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Handbuch
Mitarbeiterportal
- Abrechnungslisten (Verdienstabrechnungen, SV-
Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen)
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge (Beantragung und
Genehmigung)
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 2
Inhalt
1. Anmeldung/ Registrierung im Portal 3
2. Verdienstabrechnung/ Sozialversicherung/Lohnsteuer-
Bescheinigung 4
3. Drucken und Speichern von Dokumenten 5
4. Neuen Abwesenheitsantrag erfassen 7
5. Meine Anträge anzeigen 7
6. Antrag stornieren 10
7. Abwesenheitsübersicht 12
8. Maileingang 13
9. Abwesenheiten genehmigen (Vorgesetzte) 15
9.1. Im Portal 15
9.2. Per Mail 18
10. Vertretung für das Genehmigungsverfahren einrichten20
10.1 Neue Vertretung erstellen 21
10.2 Meine Vertretungen anzeigen 22
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 3
1 Anmeldung im Mitarbeiter-Portal
Loggen Sie sich bitte mit Ihren Windows-Benutzernamen und Passwort ein:
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 4
2 Verdienstabrechnung / Sozialversicherungsmeldung/
Lohnsteuerbescheinigung
Anschließend können Sie die Übersicht der für Sie hinterlegten Dokumente öffnen:
Um Ihre Verdienstabrechnung einzusehen, gehen Sie mit der Maus auf „Dokumente“,
anschließend sehen Sie eine Übersicht der hinterlegten Dokumentenarten. Wählen Sie den
Punkt „Verdienstabrechnung“.
Sie sehen dann einen Menü-Baum, der Ihre Abrechnungen pro Monat, inklusive eventueller
Rückrechnungen, darstellt. Mit einem Doppelklick können Sie die Abrechnung eines
Monates auswählen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 5
Falls Sie für einen Monat eine Rückrechnung erhalten haben, finden Sie diese im
rückgerechneten Monat.
Auch Sozialversicherungsmeldungen (unter SV-Belege) und (am Jahresanfang)
Lohnsteuerbescheinigungen für das Vorjahr stellen wir künftig über das Portal für Sie zur
Verfügung.
3 Drucken und Speichern von Dokumenten Die abgelegten Verdienstabrechnungen können Sie jederzeit, auch von extern einsehen,
speichern oder bei Bedarf ausdrucken. Aus Umweltschutzgründen sollten Sie das
Ausdrucken jeder Abrechnung bitte überdenken. Falls Sie auf unseren Zentraldruckern
ausdrucken, rufen Sie die Verdienstabrechnungen bitte in einem separaten Drucklauf auf
und drucken Sie die Abrechnung zeitnah aus.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 6
Datensicherheit
Falls Sie sich für mehr als 10 Minuten nicht im Portal bewegen, werden Sie aus
Sicherheitsgründen vom System abgemeldet. Sie müssen sich erneut mit Ihrem Windows-
Passwort anmelden. Aus Datensicherheitsgründen wird zudem eine 30-minütige Sperre
gesetzt, falls mehr als 5 Log-In-Versuche mit einem falschen Passwort erfolgen.
Information über neue Dokumente
Nach dem Erstellen jeder Monatsabrechnung erhalten Sie eine kurze Mail mit dem Hinweis,
dass die neuen Abrechnungen in das Portal eingestellt wurden.
Ebenso informieren wir Sie einmal jährlich nach dem Erstellen der
Sozialversicherungsmeldungen und Jahreslohnsteuerbescheinigungen per Mail.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 7
Hinweis: Die folgende Dokumentation zur Erfassung und Genehmigung von Abwesenheitsanträgen gilt nicht für
Beschäftigte, die als Aushilfen beschäftigt werden!
4 Neuen Abwesenheitsantrag erfassen
Auf der Startseite gelangen Sie über den Menüpunkt „Abwesenheiten“ in die einzelnen
Untermenüs.
Über den Menüpunkt „Neuen Antrag erfassen“ können Sie einen neuen Abwesenheitsantrag
erfassen.
Bitte wählen Sie die entsprechende Abwesenheitsart (z.B. Urlaub halber Tag, Urlaub,
Sonderurlaub, …) und geben Sie die Daten „Abwesenheit von“ und „Abwesenheit bis“ ein.
Über den Button können Sie das Datum im Kalender auswählen. In dem Feld
„Vertretung/ Grund Sonderurlaub“ tragen Sie ein, wer Sie während Ihrer Abwesenheit vertritt.
Bitte beachten Sie bei der Beantragung von Sonderurlaub § 14.1 des Rahmenvertrages. Sie
gelangen nach dem Speichern in die Übersicht Ihrer Urlaubsanträge.
Wichtig : Der Abwesenheitsantrag ist damit noch nicht im Genehmigungsverfahren.
