LEANROOTSHERRAMIENTAS PARA RESOLVER

MARIA ALEJANDRA CHACON GIRALDO

CICLO PDCA(DEMING)

es una estrategia de mejora continua de la calidad en cuatro pasos, basada en un concepto ideado por  walter a. shewhart. También se denomina espiral de mejora

continua. Es muy utilizado por los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC).

Las siglas PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer,

Verificar, Actuar).

PLAN(PLANIFICAR)

Establecer los objetivos y procesos necesarios para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar.

Cuando sea posible conviene realizar pruebas a pequeña escala para probar los resultados.

1.Identificar proceso que se quiere mejorar.

2.Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.

3.Análisis e interpretación de los datos.

4.Establecer los objetivos de mejora.

5.Detallar las especificaciones de los resultados esperados.

6.Definir los procesos necesarios para conseguir estos objetivos, verificando las especificaciones.

DO (HACER)

Implementar los nuevos procesos, llevar a cabo

el plan. Recolectar datos para utilizar en las siguientes etapas.

CHECK (VERIFICAR)

Pasado un periodo de tiempo previsto de antemano, volver a recopilar datos de control y analizarlos,

comparándolos con los objetivos y especificaciones iniciales, para evaluar si se ha producido la mejora.

Monitorear la Implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.

ACT (ACTUAR) Documentar el ciclo

En base a las conclusiones del paso anterior elegir una opción:

Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA con nuevas mejoras.

Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos

Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos

Ofrecer una Retro-alimentación y/o mejora en la Planificación.

EJEMPLO

PLANPLANEAR

“Que se va hacer”

ACTACTUAR

“implementar lo que se planeo”

CHECKVERIFICAR

“que haya salido como se

planeo”

DOHACER

“hacer lo que se planeo”

VIDEO

EL INFORME A3 DE TOYOTA

sirve para transmitir información que puede

condicionar las actuaciones de sus destinatarios (para tomar

decisiones, llevar a cabo acciones, etc.)

El Informe A3 es sin embargo mucho más que un informe, ya que obliga a seguir

una disciplina concreta que lleva a abordar los problemas de una forma muy

ordenada y eficaz.

El formato se divide en varios cuadros que deben rellenarse en un orden concreto

trabajando sobre cada uno de ellos.

Podemos encontrar diferente número de cuadros pero se deben recoger los siguientes puntos

esenciales:

1- Definición del problema

Definición clara y concisa del problema.

Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.

Detallar lo que sea necesario para hacer el problema comprensible.

 

2- Situación actual

El problema se produce en el ámbito de un proceso. En este punto se debe describir ese proceso

tomando datos reales.

Utilizar esquemas y diagramas (Pareto, flujo gramas…)

Utilizar en la medida de lo posible datos cuantitativos.

Resaltar el problema dentro del proceso.

3- Análisis de las causas

Mostrar gráficamente análisis y conclusiones: 5-porqués, Ishikawa…

4- Situación objetivo

Representar gráficamente cuál sería la situación ideal,

incluyendo los mismos indicadores que en la “situación actual”.

5- Plan de Acción

Tenemos una descripción esencial del problema, tenemos identificadas las causas y tenemos los

objetivos; ahora definimos las acciones indicando quién hace qué, cómo, cuándo.

6 – Seguimiento

El Informe A3 también ha de servir para poder ver en todo momento en qué situación están las

acciones definidas. Pero además muestra de forma clara qué se pretende conseguir con esas

acciones.

7- Resultados

El cierre del informe nos debe mostrar qué se consiguió, de modo que podamos:

Tener un registro sencillo pero fiable de toda la resolución del problema.

Podamos extender las conclusiones a otros problemas.

ADVERTENCIAS PARA REALIZARLO

EFICAZMENTEEl Informe A3 debe

empezar a aprovecharse desde su

inicio, ya que cada apartado es la base de

los siguientes.

• No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información.

• Si no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo

imprescindible.

• Los primeros pasos son fundamentales por esto vital tener claro cuál es el problema. 

• El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en él y el análisis por su parte puede llevar tiempo y esfuerzo

a realizar en equipo.

• No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se

deben definir acciones sin contar con la situación objetivo.

• Cada paso se basa en los anteriores y debe ser completado de forma ordenada.

EASY KAIZEN

Bajo el nombre de:

“Easy-Kaizen”“Quick & Easy Kaizen”

“Easy-to-do”

se encuentra una misma metodología de resolución de problemas que trata de

poner a disposición de cualquier trabajador las herramientas y el apoyo necesario para realizar pequeñas mejoras en el ámbito de

sus procesos.

Se entiende que cuando un empleado detecta un problema, detecta una oportunidad de mejora, lo cual es muy positivo para la

compañía, que pone a su disposición herramientas y ayuda para resolverlo.

Los pasos a seguir son los siguientes:

• Identificar el problema.• Advertir sobre el problema. Aplicar el ciclo PDCA (con el apoyo delresponsable directo):

• Planear

Describir el problemaEvaluar efectoLocalizar la causa raíz (5 porqués)Definir posibles solucionesDefinir objetivo

• Ejecutar la solución

SISTEMA DE SUGERENCIAS

El despilfarro (MUDA) que se conoce como “creatividad desaprovechada” se refiere a la

infrautilización de las personas.

