GUÍA RÁPIDA - PROVEEDOR

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Nombre Guía rápida nuevo proveedor Fecha: 06/04/2021 Versión 1.0

GUÍA RÁPIDA - PROVEEDOR

E-FACTURA

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Guía rápida proveedor | e-FACTURA

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Versionado

Versión Fecha Concepto Autor

1.0 2016-03-31 Versión inicial Rafael Sorribes

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SUMARIO

1 Acceso al servicio de factura electrónica ........................................................ 4

2 Menú inicial de acceso........................................................................................ 5

3 Mantenimiento de datos de empresa ................................................................. 6

4 Carga de Logo y Certificado ............................................................................... 7

5 Asistente para el envío de facturas (creación manual de facturas) .................. 8

5.1 Creación manual o edición de factura (1 – Interlocutores)................................................................... 9

5.2 Creación manual o edición de factura (2 – Datos de cabecera) ......................................................... 10

5.3 Creación manual o edición de factura (3 – Detalles) ........................................................................... 11

5.4 Creación manual o edición de factura (4 – Totales) .......................................................................... 12

5.5 Gestión de remesas ......................................................................................................................... 13

6 Pantalla de seguimiento de Facturas (enviadas / recibidas) .......................... 14

7 Visualización de facturas ................................................................................. 15

7.1 Histórico de estados en Factura ...................................................................................................... 16

7.2 Otras opciones sobre edición de facturas .........................................................................................17

8 Utilidades ......................................................................................................... 18

9 Servicio de Soporte Técnico del servicio e-Factura®: ..................................... 19

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1 ACCESO AL SERVICIO DE FACTURA ELECTRÓNICA

La página de acceso está en: https://miacceso.e-factura.net/

Solicitud de recordatorio de contraseña a través de notificación a email del Cliente.

Selección de idioma

La plataforma e-Factura® constituye una plataforma tecnológica a través de la cual, podrá:

- dar validez legal y fiscal a las facturas recibidas/emitidas, en formato electrónico; - entregar y/o recibir facturas electrónicas utilizando el canal de distribución que más convenga; - mantener un archivo digital, accesible en línea, con facturas electrónicas enviadas y/o recibidas; - contar con toda la funcionalidad requerida por la nueva normativa; y - controlar los procesos de entrega / recepción de facturas electrónicas (filtros, trazabilidad).

Acceso mediante usuario y contraseña.

Si es usted un Proveedor;

Recuerde que el usuario será del tipo prv.CIF como por ejemplo: PRV.ESA12345678

Siendo el CIF entendido como la suma de país y CIF de la sociedad

Atención on-line al cliente

Preguntas más frecuentes sobre la facturación electrónica.

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2 MENÚ INICIAL DE ACCESO

Mantenimiento de datos del usuario.

Funcionalidades de administración de la sociedad:

- Datos de Empresa - Logo para PDF - Certificado de firma

Funcionalidades sobre facturas y altas de interlocutores:

• Creación manual de facturas

• Facturas enviadas

La plataforma e-Factura® dotará al usuario de tipo proveedor, de las funcionalidades necesarias para el envío de facturas básicas para administrar y mantener la configuración y base de datos de interlocutores, suficientes para el uso del servicio.

• Mantenimiento de datos y elementos propios de la sociedad; • Herramientas de envío y seguimiento de facturas en e-Factura®

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3 MANTENIMIENTO DE DATOS DE EMPRESA

A través de esta pantalla, el usuario, podrá mantener los datos de la propia sociedad. Dichos datos se utilizarán para:

• Rellenar los datos del Emisor, en facturas creadas de forma manual en emisión hacia Clientes. • Envío de notificaciones al email identificado en la sociedad.

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4 CARGA DE LOGO Y CERTIFICADO

A través de esta pantalla, el usuario Administrador de la sociedad, podrá mantener el logo a utilizar en el PDF como representación visual de la factura que aporta el servicio e-factura.

De la misma manera podrá importar el certificado a utilizar en el momento de la firma de la factura. Salvo que disponga del uso del certificado de SERES en modalidad de firma Delegada en cuyo caso no es necesario importarlo.

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5 ASISTENTE PARA EL ENVÍO DE FACTURAS (CREACIÓN MANUAL DE FACTURAS)

Opciones a desempeñar sobre las facturas ya creadas.

Al iniciar una creación manual, se debe identificar el tipo de receptor por portal destinatario al que pertenece.

