Himpunan Kuliah PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN · PDF filedidasarkan pada hal mana yang lebih dekat dengan tugas kantor (relationship), resources yang ada (tool of management) dan waktu

Himpunan Kuliah

PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Oleh: Aos, S.Sos. M.Si. NIS. 411 000 111

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS 17 AGUSTUS 1945 CIREBON

2011

Himpunan Kuliah Perencanaan & Pengendalian # ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat

dan karunia-Nya telah berhasil menyelesaikan Himpunan Kuliah

Perencanaan dan Pengendalian (Planning & Controlling).

Himpunan Kuliah ini disusun sebagai salah satu bagian dari tugas

dosen pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNTAG Cirebon untuk

membantu mahasiswa dalam mempelajari mata kuliah Perencanaan dan

Pengendalian.

Dalam penyelesaian Himpunan Kuliah ini, penulis telah banyak

mendapat bimbingan, petunjuk dan pengarahan dari berbagai pihak,

sehingga meskipun penulis sangat terbatas pengetahuan maupun

pengalaman pada akhirnya dapat terselesaikan.

Sehubungan dengan hal itu, pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat:

1. Bapak Prof. Dr. H.A. Djalil Idris Saputra, Drs. M.M. selaku Rektor

Universitas 17 Agustus 1945 Cirebon.

2. Bapak Prof. Dr. Ir. H.M. Guntoro, Drs. M.M. M.Si. selaku Dekan

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas 17 Agustus 1945

Cirebon.

3. Bapak Drs. H. KMS. Zulkifli, M.Si. selaku Ketua Prodi Ilmu

Administrasi Negara pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik


4. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah

membantu penulis dalam penyusunan Himpunan Kuliah ini.

Penulis menyadari bahwa Himpunan Kuliah ini masih belum

sempurna. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran, kritikan

dan perbaikan demi kesempurnaan pada masa yang akan datang.

Harapan penulis semoga Himpunan Kuliah ini dapat bermanfaat

bagi penulis khususnya dan para pembaca yang budiman. Semoga Alloh

Himpunan Kuliah Perencanaan & Pengendalian # iii

SWT membalas amal baik yang telah kita lakukan dengan pahala yang

berlipat ganda Amin.

Cirebon, Maret 2011

Penulis,

Aos, S.Sos. M.Si.

Himpunan Kuliah Perencanaan & Pengendalian # iv

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR .............................................................................. iii

DAFTAR ISI .......................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN

A. Perencanaan dan Aspek-aspeknya .............................. 1

B. Pengendalian dan Aspek-aspeknya ............................ 7

C. Proyek dan Aspek-aspeknya ........................................ 10

BAB II TIPE, JENIS - JENIS, PROSES PENYUSUNAN DAN

APPROACH FUNGSI PERENCANAAN

A. Tipe Perencanaan ....................................................... 14

B. Jenis-jenis Perencanaan ............................................. 18

C. Proses Penyusunan Perencanaan .............................. 25

D. Approach Fungsi Perencanaan ................................... 27

BAB III TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

A. Penjadwalan dengan Bagan Gantt (Gantt Chart dan

Gantt Milestone Chart) ................................................. 31

B. PERT (Program Evaluating and Review Technique),

CPM (Critical Path Method) dan NWP (Network

Planning) ..................................................................... 35

BAB IV PERHITUNGAN WAKTU DALAM PERENCANAAN

A. Satuan Waktu ............................................................... 47

B. Waktu Kegiatan Yang Tidak Pasti ............................... 48

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 54

RIWAYAT HIDUP ................................................................................. 55

BAB I

PENDAHULUAN

A. Pengertian Perencanaan dan Aspek-aspeknya

1) Pengertian

Perencanaan adalah suatu fungsi manajemen yang

merupakan kegiatan strategis dan perlu dilakukan sebelum

pelaksanaan pencapaian tujuan mulai dilaksanakan, karena tanpa

membuat perencanaan maka kegiatan yang dilakukan tidak akan

terarah sebab tidak ada pegangan yang dapat dijadikan pedoman

dalm pelaksanaan suatu kegiatan organisasi.

Dalam suatu kegiatan organisasi akan dihadapkan pada

berbagai keterbatasan berbagai sumber daya seperti tenaga, biaya,

waktu, peralatan, kemampuan dan lain-lain. Oleh karena itu apabila

kegiatan organisasi tanpa didahului oleh perencanaan yang matang

maka akan terjadi kesimpangsiuran, pemborosan yang

mengakibatkan tidak efektifnya kegiatan.

Untuk lebih jelasnya mengenai penegertian perencanaan,

penulis menguraikan beberapa pendapat sebagai berikut:

a. Menurut G.R. Terry dalam Kusmiadi (1995: 3):

Planning is selecting and relating of facts and the making

and using of assumptions regarding the future in the

visualization and formulation of proposed activities

believed necessary to achieve desired results.

(Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan

fakta-fakta, membuat serta menggunakan asumsi-asumsi

yang berkaitan dengan masa datang, dengan

menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan

tertentu yang diyakini diperlukan untuk mencapai suatu

hasil tertentu).

Himpunan Kuliah Perencanaan & Pengendalian # 2

b. Menurut Sondang P. Siagian (1990: 108);

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan

penentuan secara matang daripada hal-hal yang dikerjakan

dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan.

c. Menurut Soewarno Handayaningrat (1994: 126):

Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk

waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan

dalam suatu tindakan.

d. Menurut Abdulrachman (1973: 1):

Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan

fakta-fakta dan atau perkiraan yang mendekat sebagai

persiapan untuk melaksanakan tindakan-tindakan

kemudian. Unsur-unsurnya adalah pemikiran rasional,

dasar fakta-fakta serta perkiraan-perkiraan yang

mendekat (estimate) sebagai persiapan (preparasi) untuk

keperluan tindakan-tindakan selanjutnya.

e. Menurut Atmosudirjo (1979: 5):

Perencanaan adalah aktivitas-aktivitas pengumpulan data

dan informasi beserta pemikian untuk menentukan apa

yang hendak dicapai, apa saja yang harus dijalankan,

bagaimana urutannya, fasilitas-fasilitas apa yang

diperlukan, mengapa harus dicapai atau dijalankan,

bilamana waktunya dan atau masanya, oleh siapa harus

dijalankan dan terakhir ditentukan bagaimana caranya

(means, manner, why) menjalankan.

f. Menurut Stoner & Wankel dalam Kusmiadi (1995: 3):

Planning is the basic process we use to select our goals

and determine how to achievement. Before managers can


organize, lead or control they must make the plans that

give purpose and direction to the organization, deciding

what needs to be done, when and how it needs to be

done, and who is to do it.

(Perencanaan adalah proses dasar yang kita gunakan

untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana

cara pencapaiannya. Sebelum manajer dapat

mengorganisir, memimpin dan atu mengendalikan,

mereka harus membuat rencana yang memberikan arah

dan tujuan organisasi, menetapkan apa yang perlu

dilaksanakan, kapan dan bagaimana hal itu harus

dilakukan, dan siapa yang harus melakukannya).

g. Menurut Garth N. Jone :

Planning is process of selecting and developing the best course of

action to accomplish and objective.

(Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembangan

daripada tindakan yang paling baik/menguntungkan untuk

mencapai suatu tujuan).

h. Menurut Mc. Farland :

Planning is the function where by executive anticipate the

probable effects of forces that will change the activities and

objective of their business.

(Perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan memungkinkan

menggunakan pengaruh daripada kewenangannya yang dapat

mengubah kegiatan dan tujuan daripada organisasi).


i. Menurut W.H. Newman :

Planning is deciding in advance what is to be done, that is a plan,

it is projected a course of action.

(Perencanaan adalah keputusan apa yang akan dikerjakan untuk

waktu yang akan datang, yaitu suatu rencana yang diproyeksikan

dalam suatu tindakan).

Dari berbagai definisi tersebut di atas, dapat disimpulkan

bahwa perencanaan adalah salah satu fungsi manajemen yang

merupakan suatu proses dalam pengambilan suatu keputusan

manajemen untuk memperkirakan (mengasumsikan, memprediksikan

tindakan-tindakan) kebutuhan organisasi yang akan dilakukan pada

masa yang akan datang.

2) Faktor-faktor Penting dalam Perencanaan

Berdasarkan definisi yang tekah dijelaskan di atas, dapat

diketahui bahwa perencanaan mengandung faktor-faktor penting yakni

adanya tujuan, perhitungan dan usaha-usaha.

Tujuan adalah keinginan yang hendak direalisir, teridiri dari:

a. Tujuan kualitatif dan kuantitatif

b. Menurut urgensinya: tujuan pokok dan tujuan yang timbul karena

tujuan pokok.

c. Menurut Jangka Waktu: Panjang, Menengah, Pendek

d. Tujuan primer dan sekunder

e. Tujuan yang pasti dan yang masih ancer-ancer.

