Hacia La Inteligencia de Negocios-Fernando Davila Ladron

Libro Excel FIN.indd 1Libro Excel FIN.indd 1 4/22/05 3:33:39 PM4/22/05 3:33:39 PM

HACIA LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO

CON EXCEL 2003


HACIA LA INTELIGENCIA DEL NEGOCIO CON EXCEL 2003

Fernando Dvila Ladrn de Guevara

2005


Fundacin Politcnico Grancolombiano 2005Calle 57 No. 3 00 EstePBX: 3 46 88 00 Fax: 3 46 92 56Bogot, D.C. Colombia

Primera Edicin 2005ISBN 958-8085-59-4Nmero de Ejemplares: 50Editorial Politcnico GrancolombianoBogot, D.C. Colombia

EditorEduardo Norman AcevedoDepartamento de Comunicaciones y [email protected]

Coordinadora de Produccin EditorialCarolina Jaramillo CarvajalDepartamento de Comunicaciones y [email protected]

Correccin de Estilo Lilian Bernal

Diagramacin y armada electrnicaLemoine Comunicacin

Ilustracin Cartula: Edwin Cruz ILC.INK

Impresin y encuadernacinCargraphics

Impreso y hecho en Colombia

Editorial perteneciente a la Asociacin de Editoriales Universitarias de Colombia, ASEUC.

Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede ser reproducida ni en su totalidad ni en sus partes, ni registrada en o trasmitida por un sistema de recuperacin de informacin en ninguna forma ni por ningn medio sea mecnico, fotoqumico, electrnico, magntico, electro ptico para fotocopia o cualquier otro, sin el permiso previo de la editorial.

PolitcnicoGrancolombiano

EDITORIAL

Dvila Ladrn de Guevara, Fernando

Hacia la inteligencia del negocio con Excel 2003 / Fernando Dvila Ladrn de Guevara ; editor Eduardo Norman Bogot. Bogot : Politcnico Grancolombiano ; 2005

220 p. ; 16 X23 cm.

1. EXCEL 3 (PROGRAMA PARA COMPUTADOR)

2. OFFICE 2003 (PROGAMA PARA COMPUTADOR)

3. SISTEMAS DE INFORMACIN EN ADMINISTRACIN

4. TECNOLOGA DE LA INFORMA-CIN

5. SISTEMAS DE ALMACENAMIEN-TO Y RECUPERACIN DE IN-FORMACIN

I.Tt. II. Norman, Eduardo, ed.

658.4038 cd 21 ed.


PRLOGO 11

INTRODUCCIN 15

CAPTULO 1La administracin y gestin de la informacin en las organizaciones 17Fuentes de datos 20Sistemas transaccionales 21Bases de datos 21Etapa de extraccin 21Etapa de consolidacin 22Etapa de explotacin 22Etapa de visualizacin 24

CAPTULO 2Conceptos de bases de datos (BD) 29Componentes de una BD 31

Campo 31Creacin de una lista 34Tipos de campos 36Registro 37

TABLA DE CONTENIDO


Bases de datos 37Tipos de BD 38Validacin de los datos 39Operaciones con la BD 43

Insertar o eliminar registros 43Ordenamiento de datos 46Ordenar datos de acuerdo con un criterio 47Ordenar datos de acuerdo con dos o tres criterios 47Criterios de ordenamiento 47Opciones para ordenar 48Subtotalizando rangos 49Filtrar o consultar la base de datos 52Autofi ltro o criterios dinmicos 52Restaurar la tabla o base de datos despus de una operacin de autofi ltro 54Filtro avanzado 54

CAPTULO 3Tablas dinmicas (TD) 61

Componentes de una TD 62Pasos para crear una TD 65Diseo de la TD 70Caractersticas del campo DATO de la TD 71Botn opciones 72Caractersticas de los campos ubicados en FILA o COLUMNA 75Barra de men de TD 78Agrupar y desagrupar 79

Campo calculado 82Elemento calculado 84Otras opciones 85Actualizar datos 85Campo pgina 85Grfi cos dinmicos 85

CAPTULO 4Consolidacin de datos 89Consolidacin de rangos mltiples 93

Con un campo en pgina 93Con ms de un campo en pgina 96

CAPTULO 5Acciones especiales en Excel 101


Hipervnculos 101Formato condicional 104Consulta en la Web 109Guardar como Web 112

CAPTULO 6Conexiones con Access 117Impresin con Access 126Creando un formulario en Access 133

CAPTULO 7

Combinando correspondencia con Word y Excel 139Problemas de presentacin 147

CAPTULO 8Creando nuevas consultas con MS Query 153Ejecutando y modifi cando consultas 156Modifi car la consulta desde MS Query 159Relacin de dos o ms archivos a travs de un campo comn 161

CAPTULO 9Macros 167Macro para utilizar el fi ltro avanzado 172Macro para modifi car el rango de un Name 174Macro para generar un nuevo registro en una BD, a partir de una entrada de datos 173Macro para grabar un archivo con un nombre especfi co 180

CAPTULO 10Entrada de datos con formularios de Excel 185

CAPTULO 11Creando un cubo OLAP 197Creando un cubo OLAP sobre una BD de gran tamao 206


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La administracin y gestin de la informacin en las organizaciones

Cuando aparecieron los computadores personales tuvieron que luchar contra su hermano mayor, el gran computador central. Esta lucha de un David contra Goliat fue liderada por un lado por los ingenieros de sistemas quienes se ali-nearon con los gigantes IBM y Burroughs, por el otro, el

liderazgo lo asumi una incipiente empresa de garaje creada por unos soadores estudiantes de postgrado que pensaron que la computacin poda ser algo sencillo y al alcance de todos.

Recuerdo que hace unas dcadas, como condimento de esa pugna, apareci en un peridico nacional una alegora de lo que suceda en el campo de la informtica. Se haca un paralelo entre el ritual religioso de una misa y el que se celebraba en los centros de cmputo. En la celebracin religiosa de la poca se hablaba un idioma extrao para el resto de los mortales; en el centro de cmputo se hablaba un lenguaje que slo lo conocan los iniciados. En la primera, la comunicacin con la divinidad se haca en latn, mientras que en la segunda se utilizaba el Fortran. En la religin no se poda establecer comunicacin directa con el ser supremo sino a travs de un intermediario, el sacerdote ata-viado con sus prendas sacramentales que ofi ciaba en un rea reservada para el ofi ciante; en el centro de cmputo, gran urna de cristal, se haca a travs del ingeniero de sistemas vestido de un blanco asptico en un gran saln con aire acondicionado para no contaminar al divino poder. En la iglesia la celebracin se haca a lo lejos, el sacerdote de espaldas a la feligresa, mientras los fi eles hacan la calistenia de genu-fl exiones para adorar a la majestad divina; en el centro de cmputo el humilde usuario dejaba su ofrenda de tarjetas perforadas en una ventanilla donde una mano annima, quizs con guantes blancos, las recoga y un cartelito anodino indicaba que podra retirarlas envueltas en una larga tira de papel de rayas verdes y blancas ajustadas con una bandita de caucho dentro de dos das.

As las cosas, los ingenieros de sistemas de la poca recibieron como un irrespeto la arrogancia de unas cajitas parecidas a un televisor que

PRLOGO


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hacia la inteligencia del negocio con excel 2003

pretendan hacer lo mismo que ofreca la divinidad, el gran computa-dor, desde el tabernculo refrigerado de los centros de cmputo. Era por supuesto, una osada. Cmo era posible que a alguien se le ocu-rriera que un juguete pudiera competir con una herramienta que des-de sus inicios haba ayudado a planear y ganar, al menos, unas batallas en alguna de las guerras del siglo pasado?

Para muchos no poda ser cierto que hace 20 aos con unas cajitas de juguete se pudiera pretender planear y controlar un proyecto gi-gantesco como es un censo de poblacin y vivienda. Mucho menos que se pudiera dibujar mapas y producir la primera versin de una cartografa digitalizada. Pues s, esto se hizo en el ao 1985, con los legendarios microcomputadores tambin conocidos como los PC. La cartografa se dibuj en los Apple II que usaban unos disquetes que ms bien parecan unas tortillas mejicanas para hacer tacos con el pi-cante de los bits y bytes en que se converta el trabajo de los digitaliza-dores. Infortunadamente, todava existen vestigios de esas luchas.

Hoy nos toca asistir a conferencias de personajes importados que nos dicen que es ridculo usar hojas de clculo (Excelitos , los llamaba alguno) para administrar la informacin de una organizacin.

Recuerdo que en algn taller sobre manejo de informacin les plan-teaba a los participantes un problema tpico en una organizacin: se tiene una base de datos de 5,000 empleados con informacin abun-dante. La pregunta era cunto tiempo le asignaran a un asistente para que produjera un informe donde se indicara el nmero de personas por sexo, salario promedio, salario mximo y mnimo, por centro de costos, cargo y ciudad de residencia. Las respuestas fueron muy va-riadas: desde 15 das hasta tres meses. La gran sorpresa para los par-ticipantes fue que incluida la explicacin de cmo se haca, gastaba menos de cinco minutos para lograr semejante hazaa. Ms aun, la estupefaccin era mayor cuando se mostraba que en segundos se po-da cambiar el aspecto y la distribucin del informe solicitado.

