GUIA DE REFERENCIA PARA USUARIOS PORTAL DE TRANSACCIONES

ELECTRÓNICAS E.O.C

Chile

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Índice

Índice................................................................................................................................................. 2 Guía de referencia para portal transacciones electrónicas ................................................................ 3 Privilegios E.O.C .............................................................................................................................. 4 Acceso al portal ................................................................................................................................ 5 Cambio de contraseña ....................................................................................................................... 6 Ingreso de Orden rápida ................................................................................................................... 7 Lista de compras .............................................................................................................................. 8 Búsqueda de productos .................................................................................................................... 9 Carro de compras ........................................................................................................................... 11 Estado de Orden ............................................................................................................................. 12 Búsqueda de inventario .................................................................................................................. 14 Cargar archivo de orden ................................................................................................................. 16 Consulta status de crédito .............................................................................................................. 17 Confirmación de ordenes ............................................................................................................... 18

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Guía de Referencia a Usuarios Portal de Transacciones Electrónicas E.O.C Portal de Transacciones Electrónicas E.O.C es una herramienta que 3M les ofrece a sus distribuidores para que puedan acceder a información en forma fácil y rápida las 24 horas del día y los 7 días de la semana. Entre otras cosas podrá

• Transmitir órdenes de compra en forma electrónica • Revisar on-line el status de sus órdenes de 4 meses a la fecha • Verificar disponibilidad de inventario • Revisar on-line su status de crédito • Ver catálogos, fichas técnicas, obtener imágenes de productos etc.

El siguiente es el menú principal junto con una breve referencia de cada función

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Privilegios E.O.C Cada cliente podrá tener más de un usuario del sistema y cada usuario podrá tener un nivel de privilegio distinto entre si. Los privilegios son los siguientes: Nivel 1.- Accede a todas las opciones de E.O.C

• Compra • Consulta inventario • Consulta información de producto • Consultas de status de O/C • Consultas de crédito •

Nivel 2.- Puede comprar y hacer consultas de productos

• Compra • Consulta inventario • Consulta información de producto • Consultas de status de O/C

Nivel 3.- Sólo puede consultar

• Consulta inventario • Consulta información de producto • Consultas de status de O/C

Para realizar cambios en los privilegios de los compradores, debe solicitarlo vía correo electrónico a su coordinador de Servicio a Clientes.

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Acceso al Portal Ingresar a la siguiente dirección http://eoc.3m.com/cl e ingrese su cuenta y contraseña

Al acceder por primera vez al portal la página mostrará una leyenda que indica los compromisos que se adquieren al momento de ingresar al sitio. Una vez aceptada las condiciones puede acceder al menú principal y a las opciones ahí mencionadas. La habilitación de una nueva cuenta y contraseña se solicita a la persona de SAC encargada de la cuenta. Representantes de Servicio a Clientes Carlos Alarcón S. Fono: 4103443 cralarcon@3.com Erika Rojas A. Fono: 4103440 erojas2@3.com Cynthia Leiva C. Fono: 4103435 cleiva@3.com Filiberto Cornejo A. Fono: 4103638 frcornejo@3.com Rodolfo Droguett D. Fono: 4103447 rrdroguett@3.com Cristian González R. Fono: 4103434 cagonzalez@3.com Solange Ramírez C. Fono: 4103436 sramirez1@3m.com Gerente de Servicio a Clientes Rodrigo Concha T. Fono: 4103396 rlconcha@3.com

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Cambio de contraseña

Por seguridad se recomienda cambiar la contraseña entregada por 3M, esto es posible hacerlo de la siguiente manera:

1) Desde menú principal hacer clic en ‘Perfil’ (parte superior izquierda de la página)

2) Hacer clic en ‘Cambiar su contraseña de acceso

3) Digitar contraseña nueva en campo ‘Contraseña’ y luego en campo

‘Verificar Contraseña’ después presionar botón ‘Actualizar’

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Orden Rápida Esta opción permite ingresar sólo códigos 3M de 11 dígitos (stock numbers) por lo tanto es necesario tenerlos de antemano, si no tiene los stock numbers puede ingresar ordenes a través de la opción ‘Búsqueda de inventario’, ‘Búsqueda de producto’ o ‘Lista de Compras’

1) Desde menú principal seleccionar ‘Orden Rápida’ 2) Ingrese el Código de Producto y Cantidad para cada ítem requerido. 3) Presione el botón 'Actualizar' para verificar las Descripciones de

Productos y Precios. 4) Presione el botón 'Agregar al Carro' o el botón 'Confirmación Express'

para agregar los ítems al Carro de Compras 5) Seguir instrucciones para ‘Confirmación de Órdenes’(Pág.18)

Si desea eliminar uno de los productos ingresados debe seleccionarlo haciendo clic en el campo de la columna que indica ‘Remover Ítem’ luego presionar botón ‘Actualizar’. Esta pantalla permite ingresar hasta 10 ítems, si necesita ingresar más debe hacer clic en ‘Agregar al carro de compras’ y seguir ingresando. Importante: 50 ítems es la cantidad máxima para ingresar por orden de compra, si se ingresan más de 50 líneas nuestro sistema particiónará automáticamente su o/c en 2 o más facturas.

