Benchmarkingklubi Helsinki 4

Tuunaa hiput! Pienen organisaation opas heikkoihin signaaleihin

Halonen Anri, Honko Eila, Kaikkonen Teuvo, Krekola Leena, Leskinen Matti, Meurman Markus, Pesonen Herkko, 30.4.2012

SISÄLLYS

Mitä heikot signaalit (HS) ovat............................................................................................... 2

Miksi heikkoja signaaleja? ..................................................................................................... 3

Heikkojen signaalien tavanomainen käyttö ........................................................................... 5

Heikkojen signaalien kiinnisaaminen ..................................................................................... 8

Kerättyjen signaalien käsittely ja esittely .............................................................................. 9

Päätöksenteko ja toteutus ................................................................................................... 10

Oman HS-prosessin arviointi ja JP........................................................................................ 11

LIITTEET

Liite 1: Vinkkejä PK -organisaatiolle ..................................................................................... 12

Liite 2: Yksi Esimerkki heikkojen signaalien prosessista ...................................................... 13

Liite 3: Toinen esimerkki heikkojen signaalien prosessista.................................................. 14

Liite 4: Benchmarkingkäynnit .............................................................................................. 15

MITÄ HEIKOT SIGNAALIT (HS) OVAT

Heikko signaali on idea, asia tai trendi, jolla on vaikutusta organisaatioon tai

organisaation toimintaympäristöön. Heikot signaalit eivät kuitenkaan ole

mitä tahansa helposti havaittavia signaaleja.

Heikot signaalit vasta viestivät tulevasta, suuremmasta ideasta tai trendistä,

joka ei vielä ole yleistä tietoutta. Tästä syystä heikot signaalit ovat usein

uusia tai yllättäviä asioita vastaanottajan näkökulmasta. Heikon signaalin

havaitsemista vaikeuttaa myös se, että sitä saattaa olla vaikea huomata

kaiken muun kohinan keskeltä.

Heikko signaali voi olla organisaatiolle uhka tai mahdollisuus, mutta se

sisältää aina mahdollisuuden oppimiseen, kasvamiseen ja kehittymiseen.

Heikko signaali on kuin varoitus tai ennakkotieto tulevasta suuremmasta

asiasta, joka tietyn viiveajan jälkeen muuttuu valtavirraksi.

MIKSI HEIKKOJA SIGNAALEJA?

Heikkojen signaalien havainnoimisesta, keräämisestä ja analysoinnista on

monitasoista hyötyä. Yritykselle se on ennakointityötä, joka vauhdittaa

uusien mahdollisuuksien hyödyntämistä ja auttaa liiketoiminnan uhkien

havaitsemista. Siihen osallistumalla henkilöstö ja johto voivat tuoda

yrityksen kehittämistoimintaan tuoretta otetta ja nostaa keskusteltavaksi

ideoita, joiden toteuttaminen luo etumatkaa kilpailijoihin sekä tuottaa

yritykselle etuja ja säästöjä. Hyöty ei aina tule välittömästi eikä sitä voi heti

mitata euroissa. Pitkäjänteinen ja systemaattinen heikkojen signaalien

kerääminen tuottaa ajan mittaan tuloksia ja on erinomainen kehittämisen

työkalu.

Heikkojen signaalien analysointi auttaa yritystä varautumaan tuleviin

muutoksiin toimintaympäristössä ja asiakaskunnassa. Sen avulla voidaan

kyseenalaistaa rakentavalla tavalla tämän päivän käytäntöjä ja testata

huomisen haasteita. Se ei vaadi yritykseltä suuria rahallisia investointeja,

mutta edellyttää yksilöiltä tulevaisuusuteliasta asennetta, havainnointikykyä

ja mielen ketteryyttä.

YRIT YS JO HTO

Johdon kannalta heikkojen signaalien kerääminen ja analysointi auttaa

riskienhallinnassa, uusien liiketoimintamahdollisuuksien havaitsemisessa,

nykyisten tuotteiden ja palvelujen kehittämisessä tai uusien löytämisessä.

