-1-

Handleidingvoor ouders en leerlingen

1

Schoolbestuur Sint-Paulus vzw

Tienen, september 2018 Beste ouder(s) Beste leerling 'Smartschool' is een elektronische leeromgeving die aan gebruikers toelaat documenten en infor-matie uit te wisselen via het internet. De leerlingen en de ouders hebben toegang tot dit commu-nicatiemiddel. Deze brochure maakt u wegwijs in het gebruik van ‘Smartschool’. U kan inloggen op Smartschool via de site: http://viatienen.smartschool.be en u meldt zich aan.

figuur 1

Dankzij de Smartschool App bent u altijd mee, ook wanneer u onderweg bent. De Smartschool App is beschikbaar voor iPhone, iPad, Android smartpho-nes/tablets en Windows.

figuur 2

2

De leerling heeft een hoofdaccount en hieraan wordt een co-account (= de ouder(s)) gekoppeld. De gebruikersnaam is voor de leerling en de ouder(s) dezelfde, het wachtwoord is verschillend. Ouders hebben dezelfde lees- en gebruiksrechten op 'Smartschool' als de leerling. Bijgevolg zien de ouders alles op 'Smartschool' wat hun dochter/zoon ziet, behalve de berichtenmodule en de map 'Mijn documenten'. De leerling kan de berichten van de ouders niet lezen. Daarom hebben ouders en leerling een verschillend wachtwoord. Elke leerling ontvangt een brief met daarin haar/zijn gebruikersnaam en wachtwoord, evenals de wachtwoorden voor de ouders. Bij de eerste aanmelding moet u zich akkoord verklaren met het Smartschoolreglement en zal u gevraagd worden om een nieuw wachtwoord te kiezen. Smartschool zal u ook vragen om uw per-soonlijke gegevens in te vullen. De eerste vier velden zijn verplicht. Klik op 'opslaan' om verder te gaan. In een tweede melding krijgt u een overzicht van uw ingevulde gegevens. Als die juist zijn, bevestigt u met 'Ja, deze zijn correct'.

figuur 3

Vervolgens kan u de 'pushmail' activeren. Door uw privé e-mailadres in te geven, wordt u op de hoogte gebracht van nieuwe berichten op 'Smartschool'. figuur 4

Als u zich correct hebt aangemeld, komt u op de startpagina terecht met een overzicht van alle beschikbare modules. Rechts op het startscherm vindt u de rubriek ’Administratie’. Interessante modules zijn 'Schoolagenda', 'Skore puntenboekje', Leerlingvolgsysteem’ en 'Mijn kinderen'. Rechts bovenaan op de startpagina vindt u de 'Berichtenmodule'.

3

1 De digitale schoolagenda en de papieren planningsagenda

1.1. De digitale schoolagenda De leerlingen gebruiken geen ‘klassieke’ schoolagenda meer. Deze wordt vervangen door de digitale schoolagenda op 'Smartschool'. Het invoeren van de digitale schoolagenda brengt ongetwijfeld voordelen met zich mee!

Als ouder krijgt u betrouwbare en volledige informatie over de lesonderwerpen en over de planning van taken en toetsen: de inhoud is volledig gebaseerd op de informatie die de leerkracht heeft ingevuld.

Voor alle leerlingen en zeker voor de leerlingen met een leerstoornis is de digitale school-

agenda een grote hulp.

De leerlingen (en de ouders) kunnen zien wanneer een taak/toets werd opgegeven, wan-neer een taak moet afgegeven worden en wanneer een toets zal afgenomen worden. Deze informatie is een belangrijke stimulans voor leerlingen om na te denken over de planning van hun schoolwerk en biedt goede aanknopingspunten voor ouders die hun dochter of zoon willen begeleiden.

Als een leerling afwezig is, kan zij/hij al van thuis uit opvolgen welke lessen er gegeven

worden en welke taken/toetsen er opgegeven worden.