Pues bien, Fernando Dvila nos muestra en este libro cmo el David se creci y puede trabajar frente a frente con aquellos gigantes. El libro nos presenta una excelente herramienta para analizar los resultados de una organizacin y nos permite planear y controlar sus resultados. Con este libro el gerente de una empresa pequea, mediana o grande puede trabajar con efi ciencia la inteligencia del negocio. Aprovecha la democratizacin de la informacin hasta extremos insospechables y muestra que ya el feligrs se puede aproximar con libertad a la di-vinidad sin ningn intermediario. Cada gerente puede tener acceso a la informacin y extraer de ella toda la riqueza que le brinda para un manejo efi ciente de su empresa. Parece que las posibilidades no tie-nen lmite. Desde una pequea lista de los clientes de una micro o pe-


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quea empresa hasta gigantescas bases de datos localizadas en lugares remotos pueden ser objeto de anlisis a travs de la herramienta que desplaz a los grandes computadores del siglo pasado y que reinaban campantes en las empresas y eran privilegio de unas pocas.

Bienvenidos todos los esfuerzos que hagan ms democrtico el ac-ceso a la informacin que ya est en todas partes con el advenimiento de la Internet. El libro de Fernando es la mejor muestra de ello. Fer-nando conduce al lector con mano hbil para ejecutar la difcil tarea de dominar grandes volmenes de datos para extraer informacin va-liosa que con inteligencia, nos ayuda a guiar por el camino del xito a nuestras organizaciones.

Ignacio Vlez ParejaDecano de la Facultad de Ingeniera Industrial

Politcnico Grancolombiano


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Cada da se hace ms importante y prioritario que las empresas encuentren una solucin para el manejo de su informacin y en especial, para poder tomar de-cisiones inteligentes, basadas en el conocimiento que existe en la organizacin.

En el libro Administracin y Gestin de la Informacin. El poder de Excel1, se ofrecieron algunos elementos para poder solucionar esta situacin. Ahora, en este nuevo libro, se plantea la importan-cia de la teora de la inteligencia del negocio (IN), como elemento diferenciador entre las empresas y su entorno, de tal manera que su aplicacin conlleva desarrollar uno de los puntos crticos para el xito de nuestras empresas al permitir que, con herramientas de ofi cina muy difundidas en todas ellas, se pueda divulgar esta teora en forma sencilla y con unos resultados que faciliten la labor de los colaboradores y en especial de los directivos de nuestras organiza-ciones.

La prctica de lo que representa la inteligencia del negocio se ha aplicado en forma real en el Politcnico Grancolombiano Ins-titucin Universitaria, organizacin que podramos califi car como empresa media y que cuenta con un conjunto de sistemas de infor-macin que alimentan las bases de datos transaccionales en la pla-taforma de Sql y que utilizan todos los usuarios de la universidad con Offi ce 2003. Por este motivo, este libro constituye la aplicacin de la teora de IN planteada por Microsoft, que permite una toma de decisiones y un claro conocimiento de una manera gil, rpida y en el momento preciso de lo que sucede en la institucin.

En el primer captulo se introduce la teora de la IN y cmo sta responde a las necesidades de los usuarios y en especial a los que tienen que tomar decisiones y enfrentar la realidad del negocio. En el segundo captulo se refuerzan un conjunto de conceptos bsicos,

INTRODUCCIN

1. DVILA LADRN DE GUEVARA, Fernando (2002). Administracin y Gestin de la Informacin El poder de Excel. Bogot, AlfaOmega, Politcnico Grancolombiano.


necesarios para que cualquier persona est preparada para aplicar las herramientas con que cuenta y pueda darle un orden a su infor-macin de tal manera que pueda desarrollar acciones especfi cas que le den a sus datos la caracterstica de informacin.

En el tercer captulo se presenta la herramienta ms poderosa que existe para el manejo de la informacin, las tablas dinmicas, las cuales convierten a Excel en una poderosa herramienta de ges-tin, capaz de resumir y organizar miles de registros de una base de datos, para saber a ciencia cierta qu est sucediendo en cada uno de las reas de la organizacin.

A partir del cuarto captulo, se trabaja sobre herramientas adi-cionales que existen en Offi ce 2003, en especial en Excel, Access, Word y una herramienta MSQuery muy poderosa que facilita la comunicacin de Offi ce con diferentes fuentes de datos, obviando la limitacin de Excel de manejar solamente 65.000 registros y per-mitiendo el acceso a fuentes tan sofi sticadas y robustas como SQL, Access e incluso Oracle.

En esos captulos se presenta la posibilidad de producir cartas para un conjunto de personas cuyos datos estn en una base de datos. Igualmente, se ensea cmo trasladar las bases de datos que estn en Excel a Access e incluso cmo se pueden realizar relacio-nes entre varias tablas, generando bases de datos relacionales.

Tambin se presenta el manejo y la creacin de cubos OLAP, cuando el volumen de datos puede sobrepasar las capacidades de la tabla dinmica. En el captulo 11 se presenta la solucin para una base de datos generada en Oracle con un nmero de datos importante.

En cuanto a entrada de datos, hay un captulo especial donde se muestra cmo se pueden crear formularios y bases de datos en Excel y cmo se puede automatizar los procesos a partir de Macros, las cuales tienen su captulo especial.

Para los que les gusta profundizar en las acciones especiales que tiene Excel, el captulo 4 y 5 les ofrece algunas opciones que le faci-litarn el manejo de datos.

En general, cada uno de las opciones se explica con ejemplos, los cuales facilitan entender y apreciar el poder de cada una de las op-ciones de datos de Excel 2003 y Offi ce 2003. Estos ejemplos vienen en el CD adjunto.


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Las organizaciones que quieran ser competitivas, tienen que crear una estrategia para el manejo de la informacin. En este nuevo mundo lleno de tecnologa, la informacin de una organizacin se encuentra dispersa en muchas fuentes y es necesario realizar esquemas que permitan recoger todo

aquello de importancia para el negocio y colocarlo de una manera sencilla y clara, disponible para todos los usuarios quienes son los conocedores del negocio y quienes pueden aprovechar al mximo el anlisis detallado de este conocimiento para bien de la empresa.

El manejo, la administracin, la gestin y el control de la infor-macin como un arma estratgica, forman parte de la inteligencia del negocio (IN), con apoyo de herramientas informticas y anal-ticas, que ayudan a las organizaciones a maximizar su rendimiento, generando la efi ciencia operativa. As mismo, la gestin de conoci-miento ayuda a obtener mayor comprensin y entendimiento del entorno y de los procesos desde la propia experiencia de las perso-nas y organizaciones.

Existen cinco elementos que ofrecen a las organizaciones la po-sibilidad de avanzar en este mundo globalizado y lleno de compe-tencia, estos son segn Davis & Meyer, (2000):

1. Velocidad de cambio.2. Innovacin de nuevos modelos de negocio.

LA ADMINISTRACIN Y GESTINDE LA INFORMACIN EN LAS ORGANIZACIONES

CAPTULO 1


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3. Nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clien-tes y asociados.

4. La conectividad de personas, organizaciones y pases.5. El valor del conocimiento residente en la empresa.

Segn este planteamiento, el valor del conocimiento es funda-mental para el crecimiento de las organizaciones. Entonces cono-cimiento se puede defi nir y catalogar como:

Conocimiento tcito. Conocimiento del mercado y del negocio. Experiencia. Know how. Feeling.

Conocimiento explcito. Datos convertidos en informacin. Tablas, grfi cos, indicadores. Informacin descriptiva y predictiva (minera de datos MD).

El conocimiento tcito es propio de las personas y es fundamen-tal en el proceso de una organizacin, ya que permite que ellas se desarrollen con base en el talento humano y su experiencia. Este conocimiento corresponde a lo que cada individuo conoce desde la perspectiva de su experiencia, de la participacin en la genera-cin del negocio, de su propio ingenio e intelecto y de su capacidad para intuir lo que puede suceder en la organizacin y en el entorno que la rodea. Pero no es sufi ciente con este conocimiento, es indis-pensable que las organizaciones desarrollen el conocimiento expl-cito, ya que ste es el que se genera y registra en la organizacin, a partir de lo que sucede da a da en la operacin de la empresa y es lo que conocemos como informacin.

Es necesario que la informacin de la organizacin sea adminis-trada efi ciente y correctamente para que tenga un efecto real en los resultados del negocio y en especial en la toma de las decisiones por parte de los administradores. Adems, se debe reconocer los ti-pos de informacin que existen en una organizacin y los mtodos que permiten realizar un anlisis profundo y permanente de lo que sucede en la operacin y funcionamiento de las empresas.

Se puede defi nir este proceso analtico como la inteligencia del negocio (IN) a la que algunos la denominan competencia para to-mar decisiones, a travs de enfoques dinmicos de los problemas y las oportunidades, bajo el proceso sistemtico de encontrar, reco-


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Captulo 1

pilar, seleccionar, organizar, conservar y presentar la informacin, desarrollando los recursos y capacidades internas de la organiza-cin

La inteligencia del negocio comienza una vez se hayan detectado y generado sistemticamente las fuentes de informacin a las que se tiene acceso. Esto signifi ca que teniendo o no sistemas transac-cionales sofi sticados se puede iniciar un proceso de inteligencia del negocio y gestin del conocimiento. Igualmente no es necesario contar con herramientas especializadas de gestin gerencial o algo similar, sino que con herramientas de ofi cina que normalmente tiene todo usuario en su computador, por ejemplo, Excel, Lotus 123, Star Offi ce y otras similares, se pude iniciar un proceso de in-teligencia del negocio, capaz de entregar informacin a niveles de decisin sufi cientes para que la empresa comience a ser competiti-va y est en capacidad de conocer su entorno y su propia situacin de una manera gil, clara y sencilla.

