Handbuch zum Coupa Supplier Portal - airbus.com · Klicken Sie auf die Schaltfläche Improve your Profile (Profil verbessern), um auf den Bereich zuzugreifen, in dem Sie Ihre Unternehmensangaben

Click n’Paypowered by Click n’Buy

Handbuch zum Coupa Supplier Portal

Januar 2019

Click n’Pay-Projekt erläutern

Hauptfunktionen von Coupa-Software erläutern

Angeben, wo man weitere relevante Informationen und Unterstützung erhalten kann

Airbus-Kanal für die Kommunikation mit Lieferanten angeben

2

ZIELE

9 Unterstützung

3 Einrichtung von e-Invoicing

PROGRAMM

4 Bestellungen

0 Click n’Pay

2 Registrierung und Einrichtung

5 Rechnungen

1 Überblick über das Coupa Supplier Portal

7 Wichtige Anmerkungen

6 Admin

8 Anwendungsfälle

Coupa Supplier Portal

3

4

CLICK N’BUY – PROGRAMMSTRUKTUR

Click n’Buy

Mehr erfahren ...

Eine Lösung für

Ausschreibungen

und

Bestellungsvergabe

online

Click n’SourceAmazon-ähnliche

Lösung zum

Verwalten und

Validieren

von Anfragen und zum

Verwalten

von Bestellungen

Click n’Order

Mehr erfahren...

Einfache und

integrierte Annahme

und Verwaltung von

Lieferantenrechnungen

Click n’Pay

Eine integrierte End-to-End-Lösung

Die einzigartige End-to-End-Einkaufslösung für jeden, der

im Bereich allgemeiner Beschaffungs- und

Servicebestellungen tätig ist

https://communities.intra.corp/sites/Eprocsp

https://communities.intra.corp/sites/Eprocsp

Central

Entity

2017 2018 2019CNB-IMPLEMENTIERUNGS-ROADMAP

Jun 19

Clic

k n

’Ord

er

Clic

k n

’Pay

Central Entity

Apr. 19

Jun. 19

B-Prozess-Außerbetriebnahme

Okt. 19

2020

Mar. 20

Lieferantenaktivierung

Apr. 19

Okt. 19

Kann 19

Schrittweise Einführung

Schrittweise Einführung

Lösung für einfache und integrierte Annahmeund Verwaltung von

Lieferantenrechnungen(für indirekte P2P-

Abläufe)

ZIELE UND WICHTIGSTE ÄNDERUNGEN

Höhere Effizienz dank

Echtzeitsichtbarkeit

Geringeres Risiko später Zahlungen

VORTEILE FÜR

LIEFERANTEN

VORTEILE FÜR

AIRBUS

Erleichterte Zusammenarbeit

mit Lieferanten

Harmonisierte und

standardisierte Prozesse

Verbesserung von rechtzeitigen

Zahlungen

Papierlose Bestellungs-

und Rechnungsbearbeitung

Kürzere Durchlaufzeit und

geringere Arbeitslast

VORTEILE FÜR

BEIDE

Verwendung eines einzigen

Tools mit komplett digitalem

Ablauf von der Bestellung bis

zur Rechnungsstellung

6

Zahlungsinformationen in

CSP verfügbar

Benachrichtigungen

können per E-Mail

versendet werdenErstellung rechtskonformer

elektronischer

Rechnungen

Archivieren von

Rechnungen

CLICK N’PAY

Eine der am häufigsten gestellten Fragen von Lieferanten lautet: “Wann werde ich bezahlt?”

Auf diese Frage folgt ein langer Austausch zwischen Ihnen und Airbus.

Welche Rechnung meinen Sie?

Wann haben Sie sie geschickt?

In welcher Form haben Sie sie geschickt?

Ich habe sie noch nicht erhalten.

Ich habe sie gefunden, aber es fehlen darin Informationen, daher kann ich sie nicht zahlen.

......

Das ist für beide Seiten nicht nur frustrierend, sondern auch teuer!

Mit gehören solche Konversationen der Vergangenheit an.

7

CLICK N’PAY

Kurz gesagt: Coupa ...

... ermöglicht es Lieferanten, in ihrem Herkunftsland rechtskonforme elektronische Rechnungen zu erstellen.

Coupa überprüft und implementiert Rechnungen unter Berücksichtigung aller geltenden Gesetze und geht damit weit

über bloße steuerrechtliche Anforderungen hinaus.

... setzt alles daran, qualitativ hochwertige Daten zu liefern, und entnimmt strukturierte Daten direkt aus der Quelle, anstatt

andere Quellen zu nutzen (z.B. Dokumentscans)

Garantierte Zustellung von Rechnungen

Bessere Sichtbarkeit und geradlinigere Verarbeitung

Weniger Ausnahmefälle, weniger Hin und Her per Telefon/E-Mail, Möglichkeit rechtzeitiger Zahlungen

Einfacheres Auditing, höhere Transparenz

Coupa-Rechnungskanäle sind klar definiert, sodass jeder weiß, was er zu tun hat

8

Sie sind der wichtigste Teil dieses Projekts!

CLICK N’PAY

Die Teilnahme der Lieferanten ist der Schlüssel zum Projekterfolg.

Sie erhalten bei Bedarf Unterstützung bei Anforderungen, die sich aus der elektronischen Verarbeitung ergeben.

Coupa ermöglicht Lieferanten weltweit eine bessere Umsetzung rechtlicher und kaufmännischer Anforderungen.

Coupa unterstützt Sie, indem es

o zum Ausfüllen rechtlich erforderlicher Datenfelder für die einzelnen Länder (Steuer- und Handelsrecht) auffordert,

o Eingaberegeln anwendet, um das Vorhandensein der erforderlichen Daten sicherzustellen (Zeilenbeschreibungen,

Umsatzsteuer-Identifikationsnummern usw.),

o nach Möglichkeit Validierungsregeln zum Überprüfen der Richtigkeit von Daten anwendet,

o es Ihnen ermöglicht, fehlerhafte Rechnungsdaten sofort zu korrigieren, und

o modernste digitale Signaturen entsprechend lokal geltenden Gesetzen einsetzt.

Coupa speichert alle rechtsgültigen und rechtskonformen Rechnungen im Coupa Supplier Portal, wo Lieferanten

darauf zugreifen und sie herunterladen können.

9

RECHNUNGSÜBERMITTLUNGSMETHODEN

Supplier Actionable

Notifications

(Benachrichtigungen,

auf die der Lieferant

reagieren kann)

Coupa Supplier

Portal (CSP)

cXML

(Machine-to-Machine-

Integration)

Airbus erhält die

Rechnung in

Coupa

Lieferant wandelt

Bestellung in

Rechnung um

Airbus erhält die

Rechnung in Coupa

Lieferant klickt in die E-

Mail und wird an ein

Portal weitergeleitet1

Airbus erhält die

Rechnung in Coupa

Lieferant erstellt

im Portal eine

Rechnung und

übermittelt sie

Lieferant

meldet sich

bei CSP an

Übermittlungsmethode

1 Für das Portal ist keine Anmeldung erforderlich.

.10

Lieferant erstellt

Rohdaten für die

Rechnung

Rechnungs-

rohdaten

werden

übermitteltNur Coupa generiert

rechtskonforme

Rechnungen

RECHTSKONFORME ELEKTRONISCHE RECHNUNG

ARCHIVIERUNG

Allgemeine Anforderungen:

Bei der Archivierung müssen Integritäts- und Authentizitätsprinzipien erfüllt werden.

Integrität: Erbringung von Nachweisen dafür, dass der Inhalt nicht verfälscht wurde

Authentizität: Erbringung von Nachweisen dafür, dass die Rechnung vom angegebenen Lieferanten stammt

Wichtig: Integrität und Authentizität müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum nachgewiesen werden!

Lokale Anforderungen (Beispiele):

Die Schweiz erfordert eine digitale Signatur als Integritätsnachweis.

Für Norwegen ist eine lokale Archivierung innerhalb von Norwegen/Skandinavien erforderlich.

Für Deutschland gelten spezielle Anforderungen für Scanprozesse (vorzeitiges vs. verspätetetes Scannen).

Hinweis:

Coupa nutzt Services seiner Partner Trustweaver und PricewaterhouseCoopers, um die Rechtskonformität elektronischer Rechnungen für Airbus sicherzustellen.

11

RECHTSKONFORME ELEKTRONISCHE RECHNUNG

12

Bestell

ung

auf

Papier

Rechnun

g auf

Papier

Bestellun

g

B-Prozess

elektronisch

e Rechnung

„Klassischer

elektronische

r

Datenaustaus

ch“

- Mehrere Kommunikationskanäle

- Viele Papierflüsse

Heute

Einzigartiger und integrierter

elektronischer Fluss in

Click n’ Pay

für Bestellungen und Rechnungen

Morgen

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Admin

8 Anwendungsfälle


13

ÜBERBLICK ÜBER DAS COUPA SUPPLIER PORTAL

Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist ein Gratistool für Lieferanten, mit dem sie Geschäfte mit Airbus und andern

Kunden, die Coupa verwenden, einfach abwickeln können.

