Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Guide de formation administrateur
Conseils et recommandations
Pour tirer le meilleur profit de l’utilisation de notre logiciel, nous vous recommandons d’adapter et de modifier le paramétrage en fonction de vos besoins et de votre organisation.
Pour tout conseil ou complément d’information, pensez à consulter le centre d’aide en ligne ou nous contacter :
Email : [email protected]
Tél : +33 (0)5 62 20 49 37
Cinq modules de gestion RH100 % SaaS
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
Pré-paramétrage de votre compte
530x300
Personnaliser votre interface
Depuis vos préférences en haut à droite de la page
Depuis la page d’accueil d’Eurécia
Onglets Départements ou Structures
Lorsque vous ouvrez l’un ou l’autre des deux onglets, la fiche société s’affiche et vous naviguez d’un onglet à l’autre directement depuis celle-ci.
Définissez la liste de vos départements et structures organisationnelles.
Liste des départements et structuresEspace admin > paramètres généraux > Société > Départements
Sélection Prérequis Généralités Suivi RHCongé & Absences
Notes de Frais
Temps & Activités
Planning Ressource
Créer un nouveau salariéA l’aide de l’assistant
La création d’un utilisateur se fait selon trois étapes principales :1. Sélection du type de création et du mode de saisie2. Prérequis3. Généralités et modules
Espace admin > paramètres généraux > salariés er utilisateurs > nouveau
Première étapeSélection du type de création
A partir d’une fiche vide ou d’un utilisateur existant
2 modes de saisie:
• Simple pour présenter les champs importants uniquement
• Complète pour présenter tous les champs disponibles
Deuxième étapeLes prérequis
Possibilité de créer à la volée de nouveaux éléments
Troisième étapeMode de saisie simple : uniquement les champs importants
Réorganisation par modulePossibilité de changer le mode de saisie à tout moment
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise renseigner le motif et sa date de départ de la société.
Départ d’un salariéEspace admin > paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Emploi
Lorsqu’un salarié quitte l’entreprise cocher la case « Salarié archivé » et renseigner la date de fin d’accès.
Cela permet de conserver les données du salarié tout en le masquant dans les différents écrans du logiciel.
Pour intégrer ses informations associées dans les analyses et les rapports, il suffira alors d’activer la case à cocher « Archives ».
Archivage des données d’un salariéEspace admin > paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Administration
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
Pré-paramétrage de votre compte
Créer un événement dans le dossier salarié
La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.
Ajouter un document partagé
La paramétrage permet de définir les documents visibles par l’utilisateur.
Pré-paramétrage de votre compte
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
530x300
Définir les types de congés et absences
Modifier, rajouter et supprimer les types de congés et absences gérés
• Couleur d’affichage dans le planning• Date de fin de période• Nombre de jours cumulés par mois• Préavis entre la date à laquelle la
demande est enregistrée et la date de départ souhaitée
Espace admin > congés et absences> type de congés et absences
530x300
Définir les profils de congés
Définir les profils congés
• Types d'absences autorisés par catégorie de personnel : dirigeant, cadre, non-cadre, ...)
• Possibilité de prendre des congés par anticipation
• Règles de priorité sur la prise des absences
Espace admin > congés et absences> profils congés et absences
Créer et initialiser les compteurs de congésDroits acquis et nombre de jours pris
• Par salarié• Par type de congés (payés, RTT, récupération)• Par période
Initialiser les compteurs de congésCongés et absences> vue manager > compteurs équipe
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
Pré-paramétrage de votre compte
Natures des dépensesEspace admin > Notes de frais > Types de Dépenses
Définir les natures de dépenses autorisées
• Nature de dépense (hôtel, restaurant, avion, …)• Compte de charge comptable• % de TVA applicable• % de TVA récupérable• Gestion des invités internes/externes• ….