Heikkojen signaalien analysoinnista saatua tietoa kannattaa nivoa yrityksen

strategian suunnitteluun ja oman toiminnan arviointiin. Heikot signaalit

voivat myös antaa sysäyksen kokonaan uuden liiketoiminnan aloittamiselle,

nykyisen toiminnan uudelleen suuntaamiselle tai toisenlaisten

yhteistyökumppanuuksien etsimiselle.

HENKI LÖ STÖ

Kun yrityksen oma henkilöstö, sekä mahdollisesti myös sidosryhmät ja

asiakkaat, tuovat ja tuottavat tietoa ja havaintoja ”kentältä”, kehittämistyö

on vuorovaikutteista, nopearytmistä ja ns. joukkoälyä hyödyntävää.

Heikkojen signaalien kerääminen ylittää yrityksen sisäiset osastorajat: se

yhdistää työntekijät yhteisellä päämäärällä ja sitouttaa kaikkia. Työnkuvasta

ja organisaatiohierarkiasta riippumatta jokainen voi tuoda oman panoksensa

yrityksen kehittämistyöhön.

ASI AKK AAT JA SI DO SR Y H MÄT

Asiakkaat ja ulkoiset sidosryhmät ovat arvokas tietolähde heikkojen

signaalien kartoittamisessa. Parhaimmillaan heikkojen signaalien

havaitseminen käynnistää ja ylläpitää vuoropuhelua, josta on tiedollista ja

toiminnallista hyötyä kaikille osapuolille ja joka syventää yhteistyö- ja

kumppanuussuhteita. Se saattaa luoda jopa uusia yhteistyö- ja

liiketoimintamalleja eri osapuolille. Hyvin hoidettuna ja oikein viestittynä

heikkojen signaalien kerääminen on myös mainio keino kertoa yrityksen

toiminnasta ja vahvistaa brändiä sekä sisäisesti että ulkoisesti.

HEIKKOJEN SIGNAALIEN TAVANOMAINEN KÄYTTÖ

HAAST ATT ELU DI, FUT URI STI ELI NA H I LT UN EN 13.9.2011

Elina Hiltusen mielestään heikko signaali on muutoksen ensimmäinen

merkki, merkki nousevasta ilmiöstä ja arjen muutoksesta. Heikkoja

signaaleita voi hyödyntää ennakoivana työkaluna, ja kerätä niitä

systemaattisesti ja laaja-alaisesti.

Heikkojen signaalien tunnistamiseen riittää, kun herkistyy havaitsemaan

ympäristön muutoksia.

Asiat, jotka eivät sovi yrityksen nykyiseen ajattelumalliin, voivat olla suuri

muutosvoima, mutta asioiden todellisuuspohja tulee aina tarkistaa.

Signaaleja yhdistämällä saadaan parempi kuva muutoksista. Eniten aikaa

kuluu signaalien analysointiin. Työn tuloksia kannattaa hyödyntää

strategiatyössä.

”MAAI LMA N ÄP EI S SÄ - TULEVAI S UUS HALLUSS A”

Finpro ry:n palvelutarjonnassa suomalaisille PK- yrityksille on palvelu, joka

perustuu heikkojen signaalien havainnointiin, keruuseen, analysointiin ja

johtopäätösten tekemiseen. Heikot signaalit jaetaan kolmeen kategoriaan:

1. asiat, joista tiedämme, että tiedämme ne (noin 15 %)

2. asiat, joista tiedämme, ettemme tiedä niitä (noin 35 %)

3. asiat, joista emme tiedä, ettemme tiedä niitä (noin 50 %)

Tietoa on paljon ja analysoinnin lähtökohtana on ennakointi eli mikä on

haluttavaa, mikä on mahdollista ja mikä on järkevää.

Finpron Foresight-prosessissa ensin tehdään aihealueen määrittely

asiakkaan kanssa, sen jälkeen Finpro tekee heikkojen signaalien keruun ja

analysoinnin. Lopuksi asiakkaan kanssa yhdessä pidetään tulevaisuus-

työpaja. Finpron sisäisessä käytössä on työkalu TrendWiki, johon Finpron

asiantuntijat eri puolilla maailmaa tallentavat havaintoja. Palvelun nimi on

TrendPulse. Lisäksi Finpro järjestää asiakasseminaareja ja – tapahtumia

kuukausittain. Tällä hetkellä joillekin yrityksille tehdään myös jatkuvaa

signaalien keräämistä. Foresightia käytetään Finpron oman strategian

suunnittelussa ja kaikki signaalit sekä niistä työstetyt ilmiöt ovat konsulttien

käytössä kun he tuovat yrityksille tietoa markkinamahdollisuuksista.