Los códigos deben ser ingresados sin separaciones ni guiones

Las cantidades deben ser solicitadas en números enteros y de acuerdo a las unidades de ventas indicadas en las respectivas listas de precios

Para eliminar un ítem seleccionarlo y luego presionar botón actualizar

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Lista de Compras La lista de compras ofrece la flexibilidad de seleccionar ítems desde una lista de productos comprados previamente, esta se generará e incrementará cada vez que compre a través de EOC. Para personalizar su lista actual o construir una nueva lista de compras contacte a su representante de Servicio a Clientes.

1) Ingrese cantidad para cada ítem requerido 2) Presione botón ‘Agregar al Carro de Compras’ 3) Presione botón 'Agregar al Carro de Compras’ o ‘Confirmación Express’.

Hay que tener en cuenta que no es necesario confirmar de inmediato la orden, puede seguir agregando productos al carro de compras o seguir navegando en otras opciones y confirmar desde el carro de compras una vez que lo desee.

4) Seguir instrucciones de ‘Confirmación de Órdenes’ (Pág.18)

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Búsqueda de producto Esta opción permite obtener información detallada del producto como precio, disponibilidad de inventario, lote mínimo de venta, información técnica, imagen del producto. Desde esta opción también es posible agregar productos al carro de compras. Para realizar la búsqueda del producto, elija uno de los siguientes criterios: descripción o stock number, y luego presione el botón "Buscar".

Para comprar ingresar cantidad y hacer clic en botón agregar al carro de

Indica unidad de venta 3M

Indica disponibilidad de inventario Si o No

Clic aquí para más información del producto.

Criterio de búsqueda

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Para ver información detallada del producto hacer clic en ‘catalogo 3M’ , esta información no está disponible para todos los productos.

Precio de lista, múltiplos de venta, unidad de venta

Características Del producto

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Carro de compras Esta opción permite visualizar los productos que hemos agregado a nuestro carro de compras desde las otras opciones (Lista de Compras, Orden Rápida, Búsqueda de inventario) aquí podemos modificar las cantidades requeridas, eliminar alguno o todos los ítems y confirmar la orden. Confirmación la orden

1. Chequear precio, cantidad y unidades de venta (caja, rollo, c/u etc.) 2. Presionar botón ‘Confirmación’ 3. Seguir instrucciones de ‘Confirmación de Ordenes’ (Pág.18)

Actualizar cantidad

1. Con el cursor marque la cantidad a cambiar y digite la nueva cantidad 2. Presionar botón ‘actualizar’

Remover o eliminar un ítem

1. Seleccione el ítem desde la columna ‘Remover Ítems’ 2. Presionar botón ‘Actualizar’

Importante chequear cantidad, precio de lista y unidad de venta 3M.

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Estado de Orden Esta pantalla muestra el estado de todas las órdenes que han ingresado al sistema a través de su cuenta (Internet o Servicio a Clientes). Usted podrá utilizar la herramienta de Búsqueda para encontrar órdenes específicas y también podrá cambiar las opciones de despliegue de información según los datos que quiera visualizar. Entre otras cosas podrá visualizar órdenes pendientes, fechas estimadas de despacho para productos pendientes, status de órdenes actuales.

1) Seleccionar criterio de búsqueda ‘Estado actual’ y opción de despliegue 2) Presionar botón ‘Búsqueda’ 3) Las órdenes se desplegarán de acuerdo al criterio seleccionado 4) Una vez identificada la orden que desea consultar hacer clic en ‘Detalles’

Para ver información detallada de la orden (status de despacho, mercadería pendiente, fecha de confirmación) hacer clic en ‘Detalles’

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Este recuadro indica si el producto comprado está en proceso de despacho o si quedó pendiente (Back Ordered). En el caso de estar pendiente mostrará la fecha aproximada en que el producto estará disponible para despacho

Este recuadro muestra las condiciones de crédito de la factura y en el caso que la orden esté programada para despacho indicará cuando se recibirá la mercadería en su bodega.

Botón para volver a consultar otra orden

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Búsqueda de Inventario Esta opción permite verificar disponibilidad de inventario y agregar productos al carro de compras

1) Ingresar cantidad a consultar 2) Seleccionar criterio de búsqueda (código 3M o Descripción de producto) 3) Ingresar texto de búsqueda (código 3M o descripción) 4) Presionar botón ‘Buscar’

El resultado mostrado por la página indicará solamente si hay o no hay disponibilidad para la cantidad consultada. Es importante dejar en claro que la información mostrada por esta página no es 100% exacta con la cantidad disponible en nuestras bodegas, debido a los tiempos de actualización de la información.

