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Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 1 von 69
GTC
Handbuch
Langzeit-Lieferantenerklärungsportal
(Anforderung)
für Kunden
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 2 von 69
Inhalt
Inhalt _____________________________________________________________________ 2
1 Technische Voraussetzungen ______________________________________________ 5
2 Anmeldung im GTC Portal ________________________________________________ 5
3 Stammdaten ___________________________________________________________ 7
3.1 Allgemeines zur Datenverwaltung ___________________________________________ 7
3.1.1 Die Listenansicht ________________________________________________________________ 7
3.1.2 Die Detailansicht ________________________________________________________________ 7
3.2 Import _________________________________________________________________ 7
3.2.1 Format der Importdateien ________________________________________________________ 7
3.2.2 Allgemeines zum Importmodul ____________________________________________________ 8
3.2.3 Import von Artikeln _____________________________________________________________ 11
3.2.3.1 Manuelles erfassen von Artikeln ___________________________________________ 11
3.2.4 Import von Adressen ____________________________________________________________ 12
3.2.4.1 Manuelles erfassen von Adressen _________________________________________ 14
3.2.5 Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen __________________________________________ 15
3.2.5.1 Manuelles erfassen von Artikel-Adress-Verknüpfungen _______________________ 15
3.3 Datenexport____________________________________________________________ 15
3.4 Export von ausgewählten LLEs _____________________________________________ 16
4 Lieferantenerklärungen verwalten ________________________________________ 17
4.1 Lieferantenerklärungs-Übersicht ___________________________________________ 17
4.2 Lieferantenerklärungen anfordern __________________________________________ 18
5 Anlegen von Textbausteinen _____________________________________________ 19
5.1 Lieferantenerklärungen anmahnen _________________________________________ 21
5.2 Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben. ______________________________ 21
5.2.1 Export nach Excel und Import von Excel heraus ______________________________________ 21
5.3 Suchfilter ______________________________________________________________ 22
5.3.1 Suche in der Lieferantenerklärung-Übersicht: ________________________________________ 22
5.3.2 Suche in der Adress-Stammliste: __________________________________________________ 24
5.3.3 Suche in der Artikel-Stammliste: __________________________________________________ 26
5.3.3.1 Präferenzaussage zu abgegebenen Artikeln _____________________________________ 27
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 3 von 69
5.3.4 Suche in der Verknüpfungen – Liste: _______________________________________________ 28
5.3.5 Suche bei der Anforderung _______________________________________________________ 28
5.3.6 Suche bei der manuellen Mahnung ________________________________________________ 29
5.3.7 Suchen nach Fehlenden Verknüpfungen / Datenbereinigung. ___________________________ 30
5.4 Lieferantenerklärungen Selbstbestätigen ____________________________________ 30
5.5 Anhängen einer PDF –Datei bei Selbstabgabe _________________________________ 37
6 Widerruf von abgegebenen LLEs __________________________________________ 37
6.1 Widerruf einer vollständigen LLE im Kundenportal _____________________________ 38
6.2 Widerruf einzelner Artikel ________________________________________________ 39
7 Anfordern von widerrufenen LLEs _________________________________________ 40
8 Stornierung von Lieferantenerklärungen ___________________________________ 41
9 Erinnerung an Ablaufende LLEs ___________________________________________ 42
10 Ein/Ausblenden der Felder „Militär-Pos.“, „Dual-Use-Pos.“, “ECCN“ und „US-Anteil“ 44
11 Vormerkung von LLEs ___________________________________________________ 46
12 Notizen für Lieferantenerklärungen _______________________________________ 46
13 Suchen und löschen verwaister Stammdaten ________________________________ 47
13.1.1 Lieferanten ohne Artikel ______________________________________________________ 47
13.1.2 Artikel ohne Lieferanten ______________________________________________________ 47
13.1.3 Löschen von LLEs – Lieferantenseitig ____________________________________________ 48
14 Korrespondenzmodul ___________________________________________________ 48
14.1 PDF Anhang bei Korrespondenz ____________________________________________ 49
14.2 Protokollierung der Korrespondenz _________________________________________ 51
15 Jahresauswahl bei der Anmeldung ________________________________________ 52
15.1 Feste Hinterlegung des Anforderungsjahres __________________________________ 52
15.2 Wechsel des Anforderungsjahres im Portal ___________________________________ 53
16 Auswertungsbericht der Langzeitlieferantenerklärungen ______________________ 54
17 Optionen _____________________________________________________________ 56
17.1 Firmenprofil ____________________________________________________________ 56
17.2 Firmenlogo hochladen – Anzeige bei Lieferanten ______________________________ 57
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 4 von 69
17.3 Lieferstellen ____________________________________________________________ 58
17.4 Einstellungen ___________________________________________________________ 60
17.4.1 SMTP-Einstellungen __________________________________________________________ 60
17.4.2 Bestätigungsmail ____________________________________________________________ 61
17.4.3 Datenaktualisierung __________________________________________________________ 62
17.5 Passwort ändern ________________________________________________________ 63
17.6 Funktion „Passwort vergessen“ ___________________________________________ 64
18 Admin Rechte für das Verwalten von Benutzerkonten _________________________ 64
19 Fehlerbehandlung ______________________________________________________ 65
19.1 Allgemeine Fehlerbehandlung _____________________________________________ 65
19.2 Bekannte Fehler ________________________________________________________ 65
19.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske _______________________________________________ 65
19.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“ _________________________________________ 66
19.2.3 Löschen des JAVA Cache: ______________________________________________________ 67
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 5 von 69
1 Technische Voraussetzungen
Das Global Trade Center (GTC) der Firma Zollcon ist eine auf Java basierende, modulare
Internetapplikation. Erreichbar ist sie auf der Firmenwebseite www.zollcon.de über den
Schaltknopf „Global Trade Center“ → Login GTC.
Um das Portal nutzen zu können müssen folgende Voraussetzungen bei Ihnen erfüllt sein:
Java-fähiger Webbrowser (Internet Explorer, FireFox, Chrome, Opera etc. …)
Installierte Java-Runtime in der Version 8 (aktuelles update).
Eine aktuelle Java Version können Sie auf der Seite http://www.java.com/de/
kostenlos herunterladen. Dort können Sie auch testen, welche Version Sie installiert haben.
Ihr Computer muss die Ausführung von signierten Java-Applets zulassen
Ihre Firewall muss ausgehenden Traffic über den Port 80 zur Domain zollcon.de ermöglichen.
Dies ist normal gegeben, wenn Sie ohne Zugriffseinschränkungen auf externen Seiten surfen
können.
Falls Sie einen Proxy verwenden, so muss dieser die vom Java Applet aufgebaute http-Verbindung
richtig verwalten können.
Sollte das Portal bei Ihnen nicht auf Anhieb funktionieren, so lassen Sie bitte die
Voraussetzungen von Ihrer IT Abteilung prüfen.
2 Anmeldung im GTC Portal
Um sich im GTC Portal anzumelden bitte die folgende Seite aufrufen:
https://gtc.zollcon.de/GTC/
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 6 von 69
Hier bitte Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort eingeben und auf „Verbinden“ gehen.
Hierrauf erscheint eine Kurzeinweisung mit der Navigationsleiste und der Anzeige des
aktuellen Bearbeitungsjahr
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 7 von 69
Bei der ersten Anmeldung bitten wir Sie, das Firmenprofil unter „Optionen – Firmenprofil“
auszufüllen (siehe hierzu auch Punkt 14.1).
3 Stammdaten
3.1 Allgemeines zur Datenverwaltung
Die Daten im GTC Portal werden meist in hierarchischen Listen gehalten. Jeder Eintrag einer
solchen Liste „enthält“ einen oder mehrere Detaildatensätze, im Falle der
Lieferantenerklärungs-Liste wären die Detaildatensätze also die einzelnen Positionen einer
Lieferantenerklärung. Sowohl die Einträge der „Hauptliste“ als auch die Detaildatensätze
können in einer Listenansicht und in einer Einzelansicht angezeigt werden.
