-
Gua para la
Elaboracin y
actualizacin de
Manuales de Organizacin de
2015
Oficiala Mayor
Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin
-
I
l Plan Nacional de Desarrollo 2013 2018 expone la ruta que
el
Gobierno de la Repblica se ha trazado para contribuir, de
manera
ms eficaz, a que Mxico alcance su mximo potencial. Para lograr
lo
anterior, se establecen como Metas Nacionales: un Mxico en Paz,
un
Mxico Incluyente, un Mxico con Educacin de Calidad, un Mxico
Prspero y un Mxico con Responsabilidad Global. Asimismo, se
presentan
Estrategias Transversales para Democratizar la Productividad,
para
alcanzar un Gobierno Cercano y Moderno, y para tener una
Perspectiva de
Gnero en todos los programas de la Administracin Pblica
Federal.
En este sentido, la Secretara de Educacin Pblica tiene como reto
propiciar
un Mxico con Educacin de Calidad que garantice el desarrollo
integral de
todos los mexicanos y as contar con un capital humano
preparado.
La Secretara de Educacin Pblica para contribuir al logro del
reto fijado,
deber emprender entre otras acciones, la estrategia transversal
hacia un
orientado a resultados, que optimice el uso
de los recursos pblicos, utilice las nuevas tecnologas de la
informacin y
cual requerir implementar metodologas, programas y
herramientas
tendientes a generar productos y servicios de calidad.
Los Manuales de Organizacin constituyen la herramienta
administrativa
que describe la misin y objetivos, resea histrica, funciones de
los
puestos, servicios que proporciona y, adems, contribuyen al
mejor
funcionamiento de la Unidad Administrativa o Plantel, ofreciendo
al
personal directivo y docente el apoyo organizacional que
facilita la
delimitacin de funciones y responsabilidades de los servidores
pblicos,
por lo que es necesario mantenerlos actualizados y alineados al
marco
normativo.
Es mediante el manual de organizacin que se identifican las
lneas de
comunicacin entre Unidades Administrativas y gracias a ello,
se
implementan los procesos sustantivos y administrativos de la
SEP.
E Prlogo
-
II
-
III
PGINA
Prlogo I
Glosario
IV
Siglas y acrnimos
VI
Presentacin
VII
1. Marco Normativo
1
2. Documentacin del Manual de Organizacin
2
3. Solicitud de Dictamen del Manual de
Organizacin
14
4. Anlisis, Dictamen y Gestin para la
Autorizacin, Expedicin y Registro de Manuales de
Organizacin
15
5. Consideraciones Generales
16
Formatos para la Documentacin del Manual de Organizacin e
instructivos de llenado (Unidades y
Planteles)
17
ndice
general
-
IV
Atribucin Poder asignado a un servidor pblico o Unidad
Administrativa, de
conformidad con lo expresamente establecido en el Reglamento
Interior de
la Secretara de Educacin Pblica.
Comit Tcnico de
Profesionalizacin
Cuerpo colegiado a travs del cual cada dependencia establece
las
particularidades que debe tener el Servicio Profesional de
Carrera en su
mbito de competencia, de conformidad con lo previsto en la
Ley,
Reglamento y las dems disposiciones aplicables.
Descripcin de
puestos
Proceso para determinar los elementos bsicos de un puesto para
ubicarlo
dentro de una organizacin.
Diagrama de
organizacin
Representacin grfica de la estructura orgnica que debe reflejar
en forma
esquemtica, la posicin de las reas que la componen, los tramos
de
control, nivel jerrquico, canales formales de comunicacin y
coordinacin,
as como lneas de mando. El Diagrama de organizacin seala la
vinculacin
que existe entre los puestos a lo largo de las lneas de
autoridad principales.
Entidad
Paraestatal
Son los organismos descentralizados, empresas de participacin
estatal,
instituciones nacionales de crdito, organizaciones auxiliares
nacionales de
crdito e instituciones nacionales de seguros, de fianzas y
fideicomisos,
conforme lo establece el Artculo 3 de la Ley Orgnica de la
Administracin
Pblica Federal.
Estructura
orgnica
Relacin ordenada de cada uno de los rganos que integran a la
unidad
administrativa, conforme a criterios de jerarqua y
dependencia.
Facultad
Autoridad jurdica que tiene una persona de ejecutar, bajo su
responsabilidad
determinados actos administrativos.
Funcin Conjunto de actividades afines cuya responsabilidad est a
cargo de un
puesto, rgano o Unidad Administrativa, dirigidas a cumplir con
los objetivos
institucionales.
Gabinete de
apoyo
Los gabinetes de apoyo son unidades administrativas adscritas al
Secretario
de Estado o al Consejero Jurdico del Ejecutivo Federal, al
Subsecretario, al
Oficial Mayor, al Jefe o Titular de Unidad en las dependencias y
al Titular del
rgano administrativo desconcentrado.