HEIKOT SIGNAALIT T UT K IMUKS EN V ALO SS A

Heikkoja signaaleja on tutkittu paljon. Elina Hiltunen on 2010 tehnyt

väitöskirjan ”Weak signals in organizational future learning” ja Leena Ilmola

(IIASA) työstää aiheesta väitöskirjaa. Olemme hyödyntäneet näiden töiden

tietoja tämän oppaan valmistelussa.

Vahvan kansainvälisen johtamisen ja konsultoinnin taustan omaava Sissi

Silván on kirjassaan ”Valppaus on valttia” kiteyttänyt, miten luodaan

strategiaa tukeva johtamiskulttuuri. Siinä koko organisaatio viritetään

heikkojen signaalien metsästämiseen, muokkaamiseen ja huomioimiseen

sekä operatiivisesti ja tarvittaessa strategian virittämiseen, jopa

muuttamiseen. Johtamiskulttuurin rakentaminen on esitetty konkreettisella

tavalla ja erinomaisten ja vakuuttavien yritysesimerkkien tukemana. Kirjassa

on myös paljon kytkentöjä laatujohtamiseen ja ohjeet noudattavat

itsearvioinnin periaatteita.,

Tärkeä ohje: anna oma aktiivinen panoksesi—se edellyttää oikeastaan vain

hieman asennetta, johon kuuluu: ole utelias, ole kiinnostunut, ole

ennakkoluuloton, ole nöyrä, ole rohkea ja ole energinen.

Leena Ilmola, IIASA

ESIMERKK EJÄ HEIKKO JEN SI GN AALIEN HYÖ DY NTÄMI S EST Ä

Internetin saapuminen

Videovuokraamot muuttivat toimintaansa, netti ja vuokraamo

täydentävät toisiaan.

Matkatoimistot muuttivat toimintaansa, palvelevat sähköisesti

lomamatkojen suunnittelutehtävissä.

Hotellit rakensivat varaussysteeminsä internetiin.

Hyvä vesi loppuu maapallolta

Kemira Oyj:n mahdollinen muuttuminen lannoitefirmasta

vesikemikaaliyhtiöksi – valtameret ovat osin vielä käyttämätön

juomaveden lähde.

Wärtsilä Oyj julkaisee ”Rough Seas” tulevaisuusskenaarion vuodelle

2030, jossa tankkilaivat kuljettavat juomavettä sotalaivojen

saattamana.

Terveellinen ruoka

McDonald’s muutti tarjontaansa kevyempään suuntaan.

Kevyitä ja tuoreita sämpylöitä tarjoava Subway voitti Suomessa

neljättä vuotta peräkkäin ”Suomen parhaita pikaruokaravintoloita” -

palkinnon.

Hesburger tuo markkinoille Karppurilaisen – karppaajan

vähähiilihydraattisen hampurilaisen.

Kuluttajat arvostavat tuoretta leipää

Ei riitä, että leivät on tehty aamuyöstä, jos asiakas tulee kauppaan

iltapäivällä. Myymälän yhteydessä oleva takaa, että saatavilla on

aina tuoretta leipää

Lentoliikenteessä kustannusten hallinta tulee entistä tärkeämmäksi

Finnair Flight Academy korostaa maailmalla koulutuksensa

myynnissä (asiakkaansa johdolle) kerosiinin säästökikkoja –

esimerkiksi laskeuduttaessa jarrutus tehdään jarruilla eikä

moottoreilla.

HEIKKOJEN SIGNAALIEN KIINNISAAMINEN

A) SATTUMALT A

Sattumanvaraisten signaalien keräämisessä ei tarvita rajauksia, otetaan

kiinni kaikki signaalit, joilla saattaa olla merkitystä.

Sattumanvarausten signaalien keruuseen voi osallistua koko henkilöstö.

Mukaan voidaan ottaa myös hallituksen jäsenet, yhteistyökumppanit,

asiakkaat ja jopa henkilöstön tuttavat.