Faktor yang kedua adalah perhitungan yaitu usaha

menjadikan keadaan sekarang ini ada sedemikian rupa untuk

memungkinkan tercapainya tujuan yang telah ditentukan.

Hal-hal yang perlu diperhitungkan adalah:

a. Rincian dari tujuan yang dihadapkan pada problem choice


b. Pemecahan masalah

c. Pemilihan prioritas

d. Fase-fase perencanaan: penentuan tujuan, penyusunan rencana,

pelaksanaan, pengawasan, laporan dan evaluasi.

e. Unsur-unsur perencanaan: realita, kegiatan/tindakan, power,

dinamika dan waktu.

Selanjutnya faktor yang ketiga adalah usaha yaitu segala

macam kegiatan yang secara sadar ditujukan ke arah tujuan yang

sudah ditentukan. Usaha-usaha tersebut didasarkan pada berbagai

pertimbangan ekonomis, politis, ideologis, sosiologis dan sebagainya.

Namun terkadang perencanaan sering didasarkan pada unsur

psikologis yang tidak dapat diperhitungkan dan tergantung pada

manusia / orang yang membuat rencana itu sendiri.

Adapun yang dapat menjadi sumber ide dari mana datangnya

perencanaan antara lain sebagai berikut:

alat-alat pengawasan

pemeriksaan buku kas

kebutuhan yang diperlukan

saran dari para pegawai

saran dari pihak luar

observasi dan pandangan dari pimpinan

Kemudian yang menjadi prioritas pemiliha kegiatan

didasarkan pada hal mana yang lebih dekat dengan tugas kantor

(relationship), resources yang ada (tool of management) dan waktu

yang dibutuhkan.

3) Kegunaan, Manfaat dan Kelemahan Perencanaan

Kegunaan perencanaan bagi organisasi antara lain :

Terhadap kegiatan operasional; perencanaan merupakan alat

efisiensi dan efektivita untuk menghindari pemborosan-

pemborosan.


Dapat memperkirakan mengenai hal-hal dan prospek-prospek

perkembangan pada masa depan.

Terjadinya kontinyuitas pekerjaan

Dapat menetapkan standar prestasi baku

Dapat menjadi dasar penjabaran program kerja

Akurasi tenaga kerja

Implikasi pembiayaan akan nampak jelas

Sarana dan prasarana dapat disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi

Adapun manfaat perencanaan dapat menolong kita dalam:

Menentukan tujuan.

Menegakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah yang

akan dilaksanakan

Memilih hal-hal yang posisitf dan meninggalkan hal-hal yang

negatif.

Membawa efisiensi yang besar (daya dan dana yang dikerahkan

menuju ke suatu tujuan tertentu).

Menghilangkan ketidakpastian.

Membentuk hari depan.

Sedangkan kritik atau kelemahan perencanaan antara lain:

Dapat mematikan inisiatif perorangan.

Tetap akan muncul hal-hal yang tidak diperhitungkan sebelumnya.

Tidak menjamin 100% keberhasilan.

Unsur manusia, organisasi dan kebijakan dapat mengganggu

rencana yang telah dibuat.

Demikianlah uraian singkat mengenai pengertian

perencanaan dan beberapa aspeknya.


B. Pengendalian dan Aspek-aspeknya

1) Pengertian

Istilah pengendalian ditinjau dari asal katanya sama dengan

pengawasan yaitu “controlling” yang juga merupakan salah satu fungsi

manajemen.

Controlling sebagai salah satu fungsi manajemen semula

diterjemahkan dengan kata pengawasan saja yang berarti suatu

proses kegiatan seorang pimpinan untuk menjamin agar pelaksanaan

kegiatan organisasi sesuai dengan rencana dan kebijaksanaan serta

ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan.

Selanjutnya Gordon B. Davis mengemukakan dalam bukunya

Management Infromation System menyatakan bahwa pengendalian

adalah kegiatan mengukur penyimpangan dari prestasi yang

direncanakan dan menggerakkan tindakan korektif.

2) Unsur-unsur Dasar Pengendalian

Yang menjadi unsur-unsur dasar dalam pengendalian adalah

sebagai berikut:

a. Sebuah standar spesifikasi prestasi yang diharapkan

b. Sebuah pengukuran prestasi nyata

c. Sebuah perbandingan antara prestasi yang diharapkan dengan

kenyataannya.

d. Sebuah laporan penyimpangan kepada unit pengendali.

e. Seperangkat tindakan yang dapat dilakukan oleh unit pengendali

(Manajer) untuk mengubah prestasi mendatang, bila yang

sekarang kurang memuaskan.

f. Seperangkat aturan keputusan


3) Fungsi-fungsi Pengendalian

Perencanaan dan pengendalian mempunyai kaitan yang

sangat erat karena masing-masing saling mengisi:

a. Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan

b. Pengendalian hanya dapat dilakukan apabila ada perencanaan.

c. Pelaksanaan rencana akan baik jika pengendalian dilakukan

secara baik.

d. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak

setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan.

4) Proses Pengendalian

Proses pengendalian meliputi kegiatan sebagai berikut:

a. Menentukan standar-standar atau dasar kontrol.

b. Mengukur pelaksanaan kegiatan.

c. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan menentukan

deviasi-deviasi bila ada.

d. Melakukan tindakan perbaikan jika terjadi penyimpangan.

5) Sifat dan Waktu Pengendalian

Sifat dan waktu pengendalian terdiri dari:

a. Preventive Control: Pengendalian yang dilakukan sebelum

kegiatan dilakukan dengan maksud supaya tidak terjadi

penyimpangan.

b. Represive Control: Pengendalian yang dilakukan setelah terjadinya

penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan dengan

maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan sehingga

sasaran yang direncanakan dapat tercapai.

c. Pengendalian di tengah proses penyimpangan terjadi.

d. Pengendalian berkala

e. Pengendalian mendadak


6) Macam-macam dan Alat-alat Pengendalian

Macam-macam pengendalian terdiri dari:

a. Internal control; pengendalian atasan terhadap bawahan

b. External control; pengendalian oleh pihak luar

c. Audit control, pengendalian terhadap pembukuan

d. Formal control; pengendalian oleh Pejabat

e. Informal control; pengendalian oleh masyarakat (massa)

Adapun yang dapat menjadi alat pengendalian antara lain:

a. Budget (anggaran)

b. Non budget; personal observation, report, financial statement,

BEP, statistik, internal audit, dll.

C. Proyek dan Aspek-aspeknya

1) Pengertian

Perencanaan sangat erat kaitannya dengan proyek. Menurut

Soerman dan Toto (1971: 16) mengatakan bahwa proyek adalah

seluruh tugas-tugas atau gabungan tugas-tugas dengan titik awal dan

titik selesai yang dapat ditentukan, pelaksanaan tugas mana

dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Selanjutnya Ali (1995: 7) menyatakan bahwa proyek adalah

lintasan-lintasan kegiatan yang dimulai pada suatu saat awal dan

selesai pada suatu saat akhir, yaitu pada saat tujuan proyek tercapai.

Adapun menurut Sumarlin (1971: 3) menyatakan bahwa

suatu proyek adalah unit kegiatan yang direncanakan dan bertujuan

untuk memenuhi kebutuhan akan sesuatu barang atau jasa yang

diinginkan.

Berdasarkan ketiga definisi tersebut di atas dapat

disimpulkan bahwa proyek adalah suatu rangkaian kegiatan (aktivitas)

yang dimulai pada saat permulaan dan yang harus dilaksanakan serta

diselesaikan untuk mendapatkan suatu tujuan tertentu.


2) Ciri-ciri Proyek

Setiap kegiaiatan proyek ditandai dengan hal-hal sebagai

berikut:

a. Tujuannya menghasilkan barang-barang dan atau jasa-jasa.

b. Memerlukan investasi modal, tenaga kerja dan manajemen.

c. Memberikan kegunaan kepada masyarakat atau pemakai.

d. Terdapat biaya operasional atas biaya investasi.

3) Mengapa Perlu Diadakan Suatu Proyek

Organisasi proyek berbeda dengan organisasi fungsional

karena itu keberadaannya disebabkan oleh:

a. Organisasi fungsional pada umumnya bekerja didasarkan pada

arus (flow), prosedur kerja yang baku.

b. Organisasi fungsional kurang dapat menyesuaikan diri dengan

tugas proyek yang sifatnya kompleks.

