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8/3/2019 Guia Eventos
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Guia para Realizao de Eventos
Check-list das diversas fases para a realizao de um evento, dentro daatividade promocional. Preparado pelo Comit de Promoo da ABA -
Associao Brasileira de Anunciantes.
I. Definio de Evento
Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grandeenvolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade.Esta definio bastante formal, mas expressa a grande gama devariaes que podemos ter com um evento. Podemos dividir um eventoem quatro modalidades bsicas: Esportivo
Artstico Social Mercadolgico
Alguns exemplos de eventos por atividade:1. Esportivo Aqutico Olmpico Popular Sofisticado
De Vero/Primavera De Inverno/Outono Praiano Motorizado2. Artstico Artes Plsticas Artes Cnicas Artes Visuais
Msica Clssica
Multimdia Msica Popular Festival Exposio Tpico3. Social
Campanha de Sade Campanha de Levantamento de Fundos
Aniversrio da Cidade
Apoio a Iniciativas Sociais4. Mercadolgico
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Feira/Exposio Reunio Encontro Mesa Redonda Simpsio Seminrio Conferncia Palestra Congresso Painel Frum Debate Conveno
Desfile Comcio Lanamento de Produto/Servio
II. Escolhendo o seu Evento
Em primeiro lugar, deve-se fazer um pr-projeto, enfatizando seistpicos:
1) Objetivo
2) Conceito do Produto
Definio clara do que deve ser o evento Estruturao 5W/2H
o que fazer quem faz onde faz quando faz
por que faz como faz quanto custa fazer
3) Pblico-Alvo
4) Anlise do Mercado
Demanda do produto Concorrncia
5) Estratgia Que ferramentas usar
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Possibilidade de patrocnio
6) Anlise de Viabilidade Tcnica/Econmica
Necessidade de recursos financeiros e humanos Simulao pessimista e otimista
III) Sistema de 3 Pontos
Para que um evento tenha um final feliz, necessrio organiz-loconsiderando 3 pontos: Produo Promoo Custos
Podemos detalhar algumas atividades cruciais a serem observadas paraa realizao de um evento. Ser atravs do levantamento dessasatividades que voc ir compor o seu check-list.
1) Produo Local Perodo Pblico-Alvo Fluxo de Pblico Estacionamento Segurana Limpeza Atendimento Mdico Equipamentos Equipes de Manuteno
Aspectos Legais Licenas Seguro Hospedagem Translado Alimentao Coquetis Recepo Secretaria Contratao de Pessoal
Administrao de Pessoal Venda de ingressos
Inscries
Credenciamento
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2) Promoo
Criao de nome Programao visual
Cenografia promocional Merchandising Mdia Comunicao Promoo Distribuio de Brindes Sorteios Divulgao Assessoria de Imprensa Relaes Pblicas
Prospeco de Patrocnio Relatrios de Retorno Clipping
3) Custos
Oramento Global Oramento Setorizado Fluxo de Caixa Balancete
Prestao de Contas Relatrio com Relao Custo/Benefcio
IV. Exemplo de um Evento Estruturado
Para que fique simples Realizar um Evento, podemos estruturar esteprocesso. Podemos utilizar um evento para aumentar vendas, comoexemplo. No anexo I, voc tem o macrofluxo deste processo.
No anexo II, h uma descrio do evento com os seguintes itens: objetivo; tarefas identificadas;
insumos necessrios para realiz-lo fornecedores destes insumos; produtos resultantes clientes que necessitam de tais produtos
anexos que iro compor tal processo
Nos anexos seguintes (III a XIII), abrimos cada tarefa, anotando: os materiais e/ou recursos necessrios;
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as atividades crticas que orientam tal tarefa; os pontos a serem observados nesta fase; os resultados esperados;
as aes corretivas a serem tomadas.
Voc poder estruturar qualquer evento desta forma, o que facilitartodo o trabalho de acompanhamento.
Como exemplo adicional, indicamos alguns check-lists especficos nosAnexos XIV a XVII.