U kan deze digitale schoolagenda raadplegen door op de link ‘Schoolagenda’ te klikken, rechts in het startscherm. Het lessenrooster van de klas van uw dochter/zoon zal nu geopend worden. In dit scherm krijgt u een overzicht van alle lesuren van de huidige week. De vakleerkrachten plaat-sen in deze agenda het onderwerp van de les, de taken en de toetsen.

figuur 5

4

U vindt in de weekagenda eveneens boekjes. Een groen boekje betekent dat er tijdens dit lesuur een toets of taak werd opgegeven. Een geel boekje betekent dat er tegen dat lesuur een taak of opdracht moet afgewerkt worden. Een rood boekje betekent dat er tijdens dat lesuur een toets zal afgenomen worden.Om de taken en toetsen in detail te bekijken, dubbelklikt u op de respec-tieve boekjes. De gegevens zullen verschijnen. Met de groene pijltjes in de horizontale balk (zie figuur 5) kan u terug- of vooruit bladeren in de agenda. Onderstaande afbeelding geeft u de verklaringen van de icoontjes in de menubalk van de agenda. figuur 6

1.2 De papieren planningsagenda Naast de digitale schoolagenda zal uw dochter/zoon ook nog een papieren planningsagenda gebruiken waarin ze hun werk zelfstandig kunnen plannen. 2 Skore puntenboekje Via een klik op het 'skore puntenboekje' op het startscherm, komt u terecht in de elektronische evaluatie- en rapportweergave. Wanneer u 'skore puntenboekje' opent, krijgt u volgend scherm: figuur 7

5

In figuur 7 ziet u de cijfers die uw dochter/zoon behaald heeft tijdens de laatste week. U kan even-eens 'voorbije 14 dagen' aanvinken of 'voorbije 30 dagen'. Om een beeld te krijgen van een volledige toetsenperiode, klikt u in de verticale balk links op het in het rood omcirkelde icoontje van figuur 7. U krijgt het scherm op figuur 8 te zien. U klikt op een bepaald vak en u krijgt de resultaten van alle toetsen en taken.

figuur 8

U kan er ook voor opteren om een tabelweergave te krijgen. Hiervoor klikt u in de horizontale balk van figuur 8 op 'tabel' en u krijgt onderstaand scherm.

Wanneer uw dochter/zoon een onvoldoende behaalt, zal dit cijfer in het rood verschijnen. De leerkracht kan ook commentaar toevoegen: dit is te herkennen aan het rode driehoekje (zie fi-

figuur 9

6

guur 9) bij het cijfer. Indien u de cursor op dit driehoekje plaatst, kan u lezen wat de vakleer-kracht genoteerd heeft. Hou er wel degelijk rekening mee dat niet alle cijfers onmiddellijk gepu-bliceerd worden. Uiteraard zal dit binnen een redelijke termijn gebeuren. Wanneer een periode afgesloten is, zal er een rapport aangemaakt worden. Dit rapport is identiek aan de papieren versie die aan de leerlingen zal uitgedeeld worden. U klikt hiervoor in de verticale balk op het in het groen omcirkelde icoontje van figuur 7. U krijgt het rapport van uw dochter/zoon te zien. 3 Berichtenmodule

Via de berichtenmodule, die u kan aanklikken op het startscherm, kunnen alle gebruikers (directie, personeel, leerlingen en ouders) op een makkelijke en veilige manier communiceren. De vakleerkracht zal met de leerlingen bij het begin van het schooljaar concrete afspraken ma-ken rond het gebruik van deze module (beantwoorden van vragen bij examens, toetsen, …) en deze op de pedagogische fiche vermelden. Deze berichtenmodule is bedoeld voor communicatie in schoolverband en werkt zoals een e-mail, op één verschil na: er kunnen geen berichten naar de ‘buitenwereld’ gestuurd worden.

figuur 10

Indien er ongelezen berichten zijn, wordt naast ‘berichten’ een blauwe cirkel weergegeven met daarin het aantal ongelezen berichten. Om een nieuw bericht te verzenden, klikt u op het groene pictogram (kruisje naast de rode pijl) van figuur 11. figuur 11

figuur 11

In het vak ‘Aan’ tikt u de naam van de persoon naar wie u een bericht wil verzenden. U kan de gewenste naam selecteren uit de lijst die zal verschijnen.

