Herzlich Willkommen FRISCH KOMPETENT LEIDENSCHAFTLICH

Lukas Fus Kundenberater, CM Informatik lukas.fus@cmiag.ch Roland Brechbühl Programmleiter E-Government, Stadt Bern roland.brechbuehl@bern.ch

Agenda

Kurzvorstellung CM Informatik AG 5‘

GEVERIS – ein Organisationsprojekt in der Stadt Bern 15‘

− Roland Brechbühl, Programmleiter E-Government

Live-Dossieraustausch mit weiteren förderalen Stellen 10’

Abschliessende Fragen der Teilnehmenden / Diskussion 5‘

Kurzvorstellung CM Informatik AG

Firmenportrait Vision und Strategie

Lösungen für die geschäftsorientierte Arbeit und Dokumentenablage eGovernment

Verbinden der Einwohner und Unternehmen mit der öffentlichen Verwaltung sowie medienbruchfreie Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung und verwaltungsübergreifend (Gemeinde, Städte, Kanton und Bund).

Fachintegration Mit fachintegrierten Geschäftsverwaltungslösungen unterstützt die CMI die Ämter neben den allgemeinen GEVER-Funktionen mit Fachapplikationen für Ihre spezifischen Prozesse. Dabei stellt die CMI eine integrierte Lösung zur Verfügung.

Lifecycle Durch die Kompetenz im Bereich der Langzeitarchivierung und dem Wissen, dass die Archivierung bereits bei der Eröffnung des Dossiers bestimmt wird, decken wir für alle Lösungen den revisionssicheren und nachhaltigen Lifecycle ab.

Firmenportrait

CM Informatik auf einen Blick Gründung Einzelfirma 1987 Gründung AG 1988

Kundensegment 15 Kantone, 300 Städte & Gemeinden und Privatwirtschaft

Leistungen Entwicklung, Verkauf, Realisierung, Wartung

Fachgruppen Ablieferungs-schnittstelle (OAIS), Records Management und Digitale Langzeitarchivierung (eCH)

TQMi – ISO 9001

Firmenportrait

Grundfunktionalitäten und besondere Merkmale GEVER, Behördenadministration, Fachintegration und Schnittstellen

Stadt Bern

8 Seite

Stadtkanzlei

26.06.2014

Elektronische Geschäftsverwaltung, Ratsinformationssystem und Erneuerung des Intranets Stadt Bern GEVER@ÖV2014 Roland Brechbühl, Programmleiter E-Government

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GEVER = Kulturwandel und Veränderungsprojekt

26.06.2014

.......und enorm viel Organisation !

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GEVERIS als Kulturwandel und Veränderungsprojekt

• Führungsverantwortung (Vorleben des Wandels) • Mitarbeitende werden von Betroffenen zu Beteiligten • Kommunikation / Schulung / Hilfe im Team

26.06.2014

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Warum brauchte die Stadt Bern GEVER?

• Veraltete Anwendung zur Sitzungsverwaltung Gemeinderat / Stadtrat («openGEKO» seit 1997 im Einsatz)

• Jede Direktion und jede Dienststelle hat eine eigene Geschäfts-kontrolle, eine eigene Geschäftsverwaltung (wenig effizient)

• Nachvollziehbarkeit von Geschäfts- und Entscheidungsprozessen erhöhen (Versionenverwaltung)

• Parallele Prozesse und Medienbrüche aufheben

• Elektronische Archivierung (standardisierte Archivschnittstelle)

26.06.2014

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Ziele des Projekts GEVERIS

• Effizientere Abläufe zwischen dem Ratssekretariat, der Stadtkanzlei und den Direktionen

• Möglichst wenig Medienbrüche (= elektronisches Primat)

• Erhöhte Transparenz und Kontrolle (Fristen, Termine, Geschäftsstatus)

• Unterstützung beim Sitzungsmanagement / Sitzungsgeldabrechnung

• Zeitgemässer Internetauftritt für den Stadtrat (www.bern.ch/stadrat)

• Zeitgewinn durch schnelleres Auffinden von relevanten Dokumenten

• Grundlagen für das Recordsmanagement und Langzeitarchivierung

....und Office-Vorlagen, fast ein eigenes Teilprojekt !

26.06.2014

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Einführung GEVERIS: Erreichte Ziele

• Mandant Gemeinderat / Leseclient November 2012

• Mandant Stadtrat November 2012 • Mandant Stadtkanzlei November 2012

• Ratsinformationssystem (RIS) Stadtrat www.bern.ch/stadtrat April 2013 • Ausbreitung CMIAXIOMA in DIR, FI Juni-Aug 2013

Nur politische Geschäfte (GS, DST)

• mobile Lösung Sitzungsvorbereitung Mai/Juni 2014 für den Stadtrat

26.06.2014

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Einführung GEVERIS: weitere Planung

3. Q. 2013: Evaluation des Betriebs von CMI AXIOMA und den neuen GEVER-Prozessen Anfang 2015: Optimierungen und Upgrade auf Version 2014 von CMI AXIOMA 2015 - : Ausbreitung in den Direktionen für DIR interne Sachgeschäfte nach Bedarf und Budget

26.06.2014

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Fazit Einführung von GEVER

Die Einführung einer GEVER ist zunächst mit organisatorischem Aufwand verbunden. Die organisatorischen Grundlagen müssen geklärt, die Ordnung bei den elektronischen Unterlagen hergestellt werden. Führungspersonen müssen mit einbezogen werden, da sich viele Abläufe und Gewohnheiten ändern und Prozesse angepasst werden. Schrittweise Einführung hilft bei eingeschränkter Ressourcensituation ....und schulen, schulen, schulen und nochmals schulen.

26.06.2014

Dossierschnittstelle Zusammenarbeit iGEKO und CMIAXIOMA

Übergreifende Geschäfte am Muster Geschäfts-Prozess zwischen Stadt Bern und VBS

Dossierschnittstelle CMIAXIOMA / iGEKO nach eCH-Standards

Stadtrat Bern (Legislative)

Gemeinderat Stadt Bern (Exekutive)

Departement VBS (Bund)

Anfrage Legislative

Überweisung Geschäft

Überweisung Dossier

Anfrage Stadt Bern

VBS interne Verarbeitung

Ges

chäf

tspr

ozes

s

VBS interne Entscheidung

Antwort des VBS

Überweisung Dossier

Überweisung Geschäft

Abschluss Legislative

Live Präsentation Zusammenarbeit iGEKO und CMIAXIOMA

Fragen?