Guia de gestão da coleção · 2020. 2. 23. · responsáveis pela gestão de coleções em bibliotecas públicas. Pretende-se com este guia estabelecer linhas orientadoras para

Guiadegestãodacoleção

RedeIntermunicipaldeBibliotecasdaLezíriadoTejo

GuiadeGestãodaColeção

2

Linhasorientadorasparaapolíticadeconstituição

edesenvolvimentodacoleção


3

Fevereiro|2020

Índice

Notaintrodutória......................................................................................................4

1-Políticadeconstituiçãoedesenvolvimentodecoleções.......................................51.1-Aquisição...................................................................................................................51.2-Fontesdeseleção.......................................................................................................61.3-CritériosdeSeleção...................................................................................................81.4-Coleçõesespeciais...................................................................................................11

1.4.1-Fundolocal...............................................................................................................111.4.2-Núcleosdocumentaisespecializados......................................................................111.4.3-Núcleosdocumentaisreservados...........................................................................12

1.5-Coleçõesdigitais......................................................................................................121.6-Documentosaevitar................................................................................................13

2-Avaliaçãodacoleção..........................................................................................132.1-Substituição,encadernaçãoerestauro.....................................................................142.2-Inventário................................................................................................................14

3-Desbaste............................................................................................................153.1-Critériosgeraisdedesbaste.....................................................................................15

3.1.1-Critériosdedesbastedaspublicaçõesperiódicas...................................................16

4-Eliminação..........................................................................................................17

5-Responsabilidade...............................................................................................18

6-Gestãodeofertas,doaçõeselegados.................................................................196.1-Critériosecondiçõesdefinidosparaaaceitaçãodeofertas,doaçõeselegados........20

ANEXOS...................................................................................................................22AnexoI............................................................................................................................23AnexoII...........................................................................................................................25AnexoIII..........................................................................................................................26AnexoIV..........................................................................................................................29


4

Notaintrodutória

“Cadasistemabibliotecáriorequerumapolíticaescritadegestãodacoleção,aprovadapeloórgão

detuteladoserviçodabiblioteca.Oobjetivodapolíticadeveserodegarantirumaabordagem

consistente à manutenção e desenvolvimento das coleções da biblioteca e ao acesso aos

recursos.”

DiretrizesdaIFLAsobreosserviçosdaBibliotecaPública,p.57.

Oestabelecimentodeumapolíticadegestãodacoleçãopretendeorientarodesenvolvimento

dascoleçõesdaBibliotecaMunicipal/PúblicaoudaRededeBibliotecas,tornando-amaiseficaz

na definição de áreas prioritárias de aquisição, distribuição e renovação dos recursos de

informação,tendoemcontaasnecessidadese interessesdosdiferentespúblicos,osrecursos

financeiros,oespaçoeosequipamentosdisponíveis.

Coleçõesmuitoextensasouespecializadasnãosãoumagarantiadequalidade,menosaindano

novo mundo digital. Uma coleção grande não é necessariamente uma boa coleção. A sua

relevância para a comunidade local, a utilização e o número de empréstimos são mais

importantesdoqueasuadimensão.

A diversidade de assuntos para diferentes públicos, a existência de recursos em diferentes

formatos e suportes (físicos e digitais), a disponibilização do acesso a recursos eletrónicos, a

renovação e uma boa organização são os princípios orientadores que devem nortear os

responsáveispelagestãodecoleçõesembibliotecaspúblicas.

Pretende-secomesteguiaestabelecerlinhasorientadorasparaagestãodascoleçõesnassuas

diferentes fases, que sirvamdeorientaçãopara a tomadadedecisões e deprocedimentos a

adotarparaumagestãoeficazedequalidade.Nasuaelaboraçãorecorreu-seàsorientaçõesda

IFLArelativasaodesenvolvimentodecoleçõesnasbibliotecaspúblicas1.

1INTERNATIONALFEDERATIONOFLIBRARYANDINSTITUTIONS–IFLApubliclibraryservisseguidelines.Edited by Christie Koontz e Barbara Gubbin. 2 nd ed. Completly ver. Berlin: De Gruyter Saur, 2010.Traduçãoportuguesa.Lisboa:DGLAB,2013.Disponívelem:(http://bibliotecas.dglab.gov.pt/pt/ServProf/Documentacao/Documents/DiretrizesIFLA_2ed_rev.pdf)


5

1-Políticadeconstituiçãoedesenvolvimentodecoleções

Ocrescimentoexponencialde informação,anaturezados suporteseaacessibilidade

decorrentedastecnologiasdeinformaçãoecomunicação,implica,porsisó,aavaliação,

seleção,preservaçãoevalorizaçãodosrecursos.Porisso,acoleçãodeveserumrecurso

vivoedinâmico.

Oscritériosparaaconstituiçãodecoleçõesdevemser:

• Ofertaderecursosquesatisfaçamtodososmembrosdacomunidade;

• Oferta de recursos em formatos que permitam a todos os membros da

comunidadeutilizaresteserviçodabiblioteca;

• Entradaregulardenovostítuloseoutrosmateriais;

• Coberturadeumagrandevariedadedegénerosdeficçãoedenãoficção;

• Ofertaderecursosnãoimpressos;

• Disponibilizaçãodeacessoarecursosexternostaiscomoosdeoutrasbibliotecas

daredeoudeoutrasinstituições,organismospúblicos,etc.;

• Eliminação de livros, recursos não-impressos e fontes de informação velhos,

danificados,desatualizadosesemprocura.