Der Zugriff kann über einen beliebigen Webbrowser erfolgen (z.B. Internet Explorer, Chrome, Safari)

Wichtigste Vorteile:

o Bestellungen erhalten und überprüfen

o Rechnungen und Gutschriften senden

o Katalogeinträge erstellen und verwalten

o Unternehmensprofil verwalten

o Auf der Plattform zusammenarbeiten

Lieferanten müssen für die Erstellung des CSP-Kontos nur eine E-Mail-Adresse angeben.

Für die Registrierung erhalten Lieferanten eine Einladungs-E-Mail von Airbus.

o Nützlicher Link: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal

14

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Admin

8 Anwendungsfälle


15

Einladungs-E-Mail

16

REGISTRIERUNG UND EINRICHTUNG

Um Ihr Unternehmen zu registrieren und über das CSP

mit Airbus zu verbinden, erhalten Sie eine E-Mail von

Coupa Supplier Portal , in der Sie eingeladen werden,

sich zu registrieren und dem CSP beizutreten.

Wenn Sie die Einladung in der E-Mail akzeptieren,

erteilen Sie damit Ihre rechtswirksame Einwilligung.

• Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, der Sie auf

die Coupa Supplier Portal-Registrierungsseite

weiterleitet.

• Absender: [email protected]

Einladungs-E-Mail

17


Auf der Coupa Supplier Portal-Registrierungsseite

müssen Sie das Kennwort für Ihr Konto erstellen.

Ihr Kennwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein und

sollte idealerweise sowohl alphanumerische Zeichen als

auch Sonderzeichen enthalten.

Das Internetportal

18


Nachdem Ihr Konto erstellt wurde, gelangen Sie auf die

CSP-Startseite.

Coupa bietet eine Onlinetour an. Wir empfehlen Ihnen,

die Tour mitzumachen, um das CSP kennenzulernen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Take Tour“

(Tour mitmachen), um fortzufahren.

Das Internetportal

19


Das Coupa Supplier Portal ist eine benutzerfreundliche

Weblösung. Alle Befehle sind unter dem Hauptmenü in

der rechten oberen Ecke der Anzeige zu finden.

1. Home (Startseite) – Zugriff auf die Startseite

2. Profile (Profil) – Zugriff auf Profileinstellungen

3. Orders (Bestellungen) – Anzeigen aller erhaltenen

Bestellungen

4. Service/Time Sheets (Service/Zeiterfassungsbögen) –

Überprüfen aller erstellten Zeiterfassungsbögen

5. ASN (Versandmitteilung) – Zugriff auf die

Versandmitteilung (Advanced Shipping Notice, ASN)

( wird bei Airbus nicht verwendet)

6. Invoices (Rechnungen) – Alle erstellten und versendeten

Rechnungen

7. Catalogs (Kataloge) – Katalogbereich und Verwalten von

Kundenkatalogen

8. Admin – Zugriff auf Administratoreinstellungen

9. Continue Tour (Tour fortsetzen) – Fortsetzen der CSP-Tour

3 4 5 6 7 8

9

21


20

SPRACHEN ÄNDERN

So ändern Sie die Sprache:

1. Klicken Sie auf den Link English (US) unten

auf der Coupa-Homepage.

2. Wählen Sie Ihre Sprache aus der Liste aus.

1

2

Das Internetportal

21


Sie können Ihre Benachrichtigungen entsprechend

Ihren Bedürfnissen verwalten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Notifications“

(Benachrichtigungen), um Ihre neuesten

Benachrichtigungen anzuzeigen.

Coupa stellt Benachrichtigungen bereit, die innerhalb des

Portals übermittelt werden (in dieser Liste), sowie

Benachrichtigungen, die per E-Mail versendet werden.

2. Klicken Sie auf „Notification Preferences“

(Benachrichtigungsvorgaben), um Ihre

Benachrichtigungseinstellungen anzuzeigen und zu

konfigurieren.

1

2

Das Internetportal

22


Auf der Startseite des Portals können Sie Ihre

Profildaten bearbeiten und Ihre Unternehmensprofile

verwalten.

1. In diesem Bereich werden allgemeine

Informationen Ihres Unternehmens angezeigt.

2. Klicken Sie auf „Improve Your Profile“ (Profil

verbessern), um die Angaben zu Ihrem

Unternehmen zu vervollständigen.

3. In diesem Bereich wird eine kurze Nachricht über

Ihr Unternehmen angezeigt, die Sie in Schritt 2

eingegeben haben.

4. Klicken Sie auf den Link, um Ihr öffentliches Profil

anzuzeigen.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche, wenn Sie schon

wissen, wie Sie Ihr Profil aktualisieren können. Ist

dies nicht der Fall, kehren Sie zu Schritt 2 zurück.

Das öffentliche Profil ist das, was anderen Coupa-Kunden

neben Airbus auf dem CSP an Informationen zu Ihrem

Unternehmen angezeigt wird.

2

1

3

45

Ihr Profil

23


Coupa erlaubt es Unternehmen, mehrere Profile

einzurichten (dies ist nötig, wenn Sie mehrere Kunden

im selben Konto verwalten).

Klicken Sie auf die Schaltfläche Improve your Profile

(Profil verbessern), um auf den Bereich zuzugreifen, in

dem Sie Ihre Unternehmensangaben vervollständigen

können.

Unternehmensinformationen im Profilbereich werden

nicht im Rechnungserstellungsmodul verwendet und

nicht an das Airbus-System übermittelt.

Ihr Profil

24


Coupa erlaubt es Unternehmen, mehrere Profile

einzurichten.

1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um durch die

aktiven Profile Ihres Unternehmens zu navigieren,

beispielsweise kundenspezifische oder öffentliche

Profile. Wählen Sie das Profil aus, das Sie

bearbeiten möchten.

2. Im CSP werden die Informationen angezeigt, die

bereits im Profil angegeben sind.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit Background“

(Hintergrund bearbeiten), um Hintergrundfarben

hochzuladen oder zu ändern.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Edit Profile“ (Profil

bearbeiten), um die Angaben zu Ihrem

Unternehmen zu vervollständigen.

5. Im CSP werden die Informationen zum primären

Ansprechpartner (Primary Contact) angezeigt.

1

2

3

4

5

Ihr Profil

25


1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um durch die

aktiven Profile Ihres Unternehmens zu navigieren,

beispielsweise kundenspezifische oder öffentliche

Profile. Wählen Sie das Profil aus, das Sie

bearbeiten möchten.

2. Geben Sie Ihre grundlegenden

Unternehmensinformationen an:

a.) Geben Sie den Namen des Unternehmens ein.

b.) Laden Sie Ihr Unternehmenslogo hoch.

c.) Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die

Branche (Industry) Ihres Unternehmens aus.

d.) Geben Sie das Gründungsjahr (Year

Established) Ihres Unternehmens ein.

1

2

3

4

5

Ihr Profil

26


3. Machen Sie zusätzliche Angaben zu Ihrem

Unternehmen.

a.) Geben Sie eine kurze Beschreibung (Short

Description) ein.

b.) Schreiben Sie eine detaillierte Beschreibung.

c.) Wählen Sie den Wert aus, der am besten

wiedergibt, wie viele Mitarbeiter (Employees) Ihr

Unternehmen hat.

4. Geben Sie die Online-Links und die Social-Media-

Links Ihres Unternehmens an.

a.) Geben Sie die Adresse Ihrer

Unternehmenswebsite ein.

b.) Geben Sie die Social-Portal-Seiten Ihres

Unternehmens ein.

5. Klicken Sie auf „Save“ (Speichern), um die

Änderungen zu speichern.

1

2

3

4

5

Ihr Profil

27


1. Bearbeiten Sie die Angaben zur Hauptadresse:

2. Bearbeiten Sie die Angaben zum

Hauptansprechpartner (Primary Contact):

a. First Name (Vorname)

b. Last Name (Nachname)

c. Stellen Sie sicher, dass die standardmäßig

angezeigte E-Mail-Adresse stimmt und der

Adresse des Hauptansprechpartners entspricht.

d. Work Phone (Telefon geschäftlich) (optional)

e. Mobile Phone (Telefon mobil) (optional)

f. Fax Number (Faxnummer) (optional)

Achten Sie darauf, alle obligatorischen

Adresszeilen auszufüllen.

1

2

Ihr Profil

28


1. Geben Sie die Identifikationsinformationen ein:

a.) Tax ID (Steuernummer) Zu Referenz- und

Identifikationszwecken (entspricht Umsatzsteuer-

Identifikationsnummer)

b.) DUNS Number (DUNS-Nummer) Zu Referenz- und

Identifikationszwecken

2. Erstellen Sie eine Zahlungsadresse (Remit-To).

a.) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Remit-To“, um eine

Zahlungsadresse zu erstellen.

