Handreiking voor het voeren van een functionerings- en · PDF fileG. Voorbeeldvragen 45 ... waarin alles omtrent het functioneren besproken kan worden. ... Als echter blijkt dat er

Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken | 1

Handreiking voor het voeren van een functionerings- en beoordelingsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter

en de wethouder in een CDA-afdeling.

2 | Handreiking functionerings- en beoordelingsgesprekken


Inhoudsopgave

1. Inleiding 3

2. Functioneringsgesprekken in de politiek 4

3. Doel en voorwaarden 8

4. Planning en uitvoering 10

5. Voorbereiding 16

6. Gespreksverloop 20

7. Het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder 23

8. Het beoordelingsgesprek in de politiek 26

9. Gesprekstechnieken 30

10. Meer informatie 36

Bijlagen 37

A. Model protocol 38

B. Model verslagformulier 39

C. Stappenplan 40

D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders 41

E. Schema voorbereiding raadslid 43

F. Onderdelen van het functioneringsgesprek 44

G. Voorbeeldvragen 45

Alle documenten in de bijlage zijn te downloaden op AfdelingenNet,

www.cda.nl/afdelingennet.


1. Inleiding

HRM (Human Resource Management) beoogt kwalitatief goede raadsleden en

wethouders in de raad en het college die ten dienste staan van de samenleving. Het

vertrouwen van de burger in het openbaar bestuur staat of valt met de kwaliteit en

integriteit van onze bestuurders en volksvertegenwoordigers.

De afdelingsvoorzitter vervult samen met de fractievoorzitter een belangrijke rol door

het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met de raadsleden. In het

functioneringsgesprek wordt aan de hand van de profielschets het functioneren

besproken en eventueel worden ontwikkelen verbeterpunten benoemd. Door de

beoordelingsgesprekken te voeren, wordt voorkomen dat bij het maken van de

kandidatenlijst misverstanden ontstaan of zittende raadsleden wel of niet in

aanmerking komen voor een (verkiesbare) plaats op de kandidatenlijst.

Deze handreiking heeft als doel om het bestuur van de gemeentelijke CDA-afdeling

te ondersteunen bij het opdoen van kennis van het doel en het gespreksverloop van

het functioneringsgesprek dat met het gemeenteraadslid, de fractievoorzitter en de

wethouder gevoerd kan worden. Tevens zijn een aantal praktische hulpmiddelen als

bijlagen opgenomen, aan de hand waarvan een functioneringsgesprek voorbereid

en gevoerd kan worden. Deze documenten kunt u downloaden op het

AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet. Ook wordt nader ingegaan op het

beoordelingsgesprek en de verschillen met het functioneringsgesprek. In hoofdstuk

8 wordt aandacht besteed aan het beoordelingsgesprek in de politiek.

Afhankelijk van behoefte, kennis en ervaring van de gebruiker kan deze handreiking

integraal worden doorgenomen of op onderdelen worden geraadpleegd. Sommigen

hebben immers reeds ervaring met het voeren van functionerings- en

beoordelingsgesprekken binnen of buiten het CDA, anderen wellicht niet.

In deze handreiking staat het functioneringsgesprek met het raadslid centraal. In de

tekst wordt dan ook steeds van het raadslid gesproken. In plaats daarvan kan echter

ook fractievoorzitter of wethouder gelezen worden, omdat het geschrevene ook op

het functioneringsgesprek met hen van toepassing is. In hoofdstuk 7 worden nog

enige specifieke aandachtspunten genoemd met betrekking tot de wijze waarop met

de fractievoorzitter en met de wethouder het functioneringsgesprek gevoerd wordt.

De bijlagen die zijn opgenomen, zijn afgestemd op het functioneringsgesprek met

het raadslid en kunnen met behulp van hetgeen in hoofdstuk 7 opgemerkt is

aangepast worden naar het gesprek met de fractievoorzitter en de wethouder.

Overal waar hij en hem is vermeld, kan natuurlijk ook zij of haar worden gelezen.


2. Functioneringsgesprekken in de politiek

Binnen de meeste organisaties wordt tegenwoordig gewerkt met functie-

beschrijvingen en competentieprofielen. Deze zijn bedoeld om aan te geven welk

gedrag gevraagd wordt en welke eisen gesteld worden met betrekking tot het

huidige en toekomstige functioneren van medewerkers. Deze HRM-instrumenten

zijn nodig om voortdurend het functioneren van een medewerker in lijn te brengen

en te houden met de doelstellingen van de organisatie. Middels het regelmatig

voeren van functioneringsgesprekken wordt daartoe een gelegenheid gecreëerd.

Omschrijving

Een veel gebruikte omschrijving van het functioneringsgesprek luidt: “Een op

systematische wijze gevoerd gesprek tussen een individuele medewerker en zijn

(direct) leidinggevende met als onderwerp het functioneren van de medewerker.”

Uit deze omschrijving blijkt dat in het functioneringsgesprek verwachtingen vanuit de

organisatie en vanuit de medewerker met betrekking tot het huidige en toekomstige

functioneren van de medewerker uitgewisseld worden en bespreekbaar worden

gemaakt. Het is daarom een tweezijdig gesprek en een moment van bezinning,

waarin alles omtrent het functioneren besproken kan worden. Het is dus een

hulpmiddel en geen doel op zichzelf.

Het functioneringsgesprek:

� is een gestructureerd en jaarlijks terugkerend gesprek;

� gaat over het functioneren in het heden en de nabije toekomst;

� heeft als doel de kwaliteit van het functioneren en de onderlinge

samenwerking te verbeteren;

� benoemt de aandacht, verbeteren ontwikkelpunten;

� dient gebaseerd te zijn op eerder gemaakte afspraken;

� kent geen consequenties, maar is ook niet vrijblijvend.

In de politiek

Ook een politieke partij stelt eisen aan het functioneren van haar politici en

bestuurders. Gemeenteraadsleden en wethouders, en ook statenleden,

gedeputeerden, Kamerleden en Europarlementariërs, moeten bekwaam zijn om

mee te kunnen werken aan de verwezenlijking van de CDA-idealen en het

verkiezingsprogramma.

Een politieke partij laat zich echter niet organiseren als een organisatie of een

bedrijf. Er is geen sprake van een formeel hiërarchische verhouding tussen

werkgever en werknemer die bepaalde verplichtingen voor de medewerker met zich

meebrengt. Daarnaast is het niet het bestuur van de gemeentelijke afdeling dat de

raadsfractie samenstelt, maar gebeurt dit door de ledenvergadering van de afdeling

en vervolgens door de kiezer. De leiding van een organisatie of bedrijf kan

daarentegen haar medewerkers zelf selecteren én aannemen.


Nut en noodzaak

Het afdelingsbestuur heeft wel een verantwoordelijkheid wat betreft het functioneren

en de ontwikkeling van de raadsleden, de fractievoorzitter en de eventuele

wethouder(s). Hun functioneren is namelijk bepalend voor wat het CDA binnen de

lokale politiek kan bereiken. Zij zijn bovendien beeld- en gezichtsbepalend en

hebben daarmee een doorslaggevende invloed op de uitslag die het CDA bij nieuwe

verkiezingen behaalt. Alle reden dus voor het afdelingsbestuur om zich het

functioneren van de lokale politici aan te trekken.

Ook het raadslid is gebaat bij het feit dat met hem een functioneringsgesprek wordt

gevoerd. Door het voeren van dit gesprek wordt het raadslid duidelijkheid en inzicht

geboden in zijn eigen functioneren, kunnen kansen met betrekking tot de eigen

persoonlijke ontwikkeling aangegrepen worden en kunnen teamgerelateerde

inzichten ontstaan.

Cyclus

Het voeren van een functioneringsgesprek met het raadslid is geen gebeurtenis op

zichzelf. Het maakt onderdeel uit van een steeds terugkerende cyclus. Hieronder is

deze cyclus schematisch weergegeven, waarbij jaar 0 het jaar van de verkiezingen

is en jaar 4 het volgende verkiezingsjaar.