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ANEXO I
Processo: Realizar EventoMacro Fluxograma
Incio|
Estruturar Evento|
Estrutura OK|
Providenciar Recursos|Preparar o Evento
|Realizar
|Desmontar
|
Aes Ps Evento|Relatrio Ps-Evento
|Fim
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ANEXO II
Descrio de Evento
Processo: Realizar Evento
Responsvel(is):
Objetivo do Processo: Divulgar produtos/servios objetivando aumentarvendas:
Tarefas:1. Estruturar evento2. Providenciar recursos para o evento
3. Preparar evento
4. Realizar evento5. Desmontar evento
6. Realizar ps-evento
7. Elaborar relatrio do evento
Fornecedores: Aqueles que, alm de fornecerem os insumos, possibilitaroque se realizem as tarefas.
Insumos:1. Plano de ao comercial
2. Solicitao de evento (verbal, comunicao interna)3. Relao de pblico alvo
4. Lista de parceiros
5. Registro de oportunidades de negcio
6. Material promocional de apoio
7. Verba para contratao de servios/produtos8. Infra-estrutura
Clientes: Aqueles que necessitam do resultado do processo
Produtos:1. Evento realizado
2. Relatrio de evento realizado
Anexos:1. Macrofluxograma2. 5W 2H do processo
3. Procedimentos operacionais de cada tarefa
4. Desejos dos clientes
5. Caractersticas mensurveis dos produtos
6. Itens de controle do processo7. Itens de verificao do processo
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8. Desejos do processo
9. Caractersticas mensurveis dos insumos
Responsvel (is) pela elaborao:
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ANEXO III
Procedimento Operacional Estruturar Evento
Nome da Tarefa: Estruturar Evento
Responsvel (is):
Material/Recursos Necessrios:1. Relatrio de eventos similares
2. Registro de oportunidades de negcios
3. Modelo de formulrio proposta em eventos/encontros.
Atividades Crticas:1. Consultar relatrios de eventos similares
2. Explicitar objetivo do evento
3. Definir local, perodo e horrio
4. Definir pblico-alvo
5. Definir ttica de abordagem
6. Definir esquema de divulgao
7. Definir necessidade de marketing cooperativo (parcerias)
8. Definir necessidade de infra-estrutura
9. Definir cronograma/responsabilidades
10.Definir esquema de treinamento
11.Elaborar oramento12.Divulgar proposta de participao em eventos/encontros
13.Obter aprovao da proposta de participao em eventos/encontros
14.Encaminhar proposta aprovada aos rgos envolvidos
Manuseio do Material:1. Atentar para os pontos fortes de eventos similares
2. Enfatizar pontos oriundos do acervo de oportunidades de negcios
3. Atentar para a aprovao da proposta de participao emeventos/encontros pelos rgos envolvidos em tempo hbil.
Resultados Esperados:1. Proposta de participao em eventos/encontros com cronograma
responsabilidades e oramentos definidos em tempo hbil.
Aes Corretivas:Atravs de crticas recebidas, reexaminar cada atividade para fazer ascorrees pertinentes. Caso no consiga a aprovao da proposta em tempohbil, acionar a chefia.
Aprovao:
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ANEXO IV
Procedimento Operacional Preparar Evento
Nome da Tarefa: Preparar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:1. Cadastro de participantes potenciais2. Material para treinamento da equipe
3. Material promocional/apoio4. Cartas/etiquetas5. Formulrio de avaliao
Atividades crticas :1. Enviar carta/convite
2. Fazer telemarketing de confirmao
3. Elaborar lista de participantes
4. Fazer check-list do material promocional/apoio
5. Confeccionar crachs
6. Confeccionar/montar pastas do evento
7. Fazer check-list de todos os itens de infra-estrutura
8. Montar secretaria/recepo
9. Preparar formulrio de responsabilidades10.Treinar equipes de trabalho
11.Preparar lista de presena de participantes
Manuseio do Material:1. Diariamente atualizar a lista de participantes confirmados
2. Atentar para que o material promocional esteja adequado ao evento
3. No treinamento, importante conhecer profundamente aquilo que vai serapresentado e acertar com os palestrantes a nfase e coerncia com oobjetivo do evento.
Resultados Esperados:
1. Garantir que o nmero de participantes confirmados seja o maior possvel.
2. Crachs e pastas do evento confeccionados em tempo hbil
3. Equipe treinada em tempo hbil
4. Infra-estrutura montada e em funcionamento em tempo hbil
Aes Corretivas:Problemas advindos devero ser solucionados imediatamente ou reportados chefia.
