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Elementos básicos de la organización
Gustavo Adolfo García HenaoZootecnista, MgUniversidad de Antioquia
Organizar:División del trabajo para formar un cuerpo estructurado
Componentes de la “O”
Sistema formal
Sistema informal
Sistema social
Organización perfecta
Sistema formal
Sistema social
División Departamentalización
Delegación
Centralización Línea - staff
División en puestosEspecialización
Del modelo artesanal al fabrilAsignar tarea a un individuo – destreza por repeticiónAlta capacitación profesional (Adam Smith)
Contenido del puesto de trabajoTareasResponsabilidadesAcceso a los recursos
Mejora del puesto de trabajoEnsanchamiento del puestoEnriquecimiento
Departamentalización
Departamentalización numérica
Agrupamiento por número de individuosClanes, tribus, ejercitoLo importante es tener el número suficiente de personas para las tareas asignadasNo exige calificación de los trabajadores (Agricultura)Decadencia
Necesidad de calificaciónGrupos compuestos por personal especializadoSólo útil en niveles bajos
Por funciones
Comercial – Financiero – Operaciones – ProducciónSe presta para subdividir en niveles
Recursos Humanos – RRHHEmpleo – Salarios – Seguridad e higiene…
Mantiene concepto de especializaciónFacilidad de supervisión
Gerentegeneral
Mercadeo yventas Compras Administrativo RRHH
Por productos
Pueden llegar a ser experto en las tareas asociadas al producto o servicio – Reacción rápida a cambios en el entornoImpone responsabilidad y utilidades a nivel de divisiónPermite crecimiento y diversificación de productos y serviciosDuplicación de funciones
Presidente
DivisiónHumana
Producción
Mercadeo y
Ventas
Administr.
DivisiónVeterinaria
Producción
Mercadeo y
Ventas
Administr.
Territorial o localizaciónPresidente
Mercadotecnia Personal Compras Finanzas
Personal
Ingeniería Producc. Contabil Ventas
Agrupamiento típico de una organización territorial - manufacturera
Zonasuroccid
Zonacentral
ZonaSurorient.
Zonaoriental
Zonaoccident.
Departamentalización territorial
VentajasColoca responsabilidad a un nivel más bajoMejora coordinación en una regiónObtiene ventajas de las economías de las operaciones localesProporciona buen campo cualificable para el entrenamiento de administradores generales
DesventajasRequiere más personas con capacidad administrativa generalTiende a dificultar el mantenimiento económico de los servicios centralesAumenta el problema de control a nivel de la alta gerencia
OtrosPor clientes (ej. Bancos)Por canales de comercialización, orientada al mercado (Ej. multinacionales)Por proceso o equipo (Sección pintura, procesos electrónicos, troqueladoras…)Por servicios (Vicepresidente de servicios administrativos → G. pensiones y serv, g. procesamiento de datos, g. de personal…
Delegación de autoridad
DelegaciónDistribuir autoridad y responsabilidadesUnidad de mando: nadie debe tener más de un jefeLínea de mando: hilo continuo de autoridad jerárquicaOrganigrama
Representación gráfica de la línea de mandoRelaciones existentes
Autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas
Tareas y deberes a realizarResponsabilidades asociadas a los deberesAutoridad para disponer de los recursos y administrarlos para el cumplimiento de lo anteriorAreas de autoridad funcional
Centralización - Descentralización
Amplitud o ámbito de controlEstrecha – Estructuras verticalesAmplia – Estructuras horizontales
Grado de profesionalismo de los subordinadosGrado de formación y competencia Simplicidad de tareasDispersión física - ↓Existencia de estándares y procedimientos
CentralizaciónMayor concentración del poderMúltiples tareasPlanificación, estrategia vs. operativos
DescentralizaciónMenos niveles jerárquicosFacilidad de cambios y comunicaciónPosible pérdida de control
Organización con áreas reducidas
Organización con áreas reducidas
VentajasSupervisión estrechaControl estrechoRápida comunicación entre subordinados y superiores
DesventajasLos superiores tienden a involucrarse demasiado en el trabajo de los subordinadosMuchos niveles de administraciónDistancia excesiva entre nivel más alto y nivel más bajo
Organización con áreas amplias
Organización con áreas amplias
VentajasLos superiores se ven obligados a delegarSe deben formular políticas clarasLos subordinados se deben seleccionar con cuidado
DesventajasTendencia a recargar a los superiores → Cuellos de botella para decisionesPeligro de pérdida de control por parte del superiorRequiere una calidad excepcional de los gerentes
Línea - staff
Línea - staffLínea – funciones en cumplimiento de la misión primariaStaff – Servicios de asesoría y apoyo
Autoridad tradicionalAutoridad de consulta previaAutoridad de acuerdo previo - aprobaciónAutoridad funcional
Organización línea - staffVentajas
Asesoría especializada e innovadora, mantiene principio de autoridad únicaActividad conjunta y de los órganos existentes y la l-s
DesventajasPosibilidades de conflictoMantenimiento y equilibrio dinámico
Conflictos entre línea – staffInvasión de funcionesTendencia a eludir procedimientos Pueden evitarse mediante la generación de roles definidos, coordinación y aceptación – objetivos supremos
Comités
No es órgano de la estructura organizacionalTipología
FormalesInformalesTemporalesRelativamente permanentes
PrincipiosNecesidad sentidaAutoridad y objetivos definidos claramenteDeben compensar su costoTamaño cuidadosamente estudiado
ComitésVentajas
Toma de decisiones y juicios grupalesCoordinaciónTransmisión de informaciónRestricciones a la delegación de autoridadConsolidación de autoridad
DesventajasPérdida de tiempo de toma de decisionesCostosos en tiempo y dineroSustitución del administradorDivisión de la responsabilidadExigen coordinador especialmente eficiente
Diseño OrganizacionalConjunto general de elementos y las relaciones entre ellos que se emplean para administrar a la organización total.El diseño organizacional es un medio para implementar estrategias y planes para alcanzar las metas organizacionales
Modelo burocrático (Max Weber)Modelo de diseño organizacional basado en un sistema de autoridad legítimo y formal.
