HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM FEJEZET EGYSÉGES BELSŐ … Fejezet Egységes Belső ellenőrzési... · Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) ..... 199 8. számú iratminta –

--280

HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM

HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM

FEJEZET

EGYSÉGES BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNYVE

-2-

Tartalom

Bevezető ..................................................................................................................................... 5

I. Bevezetés ............................................................................................................................ 7

II. A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési

alapszabály ............................................................................................................................... 11

III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása ................................................................... 25

1) Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás ................................................................. 26

2) Külső szolgáltató bevonása ........................................................................................... 35

3) A belső ellenőrzési tevékenység értékelése .................................................................. 38

IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése .................................................................... 44

1) A tervezés alapelvei ...................................................................................................... 44

2) A tervezés előkészítése.................................................................................................. 45

3) Kockázatelemzés ........................................................................................................... 48

4) Stratégiai ellenőrzési terv .............................................................................................. 53

5) Éves ellenőrzési terv, és összefoglaló éves ellenőrzési terv .......................................... 55

V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása ............................................................... 60

1) Adminisztratív felkészülés ............................................................................................ 60

2) Az ellenőrzési program elkészítésének menete ............................................................. 62

3) Az ellenőrzés lefolytatása.............................................................................................. 64

4) Az ellenőrzési jelentés ................................................................................................... 75

VI. Az ellenőrzések nyomon követése ................................................................................ 80

VII. Beszámolás .................................................................................................................... 83

VIII. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások .......................................... 86

IX. A tanácsadó tevékenység .............................................................................................. 89

X. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok ..................................... 96

XI. SEGÉDLETEK ............................................................................................................. 98

1. számú segédlet – HM FEBEK adaptációs segédlete, kiegészítése .................................. 99

2. számú segédlet – Hatáskör mátrix .................................................................................. 105

3. számú segédlet – Kockázatelemzési modellek ............................................................... 108

4. számú segédlet – Kockázatok ........................................................................................ 145

5. számú segédlet – Alapvető vizsgálati eljárások, technikák ............................................ 151

6. számú segédlet – Mintavételezési eljárások ................................................................... 166

7. számú segédlet – A belső kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeinek tesztelése........ 174

8. számú segédlet – Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamata ....................... 177

9. számú segédlet – Összesített vélemény az ellenőrzött területről ................................... 178

-3-

10. számú segédlet – Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása ................................ 180

11. számú segédlet – A HM fejezet belső ellenőrzése és operatív belső kontrollok

rendszere szabályainak összefoglalása ................................................................................... 182

12. számú segédlet – Alkalmazott rövidítések jegyzéke ................................................... 183

XII. IRATMINTÁK ............................................................................................................ 184

Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv ................................................................. 185

Kísérőlevél ellenőrzési jelentés/-tervezet megküldéséhez ..................................................... 185

1. számú iratminta – Belső ellenőri képességek ................................................................. 187

2. számú iratminta – Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési Terv............................ 190

3. számú iratminta – Egyéni képzési terv ........................................................................... 194

4. számú iratminta – Folyamatlista .................................................................................... 195

5. számú iratminta – Belső ellenőrzési fókusz ................................................................... 196

6. számú iratminta - Interjú kérdőív a vezetés elvárásainak megismerésére ...................... 197

7. számú iratminta – Kockázat-felmérési kérdőív a folyamatgazdák részére,

Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) ......................................................................... 199

8. számú iratminta – A folyamatok jelentőségének meghatározása ................................... 203

9. számú iratminta – A folyamatok kockázatának értékelése és a kontrollpontok

azonosítása ............................................................................................................................. 204

10. számú iratminta – Kockázatelemzés összesítése ......................................................... 205

11. számú iratminta – Kockázati térkép ............................................................................ 206

12. számú iratminta – Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás ..... 207

13. számú iratminta – Éves ellenőrzési terv ...................................................................... 213

14. számú iratminta – Ellenőrzési program ....................................................................... 217

15. számú iratminta – Megbízólevél ................................................................................. 219

16. számú iratminta – Összeférhetetlenségi nyilatkozat ................................................... 220

17. számú iratminta – Értesítő levél .................................................................................. 222

18. számú iratminta – Munkalap (belső ellenőr által készített) ......................................... 223

