Herramientas de Promocion y Mercadeo Turistico

8/8/2019 Herramientas de Promocion y Mercadeo Turistico

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Ferias y eventos

culturales

Herramientas de promoción y mercadeoregional.

I1



Slide 1

I1 CORRECTOR DE ESTILO DICE: Este material fue escrito por: Darío Moreno © Copyright 2009, All Rights Reserved. 20 de APRIL de

2008.

Y fue tomado de la página:

http://www.agendadelmes.com/index.php?option=com_content&view=article&id=2:los-eventos-feriales-como-herramienta-de-promoci

Invitado, 5/29/2010



Tipos de feriaLa clasificación de las ferias, según las características de suorganización:

Según su cobertura se dividen en:

Regionales: Se dirigen y desarrollan a expositores de unmismo país o región.

Internacionales: Se refiere a grandes eventos de negocioso encuentros de expositores o empresas de distintos países.

Según su actividad: esta clasificación se da según laactividad de los participantes: comercial, industrial,artesanal, entre otras.

Según el mercado: las ferias varían según el publicoobjetivo; productores, distribuidores o consumidores.



V entajas de las ferias y exhibiciones

Las ferias son un medio para dar a conocer productos y/o

servicios, observar la competencia, probar o lanzar productos,estudiar mercados, visitar y asistir a sus clientes, encontrar distribuidores y concretar ventas.

Las ferias son un instrumento de promoción, mercadeo ycomunicación importante y eficiente.

Son un punto de encuentro entre la oferta y la demanda quefacilita los negocios.



La participación en ferias tiene las siguientes ventajas yoportunidades para un empresario:

El cliente es quien visita a la empresa y no al revés y está

dispuesto a comprar entonces es justo el momento de venderle.

El cliente estará disponible: no hay que hacer cita previa; no tieneotra cosa que hacer, que estar predispuesto a escuchar y comprar.

A una feria siempre asisten clientes difíciles de captar en otroslugares, y en muchos casos desconocidos para la red de ventas y

en otros casos, provenientes de lugares sin cobertura de unaempresa .



En una feria el producto es el rey: tan bien presentado como elexpositor sea capaz de hacerlo, toda la colección completa, en vivoy en directo.

El costo por contacto de ventas en feria es indiscutiblemente elmás bajo: en muy pocos días se puede vender mucho a muchos,incluidos los clientes más difíciles.

Otras ventajas de participar en una feria son:

.Vender

Generar nuevos contactos que pueden acabar en ventas.

Dar a conocer nuevos productos (sondear la opinión).

Potenciar la marca.Reforzar el contacto con los clientes habituales.

Observar la competencia.

Abrir nuevos mercados.

Hacer relaciones públicas con los medios de comunicación.



Objetivos

Son las metas concretas, definidas en términos cuantitativos ycualitativos, que la empresa pretende alcanzar participando en

la feria.

Estos objetivos, establecidos adecuadamente se deben lograr en plazos establecidos y acorde con los medios disponibles ode los que se dispondrá en el momento de la feria.

Al fijar los objetivos de participación de una feria, se debe estar seguro de que el expositor los entienda y ponga en practica contoda claridad.



Los objetivos son la base fundamental del marketing ferial.Definirlos adecuadamente es de mucha importancia y deben ir acompañados de un análisis profundo de la informaciónrelacionada con el estudio de marketing planteado para la feriaen cuestión.

No hay que perder de vista nunca que la participación en unaferia puede aportar beneficios económicos, pero también entérminos de tiempo, pero también para acudir a una feria conplena garantía, la empresa deberá fijar objetivos que respondana las siguientes características:

Ser concretosSer objetivos

Tener plazos y tiempos establecidos para su realización.



Ser establecidos por alguien idóneo y experimentado.

Ser aceptados voluntariamente por las partes involucradas.

Estar adecuadamente acoplados y dotados con todos losrecursos necesarios para su consecución.

Ser analíticos

Ser fijos.

Al no trazar objetivos específicos como la participación en feriasnacionales o internacionales, solo nos indica que la empresa nosabe qué quiere vender ni donde venderlo.



Las empresas organizadoras

En la actualidad existen muchas empresas dedicadas exclusivamentea la realización de eventos, contratar una garantiza tanto a expositorescomo a empresas una participación efectiva en el evento.

Contratar un organizador de eventos permite a las empresas liberar tiempo y recursos para dedicarse a desarrollar estrategias ypresupuestos, para el evento sin preocuparse de la logística.