3.1.1 Die Listenansicht
dient der Übersicht und um mehrere Datensätze auf einmal zu markieren und zu bearbeiten.
Hier können Sie einen Überblick über die wichtigsten Felder Ihrer Datensätze bekommen.
Mit der Steuerungs- bzw. Shift-Taste können Sie hier Mehrfach- bzw. Bereichsselektionen
vornehmen, um diese z.B. zu löschen. Sie können die Daten auch mit Strg+C in ihre
Zwischenablage kopieren und dann z.B. in Excel mit Strg+V wieder einfügen. Eine
Rückführung der Daten aus Excel zurück ins GTC System ist jedoch nur über das
Importmodul möglich (siehe dort).
3.1.2 Die Detailansicht
dient der vollständigen Anzeige eines Datensatzes. In der Detailansicht stehen auch
kontextbezogene Hilfetexte und Eingabehilfen zur Verfügung. Drücken Sie, wenn der Cursor
in einem Eingabefeld steht, die Taste F1, um einen Hilfetext zu dem jeweiligen Feld
aufzurufen. Hilfetexte sind bei offensichtlichen Feldern wie „Kommentar“ nicht verfügbar.
Felder, deren Beschriftung mit einem Stern * hinten endet, verfügen über eine Eingabehilfe.
Hier können Sie mit der Taste F4 eine Hilfe zum Ausfüllen des Feldes aufrufen, z.B. können
Sie im Feld Warennummer auf die gültigen Zolltarifnummern der im Programm hinterlegten
Sova-Datei zurückgreifen.
3.2 Import
3.2.1 Format der Importdateien
Die zu importierenden Daten im GTC-Portal müssen als CSV-Datei vorliegen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 8 von 69
Eine CSV-Datei ist eine Textdatei, in der eine Zeile einen Datensatz repräsentiert. Die
einzelnen Felder des Datensatzes werden hierbei durch Strichpunkte getrennt. Die erste Zeile
dient dabei als Überschriftenzeile und wird nicht mit importiert. Eine solche Datei können Sie
leicht aus Excel oder direkt aus den meisten EDV Systemen exportieren.
Zum Beispiel könnte Ihre Datei für Artikel so aussehen:
Dann speichern Sie die Datei mit dem Menüpunkt „Speichern unter“ und wählen als
Zielformat „CSV (Trennzeichen getrennt)“.
Die generierte Textdatei sieht zum Beispiel so aus:
Für Einzelheiten zu den erforderlichen Pflichtfeldern schlagen Sie bitte im Absatz zur
entsprechenden Importart nach.
3.2.2 Allgemeines zum Importmodul
Das LLE Modul ermöglicht die Erstellung von Anforderungen für Langzeit-
Lieferantenerklärungen. Diese Daten müssen als CSV –Datei (Trennzeichen-getrennt)
vorliegen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 9 von 69
Die hierfür erforderlichen Adress- und Artikeldaten werden als Erstes in das Portal geladen.
Anschließend werden die Verknüpfungen zwischen Artikeln und den zuliefernden Lieferanten
getrennt importiert. Es werden also insgesamt 3 Importvorgänge benötigt. Je nachdem, wie
Sie Ihre Importdateien vorbereitet haben, brauchen Sie dafür entweder 2 oder 3 Dateien. Die
Adressdaten liegen meist in einer separaten Datei vor.
Die Artikeldaten sollten Sie getrennt in einer CSV Datei vorliegen haben. Falls in dieser
artikel.csv Datei eine Spalte mit Lieferantennummern existiert, von welchen diese Artikel
bezogen werden, so können Sie diese artikel.csv Datei ebenfalls für den Import der
Verknüpfungen benutzen. Sie importieren die Datei also zweimal - einmal als Artikel und
einmal als Verknüpfung.
Zum Importmodul gelangen Sie über das Menu des LE-Moduls Daten → Datenimport
Hier müssen die Artikel, die Adressen und die Verknüpfungen importiert werden.
Im Importmodul wählen Sie dann zuerst Ihre Datei im Dateisystem aus und weisen danach
die entsprechende Art des Imports zu. Wählen Sie bei Art des Imports z.B. Adressen aus,
Bitte beachten Sie, dass nur Verknüpfungen importiert werden, deren
Artikel und Adressen Sie bereits in das System importiert haben. Sollte ein
Artikel oder eine Adresse mit der in der Verknüpfung stehenden Nummer
nicht im System sein, so wird diese eine Verknüpfung ausgelassen und die
Nächste importiert.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 10 von 69
drücken Sie anschließend auf „Übernehmen“, um im unteren Teil des Bildschirms das
entsprechende Mapping(=FeldZuweisung) für diese Importart zu sehen.
Die hier notwendige Zuweisung von Feldern kann vereinfacht werden, wenn als
Überschriften in der ersten Zeile der Importdatei die exakten Feldbezeichnungen geliefert
werden. Wenn Sie also zum Beispiel Ihr Feld „Lieferantennummer“ in der ersten Zeile Ihrer
Importdatei in „Adressnummer“ umbenennen, so wird das Feld gleich korrekt erkannt und
muss nicht manuell zugewiesen werden. Nach der Feldzuweisung drücken Sie unten rechts
auf einen der beiden Buttons „Importieren“.
Jeder zu importierende Datentyp hat einen so genannten Schlüssel. Dieser Schlüssel
identifiziert diesen Eintrag eindeutig, zum Beispiel eine Artikelnummer.
Wenn Sie den linken der beiden Importknöpfe drücken,
so werden eventuell bereits im System vorhandene Einträge mit demselben Schlüssel
überschrieben. Beim rechten Knopf werden diese ausgelassen.
Wenn der Import abgeschlossen ist, so erhalten Sie entweder eine Bestätigung über den
erfolgreichen Import oder eine Fehlerdatei mit dem Namensformat <IhreAlteImportDatei>
(Fehler Datum).csv
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 11 von 69
3.2.3 Import von Artikeln
Beim Import von Artikeln ist folgendes Feld verpflichtend anzugeben:
Artikelnummer
Weitere optionale Felder sind
Beschreibung
Eigenmasse*
Besondere Maßeinheit*
Warennummer
Zolltarifnummer
Ursprungsland
Region
Präferenz
Preis*
Toleranz*
Herstellerteilenummer
Vollständige Bezeichnung
*Für das LE-Modul nicht relevant
3.2.3.1 Manuelles erfassen von Artikeln
Artikel können auch manuell erfasst werden unter „Daten – Artikel – Erfassung“
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 12 von 69
3.2.4 Import von Adressen
Bei der Feldzuweisung müssen Sie zusätzlich einen AdresseTyp vergeben. Wählen Sie hier
Lieferant, wenn Sie von diesen Adressen Langzeit-Lieferantenerklärungen anfordern möchten
oder wählen Sie Kunde, wenn Sie selbst eine LLE für diese Adressen ausstellen möchten.
Beim Import von Adressen sind folgende Felder verpflichtend anzugeben:
Adressnummer
Firmenname
Weitere optionale Felder sind:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 13 von 69
Strasse
Land
Plz
Ort
Ansprechpartner
Telefonnummer
Faxnummer
Militär-Pos.:
Dual-Use-Pos.:
ECCN:
Kommentar
Umsatzsteuer-ID*
Umsatzsteuer-Nummer*
*Für das LE-Modul nicht relevant
Artikel können mit einer bis zu einer 16MB langen Beschreibung versehen werden.
Diese kann man entweder mit den Artikeln Importieren oder man geht, unter dem Menüpunkt
„Daten“ - in die Artikelstammliste, ruft den gewünschten Artikel auf der mit einer
detaillierten Beschreibung versehen werden soll, und klickt anschließend auf den Button
„Korrektur“. Nun kann man mit einem weiteren Klick auf „Vollständige Bezeichnung“ einen
Text in das aufgehende Fenster einfügen.
In dem Feld „Artikelbezeichnung“ können maximal 256 Zeichen angezeigt werden, längere
Bezeichnungen müssen über die „Vollständige Bezeichnung“ Importiert oder manuell
eingetragen werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 14 von 69
Hinweis: Die vollständige Bezeichnung wird erst bei Lieferantenerklärungen angezeigt, die
nach dem Hinzufügen der vollständigen Bezeichnung versandt wurden.