7

figuur 12 Typ uw bericht in het voorziene vak en vergeet niet om het onderwerp van uw bericht in te vullen. Een bericht zonder onderwerp kan niet verzonden worden.

Nu klikt u op ‘Versturen’ (zie figuur 12) en uw bericht wordt verzonden. Om op een bericht te antwoorden, klikt u op het groene pijltje dat naar links wijst (naast de blauwe pijl) van figuur 11. 4 Leerlingvolgsysteem

Via het leerlingvolgsysteem, dat u rechts onderaan kan aanklikken op het startscherm, krijgt u toegang tot de volgende documenten:

Gedragskaart; Vergeetkaart; Communicatie; Overzicht sancties; Telaatkomingen; Remediëringsfiche.

Wanneer er op één van deze documenten een wijziging aangebracht wordt, bijvoorbeeld een nota op de gedragskaart, zal u hiervan automatisch een melding ontvangen. Deze functie kan u instellen door links boven op uw naam te klikken, dan naar ‘profiel’ te gaan en te klikken op ‘Berichtgeving’, vervolgens scrolt u naar LVS. U krijgt nu de keuze om op verschillende manieren op de hoogte gebracht te worden, nl. ‘Melding in de browser’, ‘Melding in Smartschool app’ en/of ‘E-mail’. Vink zowel ‘Nieuwe dossierlijn om te volgen’ als ‘Dossierlijn die u volgt werd aangepast’ aan (het icoon-tje zal een kleur krijgen).

Beste

…

8

Het is de verantwoordelijkheid van elke ouder om op de hoogte te zijn van een mededeling/nota binnen het LVS van haar/zijn zoon of dochter.

5 Oudercontactmodule

Via deze module kan u bij het oudercontact online een afspraak maken met de klasleerkracht, de vakleerkrachten, de stagebegeleiding, de leerlingbegeleiding of de directie. U ontvangt vooraf-gaand aan elk oudercontact specifieke informatie. De oudercontactmodule is toegankelijk via Smartschool met hetzelfde wachtwoord. De module kan ook via de Smartschool app op uw smartphone/tablet worden geopend. Als u de module via de app opent, moet u tot helemaal onderaan scrollen en vervolgens klikken op 'Open in browser'. Zo komt u op de startpagina waar u rechts onderaan kan klikken op 'Oudercontact' om een af-spraak te maken. Indien u inlogt via een laptop, komt u onmiddellijk op de startpagina waar u rechts onderaan op 'Oudercontact' kan klikken.

Klap de lijst met beschikbare leer-krachten open en selecteer de leerkracht die u wenst te spreken. Klik op OK

9

Controleer of de datum correct is. Pas eventueel de datum aan door op WIJZIG DATUM te klikken.

Plaats een vinkje voor het tijdstip dat u past. De groene tijdstippen zijn nog beschikbaar.

Indien u dat wenst, kan u een vraag stellen die op het oudercontact aan bod kan komen.

Klik op BEVESTIGEN. U ontvangt een bevestigingsbericht in de berichten-module van Smartschool.

Indien u een afspraak wenst te annuleren, verwijdert u het vinkje dat u in STAP 2 heeft geplaatst. Kies eventueel een ander tijdstip.

6 Intradesk

Via Intradesk, dat u rechts onderaan kan aanklikken op het startscherm, krijgt u toegang tot de pedagogische fiche, leerstoffiche en alle brieven die bestemd zijn voor ouders en leer-lingen. De brieven zullen niet meer op papier aan de leerlingen worden mee gegeven om eco-logische redenen. Enkel brieven die een invulstrookje hebben, zullen we nog op papier bezor-gen. U zal regelmatig een bericht ontvangen met de verschillende links van de brieven die bestemd zijn voor uw zoon en/of dochter. Een overzicht van alle brieven vindt u op Intradesk. 7 Mijn kinderen

figuur 13 De pagina 'Mijn kinderen' geeft u een overzicht van gegevens die betrekking hebben op uw dochter/zoon. Aangezien deze informatie voortdurend wordt geüpdatet, vindt u op deze pa-gina steeds de meest recente items terug!

