Guia Metodologica Para La Estrategia de Respuesta Municipal

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Gua Metodolgica para la Elaboracin de la Estrategia de Respuesta Municipal

Preparacin para el Manejo de Emergencias y Desastres


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Juan Manuel Santos Caldern Presidencia de la Repblica

Carlos Ivn Mrquez Prez Director General Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres -UNDRD Equipo de Revisin Adriana Cuevas Marn Subdirectora Manejo de Desastres UNGRD Nelson Hernndez Profesional Especializado Subdireccin de Reduccin del Riesgo de Desastres Alejandra Mendoza Agudelo Profesional Especializado Subdireccin de Reduccin del Riesgo de Desastres Julio Gonzlez Profesional Especializado Subdireccin Conocimiento del Riesgo Richard Vargas Coordinador Proyecto Asistencia Tcnica Banco Mundial Elaborado por Consultor Marcel Reyes Gaitn Diseo y diagramacin: Sandra P. Snchez D. Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres Sistema Nacional de Gestin del Riesgo ISBN Bogot D.C., Colombia 2013


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CONTENIDO GUA METODOLGICA

Pg

Introduccin a la Estrategia de Respuesta Municipal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Captulo 1. Marco General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Captulo 2. Identificacin de Riesgos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Captulo 3. Organizacin para Emergencias y Desastres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Captulo 4. Capacidades de Respuesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Captulo 5. Plan de Continuidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Captulo 6. Proceso de Implementacin, evaluacin y validacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Captulo 7. Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Glosario

Respuesta


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Respuesta Municipal Introduccin a la Estrategia

de Respuesta Municipal


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Qu es la Estrategia de Respuesta Municipal-ERM? Se refiere a todos los aspectos1 que deben activarse por las entidades en forma individual y colectiva con el propsito de ejecutar la respuesta a emergencias de manera oportuna y efectiva. (Artculo 35, ley 1523)

A qu proceso de la Gestin del Riesgo de Desastres pertenece? Hace parte de las acciones del proceso de Manejo de Desastres, especficamente a la etapa de la preparacin para la respuesta, definida en el artculo 4 de la ley 1523, como: Es el conjunto de acciones principalmente de coordinacin, sistemas de alerta, capacitacin, equipamiento, centros de reserva y albergues y entrenamiento, con el propsito de optimizar la ejecucin de los diferentes servicios bsicos de respuesta, como accesibilidad y transporte, telecomunicaciones, evaluacin de daos y anlisis de necesidades, salud y saneamiento bsico, bsqueda y rescate, extincin de incendios y manejo de materiales peligrosos, albergues y alimentacin, servicios pblicos, seguridad y convivencia, aspectos financieros y legales, informacin pblica y el manejo general de respuesta entre otros.

Quin la debe formular e implementar? Las autoridades distritales y municipales formularn y concertarn con sus respectivos consejos de gestin del riesgo, un plan de gestin del riesgo de desastres y una estrategia para la respuesta a emergencias de su respectiva jurisdiccin. Artculo 37, ley 1523.

Cmo se deber formular la Estrategia Municipal de Respuesta? Las autoridades municipales debern formular y concertar con el Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres el Plan Municipal de Gestin del Riesgo y a partir de este, la Estrategia Municipal de Respuesta2, Para la formulacin de la Estrategia de respuesta, se debern considerar las acciones especficas requeridas acorde al contexto de amenaza, exposicin y capacidades del municipio, siendo entonces el punto de partida la identificacin de escenarios de riesgos probables frente a los cuales se traza la estrategia de respuesta.

Protocolos y procedimientos especficos de respuesta

Protocolo Conjunto de normas. Procedimiento Instrucciones para el actuar siguiendo pasos predeterminados de manera que

una labor de desarrolle eficazmente.

Estos instrumentos son anexos de la estrategia de respuesta, precisando las actividades frente a cada evento especfico, como son:

Protocolo especfico de respuesta ante Tsunami, Derrame de Hidrocarburos, Sismos, etc.

Procedimiento; activacin cadena de llamado, activacin sala de crisis y activacin sistema de alarma, etc.

1 Organigrama, Coordinacin, Cadena de llamadas, Protocolos, Alertas, Alarmas, 2 Para lo cual se tendr en cuenta la identificacin de escenarios de riesgo, acorde a los cuales se proyectara la EMR.


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Cmo deber Adoptarse la Estrategia Municipal de Respuesta? La Estrategia y sus actualizaciones debern ser adoptados mediante decreto expedido por el Alcalde, en un plazo no mayor a 90 das luego de expedida la ley 1523. En caso de contarse con planes similares (PLECs), estos debern ser revisados y actualizados en cumplimiento de la ley 1523.

Cmo se relaciona el Plan Municipal para la Gestin del Riesgo de Desastres (PMGRD) y la Estrategia para la Respuesta? En el PMGRD est la identificacin general de amenazas y escenarios de riesgos probables del municipio y as mismo se establecen las estrategias de abordaje acorde a los procesos de Conocimiento del Riesgo, Reduccin del Riesgo y Manejo de Desastres, los cuales deben ser incorporados en los instrumentos de Planificacin Territorial. En la Estrategia de Respuesta se precisa el cmo manejar adecuadamente una emergencia acorde a los posibles escenarios identificados, los cuales surgen de la experiencia de la comunidad e instituciones acerca de desastres ocurridos con anterioridad y as mismo de las proyecciones tcnicas frente a posibles situaciones (modelamiento numrico, panorama de riesgos, etc.), esto permitir que aunque se estn tomando medidas de prevencin y reduccin identificadas en el PMGRD, se adelante la preparacin del municipio para responder de manera inmediata y garantizar que la gobernabilidad no se vea afectada a causa de las emergencias y desastres, por lo cual la ER contendr las medidas de corto plazo y el PMGRD las medidas de mediano y largo plazo, esto los hace complementarios uno del otro.

Cmo se aplica la Estrategia de Respuesta ante situaciones de Emergencia y Desastre? Debemos partir de tener claridad en las definiciones de Emergencia y Desastre, establecidas en la ley 1523 (pg. 17). De manera que se identifique que la Estrategia de Respuesta deber permitir el manejo de situaciones que requieren de una respuesta del Estado, los medios de comunicacin y la comunidad en general-Emergencia- y as mismo para situaciones de mayor magnitud e intensidad en las cuales puede verse excedida la capacidad de respuesta del municipio, por lo cual se requerir activar acciones no solo de respuesta, sino tambin de rehabilitacin y reconstruccin-Desastre, denominadas en la ley como; Calamidad Pblica a nivel municipal y departamental y Desastre a nivel Nacional. La presente Gua Metodolgica para la Elaboracin de la Estrategia de Respuesta Municipal, brinda las herramientas necesarias para garantizar que los municipios que la implementen acorde a lo establecido en el documento, sern capaces de mantener la Institucionalidad aun ante eventos de gran magnitud, permitiendo que en su proceso de Continuidad sean capaces de coordinar la ayuda que requieren llegue del nivel departamental y nacional y as mismo estn preparados para continuar su ejercicio de gobierno incluso fuera de sus instalaciones normales, dado que estas pueden verse afectadas por la situacin de desastre.

A. PASOS PREVIOS A LA FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA DE RESPUESTA PASO 1. Organice su Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres3 Identifique en su municipio las instituciones pblicas, privadas y comunitarias presentes y las cuales dadas sus competencias, capacidades y experticia debern hacer parte del CMGRD. Realice la convocatoria y conformacin del CMGRD, organizando las instituciones por comisiones de trabajo acorde a la ley 1523; tenga presente las funciones de las comisiones nacionales descritas en la ley:

3 Artculo 29, ley 1523.


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Comit de Conocimiento del Riesgo (similar a las funciones de la antigua comisin Tcnica)

Comit de Reduccin del Riesgo (similar a las funciones de la antigua comisin Educativa)

Comit de Manejo de Desastres (similar a las funciones de la antigua comisin Operativa) Esta organizacin por subprocesos se aplicar para el funcionamiento normal del CMGRD y deber ser adoptada por decreto. Establezca as mismo el funcionamiento de la Oficina coordinadora, la cual debe contar con:

Coordinador de la Oficina de Gestin del Riesgo de Desastres4

Personal de apoyo capacitado en gestin del riesgo, que permita la dinamizacin de las acciones de Conocimiento, Reduccin y Manejo.

Sistema de Informacin, que le permita al municipio el manejo de la informacin disponible, como: mapas municipales (urbano, rural, vas, lneas conduccin de gas, etc.), reportes tcnicos (informes diarios de IDEAM, SGC, etc.), mecanismos de reporte (informacin pg. Web, reportes prensa, departamento, etc.), Censo, EDAN, entre otros.

Central de comunicaciones, que adelante el monitoreo y consolidacin de las situaciones de emergencia que se puedan presentar a nivel urbano y rural, as como la comunicacin con el departamento. Esta deber funcionar 24 horas, 365 das al ao.

Sala de Crisis, espacio en el cual se realizara la coordinacin de situaciones de emergencia acorde a magnitud e intensidad importante y desastre, por lo cual deber tenerse un sitio alterno, si esta no est en un lugar seguro.

En caso de requerir apoyo interinstitucional en temas especficos de riesgo, el Municipio podr crear comisiones asesoras, estrategia que podr apoyar la dinamizacin de los comits del CMGRD.5

Realice la creacin y adopcin mediante acuerdo del Consejo Municipal del Fondo Municipal de Gestin del Riesgo6.