1.1-Aquisição

Devidoàgrandequantidadederecursosdeinformaçãoproduzidosnasdiversasáreasdo

conhecimento,devidoàslimitaçõesorçamentaise,nãomenosimportante,àslimitações

deespaço,torna-seimpossíveleindesejávelparaqualquerbiblioteca/rededebibliotecas

adquirir todosos recursosdisponíveisnomercado.Emboranão se tratedeuma lista

exaustiva,asseguintescategoriasdemateriaisdebibliotecadevemestarrepresentadas

numabibliotecapública,devendoserdadaespecialatençãoàaquisiçãoderecursoscom

umgrandeíndicedeprocura:

• Obrasdeficçãoenãoficçãoparaadultos,jovensecrianças;

• Obrasdereferênciaeletrónicas;

• Recursosdehistórialocal;

• Publicaçõesperiódicasincluindojornaislocais,regionaisenacionais(considerar

assinaturaseletrónicas);


6

• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia (considerar formatos

descarregáveis)2;

• Basesdedadoseoutrosrecursosonline(acessoemstreamingoudownload);

• Informaçãosobreacomunidade;

• Informaçãoempresarial;

• Recursosemlínguasestrangeira(casosejustifique);

• Programasinformáticos(ex.:autoformação,office,etc.);

• Jogoseducativos(detabuleiroedecomputador),quebra-cabeçasebrinquedos;

• Materiaisdeestudo(casosejustifique);

• Artefactosdigitais(drones,robôs,eletrónicadigital,etc.).

Atendendoàrápidadesatualizaçãodeconteúdos,aoespaçoqueocupamnasbibliotecas

e às novas formas de produção e acesso à informação, as obras de referência e as

publicaçõesperiódicasembasesdedadoseletrónicasenaInternetsãomaisviáveise

constituemalternativaspreferenciaisfaceaosformatosimpressos.

Aaquisiçãodedocumentoséfeitaatravésdecompradireta,assinatura,permuta,oferta,

doaçãoelegado.

1.2-Fontesdeseleção

Dadaavastagamaderecursosdisponíveis,asbibliotecaspúblicasdeverãoutilizarfontes

deseleçãoparaidentificareselecionarosrecursosaadquirir.Asmaiscomunssão:

Paramonografias

• Bibliografias;

• Listas de obras premiadas, recomendadas ou sugestões de coleções e títulos

fundamentais;

• Listasdebest-sellers;

• Revistasespecializadaserecensõescríticas;

2Atendendoàreduzidautilizaçãoeempréstimosdestesformatos,deveserponderadaasuaaquisição.


7

• Catálogosdeeditoras,folhetoseanúncios;

• Catálogosonlinedeoutrasbibliotecaseentidades;

• Bibliografias de cursos que versem sobre os domínios em análise (caso se

justifique);

• Seleçãodireta(visitaalivrarias,feirasdolivroelojasonline);

• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores;

• Colaboraçãodeespecialistasexternos(conferencistas,animadores,etc.).

Parapublicaçõesperiódicas

• Diretóriosdepublicaçõesperiódicassobredeterminadaáreatemática;


• Seleçãodireta;

• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores;

• Páginasoficiaisonlinedosváriostítulos.

Paradocumentossonoros,audiovisuaisemultimédia3

• Catálogosdeeditoras,distribuidorasevendedores;

• Listasdetop:musicaisefilmesmaisvistos;

• Listasdeobraspremiadas;

• Revistasespecializadaserecensõescríticas;


• Seleçãodireta(visitaaespaçoscomerciaiselojasonline);

• Sugestõesdosutilizadoresedoscolaboradores;

• Colaboraçãodeespecialistasexternos.

Paraoutrosrecursos

• Revistasespecializadas;

• Gruposefórunsdediscussãoonline;

3Atendendoàreduzidautilizaçãoedoempréstimodestetipodedocumento,deveserponderadaasuaaquisição.


8

• Catálogos, folhetos e anúncios a programas, materiais e jogos educativos e

didáticos;

• Sugestõesdosutilizadoresedecolaboradores.

1.3-CritériosdeSeleção

Aoscritériosdeseleçãoaseguirelencados,oresponsávelpelagestãodacoleçãodeve

atender, no caso das redes de bibliotecas, às existências das outras unidades

documentais e ao funcionamentodo empréstimoentre elas.De ummodo geral, são

definidoscomocritériosdeseleçãodemateriaisdebiblioteca:

Adequação

• Amissão e objetivos das bibliotecas públicas: universalidade, enciclopedismo,

carátergeneralistaetemáticasdeâmbitolocal;

• Asnecessidadeseinteressesdetodososmembrosdacomunidade.

Atualidade

• De conteúdo - autores, temas e recursos atuais e necessários ao exercício da

cidadania;

• Deautoridade-autoreseorganismosprodutoresdeinformaçãocomdestaque

naatualidade(ex.:governoeletrónico)

• De forma - novos formatos e suportes da seleção incluindo recursos de

informaçãonãofísicoseartefactosdigitais;

• Deacesso-novosmeiosdeacessoarecursosdeinformaçãoexternosàbiblioteca

(ex.:recursosonlinecomacessoemstreamingouparadownload).

Diversidade

• Dosdocumentoseoutrosrecursosdeinformaçãoadisponibilizar-coberturade

uma grande variedade de géneros de ficção, de recursos de aprendizagem

incluindoparaautoformação,deexercíciodacidadaniabemcomodidáticosede

lazer;

• Dograudeprofundidadecomqueostemassãoabordados;


9

• Dostiposdesuporteeformasdeacessodisponibilizadas.

