GUÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES Y OTROS ... y... · PROCESO MEJORA CONTINUA Código MACG03 GUÍA Guía Para Administración de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos

GUÍA PARA ADMINISTRACIÓN DE TRÁMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (OPAS)

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, JUNIO DE 2019

PROCESO MEJORA CONTINUA Código MACG03

GUÍA Guía Para Administración de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos

Versión 03

Página 2 de 40 Una vez impreso o descargado este documento se considera copia no controlada ASIF04- Versión 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ....................................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................................................ 4

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN .............................................................................................................................. 4

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA...................................................................................................... 4

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................... 4

6. DEFINICIONES ................................................................................................................................................ 6

7. ACTORES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S ............................................................................. 7

7.1 Usuarios aplicativo SUIT Versión 3.0 ........................................................................................................... 8

8. IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LOS TRÁMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-

OPA´S .................................................................................................................................................................... 10

8.1 Identificación de trámites y otros procedimientos administrativos ........................................................ 10

8.2 Estudio de nuevos trámites y otros procedimientos administrativos identificados en el Ministerio de

Salud y Protección Social ................................................................................................................................... 10

8.3 Solicitud de autorización de nuevos trámites en aplicativo SUIT versión 3.0 ........................................ 12

8.4 Registro de formularios y trámites / OPA´s en el Aplicativo SUIT versión 3.0 ....................................... 14

8.4.1 Registro de Formularios en el Aplicativo SUIT Versión 3.0 ...................................................................... 14

8.4.2 Registro de Trámites / OPA´s en el Aplicativo SUIT Versión 3.0 ............................................................. 14

8.5 Modificación de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos publicados en el SUIT ................. 15

8.6 Eliminación de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos publicados en el SUIT ................... 15

9. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S ............................................................................................. 16

9.1 Criterios para la priorización de trámites y OPA’S .................................................................................... 16

9.2 Análisis y definición de estrategias de racionalización ............................................................................ 18

9.3 Reporte de acciones para racionalización de trámites y OPA’S .............................................................. 21

10. ESTADÍSTICA TRIMESTRAL DE TRÁMITES/OPA´S EN APLICATIVO SUIT ............................................ 30

11. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE TRÁMITES ............................................................................................... 31

12. SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE RACIONALIZACIÓN APLICATIVO SUIT-OFICINA DE

CONTROL INTERNO ............................................................................................................................................ 34

13. MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS DE TRÁMITES Y OPA´S ......................................... 37

14. INFORME DE GESTIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S .............................................. ¡Error! Marcador no definido.



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TABLA DE IMÁGENES

Imagen No. 1. Página web www.suit.gov.co Ingreso a aplicativo SUIT.............................................................9

Imagen No. 2. Página web www.suit.gov.co Ingreso de Usuario y Contraseña aplicativo SUIT............................9

Imagen No. 3. Ejemplo“Racionalizacion_Priorizacion_Vigencia_2017”, diligenciada..........................................18

Imagen No. 4. Página web www.suit.gov.co Ingreso de Usuario y Contraseña aplicativo SUIT.........................21

Imagen No. 5. “Consolidado estrategia de racionalización de trámites”- aplicativo SUIT....................................22

Imagen No. 6. Formato MACF17_Estrategia_de_racionalizacion_de_tramites..................................................23

Imagen No. 7. Aplicativo-.SUIT-Modulo_Racionalización................................................................................24

Imagen No. 8. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización-Gestión_Racionalización............................................24

Imagen No. 9. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización-Gestión_Racionalización-Iniciar Gestión.....................25

Imagen No. 10. Aplicativo SUIT_M_Racionalización_Gestión_Racionalización-Acuerdo_racionalización............25

Imagen No. 11. Aplicativo SUIT_Módulo_Racionalización_Gestión_Racionalización_Año_Racionalización.........26

Imagen No. 12. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización_Gestión_Racionalización_Trámites_Priorizados.......27

Imagen No. 13. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización-Monitoreo-Adicionar_avances..................................27

Imagen No. 14. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización-Gestión_Racionalización-Monitoreo_etapas..............28

Imagen No. 15. Aplicativo_SUIT_Módulo_Racionalización-Gestión_Racionalización-Monitoreo_etapas..............29

Imagen No. 16. Aplicativo_SUIT-Gestión_Racionalización-Ver_consolidado.....................................................30

Imagen No. 17. Formato_MACF18_Seguimiento_y_control_de_trámites..........................................................31

Imagen No. 18. Formato_MACF18_Seguimiento_y_control_de_trámites-Información_General...........................32

Imagen No. 19. Formato MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites-Días hábiles o días calendario..............33

Imagen No. 20. Formato MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites-Actividades de control..........................33

Imagen No. 21. Acceso a seguimiento de racionalización.....................................................................................34

Imagen No. 22. Pre visualización formato integrado..............................................................................................35

Imagen No. 23. Gestión de racionalización....................................................................................................35

Imagen No. 24. Selección por nombre para iniciar seguimiento.......................................................................36

Imagen No. 25. Plantilla para generar las verificaciones y acciones....................................................................36

Imagen No. 26. Generar acción.....................................................................................................................37



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1. OBJETIVO

Desarrollar los trámites, procedimientos administrativos y otros procedimientos de carácter misional, en el marco de la política de racionalización de trámites, con el fin de facilitar el acceso y la adecuada prestación de los servicios a la ciudadanía por parte del Ministerio de Salud y Protección Social.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación y registro de los trámites y otros procedimientos administrativos-OPA´S en el Aplicativo SUIT, continua con la implementación de las estrategias de racionalización respectivas y finaliza con la generación de estadísticas trimestrales.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Todos los procesos misionales del Ministerio de Salud y Protección Social.

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS A LA GUÍA

Proceso MACC01 - Mejora Continua.

Procedimiento MACP03 - Formulación y Seguimiento de Acciones Preventivas y Correctivas.

Formato MACF16 - Hoja de vida del trámite y otros procedimientos administrativos (OPA).

Formato ASIF14 – Trámite u OPA.

Formato MACF17 - Estrategia de Racionalización de Trámites.

MACF18 - Seguimiento y control de trámites

MACF19 - Medición de la satisfacción de los usuarios de Tramites y OPA´s

MACX01-Documento externo Guía Usuario SUIT del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP.

MACF01 Ficha de Identificación de Productos y/o /Servicios o Salidas Intermedias de acuerdo a lo establecido en el procedimiento.

MACP01 Identificación y tratamiento de productos y/o servicios y salidas intermedias no conformes.

5. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS

Constitución Política de 1991 (artículos 83, 84, 209 y 333): Establece el principio de la buena fe, la no exigencia de requisitos adicionales para el ejercicio de un derecho, los principios de la Función Administrativa, de la Actividad Económica y la Iniciativa Privada.

Ley 190 de 1995, por la cual se dictan las normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Ley 962 del 2005, por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Dicta disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios



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públicos. Establece que sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el D.A.F.P. Determina que toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el SUIT. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. (Artículo 18): Establece la Supresión y Simplificación de Trámites como política permanente de la Administración Pública. Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública. Decreto 4669 de 2005 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 962 de 2005. Fija el procedimiento para aprobación de nuevos trámites, crea el Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites, GRAT, como instancia consultiva del Gobierno Nacional en la materia y establece sus funciones. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, donde se hizo referencia al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Decreto 1450 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Decreto Ley 019 de 2012. Decreto 1151 de 2008, por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005, y se dictan otras disposiciones. Decreto 2573 de 2014, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. Se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno En Línea donde uno de sus fundamentos es la de fortalecer la relación de los ciudadanos con el Estado a partir de la adecuada atención y provisión de los servicios, buscando la optimización en el uso de los recursos, teniendo en cuenta el modelo de Gestión Pública Eficiente al Servicio del Ciudadano y los principios orientadores de la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano. MACX01-Guía de Usuario - Sistema Único de Información de Trámites SUIT 3 Abril de 2015 - Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites Oficina de Sistemas de Información. Documento Conpes 3292 de 2004: Por medio del cual se establece un marco de política para que las relaciones del gobierno con los ciudadanos y empresarios sean más transparentes, directas y eficientes, utilizando estrategias de simplificación, racionalización, normalización y automatización de los trámites ante la Administración Pública.



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Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública, en el Capítulo Sexto (Artículo 73 y 74 indica que las entidades del orden nacional, departamental y municipal, deben elaborar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, mediante una estrategia que contemple, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. Resolución 3564 de 2015, por medio de la cual se expiden los lineamientos para la publicación y divulgación de información, en su anexo 1 numeral 9 define la información que debe ser publicada en el sitio web de la Entidad. Decreto 124 del 26 de enero de 2016, por el cual se sustituye el Titulo 4 de la Parte 1 del Libro 2 del Decreto 1081 de 2015, relativo al “Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

6. DEFINICIONES

ADMINISTRADORES DE TRÁMITES: Responsables del ingreso y actualización de la información de los trámites y otros procedimientos administrativos de su institución en el Sistema Único de Información de Trámites - SUIT.