3.2.4.1 Manuelles erfassen von Adressen
Unter „Daten – Adressen-Erfassung“ können Adressen manuell angelegt werden
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 15 von 69
3.2.5 Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen
Beim Import von Artikel-Adress-Verknüpfungen sind folgende Felder verpflichtend
anzugeben:
Kunde /Mandant ArtikelNr
Lieferant AdresseNr
Weitere optionale Felder sind
Lieferant ArtikelNr
Lieferant Artikelbezeichnung
3.2.5.1 Manuelles erfassen von Artikel-Adress-Verknüpfungen
Unter „Daten- Verknüpfungen-Erfassung“ können Artikel-Adress-Verknüpfungen manuell
angelegt werden.
3.3 Datenexport
Sie können Ihre Artikel, Ihre Adressen oder Ihre rechtskräftig ausgestellten
Artikelpräferenzen im System jederzeit über den Menüpunkt Daten Datenexport als CSV-
Textdatei exportieren.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 16 von 69
Wählen Sie einfach einen Ort und einen Namen für die Exportdatei und danach den
gewünschten Exporttyp.
3.4 Export von ausgewählten LLEs
Wenn Sie Artikel aus ausgewählten LLEs exportieren wollen, müssen diese vorher durch den
„Suchfilter“ ausgewählt werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 17 von 69
Nachdem man den Suchfilter gesetzt hat, auf „Daten – Datenexport“ gehen und danach den
Button „Artikel aus ausgewählten LLEs“ auswählen.
4 Lieferantenerklärungen verwalten
4.1 Lieferantenerklärungs-Übersicht
In der Übersicht der Lieferantenerklärungen können Sie Ihre laufenden Anforderungen und
deren Bearbeitungsstatus sehen. Der Bearbeitungsstatus hat folgende Werte:
Wert Bedeutung
10 Die Anforderung wurde generiert, jedoch wurde der Lieferant noch nicht
erfolgreich angeschrieben.
11 Die Anforderung wurde generiert und der Lieferant über das
Korrespondenzmodul angeschrieben.
15 Rückwirkende LLE (noch nicht abgegeben)
20 Die Anforderung wurde bereits vom Lieferanten gesichtet, jedoch noch nicht
bearbeitet.
25 Anforderung gesichtet: nicht bearbeitet
26 Für die Abgabe vorgemerkt
30 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist vollständig
fehlerbehaftet.
31 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist zum Teil
fehlerbehaftet.
32 Die LE ist noch nicht vollständig ausgefüllt. Der ausgefüllte Teil ist fehlerfrei.
33 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt, jedoch in sind alle Positionen
mit Fehlern ausgefüllt worden
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 18 von 69
34 Die Anforderung ist zwar vollständig ausgefüllt worden, jedoch ist eine der
Positionen fehlerhaft.
35 Die Anforderung ist vollständig und fehlerfrei ausgefüllt, aber noch nicht
abgegeben worden.
37 Die LLE wurde vom Kunden gelöscht
38 Die LLE wurde vom Lieferanten gelöscht
39 Die Anforderung enthält die übrigen Positionen einer gesplitteten LE, deren
Abgabe der Lieferant verweigert.
40 Die LE ist rechtskräftig abgegeben worden, jedoch wurden nicht alle Positionen
der ursprünglichen Anforderung ausgestellt. Einige Positionen wurden
ausgelassen und wurden in eine „Rest-LE“ des gleichen Lieferanten mit Status 11
verschoben.
41 Die LE ist rechtskräftig mit allen Positionen, die in der Anforderung gelistet
waren ausgestellt.
42 Die LE wurde selbstbestätigt.
49 Storniert: Wird nicht bearbeitet
50 Einige Positionen widerrufen
51 Einige Positionen widerrufen/selbst widerrufen
52 Einige Positionen selbst widerrufen
53 Alle Positionen widerrufen
54 Alle Positionen widerrufen/selbst widerrufen
55 Alle Positionen selbst widerrufen
60 Geschlossen: ungültiger Zeitraum
Ein Doppelklick auf die LE zeigt die angeforderten bzw. ausgestellten Positionen an. Hier
können Sie auch die ausgestellten LEs ausdrucken oder Anforderungen für den Postversand
ausdrucken.
4.2 Lieferantenerklärungen anfordern
Das Anfordern einer Lieferantenerklärung kann manuell oder automatisch geschehen. In
beiden Fällen müssen Sie zuerst den für die Mailanforderung zu verwendenden Textbaustein
und den Anforderungszeitraum wählen. Bei der automatischen Anforderung sucht das System
danach selbstständig alle Verknüpfungen heraus, für die Sie noch keine Anforderung und
keine ausgestellte LE für das angegebene Jahr im System haben und generiert hierfür
entsprechend LE-Anforderungen und versendet die Anschreiben (siehe auch Punkt 4).
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 19 von 69
Beim manuellen Anfordern ist der Vorgang gleich, nur dass Sie hier aus der Liste Ihrer
Lieferanten selbst einen oder mehrere auswählen, für die anschließend eine Anforderung
generiert wird.
Bevor Sie Langzeit-Lieferantenerklärungen anfordern können, müssen Sie Ihr Firmenprofil
vollständig ausgefüllt haben, siehe Stammdaten → Firmenprofil.
5 Anlegen von Textbausteinen
Das Anlegen eines Textbausteines in mehreren Sprachen ist möglich. Hierfür muss man beim
Import der Adressen die Länderkürzel der Länder hinzufügen, (ISO-Code; z.B. DE) in denen
sich die Lieferanten befinden, damit nach dem Auswählen des mehrsprachigen
Textbausteines, beim Senden (Manuell sowohl auch bei automatisch) der Text in der richtigen
Sprache an den Lieferanten geschickt wird.
Hierzu muss man einen neuen Textbaustein anlegen und im Editor vor dem Speichern, die
Sprache des Textes auswählen, da man diese während des Speichervorganges nicht mehr
ändern kann.
Mögliche Platzhalter:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 20 von 69
Um die Platzhalter zu verwenden, setzt man den Cursor an die Stelle des Textes, wo der
Platzhalter erscheinen soll und wählt dann aus dem Platzhalter Menü den Gewünschten
Platzhalter aus.
Unter der Default Sprache versteht man den Text, der verschickt wird, wenn man beim Import
der Adressen kein Länderkürzel (ISO-Code; z.B. DE) angegeben hat oder ein Textbaustein in
der angegebenen Sprache nicht verfügbar ist. Die Default Sprache kann man durch den
Button „Als Default Sprache setzten“ im Sprachen Menü beliebig ändern.
Nach dem Speichern kann man durch das Auswählen des Textbausteines und eines Klicks auf
„Sprachen“, neue Texte innerhalb des Textbausteines, in verschiedenen Sprachen anlegen.
Hier geht man genauso vor, wie beim Anlegen eines neuen Textbausteines.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 21 von 69
5.1 Lieferantenerklärungen anmahnen
Beim Anmahnen werden Sie nach einem für das Mahnschreiben zu verwendenden
Textbaustein und nach einem Filterzeitraum gefragt. Beim automatischen Anmahnen schreibt
das Portal dann alle Lieferanten mit dem Mahnschreiben an, für die im System noch eine
offene Lieferantenerklärung existiert, die vor mehr Tagen angefordert wurde, als Sie als
Filterzeitraum festgelegt haben. Beim manuellen Anmahnen zeigt Ihnen das Portal die Liste
dieser Lieferanten vorher auf und Sie können selbst aus dieser Liste einen oder mehrere
auswählen und anschreiben lassen.
5.2 Lieferantenerklärungs-Anforderungen abgeben.
Sie können sowohl in der Liste der Anforderungen als auch in der Liste der Artikel einer
Anforderung diese rechtgültig abgeben. Die LLE wird dann auf Plausibilität geprüft und Sie
erhalten gegebenenfalls einen Fehlerbericht über die nicht korrekt ausgefüllten Positionen.
