Upload
lenrez
View
482
Download
37
Embed Size (px)
Citation preview
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Pemilihan Topik
PT. Mitra Lintas Nusantara mulai berdiri dari tahun 2003, yang mana
lokasi usaha pertama kalinya terletak di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5
Banjarmasin. Perusahaan ini bergerak di bidang freight forwarding, yang
melayani Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL).
EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut
melalui kapal atau yang berasal dari kapal. Pada pelayanan ekspor, EMKL akan
membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus
dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang
dari gudang pemilik ke dalam pelabuhan.
Sebagai perusahaan baru dalam industri logistik, perusahaan ini menyadari
posisinya bukan sebagai perusahaan nomor satu. Namun dengan semangat
profesionalitas, kerja sama dan hubungan yang baik dengan rekan kerja,
perusahaan ini mempunyai disiplin dasar untuk menjadi perusahaan freight
forwarding specialist. Melalui perubahan manajemen, maka diciptakanlah
pelayanan berupa bussines unit trucking, yang berjalan hingga sekarang.
Kantor pusat PT. Mitra Lintas Nusantara saat ini berada di Jl. Gubernur
Subarjo (UKA) Gedung Perkantoran No. 17B Rt/Rw. 040/013 Kel. Telaga Biru
1
Banjar Barat, Banjarmasin. Selain itu perusahaan ini juga memiliki kantor Branch
di Surabaya dan Jakarta.
Seperti layaknya perusahaan jasa, perusahaan ini pun melakukan transaksi
yang disebut piutang. Tidak semua costumernya melakukan transaksi atas jasa
yang diberikan dengan tunai. Banyaknya branch yang dimiliki membuat
perusahaan ini mempunyai banyak costumer, terutama didaerah Surabaya yang
mana hampir seluruh costumernya menggunakan transaksi piutang.
Tidak semua piutang memberikan manfaat kepada perusahaan, sebab
resiko tidak terbayarnya piutang oleh costumer merupakan suatu sebab kerugian
perusahaan. Oleh karena itu, untuk mengurangi timbulnya kerugian piutang
tersebut, diperlukan suatu penanganan atau pengelolaan atas piutang dengan baik
dan benar sesuai dengan prinsip manajemen yang lazin dipergunakan.
Disamping kemungkinan tidak terbayarnya piutang, kerugian juga bisa
timbul disebabkan oleh adanya kecurangan atau penyelewengan dan kesalahan-
kesalahan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berkompeten dengan sengaja
dilakukan untuk mencari keuntungan pribadi.
Perusahaan PT. Mitra lintas Nusantara, yang bergerak di bidang freight
forwarding memiliki piutang yang cukup besar, karena setiap aktivitasnya,
memerlukan biaya yang juga tidak sedikit. Oleh sebab itu, perlu penanangan
khusus serta perhatian yang serius dalam pengelolaan piutang agar lebih efektif
dan efisien serta sesuai dengan prosedur yang berlaku, sehingga dapat menjamin
2
dan menjaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan terhadap
piutang.
Latar belakang dalam penelitian Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan
PT. Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin adalah untuk mengetahui sistem
pengendalin intern piutang pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara di
Banjarmasin, dan kebijakan yang diterapkan dalam pelaksanaan sistem
pengendalian intern piutang.
Praktek Kerja Mahasiswa ini penting dilakukan untuk dapat mengetahui
kondisi sistem pengendalian intern saat ini dan memberikan solusi kepada
perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin agar dapat
menyelenggarakan pengendalian intern piutang yang baik. Dengan sistem
pengendalian intern yang baik diharapkan kekayaan perusahaan dapat terjaga dan
terhindar dari kemungkinan akan terjadinya penyelewengan, pencatatan akuntansi
dilaporan keuangan yang handal, meningkatkan efesiensi dan mendorong
ditaatinya kebijakan – kebijakan yang telah ditentukan.
B. Ruang Lingkup Bidang Praktek Kerja Mahasiswa
Praktek Kerja Mahasiswa ini dilakukan mahasiswa di perusahaan PT.