ACUERDOS NIVEL DE SERVICIO-ANS: Compromiso que busca fijar los niveles de atención y entrega de los productos y servicios a los usuarios teniendo en cuenta disponibilidad del servicio, oportunidad, calidad del producto, nivel de satisfacción del cliente, cobertura de atención, horarios de atención o minutos de espera en cola. Pueden estar definidos por las leyes, la política de calidad o por iniciativa de la entidad. Es un mecanismo por medio del cual las instituciones miden su misión centrada en el usuario.

AUTOMATIZACIÓN: Uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación-TIC, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites mejorando la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.

CARACTERIZACIÓN DE USUARIOS: Descripción de un usuario o un conjunto de usuarios por medio de variables demográficas, geográficas, intrínsecas y de comportamiento, con el fin de identificarlas necesidades y motivaciones de los mismos al acceder a un servicio.

DAFP: Departamento Administrativo de la Función Pública.

GOV.CO: Página oficial del Gobierno nacional, en la cual está dispuesta toda la información de trámites y Otros Procedimientos Administrativos-Opa´s y que reemplaza a nomasfilas.gov.co.

OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (OPAS): Conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, que les dan valor agregado a las funciones de la entidad. PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO: Instrumento de tipo preventivo para el control de la gestión, su metodología incluye cuatro componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y soporte normativo propio. El primero de ellos hace énfasis en la metodología del mapa de riesgos de corrupción. El segundo componente racionalización de trámites en las entidades públicas. El tercer componente rendición de cuentas. Cuarto componente estrategia de Servicio al Ciudadano.



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RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES: Está orientada a hacer más eficiente la gestión de las instituciones, y a promover la confianza en el ciudadano, a través de la simplificación, estandarización, optimización, automatización o eliminación de trámites y OPA. Es aplicar criterios coherentes en los servicios que se prestan al ciudadano a través del diseño de un procedimiento continuo, sin retrocesos ni retrasos, ágil y transparente; es reducir tiempos, requisitos, procedimientos, barreras y cargas de acceso ocasionadas, orientándose hacia una información integrada, interactiva y personalizada, para lo cual se debe procurar utilizar tecnologías de información como Internet, desarrollo de software, unificación de formularios y convenios interinstitucionales. La racionalización es la reducción de esfuerzos y costos para el ciudadano mediante procesos administrativos, jurídicos y/o tecnológicos, apuntando a mejorar la competitividad.

SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN DE TRÁMITES (SUIT): Instrumento de apoyo para la implementación de cada una de las fases de la Política de Racionalización de Trámites que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública en virtud de la Ley 962 del 2005 y del Decreto 019 de 2012, sistema que tiene como propósito ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía. SUIT es el repositorio de los trámites y procedimientos administrativos de cara al usuario - OPA que ofrecen las instituciones de la administración pública.

SIVIRTUAL: Portal del Estado Colombiano (www.sivirtual.gov.co), donde los ciudadanos pueden hacer sus trámites y servicios en línea y encontrar toda la información al respecto.

TRÁMITE: Conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la Administración Pública se pronuncia sobre este, aceptando o denegando la solicitud.

7. ACTORES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S

La gestión de trámites y otros procedimientos administrativos en el Ministerio de Salud y Protección Social, se lleva a cabo mediante la interacción de agentes coordinados de acuerdo con las funciones establecidas para estos:

El Departamento Administrativo de la Función Pública, quien a través de la Dirección de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano: a) Asesora la aplicación de la política de racionalización, b) Apoya el seguimiento a los planes anticorrupción (entre ellos el componente anti trámites) y c) Depura, estandariza y verifica el cumplimiento de los trámites a través de Sistema Único de Información de Tramites-SUIT.

Las Dependencias funcionales del Ministerio de Salud y Protección Social, responsables de los procesos asociados a los trámites.

La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, como mecanismo de coordinación a través del cual se articula y gestiona al interior del Ministerio la aplicación de las orientaciones dadas por el DAFP.

La Oficina de TIC a través de la implementación de la Estrategia de Gobierno Digital, buscando mejorar la calidad de los servicios ofrecidos por la Entidad mediante el uso de las TIC.

Adicionalmente, debe considerarse el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio, como instancia orientadora para la toma de decisiones frente a los temas de carácter administrativo y de apoyo a la gestión.



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7.1 Usuarios aplicativo SUIT Versión 3.0

En el evento de requerir usuario y clave para nuevo administrador del SUIT (Jefe Oficina de Planeación o quien haga sus veces), quien remitirá la “Solicitud clave nuevo Jefe de Oficina para uso aplicativo SUIT 3.0- Ministerio de Salud y Protección Social” al correo electrónico [email protected] en el cual se deberá detallar la siguiente información:

1. Nombres: 2. Apellidos: 3. No. Cédula de Ciudadanía: 4. Departamento y municipio de Domicilio: 5. Correo Institucional: 6. Correo personal: 7. No. Telefónico oficina y Extensión:

8. No. de Celular: En caso de existir Resolución de posesión del nuevo jefe de Planeación se puede adjuntar al correo de la Función Pública. Una vez el DAFP, genera usuario y clave remitirán al correo electrónico institucional del Administrador del SUIT, para que ingrese al aplicativo, Puede ingresar a www.suit.gov.co con el usuario y contraseña asignada por el sistema, a través de un correo cuyo remitente es “Info Suit” ([email protected]). En caso de nuevo usuario y clave para Administrador de Trámites y Gestor de Datos de Operación, se requiere enviar solicitud mediante correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Desarrollo Organizacional, con copia a [email protected] con la siguiente información:

1. Nombres: 2. Apellidos: 3. No. Cédula de Ciudadanía: 4. Departamento y municipio de Domicilio: 5. Correo Institucional: 6. Correo personal: 7. No. Telefónico oficina y Extensión:

8. No. de Celular: Tan pronto se genere usuario y clave se remitirá al correo electrónico institucional del solicitante, para acceder al aplicativo junto con las instrucciones de acuerdo al rol en el aplicativo SUIT. En caso de solicitud de eliminación de usuario y clave, el Coordinador, jefe, director o quien haga sus veces, debe enviar correo electrónico la Coordinación del Grupo de Desarrollo Organizacional, con copia a [email protected].

mailto:[email protected]

http://www.suit.gov.co/






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Los distintos usuarios del SUIT, ingresan a la página web www.suit.gov.co como se puede observar en la siguiente imagen:

Imagen No. 1. Página web www.suit.gov.co Ingreso a aplicativo SUIT.

Activar la pestaña “Ingresar al SUIT”, para digitar el usuario, clave y el referente de seguridad “reCAPTCHA“

Imagen No. 2. Página web www.suit.gov.co Ingreso de Usuario y Contraseña aplicativo SUIT.






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Para detallar la información relacionada con los usuarios del SUIT, se puede consultar el documento externo “Guia_Usuario_SUIT”1 https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586225/Gestio%C2%B4n+de+Usuarios.pdf/438f849e-ba7a-e124-86a3-5a02caf79ba2?t=1549048560213 del Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, Oficina de Sistemas de Información de abril de 2015, en el cual se pueden detallar con más exactitud temas como roles y responsabilidades; Administrador de Gestión; Gestión de usuarios; Política para los nombres de usuarios; Política para el manejo de usuarios; Política para el manejo de claves Responsabilidades de usuarios y claves; y Cambio de clave entre otros.

8. IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE LOS TRÁMITES Y OTROS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS-OPA´S

8.1 Identificación de trámites y otros procedimientos administrativos

El líder del proceso debe Identificar los trámites y otros procedimientos administrativos del Ministerio de Salud y Protección Social, teniendo en cuenta su carácter misional. La identificación debe cumplir con las siguientes características:

a. Una actuación del usuario (entidad o ciudadano - persona natural o jurídica). b. El usuario ejerce un derecho o cumple una obligación. c. Se tiene un soporte normativo.

Los trámites / OPA´s que se realicen en desarrollo de los procesos de apoyo y de evaluación en las instituciones, no son objeto de registro en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT-. Nota: Solo se registran los trámites desarrollados en procesos misionales y direccionados a clientes externos.

8.2 Estudio de nuevos trámites y otros procedimientos administrativos identificados en el Ministerio de Salud y Protección Social

Una vez identificado el trámite u OPA el líder del trámite envía la solicitud de registro en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT-, mediante correo electrónico dirigido a [email protected] con copia al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional, adjuntando lo siguiente:

Documento con manifestación del impacto regulatorio, que mínimo debe contener:

Descripción de la Problemática Se define cuál es la situación o problemática que se ha identificado, estableciendo las causas que la

originan.

Se detalla en qué consiste el trámite para solucionar la problemática presentada.

Justificación legal

Se indica la ley o norma que crea el trámite y las demás disposiciones que lo han reglamentado. Incluir los artículos, numerales o literales lo soportan.

Diseño del trámite 1 http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/Gesti%C3%B3n+de+Usuarios/e3855788-d78e-436b-b178-e3ca9f44613c

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586225/Gestio%C2%B4n+de+Usuarios.pdf/438f849e-ba7a-e124-86a3-5a02caf79ba2?t=1549048560213

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586225/Gestio%C2%B4n+de+Usuarios.pdf/438f849e-ba7a-e124-86a3-5a02caf79ba2?t=1549048560213




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Se define la propuesta de procedimiento o flujograma para la realización del trámite desde el inicio de la solicitud hasta que se emite la respuesta (incluidos los pasos del usuario y de la entidad), con los respectivos términos de tiempo que incluyen los asociados a correcciones, ajustes o adición de algún documento necesario.