Pluralidade

• Disponibilização de documentos e outros recursos que veiculem as várias

correntesdepensamentoeopinião.

Qualidade

• De conteúdo - qualidade literária, científica, artística e idoneidade dos

documentoserecursos;

• Deforma-qualidadedosdocumentoseoutrosrecursos,incluindoaspetoscomo

ografismo,adurabilidade,aqualidadedeimagem,som,etc.

Conteúdo

• Idoneidade e competência do autor/intérprete/editor e outros produtores de

documentoserecursos;

• Potencialdeutilizaçãodosdocumentoseoutrosrecursos;

• Prioridadedeseleçãodedocumentoseoutrosrecursosdeáreascarenciadascom

procura;

• Aposta na disponibilização de recursos e artefactos digitais relevantes para a

comunidade.

Língua

• Prioridadeadocumentos,materiaiserecursosemlínguaportuguesa,editadose

produzidosemPortugal;

• Considerar aquisições de materiais noutras línguas quando a comunidade

estrangeiraresidenteassimojustifique,quandoexistaumagrandeprocurae,no

casodeobrasconsideradasrelevantes,quandonãohajadasmesmastraduções

emlínguaportuguesa.


10

Formato

Relativamenteadocumentosimpressos

• Prioridadeadocumentoscomencadernaçãodurável;

• Evitardocumentosperfuradoscomlombadadeargolas;

• Evitarediçõesconsideradasdeluxo;

• Evitardocumentosconstituídosporfolhassoltas.

Relativamenteadocumentossonoros,audiovisuaisemultimédia

• Evitarformatoscompoucaprocura;

• Evitarformatosdescontinuadosouemprocessodedescontinuação;

• Considerar novos modos de acesso aos recursos sonoros, audiovisuais e

multimédia.

Relativamenteadocumentosdigitais,recursoseletrónicoseartefactosdigitais

• Avaliarasuaprocurarealepotencial;

• Privilegiaraaquisiçãointegradaemconsórcios/redes(ex.:livroseletrónicos).

• Perceberasuapertinênciaeatualidadeemrelaçãoàtecnologiautilizada.

Númerodeexemplarese/oulicenças

• Calcularemfunçãodaprocura,onúmerodeexemplares/licençasexistentesna

bibliotecae/ounaredebemcomoemoutrasbibliotecaseorganizaçõescomas

quaisexistemrelaçõesdecooperação.

Relaçãocusto/benefício

• Aefetuarparatodasasaquisições,independentementedotipodemodalidade,

recurso,formatoousuporte,privilegiando-sesemprequepossívelasaquisições

em grupo (da rede e/ou de várias bibliotecas, o que permite ganhar escala e

consequentementereduzircustos).


11

1.4-Coleçõesespeciais

1.4.1-Fundolocal

Entende-se por fundo local, a parte da coleção constituída pelos recursos (físicos e

digitais) que se referem a uma determinada zona geográfica/comunidade, e/ou os

produzidosporautoreseoutroscriadores locais.Trata-sedeumfundoúnicodecada

biblioteca/rededebibliotecassobreahistóriaeavidalocal.Paraasuaconstituição,o

responsávelpelagestãodascoleçõesdeve:

• Recolher,preservaredisponibilizar,demodosistemático,osmateriaisrelativosà

históriadacomunidadelocalouproduzidosporautoreseoutroscriadoreslocais;

• Privilegiar,semprequepossívelejustificável,aintegraçãodemateriaiseditados

pela(s)Câmara(s)Municipal(s)ouporela(s)apoiada(s);

• Fazerumagestãoconjuntadacoleçãocomoutrasbibliotecasdaregião,arquivos,

museus,etc..

1.4.2-Núcleosdocumentaisespecializados

Adicionalmente ao fundo local, podem ainda ser constituídos, se se justificar, outros

núcleos documentais especializados. Trata-se de uma parte da coleção constituída e

organizada para responder a necessidades e interesses de grupos específicos da

comunidade ou interesses estratégicos domunicípio numa determinada temática ou

área,comoporexemploosrelacionadoscom:

• Comunidadescomumaelevadaproporçãodeminoriasétnicas;

• Comunidadescomlínguaspróprias;

• Comunidadesdeimigrantes;

• Atividadeseconómicaspreponderantesnacomunidade;

• Atividadesprioritáriasnoplaneamentoestratégicodomunicípio;

• Recursosparaportadoresdedeficiência.


12

1.4.3-Núcleosdocumentaisreservados

Entende-seporreservados,umacoleçãoespecialdeobrasque,devidoàsuararidade,

fragilidade ou importância, esta apartada das coleções gerais da biblioteca e não se

encontraemlivreacesso.

Emboraaconstituiçãodenúcleosreservadosnãosejaumadasmissõesdasbibliotecas

públicas,elapoder-se-ájustificarnalgunscasos.Paraoefeito,énecessárioumtrabalho

deavaliação,conservação,eeventualmenterestauro(ex.:encadernaçãodelivros),apar

do tratamento documental necessário à sua integração no catálogo da biblioteca

municipale/oudarede.Aapostanoprocessodedigitalizaçãodacoleçãopoderá,amédio

prazo,viabilizarumacessosemcondicionalismosaopúblico interessado,enquantose

asseguraapreservaçãodosoriginais.