Mitra Lintas Nusantara di Banjarmasin, yang difokuskan pada bidang akuntansi
keuangan, yaitu bagian piutang yang tugasnya terdiri dari :
1. Membantu membuat daftar piutang
3
2. Membantu melakukan pencatatan piutang
3. Membantu pengecekan piutang terlambat
C. Tujuan Praktek Kerja Mahasiswa
Tujuan dilaksanakannya PKM ini adalah :
1. Mengatahui sistem pengendalian intern piutang yang berjalan
2. Mengetahui cara menyelesaikan dan monitor piutang yang lancer dan yang
terlambat
3. Mengetahui cara membuat daftar piutang.
D. Kegunaan Praktek Kerja Mahasiswa
Praktek Kerja Mahadiswa (PKM) sangat penting, karena dari hasil PKM
tersebut mempunyai manfaat sebagai berikut :
1. Kegunaan Teoritis
Dapat menambah wawasan ilmu pengetahuan di bidang ilmu akuntansi
tentang sistem informasi akuntansi khususnya di bidang teori dan konsep
pencatatan piutang.
2. Kegunaan Praktis
a. Bagi perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara
4
1). Mendapatkan bantuan tenaga kerja dalam menyelesaikan kegiatan
operasional perusahaan.
2). Perusahaan mendapatkan referensi, untuk kualifikasi penerimaan
karyawan baru.
3). Mengefektifkan proses penerimaan karyawan baru.
b. Bagi Mahasiswa peserta Praktek Kerja Mahasiswa
1). Memperoleh wawasan dan pengalaman guna menyiapkan diri untuk
memasuki dunia kerja.
2). Keahlian yang diperoleh melalui Praktek Kerja Mahasiswa dapat
meningkatkan rasa percaya diri dalam dunia kerja nantinya.
3). Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat menerapkan
ilmu pengetahuan yang didapat saat kuliah.
c. Bagi Institusi Pendidikan (STIE Nasional Banjarmasin)
1). Institusi pendidikan mendapatkan masukan guna perkembangan
kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja.
2). Sebagai salah satu alat evaluasi terhadap kurikulum yang berlaku.
3). Sebagai salah satu media untuk mengenalkan kemampuan mahasiswa.
E. Metode PKM
Pelakasanaan Praktek Kerja Mahasiswa di perusahaan PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin dilaksanakan satu bulan pada tanggal 07 Oktober 2013 s/d
07 November 2013, yang dilaksanakan setiap hari Senin sampai dengan Kamis
5
dari jam 07.30 – 16.00 dan hari Jum’at dari jam 07.30 – 11.00 sehingga berjumlah
153 jam.
F. Lokasi dan Waktu Penelitian
Praktek Kerja Mahasiswa pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara
Banjarmasin yang beralamatkan di Gedung Perkantoran No. 17B Jl. Gubernur
Subarjo (Tembus UKA) RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat
Banjarmasin. Adapun waktu pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa, yaitu :
6
Tabel 1
Jadwal Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Mahasiswa
Fase Alokasi Waktu Pekerjaan
1. Persiapan15 hari
20 September s/d
4 Oktober 2013
1. Pemilihan tempat PKM
2. Menyerahkan surat
permohonan kepada
perusahaan
3. Persetujuan tempat
PKM
4. Pembekalan
2. Pelaksanaan30 hari
07 Oktober s/d
07 November 2013
Pelaksaanaan Praktek Kerja
3. Penulis Laporan 15 hari
08 November s/d
23 November 2013
1. Pembuatan Draft
2. Penulisan Awal
3. Editing
4. Penulisan Final
7
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang
bergerak di bidang forwading freight didirikan pada tahun 2003, awalnya
perusahaan ini masih bertempat di rumah Bp. Ferry Suseno selaku Direktur
Utama dan pendiri perusahaan, yang beralamat di Jl. Manggis A. Yani Km. 3,5
Gg. Apel No.36 Banjarmasin dengan jumlah karyawan yang masih sedikit.
Seiring berjalannya waktu, perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara tumbuh
dengan pesat, sehingga pada tahun 2004, perusahaan ini sudah berpindah tempat
ke Gedung Perkantoran No.17B Jl. Gubernur Subarjo (Tembus UKA)
RT/RW.040/013 Kel. Telaga Biru Kec. Banjar Barat Banjarmasin untuk
menampung kapasitas karyawan yang juga bertambah.
PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin memiliki cabang di Surabaya dan
Jakarta selain itu ada kantor perbantuan di Palangkaraya yang fungsinya untuk
membantu manajemen dalam menjalankan operasional perusahaan khusus
pengiriman ke Palangkaraya, selain itu untuk membantu Follow Up terhadap
penagihan piutang jika debitur berdomisili di Palangkaraya. Kantor tersebut juga
berfungsi sebagai tempat singgah dan tempat beristirahatnya para supir yang
berangkat menuju kota tersebut.
8
PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki aset yang lumayan besar, berupa 9
Trailer, 12 Tronton, dan 8 Engkel untuk menjalankan kegiatan operasionalnya.