En caso de modificaciones a un trámite ya establecido, se incluye el comparativo del estado anterior y los cambios presentados con la nueva propuesta.

Se señalan las actividades que sean susceptibles de automatización para la ejecución del trámite.

Se remiten los formato(s) necesarios para que el usuario diligencie durante el trámite (de requerirse). Estos documentos deben ser enviados por la dependencia líder del trámite a la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación-OTIC, para su revisión, ajuste y posterior envío al correo electrónico [email protected] con copia al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional, y así gestionar su vinculación al Sistema de Gestión de Calidad y publicación en el Aplicativo SUIT. Estos formatos son enviados a la Oficina de TIC para su disposición en el sitio web de trámites del Ministerio.

Beneficios del trámite Se señala el provecho tanto para la entidad como para los usuarios del trámite.

Se indica la inexistencia de medidas opcionales de menor costo y mayor eficiencia.

Se menciona el Impacto presupuestal y administrativo para la entidad, acreditando la existencia de recursos disponibles.

Costos asociados al trámite Se describen los costos directos del trámite para los obligados a cumplirlo (tarifas, tasas, forma de pago,

entre otros), siempre y cuando exista una norma que soporte dicho cobro. También los costos indirectos para el usuario asociados a la consecución de documentos y requisitos.

Se soporta la existencia de recursos presupuestales y administrativos necesarios para la implementación del trámite.

Vigencia Vigencia: Se relaciona el periodo de permanencia del trámite.

Hoja de vida Se diligencia el formato MACF16 Hoja de Vida del Trámite y Otros Procedimientos Administrativos (OPA).

Análisis medioambiental o sobre el patrimonio cultural de la Nación Se manifiesta si el trámite propuesto tiene impacto sobre el medio ambiente, citando las acciones que se

tomarán para mitigarlo; o si afectan el patrimonio cultural de la Nación, mencionando las acciones que se tomarán o las autorizaciones que se requieren para su implementación.

Participación Ciudadana

Se acredita si el trámite a crear, establecer o modificar, fue sometido a consideración de los usuarios del mismo, la ciudadanía y grupos interesados, indicando los mecanismos de participación ciudadana utilizados. Así mismo, se deberán aportar las observaciones, sugerencias o propuestas ciudadanas recibidas y su análisis de viabilidad frente al trámite propuesto.

Nota: No se encuentra relacionado dentro del impacto regulatorio, pero se recomienda realizar la caracterización de usuarios con el fin de describir específicamente los grupos de valor a quienes se dirige el trámite u OPA.

Documento con el proyecto normativo o acto administrativo:




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Adjuntar el proyecto normativo o acto administrativo para crear o establecer el nuevo trámite, que incluya como mínimo los siguientes aspectos:

Objeto: En el texto a incluir se sugiere “El presente Decreto tiene como objeto reglamentar / establecer el

trámite de (nombre del trámite y propósito)”. Ámbito de aplicación: Se indican los sujetos obligados a cumplir el trámite o los beneficiarios del mismo. Definiciones: Articulo opcional. Contenido de la solicitud / Requisitos / Condiciones: Se menciona la información que debe reunirse para

realizar la solicitud del trámite, las condiciones que debe cumplir el solicitante para acceder al mismo y los medios de verificación que utilizará la entidad para validar el cumplimiento de las condiciones.

Presentación de la solicitud: Se presentan las condiciones de modo, tiempo y lugar en las que el solicitante debe hacer la solicitud del trámite a la entidad. Si existen plataformas electrónicas, indicar cuáles son, para que sirven, cómo se accede a ellas y qué entidad las administra.

Tarifas: Se expresan los costos directos asociados y la forma de pago, siempre y cuando exista una norma que soporte dicho cobro.

Evaluación / gestión de la solicitud: Se indica el procedimiento a seguir y los criterios utilizados por la entidad para evaluar o gestionar la solicitud, así como el tiempo que se toma en la evaluación o gestión de la misma.

Decisión / Resultado: Se informa lo que obtiene el solicitante como resultado del trámite. Notificación: Se mencionan las condiciones de modo, tiempo y lugar en que se entrega el resultado o

notifica la decisión al solicitante. Vigencia: Se relaciona el periodo de permanencia del trámite.

8.3 Solicitud de autorización de nuevos trámites en aplicativo SUIT versión 3.0

Una vez realizado el estudio de los trámites y OPAS al interior del Ministerio, el Administrador de Trámites realiza la solicitud de creación al Departamento Administrativo de la Función Pública mediante el Aplicativo SUIT. Ya publicada esta información en el Portal del Estado Colombiano-PEC (www.sivirtual.gov.co), se remite por correo electrónico el vínculo respectivo a la dependencia líder del trámite con copia a la Oficina de TIC y al Coordinador del Grupo de Atención al Ciudadano. A continuación se menciona la forma para crear un trámite en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT2, actividad realizada por el Administrador de trámites de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales del MSPS, con apoyo del área líder del trámite y realizada en el Aplicativo SUIT (www.suit.gov.co/inicio), de acuerdo con la información contenida en la MACX01 https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/GU%C3%8DA+SUIT+-+Autorizaci%C3%B3n+de+Nuevos+Tr%C3%A1mites.pdf/8466992b-5d47-be40-7265-4b1bd95949c7?t=1549059416649

1. Ingresar al Aplicativo SUIT y seleccionar “Autorización de nuevos trámites” donde se encuentra una

explicación sobre la creación o implementación del nuevo trámite.

2 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Formato Integrado Bogotá, 2015. Guía de usuario Sistema Único de Información de Trámites SUIT 3- V -FORMATO INTEGRADO -FI. Bogotá, 2015.

http://www.sivirtual.gov.co/

http://www.suit.gov.co/inicio

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/GU%C3%8DA+SUIT+-+Autorizaci%C3%B3n+de+Nuevos+Tr%C3%A1mites.pdf/8466992b-5d47-be40-7265-4b1bd95949c7?t=1549059416649

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/GU%C3%8DA+SUIT+-+Autorizaci%C3%B3n+de+Nuevos+Tr%C3%A1mites.pdf/8466992b-5d47-be40-7265-4b1bd95949c7?t=1549059416649

http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/Gu%C3%ADa-Formato+Integrado-FI/2150b5b9-58b8-45af-b6fa-7588746ac609




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2. Dar Clic en la opción “Iniciar Gestión” y luego “Postular Nuevo trámite”, donde se ingresa la siguiente información:

Sección descripción a. Nombre: Ingresar el nombre del trámite al como lo señala el fundamento legal que lo crea. En caso

que no lo mencione de manera expresa, redactar el nombre del trámite con base en las obligaciones establecidas en el fundamento legal.

b. Propósito: Describir de manera breve y concisa la finalidad del trámite, bajo la óptica de los beneficios para los usuarios.

c. Nombre del resultado: Señalar el producto o servicio que obtiene el usuario al realizar el trámite.

d. Tiempo de obtención: Seleccionar el tiempo de respuesta para que el usuario obtenga el producto o servicio asociado al trámite, desde el momento en que radica la solicitud en la entidad.

e. Observaciones y excepciones al tiempo de obtención: Incluir aquellos comentarios o eventualidades que incidan en el incumplimiento del tiempo de obtención.

Sección fundamento legal a. Tipo de norma: Relacionar las normas (Ley o Decreto) que respaldan expresamente la creación del

trámite o que autorizan la creación o implementación del mismo. Se recuerda que son normas posteriores al 8 de julio de 2005.

b. Adjuntar el archivo soporte en PDF o URL de la norma: Se ingresa en el aplicativo las normas en formato PDF que respaldan el trámite, o en su defecto, incluir la URL donde se encuentran.

Sección ¿Qué se necesita? Para ingresar los documentos asociados al trámite se selecciona la opción “Adicionar momento” y se define el nombre que le corresponda a la acción. Luego se selecciona el ícono del lápiz para determinar los documentos requeridos, como son: pago, documentos, formularios, canal de atención y verificación de la institución. Sección Anexos: En esta sección se sube al sistema los documentos en Word que soportan la propuesta del nuevo trámite (Cada documento debe pesar máximo 10 MB): a. Oficio con la propuesta del nuevo trámite: El representante legal o el designado por la entidad deberán

remitir oficio a la Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública donde ponga en consideración la propuesta del nuevo trámite.

b. Manifestación del Impacto Regulatorio: Que mínimo debe contener la información mencionada con anterioridad (Descripción de la problemática, Descripción del Trámite, Beneficios, Costos, Análisis medioambiental o sobre el patrimonio cultural de la Nación y Participación Ciudadana).



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c. Proyecto normativo o de acto administrativo: Que mínimo debe contener la información mencionada con anterioridad (Objeto, ámbito de aplicación, contenido de la solicitud/requisitos/condiciones, presentación de la solicitud, tarifas, evaluación/gestión de la solicitud, decisión/resultado, notificación y vigencia).

d. Descripción del procedimiento (Flujograma).