Aprovao:
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ANEXO V
Procedimento Operacional Providenciar Recursos para oEvento
Nome da tarefa: Providenciar Recursos Para o Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:1. Proposta de participao em eventos/encontrosaprovada
2. Cadastro de palestrantes
3. Lista de parcerias
Atividades Crticas:
1. Negociar local para realizao do evento2. Preparar scripts de telemarketing ativo/receptivo
3. Elaborar carta convite/etiquetas
4. Negociar/acertar parcerias
5. Elaborar a grade do programa
6. Negociar/acertar palestrantes
7. Elaborar formulrio de avaliao
8. Negociar o fornecimento e instalao de recursos infra-estrutura(recursoshumanos materiais, equipamentos e alimentao)
9. Solicitar o fornecimento e instalao de servios de telecomunicaes10.Solicitar material promocional/apoio
11.Elaborar script do mestre de cerimnia
12.Acertar apoio da imprensa
13.Solicitar contratao/pagamento de servios/produtos selecionados
14.Preparar material de treinamento
Manuseio do Material:1. Certificar-se que os rgos envolvidos receberam a proposta de
participao em eventos/encontros na verso aprovada.
2. Manter palestrantes de stand by em caso de impossibilidade do titularcomparecer
3. No esquecer de fornecer dados dos equipamentos para que seja feitoseguro com antecedncia de 15 dias do evento.
Resultados Esperados:Ter todos os recursos/procedimentos necessrios realizao do eventodisponveis e de acordo com o cronograma estabelecido.
Aes Corretivas:Detectado que algum recurso poder no estar disponvel em tempo hbil,
acionar chefia.
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Aprovao:
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ANEXO VI
Procedimento Operacional Realizar Evento
Nome da Tarefa: Realizar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:
1. Crachs/pastas do evento
2. Mo-de-obra treinada para demonstraes3. Palestrantes4. Parcerias
5. Infra-estrutura (itens)6. Lista de participantes
7. Lista de presena de participantes8. Material promocional/apoio
Atividades Crticas:
1. Recepcionar/registrar participantes entregando crachs/pastas2. Cerimoniar o evento3. Realizar palestras4. Encaminhar participantes ao stand de demonstrao5. Demonstrar servios6. Abordar participantes (vendas)
7. Prestar informaes sobre servios/aplicaes8. Registrar oportunidades de negcios9. Supervisionar as atividades/infra-estrutura durante o evento
10.Administrar material promocional/apoio
11.Administrar distribuio de tickets refeio e vaucher de transportes
12.Recolher formulrios de avaliao
13.Registrar anormalidadesManuseio do Material:
1. Alertar sistematicamente para o preenchimento do formulrio de avaliao pelosparticipantes
2. Informar platia sobre possveis atrasos/falhas3. Informar platia sobre a programao seguinte4. Informar da existncia de equipe de venda e demonstrao no local5. Atentar para reposio de material promocional
Resultados Esperados:
1. Maior nmero de participantes possvel
2. Palestras realizadas
3. Servios demonstrados
4.Todos os formulrios de avaliao preenchidos
5. Todas as oportunidades de negcios registradas
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Aes Corretivas:
1. Substituir lmpadas dos retroprojetores em caso de queima
2. Pedir/monitorar conserto/recuperao de equiopamentos/servios
3. Orientar palestrantes/demonstradores sobre possveis desvios4. Acionar suporte tcnico do evento para diagnstico de problemas nos
servios/aplicaes
5. Qualquer outra anormalidade, recorrer ao coordenador do evento
Aprovao:
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ANEXO VII
Procedimento Operacional Desmontar Evento
Nome da Tarefa: Desmontar Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:1. Bloco de nota fiscal
2. Notas fiscais recebidas
Atividades Crticas:1. Recolher material promocional/apoio em excesso
2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados
3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos
4. Coordenar o desmonte/transporte do stand
5. Entregar local ao fornecedor
6. Registrar incidentes ocorridos
Manuseio do Material:1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto
2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberao dasegurana
Resultados Esperados:Local de realizao do evento liberado no dia seguinte ao trmino do evento.