Maart jaar 0: gemeenteraadsverkiezingen

Stap 1 april jaar 1 eerste ronde van functioneringsgesprekken

Stap 2 april jaar 2 tweede ronde van functioneringsgesprekken

Stap 3 april jaar 3 derde ronde van functioneringsgesprekken

Stap 4 medio jaar 3 het opstellen van de profielschets gemeenteraadslid

Stap 5 najaar jaar 3 het voeren van beoordelingsgesprekken

Stap 6 najaar jaar 3 het werven van en het voeren van selectiegesprekken

met aspirant-raadsleden op basis van de profielschets

Stap 7 najaar jaar 3 het opstellen en vaststellen van de kandidatenlijst

Maart jaar 4: gemeenteraadsverkiezingen

Afspraken

Het functioneringsgesprek, en ook later het beoordelingsgesprek, kan met recht

goed gevoerd worden, als aan het begin van de raadsperiode afspraken zijn

gemaakt over het functioneren en wederzijdse verwachtingen met elkaar zijn

afgestemd. Hierover dient duidelijkheid te bestaan, omdat dit de uitgangspositie

vormt voor zowel de functioneringsgesprekken als later het beoordelingsgesprek en

daarop wordt dan ook in deze gesprekken steeds teruggegrepen.

De profielschets die opgesteld wordt en de selectiegesprekken die gevoerd worden

met kandidaten ter voorbereiding op de gemeenteraadsverkiezingen vormen de

basis. Als na de verkiezingen de nieuwe fractie bekend is, kan met de individuele

fractieleden met de profielschets in de hand een kennismakingsgesprek gevoerd

worden, waarin afspraken gemaakt worden over doelen en ontwikkeling.


3. Doel en voorwaarden

Het CDA heeft haar doelstellingen vastgelegd in het verkiezingsprogramma. Van het

gekozen raadslid mag verwacht worden dat hij zich voor de volle honderd procent

inzet om deze doelstellingen te realiseren. Ieder raadslid heeft echter ook zijn eigen

idealen, belangen en doelstellingen. De doelstellingen van de partij enerzijds en het

raadslid anderzijds moeten verenigbaar zijn en daarom zullen deze op elkaar

afgestemd moeten worden. Deze afstemming is iets wat al in het kandidaatstellings-

proces voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen (denk aan de profielschets

en de selectiegesprekken) moet zijn gebeurd. Het functioneringsgesprek is een

hulpmiddel om de invulling en concretisering daarvan tijdens de raadsperiode

mogelijk te maken.

Doel

Het functioneringsgesprek heeft daarom als doel om… ‘een goed functioneren van

het raadslid te waarborgen en waar nodig afspraken te maken over hoe dat te

verbeteren.’

Om dit doel te bereiken, moet tijdens het functioneringsgesprek duidelijkheid

ontstaan over het volgende:

� Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denkt over zijn functie en de

werkomstandigheden in ruime zin.

� Hoe het raadslid en het afdelingsbestuur denken over zaken die

belemmerend of stimulerend in het functioneren werken.

� De wijze waarop het raadslid functioneert.

� De wijze waarop de fractie als geheel functioneert.

Het kan natuurlijk zo zijn dat in het gesprek blijkt dat het raadslid naar tevredenheid

functioneert. Als echter blijkt dat er knelpunten zijn die het functioneren

belemmeren, kunnen er afspraken tot verbetering worden gemaakt. Hierdoor wordt

gewaarborgd dat het raadslid op de goede wijze blijft functioneren.

Voorwaarden

� Een gelijkwaardige gesprekspositie van de gespreksdeelnemers

� Een open relatie tussen hen

� Elkaar helpen en gericht zijn op samenwerking

� Een tweezijdige benadering en elkaar activeren

� Goed luisteren

� Gericht zijn op ontwikkeling en de toekomst

� Het gesprek zelf centraal laten staan

� Een goede sfeer.

Voor een duidelijk beeld van functioneringsgesprekken wordt ook nadrukkelijk

stilgestaan bij wat een functioneringsgesprek beslist niet is, namelijk een

beoordelingsgesprek.


4. Planning en uitvoering

Voordat functioneringsgesprekken worden ingepland, dat wil zeggen dat de afdeling

van plan is om in de komende jaren op jaarlijkse basis met haar raadsleden

functioneringsgesprekken te voeren, is het van belang dat binnen de afdeling een

aantal afspraken, na goed overleg, in een protocol worden vastgelegd.

In bijlage A is een modelprotocol opgenomen.

Door binnen de afdeling duidelijkheid te verschaffen over wat een

functioneringsgesprek is, wat de afdeling er mee wil bereiken, hoe het

functioneringsgesprek aansluit bij zaken zoals HRM, opleiding en training, wordt de

plaats en de functie van het functioneringsgesprek ingepast in het bredere

afdelingsbeleid. Het is eveneens van groot belang om de gemeenteraadsleden, de

fractievoorzitter en de eventuele wethouder(s) te betrekken bij dit voornemen en hen

goed te informeren.

Bij het invoeren van functioneringsgesprekken is het belangrijk dat bijvoorbeeld de

volgende zaken duidelijk zijn: wie zijn de gespreksdeelnemers? Welke onderwerpen

komen aan bod? Hoe ziet het gespreksverslag eruit? Hoe vaak vindt het gesprek

plaats? Hoe lang duurt het gesprek? Hieronder wordt daartoe het een en ander

toegelicht.

Tweerichtingsgesprek

Het functioneringsgesprek moet een tweerichtingsgesprek zijn, tussen

gelijkwaardige gespreksdeelnemers. Dat houdt in: open staan voor de mening van

een ander, kritiek accepteren, elkaar aanvullen en helpen.

Gespreksdeelnemers

� Het functioneringsgesprek met het raadslid wordt door de afdelingsvoorzitter

en de fractievoorzitter gevoerd.

� Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter wordt gevoerd door de

afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur.

� Het functioneringsgesprek met de wethouder wordt gevoerd door de

afdelingsvoorzitter en een ander lid van het afdelingsbestuur.

Gespreksleider

In alle gevallen is de afdelingsvoorzitter de gespreksleider. Natuurlijk ziet de

fractievoorzitter meer van het functioneren van het raadslid, maar om recht te doen

aan de rol en de verantwoordelijkheid van de afdeling verdient het aanbeveling om

de afdelingsvoorzitter de gespreksleider te laten zijn. De afdelingsvoorzitter kan zich

eventueel door anderen laten informeren over het functioneren van de betreffende

politicus als hij dat nodig acht.


Aanwezigheid van de fractievoorzitter

De reden waarom de fractievoorzitter deel zou moeten nemen aan het

functioneringsgesprek met het raadslid is dat hij een goed beeld heeft van het

functioneren van het raadslid, omdat hij dat vanuit de nabijheid (met name in de

raad en binnen de fractie) kan waarnemen. Hij kan voor wat betreft dat deel van het

raadswerk goed en minder goed functioneren benoemen en eventuele

verbeterpunten signaleren. Als voorzitter van de fractie en daardoor ‘leider van het

team’ heeft hij belang bij goed functioneren van de verschillende teamleden en een

prettige en constructieve samenwerking. Daarnaast kan het functioneringsgesprek

met het raadslid voor de fractievoorzitter ook leer- en/of verbeterpunten opleveren.

In de praktijk bestaan er echter ook argumenten die de deelname van de

fractievoorzitter aan het functioneringsgesprek met het raadslid verhinderen. Het

zou bijvoorbeeld kunnen dat de persoonlijke relatie tussen het raadslid en de

fractievoorzitter verhindert dat een goed en prettig functioneringsgesprek gevoerd

kan worden. Ook kan het zo zijn dat het raadslid zich door de aanwezigheid van de

fractievoorzitter geremd voelt om openlijk over zichzelf of anderen te spreken. Als

dat het geval is, geeft dat blijk van een probleem dat al veel eerder had moeten

worden geconstateerd én aangepakt. Om dan toch het functioneringsgesprek te

voeren waaraan de fractievoorzitter deelneemt, is het van belang om hieraan

voorafgaand de eventuele problemen bespreekbaar te maken en te werken aan

oplossingen.

Uiteindelijk beslist het afdelingsbestuur, gegeven de lokale praktijk, wie deelnemen

aan het functioneringsgesprek met het raadslid, de fractievoorzitter en de

wethouder.

Gespreksonderwerpen

Vijf standaard gespreksonderwerpen komen in het functioneringsgesprek aan bod:

1. Taakinhoud

2. Taakvervulling

3. Werkomstandigheden

4. Samenwerking

5. Eigen ontwikkeling

Binnen het gespreksonderwerp taakvervulling kunnen de competenties van het

CDA-gemeenteraadslid (of de CDA-wethouder) aan de orde komen, omdat het

onderdeel ‘taakvervulling’ gaat over de wijze waarop een raadslid functioneert.