8.4 Registro de formularios y trámites / OPA´s en el Aplicativo SUIT versión 3.0

Para efectuar el registro en el aplicativo SUIT, se debe contar con el 100% de la información disponible en el formato MACF16 - Hoja de Vida del Trámite y Otros Procedimientos Administrativos (OPA´s), junto con los formularios físicos y/o electrónicos, en caso de ser requeridos para el diligenciamiento de los ciudadanos.

8.4.1 Registro de Formularios en el Aplicativo SUIT Versión 3.0

Para la creación de formularios impresos o electrónicos, la dependencia líder del trámite debe reunirse con la Oficina de TIC con el propósito de definir las características del documento, presentación e información necesaria de manera organizada y coherente. Una vez el formulario cumpla estas características, la dependencia lo remite al correo electrónico [email protected] con copia al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional. El administrador del SUIT o quien haga sus veces, efectúa la inscripción en el Aplicativo SUIT, para que posteriormente el Administrador de Trámites lo asocie al trámite correspondiente dentro del mencionado aplicativo. El registro de formularios en el Aplicativo SUIT se realiza de acuerdo con lo establecido en el documento MACX01, del DAFP3. “https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586228/Formularios.pdf/f4cb3b58-2db3-1c81-adc9-a4fa7fb66d8d?t=1549049170266”

8.4.2 Registro de Trámites / OPA´s en el Aplicativo SUIT Versión 3.0

Una vez el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP apruebe la inscripción del trámite/OPA, el Administrador de trámites del MSPS - Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, continuará con el lleno total de la información requerida por el Aplicativo SUIT según MACF16 - Hoja de Vida del Trámite y Otros Procedimientos Administrativos (OPA´s) y adjuntando los formatos requeridos para que el ciudadano diligencie en desarrollo del trámite (en caso de ser necesario). Una vez revisada la información por el DAFP, este solicita la publicación en el Portal del Estado Colombiano-PEC (www.sivirtual.gov.co) cuyo vínculo es notificado mediante correo electrónico a la Oficina de TIC con copia a la Coordinación del Grupo de Atención al Ciudadano y la dependencia líder en el Ministerio. El registro de nuevos trámites / OPA‘s en el Aplicativo SUIT se realiza de acuerdo con lo establecido en los documentos MACX01 https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/Gu%C3%ADa+ventarios.pdf/fe4a800f-fb0d-ebb2-bcd9-408935d23798?t=1549050261099 y MACX01 “https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/GU%C3%8DA+SUIT+-+Autorizaci%C3%B3n+de+Nuevos+Tr%C3%A1mites.pdf/8466992b-5d47-be40-7265-4b1bd95949c7?t=15490594166494. La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales informará a la dependencia responsable del trámite/OPA, la aceptación o no por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública para ser incluido

3 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Formularios SUIT. Bogotá, 2015. 4 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Guía Formato Integrado-FI-SUIT. Bogotá, 2015.



https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/Gu%C3%ADa+ventarios.pdf/fe4a800f-fb0d-ebb2-bcd9-408935d23798?t=1549050261099

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/Gu%C3%ADa+ventarios.pdf/fe4a800f-fb0d-ebb2-bcd9-408935d23798?t=1549050261099



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en el SUIT. En el evento de ser aceptado la dependencia líder del trámite diligenciará el formato “ASIF14 - Trámite u OPA” junto con MACF16 - Hoja de Vida del Trámite y Otros Procedimientos Administrativos (OPA´s) y MACF01 Ficha de Identificación de Productos y/o /Servicios o Salidas Intermedias de acuerdo a lo establecido en el procedimiento MACP01 Identificación y tratamiento de productos y/o servicios y salidas intermedias no conformes y remitirá con sus respectivos formularios si estos últimos son requeridos, mediante correo electrónico dirigido a [email protected] con copia a la Coordinación del Grupo de Desarrollo Organizacional, la solicitud de inclusión en el formato ASIF12 - Solicitud creación eliminación modificación de documentos, y publicación en la intranet, en el mapa de procesos del Sistema Integrado de Gestión.

8.5 Modificación de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos publicados en el SUIT

La dependencia líder del trámite u OPA envía mediante correo electrónico a [email protected] con copia al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional, la solicitud de modificación de información en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT, señalando la actualización a realizar y anexando el formato diligenciado MACF16 - Hoja de Vida del Trámite y Otros Procedimientos Administrativos (OPA), señalando los cambios realizados para facilitar su revisión. Una vez recibida la solicitud, el Administrador de Trámites procederá a realizar los ajustes solicitados en el Aplicativo SUIT e informará por medio de correo electrónico al líder del trámite u OPA tan pronto se publiquen los cambios solicitados, adjuntando el respectivo link. La actualización de la información del trámite u OPA, se efectúa conforme a lo dispuesto en la MACX01 “https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/Gu%C3%ADa+ventarios.pdf/fe4a800f-fb0d-ebb2-bcd9-408935d23798?t=1549050261099-5“.

8.6 Eliminación de Trámites y Otros Procedimientos Administrativos publicados en el SUIT

La dependencia líder del trámite u OPA envía mediante correo electrónico a [email protected] con copia al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional, la solicitud de eliminación del trámite u OPA en el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT, anexando el documento técnico, resolución o circular donde se demuestre la justificación jurídica por la cual se elimina el trámite u OPA. Una vez recibida la solicitud, el Administrador de Trámites procederá a realizar la eliminación en el Aplicativo SUIT e informará por medio de correo electrónico a la dependencia correspondiente con copia a Oficina de TIC y al Grupo de Atención al Ciudadano, tan pronto se elimine de la publicación en el Portal del Estado Colombiano- página web www.sivirtual.gov.co. La eliminación de trámites en el Aplicativo SUIT se realiza de acuerdo con la MACX01https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586231/Gu%C3%ADa+ventarios.pdf/fe4a800f-fb0d-ebb2-bcd9-408935d23798?t=15490502610996.

5 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Guía Formato Integrado – FI-SUIT. Bogotá, 2015 6 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Guía Eliminación de Formato Integrado- SUIT. Bogotá, 2015.







http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/Guia-Eliminaci%C3%B3n/e1659d55-2cb6-4c03-bf1d-4246d3b796b9

http://www.suit.gov.co/documents/10179/466473/Guia-Eliminaci%C3%B3n/e1659d55-2cb6-4c03-bf1d-4246d3b796b9



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9. RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S

El Ministerio de Salud y Protección Social en cumplimiento de la política de racionalización de trámites y la Ley 962 de 2005, busca facilitar al ciudadano el acceso a los trámites y OPA´S que presta, para lo cual implementa las acciones normativas, administrativas o tecnológicas pertinentes que tiendan a simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y/o ser automatizados. A partir de la priorización de Trámites y OPA’S (puntajes generados y consolidados por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP en el aplicativo SUIT), el Grupo de Desarrollo Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales solicita a las dependencias que los lideran el diligenciamiento del formato dispuesto por el DAFP “Estrategia de Racionalización de Trámites” del DAFP con copia a la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación, para realizar un análisis interno y determinar las acciones de optimización pertinentes. Una vez consolidados, anualmente son incluidos por medio del aplicativo SUIT en el componente de Racionalización y son remitidos para su publicación en el Componente de Racionalización de Trámites dentro del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la entidad7.

9.1 Criterios para la priorización de trámites y OPA’S

La puntuación generada por el DAFP tiene en cuenta los siguientes criterios:

Planes de desarrollo: Es el instrumento formal y legal por medio del cual se trazan los objetivos del Gobierno, permitiendo la subsecuente evaluación de su gestión. Comprende los planes Nacional, Departamental y Municipal.

Políticas: Comprende las siguientes modalidades de información: Mapa de ruta: El Sistema SUIT determina los trámites y servicios que requieren ser intervenidos en la

Ruta de la Excelencia (ya sea por su carácter prioritario o que no están en línea) para los temas de salud, empleo, identificación, educación, impuestos, servicios, entre otros, los cuales requieren acciones tendientes para disponerlos en línea, generando ahorros en tiempo y dinero.

Servicios integrados presenciales: Estrategia de Centros de Servicios Integrados (C-Si) para mejorar los mecanismos de comunicación de la Administración Pública con el ciudadano, que favorezcan la atención especializada. Así mismo, se caracteriza la demanda para identificar las necesidades de las poblaciones, y definir una estrategia de comunicación que permita simplificar el lenguaje con los ciudadanos

Cadena de trámites: Serie de consultas, verificaciones o gestiones que deben realizarse previamente y

de manera obligatoria ante otras instituciones o particulares que ejerzan funciones administrativas, con el fin de cumplir con los requisitos de un determinado trámite. El SUIT refleja el número de veces que el trámite interviene como requisito de otros.

Haciendo Negocios (Doing Business): Referente internacional que mide la capacidad de hacer negocios y crear empresa dentro de un contexto comparativo, tanto para las entidades del orden nacional como territorial. Los trámites evaluados por el Banco Mundial (Doing Business) son: i) Apertura de Empresas, ii)

7 Presidencia de la República. Estrategias para la Construcción del Pla Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Bogotá, 2015.



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Obtención de permisos de construcción, iii) Registro de la propiedad, iv) Pago de impuestos y v) Comercio transfronterizo (exterior). El sistema predetermina los trámites de la entidad que se encuentran asociados a los indicadores mencionados anteriormente.