Wenn Sie den Button „Genehmigen lassen“ wählen, wird der Abwesenheitsantrag
gespeichert und direkt unterschrieben. In diesem Fall entfällt das Unterschreiben im
nächsten Schritt.
5 Meine Anträge anzeigen
In die Übersicht Ihrer Urlaubs- und Abwesenheitsanträge gelangen Sie auf der Startseite
über den Menüpunkt Urlaubsanträge – Meine Anträge anzeigen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 8
In der Übersicht werden Ihr Name, Ihre Personalnummer und Ihre Hauptkostenstelle
angezeigt. Des Weiteren sehen Sie oben rechts den Urlaubsanspruch für das aktuelle Jahr,
den Resturlaub aus dem Vorjahr, den aktuell genommenen Urlaub und den daraus
resultierenden Resturlaub.
In der Übersicht werden Ihnen alle Abwesenheitsanträge mit folgenden Informationen
angezeigt:
• Beginn
• Ende
• Tage
• Abwesenheitsart
• Status
• Storniert
In diesem Beispiel sehen Sie, dass der oben erfasste Urlaubsantrag den Status „angelegt“
besitzt. Angelegt bedeutet, dass Sie den Abwesenheitsantrag noch jederzeit bearbeiten
und/oder löschen können. Dazu klicken Sie bitte in der Übersicht auf den
Abwesenheitsantrag.
Klicken Sie nun auf den Button Antrag bearbeiten, gelangen Sie automatisch in den
Urlaubsantrag und können die Abwesenheitsart, das Datum und die Bemerkungen
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 9
bearbeiten. Klicken Sie auf Antrag löschen, wird der Abwesenheitsantrag komplett gelöscht.
Es erfolgt vor dem endgültigen Löschen folgende Sicherheitsabfrage:
Wenn Sie den Antrag genehmigen lassen, wird automatisch eine E-Mail an Ihre(n)
Vorgesetzte(n) zur Genehmigung gesendet. Nach dem Unterschreiben können Sie den
Antrag nicht mehr bearbeiten – lediglich komplett löschen. Wird der Abwesenheitsantrag von
Ihrer/Ihrem Vorgesetzten genehmigt, kann er nicht mehr gelöscht werden. Nach der
Genehmigung kann ein Abwesenheitsantrag nur noch storniert werden (vgl. Kapitel 6).
Wurde ein Abwesenheitsantrag von Ihrem Vorgesetzten abgelehnt, können Sie den Status
des Abwesenheitsantrages zurücksetzen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 10
Der Abwesenheitsantrag erhält nach dem „Status zurücksetzen“ den neuen Status
„angelegt“, sodass er wieder bearbeitet werden kann.
6 Antrag stornieren Sie können Ihren Urlaubsantrag, nachdem Ihr(e) Vorgesetzte(r) diesen genehmigt hat,
stornieren. Die Stornierung eines Urlaubsantrages erfolgt auf der Startseite über den
Menüpunkt Abwesenheiten - Antrag stornieren.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 11
Wenn Sie auf „Antrag stornieren“ klicken, gelangen sie in eine Übersicht, in der Ihre
genehmigten Urlaubsanträge angezeigt werden.
Klicken Sie dort auf den entsprechenden Urlaubsantrag und auf „Antrag stornieren“, müssen
Sie zunächst einen Stornierungsgrund angeben.
Klicken Sie auf Speichern, öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, bevor der Antrag tatsächlich
storniert wird.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 12
Möchten Sie den Antrag stornieren, klicken Sie bitte „Ja“. An Ihre(n) Vorgesetzte(n) wird
automatisch eine E-Mail gesendet. Diese/Dieser muss dann die Stornierung genehmigen
oder ablehnen.
7 Abwesenheitsübersicht
In der Übersicht Ihrer Abwesenheitsanträge können Sie sich über den Button „Kalender“ Ihre
Abwesenheiten im Kalender anzeigen lassen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 13
In der Abwesenheitsübersicht können Sie das Jahr, den gewünschten Monat sowie die
Abteilung der Anzeige auswählen. Klicken Sie anschließend auf „übernehmen“.
Standardmäßig wird der aktuelle Monat angezeigt.
Zu der Abwesenheit kann sich zudem noch der Kürzel „p“ = geplant, befinden.
Neben den Abwesenheitsarten, die beantragt werden können ist ersichtlich, welche
Abwesenheitsarten von der Personalabteilung zusätzlich im System erfasst wurden, z.B.
Mutterschutzzeiten, Krankzeiten etc.
8 Maileingang
Nach der Genehmigung des Abwesenheitsantrages erhalten Sie eine Mail zur Information.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 14
Wurde keine Genehmigung erteilt, erhalten Sie ebenfalls eine Mail, mit Begründung der
Ablehnung.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 15
9 Abwesenheiten genehmigen (Information für
Vorgesetzte)
9.1. im Portal
Klicken Sie bitte auf der Startseite bzw. im Menü unter „Genehmigung“ auf „Abwesenheits-
anträge“.