La forma de evitarlo es mediante el respeto, en el sentido de apreciar sus aportaciones y mostrar ese aprecio con el apoyo necesario para hacer realidad

las buenas ideas.

Los sistemas de sugerencias pretenden fomentar y dar curso a esas ideas, aprovechando así todo el

potencial del personal y aumentando su motivación.

Un sistema de sugerencias debe incluir:

• Organización (responsables, equipos de evaluación…)• Objetivos• Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)• Definición de sugerencia• Diseño de hoja de sugerencias• Proceso de presentación de sugerencias• Proceso de presentación y ejecución de sugerencias• Proceso de implantación de sugerencias• Sistema de comunicación  (tablones, correos…)• Reconocimientos• Plan de lanzamiento

Así mismo hay algunos factores clave para el éxito, que detallamos más adelante.

1.Organización

El sistema debe tener una cabeza visible que realice un seguimiento continuo y sea capaz de resolver conflictos. El “coordinador del sistema de sugerencias” debe contar con el apoyo de la Dirección y tener recursos suficientes (especialmente tiempo) para la tarea.

En ocasiones se crea un “comité de sugerencias” que se encarga de la gestión del sistema. Esto puede funcionar siempre y cuando su funcionamiento sea disciplinado y el sistema de sugerencias sea claramente responsabilidad de los miembros del equipo.

2. Objetivos

El objetivo general debe ser mejorar la competitividad de la compañía aprovechando el conocimiento y la implicación de todos sus empleados.

Debemos no obstante contar con objetivos cuantitativos, para lo cual se deben considerar indicadores tales como:

- Número de ideas por empleado y año- Grado de implantación de las ideas (sug.implantadas/sug.registradas)%- Ahorro anual generado por las ideas implantadas

3. Compromiso de los máximos responsables (garantía de apoyo)

Los máximos responsables de la organización deben jugar un papel importante en la definición del sistema, de modo que se más fácil contar con ellos a la hora de asegurar su cumplimiento.

Por otra parte, también deben estar implicados en los reconocimientos.

4. Definición de sugerencia

Puede haber varias definiciones posibles, si bien ésta debe evitar que quejas o propuestas faltas de creatividad se traten como ideas creativas, ya que esto puede desanimar a aquellos que usan el sistema con propiedad y puede animar a otros a abusar de él.

Un ejemplo de definición de sugerencia podría ser:

“Idea creativa claramente descrita que tiene como objetivo mejorar las condiciones actuales, que supone

una ventaja económica y que no forma parte de las funciones del puesto de su autor.”

En otros idiomas, se tiende a utilizar el concepto de “idea” en lugar de “sugerencia”. En

español, la palabra “sugerencia” se asocia con

facilidad a este tipo de sistemas, por lo cual puede ser oportuna, aunque tiene

el inconveniente de describir de manera insuficiente qué

se espera del sugerente, que realmente es una idea.

Entre los posibles temas sobre los que puede tratar una sugerencia tenemos:

• Reducción de  Inventarios en planta (WIP)• Reducción de Inventarios en almacén• Mejora de Diseño• Mejora Distribución en planta• Compras• Reducción de Chatarras• Reducción o simplificación de Reprocesos• Modificaciones de programa de máquinas• Modificaciones mecánicas de máquinas• Modificaciones del método de trabajo / preparaciones

• Reducción de tiempos de ciclo• Ahorro de energía• Incremento de Productividad• Reducción de transportes o desplazamientos• Simplificación de manipulación de útiles o piezas• Mejora de uso de herramientas• Visualización• Eliminación de tiempos de espera

• Mejora de Orden y Limpieza• TPM• Mantenimiento preventivo• Calidad• Simplificación de procesos administrativos• Eliminación de reprocesos y documentación

duplicada• Identificación y comunicación de riesgos / Ergonomía• Medio Ambiente• Mejora de herramientas

5. Diseño de la hoja de sugerencias

Una hoja de sugerencias debe invitar a escribir sobre ella. Debe ser simple.

A veces, el afán por recabar datos que permitan un registro eficiente hace que haya que rellenar innumerables datos; el límite depende de nosotros.

En primer lugar, es posible que nos convenga distinguir entre:

• Datos a rellenar por el sugerente• Datos a rellenar por el responsable directo• Datos a rellenar por los administradores del sistema

(coordinador del sistema, Recursos Humanos, etc.)

¿Qué puede llegar a incluir una Hoja de Sugerencias?

• Nombre del autor• Código de identificación del autor• Descripción del puesto del autor / turno / categoría / mano de

obra directa-indirecta / Departamento• Dirección privada del autor• Firma del autor declarando que la idea es propiedad de la

empresa• Título o Resumen de la sugerencia• Descripción de la situación actual o problema• Descripción de la idea o solución• Área implicada  • Producto implicado • Acciones y Responsables asociados• Fecha

Enumeramos a continuación posibles apartados a rellenar por el responsable directo.