Aes Corretivas:Em caso de dvida com relao ao preenchimento das notas fiscais, contactar
pessoal apto.Caso haja problema no check-list, acionar chefia
Aprovao:
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ANEXO VIII
Procedimento Operacional Realizar Ps-Evento
Nome da Tarefa: Realizar Ps-Evento
Responsvel(is):
Material/Recursos Necessrios:Lista de presena dos participantesLista de participantes (que confirmaram presena)
Atividades Crticas:1. Consolidar relatrio de participao
2. Enviar correspondncias de agradecimento (palestrantes, parceiros e
pblico presente)3. Dar aval para pagamento dos servios/produtos prestados por terceiros
Manuseio do Material:Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes
diferentes dos confirmadosNotas fiscais para pagamento devero ser liberadas no dia seguinte ao
trmino do eventoRecolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados
Resultados Esperados:Agradecimento no mximo em 5 (cinco) dias teis
Aes Corretivas:Solicitar orientao chefia quando da elaborao das correspondncias deagradecimento bem como quando do pagamento dos servios prestados, casoseja detetado algum no cumprimento dos servios/produtos contratados porparte dos fornecedores.
Aprovao:
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ANEXO IX
Procedimento Operacional Elaborar Relatrio do Evento
Nome da Tarefa: Elaborar Relatrio do Evento
Responsvel(is):
Material Recursos Necessrios:1. Proposta de participao em eventos/encontros aprovadaFormulrios de avaliao preenchidosRelatrios de anormalidadesRegistros de oportunidades de negciosRelatrio de participao
Atividades Crticas:1. Tabular dados de:
Relatrio de anormalidades
Registros de oportunidades de negcios
Relatrio de participao2. Solicitar contribuies aos rgos envolvidos
3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas desucesso e insucesso
4. Propor plano de Ao
5. Fazer recomendaes
6. Divulgar relatrio
Manuseio do Material:O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de ps-evento
Resultados Esperados:O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para umaao de venda imediata.
Aes Corretivas:
Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero serfornecidos posteriormente
Aprovao:
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ANEXO X
Proposta de Estruturao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO1. 1. Local
1. 2. Data/Horrio
1. 3. Servio
1. 4. rgos Envolvidos
2. OBJETIVOS2. 1. Geral
2. 2. Complementos3. PBLICO-ALVO3.1. Nmero de participantes3.2. Segmentos3.3. Critrios de Seleo de Empresas3.4. Perfil do Convidado
4. TTICA DE ABORDAGEM4.1. Palestras4.2. Marketing Cooperativo4.3. Exposio de Servio/Equipamentos
5. ESQUEMA DE DIVULGAO5.1. Publicidade5.2. Mala Direta5.3. Telemarketing5.4. Apoio de Imprensa
6. PROGRAMAO
7. MARKETING COOPERATIVO8. INFRAESTRUTURA8.1.Recursos Materiais e Instalaes8.2.Recursos Audiovisuais8.3.Recursos Humanos
9. ESTIMATIVA DE CUSTOS
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ANEXO XI
Proposta de Participao em Eventos
Responsvel(is):
1. EVENTO1.1. Local1.2. Data/Horrio1.3. Entidades Envolvidas1.4. Pblico1.5. Objetivo
2. PARTICIPAO2.1. Servios2.2. Objetivo2.3. Posicionamento Comercial2.4. Nvel de Participao