A continuacin se presenta un esquema de lo que signifi ca la informacin en la organizacin y las etapas que se deben seguir para lograr el proceso de inteligencia de negocio y gestin del co-nocimiento.

Modelo Bodega de Datos Microsoft.

En el esquema, se visualizan cuatro etapas:1. Extraccin2. Consolidacin


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3. Explotacin4. Visualizacin

En este captulo se explican cada una de ellas, y se muestra en forma prctica, cmo se puede llegar a la cuarta etapa con las he-rramientas generales con que cuenta una organizacin.

Antes de explicar la etapa de extraccin, defi namos los elemen-tos de la primera etapa:

FUENTES DE DATOSPodemos dividir las fuentes de informacin en las siguientes:

1. Informacin generada por los sistemas transaccionales.2. Informacin externa.3. Informacin generada por los departamentos de la empresa

que no corresponden a un sistema transaccional ofi cial.

Estas fuentes pueden ser de diferentes y variados tipos, depen-diendo del tamao de la organizacin y de los niveles de tecnologa y sistemas de informacin que se utilicen en la empresa. Se puede afi rmar que cualquier organizacin, por pequea que sea, tiene informacin producida de diferentes formas, incluyendo procesos manuales o semiautomticos que registran el da a da de las ope-raciones fi nancieras, administrativas y de produccin.

Es fundamental, realizar un estudio a fondo de la informacin a la que se tiene acceso, buscando las formas de mejorar cada da las estrategias y tecnologas necesarias para capturarla, procesarla y dejarla lista para ser utilizada.

SISTEMAS TRANSACCIONALESSon las aplicaciones comerciales y administrativas encargadas de registrar da a da, los eventos y transacciones que suceden en la organizacin, tales como la contabilidad, la facturacin, la nmi-na, los sistemas de registro acadmico, los sistemas de manejo de personal, las aplicaciones administrativas y en general, todos los programas que permitan procesar y almacenar los sucesos diarios que afectan el funcionamiento de las empresas.

Algunas de las caractersticas de los sistemas transaccionales son: Aplicaciones complejas. Se basan en procesos y procedimientos. Cambian peridicamente. Buscan responder a las necesidades operativas de las personas

de la organizacin.


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Captulo 1

BASES DE DATOSDe una manera sencilla se puede defi nir como estructuras de datos que almacenan los registros y movimientos de los sistemas tran-saccionales.

Las BD pueden estar en Excel, Oracle, SQL, DB2, Informix, Sy-base, Access, 4D, etc. Estas estructuras, corresponden a tablas con datos que estn relacionadas entre s. En muchos casos es necesario generarlas de archivos planos producidos por los sistemas transac-cionales o crearlas a partir de cuadros y tablas resumen.

ETAPA DE EXTRACCINCorresponde a la etapa en la cual los sistemas transaccionales se encargan de la captura, proceso y generacin de la informacin ofi cial de la empresa, en donde se cumple con los requisitos legales de contabilidad, control y dems elementos que se utilizan para la operacin diaria de las organizaciones. En esta etapa, las apli-caciones comerciales y administrativas tales como contabilidad, nmina, personal, inventarios, facturacin y todas aquellas que so-lucionan un problema especfi co de la empresa, estn produciendo informacin general y especfi ca de acuerdo con las necesidades de los usuarios, pero que en general estn diseadas para producir los informes y documentos que se requieren en el control y estado diario, semanal y mensual de las operaciones regulares de la em-presa. En este punto, el nivel de toma de decisiones estratgicas es muy incipiente, ya que los objetivos son otros diferentes. Esto no obvia que existan muchos sistemas transaccionales que ofrezcan algn tipo de informacin til para algunas decisiones gerenciales. En general esta informacin registrada por los sistemas transac-cionales, contiene muchos ms datos que los que se requieren para la toma de decisiones, por lo cual se debe realizar un proceso de anlisis y defi nicin de la informacin requerida por los usuarios.

En esta etapa tambin se obtienen los datos externos que afec-tan la operacin de la organizacin. Estas fuentes externas pueden ser de muchos estilos y caractersticas y tienen la difi cultad de que la empresa no tiene control sobre esa informacin, por lo cual su exactitud y la forma como se obtenga dependen de terceros. En la misma forma los formatos en que estn contenidos son diferentes y en muchos casos carecen de un diseo y una estructura adecua-da, por lo cual es necesario realizar procesos que mejoren esta in-formacin y la dejen factible de ser utilizada y aprovechada.

Una vez se tiene la informacin producida por los sistemas tran-saccionales, se inicia la inteligencia del negocio, la cual correspon-


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de al proceso de ajuste para realizar los anlisis sobre las fuentes de datos existentes en la organizacin.

ETAPA DE CONSOLIDACINDespus del proceso de anlisis empresarial y gerencial en pro-fundidad, se realiza la seleccin de la informacin generada por los sistemas transaccionales y las fuentes externas, consolidando en una bodega de datos, toda la informacin necesaria para realizar los diferentes anlisis requeridos por la direccin en la toma de decisiones que permitan la competitividad de la organizacin.

En este punto, es necesario la aplicacin de metodologas que permitan obtener una informacin depurada y consolidada, que responda a las necesidades de la empresa y que sirva para los anlisis por realizar.

Una metodologa muy usada es la creacin de data marts, los cuales corresponden a tablas de hecho generadas segn las ne-cesidades de un departamento en especial y que posteriormente unidas a los otro data marts generados en la organizacin, con-forman la bodega de datos.

Las bodegas de datos son, estructuras de datos que seleccio-nan e integran los datos recolectados por los diferentes sistemas transaccionales y otras fuentes de datos. Son el instrumento para desarrollar la inteligencia del negocio y soportan la conversin de los datos en informacin.

En muchos casos, es importante la asesora de personas que tengan experiencia en la creacin de estas bodegas, ya que es muy importante un trabajo exhaustivo y muy ordenado con los usuarios claves, para obtener una bodega efi ciente y efi caz que sea la base para la aplicacin de las herramientas que facilitan el anlisis de los datos ya depurados, fi ltrados y almacenados.

Una vez tenemos una bodega de datos consolidada y con la informacin relevante defi nida por los usuarios, entramos en la etapa de explotacin. A partir del tercer captulo de este libro, usted encontrar cmo podemos realizar esta etapa en nuestra organizacin, utilizando las herramientas con que contamos en la ofi cina, tales como Excel y en general Offi ce.

ETAPA DE EXPLOTACINEn esta etapa se comienzan a aplicar las herramientas existentes para dejar listos los datos de la bodega en manos de los usua-rios, quienes deben estar en capacidad de empezar a aprovechar y explotar la informacin ya depurada y fi ltrada que hay en la bodega de datos.


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Captulo 1

En esta etapa tenemos dos tecnologas que nos permiten rea-lizar un proceso de explotacin de los datos, con el fi n de poder tomar mejores decisiones soportadas con informacin real de nuestra organizacin.

La primera son los cubos OLAP 2, los cuales se defi nen como una tecnologa de bases de datos que maneja ms de dos dimen-siones y que permite ver desde diferentes dimensiones los datos almacenados en la bodega de datos. En los cubos OLAP, los datos se organizan jerrquicamente, creando informacin ordenada y consistente que contribuye a realizar un anlisis dinmico de ella, no de transacciones sino de consultas e informes.

En el captulo cuarto del libro, se profundiza sobre las tablas dinmicas, las cuales son un cubo OLAP, de un poder muy gran-de que facilita la visin de la informacin desde muchos ngu-los, y ayudan de una manera muy gil y poderosa a resumir y analizar datos. Tambin veremos cmo se genera un cubo OLAP y cundo es mejor usar los cubos y cundo las tablas dinmicas.

Un ejemplo de un cubo es el siguiente:

Modelo Bodega de Datos Microsoft

En el cual se tienen tres dimensiones gnero, jornada y pro-grama y se estn contando cuntos estudiantes existen segn estas tres dimensiones y qu porcentaje hay. El trmino OLAP, corres-

2. Defi nicin de la consulta de Microsoft Excel.


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ponde a las iniciales en ingls de On Line Analitical Processing, que signifi ca: realizar el proceso de anlisis en lnea y tiempo real.

La otra tecnologa de explotacin es la minera de datos, la cual podemos defi nir como el conjunto de algoritmos que permiten realizar un anlisis matemtico y estadstico de los datos para ob-tener informacin prospectiva, que muestra sucesos que el usua-rio no se ha imaginado y que le permite tener una mayor canti-dad de elementos y argumentos para la toma de decisiones.

ETAPA DE VISUALIZACINUna vez realizados los procesos de explotacin y aplicadas las herramientas adecuadas para este proceso, viene una etapa don-de lo realizado en el paso anterior se puede mejorar al aplicar herramientas que permiten una mejor visualizacin de los re-sultados, y que, de una manera grfi ca y capaz de aprovechar los conceptos de color y diseo, ayudan a conocer lo que est sucediendo. En este punto es fundamental, la identifi cacin de indicadores que faciliten el anlisis de los datos y permitan crear los famosos tableros de control, Balance Scored Card.

En general en esta etapa contamos con modelos y herramien-tas para extraer informacin estructurada e inteligente de las bodegas de datos, creando un conjunto de reglas, indicadores, preguntas y analizadores que permiten convertir los datos en in-formacin y realizar su observacin.

A continuacin se presenta un caso real de inteligencia del negocio desarrollado en el Politcnico Grancolombiano Institu-cin Universitaria.

En una institucin de educacin es indispensable conocer el perfi l de los estudiantes que ingresan a estudiar. Para lograr este objetivo, se aplica la teora planteada anteriormente.