Es öffnet sich eine Übersicht der Mitarbeiter, die einen Abwesenheitsantrag gestellt haben.
Klicken Sie in dieser Übersicht auf den Mitarbeiter und anschließend auf „Anträge anzeigen“,
so werden Ihnen zu diesem Mitarbeiter alle Abwesenheitsanträge angezeigt.
Klicken Sie bitte auf den Abwesenheitsantrag. Es werden folgende Menüpunkte angezeigt:
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 16
Nun können Sie den Antrag genehmigen oder ablehnen. Über den Button „Kalender“ werden
Ihnen die Abwesenheiten „Ihrer“ Mitarbeiter in der Abwesenheitsübersicht dargestellt.
In der Abwesenheitsübersicht können Sie das Jahr, den gewünschten Monat sowie die
Abteilung der Anzeige auswählen. Klicken Sie anschließend auf „übernehmen“.
Standardmäßig wird der aktuelle Monat angezeigt.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 17
Wenn Sie einen Abwesenheitsantrag genehmigen oder ablehnen, wird automatisch eine E-
Mail an den entsprechenden Mitarbeiter generiert. Bei einer Ablehnung müssen Sie eine
Begründung angeben.
Über den Button „Bemerkung“ können Sie sich anzeigen lassen, wer als Vertreter für die Zeit
der Abwesenheit tätig werden soll.
Bei der Beantragung von Sonderurlaub können Sie zusätzlich die Begründung hierzu
ersehen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 18
9.2. Genehmigung per Mail
Bei der Erstellung eines Abwesenheitsantrages durch den Mitarbeiter wird automatisch eine
Genehmigungsmail an Sie als Vorgesetzte/n generiert. In dieser Mail können Sie den Antrag
direkt genehmigen oder ablehnen.
In der Mail werden Ihnen
- die Mitarbeiter-Nummer,
- der Name des Mitarbeiters
- die Kostenstelle des Mitarbeiters.
- die Daten zur Abwesenheit:
o Abwesenheit von / bis und Abwesenheitsart
- ggf. Bemerkung zum Abwesenheitsantrag angezeigt.
Über die Buttons „genehmigen“ und „ablehnen“ können Sie in der Mail direkt entscheiden, ob
Sie den Abwesenheitsantrag genehmigen oder ablehnen möchten.
Es öffnet sich automatisch Ihr Web-Browser mit dem Hinweis, dass der Abwesenheitsantrag
genehmigt bzw. abgelehnt wurde.
Genehmigung:
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 19
Ablehnung:
Bei einer Ablehnung müssen Sie zunächst im Web-Browser eine Begründung angeben und
anschließend nochmals die Ablehnung über den Button „Ablehnen“ bestätigen.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 20
10. Vertretung für das Genehmigungsverfahren einrichten
Sie können bei geplanten oder ungeplanten eigenen Abwesenheiten eine(n) Vertreter(in)
hinterlegen, die/der für einen definierten Zeitraum die Genehmigung der dann eingereichten
Anträge übernimmt. Damit diese(r) über die Vertretung in Kenntnis gesetzt wird, werden
auch hier Mail generiert.
Loggen Sie sich dafür im Mitarbeiterportal mit Ihrem Windows-Benutzernamen und Passwort
ein und wählen den Button „Vertretung“ und anschließend „Neue Vertretung erfassen“ aus.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 21
10.1 Neue Vertretung erstellen
Geben Sie zunächst nur den Nachnamen der Vertretung ein. Nach kurzer Wartezeit erhalten
eine Namensliste und können daraus die Vertretung auswählen. Das Auswählen aus der
Liste ist zwingend erforderlich, damit das System den Vertreter zweifelsfrei erkennt.
Anschließend geben Sie den Zeitraum ein und setzen beim Modul Urlaubsverwaltung einen
Haken. Bei Bedarf können Sie eine Bemerkung eintragen.
Nach dem Speichern gelangen Sie in die Übersicht der von Ihnen erfassten Vertretungen.
Wichtig : Die Vertretung ist damit noch nicht im Genehmigungsverfahren.
Handbuch Mitarbeiterportal, Stand 08.07.2016 Seite 22
10.2 Meine Vertretungen anzeigen
Sie können die Vertretung nun bearbeiten (Vertreter, Zeiträume, Bemerkungen), löschen,
unterschreiben oder kopieren.
Durch das Unterschreiben wird eine Mail an die Vertretung generiert, aus der hervorgeht, für
welchen Zeitraum die Vertretung stattfinden soll.
Nachdem die Vertretung den Button genehmigt angeklickt hat, erhalten Sie eine
entsprechende Bestätigungsmail.
Ebenso erhalten Sie eine Mail, wenn die Vertretung den Button „Abgelehnt“ angeklickt hat.
Zusätzlich erhalten Sie in diesem Fall eine Begründung der Ablehnung.