PT. Mitra Lintas Nusantara memiliki workshop repair yang dibangun terpisah
dari kantor, dengan alamat terpisah dari bangunan kantor di Jl. Lingkar Selatan
KM. 2 Banjarmasin. Tempat tersebut berfungsi sebagai area parkir, sebagai
bengkel, dan sebagai penyimpanan sementara untuk barang – barang costumer
yang belum di ambil oleh pemiliknya.
Adapun pembagian jenis pengiriman di PT. Mitra Lintas Nusantara
sebagai berikut ;
1. Pengiriman Full Container yang mana proses stuffing barang dilakukan oleh
kantor cabang PT. Mitra Lintas Nusantara baik yang di Surabaya atau di
Jakarta, kemudian dikirim ke PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin.
2. Pengiriman Trucking, atau pengiriman yang proses stuffing dilakukan
langsung oleh pengirim barang tanpa melalui kantor cabang di Surabaya atau
Jakarta
3. Barang LCL, adalah istilah untuk pengiriman barang yang hanya dalam
jumlah colly dan tidak full container. Proses pengiriman barang LCL sama
dengan proses pengiriman full container.
4. Muatan, adalah proses pengiriman dari Kantor Banjarmasin yang dikirim ke
Kantor cabang Surabaya ataupun Jakarta.Proses stuffing dan muat barang
diurus kantor PT. Mitra Lintas Banjarmasin.
9
B. Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur organisasi adalah suatu susunan yang terdiri dari fungsi-fungsi dan
hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai sasaran.
Struktur organisasi dapat menunjukkan pencerminan hubungan antar bagian yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-
beda dalam suatu organisasi.
Suatu perusahaan memiliki tujuan masing-masing yang hendak dicapai
melalui rangkaian kegiatan terencana. Penggerakan sumber daya perusahaan agar
lebih baik dan jelas maka diperlukan suatu konsistensi mengenai tugas,
wewenang dan tanggung jawab yang dituangkan dala suatu struktur organisasi
dengan memerhatikan kemampuan personil yang dimiliki perusahaan.
Adapun Struktur Organisasi pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin
dapat dilihat pada gambar berikut ini :
10
11
C. Aspek-aspek Kegiatan Perusahaan
Saat ini kegiatan usaha yang paling banyak dijalankan PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin adalah dalam pengiriman Trucking, Proses pengiriman
container Trucking tidak serumit proses pengiriman dengan melewati kantor
cabang, proses muat barang hingga pengurusan dokumen dilakukan sendiri oleh
pemilik barang , sehingga dapat meminimalisir pengeluaran biaya operasional
perusahaan sehingga dapat menambah laba perusahaan.
Adapun gambaran kegiatan proses pengiriman container Trucking yaitu sebagai
berikut :
1. Costumer atau relasi memberikan surat penawaran kerja sama kepada PT.
Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dengan data; isi dalam container, ukuran
feet container, dan tujuan pengiriman barang.
2. Surat penawarn kerja, akan dipelajari oleh bagian pemasaran, untuk
menentukan harga dooring container.
3. Jika sudah ada kesepakatan, relasi akan memberikan Surat Perintah Kerja
(SPK) yang isinya mengenai ; nomor container, kapal pengangkut container,
data keberangkatan kapal, data penerima barang, dan harga dooring yang telah
disepakati.
4. SPK akan di tanda tangani oleh bagian administrasi dan akan diurus dokumen
untuk penebusan container, sampai container tersebut diterima oleh penerima
barang. Setelah barang diterima, akan ada lembar berita acara penyerahan
12
container, bukti bahwa container telah diterima dengan baik, selain itu bagian
administrasi juga bertugas untuk membuatkan invoice atau faktur piutang
kepada costumer pengirim barang.
5. Setelah container telah diterima penerima barang, tanpa ada masalah apapun,
dan semua berita acara sudah ditanda tangani, maka selesailah tugas
perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, sebagai petugas
pengantar container.
13
BAB III
PELAKSANAAN PKM DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Praktek Kerja Mahasiswa (PKM)
PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin merupakan perusahaan yang
bergerak dibidang forwarding freight, dengan klasifikasi usaha menengah.
Perusahaan ini menangani pengiriman – pengiriman barang full container maupun
dalam jumlah colly, untuk wilayah Jakarta, Surabaya, dan Kalimantan. Selama
pelaksaanaan Praktek Kerja Mahasiswa (PKM) pada PT. Mitra Lintas Nusantara
Banjarmasin, pelaksana PKM ditempatkan di bidang ilmu akuntansi keuangan,
tepatnya di bagian piutang. Selama masa Praktek Kerja Mahasiswa, pelaksana
bertugas membantu pekerjaan piutang seperti membantu pembuatan daftar
piutang, membantu melakukan pengecekan piutang, sampai melakukan
monitoring dan konfirmasi terhadap piutang terlambat.