Identifi cacin del problema:Defi nir el perfi l de los estudiantes admitidos y matriculados

en primer semestre, con base en la informacin general y parti-cular de cada uno de los colegios de donde son graduados.

Fuentes de datos Bases de datos en SQL Server creadas por el sistema de infor-

macin acadmica del Politcnico Grancolombiano. Base de admitidos y base de matriculados.

Fuente externa, correspondiente a la base de datos del Insti-tuto Colombiano para el Fomento de la Educacin, (Icfes),


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Captulo 1

sobre los colegios de Colombia. Esta base de datos est en Excel.

La solucin: Con la informacin generada por el Icfes con respecto a los

planteles educativos de Colombia, extraen y consolidan la informacin de los estudiantes admitidos y matriculados.

Utilizar Offi ce para presentar y analizar los resultados de la consolidacin, en la toma de decisiones.

Qu benefi cios se obtienen: Conocer las caractersticas ms importantes de los estudian-

tes de primer semestre, como herramienta de anlisis para los departamentos de la universidad.

Desarrollar estrategias acadmicas que respondan a las debi-lidades y caractersticas de los estudiantes encontradas en el anlisis de sus perfi les.

Generar estadsticas para mercadeo que les permita analizar los resultados de sus estrategias comerciales.

Grfi camente la solucin es la siguiente:

Etapa de visualizacin Etapa de explotacin

Etapa de consolidacin

Etapa de extraccin


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Utilizando Offi ce y en especial las tablas dinmicas la solucin es la siguiente:


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Captulo 1

Esto se conform utilizando tablas dinmicas, a partir de una bodega de datos, construida con bases de datos en SQL Server 2003 y Excel 2003, fuentes generadas por el sistema transaccional SIA del Politcnico Grancolombiano y la base de datos enviada en Ex-cel por el Icfes.

A partir del prximo captulo, se darn los conceptos bsicos para la administracin de la informacin y se profundizar en las herramientas para el manejo de ella, utilizando en especial Excel 2003, Access 2003 y Word 2003.


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CAPTULO 2

CONCEPTOS DE BASES DE DATOS (BD)

La manera natural de manejar la informacin es a travs de las bases de datos (BD). Para lograr un efi ciente uso de ellas en Excel, es fundamental plantear las soluciones a los problemas de una manera organizada y bajo un diseo co-rrecto, que nos permita aprovechar todas las posibilidades

de Excel. Por este motivo, el primer captulo de este libro ensea de una manera simple, los elementos de una BD, mostrando algunos ejemplos bsicos de cmo se puede disear una BD.

Una BD es un conjunto de datos de diferente clase, organizados en forma de lista la cual contiene fi las y columnas que estn rela-cionadas entre s y ofrecen informacin cuantitativa y descriptiva de los elementos que se estn relacionando.

En nuestro diario vivir, utilizamos o conocemos un gran n-mero de BD tales como: directorio telefnico, listas de precios de productos, el movimiento contable de la empresa, datos de todo el personal que labora en la compaa, lista de pelculas que tiene un almacn de alquiler, etc. As podemos siempre reconocer que don-de hay informacin existe en forma bsica una BD. Lo fundamental es analizar cmo se debe organizar la informacin obtenida y cul es la estructura ideal para esa BD. El xito en la defi nicin y estruc-


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turacin de la BD, ser la clave para la mejor y mayor obtencin de informacin procesada que nos conduzca a mejores decisiones.

Un ejemplo bsico de BD es un kardex, el cual est compuesto de una serie de tarjetas que contienen datos sobre un elemento:

Cuando se ejecutan tareas en la BD, como bsquedas, clasifi ca-ciones o generacin de totales, Microsoft Excel reconoce automti-camente la lista como una BD y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar la informacin.

Las columnas de la lista son los campos en la BD. Los rtulos de las columnas de la lista son los nombres de los

campos en la BD. Cada fi la de la lista es un registro en la BD. La primera fi la est

compuesta por los ttulos de las columnas, los cuales sirven para organizar, manejar y consultar informacin.

Cmo se ve una BD en Excel


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Captulo 2

Los ttulos de la BD, como directorio telefnico o archivo personal, no son parte de la BD, simplemente sirven como gua visual. De la misma forma, no deben existir ni fi las ni columnas en blanco dentro de la BD, ni lneas con frmulas que rompan la integridad de la BD, asimismo, todas las columnas (campos) de la BD deben tener un nombre y este debe ocupar solamente una celda de la hoja correspondiente. Si el nombre del campo es muy grande y se quiere que visualmente est completo, se debe utilizar el comando Formato de celda, Alineacin, con el fi n de lograr este efecto. Esto es fundamental para poder utilizar correctamente todos los comandos y opciones de una BD en Excel, ya que el pro-grama reconoce automticamente la BD, cuando sta est cons-truida apropiadamente.

Base de datos de personal

COMPONENTES DE UNA BD

CampoEs la mnima informacin con sentido. Un campo hace refe-rencia a un dato, es decir, identifica el contenido bsico de la mnima informacin que se necesita manejar. Las columnas de la tabla o lista corresponden a los campos de la base de datos, dependiendo del objetivo o propsito de la tabla por manejar. Esta podr contener diferente cantidad de campos. Cada cam-po debe tener un nombre que lo identifica. En el caso de Excel


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este nombre corresponde al nombre de la columna el cual debe corresponder a una sola celda.

Ejemplos: cdigo, nombre, apellido, salario, valor del producto, etc. corresponden a campos independientes y representan en Excel el nombre de la columna.

Una vez la BD o lista ha sido definida, es decir, escrita en la hoja de clculo, para un mejor manejo de las prximas rdenes, es preferible definir un nombre para el rango de datos de la lista, el cual se inicia en el nombre del primer campo o colum-na y va hasta el ltimo dato del ltimo campo o columna de la lista o BD. De esta manera se facilita el manejo de la BD, ya sea, para consultas, modificaciones o para eliminar o agregar informacin.

En la siguiente ventana encontrar que la base de datos de personal, tiene un rango (A1:V81) al cual se le ha colocado el nombre de base con el que identificaremos a partir de ahora esta BD.


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Captulo 2

Para modifi car un nombre, dado que el rango al cual est re-presentando ha cambiado, se debe utilizar el comando insertar, nombre, definir.


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Estando en el comando aparece la siguiente ventana:

El rango base es A1:V81, si se agregan registros o se eliminan, se debe modifi car este rango, a partir de lo cual base tomar el nuevo rango. Para modifi carlo existen tres formas:

1. Cuando aparece la ventana escribir Base directamente en la lnea de nombres en el libro.

2. Seleccionar Base y modificar en se refiere a los valores de $A y $V.

3. Seleccionar Base y haciendo clic en icono a mano derecha, ngulo inferior del cuadro; ampliar o reducir el rango.

Creacin de una listaExcel 2003 permite que un rango que contiene una base de datos sea defi nido como una lista, lo cual facilita su manejo y se pueden aplicar funciones especiales de bases de datos.

Para defi nir la lista entre a la opcin datos del men de herra-mientas y seleccione lista, crear lista:


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Captulo 2

Aparece la ventana en la cual se defi ne el rango o name que con-tiene la base de datos, en el ejemplo base o $A$1:$V$81


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Note que se genera un marco en azul que delimita la lista y en el registro inmediatamente despus del ltimo, aparece un asterisco (*) el cual indica que ah se puede ingresar el nuevo registro.

Esto permite que automticamente al ingresar el registro, las fr-mulas y formatos se copien en el nuevo registro y el nombre base que identifi caba a $A$1:$v$80, se ampli al nuevo rango.

Tambin se activa una nueva ventana con las opciones de lista:1. Opciones de lista: insertar fi las y columnas, ordenar, formula-

rio, publicar lista, ajustar y revertir la accin.2. Insertar una ltima fi la con los totales.3. Manejo de formato XML.4. Grfi cos e impresin.

Tipos de camposLo primero que se debe hacer, es identifi car los campos que con-forman la informacin, a cada campo se le debe defi nir el tipo al que pertenece.

Campo numrico: Es aquel que est compuesto exclusivamente por nmeros y sobre el cual se pueden hacer operaciones aritm-ticas.

Campo alfanumrico: Es aquel que puede contener cualquier tipo de caracter, inclusive signos. Normalmente sirve para identifi -car nombres, direcciones, telfonos, etc. Se le pueden aplicar fun-ciones de tipo caracter o texto.

Campo fecha/hora: Es aquel con el cual designamos fechas y ho-ras. Este tipo es especial ya que normalmente permite hacer opera-


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Captulo 2

ciones entre fechas y horas, y ayuda a evaluar valores con respecto a das, aos, horas, minutos y segundos.

Campo tipo lgico: Es aquel que puede tomar el valor verdadero o falso.

Registro Es un conjunto de campos relacionados entre s, los cuales perte-necen a la informacin bsica de un elemento. Ejemplo, un regis-tro de los datos de un amigo, o los datos generales y especfi cos de un empleado, los datos de un cliente, los datos de una factura, etc.

Bases de datosUna BD es un conjunto de registros, los cuales contienen la infor-macin de cada elemento y conforman una lista sobre la cual se trabajar.

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TIPOS DE BDLas BD se pueden dividir en dos: BD Maestras y BD de Movimiento.

Las BD Maestras corresponden a aquellas que tienen informacin bsica de un elemento que normalmente no tiene variacin peridica, sino que se mantiene y espordicamente es modifi cada. As mismo, normalmente existe informacin nica por cada elemento.

Ejemplo: La informacin bsica de los clientes (nombre, direc-cin, telfono etc.)