Signaalien dokumentointi tehdään niin yksinkertaisella, helpolla ja nopealla

tavalla, ettei se aiheuta signaalien jäämistä pois kiireen tai tehtävän

hankaluuden takia. Sopivia tapoja ovat:

valokuvaus, jolloin kuva tallentaa välittömästi tilanteen ja

täydentävällä tekstillä voidaan selventää signaalia

kirjaus esimerkiksi tekstiviestinä tai sähköpostina, miksei myös

muistilapulle

äänitallenne kännykkään

piirros, kaavio tai joku muu taltiointi.

painaminen muistiin myöhempää raportointia varten

Jatkokäsittelyä varten signaalit on syytä tallentaa yhteisesti sovitulla tavalla,

on se sitten seinätaulu, lomakkeisto, tietokanta tai vaikka blogi.

B) SKANN AAMALLA

Mikäli signaaleja lähdetään systemaattisesti etsimään, on syytä rajata

etsintäaluetta halutun tuloksen tai tilanteen mukaan esimerkiksi toiminta-

ajatuksen, strategian, tavoitteiden tai ajankohtaisten ongelmien avulla.

Skannaus annetaan tiettyjen henkilöiden tehtäväksi tai tilataan

ulkopuoliselta konsultilta. Skannausta varten voidaan myös palkata

määräaikainen työntekijä, esimerkiksi opiskelija.

KERÄTTYJEN SIGNAALIEN KÄSITTELY JA ESITTELY

Heikkojen signaalien prosessin tulisi olla sellainen, joka istuu jo olemassa

oleviin organisaation rakenteisiin. Käsittele siis aluksi signaaleja omassa

yksikössäsi, tutussa ja turvallisessa ympäristössä, kavereiden kanssa.

Tietysti voit pohtia signaalien merkitystä itsekseen, sopivalla hiljaisella

hetkellä.

Kerätyt signaalit on saatu johonkin talteen: yhteinen PC-tiedosto, keltaisten

lappujen kokoelma kahvihuoneen seinällä, fläppitaulu jne.

Kerätyt signaalit voidaan käsitellä:

heti, jos kyseessä on merkitykseltään suuri signaali

kerran viikossa, esim. perjantaisin, iltapäivän lopuksi

kerran kuussa, kuukausikokouksen lopuksi

Käsittely tarkoittaa tässä keskustelua, pohdintaa:

mikä tai mitä signaalin takana on, mikä syy tai muutos

mikä sen signaalin vaikutus on meille, mitä se merkitsee meille: onko

se uhka vai mahdollisuus.

Keskustelu kannattaa suorittaa leppoisassa ilmapiirissä, vaikka kahvituokion

aikana.

Pohdinta voi tuottaa tarpeen jatkaa samanlaisten signaalien tehostettua

metsästystä, annetaan itselle jatkotehtävä.

Tällöin tehtävä voi olla rajattu, etsitään signaaleja vain tietystä asiasta.

Jos oma yksikkö on sitä mieltä, että kyseessä on koko organisaatiota

kiinnostava signaali, niin se esitetään sopivassa muodossa eteenpäin,

yksikön esimiehelle.

PÄÄTÖKSENTEKO JA TOTEUTUS

Heikkojen signaalien kerääminen ja niistä johdetut päätökset ja

kehitysprojektit tulee aina linkittää organisaation strategiaan tai

tavoitteisiin, jotta ne eivät jää irtonaisiksi.

Yksikkö odottaa johdolta aktiivisuutta, palautetta esitetystä signaalista.

Johdon innostus on keskeistä. Johto näyttäköön esimerkkiä signaalien

kiinnisaamisessa ja käsittelyssä.

Päätöksenteko toimenpiteistä tapahtuu normaalin päättämiskulttuurin

mukaisesti, kuten muut tärkeät asiat.

Palkitseminen signaalien löytämisestä ja käsittelystä ei aina tarkoita rahaa,

vaan innostavampaa voi olla huomionosoitukset.

Kokeile signaalin tuottaman haasteen ratkaisemista, ensin pienessä

mittakaavassa, sitten suuremmassa.

Muista esimiehenä toistaa jatkuvasti heikkojen signaalien merkitystä uusien

kehitysideoiden löytämisessä, innosta henkilöstöä, näytä esimerkkiä.