Hasil yang diperoleh dari Praktek Kerja Mahasiswa di PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin adalah dalam melaksanakan operasionalnya pihak
manajemen sudah menerapkan sistem pengendalian intern terutama yang
berkaitan dengan piutang, namun masih memiliki kekurangan terhadap sistem
piutang yang diterapkan yaitu :
1. Invoice diterbitkan saat barang telah dikirimkan kepada pemilik, ini membuat
relasi tidak mengetahui berapa jumlah invoice sebenarnya yang nanti akan
14
ditagihkan. Seringkali relasi hanya mengestimasi sendiri harga pengiriman
barangnya tersebut dengan patokan harga saat pengiriman sebelumnya. Dan
ketika invoice diterbitkan, kemudian ditagihkan, relasi tersebut tidak mau
menerima harga yang tertera di invoice, dan hanya membayar sesuai
perhitungannya pribadi. Hal ini terjadi saat pengiriman barang dalam jumlah
colly. yang mengakibatkan seringnya terjadi revisi piutang karena selisih, dan
membuat pencatatan harus diulang kembali.
2. Jika ada claim saat pengiriman barang, seperti container bocor yang
mengakibatkan barang didalam rusak, atau kekurangan barang, bagian
piutang tidak selalu menerima bukti claim yang diberikan penerima barang ke
bagian administrasi. Sesuai perjanjian, pembayaran claim akan langsung
dipotongkan di invoice yang ditagihkan. Sehingga saat piutang tersebut
dibayar dan tidak sesuai dengan invoice yang telah terinput oleh bagian
piutang, hal ini akan membuat bagian piutang kebingungan mencari penyebab
pemotongan pembayaran invoce tersebut.
3. Tidak adanya fungsi control yang merekonsiliasi antara invoice yang dibuat
oleh bagian administrasi dengan harga yang telah di berikan oleh marketing
Prosedur piutang yang selama ini dterapkan oleh perusahaan PT. Mitra
Lintas Nusantara Banjarmasin dapat dilihat sebagai berikut :
1. Pengirim barang akan memberikan lembar Surat Penawaran Kerja kepada PT.
Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, untuk meminta keterangan harga
15
dooring. Umumnya penawaran harga ini dilakukan jika ada costumer baru atau
container yang dikirim dengan tujuan yang belum pernah ditangani
sebelumnya.
2. Perjanjian kerjasama adalah dimana, saat kedua belah pihak telah sepakat
terhadap pekerjaan yang akan dilakukan dan harga yang telah ditentukan.
Pengirim barang akan memberikan SPK (Surat Perintah Kerja) kepada PT.
Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin yang berisi diskripsi data mengenai
container yang akan dikirmkan.
3. Setelah SPK yang berisi deskripsi pekerjaan telah di acc oleh marketing dan
dikirimkan kembali ke costumer, maka pekerjaan tersebut telah siap
dilaksanakan. Disini costumer melakukan penebusan Bill Of Lading (BL) di
pelayaran, kemudian dikirimkan kepada PT. Mitra Lintas Nusantara untuk
mengurus proses pengeluaran container dari dalam terminal peti kemas
Pelindo.
4. Invoice akan dibuat jika semua pekerjaan telah selesai, dan berita acara
pengiriman container telah diterima kembali ke administrasi.
Berita acara pengiriman akan dikembalikan oleh pihak operasional, kemudian
akan dibuatkan invoice berdasarkan SPK yang telah disetujui bersama. Invoice
akan dibuat dengan masa jatuh tempo selama sebulan.
Dokumen yang digunakan untuk pembuatan invoice :
Berita acara dari costumer / packing list
Berita acara yang dibuat oleh PT. Mitra Lintas Nusantara
16
Invoice
Tanda terima invoice
Adapun berita acara sebagai lampiran invoice, yaitu :
1. Berita acara asli punya costumer dan PT. Mitra Lintas Nusantara, akan
dikirimkan bersama invoice
2. Berita acara copy, akan diarsipkan bersama invoice lembar kedua dan
surat jalan keberangkatan mobil.