Competentieprofiel

De competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder zijn

praktische hulpmiddelen bij het voeren van de functioneringsgesprekken met het

raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder. De competenties in deze profielen

zijn namelijk beschreven aan de hand van waarneembare gedragsvoorbeelden in

de functie. Deze gedragingen geven een beeld van het functioneren en kunnen dus

ter sprake worden gebracht. Een competentieprofiel geeft dus op een eenvoudige

wijze gespreksstof.


Een tweede manier heeft te maken met een situatie waarin bepaalde competenties

onvoldoende beheerst worden. Dan kan het competentieprofiel gebruikt worden om

verbeterpunten in het functioneren te duiden en gerichte opleiding aan het raadslid

aan te bieden. Zie hoofdstuk 10 voor meer informatie over de competentieprofielen.

Invulformulier

Bij de genoemde competentieprofielen bestaan zogenaamde invulformulieren

waarop aangegeven kan worden in welke mate competenties worden beheerst.

Let bij het gebruik van een invulformulier met competenties echter goed op dat het

in het functioneringsgesprek niet de bedoeling is dat u een oordeel velt over het al

dan niet beheersen van competenties. In het functioneringsgesprek gaat het juist

om het vragen naar hoe het raadslid functioneert, niet welke competenties hij

beheerst. U kunt dus bijvoorbeeld vragen: “Hoe legt u contact met burgers?

Op welke wijze heeft u contact? Hoe ervaart u uw contact met burgers?”.

Politieke keuzes

De vijf gespreksonderwerpen richten zich samen op het volledige pallet van

functioneren van het raadslid en zijn mogelijke ontwikkeling hierin. Wat hier

nadrukkelijk buiten valt, zijn de uiteindelijk gemaakte politieke keuzes van het

raadslid. Het debat over politieke keuzes vindt immers plaats in de gemeenteraad

en deze keuzes hebben niets van doen met de wijze waarop het raadslid

functioneert. Echter de standpunten die het raadslid inneemt, evenals de mate

waarin hij daarin het CDA-gedachtegoed verwerkt, mogen nadrukkelijk wel aan bod

komen. Het raadslid is immers een volksvertegenwoordiger namens het CDA.

Verslag

Na het functioneringsgesprek werkt één van de gespreksdeelnemers (de

afdelingsvoorzitter of de fractievoorzitter) zijn aantekeningen uit in een verslag. Het

verslag gaat ter goedkeuring naar de andere gespreksdeelnemers. Tijdens en bij de

afronding van het functioneringsgesprek kunnen afspraken worden gemaakt,

bijvoorbeeld over begeleiding en opleiding. Deze afspraken moeten voor alle

gespreksdeelnemers duidelijk zijn en worden vastgelegd. Uitsluitend met

instemming van allen kunnen afspraken worden vastgelegd. Daarnaast moet in het

verslag worden benoemd welke acties met betrekking tot de eventuele (verdere)

ontwikkeling van het raadslid zijn afgesproken. Als de drie gespreksdeelnemers het

eens zijn met de tekst en de gemaakte afspraken in het verslag tekenen zij voor

akkoord en ontvangt het raadslid een kopie van het verslag. De voorzitter bewaart

het verslag gedurende de zittingstermijn van het betreffende raadslid of wethouder.

In bijlage B is een model verslagformulier opgenomen.

Het verslag dat gemaakt wordt, dient als basis voor het volgende

functioneringsgesprek. Tijdens het beoordelingsgesprek aan het einde van de

raadsperiode, waarvan de uitkomst betrokken kan worden bij een eventueel

hernieuwde kandidaatstelling van het betreffende raadslid, kan worden

teruggekeken naar alle verslagen en dus naar de gehele raadsperiode.


Training

Een uitkomst van het functioneringsgesprek kan zijn dat het raadslid of de

wethouder nog training of begeleiding nodig heeft. Bijvoorbeeld om een bepaalde

competentie (verder) te ontwikkelen. Het Steenkampinstituut, het opleidingsinstituut

van het CDA, beschikt over een breed aanbod van opleidingen en trainingen.

Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen de training van vaardigheden en

trainingen die meer gericht zijn op kennisoverdracht. Ook voor CDA-wethouders zijn

er diverse mogelijkheden voor training en begeleiding. Het uitgebreide (provinciale)

opleidingsaanbod van het Steenkampinstituut is te vinden op www.cda.nl/si.

Het afdelingsbestuur heeft een nadrukkelijke informerende en motiverende rol als

het gaat om training en ontwikkeling van raadsleden en wethouders.

Frequentie

Het gesprek moet met een vaste regelmaat gevoerd worden: één keer per jaar is ter

wille van de continuïteit aan te bevelen. Het is aan te raden om een jaar na de

gemeenteraadsverkiezingen het eerste functioneringsgesprek te plannen. Dan is het

raadslid voldoende lang in functie om te weten welke zaken binnen zijn functioneren

goed gaan en wat eventuele verbeterpunten zijn. Door bovendien reeds na één jaar

een functioneringsgesprek te voeren en dit ieder jaar te herhalen, ligt er later een

goede basis voor het beoordelingsgesprek.

Tijdsduur

Voor het functioneringsgesprek dient ten minste een uur te worden uitgetrokken. Dat

geeft de gelegenheid om dieper op bepaalde gesprekspunten in te gaan. Bovendien

zorgt het ervoor dat het functioneringsgesprek de uitstraling krijgt van een serieuze

aangelegenheid.

Vertrouwelijk

Het functioneringsgesprek heeft vanzelfsprekend een vertrouwelijk karakter. Het

moet daarom ongestoord kunnen plaatsvinden zonder allerlei onderbrekingen. Een

goede opstelling is tevens van belang, zodat een ieder elkaar kan zien en niet te ver

van elkaar afzit. Ook de ruimte die gekozen wordt om het functioneringsgesprek te

voeren, moet zodanig zijn dat het gesprek vertrouwelijk kan blijven.


5. Voorbereiding

Een functioneringsgesprek dient voorafgegaan te worden door een goede

voorbereiding van alle gespreksdeelnemers. Dit komt ten goede aan de

overzichtelijkheid, duidelijkheid en opbrengst van het gesprek. Ook is het belangrijk

dat alle gespreksdeelnemers begrijpen wat het doel van het gesprek is en welke

voorwaarden gelden om het een succesvol functioneringsgesprek te laten zijn.

Opstellen van de agenda

Een goede voorbereiding is dus van belang. De agenda waar langs het

functioneringsgesprek zal worden gevoerd, bevat in ieder geval de vijf standaard

gespreksonderwerpen (zie hoofdstuk 4). Daarnaast kunnen alle drie de

gespreksdeelnemers zelf extra gesprekspunten inbrengen. Het functionerings-

gesprek mag wat betreft gespreksverloop geen verrassingen bevatten.

Goed gemotiveerd

Het voeren van functioneringsgesprekken betekent een bespreking van de huidige

situatie. Belangrijk is dat de gespreksleider en de tweede gespreksvoerder laten

zien dat zij gemotiveerd zijn tot het voeren van dergelijke gesprekken, voordat een

functioneringsgesprek daadwerkelijk gevoerd wordt. Het is belangrijk eventuele

bezwaren of bedenkingen van het raadslid serieus te nemen en er op in te gaan.

Stappenplan

Belangrijk in de voorbereiding is het opstellen van een zogeheten stappenplan. Voor

zowel de aanloop naar het functioneringsgesprek, als het gesprek zelf en de

afronding ervan. In bijlage C is een stappenplan opgenomen dat de te ondernemen

stappen met betrekking tot het voeren van functioneringsgesprekken benoemt.

Mogelijkheden opleidingsaanbod

In het functioneringsgesprek kan aan de orde komen dat het betreffende raadslid

training nodig heeft. Het is nuttig u hier vast op voor te bereiden. Op de website van

uw provinciale scholingscommissie (te vinden via www.cda.nl/si) kunt u zien welke

trainingen dit jaar aangeboden worden. Met deze kennis kunt u het raadslid ook

accuraat adviseren en kunt u direct concrete afspraken maken.

Concrete voorbereiding

In bijlage D en E zijn de voorbereidingen overzichtelijk in twee aparte schema’s

opgenomen. Het schema met betrekking tot de voorbereiding van het raadslid kan

eventueel opgenomen worden in de brief waarmee u het raadslid uitnodigt voor het

functioneringsgesprek.