1.5-Coleçõesdigitais

Entende-seporcoleçãodigitalumacoleçãoorganizadadedocumentosmultimédiaem

formatodigital,cujasoperaçõesdearmazenamento,pesquisaedifusãodainformação

sãofeitaspormeioseletrónicos.Omesmotermoseaplicaàscoleções“nascidasdigitais”

e aos documentos que são objeto de digitalização. Existem considerações adicionais

relativamente aosdocumentosdigitais quedeverão ser acauteladospelo responsável

pelagestãodascoleções.

• Acesso–nem todososutentesdabibliotecaouaprópriabibliotecapossuem

tecnologianecessáriaparaacederarecursosdigitais.É importanteavaliarseo

acessoiráaumentaroudiminuircomaaquisiçãodeumrecursodigitalemvezde

umrecursoanalógico;

• Viabilidadetécnicaefinanceira-seabibliotecamantiverinternamenterecursos

digitais,alongoprazooseucustopoderáexcederodosrecursosfísicos,umavez

quetalrequertempo,dinheiroeconhecimentosparatransferirperiodicamente

osficheirosdigitaisparanovosformatos,àmedidaqueastecnologiasmudam.

• Critérioslegais–adicionalmenteaoconhecimentoqueabibliotecadevetersobre

a legislaçãorelativaadireitosdeautor,deveestar igualmenteapardaquese

aplicaespecificamentearecursosdigitais;


13

• Licenciamento -os fornecedoresdeconteúdose recursosdigitais (ex.: livrose

publicações periódicas eletrónicas), estabelecem frequentemente termos de

licenciamento complexos que podem limitar o número de utilizadores em

simultâneo, os downloads, os acessos a partir do exterior, a privacidade do

utilizadoreoacessoperpétuo.Éfundamentalqueoresponsávelpelagestãodas

coleçõescompreendaostermosdecadaacordodelicenciamento.

Atendendo à especificidade e complexidade destas coleções, a biblioteca/rede de

bibliotecaspoderáequacionaracriaçãodeumapolíticadedesenvolvimentodacoleção

específica para os documentos digitais, podendo se necessário, recorrer a apoio de

profissionaisdeoutrasáreas,nomeadamentejurídicaeinformática.

1.6-Documentosaevitar

Deveevitar-seaaquisiçãodosseguintesmateriais:

• Documentoscujabaixaprocuraéprevisível;

• Documentosobsoletoseirrelevantes;

• Documentos que contenham informação desatualizada ou que desatualize

rapidamente(ex.:obrasdereferênciaimpressas);

• Documentosduplicadosnoutropontodacoleçãooufacilmenteacessíveisapartir

darededebibliotecasoudeoutrasbibliotecas;

• Documentos de elevado valor comercial, como por exemplo edições fac-

similadas;

• Documentosemsuportesemviasdeseremdescontinuados:cassetesdevídeo,

etc..

2-Avaliaçãodacoleção

A avaliação da coleção deve realizar-se anualmente. Trata-se de uma operação

fundamental para a renovação das coleções nas bibliotecas, determinando a

permanência,substituiçãooueliminaçãodosdocumentos,nosseusdiferentessuportes.


14

Àsemelhançadoqueseverificacomoscritériosdeseleçãoparaaaquisiçãodacoleção,

oresponsávelpelagestãodacoleçãodeve,nocasodasredesdasbibliotecas,atenderas

existênciasnasoutrasunidadesdocumentaiseaofuncionamentodoempréstimoentre

elas,oquepodeserdecisivoparaamanutençãooueliminaçãodosdocumentos.

Oprocessodeavaliaçãoinicia-secomumdiagnósticogeral.Apartirdosdadosextraídos

dosrespetivosSistemasdeGestãodeBibliotecas(SGB),odiagnósticodevecontemplar

osseguintesparâmetros:

• Númeroe respetivaspercentagensdedocumentosexistentesedisponíveisao

públicoeemdepósito(portema,cotaesuporte);

• Dadosrelativosàcirculaçãoeempréstimo(portema,cotaesuporte)4.

A complementar o processo de avaliação, deverão ser elaboradas listagens dos

elementos perdidos ou indisponíveis, com o estado de abatido, desaparecido, ou

identificativodeatrasodedevolução.

2.1-Substituição,encadernaçãoerestauro

Decorrente da avaliação da coleção, o responsável pela gestão da coleção deverá

equacionar:

• Asubstituiçãodedocumentosemmauestadodeconservaçãooudesaparecidos

(casoaprocuraea relevânciadosmesmosparaacomunidadeo justifiquem),

medianteaaquisiçãodeitensiguaisoudenovasedições/versõesdosmesmos.

• Aencadernaçãoe/ourestaurodosdocumentosemmauestadodeconservação,

que sejam raros ou inexistentes no circuito comercial, caso a pertinência dos

mesmosojustifique,omesmoseaplicandoasediçõesesgotadas.

2.2-Inventário

O inventário total ou parcial deverá ser feito anualmente, em data a definir pela

biblioteca.

4 Classes de circulação: considerar o número de vezes, desde a aquisição, que o documento circulou(empréstimo)porclasse/cotaesuporte (intervalosdecirculaçãovariáveis;verificarníveisdeutilizaçãoentrebaixo,médioeelevado).Nãoaplicávelaosexemplaresparaconsultalocal.


15

3-Desbaste5

Entende-se por desbaste o procedimento técnico, com base em critériosmateriais e

intelectuais, de retirar temporária ou definitivamente documentos de acesso público

(envioparadepósitooueliminaçãodosdocumentos).Odesbasteé,à semelhançada

seleçãoeaquisição,umapartefundamentaldagestãodacoleção.