19. számú iratminta – Nyomtatvány interjú készítéshez ................................................... 225

20. számú iratminta – Kérdéssorok ................................................................................... 226

21. számú iratminta – Közös jegyzőkönyv ....................................................................... 233

22. számú iratminta – Teljességi nyilatkozat .................................................................... 234

23. számú iratminta – Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv ......................... 235

24. számú iratminta – Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez ............... 236

25. számú iratminta – Válaszlevél az észrevételekre ........................................................ 238

26. számú iratminta – Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv ............................................ 239

27. számú iratminta – Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez .................. 240

-4-

28. számú iratminta – Ellenőrzési jelentés/-tervezet ......................................................... 247

29. számú iratminta – Intézkedési terv elfogadása ............................................................ 252

30. számú iratminta – Intézkedések nyilvántartása ........................................................... 253

31. számú iratminta – Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezése előkészítésének

folyamatos minőségbiztosításához ......................................................................................... 254

32. számú iratminta – Ellenőrzési lista a kockázatelemzés folyamatos

minőségbiztosításához ............................................................................................................ 255

33. számú iratminta – Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezésének folyamatos


34. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzésre való felkészülés folyamatos


35. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásának folyamatos


36. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés elkészítésének folyamatos


37. számú iratminta – Ellenőrzést követő felmérő lap ...................................................... 272

38. számú iratminta – Kulcsfontosságú teljesítménymutatók ........................................... 275

39. számú iratminta – Ellenőrzések nyilvántartása ........................................................... 278

40. számú iratminta – Ellenőrzési mappa .......................................................................... 279

41. számú iratminta – Tanácsadói feladat munkaprogram ................................................ 280

42. számú iratminta – Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés.............................. 281

-5-

Bevezető

Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 62. §-

ában, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló

370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) 51. § (1) bekezdés b) pontjában

előírtak értelmében az államháztartásért felelős miniszter (Nemzetgazdasági Minisztérium,

Államháztartási Belső Kontrollok Főosztály) felelős a belső kontrollrendszerrel és a belső

ellenőrzéssel kapcsolatos jogszabályok, módszertani útmutatók, a belső ellenőrökre

vonatkozó etikai kódex, valamint az ellenőrzési kézikönyv minta megalkotásáért,

közzétételéért és felülvizsgálatáért.

A belső ellenőri tevékenység végzéséhez a Bkr. 17. § (1) bekezdésében

meghatározottak alapján az államháztartásért felelős miniszter közzétette a Belső Ellenőrzési

Kézikönyv mintát (a továbbiakban: BEK minta), amely alapját képezi a Honvédelmi

Minisztérium Fejezet Egységes Belső Ellenőrzési Kézikönyv (a továbbiakban HM FEBEK)

kialakításának.

A HM fejezet sajátos irányítási és gazdálkodási rendjére figyelemmel a HM FEBEK

kiadásának célja, hogy a Honvédelmi Minisztérium, a honvédelmért felelős miniszter

irányítása alatt álló központi hivatalok, a miniszter közvetlen alárendeltségébe, közvetlen,

valamint fenntartói irányítása alá tartozó szervezetek, továbbá a Magyar Honvédség katonai

szervezetei (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervezetek) belső ellenőrei egységes elveken

nyugvó kézikönyv alapján alakíthassák ki a saját szervezetük nagyságának, szerepének,

célkitűzéseinek, feladatainak, és igényeinek megfelelő államháztartási belső ellenőrzés helyi

szabályait.

A HM FEBEK az Áht., a Bkr., valamint a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának

Nemzetközi Normáival (továbbiakban: IIA Normák) és a Magyarországi államháztartási belső

ellenőrzési standardokkal összhangban, a BEK minta ajánlásainak figyelembevételével

készült.

A HM FEBEK-hez segédletek és iratminták tartoznak a belső ellenőrzési

tevékenység megszervezésének elősegítése érdekében.

A HM FEBEK-nek a honvédelmi szervezetek adaptálásához, vagy – az egyszerűbb

megoldású – a kiegészítéssel történő alkalmazáshoz a javasolt kiegészítésekre az 1. sz.

segédlet ad útmutatást. A kötelezően kiegészítendő és a változatlan megtartásra ajánlott

fejezetek a Bkr.-ben előírtak, valamint a szervezeti adottságok összefüggéséből következnek.