Glosario
-
V
Los gabinetes de apoyo se conforman por los servidores pblicos
nombrados
por su superior jerrquico inmediato para desempear un puesto
de
designacin directa, que de manera exclusiva corresponda a una de
las
siguientes reas: Coordinacin de Asesores, Coordinacin de
Comunicacin
Social, Secretara Particular, Secretara Tcnica o equivalente y
Servicios de
Apoyo.
rgano
Administrativo
Desconcentrado
Forma de organizacin con autonoma administrativa pero sin
personalidad
jurdica ni patrimonio propio, que de acuerdo a la Ley Orgnica de
la
Administracin Pblica Federal, tiene facultades especficas para
resolver
asuntos de la competencia del rgano central, siempre y cuando
siga los
sealamientos de normatividad dictados por este ltimo.
Planteles Centro de trabajo educativo de la Secretara de
Educacin Pblica en el que
se lleva a cabo la formacin integral de los educandos mediante
el desarrollo
del proceso enseanza aprendizaje por parte del personal
docente.
Proceso Conjunto de actividades que transforman o convierten uno
o ms insumos en
productos o resultados, que proporcionan un valor a quien los
usa, aplica o
demanda.
Puesto Unidad de trabajo especfica e impersonal que se
caracteriza por un conjunto
de operaciones a realizar, aptitudes que poseer y
responsabilidades que
asumir; cada puesto puede contener una o ms plazas.
Puestos sujetos al
Servicio
Profesional de
Carrera
Servicio
Puestos de confianza de grupo jerrquico de enlace a Director
General cuyo
ingreso, desarrollo y conclusin est normado por la Ley del
Servicio
Profesional de Carrera en la Administracin Pblica Federal y su
Reglamento.
Conjunto de actividades que buscan responder a las necesidades
de un
cliente o usuario.
Unidad Cada una de las Unidades Administrativas del Sector
Central, rganos
Administrativos Desconcentrados del Sector Educativo y
Entidades
Paraestatales agrupadas al Sector Educativo (Organismos
Descentralizados,
Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria y Fideicomisos
Pblicos).
Usuario externo Aquel que recibe un producto o servicio y que no
es parte de la Unidad
Administrativa que lo provee.
Usuario interno Aquel que recibe un producto o servicio
proveniente de la misma Unidad
Administrativa.
-
VI
APF Administracin Pblica Federal.
DGICO Direccin General de Innovacin, Calidad y Organizacin.
OM Oficial Mayor.
SEP Secretara de Educacin Pblica.
SFP Secretara de la Funcin Pblica.
SHCP Secretara de Hacienda y Crdito Pblico.
UAJ Unidad de Asuntos Jurdicos.
Siglas y
acrnimos
S R O
A lo largo de todo el documento se encontrar la
siguiente simbologa con la finalidad de auxiliar en el uso
de la presente Gua, cada imagen representa:
Ejemplo Significa
tivo
Recuerda
Obligatorio
-
VII
a Oficiala Mayor, a travs de la Direccin
General de Innovacin, Calidad y Organizacin
(DGICO) presenta la Gua para la Elaboracin y
Actualizacin de Manuales de Organizacin.
Objetivo de la gua:
Proporcionar una metodologa que conduzca la
elaboracin y actualizacin de los Manuales de
Organizacin de las Unidades Administrativas del
Sector Central, Planteles y de los rganos
Administrativos Desconcentrados de la Secretara de
Educacin Pblica y que constituya un documento de
referencia para las Entidades Paraestatales del sector
educativo.
Alcance
A quin est dir igida la gua?
A las Unidades Administrativas, Planteles Educativos y
rganos Administrativos Desconcentrados y es un
documento de referencia para las Entidades
Paraestatales agrupadas en el Sector Educativo
(Organismos Descentralizados, Empresas de
Participacin Estatal Mayoritaria y Fideicomisos
Pblicos).
Cmo est estructurada la gua?
Se encuentra conformada por los siguientes
apartados: marco normativo, documentacin del
manual de organizacin, solicitud de dictamen y
gestin para la autorizacin, expedicin y registro,
consideraciones generales y formatos e instructivos
de llenado.
L Presentacin
-
1
l presente Marco Normativo, es de aplicacin al
procedimiento de documentacin, expedicin y
registro de Manuales de Organizacin:
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal,
o Ttulo Segundo, Captulo I, Artculo 19
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin
Pblica,
o Captulo II, Artculos 5, Fraccin XI
o Captulo IV. Artculo 7, Fracciones XVII y XVIII
o Captulo VII, Artculo11, Fraccin I
o Captulo VIII, Artculo 13, Fraccin XX
o Captulo VIII, Artculo 36, Fracciones XIV, XVIII XIX y
XX
Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones en
Materia de Control Interno y se expide el Manual
Administrativo de Aplicacin General en Materia de
Control Interno
o Ttulo Segundo, Captulo II, Numeral 14, Fraccin II
E 1. Marco Normativo
-
2
as Unidades debern elaborar el Manual de
Organizacin en apego a lo establecido en la presente
Gua y en concordancia con su Manual de
Procedimientos, su estructura orgnica vigente y sus
atribuciones consignadas en el Reglamento Interior o en su
instrumento jurdico de creacin.