Organisasi fungsional tidak dapat menyesuaikan diri dengan

tugas proyek disebabkan karena:

a. Manajer organisasi fungsional bertanggung jawab atas biaya, laba

dan sebagainya.

b. Departemen fungsional selalu bertahan pada hak prerogatifnya.

c. Tugas-tugas departemen fungsional selalu repetitif dan kurang

fleksibel dan tidak responsif terhadap keadaan yang selalu

berubah-ubah dan baru dikenal.

d. Dalam proyek diperlukan pengambilan keputusan yang cepat,

sedangkan pada organisasi fungsional cenderung lambat, karena

harus melalui hirarki ke bawah.

4) Spesifikasi dan Proses Formulasi Proyek

Spesifikasi kegiatan suatu proyek meliputi waktu yang

ditetapkan, batas biaya yang ditentukan, standard yang telah disetujui

dan laba (target) yang dituju oleh perusahaan.


Adapun langkah-langkah penyusunan / formulasi suatu

proyek terdiri atas kegiatan sebagai berikut:

a. Penentuan tujuan proyek

b. Membuat rencana untuk tujuan proyek

c. Menentukan jadwal kegiatan proyek

d. Pelaksanaan proyek dan evaluasi progres

e. Menentukan perubahan-perubahan proyek dan tindakan-tindakan.


BAB II

TIPE, JENIS-JENIS, PROSES PENYUSUNAN DAN

APPROACH FUNGSI PERENCANAAN

A. Tipe Perencanaan

Dalam kegiatan perencanaan kita mengenal ada tiga tipe hasil

perencanaan, yaitu:

1. Rencana berdasarkan sasaran (objective/goals/tactical plan)

2. Rencana tunggal (Single Use Plan)

3. Rencana induk (Standing Plan/Master Plan)

1 . Rencana Berdasarkan Sasaran

Setiap pimpinan harus mempunyai sasaran yang jelas yang

harus dicapainya melaluii suatu kegiatan dalam satu kurun waktu

tertentu dan berapa biaya yang akan dipakainya serta peralatan apa

yang diperlukan untuk implementasi rencana tersebut. Kemudian

siapa saja yang akan dilibatkannya dalam pencapaian sasaran

tersebut oleh karena itu bawahannya harus mengetahui.

Selanjutnya sasaran ini akan memberikan arah kegiatan bagi

personil dan unit-unit kerja dalam organisasi. Rencana seperti ini

sering juga disebut sebagai Action plan atau Tactical Plan. Suatu

action plan dapat terdiri atas:

a. Uraian tujuan yang akan dicapai oleh organisasi yang

bersangkutan.

b. Anggaran, peralatan dan batas waktunya

c. Pembagian tugas para pelaksananya

d. Sasaran kegiatan yang harus dilaksanakan dan dicapai oleh

satuan pelaksana

e. Petunjuk teknis operasionalnya, metoda yang akan diterapkan

serta prosedur pelaporan dan lain-lain.


2 . Rencana Tunggal

Rencana ini dibuat untuk menentukan langkah-langkah dalam

suatu kegiatan tertentu dalam pencapaian suatu tujuan yang sudah

tertentu pula, dan apabila tujuan sudah tercapai maka selesailah

rencana tersebut.

Terdapat empat macam rencana tunggal, yaitu:

a) Program Utama

Merupakan penjabaran lebih lanjut dan terinci dari tugas pokok

dan fungsi organisasi yang terdiri dari beberapa kegiatan yang

akan dilaksanakan oleh organisasi selama kurun waktu tertentu,

misalnya selama satu tahun, satu bulan, triwulan atau kuartal.

Rencana ini pada umumnya dibuat oleh pimpinan organisasi

berdasarkan masukan-masukan, usulan dari unit-unit

bawahannya. Dalam satu organisasi yang besar, rencana ini

biasanya disusun oleh unit khusus yang menangani bagian

perencanaan.

b) Proyek

Proyek merupakan suatu kegiatan khusus, bagian suatu program

utama (umum) yang disusun dan dilaksanakan secara otonom.

Suatu proyek mempunyai jangka waktu tertentu sehingga dengan

demikian sudah ditentukan awal dan akhir kegiatannya. Pelaksana

proyek biasanya terdiri dari personil yang direkrut sementara dari

beberapa unit dalam organisasi dan bersifat temporer. Setelah

proyek selesai personilnya akan dikembalikan kepada unti semula

demikian pula dengan sarana dan peralatannya.

c) Program khusus

Rencana yang mendapat perhatian khusus karena sifat

masalahnya yang khusus. Program khusus biasanya diadakan

apabila organisasi menghadapi masalah yang luar biasa dan

mempunyai dampak yang serius kepada organisasi.


Kebijaksanaan untuk mengadakan program khusus biasanya

ditetapkan oleh pucuk pimpinan organisasi.

d) Rencana terinci

Pada umumnya dalam suatu organisasi untuk pelaksanaan suatu

rencana perlu adanya penjabaran secara lebih rinci dari suatu

program. Hal ini dimaksudkan agar lebih jelas dan terarah

langkah-langkah yang harus dilakukan oleh para pelaksananya.

Rencana terinci biasanya disebut petunjuk pelaksanaan (juklak).

3 . Rencana Induk

Rencana induk adalah suatu rencana yang bersifat luas dan

menyeluruh serta dipergunakan secara terus-menerus. Rencana-

rencana yang lain harus sinkron dengan rencana induk.

Ada tiga macam rencana induk (standing plan) yaitu sebagai

berikut:

a) Kebijaksanaan dasar

Kebijaksanaan dasar merupakan suatu pedoman organisasi

dalam menjalankan tugas. Juga bersifat Pola Dasar Organisasi

yang menjadi kerangka acuan pokok dalam menyelenggarakan

berbagai kegiatan organisasi. Kegiatan itu dapat berupa kegiatan

fisik pembangunan organisasi, pengembangan dan perluasan

pembangunan kantor, pabrik, pengembangan pegawai dan lain

sebagainya.

b) Prosedur

Prosedur yang harus diikuti dalam melaksanakan kegiatan agar

efisien dan efektif. Prosedur merupakan jalur kegiatan yang harus

ditempuh dalam menyelesaikan suatu urusan dan juga dapat

mencerminkann hirarki jabatan, pertanggungjawaban, pelaporan

dan lain-lain. Prosedur ini akan berkembang menjadi suatu

budaya organisasi yang akan dipatuhi dan dihormati oleh setiap

aparat yang terlibat dalam organisasi tersebut.


c) Metoda

Cara yang terbaik untuk melakukan kerja. Metoda lebih bersifat

petunjuk praktis dalam melakukan berbagai kegiatan pekerjaan

yang disusun untuk memudahkan pelaksana. Metoda atau aturan

ini dapat dituangkan dalam aturan tertulis, atau berupa konvensi.

B. Jenis-jenis Perencanaan

Perencanaan yang dilaksanakan oleh suatu organisasi dapat

dibuat dan diliat dari berbagai segia, antara lain berdasarkan:

1. Ruang lingkup kegiatan

2. Jangka waktu (rentang) perencanaan

3. Materi (subyek) yang direncanakan

4. Daerah (wilayah) yang menjadi obyek perencanaan

5. Sifat dari perencanaan apakah bersifat umum atau khusus

1. Ruang Lingkup Kegiatan

Didasarkan pada ruang lingkup kegiatan perencanaan, maka

rencana yang dibuat dapat berupa:

a) Rencana kebijaksanaan

Rencana kebijaksanaan yang ditetapkan pucuk pimpinan suatu

organisasi dan bersifat garis besar. Rencana kebijaksanaan akan

menjadi pedoman atau acuan utama dalam penyusunan rencana

kegiatan yang akan dilakukan oleh bagian atau unit-unit dalam

suatu organisasi. Rencana kebijaksanaan umumnya merupakan

garis besar ata arah yang harus diikuti oleh unit pelaksana. Oleh

karena itu rencana kebijaksanaan tidak dapat langsung

dilaksanakan karena masih harus diterjemahkan ke dalam

rencana-rencana lainnya yang lebih terinci.

2) Rencana program


Rencana program merupakan terjemahan dari suatu

kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pucuk pimpinan

organisasi. Rencana program masih bersifat umum, akan tetapi

sudah mulai menampakkan adanya sasaran dan tujuan sekalipun

jangka waktunya kadang-kadang masih cukup panjang. Tujuan,

sasaran dan indikator-indikator lainnya sudah mulai

menampakkan adanya ukuran yang bersifat kuantitatif.

3) Rencana proyek

Rencana proyek merupakan kegiatan khusus dan tertentu

(terukur) dalam pengerahan waktu, biaya dan tenaganya.

Rencana proyek ini sudah bersifat operasional dan teknis, serta

sudah tercermin secara jelas dan terukur (kuantitatif) mengenai

sasaran yang harus dicapai, jadual kegiatan, tenaga pelaksana,

organisasi pelaksana, penanggungjawabnya (pemimpin proyek,

sekretaris, bendahara dan penanggung jawab lainnya) serta

besarnya masing-masing pos anggarannya.

