HƯƠNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ GIÁO DỤC PENTA CẤP PHÒNG

1. HƯỚNG DẪN TRUY CẬP HỆ THỐNG QLGD PENTA

- Hệ thống chạy trên 2 trình duyệt tốt nhất Google Chorme, Coccoc .

- Địa chỉ truy cập: https://laichau.qlgd.vn

Đăng nhập vào phần mềm

Nhập tên đăng nhập và mật khẩu →Đăng nhập

Trong trường hợp quên mật khẩu đăng nhập thì kích vào nút nhấn vào đây→Nhập

email của bạn, hệ thống sẽ kiểm tra nếu email có trong hệ thống thì sẽ gửi thông báo vào

email.

Quản lý tài khoản

- Trang cá nhân: Trang cá nhân được thiết kế giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các công

việc cần làm trên hệ thống. Bao gồm: các văn bản gửi cho bạn, các yêu cầu xử lý văn bản, các

báo cáo cần làm, ... Ngoài ra các thông tin khác cũng sẽ được bổ xung vào trang cá nhân của

bạn trong thời gian tới nhằm tăng khả năng khai thác hệ thống của bạn.

- Hồ sơ: Khai báo các thông tin Họ và tên, địa chỉ Email, số điện thoại và hình đại diện.

- Đổi mật khẩu: để thay đổi mật khẩu thì phải nhập mật khẩu hiện tại, nhập mật khẩu mới

và xác nhận mật khẩu mới.

2. HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG NGOÀI TRANG CHỦ

Chức năng ngoài trang chủ gồm các nhóm sau:

2.1 Văn bản - Những văn bản được công bố công khai sẽ hiển thị ra ngoài trang chủ.

- Văn bản mới chia theo huyện, sau khi đăng nhập văn bản tự động nhận theo tài khoản

người dùng thuộc đơn vị huyện nào.

- Để xem văn bản kích chuột vào tên văn bản

- Tìm kiếm văn bản: Kích chuột vào ô tìm kiếm văn bản nhập từ hoặc cụm từ có trong

tiêu đề của văn bản. Khi tìm kiếm chỉ nên nhập khoảng 2 từ mà có trong tiêu đề của văn bản.

2. 2 Xem báo cáo

Có 3 dạng báo cáo: Báo cáo một lần, báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tháng.

Báo cáo hàng ngày gồm: thống kê học sinh, thống kê thực phẩm, thống kê thực đơn, thống kê

nhân sự. Với báo cáo này hàng ngày các đơn vị nhập số liệu hệ thống tổng hợp tự động.

Cách mở báo cáo như sau: kích vào tên báo cáo cần xem

* Xem báo cáo thống kê học sinh

Cửa số báo cáo học sinh các trường theo từng cấp học như hình ảnh minh họa

- Kích vào báo cáo thống kê học sinh.

- Xem lại thống kê học sinh các ngày khác: kích vào nút đổi→chọn ngày cần xem.

- Xem thống kê học sinh các cấp học: kích chọn cấp học tương ứng cần xem.

- Để xem chi tiết 1 trường theo thời gian tùy chọn: kích vào tên trường mặc định thời gian

tính từ đầu tháng đến hiện tại, để thay đổi ngày kích vào nút đổi chọn ngày cần xem.

* Xem báo cáo thống kê thực phẩm

- Cách thực hiện cũng tương tự như thống kê học sinh.

- Xem chi tiết cụ thể một trường /1tháng tổng chi hết bao nhiêu tiền, định mức ăn trung

bình/1 học sinh là bao nhiêu bằng cách bấm vào tên trường cần xem

- Để xem lại báo cáo hằng ngày vào nút đổi ngày

* Xem báo cáo thực đơn ăn hàng ngày

Các thao tác cũng tương tự như thống kê học sinh

* Xem báo cáo thống kê nhân sự

- Các thao tác cũng tương tự như thống kê học sinh, xem được thống kê số lượng nhân

sự toàn huyện, theo cấp học, theo chức vụ, số cán bộ, giáo viên, nhân viên vắng mặt.

- Để xem chi tiết số cán bộ, giáo viên, nhân viên vắng mặt, không đi làm tại nhà trường

bấm vào mục chi tiết trong cột vắng mặt.