Para la documentacin del Manual de Organizacin se
considera necesario llevar a cabo las siguientes etapas:
2.1 Integracin de un equipo de trabajo:
a. La Unidad o Plantel deber integrar un equipo de trabajo
para recopilar la informacin y documentar cada uno de
los apartados que conforman el Manual de
Organizacin.
b. El equipo de trabajo designar un coordinador para la
elaboracin del Manual de Organizacin, que fungir como
enlace responsable ante la DGICO.
2.1 Integracin de un equipo de trabajo
2.2 Integracin de informacin
2.3 Captura de informacin en los
formatos correspondientes
L 2. Documentacin
del Manual de
Organizacin
-
3
2.2. Integracin de informacin
Se compone de las siguientes actividades:
a. Bsqueda de informacin y recopilacin de datos:
Se lleva a cabo la integracin de toda aquella informacin de
tipo
institucional, histrica, normativa, funcional y de descripcin
de
puestos que se requiere para la elaboracin del Manual de
Organizacin.
b. Revisin y seleccin de la informacin y datos
obtenidos:
Se determina cul es la informacin fundamental, veraz,
necesaria y vigente para la elaboracin del Manual de
Organizacin.
2.3 Captura de informacin en los formatos
correspondientes
o Los formatos se llenarn en todos sus campos sin alterar ni
modificar su diseo y en apego a lo establecido en la
presente
Gua. Los formatos pueden ser descargados desde la pgina web
http://normatecainterna.sep.gob.mx.
o La fuente a utilizar para la documentacin del Manual de
Organizacin es Soberana Sans tamao 10.
o Cuando termine la integracin de todos sus apartados, se
sugiere insertar el nmero de pgina en el Manual de
Organizacin; esto le facilitar a su vez la elaboracin del
ndice.
La paginacin deber colocarse en la parte inferior derecha.
S
http://normatecainterna.sep.gob.mx/
-
4
A continuacin se detalla cada uno de los formatos a
documentar, los cuales para facilitar su captura, se
acompaan
de un instructivo de llenado:
o Portada: Es la primera hoja del documento, la cual deber
contener el nombre del Manual de Organizacin, nombre de
la Unidad (en su caso nombre del plantel tipo) a la que
pertenece y fecha de elaboracin.
o Hoja de Validacin: Este formato permite formalizar el
Manual de Organizacin, mediante las firmas de los
responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
personal de enlace,
mando o personal Directivo del Plantel.
con plaza de estructura o personal Directivo del Plantel.
Titular de la
Unidad o Plantel.
El responsable de la elaboracin del manual no debe firmar
como revisor.
Quien revisa debe tener un nivel jerrquico superior de quien
lo elabora.
S
-
5
o Ejemplo del Formato: Validacin.
Asimismo, se registra en este formato la fecha de documentacin
del
manual, que se refiere a la fecha del oficio emitido por la
DGICO,
mediante el cual dictamina (valida) el manual y se indica el
nmero de
revisin correspondiente.
E
-
6
o ndice: Es el listado ordenado de los apartados que
conforman el Manual de Organizacin, en el que se indica el
nmero de pgina en que estn contenidos.
o Introduccin: En este apartado se sealan, de manera breve
los elementos que conforman al Manual, considerando los
siguientes aspectos:
Las razones que motivaron la elaboracin o
actualizacin del Manual de Organizacin.
Una descripcin general acerca del contenido del
Manual de Organizacin.
La forma en la que deber utilizarse.
Las reas que intervinieron en su elaboracin o
actualizacin.
o Glosario: Incluye los trminos especficos aplicables a la
Unidad o Plantel, mismos que se definirn de manera clara y
concisa. Se sugiere que no sean ms de diez trminos.
o Resea Histrica: Este apartado permite citar la evolucin
de la Unidad o del Plantel, en cuanto a los cambios
organizacionales y funcionales que ha tenido.
Se recomienda que el contenido de la Introduccin se
redacte de manera breve y clara, siendo su extensin de
una cuartilla como mximo.
S
-
7
Responde a las siguientes preguntas:
Para el caso de Planteles:
Hacer una breve descripcin de la evolucin del nivel o
servicio
educativo que se presta en el plantel y responde a las
siguientes
preguntas:
Cul es su origen?
Cules fueron las atribuciones o facultades asignadas en
su origen?
Cmo estaba conformada (o) en su origen?
Cmo est integrada (o) actualmente?
Cules han sido las principales modificaciones a su
estructura orgnica?
Cul es la necesidad educativa por la que surge el nivel o
servicio educativo?
Cules han sido las modificaciones relevantes en la
evolucin del nivel o servicio educativo? (Considerar las de
tipo organizacional que correspondan al plantel).
Cul es la situacin actual del nivel o servicio educativo?
(Considerar la de tipo organizacional que corresponda al
plantel).
S
S
-
8
Misin y Objetivos
o Misin: Se refiere a la razn de ser de la Unidad
Administrativa o del Plantel.
Responde a las siguientes preguntas:
o Objetivos: Se refiere al objetivo general y los especficos
de la Unidad o del Plantel.
Qu hace la Unidad Administrativa o Plantel? Para qu lo hace, a
travs de qu? Quines son los usuarios de sus productos o
servicios?
Para el caso de las Unidades:
Revisar la misin que tienen registrada en el Programa Anual que
le corresponda.