OMAN HS-PROSESSIN ARVIOINTI JA JP

Heikkojen signaalien keräämisen ja hallinnan prosessin arviointi noudattaa

mittaamisen luotettavuuden arvioinnin periaatteita, mutta merkittävästi

haasteellisempaa, koska käsitellään asiaa, josta ei voi olla laajaa ja syvällistä

ymmärrystä. Tämän vuoksi arviointi on hyvä suorittaa ryhmässä, jossa on

tasapuolisesti kokemusta liiketoiminnan keskeisiltä alueilta ja uutta,

ennakkoluulotonta ja kriittistä ”verta”.

Sissi Silvánin kirjan keskeistä johtopäätöstä soveltaen arvioinnin tulee olla

avointa ja kaikkien osapuolten mielipiteitä arvostavaa ja sen onnistumisen

keskeinen tekijä on, että strategian ymmärrys ja sisäistäminen on

yhtenäistä.

Arvioinnin peruskysymykset ovat:

onko kerätty tieto kattavaa?

onko tietoa riittävästi johtopäätöksen tekemiseksi (tuloksena saattaa

olla useita skenaarioita)

onko tieto riittävää alustavien toimenpidesuunnitelmien (tai

jatkoselvitysten) tekemiseksi

jne käytetään arkijärkeä analyyttisesti

Arvioinnissa pohditaan myös itsearvioinnin periaatteita soveltaen

Mikä tiedossa tukee strategisia vahvuuksiamme

Mikä saattaa aiheuttaa esteitä strategiamme toteuttamiselle

Mikä jää epäselväksi (ei voi tehdä johtopäätöksiä)

Kolmantena näkökulmana on prosessin arviointi

Mikä on heikkojen signaalien keräämisen ja hallinnoinnin heikoin

lenkki (havaintojen kerääminen, tulkitseminen / analysointi/ yhteisen

näkemyksen muodostaminen/jne.)

Arvioinnin tuloksena saadaan suunnitelma

korjaaville toimenpiteille, jossa poistetaan prosessin aikana

havaittujen poikkeamien ”vauriot” järjestelmään, asenteisiin tai

osaamiseen

ehkäisevät toimenpiteet, jolla opastetaan prosessin käyttöä

parantavat toimenpiteet, joilla korjataan järjestelmässä havaittuja

puutteita

LIITE 1: VINKKEJÄ PK -ORGANISAATIOLLE

1. Kehitä asennetta organisaatiossasi

2. Innosta, näytä esimerkkiä

3. Havaitse heikkoja signaaleja sattumalta tai skannaamalla

4. Kehitä teidän oma tapa dokumentoida havaintoja, esimerkiksi:

a. Post It -lappu

b. Lyijykynä ja vihko

c. Valokuva

d. Nauhuri

e. Viesti kaverille jne.

5. Pidä kerran kuussa HS-riihi

6. Palkitse kerran vuodessa paras HS

LIITE 2: YKSI ESIMERKKI HEIKKOJEN SIGNAALIEN

PROSESSISTA

Aktiivinen metsästäminen

Havaintoja kerätään järjestelmällisesti ja siihen on varattu resursseja

Alueen rajaus

• Toimiala, tuotteet ja palvelut, toimintatavat, jne.

Kirjaustavan valinta

• Sähköinen järjestelmä

• Paperille

Passiivinen havainnointi

Havaintoja tehdään sattumalta

Signaaleiden kerääjillä oltava ”antennit ulkona”

• Signaaleja voi kerätä kaikilla aisteilla

Kirjaustapa joko ennalta määritelty tai tilanteen mukainen

LIITE 3: TOINEN ESIMERKKI HEIKKOJEN SIGNAALIEN

PROSESSISTA

Kerätään signaaleita mahdollisimman paljon

Havaitsemisen kynnys oltava matala

Kiinnisaatujen signaalien käsittely

Signaalien ryhmittely esimerkiksi aihealueittain (tuote tai toimintatapa, markkinailmiö,

ympäristömuutos). Muodostuneet ryhmät otsikoidaan.

Tarkistetaan, onko signaali oman toiminnan kannalta uhka, mahdollisuus vai jotain muuta?