6. Gespreksverloop

Een goed gevoerd functioneringsgesprek kent een vast gespreksverloop. Dit is van

belang om de duidelijkheid en overzichtelijkheid van het gesprek te vergroten. Het

functioneringsgesprek bestaat grofweg uit drie fasen:

1. Opening

2. Bespreking van de agendapunten

3. Afronding

In bijlage F vindt u op overzichtelijke wijze het gespreksverloop samengevat.

1. Opening

In de opening van het functioneringsgesprek is het de bedoeling om het doel en de

kenmerken van het functioneringsgesprek uit te leggen. Stel de definitieve agenda

vast en benadruk het vertrouwelijke karakter.

2. Bespreking van de agendapunten

Door de agenda te volgen komen de vijf standaard gespreksonderwerpen aan de

orde. Daarna kunnen ook de extra gesprekspunten besproken worden.

1. Taakinhoud

2. Taakvervulling


4. Samenwerking


In bijlage G zijn een aantal inleidende vragen per gespreksonderwerp opgenomen.

Uit de bespreking van de verschillende onderwerpen kunnen afspraken,

oplossingen, een plan van aanpak of complimenten volgen die door de

gespreksleider worden genoteerd.

Houdt bij de bespreking van het functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en

de wethouder altijd de blik op de aandachts- en verbeterpunten. Hoe functioneert hij

nu en hoe kan hij nog beter functioneren? Negatief oordelen over het functioneren is

meestal makkelijk maar dit is nadrukkelijk niet de bedoeling van het

functioneringsgesprek. Hoe kan het raadslid nog beter gaan of blijven functioneren?

Benaderingen

Op een open en vertrouwelijke wijze wordt met elkaar over het functioneren van het

raadslid gesproken. Op het moment dat een probleem of aandachtspunt in het

functioneren van het raadslid aan de orde komt, zal de gespreksleider een goede

benadering moeten kiezen. Er zijn twee benaderingen: de oplossingsgerichte

benadering en de probleemgerichte benadering.


De oplossingsgerichte benadering zoekt naar directe oplossingen of het concreet

aanreiken van adviezen om op korte termijn het probleem op te lossen. De

probleemgerichte benadering gaat in op het nader uiteenrafelen van het probleem

en bijbehorende oorzaken en gevolgen. Door de dieperliggende oorzaken te vinden

en aan te pakken, kan het probleem op lange termijn opgelost worden. De

oplossingsgerichte benadering is sneller en concreter, terwijl de probleemgerichte

benadering diepgaander is en meer verhelderend. afhankelijk van het probleem kan

voor een benadering gekomen worden, kies echter altijd voor een duurzame

oplossing.

3. Afronding

In de derde fase van het functioneringsgesprek dient te worden nagegaan of alle

gespreksdeelnemers elkaar goed hebben begrepen. Verder kunnen er zaken in het

gesprek aan de orde zijn geweest, die vragen om een vervolg of in breder verband

moeten worden besproken, bijvoorbeeld in een afdelings- of fractievergadering.

De afronding loopt automatisch over in een nabespreking waarin kan worden

vastgesteld: wat is nu afgesproken. Probeer dit zo concreet mogelijk te maken,

afgesproken kan bijvoorbeeld worden dat het raadslid of de wethouder een

bepaalde cursus gaat volgen.

Na het gesprek werkt de gespreksleider zijn aantekeningen uit tot een verslag (zie

bijlage B voor het model verslagformulier).


7. Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter en de wethouder

Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter en het gesprek met de eventuele

wethouder komt grotendeels overeen met het functioneringsgesprek zoals dat met

een raadslid wordt gevoerd.

De inhoud van de drie functies en hun rol en positie verschilt echter wel van elkaar

en dat heeft dan ook invloed op het functioneringsgesprek. De eerder genoemde

competentieprofielen van het CDA-gemeenteraadslid en de CDA-wethouder bieden

meer informatie over specifieke functieaspecten van het raadslid, de fractievoorzitter

en de wethouder.

Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter

Het functioneringsgesprek met de fractievoorzitter kan het beste plaatsvinden, nadat

de functioneringsgesprekken met de raadsleden zijn gevoerd. Eventuele relevante

zaken, zoals problemen of ontwikkelingsvraagstukken die gebleken zijn in de

gesprekken met de raadsleden en waarbij de fractievoorzitter een rol heeft of zou

moeten hebben, kunnen dan worden meegenomen in het functioneringsgesprek.

De fractievoorzitter is het boegbeeld van de fractie. Hij wordt geacht werk te maken

van teamvorming en invloed te hebben op teamgeest binnen de fractie. Hij is ook

degene die leiding geeft aan de relatie en eventuele samenwerking met de andere

(coalitie)fracties. Dit zijn zaken die aandacht behoeven in het functioneringsgesprek.

Het is belangrijk om ook een eventueel minder goed functioneren van de

fractievoorzitter bespreekbaar te maken, gegeven de vooraanstaande rol die hij

vervult voor de fractie en ten aanzien van de beeldvorming van het CDA.

Tenslotte kan van enige ‘profilering’ van de fractievoorzitter sprake zijn. Bijvoorbeeld

om ook na de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen de rol van fractievoorzitter te

kunnen vervullen of om de ambitie naar het wethouderschap kracht bij te zetten. Het

is zaak om op deze profilering bedacht te zijn en bij het bespreken van het

functioneren bij feitelijkheden alleen te blijven.

Het functioneringsgesprek met de wethouder

De CDA-wethouder is een belangrijk CDA-gezicht in de gemeente. Het CDA moet

als partij dan ook groot belang hechten aan zijn kwaliteit van functioneren. Het

functioneringsgesprek is een goed middel om dit te waarborgen.

Het CDA is als politieke partij niet bij alle onderdelen van het werk van haar

wethouder betrokken. Deze is naast CDA-politicus immers ook bestuurder van de

gemeente. Het functioneringsgesprek met de wethouder gaat daarom niet over alle

aspecten van diens functioneren. De uiteindelijke politieke keuzes die het College

van B&W maakt en de samenwerking met de andere wethouders, de burgemeester


en het ambtelijk apparaat kunnen, indien daar niets van zichtbaar is, niet aan bod

komen in het functioneringsgesprek.

Wat nadrukkelijk wel in het functioneringsgesprek met de wethouder aan de orde

mag zijn, is de wijze waarop hij in zijn functioneren blijk geeft van zijn CDA-

signatuur. Op basis van zijn bestuursstijl kan de CDA-wethouder zich in zijn

functioneren positief onderscheiden. Ook de mate waarin hij erin slaagt om beleid

zoals het CDA dat voorstaat verwezenlijkt te krijgen, is onderwerp van gesprek.

Een minder goed functionerende wethouder moet, net zoals dat geldt voor de

fractievoorzitter, hierop aanspreekbaar zijn. Het is van belang om dit in het

functioneringsgesprek aan de orde te stellen, omdat daarmee verbeteringen in het

functioneren kunnen worden bereikt. De positie die de wethouder bekleedt, kan

daarbij een obstakel zijn. Dat zou echter niet zo moeten zijn als bij iedere

betrokkene het doel en vooral het karakter van het gesprek duidelijk is.


8. Het beoordelingsgesprek in de politiek

Het beoordelingsgesprek is wezenlijk anders dan het functioneringsgesprek. Anders

dan het functioneringsgesprek is het meer een eenrichtingsgesprek: de

afdelingsvoorzitter voert vooral het woord.

Beoordelingsgesprekken hebben tot doel om een oordeel uit te spreken over het

functioneren van het raadslid, de fractievoorzitter en de wethouder in de afgelopen

periode. Dit oordeel wordt gebruikt om te beslissen of het raadslid / fractievoorzitter

opnieuw in aanmerking zal komen voor een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst.

In het beoordelingsgesprek met de wethouder kan de afdelingsvoorzitter slechts

voorwaardelijke garanties geven over continuering van het wethouderschap na de

verkiezingen. De verkiezingsuitslag en de daarop volgende

collegeonderhandelingen zijn medebepalend.

De afdelingsvoorzitter kan de wethouder - bij goed functioneren - vragen te

kandideren voor een plek op de kandidatenlijst, bijvoorbeeld als lijsttrekker en

wethouderkandidaat.