3. Klicken Sie zum Fertigstellen auf „Save“.

Wenn Sie hier keine Angabe für „E-Invoicing Setup“

machen, werden Sie dazu aufgefordert, wenn Sie Ihre

erste Bestellung im CSP überprüfen (siehe hierzu die

detaillierten Anweisungen im Abschnitt „Orders“

(Bestellung)).

2

1

3

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Admin

8 Anwendungsfälle


29

Einrichtung einer juristischen Person

30

EINRICHTUNG VON E-INVOICING

Wenn Sie auf die Registerkarte „Admin“ klicken, wird

die Administrationsseite angezeigt.

1. Klicken Sie auf den Link „E-Invoicing Setup“

(Einrichtung von e-Invoicing).

2. Klicken Sie auf „Add Legal Entity“ (Juristische

Person hinzufügen).

3. Geben Sie den Namen der juristischen Person

(Legal Entity Name) und das Land Ihres

Unternehmens (Country) ein.

• Hierbei handelt es sich um den offiziellen

Namen Ihres Unternehmens, der bei Ihrer

Kommunalverwaltung registriert ist, sowie um

das Land, in dem es seinen Sitz hat.

4. Klicken Sie auf „Continue“ (Weiter).

1

2

3

4


31


Um Rechnungen verschicken zu können, müssen Sie zunächst

die e-Invoice-Einrichtung abschließen und die Details zur

juristischen Person angeben. Bedenken Sie, dass Sie im CSP

genau dieselbe Firmenanschrift (Adresse und

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) angeben müssen,

die Sie Airbus bereits mitgeteilt haben.

Wenn Sie die Firmenanschrift ändern müssen, deaktivieren Sie

zuerst die bestätigte Anschrift und erstellen Sie dann die neue.

Wenn Sie im CSP eine neue Firmenanschrift mit Informationen

erstellen, die Sie Airbus nicht zuvor mitgeteilt haben, wird Ihre

Rechnung beanstandet (sofern rechtlich zulässig) und Sie

werden aufgefordert, den Vendor Master Data-Prozess von

Airbus zu durchlaufen.

Beachten Sie, dass die bei der e-Invoicing-Einrichtung

angegebenen Daten für den Rechnungserstellungsprozess

verwendet und in Ihren Rechnungen an Airbus übermittelt

werden (ausgenommen Bankdaten).

ÄUSSERST WICHTIG

1

1

3

4


32


Das System weist Sie an, die Rechnungsstellungsangaben

Ihres Unternehmens einzugeben. Dies ist erforderlich, damit

Sie mit der CSP-Funktion fortfahren können.

1. Geben Sie die Rechnungsstellungsadresse Ihres

Unternehmens an.

a) Achten Sie darauf, alle obligatorischen Adresszeilen

auszufüllen.

2. Wählen Sie die Kontrollkästchen nach Bedarf aus oder ab:

a) Use this address for Remit-To (Diese Adresse als

Zahlungsadresse verwenden): Wählen Sie dieses

Kästchen ab, wenn die Zahlungsadresse von ihrer

Firmenanschrift abweicht oder wenn Ihr Unternehmen über

mehrere Zahlungsadressen verfügt.

b) Use this for Ship From address (Als Versandadresse

verwenden): Wählen Sie dieses Kästchen ab, wenn Ihr

Unternehmen über mehrere Versandadressen verfügt.

1

2


33


Wenn die Zahlungs-, Versand- und

Rechnungsstellungsadressen (nicht ausgewählte

Kästchen aus dem letzten Schritt) Ihres Unternehmens

voneinander abweichen, müssen Sie diese Adressen in

einem zusätzlichen Schritt angeben.

1. Geben Sie die Zahlungsadresse Ihres

Unternehmens an.

a) Achten Sie darauf, alle obligatorischen


2. Geben Sie einen Zahlungscode an (nur für cXML-

Rechnungslieferanten).

3. Füllen Sie Ihre Versandadresse aus.

a) Achten Sie darauf, alle obligatorischen


4. Geben Sie einen Versandcode an (nur für cXML-

Rechnungslieferanten).

1

2

3

4


34


Fahren Sie damit fort, alle vom System geforderten Pflichtdaten

anzugeben (diese können je nach Besteuerungsland anders sein):

1. Wählen Sie das Besteuerungsland aus und geben Sie die

entsprechende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (VAT ID)

an.

2. Wählen Sie das Kästchen aus, um eine lokale Steuernummer

oder eine lokale Registrierungsnummer für Steuerzwecke

anzugeben, falls keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

verfügbar ist.

3. Klicken Sie, um weitere Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

hinzuzufügen.

4. Füllen Sie die Daten für „Miscellaneous“ (Sonstiges) aus (nur

für cXML-Rechnungsübermittlung):

a) Invoice from Code (Code für Rechnungsstellungsadresse):

Code, durch den Ihre CSP-Angabe für die

Rechnungsstellungsadresse (Invoice From) mit der

entsprechenden Adresse in Ihrer cXML-Rechnung verknüpft

wird. Dieser fließt als Adress-ID in die cXML ein.

b) Wählen Sie eine bevorzugte Sprache (Preferred Language

aus.

1

2

3

4


35


5. Klicken Sie hier, um zusätzliche Felder

auszublenden/anzuzeigen.

a) Banking Information (Bankdaten), Remit-to-Contact

(Kontaktperson für Zahlungen) und Assign Customers

(Kunden zuweisen) sind nicht obligatorische Felder.

b) Bankdaten können eingegeben werden, werden aber

nicht auf der Rechnung angegeben.

Für Deutschland muss eine IBAN angegeben werden.

Für Belgien müssen ein Bankname und eine

Kontonummer angegeben werden.

Für Südafrika müssen ein Bankname, eine

Kontonummer und eine ABA-Nummer angegeben

werden.

c) Assign Customers (Kunden zuweisen): Hier können Sie

auswählen, welchen Kunden ein bestimmtes Remit-to-

Address angezeigt wird.

6. Klicken Sie auf „Save & Continue“ (Speichern und

fortfahren).

5

6

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Admin

8 Anwendungsfälle


36

Kanäle

BESTELLUNGEN

37

Supplier Actionable Notifications (SAN)

Es ist keine Registrierung im CSP erforderlich.

Sie können sofort Aktionen im Hinblick auf eine Bestellung

per E-Mail durchführen:

o Bestellungseingang bestätigen

o Rechnung erstellen

o Bestellung kommentieren

Es werden keine Aufzeichnungen von Dokumenten

gespeichert.

Es muss eine manuelle Erstellung von Zahlungs-,

Rechnungsstellungs- und Versandadresse für jede

einzelne Rechnung erfolgen.

Es sind keine Gutschriften verfügbar.

Coupa Supplier Portal (CSP)

Die Einladung zur Verwendung des Tools wird akzeptiert

und ein Konto wird erstellt.

Es können Maßnahmen zu den Bestellungen im Konto

ergriffen werden:

o Rechnung erstellen

o Gutschrift erstellen

o Bestellung kommentieren

Alle Dokumente werden in Ihrem Konto gespeichert.

Sie können juristische Personen erstellen, um Zahlungs-,

Rechnungsstellungs- und Versandadressen einfach

eingeben zu können.

Sie können mehrere Benutzer erstellen und verwalten.

Sie können mehrere Konten von derselben Position aus

verwalten.

Sie können mehrere Kunden im selben Konto verwalten.

Coupa stellt zwei Kanäle bereit, auf denen Lieferanten Maßnahmen im Hinblick auf die von Airbus eingehenden Bestellungen

ergreifen können: Mit SAN können Sie direkt in Ihrer Mailbox Aktionen im Hinblick auf die Bestellung durchführen. Der andere

Kanal ist das CSP, für das die Erstellung des Coupa-Kontos erforderlich ist.

Bestellungsbenachrichtigung 1 (noch nicht bei CSP registriert)

38

BESTELLUNGEN

Bevor Ihr CSP-Konto so weit ist, erhalten Sie eine

Benachrichtigung, wenn für Sie eine neue Bestellung

vorliegt. Die E-Mail enthält eine HTML-Version der

Bestellung sowie einen Link zum CSP.

Diese E-Mail enthält eine HTML-Version der Bestellung

sowie die SAN.

1. Bestellungsnummer – Nummer der Bestellung, die als

Referenz in der zugehörigen Rechnung verwendet

werden soll

2. SAN – Supplier Actionable Notifications – Klicken Sie

auf jede Schaltfläche, um eine entsprechende Aktion

durchzuführen (Rechnung erstellen, Bestellungseingang

bestätigen, Kommentar hinzufügen)

Wenn Sie die SAN verwenden, werden Sie an eine

Coupa-Seite weitergeleitet (nicht das CSP), auf der

Sie die jeweils ausgewählte Aktion durchführen

können.