4) Rencana pelaksanaan

Rencana pelaksanaan merupakan rincian langkah-langkah

kegiatan yang harus dilaksanakan. Rencana pelaksanaan ini bisa

berupa kegiatan rutin bisa juga berupa kegiatan proyek, dan

umumnya sudah sangat terinci baik sasarannya maupun ukuran-

ukuran indikator lainnya.

2. Jangka Waktu

Perencanaan didasarkan pada jangka waktu (rentang)

perencanaan umumya terdiri atas:


a) Perencanaan jangka lama, menghasilkan Rencana Jangka Lama

(Long term plan)

Rencana jangka lama tidak mempunyai batas waktu

tertentu. Rencana seperti ini biasanya tertuang dalam peraturan

perundang-undangan pendirian organisasi. Misalnya untuk

organisasi bisnis, tercantum akta pendiriannya. Suatu

kebijaksanaan pemerintah juga dikatagorikan sebagai rencana

jangka lama.

b) Perencanaan jangka panjang, menghasilkan Rencana Jangka

Panjang (Purpose term plan)

Rencana jangka panjang ialah suatu rencana yang berupa

garis-garis besar kebijaksanaan organisasi yang akan dicapai

dalam jangka waktu cukup panjang (20-30 tahun) yang bersifat

strategi umum atau kebijaksanaan umum organisasi yang

ditetapkan oleh pucuk pimpinan.

Rencana jangka panjang biasanya masih bersifat normatif

yang tidak dapat langsung dipakai sebagai pedoman

pelaksanaan, untuk itu setiap rencana jangka panjang perlu diikuti

oleh penyusunan rencana jangka menengah sebagai penjabaran

lebih lanjut yang lebih terarah, terutama mengenai pentahapan

dalam pelaksanaan rencana jangka panjang yang disesuaikan

dengan strategi dan kebijaksanaan organisasi pada saat itu.

c) Perencanaan jangka menengah, menghasilkan Rencana Jangka

Menengah (Middle term plan)

Merupakan penjabaran serta bagian dari rencana jangka

panjang dengan kurun waktu yang tertentu yang relatif lebih

pendek namun masih lebih dari satu tahun. Biasanya lamanya

sekitar 3 sampai 6 tahun. Rencana jangka menengah bersifat

lebih konkrit dan jelas sasaran yang harus dicapainya. Dalam satu

rencana jangka menengah sasaran-sasaran yang harus

dicapainya sudah bersifat kuantitatif.


d) Perencanaan jangka pendek, menghasilkan Rencana Jangka

Pendek (Short term plan)

Ialah suatu rencana yang lebih konkrit lagi dibandingkan

dengan rencana jangka menengah, terukur serta lebih terinci

sasaran-sasaran yang harus dicapainya. Dalam satu rencana

jangka pendek alokasi biaya, tenaga kerja, peralatan, metoda

pelaksanaan serta waktu mulai dan berakhirnya

pelaksanaansudah secara tegas ditetapkan. Rentang waktu

perencenaan jangka pendek biasanya dalam bulanan, triwulanan

sampai satu tahun.

3. Segi Materi

Dilihat dari materi / subyek yang direncanakannya, rencana

dapat berupa:

a) Rencana personil (Personnel Plan)

Yaitu rencana mengenai kebutuhan pegawai; pengadaan,

penempatan, pembinaan dan pengembangan karier, penggajian

dan kesejahteraan, pemberhentian dan lain-lain.

b) Rencana financial (Financial Plan)

Yaitu rencana mengenai penerimaan dan penggunaan

keuangan dalam satu organisasi.

c) Rencana pendidikan (Education Plan)

Yaitu rencana yang dibuat oleh lembaga pendidikan

tentang jenis program, kurikulum, jadual waktu dan tempat

pelaksanaan, pengajar, akreditasi, syarat peserta dan lain-lain.

d) Rencana logistik (Logistical Plan)

Yaitu rencana mengenai logistik untuk pelaksanaan

kegiatan, jenis dan jumlah kebutuhan, pengadaan, penyimpanan

dan pendistribusian, inventarisasi dan lain-lainnya.


4. Segi Wilayah / Daerah

Menurut ruang lingkup wilayah pelaksanaannya, rencana

antara lain dapat berupa:

a) Rencana pedesaan (Rural Plan)

Yaitu rencana yang menyangkut pembangunan dan

penataan wilayah pedesaan. Rencana pedesaan biasanya

diputuskan secara musyawarah pada forum rembuk desa yang

dihadiri tokoh-tokoh masyarakat desa setempat.

b) Rencana perkotaan (Urban Plan)

Rencana yang menyangkut penataan dan pengembangan

wilayah perkotaan. Bisa juga disebut Rencana Umum Tata Ruang

Kota. Rencana perkotaan untuk pelaksanaannya perlu disetujui

terlebiih dahulu oleh Dewan Kota. Di Indonesia Dewan Kota ini

adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Tingkat II. Setelah

disahkan kemudian diundangkan dalam bentuk Peraturan Daerah.

c) Rencana daerah (Regional Plan)

Yaitu rencana yang menyangkut penataan dan

pembangunan satu daerah baik yang bersifat umum maupun yang

bersifat detail. Di Indonesia dikenal ada Daerah Propinsi dan

Daerah Kabupaten atau Kota. Rencana ini hampir sama dengan

rencana perkotaan, hanya cakupannya lebih luas dan bukan

hanya meliputi wilayah kota saja.

d) Rencana nasional (National Plan)

Yaitu rencana penyelenggaraan pemerintahan negara dan

pembangunan nasional. Rencana nasional umumnya bersifat

garis besar dan sebelum disahkan perlu terlebih dahulu disetujui

oleh lembaga perwakilan rakyat. Misalnya GBHN harus disetujui

dan ditetapkan oleh Majelis Permusyawaratan Rakyat sedangkan

APBN harus disetujui oleh Dewa Perwakilan Rakyat.


5. Segi Kekhususannya

Berdasarkan segi kekhususannya, rencana dapat berupa:

a) Rencana umum (General Plan)

Yaitu rencana yang bersifat umum, merupakan garis

besar yang akan dilaksanakan di masa depan. Rencana umum

biasanya berupa suatu pedoman yang bersifat menyeluruh dan

masih perlu diikui oleh jenis-jenis rencana lainnya.

b) Rencana khusus (Special Plan)

Yaitu rencana yang sifatnya khusus baik karena keadaan

yang perlu pelaksanaan khusus, atau karena keistimewaannya.

c) Rencana darurat (Crash Program)

Yaitu suatu rencana yang sifatnya temporer dan terutana

untuk mengatasi keadaan yang mendadak atau mendesak.

Misalnya untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja terampil yang

mendesak maka diadakan suatu rencana pendidikan keterampilan

singkat.

d) Rencana penanggulangan (Interim/contingency Program)

Yaitu rencana yang bertujuan untuk menanggulangi suatu

peristiwa tertentu misalnya rehabilitasi setelah terjadi benca, agar

dampaknya tidak terlalu parah.

C. Proses Penyusunan Perencanaan

Dalam proses penyusunan perencanaan ada empat hal pokok

yang perlu diketahui dengan jelas, yaitu:

Tujuan yang hendak dicapai

Sumber-sumber data / informasi, fasilitas, tempat.

Sistem / metoda untuk mencapai tujuan

Jangka waktu yang diperlukan.

Proses penyusunan perencanaan pada umumnya terdiri dari

lima tahap, yaitu:

1. Penyusunan rencana


Dalam penyusunan rencana ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan, antara lain:

Tinjauan keadaan (situasi dan kondisi intern organisasi),

meliputi identifikasi masalah pokok yang dihadapi, prestasi

dan kemajuan, sumber daya yang dimiliki dan identifikasi

situasi dan kondisi di luar lingkungan organisasi.

Tujuan dan sasaran yang akan dicapai harus ditetapkan

secara konkrit, realistis dan terukur.

Perkiraan keadaan waktu yang akan dilalui.

Mengidentifikasi kebijaksanaan dan usaha-usaha yang

mendukung terhadap rencana yang telah dibuat.

Susunan pengesahan rencana dari pejabat yang berwenang.

Dalam dokumen ini biasanya dilengkapi dengan gantt chart,

prosedur kerja dengan flowchart, network planning dan lain

sebagainya.

2. Penyusunan program rencana

Yaitu penjabaran secara rinci mengenai kegiatan yang akan

dilaksanakan, jumlah biaya yang diperlukan, penentuan unit mana

yang menjadi pelaksananya, siapa saja yang melaksanakan,

siapa yang bertanggung jawabnya dan lain-lain. Penyusunan

program rencana umunya disusun secara kronologis atau

berdasarkan urutan kegiatan kerja.