PASO 2. Elabore con el CMGRD el Plan Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres7 Este deber ser aprobado por el CMGRD y adoptado mediante decreto expedido por el alcalde. Este documento deber ser integrado en los instrumentos de Planificacin Territorial8, tales como: POT, POMCAS y Planes de Desarrollo a nivel municipal, distrital y departamental, entre otros.

Establezca en conjunto del CMGRD, las directrices para la incorporacin de la gestin del riesgo en la inversin pblica9. anlisis de riesgo.

4 Artculo 29, ley 1523. 5 Pargrafo 2, articulo 29, ley 1523. 6 Articulo 53 y 54, ley 1523. 7 Artculo 37, ley 1523. 8 Articulo 39 al 42, ley 1523. 9 Artculo 38, ley 1523.


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B. PASOS PARA LA FORMULACIN DE LA ESTRATEGIA DE RESPUESTA

Elabore la Estrategia de Respuesta Municipal, con el apoyo y participacin activa de todas las instituciones del CMGRD e invitados que considere claves para este proceso.

Solicite que las empresas pblicas y privadas10, realicen as mismo sus Planes de Emergencia y Contingencia acorde al artculo 42 de la ley 1523 y estos sean socializados y aprobados por el CMGRD, de manera que puedan ser incorporados en la estrategia de respuesta municipal.

AHORA SI, VAMOS A FORMULAR:

1. Priorice los escenarios posibles de riesgo en su municipio (la preparacin debe realizarse sobre el peor escenario)

2. Establezca los posibles Niveles de Emergencia (De acuerdo a la magnitud del 1 al 5)

3. Establezca responsabilidades y organigrama de funcionamiento11

4. Organice el Directorio de Emergencia, Cadena de Llamado y Sistema de Alerta garantizando la activacin institucional.

5. Establezca la actuacin ante situaciones de Emergencia y Desastre municipal. (Alerta Amarilla, Naranja y Roja-Calamidad Pblica)

6. Identifique y consolide las capacidades de respuesta con que cuenta el municipio para el manejo de emergencias.

7. Identifique los Protocolos y Procedimientos que se requieren para el manejo de la emergencia.

8. Organice los planes sectoriales acorde a los servicios de respuesta12, para esto deber considerarse lo establecido en el Manual de Estandarizacin de la Ayuda Humanitaria de la UNGRD.

9. Defina la activacin, funcionamiento y cierre de la Sala de Crisis.

10. Constituya un mecanismo de Alarma para la comunidad ubicada en zonas de riesgo- SAT

11. Organice el Plan de Continuidad de su administracin maletn de emergencia del municipio.

12. Organice la prueba de esta estrategia Evaluacin, mediante un ejercicio de simulacin y luego un simulacro institucional y comunitario.

Ahora s, el municipio est listo para adoptar la Estrategia de Respuesta

Para desarrollar estos 12 pasos, realice sesiones de trabajo con los integrantes del Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres, levante actas y recopile todos estos procedimientos en un documento acorde al orden de la presente gua este es el contenido de la Estrategia de Respuesta. Realice su socializacin y pruebe cada uno de los 12 pasos, para estar seguros que todos los integrantes comprenden su aplicacin y rol en una emergencia.

Luego de este proceso de validacin y para garantizar la operatividad, realice lo siguiente:

10 Alcalda, Hospitales, Empresas de Servicios, Colegios, Empresas Privadas, 11 Tenga en cuenta que este es diferente al funcionamiento del CMGRD normalmente (comit de Conocimiento del Riesgo, Reduccin del Riesgo y Manejo

de desastres). 12 Pg.18, ley 1523, definicin de preparacin.


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1. Los protocolos desarrllelos en resumen grfico en fichas tamao tarjeta de bolsillo y entrgueselo a cada uno de los integrantes del CMGRD, el coordinador de la oficina y el Alcalde, debern tener el conjunto de fichas que resumen la ERM, las cuales son su gua de actuacin en los diferentes niveles y estados de alerta.

2. Los procedimientos debern desarrollarse en flujogramas sencillos y estar ubicados en las centrales de radio, sala de crisis, como gua institucional y del CMGRD, en: activacin cadena de llamada, sala de crisis, SAT, etc.

.

C. PASOS PARA EVALUAR LA ESTRATEGIA

Socializacin institucional de la ERM y procedimientos y protocolos.

Socializacin comunitaria de la ERM y protocolos, orientado a las respuestas que se esperan de la comunidad.

Prepare un ejercicio de simulacin acorde a uno de los escenarios identificados como probables en el PMGRD (inundacin, sismo, etc.) y solicite a todas las entidades que simulen su actuacin acorde a los protocolos y procedimientos. Esto le permitir evaluar lo establecido en la Estrategia e identificar aspectos a mejorar.

Prepare en coordinacin con el CDGRD, el CMGRD y la comunidad en general un simulacro institucional y comunitario, en el cual se acte acorde a los protocolos y procedimientos de la Estrategia de Respuesta, establezca la forma de evaluar y revise; tiempos, flujos de informacin, decisiones, comunicacin interna y externa y dems aspectos que le puedan servir en el proceso de ajuste de la estrategia.

Adopte la Estrategia de Respuesta mediante decreto expedido por el alcalde.

Anualmente deber ser revisada la ERM, Procedimientos y Protocolos, o antes en caso de presentarse una emergencia y/o al evidenciarse errores que deben ser corregidos de manera urgente.

RECUERDE Existen diferentes Planes/Estrategias, los cuales guardan una relacin entre s, el CMGRD, debe realizar el control y monitoreo de los procesos de preparacin de los diferentes sectores e instituciones integrantes del Municipio. Tenga presente la coherencia del siguiente grfico:


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F. Planes Personales

Plan Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

B. Estrategia de Respuesta Municipal y Protocolos Especficos

C. Planes Sectoriales (Escolar, Hospitalario, Empresarial Sector Pblico y Privado, Incluidas las entidades del CMGRD y la Administracin Local)

D. Planes Comunitarios

E. Planes Familiares


11

En caso de una emergencia la Estrategia de Respuesta es la herramienta clave para el manejo de la situacin, por lo que se deben seguir las directrices trazadas en el documento y activar los procedimientos acordes al contexto y magnitud, entre los cuales estn: a. Organigrama b. Mecanismo de coordinacin c. Directorio de Emergencia d. Cadena de Llamado e. Inventario de Recursos f. Activacin Sala de Crisis g. Activacin de estados de Alerta y Alarmas comunitarias h. Activacin de protocolos y procedimientos i. Activacin de Servicios de Respuesta j. Activacin del plan de Continuidad. Para la atencin de una emergencia de acuerdo a las necesidades identificadas a razn de la afectacin (censo y EDAN), se deber desarrollar un plan de atencin acorde a las lneas afectadas.

Las Estrategias son entonces herramientas para estar mejor preparados, no evitan los desastres, pero

hacen la diferencia en el momento de enfrentarlos

Plan de Accin Especfico para la Respuesta y/o

Recuperacin

(Objetivos, lneas de intervencin, resultados, indicadores, seguimiento y presupuesto)


12

Elaboracin de la Estrategia

Paso a Paso


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PORTADA

MUNICIPIO de MUNICIPIO

(Departamento) Consejo Municipal para la Gestin del Riesgo de Desastres

CMGRD

Estrategia Municipal para la Respuesta a Emergencias y Desastres

Fecha de elaboracin XXX

Oficina Municipal de Gestin del Riesgo de XXX

Direccin y telfonos de contacto xxx


14

Revisiones del documento13:

Alcalde (sa) municipal:

Nombre y firma:

Fecha:

Jefe de Oficina Asesora de Gestin del Riesgo

Nombre y firma:

Fecha:

Secretario(a) de gobierno

Nombre y firma:

Fecha:

Secretario(a) de Salud

Nombre y firma:

Fecha:

Comandante Cuerpo de Bomberos

Nombre y firma:

Fecha:

Presidente de Junta de Defensa Civil

Nombre y firma:

Fecha:

Presidente Unidad Municipal de la Cruz Roja

Nombre y firma:

Fecha:

Comandante estacin Polica Nacional

Nombre y firma:

Fecha:

13 Debern colocarse los nombres y fechas de las personas del CMGRD, quienes participaron de la revisin del documento.


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RESUMEN PARA LA COMUNIDAD 14

La Oficina Asesora de Gestin del Riesgo del municipio ha desarrollado el presente documento como la gua para

actuar ante las posibles emergencias y/o desastres que pudiesen presentarse en el municipio de XXXX, en el cual

han sido consideradas emergencias anteriores XXXX15, as como riesgos identificados mediante estudios e

investigaciones serias de entidades como .16. Las entidades involucradas en la implementacin y aplicacin de

las acciones definidas en la estrategia son: la Alcalda, Polica, Bomberos, Hospital,, y dems integrantes del

CMGRD.

Acorde a las situaciones de riesgo identificadas para el municipio, se conoce que en el municipio podran

presentarse situaciones como; inundacin por desbordamiento de la quebrada XXX, avalanchas por deslizamiento

de la montaa XXX, etc.

En caso de presentarse una emergencia, el CMGRD ha dispuesto de; Sirenas, Campanas, etc. para dar Aviso

a la comunidad, la entidad encargada de dar este aviso es XXXX quien es el punto de aviso 24 horas, 7 das a la

semana, 365 das al ao. Mayor informacin en la Oficina coordinadora de Gestin del Riesgo de Desastres del

Municipio, ubicada XX, Telfono XXX.

Para el adecuado funcionamiento de estos preparativos se requiere del conocimiento, pruebas y actualizaciones,

por parte de las instituciones involucradas, as como la comunidad en general, facilitando la actuacin durante una

emergencia, por esto es importante la preparacin a nivel personal, familiar, comunitario e institucional (colegios,

empresas, iglesias, hospitales, etc.) frente a posibles emergencias y su participacin activa en los ejercicios

liderados a nivel municipal, distrital, departamental y nacional.