La informacin bsica y resumida de las cuentas contables.Los datos bsicos de los productos para la venta.

Las BD de Movimiento corresponden a la informacin varia-ble y peridica de los elementos de una BD Maestra. En estas BD se registran las transacciones o movimientos de cada uno de los elementos de la BD Maestra, siendo normalmente mayor a uno el nmero de movimientos por registro de la BD Maestra.

Ejemplo: Facturas de clientes.Entradas y salidas del inventario de productos.


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Captulo 2

VALIDACIN DE LOS DATOSValidacin de datos es la seguridad de que la informacin obtenida de entrada, es nica y corresponde a la defi nicin inicial y al campo que se est analizando. Esto signifi ca que si por ejemplo, el campo corresponde al estado civil de la persona, la integridad de este cam-po es la seguridad que se debe tener en que los diferentes registros de la base de datos siempre tengan un valor nico para dicho cam-po; es decir, que si el estado civil se defi ne como: casado, soltero, divorciado, otro, los diferentes registros de la BD en el campo de estado civil, deben tener alguno de estos valores y no otros tales como cas ., solt., div., etc. o C,S,D,O .

Esto se debe a que, para el manejo de la informacin, el compu-tador encuentra que casado es diferente a cas y diferente a C. Una forma de garantizar que los datos que se registrarn en una lista o base de datos sean 100% confi ables (que no se digiten mal, o con errores de mecanografa o con abreviaturas), es por medio de la validacin de datos. Para esto se debe generar un proceso mediante el cual, el usuario de la base de datos deber accionar solamente un botn y de la lista que se despliega escoger el contenido correspon-diente al dato que est llenando.

El proceso completo es el siguiente:1. Se deben seleccionar los campos a los que se les va a hacer el

proceso de validacin utilizando lista de valores.2. En el caso de que la validacin corresponda a una lista de va-

lores predeterminada, en una nueva hoja se realiza un listado


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de los posibles valores que va a tener el campo por validar. A este rango se debe asignar un nombre.

3. Seleccionar el rango de celdas al cual se le har la validacin.

4. Seleccionar el men datos y hacer clic en la opcin valida-cin.

5. Seleccionar en la lnea permitir la opcin lista.6. Y en la lnea origen escribir el nombre que se asign a la lista

o buscarlo directamente desde el cuadro de nombres.7. Finalmente hacer clic en el botn aceptar.8. De esta forma, en la celda donde est ubicado el cursor se

mostrar el botn a la derecha de la misma, la cual permite desplegar el listado de posibles valores o datos que puede to-mar el campo .


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Captulo 2

Basta entonces con hacer clic sobre la lnea del dato por insertar.Si el usuario escribe un valor que no est contemplado dentro

del listado, existen tres posibilidades para limitar la entrada del dato. La primera es lmite, el cual signifi ca que se debe ingresar un dato de la lista o si no Excel rechazar la entrada y mostrar un mensaje de error que puede ser personalizado en las ventanas de mensaje de entrada y mensaje de error del men de va-lidacin. La segunda es una advertencia, la cual permite volver a ingresar el dato correctamente o aceptar el dato incorrecto slo despus de confi rmarle la entrada del dato. La tercera corresponde simplemente a un mensaje de advertencia, pero Excel aceptar el dato ingresado.

Advertencias de error

Si se desea insertar un nuevo valor al listado con el fi n de mos-trarlo y permitir que el campo asuma tambin este valor, se debe agregar al rango que se defi ni asegurndose de que el nombre del rango sea redefi nido y de esa manera el proceso de validacin acepte el nuevo valor.


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Igualmente, se pueden validar otros tipos de datos tales como fechas, nmeros enteros, rangos de valores, etc. Otras validaciones que permite Excel son:

En el caso de validacin personalizada, se debe escribir una fr-mula que nos permita controlar casos que no se puedan incluir en las opciones anteriores. Por ejemplo, si se requiere que el dato que se va a ingresar en sueldo actual sea superior al que ya tiene sueldo anterior, se debe seleccionar la opcin personalizada, y en frmula colocar la condicin que se debe cumplir, en este caso el sueldo actual debe ser mayor al sueldo anterior.


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Captulo 2

Una vez realizada la validacin, en el momento de entrar un sueldo actual inferior al sueldo anterior, aparecer la si-guiente pantalla:

OPERACIONES CON LA LISTA O BASE DE DATOSLa lista o base de datos se puede administrar, adicionando o eli-minando fi las o registros, modifi cando los datos de cada uno de los mismos, consultando la informacin con ciertas condiciones, subtotalizando, etc.

Insertar o eliminar registrosPara insertar o eliminar registros en una base de datos puede realizarse un manejo directo en la hoja de clculo. Por ejemplo, si se desea elimi-nar un registro, se puede borrar/eliminar la fi la o las celdas del mismo, si se desea insertar uno nuevo puede agregarse al fi nal o insertar una fi la y llenar la informacin. Desde Excel 2000, cuando se tiene una BD o lista de ms de cinco registros, el programa identifi ca las celdas que tienen frmulas, es decir que son campos calculados, y automti-camente coloca la frmula en la celda correspondiente. De la misma manera, desde Excel 2000, se arrastra el formato de las celdas. Esta accin facilita el ingreso de datos, ya que es sufi ciente con los campos


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de entrada y automticamente se copian los campos calculados y los formatos de las celdas.

En Excel 2003, al defi nir una lista, automticamente el ingreso de datos asume todas las caractersticas propias de los registros ya ingre-sados, es decir, formatos, frmulas.

Otra forma de realizar este proceso consiste en ubicarse dentro de la lista o base de datos, mediante el uso de la opcin formu-lario del men datos o del men lista y utilizar la ventana para introducir un nuevo registro, eliminar o editar los existentes. Para la base de datos anterior, un ejemplo de edicin de registro podra ser el siguiente:

Al lado izquierdo de la caja de dilogo aparecern los campos de la lista seleccionada. Al frente de cada campo se muestran los datos que pueden ser modificados si es necesario. Los campos en donde se encuentren escritas frmulas o funciones no tienen


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Captulo 2

opcin de edicin para ser modificados, ya que al llenar el regis-tro correspondiente stos se calcularn en forma automtica.

En la parte superior derecha, se puede observar en qu regis-tro se encuentra la ficha; por ejemplo, si aparece 1 de 80, signi-fica que se encuentra trabajando en el primer registro de la lista y que sta se compone de 80 registros.

El botn nuevo permite crear o adicionar un nuevo registro a la lista o base de datos. En la caja se presentar la lista de cam-pos que se deben digitar. El nuevo registro se adicionar al final de la lista.

El botn eliminar permite borrar en forma definitiva el re-gistro que se est editando. Excel preguntar si est seguro o no de eliminar el registro.

Cuadro de verifi cacin

Para editar el anterior o el siguiente registro de la lista, se en-cuentran los botones de buscar anterior o buscar siguiente respectivamente.

El botn criterios, permite defi nir condiciones de seleccin para los registros por modifi car. Un criterio es una condicin de seleccin sobre una lista o base de datos. Los criterios pue-den ser de tipo caracter o numrico. Al oprimir clic sobre este botn, en la caja aparecern los campos de la lista, el usuario podr defi nir los valores de uno o ms campos para condicionar la seleccin. Una vez defi nidos los criterios en la fi cha, slo se presentarn los registros que cumplan con las condiciones esta-blecidas en ellos.

Por ejemplo, si se requieren los empleados que ganen ms de $500.000 y adems de eso sean de ventas debemos colocar los siguientes criterios y luego con buscar anterior o buscar si-guiente, se irn mostrando todos los registros que cumplan las dos condiciones. En la siguiente grfi ca se muestra cmo se de-ben colocar los criterios.


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Ventana para criterios

El botn cerrar permite cerrar la caja de dilogo. Despus de realizar las operaciones sobre la lista para salir de la opcin formula-rio, se debe presionar clic sobre este botn.

El botn restaurar se puede activar cuando se ha eliminado un dato de un campo para obtener nuevamente la informacin perdida; con esta opcin no es posible recuperar registros eliminados con el botn eliminar.

Nota: Cuando en la base de datos existen columnas con campos calculados o que contengan una funcin, esta lnea no aparecer para editar ya que en forma automtica Excel realizar el clculo.

Ordenamiento de datosEste procedimiento es utilizado en el manejo de la informacin, ya que permite organizar por uno o varios conceptos el conjunto total de datos que se estn manejando. La informacin de una lista o base de datos puede ser ordenada en forma ascendente o descendente, por una o ms columnas. A la columna o columnas que determinen ese ordenamiento se les denomina llaves o claves de ordenamiento.


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Captulo 2

Una lista o base de datos puede ser ordenada por una, dos o tres columnas como mximo.

Se puede recurrir a dos formas de ordenamiento, una directa en la que se utilizan los botones de ordenamiento que se encuentran en la barra de herramientas estndar y otra por medio del men datos en donde se pueden considerar hasta tres columnas o criterios de or-denamiento.

Ordenar datos de acuerdo con un criterioPara ordenar un rango o lista de datos, el usuario puede recurrir al ordenamiento de acuerdo con un solo criterio (columna), en cuyo caso puede utilizar los botones que se encuentran en la barra de herramientas, los cuales realizan el ordenamiento en forma ascen-dente o descendente respectivamente. Basta con ubicar el cursor en la columna por la cual se desea ordenar y activar el botn correspondiente.