Invoice akan dibuat rangkap tiga, sebagai berikut ;
1. Invoice asli (putih) akan dikirimkan kepada costumer, dengan lampiran
berita acara
2. Invoice lampiran ke dua (merah) sebagai arsip untuk adminitrasi
3. Invoice lampiran ke tiga (kuning) untuk bagian akuntansi
Tanda terima invoice akan dilampirkan saat pengiriman invoice, sebagai bukti
bahwa invoice tersebut sudah diterima, tanda terima dibuat rangkap tiga,
seabagai berikut ;
1. Tanda terima lampiran pertama (putih) akan diberikan kepada ;
a. Costumer.
Tanda terima warna putih akan dilampirkan bersama invoice dan
ditanda tangan langsung oleh pihak costumer, jika invoice ditagihkan
atau diberikan kepada costumer yang berada masih didalam kota
17
(dalam jarak dekat), dan tidak memerlukan jasa kurir untuk mengantar
invoice.
b. Bag. Piutang.
Tanda terima warna putih akan disimpan oleh bag. Piutang, jika
costumer yang menerima invoice berada diluar kota, atau dalam
pengiriman invoice memerlukan jasa kurir untuk mengantar invoice
tersebut. Tanda terima yang sudah diterima costumer akan ditanda
tangani dan dikirim kembali melalui email / fax.
2. Tanda terima lampiran kedua (merah)
a. Costumer
Jika berada diluar kota / jarak dekat
b. Bag. Piutang
Jika berada didalam kota / jarak yang jauh
3. Tanda terima lampiran ketiga (kuning)
Tanda terima warna kuning akan dilampirkan bersama copy invoice, yang
akan diarsipkan oleh pihak adminitrasi.
Setelah invoice dibuat oleh adminitrasi, invoice tersebut di otorisasi dan
diinput di bag. Akuntansi. Bag ian Akuntansi akan mengambil invoice
lembar ketiga (kuning) sebagai arsip.
Bag. Akuntansi juga akan membuat invoice pajak sebanyak tiga rangkap
sebagai berikut:
1. Rangkap pertama, akan dikirim krkantor pajak
18
2. Rangkap kedua, akan diarsip di bagian administrasi
3. Rangkap ketiga, sebagai arsip bagian akuntansi
Invoice yang dibuat akan diserahkan ke bagian piutang untuk dinput data
invoice yang telah dibuat. Dengan data input sebagai berikut ;
Nama Kreditur (Costumer yang mengirimkan container)
Tujuan (Penerima Container)
No. Invoice
Jumlah Invoice
Tanggal Invoice
Masa jatuh tempo
5. Invoice yang telah dibuat, dan dikrimkan kepada costumer akan ditagih sesuai
masa jatuh tempo.
Jika setelah masa jatuh tempo invoice, costumer belum juga melakukan
pembayaran, maka pihak bag. Penagihan piutang akan melakukan konfirmasi
kepada costumer yang bersangkutan, dan menagih piutang yang telah jatuh
tempo. Jika jarak costumer masih dekat atau dalam kota maka bag. Penagihan
piutang akan langsung mendatangi costumer tersebut, dengan menggunakan
dokumen dokumen sebagai berikut :
List piutang (jika costumer melakukan pengiriman container lebih dari
satu kali dalam satu peirode)
Tanda terima invoice berwarna merah
19
Copy invoice yang disimpan bag. Administrasi
Copy berita acara pengiriman barang
Jika ada costumer yang bermasalah dalam pembayarn invoicenya, dan sudah
lama menunggak, maka marketing akan membantu bag. Penagihan piutang
dengan terjun langsung kelapangan, seperti medatangi costumer yang
bermasalah tersebut. Jika costumer masih juga bermasalah, dan tidak
menyelesaikan invoicenya, bag. Marketing akan memblack list costumer
tersebut dan memtuskan kerja sama dengan costumer tersebut.
6. Invoice yang ditagihkan tentunya akan dibayar oleh costumer dan menjadi
pendapatan bagi perusaahaan.
Pada saat pembayaran invoice, costumer akan memberikan bukti pembayaran.
Jika pembayaran dibayar cash oleh costumer, administrasi piutang akan
memberikan kwitansi sebagai tanda terima pembayarn oleh costumer. Tetapi
apabila pemabayaran dilakukan dengan ditransfer, costumer akan
mengirimkan bukti transfer kepada administrasi piutang.
Adapun dokumen-dokumen yang dipakai dalam prosedur ini adalah :
Bukti transfer
Jika pembayaran dilakukan dengan cara ditransfer
Rekening Koran
Untuk mengecek, transferan yang dikirim oleh costumer
Kwitansi (Tanda terima)
20
Bukti pembayaran secara cash.