Las empresas organizadoras ofrecen también asesoría, lo que resultade mucha ayuda para expositores nuevos o con poca experiencia en la

participación de ferias y exhibiciones.

El propósito de una empresa organizadora de eventos no es solo cubrir la organización de la feria, sino resumir los factores más importantes atomar en cuenta en al planificar del evento.



1. El lugar del evento

Este es el primer paso para la organizar del evento, el cual no solo debeinvolucrar la elección del lugar, sino aspectos, como ubicación, accesibilidad,parqueaderos, seguridad, iluminación natural y artificial, decoración, sonido,ambientación, diseño y decoración del espacio físico para la exhibición.

Cada feria tiene una distribución diferente, que consiste en la organización delespacio en áreas denominadas pabellones, que se dividen en divisionesmenores llamadas stands dependiendo de su tipo.

Los tamaños de los stands varían según el producto, las necesidades y elpresupuesto del expositor.

El diseño y la composición de un stand exige una amplia gama de accesorios ymobiliario para lo que se puede recurrir a empresas que proveen también otrosartículos como mobiliario y accesorios, estanterías, vitrinas y mostradores y sededican específicamente al diseño y montaje de las mismas en todo tipo deactividades ya sean comerciales, empresariales, sociales y/o culturales.



2 . Duración y Fecha del evento

La duración esta directamente asociada a la cantidadde público estimado para el evento y la planificación

de los objetivos de la exposición.

La fecha de realización y el tiempo o período deduración del mismo se planifican tomando en cuentalas necesidades del cliente y aspectos como

disponibilidad de la sede o sitio elegido y coincidenciacon otros eventos similares, que pueden afectar odistraer la atención del público objetivo.



3 . Planificación de tareas

Como hemos podido observar, la organización ferial y deeventos no es un acto improvisado, se prepara durante meses,

se desarrolla durante días y se rentabiliza durante años. Entrelas principales tareas a desarrollar podemos enumerar:

La empresa u organizador del evento, tiene la responsabilidad deestablecer un orden y secuencialidad en las tareas que aseguraran el éxitodel mismo.

Se debe desarrollar un plan que contenga todas las actividades, desde lasformales como la inauguración y atención de invitados, hasta las informalescomo el montaje y desmontaje de las exposiciones.

También es muy importante la aplicación de controles durante el evento,planificación de imprevistos y medidas de seguridad.



Elaborar plan de actuación, tiempos de ejecución y asignación de cargos yresponsables por objetivos.

Selección y determinación de servicios y productos a comercializar en laferia.

Definición de público objetivo.

Diseño de la imagen corporativa del evento.

Análisis y asignación de presupuestos.

Contacto y comunicación con expositores potenciales.

Determinación del tamaño y ubicación de los stands en el recinto.

Materiales, montaje y desmontaje, logística y transporte de Productos aexponer.

Diseño y montaje de la campaña publicitaria, material impreso, decomunicación y captación de visitantes.



4 . Publicidad Esta es una de las tareas más importantes en el proceso deorganización de un evento, pues la promoción del evento es primordialpara asegurar su éxito.

El diseño y elaboración de una campaña publicitaria, acompañada deuna adecuada estrategia de medios para cumplir con los objetivos decomunicación del evento o exhibición es fundamental para el éxito delevento y tiene como objetivo captar la atención y promover laasistencia del público objetivo previamente definido.

En la mayoría de los casos se recomienda contratar los servicios deuna agencia publicitaria con experiencia y profesionales capacitadospara el diseño de la imagen corporativa, elaboración de materialpromocional como afiches, brochures e invitaciones y elaborar unconcepto creativo y llamativo no solo en lo impreso, sino en latransmisión del mensaje publicitario en televisión, radio y prensa..



El papel de la publicidad previa y durante la exposición estarelacionado principalmente al aspecto de la imagen y notoriedad tantode la empresa como el producto o servicio que exhibe. Involucra todaslas tareas de producción y procesamiento de elementos gráficos yaudiovisuales que formaran parte del mensaje creativo definido paracumplir con los objetivos de comunicación hacia el público objetivo:afiches, carteles, correo directo y piezas para radio y televisión. Esto

incluye también los elementos utilizados en el diseño y montaje delstand y que acompañan y realzan el posicionamiento del producto.

El diseño y construcción del stand es pieza clave para la consecuciónde los objetivos. A efectos del presupuesto en este aspecto debenconsiderarse las siguientes partidas:

Diseño y construcción del stand.Montaje y desmontaje.