a Palestrasb Stand
c Sala de Imprensad Marketing Cooperativo
3. DEFINIO DE SERVIOS/EQUIPAMENTOS
4. DEFINIO DE RECURSOS4.1. Humanos
4.2. Infraestrutura4.3. Promocionais
5. DEVOLUO
6. DISTRIBUIO
7. ANEXOS7.1. Programa7.2. Lay-out do Evento
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ANEXO XII
Relatrio de Avaliao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO1.1 Local1.2 Data/Horrio
2. PR-EVENTO2.1 Planejamento2.2 Desenvolvimento
3. EVENTO3.1 Infraestrutura3.2 Marketing Cooperativo3.3 Palestras3.4 Divulgao
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ANEXO XII
Relatrio de Avaliao de Encontros
Responsvel(is):
1. ENCONTRO1.1 Local1.2 Data/Horrio
2. PR-EVENTO2.1 Planejamento2.2 Desenvolvimento
3. EVENTO3.1.Infraestrutura3.2.Marketing Cooperativo3.3.Palestras3.4.Divulgao3.5.Equipe de Trabalho3.6.Pblico3.7.Aspectos3.8.Material Promocional3.9.Organizao3.10.Atividades Extras
4. PS EVENTO
4.1.Questionrio de Avaliao4.2.Procedimentos Comerciais
5. CONCLUSES E RECOMENDAES
6. ANEXOS6.1.Proposta de Estruturao de Encontros6.2.Lista de Participantes6.3.Programa6.4.Convite6.5.Publicidade6.6.Malas Diretas
6.7.Material Promocional6.8.Cpia de Palestras6.9.Tabulao do Questionrio
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ANEXO XIII
Relatrio de Participao em Eventos
Responsvel(is):
1. EVENTO1.1.Local1.2.Data/Horrio
2. ANLISE DESCRITIVA DO EVENTO2.1.Congressos/Seminrios/Simpsitos
a. Participantes Inscritosb. Palestras Proferidasc. Concorrentesd. Organizao
2.2.Feiras/Exposiesa rea de Exposiob Nmero de Standsc Concorrentesd Total de Visitantese Organizao
3. DESEMPENHO3.1 Congressos/Seminrios/Simpsios
a Palestrasb Pblico Participante
c Inscriesd Infraestruturae Divulgaof Participaes Adicionaisg Equipe de Trabalhoh Marketing Cooperativoi Resultados
4. PROCEDIMENTOS PS EVENTO
5. CONCLUSES E RECOMENDAES
6. ANEXOS6.1 Proposta de participao em eventos
6.2 Lay-out Stand
6.3 Recortes sobre o Evento
6.4 Lista de Cadastro
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ANEXO XIV
CKECK-LIST PARA UMA FEIRA
I) Informaes Gerais Requer informaes para participao
Determinar tamanho e posio do stand
Contrato do espao
Contrato montadora
Informaes gerais dos setores envolvidos internamente
Determinar pontos de destaque
Definir que produtos sero expostos
Produtos existentes na empresa
Produtos que devero ser adquiridos/importados
II) Projeto
Solicitar projeto
Maquete do stand
Aprovao do stand
III) Desenho do Stand
Definio de reas para divises de produtos
Projeto de displays
rea disponvel
Quantidade de displays disponveis
Produtos por painel
Texto de produtos Destaques
Fotos, slides, grficos
Chamadas promocionais
Definir moblia/decorao
Definir posicionamento de plantas Atividades promocionais
IV) Necessidades do Stand
Instalao eltrica Telefone Catlogos/folhetos Crachs/convites
Vale estacionamento
Vigilncia do stand
Limpeza do stand Contratao do buffet
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Definir coquetis ou eventos especiais Brindes Recepcionistas Vesturio Fotgrafo
V) Imprensa
Folheto institucional
Press release
Entrevistas com imprensa
Fotos/filmagem do stand e de produtos em exposio
VI) Atendimento
Pagamento das taxas legais: energia, hidrulica, ICMS, ECAD, etc.