14 Este resumen es la explicacin breve de la ER, la cual podr ser utilizada en los procesos de difusin a nivel comunitario. 15 Inundacin del ro XXX, ocurrida XXX, Sismo ocurrido XXX-resalte las ms relevantes. 16 Corporacin Autnoma Regional, Servicio Geolgico Colombiano, IDEAM, Universidades, entre otras.


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SIGLAS

CMGRD: Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

CDGRD: Consejo Departamental de Gestin del Riesgo de Desastres

EA: Equipo de avanzada

ERM: Estrategia de Respuesta Municipal

EDAN: Evaluacin de Daos y Anlisis de Necesidades

FMGRD: Fondo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

IN SITU: En el sitio de la emergencia

MEC: Modulo de Estabilizacin y Clasificacin

PAE: Plan de Accin Especifico para la Recuperacin

PMU: Puesto de Mando Unificado

PMGRD: Plan Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres

SAT: Sistema de Alerta Temprana

SNGRD: Sistema Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres

TRIAGE: o clasificacin es el conjunto de procedimientos asistenciales que ejecutados sobre una vctima orientan sobre sus posibilidades de supervivencia inmediata, determinan las maniobras bsicas previas a su evacuacin y establecen la prelacin en el transporte.

UNGRD: Unidad Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres

Captulo 1 Marco General


17

Captulo 1 Marco General


18

1. OBJETIVOS DE LA ESTRATEGIA DE RESPUESTA MUNICIPAL

1.1. Objetivo general

(Aqu se consigna el impacto o cambio que se espera introducir en el bienestar, la calidad de vida de las personas y el desarrollo social, econmico y ambiental sostenible del municipio. Ilustra la contribucin que debe hacer el Plan Municipal de Gestin del Riesgo a los propsitos de desarrollo del municipio). Por ejemplo: Atender las situaciones de emergencia de manera efectiva para proteger la vida, la integridad de los habitantes del municipio, los bienes econmicos, sociales, el patrimonio ecolgico municipal y la gobernabilidad.

1.2. Objetivos especficos

(Aqu se relacionan los efectos que se espera lograr con la ejecucin del Plan para asegurar el objetivo general). Por ejemplo:

1. Optimizar la ejecucin eficaz y eficiente de los servicios bsicos de respuesta. 2. Reducir el sufrimiento de las personas y satisfacer las necesidades bsicas para sobrevivir en

situaciones de emergencia. 3. Mantener la gobernabilidad en el municipio en situaciones de emergencia. 4. Evitar mayores daos y/o prdidas tanto sociales como econmicas y del patrimonio ecolgico

municipal. 5. Mantener la funcionalidad del municipio para facilitar la continuidad de las actividades econmicas

y sociales. 6. Facilitar la pronta restitucin de los servicios esenciales de los afectados.

1.3 Justificacin

(Aqu se hace referencia a la justificacin a razn de la normatividad vigente, los riesgos identificados en el municipio y las estadsticas de ocurrencia e impacto en el municipios durante los ltimos 5 aos y principales aprendizajes durante la atencin de estas emergencias, elementos que justifican la necesidad de contar con este documento como herramienta efectiva para el manejo adecuado de emergencias y desastres).


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Captulo 2 Identificacin del

Riesgo


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2. PERFIL DEL MUNICIPIO

Brevemente realice una descripcin de la ubicacin del municipio, sus coordenadas, lmites geogrficos, clima,

relieve, poblacin, vas, divisin poltica y densidad poblacional.

Incluir un mapa urbano y rural del municipio, si se cuenta con mapa de riesgo o amenazas incluirlo.

2.1. Resumen de Escenarios de Riesgo Identificados para el Municipio (PMGRD)

2.2. Priorizacin de riesgos Acorde a la identificacin de escenarios establecida en el Plan Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres,

priorice mximos 5 riesgos, teniendo presente en esta seleccin aspectos como: Frecuencia, Intensidad y

porcentaje de Territorio afectado.

Considere en este proceso, si estos riesgos dadas sus caractersticas y entidades participantes, podran ser

atendidos acorde a las lneas de la presente estrategia o si se requieren incorporar acciones, procesos, es decir

protocolos especficos.

Lo anterior nos permitir identificar para qu riesgos, se requieren desarrollar Protocolos de Respuesta

Especficos, los cuales sern anexos de la Estrategia de Respuesta Municipal.

RIESGO UBICACIN DE LA ZONA

EXPUESTA

EXPOSICIN

(Personas, Bienes y Servicios)

IMPACTOS/ DAOS ESPERADOS

ZONAS SEGURAS

1

Inundacin

Casco urbano o rural, sectores, barrios xxx,

(mapa).

Numero personas xx, Nmero de viviendas xx,

Nmero de vas xx, Redes de servicios pblicos xx, instituciones privadas xx,

pblicas xx, etc.

Muertos xx, Heridos xx, viviendas averiadas/ destruidas xx, vas

colapsadas xx, perdida de servicio pblicos, prdidas

econmicas xx, etc.

Sectores aledaos del municipio que no estn

expuestos y podran considerarse como seguros.

2 Remocin en masa

3 Sismo

TEM

RIESGOs

JUSTIFIQUE BREVEMENTE

Requiere Protocolo de Respuesta Especifico

Si

No

(Puede manejarse con la Estrategia

de Respuesta, no requiere

coordinaciones adicionales

1 Avalancha Se presenta de manera sbita y se requiere evacuar la zona de riesgo en 25 minutos, existe un nmero considerable de familias, incluyendo una escuela

X

2 Derrame

Hidrocarburos Requiere un manejo especial de la seguridad, acceso y control acorde al tipo de sustancia

X

* Para estos riesgos dadas las consideraciones se desarrollara un Protocolo de Respuesta Especfico, el cual complementar lo estimado en la Estrategia de Respuesta, de manera que se garantice su manejo adecuado


21

Captulo 3 Organizacin para

Emergencias y Desastres


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En este captulo se manejarn conceptos variados, considerados clave en el momento de planificar y llevar a la

prctica el manejo de las emergencias y desastres, as mismo estos guardan una correlacin entre s, estos

son:

Niveles de Emergencia

Relacin de Responsabilidades

Estructura de intervencin

Niveles de Alerta

Organigrama de funcionamiento

Protocolo (acorde a los servicios de respuesta)

Procedimientos

Es de resaltar que estos son los instrumentos considerados para el manejo de las emergencias y desastres, por

parte del Sistema Nacional para la Gestin del Riesgo de Desastres, los cuales se apoyan en el Manual de

Estandarizacin de la Ayuda Humanitaria establecido por la UNGRD.

Acorde a lo anterior, se hace expresa claridad en el hecho de que el SNGRD no aplica en el manejo de las

emergencias el Sistema Comando de Incidentes.

NIVEL ALERTA

NIVELES EMERGENCIA

(Cada Municipio deber definir las caractersticas que aplica para cada

nmero)

RESPONSABILIDADES

ESTRUCTURA DE INTERVENCIN

Verde 1

Es posible manejarse con los recursos del municipio, sin acudir a declaratoria de calamidad pblica o urgencia manifiesta. Ej. Accidente de trnsito, intoxicacin, etc.

Coordinador de una entidad del CMGRD. Ej. Director del Hospital, Comandante de polica, director de la Defensa Civil.

Equipo de Avanzada EA y un Puesto de Mando Unificado PMU.

Amarillo 2

Es posible manejarse con los recursos del municipio, sin acudir a declaratoria de calamidad pblica o urgencia manifiesta. . Ej. Encharcamiento o desteche de 3 a 5 viviendas, bsqueda de desaparecido por inmersin, etc.

Coordinador de rea, por Ej.: Salud y Saneamiento, Albergue y Alimentacin, Bsqueda y Rescate, Delegados por el coordinador del CMGRD.

Equipo de Avanzada y ms de un Puesto de Mando Unificado.

Naranja 3

Es posible atenderse por el municipio, amerita declaratoria de urgencia manifiesta o calamidad pblica. La atencin es posible hacerse con los recursos del municipio, podrn requerirse apoyos del nivel departamental, en lneas puntuales.

A cargo del Coordinador del CMGRD, delegado del Alcalde.

Activacin del CMGRD y la Sala de Crisis. (activacin de los diferentes servicios de respuesta)

Rojo 4

Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pblica, elaboracin de Plan de Accin Especifico y apoyo del nivel departamental.

A cargo del Alcalde. Activacin CMGRD y la Sala de crisis 24 horas. Funcionamiento de los servicios de respuesta y elaboracin de Plan de Accin Especifico para la emergencia.

Rojo 5

Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pblica, elaboracin de Plan de Accin Especifico y apoyo del nivel departamental y nacional.

A cargo del Alcalde, apoyado por el departamento y el delegado del nivel nacional.

Activacin CMGRD y la Sala de crisis 24 horas. Funcionamiento de los servicios de respuesta, y elaboracin de Plan de Accin Especifico para la Recuperacin.


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SERVICIO DE RESPUESTA

PROTOCOLO17 Ejemplos

PROCEDIMIENTO18 Describe el Detalle, Ej.:

COORDINACIN

1. Directorio Emergencia 2. Cadena de llamado 3. Estructura de Intervencin 4. Niveles de Emergencia 5. Niveles de Alerta 6. Coordinacin general del evento

1. Procedimiento de actualizacin del directorio. 2. Procedimientos para la activacin y

desactivacin de la cadena de llamado. 3. Procedimiento para el despliegue de EA,

montaje y desmontaje de PMU. 4. Procedimiento para la activacin o cambio de

nivel de emergencia y alerta. 5. Procedimiento de actuacin del Alcalde y

coordinador del CMGRD.