Het beoordelingsgesprek staat vooral ten dienste aan het lokale afdelingsbestuur

tijdens het kandidaatstellingsproces. Het heeft de volgende kenmerken:

Het beoordelingsgesprek is een instrument van het afdelingsbestuur om besluiten te

nemen over wie van de zittende raadsleden door mag voor een volgende

raadsperiode. Het accent ligt in het beoordelingsgesprek op het mededelen van een

oordeel van het afdelingsbestuur over het functioneren van het raadslid en de

gevolgen die daaruit wat het afdelingsbestuur betreft zouden moeten voortvloeien

voor een eventueel volgende raadsperiode.

Kandidaatstellingsproces

Voor het afdelingsbestuur zijn beoordelingsgesprekken een belangrijk instrument in

het kandidaatstellingsproces en het samenstellen van een kandidatenlijst met

herkenbare en capabele CDA-ers conform de profielschets.

Het gesprek van het raadslid met de beoordelaars (idealiter de afdelingsvoorzitter

samen met de fractievoorzitter) mondt uit in een uitnodiging aan om opnieuw te

kandideren voor een volgende raadsperiode of mondt uit in het advies af te zien van

een (verkiesbare) plek op de kandidatenlijst en derhalve zich niet opnieuw kandidaat

te stellen. Een raadslid is uiteindelijk vrij om op basis van de eigen afwegingen dit

advies al dan niet op te volgen. Door de duidelijkheid die door het bestuur gegeven

wordt heeft een raadslid de gelegenheid om zelf zijn of haar vertrek uit de lokale

politiek aan te kondigen.


De verschillen tussen het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek

Het is belangrijk om te benadrukken dat functioneringsgesprekken en beoordelings-

gesprekken nooit helemaal los van elkaar te koppelen zijn.

In het functioneringsgesprek gaat het weliswaar niet om het beoordelen van het

raadslid, maar er is toch altijd sprake van een zweem van beoordeling. Dat komt

omdat mensen altijd een beeld van elkaar hebben. Vanuit dat beeld, ook al is dat

gevormd door een eerste indruk van twee minuten, vormen mensen een oordeel

over iemand. Maar dat oordeel mag in het functioneringsgesprek niet als een

beoordeling ter sprake te komen. Er wordt namelijk alleen over het huidige en

toekomstige functioneren gesproken en de ontwikkeling hierin. Het is belangrijk

hiervan bewust te zijn.

Hieruit volgt logischerwijs dat functioneringsgesprekken niet als eenmalige

gebeurtenis vlak voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen gevoerd zouden

moeten worden. Dan krijgen ze namelijk het stempel van beoordeling omdat op

korte termijn de kandidatenlijst moet worden opgesteld.

Het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek komt pas optimaal tot zijn

recht wanneer met het functioneringsgesprek aan het begin van de raadsperiode

wordt begonnen en er gedurende de raadsperiode jaarlijks worden gevoerd.

Hieronder staan de overeenkomsten en verschillen tussen beide gesprekken.

Beoordelingsgesprekken Functioneringsgesprekken

Doel

Waarderen van het functioneren door een

oordeel te vormen over het functioneren

van het raadslid. Het oordeel betekent

expliciet: doorgaan of niet doorgaan voor

een nieuwe raadsperiode.

Doel

Waarborgen dat het raadslid zich

permanent ontwikkelt, goed

functioneert én goed blijft functioneren.

Inhoud

De resultaten van het functioneren.

Inhoud

Het functioneren zelf en de

werkcondities en randvoorwaarden.

Tijdsperspectief

Gericht op het verleden.

Tijdsperspectief

Gericht op het heden en de toekomst.

Richting

Eenrichtingsverkeer. Van de

afdelingsvoorzitter en de fractievoorzitter

naar het raadslid.

Richting

Tweerichtingsverkeer, iedere

gespreksdeelnemer levert input voor en

in het gesprek.


9. Gesprekstechnieken

Mensen praten met elkaar. Tijdens een gesprek proberen mensen een boodschap

naar elkaar over te brengen en treedt een wisselwerking tussen hen beiden op. Ze

communiceren dan met elkaar. In een gesprek verwoorden zij hun gedachten en

gevoelens met gebruik van taal en non-verbale signalen.

Boodschap

Als er sprake is van communicatie is er ook altijd sprake van een zender en een

ontvanger. Die rollen veranderen voortdurend. In een gesprek zijn steeds beiden

aan het woord en versturen zij voortdurend allerlei boodschappen. Als A iets zegt

tegen B, is A de zender en B de ontvanger. Als B dan reageert, is B de zender en A

de ontvanger. Enzovoort.

ontvanger ← zender

A boodschap B

zender → ontvanger

In het functioneringsgesprek veranderen de gespreksdeelnemers ook voortdurend

van zender in ontvanger en vice versa. Soms zijn ze zender en ontvanger tegelijk.

Het is daarom belangrijk om beide vaardigheden te kennen.

Zendervaardigheden

Vanuit het oogpunt van de zender staat in het gesprek centraal dat de eigen

boodschap zo goed mogelijk overgebracht moet worden aan de ontvanger.

Daarnaast kan de zender de regie van het gesprek bepalen door zelf aan het woord

te blijven.

Een zender zou het volgende moeten kunnen:

1. Informatie geven

2. Opdrachten geven en verzoeken doen

3. Kritiek geven

4. Verduidelijking geven

Metagesprek

Vooral dit laatste is van belang. De zender zal in staat moeten zijn om

onduidelijkheden of misverstanden die in het gesprek ontstaan tijdig te

onderkennen, het belang van het wegnemen ervan te beseffen en de

onduidelijkheden of misverstanden aan de orde te stellen. Het doel is om

duidelijkheid tot stand te brengen. Let op dat in dit geval vaak sprake is van een

gesprek over een gesprek. Dat wordt ook wel metacommunicatie of metagesprek

genoemd. Bijvoorbeeld: een gespreksdeelnemer springt van de hak op de tak. Het

is dan nuttig dit te signaleren en af te spreken wat langer bij één onderwerp stil te

staan: “Ho Maarten, wacht even. Dit gaat allemaal te snel. Wat een onderwerpen.

Eén voor één graag. Laten we het eerst hebben over …”


Ontvangervaardigheden

De luisteraar, en dus ontvanger, oefent invloed uit op het gesprek door een actieve

luisterhouding aan te nemen. Hij straalt uit dat hij wil ontvangen en begrijpen wat de

zender aan hem wil overbrengen. Zo laat de ontvanger de ander de ruimte om zijn

verhaal te vertellen en reageert hij met aandacht en bevestiging. De vaardigheden

van de ontvanger zijn dus vooral luistervaardigheden. Door middel van oogcontact,

lichaamshouding en aanmoedigende gebaren wordt de zender gestimuleerd tot

praten.

Er zijn drie luistervaardigheden die zich specifiek op een boodschap of onderdelen

daarvan richten:

1. Vragen stellen

Daarmee geeft de ontvanger aan dat hem of haar iets niet helemaal duidelijk

is. Dat betekent dus dat de ontvanger actief luistert.

2. Gevoel reflecteren

De luisteraar vertelt hoe hij of zij probeert te begrijpen hoe de ander zich

voelt of heeft gevoeld in de situatie waarover wordt verteld. Dat wijst erop dat

er geluisterd wordt.

3. Samenvatten

Het doel van het samenvatten is structuur aan te brengen in wat de zender

heeft verteld én bij de zender te toetsen of hij de boodschap goed begrepen

heeft. Ook dit duidt op actief luisteren van de ontvanger.

Houding van de gespreksleider

In het functioneringsgesprek dient sprake te zijn van een open en onderzoekende

houding van de gespreksleider. Het moge duidelijk zijn dat in een slecht

‘communicatief klimaat’ het functionerings-gesprek geen constructieve resultaten

oplevert. Het functioneringsgesprek wint aan waarde naarmate de

gespreksdeelnemers beter met elkaar communiceren.

LSD

Van de gespreksleider wordt in ieder geval een open houding, LSD (luisteren,

samenvatten en doorvragen) en ordenen van informatie verwacht. Vooral de LSD-

techniek is belangrijk om goede vragen te stellen.

Luisteren

De effectiviteit van het functioneringsgesprek als een tweezijdig gesprek neemt toe

wanneer de deelnemers goed naar elkaar luisteren. Een afdelingsvoorzitter zal als

gespreksleider daarom vooral gebruik moeten maken van zijn luistervaardigheid.

