Control Integral de Gestin

Francisco J. Contreras M. http:/www.franciscocontreras.com.ve acad@franciscocontreras.com.ve

MANUAL PARA LA REFLEXIN ESTRATGICAGua y formatos para participacin en procesos de reflexin estratgica Fase: VALIDACIN DEL PLAN DE TRABAJO, INFORMACIN PREVIA, EQUIPOS DE TRABAJO, ORGANIZACIN PE001-CIG-FJCM

Planificacin estratgica

Enfoque de visin compartidaPrograma de mediacin para el aprendizaje a travs de la accin

Francisco J Contreras M Febrero de 2009

2

ContenidoPlanificacin estratgica Enfoque de visin compartida Presentacin Agenda La planificacin como proceso estratgico La necesidad de una visin estratgica compartida. Los propsitos de la Jornada de Reflexin Estratgica Las fases del proceso estratgico El mtodo, las reglas de participacin y el libre fluir de ideas El discurso El dilogo Normas de participacin El proceso de reflexin estratgica Referencia estratgica previa Las debilidades de la organizacin Las fortalezas de la organizacin Las oportunidades y amenazas de la organizacin La misin de la organizacin La visin de la organizacin El factor clave de xito Los objetivos estratgicos globales La brecha estratgica Modelo para el desglose de un objetivo general o de una accin estratgica ndice 2 2 4 5 6 6 6 7 8 8 8 8 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 16

3

PresentacinEste programa de aprendizaje a travs de la accin fue formulado con el propsito de atender una demanda de servicios de consultora y entrenamiento en el mbito gerencial estratgico. Hoy, mas que planificacin, lo que se est desarrollando es una filosofa, una racionalidad estratgica, as lo imponen las circunstancias y el continuo cambio que vivimos en la actualidad. Por una parte, La formulacin de un futuro posible y deseable y por otra, la conformacin de una estructura de acciones estratgicas, nos parecen esenciales para mejorar la capacidad de respuesta del individuo y las organizaciones para el mantenimiento y desarrollo de ventajas competitivas Se realizaron todos los esfuerzos en el diseo de un programa, primero, lo menos extenso y conceptual posible, y segundo, lo ms aplicable en la resolucin de problemas estratgicos. Este documento dedica su primera parte a la descripcin de la agenda de trabajo, con sus objetivos, duracin y productos esperados, su segunda parte hace referencia a la planificacin como proceso estratgico y la necesidad de una visin estratgica compartida. El autor,

4

AgendaHora Objetivo Actividad Producto Establecer una metodologa Exposicin Constitucin de un y un lenguaje homogneos, participativa del grupo de trabajo con en materia estratgica y facilitador un lenguaje y una un ambiente favorable al metodologa cambio organizacional y a homogneos la libre generacin de ideas Generar ideas sobre el Dinmica de grupos Formulacin de contexto de debilidades de y tormenta de anlisis ambiental la organizacin ideas Generar ideas sobre el contexto de fortalezas de la organizacin Generar ideas sobre el contexto externo de la organizacin (amenazas y oportunidades) Generar ideas sobre la Formulacin de la misin organizacional misin organizacional Generar ideas sobre la Formulacin de la visin compartida visin organizacional Generar ideas sobre el (los) Identificacin del (de factor (res) clave de xito los) factor (es) clave de xito Generar ideas sobre los Identificacin de los objetivos estratgicos objetivos estratgicos Generar ideas sobre la Formulacin de las estrategia genrica acciones estratgicas conducentes al logro de ventajas competitivas Elaborar sntesis del Resumen de dispositivo estratgico de la actividades organizacin

INSTRUCCIN: Esta agenda debe ser llenada por el Facilitador (mediador) del proceso estratgico en consenso con el comit ejecutivo de planificacin de la organizacin o con los promotores del evento

5

La planificacin como proceso estratgicoLa necesidad de una visin estratgica compartida. Tres eventos han cambiado el ambiente dentro del cual actan las organizaciones: Primero, el fenmeno de globalizacin que plantea el reto de enfrentar una realidad donde las consideraciones econmicas, polticas y sociales ya no se limitan al entorno prximo de la nacin sino que se desbordan cuando menos hasta los pases Andinos, del Caribe y Centroamrica; Segundo, la transformacin que est experimentando el modelo democrtico, en el mundo, conduce a una mayor participacin de la sociedad civil, de las fuerzas vivas, donde se exige cada vez ms rigor y profundidad en las proposiciones que cada grupo social, empresas, organizaciones, sindicatos elevan ante los gobiernos; Tercero, La innovacin tecnolgica y el conocimiento han adquirido una capacidad de cambio y renovacin que hacen poco manejable, desde la perspectiva de una organizacin por si misma, el caudal de informacin necesaria para sostener una posicin competitiva. En sntesis, la realidad ha alcanzado un nivel de complejidad e incertidumbre, donde el xito de las organizaciones est ntimamente relacionado con la capacidad de sus miembros en el logro de una visin compartida y una estrategia competitiva que den a la misma una flexibilidad, disposicin anticipatoria y capacidad de rpida respuesta en un entorno dinmico y turbulento. Esto es lo que se conoce como dispositivo estratgico compartido y es all donde pueden contribuir nuestros servicios en su organizacin

