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gegrndet 1992 von Thilo Gukelberger und Christoph Pliete
ber 300 Mitarbeiter am Standort Gescher
ber 15 Tochterunternehmen in Europa
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kontinuierliches Wachstum

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Die Prozessoptimierer

Record Management Was ist das?
Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenfhrung, -haltung) versteht man :
die systematische Kontrolle der Aktenfhrung
insbesondere von Geschftsvorgngen und -ergebnissen.
Gerne werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe
Recordkeeping oder Records Management verwendet;
Zum Teil wird der Begriff auch mit vorarchivische Schriftgutverwaltung bersetzt.
Record Management als Strategie
In der Norm ISO 15489 wird Records Management definiert:
als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle
und Durchfhrung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und
Aussonderung von Schriftgut
einschlielich der Vorgnge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und
Informationen ber Geschftsablufe und Transaktionen in Form von Akten.
PricewaterhouseCoopers definiert Records Management als Methode:
die eine Organisation dabei untersttzt
physische und elektronische Geschftsunterlagen whrend des ganzen Lebenszyklus optimal
fr die Geschftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewhrleisten.
Records Management umfasst damit nicht nur die Einfhrung neuer technischer Lsungen,
sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation.

Eingangsrechnungsver-arbeitung SAP
jeder kennt das:
Knnen Sie bitte die
Rechnung XY aus der Ablage holen?
Wo ist die Rechnung, wer
hat das bestellt???
Sind alle
Rechnungen verbucht, damit
wir den Monatsabschluss machen knnen?
Wer ist fr die Prfung
dieser Rechnung
zustndig?
Differenz?
Ich kann Ihnen da leider keine
Auskunft geben, die Rechnung ist
schon in der Zentrale

ERVSAPFIoder
Scannen von Eingangsrechnungen im Stapel
Erkennung von relevanten Attributen auf den Dokumenten
(Kreditor, Umsatzsteuer-ID, Betrge, )
Abgleich der erkannten Informationen gegen SAP Stammdaten
(Kreditor-ID, Bestell-Nr.,)
Eingangsrechnungs-Workflow SAP: Prfung, Kontierung, Vervollstndigung, Freigabe
berwachung des Workflowstatus, Eingangsrechnungsbuch
Buchung der Eingangsrechnungen
Was bedeutet Eingangsrechnungsverarbeitung?

Vorteile der Eingangsrechnungsverarbeitung
Nahtlose Integration in das jeweils fhrende System
Senkung der Kosten um bis zu 75%
Steigerung der Skontoertrge
Hhere Transparenz in den Vorgngen
Deutlich vereinfachtes Controlling
Hohe Planungssicherheit
Standortbergreifendes Arbeiten
Zugriff auch auf Rechnungen auerhalb der FiBu
Workflow MM-Belege
4
Freigabe Prfung Preis- / Mengenabweichung
Workflow FI-Belege
Freigabe Rechnerische Prfung Sachliche Prfung
3
Zahlungsfreigabe Buchung
Buchung und Zahlungsfreigabe
5
Erfassung / OCR
Scannen Papierrechnungen
Digitale Rechnungen Ablegen
1
Klassifizierung und Erkennung
Attributextraktion manuelle Korrektur
automatische
Klassifizierung
2
Ablauf Eingangsrechnungsverarbeitung

Auswahl sachlicher Prfer
Sachliche Prfung
Vervollstndigung ER
Freigabe (n-stufig)
Buchung
Bearbeitung ER
Vorerfassung/Validierung
Rckfrage
Ein
gangsr
ech
nungsb
uch
im
SAP
Freigabe - Prozess
Technischer Ablauf unter SAP

Rechnungseingangsbuch
Buchungsmaske

Inbox - Web
Sachliche Prfung

Auswertung / Analyse
22 | Herr Max Mustermann | d.velop AG | Mustertitel
Herzlichen Dank

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