* Xem báo cáo khác tổng hợp công khai

Có 2 loại báo cáo: Báo cáo tổng hợp tự động thông qua nhập trực tiếp, báo cáo dưới

dạng file dữ liệu chuyển lên.

* Tìm kiếm báo cáo

Tìm kiếm báo cáo: Kích chuột vào ô tìm kiếm báo cáo nhập từ hoặc cụm từ có trong tiêu

đề của báo cáo. Với mục tìm kiếm này không hỗ trợ tìm kiếm cụm từ không dấu. Để tìm được

báo cáo có hiệu quả chỉ nên nhập khoảng 2 từ mà có trong tiêu đề của báo cáo.

* Xem toàn bộ các báo cáo

Kích vào nút xem tất cả các báo cáo, các báo cáo được sắp xếp theo từng trang, mỗi

trang có 20 báo cáo. Kích vào số trang để xem các báo cáo trong trang khác.

(hình ảnh minh họa)

* Chuyên mục tin tức

- Kích chuột xem từng chuyên mục tương ứng.

- Kích chuột để xem nội dung tin tức.

3. Chức năng quản lý báo cáo

3.1 Thực hiện báo cáo

- Trước khi báo cáo số liệu phải đăng nhập vào hệ thống.

- Hiển thị số báo cáo cần làm (VD như hình anh minh họa là còn 6 báo cáo cần làm)

- Để làm báo cáo của cấp trên yêu cầu vào mục báo cáo cần làm

- Các báo cáo được sắp xếp theo thứ tự yêu tiên, báo cáo có hạn đến sớm nhất ưu tiên

lên trên.

Chức năng phân loại báo cáo:

+ Báo cáo cần làm

+ Báo cáo đã làm

+ Báo cáo chưa làm

- Tìm kiếm tên báo cáo: dùng để tìm nhanh các báo cáo, hỗ trợ tìm cụm từ có dấu và

không dấu. Lưu ý: nhập khoảng 2 từ khóa có trong tên báo cáo là tốt nhất.

- Chọn lĩnh vực báo cáo

- Thời gian hoàn thành: Kích vào tên nút Thời hạn báo cáo để sắp xếp theo thời gian.

Cột thời hạn hoàn thành để biết thời gian nào là hạn cuối phải nộp báo cáo.

- Tình trạng báo cáo: Kích vào tên nút tình trạng báo cáo để sắp xếp theo tình trạng

nộp báo cáo. Cột tình trạng báo cáo để biết báo cáo này đã nộp hay chưa?

- Yêu cầu nộp bản cứng có dấu đỏ: Nếu báo cáo đó có chữ bắt buộc thì báo cáo đó

ngoài việc phải gửi bản mềm ra còn phải in báo cáo ra mang về phòng GD&ĐT nộp.

* Thực hiện báo cáo:

B1: Trước khi làm báo cáo cần xem thời hạn yêu cầu hoàn thiện (chính xác đến giờ) báo

cáo cấp trên cán bộ nào yêu cầu, trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc liên hệ theo số

điện thoại kèm theo.

B2: Kích vào nút “thực hiện” và xem hướng dẫn làm báo cáo.

B3: Thực hiện làm báo cáo.

Có 2 loại báo cáo: Báo cáo gửi file dữ liệu và báo cáo nhập trực tiếp.

Báo cáo dạng gửi file thì có tải mẫu biểu mẫu báo cáo đính kèm.

Sau khi tải mẫu báo cáo về thực hiện làm báo theo mẫu.

Nộp báo cáo về phòng bằng cách: Chọn tệp đính kèm và ấn nút lưu, có thể nhập thêm

vào ô ghi chú nếu báo cáo này đơn vị trường không phải thực hiện hoặc thông tin thêm về báo

cáo.

Đối với báo cáo nhập trực tiếp thì nhập theo các cột có nội dung yêu cầu tương ứng.

B4: Lưu báo cáo: Nhấn vào nút lưu báo cáo sau khi đã thực hiện xong.

*Đối với các trường có học sinh ăn bán trú nhập thêm 2 báo cáo về thực phẩm xuất kho

và thực đơn ăn hằng ngày.