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Las cantidades deben estar de acuerdo a las unidades de venta y múltiplos indicados en las listas de precios.

Criterio de búsqueda

Ingresar texto de acuerdo al criterio de búsqueda seleccionado, descripción de producto o stock number 3M

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En este caso se consultó bajo el criterio de búsqueda ’Descripción de producto’ por lo que el sistema arrojará más de un producto. Se recomienda consultar inventario por criterio de búsqueda ‘Stock number 3M’ de esta manera se mostrará solamente el producto consultado. Cuando el producto consultado en vez de indicar disponibilidad de inventario (Si o No) muestre un doble asterisco (**) quiere decir que el producto es contra o/c y solo se importará una vez recibida la o/c, en este caso, una vez que llegue a Servicio a Clientes su orden electrónica.

Resultado indica disponibilidad “si o no” de acuerdo a la cantidad requerida

Para ver información detallada del producto o para agregar este producto al carro de compras hacer clic en ‘catalogo 3M’.

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Cargar archivo de orden Esta opción permite subir en forma rápida un archivo de órdenes de compra desde su computador o de la red utilizando la información generada por su sistema de reposición de inventario. El formato requerido debe tener ciertas características, por lo que si desea ocupar esta opción contacte a su representante de SAC.

1. Seleccionar opción ‘Cargar Archivo de Orden’ 2. Seleccionar carácter usado como delimitador 3. Seleccionar formato del archivo 4. Con Botón ‘Browse’ seleccionamos archivo desde su disco duro

Importante: El archivo de be ser plano o de texto (Nombre archivo.txt), las 2 primeras columnas son las que se van a leer, estas deben incluir código 3M (11 dígitos sin guiones) y cantidad a solicitar o vise versa

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Consulta status de crédito Esta pantalla muestra el estado de todas las órdenes que se han ingresado para su cuenta, esta pantalla muestra desde la fecha de emisión de la factura hasta la fecha de vencimiento incluyendo días de atraso, monto, saldo por factura etc.

Puede ingresar criterios de búsqueda para ver una orden específica o cambiar las opciones para modificar la cantidad de información que se muestra en pantalla.

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Confirmación de órdenes Desde la opción ‘Carro de compra’ Presionar botón ‘Confirmar’ luego deberá seguir los siguientes pasos: Paso 1.- Chequear dirección de facturación y despacho Paso 2.- Chequear productos, cantidad y unidad de venta 3M, precio de lista y total factura (los descuentos podrán ser revisados una vez sea recibida electrónicamente la orden en Servicio a Clientes, 10 min. Aprox. Desde que se confirme la orden). Si desea modificar la cantidad o anular un ítem entonces:

1. Presionar botón ‘Cambiar Orden’ 2. Modificar cantidad o eliminar el ítem seleccionándolo desde la columna

remover ítem. 3. Presionar botón ‘Actualizar’ 4. Presionar botón ‘Confirmación’

Paso 3.- Se salta la opción ‘Modalidad de despacho’ no está habilitada aún, si necesita programar su despacho para una fecha distinta a la estándar (24 hrs.) coordínelo directamente con su representante de Servicio a Clientes. Si desea indicar alguna observación como por ej. Retiramos, Precio especial autorizado por XX, o cualquier información que escape a lo normal, debe indicarse en el campo ‘Indicaciones adicionales’. Paso 4.- Ingresar su correlativo de o/c, Importante: el número de la o/c no debe repetirse, en el caso que se repita saldrá un aviso destacado en rojo indicando que debe ingresar otro número de o/c por estar repetido. Si todos los datos están conformes presionar botón ‘Ingresar su Orden’ si desiste de enviar la orden presionar botón ‘Cancelar la confirmación’ Al momento de confirmar la orden esta viajará electrónicamente a nuestros sistemas, si después de haber chequeado y confirmado la orden desea modificarla debe contactarse con Servicio a Clientes, se dispone de un tiempo limitado (30 min. Aprox.) Para poder hacer modificaciones antes de que la orden llegue a bodega. Mientras navega por las distintas opciones es probable que aparezcan algunos mensajes destacados en rojo, leer atentamente y seguir las instrucciones ahí detalladas, en su mayoría se producen cuando al solicitar un productos no se solicita correctamente ya sea la cantidad o el múltiplo. Cualquier duda o sugerencia sobre este manual le solicitamos contactar a su ejecutivo de Servicio a Clientes o directamente a Cristian González al Mail cagonzalez@3m.com o llamar al 600-300-3636 Centro de atención al Consumidor.