Kwitansi yang dipegang administrasi piutang ada tiga rangkap
1. Rangkap pertama diberikan kepada costumer
2. Rangkap kedua diberikan kepada kasir
3. Rangkap ketiga sebagai arsip untuk administrasi piutang
Setelah memastikan bahwa pemabayaran telah diterima, adminitrasi piutang
akan memasukkan data pembayaran kedalam computer, kemudian membuat
rekapan pembayaran piutang.
Kasir akan bertugas untuk memprint rekening Koran setiap harinya, untuk
diserahkan ke bag administrasi piutang, untuk pengecekan pembayarn invoice.
Jika ada pembayaran dari costumer yang dilakukan secara cash, maka bag.
Penagihan piutang akan menyerahkan uang tersebut bersama kwitansi yang
telah dibuatnya.
Dokumen – dokukmen yang dipakai yaitu ;
Kwitansi lembar kedua
Lembar kedua akan diserahkan kekasir, sebagai tanda terima dari
costumer ke bag. Penagihan piutang
Kwitansi lembar ketiga
Kwitansi ini akan ditanda tangani oleh kasir, saat menerima uang dari
bag. Adminitrasi piutang, dan disimpan oleh adminitrasi piutang. Bukti
bahwa uang telah disetorkan
21
Bukti penerimaan kas
Kwitansi lembar kedua akan dilampiri bukti penerimaan kas sebanyak dua
rangkap.
1. Lembar pertama untuk kasir
2. Lembar kedua untuk bagian akuntansi
Kasir akan menyerahkan lembar kedua bukti penerimaan kas kepada bagian
akuntansi untuk dicek dan diinput kedalam computer. Dan adminitrasi harus
mengecek rekapan pembayaran piutang. Jika ada costumer yang terlambat
melakukan pembayaran setelah jatuh tempo, maka administrasi akan menahan
barang costumer tersebut
Gambar Prosedur Piutang pada PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin
22
Menerima Pendaftaran pelanggan baru
Input data pelanggan baru kedalam komputer
Bagian Marketing
23
Mulai
Menerima permintaan jasa dan melakukan pengecekan pelanggan baru atau pelanggan tetap
Pelanggan baru ?
Melakukan pengecekan harga kepada administrasi
Negosiaasi harga
SPK
Selesai
1
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Dari Costumer
Bagian Administrasi
24
1
Input data didalam komputer
Rekapan control pengiriman barang
A
2
Dibuatkan berita acara pengiriman barang
Berita acara pengiriman 1
Berita acara pengiriman 2
Berita acara pengiriman 3
Estimasi dana operasional
Rincian dana operasional 1
Rincian dana operasional 2
Bukti pengeluaran kas 1
Bukti pengeluaran kas 2
T7
3
Untuk Penerima Barang
Ditanda tangani oleh penerima barang
Berita acara pengiriman 2
Pembuatan invoice dan tanda teria
4
Tanda terima 1
Tanda terima 2
Tanda terima 3
2
5
N
Invoice 2
Invoice 3
A
Dikembalikan oleh costumer
8
Invoice pajak 2
T
Bagian Administrasi
25
Invoice 2
Data diinput kedalam kompuetr
Laporan rekapan piutang 1
Laporan rekapan piutang 2
T
6
Berita acara pengiriman 2
12
Rekapan Pelunasan Piutang 2
Menginput data kr komputer
Bagian Piutang Bagian Akuntansi
26
4
Invoice 3
6
Data diinput kedalam komputer
Laporan rekapan piutang 2
Invoice pajak 1
Invoice pajak 2
Invoice pajak 3
T
Bag Akuntansi Membuat kan Invoice Pajak Costumer
8
7
Bukti pengeluaran kas 2
Jurnal pengeluaran kas
11
Rekapan Pelunasan Piutang 3
Jurnal Piuang
Untuk Kantor Pajak
5
Menerima tanda terima
Apakah lokasi costumer jauh?