Elementos gráficos.

Mantenimiento adecuado.

Elementos de decoración que acompañan a los productos.



5 . Promoción

La publicidad y la promoción son parte importante de este proceso y seutilizan antes y durante la exposición suele determinar el éxito o

fracaso en la participación.

Si los clientes no conocen un producto y no saben que cierta empresaparticipara en una feria, es difícil esperar que asistan por un interésespecifico y que busquen su stand durante su visita.

Los pocos días que dura una feria representan solo una tercera parte

del proceso de ventas en la exposición. Las otras dos estánconstituidas por la planificación preevento y el seguimiento postevento.



Tomando en cuenta que el stand, además de servir como lugar de

exhibición, constituye el principal punto de venta durante el evento, lapromoción de ventas tiene sus propios medios para lograr susobjetivos y funciones: los elementos promocionales, y entre los másutilizados están:

Demostraciones: del producto o servicio, por parte del promotor deventas.

Muestras gratuitasRegalos: artículos promocionales, lápices, encendedores,calcomanías.

Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios sujetos acompras o rifas.

Cupones: que pueden ser utilizados posteriormente a la feria por elcomprador como compensación por su asistencia.

Exhibiciones de mostrador y punto de venta.

Los elementos promocionales y publicitarios utilizados por los

expositores generalmente son similares, su impacto en el público

estriba en la innovación del diseño y presentación de los mismos.



6 . Marketing Una feria o exposición es el mejor instrumento de marketing si se haplanificado y organizado adecuada y detalladamente.

La participación en una feria se convierte en una inversión a mediano ylargo plazo, dependiendo del numero de ventas y contactos que seconcreten en la misma, el éxito que se logre durante el eventodepende de la planificación y trabajo de cada empresa o expositor.

Los factores con mayor peso por los que los compradores acuden acomprar a una feria o stand específicamente, dependen del expositor y

son controlados por el mismo: En este aspecto una presentaciónatractiva del stand y del producto, así como una buena campañapublicitaria con suficiente anticipación al evento o exposición y laasesoría de un buen representantes comercial frente al mismo, entreotros marcan la diferencia a la hora de vender.



De lo anteriormente expuesto se deduce que la empresadeberá planificar racional y estratégicamente la gestión deventas, lo cual implica:

Estudiar en su totalidad la problemática comercial derivadade la participación en la feria.

Definir un objetivo.

Elaborar un plan estratégico de acción.

Controlar los resultados alcanzados y, en función de éstos,corregir y reconstruir el plan (proceso de retroalimentación).



7 . Campos de análisis

Los usuarios: Se deben analizar sus motivaciones,necesidades y costumbres, actitudes frente a losproductos de la empresa, limitaciones económicas,culturales y de otros tipos.

La competencia: Análisis de la estrategiacomercial de la competencia, con respecto a la feria.

Incidencia: Determinar la importancia de la feria yde la densidad cuantitativa y cualitativa que alcanzaen el sector a cubrir.



8 . Medios de Control La participación en ferias y exposiciones se constituye en unaexperiencia de adaptación a los cambios, el entorno y evoluciónque se puede producir en torno a un espacio de tiempo muy

breve.

Las ferias en promedio duran mínimo cuatro y máximo 15 días.En este lapso de tiempo el expositor se vera frente a problemasy dificultades que no había previsto, en los que los objetivos yplaneamiento inicial pueden resultar erróneos y puede surgir inesperadamente una resistencia por parte de la competencia o

del propio mercado, entre otros factores, llevándonos areplantear los objetivos y a examinar de cerca la estrategiaadoptada, con el fin de refinarla y adaptarla a la nuevasituación.



L

as normas de control que pueden ser establecidas son lassiguientes:

Estadísticas de ventas,

Estadísticas de contactos,

Encuestas,

Sondeos,

Reuniones con el personal a cargo del stand.

Por otra parte, un control adecuado habrá de constituir:

Un medio para comprobar y verificar, así como un instrumento de gestiónque permita interpretar lo que sucede y adaptarse al cambio con éxito.

Un proceso sistemático, que permita registrar los resultados ycomprobarlos con las previsiones.

Una medición concreta y concisa: toda presencia en la feria debe poder concretarse, en su manifestación más primaria, en un incremento delnúmero de contactos con clientes, en comparación con el ritmo habitual dela empresa en ese campo.