Het gaat dan om het samenvatten van de boodschap van het raadslid, niet om zijn

of haar feitelijke woorden. Een functioneringsgesprek waarin één van de

gesprekspartners driekwart van de tijd aan het woord is, zal niet voldoen aan haar

primaire doel.


Naast het verbaal terugkoppelen zijn er nog andere manieren waarop een

ontvanger over kan brengen dat hij actief luistert naar de zender. Voorbeelden

daarvan zijn:open houding, oogcontact, knikken en 'hummen', aantekeningen

maken en non-verbaal 'meeveren' (afstand verkleinen, afstand nemen, gebaren

spiegelen).

Samenvatten

Het is belangrijk om actief te luisteren en af en toe samen te vatten wat het raadslid

vertelt. Dit zorgt er voor dat er daadwerkelijk geluisterd wordt en dat het raadslid het

gevoel heeft dat hij of zij gehoord wordt.

Voorbeeld samenvatten: "Als ik je goed heb begrepen, vind jij dat ..."

Doorvragen

Goed luisteren is echter maar één kant van het gesprek. De juiste vragen stellen is

de andere kant. Ook in de vraagstelling zal de interesse van de afdelingsvoorzitter

voor de mening en het verhaal van het raadslid zich moeten uiten. En door middel

van doorvragen kan veel meer informatie over een bepaald onderwerp worden

ingewonnen.

Voorbeelden doorvragen:

"Ik moet doorzetten. Ik moet sterk zijn. Ik moet dit beleidsplan op tijd afhebben." `

→ Doorvragen: Wat gebeurt er als je dat niet doet?

“Samenwerken vind ik toch wel lastig, als ik denk aan onze plenaire vergaderingen.”

→ Doorvragen: Wat versta jij onder samenwerken?

"Niets gaat goed. Overal vallen mensen mij lastig."

→ Doorvragen: Wat bedoel je met lastigvallen?

Open vragen

Het stellen van open vragen draagt in dit verband bij aan het zich vrijelijk uitdrukken

van het raadslid. De gespreksleider moedigt door middel van het stellen van open

vragen het raadslid aan zich vrijelijk te uiten en na te denken.

Gesloten vragen zijn namelijk altijd met korte antwoorden te beantwoorden

(bijvoorbeeld met ‘ja’, ‘nee’ of ‘goed’) waarbij dus lang niet alle relevante informatie

naar boven komt.

Voorbeelden gesloten vragen: “Bent u een teamplayer? Helpt u uw collega’s wel

eens? Vraagt u hun hulp wel eens?”

Gesloten vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met een werkwoord beginnen.

Voorbeelden open vragen: “Hoe zou u uw rol in de fractie beschrijven? Hoe draagt u

bij aan het teamresultaat? Wat vindt u van de hulp van uw collega’s?”

Open vragen zijn te herkennen doordat ze vaak met Wat, Waar, Waarom, Welke en

Hoe beginnen.


STARR-methodiek

Zoals gezegd moet de verzamelde informatie uit het functioneringsgesprek iets

kunnen zeggen over het huidige en vooral ook het toekomstige gedrag in de functie.

Het functioneringsgesprek zou dan ook gevoerd moeten worden als een gedrags-

gericht interview, omdat daarmee naar gedrag uit het verleden wordt gevraagd

gericht op de toekomst. In het gedragsgerichte interview kan de STARR-methodiek

gebruikt worden.

Alles wat de kandidaat in het afgelopen jaar heeft gezegd en gedaan tekent zijn

functioneren en kan representatief zijn voor de toekomst. Het is niet voldoende om

alleen een beschrijving te geven van dat gedrag. Om het gedrag op de juiste

waarde te schatten, moet men een duidelijk beeld hebben van de situatie waarin het

zich afspeelde. Maar ook wat het doel of de taak was, wat van hem verwacht werd,

wat hij precies heeft gedaan, welk effect dit had en wat het uiteindelijke resultaat is

dat ontstond. Deze informatie kan worden verkregen door middel van een gerichte

vraagmethode bijvoorbeeld de STARR-methodiek.

De letters STARR zijn de beginletters van de volgende sleutelwoorden.

S Situatie: Welke concrete situatie die leidde tot het vertoonde gedrag?

T Taak: Wat was de taak van het raadslid?

A Actie: Wat heeft hij toen gezegd of gedaan of juist nagelaten te doen?

R Resultaat: Wat was het resultaat van deze actie?

R Reflectie: Wat geeft de ondernomen actie aan over de vaardigheden

en ontwikkelpunten zijn er?

Gestructureerde aanpak

In het functioneringsgesprek krijgt de gespreksleider met de STARR-methodiek op

een gestructureerde wijze een zo betrouwbaar mogelijk beeld van het gedrag van

het raadslid, zonder dat hij zelf bij diens ‘handelen’ aanwezig is geweest. Via de

structuur Situatie, Taak (of doel) worden voorbeelden van gedrag verzameld,

waaruit naar voren komt welke Acties het raadslid heeft uitgevoerd (of niet!) en wat

daar de Resultaten van waren. Het raadslid en gesprekspartners Reflecteren op de

ondernomen actie. Welke competenties zijn al aanwezig voor de uit te voeren Taken

en welke nog verder ontwikkeld dienen te worden? Of het raadslid kan reflecteren

op zijn eigen handelen is overigens ook een belangrijke competentie.

Let op: het is belangrijk om tijdens de ‘STARR-vragen’ voortdurend de LSD-techniek

te blijven toepassen!

De STARR-methodiek is slechts een middel en geen doel op zichzelf. Het doel is

om feitelijke informatie te verzamelen. Als het toepassen van de STARR-methodiek

moeizaam verloopt, kan ook worden volstaan met te vragen naar waarneembaar

gedrag in het verleden. Als de kandidaat een voorbeeld uit het verleden concreet en

duidelijk vertelt, wordt ook de feitelijke informatie verzameld. Houdt u daarom het

doel van het selectiegesprek voor ogen en probeer zoveel mogelijk de STARR-

methodiek te gebruiken omdat op deze manier de ‘beste’ informatie wordt

ingewonnen.


Voorbeeldvragen

In bijlage G vindt u voorbeeldvragen die u het raadslid kunt stellen, en die ertoe

kunnen leiden dat hij veel over zijn functioneren vertelt. Het zijn dan ook open

vragen.

Tips

Voor een goede communicatie zijn de volgende algemene tips van belang:

� Een grote belemmering in communicatie is het hebben van vooroordelen en

stereotype opvattingen. Probeer daarom bewust te zijn van uw eigen

vooroordelen.

� Het ‘hummen’ ten teken dat de boodschap overkomt en het terugzenden van

signalen zoals het knikje met het hoofd geeft een positief effect op de

communicatie.

� Vermijd suggestieve, gesloten en retorische vragen en gebruik zoveel

mogelijk open vragen.

� Praat vanuit de ik-persoon (“ik vind …”, “ik ervaar …” et cetera), omdat

praten vanuit “jij doet …” en “jij bent …” teveel een oordeel geeft.

� Spreek over feiten en waarneembare situaties, niet over houding en

vermoedens. Vermijd algemene termen en probeer concreet te zijn.

� Als u kritiek geeft op gedrag, generaliseer dit dan niet. Zorg dat de kritiek

slaat op specifieke gedragingen. Dus niet: “Jij bent ook altijd te laat.”

� Neem verantwoordelijkheid voor uw oordeel, doe geen beroep op het

oordeel van anderen als autoriteit. Geef de ruimte om het oneens te zijn met

uw oordeel, het is uw mening en geen voldongen feit.

� Concentreer u op de hoofdzaak en vermijd uitwijdingen over details.

� Vraag door als iets niet duidelijk is.

� Controleer of u de ander goed hebt begrepen: “Bedoel je te zeggen dat … ?”

en “Heb ik je goed begrepen als ik je punt zo samenvat?”.

� Merk tegenstrijdigheden op: “Je zegt dit en je zei dat, hoe verhoudt dit zich

met elkaar?”.

� Laat blijken dat u wilt helpen.

� Steek gemeende waardering niet onder stoelen of banken; blijf wel oprecht

en bedenk dat het niet om een beoordelingsgesprek gaat, complimenteer

met mate.

� Geef de kandidaat de ruimte om zijn gevoelens te uiten over zijn of haar

functioneren, als dit bij hem of haar emoties oproept.

� Geef uw gesprekspartners denktijd, dat wil zeggen, gun hen de tijd na te

denken en met goed gekozen woorden te reageren.