Tanda terima 1
Tanda terima 2
Tanda terima 1
Tanda terima 2
Data diinput kedalam komputer
Melakukan penagihan ke costumer
Kroscek Piutang jatuh tempo
Mencocokan dengan data inputan administrasi piutang
9
Bagian Penagihan Piutang
27
Ya Tidak
Diberikan Kepada Pelanggan
Menerima bukti pembayaran costumerRekening Koran
Bukti Transfer
Mencocokan kesamaan dokumen
Invoice 2
Rekapan Pelunasan Piutang 1
Kwitansi 1
Kwitansi 2
Kwitansi 3
10
9
T
Rekapan Pelunasan Piutang 2
T
11
Rekapan Pelunasan Piutang 3
12
Bagian Penagihan Piutang
28
Costumer
3
Rincian dana operasional 1 Bukti pengeluaran kas 1
Menginput ke dalam komputer
Laporan Petty Cash
10
Kwitansi 2 Bukti penerimaan kas
Menginput ke dalam komputer
Laporan Petty Cash
Mulai
Rekening Koran
Mencetak Rekening Koran
T
Bagian Kasir
29
B. Pembahasan
Pengendalian intern merupakan istilah yang telah umum dan banyak
dipergunakan dalam berbagai kepentingan. Fungsi dari pengendalian intern ini
semakin penting, karena perusahaan semakin berkembang dengan sistem
akuntansi yang semakin rumit. Semua pimpinan perusahaan harus menyadari
dan memahami arti penting pengendalian intern.
Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari kebijakan dan
prosedur yang diterapkan untuk keyakinan (assurance) memadai bahwa tujuan
tertentu satuan usaha akan dicapai.
Prosedur adalah urut-urutan pekerjaan yang harus diikuti dalam
mengimplementasikan kebijakan yang telah ditetapkan, sedangkan tujuan
merupakan pernyataan mengenai apa yang diinginkan perusahaan untuk
dicapai.
Pengertian tentang pengendalian intern dalam arti luas adalah :Internal
control comprises the plan of organization and all of the coordinated methods
and measures adopted a business to safeguard its assets, check the accuracy
and realibility of its akuntansi data, promote operational efficiency and
encourage adherence to prescribed managerial policies.
Penjelasan definisi di atas meliputi struktur organisasi,metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan Untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen untuk menekankan tujuan yang
hendak dicapai dan bukan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
30
Penjelasan definisi di atas menyimpulkan bahwa pengendalian intern
adalah suatu proses yang terdiri dari usaha atau tindakan-tindakan yang tepat
dan terintegrasi yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Pelaksanaan
pengendalian intern melibatkan seluruh anggota organisasi bukan dibebankan
pada bagian tertentu saja, sehingga memberikan keyakinan terpercaya atas
seluruh kegiatan organisasi yang meliputi realibility dari pelaporan keuangan,
efisiensi dan keefektifan atas kegiatan atau operasi perusahaan dan kepatuhan
terhadap hokum dan undang-undang yang berlaku.
Menurut Michell Suharli (2006: 174) Sistem Pengendalian Intern
adalah “seluruh sistem dan prosedur yang diterapkan manajemen untuk
menjaga harta perusahaan dari kelalaian/kesalahan, kecurangan ataupun
kejahatan”.
Piutang merupakan suatu proses yang penting, yang dapat menunjukkan
satu bagian yang besar dari harta likuid perusahaan. Kieso dan Weygandt
mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut : Receivables are claims
held against customers and others for money, goods, or services. Sedangkan
pengertian piutang menurut S.Hadibroto adalah : Piutang merupakan klaim
terhadap pihak lain, apakah klaim tersebut berupa uang, barang atau jasa,
untuk maksud akuntansi istilah dipergunakan dalam arti yang lebih sempit
yaitu merupakan klaim yang diharapkan akan diselesaikan dengan uang.
Penjelasan definisi di atas diketahui bahwa piutang secara luas diartikan
sebagai tagihan atas segala sesuatu hak perusahaan baik berupa uang, barang
maupun jasa atas pihak ketiga setelah perusahaan melaksanakan
kewajibannya, sedangkan secara sempit piutang diartikan sebagai tagihan
31
yang hanya dapat diselesaikan dengan diterimanya uang di masa yang akan
datang.
Pada umumnya piutang timbul ketika sebuah perusahaan menjual
barang atau jasa secara kredit dan berhak atas penerimaan kas di masa
mendatang, yang prosesnya dimulai dari pengambilan keputusan untuk
memberikan kredit kepada langganan, melakukan pengiriman barang,
penagihan dan akhirnya menerima pembayaran, dengan kata lain piutang
dapat juga timbul ketika perusahaan memberikan pinjaman uang kepada
perusahaan lain dan menerima promes atau wesel, melakukan suatu jasa atau
transaksi lain yang menciptakan suatu hubungan dimana satu pihak berutang
kepada yang lain seperti pinjaman kepada pimpinan atau karyawan. Piutang
merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam modal kerja suatu
perusahaan. Sebagian piutang dapat dimasukkan dalam modal kerja yaitu
bagian piutang yang terdiri dari dana yang diinvestasikan dalam produk yang
terjual dan sebagian lain yang termasuk modal kerja potensial yaitu bagian
yang merupakan keuntungan.