Ordenar datos de acuerdo con dos o tres criteriosSe puede ordenar una lista o base de datos de acuerdo con ms de un criterio (columna), mximo tres, en cuyo caso tambin basta con ubicar el cursor dentro de la lista que se va a ordenar, y del men da-tos se debe seleccionar la opcin ordenar. En la pantalla aparecer la siguiente caja de dilogo:

Criterios de ordenamientoEs necesario defi nir por lo menos una llave de ordenamiento. Si se defi ne otra llave o criterio, Excel ordenar las fi las o columnas por el primer criterio; de encontrarse datos repetidos por este criterio pro-


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ceder a ordenar por la segunda llave o criterio las fi las o columnas que se repitan, lo mismo suceder si se defi ne una tercera llave. Para determinar el tipo de ordenamiento, si es en forma ascendente o des-cendente, se deben activar las respectivas acciones con las opciones que estn a la derecha de cada llave o criterio.

Si se activa el botn opciones, en la pantalla aparecer una caja de dilogo donde se podr determinar el sentido de ordenamiento y el estilo de sta. La orientacin del ordenamiento consiste en determi-nar si se desean ordenar las fi las o las columnas; si se activa la lnea ordenar de izquierda a derecha sern las fi las las ordenadas, entre tanto, si se activa la opcin ORDENAR DE ARRIBA HACIA ABAJO sern las co-lumnas las que se ordenarn.

Opciones para ordenarEl criterio para ordenar siguiendo este mtodo es normal o crono-lgico, tomando los das de la semana y los meses del ao, o si se de-sea, se puede crear una lista personalizada dentro del men opciones del men herramientas. Por ejemplo, si necesito que los cargos estn ordenados por algn criterio especial, debo crear esta lista de cargos bajo ese criterio y luego, antes de ordenar, se agrega desde el men herramientas opciones la nueva lista en la pestaa listas perso-nalizadas.


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Captulo 2

Subtotalizando rangosEs muy comn que se requiera totalizar datos de acuerdo con algn criterio. Normalmente, las personas que necesitan hacer esta accin, insertan una o varias fi las en el lugar donde necesitan el total y apli-can la frmula necesaria, suma, promedio, max., min., etc. Esto es totalmente incorrecto, ya que realizando esta accin se perder la in-tegridad de la BD. Para resolver esta situacin, una herramienta pode-rosa de Excel consiste en la posibilidad de aplicar una o ms funciones (suma, promedio, mximo, etc.) sobre rangos de informacin por un campo determinado. Es necesario ordenar la BD, por el campo defi -nido como llave de rompimiento para los subtotales que se diseen. Asimismo, la BD o lista de datos debe contener una o ms columnas que permitan totalizar datos de inters.

Una vez se ha hecho el ordenamiento, basta con ubicarse dentro de la lista o rango por subtotalizar y escoger la opcin subtotales del men datos. En la pantalla aparecer la siguiente caja de dilogo:

En la lnea para cada cambio en, se debe especifi car por cul columna se ha de subtotalizar, (tener en cuenta que esta columna debe estar ordenada y que al aplicar la funcin de subtotal se for-marn los respectivos grupos). Si se oprime clic sobre la fl echa de desplazamiento que est a la derecha del cuadro, se presentar el listado de los ttulos de cada columna, permitiendo seleccionar el campo de agrupamiento.

Por defecto, la operacin de subtotalizacin se ha de realizar con la suma; sin embargo, es posible seleccionar otro tipo de operacin


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en la lnea usar funcin, la cual contiene el listado de las opera-ciones posibles por ejecutar.

Finalmente, es necesario indicar en qu columnas se debe apli-car la funcin seleccionada en donde Excel realizar la respectiva operacin cada vez que cambie el dato defi nido en la primera l-nea. Para nuestro ejemplo, se activ la casilla correspondiente a sueldo anterior, sueldo actual, aportes, prestaciones, es decir, se realizarn sumatorias sobre el valor de cada uno de los campos anteriores agrupando por ciudad. Note que esto signi-fi ca que cada vez que cambie el dato de ciudad, se generar un total sobre los campos marcados. Si se quiere obtener no solo la suma de estos campos, sino que tambin se necesita saber cun-tos empleados hay, es necesario generar bajo la columna nombre o bajo la columna cdula, o bajo otra que siempre contenga un dato, el subtotal, indicando que la funcin por ejecutar ya no es suma sino contar. Si se activa la opcin reemplazar subtotales actuales, solamente aparecer el ltimo subtotal generado, si se quiere que aparezcan todos los subtotales generados, esta opcin debe cancelarse.

Si se desea defi nir cada agrupamiento en una pgina diferente, se debe activar la opcin salto de pgina entre grupos.

La casilla resumen debajo de los datos escribe las operaciones aplicadas, y los ttulos de columnas en donde se aplic dicha opera-cin.

Si se ha realizado la operacin de subtotales y se desea cancelar el esquema obtenido, se debe situar nuevamente dentro del rango, entrar nuevamente a subtotales y oprimir clic sobre el botn quitar todos; de esta forma, la lista volver a su estado original.


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Captulo 2

El anterior es el resultado de la accin de generar subtotales por ciudad. Como se observa, en el extremo superior izquierdo apa-rece un grupo de niveles denominados esquemas, los cuales nos permiten ver este listado en tres o ms niveles dependiendo del nmero de subtotales generados.

El primer nivel corresponde al gran total general, el segundo, a los subtotales y el tercero, al detalle. Igualmente, aparecen unos sig-nos + o - los cuales nos permiten ampliar o reducir la vista a mayor o menor nivel. En el cuadro siguiente veremos una vista parcial de lo que nos permite realizar el manejo del esquema.

Si se necesita tener los subtotales de total sueldos y su promedio por ciudad y por centro, el proceso es el siguiente:

1. Ordene por ciudad y dentro de ciudad por centro.2. Saque subtotales para cambio en ciudad con funcin suma.3. Saque subtotales para cambio en ciudad con funcin prome-

dio, asegrese de que reemplazar totales est desactivado.4. Saque subtotales para cambio en centro con funcin suma;

asegrese de que reemplazar totales est desactivado.5. Saque subtotales para cambio en centro con funcin prome-

dio, asegrese de que reemplazar totales est desactivado.


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Filtrar o consultar la base de datosUna de las acciones ms comunes que se realizan en una base de datos es la consulta de informacin. Esa consulta normalmente corresponde a la bsqueda de datos que cumplan alguna con-dicin. Por ejemplo, en la BD de personal, es posible solicitar que muestre todos los empleados que tiene la BD, aquellos que sean del centro de contabilidad, o aquellos que sean de Inge-niera, o en otros casos aquellos cuyo sueldo 98 sea superior a un valor determinado. Para esto, Excel posee herramientas de consultas llamadas filtros, las cuales permiten encontrar datos que cumplan condiciones dadas por el usuario segn los reque-rimientos del mismo.

Antes de pasar a explicar el proceso de aplicar los filtros va-mos a definir conceptos bsicos para este tema.

CriteriosUn criterio consiste en una condicin para seleccionar registros de la lista o base de datos.

Autofi ltro o criterios dinmicosUn autofiltro o criterio dinmico es una herramienta de Excel que permite realizar consultas sobre una lista o base de datos que puede ser cambiado en cualquier momento y los resultados se actualizarn al instante; los criterios dinmicos o autofiltro se activan dentro de la lista o base de datos.

Para aplicar autofiltros se debe ubicar el cursor dentro de la lista y seleccionar la opcin filtro del men datos. En el sub-men que aparece se debe escoger la opcin autofiltro. Los

El resultado ser:


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Captulo 2

campos de la lista se presentarn acompaados por un botn al lado derecho que permite al usuario interactuar con la lista y generar consultas en forma prctica y rpida.

Al oprimir clic sobre el botn para cada campo en forma in-dividual, se despliega una ventana de seleccin que contiene los posibles valores que puede tomar el campo, una opcin todas que permitir restaurar la lista, la opcin personalizar para establecer condiciones conectadas con operadores lgicos y los diez ms grandes o ms pequeos. Esta ltima opcin slo apli-ca a campos de tipo numrico o de tipo fecha.


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La personalizacin en los criterios dinmicos permite defi nir ms de una condicin, unidas por operadores lgicos.

Por ejemplo, si se desea ver de una lista X de las personas de Cali o Medelln, se debe activar la opcin personalizar y establecer la condicin.

Autofi ltro Personalizado

Restaurar la tabla o base de datos despus de una operacin de autofi ltroSi se ha usado la operacin de autofi ltro con una lista, lo ms probable es que hayan desaparecido de la lista registros origina-les; para poder observarlos nuevamente, es decir recuperarlos, se puede activar la opcin todas del botn correspondiente al campo que se fi ltr o seleccionar la opcin mostrar todo del submen filtros, del men datos.

Si se desea dejar de trabajar con autofiltros se debe desac-tivar la opcin de la misma forma como se activ; es decir, ir al men datos, filtros y hacer clic en autofi ltros, de esta manera desaparecen los botones de los campos y la tabla quedar en su forma inicial.

Nota: Al aplicar Autofiltros sobre una lista la informacin puede ser copiada y llevada a otros lugares en el mismo o en otro libro.

Filtro avanzadoCuando se requiere extraer informacin de un rea diferente y solamente algunos campos de la BD, se puede utilizar la opcin de fi ltros avanzados. Para esta opcin se deben tener en cuenta tres reas: el rea de extraccin, el rea de criterios o condiciones y el rea de salida. Los criterios o condiciones pueden ser de tipo alfanumrico, numrico o fecha. Se puede generar la salida en una nueva hoja de clculo diferente a la que contiene la BD.


