26 VIP l nummer 3 l 2015

Het nieuwe zoeken heet content integratie

De informatiehuishouding van gemeenten geeft doorgaans een versnipperd beeld. Het vinden

van informatie blijft dan ook een uitdaging. Deze wordt alleen maar groter nu gemeenten voor

verschillende taakvelden ook content moeten integreren van ketenpartners.

Traditionele zoektechnologie is dan niet toereikend. We moeten toe naar content

integratie, willen we de garantie hebben alle informatie te kunnen vinden. De

gemeente Enschede is het leidend voorbeeld.

Teks

t: T

eun

Put

ter

Bee

ld: C

-CO

NTE

NT,

Giu

sepp

e To

pper

s

MY-LEX Overheid is een contentinte-gratiesysteem dat gebruikers integraal toegang biedt tot alle door hen gewenste informatie. Deze informatie kan afkom-stig zijn uit zowel externe (bronnen van overkoepelende organisaties of andere, hogere overheden) als interne bronnen. Bij interne bronnen kun je denken aan een document management systeem, een dossier- of zaaksysteem, file share syste-men, workflowsystemen, directories en documenten uit het eigen intranet. Al deze gegevens worden vergaard, automatisch geclassificeerd in één of meer beleidsge-bieden (toegesneden op de overheid) en voorzien van koppelingen naar andere re-levante documenten en verdere verrijkin-gen. “We werken nog altijd nauw samen met een aantal experts uit het vakgebied in ons Kenniscentrum. Met hen bepalen we de beleidsgebieden waarop we indexe-ren en geven we ook aan wat het belang van verschillende bronnen is. Zo bepalen

we de ranking van de verschillende typen informatie. Content uit interne bronnen zouden we bijvoorbeeld zwaarder kun-nen laten wegen dan content uit externe bronnen. Dat verwerken we vervolgens in het systeem, zodat de kenniswerker opti-maal kan worden gefaciliteerd. Hij krijgt namelijk de meest relevante content, aan de hand van zijn zoekvragen, op zijn scherm gepresenteerd.” Aan het woord is Matt Moayedi, oprichter van C-CONTENT. Hij legt uit dat MY-LEX Overheid voor veel gemeenten een uitkomst kan zijn, vanwe-ge het feit dat het applicatielandschap zo heterogeen is en versnipperd. Er zijn im-mers vele verschillende verticale vakap-

plicaties in gebruik, met hun eigen reposi-tories, die maar moeilijk te ontsluiten zijn. Datzelfde geldt voor legacy systemen die nog niet zijn uitgefaseerd. Daar zit door-gaans nog waardevolle content in opge-slagen.

RelevantieHet afgelopen jaar is MY-LEX Overheid uit-gebreid met verschillende modules, waar-onder Appliance en Maps. Van de module Maps verwacht Matt Moayedi veel. “Met deze oplossing wordt content ontsloten en gepresenteerd aan de hand van objecten die geografisch getagd zijn. Je zoekt op een kaart naar een object, bijvoorbeeld een ge-maal, een brug of een kantoor. Door met je cursor op zo een object te gaan staan, krijg je direct de belangrijkste gegevens over dat object op je scherm. Tevens is er een door-link naar relevante documenten, waardoor je in één klik de documenten te zien krijgt uit alle aangehaakte bronnen of systemen

Enterprise information management, contentintegratie, search, indexeren, document management.

Symbolen voor artikelen in VIP

Advies

Proces Praktijk

CustomerExperience

Innovatie Visie

Internationaal

Software EIM

>> Alle informatie presenteren die over een

onderwerp beschikbaar is.

VIP l nummer 3 l 2015 27

die iets met dat object te maken hebben. Dat levert gebruikers erg veel tijdwinst op.”

Een andere ontwikkeling is MY-LEX Sociaal Domein; een content integratie oplossing die in verschillende varianten beschikbaar is. Zowel voor het gebruik op een publieke website, als intern binnen de gemeentelijke organisatie. Hiermee speelt C-CONTENT in op de verschuiving van de verantwoordelijkheid voor jeugdzorg, werk en inkomen en zorg aan langdurig zieken en ouderen, die sinds kort bij de gemeen-ten ligt. Sean Moayedi, commercieel di-recteur, legt uit: “Hierdoor ontstaat bij ge-meenten een grote behoefte aan de juiste en relevante informatie uit verschillende bronnen in het sociale domein, die (tot nu toe) veelal niet in eigen beheer zijn.” Ge-zien het feit dat medewerkers min of meer gedwongen zijn buiten de muren van de eigen organisatie hun informatie te verza-melen, lijkt een krachtige tool voor content integratie dan ook onontbeerlijk.

Gevalideerde bronnenDat is exact de gedachte die bij DiMPACT leeft. “Je ziet dat het snel vinden van de juiste informatie een strategisch vraagstuk is bij overheden”, vertelt Martin de Bijl van

DiMPACT. “De praktijk leert dat kernap-plicaties op zich goede tools voor enter-prise search bieden, maart die blijven in-derdaad beperkt tot de eigen applicatie. We zijn daarom op zoek gegaan naar een krachtige zoekmethode om alle relevante en gevalideerde bronnen op een integrale en eenvoudige wijze te ontsluiten. In de afgelopen 2 jaar zijn de contentintegratie oplossingen van C-CONTENT door ons uitvoerig geëvalueerd en waar nodig ver-beterd.” De Bijl legt uit dat zij daarbij goed hebben gekeken naar de resultaten bij de lidgemeenten die met MY-LEX werkten. “Tevens hebben we overige leden gepolst of het een waardevolle aanvulling zou zijn voor hun informatiehuishouding. Het antwoord is bevestigend. Het past in de bestaande architectuur en ook onder de motorkap klopt het. Als je dan ook met el-kaar tot goede afspraken omtrent tarieven kunt komen, heb je eigenlijk alle seinen op groen staan. Door gezamenlijk te in-vesteren hebben we aanzienlijk inkoop-voordeel voor lidgemeenten gerealiseerd. Met MY-LEX Overheid en MY-LEX Sociaal Domein bieden wij nu producten die het werk van de medewerkers en de zoektocht van de burgers naar de gewenste informa-tie efficiënter en eenvoudiger maken.”