Determinar pessoal do satnd
Regulamento disciplinar do stand
Relao de telefones
Plano de visita de personalidades ao stand
Em caso de coquetel, elaborar plano especfico
Notas de venda para mercadoria a ser comercializada
Reservas de hotel Traslados
Treinamento da equipeVII) Montagem
Emisso de notas fiscais de transporte Seguro
Remessa de produtos para feira Montagem Limpeza
VIII) Desmontagem
Checagem das notas fiscais de transporte
Retirada e embalagem de produtos Transporte
Recepo de produtos na fbrica
IX) Relatrio
Avaliao dos resultados da exposio
Distribuio dos contatos realizados
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ANEXO XV
CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO / FRUM
I) Parte Tcnica/Cientfica Comisso organizadora
Fixar data e local
Chamadas para trabalhos Confeco Expedio Cartazes Confeco Expedio
Inscrio de trabalhos
Aprovao de trabalhos
Comunicao para os autores
Recebimento de originais
Convites oficiais
Confirmao de convites
Programa definitivo Confeco Expedio
Editorao da coletnia
Impresso da coletnia
Entrega da coletnea
Formao de mesa
Palestra de abertura
Sesses tcnicas
Visitas tcnicas
II) Secretaria
Lista pr - inscritos
Crachs Montagem de pastas
Material de escritrio Carimbos
Fichas para inscrio no local Programa
Envio do material
Montagem da secretaria
III) Servios de Terceiros
Vender patrocnio
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Verificao do local Contrato Audiovisual Projetor Retroprojetor Vdeo Gravao
Computadores, impressoras
Telefones, fax Recepcionistas Segurana
Caf, gua, etc Refeies
Coquetel Jantar Hospedagem Translados
Passeio turstico Decorao Fotgrafo Faixas Pastas/blocos Crachs Certificados
IV) Ps Evento
Despacho da sobra do material
Pagamento de servios
Relao final de inscries Faturamento
Cartas de agradecimento
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ANEXO XVI
CHECK-LIST PARA UMA CONVENO
I) Providncias Preliminares de Administrao Informar oficialmente a realizao
Solicitar aos responsveis o nmero de participantes
Determinar perodo
Preparar lista de participantes
Elaborar programa
Redigir convite/programa/orientao
Enviar aos gerentes programa detalhado
Solicitar adiantamento de despesas
Dividir os participantes por grupos Enviar aos participantes pasta com material
Contratar hotel
Enviar ao final carta de agradecimento
II) Preparao do Material para Conveno
Encomendar pastas
Montar pastas
Arranjar e preparar filmes
Preparar crachs Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Conveno
Definir e arranjar equipamentos audio visuais
Contratar alimentao
Disponibilizar ou no cigarros, charutos, etc
Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos
Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc
Preparar material para decorao
III) Preparao de Assuntos a Serem Tratados Determinar os assuntos
Determinar os fins a serem atingidos
Determinar tnica principal da conveno
Criar slogan para conveno
Preparar tema do discurso de apresentao
Preparar discurso de despedida
IV) Providncias de Administrao a Serem Tomadas no Local
Pedir oramentos do hotel
Reserva dos apartamentos
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Informar ao hotel a data e horrio de chegada dos convencionais
Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel
Acertar jantar de encerramento
Escolher e preparar sala de demonstrao Determinar sequncia de lugares dos participantes na mesa
Contratar fotgrafo
Decorar salas de trabalho da conveno
Informar e convidar imprensa
Determinar os horrios das refeies
Levantar preferncias alimentares dos convencionais
Prepara lisa de distribuio dos apartamentos
Informar lista de participantes ao hotel
Distribuir as pastas nas salas de trabalho Entregar crachs
Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conformeprograma
Escolher quem far a recepo no local de chegada
No esquecer a foto do grupo de convencionais
Emitir relatrio ao final
Realizar debates internos sobre a conveno
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ANEXO XVII
CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL
I) Local e Data para o Evento Confirmao por escrito
Contratao de servios buffet
Contratao de msicos
Contratao da decorao
Contratao de manobristas
Contratao de porteiros
Contratao de recepcionistas Convites
Programa oficial Presentes para homenageados
II) Decorao
Do Salo
1. Setas indicativas2. Som3. Iluminao4. Arranjos florais
5. Cestos de lixo
6. Cinzeiros7. Mesas de apoio
8. Livro de ouro
Do Palco
1. Painis ou faixas2. Iluminao3. Plpito para oradores
4. Som do microfone
5. gua para orador
6. Arranjos florais7. Espao para msico
III) Estacionamento
Contratao de empresa especializada
Policiamento nas redondezas
Segurana dos automveis
IV) Recepo
Recepcionistas
Uniformes/Trajes Mesas de apoio
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Controle Crachs
V) Imprensa
Jornalistas Convidados Kit de imprensa
Press releases Fotos
VI) Registro de Evento
Equipe de fotografia
Equipe de filmagem
VII) Primeiros Socorros
Caixa de Pronto - Socorro Nome de Mdicos de Planto
Nome de Hospitais de Emergncia
VIII) Pessoal de Servio Chefia Recepcionistas
Segurana Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som
Encarregado da iluminao
Plantonista dos sanitrios
Encarregada de chapelaria
IX) Diversos
Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc
Checar chapelaria tickets
Telefone e fichas Balco de informaes
Guarda - chaves Crachs