9 . PresupuestoEl presupuesto o cantidad de dinero que se destina para larealización de un evento o feria va en función de los objetivos quese pretenden alcanzar y de su vinculación a los resultadospotenciales de la exposición.

Una vez que se ha decidido participar, el siguiente paso consisteen establecer un presupuesto. Esta es una parte sencilla peronecesaria de la planificación de una exposición. En el presupuestose deben contemplar las diferentes partidas: alquiler del espacio,stand, trasporte y almacenaje, servicios de la feria, personal,publicidad y promoción, viajes, alojamiento, atenciones sociales.

Los mismos se deben analizar y contabilizar donde corresponda.

Al decidir qué superficie se va a alquilar se debe reflexionar sobrela cantidad de metros necesarios, de acuerdo a las necesidades deexhibición, aunque finalmente se opte por alquilar una superficiemenor.



Para realizar el número de contactos demarcados como objetivo de laexposición, se necesita contar con un número determinado de vendedoresy éstos, a su vez, necesitan un mínimo espacio para trabajar.

Aunque estos cálculos previos reflejen situaciones ideales, que nonecesariamente serán las reales, proporcionan un sistema de verificación ybalance adecuados.

También es importante el transporte y almacenaje. Para transportar lamercancía se puede utilizar transporte propio o contratar el transporte auna compañía. Es necesario asegurarse de tener resuelto el problema dealmacenaje de la mercancía si la propia gerencia de la feria no lo ofrece.

Otro aspecto es el costo de personal valorando el tiempo del personal

propio y estudiando la contratación de la ayuda externa que se necesite.



10. Publico ObjetivoLas prácticas moderna de marketing requieren la división delmercado en segmentos, para valorarlos y poder seleccionar los que puedan ser atendidos en las mejores condiciones.

Esta segmentación y la identificación del público objetivoson muy importantes para la organización de una feriadonde se cuenta con recursos de tiempo limitados y unagran afluencia de compradores.

En este tema no existe aun el producto universal que todoslos asistentes desean comprador. Por este motivo se hacenecesario definir los compradores para cada producto demanera que puedan ser fácilmente identificados.



Siempre habrá un numero X de asistentes que se acerquen a unStand y sin corresponder al tipo de mercado objetivo, puede ser uncomprador con una necesidad insatisfecha o solo simples curiosos.La clasificación de los visitantes se debe realizar buscando ajustar su necesidad a lo que se ha definido como cliente objetivo.

Existen muchas razones para calificar a un cliente durante supresencia en el stand, pero hay 3 de mayor importancia: por economía ya que cada contacto cuesta dinero y al calificarlos seeconomiza, por tiempo ya que el ahorro del mismo se evidencia ala hora de contactar una lista ya establecida de clientes y susnecesidades especificas y por oportunidad ya que al calificar al

cliente durante la exposición se mantiene una ventaja sobre lacompetencia eliminando un paso en el proceso de ventas, quegeneralmente se hace necesario después de la exposición).



Después de un par de minutos con un visitante puede ser útilhacerse esta pregunta: ¿el tiempo que estoy empleando ahora meacerca a los objetivos que me he marcado para la exposición? Si larespuesta es negativa, es mejor desviar la atención hacia otrosclientes.

Es importante deshacerse de los compradores no calificados tanpronto como sea posible a fin de evitar pérdidas de tiempo. Sedebe recordar que en una feria sólo se dispone de cierto númerode minutos y que deben ser aprovechados.

Una buena estrategia es valorar qué porcentaje de los asistentes alstand se ajusta a la definición del mercado objetivo y cuál ha sidoel porcentaje de visitantes no adecuados. Expertos en mercadeode ferias establecen en un 25% el porcentaje de visitantes que se

aproximan a un stand sin ajustarse a la definición de públicoobjetivo de la empresa.



Participación efectiva en Ferias yExposiciones

Las Ferias y Exposiciones permiten establecer contacto con un grannúmero de clientes actuales o potenciales en un período de tiempo yespacio muy corto. Existen muchas empresas participan en estoseventos, convencidos de que con solo su presencia en el evento van agarantizar sus objetivos económicos, atrapando al mercado en general,empleando sólo la tercera parte del potencial de ventas que tiene unaexposición.

Una feria consta de tres etapas bien definidas: antes, durante ydespués, y cada una de ellas se encuentra unida estrechamente al

marketing de eventos, lo que hace necesario la elaboracion decronogramas de acciones para los tres momentos claves de unaadecuada planificación.



FIN

Gladyz Marina GonzálezGladyz Marina González

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