� Zorg dat u zelf niet veel aan het woord bent en luister zorgvuldig. Streef

ernaar uw aandeel in de spreektijd te beperken tot maximaal eenderde.

� Houd het doel van het functioneringsgesprek voortdurend voor ogen:

waarom voert u dit gesprek?

� Blijf niet steken in een analyse of waardering, zorg dat u samen met de

gespreksdeelnemers aan het eind van het gesprek een concreet actieplan

opstelt.


10. Meer informatie

Met deze handreiking heeft u als afdelingsvoorzitter, fractievoorzitter of lid van het

afdelingsbestuur informatie over het voeren van functioneringsgesprekken met

raadsleden, fractievoorzitters en wethouders in huis kunnen halen. Met behulp van

de bijlagen in deze handreiking heeft u tevens enkele praktische handvatten in bezit.

Om het voeren van functioneringsgesprekken te laten slagen, is een goede en

tijdige voorbereiding van groot belang. In die voorbereiding dient met name

aandacht te worden besteed aan het creëren van vertrouwen in elkaar en de wijze

waarop de functioneringsgesprekken gevoerd gaan worden.

Training Functioneringsgesprekken

Heeft u behoefte aan een training in het voeren van functioneringsgesprekken neem

dan contact op met de regionale contactpersoon in uw provincie. Het regionale

scholingswerk biedt met behulp van trainers van het Steenkampinstituut op basis

van deze handreiking trainingen aan voor het voeren van functioneringsgesprekken.

Tenslotte, wilt u meer te weten komen over de functies van raadslid, fractievoorzitter

en wethouder en de bijbehorende competentieprofielen, bestel dan de “Handreiking

competentieprofiel CDA-gemeenteraadslid” en het boekje “De CDA-wethouder”.

Deze kunt u downloaden van AfdelingenNet (www.cda.nl/afdelingennet).

Steenkampinstituut

Het Steenkampinstituut biedt velerlei trainingen aan. Onderstaande trainingen en

cursussen zijn voor de (verdere) ontwikkeling van raadsleden interessant:

- Beïnvloeden: schrijven van amendementen, moties en resoluties

- Collegeonderhandelingen

- Dualisme

- Gemeentefinanciën

- Netwerken

- Nieuwe Media

- Oppositievoeren

- Speech schrijven

- Voorzitten en voorgezeten worden

- CDA-gedachtegoed

- Politiek dichter bij de burger

- Debattraining (basis)

- Training Debatteren - Interrumperen en Improviseren

Voor de ontwikkeling van wethouders bestaat er de wethoudersleergang. Alles over

het Steenkampinstituut en meer over de trainingen is te vinden op www.cda.nl/si.

Bestellen

Deze en andere handreikingen kunnnen in digitale vorm gratis worden aangevraagd

via het AfdelingenNet, www.cda.nl/afdelingennet.


Bijlagen

A. Model protocol 35

B. Model verslagformulier 36

C. Stappenplan 37

D. Schema’s voorbereiding gespreksvoerders 38

E. Schema voorbereiding raadslid 40

F. Onderdelen van het functioneringsgesprek 41

G. Voorbeeldvragen 42


Model protocol functioneringsgesprekken

1. Met de leden van de CDA-fractie worden regelmatig functionerings-

gesprekken gevoerd.

2. Een functioneringsgesprek is een tweezijdig, open gesprek in een sfeer van

vertrouwen. Het gaat over het functioneren van fractieleden, met de nadruk

op het huidige en toekomstige functioneren. Daarbij kunnen knelpunten

gesignaleerd worden en verbeterpunten geïnventariseerd. Doel van het

gesprek is te komen tot verbetering van het functioneren. Daartoe worden

tijdens het gesprek afspraken gemaakt.

3. De functioneringsgesprekken worden jaarlijks gehouden, in principe in de

maand april.

4. Zowel de leden van de fractie als het afdelingsbestuur kan verzoeken om

een extra functioneringsgesprek.

5. Het functioneringsgesprek met een lid van de fractie wordt gevoerd door de

fractievoorzitter en de voorzitter van de afdeling.

6. De datum en plaats voor het functioneringsgesprek worden door de

gesprekspartners in gezamenlijk overleg vastgesteld.

7. Minimaal drie weken voor het functioneringsgesprek nodigt de voorzitter van

de afdeling de gesprekspartners voor het functioneringsgesprek uit, met

daarbij de lijst met te bespreken onderwerpen.

8. Wanneer een fractielid er behoefte aan heeft zal op enig moment

voorafgaand aan het functioneringsgesprek een voorgesprek gevoerd

worden over de opzet en de bedoeling ervan. Bij dit voorgesprek zijn

dezelfde personen aanwezig als degenen die het functioneringsgesprek

zullen voeren.

9. De gesprekspartners spreken aan de hand van een standaardlijst met

onderwerpen. Aan deze lijst kunnen van beide kanten (specifieke) punten

toegevoegd worden. De gesprekspartners stellen elkaar tevoren op de

hoogte van nieuw in te brengen gesprekspunten.


10. Tijdens het functioneringsgesprek komen in ieder geval de volgende

onderwerpen aan de orde:

- Taakinhoud

- Taakvervulling (bij voorkeur aan de hand van competenties)

- Werkomstandigheden

- Samenwerking

- Eigen ontwikkeling

11. Een functioneringsgesprek duurt ongeveer 1 uur.

12. Van het functioneringsgesprek wordt door de afdelingsvoorzitter binnen twee

weken een verslag gemaakt. Daarin staan in ieder geval de gemaakte

afspraken vermeld.

13. Het verslag wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gespreksdeelnemers.

Alle gespreksdeelnemers hebben het recht in het verslag toelichtende

teksten op te laten nemen, of bezwaar aan te laten tekenen tegen bepaalde

passages.

14. Het verslag blijft vertrouwelijk en wordt door de fractievoorzitter op passende

wijze bewaard. Een verslag van een functioneringsgesprek blijft vijf jaar

bewaard, en wordt daarna vernietigd.

15. De voorzitter van de afdeling bewaakt de uitvoering van de gemaakte

afspraken.


Bijlage B: Model verslagformulier

Algemeen

Naam raadslid:

Naam afdelingsvoorzitter:

Naam derde gespreksdeelnemer:

Gespreksdatum en -locatie:

Bespreking van agendapunten (STARR)

1. Taakinhoud:

2. Taakvervulling:

3. Werkomstandigheden:

4. Samenwerking:

5. Eigen ontwikkeling:

Bespreking van extra ingebrachte agendapunten:


Afspraken

Concrete afspraken:

Opvolging van het gesprek:

Te volgen training(en):

Evaluatie van het gesprek:

Handtekeningen voor akkoord

Raadslid

Afdelingsvoorzitter

Derde gespreksdeelnemer


Bijlage C: Stappenplan

Welke stappen moet en de afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter zetten om te

komen tot functioneringsgesprekken? Welke stappen zijn er nog te zetten na het

voeren van de gesprekken? In dit stappenplan gaan we ervan uit dat de voorzitter

van de afdeling en de voorzitter van de fractie gezamenlijk een regierol hebben.

Acties door afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter √√√√

De aanloop naar de functioneringsgesprekken

1 Het informatiemateriaal lezen. �

2 Overleggen in eigen bestuur/fractie over het nut van

functioneringsgesprekken.

�

3 Een gezamenlijk voorstel maken voor afspraken over de functionerings-

gesprekken: het protocol.

�

4 Het bespreken van dit voorstel in bestuur/fractie, eventueel in een

gezamenlijke bijeenkomst. Het protocol vaststellen (bestuur en fractie).

�

5 Data afspreken voor de gesprekken. �

6 Ruimte bespreken voor de gesprekken. �

7 Uitnodigingen versturen (afdelingsvoorzitter met fractievoorzitter, of een

van hen namens beiden), drie weken tevoren.

�

8 Het gesprek voorbereiden.

De afdelingsvoorzitter (na overleg met fractievoorzitter): eventuele

bijzondere gespreksonderwerpen doorgeven aan het betreffende

fractielid. Vragen of hij/zij ook nog bijzondere gespreksonderwerpen heeft.

Zich informeren over het opleidingsaanbod.

�

De functioneringsgesprekken

9 Het houden van de functioneringsgesprekken. �

Na de functioneringsgesprekken

10 Het verslag maken (afdelingsvoorzitter). �

11 Het verslag ter goedkeuring voorleggen aan degenen die bij het

betreffende functioneringsgesprek waren (afdelingsvoorzitter).