Revisar la misin que tienen registrada la Unidad en su
Programa Anual.
Revisar los objetivos que tiene registrados la Unidad en
su Programa Anual.
S
R
R
-
9
o Marco Normativo: Citar aquellos documentos de carcter
jurdico-administrativo que rigen a la Unidad o al Plantel, en
la
forma siguiente: Nombre de la norma, medio y fecha de
publicacin, ltima reforma o edicin (en su caso), y el o los
artculos o numerales.
El Marco Normativo debe presentarse de acuerdo a la
siguiente jerarqua:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, leyes,
reglamentos, acuerdos secretariales e intersecretariales,
normas, circulares, polticas, bases, lineamientos y
documentos normativos-administrativos internos.
Reglamento Interior de la Secretara de Educacin Pblica,
D.O.F. 21-01-05, ltima reforma 01-10-2013, Artculos: 5,
fraccin XI; 7, fracciones XVII, XVIII; 13, fraccin XX y; 36,
fracciones I a la XXII.
Las disposiciones debern mencionarse en orden
cronolgico, de la ms reciente a la ms remota (mximo
diez).
E
R
-
10
Asimismo, transcribir las facultades o atribuciones asignadas
a
la Unidad o al Plantel, con base en los instrumentos
jurdico-
administrativos vigentes, entre los que destacan el Decreto
de
Creacin, el Estatuto Orgnico y el Reglamento Interior. En el
caso de los rganos Desconcentrados y de las Entidades,
anotar las Facultades o Atribuciones establecidas en su
instrumento jurdico de creacin
o Servicios que proporciona: Enunciar los principales que
proporciona la Unidad o Plantel.
Por su naturaleza genrica, es conveniente excluir aquellos
que son comunes a las Unidades, por ejemplo: control de
gestin, atencin a solicitudes del IFAI, mensajera, entre
otros.
Responde a las siguientes preguntas:
Qu informacin proporciona la Unidad o Plantel?
Qu trmites internos y externos tiene bajo su
responsabilidad?
Qu programas o proyectos son su responsabilidad?
Algunas de las fuentes de informacin para determinar los
servicios
son:
Registro Federal de Trmites y Servicios
(www.cofemer.gob.mx).
Atribuciones y Facultades establecidas en el Reglamento Interior
vigente de
la SEP (para Unidades Administrativas del Sector Central).
Atribuciones establecidas en su Estatuto Orgnico de creacin
(para rganos
Desconcentrados o Entidades del Sector).
I
-
11
o Diagrama de Organizacin vigente: Su conformacin
debe coincidir en nomenclatura, nmero de puestos y
adscripcin con la estructura orgnica vigente autorizada
y registrada por la SFP.
o Descripcin de puestos: Comprende los datos de
identificacin del puesto, objetivo general, funciones y
relaciones internas y externas de cada uno de los puestos
de estructura de mando (a partir de jefe de
departamento hasta Titular de la Unidad), con base en la
informacin registrada ante la Secretara de la Funcin
Pblica.
Para el caso del Plantel la descripcin de los puestos que lo
conforman deben considerar los elementos siguientes:
a. Identificacin: Nombre, nmero de plaza, ubicacin
fsica o administrativa y mbito de operacin.
b. Relacin de autoridad: Puestos a los que reporta y
puestos a los que supervisa, en orden jerrquico
descendente.
c. Propsito del puesto: Para qu fue creado el puesto.
d. Funciones especficas: Acciones que realiza, de
acuerdo a los procesos del Plantel.
e. Lmites de autoridad: Hasta dnde llegan las
facultades del puesto para la atencin y resolucin de
casos. Relacionar de acuerdo con los procesos a cargo
del rea de adscripcin en el plantel.
-
12
f. Responsabilidades: Deberes inherentes al
puesto, conforme a su autoridad y respecto a las
normas establecidas.
g. Especificaciones: Caractersticas que debe
reunir el ocupante del puesto: escolaridad,
experiencia, capacidades y aspectos personales.
Cdula de Registro para Manuales Administrativos
Este formato constata la autorizacin, expedicin y registro
del Manual de Organizacin y ser elaborado por la
DGICO y remitido para la firma del titular de la Unidad.
Por la importancia de dicho formato no se pagina, ni
perfora.
Debe enviarse a la DGICO con la firma del titular de la
Unidad.
R
-
13
Cdigo de tica y de Conducta
o Cdigo de tica de los Servidores Pblicos.
Son las reglas generales de conducta sustentadas en los
principios rectores del servicio pblico, que orientarn las
acciones individuales de aquellos en el ejercicio de sus
funciones para atender, bajo la direccin y coordinacin de
las instituciones de gobierno, las demandas de la sociedad.
o Cdigo de Conducta.
Es el instrumento emitido por el titular de cada institucin,
para orientar la actuacin de los servidores pblicos en el
desempeo de sus empleos, cargos o comisiones ante
situaciones concretas que se les presenten y que deriven de
las funciones y actividades propias de la institucin.