3. Pelaksanaan rencana

Dalam suatu perencanaan yang baik, untuk memudahkan dalam

pelaksanaan biasanya dibuat suatu pedoman pelaksanaan yang

akan dipakai sebagai petunjuk para pelaksana, agar apa yang

dilakukannya sesuai dengan yang diharapkan dan tidak

melanggar ketentuan yang berlaku dalam organisasi. Dalam

pelaksanaan juga mungkin terjadi penyesuaian dengan keadaan

dan perubahan yang terjadi selama pelaksanaan.

d. Pengawasan terhadap pelaksanaan rencana


Supaya sasaran dapat tercapai sesuai rencana yang sudah

ditetapkan, maka pada waktu pelaksanaan rencana tersebut perlu

diadakan pengawasan dan pengendalian. Hal ini perlu agar tidak

terjadi penyimpangan yang dapat menghambat tercapainya

sasaran atau tujuan. Bila terjadi penyimpangan maka segera

diambil tindakan yang bersifat pencegahan mauapun

penanggulangan. Melalui pengawasan dan pengendalian juga

setiap perubahan yang terjadi baik intern maupun ekstern dapat

diantisipasi dengan segera.

e. Evaluasi terhadap rencana dan proses perencanaan

Setelah melalui suatu tahapan tertentu dalam pelaksanaan suatu

rencana, maka diperlukan adanya evaluasi terhadap rencana

tersebut, apakah masih bisa dilanjutkan kegiatannya atau perlu

adanya penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan keadaan yang

terjadi pada saat pelaksanaan pekerjaan. Sebab sering juga pada

waktu rencana sedang dilaksanakan, kegiatan perencanaan untuk

tahun berikutnya juga sudah dimulai, untuk keperluan itu maka

hasil evaluasi akan memberikan informasi tambahan untuk

kegiatan tahun berikutnya sehingga rencana yang dilakukan akan

lebih baik lagi.

D. Approach Fungsi Perencanaan

Sondang P. Siagian (1995: 111) mengemukakan bahwa

proses perencanaan itu dapat ditinjau dari tigas segi. Dengan kata

lain fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik melalui

tiga cara.

Cara yang pertama adalah mengetahui sifat-siafat atau ciri-

ciri suatu rencana. Adapun ciri-ciri perencanaan tersebut adalah:

1. Rencana harus mempermudah tercapainya tujuan yang telah

ditentukan sebelumnya.


2. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh

mendalami teknik-teknik perencanaan.

3. Rencana harus dibuat oleh orang-orang yang sungguh-sungguh

memahami tujuan organisasi.

4. Rencana harus disertai oleh perincian yang teliti.

5. Rencana tidak boleh terlepas sama sekali dari pemikiran

pelaksanaan.

6. Rencana harus bersifat sederhana.

7. Rencana harus luwes.

8. Didam rencana terdapat pengambilan resiko.

9. Rencana harus bersifat praktis (pragmatis).

10. Rencana harus merupakan forecasting.

Dengan demikian apabila seorang pimpinan melaksanakan

prinsip-prinsip perencanaan tersebut di atas dengan sungguh-

sungguh maka rencana yang dirumuskan akan berhasil dengan baik.

Dengan rencana yang baik maka pelaksanaan fungsi manajemen

lainnya seperti pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan akan

berjalan dengan baik pula sehingga tujuan yang telah ditetapkan

sebelumnya dapat tercapai dengan mudah.

Selanjutnya cara yang kedua adalah memandang proses

perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab

dengan memuaskan. Pertanyaan yang sering dikenal adalah 5 W + H

yaitu What, Where, When, Why, Who dan How.

Para ahli manajemen dan administrasi telah mempergunakan

konsep tersebut dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:

1. Apa kegiatan-kegiatan yang harus dijalana\kan dalam rangka

pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya ?

2. Dimana kegiatan-kegiatan tersebut hendak dijalankan ?

3. Kapankah waktu pelaksanaan dari kegiatan yang telah

direncanakan tersebut ?


4. Bagaimanakah cara melaksanakan kegiatan-kegiatan ke arah

tercapainya tujuan ?

5. Siapa saja yang akan melaksanakan kegiatan-kegiatan tersebut ?

6. Mengapa kegiatan-kegiatan tersebut di atas dilaksanakan ?

Selanjutnya jika kelompok pimpinan dapat memuaskan

dirinya atas jawaban-jawaban yang diperoleh terhadap keenam

pertanyaan di atas, maka akan tercipta suatu rencana yang baik.

Cara yang ketiga adalah memandang proses perencanaan

sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan

mempergunakan teknik-teknik ilmiah. Pembuatan rencana dapat

dipandang sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan

sistematika, serta didasarkan pada tujuh langkah tertentu, yaitu:

1. Mengetahui sifat hakiki dari masalah yang dihadapi Know the

nature of the problem).

2. Mengumpulkan data (Collect data)

3. Penganalisaan data (Analysis of the data)

4. Penentuan beberapa alternatif (Determination of several

alternatives).

5. Memilih cara yang kelihatannya terbaik (Selection of the

seemingly best way from among alternatives)

6. Pelaksanaan (Execution)

7. Penilaian hasil yang dicapai (Evaluation of results).


BAB III

TEKNIK-TEKNIK PERENCANAAN

Untuk membantu dalam membuat perencanaan yang baik, tepat

dan lengkap terdapat beberapa teknik perencanaan antara lain :

a. Penjadwalan dengan Bagan Gantt (Gantt Chart dan Gantt Milestone

Chart).

b. PERT (Program Evaluating and Review Technique, CPM (Critical Path

Method) dan NWP (Network Planning)

c. PKT (Pola Kerja Terpadu)

d. PPK (Perencanaan Peningkatan Kinerja)

e. APP (Analisis Persoalan Potensial).

Dalam kesempatan ini penulis akan mencoba menguraikan dua

teknik perencanaan sebagai berikut:

A. Penjadwalan dengan Bagan Gantt (Gantt Chart dan Gantt

Milestone Chart).

1. Bagan Gantt

Bagan Gantt merupakan suatu teknik perencanaan yang

paling banyak dikenal dan sering dipergunakan dalam suatu kegiatan

baik perorangan maupun organisasi. Teknik ini pertama kali

diperkenalkan oleh Henry L. Gantt, oleh karena itu kemudian disebut

dengan Gant Chart.

Pada dasarnya pembuatan jadwal dengan Bagan Gantt

dilakukan dengan mempergunakan dua sumbu, yaitu:

a) Sumbu Horizontal yang menggambarkan ukuran waktu.

b) Sumbu Vertikal yang menggambarkan jenis kegiatan dan

pelaksanaannya.

Langkah-langkah penyusunan Gantt Chart adalah:

a) Menentukan rincian kegiatan yang akan dimasukkan ke

dalam bagan.


b) Mengidentifikasi urutan logis (kronologis) dari setiap kegiatan yang

akan dilaksanakan.

c) Memperkirakan waktu penyelesaian masing-masing kegiatan.

d) Pembuatan konsep penjadwalan dalam bagan.

e) Mendiskusikan konsep dengan orang-orang yang akan terlibat

dalam pelaksanaan masing-masing kegiatan.

f) Pembuatan bagan akhir yang lebih realistis dan disepakati oelh

semua orang yang terlibat.

g) Mengadakan revisi, koreksi apabila dirasakan perlu.

Keuntungan Bagan Gantt adalah :

a) Sederhana dan tidak rumit pembuatannya,

b) Mudah menghitung waktu dan mencantumkannya dalam bagan

kegiatan pelaksanaan.

c) Mudah dibaca.

d) Dapat langsung dipakai untuk alat pemantauan kegiatan.

Adapun kelemahannya adalah :

a) Terlalu sederhana untuk proyek besar dan tidak efisien.

b) Perkiraan pencapaian kegiatan sulit dilihat.

c) Gambar kegiatan sering mengambang.

d) Indikator kegiatan-kegiatan kritis tidak terlihat.

e) Hubungan antar kegiatan tidak terlihat.

f) Sulit mengecek ketepatan pelaksanaannya.

g) Tidak mencerminkan distribusi beban dan biaya kegiatan

h) Sulit untuk merubah sesuai dengan perkembangannya.

Contoh penjadwalan dengan Bagan Gantt dapat dilihat tabel

di bawah ini:


Tabel

Contoh Jadwal Kegiatan dengan Gantt Chart

dalam Kegiatan Penelitian

BULAN

No. K E G I A T A N Juli Agt. Sept. Okt.

1.

Persiapan Penelitian dan

Seminar

2.

Penelitian Lapangan

(Observasi, Wawancara dan

Angket)

3.