�

12 De verslagen bewaren (afdelingsvoorzitter). �

13 Een datum afspreken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter) voor

ongeveer een half jaar na de functioneringsgesprekken om de gemaakte

afspraken nog eens door te nemen.

�

14 Afspraken bewaken (afdelingsvoorzitter en fractievoorzitter elk voor zich). �

15 Alvast in de agenda zetten: het versturen van de uitnodigingen voor de

volgende ronde functioneringsgesprekken.

�


Bijlage D – Schema’s voorbereiding gespreksvoerders

Voorbereidingen voor de gespreksvoerders:

� Bezoek raads- en fractievergaderingen om het raadslid aan het werk te zien

(idealiter doet u dit met regelmaat gedurende het jaar).

� Vergaar informatie over hoe het raadslid:

- invulling geeft aan zijn rol als volksvertegenwoordiger in de

gemeenschap (contacten met burgers, belangengroepen,

maatschappelijk middenveld, etc.)

- invulling geeft aan zijn rol en verantwoordelijkheid richting de partij en

de afdeling

- communiceert via verschillende media (website, spreekbeurten,

interviews, persoonlijk contact, etc.)

� Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug.

� Breng van te voren de eventuele extra gesprekspunten in.

� Informeer u over het actuele opleidingsaanbod.

� Lees de definitieve agenda goed door.

� Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen.

� Bereid deze agendapunten goed voor, door:

- het competentieprofiel te bestuderen

- de sterktes en ontwikkelpunten van het raadslid die u ziet te

benoemen

- te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen

- voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen

- open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt

aansnijden

� Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten.

� Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de

aard en het karakter van het gesprek.


Extra voorbereidingen voor de gespreksleider:

� Informeer het raadslid over een aantal zaken met betrekking tot het

functioneringsgesprek:

o doel, kenmerken en voorwaarden van het gesprek

o het vertrouwelijke karakter ervan

o de wijze van verslaglegging

� Stuur ruim van tevoren de uitnodigingsbrief naar het raadslid en vraag hem

zich goed voor te bereiden.

� Informeer u over het actuele opleidingsaanbod.

� Stel aan de hand van de vijf standaard gespreksonderwerpen een

conceptagenda op.

� Vraag het raadslid en de derde gespreksdeelnemer om eventuele extra

gesprekspunten in te dienen.

� Breng eventueel zelf nog extra gesprekspunten in en stel de definitieve

agenda vast.

� Stuur minimaal een week voordat het functioneringsgesprek plaatsvindt de

anderen de definitieve agenda voor het gesprek.

� Regel een goede gespreksruimte en houd rekening met tijdstip en tijdsduur.

� Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug om te zien hoe

dit gesprek geëvalueerd is en welke verbeterpunten er bleken.


Bijlage E – Schema voorbereiding raadslid

Voorbereidingen voor het raadslid:

� Neem de tijd en kies momenten waarop u niet gestoord wordt om uzelf voor

te bereiden.

� Bestudeer de vooraf ontvangen informatie.

� Lees het verslag van het vorige functioneringsgesprek terug.

� Breng van tevoren eventueel extra gesprekspunten in.

� Lees de definitieve agenda goed door.

� Bedenk bij welke agendapunten u iets wilt zeggen.

� Bereid deze agendapunten goed voor door:

- het competentieprofiel te bestuderen

- te reflecteren op uw eigen functioneren

- uw eigen successen en problemen waar u in uw werk als raadslid

tegenaan loopt te benoemen

- de sterktes en ontwikkelpunten die u van uzelf ziet te benoemen

- te bedenken wat u in het gesprek precies wilt zeggen

- voorbeelden te bedenken die uw verhaal ondersteunen

- open vragen te formuleren waarmee u een onderwerp kunt

aansnijden

� Benoem uw ambities voor de toekomst en in welke richting en op welke

terreinen u zich wilt ontwikkelen.

� Informeer u over het actuele opleidingsaanbod en bezie welke trainingen u

nog zou willen volgen.

� Bedenk wat uw zienswijze is met betrekking tot de overige agendapunten.

� Denk bewust na over uw houding in het functioneringsgesprek gegeven de

aard en het karakter van het gesprek.


Bijlage F – Onderdelen van het functioneringsgesprek

Onderdelen van het functioneringsgesprek

Opening

• Verduidelijking van het gesprek:

- Doel

- Kenmerken

- Opzet

- Tijdsduur

- Vertrouwelijkheid

• Zijn er vragen over de agenda?

Bespreking van de agendapunten

• De vijf standaard gespreksonderwerpen:

1. Taakinhoud

2. Taakvervulling


4. Samenwerking


• De overige agendapunten.

Afronding

• Herhalen van de gemaakte concrete afspraken.

• Behoeft het functioneringsgesprek een specifieke opvolging?

• Welke trainingen gaan gevolgd worden?

• Evalueren van het gesprek.

Schrijf binnen twee weken na het functioneringsgesprek het verslag.


Bijlage G – Voorbeeldvragen

1. Taakinhoud

- Wat ziet u als uw takenpakket en werkzaamheden?

- Wat vindt u van de variatie in uw werkzaamheden?

- Hoe vindt u de zwaarte en hoeveelheid van uw taken?

- Welke taken moet u (gedeeltelijk) laten liggen?

- Welke taken vindt u moeilijk uitvoerbaar?

2. Taakvervulling (per competentie)

Deskundigheid

- Wat vindt u van de gemeentelijke politiek?

- Hoe verdiept u zich in de beleidsterreinen?

- Hoe vindt u nieuwe kennis en hoe neemt u die in zich op?

Communicatieve vaardigheden

- Hoe ervaart u uw contact met burgers?

- Hoe gaat het vergaderen, debatteren, presenteren e.d. u af?

- Hoe benadert u de media?

Samenwerken

- Hoe ervaart u de samenwerking met uw collega fractie- en raadsleden?

- Wat zijn uw ervaringen tot nu toe met de fractiediscipline?

- Wat vinden mensen van uw mening?

Authenticiteit

- Hoe laat u in de fractie zien dat u uzelf bent?

- Hoe denkt u dat anderen over u denken?

- Op welke momenten vindt u het moeilijk om authentiek te zijn?

Politieke sensitiviteit

- Hoe bevalt de manier waarop de verschillende politieke deelnemers met

elkaar omgaan?

- Hoe vindt u uw draai in de gemeentelijke politiek?

- Hoe volgt u de actualiteit?

- Hoe zouden burgers over u en uw functioneren denken?

Visie

- Hoe gaat het u af om concrete CDA-standpunten te formuleren?

- Op welke manier gebruikt u het CDA-gedachtegoed daarbij?

- Hoe draagt u het CDA verkiezingsprogramma uit?


Resultaatgerichtheid

- Hoe vindt u dat het college van B&W functioneert?

- Welke instrumenten gebruikt u regelmatig en met welk doel?

- Hoe pakt u het aan om een CDA-standpunt te profileren temidden van

andere standpunten?

- Wat zijn uw doelen in de functie?

Leiderschap (voor de fractievoorzitter)

- Hoe bevalt u de groepswerking van de fractie?

- Welke resultaten heeft de fractie de afgelopen periode behaald?

- Hoe is uw bijdrage aan deze fractieresultaten geweest?

- Hoe denkt u dat de fractieleden over u denken?


- Hoe ervaart u uw werkbelasting?

- Wat vindt u van de tijdsdruk?

- Hoe bevalt u de omgang met de pers?

- Wat vindt u van de informatievoorziening naar u toe?

4. Samenwerking

- Hoe ervaart u de samenwerking met de coalitiefracties?

- Hoe ervaart u de samenwerking met andere politieke fracties?

- Hoe ervaart u de samenwerking met het maatschappelijke middenveld?

- Hoe ervaart u de samenwerking met het ambtelijke apparaat?

- Hoe ervaart u de samenwerking met de lokale afdeling?


- Hoe zou u uw eigen toekomstperspectief schetsen?

- Welke eigen ontwikkeling streeft u in uw functie na?

- Welke trainingen wilt u gaan volgen?

- Wat kunnen uw groeimogelijkheden binnen het CDA zijn?

Documents

Handreiking voor het voeren van een functionerings- en · PDF fileG. Voorbeeldvragen 45 ... waarin alles omtrent het functioneren besproken kan worden. ... Als echter blijkt dat er