Salah satu masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin, adalah untuk membenahi atau menyempurnakan
sistem akuntansi yang diterapkan pada perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara
Banjarmasin dengan jalan memperkuat sistem pengendalian intern. Dengan
penerapan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan akan dapat
membantu perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin dalam
mengelola dan mengawasi aktivitas operasional perusahaan PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin.
32
Salah satu sub sistem akuntansi yang sangat penting adalah sistem
pengendalian intern piutang. Sistem pengendalian dalam pemberian piutang
merupakan suatu hal yang penting dalam aktifitas perusahaan dalam rangka
meningkatkan kegiatan operasional dan sekaligus mengamankan dalam
pemberian piutang. Jika pengelolaan piutang tidak baik akhirnya berpengaruh
terhadap kelangsungan aktivitas perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara
Banjarmasin ini.
Untuk mengatasi permasalahan pada perusahaan PT. Mitra Lintas
Nusantara Banjarmasin. Maka untuk mengatasi kekurangan yang dihadapi
akan diberikan cara bagaimana penerapan pengendalian intern yang
seharusnya dilakukan yaitu :
1. Hendaknya setiap Surat Perintah Kerja yang masuk dari konsumen dicopy,
kemudian diberikan kepada pihak marketing yang bertanggung jawab
sebagai pihak dan yang memberikan persetujuan terhadap kerja sama
dengan konsumen, dan bagian piutang juga seharusnya menerima copy
SPK yang telah disetujui agar ada fungsi control terhadap piutang yang
terbit sesuai dengan nego awal, diluar terjadinya revisi.
2. Invoice seharusnya diterbitkan sebelum dibuatnya invoice, dan disetujui
oleh pengirim barang, agar tidak ada perubahan saat pembayaran piutang.
3. Bukti claim barang yang diberikan konsumen, copynya harus diarsipkan
oleh bagian piutang dan akuntansi agar pemotongan invoice yang terbayar
punya alasan yang jelas dan nyata.
33
4. Adanya pengawasan khusus terhadap piutang terlambat, dan costumer
yang sering menunggak pembayaran piutang, agar dikonfirmasi lebih aktif
oleh bagian penagihan.
34
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
1. Sistem pengendalian intern piutang yang dilakukan perusahaan PT. Mitra
Lintas Nusantara Banjarmasin, selama ini dinilai sudah memadai, bak
dilihat dari pembagian tugas pelaksanaan dan prosedur yang dilaksanakan
maupun buku laporan yang dibuat dan yang digunakan.
2. Dari laporan keuangan perusahaan terakhir, perusahaan mengalami
penurunan laba dari tahun sebelumnya, hal ini disebabkan kurangnya
perhatian terhadap aset piutang perusahaan khususnya pada piutang
terlambat, dan seringnya terjadi revisi invoice.
3. Perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara Banjarmasin, yang menyediakan
layanan jasa forwarding freight, memerlukan biaya operasional yang tinggi
disetiap pelaksanaan kerja. Oleh sebab itu, perlu perhatian serta
penanganan yang serius agar dalam pengelolaan yang lebih efektif dan
efesien dan sesuai prosedur yang berlaku dan dengan sedemikian rupa
sehingga dapat menjaga aset piutang perusahaan.
4. Melakukan estimasi biaya dengan benar, maka diharapkan dapat menjamin
dan mejaga harta milik perusahaan melalui penataan atas perlakuan
terhadap piutang.
35
B. Saran
1. Meskipun sistem pengendalian intern piutang pada perusahaan PT. Mitra
Lintas Nusantara Banjarmasin sudah cukup baik tetapi sebaiknya tetap
mengadakan pengawasan dan pengendalian yang terus menerus terhadap
sistem yang ada sehingga hasil yang akan dicapai akan terus bertambah
baik.
2. Usahakan agar tetap aktif dalam konfirmasi piutang kepada costumer, dan
dilakukan tindakan tegas agar piutang terlambat bisa segera terlunasi.
3. Mendapatkan persetujuan harga dooring sebelum pengiriman dilakukan.
Agar tidak terjadi revisi atau kurang bayar saat invoice ditagihkan.
4. Untuk mengatasi mengatasi kemungkinan – kemungkinan akan terjadi
penyalahgunaan wewenang, maka perusahaan PT. Mitra Lintas Nusantara
Banjarmasin perlu membenruk suatu sistem pengendalian intern piutang
yang tepat.
36