>> Sean Moayedi (rechts), C-CONTENT, tijdens Overheid en ICT 2014.

Inmiddels heet de beurs Overheid 360°; dit jaar staat Moayedi op

stand 01D052.

Enschede De gemeente Enschede is een van de DiMPACT lidgemeenten die met MY-LEX Overheid werkt. De positieve ervaringen met MY-LEX van deze stad, alsmede die van Gilze en Rijen en Velsen, zijn voor DiMPACT van doorslaggevend belang geweest om tot het verenigingsbesluit te komen. Bertus de Roo, projectleider belast met onder andere internet en intranet bij de gemeente Enschede, is nauw betrokken bij de selectie, implementatie en toepas-sing van de content integratie technologie van C-CONTENT. Hij blikt terug: “Voor zowel het publieke webdomein als voor ons intranet maakten we gebruik van de Google Search Appliance (GSA) om infor-matie te ontsluiten. Zowel richting burgers als voor onze medewerkers. Richting het einde van de looptijd van afspraken die we daaromtrent hadden gemaakt, hebben

Iedereen krijgt te zien wat hij mag zien

28 VIP l nummer 3 l 2015

we kritisch naar het zoeken en vinden bin-nen onze informatiehuishouding gekeken. Punt van zorg was onder meer dat ons document management systeem Corsa destijds niet gekoppeld kon worden aan de GSA, waardoor feitelijk miljoenen do-cumenten niet ontsloten konden worden. Dat zagen we als een gemiste kans.” De Roo markeert hiermee de aanloop naar de selectie van een andere tool voor Search en kwam uit bij MY-LEX WebFinder en daar-mee was het contact met C-CONTENT ge-legd. De kracht van MY-LEX WebFinder zit het onder andere in het feit dat niet alleen het onderliggende (web) content manage-ment systeem ontsloten kan worden, maar dat ook andere interne en externe bron-nen in het zoekproces geïntegreerd kun-nen worden.

ProductiviteitDe nieuwe zoekoplossing voor het web, zette De Roo en zijn collega’s aan het den-ken. Een dergelijke aanpak, waarbij zo-wel interne bronnen, van DMS tot allerlei andere databases, als externe bronnen, van openbare websites tot databanken van provincies, waterschappen of VNG ont-sloten worden, zou ook binnen de eigen

organisatie een impuls geven aan de pro-ductiviteit. Tot dan toe waren medewer-kers immers min of meer gedwongen de zoekfuncties van iedere afzonderlijke bron te gebruiken, wat zeer tijdrovend genoemd kan worden. Als DiMPACT-gemeente ge-bruikt Enschede de e-Suite, die een stan-daard zoekfunctionaliteit biedt, maar ook daarbij blijven vele informatiebronnen uitgesloten van de zoekvragen van mede-werkers. “Dit heeft ons wel aan het denken gezet”, vertelt De Roo. “Als zoekmethode is Google natuurlijk uitstekend, maar we wil-len de kenniswerker optimaal faciliteren om zijn werk te doen. Een van de aspecten daarbij is dat je er alles aan doet alle infor-matie te presenteren die over een onder-werp beschikbaar is. En de bronnen waar die informatie te vinden is, die hebben we feitelijk in huis en daar betalen we soms ook licenties voor. De meerwaarde van MY-LEX is dat al deze bronnen ontsloten worden. We praten dan ook niet meer over zoeken, maar over content integratie.”

Rechten en plichtenInmiddels draait MY-LEX Overheid naar tevredenheid. In een aparte webomgeving weliswaar, want Enschede houdt voorals-

nog vast aan zijn eigen intranet. De Roo: “We zijn nu nog druk om de mogelijkhe-den van MY-LEX Overheid verder te be-nutten. We kunnen nog meer bronnen ontsluiten, daarin kunnen we nog stappen zetten. Tegelijkertijd zullen we ervoor zor-gen dat onze medewerkers de features van het systeem meer gaan benutten. Denk aan het toepassen van widgets of het in-stellen van alerts op bepaalde zoekvragen. Dit zijn allemaal aspecten die een impuls zijn voor de productiviteit.” Een echte berekening is moeilijk te maken, maar De Roo is overtuigd van een gezonde busi-ness case. Het vinden van informatie gaat veel sneller, mede vanwege het feit dat zoekvragen kunnen worden opgeslagen en dus voortdurend voor een stroom aan nieuwe, gerichte informatie zorgen. Ook het kruimelpad en de faceted search aan-pak dragen bij aan een uitstekende gebrui-kerservaring. “Daar komt bij dat MY-LEX gebruik maakt van de bestaande rechten-structuur. Het systeem gebruikt de rechten van medewerkers zoals die zijn voor iedere bron. Het beheer van die rechten, de auto-risatie, vergt dus geen extra werk. Iedereen krijgt te zien wat hij mag zien en dat is een groot pluspunt”, besluit De Roo.

Het snel vinden van de juiste informatie is een strategisch vraagstuk

>> René Bal (r.), bestuurder van DiMPACT, en

Matt Moayedi van C-CONTENT ‘zetten het mes

in het partnerschap’.