Auf dieser Seite können Sie nur die ausgewählte

Aktion durchführen und Sie müssen keine

Anmeldedaten eingeben.

Alle mithilfe der SAN durchgeführten Aktionen

werden in Ihrem CSP-Konto gespeichert.

1

2

3

4

5 6


39

BESTELLUNGEN

3. Supplier (Lieferant) – Enthält Angaben zum

Lieferanten (Name, E-Mail-Adresse)

4. Purchase Order (Bestellung) – Angaben zur

Bestellung (Kontaktperson, Währung, Bedingungen

usw.)

5. Ship To (Lieferadresse) – Enthält Angaben zur

Lieferadresse

6. Bill-to (Rechnung) – Angaben zum Besteller

1

2

3

4

5 6


40

BESTELLUNGEN

1. Positionsinformationen

2. SAN – Supplier Actionable Notifications – Klicken

Sie auf jede Schaltfläche, um eine entsprechende

Aktion durchzuführen (Rechnung erstellen,

Bestellungseingang bestätigen, Kommentar

hinzufügen)

Wenn Sie die SAN verwenden, werden Sie an

ein Coupa-Portal weitergeleitet (nicht das

CSP), auf der Sie die jeweils ausgewählte

Aktion durchführen können.

Auf diesem Portal können Sie nur die

ausgewählte Aktion durchführen und Sie

müssen keine Anmeldedaten eingeben.

Alle mithilfe der SAN durchgeführten Aktionen

werden in Ihrem CSP-Konto gespeichert.

3. Bestellung im HTML-Format – Sie können die

Bestellung für Ihre Unterlagen speichern.

1

2

3

Bestellungsbenachrichtigung 2 (bereits bei CSP registriert)

41

BESTELLUNGEN

Nachdem Sie Ihr CSP-Konto eingerichtet haben,

enthält die E-Mail, die Sie erhalten, auch die

Bestellungsdetails sowie einen Link zum Überprüfen

der Bestellung in Ihrem CSP-Konto.

1. Klicken Sie auf den Link „View Order“ (Bestellung

anzeigen), um zur CSP-Startanzeige zu gelangen.

2. Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein, um auf Ihr CSP-

Konto zuzugreifen und die Bestellung zu

überprüfen.2

1

Bestellungsmodul

42

BESTELLUNGEN

Wenn Sie die Zahlungsadresse nicht angegeben

haben, werden Sie vom System aufgefordert, dies zu

tun, wenn Sie auf das Bestellungsmodul zugreifen.

1. Klicken Sie auf „finish E-Invoicing Setup“

(Einrichtung von e-Invoicing abschließen), um zur

Einrichtungsanzeige für das e-Invoicing zu

gelangen und die Zahlungsadressangabe zu

vervollständigen.

1

Es wurde eine bestimmte Ansicht erstellt, mit der Sie nur die POs auswählen können, die Teil des Click-n-Pay Bereichs sind.

Bestellungsmodul

43

BESTELLUNGEN

44

BESTELLUNGEN

Nachdem alle Angaben gemacht wurden, wird Ihnen eine Liste

aller Bestellungen samt deren Status, dem Betrag und der

Option zum Umwandeln der jeweiligen Bestellung in eine

Rechnung oder Gutschrift angezeigt.

1. Klicken Sie auf die Bestellnummer, um auf die

vollständigen Details zur Bestellung zuzugreifen.

2. Achten Sie darauf, den Bestelleingang zu bestätigen.

3. Überprüfen Sie den Status jeder Bestellung.

4. Überprüfen Sie den Gesamtbetrag der Bestellung.

5. Klicken Sie auf die Symbole, um eine Aktion

durchzuführen:

In Rechnung umwandeln

In Gutschrift umwandeln

Bestellungsmodul

21 3 4

45

BESTELLUNGEN

Nachdem Sie in der Liste auf die Bestellnummer

geklickt haben, zeigt das System alle Details zur

Bestellung an:

2

3

4

5

6

7

8

91. Bestellnummer

2. Status der Bestellung

3. Bestelldatum

4. Überprüfungsdatum (falls zutreffend)

5. Name des Anforderers

6. E-Mail-Adresse des Anforderers

7. Zahlungsbedingungen

8. Nachdem die Bestellung überprüft wurde, achten Sie darauf, die Bestellung zu bestätigen.

Wenn Sie mit einem Aspekt der Bestellung nicht einverstanden sind, senden Sie Ihre Bedenken oder Anfragen an die E-Mail-Adresse des Anforderers (6).

Bestellungsmodul

1

46

BESTELLUNGEN

Auf Positionsebene können Sie alle in der Bestellung aufgeführten Einträge überprüfen:

1. Produktbeschreibung, Menge, Maßeinheit, Preis und Gesamtsumme

2. Den bereits für diese Bestellung in Rechnung gestellten Betrag

3. Die geforderten Liefertermine

4. Gesamtwerte für die gesamte Bestellung

5. Aktionsschaltflächen

a) Klicken Sie auf „Create Invoice“ (Rechnung erstellen), um die Bestellung umzuwandeln in eine Rechnung.

b) Klicken Sie auf „Print View“ (Druckansicht), um eine PDF-Version zu erhalten.

Bestellungsmodul

1

3

2

4

5

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Admin

8 Anwendungsfälle


47

48

RECHNUNGEN

Um den Rechnungsstellungsprozess in Gang zu

setzen, müssen Sie zunächst die Bestellung

identifizieren, für die eine Rechnung erstellt werden

soll.

1. Geben Sie die Bestellung an, für die eine

Rechnung erstellt werden soll.

2. Klicken Sie auf das Symbol mit goldenen Münzen,

um die Bestellung in eine Rechnung umzuwandeln.

Rechnungen erstellen

In Rechnung umwandeln

In Gutschrift umwandeln

(siehe Abschnitt „Anwendungsfälle“)

1 2

49

RECHNUNGEN

ÄUSSERST WICHTIG

Elektronische Rechnungen können NUR in solchen Ländern in

Coupa erstellt werden, in denen nachgewiesenermaßen

rechtskonforme elektronische Rechnungen mithilfe einer

entsprechenden e-Invoicing-Vorlage zulässig sind. Wir

beziehen uns hierbei auf das Land, in dem der Lieferant

registriert ist und in dem die jeweilige Rechnung generiert

werden soll.

Nachdem Sie auf das Goldmünzensymbol oder die

Schaltfläche „Create Invoice“ (Rechnung erstellen) geklickt

haben, werden Sie vom System aufgefordert, die

Nutzungsbedingungen der Plattform zu akzeptieren:

1. Klicken Sie auf „Terms of Use“ (Nutzungsbedingungen),

um auf das Dokument zuzugreifen.

2. Nachdem Sie die Bedingungen gelesen haben, klicken Sie

auf „I Accept“ (Akzeptieren), um fortzufahren.

Beachten Sie, dass Sie sich mit Ihrer Zustimmung zu diesen

Bedingungen auch damit einverstanden erklären, dass Coupa

elektronische Rechnungen in Ihrem Namen generiert und dass

elektronische Rechnungen in Coupa den Rechnungen in Ihrem

Buchhaltungssystem exakt entsprechen MÜSSEN.


1

2

50


RECHNUNGEN

Nachdem Sie auf das Symbol mit den goldenen Münzen geklickt

haben, müssen Sie manuell einige Informationen hinzufügen.

1. Geben Sie die von Ihrem System angegebene

Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum ein.

Wenn das Rechnungsdatum mehr als 7 Tage zurückliegt, wird

dies automatisch beanstandet.

2. Überprüfen Sie die Zahlungsbedingungen (die standardmäßig auf

Bestellungen und Rechnungen festgelegt sind) und das

Lieferdatum (das standardmäßig auf heute gesetzt ist, aber

bearbeitet werden kann).

3. Legen Sie die Währung fest (muss der Währung der Bestellung

entsprechen; wenn eine Abweichung zwischen Bestellungs- und

Rechnungswährung vorliegt, wird dies automatisch beanstandet)

und geben Sie die Liefernummer ein.

4. Überprüfen Sie den Status der Rechnung:

a) Draft (Entwurf): Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht übermittelt

b) Processing (Verarbeitung): Rechnung wird an Airbus übertragen

c) Pending (Anstehend): Bei Airbus in Bearbeitung

d) Approved (Genehmigt): Rechnung wurde zur Zahlung akzeptiert

1

2

3

4

51


RECHNUNGEN

5. Fügen Sie beliebige Dokumente zum Belegen Ihrer

Rechnung hinzu, jedoch bitte kein Bild Ihrer Rechnung (JPG,

BMP, PNG, GIF... PDF). Airbus berücksichtigt nur die in

Coupa erstellte elektronische Rechnung als die

rechtlich/steuerlich bindende Rechnung. Fügen Sie

Kommentare hinzu, um die Anhänge zu erläutern.