BUSQUEDA Y RESCATE

1. Inventario de Grupos de Bsqueda y rescate.

2. Identificacin de Helipuertos. 3. Evacuacin

1. Procedimiento de activacin, desactivacin, solicitud y recepcin de grupos de bsqueda y rescate.

2. Montaje y desmontaje de helipuerto. 3. Procedimiento para realizar la evacuacin y el

retorno.

SALUD Y SANEAMIENTO

BASICO

1. Atencin en Salud 2. Apoyo Psicosocial 3. Manejo de Cadveres

1. Procedimiento para brindar la atencin. 2. Procedimiento para intervencin psicosocial. 3. Procedimiento para el manejo de cadveres

SERVICIOS PBLICOS 1. Prestacin del servicio 1. Procedimiento para el restablecimiento del

servicio.

EDAN 1. Elaboracin del Censo 1. Procedimiento para la elaboracin y

consolidacin del censo y EDAN.

LOGSTICA

1. Administracin de ayuda humanitaria

2. Captacin y distribucin de la ayuda.

1. Procedimiento para el almacenamiento, control, ingresos y salidas de la ayuda humanitaria.

2. Procedimiento para la captacin y distribucin de la ayuda humanitaria.

INFORMACIN PBLICA

1. Manejo de medios de comunicacin.

2. Informacin a la comunidad

1. Procedimiento para la elaboracin del comunicado de prensa o declaraciones pblicas.

2. Procedimiento para la informacin a la comunidad.

SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

1. Aislamiento y seguridad 1. Procedimiento para el aislamiento y seguridad

de las zona afectada.

ADMINISTRACIN Y FINANZAS

1. Recursos para el manejo de la emergencia

1. Procedimiento para la solicitud y legalizacin de recursos.

A continuacin se detalla cada una de los elementos mencionados.

3.1. Niveles de emergencia

Para efectos de organizacin consideraremos que los impactos de los fenmenos se podrn estimar en niveles de

emergencia, considerando aspectos como; extensin territorial, afectacin de personas, bienes y servicios,

impacto en la economa y funcionamiento normal del municipio, los costos para la atencin y recuperacin. En

este sentido haremos una calificacin de 1 a 5, donde 5 es el mayor nivel de emergencia y 1 el menor, la

descripcin de estos nieles debe ser desarrollada por el CMGRD de cada municipio, quien los deber establecer

acorde a las capacidades existentes, como gua tenga en cuenta:

17 Formato Anexo 18 Formato Anexo


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Nivel 1 y 2. Es posible manejarse con los recursos del municipio, sin acudir a declaratoria de calamidad pblica o

urgencia manifiesta.

Nivel 3. Es posible que sea atendido por el municipio, amerita declaratoria de urgencia manifiesta o calamidad

pblica. La atencin es posible hacerse con los recursos del municipio o apoyos puntuales del departamento.

Nivel 4. Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pblica, elaboracin de Plan de Accin

Especifico y apoyo del nivel departamental.

Nivel 5. Para atender este evento se requiere declaratoria de calamidad pblica, elaboracin de Plan de Accin

Especifico, apoyo del nivel departamental y nacional.

El siguiente cuadro tambin podr servir de apoyo:

Cada criterio se aplica de manera independiente y la emergencia es clasificada por el criterio que otorgue el mayor

nivel.

(Los criterios por cada tipo de afectacin deben ser ajustados de acuerdo con el tamao, poblacin del

municipio y capacidades)

NIVEL DE EMERGENCIA

CRITERIOS DE CLASIFICACIN

AFECTACIN GEOGRFICA AFECTACIN

SOCIAL AFECTACIN

INSTITUCIONAL

1

Evidencia o inminencia de un evento peligroso. Evento ocurrido en un sitio especifico, afectacin parcial de una va o sector por tiempo determinado.

Ninguna al momento y/o menor, es posible atender las necesidades por parte de las instituciones del Municipio, sin afectar la normalidad del municipio y los servicios.

Ninguna al momento.

2 Uno o dos sitios puntuales de afectacin.

Hay al menos cinco heridos o cinco muertos.

Al menos una institucin ejecutora de la respuesta qued fuera de servicio y/o excedi su capacidad de respuesta.

Entre cinco y diez familias afectadas por prdida de enseres y/o vivienda.

3

Afectacin extendida dentro de un barrio o vereda o hay tres sitios puntuales de afectacin en el municipio

Hay ms de cinco heridos o muertos.

Dos instituciones ejecutoras de la respuesta quedaron fuera de servicio y/o excedieron su capacidad de respuesta.

Entre diez y 20 familias afectadas por prdida de enseres y/o vivienda.

4

Dos barrios o veredas presentan afectacin extendida o hay cuatro sitios puntuales de afectacin en el municipio.

Existen ms de 50 personas entre heridos y muertos.

En el municipio falta el Alcalde Municipal para desempear sus funciones, a causa de la emergencia y/o la Alcalda ha sido afectada. Se requiere apoyo del nivel departamental.

Entre 20 y 40 familias afectadas por prdida de enseres y/o vivienda.

5

Al menos tres barrios y/o veredas presentan afectacin extendida o ms de cuatro sitios puntuales de afectacin en el municipio.

Nmero inicial indeterminado de heridos, muertos, familias sin enseres o familias sin techo.

Se requiere apoyo del Nivel Nacional para mantener la gobernabilidad en el municipio, dada la situacin de Desastre.

La ocurrencia consecutiva de eventos puede generar la superposicin de actividades de respuesta y de necesidades de recursos, lo que podra llevar a subir el nivel de una emergencia ya clasificada.


25

3.2. Relacin de Responsabilidades acorde al nivel de la emergencia

El organigrama para manejo de emergencias y/o desastres, se modificara acorde a las dimensiones de la

situacin, as:

NIVEL QUIEN RESPONSABLE CARCTER

1

Responsable de procedimientos en cada rea. Por ejemplo. Organismos operativos, centros de salud, etc. Para el caso de eventos puntuales como: Accidente de trnsito, brote epidemiolgico.

Responsables institucionales con conocimientos en los procedimientos que se requiera implementar.

Designados por los coordinadores de rea y/o de las instituciones integrantes segn la competencia.

2

Coordinador de rea. Para lo cual puede activarse uno o ms reas acorde a la situacin. Por ejemplo. La bsqueda de personas desaparecidas, requerir la activacin del rea de SALVAMENTO.

Delegados de la instituciones presentes en el municipio para la coordinacin de la reas: Salvamento, Salud, Asistencia Humanitaria, Logstica, Infraestructura y Servicios y Reportes e Informacin Pblica.

Designado por el Coordinador de la Oficina de Gestin del Riesgo y ratificado por el CMGRD.

3

Coordinador de Oficina de Gestin del Riesgo. Para los casos en los cuales se requiere la activacin parcial de la sala de crisis. Por ejemplo. Inundacin en el municipio, que amerite el desarrollo de censo, ayuda humanitaria, evacuacin de familias en riesgo, etc.

Delegado del Alcalde para la coordinacin del Consejo Municipal de Gestin del Riesgo de Desastres.

Designado por el Alcalde

4

Alcalde. Siempre que se requiera la activacin 24 horas de la sala de crisis, as como la solicitud de apoyo de los niveles departamental o nacional y/o declaratoria de calamidad pblica.

Alcalde por designacin de la Ley 1523/2012 Indelegable


26

3.3. ESTRUCTURA DE INTERVENCIN

(La estructura de intervencin debe ser ajustada de acuerdo con la afectacin que define cada nivel de

emergencia y capacidades locales)

NIVEL DE

EMERGENCIA

ESTRUCTURA DE

INTERVENCIN REQUISITOS DE INSTALACIN

5

4

3

2

1

Uno Equipo de Avanzada.

Un Puesto de Mando

Unificado (PMU) In Situ.

Se considerara equipo de avanzada el personal que asista a la zona de

impacto de manera preliminar, el cual realizara una evaluacin rpida de la

situacin para solicitar el apoyo requerido.

El PMU se instala con la presencia de al menos dos entidades (o

dependencias municipales), acorde a la coordinacin de estas, las entidades

asistentes podrn estimar conveniente o no actuar acorde al sistema

comando de incidentes solo para las acciones que se adelanten en el sitio de

la operacin de rescate. Dado que este esquema no aplica en el marco del

SNGRD para la coordinacin de las emergencias.

Uno o dos Puestos de Mando

Unificado (PMU) In Situ.

Al existir 2 eventos o ms se evaluar la necesidad de instalacin de ms

PMU in situ, as como la activacin de CMGRD y sala de crisis para

consolidar la respuesta de estos.

Consejo Municipal de Gestin del

Riesgo de Desastres (CMGRD). El CMGRD y sala de crisis permanente se instala de manera obligatoria con

el objetivo de realizar efectivamente Manejo general de la Emergencia.

Apoyo de instancias departamentales

Sistema Nacional

Cuando sea superada la capacidad local, se realizara la solicitud de apoyo

del nivel departamental, la cuales se realizara por parte del Alcalde

Municipal.

Apoyo de instancias nacionales del Sistema

Nacional

El apoyo a la nacin ser solicitado por el Alcalde Municipal y/o Gobernador.