El Cdigo de tica de los Servidores Pblicos, puede
consultarse
en la Normateca
R
Debern transcribirse los valores contenidos en el Cdigo de
tica de los Servidores Pblicos de la Administracin Pblica
Federal, dados a conocer en el Diario Oficial de la Federacin
el
31 de julio de 2002.
O
Debern transcribirse los valores del Cdigo de Conducta de la
institucin.
O
-
14
as solicitudes de revisin, dictamen y registro del Manual
de Organizacin, debern efectuarse a travs de oficio
dirigido al Director General de Innovacin, Calidad y
Organizacin, para lo cual ser necesario anexar en
disco compacto la propuesta de dicho manual.
Una vez que la DGICO haya dictaminado y validado
favorablemente el Manual de Organizacin, el titular de la
Unidad que propone el manual, solicitar a la DGICO realice
las gestiones para obtener la autorizacin, expedicin y
registro del mismo, anexando:
a. Un ejemplar impreso del Manual de Organizacin, en
carpeta de tres argollas, con el sello de la Unidad en cada
hoja.
b. Dos Discos Compactos con su respectiva etiqueta
(Revisar apartado de formatos) con la versin electrnica
del Manual de Organizacin, en Word y escaneado en
formato PDF, en el que aparezcan las firmas y sello de la
UA.
c. Cdula de Registro del manual debidamente firmada por
el Titular de la Unidad.
L 3. Solicitud de
Dictamen del
Manual de
Organizacin
-
15
La DGICO ser responsable de las siguientes actividades:
Proporcionar el apoyo tcnico y asesora al enlace
designado por la Unidad o Plantel, para la elaboracin o
actualizacin del Manual de Organizacin.
Dictaminar el cumplimiento de los criterios tcnicos para
la elaboracin o actualizacin del Manual de
Organizacin.
Gestionar la autorizacin del Manual de Organizacin
por parte del C. Oficial Mayor, (firma en la Cdula de
Registro y Rbrica en el Oficio de Expedicin) la
expedicin del C. Secretario y el registro ante la Unidad
de Asuntos Jurdicos.
Actualizar el registro organizacional de los manuales
administrativos .
Notificar a la Unidad o plantel la autorizacin, expedicin
y registro de su Manual de Organizacin y entregar un
ejemplar del documento impreso correspondiente al
archivo electrnico registrado, (copias de la Cdula de
Registro, Oficio de Expedicin del C. Secretario, Oficio de
Registro de la UAJ) y la liga de acceso a dicho documento
en la Normateca Interna de la SEP.
Gestionar la publicacin del Manual de Organizacin en
la Normateca Interna de la Secretara de Educacin
Pblica
4. Anlisis,
Dictamen y
Gestin para la
Autorizacin,
Expedicin y
Registro de
Manuales de
Organizacin
-
16
Difusin del Manual de Organizacin
Actualizacin del Manual de Organizacin
La actualizacin del Manual se efectuar en cualquiera de los
siguientes casos:
a) Cuando la Unidad o Plantel tenga alguna modificacin en su
estructura orgnica.
b) Se publique un nuevo Reglamento Interior o instrumento
jurdico, que implique cambios en las atribuciones conferidas
a la Unidad.
c) Cuando existan modificaciones en la descripcin de alguno
de los puestos que conforman a la Unidad o Plantel.
d) Cuando existan modificaciones a la denominacin de las
Unidades o Planteles.
5.
Consideraciones
Generales
La Unidad deber difundir el Manual de Organizacin
entre su personal y supervisar su aplicacin.
O
Cuando las Unidades Administrativas, por alguna de las
razones
anteriormente citadas, requieran modificar su manual de
organizacin, tendrn un lapso de 30 das naturales a partir de
la
autorizacin y registro del movimiento correspondiente, para
presentar a la DGICO va oficial, su propuesta de manual de
organizacin actualizado.
-
17
Formatos para la
Documentacin de Manuales de
Organizacin e instructivos de
llenado
(Unidades y Planteles)
6.
FORMATOS
-
(1)
(1)
MANUAL DE
ORGANIZACIN DE (2)
(3)
-
Instructivo de llenado del formato -Portada-
(1) Con letras maysculas y minsculas citar el rea Superior a la
que se encuentra
adscrita la Unidad Responsable, Plantel, rgano
Administrativo
Desconcentrado o en su caso, Entidad Paraestatal que propone el
documento.
(2) Con letras maysculas citar Nombre de la Unidad Responsable,
rgano
Administrativo Desconcentrado o en su caso, Entidad Paraestatal
que propone
el documento.
(3) Con letras maysculas y minsculas citar Fecha de Documentacin
(mes y ao)
en la que se da por aprobado y se dictamina el Manual por la
DGICO. para iniciar
trmite de registro. La entrega del manual no deber exceder de 10
das
hbiles a partir de la recepcin del dictamen por parte de la
DGICO,
para estar en posibilidad de iniciar los trmites de
autorizacin,
expedicin y registro en tiempo y forma.
E
-
(1) MANUAL DE ORGANIZACIN DE
VALIDACIN
Elabor Revis
(2)
(3)
(2)
(3)
Autoriz
(4)
(4)
Fecha de Documentacin: (5)
Nmero de Revisin: (6)
-
(1) MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Instructivo de llenado del formato -Validacin-
1. Anotar con maysculas el nombre de la Unidad o Plantel al que
pertenece el
Manual.