• Nombre del responsable directo• Recomendaciones/Comentarios del responsable directo  

Posibles apartados a rellenar por el coordinador del sistema.

• Codificación de la sugerencia• Clasificación de la sugerencia (reducción de inventario,

mejora de ergonomía, modificación técnica…)• Decisión sobre implementación• Posible extensión a otras áreas, etc.

6. Proceso de presentación y ejecución de sugerencias

En principio parece lógico que el proceso sea canalización à ejecución à seguimiento y evaluación à premio, pero también

puede haber otros procesos.

7. Proceso de evaluación de sugerencias.

En la mayoría de los casos habrá un reconocimiento directo por cada sugerencia aportada. Este reconocimiento suele venir dado en forma de dinero o regalos.

Cuando la sugerencia tiene un impacto económico es relativamente fácil de evaluar:

• se selecciona un indicador que se haya visto afectado exclusivamente por la ejecución de la idea

• se registra su valor antes y después de la ejecución• se cuantifica económicamente el ahorro asociado a la variación del

indicador

Cuando no es posible evaluar económicamente el impacto de la sugerencia, habrá que definir criterios cualitativos a valorar; como puede ser la seguridad, el medio ambiente, la ergonomía, etc. Habrá entonces que ponderarlos y asignar una puntuación.

8. Sistema de comunicación  (tablones, correos…)

Hay muchas formas de llevar a cabo la comunicación. Dependerá de las características de nuestra organización. En cualquier caso no se debe perder de vista cubrir los siguientes campos:

• Definición de Sugerencia• Enumeración de áreas que se pueden mejorar (productividad,

energía, métodos…) con ejemplos.• Formatos de sugerencias a disposición de todo el personal.• Ejemplos de sugerencias sencillas rellenadas.• Ejemplos de sugerencias implantadas con imágenes ANTES/DESPUÉS• Descripción del proceso a seguir.• Datos sobre el seguimiento de sugerencias recibidas.• Objetivos.• Indicadores (y su evolución)• Noticias

9. Reconocimientos

La forma de determinar el reconocimiento variará según sea la evaluación de la sugerencia:

• cuantitativa (se premia con un porcentaje del ahorro que puede estar entre el 3% y el 6% con determinados límites)

• cualitativa (se obtiene una puntuación que puede tendrá asociado el reconocimiento correspondiente)

En ocasiones se recurre a sistemas que supongan un reconocimiento público a los mejores sugerentes, aprovechando acontecimientos en la organización que reúnan al grueso de la plantilla.

Hay en cualquier caso un factor higiénico fundamental para motivar al personal en la presentación de sugerencias y es contar con el apoyo necesario para hacerlas realidad. Habrá personas para las que ver su idea puesta en práctica sea el reconocimiento más importante.

10. Lanzamiento

El lanzamiento de un sistema de sugerencias en muchos casos viene caracterizado por la siguiente curva:

Durante la fase de lanzamiento tendremos:

• Clara implicación de la dirección• Campaña de promoción• Todo el personal volcado con el sistema• Las ideas latentes salen a la luz Seguidamente, en el peor de los casos puede ocurrir:

• que los responsables de la implantación/evaluación no acaben de ver en el sistema de sugerencias una obligación ni una ventaja para su propio trabajo

• que el número de sugerencias exceda las expectativas y los recursos originalmente asignados sean insuficientes

• que los sugerentes no vean cubiertas sus expectativas de apoyo

Para prevenirlo tendremos que manejar dos curvas:

• curvas de sugerencias recibidas• curvas de sugerencias ejecutadas

De ahí obtendríamos una tercera curva, que sería la de “sugerencias pendientes de implantación”, que debería ser más o menos constante.El mantenimiento del sistema de sugerencias consume recursos, pero hecho simple sus beneficios pueden compensar con creces los esfuerzos

Factores clave para el éxito

1- Implicación del personalEspecialmente al inicio se debe poner cuidado en llevar a cabo rápidamente la implantación de las ideas para generar confianza en el sistema.2- Organización eficiente3- Comunicación y formación de los responsablesAntes del lanzamiento, las personas con personal a su cargo deben conocer como funciona y despejar posibles dudas para facilitar su intervención4- Duración del programaEn algunos casos ésta puede ser limitada para evaluar la respuesta y la capacidad de los recursos asignados5- Remarcar el interés por obtener ideas sencillasEs mejor obtener muchas ideas sencillas (de bajo impacto) que pocas ideas complicadas. La mejora debe ser continua en pequeños pasos6- Divulgar las sugerencias implantadas7- Evaluar e implantar con rapidez

8- Participación del sugerente en la implantación9- Recompensar económicamente las propuestas aceptadas10- Empezar con experiencias piloto11- Definir con claridad los objetivos que se persiguen con el programa12- Sistema de selección de ideas transparente, facilitar la interacción con los evaluadoresEn el caso en que una idea no cumpla con los requisitos de la definición o no sea viable, deben comunicarse las causas al sugerente personalmente y de forma muy clara13- Sistema para presentar una sugerencia simple y claro14- Usar indicadores medibles para identificar el éxito de las propuestas implantadas15- Cultura empresarial que estimule la creatividad y la participación