27

NIVEL DE EMERGENCIA

ESTRUCTURA DE INTERVENCIN EN LA RESPUESTA

1

2

3

4

5

Puesto de MandoUnificado (PMU)Puesto de MandoUnificado (PMU)

Sitio o Zona

de Afectacin

PMU

Sitio o Zona

de Afectacin

PMU

Sitio o Zona

de Afectacin

PMU

Sitio o Zona

de Afectacin

PMU

Recurso humanos de las Entidades, Instituciones y OrganizacionesRecurso humanos de las Entidades, Instituciones y Organizaciones

Activacin de reas Sala de Crisis funcionando de manera permanente

Activacin CMGRD y Sala de Crisis

EA

EA

In Situ

Apoyo Departamental

Apoyo Nacional


28

3.4. Niveles de Alerta del Municipio Se consideran Niveles de Alerta, los estados de alistamiento previos a la respuesta, los cuales permiten la

preparacin institucional y la activacin de protocolos y procedimientos establecidos. Estos niveles

principalmente se aplican para los riesgos asociados a fenmenos que se encuentran bajo monitoreo o aquellos

que permiten la identificacin de seales de peligro previas al desencadenamiento de la emergencia, siendo de

este modo difcil de aplicar para fenmenos que se desarrollan de manera intempestiva, como es el caso de los

sismo y algunos deslizamientos.

Los Niveles de Alerta establecidos, se manejan a travs de un cdigo de colores, explicndose a continuacin:

NIVEL DE ALERTA SIGNIFICADO APLICACIN EN

RIESGOS ACCIONES CMGRD

VERDE Normalidad Todos los riesgos.

Adelantan acciones de preparacin, capacitacin, equipamiento, elaboracin de estrategias, protocolos, simulacros, capacitaciones a instituciones y comunidad, etc.

AMARILLO

Cambios/seales de peligros o Incremento de Susceptibilidad (temporada de huracanes, tiempo seco, lluvias,)

Todos los riesgos, excepto Sismos.

Se realiza la revisin de las capacidades existentes, la verificacin de las comunicaciones y los protocolos definidos. Se fortalecen los procesos de informacin a la comunidad y la promocin de acciones de prevencin y para estar mejor preparados. El CMGRD se rene para realizar esta revisin y se verifican y fortalecen mecanismo de monitoreo.

NARANJA

Alerta por seales de peligro identificadas que indica que podran desencadenarse el riesgo en trminos de semanas o das. (Incremento de vientos, actividad volcnica, lluvias, temperaturas, etc.)

Erupcin Volcnica Tsunami de origen lejano Depresin Tropical/Tormenta tropical Incendio Forestal Inundaciones

Se activa el CMGRD, se evalan los posibles escenarios y los protocolos de respuesta. Hacindose los respectivos alistamientos para el manejo de los posibles impactos. Se activa la sala de crisis 24 horas y se establecen turnos de trabajo. Se continan fortaleciendo las acciones de informacin a la comunidad, indicando las seales de peligro y sus acciones como primera respuesta, nmeros de emergencia, etc. Para algunos eventos en este estado de alerta se realizan evacuaciones preventivas, con el fin de garantizar la vida.

ROJO

Evento inminente o en curso, se esperan efectos en termino de das o horas.

Erupcin Volcnica Tsunami de origen cercano (regional o lejano acorde a los tiempos de arribo a la costa) Cicln Tropical/Huracn Incendio Forestal Deslizamiento Inundaciones Sismo*

Se activa el protocolo de respuesta, se evala la magnitud para acorde a esta dar la respuesta identificada. Se evalan riesgos asociados y se toman las medidas correspondientes. Se realiza informacin a la comunidad en general acerca de lo sucedido, medidas implementadas y gestiones requeridas. Socorro inmediato, prioridad salvar vidas, evitar complicaciones y mantener la institucionalidad. Se solicita ayuda al CDGRD y/o UNGRD.

*Se activara luego de ocurrido el sismo.

Las entidades tcnicas hacen as mismo uso de escalas de colores, pictogramas y trminos para identificar los

niveles de peligro acorde a cada amenaza, como es el caso las usadas por el Servicio Geolgico Colombiano para

el monitoreo de los volcanes, etc. y el IDEAM para el seguimiento y monitoreo de; incendios forestales,

precipitaciones y ciclones tropicales entre otros. Estos son niveles de peligro (de la Amenaza), ms no niveles de

alerta para los municipios y CMGRD, sin embargo estas variaciones y su significado deben ser revisadas y acorde

a la condicin de riesgo del municipio, establecerse el propio Nivel de Alerta. Estos niveles pueden tambin usarse

para situaciones que se conoce requieren la alerta de las instituciones, como lo puede ser; el inicio de las fiestas

del municipio y el desarrollo de disturbios o dificultades de orden pblico, entre otras.


29

3.5. Organigrama de Funcionamiento

El siguiente esquema de organizacin se implementara en las situaciones de emergencia y/o desastre de

importantes dimensiones, en las cuales se requieren resolver variados problemas19, as mismo segn la situacin

y el criterio del Alcalde o Coordinador de la Oficina de Gestin del Riesgo, podr activarse una porcin del

organigrama, esto para situaciones en las cuales no se requieren todas las coordinaciones de rea. Lo anterior

permite que el esquema sea robusto en proporcin a los niveles de la emergencia.

Estar integrado por las instituciones que integran el CMGRD, las cuales acorde a su competencia, capacidades y

experticia, se distribuirn por servicios de respuesta as:

Organigrama para emergencias complejas (nivel 3 al 5)20

Incluya en el organigrama las instituciones responsables de cada funcin, socialice con estas las funciones y

solicite la delegacin oficial de la persona responsable de la funcin.21

19 Salud, Alimentacin, Alojamiento, Bsqueda y Rescate, etc. 20 Para los niveles 1 y 2, el CMGRD podr funcionar con sus comisiones de Conocimiento, Reduccin y Manejo. 21 Acorde a la definicin de responsables, diligencie la institucin responsable para cada funcin.

Alcalde Responsable General de la Situacin

Coordinador Oficina Gestin del Riesgo

Manejo General de la Respuesta

Sala de Crisis

Informacin

Pblica

Reportes internos

CMGRD/CDGRD

Soporte Jurdico

Hacienda

Manejo de medios de

comunicacin

Coordinacin de rea

Subcomisiones de trabajo

Bsqueda y

Rescate

Salud y

Saneamiento

Bsico

Albergue y

Alimentacin Logstica Servicios

Pblicos

Bsqueda y

Rescate

Aislamiento y

Seguridad

Evacuacin

Atencin en

Salud

Apoyo

Psicosocial

Saneamiento

bsico

Vigilancia

Epidemiolgica

Manejo de

Cadveres

Alojamiento

Temporal

Ayuda

Alimentaria

Ayuda No

Alimentaria

CENSO

Helipuertos

EDAN

Seguridad y

Convivencia

EDAN

Telecomunicaciones

Sitios de

Almacenamiento

Bienestar

Sala de Crisis

Servicios Bsicos

Remocin de

Escombros

Extincin de

Incendios y Manejo

de materiales

peligrosos

Sitios de

Distribucin


30

INTEGRANTES DE SERVICIOS DE RESPUESTA

Utilice R para sealar la entidad responsable Utilice A para sealar la entidad de apoyo

COORDINACIN SERVICIOS DE RESPUESTA

SUBCOMISIONES

Instituciones Responsables y de Apoyo (Presentes en el CMGRD)

Sec

reta

ria

de

Sal

ud

Ho

spit

al

Po

lica

Ej

rcit

o

Cu

erp

o d

e B

om

ber

os

Etc

Bsqueda y Rescate

Aislamiento y Seguridad

Bsqueda y Rescate

Evacuacin

Seguridad y Convivencia

Helipuertos

Salud y Saneamiento Bsico

Atencin en salud

Apoyo Psicosocial

Saneamiento Bsico

Vigilancia Epidemiolgica

Manejo de Cadveres

Alojamiento y Alimentacin

Alojamiento Temporal

Ayuda Alimentaria

Ayuda No Alimentaria

EDAN Censo

EDAN

Logstica

Telecomunicaciones

Accesibilidad y Transporte

Sitios de Almacenamiento

Sitios de Distribucin

Bienestar Sala de Crisis/PMU/EA.

Servicios Pblicos

Servicios Bsicos

Remocin de Escombros

Extincin de Incendios y manejo de Materiales peligrosos

Informacin Pblica

Reportes Internos

Informacin a la Comunidad

Manejo Medios de Comunicacin

3.6. PROTOCOLOS DE ACTUACIN

Luego de haber organizado todos los integrantes del CMGRD para manejo de situaciones nivel 3 al 5, se podrn establecer sus protocolos de actuacin en situaciones de emergencia, los cuales acorde a cada eventos debern


31

considerarse las necesidades de variacin (inundacin, incendio forestal, derrame hidrocarburos, etc.), esto considerando que no se acta de una manera igual ante los diferentes fenmenos, dadas sus caractersticas especficas. Cada uno de los Protocolos desarrollados, podrn ser convertidas en fichas tamao bolsillo y entregadas a cada institucin (y al delegado que asiste al CMGRD), de manera que las recuerden en caso de una emergencia lo acordado. Para su aplicacin efectiva, debern desarrollarse los procedimientos requeridos para cada caso22, en los cuales se describa en detalle el paso a paso para llevar a cabo la actividad. Es importante recordar que el desarrollo de las acciones de; coordinacin, medidas de seguridad del equipo, principios de actuacin, inclusin de temas transversales, Censo, Edan, Ayuda Alimentaria, Alojamiento Temporal, Brigadas de Salud, Agua y Saneamiento y Medios de vida, han sido ya descritas en el Manual de Estandarizacin de la ayuda humanitaria, por lo que solo se enuncian de manera general en el presente manual.