Ciudadanía: Comprende las siguientes modalidades de información: Se acuerdo a lo señalado en el campo “Medios electrónicos” durante el registro del trámite en el Sistema,

indicando si es realizado totalmente en línea, parcialmente en línea o presencialmente.

Sistema PQRD: Esta información se obtiene del módulo de “Gestión de datos de operación” del SUIT, diligenciado por la entidad mensual o trimestralmente. Para las entidades del orden nacional, ésta información se reporta automáticamente al Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión – FURAG, apoyando el proceso de evaluación de la Estrategia de Racionalización de Trámites, dentro del componente de Eficiencia Administrativa del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS): Compromiso que busca fijar los niveles de atención y entrega de los productos y servicios a los usuarios, teniendo en cuenta la disponibilidad del servicio, oportunidad, calidad del producto, nivel de satisfacción del cliente, cobertura de atención, horarios de atención o minutos de espera en cola. Pueden estar definidos por las leyes, la política de calidad o por iniciativa de la entidad. Es un mecanismo por medio del cual las instituciones miden su misión centrada en el usuario. El sistema refleja si la entidad cuenta con acuerdos de niveles de servicio, dato marcado en el módulo "Gestión de datos de operación".

Sugerencias: Ventana que muestra las propuestas de mejora registradas para el trámite por parte de la ciudadanía, a través de la opción del SUIT "¿En qué podemos mejorar éste trámite?".

Otra información: Hace referencia a la información complementaria que le permite definir los trámites u OPA’S a intervenir:

Ya fue racionalizado: Número de veces que ha sido racionalizado el trámite. Puntaje: Resultado de la sumatoria de los criterios evaluados para cada trámite u OPA, que le permiten

establecer los que son de mayor impacto/beneficio (valores altos) para la ciudadanía y la gestión de su entidad.

A racionalizar: Opción que le permite seleccionar el trámite u OPA que se va a intervenir con acciones.

A continuación se presenta un ejemplo de la matriz “Racionalizacion_Priorizacion_Vigencia_2017” diligenciada por medio del aplicativo SUIT, teniendo en cuenta los criterios anteriores:



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Imagen No. 3. Ejemplo de matriz “Racionalizacion_Priorizacion_Vigencia_2017”, diligenciada aplicativo SUIT.

9.2 Análisis y definición de estrategias de racionalización

Para el análisis de los trámites y OPA´s que serán racionalizados, se recomienda que los funcionarios de las dependencias (técnicos o funcionales) tengan en cuenta lo siguiente:

Observar detenidamente y en varias oportunidades el desarrollo del trámite u OPA, antes de empezar a obtener la información. Esto con el propósito de considerar los distintos pasos que se ejecutan, para tener mayor claridad en su análisis. Hacer una revisión de los distintos pasos que se realizan, para tener una mayor claridad de las actividades que se realizan.

Consultar a funcionarios de la Entidad, usuarios y/o partes interesadas, sobre los pasos más representativos en el trámite u OPA y las observaciones y sugerencias que se puedan tener.

Consultar las etapas del trámite con os intervinientes para para asegurarse de la ejecución sobre lo proyectado.

Registrar los tiempos y movimientos dedicados a cada actividad, para establecer el costo de los trámites u OPA´s y la reducción alcanzada una vez sean racionalizados.

En el proceso de levantamiento de información es importante indagar en profundidad sobre el tipo de trabajo que se realiza y los resultados que se obtienen, a través de las siguientes preguntas:

¿Qué se hace? - Los métodos y técnicas aplicados en cada actividad para establecer el nivel de sistematización de esta.

¿Para qué se hace? – El fin que se persigue con el trámite u OPA.



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¿Quién lo hace? – Las unidades que intervienen y el cargo de la persona que ejecuta la función.

¿Cómo se hace? – La metodología y prácticas usadas para realizar la función.

¿Con qué se hace? – Los equipos y herramientas de programas informáticos usados para soportar la función.

Durante la validación de información es necesario identificar los posibles problemas o sugerencias para el mejoramiento del trámite u OPA. La información debe ser verificada en un documento de apoyo por los funcionarios de las dependencias (técnicos o funcionales) a través de los siguientes mecanismos:

Entrevistas: Consiste en celebrar reuniones individuales o grupales con el personal involucrado y si es factible con usuarios, para conocer cuáles son las dificultades que se identifican y cuáles son sus sugerencias.

Observación directa: Efectuar visitas en el campo de acción para observar directamente el trámite u OPA, e identificar las necesidades de los ciudadanos y de los servicios brindados por la entidad. Esto permite comparar la información proporcionada en los manuales de procedimientos, instructivos, flujo gramas, normas, entre otros, con la realidad.

Se sugiere realizar comparaciones con organizaciones o unidades que se caractericen por su eficiencia en la prestación del trámite, a fin de identificar las mejores prácticas y estrategias utilizadas para lograr el éxito. Una vez se adquiera el conocimiento minucioso de cada aspecto del trámite u OPA actual se procede a realizar mejoras, destinadas a:

Descubrir las fallas y virtudes.

Encontrar el encadenamiento de los trámites entre sí.

Identificar el exceso de controles y seguimientos.

Detectar las diferentes formas de realizar o ejecutar una misma tarea.

Visualizar la redundancia o duplicidad de actividades.

Identificar posibles focos de corrupción Las estrategias de racionalización involucran los siguientes tipos de acciones: Normativas: Consiste en revisar y analizar las normas que regulan cada trámite/OPA, lo cual evita utilizar normas desactualizadas, no vigentes y que no tengan pertinencia alguna. Este tipo de acción permite efectuar los siguientes tipos de racionalización:

Aumento de vigencia.

Eliminación.

Fusión.

Reducción o eliminación del valor a pagar por el usuario.

Incentivos de pago.



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Mejora u optimización del proceso o procedimiento asociado.

Ampliación de cobertura.

Disminución de requisitos (verificaciones).

Eliminación de documentos.

Reducción del tiempo de duración de trámite.

Administrativa: Consiste en revisar y analizar las distintas etapas, pasos, actividades, procesos y costos entre otros, que conforman cada trámite/OPA, lo cual evita realizar actividades innecesarias, no secuenciales, repetidas, cuellos de botella etc. Este tipo de acción permite efectuar los siguientes tipos de racionalización:

Reducción de tiempo del trámite.

Aumento de canales y/o puntos de atención.

Reducción de costos administrativos para la institución.

Reducción de pasos en procesos o procedimientos internos.

Estandarización de formularios.

Estandarización de trámites u Otros Procedimientos Administrativos.

Reducción y/o optimización de formularios.

Reducción de pasos (momentos) para el ciudadano.

Eliminación de requisitos (verificaciones).

Eliminación de documentos.

Aumento de medios de pago.

Fusión del trámite u Otros Procedimientos Administrativos.

Extensión en horarios de atención.

Eliminación del trámite u Otros Procedimientos Administrativos.

Tecnológica: Consiste en el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, para apoyar y optimizar los procesos que soportan los trámites. Así mismo, permite la modernización interna de la entidad mediante la adopción de herramientas tecnológicas (Hardware, Software y comunicaciones), que conllevan a la agilización de los procesos. Dentro de la automatización se destacan la automatización parcial o total de trámites/OPA´s; elaboración de certificaciones o constancias en línea y elaboración de formularios de descargue, habilitar documentos electrónicos, establecer de mecanismos de seguimiento en línea, habilitación de firma electrónica. Este tipo de acción permite efectuar los siguientes tipos de racionalización:

Trámite total en línea.

Descarga y/o envío de documentos electrónicos.

Formularios diligenciados en línea.

Interoperabilidad externa.

Pago en línea.

Reducción y/o eliminación del pago.

Ventanilla única institucional.

Validación de datos a través de medios tecnológicos.

Suministro de información en medio magnético.

Automatización parcial.



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Disponer de mecanismos de seguimiento al estado del trámite.

Firma electrónica.

Respuesta electrónica.

Interoperabilidad interna.

Optimización del aplicativo.

Aplicaciones móviles APPS.

La metodología que se utiliza para realizar el análisis y evaluación de los trámites que serán aprobados para la racionalización, se puede consultar en el documento soporte “Gestión de Racionalización” del DAFP8. La información necesaria para que el Administrador de Trámites pueda efectuar la gestión de racionalización en el aplicativo SUIT- Versión 3.0, se encuentra en el documento soporte MACX01 ”Guía Metodológica para Racionalización de Trámites”. Dicha Información fue recopilada de la guía de usuario Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Nota: La Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales apoya a las dependencias en la selección de intervenciones administrativas y/o normativas para los trámites u OPA´S y la Oficina TIC apoya las tecnológicas.

9.3 Reporte de acciones para racionalización de trámites y OPA’S

Una vez seleccionados los trámites a racionalizar de manera tecnológica, administrativa y/o normativa, la dependencia líder del trámite u OPA envía correo electrónico con el plan de racionalización diligenciado en el formato MACF17 - Estrategia de Racionalización de Trámites, al Coordinador del Grupo de Desarrollo Organizacional, con copia a la Oficina de Tecnología de la Información y la Comunicación, y la Oficina de Control Interno. En esta etapa de programación se requiere el diligenciamiento de las columnas No. 1 hasta la 11.