Pengolahan, Penyusunan dan

Bimbingan Skripsi

2. Bagan Gantt Milestone

Bagan Gantt Milestone merupakan perbaikan dari Bagan

Gantt, yaitu dengan penambahan kejadian penting atau tonggak

ukuran (milestone) sebagai berikut:

a) Kegiatan Awal

b) Kegiatan Antara

c) Kegiatan Akhir

Untuk menggambarkan kegiatan tersebut maka diberi simbol

yang berbeda, yaitu:

a) Segi tiga untuk Kegiatan Awal

b) Lingkaran untuk Kegiatan Antara

c) Persegi/kotak untuk Kegiatan Akhir

Contoh penjadwalan dengan Bagan Gantt Milestone dapat

dilihat tabel di bawah ini:


Tabel

Contoh Jadwal Kegiatan dengan Gantt Milestone Chart

untuk Suatu Kegiatan

JADWAL WAKTU

K E G I A T A N Waktu

(hari)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1. Penyusunan Program

2. Pembentukan Panitia

3. Penyusunan Edaran

4. Pengurusan Izin-izin

5. Penyebaran Edaran

7

7

9

14

14

B. PERT (Program Evaluating and Review Technique), CPM (Critical

Path Method) dan NWP (Network Planning)

1. PERT & CPM

Pada tahun 1957 didirikan sebuah proyek milik Angkatan Laut

Amerika Serikat (Locked Aircraft Corporation) yang diberi nama

proyek Polaris “Polaris Weapons System”, yaitu sebuah proyek

pembuatan peluru kendali yang dapat ditembakkan dari kapal selam

menuju sasarannya di darat atau di udara. Semula proyek tersebut

direncanakan akan membutuhkan waktu penyelenggaraan selama

lima tahun. Kemudian suatu tim akhli (konsultan Booz, Allen and

Hamilton) memperbaiki rencana tersebut sedemikain rupa sehingga

waktu penyelenggaraan proyek menjadi hanya tiga tahun. Jadi

manfaat perbaikan rencana tersebut berupa kecepatan kerja, yang

kira-kira lebih cepat 1.7 kali dari semula.


Metode yang mampu memperbaiki rencana semula tersebut

kemudian dikenal dengan PERT singkatan dari Programme Evaluation

and Review Technique.

Pada tahun yang sama sebuah proyek pembuatan pabrik

kimia milik perusahaan industri kimia du Pont, semula direncanakan

akan membutuhkan total biaya sebanyat US$ 10.000.000,

kemudian rencana ini diperbaiki sehingga biaya proyek ditekan

menjadi US$ 9.000.000. Jadi manfaat perbaikan rencana tersebut

berupa penghematan biaya sebesar 10% dari biaya semula.

Metoda yang mampu memperbaiki rencana semula tersebut

kemudian dikenal sebagai CPM singkatan dari Critical Path Method.

Perbedaan antara CPM dan PERT terletak pada anggapan terhadap

proyek. PERT menganggap proyek terdiri dari peristiwa-peristiwa yang

susul-menyusul, sedangkan menurut CPM proyek terdiri dari kegiatan-

kegiatan yang membentuk lintasan atau beberapa lintasan.

Persamaan antara CPM dengan PERT adalah terletak pada

visualisasi proyek yaitu dengan membentuk sebuah diagram yang

disusun berdasarkan prinsip yang sama.

Perbedaan anggapan terhadap proyek menurut CPM dan

PERT tidak merupakan perbedaan yang prinsipil sebab meskipun

peristiwa berbeda dengan kegiatan adalah hal yang tidak dapat

dipisahkan. Pada kenyataannya setiap kegiatan harus dimulai dari

peristiwa awal dan harus selesai pada peristiwa akhir.

Terdapat tiga dasar yang sangat penting dalam pembuatan

PERT, yaitu:

1. Perencanaan yang meliputi:

* Penjadwalan (scheduling)

* Penganggaran (Budgeting)

* Perencanaan tenaga kerja (Manpower planning)

2. Pengorganisasian

3. Pengendalian


Langkah-langkah yang perlu diperhatikan dalam pembuatan

PERT adalah sebagai berikut:

1. Membuat daftar kegiatan yang akan dilaksanakan. Misalnya A, B,

C, D, E, F dan G (tujuh kegiatan).

2. Tentukan urutan kegiatannya, serta perhatikan kegiatan yang

mendahuluinya.

3. Membuat gambar kegiatan

Misalnya seperti berikut:

Kegiatan A tidak didahului oleh kegiatan lain (kegiatan Awal):

b) Kegiatan B dan C didahului oleh kegiatan A, sehingga kegiatan B

dan C baru dapat dimulai kalau kegiatan A selesai:

c) Kegiatan D tidak didahului oleh kegiatan lain, jadi sama seperti

kegiatan A. Oleh karena itu penggambarannya harus mulai dari

kotak nomor 1:

d) Kegiatan E didahului oleh kegiatan C, jadi kegiatan E harus

berawal dari kotak nomor 4:

B

C A

D

3

2

4

5

A

B

C A

2

3

2

4

1

1

Gbr. 1

Gbr. 2

1

Gbr. 3


e) Kegiatan G didahului oleh kegiatan D, dan baru dapat

dilaksanakan apabila kegiatan A telah selesai. Oleh karena itu

kegiatan G harus berawal dari kotak nomor 5. Oleh karena

kegiatan G baru bisa dilaksanakan setelah kegiatan A selesai

maka dari kotak nomor 2 ke nomor 5 harus dibuat kegiatan semu

(dummy event) S :

f) Kegiatan F didahului oleh kegiatan B dan semuanya berakhir pada

peristiwa nomor 6, sehingga terbentuk diagram PERT sebagai

berikut:

B

E

B

E

G

C

C

A

A

D

S D

3

3

2

2

4

4

5

5

Gbr. 4

Gbr. 5

Gbr. 6

1

1

B

E

G

C A

S D

3

6 2

4

5

1


g) Misalnya masing-masing kegiatan memerlukan waktu kegiatan

sebagai berikut:

A = 5 hari; B = 6 hari; C = 5 hari; D = 3 hari;

E = 2 hari; F = 10 hari; G = 12 hari,

Kemudian waktu kegiatan tersebut dimasukkan ke diagram :

Dengan memperhitungkan waktu seluruh kegiatan, dapat melihat

adanya jalur / lintasan kegiatan yang kritis, yaitu pada lintasan:

A, B, F = 5+6+10 = 21 hari

Dengan mempergunakan teknik PERT maka perencanaan,

pengorganisasian dan pengendalian proyek/program dapat lebih

mudah. Dengan PERT juga dapat mengoptimalkan penggunaan /

pengerahan sumber daya waktu, biaya dan tenaga kerja sehingga

efisiensi pekerjaan dapat ditingkatkan.

2. Network Planning

Network Planning merupakan pengembangan dari teknik

PERT yang sudah dibahas sebelumnya. Kelebihan dalam

perencanaan ini ialah memasukkan keterangan dari awal dan akhir

yang harus dimulai dan diakhiri oleh suatu kegiatan atau event.

B=6 F=10

E=2

G=12

C=5 A=5

S D=3

3

6 2

4

5

1

Gbr. 7


a. Peranan Network Planning pada Penyelenggaraan Proyek

Mengingat network planning adalah salah satu model yang

dipakai pada penyelenggaraan proyek, maka perlu ditegaskan letak

atau peranan network planning pada penyelenggaraan proyek.

Pada penyelenggaraan proyek terdapat proses pengambilan

keputusan dan proses penetapan tujuan. Untuk dapat melaksanakan

proses ini perlu adanya masukan informasi yang tepat dan

kemampuan pengambilan keputusan yang tinggi agar dapat

melaksanakan pengambilan keputusan.

Supaya dapat melaksanakan keputusan yang telah diambil

tersebut perlu adanya sumber daya yang dibutuhkan dalam keadaan

siap pakai dan perlu adanya kemampuan yang tinggi untuk

melaksanakan proses pengolahan sumber daya tersebut guna

mencapai produk yang diharapkan. Kedua macam proses ini yaitu

proses pengambilan keputusan dan penetapan kebijaksanaan serta

proses pelaksanaannya merupakan sistem operasi pada

penyelenggaraan proyek.

Jika antara proses pengambilan keputusan dan penetapan

kebijaksanaan dengan pelaksanaannya terdapat jarak yang cukup

besar, yang disebabkan antara lain oleh lokasi, waktu, volume

pekerjaan, macam disiplin/keahlian atau wewenang maka diperlukan

adanya mekanisme yang mampu menyampaiakan hal-hal yang telah

diputuskan atau ditetapkan kepada para pelaksana. Mekanisme ini

berupa jalur informasi yang mampu menyampaikan hal-hal yang telah

diputuskan dan ditetapkan tadi.