2. Anotar el nombre del responsable de elaborar el Manual de
Organizacin,
puede ser un puesto de enlace, mando o personal Directivo del
Plantel.
3. Anotar el nombre del responsable de revisar el Manual de
Organizacin as
como el puesto de mando que ocupa tal y como aparece en la
estructura
orgnica vigente. y obtener la firma correspondiente. Debe
considerarse un
nivel jerrquico superior de quien elabora el manual de
organizacin.
4. Anotar el nombre del responsable de autorizar el Manual de
Organizacin,
as como el puesto que ocupa tal y como aparece en la estructura
orgnica
vigente y obtener la firma correspondiente. (nicamente autoriza
el Titular de la Unidad Administrativa o Plantel).
5. Anotar la fecha en que se finalice la documentacin del Manual
de
Organizacin, de acuerdo con el siguiente orden: DD-MM-AA. Esta
fecha es
la que se menciona en el oficio de la DGICO cuando se indica a
la unidad o
plantel, que su Manual de Organizacin tiene visto bueno.
(dictamen
favorable).
6. Anotar el nmero de revisin correspondiente a la versin del
Manual de
Organizacin.
-
(1) MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Validacin
E
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
NDICE
(1) (2)
Pg.
INTRODUCCIN
(2)
1. GLOSARIO
2. RESEA HISTRICA DE LA UNIDAD O PLANTEL
3. MISIN Y OBJETIVOS
4. MARCO NORMATIVO
5. SERVICIOS QUE PROPORCIONA
6. DIAGRAMA DE ORGANIZACIN
7. DESCRIPCIN DE PUESTOS
A) Para Unidades Administrativas
B) Para Planteles
8. CDIGO DE TICA DE LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA APF Y CDIGO
DE
CONDUCTA DE LA SEP
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Instructivo de llenado del formato -ndice-
1) Anotar el nombre de cada uno de los apartados o captulos de
que se
conforma el documento, en orden secuencial y con su
respectiva
numeracin arbiga a la izquierda.
2) Anotar el nmero de pgina con el que inicia cada apartado,
respetando el
orden secuencial de los mismos.
E
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
INTRODUCCIN
(1) Contenido
Se refiere a la presentacin que el titular de la Unidad o
Plantel dirige al lector sobre el contenido del
documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales
que se pretenden cumplir a travs de
l. Adems, incluye informacin sobre el mbito de competencia de la
organizacin que se trata, cmo
se usar el manual y cuando se harn las revisiones y
actualizaciones.
Instructivo de llenado del formato -Introduccin-
(1) Se recomienda estructurar el contenido con los siguientes
aspectos
de manera breve y clara en una cuartilla mximo:
Las razones y propsitos que motivaron la elaboracin del
Manual
de Organizacin;
Una descripcin general sobre el contenido del Manual de
Organizacin;
La forma en que deber utilizarse y
Las reas que intervinieron en su elaboracin.
E
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
1. GLOSARIO
Trmino Definicin
(1) (2)
Instructivo de llenado del formato -Glosario-
(1) Anotar los trminos de aplicacin exclusiva en la Unidad o
Plantel.
(2) Anotar el significado del trmino.
E
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
2. RESEA HISTRICA DE LA UNIDAD O PLANTEL
Origen: (1)
Las atr ibuciones o facultades asignadas
en su origen fueron: (2)
En su or igen estaba conformada(o) por: (3)
Actualmente est integrada(o) por: (4)
Las pr incipales modificaciones en la
estructura organizacional en su historia
han sido: (5)
-
MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Instructivo de llenado del formato -Resea Histrica-
(1) Describir de manera breve el origen de la Unidad o del
Plantel, incluyendo las
fechas de creacin y publicaciones oficiales relacionadas.
EJEMPLO: El 26 de enero del 2005 se public en el Reglamento
Interior de la
Secretara de Educacin Pblica y en el Diario Oficial de la
Federacin el 1 de
febrero del 2005, la creacin de la Direccin General de Innovacin
Calidad y
Organizacin.
(2) Transcribir sus atribuciones o facultades asignadas al
momento de su creacin.
(3) Describir de manera breve las Direcciones o reas que la (o)
conformaban al
momento de su creacin.
(4) Describir de manera breve, las Direcciones o reas que la (o)
conforman en la
actualidad.
(5) De manera breve, redactar las principales modificaciones que
ha sufrido su
estructura orgnica y el nmero de puestos registrados en la
estructura,
producto de las modificaciones mencionadas.
Nota: La resea histrica deber ser breve y contener los elementos
esenciales
para identificar su trascendencia a travs de los cambios
sustanciales que
se van dando en su estructura y cambio organizacional.
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Resea Histrica
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
3. MISIN Y OBJETIVOS
Misin (1)
Objetivo General (2)
Objetivos Especficos (3)
Instructivo de llenado del formato -Misin y Objetivos-
(1) Transcribir la misin de la Unidad o Plantel, a la que
pertenece el Manual
de Organizacin (Para el caso de las Unidades se sugiere revisar
el
Programa Operativo Anual).