6. Nennen Sie Regelungen für frühzeitige Zahlungen,

Gebühren für Zahlungsverzug und ggf. das Datum für die

Vorabzahlung.

• Regelungen für frühzeitige Zahlungen

Ein Anreiz, frühzeitig zu zahlen; solche Regelungen

werden verwendet, um für Kunden einen positiven Anreiz

für eine frühzeitige Zahlung zu bieten. Bei Anreizen kann

ein Rabatt von 1-2 % angeboten werden, wenn die

Zahlung innerhalb eines bestimmten „frühen“

Zeitrahmens eingeht.

• Gebühren für Zahlungsverzug

Bei Zahlungen, die nicht innerhalb einer bestimmten

festgelegten Anzahl von Tagen eingehen.

5

6

52


RECHNUNGEN

• Margin Scheme (Margenschema)

Das Schema ist optional und gilt für den Verkauf von

gebrauchten Waren.

• Pre-Payment Date (Datum für Vorabzahlung)

Bei der Vorabzahlung handelt es sich um die Begleichung

einer Abschlagszahlung vor ihrem offiziellen

Fälligkeitsdatum.

• Reverse Charge Reference (Umkehrung der

Steuerschuldnerschaft)

In der Regel wird die Umsatzsteuer vom Lieferanten der

Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt und

verrechnet. In einigen begrenzten Fällen ist jedoch der

Empfänger der Waren oder Dienstleistungen und nicht

der Lieferant für die Verrechnung der fälligen

Umsatzsteuer verantwortlich. Ein Beispiel dafür ist die

grenzüberschreitende Rechnung.

7. Überprüfen Sie die importierten Informationen aus der

e-Invoice-Einrichtung der juristischen Person aus den

vorherigen Schritten und stellen Sie sicher, dass sie richtig

sind (wählen Sie die richtige Umsatzsteuer-ID aus).

8. Überprüfen Sie die aus der Bestellung importierten

Informationen und stellen Sie sicher, dass sie richtig sind.

8

7

6

53


RECHNUNGEN

9. Überprüfen Sie das Kassenbuchführung:

9

Europäische Lieferanten, die Rechnungen mit einer

französischen Umsatzsteuer-ID senden

• Die Mehrwertsteuer ist bei der Zahlung fällig

(gilt nur für Dienstleistungen), Sie müssen in dieses

Feld schreiben:

VAT on payment

• Die Mehrwertsteuer ist bei Rechnungsdatum

fällig (gilt für Waren und Dienstleistungen (als

Option für Dienstleistungen)):

o Wenn Sie Dienstleistungen in Rechnung

stellen, müssen Sie in dieses Feld schreiben

VAT on debit

o Wenn Sie Waren in Rechnung stellen,

müssen Sie dieses Feld leer lassen.

In allen anderen Fällen lassen Sie bitte das Feld

"Kassenbuchführung" leer.

54


RECHNUNGEN

Nachdem Sie auf das Symbol mit den goldenen Münzen

geklickt haben, müssen Sie manuell einige Informationen

hinzufügen.

1. Überprüfen Sie die migrierten Daten aus den

Bestellpositionen. Wählen Sie die Umsatzsteuer aus und

berechnen Sie sie auf Positionsebene.

a) Bei der Angabe für den Steuersatz im Dropdown-Menü

handelt es sich um einen generischen Steuersatz, der

zwischen Waren/Dienstleistungen unterscheidet. Der

Lieferant muss den zutreffendsten auswählen.

b) Wenn Sie eine Teilrechnung ausstellen (nur für

ausgewählte Bestellpositionen), löschen Sie die

Positionen, die nicht berechnet werden, und übermitteln

Sie sie nicht mit dem Wert 0.

2. Überprüfen Sie die Beträge für „Subtotal“ (Teilsumme), „VAT“

(Umsatzsteuer) und „Total“ (Summe). Denken Sie daran, bei

jeder Änderung für Wert/Preis auf „Calculate“ (Berechnen)

zu klicken, um sicherzustellen, dass der richtige

Umsatzsteuerwert berechnet wird.

Erfassen Sie zusätzliche Rechnungskosten

AUSSCHLIESSLICH unter „Misc“ (Sonstiges).

3. Aktionen können Sie mithilfe der Aktionsschaltflächen

durchführen. Übermitteln Sie die Rechnung erst, wenn sie

fertig ist.

1

2

3

55


RECHNUNGEN

Wenn die Rechnung übermittelt wurde, wird dies vom

System bestätigt.

1. Klicken Sie auf die Rechnungsnummer, um auf die

vollständigen Details der Rechnung zuzugreifen.

2. Überprüfen Sie den Status der einzelnen

Rechnungen:

a) Draft (Entwurf): Rechnung wurde erstellt, aber

noch nicht übermittelt

b) Processing (Verarbeitung): Rechnung wird an

Airbus übertragen

c) Pending Approval (Anstehend): Es wird auf

weitere Verarbeitung bei Airbus gewartet

d) Approved (Genehmigt): Rechnung wurde zur

Zahlung akzeptiert

3. Klicken Sie auf die zugehörige Bestellnummer, um

die Details der Bestellung anzuzeigen.

1 2 3

BEANSTANDUNG EINER RECHNUNG

Rechnungen mit den folgenden Fehlertypen werden von Airbus beanstandet:

56

• Preis unterscheidet sich von dem in der Bestellung/im

Vertrag oder im Katalog

• Menge unterscheidet sich von der in der Bestellung/im

Vertrag oder im Katalog

• Doppelte Rechnung, bereits bezahlte Rechnung oder

Rechnung, für die die Zahlungsprüfung gerade läuft

• Fehlerhaftes oder falsch zugestelltes Produkt oder

zurückgegebene Überschusslieferung

• Währung weicht ab von Bestellung/Vertrag oder Katalog

• Steuersatz fehlt oder ist falsch

• Rechnungsdatum überschreitet tolerierten

Zeitraum

• Gutschrift erfordert negativen Positionsbetrag

• Zahlungsbedingungen sind falsch

• Maßeinheit weicht ab von der Bestellung

• Extra Kosten werden nicht akzeptiert

Folgende Schritte erfolgen zum Korrigieren solcher Rechnungen:

1. Die Rechnung wird beanstandet.

2. Die CSP- und/oder E-Mail-Benachrichtigung wird an den Lieferanten gesendet (überprüfen Sie Ihre

Benachrichtigungsvorgaben).

3. Der Lieferant muss eine Gutschrift erstellen, die die Rechnung vollständig ausgleicht (diese Gutschrift muss

denselben Fehler wie die ursprüngliche Rechnung enthalten).

4. Der Lieferant muss eine neue, richtige Rechnung erstellen und sie übermitteln.

Gutschrift nach Beanstandung der Rechnung erstellen

57

GUTSCHRIFT

Nach Beanstandung der Rechnung durch Airbus:

1. Sie erhalten eine Informations-E-Mail mit einem

Direktlink zur beanstandeten Rechnung.

2. In CSP können die beanstandeten Rechnungen auf

der Registerkarte „Invoice“ (Rechnung) gefiltert

werden.

3. Der Grund für die Beanstandung und Kommentare

dazu sind dokumentiert.

4. Klicken Sie auf das Aktionssymbol, um die

Beanstandung zu beheben.

1

2

3 4


58

GUTSCHRIFT

Nach Klicken auf das Symbol „Resolves“ (Behebung)

1. wird die Originalrechnung angezeigt.

2. Blättern Sie in der Anzeige nach unten, um eine

Gutschrift zu erstellen, indem Sie auf eine der

beiden Optionen klicken:

„Cancel Invoice“ (Rechnung stornieren) für

eine doppelt erstellte Rechnung oder falls

andere Anpassungen als am Preis oder an der

Menge vorgenommen müssen werden

„Adjust“ (Anpassen) für Anpassungen am

Preis oder an der Menge

1

…

2


59

GUTSCHRIFT

Nach Klicken auf das Symbol „Cancel Invoice“

(Rechnung stornieren)

1. wird die Gutschrift auf Grundlage der

Originalrechnung erstellt.

2. Sie müssen die Gutschriftnummer (Credit Note Nº)

verwenden, die von Ihrem System angegeben wird.

Bei Bedarf können Sie auch das Gutschriftdatum

(Credit Note date) angeben, bei dem es sich

standardmäßig um das aktuelle Datum handelt.

3. An der Gutschrift können keine weiteren

Anpassungen vorgenommen werden. Sie kann als

Entwurf gespeichert, gelöscht oder übermittelt

werden.

1

2

…3


60

GUTSCHRIFT

Nach Klicken auf das Symbol „Adjust Invoice“

(Rechnung anpassen)

1. wird die Gutschrift auf Grundlage der

Originalrechnung erstellt.

2. Sie müssen die Gutschriftnummer (Credit Note Nº)

verwenden, die von Ihrem System angegeben wird.

