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GUIA COM ORIENTAÇÕES SOBRE A
PROGRAMAÇÃO OPERATIVA
COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO – CPLOG
2011
Secretário Antônio Eduardo Diogo de Siqueira Filho
Coordenadoria de Planejamento,Orçamento e Gestão
Philipe Theóphilo Nottingham
Carlos Eduardo Pires Sobreira
Fátima Coelho Benevides Falcão
Coordenação de Elaboração Marcos Medeiros de Vasconcellos
Equipe Técnica George Kilmer Chaves Craveiro
Raimundo Avilton Meneses Júnior
Sumário
Introdução................................................................................................................................4
1. Elaboração de proposta...................................................................................................5
2. Detalhamento físico dos projetos....................................................................................9
2.1 Projetos Mapp...............................................................................................................9
2.2 Manutenção e Custeio Finalístico...........................................................................12
3. Programa de Governo....................................................................................................12
4. Projeto Finalístico...............................................................................................................14
5. Solicitação de Parcelas..................................................................................................16
6. Acompanhamento dos projetos..................................................................................18
7. Monitoramento dos projetos Mapp..............................................................................18
8. Roteiro para execução - resumo...................................................................................19
8.1 Projetos Mapp.............................................................................................................19
8.2 Manutenção e Custeio Finalístico...........................................................................20
Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Introdução
O presente documento se caracteriza por ser um roteiro que tem por
objetivo orientar os usuários e técnicos das secretarias setoriais nas atividades de
ajustes no sistema SIAP, para a execução da Programação Operativa 2011.
Este guia trata sobre as fases da Programação Operativa, que são:
I. Elaboração de proposta;
II. Detalhamento físico dos projetos/atividades;
III. Ajustes nos programas de governo;
IV. Cadastramento de recursos nos projetos finalísticos;
V. Solicitação de parcelas;
VI. Acompanhamento dos projetos; e
VII. Monitoramento dos projetos Mapp
Dentre essas fases da Programação Operativa, as que sofreram alguma
modificação em suas respectivas áreas no SIAP foram: elaboração de propostas,
detalhamento físico e cadastramento de PFs.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
1. Elaboração de proposta
Para atender às orientações da Metodologia de Gerenciamento de
Projetos do Governo do Estado do Ceará, foram acrescentados alguns campos
na tela de solicitação de propostas.
Até o ano de 2010, para solicitar uma proposta no sistema era necessário
apenas o preenchimento das seguintes informações:
• Título do projeto
• Descrição resumida do projeto
• Observações – informações relvantes
• Quadro financeiro
Porém, a partir de 2011, além desses campos, a tela de solicitação de
propostas conterá os seguintes:
• Escopo do projeto
• Nome, telefones e e-mail do responsável
• Objetivos
• Justificativa
• Prazo de execução
• Exclusões
• Restrições
• Premissas
• Estratégia de execução
• Partes interessadas
A tela de solicitação de proposta é composta de três grupos de
informações, a saber: Cadastro, Caracterização e Financeiro 2011-2014, como
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
mostram as figuras 1 a 3.
Figura 1 – Cadastro da proposta
Figura 2 – Caracterização da proposta
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 3 – Quadro financeiro da proposta
Dos campos que compõem a proposta são de preenchimento obrigatório:
• Título do projeto
• Descrição do projeto
• Observação
• Prazo de execução
Com o propósito de facilitar o entendimento do usuário quanto ao
preenchimento de alguns campos que compõem a tela de solicitação da
proposta, abaixo são descritos, de acordo com a Metodologia de
Gerenciamento de Projetos do Governo do Estado do Ceará, os referidos
campos:
• Título do projeto: escrever, neste campo, a denominação do projeto,
ou seja, seu nome. Pode-se usar uma palavra ou conjunto de palavras para
designar ou qualificar o objeto do projeto.
• Descrição do projeto: descrever, de forma sintética, a destinação do
projeto, ou seja, o objeto, utilizando substantivos que transmitem ideia de ação, como
por exemplo: realização, implantação, aquisição, etc.
• Prioridade do Governo: informar qual é a prioridade do projeto: Estratégico
de Governo, Estratégico Setorial e Complementar.
• Escopo: enumerar os produtos e os municípios beneficiados com o
projeto, como também o público-alvo. Assim, as perguntas O QUE, ONDE e QUEM
deverão ser feitas e respondidas. O que será feito no projeto? Onde será feito? E
quem será beneficiado com o projeto?
• Objetivos: descrever, neste campo, os objetivos a serem alcançados
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
com a execução do projeto. Para a formulação do objetivo deve ser respondida
a pergunta: PARA QUE. Para que o projeto está sendo criado? Nesse campo,
devem ficar explícitos os resultados esperados com a implantação do projeto.
• Justificativa: escrever, de forma clara e objetiva, o que motivou a
elaboração do projeto, isto é, o problema, a demanda ou oportunidade que
justifica a execução do mesmo. A pergunta POR QUE deve ser feita neste
momento. Por que o projeto foi concebido?