* Đối với cấp trường có thêm 2 báo cáo hằng ngày cố định: Thống kê học sinh chuyên

cần, thống kê đội ngũ.

a. Báo cáo thống kê học sinh

- Nếu là trường không có học sinh ăn bán trú tại trường chỉ cần nhập tổng số học sinh,

học sinh vắng, lý do vắng. Nếu là trường có học sinh ăn bán trú thì nhập thêm mục HSBT

được duyệt, HSBT đã huy động ra lớp, HSBT ăn ở bán trú, HSBT vắng.

- Sau khi nhập xong ấn nút lưu lại.

Lưu ý: Nếu có học sinh vắng thì bắt buộc phải nhập lý do vào cột ghi chú.

b. Báo cáo thống kê nhân sự

- B2: Nếu có CB,GV,NV nghỉ không đi làm, nghỉ đi công tác thì bấm vào nút Thêm

sau đó chọn tên cán bộ trong danh sách→chọn ngày bắt đầu nghỉ→chọn ngày kết thúc→nhập

rõ lý do nghỉ.

- B3: Sau khi nhập xong ấn nút lưu lại.

Lưu ý: Nếu không có ghì thay đổi thì chỉ cấn ấn vào nút lưu lại là xong.

c. Báo cáo thống kê thực đơn

- B1: Chọn báo cáo thực đơn

- B2: Sau khi nhập xong ấn nút lưu lại.

d. Báo cáo thống kê thực phẩm xuất kho

- B1: Chọn báo cáo thực phẩm xuất kho kíck vào nút thực hiện

Đối với lần đầu tiên thực hiện báo cáo xuất kho phải khai báo tên danh mục thực phẩm

- B2: kích vào nút “Thêm” để tạo hàng

- B3: Sau khi nhập xong ấn nút lưu lại.

* Xem kết quả báo cáo

Bấm vào nút xem tổng hợp để xem kết quả báo cáo của đơn vị mình và có thể xem tham

khảo của các đơn vị khác.

3.1 Quản lý báo cáo (dành cho cấp Sở và cấp phòng)

B1: vào Báo cáo->Quản lý báo cáo->tạo báo cáo

B2: Nhập các thông tin yêu cầu của báo cáo

- Tên báo cáo: Nhập tên báo cáo.

- Mô tả, hướng dẫn thực hiện: Nhập nội dung hướng dẫn các đơn vị thực hiện báo cáo.

- Lĩnh vực: Chọn danh sách lĩnh vực báo cáo.

- Thời gian bắt đầu làm báo cáo từ: Nhập thời gian bắt đầu làm báo cáo có thể thực hiện.

- Thời gian kết thúc làm báo cáo: Nhập hạn báo cáo cho phép đến ngày bao nhiêu.

- Báo cáo nội bộ: Khi tích vào chức năng này thì báo cáo sẽ không nhìn thấy ở ngoài trang chủ.

- Ghim báo cáo: Báo cáo được ghim sẽ được ưu tiên hiện lên trước trên trang chủ

- Báo cáo khẩn: Ưu tiên báo cáo này trên danh sách báo cáo cần làm

- Yêu cầu bản cứng dấu đỏ: Ngoài nộp báo cáo trên phần mềm ra còn phải in báo cáo ra mang

lên đơn vị yêu cầu làm báo cáo để nộp.

- Kiểu báo cáo:

+ Báo cáo một lần: Là báo cáo chỉ yêu cầu 1 lần là xong.

+ Báo cáo hàng ngày: Là báo cáo yêu cầu hằng ngày phải làm báo cáo, chỉ cần tạo một lần là

những hôm sau hệ thống sẽ tự động tạo báo cáo mới theo mẫu và lưu lại hằng ngày.

+ Báo cáo hàng tháng: Là báo cáo cứ đến hết tháng nó yêu cầu làm báo cáo 1 lần.

- Kiểu nội dung báo cáo:

+ Báo cáo nhập trực tiếp số liệu: ưu điểm hệ thống tự động tổng hợp báo cáo theo đơn vị,

nhược điểm mất công tạo biểu mẫu trên phần mềm. Thường dùng cho báo cáo dạng nhập

danh sách, báo cáo cần cung cấp ít thông tin, biểu mẫu đơn giản.

+ Báo cáo tải file báo cáo lên: ưu điểm tạo báo cáo nhanh trên cơ sở file mẫu có săn, nhược

điểm là mất công tổng hợp báo cáo. Thường dùng cho báo cáo có dạng biểu mẫu phức tạp

hoặc văn bản dạng word.