Bei Bedarf können Sie auch das Gutschriftdatum

(Credit Note date) angeben, bei dem es sich

standardmäßig um das aktuelle Datum handelt.

3. Wählen Sie den durchzuführenden Anpassungstyp

aus und passen Sie die Gutschrift entsprechend an.

4. Klicken Sie auf „Calculate“ (Berechnen), um die

Gutschrift anzupassen. Sie kann daraufhin als

Entwurf gespeichert, gelöscht oder übermittelt

werden.

ÄUSSERST WICHTIG

Bei der Summe der Gutschrift muss es sich um einen

negativen Wert (-) handeln, um Fehler im System zu

vermeiden.

…

1

2

3

4


61

GUTSCHRIFT

Nach Klicken auf das Symbol „Submit“ (Übermitteln)

wird die Gutschrift auf Grundlage der Originalrechnung

erstellt.

1. Das System fragt Sie, ob eine neue Rechnung

erstellt werden soll.

2. Durch Klicken auf „Yes“ wird eine neue Rechnung

erstellt. Die Rechnung ist eine Replik der

beanstandeten Rechnung. Stellen Sie daher

sicher, dass das beanstandete Element

korrigiert ist (z. B. Währung, Datum, Preis usw.).

Wenn Sie auf „No“ klicken, muss über die

Registerkarte „PO“ (Bestellung) eine neue

Rechnung erstellt werden.

Ziehen Sie in beiden Fällen für weitere Details den

Abschnitt zur Rechnungsstellung zu Rate.

1

2

Gutschriftbericht

62

GUTSCHRIFT

Auf der Registerkarte „Invoice“ (Rechnung) können

Gutschriften durch Filtern der Liste nach dem

Dokumenttyp angezeigt werden.

GUTSCHRIFT

Wichtige Anmerkungen

Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, sollten Sie nur Gutschriften übermitteln, die die Rechnung

vollständig ausgleichen, bevor Sie eine neue, richtige Rechnung senden.

Wenn Sie eine Gutschrift senden müssen, die nicht mit der Korrektur einer bestimmten Rechnung

zusammenhängt, sondern sich z. B. auf einen mengenbasierten Rabatt für jährliche Transaktionen bezieht,

muss diese über herkömmliche Kanäle (Papier/PDF an Airbus gesendet werden).

Über die Option SAN (Supplier Actionable Notification) (verfolgbare Lieferantenbenachrichtigung) gelangen

Sie nicht zu Ihrem CSP-Account; dieser ist auf das Senden von Rechnungen (keine Gutschriften) beschränkt.

Die Gutschrift muss denselben Fehler wie die Originalrechnung enthalten.

63

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay

2 Registrierung und Konfiguration

5 Rechnungen

1 Übersicht über das Coupa Supplier Portal


6 Admin

8 Anwendungsfälle


64

Users (Benutzer)

65

ADMINISTRATION

Auf dieser Registerkarte können Sie Benutzer,

Berechtigungen, Anforderungen zur

Zusammenführung, den Zahlungsempfänger und die

CSP-Nutzungsbedingungen überprüfen und

bearbeiten.

1. Klicken Sie auf „Users“ (Benutzer), um auf die Liste

der aktiven Benutzer zuzugreifen und neue

Benutzer einzuladen.

2. Klicken Sie auf „Edit“ (Bearbeiten), um ausgewählte

Berechtigungen und Vorgaben des Benutzers zu

bearbeiten (Details hierzu auf der nächsten Folie).

3. Klicken Sie auf „Invite Users“ (Benutzer einladen),

um neue Benutzer einzuladen.

1

2

3

66

Zum Einladen eines neuen Benutzers sind im System

der vollständige Name und die E-Mail-Adresse

erforderlich.

1. Geben Sie die Daten des neuen Accounts ein.

2. Überprüfen Sie alle Berechtigungen und

Kundenprofile, die dem neuen Benutzer gewährt

werden sollen, und wählen Sie sie aus.

Users (Benutzer)

ADMINISTRATION

1

2

Bei Unternehmen, die bereits für das Projekt Click n’ Buy

in CSP registriert sind, muss der aktuelle Benutzer die

Kollegen, die Rechnungen verwalten, einladen.

Permissions (Berechtigungen)

67

ADMINISTRATION

Durch die für jeden aktiven Benutzer definierten

Berechtigungen wird festgelegt, welche Registerkarten

im Hauptmenü angezeigt werden, durch die der Zugriff

auf die zugehörigen Funktionen gewährt wird.

Der Administrator des Accounts verfügt über

vollständigen Zugriff. Er ist der einzige, der

Berechtigungen für die verschiedenen aktiven Benutzer

bearbeiten kann.

68

Wenn Sie bereits einen CSP-Account für einen anderen Kunden

aktiviert haben, können Sie diese Accounts zusammenführen und

alle Kunden an derselben Stelle verwalten. Sie können die

Zusammenführung über die Registerkarte „Admin“ im Menü

manuell anfordern.

Coupa erkennt außerdem bei Ihrem Annehmen der Einladung

automatisch, ob Ihr Unternehmen über einen Account verfügt, und

zeigt ihn ggf. an.

1. Klicken Sie auf „Merge Requests“ (Anforderungen zur

Zusammenführung), um auf Ihre Anforderungen zuzugreifen

oder eine neue Zusammenführung anzufordern.

2. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Accounts ein, der

zusammengeführt werden soll.

3. Klicken Sie auf „Request Merge“ (Zusammenführung

anfordern), um die Anforderung zu senden.

4. Überprüfen Sie alle Anforderungen zur Zusammenführung.

12

3

4

Merge Request (Anforderung zur Zusammenführung)

ADMINISTRATION


69

ADMINISTRATION

Beim Konfigurieren des neuen Airbus-Accounts zeigt

Coupa automatisch andere CSP-Accounts an, die mit

Ihren zusammengeführt werden können, und

verwendet Ihre E-Mail-Domäne (@email.com), um

Vorschläge bereitzustellen.

1. Klicken Sie auf den Link, um auf das Modul „Merge

Request“ (Anforderung zur Zusammenführung)

unter „Admin“ zuzugreifen.

2. CSP zeigt die Kunden an, mit denen Sie verknüpft

sind.

1

2


70

ADMINISTRATION

Beim Zusammenführen von Accounts sendet CSP eine

E-Mail, die den Eigner des/der anderen Accounts dazu

auffordert, sie zusammenzuführen. Hier können Sie die

Eignerschaft des neu erstellten Accounts anfordern

oder erteilen.

1. Überprüfen Sie den Benutzer, mit dem Sie die

Zusammenführung anfordern.

2. Klicken Sie auf den Link, um auf weitere

Informationen zum Zusammenführen von Accounts

zuzugreifen.

3. Wählen Sie die Option aus, mit der die Accounts

zusammengeführt werden sollen: Erteilen Sie die

Eignerschaft für die zusammengeführten Accounts

oder fordern Sie sie an.

4. Schreiben Sie ggf. zusätzliche Kommentare.

12

3

4

Remit To (Zahlungsempfänger)

71

ADMINISTRATION

Sie können auf dieser Registerkarte Ihre

verschiedenen Zahlungsempfängeradressen verwalten.

1. Klicken Sie auf „Remit-To“ (Zahlungsempfänger),

um auf alle Ihre zugehörigen Datensätze

zuzugreifen.

2. Überprüfen Sie Ihre aktiven

Zahlungsempfängeradressen.

3. Klicken Sie, um eine Zahlungsempfängeradresse

hinzuzufügen.

1

2

3

Permissions (Berechtigungen)

72

ADMINISTRATION

Auf der Registerkarte „My Account“ (Mein Account)

können Sie Ihre Daten bearbeiten.

1. Klicken Sie auf Ihren Benutzer und dann auf

„Account Settings“ (Accounteinstellungen).

2. Bearbeiten Sie Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen

und Ihre E-Mail-Adresse.

So ändern Sie Ihr Kennwort:

3. Geben Sie Ihr aktuelles Kennwort ein.

4. Geben Sie ein neues Kennwort ein.

5. Geben Sie das neue Kennwort erneut ein.

6. Bestätigen Sie den Captcha.

7. Klicken Sie auf „Save“ (Speichern).

1

2

3

4

5

6

7

BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN

Nach dem Start durch Airbus erhalten Sie Benachrichtigungen zu neu erstellten Bestellungen an ausgewählte E-

Mail-Adressen (alle Benutzer, die mit dem CSP-Account verknüpft sind). Das System generiert drei

Benachrichtigungen:

o Eine Benachrichtigung direkt an das Coupa Supplier Portal

o Zwei E-Mail-Benachrichtigungen – generiert vom Coupa Supplier Portal und von SAN (Supplier Actionable

Notification; letztere wird nur gesendet, wenn Sie Ihren Account noch nicht erstellt haben)

Um Ihre Benachrichtigungsvorgaben anzupassen, greifen Sie auf das Benachrichtigungsmenü zu ( )

und wechseln Sie zu „Notification Preferences“ (Benachrichtigungsvorgaben) ( ).