Los propsitos de la Jornada de Reflexin EstratgicaA travs de la jornada hemos asumido el compromiso de contribuir: Primero, con la creacin de una visin compartida y de sistema, entre los miembros de la organizacin, frente a las actuales circunstancias; Segundo, con la identificacin de una estrategia posicin competitiva de la organizacin; genrica que consolide la

Tercero, con la transformacin de la empresa en una organizacin con gran responsabilidad social en la constitucin de un Sector de la Construccin que contribuya con el desarrollo del pas.

6

Las fases del proceso estratgicoPara lograr formacin de un dispositivo estratgico compartido se consideran tres fases: Fase I: Establecimiento de una metodologa, de un lenguaje homogneo en materia estratgica y de un ambiente favorable al cambio organizacional y al libre fluir de ideas; Fase II: Generacin de ideas sobre el contexto de amenazas, oportunidades, fortalezas debilidades de la organizacin, sobre su misin y visin de negocios y sobre sus objetivos estratgicos; Fase III: sntesis del dispositivo estratgico de la organizacin, cuyo resultado es logro de la visin estratgica compartida de la organizacin y la formulacin de sus objetivos globales

7

El mtodo, las reglas de participacin y el libre fluir de ideasEl discurso Consiste en una generacin de ideas y argumentos, en una competencia donde el ganador se queda con todo.

El dilogo Es la capacidad que tiene un grupo de personas para suspender supuestos a priori y lograr un autntico pensamiento de conjunto. Este libre fluir de significados permite descubrir percepciones inalcanzables individualmente

Normas de participacin Todos estos procesos son altamente productivos y satisfactorios para lo especfico buscado y para el aprendizaje permanente de todos (que resulta la mejor garanta de un autntico fortalecimiento personal e institucional)... Y la organizacin gana en espritu de cuerpo! Asuma una actitud constructiva. Existen incentivos para ello: UD. est participando en la definicin de los criterios de gestin de la institucin en que trabaja. Entonces, por favor, no critique de manera destructiva las ideas de los otros participantes. Existe cabida para todas las ideas: las suyas y las contrarias a ellas. Entonces, no discuta cualquier idea, a menos que sea para aclararla. Todas las ideas tienen importancia. Las grandes ideas nacieron incipientemente. Entonces, no vacile en sugerir una idea por tonta que le parezca: muchas veces esas son las ideas que conllevan a la solucin del problema. Recuerde que el proceso de participacin lo hemos estructurado de forma de ir resolviendo uno a uno cada requerimiento de informacin. Cada vez que se ocupe del requerimiento concreto, procure resolverlo ntegramente, hasta resolverlos todos. Ms all de los requerimientos, pero de manera separada, UD. tiene todo el derecho a sugerir ideas adicionales. Tenga la seguridad de que sern no slo bien recibidas, sino revisadas. Siempre hay uno o varios asuntos que escapan al esquema de bsqueda de informacin definido. No permita el pesimismo. Si le pasa por la mente, por favor, dgalo. Probablemente podremos ayudarle. Todos deben estar involucrados. No permita la dominacin de la participacin por una o dos personas. Por favor, no tome el proceso como una sesin de quejas. Cada persona puede hacer una lista de sus ideas y escribirlas y hacrnosla conocer en su turno Al tiempo que se recibe las ideas, los administradores de las listas las van a convertir en informacin til al proceso y al aprendizaje institucional necesario al proceso permanente de modernizacin. Si sus ideas han sido propuestas por alguien; entonces, proponga otra idea. Los facilitadores preguntarn a cada persona, en determinados momentos, si tienen informaciones o ideas adicionales. Esto se hace porque una idea puede

8

crear otra en la mente de otro participante o una informacin puede mejorar las previamente existentes.