In diesem Falle werden Sie gefragt, ob Sie die Abgabe abbrechen möchten um die LLE
nochmals zu bearbeiten oder die LLE teilen möchten und nur die korrekt ausgefüllten
Positionen in einer separaten LLE abgeben möchten. Die fehlerhaften Positionen verbleiben
dabei in der ursprünglichen Anforderung als Restmenge und können zu einem späteren
Zeitpunkt abgegeben werden.
Vor der Abgabe müssen Sie dann nur noch die Stellung der abgebenden Person im
Unternehmen abgeben
5.2.1 Export nach Excel und Import von Excel heraus
Wenn Sie die Positionen lieber in Excel bearbeiten wollen oder die Angaben in Excel bereits
vorliegen haben, so markieren Sie alle Positionszeilen durch Strg-A, kopieren Sie die Zeilen
mit Strg-C in den Zwischenspeicher und fügen Sie sie mit Strg-V in Excel wieder ein.
Wenn Sie dann in Excel die geforderten Artikel zusammen mit den Spalten
vorliegen haben, so importieren Sie die Datei wie im Abschnitt über Importe angegeben.
Die importierten Daten können Sie nun in der LE Anforderung durch Benutzen der Funktion
„Ergänzen“ einfügen. Die Funktion „Ergänzen“ nimmt von allen angeforderten Positionen
den Wert des Feldes „Artikelnummer Lieferant“, falls dieser ausgefüllt ist, ansonsten das Feld
„Artikelnummer Kunde“. Den Wert dieses Feldes sucht es dann als Artikelnummer in den
importierten Artikeln. Wenn es einen solchen Artikel findet, füllt es in die Position die Werte
für Ursprung, Präferenz, Zolltarifnummer, „kumuliert“ und „kumuliert mit“ ein, sofern sie im
Artikelstamm importiert wurden und sie im „Ergänzen“ Dialogfeld diese Felder zur
Ergänzung markiert haben.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 22 von 69
5.3 Suchfilter
5.3.1 Suche in der Lieferantenerklärung-Übersicht:
In der Lieferantenerklärung-Übersicht besteht über den Button „Suchfilter“ die Möglichkeit
nach verschiedenen Kriterien (wie z.B. Rechnungsdatum etc.) zu filtern.
Als Platzhalter innerhalb des Suchfilters kann das Prozentzeichen % verwendet werden.
Hierdurch können beliebige Zeichenketten ersetzt und das Suchergebnis erweitert werden,
z.B. werden bei Eingabe von „T%“ alle Einträge angezeigt, die mit „T“ beginnen.
Hierauf öffnet sich folgendes Fenster:
Wenn nach einem Datum bzw. Zeitraum gesucht werden soll besteht die Möglichkeit das
Datum in das Feld „Rechnungsdatum“ einzutragen. Bitte folgendes Format verwenden:
JJJJ-MM DD (z.B. 2014-08-21).
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 23 von 69
Wenn ein Zeitraum eingegrenzt werden soll kann dies über die Auswahl „von“ – „bis“
erfolgen. Hier kann das Datum direkt eingegeben werden oder über den hinterlegten Kalender
eingefügt werden.
In dem Feld „Status“ kann direkt nach verschiedenen Status gesucht werden (diese bitte mit
einem Komma trennen) oder eine Auswahl über das Drop Down Menü „von“ – „bis“
vorgenommen werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 24 von 69
Es besteht weiterhin die Möglichkeit über die Taste „F4“ sich ein Hilfsfenster zu öffnen, in
dem die Verschiedenen Status ausgewählt werden können. Diese bitte mit dem Button
„Einfuegen“ übernehmen.
In den Feldern „Adressnummer“ und „Firmenname“ kann entweder direkt eine oder mehreren
Adressnummer bzw. der Firmenname gesucht werden. Bei Mehrfachselektion diese bitte mit
einem Komma trennen.
Sollten diese nicht bekannt sein bzw. soll eine Suche über anderen Adressbestandteile (z.B.
Ort, Land etc.) erfolgen, so kann über „F4“ ein Hilfsfenster geöffnet werden in dem die
weiteren Suchoptionen zur Verfügung stehen.
5.3.2 Suche in der Adress-Stammliste:
Weiterhin besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt „Daten – Adressen-Stammliste –
Lieferanten“ nach einzelnen Lieferanten zu suchen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 25 von 69
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 26 von 69
5.3.3 Suche in der Artikel-Stammliste:
Auch ist es möglich unter „Daten-Artikel-Stammliste“ nach verschiedenen Artikeln zu
suchen.
In dem Feld „Ursprungsland“ ist es möglich sich über „F4“ folgendes Hilfsfenster anzeigen
zu lassen. Hier ist es möglich entweder nach dem ISO-Code oder nach dem jeweiligen Land
zu suchen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 27 von 69
In dem Feld „Warennummer“ ist es möglich sich über „F4“ folgendes Hilfsfenster anzeigen
zu lassen. Hier ist es möglich entweder nach der Warennummer, der besonderen Maßeinheit
oder der Beschreibung zu suchen.
5.3.3.1 Präferenzaussage zu abgegebenen Artikeln
In der Artikel-Stammliste können Sie sich auch die jeweilige Präferenzaussage zu
abgegebenen Artikeln anzeigen /suchen lassen.
Hierzu bitte unter „Daten – Artikel - Stammliste„ gehen
In der folgenden Übersicht werden alle im Portal vorhandene Artikel angezeigt. Um sich die
Präferenzaussage zu einem Artikel anzeigen zu lassen, müssen Sie diesen markieren und auf
den Button „Präferenzen“ gehen.
Sofern für den Artikel Präferenzangaben vorhanden sind, wird angezeigt welcher Lieferant
welche Angaben (Präferenz, Ursprungsland und Zolltarifnummer) gemacht hat.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 28 von 69
5.3.4 Suche in der Verknüpfungen – Liste:
Hier ist es nun möglich nach „Kunden/Mandant „ArtikelNr“ und „Lieferant AdressNr“ zu
suchen.
5.3.5 Suche bei der Anforderung
Bei der manuellen Anforderung von Langzeitlieferantenerklärungen ist es möglich über den
Button „Suchfilter“ nach den unten abgebildeten Kriterien zu suchen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 29 von 69
5.3.6 Suche bei der manuellen Mahnung
Bei der manuellen Mahnung von Langzeitlieferantenerklärungen ist es ebenfalls möglich über
den Button „Suchfilter“ nach den unten abgebildeten Kriterien zu suchen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 30 von 69
5.3.7 Suchen nach Fehlenden Verknüpfungen / Datenbereinigung.
Unter dem Menüpunkt „Daten“ – „Fehlende Verknüpfungen“ kann ab sofort nach verwaisten
Einträgen, gesucht werden.
Man kann sich „Lieferanten ohne Artikel“ und „Artikel ohne Lieferanten“ anzeigen lassen
und diese, wenn gewünscht, löschen.
5.4 Lieferantenerklärungen Selbstbestätigen
Über den Button „Selbstabgabe“ ist es möglich, angeforderte Lieferantenerklärungen selbst
zu bestätigen und damit zu verhindern, daß diese erneut angefordert werden bzw. als noch
„offene“ Anforderungen im System bestehen bleiben (z.B. wenn eine Lieferantenerklärung
bereits per Post erhalten hat).
Nach drücken des Button „Selbstabgabe“ öffnet sich folgendes Fenster:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 31 von 69
Wenn Sie nur wenige Positionen auszufüllen haben, so können sie diese einfach schnell in der
Einzelansicht ausfüllen. Doppelklicken Sie einfach auf die erste Position und sie bekommen
die Maske für einzelne erklärte Artikel. Hier geben Sie Ursprung, Präferenz und eine
Zolltarifnummer an – nutzen Sie die Hilfetexte (F1) und die Ausfüllhilfe (F4)!
Unter Umständen haben bei Ihnen viele angeforderte Positionen – wenn nicht sogar alle –
einen gleichen Ursprung, die gleiche Zolltarifnummer oder die gleiche Zollpräferenz.