73

Notification Preferences (Benachrichtigungsvorgaben)


74

Unter „My Account Notification Preferences“

(Benachrichtigungsvorgaben für meinen Account)

können Sie die Benachrichtigungen, die Sie erhalten

möchten, sowie den Kanal, über den Sie die

Benachrichtigung erhalten möchten, auswählen.

1. Klicken Sie auf Ihren Benutzer und dann auf

„Notification Preferences“

(Benachrichtigungsvorgaben).

2. Wählen Sie den/die Benachrichtigungstypen aus,

die Sie erhalten möchten, sowie Ihre(n)

bevorzugten Kanal/Kanäle, über den/die Sie die

Benachrichtigungen erhalten möchten

1

2



75

Auf der Seite „My Account Notifications“ wählen Sie die

Optionsschaltflächen für die Elemente aus, die Sie für

einen oder alle Benachrichtigungstypen erhalten

möchten: „Online“ (To-do-Liste), „Email“ oder „SMS“.

Sie können nur dann auswählen, dass Sie

Benachrichtigungen als SMS erhalten möchten, wenn Sie

über ein SMS-fähiges Gerät verfügen und Ihre

Telefonnummer validieren lassen. SMS-

Benachrichtigungen sind standardmäßig inaktiviert. Ihre

Auswahl der SMS-Benachrichtigung wird gelöscht, wenn

Sie die Überprüfung der Mobiltelefonnummer inaktivieren.



76

Klicken Sie auf der Seite „My Account“ auf den Link

„Security and Two-Factor Authentication“ (Sicherheit

und Zwei-Faktor-Authentifizierung), um das

Mobiltelefon validieren zu lassen, auf dem Sie die

Benachrichtigung erhalten möchten.

1. Geben Sie die Mobiltelefonnummer des Geräts ein,

das SMS-Benachrichtigungen erhalten soll.

2. Klicken Sie auf „Validate“ (Validieren).

3. Geben Sie den Validierungscode aus dem

Dialogfenster ein und klicken Sie dann auf OK.

4. Überprüfen Sie unter „Mobile Phone Verification“

(Überprüfung der Mobiltelefonnummer), ob die

Nummer überprüft wurde.

Ihre Kunden können anfordern, dass Sie die Zwei-Faktor-

Authentifizierung verwenden, um auf ihre Daten in CSP

zuzugreifen. In diesem Fall müssen Sie sie aktivieren.

2

3

4

1

2

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Administration

8 Anwendungsfälle


77

Anforderung von Airbus auf Rechnungserstellungsebene

HAUPTANFORDERUNGEN

Die Anforderung von Airbus besteht darin, das jegliche Diskrepanz zwischen currency (Währung) unit of measure

(Maßeinheit), unit price, quantity (Stückpreis, Menge) und extra charges (Zusatzkosten) zwischen Rechnung und

Bestellung vermieden werden muss.

In Coupa können diese Felder bei der Rechnungserstellung bearbeitet werden, ABER:

Währung und Maßeinheit: Rechnungen mit einer Diskrepanz werden automatisch aufgrund der Währung und Maßeinheit beanstandet (an den

Lieferanten zurückgesendet).

Der Lieferant erhält eine Warnung (Release 21 – September 2018)

Stückpreis, Menge und Zusatzkosten: Rechnungen mit einer Diskrepanz werden automatisch an den richtigen Freigabeberechtigten (Anforderer und/oder

Einkäufer) zur Überprüfung von Stückpreis, Menge und Zusatzkosten übermittelt.

78

79

RECHNUNGEN – sehr wichtige Anmerkungen

Anforderungen an rechtskonformes e-Invoicing

Rechnungen, die über das Coupa Supplier Portal (CSP) übermittelt werden, müssen vollständig die in Ihrem

Buchhaltungssystem registrierten Rechnungen darstellen und vollständig damit übereinstimmen.

Nachdem alle Felder ausgefüllt wurden, die in der länderspezifischen Rechnungsvorlage enthalten sind, und an Airbus

übermittelt wurden, generiert Coupa eine rechtskonforme Rechnung für Sie. Es darf keine Papier-/PDF-Version der

Rechnung per Post oder E-Mail an Airbus gesendet werden.

An die rechtskonforme Rechnung in Coupa darf keine Rechnung im PDF Format oder in Form einer Bilddatei (JPG,

BMP, PNG, GIF, TIFF...) angehängt werden. Andernfalls wird die Rechnung von Airbus ignoriert.

Die Rechnungswährung muss mit der in der zugehörigen Bestellung übereinstimmen.

Die verwendete Maßeinheit darf in der Rechnung nicht geändert werden.

Falls Sie für eine bestimmte Bestellung eine Teilrechnung ausstellen müssen, müssen Sie im Coupa Supplier Network

alle Bestellpositionen löschen, die nicht in Rechnung gestellt werden. In keinem Fall dürfen Rechnungspositionen mit der

Menge 0 eingereicht werden.

80


Rechnung ohne Bestellung

Nur Rechnungen mit Verweis auf die Bestellung in Coupa werden von Airbus akzeptiert.

Falls Rechnungen ohne Verweis auf eine Bestellung ausgestellt werden müssen, senden Sie diese weiterhin wie gewohnt

in Papier- oder PDF-Format.

Zusatzkosten, die nicht von der Bestellung abgedeckt sind

Zusatzkosten (z. B. Lieferkosten oder andere Kosten), für die es keine Schätzung in der Bestellung gibt, müssen im

Abschnitt Misc Costs (sonstige Kosten) hinzugefügt werden.

Zahlungsinformationen

Geben Sie beim Erstellen der Zahlungsempfängeradresse in Ihrem Unternehmensprofil im Coupa Supplier Portal keine

Bankdaten ein, es sei denn, das entsprechende Feld ist aufgrund des ausgewählten Steuerlandes als obligatorisches

Feld (durch einen roten * markiert) gekennzeichnet. Nutzen Sie die Standardkommunikationskanäle, um Airbus über

geänderte oder aktualisierte Bankdaten zu informieren.

Sobald die Rechnung bezahlt wurde, erhalten Sie eine Angabe des Zahlungsdatums im Coupa Supplier Portal. Das

genannte Zahlungsdatum dient nur zu Ihrer Information. Gleichen Sie dieses mit Ihrem genauen Bankzahlungsdatum ab.


Gutschrift

Wenn eine Rechnung korrigiert werden muss, senden Sie eine Gutschrift, die die Rechnung vollständig aufhebt. Bei

mengenbasierten Gutschriften muss der Mengenwert negativ sein, damit das Dokument im Coupa Supplier Portal korrekt

verarbeitet wird.

In anderen Fällen, in denen Sie Gutschriften senden müssen (mengenbezogener oder mengenbasierter Rabatt,

Teilrechnung usw.), muss das entsprechende Dokument über herkömmliche Kanäle an Airbus gesendet werden.

Garantierte Authentizität, Integrität und Lesbarkeit im Coupa Supplier Portal

Authentizität – Coupa stellt sicher, dass die Rechnung von dem Lieferantenunternehmen stammt, das in dem

rechtskonformen Rechnungsdokument angegeben ist. Coupa sendet dann die rechtskonforme Entwurfsrechnung über

einen sicheren (HTTPS-)Web-Services-Aufruf zusammen mit Parametern, die Rechnungsursprungs- und -zielland der

Transaktion angeben, an TrustWeaver. In Abhängigkeit von diesen Länderparametern wendet TrustWeaver dann eine

oder zwei Signaturen für den authentifizierten Lieferanten an.

Integrität – Coupa und sein Partner TrustWeaver garantieren die Integrität der Rechnungen, sowohl bei der Transaktion

als auch während des gesetzlich vorgeschriebenen Archvierungszeitraums.

Lesbarkeit – Coupa erzeugt ein visuell lesbares Abbild der Rechnungsdaten im PDF-Format.

81


Coupa Supplier Portal und lokale Anforderungen

Elekronische Rechnungen aus dem Coupa Supplier Portal sind kompatibel mit den lokalen Umsatzsteuer- und

Steuervorschriften. Coupa arbeitet mit PricewaterhouseCoopers zusammen, um sicherzustellen, dass die lokalen

Steuervorschriften und Vorschriften für e-Invoicing fortlaufend erfüllt werden.

Digitale Signaturen und lokal geltendes Recht

In Bezug auf digitale Signaturen arbeitet Coupa mit TrustWeaver zusammen. Die TrustWeaver-Lösung ist nahtlos in die

Coupa-Infrastruktur integriert und bietet allen Coupa-Kunden einen rechtskonformen elektronischen

Rechungsstellungsservice. Coupa erzeugt ein visuell lesbares Abbild der Rechnungsdaten im PDF-Format. Bei den

Signaturen, die bei diesem Prozess erstellt werden, handelt es sich um qualifizierte elektronische Signaturen (Qualified

Electronic Signatures) gemäß dem CAdES-A-Standard.