Imagen No. 4. Formato MACF17 -Estrategia de Racionalización de Trámites

8 Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP. Política de Racionalización de Trámites. Bogotá, 2014.

PROGRAMACIÓN

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586240/GU%C3%8DA+SUIT++Racionalizaci%C3%B3n.pdf/570d9151-4791-a41b-aa0d-b28baf5f1048?t=1549313081313

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586240/Presentaci%C3%B3n+Metodolog%C3%ADa+Racionalizaci%C3%B3n+de+Tr%C3%A1mites.pdf/109b439d-7366-d588-97f1-7f88c9426277?t=1542376176844

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586240/Presentaci%C3%B3n+Metodolog%C3%ADa+Racionalizaci%C3%B3n+de+Tr%C3%A1mites.pdf/109b439d-7366-d588-97f1-7f88c9426277?t=1542376176844



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En la siguiente etapa de ejecución, se realiza el monitoreo por parte de la Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales, para cada cuatrimestre y se requiere dar respuesta No. 1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite? y en el evento de terminar con anticipación a la fecha final de las actividades de racionalización igualmente se puede dar respuesta a las preguntas No. 2 y 3. En la etapa final de racionalización en la cual se han cumplido las actividades planteadas, es necesario dar respuesta a las preguntas No. 4, 5 y 6. Es necesario que la dependencia a cargo del trámite u Opa, realice la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios, que el usuario reciba los beneficios de la mejora y por último efectuar la invitación a los ciudadanos para valorar los beneficios por la mejora en el link: https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/encuestaTramites.aspx. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento con el 100% del plan de racionalización. Anualmente el Grupo de Desarrollo Organizacional realiza la consolidación de los planes de racionalización recibidos y los dispone en el Aplicativo SUIT, generando el reporte “Consolidado estrategia de racionalización de trámites”, que corresponde al Componente de Racionalización de Trámites dentro del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia, que de acuerdo con el Decreto 124 de 2016, debe estar publicado en la página Web a más tardar el última día del mes de enero, permitiéndose realizar después los ajustes que se estimen pertinentes9. El reporte consolidado de la estrategia de racionalización de trámites publicada en el SUIT se puede apreciar en la siguiente imagen:

Imagen No. 5. “Consolidado estrategia de racionalización de trámites”-aplicativo SUIT.

9 Presidencia de la República. Estrategias para la Construcción del Pla Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Bogotá, 2015.

https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/encuestaTramites.aspx



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La información publicada en el SUIT sobre los trámites a racionalizar es revisada continuamente por el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, razón por la cual las acciones programadas deben cumplirse estrictamente. El seguimiento a las actividades propuestas en la estrategia de racionalización de trámites lo realiza la Oficina de Control Interno, dependencia que dispone de usuario y clave de acceso al aplicativo SUIT, con el fin de ingresar la información relacionada.

9.4 Monitoreo a las actividades de racionalización aplicativo SUIT-Grupo de Desarrollo Organizacional

El Grupo de Desarrollo Organizacional-GDO se encarga de realizar el monitoreo el cual permite recolectar e identificar la información contenida en las actividades de mejora a implementar dentro de las fechas establecidas para su cumplimiento. Este Grupo remite correo electrónico con archivo adjunto de (Seguimiento y control de trámites) de la estrategia de racionalización del respectivo trimestre, a las dependencias relacionadas, a más tardar el 15 del mes siguiente a la finalización del trimestre, solicitando información del estado de ejecución en la mejora de los trámites y Otros Procesos Administrativos, para lo cual deben diligenciar la columna de “OBSERVACIONES”, para los trámites respectivos. Máximo 500 caracteres.

Imagen No. 6. Formato “MACF17_Estrategia_racionalizacion_de_tramites” Igualmente se informa que debe ser remitido a más tardar el último día hábil del mes siguiente a la finalización del trimestre monitoreado, al correo de la coordinación del grupo GDO con copia al administrador de trámites y al correo institucional [email protected] con el fin de actualizar la información en el aplicativo SUIT. En el evento de existir inconvenientes con el aplicativo SUIT, el GDO remitirá correo electrónico a las dependencias

MONITOREO A EJECUCIÓN

MONITOREO FINAL

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites.xlsm?Web=1

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites.xlsm?Web=1




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relacionadas con el fin de informar al respecto y tan pronto se subsane el inconveniente en el aplicativo se debe informar nuevamente la fecha de su adecuado funcionamiento. El monitoreo se dirige a los trámites/OPA´S en lo que respecta a conocer quién es el encargado de su ejecución, qué actividades se están realizando, el estado de elaboración del producto de la racionalización, evidenciado en la redacción su avance, lo que se detalla en la columna “SEGUIMIENTO”. Esta información se consolida por parte del “Administrador de Trámites” con el fin de ser subida en el aplicativo SUIT, el cual permite realizar un monitoreo trimestral a los trámites contenidos en el plan de racionalización, ingresando a la página web http://www.suit.gov.co sección de “Racionalización”.

Imagen No. 7. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización.

Opción de menú “Gestión de racionalización”.

Imagen No. 8. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización-Gestión de Racionalización.




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Botón “Iniciar Gestión”

Imagen No. 9. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización-Gestión de Racionalización-Iniciar Gestión.

Leer acuerdo y aceptar “Acuerdo de Racionalización.”

Imagen No. 10. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización-Gestión de Racionalización-Acuerdo de Racionalización.



Versión 03


Inventarios de trámites y otros procedimientos administrativos a Priorizar confirmando el año y continuar.

Imagen No. 11. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización-Gestión de Racionalización-Año de Racionalización.

Confirmar los trámites y OPA´S que correspondan a los programados para la vigencia correspondiente y continuar.



Versión 03


Imagen No. 12. Aplicativo SUIT, Módulo racionalización-Gestión de Racionalización -Trámites priorizados.

Seleccionar de forma independiente en cada trámite haciendo clic en el botón de “Monitoreo: Adicionar avances.”

Imagen No. 13. Aplicativo SUIT, Gestión de Racionalización-Monitoreo-Adicionar avances.



Versión 03


Indicar qué etapa se cumplió efectivamente, haciendo clic en el recuadro que se encuentra en la columna “Terminada”. En el evento de seleccionar una etapa y hacer clic en el botón “Aceptar” no se podrán hacer ajustes en caso de ser elegida por error. Igualmente el aplicativo permite seleccionar las etapas en su estricto orden y de manera consecutiva, por ejemplo no permite seleccionar la etapa 1 a la 3, requiere obligatoriamente la etapa 2.

Imagen No. 14. Aplicativo SUIT, Gestión de Racionalización-Monitoreo-Etapas.

El Administrador de trámites una vez consolidada la información recibida en la matriz de monitoreo, procede a subirla en el botón “Observación/Recomendación” Máximo 500 caracteres.



Versión 03


Imagen No. 15. Aplicativo SUIT, Gestión de Racionalización-Monitoreo-Etapas.

Una vez un trámite / OPA haya cumplido con la fecha final de racionalización, el GDO remite correo electrónico a la dependencia encargada de la racionalización solicitando respuesta al cumplimiento de las siguientes etapas:

1. ¿Cuenta con el plan de trabajo para implementar la propuesta de mejora del trámite? 2. ¿Se implementó la mejora del trámite de la entidad? 3. ¿Se actualizó el trámite en el SUIT incluyendo la mejora? 4. ¿Se ha realizado la socialización de la mejora tanto en la entidad como con los usuarios? 5. ¿El usuario está recibiendo los beneficios de la mejora del trámite? 6. ¿La entidad cuenta con mecanismos para medir los beneficios generados al usuario en

términos de reducción de costos, tiempos, documentos, requisitos, aumento de vigencia y uso de tecnologías de la información y las comunicaciones, como producto de la mejora del trámite?

Nota: Es importante indicar que en el aplicativo SUIT deben estar incluidas todas las respuestas a las anteriores preguntas a más tardar el 28 de diciembre de cada año, debido al cierre de la vigencia que realiza el Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, para los trámites cuya fecha de finalización no contempla una vigencia posterior. Una vez subida la información de monitoreo en el aplicativo mencionado para cada trámite, al hacer clic en el botón “Aceptar” automáticamente guarda y se devuelve a la pantalla de seguimiento en la cual se genera la consolidación en archivo pdf, como evidencia del monitoreo.



Versión 03


Imagen No. 16. Aplicativo SUIT, Gestión de Racionalización-Monitoreo-Ver consolidado.

10. ESTADÍSTICA TRIMESTRAL DE TRÁMITES/OPA´S EN APLICATIVO SUIT

La Coordinación del Grupo de Desarrollo Organizacional remitirá por correo electrónico a las dependencias que tienen trámites/OPA ´s registrados en el aplicativo SUIT, con el asunto Actualización estadística de trámites y otros procedimientos administrativos aplicativo SUIT 3.0- para determinado trimestre y año. El correo electrónico será enviado a las dependencias con anticipación a la finalización del trimestre a registrar la información. El Gestor de Datos de Operación es la persona que ingresará al aplicativo SUIT, con su usuario y clave el cual registrará la información estadística trimestral. La información puede ser registrada en el transcurso del trimestre o al finalizar el mismo por cada uno de los Gestores que se encuentran en las respectivas dependencias con trámites publicados en el aplicativo SUIT.