•Jos signaali ei kuulu mihinkään yllä mainituista ryhmistä, kannattaa harkita sen pois jättämistä.

Ensimmäinen karsinta tapahtuu havainnoitsijan päässä. Kirjaanko vai enkö kirjaa? Kriteerinä esim. ihmetyttääkö ja

naurattaako.

Signaaliryhmän analysointi

Priorisoidaan uhat kiireellisyyden mukaan

• Heti toimenpiteitä vaativiin ja

• Ei heti toimenpiteitä vaativiin

Priorisoidaan mahdollisuudet kiireellisyyden mukaan

• ”Pikavoittoihin”

• Isompiin kokonaisuuksiin

Päätöksenteko

Tunnistetut ja priorisoidut signaaliryhmät käsitellään säännöllisesti esim. viikko- tai

kuukausipalaverissa, jossa ne vastuutetaan.

Relevantit tahot (isot päätökset hallitus/jory, pienet päätökset asianomistaja) tekevät

päätökset tunnistettujen ja priorisoitujen signaaliryhmien osalta.

Hei

kko

jen

sig

naa

lien

kiin

nis

aam

inen

H

eikk

oje

n s

ign

aalie

n k

äsit

tely

Ryh

mit

elty

jen

sig

naa

lien

an

alys

oin

ti ja

pää

töks

ente

ko

LIITE 4: BENCHMARKINGKÄYNNIT

LAATUK ESK US EX CELLEN CE F IN LAND

Klo 10 Elina Mäkinen edusti Laatukeskusta BM-kohteena, harjoitteluna. Mukana meidän

klubistamme olivat Matti ja Herkko. Esiteltiin yllä mainittu piirustus meidän

"kehittämästämme" heikkojen signaalien metsästys- ja hyödyntämisprosessista.

Keskustelun aikana tuli esille mm seuraavia ideoita:

keräily voisi tapahtua jonkun näköiseen muovitaskuun kahvihuoneessa

meidän klubimme julkaisu laivaseminaariin voisi olla pelkkiä kuvia, ei yhtään

tekstiä

Elinan tapa kerätä ideoita ja teemoja on laittaa Post It -lappuja oman huoneensa

taululle - tästä idea, että jokaisen henkilön omassa huoneessa voisi olla ideoiden

keräilytaulu

Elina lähettelee ideoita myös työkavereilleen sähköpostilla - jos kukaan ei reagoi,

idean voi unohtaa

ainoa "virallinen" systeemi kerätä Laatukeskuksessa heikkoja signaaleja ja ideoita

järjestelmällisesti on asiakastilaisuuksista kerätty palaute, joka analysoidaan

"epävirallinen" systeemi on henkilöiden asenne ja aktiivisuus tuoda signaaleita

lehdistä, TV:stä jne. työpaikalle, jossa kahvihuoneessa syntyy ilmiöstä pörinää

päätöksiä tekevät yksilöt, yhdessä niitä kuitenkin pohditaan

INNO TIIMI

Lyhyen alkukeskustelun jälkeen esitimme työmme aikaansaannokset.

ovatko ns. evankelistat ja heidän julistuksensa heikkoja signaaleja

HS on joko uhka tai mahdollisuus

ei ole olemassa yhtä oikeata tapaa hoitaa HS-asiat, mutta kussakin organisaatiossa

pitäisi olla heidän oma tapansa hoitaa HS – me esitämme perusperiaatteita

henkilöstön palkitsemisessa yhteisön arvostus on ”mannaa” HS-löytäjälle

dokumentointi koettiin tärkeäksi, että sen voisi ilmaista erikseen, eikä pelkästään

todeta sen olevan ”metsästäminen”-laatikossa

dokumentointi on edellytys jatkokäsittelylle, liian raskaaseen kyllästytään, liian

kevyt ei tuo oleellista esiin

dokumentoinnin yhteydessä tai sen jälkeen HS:n voisi laittaa tiettyyn koriin – yksi

HS voi kuulua useaan koriin kuten niskassa kannettava kissa kuuluu koreihin:

o kotieläimet

o kissa

o ulkoiluttaminen

o muoti

luokittelu saattaa sitoa liikaa

analysoinnissa eri henkilöt kuin keräämisessä, tarvitaan erilaisia näkemyksiä, myös

intuitiota