Contenido de Protocolo de Respuesta Especfico 1. PORTADA (Nombre ej: Protocolo de Respuesta frente a Erupcin Volcnica y fecha de elaboracin.)

2. REVISIONES (Quien reviso y aprob el Protocolo, firma y fecha)

3. RESUMEN (datos especficos para la comunidad sobre el evento)

4. ESCENARIOS DE RIESGO ESPECIFICO PARA EL EVENTO

4.1. Mapa de Amenaza (Especifico del fenmeno)

4.2. Consolidado de posibles escenarios (Cuantificar eventos posibles y daos esperados en personas, bienes y servicios)

4.3. Censo de poblacin expuesta (Familias, personas, H, M, N, adulto mayor y personas con discapacidad, etc.)

5. RESPUESTA /MANEJO DEL EVENTO

5.1. Procedimiento de respuesta especfico (Si varia con respecto al de la ERM-Flujograma

de actuacin o esquema de actores y funciones)

5.1.1. Mapeo intervencin en Salud (Ubicacin sobre un mapa del municipio de puntos de atencin y

referencia y Contra referencia en caso de superarse la capacidad del hospital o centro de salud)

5.1.2. Mapeo intervencin en Alojamiento y Alimentacin (Ubicacin sobre un mapa del

municipio de puntos de ubicacin de los alojamientos temporales, indicando su capacidad y responsable, as como los puntos de distribucin de alimento y puntos de captacin en caso de solicitar donaciones)

5.1.3. Mapeo intervencin en Bsqueda y Rescate (Ubicacin sobre un mapa del municipio

de los grupos de rescate acorde a los eventos que se esperan se presenten, especialidades,

y responsables acorde a los recursos existentes)

5.1.4. Mapeo intervencin en Agua y Saneamiento Bsico (Ubicacin sobre un mapa del

municipio de los sitios de distribucin de agua segura, puntos de captacin y almacenamiento)

5.1.5. Mapeo intervencin Logstica (Ubicacin sobre un mapa del municipio de las necesidades y

Ubicacin de recursos logsticos como: transporte, bodegas, etc.)

5.1.6. Mapeo intervencin Seguridad (Ubicacin sobre un mapa del municipio de los sitios de

Ubicacin de retenes, anillos de seguridad, desvi de trnsito, proteccin de alojamientos, etc.)

5.1.7. Mapeo intervencin Telecomunicaciones (Ubicacin sobre un mapa del municipio de las

comunicaciones acorde a los recursos existentes)

6. EVACUACIN (meta, rutas, responsables y puntos de encuentro)

6.1. Mapa de Evacuacin (Sobre el mapa de riesgo, identifique las rutas de evacuacin de los sitios de riesgo hacia los lugares seguros)

7. SISTEMA DE ALARMA ESPECFICO

7.1. Protocolo de activacin de la Alarma

8. CAPACIDADES ESPECIFICAS PARA ESTA CONTINGENCIA (se deber considerar acorde al peor escenario esperado que se requiere? Que se tiene? Y que se necesita? Qu pone el municipios, Y que requiere solicitar al departamento o UNGRD

9. ANEXOS

9.1. Listas de Chequeo (Equipos, personal, etc.)

9.2. Carta del Alcalde aprobando el Protocolo

9.3. Carta del Alcalde aprobando el Mapa de Evacuacin

9.4. Carta del Alcalde aprobando el Protocolo de activacin de la Alarma

22 Tenga presente lo indicado en la pgina 28.


32

3.6.1. Protocolos acorde a los servicios de respuesta y organigrama:

MANEJO GENERAL DE LA RESPUESTA

Protocolo: Alcalde- Responsable General

de la Situacin Acciones Durante

Emergencia

1. Activar la Estrategia de Respuesta Municipal y sala de crisis, mediante el coordinador de la oficina de Gestin del Riesgo

2. Mantener informado al Gobernador y UNGRD sobre la situacin de emergencia (afectacin, acciones realizadas, necesidades y capacidades locales)

3. Evaluar el nivel de la emergencia (respaldo), establecer capacidad local de respuesta, autonoma y necesidades prioritarias

4. Ordenar en caso de ser necesaria la evacuacin parcial o total del municipio.

5. Solicitar apoyo al departamento cuando la capacidad local ha sido superada o se requieren apoyo externo en temas especficos frente a lo cual el municipio no tiene recursos.

6. Brindar informacin oficial de la emergencia a los medios de comunicacin

7. Solicitar la elaboracin, consolidacin e informacin del Censo y EDAN

8. Solicitar la elaboracin, aplicacin y seguimiento del Plan de Accin Especfico

9. Presidir las reuniones diarias de la sala de crisis, permitiendo el conocimiento de la situacin y la toma de decisiones frente a la emergencia

10.Realizar la declaratoria de Calamidad Pblica cuando se requiera

11.Establecer medidas de prevencin y control que se requieran para mantener la gobernabilidad y evitar riesgos asociados (seguridad, movilidad, etc)

COORDINACIN DE LA RESPUESTA

Protocolo: Coordinador Oficina Gestin del Riesgo Acciones Durante Emergencia

1. Solicitar el alistamiento de las entidades del CMGRD

acorde a la ER y los protocolos de respuesta establecidos para cada evento. Cadena de llamada.

2. Coordinar el manejo de emergencias en el municipio acorde al nivel de la emergencia (1 a 5)

3. Coordinar el montaje, operacin y cierre de la Sala de Crisis en un lugar seguro.

4. Elaborar el Plan de Accin Especifico con el apoyo del CMGRD.

5. Elaborar informes de situacin acorde a la informacin del CMGRD/Sala de Crisis.

6. Mantener informado al alcalde sobre la evolucin de la situacin, las necesidades y acciones realizadas de manera continua.

7. Coordinar la activacin 24 horas de la Sala de Crisis cuando se requiera, para lo cual deber nombrar un coordinador de la sala de crisis en cada turno de operacin definido por el CMGRD.

8. Otras que el CMGRD considere esenciales para efectuar la funcin.


33

COORDINACIN SALA DE CRISIS

Protocolo: Coordinador Oficina Sala de Crisis, reporta a Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Consolidar la informacin suministrada por cada uno de los coordinadores de las reas activadas para la emergencia (afectacin, acciones realizadas y necesidades)

2. Mantener actualizada y visible (fsico y magntico) la siguiente informacin; Organigrama de la emergencia (acorde a las instituciones que estn interviniendo), Mapa del municipio con la localizacin de la zona afectada, Bitcora de la emergencia, Directorio de emergencia, consolidado afectacin, capacidades (identificando las que estn en uso y disponibles) y Necesidades.

3. Apoyar el desarrollo de las reuniones diarias de seguimiento de la situacin, las cuales son el insumo para la toma de decisiones, actualizacin de reportes e informacin pblica. Elaborar informe de avance acorde a la reunin de seguimiento.

4. Consolidar la informacin proveniente de la zona de impacto (PMU), e incluirla al mapeo de informacin para ser socializada en las reuniones diarias de seguimiento.

5. Llevar a cabo la secretaria de las reuniones, el manejo del archivo y actas de soporte.

6. Organizar una carpeta de la emergencia, la cual deber ser actualizada diariamente (fsico y digital) y al final la emergencia ser archivada.


SOPORTE JURDICO

Protocolo: Asesor Jurdico, reporta a Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Asesorar en el campo jurdico al alcalde y coordinador Oficina de GRD acorde a la ley 1523/2012

2. Apoyar cuando se requiera la declaratoria de calamidad pblica

3. Asesorar si se requiere los procesos de contratacin de emergencia necesarios


HACIENDA

Protocolo: Soporte Financiero, reporta a Alcalde y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Asesorar y supervisar la adecuada utilizacin de los recursos del FMGRD.

2. Orientar acerca de los procedimientos para garantizar la disponibilidad de recursos en el marco de la emergencia y su gasto.

3. Apoyar la elaboracin del presupuesto de la emergencia y del Plan de Accin de la Respuesta y del Plan para la Recuperacin.


BSQUEDA Y RESCATE

AISLAMIENTO Y SEGURIDAD

Protocolo: Coordinar las acciones de Aislamiento y Seguridad, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar y delimitar reas afectadas por la emergencia

2. Definir anillos de seguridad acorde a cada situacin 3. Acordonar reas y anillos requeridos. 4. Controlar acceso a personal no autorizado (manejar

manillas de colores para restringir el acceso). 5. Controlar flujo vehicular en la zona afectada 6. Controlar orden pblico. 7. Vigilar zonas afectadas.


34

8. Verificar riesgos asociados 9. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

BSQUEDA Y RESCATE

Protocolo: Coordinar las acciones de Bsqueda y Rescate, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar la especialidad requerida acorde al tipo de evento e informar al coordinador de rea/coordinador de la oficina de GRD.

2. Coordinar con el personal competente los equipos y herramientas necesarias para el ingreso de avanzada a la zona de la emergencia.

3. Realizar evaluacin preliminar de la situacin y zona de impacto, identificar riesgos asociados, notificar al de rea/coordinador de la oficina de GRD.

4. Establecer estrategia para las labores de bsqueda y rescate acorde a la situacin, el personal y los equipos con que se cuenta. Establecer un PMU in situ.

5. Verificar seguridad y procedimientos del personal especializado

6. Bsqueda, ubicacin, estabilizacin y extraccin de personas afectas para triage y referencia a centros asistenciales

7. Solicitar apoyo de equipos cercanos acorde a las necesidades al Coordinador de rea/Oficina GRD-

8. Mantener informado al coordinador de la oficina de GRD y/o la sala de crisis si esta activada, acerca de las acciones adelantadas y necesidades.