La información necesaria para que el Gestor de Datos de Operación pueda registrar la estadística en el aplicativo SUIT- Versión 3.0, se encuentra disponible en el documento externo MACX01 “ Datos de Operación”. Dicha Información fue recopilada de la guía de usuario Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites - Oficina de Sistemas de Información de mayo de 2015. Detalla temas relacionados como: Ingreso, registro datos de operación, Número de solicitudes resueltas de forma presencial, Número total de solicitudes resueltas (En línea, parcialmente en línea y presenciales), Número de PQRD recibidas, Número de solicitudes resueltas parcialmente en línea, Acuerdos de Nivel de servicio (ANS), edición datos de operación, Consultar otros periodos.

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28586175/28586240/GU%C3%8DA+SUIT+-+Datos+de+Operaci%C3%B3n.pdf/95b079bc-945e-20be-beff-edd6188017c5?t=1549059832277



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NOTA: La información contenida en documentos soporte referenciados en el presente documento, es tomada de las guías del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP, por lo cual se sugiere consultar la información respectiva en la página https://www.funcionpublica.gov.co/web/suit/material-de-capacitacion debido a ajustes o actualizaciones que pueda realizar el DAFP en sus contenidos.

11. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE TRÁMITES

La herramienta MACF18 seguimiento y control de trámites, permite apoyar a las dependencias que realizan trámites inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites-SUIT, en el seguimiento desde la actividad recepción de la solicitud, continuando con los procesos internos hasta finalizar con su envío o entrega al solicitante del producto final del trámite. Esta herramienta se encuentra publicada en el link http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/MACF18_Seguimiento _y_control_de_tramites.xlsm?Web=1 La periodicidad y el funcionario encargado de seguimiento son de acuerdo a la necesidad y por disposición de la dependencia que lidera su respectivo trámite, Una vez ubicado el archivo y hacer clic en el formato, se ingresa al archivo en formato Excel, el cual se debe abrir nuevamente haciendo clic en la opción “ABRIR EN EXCEL” desplegando una ventana de abrir documento con la opción para abrir el archivo y seleccionar “Editar” y clic en el botón “Aceptar”

Imagen No. 17. Formato “MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites”.

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https://www.funcionpublica.gov.co/web/suit/material-de-capacitacion

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/MACF18_Seguimiento%20_y_control_de_tramites.xlsm?Web=1

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentosmapa/MACF18_Seguimiento%20_y_control_de_tramites.xlsm?Web=1



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A continuación se presenta la estructura del encabezado de la herramienta así: 1 2 3 4 5 6 7 8

Imagen No. 18. Formato “MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites”. Información general

1: Seleccionar el nombre del trámite de la lista desplegable. 2: Digitar el nombre de la dependencia encargada de realizar el trámite. 3: Seleccionar de la lista desplegable el tipo de trámite según corresponda (En línea o Presencial). 4: Seleccionar si el seguimiento de las solicitudes de trámites recibidas, se realizarán con periodicidad, diaria,

semanal, mensual u otra (Para el caso en que se requiera hacer seguimiento en horas, trimestral, semestral, anual). Aunque la periodicidad lo define la dependencia de acuerdo a su necesidad y disponibilidad de recursos, se recomienda que el seguimiento se realice diariamente, con el fin de monitorear de forma continua las principales actividades relacionadas en el formato MACF18.

5: Fecha en la que se realiza la primera recepción de solicitud. Permite conocer el día, mes y año en que inicia la información del formato MACF18.

6: Colocar el número de días autorizados para dar respuesta positiva o negativa del trámite solicitado. Actualmente la herramienta permite hacer el seguimiento en días calendario. En el evento de requerir días

hábiles se debe tener presente los días sábados, domingos y festivos, ya que la fecha final se extiende. Por lo anterior se hace el comentario en la casilla de observaciones indicando los días adicionales para dicha solicitud.

7: Última fecha de recepción de solicitud. Evidencia el día, mes y año de la fecha de recepción de la última solicitud de seguimiento relacionada en el formato MACF18. El número máximo de seguimiento a solicitudes de trámites es de 151, por lo cual si se requieren nuevos seguimientos es necesario crear un nuevo archivo.

8: Digitar el nombre y cargo de quien va a realizar el seguimiento, con el fin de identificar al funcionario(a) en el evento de requerir información del estado en que se encuentran las solicitudes recibidas.

El formulario está diseñado para seleccionar la opción de días hábiles o días calendario, con el fin de cuantificar los días restantes con la fecha máxima de respuesta y/o entrega del producto del trámite.



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Imagen No. 19. Formato MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites-Días hábiles o días calendario.

Nota: Para nombrar los archivos del formato MACF18, se recomienda: “MACF18”_nombre del trámite (Máx. dos palabras claves)_dd_mm_aa(fecha inicial). Ejemplo. “MACF18_licencia_cannabis_15_11_2017”, sin tildes ni espacios en blanco. Actividades de control y su seguimiento:

Imagen No. 20. Formato MACF18_Seguimiento_y_control_de_tramites-Actividades de control.

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1: Digitar el número de radicado generado en el sistema Orfeo y seguidamente digitar la fecha que corresponde a dicho radicado.

2: Relacionar el nombre completo o razón social del solicitante. 3: Digitar el día, mes y año (dd/mm/aaaa), en la cual es recibida la solicitud y permite dar inicio al conteo de los

días para realizar las actividades pertinentes a cada trámite. 4: Fecha (dd/mm/aaaa) en la que se crea el expediente o carpeta con la totalidad de documentos recibidos. 5: Se relaciona la fecha (dd/mm/aaaa) en la cual se revisa la totalidad de documentos exigidos para el trámite. 6: Ingresar la fecha en que se revisan los documentos y requisitos exigidos de manera detalla, verificando el

cumplimiento de criterios de calidad, oportunidad y otros exigidos para continuar con el trámite. 7: Se procede a digitar la fecha en que la dependencia responsable del trámite inicia la elaboración del

documento o acto administrativo (Proyecto, borrador, vistos buenos, etc.). 8: Colocar la fecha en la que se examina detalladamente el documento y si procede su corrección o mejora de

forma y/o de fondo. 9: Fecha en la cual se plasma la firma autorizada en el documento o acto administrativo. 10: Ingresar la fecha en la que se confirma la numeración y/o fecha si aplica, del acto administrativo. 11: Plasmar la fecha de envío o notificación al solicitante, en la que se envía el resultado final producto del

trámite. 12: Fecha límite de respuesta generada automáticamente en el formato. 13: La herramienta muestra en este campo la cantidad de días restantes para la notificación del resultado 14: Indicador gráfico del tiempo restante para notificación o envío del producto final del trámite. 15: En las observaciones se detalla información complementaria para ampliar las razones de incumplimiento u

otro factor relacionado con el seguimiento y que es importante mencionar o aclarar. Nota: El formato en que se requiere ingresar las respectivas fechas correponde a dd/mm/aaaa.

12. SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE RACIONALIZACIÓN APLICATIVO SUIT-OFICINA DE CONTROL INTERNO

El proceso de seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno se realiza cuatrimestralmente frente a la herramienta tecnológica SUIT, mediante usuario especifico con el Rol de seguimiento. A continuación se explica cada paso que debe ser realizado para desollar el seguimiento sobre los trámites y servicios del Ministerio de Salud y Protección Social.

1. Se inicia el proceso de la Oficina de Control Interno accediendo por el botón de Racionalización como se observa en la siguiente imagen:

Imagen No. 21. Acceso a seguimiento de racionalización.



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El proceso de seguimiento realizado por la Oficina de Control Interno se puede hacer por nivel de importancia de los trámites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario a mejorar en el Ministerio de Salud.

2. La oficina de Control Interno posee acceso a la pre visualización de la estructura integral de los tramites o servicios de la estrategia anti trámites para la vigencia a trabajar y las acciones a desarrollar; lo cual genera prioridad de acuerdo al nivel de importancia, como se muestra en las siguientes imágenes:

Imagen No. 22. Pre visualización formato integrado

Imagen No. 23. Gestión de racionalización



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3. El seguimiento inicia seleccionando “Registrar seguimiento de cumplimiento”, para validar el avance

de la estrategia de racionalización de trámites(s) u OPA(s). Como se observa en la siguiente imagen:

Imagen No. 24. Selección por nombre para iniciar seguimiento

4. Después de abrir el seguimiento se observa la etapa, monitoreo jefe de planeación, puntaje, seguimiento de Oficina de Control Interno y finalmente la acción a realizar.

Imagen No. 25. Plantilla para generar las verificaciones y acciones



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Para finalizar se realiza la observación pertinente con su respectiva calificación de monitoreo y evaluación de la estrategia de racionalización de trámites(s) u OPA(s).

Imagen No. 26. Generar acción.