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Captulo 2

El rea de extraccin corresponde a la BD (base), el rea de cri-terios corresponde al campo o campos seleccionados como condi-ciones para la consulta y el rea de salida corresponde a los campos de la BD, seleccionados para que contengan los datos de salida. Estos ltimos pueden ser uno, varios o incluso todos los de la BD; en este ltimo caso se recomienda utilizar el autofi ltro.

Defi nicin de un solo criterioLa consulta debe cumplir con una condicin dada por el criterio que se establece. Para defi nir un solo criterio, es decir, una con-sulta para un solo campo se debe:1. Copiar el ttulo del campo por el cual se va a fi ltrar la BD.2. Escribir en la celda inferior la condicin que debe cumplir

el campo . Las condiciones en los criterios deben tener la si-guiente estructura: Operador de relacin (>,=,

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En este caso deben mostrarse los registros que cumplan las dos condiciones, empleados del centro de ventas y que ganen ms de $ 650.000 durante el periodo actual.

Dos criterios conectados con O

Criterios con O

En este caso el operador O permite que se muestren los registros que cumplan la primera condicin O la segunda, para el ejemplo se mostrarn los empleados que ganan ms de $ 650.000 y tambin aquellos que ingresaron antes del dos de enero del 2001.

Manejo de los comodines en la defi nicin de criteriosLos comodines son caracteres utilizados como parte de una condicin. Reemplazan uno o ms caracteres en el rea de datos de un criterio.

Ejemplos:Si se digita en el criterio:

Planteamiento criterio APELLIDOS Y NOMBRES

Caracteres comodines

Reemplaza unacadena de caracteres

Reemplaza unsolo caracter

*?


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Captulo 2

Microsoft Excel buscar todos los registros cuyo nombre co-mience por la J, como Javier, Jorge, etc.

Si se digita el criterio:

Planteamiento criterio

Microsoft Excel buscar todos los nombres terminados en es, tales como Yepes, Reyes, etc,.

Si se digita el criterio:

Criterio con comodn ?

Microsoft Excel buscar todos los registros cuya cuarta letra sea cualquier carcter, pero que la primera, segunda, tercera y quinta letra sean correspondientemente a M, a, r y a.

Con la herramienta de filtros avanzados es posible extraer de una BD, aquellos registros que cumplan una o varias con-diciones. Asimismo, es posible extraer todos los campos de la BD o solamente aquellos que se requieran para un listado es-pecfico.

Para esto se deben seguir los siguientes pasos:1. Crear el o los criterios por los cuales se va a realizar la con-

sulta.2. Si se va a generar un nuevo listado con algunos de los campos

de la BD, se deben copiar aquellos campos que se desean gene-rar en una nueva rea del libro de Excel.

3. Se debe ir al men herramientas, fi ltros y activar fi ltros avan-zados. Se presenta la siguiente caja de dilogo:


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Caja de dilogo fi ltro avanzado

En la lnea de accin se seala en qu sitio de la hoja se desean obtener los resultados. Si se encuentra activa la opcin FILTRAR LA LISTA SIN MOVERLA, los resultados del fi ltro o listados se generarn sobre la informacin de la base de datos. Si se activa la opcin co-piar a otro lugar, los resultados se obtendrn fuera de la lista de informacin.

Para el ejemplo se activ copiar a otro lugar, ya que el objeti-vo es obtener resultados fuera de la lista.

En la lnea rango de la lista se debe defi nir el rango de la base de datos; si a la lista o base de datos se ha defi nido un nombre, ste puede ser escrito en esta lnea, de lo contrario se deben seleccionar las celdas que la componen. En el ejemplo se escribi el nombre que se defi ni para la base de datos (base)

En la lnea RANGO DE CRITERIOS se deben defi nir las condiciones para fi ltrar, es decir, designar en qu sitio de la hoja se encuentran los criterios. Si al rango de los criterios se le ha defi nido un nom-bre, ste puede ser escrito en esta lnea, de lo contrario se deben seleccionar las celdas que componen el rango de los criterios. En el ejemplo se coloca el nombre del rango donde estn los criterios de sueldo actual > $ 650.000 y que adems sean de ventas.

La lnea COPIAR A, se activa si se ha defi nido que se desean copiar los datos de la operacin en otro lugar, en esta lnea se le indica a Microsoft Excel el rango de salida, o sea, seleccionar los ttulos de columnas que se desean obtener al aplicar el fi ltro y que se ha-ban copiado ya en el paso anterior. Si este rango tiene asignado un nombre, se escribe el previamente defi nido, de lo contrario se se-leccionan las celdas que componen el rango de salida. En el ejem-


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Captulo 2

plo anterior se escogieron las celdas S20 a W20 en donde estn los ttulos de columnas que se quieren mostrar.

Si se activa el botn slo registros nicos, los resultados ob-tenidos no presentarn registros repetidos.

Una vez se hayan defi nido las opciones en la anterior caja se debe oprimir clic sobre el botn , si no se desea realizar esta operacin, se oprime clic sobre el botn . En nuestro ejemplo el resultado de la accin es:

Ntese que si se desea, el resultado de la consulta puede quedar en una hoja diferente, para lo cual lo nico que hay que hacer es copiar los nombres de los campos en la nueva hoja y defi nir ese rango en la zona donde l pide Copiar a.

El fi ltro avanzado se utiliza tambin cuando se requiere extraer informacin que cumpla una condicin, la cual debe contener una frmula. Por ejemplo, si se solicita un listado de los empleados con salario inferior al promedio, es necesario generar un fi ltro avanza-do cuyo criterio condicione el valor de la celda contra una frmula de promedio del sueldo actual. En el caso de Excel 2003, se debe generar un criterio con la frmula correspondiente, pero este cri-terio no llevar el nombre del campo por el cual se est fi ltrando, a diferencia de Excel 97 donde el criterio s debe llevar el nombre del campo.

Igualmente, la frmula del criterio, indica que la posicin del salario de cada empleado es relativa a su posicin H2, y la posicin del promedio de salarios est en valor absoluto $R$2. En este caso se van a extraer todos aquellos empleados que ganen menos del salario promedio.


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El rango de entrada es la base de datos que en este caso tiene el nombre base, el criterio est en el rango H1:I2 y la salida est en el rango A1:F1, en este caso solo se extraern los datos de los cam-pos nombre, apellidos, cdula, centro, sueldo actual. Para copiar en otro lugar es necesario activar la casilla correspondiente, en caso contrario, la base de datos original se perder.

El resultado de est operacin es el siguiente:


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Hasta aqu, hemos realizado una serie de acciones sobre una BD que genera vistas especiales de la misma BD, pero siempre partiendo de todos y cada uno de los campos y registros de esa BD. Cuando se requiere rea-lizar resmenes de informacin en una nueva tabla,

cuadros que muestren los datos agrupados y bajo nuevas opcio-nes de resultados, Excel nos ofrece las tablas dinmicas, las cua-les tienen como caracterstica muy especial el ser interactivas, es decir, resumen o ejecutan una comprobacin cruzada de grandes volmenes de datos para que puedan ser analizados de distintas maneras y de forma muy simple (arrastrando los campos a travs de la tabla).

Al crear una tabla dinmica se pueden girar sus fi las y columnas para ver diferentes resmenes de los datos originales, fi ltrar los da-tos mostrando diferentes pginas o ver en pantalla los detalles de determinadas reas de inters.

Se puede decir que una tabla dinmica permite realizar en for-ma combinada las operaciones de autofiltro, filtro avanzado y subtotales.

En resumen, todas aquellas acciones que usted no haya podido ejecutar con los comandos y posibilidades de Excel hasta el mo-mento, seguramente con el sencillo manejo de las tablas dinmicas

CAPTULO 3

TABLAS DINMICAS (TD)


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podr obtener los resultados esperados y en muchos casos aquellos que la imaginacin no alcanza a tener.

Los datos que se utilizan al crear una tabla dinmica pueden provenir de:

BD o lista de Microsoft Excel Fuente de datos externa Rangos de consolidacin mltiples Otra tabla dinmica

Componentes de una TDUna tabla dinmica contiene campos que pertenecen a una BD, cada uno de los cuales resume mltiples fi las de informacin de los datos originales. A su vez, resume los datos utilizando las funciones matemticas que se especifi quen como suma, cuenta, promedio etc. Se podrn incluir automticamente subtotales y totales gene-rales o utilizar sus propias frmulas agregando campos y elemen-tos calculados.

Componentes de la tabla dinmica

CAMPOS DE LA BD


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Captulo 3

El primer elemento de una tabla dinmica y el nico indispen-sable en el desarrollo de sta, es el rea de datos, que corresponde generalmente a los campos de tipo numrico o alfanumrico, a los cuales se les puede realizar un proceso aritmtico (sumar, prome-diar, contar, operaciones estadsticas). Cuando se requiere con-tar registros, se debe llevar a datos un campo que siempre tenga valores. Este campo puede ser de un tipo diferente al numrico. En el ejemplo podemos llevar apellidos y nombre o el campo de cdula para contar el nmero de empleados que hay.

Los otros elementos, fila, columna y pgina corresponden a campos de la BD y se identifi can como las dimensiones desde las cuales se quiere analizar la informacin de la BD.

Bsicamente se puede colocar cualquier campo de la BD en estas tres reas, y obtener como resultado simplemente diferentes pre-sentaciones de la informacin resumida presentando los resulta-dos en, pgina, columna y fila.

El gran poder de estas tablas dinmicas reside en que despus de haber escogido una presentacin por columnas, se puede cam-biar, simplemente con el botn izquierdo del ratn oprimido, se traslada a la fila o a la pgina para modifi car el resultado de su resumen.