Barèmes et politiques de remboursement des frais
Espace admin > Notes de frais > Barème de remboursement
Sélectionner le type de barème désiré (barème direction ou standard)
Définir les barèmes de remboursement depuis l’onglet Types de dépenses
• Natures de dépenses (hôtel, restaurant, avion, …)
• Modalités de remboursement o Frais réelso Frais réels plafonnéso Forfaito Application du barème de frais
kilométriques
• Plafonds applicables
Pré-paramétrage de votre compte
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
Définir vos axes analytiques
En fonction de votre comptabilité analytique et de vos objectifs de suivi de volume d’activité, vous pouvez définir jusqu’à 5axes analytiques dynamiques (clients, projets, tâches, produits, …)
Axes analytiques dynamiques (clients, projets, tâches, …)
• Liste des clients, projets et tâches• En fonction du client sélectionné, la liste des projets affichés peut être filtrée • Lors de la saisie d’une feuille de temps, le salarié affecte ses activités par compte client, projet et par tâche
Espace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques
2 - Définir vos axes analytiques Jusqu’à 5 axes possibles (clients, projets, tâches, …)
• Organisation de vos comptes clients et projets par catégories et sous-catégories
• Budget et charge prévisionnelle• Coûts de revient et prix de vente• Taux horaires et journaliers
Définir la liste des clients, projets et tâchesEspace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques
1 - Sélectionner la liste à éditer
Définir les restrictions de visibilité par salariéEspace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs
Définir les comptes visibles par salariéParamétrable au niveau de la fiche salarié ou au niveau du compte analytique
Objectifs :• Simplifier la saisie de l’utilisateur en masquant
les clients ou projets qui ne lui sont pas affectés
• Limiter les risques d’erreur• Masquer les clients, projets ou tâches
confidentiels (et dont vous souhaitez limiter la visibilité à quelques salariés seulement)
Définir les restrictions de visibilité par compte analytique
Espace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques
1 - Sélectionner le dossier dans la liste
2 – Cliquer sur la ligne souhaitée
3 – Se rendre sur l’onglet Visible pour (#)
Salarié ou SpécifiqueLes coûts de revient et prix de vente utilisés pour la valorisation et le suivi budgétaire peuvent être définis soit au niveau du salarié, soit au niveau du projet ou clientPour un client ou un projet donné, il est également possible de définir un taux par salarié spécifique différent par projet (ou client)
Au niveau du salarié :
Coût de revient = fonction du salaire + prorata des charges fixes
Au niveau de l’axe analytique :
Prix de vente = global par compte (projet, client, …) ou spécifique par salarié et par compte
Définir les coûts de revient et prix de vente
Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Emploi
Espace admin > Paramètres généraux > Société > Axes analytiques
Best practices
Paramétrage :• Pour faciliter la saisie des utilisateurs, trier les projets, clients et tâches par ordre alphabétique, en les regroupant si nécessaire par
catégories et sous-catégories• Note : l'intérêt de structurer vos comptes analytiques par catégories et sous-catégories vous permettra au final de simplifier et d'automatiser
la consolidation de vos données par catégories/sous-catégories lors de l'analyse des données• Attention, dans la définition des listes de comptes analytiques (projets, tâches, clients, ...) ne surtout pas dupliquer de compte, au risque de
perdre sa vision consolidée• De manière à éviter tout scroll horizontal dans la saisie de feuilles de temps, limiter le plus possible la taille des libellés de vos comptes
analytiques
En mode opérationnel :• Administration des axes analytiques
o ne jamais supprimer un projet car risque de perdre l'historique des activités déjà imputées à ce projet => simplement désactiver le projet
o ne jamais modifier l'ordre d'affichage des axes analytiques (onglet général de chaque axe principal) au risque de perdre la cohérence de l'ensemble des activités saisies jusque là
Pré-paramétrage de votre compte
Administration Générale • Personnaliser votre interface
• Liste des départements et structures
• Créer un nouveau salarié
• Départ (archivage) d’un salarié
Portail RH• Créer un événement dans le dossier salarié
• Ajouter un document partagé
Congés et Absences• Définir les types de congés et absences autorisés
• Définir les profils congés (cadre, non-cadre, …)
• Initialiser les compteurs de congés (droits acquis, jours restants)
Notes de Frais• Définir les natures de dépenses
• Définir les barèmes et la politique de remboursement des frais
Temps et Activités• Définir la liste des clients, projets et tâches
• Définir les coûts de revient et les prix de vente (taux horaires et journaliers)
• Définir les contraintes de visibilité (comptes imputables) par salarié
• Best practices
Planning Ressources• Liste des activités créées exportables au format iCal
• Administration des plannings gérés
• Import des activités provenant d’un autre agenda
• Synchronisation des agendas au format Google ou Exchange
Liste des activités créées exportables au format iCal
Planning > Liste des activités
Exportez les éléments filtrés au format standard iCal (icalendar) pour alimenter vos autres outils
Administration des plannings gérés (1/2)
Espace admin > Planning > Liste des plannings
Personnaliser les caractéristiques principales du planning
Personnaliser les caractéristiques principales du planning
Administration des plannings gérés (2/2)
Espace admin > Planning > Liste des plannings
Lister les ressources humaines pouvant potentiellement être affectées à ce planning
Lister les ressources matérielles pouvant potentiellement être affectées à ce planning
Import des activités provenant d’un autre agenda
Planning > Administration > Importer
Synchronisation automatique avec votre agenda Google ou Exchange
Une question ?Aide et tutorielsAccessible à partir des boutonsFonctionnalités accessibles
Votre Référant RH Interne
Email : [email protected]él: +33 (0)5-00-00-00-00
www.eurecia.com