In diesem Fall füllen Sie EINE Position aus wie oben angegeben, wechseln Sie dann in die
Listenansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gerade befüllte Position.
Wählen Sie „kopieren“. Selektieren Sie nun einen oder mehrere Zeilen, die die gleichen
Werte haben.
Klicken Sie nochmals auf eine ausgewählte Zeile mit der rechten Maustaste und wählen Sie
„Einfügen“. Im nun folgenden Dialog wählen Sie nun noch die Felder, die von der Quelle
übernommen werden sollen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 32 von 69
Nach dem auswählen der Felder, die von der Quelle kopiert werden sollen, auf „Einfügen“
klicken.
Nach dem Bestätigen mit „OK“ ist der Kopiervorgang abgeschlossen.
Damit eine Position rechtsgültig abgegeben werden kann, müssen mindestens die Felder
Ursprung und Präferenz ausgefüllt sein.
Präferenzen bzw. Präferenzzonen können wie folgt erklärt werden:
(Die Länderzone „CE“ darf ab dem Jahr 2015 nicht mehr als Ursprungsland (ausgenommen Zone
„M“) angegeben werden)
Zone 'A' kann angegeben werden, wenn die Waren im Sinne der Ursprungsregeln in der
Europäischen Union hergestellt wurden.
Auf die Angabe von Syrien (SY) wird verzichtet, da zunehmend die Toleranzregel bei der
Präferenzermittlung herangezogen wird und das Syrienabkommen diese nicht zulässt. Auf die
Angabe von San Marino (SM) wird ebenfalls verzichtet.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 33 von 69
Die Zone 'A' gilt für alle Abkommensstaaten wie folgt:
AD AL APS BA CA CAF CAM CH CI CM CL CO DZ EG GE ESA FO GH GE IL IS
JO KR LB LI MA MAR MD ME MK MX NO PE PS SADC TN TR UA ÜLG WPS XC
XK XL XS(RS)
Zone 'B' gilt für dieselben Länder wie Zone A, jedoch nur mit gegenseitigen
Präferenzabkommen. Dies sind im Einzelnen:
AL BA CA CAF CAM CH CI CL CM CO DZ EG ESA FO GE IL IS JO KR LB LI MA
MD ME MK MX NO PE PS SADC TN WPS XC XK(ab Inkrafttreten) XL XS(RS)
Zone 'K' gilt ausschließlich für die Republik Korea (Südkorea):
KR
Zone 'M' für die Kumulierung in der EURO MED:
CE CH EG FO IL IS JO LI MA NO TN TR
Im Falle der Kumulierung durch die Angabe der Präferenz 'M' sind die Länder mit den
gültigen ISO-Alpha-2-Codes anzugeben, mit denen kumuliert wurde.
Zone 'C' verschlüsselt die Angabe:
Keine Präferenzberechtigung
Als Ursprungsland kann jeweils nur ein gültiger ISO-Alpha-2-Code Ländercode angegeben
werden.
Wenn im Falle einer Präferenz der Europäischen Union/Europäischen Gemeinschaft
das Ursprungsland nicht eindeutig ist, so soll das Land angegeben werden welches der
Hauptlieferant des Artikels angibt, soweit dieser seinen Sitz in der Europäischen
Union/Europäischen Gemeinschaft hat.
Diese die Eingabe mit „Speichern“ sichern.
Mit dem Button „Abgeben“ werden alle aufgeführten Positionen bestätigt.
In dem Fenster „Eingabe“ muss ein Kommentar eingetragen werden bzw. kann der Vorgang
abgebrochen werden. Danach bitte noch das Austelldatum auswählen
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 34 von 69
Falls bei der Selbstbestätigung nicht alle Felder ausgefüllt sind erscheint folgende
Fehlermeldung als Hinweis:
Diese bitte mit „Schließen“ beenden.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Lieferantenerklärung trotz der ggf. fehlenden Daten zu
bestätigen bzw. den Vorgang abzubrechen und die fehlenden Daten einzutragen.
Bei Abgabe der Lieferantenerklärung öffnet sich ein Fenster mit der Bestätigung, dass die
Lieferantenerklärung erfolgreich abgegeben wurde.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 35 von 69
Daraufhin ändert sich der Status auf „42“ – Abgegeben : Selbstabgabe und im
Kommentarfeld erscheint die Meldung „Abgegeben durch Mandanten“.
Beim Drucken einer selbstbetätigten Lieferantenerklärung wird auf dieser „Durch Mandanten
abgegeben“ als Wasserzeichen mit angedruckt um nachweisen zu können, dass die
Bestätigung im System nicht durch den Lieferanten erfolgt ist.
Wenn eine Langzeitlieferantenerklärung selbst abgegeben wird, kommt das folgende
Hinweisfenster. Hier kann entschieden werden ob auch der Rückwirkende Teil mit
abgegeben werden soll.
Es besteht außerdem die Möglichkeit auch nur einzelne Artikel selbst zu bestätigen.
Hierzu bitte auf „Selbstabgabe“ gehen und nur die Artikel markieren, die selbstbestätigt
werden sollen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 36 von 69
Hierauf erscheint die Meldung (wenn die LLE nicht vollständig ausgefüllt wurde), ob diese
trotzdem abgegeben werden soll und ob Sie diese teilen wollen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 37 von 69
Daraufhin wird gefragt ob die nichtabgegebenen Artikel weiterhin für eine spätere
Bearbeitung zur Verfügung stehen sollen.
Sollen diese für eine weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen, bitte mit „JA“ bestätigen.
Bei „Nein“ werden diese geschlossen und können nicht mehr bearbeitet bzw. bestätigt
werden.
5.5 Anhängen einer PDF –Datei bei Selbstabgabe
Hierzu muss die jeweilige Lieferantenerklärung selbst abgeben werden.
Über den Button „PDF hinzufügen“ kann die jeweilige LLE, die man z.B. per Post erhalten
hat, als PDF angehängt werden (max. 16 MB)
Um die hinzugefügte PDF ansehen zu können, bitte in der Übersicht – die jeweilige LE mit
PDF Anhang aussuchen/selektieren und dann auf „PDF anzeigen“ gehen.
Das Hinzufügen einer LLE als PDF ist auch nach der Selbstbestätigung möglich. Hierzu eine
selbstbestätigte LLE auswählen, in die Einzelansicht wechseln, und auf „PDF hinzufügen“
gehen.
6 Widerruf von abgegebenen LLEs
Es kann entweder die gesamte LLE widerrufen werden oder auch nur einzelne Artikel.
Widerrufene LLEs können ab dem Tag des Widerrufs erneut angefordert werden.
Hierzu bitte bei der manuellen Anforderung in dem Feld „von“ das Widerrufsdatum eingeben.
Wurden nur einzelne Artikel, und nicht die gesamte LLE widerrufen, so werden auch nur die
widerrufenen Artikel erneut angefordert.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 38 von 69
6.1 Widerruf einer vollständigen LLE im Kundenportal
Hierzu die jeweilige LLE in der Übersicht markieren und auf „Selbstwiderruf“ gehen.
Bitte noch einen Grund für den Widerruf angeben und das Datum wählen, ab wann die LLE
widerrufen werden soll. Daraufhin erhalten Sie die folgende Meldung.
Eine vollständig widerrufene LLE wird mit dem Status „55“ angezeigt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 39 von 69
6.2 Widerruf einzelner Artikel
Wenn nur einzelne Artikel widerrufen werden sollen, bitte die jeweilige LLE auswählen und
auf „Artikel“ gehen.
Hier bitte den, bzw. die Artikel, die widerrufen werden sollen markieren, und auf
„Selbstwiderruf“ gehen.
Bitte noch einen Grund für den Widerruf angeben und das Datum auswählen, ab wann die
LLE widerrufen werden soll.
Daraufhin erhalten Sie die folgende Meldung.