13. MEDICIÓN DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS DE TRÁMITES Y OPA´S

Cada responsable del trámite debe realizar seguimiento de la información relacionada con la percepción del usuario de los trámites y OPA´s respecto al cumplimiento de los requisitos de calidad, oportunidad y legalidad establecidos en formato MACF01 Identificación producto y servicio de los procesos del MSPS. El Ministerio de Salud y Protección Social, dispone de una encuesta virtual donde el usuario del trámite a través de su página web, tiene la opción de contestar unas preguntas relacionadas con los atributos del trámite, y otras referentes a información estadística. Encuesta Trámites y servicios: (Publicada en https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/encuestaTramites.aspx ) El usuario puede direccionar la calificación del servicio prestado, seleccionado el tipo de trámite para el cual hizo solicitud. Una vez se diligencie la encuesta, la información se almacena en una base de datos para que el responsable de trámite u OPA´s, puede disponer en la siguiente dirección: Estadística encuesta Trámites y servicios:

https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/encuestaTramites.aspx



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(Publicada en https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/estadisticasTramites.aspx ) Se debe generar un reporte de medición de la satisfacción del cliente a través del formato MACF19 - Medición de la satisfacción de los usuarios de Trámites y OPA´s, donde se encuentra un instructivo con la siguiente información: Abra la página Web de Estadísticas encuesta trámites y servicios del Ministerio de Salud y Protección Social, en la

dirección URL que se encuentra a continuación: https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/estadisticasTramites.aspx

En la sección de "Filtros consultas", seleccione la fecha inicial y final para el cual quiere realizar la medición de satisfacción de los usuarios de trámites y servicios.

En numeral 1 de la sección de "Filtros consultas", seleccione el trámite al cual se realizar la medición.

En la parte inferior de la página, haga clic sobre "consultar" y posteriormente en "Generar archivo Excel"

Abra el archivo Excel y seleccione desde las columnas "A" hasta la "L", y las filas "1" hasta la fila que contenga información.

Copie y pegue la selección en la celda "A1" de la hoja de Excel del formato MACF19 - Medición de la satisfacción de los usuarios de Trámites y OPA´s, nombrada "ENCUESTA", y abra nuevamente la hoja de Excel nombrada "MEDICION" donde deberán aparecer los campos diligenciados automáticamente.

Diligencie el nombre de la DEPENDENCIA, la FECHA DE REPORTE y de acuerdo a los resultados obtenidos diligencie las celdas donde se indiquen ANALISIS, ANALISIS DE RESULTADOS y ACCIONES DE MEJORA.

Una vez diligenciados los campos que no se generan automáticamente, se debe hacer un análisis de los datos, teniendo en cuenta los rangos de gestión establecidos, si la medición resulta en rangos de gestión REGULAR, se deben formular acciones preventivas y si resultan rangos de gestión DEFICIENTE, se deben generar acciones correctivas, dentro de los lineamientos establecidos en el procedimiento MACP03 Formulación y seguimiento de acciones preventivas y correctivas. Los responsables de cada trámite remitirán el reporte en el formato MACF19_Medición de la satisfacción de los usuarios de Trámites y OPA ´s, los primeros 10 días hábiles del mes siguiente a la terminación del trimestre evaluado, al correo [email protected]. Es necesario efectuar acciones de mejora siempre y cuando el Número de encuestas recibidas sobre el Número total de solicitudes realizadas (En línea, parcialmente en línea y presenciales) sea mayor o igual al 25%. Si se deben formular acciones de mejora, se deben anexar debidamente validadas por el Grupo de Desarrollo Organizacional, y enviar los archivos al administrador de trámites al correo [email protected] . El administrador de trámites consolida los reportes de medición de satisfacción de los usuarios de trámites y OPA´S con el fin de incluirlo en el Informe de Gestión de Trámites Anual, los primeros 10 días hábiles del mes de septiembre, por lo que el rango de la medición debe estar entre 1 de septiembre del año anterior y el 30 de agosto del año en que se genera el reporte.

14. INFORME DE GESTIÓN DE TRÁMITES Y OPA´S

El informe es un documento físico o electrónico que da a conocer el estado de las actividades programadas y/o realizadas en materia de trámites y OPA´S inscritos en el Sistema Único de Información de Trámites-SUIT. La

https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/estadisticasTramites.aspx

https://enlinea.minsalud.gov.co/encuestatramites/estadisticasTramites.aspx





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Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales se encarga de realizar el Informe de Gestión de Trámites y OPA´S, mediante el Administrador de Trámites, quien remitirá por correo electrónico a la Coordinación del Grupo de Desarrollo Organizacional con anterioridad a la revisión por la Dirección del Sistema Integrado de Gestión-SIG. El periodo de tiempo que cubre el informe será del 01 de septiembre hasta el 30 de agosto de la siguiente vigencia. El informe debe contener los siguientes componentes:

1. Resumen Ejecutivo: Presentar un breve análisis de los aspectos más importantes del documento. El resumen debe estar bien redactado y presentado para que facilite la comprensión de la información contenida.

2. Objetivos: Identificar el objetivo general y los objetivos específicos en los cuales se manifieste la importancia de la entrega del informe, reflexionar sobre la importancia de los trámites y OPA´S orientados a los usuarios en general, identificar el grado de aceptación de los trámites de acuerdo a información recibida de los usuarios entre otros.

3. Medición de la Satisfacción del Usuario: Permite dar a conocer la valoración de los trámites de la entidad que hacen sentir satisfechos a los usuarios e igualmente se identifican los trámites con baja aceptación, con el fin de iniciar actividades de mejora.

4. Monitoreo a Plan de Racionalización: Presenta los trámites y OPA´S programados en el Plan de racionalización, describiendo su estado actual, la mejora a realizar y el periodo de inicio y finalización de las actividades de racionalización y el reporte generado en el aplicativo SUIT.

5. Plan de Mejoramiento - Trámites: Detalla las distintas acciones de mejora, tipos de acción, la descripción de los hallazgos, causas, productos, seguimientos y reporte de cumplimiento para las actividades finalizadas. El Plan de mejoramiento se encuentra en el link: http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentos mapa/Plan mejoramiento_MAC.xlsx

6. Auditorías SGC y Auditorías de Gestión -Trámites: Identificar los trámites y OPA´S con hallazgos u observaciones relacionadas en los informes de las auditorías del SGC y las realizadas por la Oficina de Control Interno del Ministerio. Igualmente relacionar los distintos informes con fecha y lugar de realización. Presentar las actividades que se han realizado para dar tratamiento a los hallazgos presentados.

7. Actualización de la Documentación en SIG y SUIT: Presentar los Trámites/OPA´S con información ajustada o actualizada en sus caracterizaciones, formatos, hojas de vida de trámites, guía de trámites, documentación requerida, normatividad, requisitos, tarifas y otros, que se encuentran publicados en el SIG (http://intranet.minsalud.gov.co/sistema-integrado/mapa-de-procesos/ Paginas/default.aspx), www.nomasfilas.gov.co , www.suit.gov.co , http://tramites.minsalud.gov.co/tramitesservicios/ Tiempo requerido para su actualización o fecha de actualización.

8. Monitoreo Estadística Trimestral – Trámites: Indicar la fecha de solicitud de actualización estadística de trámites, trimestre actualizado, dependencias, nombre de los trámites y porcentaje de cumplimiento, trámite y OPA con mayor número de PQRSD, mayor número de solicitudes atendidas para trámites y OPA´S en línea y presenciales.

9. Inventario de Trámites: Presentar una relación de los trámites vigentes, con los enlaces para las páginas web www.minsalud.gov.vo y www.nomasfilas.gov.co e igualmente presentar los trámites/OPA´S creados, eliminados, suspendidos o reactivados.

10. Conclusiones y Recomendaciones: La conclusión da a conocer los aspectos más sobresalientes del documento de manera positiva o negativa de las actividades relacionadas. Las recomendaciones son

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentos%20mapa/Plan%20mejoramiento_MAC.xlsx

http://intranet.minsalud.gov.co/Sistema-integrado/Mapa-de-procesos/Documentos%20mapa/Plan%20mejoramiento_MAC.xlsx

http://intranet.minsalud.gov.co/sistema-integrado/mapa-de-procesos/%20Paginas/default.aspx

http://www.nomasfilas.gov.co/


http://tramites.minsalud.gov.co/tramitesservicios/

http://www.minsalud.gov.vo/

http://www.nomasfilas.gov.co/



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comentarios planteados una vez se conozcan las particularidades de las actividades plasmadas y que buscan orientar a futuro los resultados con el fin de mantener o incrementar la satisfacción de los usuarios o reducir aspectos negativos.

11. Anexos (Si aplica): Presentar imágenes, documentos, cuadros, gráficas, links, etc., que permitan evidenciar aspectos importantes del informe.

Con el fin de consolidar los anteriores componentes, el Administrador de Trámites deberá contar con los insumos a más tardar el primer día hábil del mes de septiembre de cada año, con el propósito de contar con el tiempo suficiente para la elaboración del informe que servirá como insumo para la revisión por la Dirección del SIG y la toma de decisiones.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre y Cargo: Luis Orlando Rodriguez Rodríguez, Técnico Administrativo Grupo de Desarrollo Organizacional-OAPES. Fecha: 26 de junio de 2019

Nombre y Cargo: Leydi Prias Gaitán, Coordinadora Grupo de Desarrollo Organizacional-OAPES. Ricardo Andres Bautista López, Profesional Grupo de Desarrollo Organizacional-OAPES Fecha: 26 de junio de 2019

Nombre y Cargo: Wilson Fernando Melo Velandia, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Estudios Sectoriales. Fecha: 26 de junio de 2019

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