Demikian pula halnya bila terdapat jarak yang cukup besar

antara proses pelaksanaan dengan proses pengambilan keputusan

dan penetapan kebijaksanaan. Agar dapat menyampaikan informaso

tentang kemajuan pelaksanaan kepada para pimpinan yang dipakai

sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan, perlu

adanya mekanisme yang dapat menyampaikan informasi untuk


pimpinan tersebut. Kedua macam mekanisme tersebut membentuk

sebuah sistem yang dapat menyalurkan informasi, disebut sistem

informasi pada penyelenggaraan proyek.

Jadi bila penyelenggaraan proyek merupakan sebuah total

system, maka penyelenggaraan proyek tersebut terdiri dari dua buah

subsistem yaitu subsistem operasi dan subsistem informasi.

Subsistem operasi menjawab pertanyaan bagaimana cara

melaksanakan kegiatan sedangkan sub sistem informasi menjawab

pertanyaan kegiatan apa saja yang sudah, sedang dan akan

dilaksanakan. Sedangkan keudu network planning termasuk dalam

subsistem informasi.

Yang menjadi sokoguru dalam penyelenggaraan proyek

adalah sistem operasi dan sistem infromasi berfungsi sebagai alat

untuk meningkatkan efisiensi dari suatu sistem operasi yang efektif.

Bagaimanapun baiknya dan efisiensinya sebuah sistem informasi, bila

kemampuan operasinya lemah maka praktis penyelenggaraan proyek

menjadi sangat lambat dan macet.

Sebaliknya suatu network planning yang tepat diterapkan

pada penyelenggaraan proyek dengan kemampuan operasi yang

hampir nihil, praktis tidak akan memperbaiki keadaan. Kemampuan

operasi yang nihil tidak dapat diatasi dengan network planning

melainkan dengan pengambilan keputusan yang tepat, dengan

mengganti pekerja yang tidak terdidik dan tidak terampil dengan

tenaga kerja terdidik dan terampil.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa network planning

merupakan suatu model yang dipergunakan dalam penyelenggaraan

proyek yang produknya adalah informasi mengenai kegiatan-kegiatan

yang ada dalam network diagram proyek yeng bersangkutan.

Informasi tersebut berisi mengenai sumber daya (biaya dan tenaga

kerja) yang digunakan dalam kegiatan yang bersangkutan dan

informasi jadwal pelaksanaannya.


b. Prasyarat yang Harus Dipenuhi

Prasyarat yang harus dipenuhi agar aplikasi network

planning pada penyelenggaraan proyek dapat memberikan manfaat

antara lain:

a) Model harus lengkap; yaitu berisi tentang informasi scheduling,

budgeting dan manpower planning.

b) Model harus cocok; yakni diagram yang disusun harus sesuai

dengan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.

c) Asumsi yang tepat; yakni bahwa keberhasilan network planning

sangat bergantung pada asumsi, dugaan yang tepat.

d) Sikap pelaksana; maksudnya sebaik apapun rencana yang dibuat

akan sangat bergantung pada sikap dari para pelaksana yang

mendukung terhadap keberhasilan penyelenggaraan proyek.

c. Tahap-tahap aplikasi

Beberapa tahap aplikasi atau penerapan network planning

pada penyelenggaraan proyek meliputi tahapan kegiatan sebagai

berikut:

1) Pembuatan, terdiri dari:

Inventarisasi kegiatan

Mengklasifikasi hubungan antar kegiatan

Pembuatan network diagram

Penyusunan data kegiatan

Analisa waktu dan sumber daya

Pembatasan dan persyaratan

Leveling kegiatan

2) Pemakaian, terdiri dari:

Pembuatan laporan kemajuan proses pelaksanaan kegiatan.

Kegiatan evaluasi

3) Perbaikan; dilakukan karena tidak tepatnya asumsi yang dipakai

pada saat pembutan yang disebabkan oleh berbagai alasan.


d. Model diagram Network Planning

Model atau simbol yang dipergunakan dalam network planning

adalah sebagai berikut:

1. Lingkaran (Node) menggambarkan peristiwa, saat atau event

biasa juga disebut milestone.

Lingkaran ini dibagi menjadi tiga bagian, yaitu :

2. Anak Panah (Arrow) menggambarkan hubungan antar kegiatan:

kegiatan, aktivitas

kegiatan semu

Teknik dasar network planning yang kadang-kadang juga

disebut dengan Critical Path Method (CPM) adalah sama dengan

PERT yang sudah dibahas sebelumnya, yang berbeda hanyalah

pernyataan dalam setiap simbol bulatan “milestone” diberi rincian

waktu kapan baru bisa memulai (EET) dan kapan harus sudah

selesai (LET).

Dengan cara demikian kita langsung mengetahui jumlah

waktu setiap kegiatan, serta posisi waktu masing-masing kegiatan

serta jumlah seluruh waktu kegiatan proyek dapat langsung diketahui

pada gambar jaringannya.

Gambar 7 dapat digambarkan dengan metoda Network

Planning seperti pada gambar 8 sebagai berikut:

EET LET i

EET : Earliest Event Time = Waktu Yang Paling Awal LET : Latest Event Time = Waktu Yang Paling Lambat

i = nomor event


Cara menghitung EET adalah menjumlahkan waktu setiap

kegiatan yang mengarah ke peristiwa dimaksud dengan mengambil

nilai terbesar apabila terdapat beberapa kegiatan yang mengarah ke

peristiwa tersebut. Alurnya adalah dari kiri ke kanan (maju), dimulai

dari peristiwa awal. Dengan ketentuan bahwa peristiwa awal dimulai

dengan angka 0.

Adapun cara menghitung LET adalah kebalikan dari EET yaitu

dengan mengurangkan waktu setiap kegiatan yang mengarah ke

peristiwa sebelumnya dengan mengambil nilai terkecil apabila

terdapat beberapa kegiatan yang mengarah ke peristiwa tersebut.

Alurnya adalah dari kanan ke kiri (mundur) yang dimulai dari peristiwa

terakhir dimulai dengan angka terbesar dari nilai EET. Lintasan kritis

untuk diagram di atas adalah lintasan A, B, F.

Dengan memperhatikan lintasan kritis, ada beberapa manfaat

yang dapat diambil antara lain:

Apabila terjadi kelambatan dalam lintasan ini akan mengakibatkan

terlambatnya seluruh kegiatan proyek.

Demikian pula halnya dengan cara mempercepat jalur lintasan

kritis maka waktu penyelesaian proyek bisa dipercepat.

B=6 F=10

E=2

C=5

A=5

S D=3

G=12

11

11

10

19

5

9

5

5

0

0

Gbr. 8

21

21

6

3

4

2

5

1


Upaya untuk mempercepat lintasan kritis antara lain dengan

menambah tenaga dan peralatan secara optimal.


BAB IV

PERHITUNGAN WAKTU DALAM PERENCANAAN

A. Satuan Waktu

Waktu merupakan dasar ukuran mengenai pekerjaan yang

dibutuhkan dalam suatu proyek. Dalam PERT waktu menjadi dasar

ukuran mengenai waktu yang diperlukan untuk menentukan berapa

lama kita terlambat atau lebih cepat dari rencana semula pada titik

tertentu, serta untuk mengetahui pekerjaan apa yang terdapat dalam

suatu tingkat atau aktivitas proyek.

Dalam PERT waktu pelaksanaan kegiatan biasanya

dinyatakan dalam satuan minggu oleh karena pada umumnya aktivitas

yang terdapat dalam suatu jaringan PERT memakan waktu yang

cukup lama untuk diselesaikan.

Perhitungan waktu kerja dalam satuan minggu dapat

mempergunakan rumus sebagai berikut:

Waktu dalam minggu = Jumlah hari kerja yang dibutuhkan (jumlah minggu) Jumlah hari kerja dalam satu minggu

Misalnya jumlah hari kerja yang dibutuhkan adalah 120 hari

dan jumlah hari kerja dalam satu minggu adalah 5 hari maka jumlah

satuan waktu dalam minggu adalah 24 minggu.


Adapun untuk waktu kegiatan yang tidak genap maka

pembulatan waktu diambil sampai satu angka di belakang koma.

Misalnya jumlah hari kerja yang dibutuhkan adalah 157 hari dan

jumlah hari kerja dalam satu minggu adalah 6 hari maka jumlah

satuan waktu dalam minggu adalah 26.2 minggu.

B. Waktu Kegiatan Yang Tidak Pasti

Dalam menentukan waktu suatu kegiatan dalam jaringan

PERT dihadapkan pada ketidakpastian. Secara realistis waktu dari

masing-masing kegiatan proyek sebenarnya tidak dapat ditentukan

dengan pasti. Waktu dari masing-masing unsur kegiatan mengandung

ketidakpastian.