EVACUACIN

Protocolo: Coordinar la Evacuacin, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar las zonas afectadas o en riesgo inminente, que requieran ser evacuadas.

2. Identificar zonas seguras para la evacuacin 3. Establecer Plan/Estrategia para la evacuacin

acorde a la situacin y medios disponibles 4. Activar Plan de Evacuacin y/o Definir y sealar

rutas de evacuacin, tiempos esperados y posibles riesgos asociados

5. Coordinar el control del flujo vehicular, que se requiera

6. Definir personal de las instituciones que acompaara la evacuacin

7. Dar aviso a la comunidad e iniciar la evacuacin 8. Verificar el nmero de familias y personas

evacuadas, relacionado con el nmero estimado de habitantes de la zona afectada o en riesgo


SEGURIDAD Y CONVIVENCIA

Protocolo: Garantizar la Seguridad y Convivencia, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar zonas de riesgo para la comunidad entorno a la seguridad y convivencia.

2. Coordinar estrategias para la toma de medidas preventivas y correctivas.

3. Adelantar acciones de prevencin de delitos y promocin de la denuncia.

4. Adelantar procesos judiciales para garantizar la seguridad y convivencia en el municipio.



35

HELIPUERTOS

Protocolo: Coordinar operacin de Helipuertos, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identifique sitios que puedan ser habilitados como helipuertos

2. Realice su acondicionamiento y sealizacin correspondiente

3. Informe su ubicacin geogrfica, coordenadas a la Sala de Crisis

4. Establezca coordinacin para su operacin con el rea de logstica y salud para su habilitacin como puente areo y/o como apoyo en el transporte de lesionados

5. Otras que el CMGRD considere esenciales para efectuar la funcin

SALUD Y SANEAMIENTO BSICO

ATENCIN EN SALUD

Protocolo: Coordinar Atencin en Salud, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Activar el plan hospitalario de emergencia 2. Identificar el tipo de afectacin y el nmero

aproximado de lesionados 3. Clasificar los lesionados en el sitio (Triage) 4. Implementar mdulos para estabilizacin y

clasificacin de lesionados en el sitio de ser necesario

5. Remitir los lesionados a centros asistenciales. Coordinar la referencia y contra referencia de pacientes acorde a las necesidades.

6. Informar a los familiares y salas de crisis, sobre las personas atendidas

7. Tenga previsto un plan de expansin hospitalaria 8. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

APOYO PSICOSOCIAL

Protocolo: Garantizar acceso Apoyo Psicosocial, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar afectaciones o posibles riesgos para la salud mental de la poblacin afectada o en riesgo

2. Iniciar procesos de prevencin y promocin de la salud mental en la poblacin afectada o en riesgo

3. Iniciar procesos de apoyo psicolgico a personas y familias

4. Identificar necesidades de acompaamiento y apoyo psicolgico del personal de socorro que atiende la emergencia


SANEAMIENTO BSICO

Protocolo: Coordinar el Saneamiento Bsico, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Verificar condiciones del acueducto y disponibilidad

de agua segura 2. Verificar la calidad del agua para consumo humano 3. Verificar y asesorar el proceso de eliminacin de

excretas de la comunidad afectada 4. Asesorar el proceso para manejo de residuos slidos 5. Identificar riesgos de contaminacin ambiental

asociados al evento ocurrido 6. Establecer la disposicin final de residuos y

escombros derivados de la emergencia 7. Emprender programas de promocin de la higiene,

manejo de excretas, roedores, vectores y uso adecuado del agua.



36

VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA

Protocolo: Coordinar las acciones de Vigilancia Epidemiolgica, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar las posibles afectaciones en salud y su tendencia despus del evento

2. Establecer la cobertura en vacunacin al momento de la emergencia

3. Implementar actividades para control de vectores, de manera coordinada con el equipo de saneamiento ambiental

4. Promover las normas de higiene en la poblacin afectada, de manera coordinada con el equipo de saneamiento ambiental

5. Monitoreo de enfermedades transmisibles y notificacin de casos de seguimiento en salud pblica


MANEJO DE CADVERES

Protocolo: Gestin adecuada de cadveres, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Implementar las condiciones de bioseguridad que sean necesarias para el personal que manipula los cuerpos

2. Mantener la cadena de custodia 3. Recuperar cadveres 4. Etiquetar y almacenar cadveres 5. Identificar los cuerpos mediante procedimientos

forenses 6. Gestionar y disponer la informacin para familiares y

sala de crisis 7. Disponer finalmente de los cuerpos. 8. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

ALBERGUE Y ALIMENTACIN

ALOJAMIENTO TEMPORAL

Protocolo: Gestin de Alojamiento Temporales, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Seleccionar el mecanismo de alojamiento temporal ms adecuado a la situacin

2. Seleccionar sitios probables de alojamiento temporal, seguros con condiciones de acceso y saneamiento bsico y proyecte su capacidad para albergue de familias en cada uno de ellos.

3. Establecer mecanismo para la administracin de los alojamientos temporales

4. Adecuar red bsica para almacenamiento y distribucin de agua segura.

5. Adecuar sistema de letrinas para nios, nias y adultos acorde al manual de alojamientos y estandarizacin de la asistencia humanitaria del SNGRD.

6. Establecer organigrama de funcionamiento y la coordinacin de servicios requeridos


AYUDA ALIMENTARIA

Protocolo: Gestin de Ayuda Alimentaria, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Evaluar el nivel de afectacin y establecer la ayuda a implementar

2. Gestionar los insumos alimentarios necesarios para la atencin acorde a la evaluacin

3. Aplicar las acciones establecidas en la gua de estandarizacin de la asistencia humanitaria del SNGRD



37

AYUDA NO ALIMENTARIA

Protocolo: Gestin de Ayuda No Alimentaria, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Evaluar el nivel de afectacin y establecer la ayuda no alimentaria a implementar

2. Gestionar los insumos no alimentarios necesarios para la atencin acorde a la evaluacin

3. Aplicar las acciones establecidas en la gua de estandarizacin de la asistencia humanitaria del SNGRD


EDAN

CENSO

Protocolo: Coordinar la elaboracin del Censo, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Activar el personal entrenado (o capacitar si no se cuenta con este) y disponer de los formatos y materiales suficientes para el levantamiento del censo

2. Organizar con las entidades operativas los grupos de encuestadores de acuerdo a las reas afectadas y el personal disponible

3. Informar a la comunidad sobre el procedimiento 4. Efectuar el censo de la poblacin, consolidar la

informacin y hacer el reporte al CMGRD y CDGRD 5. Establecer plan de ayuda acorde a la evaluacin y

los recursos disponibles 6. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

EDAN

Protocolo: Coordinar la elaboracin del EDAN, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Efectuar la evaluacin preliminar 2. Efectuar la evaluacin complementaria acorde a las

necesidades y magnitud del evento 3. Efectuar evaluaciones sectoriales de daos y

necesidades acorde a la afectacin y teniendo presente los formatos y procedimiento del manual de estandarizacin de la ayuda humanitaria

4. Actualizar la informacin sobre daos y necesidades segn sea necesario


LOGSTICA

TELECOMUNICACIONES

Protocolo: Coordinar las Telecomunicaciones, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar el estado de la red de comunicaciones 2. Determinar necesidades e implementar unas

acciones de contingencia para su funcionamiento 3. Establecer un puesto de comunicaciones que facilite

el control de las comunicaciones en la zona de impacto y de esta con la sala de crisis

4. Apoyar la activacin institucional y desarrollo de la respuesta, as como la articulacin de los PMU-CME y CMGRD-CDGRD.


ACCESIBILIDAD Y TRANSPORTE

Protocolo: Gestionar el acceso y transporte, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Evaluar el estado de las vas y habilitar provisionalmente las principales vas afectadas

2. Identificar el estado de las capacidades de transporte que puedan ser utilizadas en el manejo de la emergencia

3. Organizar un plan para el uso de los recursos de transporte acorde a las necesidades y prioridades de la emergencia

4. Gestionar la consecucin de mayores capacidades acorde a las necesidades identificadas en la sala de


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crisis 5. Vigilar el estado de los vehculos y el cumplimiento de

las normas para su circulacin 6. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

SITIOS DE ALMACENAMIENTO

Protocolo: Coordinar el Almacenamiento de ayudas, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Identificar el estado de las bodegas o sitios que puedan ser utilizados para almacenamiento (infraestructura, capacidad, ventilacin, seguridad etc.)

2. Establecer un sistema de control de entradas y salidas de elementos, el cual diariamente debe reportar su estado a la sala de crisis, teniendo presente las fechas de vencimiento de los productos.

3. Gestionar y/o acondicionar sitios para almacenamiento

4. Establecer un sistema de verificacin/veedura del funcionamiento de estos sitios (las cuales podrn coordinarse con las entidades de control y/o delegados de la comunidad)

5. Recepcin, verificacin, clasificacin, peso e ingreso de los elementos, as como la salida.


SITIOS DE DISTRIBUCIN

Protocolo: Coordinar la Distribucin de ayudas, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Coordinar a travs de las organizaciones de base comunitaria la reunin de la comunidad afectada para la distribucin de la ayuda acorde a las necesidades identificadas en el censo.

2. Adelantar el registro de la ayuda entregada por familia

3. Coordinar en caso de requerirse tambin los puntos para la recoleccin de donaciones para atencin de afectados.

4. Control de inventario ingresos/salidas 5. Otras que el CMGRD considere esenciales para

efectuar la funcin.