INSTRUCCIN: estas normas deben ser negociadas con los participantes, si se quiere realizar el evento en doce u ocho horas las ideas deben limitarse a cinco y este instructivo debera ser distribuido y llenado por los participantes con antelacin al evento

9

El proceso de reflexin estratgica Referencia estratgica previaComo una aproximacin previa se formul la misin para (indicar el nombre de la organizacin), ella se describe a continuacin y constituir la referencia de inicio de esta jornada de reflexin estratgica, la Misin dice: (Espacio para escribir la misin)

La visin dice: (Espacio para escribir la visin)

INSTRUCCIN: estos cuadros deben ser llenados con la misin y visin actual de la organizacin cuando ellas existen

10

Las debilidades de la organizacinSon las carencias de habilidades y las vulnerabilidades (controlables internamente) que presenta una organizacin para el aprovechamiento de las oportunidades de negocios o para neutralizar riesgos ambientales En relacin con la organizacin: Qu no se hace bien? Qu carencias hay? 1 2 3 4 5 6

Las fortalezas de la organizacinSon las habilidades (creadas internamente) que posee una organizacin para alcanzar el xito ante las oportunidades presentes o para neutralizar riesgos ambientales. En relacin con la organizacin: Qu la distingue favorablemente de otras organizaciones? Qu hace bien? 1 2 3 4 5 6

INSTRUCCIN: estos formatos han sido elaborados para registrar solo cinco ideas, debemos recordar que una sesin de reflexin estratgica debe ser abierta y sin lmites, salvo que por razones prcticas se requiera efectuar las jornadas en doce o menos horas

11

Las oportunidades y amenazas de la organizacinSon los riesgos o retos importantes (no controlables internamente) planteados a la organizacin por una tendencia, de desarrollo favorable o desfavorable del ambiente, que conduciran, en presencia de una accin estratgica, a una mejora en la posicin competitiva de la organizacin. Qu sucesos importantes no controlables (presentes o por presentarse en el futuro, positivos o negativos) enfrenta la organizacin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

La misin de la organizacinLa misin es el por qu de la existencia. actividad de una organizacin y su razn de la

En relacin con la organizacin: Cul debe ser el porque de su organizacin? Cul debe ser su razn de ser? Qu justifica su existencia?

12

La visin de la organizacinLa visin es hacia donde vamos, es una imagen definitiva de un futuro deseado que procuramos crear. Cmo deseara Usted que fuese su organizacin en el futuro? Cul sera su preocupacin fundamental?

El factor clave de xitoSon aquellos factores sobre los cuales la organizacin debe profundizar los esfuerzos de cambio. Son aquellos que de ser alcanzados transformaran radicalmente a la organizacin y la aproximaran a su visin compartida. Qu considera Usted difcil de lograr en su organizacin y que de alcanzarlo transformara radicalmente a su organizacin en lo que Usted deseara que fuera? 1 2 3 4 5 6 7 8 9

13

Los objetivos estratgicos globalesSon las acciones que hay que desarrollar para el cumplimiento de la misin y el logro de la visin de la organizacin. Qu se debe hacer para lograr un cambio radical y favorable en la organizacin? 1 2 3 4 5

La brecha estratgicaEs una aproximacin de la distancia que separa a la organizacin de su imagen futura deseada y posible. Algunos autores la definen como la distancia que nos separa de una organizacin "categora mundial". Seale cinco factores que distinguen la excelencia en organizaciones como la que estamos analizando? 1 2 3 4 5

14

Modelo para el desglose de un objetivo general o de una accin estratgicaAccin estratgica Objetivo Meta Actividad Recursos y responsable Indicadores

15

ndiceA Agenda ............................................................. 5 E El discurso ...................................................... 8 El factor clave de xito ............................ 13 El mtodo, las reglas de participacin y el libre fluir de ideas............................ 8 El proceso de reflexin estratgica .... 10 L La brecha estratgica .............................. 14 La misin de la organizacin ................. 12 La necesidad de una visin estratgica compartida .................................................. 6 La planificacin como proceso estratgico .................................................. 6 La visin de la organizacin .................. 13 Las debilidades de la organizacin ..... 11 Las fases del proceso ................................. 7 Las fortalezas de la organizacin .........11 Las oportunidades y amenazas de la organizacin ..............................................12 Los objetivos estratgicos globales.....14 Los propsitos de la Jornada de Reflexin Estratgica ...............................6 M Modelo para el desglose de un objetivo general o de una accin estratgica15 N Normas de participacin ............................8 P Planificacin estratgica ...........................2 Presentacin ...................................................4 R Referencia estratgica previa ................10

16