• Prazo de execução: informar a previsão de duração do projeto. Esse
campo responde a pergunta: EM QUANTO TEMPO. Em quanto o produto do
projeto estará disponível?
• Exclusões: informar o que não está previsto ser realizado no projeto
para as partes interessadas.
• Restrições: descrever os fatores que limitam o projeto e que devem
ser atendidos. Exemplo: prazo, orçamento, tecnologia, padrão da indústria, etc.
• Premissas: descrever os fatores incertos assumidos como verdadeiros
para o projeto. As premissas devem ser utilizadas para que a programação
(planejamento) do projeto não fique estagnada em um impasse, todavia, devem
ser utilizadas. Exemplo: licenciamento ambiental, disponibilidade de recursos,
término de um projeto antecessor, etc.
• Estratégia de execução: informar de que forma o projeto será
executado: através de contrato administrativa, convênio de despesa, termo de
ajuste, etc.
• Partes interessadas: listar quem tem interesse no projeto, seja positivo
ou negativo.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
2. Detalhamento físico dos projetos
2.1 Projetos Mapp
Os projetos Mapp com recursos financeiros previstos para o período 2011-
2014 deverão fazer as devidas alterações em sua programação física, ou seja, as
quantidades dos produtos e dos subprodutos deverão ser ajustadas. Além disso,
os valores cadastrados no detalhamento financeiro do projeto, por produto,
subproduto e município, devem estar iguais aos valores existentes no quadro da
programação financeira para o ano.
Somente os projetos com os valores detalhados iguais aos programados
poderão executar recursos através dos projetos finalísticos associados.
No SIAP 2011, ocorreram algumas mudanças para facilitar as alterações da
programação físico-financeira. Na Figura 4, pode-se notar o surgimento de dois
filtros, Produto e Município, que servem para selecionar as informações que
aparecem na tela e, dessa forma, facilitar o preenchimento dos respectivos
campos.
A figura 4 mostra a tela do SIAP onde podem ser utilizados esses filtros.
Figura 4 – Quadro de Produtos/Municípios
Ao utilizar o filtro de produto, por exemplo, somente aparecerão no quadro
de PRODUTOS/MUNICÍPIOS os municípios onde aquele produto tem execução,
conforme se observa na figura 5. Da mesma forma, esse procedimento poderá
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
ser utilizado para o filtro de municípios, onde só aparecerão os produtos do
município escolhido.
Figura 5 – Utilização dos filtros do quadro Produtos/Municípios
No quadro Produtos/Municípios, será possível editar todos os campos
selecionados na figura 6, a saber: produto, município, quantidade programadas
e realizadas 2007-2010 e quantidades programadas de 2011 a 2014.
Figura 6 – Inclusão/alteração de produtos e municípios
Todos os campos que forem liberados para edição aparecerão
inicialmente com uma tarja amarela indicando que aquele campo está sendo
editado no momento e logo depois eles ficarão marcados de laranja para indicar
que a edição já foi concluída. Para facilitar o detalhamento da programação
físico-financeira do projeto, essa marcação ficará até o dia seguinte.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 7 – Visualização de edição de campos
Procedimento similar ao utilizado no preenchimento da programação dos
produtos será feito para programar os subprodutos. O sistema permitirá a edição
de todos os campos indicados na figura 8. Assim, será possível ajustar ou
preencher tanto as quantidades quanto os valores.
Figura 8 – Inclusão/alteração de subprodutos
Os projetos Mapp cuja programação físico-financeira foi integralmente
realizada em 2010, não necessitarão de ajustes em 2011.
O sistema permanecerá aberto para solicitação de propostas de projetos
Mapp Investimento, que continuarão a ser analisados e aprovados pelo
Governador.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
2.2 Manutenção e Custeio Finalístico
Quanto às atividades de custeio de manutenção e custeio finalístico, após
a deliberação dos limites das secretarias, os órgãos deverão preencher
inicialmente a programação financeira para, em seguida, proceder ao
detalhamento físico-financeiro dessas atividades para o ano de 2011, isto é,
detalhar a atividade por produto, subproduto e município, com seus respectivos
valores e quantidades.
Os procedimentos para alterações nos produtos, subprodutos e municípios
das atividades de manutenção e de custeio finalístico seguem as mesmas regras
daquelas descritas anteriormente para os projetos Mapp.
O cadastramento de novas atividades de manutenção continuarão a ser
solicitados à Seplag/CPLOG; as de custeio finalístico poderão ser feitas no SIAP.
3. Programa de Governo
Os recursos correspondentes às novas operações de crédito e convênios
de receita e seus respectivos financiadores e fontes orçamentárias deverão ser
cadastrados no Programa de Governo.
Os contratos e convênios de receita iniciados em anos anteriores deverão
ter os valores anuais de desembolsos revisados, conforme ilustra a figura 9.