Acoleçãodabibliotecaéumrecursodinâmico.Requerumaentradaconstantedenovos

materiaiseasaídadedocumentosemmauestado,desatualizadosousemprocura,de

formaagarantirqueacoleçãocontinuaaserrelevanteparaacomunidadeemantem

um nível aceitável de qualidade. O desbaste e a eliminação de documentos libertam

espaço para novos materiais e ajudam a manter a pertinência geral da coleção da

biblioteca.

Uma coleçãomais pequena e de alta qualidade serámais utilizada que uma coleção

maior, contendo uma grande percentagem de documentos em mau estado ou

desatualizados, na qual os títulosmais recentes se podemperder entre uma coleção

medíocre.Anãoatualizaçãodematerialdereferênciadesatualizadopode,porexemplo,

fazercomqueoutilizadorrecebainformaçãoincorreta.

Nãoobstante as coleçõesdigitais não estarem limitadaspor espaçodeprateleira, ao

contrário das coleções impressas, os itens digitais também devem ser removidos da

coleçãocasojánãosejamúteis,atuaisouapropriados.

Osnúcleosdocumentaisespecializadosqueintegramacoleçãodabibliotecamunicipal

devem ter critérios de desbaste próprios, específicos de cada núcleo documental e

definidosporcadabiblioteca,peloquenãoestãocontempladosnesteGuia.

3.1-Critériosgeraisdedesbaste

Noscritériosgeraisdedesbasteincluem-seosseguintes:

• Documentos cujo conteúdo não é adequado à biblioteca, incorporados na

coleção sem terem sido sujeitos a uma avaliação previa (ex.: doações de

5 Neste documento foi utilizado o termo “desbaste” para descrever o procedimento tambémhabitualmentedesignadopor“expurgo”,eotermo“eliminação”paradescreveroprocedimentotambémdesignadohabitualmentepor“abate”.


16

bibliotecasparticularesespecializadaseofertasqueentraramdiretamentepara

acoleçãosemqualquercritériodeavaliação).

• Documentosdeconteúdodesatualizado,masquepodemaindasersuscetíveisde

procura(ex.:títulosquetiveramnovasedições,obrasdereferência);

• Documentosemmauestadodeconservação;

• Documentosduplicadoscujaexistêncianãosejustifique6;

• Documentosquesetenhaverificadonãoseenquadraremnasnecessidadesdo

público, tais como aqueles com 5 ou menos empréstimos/renovações, nos

últimos5anos;

Osperíodosdereferênciasugeridosparaeventualdesatualizaçãodedocumentos,bem

comoaquantidademínimaemáximadeexemplaresamanter,constamnoAnexo1.

3.1.1-Critériosdedesbastedaspublicaçõesperiódicas

Por se tratar de um tipo de documentação específica cujo conteúdo rapidamente se

desatualiza,odesbastedosperiódicosdeveserfeitotendoemcontacritériosespecíficos

relativosàrespetivatemáticaeperiocidadedepublicação.

Nocasodaspublicaçõesperiódicasnãocorrentespoder-se-áestabelecercomocritérios

paradesbaste:

• Coleçõesdeperiódicossemprocura;

• Periódicosdeinteressesazonal;

• Periódicoscomelevadograudeespecialização;

• Periódicosemmauestado;

• Periódicos existentes noutras bibliotecas, arquivos e instituições (ex.:

hemerotecas,arquivosdejornais,centrosdedocumentação,etc.).

Relativamente às publicações periódicas correntes são propostos os prazos de

armazenamentoconstantesnoAnexo1.

Nocasodasredesdebibliotecasédesejável,agestãoconjuntadoarmazenamentodas

publicações periódicas: uma determinada biblioteca poderá ficar responsável pelo

6Devemserretiradasdasestantesdiferentesediçõesdeumamesmaobraeduplicados,mantendoasediçõesmaisrecentesedemelhorqualidade.


17

armazenamentodapublicaçãox,outrapeloarmazenamentodapublicaçãoy,eassim

sucessivamente.

As coleções periódicas a conservar (ex.: imprensa local e regional) deverão ser

preferencialmentedigitalizadas.Oseuarmazenamentoemespaçofísicodeveserfeito

igualmenteemarticulaçãocomasoutrasbibliotecasdaredeou,nocasodeestanão

existir,comasbibliotecasdamesmaregião.

4-Eliminação

Aeliminaçãoconsistenaretiradadefinitivadedocumentosdecoleção.

Os documentos identificados para a eliminação poderão ser canalizados para outras

instituiçõesinteressadasemrecebê-los;poderãotambémservendidosouenviadospara

reciclagem.Noscritériosgeraisdeeliminaçãoincluem-seosseguintes:

• Documentosdanificados,compáginasemfalta;

• Documentosilegíveis;

• Documentos cujos dispositivos de leitura caíram em desuso (cassetes áudio,

cassetesvídeos,disquetes,etc.;

• Publicações periódicas, correntes e não correntes, fora dos prazos de

conservaçãodefinidos;

• Documentoscomconteúdosinformativosdesatualizados;

• Documentossemprocura;

• Documentos com conteúdos educativos e/ou pedagógicos desatualizados

(manuaisescolares,obrasdereferênciasemvalorhistóricooupatrimonial,etc.);

• Documentosduplicadosexistentesemdepósito(aavaliarcasoacaso);

• Documentos em depósito, que se tenha verificado não se enquadrarem nas

necessidades do público, tais comodocumentos com5 oumenos pedidos de

consulta/empréstimo/renovações,nosúltimos5anos.