De nieuwste berichten die u heeft ontvangen. Door een klik op een bericht, kan u ook

meteen antwoorden. De taken en toetsen die gepland zijn voor de komende zeven dagen. Dit overzicht

wordt beperkt tot vijf items. De laatste afwezigheden die de school invoerde voor uw kind. De meest recente evaluatieresultaten en reeds gepubliceerde rapporten.

Kortom, alle informatie over uw kind is steeds bereikbaar vanuit één plaats.

Kinderen toevoegen

In de linker bovenhoek van de startpagina van Smartschool vindt u een overzicht van uw accounts. Deze accounts zijn gemakkelijk te herkennen aan de foto's van uw kinderen.

Via dit venster kan u hier als ouder ook een kind toevoegen zodat u met één klik vlot kan over-

schakelen tussen de verschillende accounts.

figuur 14 figuur 15

Hiervoor heeft u volgende gegevens nodig!

Het webadres van 'Smartschool' van de school (viatienen.smartschool.be) Uw gebruikersnaam Uw persoonlijk wachtwoord dat werd toegekend door de school

figuur 16

8 Afspraken Vanaf het moment dat u gebruik maakt van 'Smartschool', verklaart u zich akkoord met on-derstaande afspraken! Stuur geen berichten naar de hele school of naar alle leerlingen, dit wordt niet geappreci-

eerd. Ongepaste berichten zullen door de beheerders worden verwijderd.

Respecteer de afspraken rond het gebruik van Smartschool die bij de start van het school-jaar met de vakleerkrachten worden gemaakt.

Reclame voor fuiven, jeugdbewegingen… kan op een andere manier gevoerd worden,

maar niet via 'Smartschool'. Taalgebruik is belangrijk, het is veelzeggend! Verzorgde taal zal gelezen worden, andere

niet. Denk eraan: typen in HOOFDLETTERS wordt beschouwd als roepen! Vulgaire taal, iemand beledigen, roddelen, pesten, racisme en dergelijke via 'Smartschool' zullen bestraft worden. Geef nooit persoonlijke informatie zoals wachtwoorden, telefoonnummers of adressen

door aan anderen. Testberichten versturen is niet nodig, het systeem werkt zoals het hoort te werken. Het gebruik van 'Smartschool' is een voorrecht. Bij misbruik kan het gebruik dan ook ont-

zegd worden.

Het is de bedoeling dat de ouders met de school communiceren via het eigen (ouder)ac-count. De school verstuurt berichten naar ouders ook enkel via het adres van de co-ac-count.

Indien u als ouders nog vragen hebt omtrent het gebruik van 'Smartschool' kan u hiervoor tijdens de infoavond van de school terecht. Indien u nadien problemen ondervindt met het gebruik van 'Smartschool', kan u contact op-

nemen met de respectieve secundaire scholen van Via-Tienen.

- Eerste Graad (Campus Waaibergstraat 5 ; 016 81 98 01): eerstegraad@viatienen.be - Tweede Graad (Campus Waaibergstraat 43; 016 81 28 15): tweedegraad@viatienen.be - Derde Graad (Campus Waaibergstraat 45; 016 81 14 09): derdegraad@viatienen.be Door onze ervaring uit het verleden, zijn wij ervan overtuigd dat u het gebruik van 'Smart-school' als bijzonder positief zal ervaren! Vriendelijke groeten Het Via-schoolteam

-1-

Campus Eerste Graaddirecteur: Eric Betrains

Waaibergstraat 5016 81 98 01

eerstegraad@via� enen.be

Campus SWeTedirecteur: Tom Sevenants

Waaibergstraat 93016 81 28 15

via1@via� enen.be

Campus Broekstraatdirecteur: Hendrik Frederickx

Broekstraat 31016 81 14 09

via2@via� enen.be

Campus Dienstensectordirecteur: Geert Coenen

Ooievaarstraat 33016 82 32 40

via3@via� enen.be

Diocesane instituten Tienen