1. La organización debe adoptar una división distinta del trabajo y cada posición debe ser ocupada por un experto.
2. La organización debe desarrollar un conjunto consistente de reglas para asegurar que el desempeño de las tareas sea uniforme.
3. La organización debe establecer una jerarquía de posiciones u oficinas que crea una cadena de mando de la parte alta de la organización hasta la parte baja.
4. Los gerentes deben realizar negocios en una forma impersonal y mantener la distancia social apropiada entre ellos mismos y sus subordinados.
5. El empleo y el avance en la organización debe basarse en el expertise (conocimiento experto) técnico y los empleados deben estar protegidos de los despidos arbitrarios.
Modelo conductual (Rensis Likert)
Modelo de diseño organizacional que es consistente con el movimiento de las relaciones humanas y enfatiza la atención al desarrollo de grupos de trabajo y la preocupación por los procesos impersonales.
Diseño de sistema 1. Similar al modelo burocráticoDiseño de sistema 4. Similar al modelo conductual.
Influencias situacionales sobre el DOTecnología central. Procesos de conversión que se utilizan para transformar los insumos en resultados
Tecnología de unidad o lotes pequeñosTecnología de lotes grandes o producción en masaTecnología de proceso continuo
Entorno.Organización mecanicista o mecánica Entornos establesOrganización orgánica Entornos inestables o impredecibles
Tamaño de la organización. Número total de empleados de tiempo completo o equivalente a tiempo completo.Ciclo de vida de la organización.
NacimientoJuventudVida MediaMadurez declinación?
Para complementar consulte éste artículo:El diseño organizativo: Enfoques y tendencias contemporáneas
Organización lineal o militar
Autoridad lineal únicaLíneas formales de comunicaciónCentralización de las decisionesConfiguración piramidal
Organización linealVentajas
Estructura simple y fácil comprensiónDelimitación nítida de las responsabilidadesFacilidad de implantaciónEstabilidad considerableIndicado para pequeñas empresas
DesventajasRigidezAutocrática, por autoridad únicaExagera la función de mandoJefe generalistaCuando crece se congestionan las líneas de comunicaciónComunicaciones demoradas, indirectas
Diseño funcional (forma U)
Presidente ejecutivo (CEO)
Vicepresidente de operaciones
Gerentes de planta
Supervisores de turno
Vicepresidente de marketing
Gerentes regionales de
ventas
Gerentes de planta
Vicepresidente financiero
Contralor
Supervisor de contabilidad
Vicepresidente de recursos humanos
Directores de relaciones laborales
Gerente de recursos humanos
de planta
Vicepresidente de I+D
Director científico
Gerente de laboratorio
Se basa en el enfoque funcional de la departamentalización
Organización funcionalAutoridad funcional divididaLíneas directas de comunicaciónDescentralización de decisionesÉnfasis en la especialización
Organización funcional
VentajasMáximo de especialización a los diversos órganosEspecialización en todos los nivelesComunicación directa y sin intermediariosSepara funciones de planeación y control de las de ejecución
DesventajasDispersión, perdida de autoridadSubordinación múltipleTendencia a la competencia entre especialistasConfusión en cuanto a objetivos
Diseño en conglomerado (forma H)
Presidente ejecutivo (CEO)
Semiconductores Telecomunicaciones Aparatos electrónicos Medios
La usa una organización constituida por un conjunto de negocios no relacionados
Diseño divisional (forma M)
Presidente ejecutivo (CEO)
Conrad Hotels & Resorts Doubletree Hotels Embassy Suites
Hotels Hilton Garden Inn Hilton Grand Vacation Club
Homewood Suites by Hilton
Se basa en negocios múltiples en áreas relacionadas que operan dentro de un marco de referencia organizacional más grande
Organización matricialPresidente Ejecutivo
(CEO)
Vicepresidente de ingeniería
Vicepresidente de producción
Vicepresidente de finanzas
Vicepresidente de marketing
Administrador de proyecto A
Administrador de proyecto B
Administrador de proyecto C
Empleados
Organizaciones matricialesProyectos de duración limitadaEquipos de trabajo variables de acuerdo con los proyectos en ejecuciónViola el principio de unidad de mando
Estructuras organizacionalesEstructura en Cinco
Henry Minztberg
El flujo de autoridad formal
Referencias bibliográficas
Griffin, Ricky W. Administración. Cengage learning, 10 ed. 2011.Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Administración. Mc Graw- Hill, 7 ed. 2006.Mintzberg, Henry. La estructura de las organizaciones. Editorial Ariel. 1999.