- Đơn vị thực hiện

+ Yêu cầu toàn bộ các trường thực hiện: tất cả các đơn vị trực thuộc phải báo cáo

+ Yêu cầu theo huyện và cấp học: chọn cấp học phải báo cáo, Cấp sở chọn huyện báo cáo

+ Yêu cầu theo từng đơn vị cụ thể: Lựa chọn đơn vị để báo cáo

- File báo cáo mẫu: Nếu là báo cáo tải file dữ liệu lên thì chọn mẫu báo cáo

- Nhập báo cáo trực tiếp.

+ Nhấn vào nút thêm cột để khai báo tên cột, tùy vào nội dung cần tổng hợp để thêm số cột

cho hợp lý.

+ Nhập tên cột và kểu dữ liệu: tùy vào dữ liệu mà cần khai báo kiểu dữ liệu cho phù hợp. Nếu

kiểu số thì người báo cáo chỉ được phép nhập dữ liệu số vào cột đó.

+ Kiểu nhập số liệu trong bảng: Chỉ có hàng duy nhất, báo cáo thêm dòng tự động và báo

cáo với số dòng cố định.

3. CHỨC NĂNG THỐNG KÊ, TỔNG HỢP

3.1 Chức năng quản lý nhân sự

B1: Vào mục thống kê chọn Quản lý nhân sự

B2: Để nhập nhân sự có 2 cách

+ Nhập thông tin từng người một chọn mục “Thêm nhân sự”

+ Nhập từ excel: Tải mẫu-> Nhập các thông tin theo mẫu tạo trong file excell-> Tải file lên

và kiểm tra.

B3: Xem kết quả tổng hợp thống kê

4. QUẢN LÝ THÔNG BÁO

Chức năng thông báo nhằm mục đích thông tin đến người sử dùng biết được có những văn

bản mới, báo cáo mới mà chưa xem. Trên menu thông báo có hiển thị số thông báo mà bạn

chưa xem.

B1: Để xem thông báo kích vào tên thông báo để tới văn bản, báo cáo mới

B2: Để xem tất cả báo cáo bấm vào mục xem tất cả

B3: Xem theo nhưng thông báo chưa đọc, nhấn vào nút đánh dấu đã đọc hết để số thông báo

trở về 0

5. HỘP THƯ NỘI BỘ

Chức năng dùng để gửi thư nội bộ đến một hoặc nhiều người cùng sử dụng phần mềm Penta.

Không có tin nhắn rác, quản cáo. Xem được thư đó đã được gửi đến đã được mở ra xem chưa

B1: Để gửi thư nội bộ chọn vào nút “ Soạn thư”

B2: Nhập tên tài khoản hoặc tên người nhận. Để gửi cho nhiều người thì chọn mục chọn

nhanh, chọn theo cấp học hoặc đơn vị nhận

B3: Nhập tiêu đề, nội dung, file đính kèm

B4: Nhấp vào nút gửi để gửi thư

- Có thể 1 người hoặc nhiều người nhận email, thậm chí cả huyện các đơn vị trực thuộc

nhận

- Xem nội dung thư đã gửi:

6. QUẢN LÝ VĂN BẢN

6.1 Đối với cấp phòng Giáo dục và Đào tạo

Bước 1: Tạo văn bản

- Vào mục văn bản chọn->Văn bản của tôi

- Kích vào Tạo văn bản:

- Khai báo đầy đủ thông tin như tên văn bản, cơ quan ban hành, loại văn bản, lĩnh

vực, có hiệu lực từ ngày, chọn tệp tin đính kèm-> Lưu lại

Lưu ý: Mục mô tả không cần nhập thông tin và mục có hiệu lực tới ngày

Bước 2: Kích vào nút tuỳ chọn bên tay phải, các tuỳ chọn xuất hiện các lựa chọn sau

- Sửa: để sửa lại nội dung tạo báo cáo

- Xoá: Xoá văn bản

- Yêu cầu xử lý

- Trình ký

- Yêu cầu công bố văn bản

Lưu ý: 3 bước yêu cầu xử lý, trình ký, yêu cầu công bố văn bản người tạo văn bản có

thể thực hiện đồng thời cả 3 bước.