Esto permite utilizar la captura manual correspondiente a dicho receptor.

La plataforma e-Factura® permite gestionar de forma manual, el envío de facturas a Clientes. Las funcionalidades a realizar, son:

• Crear desde el principio una factura de forma manual (seleccionando el portal receptor) • Modificar una factura previamente creada (manual o por medio de una carga de datos externa) • Eliminar facturar pendientes de envío • Enviar facturas • Ver el borrador de una factura que está pendiente de envío • Adjuntar documentos anexos a una factura

Al crear la factura se debe identificar el portal receptor.

A continuación se deberá marcar el departamento emisor y el cliente receptor

Este departamento solo se activará en caso de que su servicio disponga de esta funcionalidad.

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5.1 Creación manual o edición de factura (1 – Interlocutores)

Se puede rellenar desde el principio o acceder a la ficha de clientes dados de alta.

Salir del servicio.

Datos de entidad emisora tomados de datos de la empresa.

En el caso de facturas enviadas a FACE, el usuario dispondrá de la los desplegables con los posibles códigos DIR3 a utilizar para identificar su factura de cara a la administración pública.

Tras seleccionar el Órgano Gestor, los códigos de Unidad Tramitadora y Oficina Contable, quedarán restringidos a dicho Órgano Gestor.

De la misma manera ocurrirá al seleccionar la Oficina contable respecto de la Unidad Tramitadora.

El dato de Órgano Proponente es opcional y no se dispone de una tabla de ayuda.

En ambos casos se puede completar la información de los interlocutores, con los datos de contacto y registro mercantil, siendo estos opcionales en la factura.

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5.2 Creación manual o edición de factura (2 – Datos de cabecera)

En el caso de seleccionar como tipo de factura “Factura Rectificativa”; se desplegarán los siguientes datos a cumplimentar para que dicha factura cumpla con los requisitos de formato.

Si la factura debe quedar marcada como acogida al régimen especial de impuestos “Criterio de caja”, dispone de una casilla para así reflejarlo.

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5.3 Creación manual o edición de factura (3 – Detalles)

Se pueden añadir detalles nuevos a la factura o modificar/eliminar los existentes:

Por cada detalle, se podrán reflejar los impuestos que le corresponden y si dispone de descuentos o cargos que apliquen sobre dicho detalle.

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5.4 Creación manual o edición de factura (4 – Totales)

Tras la grabación de los detalles, se puede incluir en las facturas a nivel general:

- Vencimientos - Descuentos - Cargos - Subvenciones - Pagos a cuenta - Retenciones - Y Suplidos

Además, dentro de los datos totales, se puede introducir un importe por Gastos financieros.

La plataforma e-Factura® dentro de la pantalla de creación manual, dispone de un botón de “Calcular”.

Es vital que antes de enviar la factura; se utilice este botón para que los importes de la factura queden perfectamente calculados.

Hasta que no se utiliza dicho botón, el servicio no asegura que los datos de importes cuadren completamente.

Una factura que no cuadre en sus importes, con seguridad, será rechazada por el receptor.

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5.5 Gestión de remesas

Permite cargar remesas de facturas a enviar, en formato FACTURAe v3.2

Un fichero x factura

Múltiples ficheros comprimidos en un fichero ZIP.

Permite cargar remesas de documentos Adjuntos.

Cada adjunto debe tener su nombre de fichero compuesto por:

Número de factura +

“#” + fecha de factura

+ “#” + secuenciador +

extensión.

Los ficheros adjuntos deben estar comprimidos en un fichero ZIP.

Acceso al error concreto.

Motivos de error en el envío más habituales:

- Error inesperado en proceso de validación: contactar con Soporte SERES. - identificador fiscal emisor/receptor no válido: Contactar con Soporte SERES. - Error genérico en el proceso de carga: Contactar con Soporte SERES. - Error al firmar documento: Contactar con Soporte SERES. - Factura duplicada: Dicha factura ya existe en el servicio. Este no es un error del servicio. Se está

intentando enviar una factura que ya existe en el servicio.

Trazabilidad de estado de remesas cargadas en el servicio, con el estado en que quedaron. Los posibles estados son:

- Envío en proceso - Envío realizado - Envío no efectuado - Envío realizado parcialmente

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6 PANTALLA DE SEGUIMIENTO DE FACTURAS (ENVIADAS / RECIBIDAS)

Acceso a la visualización de la factura en formato PDF y a las funcionalidades a desempeñar factura a factura.