• Artefactosdigitaistecnologicamenteultrapassadosoucomavarias

permanentes.

Comoregrageralnãoseconsideramosseguintesdocumentosparaeliminação:


18

• Documentos com valor patrimonial (histórico e/ou artístico) e /ou raridades

bibliográficas,cinematográficas,musicais,etc.;

• Documentosquesãoconsideradosclássicoseessenciaissemqualquercoleção,

independentementedabaixafrequênciadeconsultas/empréstimos;

• Primeirasedições,ouasediçõesmaisantigas,deliteratura,filmes,musicais,etc.,

deautoresecriadorespremiadosoudereconhecidomérito;

• Documentosqueintegramofundolocal;

• Obrasautografadasporautoresdereconhecimentomérito.

Comoregrageral,aeliminaçãoexigeaelaboraçãodorespetivoautoearetiradadoitem

dalistadosbensinventariados(Anexoll).

Odesbasteeaeliminaçãonãodeverãoseraplicadoscomoformaderetirardoacessoao

públicodocumentoscontroversosoucomoformadecensura.

Odesbastenãodevedeserutilizadocomoformaderetirardocumentosdassalasde

leitura,fazendoapenastransitarosdocumentosparaodepósito.Estetipodedecisão

apenaspermiteadiaroproblemaeembrevelevaráàfaltadeespaçonodepósito.

5-Responsabilidade

A responsabilidade da proposta e aplicação de critérios relativos ao desbaste e à

eliminaçãoédacompetênciadoresponsávelpelagestãodascoleções,cabendo-lhe:

• Procederàdefiniçãodoscritériosdedesbasteeeliminação;

• Procederàelaboraçãodalistademateriaisaeliminar;

• Submeteralistaàaprovaçãosuperior;

• ProcederàatualizaçãodosregistosnoSGBe/ounolivrodeinventário;

• Decidirsobreodestinoadaraosdocumentoseliminados.

Oprocessodedesbasteedeeliminaçãodedocumentosdevesermonitorizadodemodo

aseobterinformaçãosobre:

• Listademateriaisaeliminar;

• Númerodedocumentoseliminados,portipoesuporte;


19

• Taxa de eliminação (relação entre o número de documentos eliminados e o

númerototaldedocumentosdacoleção);

• Taxa de renovação (relação entre o número de aquisições e o número de

eliminações).

6-Gestãodeofertas,doaçõeselegados

Entende-sepor:

• Ofertas e doações - Entrega à biblioteca de um documento ou conjunto de

documentos, a títulogratuitoe irrevogável,por vezesacompanhadadecertas

obrigaçõesoucondições,tendoabibliotecaafaculdadedearecusar;

• Legado-Disposiçãofeitaportestamento,atribuindoàbibliotecaumdocumento

ouconjuntodedocumentos,porvezesacompanhadadecertasobrigações,tendo

abibliotecabeneficiáriaafaculdadedeorecusar7.

Asofertas,doaçõeselegadosdedocumentospoderãoedeverãoserumaformadeas

bibliotecaspúblicasatualizaremeenriqueceremassuascoleções.Porém,asuagestãoé

frequentemente problemática, devido à natureza dos documentos em causa, e às

condiçõesporvezesimpostaspelosdoadores,nomeadamentequantoànecessidadede

manteraintegridadedacoleçãodoadaouquandoàformadeadisponibilizaraopúblico.

Por vezes, trata-se de documentos entregues na biblioteca por particulares, que por

algummotivosequeremdesfazerdeles;outrasvezesadocumentaçãoéprovenientede

bibliotecasparticularesqueversamtemáticasespecíficasequenãoseadequamàmissão

eaosobjetivosdasbibliotecaspúblicas.

Asbibliotecaspúblicasdevem,pois,acautelarjuntodasrespetivastutelas,odireitode

aceitar apenas as ofertas, doações e legados de documentos que se enquadremnos

critérios definidos na sua política de desenvolvimento de coleções. Para tal é

fundamental a existência de um Regulamento ou de Normas escritas (Anexo IV)

aprovadaspelatutela,comoscritériosecondiçõesdefinidaspelabibliotecaouredede

7FARIA,MariaIsabel,PERICÃO,MariadaGraça–DicionáriodoLivro:daescritaaolivroeletrónico.Coimbra:EdiçõesAlmedina,2008.ISBN978-972-40-3499-7


20

bibliotecas, que justifiquem e salvaguardem a decisão de aceitar, ou não, uma

determinadaoferta,doaçãooulegado.

Aaceitaçãodeofertas,doaçõeselegadosdeveráserformalizadaatravésdaassinatura

dodocumentopróprio(termodedoação)econcluídaapósaaprovaçãoemsessãode

Câmara.

Apósaavaliação,osdocumentosaceitesserãointegradosnacoleçãodabiblioteca,de

acordocomasáreastemáticasqueversam,nãosedevendoconstituircoleçõesespeciais,

nematribuirumlugarespecificonabiblioteca.

Nocasodosdocumentosque,apósaavaliação,seconcluaquenãodevemintegrara

coleção,abibliotecapoderáencaminhá-losparaoutrasbibliotecaseinstituições,poderá

utilizá-los para outros afins relacionados com a sua atividade, poderá devolvê-los ao

doador,poderávendê-losouaindaenviá-losparareciclagem.

Àsemelhançadoqueseverificacomoprocessodeseleçãoparaaaquisiçãodacoleção

paraaaceitaçãodasofertas,doações, legadosdeveatender-senocasodas redesde

bibliotecas, às existências nas outras unidades documentais e ao funcionamento do

empréstimoentreelas.