Para maiores informações, consultar o Manual do SIAP 2010.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 9- Tela de cadastramento/ajuste de programas
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
4. Projeto Finalístico
Conforme se pode observar na figura 10, foram excluídos do cadastro do
Projeto Finalístico – PF os seguintes campos:
• Data Início
• Data Término
• Obras (SIM/NÃO)
• Pode ser pago divida neste PF (SIM/NÃO)
Figura 10 – Tela antiga do cadastramento do PF
Os campos Divida e Não divida também foram excluídos, ficando em seu
lugar o campo Valor Ano, conforme ilustram as figuras 11 e 12.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 11 – Quadro antigo de financiadores do PF
Figura 12 - Tela antiga de preenchimento dos financiadores do PF
Todos os anos, os valores constantes do quadro de financiadores do Projeto
Finalístico são zerados para possibilitar o cadastramento de valores para o ano
corrente. Assim, a partir de 2011, deverão ser informados apenas os campos Valor
ano e Valor próximos anos, conforme está mostrado na figura 13.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 13 – Tela de cadastramento do PF
O Valor Realizado do Financiador será fornecido pelo sistema, enquanto o
Valor Total corresponde à soma do Valor Realizado, Valor Ano e Valor Próximos
Anos.
5. Solicitação de Parcelas
Os procedimentos para solicitação de parcelas não sofreram
modificações.
Com o objetivo de facilitar a solicitação de parcelas, o usuário pode
visualizar uma consulta da execução das dotações existentes, como apresentado
na figura 14.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
Figura 14 – Tela de solicitação de parcelas
A autorização e transmissão de parcelas dos projetos Mapp continua
automática, desde que o projeto esteja com acompanhamento validado nos
últimos 30 dias.
Para maiores informações, consultar o Manual do SIAP 2010.
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
6. Acompanhamento dos projetos
Os órgãos deverão acompanhar mensalmente os projetos Mapp e de
Custeio Finalístico, informando: estágio de execução, acompanhamento
quantitativo (por produto, subproduto e município) e acompanhamento
qualitativo (textual).
No quadro Produtos/Municípios, deve-se informar as quantidades realizadas
dos produtos e subprodutos, sempre se atendo à forma de acompanhamento, se
unitária ou percentual.
No campo Acompanhamento Físico, deve ser escrito, de forma objetiva,
um texto onde constem informações gerenciais acerca da execução física do
projeto em toda sua amplitude.
Lembra-se, também, que somente os projetos com acompanhamentos
validados pela equipe técnica da Seplag, num período máximo de 30 dias,
poderão solicitar parcelas.
Para maiores informações, consultar o Manual do SIAP 2010.
7. Monitoramento dos projetos Mapp
No que se refere ao monitoramento, todos os projetos Mapp deverão ser
monitorados mensalmente, havendo apenas distinção quanto à equipe que
efetuará esse monitoramento:
• os projetos complementares deverão ser sinalizados pelos gerentes ou
responsáveis pelos mesmos, com a orientação do Escritório de Monitoramento de
Projetos;
• os projetos estratégicos, de governo e setoriais, serão monitorados
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
pela equipe da Célula de Monitoramento da Seplag em conjunto com a equipe
do Escritório de Monitoramento de Projetos da setorial.
As reuniões de monitoramento deverão ser feitas com frequência, no
mínimo, mensal e terão como foco principal a discussão e avaliação do
desempenho dos projetos e da existência de problemas ou ameaças que
estejam comprometendo a execução dos mesmos ou possam vir a
comprometer, bem como as devidas providências a serem tomadas.
A Metodologia de Monitoramento de Projetos Prioritários do Governo do
Estado – Mapp, disponível no site da Seplag, além de outras informações,
apresenta todas as orientações acerca dos procedimentos a serem feitos para a
realização dessas reuniões de monitoramento e dos critérios utilizados para a
identificação dos problemas e ameaças.
8. Roteiro para execução - resumo
8.1 Projetos Mapp
• Detalhar os produtos, subprodutos e municípios – no Detalhamento
físico
• Solicitar limite financeiro ao Cogerf – fontes do grupo Tesouro
• Verificar a existência de limites financeiros para outras fontes –
consulta limite geral
• Revisar o programa – incluir/ajustar os contratos e convênios de
receita
• Ajustar os contratos de despesas (SACC)
• Atualizar as informações do PF
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Guia com Orientações sobre a Programação Operativa
• Realizar o acompanhamento do projeto Mapp
• Cadastrar a parcela
• Realizar acompanhamento do projeto, caso do Custeio Finalístico
• Cadastrar a parcela
8.2 Manutenção e Custeio Finalístico
• Verificar a existência de limites financeiros – consulta limite geral
• Preencher o quadro da programação financeira – no Detalhamento
físico
• Detalhar os produtos, subprodutos e municípios – no Detalhamento
físico
• Revisar o programa – incluir/ajustar contrato e convênio de receita
• Ajustar os contratos de despesas (SACC)
• Atualizar as informações do PF
• Realizar acompanhamento do projeto, caso do Custeio Finalístico
• Cadastrar a parcela
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