BIENESTAR SALA DE CRISIS

Protocolo: Coordinar el bienestar del CMGRD/PMU, EA en la emergencia, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Activar las sedes administrativas (recursos humanos, etc.) para garantizar el funcionamiento de bienestar del personal durante la emergencia.

2. Gestionar la permanencia de agua, estacin de caf, refrigerios y alimentacin en la sala de crisis

3. Vigilar la rotacin del personal, facilitando el descanso

4. Apoyar en la identificacin de necesidades en apoyo psicosocial del personal participante en el manejo de la emergencia

5. Control del personal participante en la operacin (nombre, Rh, afiliacin a salud, contacto en caso de emergencia, etc.)


SERVICIOS PBLICOS

SERVICIOS BSICOS

Protocolo: Coordinar la prestacin de Servicios Bsicos, reporta a Coordinador de rea y/o

1. Establecer la afectacin del servicio de acueducto, alcantarillado, energa, gas y lneas de comunicacin

2. Establecer la afectacin de la red vial 3. Implementar la reposicin temporal de los servicios

esenciales en particular para edificaciones crticas


39

Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

como Hospitales, alojamientos temporales, entidades de socorro, ancianatos, etc.

4. Mantener informada a la comunidad acerca del estado de los servicios, medidas de prevencin y acciones emprendidas por la administracin al respecto.


REMOCIN DE ESCOMBROS

Protocolo: Coordinar la remocin de escombros, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Determinar el tipo de escombro a remover 2. Establecer el volumen y peso aproximado de los

escombros a remover. 3. Determinar las condiciones de remocin, demolicin

y cargue del escombro. 4. Coordinar con las autoridades competentes los sitios

autorizados para la disposicin de escombros 5. Coordinar las condiciones de seguridad para

demolicin, cargue y movilizacin de escombros en la zona afectada.

6. Definir las condiciones de reciclaje, clasificacin y disposicin final de los escombros removidos.


EXTINCIN DE INCENDIOS Y MANEJO DE SUSTANCIAS PELIGROSAS

Protocolo: Coordinar el control de incendios y MATPEL, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Implementar sistemas de alerta y aviso en caso de incendios estructurales y/o forestales

2. Alistamiento institucional para el control y la extincin de incendios

3. Activacin del plan de contingencia/protocolo de respuesta

4. Identificar el tipo de sustancia que pueda estar asociada al evento de emergencia

5. Efectuar las acciones de aislamiento inicial y accin protectora respecto a la sustancia involucrada

Comunquese con el sistema para emergencias qumicas CISPROQIM lnea de atencin 018000 916012 para obtener asesora tcnica

6. Aplicar condiciones de seguridad del personal de socorro

7. Impulsar acciones de informacin y sensibilizacin acerca de prevencin de incendios y de cmo actuar en caso de identificar el inicio de uno.


INFORMACIN PBLICA

REPORTES DE INFORMACIN

Protocolo: Coordinar los reportes de informacin, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Coordinar con el CMGRD y CDGRD los reportes requeridos, tiempos y caractersticas.

2. Coordinar con el personal de consolidacin de informacin los tiempos e informacin requerida para la organizacin de los reportes.

3. Determinar con el equipo de informacin pblica las coordinaciones respectivas para tener la misma informacin

4. Realizar pruebas aleatorias para verificar que los datos manejados sean reales.



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INFORMACION A LA COMUNIDAD

Protocolo: Coordinar la informacin a la comunidad, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Organizar un plan de comunicacin para la comunidad identificando sus canales de comunicacin ms efectivos

2. Mantener informada a la comunidad acerca de la situacin, riesgos estimados, acciones, oferta municipal, y recomendaciones para su seguridad.

3. Establecer un sistema de informacin para el caso de poblacin desaparecida o que es llevada fuera del municipio por razones de salud (referencia), de manera que la comunidad no est desinformada.

4. Involucrar a lderes comunitarios en el proceso de informacin, monitorear que no se generen rumores o malos entendidos en las comunidades

5. Otras que el CMGR considere esenciales para efectuar la funcin.

MANEJO MEDIOS DE COMUNICACIN

Protocolo: Coordinar el manejo de los medios de comunicaciones, reporta a Coordinador de rea y/o Coordinador Oficina de GRD. Acciones Durante Emergencia

1. Confirmar la informacin del evento. 2. Direccionar la informacin (encabeza de la autoridad

competente e informar a los medios de comunicacin sobre quin ser el vocero oficial).

3. Emitir, oportunamente, la informacin a los medios municipales.

4. Informar a la oficina de comunicaciones departamental (si es del caso) sobre la situacin.

5. Convocar a rueda de prensa (dependiendo de la situacin).

6. Mantener flujo de comunicacin permanente con los medios de comunicacin, para evitar la desinformacin.

7. Los comunicados de prensa deben ser constantes y oportunos, dependiendo de la situacin.


3.7. PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos aseguran el adecuado cumplimiento de las directrices generales dadas en los protocolos,

estos se podrn desarrollar tanto como se consideren operativamente necesarios, sin excederse. (Anexo formato).

Las siguientes herramientas hacen parte de los aspectos a definir mediante procedimientos:

Directorio de Emergencia

Cadena de llamada

Sistema de Alerta Temprana

Plan de Accin Especfico para la Respuesta

Declaratoria de Calamidad Publica

Plan de Accin Especifico para la Recuperacin

Declaratoria del Estado de Normalidad

Se detalla a continuacin cada uno, y los aspectos relevantes a considerar. El municipio deber definir el

procedimiento para su activacin y cierre, el cual deber desarrollar en el formato definido en el anexo.


41

3.7.1. Directorio de Emergencia

Se deber mantener actualizado el siguiente formato, acorde a los cambios de informacin que se puedan

presentar, durante la emergencia este debe verificarse las primeras horas y actualizado dejarse en un lugar visible,

as como ser compartido con los integrantes del CMGRD, como herramienta para facilitar la comunicacin

interinstitucional.

3.7.1.1. Contactos Oficiales CMGRD

Datos de contacto de la persona delegada por cada institucin y secretaria ante el CMGRD. Se deber distinguir a

travs de los colores de Alerta, a quienes se llama en Amarillo, Naranja y Rojo. Dado que no siempre se llamara a

todos los integrantes, sin embargo algunas personas podrn ser llamadas en los tres niveles de alerta:

INSTITUCIN NOMBRE CARGO

Datos de contacto (e-mail, celular,

telfono fijo, PIN, Cdigo de Radio)

LLAMADO EN:

1 A N R

2

3

4

5

6

7

8

9

10

3.7.2. Cadena de llamado y lnea de tiempo Alerta Institucional

Se deber establecer la cadena de llamado, en tiempo de las instituciones, para lo cual se tendrn en cuenta

aspectos como: quien inicia la cadena? Que instituciones son claves en su desarrollo? Cada institucin debe

realizar mximo 5 llamadas?, los medios de comunicacin son redundantes?, que mensaje se deber transmitir?

Y el tiempo estimado en el desarrollo de la cadena es?.


42

Ejemplo:

Mensaje: AVALANCHA

El Contar con un mensaje corto pre acordado, permitir que la cadena sea ms rpida y as mismo cada

institucin deber realizar las acciones consideradas previamente para esta situacin, ej.: reunirse en la sala de

crisis, activar el sistema de alerta, etc.

3.7.3. Sala de Crisis

Se considera a la Sala de Crisis el espacio establecido para la organizacin de toda la informacin de la emergencia, facilitando as la toma de decisiones por parte del CMGRD. La Sala se alimenta del trabajo de las diferentes reas de coordinacin y permite el tener una visin actualizada de la situacin, necesidades y acciones desarrolladas, elementos estos claves para la toma de decisiones. Funcionamiento de la Sala de Crisis La Sala de Crisis se activa acorde al nivel de la emergencia, de manera que para eventos de nivel 3 segn la escala anterior, se requerir que esta funcione 24 horas, facilitando as la toma de decisiones. Su objetivo es facilitar la evaluacin de la situacin: Que ocurri? Cules son los daos? Acciones adelantadas? Principales necesidades? Recursos con que cuento para hacer frente a la emergencia?...y la evolucin de esto en el tiempo. Esta informacin es necesaria para la toma de decisiones, la solicitud de apoyo y el manejo como tal de la situacin, as mismo apoya el desarrollo de acciones como: la elaboracin de reportes de situacin, comunicados de prensa y la declaratoria o no de calamidad pblica.

Alcalde

Cel., PIN, Fijo, etc.

Secretario de Gobierno

Coordinador CMGRD

FFMM

Entidades Operativas

S. Salud

Prensa

Cel, PIN,

1m

8 Minutos

Cel, VHF, PIN, 1m Cel, VHF, PIN, 1m

Cel, VHF, Fijo,

1m

Cel, VHF,

Fijo, 2m

Cel, VHF, Fijo, 4 m

Inicia

Termina

COMUNIDADES


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La informacin a manejarse en la sala de crisis es:

Organigrama (con los nombres de responsables acorde al esquema indicado anteriormente)

Bitcora

Directorio de Emergencia

Inventario de Recursos disponibles para la emergencia*

Datos de Afectacin (Censo)*

Mapa de la zona afectada*

Listado de Necesidades* *Esta informacin deber estar disponible en fsico y digital y ser actualizada de manera recurrente, acorde a la evolucin de la situacin se propone la siguiente regularidad:

Primeras 72 horas, cada 6 horas.

72 horas-3 das, cada 8 horas.

Da 3 al 5, cada 12 horas.

5 da en adelante, cada 24 horas. Para cada emergencia el CMGRD deber abrir una carpeta con el nombre del Caso/Operacin, por ejemplo: Sism

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Guia Metodologica Para La Estrategia de Respuesta Municipal