Bước 3:

- Yêu cầu xử lý: Đối với mỗi đơn vị có thể sử dụng bước này hoặc bỏ qua bước này

Chọn người xử lý văn bản: thường thì lãnh đạo sở, lãnh đạo phòng, bộ phận văn

phòng tuỳ theo đơn vị. Có thể chọn một người xử lý hay nhiều người. Ô ghi chú để người yêu

cầu có thể nhập nội dung yêu cầu xử lý văn bản. Sau khi lựa chọn xong người xử lý văn bản

chọn gửi yêu cầu để hoàn tất bước này.

Người được yêu cầu xử lý văn bản sẽ nhận được thông báo trên phần mềm, qua email

là có văn bản gửi đến yêu cầu xử lý.

Để xử lý văn bản chọn vào menu xử lý văn bản cửa sổ hiện ra chọn vào tên văn bản

cần xử lý hoặc nút xử lý để xử lý văn bản.

Ngưới xử lý văn bản xem văn bản trực tiếp

+ Trường hợp 1: Nếu văn bản đã chuẩn không phải sửa thì có thể xác nhận ngay

được là đã xử lý không chỉnh sửa gì thêm

+ Trường hợp 2: Văn bản cần phải sửa thì chọn tab tải xuống để tải văn bản về máy

đế sửa. Văn bản sau khi sửa xong chọn vào nút đính kèm tệp tin để chuyển văn bản đã xử lý

lên lãnh đạo ký

+ Trường hợp 3: Vì lý do gì đó mà người được yêu cầu không xử lý văn bản thì bấm

vào nút từ chối xử lý văn bản để. Sau khi bấm vào nút từ chối xử lý văn bản hệ thống sẽ gửi

đồng thời 1 tin nhắn email đến và thông báo trên phần mềm rằng người được yêu cầu đã từ

chối xử lý văn bản.

Người tạo văn bản bấm vào nút đã xử lý có thể xem được văn bản đã được xử lý chưa,

có chỉnh sửa gì không

Người tạo báo cáo có quyền huỷ yêu cầu xử lý văn bản khi người được yêu cầu xử lý

chưa xử lý văn bản. Bấm vào tuỳ chọn huỷ yêu cầu xử lý

Bước 4: Trình ký văn bản

- Vào mục văn bản của tôi kích chuột tuỳ chọn->trình ký văn bản

- Chọn 1 hoặc nhiều lãnh đạo ký văn bản->gửi yêu cầu. Sau khi gửi yêu cầu trình ký

thì người được quyền ký sẽ có thông báo trên phần mềm hoặc hệ thống tự động gửi Email

thông báo tới.

- Chức năng ký của lãnh đạo:

- Kích vào nút ký văn bản:

+ Liệt kê danh sách văn bản cần trình ký

+ Kích vào nút trên cột xử lý để kiểm tra được văn bản này trước đó đã được xử lý

chưa, ai là người xử lý?

+ Kích vào tên văn bản hoặc nút xem và ký để thực hiện ký văn bản.

+ Trường hợp 1: Nếu lãnh đạo đồng ý với nội dung và hình thức với văn bản thì xác

nhận ký văn bản.

+ Trường hợp 2: Lãnh đạo còn thấy văn bản chưa hợp lý cần chỉnh sửa lại thì bấm vào

nút từ chối để bộ phận xử lý văn bản và người tạo văn bản sẽ làm lại.

Bước 5: Công bố văn bản

+ Người tạo văn bản bấm vào nút tuỳ chọn -> công bố văn bản

+ Chọn người công bố văn bản: tích chọn người có quyền công bố văn bản này->gửi

yêu cầu

+ Công bố văn bản: Cán bộ văn thư xem trang thái lãnh đạo đã ký chưa, nếu chưa

ký thì chưa công bố còn lại sẽ công bố

+ Xem nội dung văn bản và nhập số văn bản

+ Nếu triển khai bản mềm thì cán bộ văn thư sẽ tải file văn bản xuống và điển thông tin

số văn bản và tên lãnh đạo đã ký

+ Nếu triển khai văn bản pdf thì cán bộ văn thư sẽ chọn tệp san pdf gửi kèm

+ Kiểu ban hành: Công bố công khai hoặc công bố nội bộ

+ Chọn đơn vị nhận văn bản

+ Xác nhận công bố văn bản trường hợp vì lý do gì đó không công bố văn bản có thể

bấm vào nút từ chối công bố văn bản.