Vermeidung von Duplikaten

Sie dürfen keine Duplikate von in Airbus Click n‘Pay erstellten elektronischen Rechnungen in PDF-/Papierformat über

andere Kanäle senden.

Vorabzahlung

Rechnungen, die eine Vorabzahlung anfordern, müssen für den Gesamtbetrag inklusive Vorabzahlungsbetrag ausgestellt

werden, damit der Betrag zusammen mit dem offenen Vorabzahlungsbetrag beglichen werden kann. 82

9 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Administration

8 Anwendungsfälle


83

Die cXML-Invoicing-Konfiguration für Airbus ermöglicht den Lieferanten das Senden von zusätzlichen

Rechnungskosten ausschließlich über die Option „Misc. Costs/charges“ (Zusatzkosten/ -gebühren).

In CSP wird Folgendes angezeigt:

Hier können Sie Folgendes erfassen:

o Lieferkosten

o Sonstige Gebühren

o Bearbeitungsgebühren

o Rabatte (dies muss ein negativer Wert sein)

84

AUFNAHME VON ZUSATZKOSTEN

Die Rechnung in CSP wird automatisch beanstandet, wenn das Rechnungsdatum mehr als 7 Tage zurückliegt.

In diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung darüber, dass die Rechnung beanstandet wurde; Sie sollten dann

wie im Abschnitt „Beanstandung“ beschrieben vorgehen.

Hinweis: Standardmäßig entspricht das Lieferdatum dem Rechnungsdatum.

85

RECHNUNGSDATUM

In allen CSP-Rechnungen muss für jede Rechnungsposition der richtige Steuersatz ausgewählt und auf

Header-Ebene berechnet werden:

86

STEUERSATZ UND AUSNAHMEN

Achten Sie darauf, auf „Calculate“ (Berechnen) zu klicken, um sicherzustellen, dass die

Steuern ordnungsgemäß addiert und berechnet werden:

In CSP können Sie den Steuersatz aus der Dropdown-Liste auswählen unter “Ust (%)”:

Wenn Sie eine der folgenden Optionen wählen:

* Wenn Sie eine dieser drei Optionen wählen und keinen Grund angeben, wird die Rechnung beanstandet.

87

STEUERSATZ UND AUSNAHMEN

Du musst einen Grund

für deine Wahl

angeben

1

1 2

2- 0.0%

- Ausgenommen

- Steuerschuldnerschaft

des Leistungsempängers

Aufgrund der Konfiguration von Coupa und unter Berücksichtigung des rechtlichen Rahmens, in dem das

System für Airbus betrieben wird, muss in den folgenden Fällen eine technische Gutschrift (Technical Credit

Note ausgegeben werden:

1. Beanstandete Rechnung (ausführliche Schritte finden Sie im vorherigen Abschnitt zum Thema)

a. Eine vollständige Gutschrift muss vom Lieferanten ausgegeben werden, um die falsche Rechnung auszugleichen.

b. Die Rechnung wird korrigiert und versendet.

Beispiel: Wenn eine Rechnung mit der falschen Währung erstellt wird (Abweichung von Bestellungswährung oder UoM),

1. muss eine Gutschrift mit derselben falschen Währung erstellt werden, um den Rechnungsfehler widerzuspiegeln.

2. Es muss eine Rechnung mit der richtigen Währung erstellt werden (die der Bestellung entspricht).

2. Gutschrift für eine Rechnung, die vor der Aktivierung von Coupa erstellt wurde, mit Verweis auf eine Coupa-Bestellung (siehe folgender Abschnitt)

88

VERWENDUNG EINER GUTSCHRIFT

BEANSTANDUNG EINER RECHNUNG

89

Folgende Schritte erfolgen zum Korrigieren solcher

Rechnungen:

1. Die Rechnung wird beanstandet.

2. Die CSP- und/oder E-Mail-Benachrichtigung wird

an den Lieferanten gesendet (überprüfen Sie Ihre

Benachrichtigungsvorgaben).

3. Der Lieferant muss eine Gutschrift erstellen, die die

Rechnung vollständig ausgleicht (diese Gutschrift

muss denselben Fehler wie die ursprüngliche

Rechnung enthalten).

4. Der Lieferant muss eine neue, richtige Rechnung

erstellen und sie übermitteln.

2

Gutschrift auf Grundlage einer Bestellung erstellen

90

GUTSCHRIFT

Nachdem Sie auf das Symbol mit den roten Münzen

geklickt haben, müssen Sie manuell einige

Informationen hinzufügen.

1. Geben Sie die Gutschriftnummer (Credit Note Nº)

ein, die von Ihrem System angegeben wird.

2. Überprüfen Sie das Datum der Gutschrift

(standardmäßig wird das heutige Datum festgelegt;

dies kann jedoch geändert werden).

3. Überprüfen Sie die Zahlungsbedingungen (die

standardmäßig festgelegt sind) und das

Lieferdatum (das standardmäßig auf heute gesetzt

ist, aber geändert werden kann).

4. Legen Sie die Währung fest (muss der Währung

der Bestellung entsprechen; wenn eine Abweichung

zwischen Bestellungs- und Rechnungswährung

vorliegt, wird ein Fehler angezeigt) und geben Sie

die Liefernummer ein.


91

GUTSCHRIFT

5. Fügen Sie die der Gutschrift zugeordnete

ursprüngliche Rechnungsnummer hinzu.

Es kann immer nur eine Rechnung einer Gutschrift

zugeordnet werden (1-zu-1-Beziehung).

6. Fügen Sie das der Gutschrift zugeordnete

ursprüngliche Rechnungsdatum hinzu.

92

GUTSCHRIFT

Nachdem Sie auf das Symbol mit den roten Münzen

geklickt haben, müssen Sie manuell einige

Informationen hinzufügen.

1. Überprüfen Sie die migrierten Daten aus den

Bestellpositionen. Wählen Sie die Umsatzsteuer

aus und berechnen Sie sie auf Positionsebene.

a) Bei der Angabe für den Steuercode im

Dropdown-Menü handelt es sich um einen

generischen Steuercode, der zwischen

Waren/Dienstleistungen unterscheidet. Der

Lieferant muss den zutreffendsten auswählen.

b) Falls eine Rechnungszeile im Format „Menge x

Preis“ ausgegeben wird, legen Sie einen negativen

Wert für die Menge fest, nicht für den Preis.

2. Fügen Sie zusätzliche Kosten, die nicht von der

Bestellung abgedeckt werden, z. B. Lieferung,

Bearbeitung usw., im Feld „Misc“ (Sonstiges) hinzu.


1

2

93

GUTSCHRIFT

3. Überprüfen Sie die Beträge für „Subtotal“

(Teilsumme), „VAT“ (Umsatzsteuer) und „Total“

(Summe).

4. Aktionen können Sie mithilfe der

Aktionsschaltflächen durchführen. Übermitteln Sie

die Rechnung erst, wenn sie fertig ist.

ÄUSSERST WICHTIG

Bei der Summe der Gutschrift muss es sich um einen

negativen Wert (-) handeln, um Fehler im System zu

vermeiden.


3

4

10 Unterstützung


AGENDA

4 Bestellungen

0 Click n’ Pay


5 Rechnungen



6 Administration

8 Anwendungsfälle


94

95

UNTERSTÜTZUNG

• AIRBUS

• Airbus.com-Seite: www.airbus.com/be-an-airbus-supplier/click-and-buy/click-and-pay.html

• Quick Guides (Leitfäden für den Schnelleinstieg)

• CSP Guide (CSP-Leitfaden)

• Videos

• FAQ (häufig gestellte Fragen):

• Unterstützung:

• Bis Go Live [email protected]

• Ab Go Live: Airbus Customer Care:

• Telefon: +33 (0)1 57 32 48 95

• E-Mail: [email protected]

• COUPA

• FAQ (häufig gestellte Fragen):

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal/CSP_FAQ

• Overview Coupa http://www.coupa.com/supplier-network

• Getting started guide (Leitfaden für die ersten Schritte): http://support.coupa.com/forums/33150/entries

http://www.airbus.com/be-an-airbus-supplier/click-and-buy/click-and-pay.html

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers/Coupa_Supplier_Portal/CSP_FAQ

http://www.coupa.com/supplier-network

http://support.coupa.com/forums/33150/entries

Vielen Dank, dass Sie Teil der

Airbus-Gemeinschaft sind!

Documents

Handbuch zum Coupa Supplier Portal - airbus.com · Klicken Sie auf die Schaltfläche Improve your Profile (Profil verbessern), um auf den Bereich zuzugreifen, in dem Sie Ihre Unternehmensangaben