Osdocumentos recebidosnabibliotecade formaavulsa,esporádicaousemqualquer

contactoprévioporpartedodadorserãosubmetidosaomesmoprocessodeavaliação.

Porém, nestes casos não haverá lugar a assinatura de um termo de doação nem se

procederá à devolução dos documentos caso se conclua pela sua não integração na

coleçãodabiblioteca.

6.1-Critériosecondiçõesdefinidosparaaaceitaçãodeofertas,doaçõeselegados

Noscritériosecondiçõesgeraisparaaaceitaçãodedocumentosincluem-seosseguintes:

• Obras impressas de ficção e não ficção, em bom estado de conservação (não

aceitar documentos rasgados, sem capa, com pó ou amarelecidos), com uma

estimativadeprocuraelevada;

• Livrostécnicos(obrasimpressas),nãomuitoespecializados,comdatadeedição

recenteeembomestadodeconservação;


21

• Obrascomumvalorintrínsecoparaofundolocal;

• Obrasrarasouespeciaisincluindodocumentoscomvalorhistórico;

• Coleções de jornais e revistas com relevância para a comunidade servida,

incluindo coleções completas de periódicos locais, inexistentes nas outras

bibliotecasdaredeouemsuportedigital;

• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia originais, em formatos não

descontinuados ou em vias de o ser e em bom estado de conservação,

dependendodaprocuraexistente.

Nãodeveráseraceiteoseguintetipodedocumentação:

• Obras impressas em mau estado de conservação, nomeadamente rasgadas,

incompletas,semcapa,sujasouamarelecidas;

• Obrasimpressasqueseencontramdigitalizadaseacessíveisonlinegratuitamente

(ex.:obrasdaBibliotecaNacionalDigital);

• Documentos multimédia desatualizados, em mau estado de conservação,

designadamenteriscados,partidosousemorespetivoinvólucro;

• Manuaisescolares;

• Bibliografiaespecializada,nomeadamentemanuaisdeEnsinoSuperior,editados

hámaisde30anos;

• Periódicoscorrentes;

• Periódicosnãocorrentesseminteresseparaacomunidadelocal;

• Cassetesáudioevídeo;

• ProgramasInformáticosemformatosnãolegíveis;

• Documentosfotocopiados;

• Obrasdereferência;

• Documentos sonoros, audiovisuais e multimédia originais, em formatos

descontinuados;

• Cópiasdedocumentosmultimédia.


22

ANEXOS

Osanexosqueseseguemsãoumareferênciaepoderãoseradaptadosàrealidadedecada

BibliotecaMunicipal


23

AnexoI

Períodos de referência para eventual desatualização e decisão de eliminação de

documentos:

• Obrasdeciênciasexatas/técnicas:10anos;

• Obrasdeciênciassociaisehumanas:20anos;

• Obrasdeciênciasdasaúde:10anos;

• Obras de informática: 3 anos (em função da atualidade dos

programas/sistemas/aplicações);

• Obrasdedireito:3anos;

• Obrasdefinanças:5anos;

• Guiasemanuais(vários):2anos;

• Roteirosdeviagem:6anos;

• Documentoscom5oumenospedidosdeconsulta/empréstimos,nosúltimos5

anos.

Estes prazos devem ser articulados com a atualização dos referidos conteúdos (por

exemplo:obrasdegeografiacomreferênciaàURSSouChecoslováquiaouManuaisde

DireitoouFinançasdesatualizados).

Nocasodasobrasdereferência,deveserverificadaaatualizaçãodosconteúdoseasua

utilidadeparaoestudodotema.Existemoutrosdomíniosquesetornamdesatualizados

maisrapidamentepeloquesepoderãoestabelecerperíodosdereferênciamaiscurtos,

comoporex.:

• CiênciasdaEducação;

• Ciênciasdainformação;

• Gestão;

• EconomiaeFinanças.

Devem de ser retirados da estante as diferentes edições de uma mesma obra e

duplicados,mantendoasediçõesmaisrecentesedemelhorqualidade.


24

Númerodeexemplaresamanter:

Máximo:

• Ediçõesdeautor:1exemplar(casoaobratenhamanifestointeresse);

• Obrascommédiautilização(utilizaçãosazonal:férias,natal,óscares):1exemplar;

• Obrascomelevadautilização(ex.:bestsellers,prémiosliterários,obrasdoPlano

NacionaldeLeitura,etc.):2oumaisexemplaresconformeonúmerodepedidos

deconsulta/empréstimos.

Onúmerodeexemplaresdeveráserajustadoemfunçãodonúmeroedasexistênciasdas

bibliotecasquefuncionamemrede.

Publicaçõesperiódicascorrentes

Prazosdearmazenamento:

TipodePeriódico PeríododeArmazenamento

Jornaisdiários

Publicaçõessemanais

Publicaçõesquinzenais

Publicaçõesmensais

Bimestral,quadrimestral,semestraleoutras

Publicaçõesanuais

1mês(últimos30números)

3meses(últimos12meses)

1ano(últimos24números)

2anos(últimos24números)

3anos(anocorrente+2anosanteriores)

6anos


25

AnexoII

PropostadeEliminação

DeacordocomoprevistonoRegulamento/NormasdefuncionamentodaBibliotecade

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, nomeadamente as relativas à gestão da coleção, foi

realizadaaavaliaçãoperiódicadascoleçõesdaBibliotecaMunicipaldexxxxxxxxxx,de

acordocomoscritériosdefinidosnoGuiadeGestãodasColeções.