Untuk mengestimasi waktu yang diharapkan dari waktu yang

mengandung unsur probabilitas ini dapat dipergunakan suatu teknik

yang disebut Multiple Estimate Approach atau “Rumus rata-rata

dibobot”.

Pendekatan ini menggunakan tiga waktu yang dipakai pada

masing-masing kegiatan yaitu:

1. Waktu yang paling optimis (Most optimist time)

Yaitu perkiraan waktu yang mempunyai kemungkinan yang sangat

kecil untuk dapat dicapai (waktu yang paling cepat suatu kegiatan

selesai dilaksanakan).

Selanjutnya item waktu ini dilambangkan dengan huruf a.


2. Waktu yang paling pesimis (Most pesimistic time)

Yaitu perkiraan waktu yang mempunyai kemungkinan sangat kecil

untuk dapat dilaksanakan (waktu yang paling lama suatu kegiatan

dapat diselesaikan).

Selanjutnya item waktu ini dilambangkan dengan huruf b.

3. Waktu yang paling mungkin (Most likely time)

Yaitu yang berdasarkan pemikiran estimator, menggambarkan

waktu yang paling sering akan dibutuhkan untuk menyelesaikan

suatu kegiatan tertentu, jika kegiatan ini dilakukan berulang ulang

dalam kondisi yang sama (berdasarkan pengalaman). Bisa juga

dikatakan sebagai waktu tengah-tengah antara waktu optimis dan

waktu pesimis. Selanjutnya item waktu ini dilambangkan dengan

huruf m.

Berdasarkan ketiga item waktu di atas maka dapat

dirumuskan suatu rumus aljabar yang menggambarkan suatu waktu

yang diharapkan (time expected) untuk menyelesaikan suatu aktivitas

proyek, yaitu sebagai berikut:

te = a + 4m + b

6

dimana te adalah waktu yang diharapkan untuk suatu aktivitas

atau jangka waktu yang diharapkan.

Rumusan di atas menyatakan bahwa jangka waktu yang

diharapkan untuk suatu aktivitas adalah sama dengan waktu yang paling


optimis ditambah dengan 4 kali waktu yang paling mungkin ditambah

dengan waktu yang paling pesimis - - seluruhnya dibagi 6.

Selanjutnya oleh karena dipergunakan waktu optimis dan pesimis,

maka untuk masing-masing kegiatan ini mempunyai penyimpangan

standar (deviasi standar). Terhadap kedua waktu tersebut maka dapat

dihitung nilai deviasi standar dengan mempergunakan rumus sebagai

berikut:

= b - a

6

dimana adalah besarnya nilai deviasi standar atau nilai

penyimpangan dari waktu yang paling pesimis dengan waktu

yang paling optimis.

Selanjutnya setelah kita mengetahui dasar-dasar mengenai cara-

cara menghitung te, marilah kita coba menerapkan pada beberapa contoh

sebagai berikut:

Tabel

Contoh Perhitungan te dan Kegiatan Proyek

Rangkaian Kegiatan

Kegiatan Waktu y.p optimis

Waktu y.p pesimis

Waktu y.p mungkin

te

1-2

1-3

2-5

2-4

3-4

4-5

A

B

C

D

E

F

12

2

8

2

2

1

18

13

16

13

10

11

15

10

9

4

3

3

15

9.2

10

5.2

4

4

1

1.83

1.33

1.83

1.33

1.67


Jika digambarkan dalam kurva distribusi normal untuk beberapa

kegiatan di atas dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

Kegiatan A

a = 2 m = 15

te = 15

b = 13

Gambar 9 : Kurva Kegiatan A

Kegiatan B

a = 2 te = 9.2

m = 10 b = 13

Gambar 10 : Kurva Kegiatan B

Kegiatan D

a = 2 m = 4

b = 13 te = 5.2

Gambar 11 : Kurva Kegiatan D


Berdasarkan gambar kurva distribusi kegiatan di atas, nampak

bahwa nilai te bisa berada pada posisi yang sama dengan waktu yang

paling mungkin, bisa juga berada disamping kiri waktu yang paling

mungkin atau juga berada pada posisi samping kanan waktu yang paling

mungkin. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa te posisinya akan

berada antara waktu paling optimis dan waktu paling pesimis.

Adapun perhitungan nilai deviasi standar dipergunakan untuk

menghitung probabilitas / kemungkinan penyelesaian suatu proyek sesuai

dengan waktu yang diharapkan, dimana waktu peneyelesaian suatu

proyek tergantung pada jalur kritisnya.

Untuk mengetahui jalur kritis dari beberapa kegiatan pada contoh

di atas maka dapat dilihat pada diagram network planning sebagai berikut:

A C 10 15 D 5.2 B F 4 9.2 E 4

Gambar 12: Diagram Network Planning

Berdasarkan gambar di atas nampak bahwa lintasan / jalur kritis

adalah lintasan A, C. Besarnya penyimpangan standar untuk jalur kritis

15

15

0

0 25

25

20.2

21

9.2

17

2

5 1

4 3


dapat dihitung dari akar penjumlahan variance kegiatan-kegiatan jalur

kritis. Variance adalah kuadrat dari penyimpangan standar.

Besarnya deviasi standar jalur A, C adalah sebesar:

AC = A2 + C2

= 12 + 1.332 = 2.77 = 1.66

Total waktu jalur kritis pada contoh di atas adalah tA + tB = 15 + 10 = 25.

Probabilitas proyek ini dapat diselesaikan dalam waktu 30 minggu dapat

dihitung dengan menggunakan rumus:

Zh = X -

dimana X = Waktu yang diharapkan selesainya proyek

= Waktu jalur kritis selesainya proyek

= Deviasi standar jalur kritis

Dengan demikian besarnya Zh untuk contoh proyek di atas adalah:

Zh = 30 - 25

1.66

= 3.01

Dengan melihat di tabel kurva normal, untuk Zh = 3 maka akan

didapatkan nilai Z = 0.4987. Oleh karena nilai uji hanya satu pihak maka

nilai Z tersebut ditambah 0.5, jadi nilai Z = 0.9987. Ini berarti probabilitas

selesainya proyek dalam waktu 30 minggu adalah 99.87%.


DAFTAR PUSTAKA

Agus Ahyari, Drs., Network Perencanaan dan Pengawasan Aktivitas Perusahaan, BPFE, Yogyakarta, 1992.

Jogiyanto, HM., Analisis & Disain Sistem Infromasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta, 1995.

LAN R.I, Teknik Pengawasan dan Pengendalian, Deputi BidangDiklat I, Jakarta, 1994.

LAN R.I, Teknik Perencanaan, Deputi BidangDiklat I, Jakarta, 1994.

Moekijat, Drs., Tata Laksana Kantor Manajemen Perkantoran, Mandar Maju, Bandung, 1989.

Rachmat Kusmiadi, Drs. H. M.Si, Teori dan Teknik Perencanaan, Ilham Jaya, Bandung, 1995.

Richardi I. Levin & Charles A. Kirkpatrick, Perencanaan & Pengendalian dengan PERT dan CPM, Balai Pustaka, Jakarta, 1982.

Sondang P. Siagian, Prof. Dr., Filsafat Administrasi, PT. Toko Gunung Agung, Jakarta, 1995.

Sudjana, Prof. Dr. M.A. M.Sc., Metoda Statistika, Tarsito, Bandung, 1992.

Tubagus Haedar Ali, Prinsip-prinsip Network Planning, Gramedia, Jakarta, 1995.


RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Ciamis pada tanggal 2 Desember 1973.

Pendidikan Formal Sekolah Dasar (Madrasah Ibtidaiyah Panimbang) lulus

tahun 1986. Lulus Sekolah Menengah Pertama (SMP Muhammadiyah

Kawali, Ciamis). Lulus Sekolah Menengah Atas (SMA Negeri I Ciamis)

Jurusan A1 (Ilmu Fisika) tahun 1992. Kemudian melanjutkan ke perguruan

tinggi Universitas 17 Agustus 1945 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Jurusan Ilmu Administrasi Negara tahun 1993 dan lulus pada tahun 1997.

Pendidikan informal yang pernah diikuti penulis antara lain

kursus Bahasa Inggris Elementari I pada tahun 1989, kursus

Operator/Programer Komputer pada tahun 1991.

Pekerjaan yang pernah dialami penulis antara lain sebagai

Instruktur di Lembaga Kursus Komputer Selecta Komputer Cirebon dari

tahun 1992-1995, Programer Komputer pada PT. Perdana Modern Abadi

Cirebon dari tahun 1995-1997 dan terakhir sebagai Dosen dan Staf di


Documents

Himpunan Kuliah PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN · PDF filedidasarkan pada hal mana yang lebih dekat dengan tugas kantor (relationship), resources yang ada (tool of management) dan waktu