Die widerrufenen Artikel werden in der Einzelansicht /Artikelübersicht mit dem Status „55“,
in der Übersicht wird diese LLE mit Status „52“ angezeigt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 40 von 69
7 Anfordern von widerrufenen LLEs
Wird eine Langzeitlieferantenerklärung widerrufen, (Lieferantenseitig oder Selbstwiderruf),
so kann diese über „LE anfordern – Anfordern widerrufene Positionen“ erneut angefordert
werden.
Hierzu muss bei der erneuten Anforderung darauf geachtet werden, den Gültigkeitszeitraum
anzupassen (hier: z.B. soll die neue Anforderung vom 01.10.2015 bis zum 31.12.2015
erfolgen).
In der Übersicht kann Ausgewählt werden, für Welchen Lieferanten die Artikel noch einmal
angefordert werden sollen:
Über den Menüpunkt „Anfordern widerufenePositionen“ werden alle widerufene Artikel des
jeweiligen Lieferanten erneut angefordert.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 41 von 69
Es ist auch möglich nur einzelne widerufene Artikel anzufordern. Hierzu auf „Artikel“
gehen und den oder die entsprechenden Artikel auswählen und die Auswahl mit „Anfordern
widerrufene Artikel bestätigen.
Die neu Angeforderten Artikel erscheinen in der Übersicht erneut mit dem Status „11“ und
haben eine Laufzeit ab dem Tag des Widerrufs.
8 Stornierung von Lieferantenerklärungen
Lieferantenerklärungen die noch nicht abgegeben wurden können auch storniert werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 42 von 69
Für die Stornierung muss zwingend ein Kommentar angegeben werden. Optional kann auch
eine PDF angehängt werden (z.B. eine schriftliche Absage).
Diese stornierten Lieferantenerklärungen erhalten den Status 49, vom Lieferanten
zurückgewiesene LLEs den Status 39.
Stornierte und zurückgewiesene Lieferantenerklärungen können ganz oder teilweise
widerrufen und im Anschluss neu angefordert werden.
9 Erinnerung an Ablaufende LLEs
Man kann sich an auslaufende LLEs erinnern lassen.
Hierzu unter „Optionen-Einstellungen-Le-Einstellungen gehen
Man hat hier zwei Möglichkeiten, sich an zukünftig ablaufende LLEs erinnern zu lasse:
1: Über ein Informationsfenster bei der Anmeldung.
Hierzu den Hacken bei „Beim Programmstart über abgelaufene LLE informieren“ gehen.
Dann bitte eintragen, wie viele Tage vor Ablauf der LLE man erinnert werden will
Und dann noch den Punkt bei „Informationsfenster öffnen“ setzen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 43 von 69
Bei Programmstart wird Ihnen, wenn in dem eingegebenen Zeitfenster LLEs ablaufen, ein
Hinweistext angezeigt. Hier kann man sich die jeweiligen LLEs anzeigen lassen, die
auslaufen werden.
2. Per E-Mail benachrichtigen lassen:
Wenn eine Benachrichtigung über die auslaufenden LLEs per Mail gewünscht wird, bitte den
Punkt bei „E-Mail versenden“ setzen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 44 von 69
Bei jeder Anmeldung wird eine Mail (wenn LLEs in dem angegebenen Zeitraum auslaufen)
mit den auslaufenden LLEs verschickt (Beispiel siehe unten).
10 Ein/Ausblenden der Felder „Militär-Pos.“, „Dual-Use-
Pos.“, “ECCN“ und „US-Anteil“
Die Felder „Militär-Pos.“, Dual-Use-Pos.“ Und US-Anteil in %“ werden nicht
automatisch angezeigt. Wenn diese benötigt werden, können sie jederzeit aktiviert
werden. Hierzu bitte unter „Optionen-Einstellungen-Le-Einstellungen“
Hier bitte den Hacken bei „Export-Kontrollfelder einschließen“ setzen.
Sind diese Felder aktiviert, erscheinen diese auch bei den Lieferanten und können
entsprechend ausgefüllt werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 45 von 69
Ist dieser Hacken gesetzt, werden die Felder in der „Artikel Einzelansicht“ angezeigt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 46 von 69
11 Vormerkung von LLEs
Wenn Langzeitlieferantenerklärungen im Voraus angefordert werden, und diese vom
Lieferanten im Vorfeld bestätigt werden, werden diese mit Status „26 – Vorgemerkt“ bzw.
mit Status „25-Vorgemerkt nicht alle Positionen“ (wenn nicht alle Positionen bestätigt
wurden) im Portal angezeigt.
Diese werden dann zum Zeitpunkt des Anforderungstermins automatisch abgegeben /
bestätigt, um den kompletten Anforderungszeitraum zu bestätigen.
Diese LLEs sind auch erst ab dem Tag der Abgebe (Anforderungsbeginn) offiziell gültig und
werden bis zum 01.01 auch in der Druckansicht als noch nicht bestätigt gekennzeichnet.
12 Notizen für Lieferantenerklärungen
Lieferantenerklärungen können mit einer Notiz versehen werden, welche unabhängig von
dem Status der Lieferantenerklärung angelegt, geändert oder gelöscht werden kann. Diese
Notiz ist nur kundenseitig sichtbar, also nicht von Lieferanten einsehbar und wird auch nicht
auf der Lieferantenerklärung abgebildet oder beim Datenexport berücksichtigt.
Ob eine Notiz angelegt wurde, wird mit „Ja“ in der Spalte Notizen angezeigt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 47 von 69
Um sich diese anzeigen zu lassen, einfach erneut auf den Button „Notizen“ gegen.
13 Suchen und löschen verwaister Stammdaten
Unter dem Menüpunkt „Daten“ – „Fehlende Verknüpfungen“ kann ab sofort nach den
folgenden, verwaisten Einträgen, gesucht und diese auch gelöscht werden.
13.1.1 Lieferanten ohne Artikel
In diesem Menüpunkt werden alle Lieferanten angezeigt, denen kein Artikel zugewiesen
wurde. Diese können, wenn erwünscht, über den Button „Löschen“ aus dem Portal gelöscht
werden.
13.1.2 Artikel ohne Lieferanten
Hier werden alle Artikel aufgelistet, denen kein Lieferant zugeordnet wurde. Auch hier
besteht die Möglichkeit die „überzähligen“ Artikel aus dem Portal zu löschen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 48 von 69
13.1.3 Löschen von LLEs – Lieferantenseitig
Ab sofort ist es für Lieferanten nicht mehr möglich, angeforderte LLEs zu löschen. Hierzu
steht die Funktion „Zurückweisen“ zur Verfügung. Löschen ist für Lieferanten nur noch
möglich, wenn die Lieferantenerklärung zuvor mandantenseitig gelöscht wurde (Status 37)
14 Korrespondenzmodul
Das Korrespondenzmodul erlaubt Ihnen, die eingepflegten Adressen per Email mit einer
Serienbrieffunktion anzuschreiben.
Das Korrespondenzmodul besteht in der Pflege sogenannter Textbausteine und dem
verschicken derselben als Mahnungstext, Erstanforderungstext oder sonstigem Text.
Über Korrespondenz->Textbausteine können Sie sich die vorinstallierten Textbausteine
ansehen, diese ändern und ggf. neue Textbausteine entwerfen. Jeder Textbaustein hat eine
Kategorie
Kategorie Bedeutung
A Textbaustein steht beim Anfordern von LLEs zur Auswahl
M Textbaustein steht beim Mahnen von LLEs zur Auswahl
K Textbaustein steht nur beim Anschreiben der Adressen mit
Hilfe des Korrespondenzmoduls zur Auswahl
Beachten Sie, dass das Laden des Editors für Textbausteine beim ersten Laden momentan
noch sehr lange dauert (ca. 2-6 Minuten).
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 49 von 69
Die von Ihnen gepflegten Textbausteine stehen dann beim Anfordern von LLEs und beim
Anfordern bzw. je nach Kategorie beim Anmahnen zur Auswahl. Um ohne Bezug auf eine
LLE Texte zu verschicken, wählen Sie im Menu Korrespondenz den Punkt „Korrespondenz“,
wählen Sie danach einen oder mehrere Kontaktadressen in der Listenauswahl aus, wählen Sie
einen Textbaustein und klicken Sie auf „Senden“.