Destaavaliaçãoresultouaidentificaçãodosseguintesdocumentos/materiaisaeliminar:

NúmerodeRegisto

Título/Autor/Produtor

ConformeestipuladonoscitadosRegulamento/Normasde funcionamentodeGuiadeGestãodasColeções,propõe-se:

1. A eliminação dos documentos através do registo do inventário dosdocumentos/materiaisacimaidentificados()

2. O encaminhamento dos documentos eliminados para outras bibliotecas einstituições()

3. AsuareutilizaçãoparaoutrosfinsrelacionadoscomaatividadedaBiblioteca()4. Asuavenda()5. Oseuenvioparareciclagem()

Àconsideraçãosuperior

xxxxxxxxx,dede20

O/ABibliotecário/a

____________________________


26

AnexoIII

MinutaparaNormasdeGestãodeOfertas,doaçõeselegados

1- Compete à Câmara Municipal de --------------- no âmbito da organização e

funcionamentodos seus serviçosedagestão corrente, aceitarofertas, doaçõese

legadosabenefíciodeinventário(art.º33ºnº1,alíneaj)daleinº75/2013,de12de

setembro).

2- Entende-seporofertae/oudoaçãotodaaentregaespontâneadedocumentaçãoà

biblioteca,levadaacaboporpessoasindividuaisoucoletivas,quepossaenriquecer

oseufundodocumentalecontribuirparaasatisfaçãodasnecessidadeseinteresses

dosseusutilizadores.

3- Entende-seporlegadotodaaentregadedocumentaçãoàbiblioteca,quedecorrade

umtestamento.

4- Procedimentos

4.1-Qualquerintençãodeoferta,doaçãooulegadoàbiblioteca,manifestadapor

um particular ou instituição, deverá ser apresentada por escrito, através do

preenchimentodo formuláriodeoferta/doação/ legado, disponibilizadopelos

serviçosdabiblioteca.

4.2-Aaceitaçãodeofertas,legadosedoaçõesdedocumentosseráavaliadatendo

emconsideraçãoosseguintescritérios:

a) Estadofísicodeconservação;

b) Atualização;

c) Pertinência;

d) Acessibilidadedelíngua;

e) Acessibilidadee/ouusabilidadedeformato;

f) Autoridade;

g) Valorpatrimonial.


27

4.3- A biblioteca prestará informação técnica que fundamente a recusa ou

aceitação das ofertas, doações ou legados, sendo esta submetida a análise e

deliberaçãodaCâmaraMunicipal,nostermosdaalíneaj)donº1doartigo33ºda

leinº75/2013de12desetembro.

4.4- Em caso de indeferimento da aceitação das ofertas, doações ou legados,

poderão ser sugeridas outras instituições que, pela sua natureza e âmbito de

atuação,possambeneficiardadoaçãooulegadoemcausa.

4.5-Opreponentedasofertas,doaçõesou legadosseránotificadodadecisão,

dando-lheodireitodepronúncia,nocasodenão-aceitaçãoeencaminhamento

paraoutrasinstituiçõesououtrosfins.

4.6- A aceitação e integração das ofertas, doações e legados no acervo

documentaldaBibliotecaseráformalizadaemdocumentopróprio,assinadopor

ambasaspartes,passandooseuobjetoaserprioridadedaentidadequetutelaa

biblioteca.

4.7-Salvoacordoemcontrário,otransportedobemobjetodeoferta,doaçãoou

legado,assimcomoeventuaisencargos,sãodaresponsabilidadedopreponente.

4.8-Asofertasedoaçõesquedãoentradanabibliotecaporviapostal,deforma

anónimaouemqueoseudoadorexigeanonimato,serãosubmetidasaomesmo

processodeavaliação.

4.8.1- Os objetos recebidos por esta via, e aceites, serão registados para

informaçãoàentidadequetutelaabiblioteca,comperiocidadesemestral.

4.8.2-Nãohaverálugaràdevoluçãodeobjetosnãoaceites,recebidosdeforma

anónima,porestavia.


28

4.9- Apenas os documentos objeto de ofertas, doações ou legados aceites e

integrados na coleção da biblioteca serão alvo de tratamento técnico, à

semelhançados restantes fundosdocumentais, sendo registada,emprograma

informático,aindicaçãodaproveniênciadosrecursos.


29

AnexoIV

TermodeDoação

Declaro que conheço as normas de aceitação de ofertas e doações da Biblioteca

MunicipaldeXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,conformeestipuladaspelasrespetivasnormas

(anexoIII).

Nestamedida:

a) Autorizoosseusserviçosaprocederemaumaavaliaçãoeseleçãodetodosos

documentos/materiaisoferecidos;

b) Autorizoqueosdocumentos/materiaisquenãosejampertinentesparainclusão

nofundodocumentalsejamencaminhadosparaoutrasbibliotecas,reutilizados

para outros fins relacionados coma sua atividade, vendidos ou enviados para

reciclagem;

c) Declaro ainda não fazer quaisquer exigências e/ou restrições sobre os

documentos/materiaisoferecidos,dandoàBibliotecaMunicipalaliberdadepara

osutilizardomodoqueentendacomomaisapropriado.

Anexoalistadosdocumentosentregues.(assinaturaslegíveis)

______________________________,________de__________________de20____

ODoador PelaBiblioteca

________________________________________________________________

________________________________________________________________

Nome

BI/CC Telefone

Endereço

Código-postal

-Localidade


30

RedeIntermunicipaldeBibliotecasdaLezíriadoTejo

2020