH; ADMINISTRACION; Gestión organizacional, enfoque y proceso administrativo. SEGUNDA EDICION, EDITORIAL PEARSON. 2014