Sowohl im Textkörper als auch im Betreff eines Textbausteins können Sie bestimmte
Platzhalter verwenden, die dann beim Anschreiben einer Adresse dementsprechend ersetzt
werden. Achten Sie bei den Platzhaltern auf Groß- und Kleinschreibung!
Beispiel:
Sehr geehrter #APName#
Bitte vergessen Sie nicht, die LLE der Firma #APFirma# bis zum
#AktuellesDatum#+00 auszufüllen.
Ihre Zugangsdaten lauten wie folgt:
Login: #APLogin#
Passwort: #APPasswort#
Mit freundlichem Gruß
#Absendername#
#Absenderfirma#
Innerhalb Ihres Textbausteins können Sie die folgenden Platzhalter verwenden, die dann beim
Versand dementsprechend ersetzt werden
14.1 PDF Anhang bei Korrespondenz
Es möglich, an einen Korrespondenztext eine PDF Datei anzuhängen.
Hierzu bitte auf den Menüpunkt „Korrespondenz – Korrespondenz“ gehen und den Button
„Dateianhänge“ betätigen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 50 von 69
Unter „Neu“ kann nun ein neuer Anhang importiert werden, der einem Anschreiben beigefügt
werden soll.
Sollte der entsprechende Anhang bereits gespeichert/importiert worden sein, so bitte den
entsprechenden Textbaustein und den jeweiligen Dateianhang auswählen.
Nach dem Import kann diese Datei über das Korrespondenz Modul einem Anschreiben
beigefügt werden.
Hier kann ggf. noch die Betreffzeile des Anschreibens geändert werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 51 von 69
Über den Menüpunkt „Korrespondenz - Gesendete Korrespondenzen – Dateianhänge“ erhält
man eine Übersicht, welche Dateianhänge bereits im Portal gespeichert wurden.
14.2 Protokollierung der Korrespondenz
Die verschickten Korrespondenztexte, werden für die Nachvollziehbarkeit gespeichert und
können unter dem Menüpunkt „Korrespondenz – Gesendete Korrespondenzen – Überblick“
eingesehen werden.
Über den Menüpunkt „Adressaten“ kann man im Detail einsehen, an welche Lieferanten das
Anschreiben verschickt wurde. Hierbei besteht auch wieder die Möglichkeit, für jeden
Lieferanten, einen einzelnen Kommentar anzulegen, etwa um Antworten des
Korrespondenzpartners dokumentieren zu können.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 52 von 69
Hier kann unter dem Menüpunkt „Kommentar“ das Anschreiben außerdem mit einem
Kommentar versehen werden.
15 Jahresauswahl bei der Anmeldung
Ab sofort ist es möglich über einen Zugang mehrere Anforderungsjahre zu verwalten. Zur
erstmaligen Aktivierung dieser Funktion ist eine Freischaltung durch den GTC-Support
erforderlich.
15.1 Feste Hinterlegung des Anforderungsjahres
Das aktuelle Jahr, das verwendet wird, wird im Portal wie folgt angezeigt:
Wenn Sie ein neues Jahr hinterlegen wollen, das bei der Anmeldung voreingestellt erscheint,
bitte wie folgt vorgehen:
Den Menüpunkt „Optionen – Einstellungen - LE-Einstellung“ auswählen und das
entsprechende Jahr auswählen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 53 von 69
Die Einstellung wird mit der nächsten Anmeldung im Portal übernommen.
Das geänderte /aktuelle Jahr wird dann entsprechend angezeigt:
Wenn Sie das Jahr wechseln (z.B. vom Jahr 2015 auf das neue Jahr 2016), so stehen ihnen die
Stammdaten (Lieferanten, Artikel, Verknüpfungen, Anschreibe- und Mahntexte) aus dem
Vorjahr im neuen Jahr nicht mehr zur Verfügung und müssen neu importiert werden.
Zusätzliche Daten können jederzeit über das Import Modul hinzugefügt/ergänzt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Anschreibe- und Mahntexte auf das entsprechende Jahr
geändert werden müssen oder neu angelegt werden.
15.2 Wechsel des Anforderungsjahres im Portal
Wenn Sie sich im Portal die Daten eines anderen Jahr anzeigen lassen wollen, ohne dass
dieses als festes Anmeldejahr hinterlegt werden soll, bitte folgendermaßen vorgehen:
Unter „Optionen- Bearbeitungsjahr wechseln“ kann das entsprechende Jahr ausgewählt
werden, von dem die Daten angezeigt werden sollen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 54 von 69
Danach werden die LLE Daten des entsprechenden Jahrs angezeigt.
Diese Einstellungen werden jedoch nicht gespeichert /übernommen!
16 Auswertungsbericht der Langzeitlieferantenerklärungen
Ab sofort ist es möglich, sich eine Auswertung über die im Langzeitlieferantenportal
befindlichen Daten, zumailen zu lassen.
Hierzu bitte in der „Lieferantenerklärungen-Übersicht“ auf den Button „Auswertung“ gehen.
Das Ergebnis der Auswertung wird Ihnen dann per Mail (an die im Firmenprofil hinterlegte
Mailadresse) geschickt. Dies kann je nach Datenmenge eine Gewisse Zeit in Anspruch
nehmen.
Die Auswertung erhalten Sie per Mail als PDF Datei und enthält folgende Angaben:
Beispiel Auswertung PDF :
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 55 von 69
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 56 von 69
17 Optionen
17.1 Firmenprofil
Unter dem Menüpunkt „Optionen – Firmenprofil -“ können Sie unter Korrektur Ihr
Firmenprofil, welches bei der ersten Anmeldung auszufüllen ist, jederzeit bearbeiten, falls
sich hier Änderungen ergeben.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 57 von 69
17.2 Firmenlogo hochladen – Anzeige bei Lieferanten
Unter dem Menüpunkt „Optionen / Einstellungen“ haben Sie die Möglichkeit Ihr Firmenlogo hochzuladen. Dieses wird dann lieferantenseitig angezeigt
Im folgendem Fenster können Sie die Bilddatei importieren, ändern oder löschen.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 58 von 69
Nach dem Hochladen wird das Logo entsprechend angezeigt:
Für den Import des Logos muss dieses in einem der folgenden Formate zur Verfügung stehen: PNG; JPG oder GIF
Größe des Logos: Maximal 64 KB Ansicht des Logos beim Lieferanten:
17.3 Lieferstellen
Wenn Sie verschiedene Adressen für die Anlieferung Ihre Artikel haben, dann können diese
nun unter dem Menüpunkt Optionen -> Lieferstellen erfasst werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 59 von 69
Das Land der jeweiligen Lieferstelle lässt sich mit einem Klick auf „F4“ aus einer Länderliste
auswählen. Hier kann nach dem ISO-Code bzw. nach dem Land gesucht werden. der
entsprechende ISO-Code nicht bekannt ist.
Das gewünschte Land kann jedoch auch manuell mit dem entsprechenden Länderkürzel (wie
z.B. DE) eingetragen werden.
Die angelegten Lieferstellen werden zusätzlich in den Langzeit-Lieferantenerklärungen
angezeigt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 60 von 69
Alle eingetragenen Lieferstellen werden im Anhang der Langzeit-Lieferantenerklärung
aufgelistet (in der Regel auf Seite 2)
17.4 Einstellungen
17.4.1 SMTP-Einstellungen
Sollten die E-Mails mit den Anforderungen bzw. Mahnungen bei Ihren Lieferanten als Spam
behandelt werden, so besteht die Möglichkeit unter dem Menüpunkt
„Optionen“ –„ Einstellungen-SMTP-Einstellungen“ -, die SMTP- Einstellungen
vorzunehmen, um zu verhindern das die E-Mails als Spam behandelt werden.
Wenn Sie hier keine Einstellungen vornehmen, werden die E-Mails weiterhin über das
GTC-Portal verschickt.