Es importante recordar que sta se refiere a la razn de ser de la
Unidad
y responde a las siguientes preguntas:
a) Qu hace la Unidad Administrativa o Plantel?
b) Para qu lo hace, a travs de qu?
c) Quines son los usuarios de sus productos o servicios que
proporciona?
(2) Transcribir el Objetivo General, tal y como se establece en
el Programa
Anual.
(3) Redactar los objetivos especficos alineando stos al Objetivo
General
establecido en el Programa Anual de la Unidad.
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Misin y Objetivos
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
4. MARCO NORMATIVO
Documentos jurdico-administrativos: (1)
Facultades: (2)
Atribuciones: (3)
Instructivo de llenado del formato -Marco Normativo -
(1) Citar aquellos documentos de carcter jurdico-administrativo
que rigen a la
Unidad o al Plantel conforme a la siguiente jerarqua: Ley
Fundamental, leyes,
reglamentos, decretos, otras disposiciones, etc., citando por
cada uno de estos
rubros desde el ms reciente al ms remoto, con fecha de
publicacin en el DOF
la de origen y ltima.
(2) Anotar de manera textual las facultades establecidas en el
Reglamento Interior
de la SEP vigente (slo aplica en los casos de: Secretarios del
despacho,
Subsecretarios, Oficial Mayor y Jefes de Unidad).
- En caso de que no aplique, deber anotarse: No Aplica
(3) Anotar de manera textual las atribuciones especficas,
establecidas en el
Reglamento Interior vigente de la Secretara, para la Unidad
(solo aplica en los
casos de Direcciones Generales).
Los rganos Administrativos Desconcentrados y Entidades
Paraestatales
agrupadas al Sector Educativo, debern anotar de manera textual
sus
atribuciones especficas, tal y como se establecen en su
instrumento jurdico
de creacin.
En caso de que no aplique, deber anotarse -No Aplica-.
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Marco Normativo
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
5. SERVICIOS QUE PROPORCIONA LA UNIDAD (1)
(1)
(1)
(1)
(1)
(1)
(1)
(1)
Instructivo para el llenado del formato -Servicios que
proporciona la
Unidad-
(1) Enunciar los Servicios que proporciona la Unidad.
Los servicios en la Administracin Pblica Federal son
procesos
administrativos o tcnicos para la resolucin de los asuntos
de
competencia exclusiva de cada Unidad Administrativa, tomando
como
base su marco normativo y la razn de ser de la misma.
Por su naturaleza genrica, es conveniente excluir aquellos
servicios que
son comunes a las Unidades, por ejemplo: control de gestin,
atencin a
solicitudes del IFAI, mensajera, entre otros.
Responde a las siguientes preguntas:
Qu informacin proporciona la Unidad o Plantel?
Qu trmites internos y externos tiene bajo su
responsabilidad?
Qu programas o proyectos son su responsabilidad?
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Servicios que proporciona la Unidad
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
6. DIAGRAMA DE ORGANIZACIN
Organigrama (1)
Instructivo para el llenado del formato Diagrama de Organizacin
-
(1) Representar grficamente la estructura orgnica de la Unidad o
Plantel
al que pertenece el Manual de Organizacin.
(Debe coincidir en denominacin, nmero de puestos y adscripcin,
con
la estructura orgnica vigente aprobada y registrada por la
SFP).
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
7. DESCRIPCIN DE PUESTOS
A) Para Unidades Administrativas
Nombre del Puesto:
(1)
Objetivo
General del
Puesto
(2)
Funciones (3)
Relaciones
Internas y/o
Externas
(4)
Instructivo para el llenado del formato Descripcin de Puestos-
(Unidades
Administrativas)
(1) Anotar el nombre del puesto a describir.
El orden de descripcin, deber iniciar con el titular de la
Unidad y
continuar hacia los niveles inferiores de los puestos de
estructura.
Ejemplo: Director General de Innovacin, Calidad y
Organizacin
(2) Escribir el Objetivo General del Puesto de manera textual de
la
Descripcin y el Perfil de Puestos registrados en la SFP.
(3) Anotar las funciones encomendadas al puesto, sin alterarlas
ni
modificarlas de acuerdo con la Descripcin y el Perfil del
Puesto
registrados en la SFP.
(4) Escribir el tipo de relaciones Internas y/o Externas tal
como se citan en la
Descripcin y el Perfil de Puestos autorizado en la SFP,
explicando
brevemente con que reas o puestos tiene relacin.
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
Ejemplo formato Descripcin de Puestos
Unidades Administrativas
E
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
7. DESCRIPCIN DE PUESTOS
B) Para Planteles
(1) Identificacin Nombre:
Nmero de puestos existentes:
Ubicacin Fsica del puesto o administrativa:
mbito de operacin del puesto:
(2) Relacin de autoridad Puestos a los que reporta:
Puestos a los que supervisa:
(3) Propsitos del puesto
(4) Funciones especficas del
puesto
(5) Lmites de autoridad
(6) Responsabilidades
(7) Responsabilidades
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
(8) Especificaciones Escolaridad:
Experiencia:
Capacidades:
Aspectos personales:
Instructivo para el llenado del formato Descripcin de Puestos
(Planteles)
(1) En este rubro deber documentarse, de acuerdo al formato de
descripcin y
perfil del puesto vigente los siguientes datos:
Nombre del puesto
Nmero de plazas existentes (iguales)
Ubicacin fsica o administrativa del puesto
mbito de operacin del puesto.