Note que simplemente trasladando el campo sexo debajo del campo ciudad la presentacin cambia automticamente. De igual forma se puede trasladar cada uno de los campos bien sea a pgina o a fila o a columna creando presentaciones y anlisis diferentes.


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Si se necesita adicionar un campo que no est en esta vista, sim-plemente del men de tablas dinmicas active el icono de mostrar lista de campos y agregue en la zona que desee el nuevo campo.

Incluso los campos que estn en el rea de datos pueden colocar-se en las reas de columna o fi la, permitiendo diversas formas de presentacin, segn las necesidades y gustos del usuario.


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Captulo 3

Pasos para crear una TDPara crear una tabla dinmica se va a utilizar el asistente de tablas dinmicas como gua para la bsqueda y organizacin de los datos que se desean ordenar.

A partir de una lista o base de datos. El primer paso, una vez est construida la lista o base de datos,

es seleccionar la opcin asistente para tablas dinmicas del men datos, y en la caja de dilogo se debe seleccionar el origen de la lista o base de datos. Este origen puede estar en el propio libro de Excel, en otro libro de Excel en una fuente externa de datos, tales como Access, Sql Server, Oracle o en alguna otra que est en la lista de drivers que Microsoft ofrece para la conexin de datos. En este captulo trataremos el caso de bases de datos que se encuentran en el mismo libro donde va a residir la tabla dinmica. En captulos posteriores tratare-mos los casos de fuentes externas.

Asistente para crear tablas dinmicas

Defi nido el origen de los datos por analizar, se debe oprimir el botn siguiente para acceder a otra caja de dilogo; en este caso y dado que la fuente est en el mismo libro, se debe dar el nombre del rango o las celdas donde se encuentra la lista o base de datos. Si al iniciar el proceso para crear la tabla dinmi-ca el cursor qued ubicado dentro de la lista, ste se selecciona-r automticamente como rango.


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Asistente para tablas Defi nicin del Rango de datos

Seleccionando siguiente aparece:

ya que tiene varias opciones, as:

1. Diseo, corresponde a la ventana que tiene los campos y el di-seo de la tabla. Esta ventana es la que aparece en Excel 97 en tercer lugar. Aqu se debe indicar cules campos van en cada una de las reas de la tabla: datos, fila, columna, pgina.


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Captulo 3

2. Opciones, permite dar caractersticas especiales a la tabla di-nmica. Es posible manipular algunas caractersticas con las que se generar la tabla dinmica general como: diseo, for-matos y nombre a la tabla dinmica. Para esto se debe hacer clic en el botn opciones y se mostrar la siguiente caja de dilogo:


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La opcin de autoformato permite que la TD se adapte al for-mato predeterminado por Excel, si se quiere cambiar se llama al comando formato y dentro de este autoformato escoja los for-matos predeterminados. En el caso de que se seleccione la opcin informe 4, se obtendr el siguiente resultado.

Si esta opcin est deshabitada y se habilita, Excel mostrar la TD con el autoformato que est activo en el momento. Igual-mente, si la opcin de autoformato del comando de formato se modifi ca, automticamente cambiar la presentacin de la TD y la opcin se habilitar en la ventana de opciones de la TD. Si se


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Captulo 3

quiere mantener el formato tradicional de la TD, el comando de autoformato en formato deber indicar ningn formato.

Opcin de autoformato dentro del comando formatode la barra de men.

La opcin de combinar rtulos permite que los valores de los campos queden centrados automticamente, como se aprecia en la siguiente ventana.

En igual forma, las opciones de mantener formato permiten que los formatos de los datos permanezcan cuando se actualice la


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TD, o cuando se hagan modifi caciones a ella. La opcin de mos-trar cuando haya error, permite que cuando se ejecute una opera-cin que d como resultado un error, la TD en lugar de mostrar el mensaje propio de Excel. Por ejemplo, DIV/0, muestre un mensaje propio o simplemente un blanco.

3. Las otras opciones de cancelar, regresar o fi nalizar permiten anular el proceso, regresar a modifi car el rango o terminar, en cuyo caso se debe activar la opcin para indicar si la TD debe generarse en la hoja donde se est ubicado o en una nueva hoja. En este punto es importante asegurarse de que la TD quede en una hoja nueva diferente a la hoja donde est la BD, con el fi n de organizar el manejo de estas. Al oprimir fi nalizar, Excel mostrar lo siguiente:

A partir de este momento, se debe iniciar el proceso de diseo de la TD, utilizando los campos de la BD.

Diseo de la TDEste es el paso ms importante en el proceso de crear la tabla di-nmica, aqu se defi nen las caractersticas de la tabla. Para esto se deben tomar los botones de campos y con clic sostenido llevarlos a la seccin que se desee. En caso de cometer un error, el botn de campo se devuelve a su posicin inicial de la misma forma.

En el rea de datos se inserta la funcin suma inicialmente, si se oprime doble clic sobre el nombre del campo, se pueden deter-minar algunas caractersticas con respecto al mismo como aplicar


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Captulo 3

otra funcin, asignar un ttulo diferente, y aplicar formatos, tam-bin se puede llamar del men de TD, la opcin de caractersticas de los campos.

En el ejemplo colocamos el campo ciudad en la pgina, sexo en la columna y centro en la fi la, e inicialmente sumamos los sala-rios. El resultado es el siguiente:

Al utilizar el botn de caractersticas de los campos es posible mejorar la presentacin de ellos, cambiar el nombre del campo en la TD, y generar presentaciones especiales de cada uno de los cam-pos, como veremos a continuacin.

Caractersticas del campo DATO de la TDEn la parte superior campo de origen se confi rma el nombre del campo que se est operando.

En la lnea nombre se puede defi nir un nuevo ttulo para el campo, esto tambin se puede realizar directamente sobre el resul-tado de la tabla dinmica.

Cambio de funcin u operacin en el rea de datos


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En la lnea resumir por se defi ne la operacin que ha de apli-carse al campo del rea datos.

El botn eliminar adems de cancelar la ventana de edicin de la operacin, elimina el campo del rea de datos.

El botn nmero permite aplicar un formato especfi co para los valores de resultados que se generen con la operacin aplicada en el rea de datos.

En la siguiente grfi ca se muestran las posibilidades que se tie-nen con respecto a la presentacin o formato de un campo, el cual permite una mejor y ms agradable visualizacin del dato corres-pondiente.

Botn opcionesEste botn permite seleccionar la forma de aplicar la operacin del campo en la tabla. Al hacer clic, ste despliega una ventana en la parte inferior en donde se puede activar otra forma de ver los resultados, por ejemplo: % de fi la, % de columna, normal, % de la diferencia de, etc. Para generar este resultado, es necesario introducir en la tabla dinmica el campo que se quiere presentar no importando que ya exista, es decir, si yo quiero obtener la suma de sueldos de 1998 y adems deseo el porcentaje de cada uno de estos datos sobre el total, debo colocar en el rea de datos el campo sueldo 98 dos veces. En las grfi cas siguientes se observa cmo aparece la opcin anterior.


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Captulo 3

Cuando la opcin corresponde a % de la diferencia, % de, to-tal en, se debe colocar el campo base y el elemento base, para que la tabla dinmica pueda efectuar la operacin. En los casos de % de la fi la, % de la columna, % del total, estos datos no tienen aplicacin, por lo cual no se solicitan en el cuadro de dilogo correspondiente. En el caso del ndice, Excel aplica la siguiente frmula:

(Valor de la celda X gran total) / (Gran total de la fi la X gran total de la columna)

En el ejercicio que se ha desarrollado se puede saber por centro, qu porcentaje del total corresponde a los salarios de los hombres y mujeres, en este caso, la presentacin del dato debe ser % del total

Opciones de un campo de la tabla dinmica.


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Si lo que se quiere conocer es qu porcentaje por centro corres-ponde a los hombres y mujeres, se debe colocar % de la columna. En el caso de necesitar el porcentaje de los hombres y mujeres en cada centro, la opcin es % de la fi la. Se puede tener uno, dos o varios porcentajes para un mismo dato.

Para poder realizar todo lo anterior, es necesario ingresar a la zona de datos el campo de sueldo actual tantas veces como se requiere mostrar este dato. En el ejemplo el sueldo actual se va a mostrar como suma, porcentaje del total, porcentaje de los hom-bres y porcentaje de las mujeres, por eso es necesario incluir cuatro veces el mismo campo.

Al realizar las acciones explicadas anteriormente, obtendremos el nuevo resultado.


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Captulo 3

Otra posibilidad para mostrar un dato es comparndolo contra otros, en este caso es necesario defi nir la base y el dato con el cual se comparar.

Seleccin de campo base y elemento base

Todas estas especifi caciones se aplican en la medida en que el anlisis lo requiera. Se realiz la seleccin de campo y elemento para mostrar las opciones, pero la TD se crear de una forma sencilla inicialmente.

Caractersticas de los campos ubicados en FILA o COLUMNAAdems de las opciones de edicin de campos de datos en el proceso de diseo de la TD, cada campo ubicado en la fi la, columna o pgina y llevado a las diferentes reas de diseo puede ser editado y controlado. Para esto, se debe hacer doble clic sobre el botn del campo que se quiera editar o llamar la opcin del men de TD; aparecer la siguien-te ventana.

Campo de la tabla dinmica


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La defi nicin de subtotales consiste en determinar qu funcin ha de usarse para totalizar el campo. A medida que se ingresan campos en fi las o columnas, los subtotales se generan automti-came

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Hacia La Inteligencia de Negocios-Fernando Davila Ladron