Para acceder, basta con pulsar sobre el icono de la factura

Dicho icono identifica el estado de la factura en el servicio.

Distintas opciones de descarga de facturas enviadas.

Posibilidad de volcar a un fichero Excel, los datos de las facturas que cumplen con la búsqueda vigente.

Los datos volcados serán los mismos existentes en ese momento en el recapitulativo de facturas.

Si se desea incluir otros campos, deberá acceder a través de utilidades a la función de configuración del listado recapitulativo.

Panel de búsquedas rápidas a través de los datos principales de la factura.

El servicio permite copiar una factura ya enviada a la pantalla de creación manual de facturas.

Esto posibilita trabajar sobre dicha factura y volver a enviarla como la misma o como una factura nueva pero con datos similares.

Si se ha seleccionado para el recapitulativo el dato de “Estado del Documento”, se mostrará dicho estado y si este es el de “Rechazada” su descripción será mostrada, posicionando el cursor encima del estado tal y como se muestra en la imagen.

Ciclo de vida de la factura enviada a AAPP:

DEPO - No Abierta

2400 .CONTA – Reconocida Obligacion de Pago .A pagar

1200.RGTDA- Registrada/Abierta

2500.PGDA –Factura Pagada

1300. TRAM - En trámite interno del receptor La Factura ha sido registrada en RCF

2600.RECH - Rechazada indicando motivo de dicho rechazo.

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7 VISUALIZACIÓN DE FACTURAS

Opciones a desempeñar sobre las facturas enviadas/recibidas:

- . Adjuntar documentos a la factura

- . Descargar documentos adjuntos

- . Descargar factura en formatos: - Facturae v3.2 - PDF

- . Validación de la firma aplicada a la factura

- . Visualizar histórico de estados

- . Regresar al menú anterior

- . Salir del servicio

En paginas finales se incluyen las marcas graficas que contienen la firma aplicada a la factura electrónica.

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7.1 Histórico de estados en Factura

Acceso al histórico de estados de la factura:

✓ A través de la edición de la factura y mediante la opción de “Visualizar histórico de estados” se accede a la pantalla en la que se desglosan los estados por los que ha pasado dicha factura.

En el caso de que la factura disponga de un estado de rechazo dentro del desglose de estados; en la parte inferior de la ventana, se muestra el motivo de dicho rechazo.

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7.2 Otras opciones sobre edición de facturas

Opciones solo operativas sobre facturas enviadas a portales de receptor, que las permita. Como por ejemplo FACe. Para disponer de estas dos opciones, el usuario deberá haber sido habilitado por parte del administrador de e-Factura.

El usuario podrá adjuntar documentación a la factura enviada, para que el receptor pueda descargársela a través de e-factura.

El usuario podrá acceder a la documentación anexa al documento para consultarla de igual manera que realizará el receptor.

El usuario podrá validar la firma del documento y el estado del certificado en el momento de la firma.

El usuario podrá solicitar la anulación de una factura, por detectar tras su envío algún error en el mismo. El receptor podrá rechazar dicha solicitud.

El usuario podrá solicitar que se revise el estado de su factura, siempre que esta fuera entregada a un portal que reporte los estados.

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8 UTILIDADES

(1) Edición y creación de filtros:

Permite la gestión de filtros sobre facturas que quedarán reutilizables para el usuario

(2) Editar vista del listado recapitulativo:

Permite entre elegir los campos de las facturas a mostrar en el recapitulativa de la pantalla de facturas enviadas y recibidas.

(3) Gestión de descargas:

Toda descarga realizada sobre el filtro aplicado al listado recapitulativo de facturas; será enviado a esta página para que el usuario pueda descargárselo.

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9 SERVICIO DE SOPORTE TÉCNICO DEL SERVICIO E-FACTURA®:

Las incidencias técnicas en el funcionamiento del servicio e-Factura® pueden ser encauzadas al Servicio de Soporte Técnico de SERES a través de los siguientes canales:

Contacto a través de teléfono: Mediante nuestro número 902 42 43 42, indicando como referencia ‘e-Factura®’.

Contacto a través de correo electrónico: Mediante nuestra dirección de e-mail [email protected], Vd. podrá contactar con nosotros.

Le aconsejamos que indique la referencia ‘e-Factura®’ en el asunto o subject y que el mensaje sea claro y conciso.

mailto:[email protected]?subject=Incidencia%20Tecnica%20e-Factura%20Atresmedia

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