Wenn der Hacken bei „Emails vom eigenen Email-Server verschicken“ gesetzt wird, werden
die Mails über den eigenen Email-Server verschickt.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 61 von 69
Hierzu sind die Felder „SMTP-Server-Name oder IP-Adresse“, „SMTP-Benutzername“ und
„SMTP-Passwort zwingend auszufüllen. In dem Feld “Gesicherte SMTP-Übertragung“ ist
auszuwählen, ob die Übertragung gesichert erfolgen soll. Hierfür stehen die Protokolle TLS
(Transport Layer Security) und SSL (Secure Sockets Layer) zur Verfügung. Aus
Datenschutzgründen wird empfohlen, eine gesicherte Übertragung zu verwenden.
Die Einstellungen können jederzeit über „Korrektur“ geändert bzw. über den Button
„Löschen“ gelöscht werden. Über den Button „Testen“ haben Sie die Möglichkeit Ihre
Einstellungen zu testen, um die Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen.
Hinweis:
Für die gewünschte Übertragungsart wird automatisch der Standard-Port gesetzt (z.B. 465 bei
SSL). Sollte Ihr Mailserver abweichende Ports verwenden, wenden Sie sich bitte an die Fa.
Zollsap.
Bitte wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung um die jeweiligen Einstellungen zu erfahren.
17.4.2 Bestätigungsmail
Unter dem Punkt „Optionen – Einstellungen-Bestätigungsmail“ öffnet sich das folgende
Fenster:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 62 von 69
Hier haben Sie die Möglichkeit auszuwählen ob Sie automatisch eine Bestätigungsmail
erhalten wollen, wenn der Lieferant die LLE abgegeben hat.
Auch kann ausgewählt werden, ob der Lieferant bei der Abgabe der LLE einen zusätzlichen
„Danke-Text“ erhalten soll, dass er die LLE abgegeben hat. Hierzu bitte auf „Textbaustein
anlegen“ klicken. Daraufhin öffnet sich der Textbausteineditor. Hier kann der entsprechenden
Text eintragen werden, der nach der Abgabe der LLE in dem Bestätigungsfenster des
Lieferanten erscheinen soll.
Der Text kann jederzeit geändert bzw. über den Button „Löschen“ gelöscht werden.
17.4.3 Datenaktualisierung
Damit Daten, welche Lieferanten über das Langzeit-Lieferanten-Portal in ihren
Firmenprofilen ändern, automatisiert in das Kundenportal übernommen werden, muss unter
dem Menüpunkt Optionen -> Einstellungen -> Datenbankaktualisierung die Funktion
„Lieferantenstammdaten automatisch aktualisieren“ aktiviert werden.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 63 von 69
Dies lässt sich jedoch auch wie gewohnt manuell für ausgewählte Lieferanten in der Adressen
Stammliste mit der Funktion „Aus LE aktualisieren“ durchführen.
17.5 Passwort ändern
Unter dem Menüpunkt „Optionen – Passwort ändern“ besteht die Möglichkeit das aktuelle
Passwort zu ändern.
Hier bitte zuerst das aktuelle Passwort eingeben, danach das neue Passwort eingeben,
bestätigen und mit „Ändern“ bestätigen.
Hierauf erhalten Sie die Bestätigung, dass Ihr Passwort geändert wurde
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 64 von 69
17.6 Funktion „Passwort vergessen“
Auf der Startseite kann das Passwort erneut angefordert werden. Hierzu bitte auf den Button
„Passwort vergessen?“ gehen.
Bitte in dem folgendem Fenster Ihre E-Mail Adresse und Ihren Benutzernamen eintragen, den
Bestätigungscode (hier 3311) eingeben und auf „Anfordern“ gehen. Das Passwort wird Ihnen
dann von uns per Mail zugeschickt.
18 Admin Rechte für das Verwalten von Benutzerkonten
Unter dem Menüpunkt „Admin-Benutzerkonten“ können die Zugangsrechte für weitere
Benutzer des Portals verwaltet / eingestellt werden (wie z.B. „read-only1“).
Diese Funktion steht nur im Vorfeld definierten Nutzern zur Verfügung.
1 Read-only = Nur Lesen (kein bearbeiten der Datensätze möglich)
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 65 von 69
Hierzu bitte das entsprechende „Benutzerkonto auswählen (hier z.B. bjoern_ro) und mit
„Benutzerkonto wechseln“ bestätigen.
19 Fehlerbehandlung
19.1 Allgemeine Fehlerbehandlung
Wenn es zu einem Programmfehler kommen sollte, gibt das Programm normalerweise eine
Fehlermeldung aus. Gleichzeitig wird eine Fehlerbeschreibung in die Zwischenablage des
Systems kopiert. Wenn Sie technische Unterstützung anfordern möchten, so schreiben Sie
eine Mail an [email protected] und fügen die Fehlerbeschreibung mit Strg+V in den Mailtext
ein.
Bitte beachten:
Meist ist das Problem behoben, wenn der JAVA Cache gelöscht wird (siehe
Punkt 19.2.3) und der Browser Verlauf gelöscht wird (Strg+Umschalt+Entf)
19.2 Bekannte Fehler
19.2.1 Rotes Kreuz statt der Loginmaske
Wenn Sie nur ein rotes Kreuz sehen statt der Loginmaske sehen, so haben Sie
kein Java installiert
eine unzureichende Java Version. Benötigt wird mindestens Version 8.x
Ihren Browser ist so eingestellt, dass sie keine signierten Applets laden können.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 66 von 69
In den ersten beiden Fällen gehen Sie nach http://www.java.com und folgen Sie dort den
Anweisungen einer Installation.
Im dritten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre IT-Abteilung.
19.2.2 Meldung „keine Verbindung zum Server“
Wenn wiederholt die Meldung kommt „keine Verbindung zum Server“
So hat dies einen der folgenden Gründe:
der Zollcon Server wird gerade gewartet
Sie sind nicht mit dem Internet verbunden
Sie sind mit dem Internet verbunden, doch Ihre lokale Soft- oder Hardware-Firewall
lässt die Verbindung zum Zollcon-Server nicht zu. Wenn Sie in einer Firma einen
Proxy verwenden, so muss dieser so konfiguriert sein, dass er signierte Applets nach
draußen kommunizieren lässt.
Wenn das Programm bei größeren Datenverarbeitungen oder beim Drucken abstürzt
so liegt dies – falls Sie sehr viele Daten exportieren wollen oder sehr viele, sehr große
Lieferantenerklärungen ausdrucken wollen – am physikalischen Speicher, den Sie an Ihrem
Rechner für das Ausführen von Java-Programmen reserviert haben. Bitte wie folgt vorgehen:
Ihren physikalischen Speicher können Sie wie folgt erhöhen:
Der erste Schritt um den für GTC zu Verfügung stehenden JAVA Speicher zu ändern ist der
Aufruf der JAVA Konsole (Unter Windows kann diese über die Systemsteuerung - Java Plug-
in aufgerufen werden.)
Dann klicken Sie bitte das Register "Java" an, danach "View" oder "Ansicht“ im Abschnitt
"Java Applet Runtime Settings". Danach geben Sie bitte in den Abschnitt JAVA Runtime
Parameters in der Zeile ihrer verwendeten Java Version 1.7.x folgendes ein:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 67 von 69
-Xms128m –Xmx1024m (d.h. bis zu 1024 Megabytes werden vom JAVA Speicher für GTC
zur Verfügung gestellt)
Je nachdem, wie viele Daten Sie haben und wieviel Speicher der Rechner hat, an dem Sie
arbeiten, sollten sie hier einen Wert verwenden zwischen Xmx256m und Xmx1024m.
19.2.3 Löschen des JAVA Cache:
Hierzu bitte in der Systemsteuerung die „JAVA“ Konsole öffnen:
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 68 von 69
Hierauf erscheint folgendes Fenster:
Hier bitte auf Einstellungen gehen und im nächsten Fenster unter „Dateien löschen“ den Java
Cache löschen.
Bitte auch den Hacken bei „Temporäre Dateien auf Rechner behalten“ entfernen, falls dieser
gesetzt ist.
Handbuch Release Version 3.6 / August 2017 Seite 69 von 69