(2) Anotar los puestos a los que reporta y los puestos que
supervisa, en orden
jerrquico descendente
(3) Describir para qu fue creado el puesto.
(4) Describir las acciones que realiza el puesto de acuerdo a
los procesos del
plantel.
(5) Describir hasta dnde llegan las facultades del puesto para
la resolucin de
casos. Debern relacionarse de acuerdo con los procesos a cargo
del rea de
adscripcin.
(6) Describir los deberes que el puesto tiene conforme a su
autoridad y respecto
de las normas establecidas.
(7) Documentar, de acuerdo al formato de descripcin y perfil del
puesto vigente
los siguientes rubros:
Nivel de escolaridad
Experiencia
Capacidades
Aspectos personales (cualidades para el puesto).
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MANUAL DE ORGANIZACIN DE
8. CDIGO DE TICA Y DE CONDUCTA
Cdigo de tica de los Servidores Pblicos
(1)
Cdigo de Conducta de la SEP y/o Cdigo de Conducta del rgano
Desconcentrado o Entidad
(2)
Instructivo para el llenado del formato (Cdigo de tica y Cdigo
de Conducta) -
(1) Transcribir los valores contenidos en el Cdigo de tica de
los Servidores
Pblicos de la Administracin Pblica Federal, dados a conocer en
el Diario
Oficial de la Federacin el 31 de julio de 2002. Puede
consultarse en la
Normateca interna de la SEP, en
(2) Transcribir textualmente el Cdigo de Conducta de la SEP (en
el caso de las
Unidades Administrativas, puede consultarse en la Normateca
interna de la
) o el Cdigo de Conducta del rgano
Desconcentrado, Entidad o Plantel.
-
La elaboracin de la presente Cdula de Registro corresponde a la
DGICO
-
Instructivo de llenado del formato -Cdula de Registro-
*Nota: la elaboracin de la presente Cdula corresponde a la
DGICO.
(1) Clave de la Unidad Responsable correspondiente al rea que
remite el Manual.
(2) Nombre de la Unidad Responsable, Plantel, rgano
Administrativo Desconcentrado o
Entidad Paraestatal.
(3) Nombre completo del documento de referencia considerando
incluso, el rea de que se trate,
Ejemplo: Manual de Organizacin de la Direccin General de
Innovacin, Calidad y
Organizacin.
(4) Nombre, firma del titular de la Unidad Responsable, Plantel,
rgano Administrativo
Desconcentrado, o en su caso, Entidad Paraestatal que presenta
el manual.
(5) Nombre del Director General de Innovacin, Calidad y
Organizacin que valida el manual
conforme a los criterios tcnicos de la documentacin de manuales
en la SEP.
(6) El Cdigo del manual se conformar de la siguiente forma:
Las siglas MO si se trata del Manual de Organizacin
Las siglas MP si se trata del Manual de Procedimientos
Ejemplos: MO-
MP-
Clave Presupuestal de la Unidad Responsable, Plantel, rgano
Administrativo
Desconcentrado y en su caso Entidad Paraestatal en la que aplica
el Manual.
Ejemplos: MO-714-
MP-714-
Nmero consecutivo de la actualizacin (en los casos donde no
existieran antecedentes
se indicar con una O (Original),
Ejemplos: MO-714-O- MO-714-05-
MP-714-O- MP-714-12-
Ao de Registro: con sus cuatro dgitos.
Ejemplos de clave completa: MO-714-O-2014 MO-714-05-2014
MP-714-O-2014 MP-714-12-2014
Cuando se trate de un Plantel se integraran las siglas PL antes
del nmero consecutivo.
Ejemplos de clave completa: MO-714-PLO-2014 MP-714-PL12-2014
(7) Nombre y firma del C. Oficial Mayor de la Secretara de
Educacin Pblica.
(8) Registro de la Unidad de Asuntos Jurdicos.
S
-
Ejemplo Etiquetas para Disco Compacto
MAN U AL D E PRO CED IMIEN TO S AGO STO D E 2013
O FICIALA MAYO R
D IRECCI N GEN ERAL D E
IN N O VACI N , CALID AD Y
O RGAN IZACI N
MAN U AL D E O RGAN IZACI N AGO STO d e 2013
SU BSECRETARA D E
PLAN EACI N Y
EVALU ACI N D E PO LTICAS
ED U CATIVAS
D IRECCI N GEN ERAL D E
ACRED ITACI N ,
IN CO RPO RACI N Y
REVALID ACI N
E
-
Oficiala Mayor
Direccin General de Innovacin,
Calidad y Organizacin
Telfono: 3601 1000 Ext. 55090, 55059 y 55071
Correos electrnicos:
[email protected];
[email protected]; [email protected]