A Bkr. 17. § (1) bekezdésének előírása értelmében az, hogy a belső ellenőrzési

kézikönyvet a belső ellenőrzési vezető készíti és a honvédelmi szervezet vezetője hagyja jóvá,

mely a fedő- és a záró lap megfelelő szerkesztésével kerül megoldásra.

A Bkr. a belső ellenőrzési kézikönyv tartalmát a következők szerint határozza meg:

Bkr. 17. § (2) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza: a) a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat; b) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési

alapszabályt; c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását; d) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat; e) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését;

f) az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás

megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén

alkalmazandó eljárást.

-6-

A HM FEBEK a belső ellenőrzési tevékenységet és annak elemeit azok

folyamatjellegének megfelelően mutatja be, külön tárgyalva a bizonyosságot adó és a

tanácsadó tevékenységet.

Formai jelölések

A leggyakoribb formai jelölések az alábbiak:

a) A honvédelmi szervezet sajátosságától függő témakörök jelölése:

[Sajátosságra figyelemmel kiegészítésként kidolgozásra ajánlott témakörök]

Kapcsos zárójelben dőlt, piros színű betűkkel kerülnek jelölésre azok az ajánlott

témakörök, amelyeket a honvédelmi szervezet sajátosságaitól függően szükséges

kidolgozni.

b) Jogszabályból idézett szövegrészek jelölése:

A HM FEBEK a belső ellenőrzés folyamatainak bemutatása során számos

jogszabály-szöveget tartalmaz, amelyekhez a könnyebb áttekinthetőség érdekében

egységes jelölés tartozik.

Jogszabályi hivatkozás,

valamint a jogszabály hivatkozott szövege.

c) Tartalmi elemek jelölése:

Tartalmi elemek

A HM FEBEK adott fejezetébe tartozó témakörök felsorolása.

d) Módszertani leírások jelölése:

Módszertan / Módszertani leírás

A módszertanok, illetve a módszertani leírások segédletként szerepelnek a HM FEBEK-ben.

e) Jó gyakorlatok jelölése:

Jó gyakorlat

A jó gyakorlat leírása.

A HM FEBEK-kel kapcsolatos észrevételeket és javaslatokat a következő címre

kérjük küldeni:

Honvédelmi Minisztérium

Belső Ellenőrzési Főosztály

1885 Budapest, Pf. 25.

E-mail: [email protected]

-7-

I. Bevezetés

Tartalmi elemek

A HM FEBEK bevezetője az alábbi témaköröket fedi le:

A belső ellenőrzési tevékenység.

A belső ellenőrzési kézikönyv készítésére vonatkozó jogszabályi előírások.

A belső ellenőrzési kézikönyv célja, felépítése.

A belső ellenőrzési kézikönyv jóváhagyására és felülvizsgálatára vonatkozó

előírások.

A HM fejezet belső ellenőrzési rendszere.

A HM FEBEK kiadásának célja, formája, tartalma, alkalmazása.

Az Áht.70. §-a határozza meg a belső ellenőrzés jogszabályi alapjait:

Áht. 70. § (1) A belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és

függetlenségének biztosításáról a költségvetési szerv vezetője köteles gondoskodni. A

belső ellenőrzést végző személy vagy szervezet tevékenységét a költségvetési szerv

vezetőjének közvetlenül alárendelve végzi, jelentéseit közvetlenül a költségvetési szerv

vezetőjének küldi meg. Az irányító szerv belső ellenőrzést végezhet

a) az irányítása alá tartozó bármely költségvetési szervnél,

b) a saját vagy az irányítása, felügyelete alá tartozó költségvetési szerv használatába,

vagyonkezelésébe adott nemzeti vagyonnal való gazdálkodás tekintetében,

c) az irányító szerv által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával

kapcsolatosan a kedvezményezetteknél és a lebonyolító szerveknél, és

d) az irányítása alá tartozó bármely, a köztulajdonban álló gazdasági társaságok

takarékosabb működéséről szóló 2009. évi CXXII. törvény 1. § a) pontjában

meghatározott köztulajdonban álló gazdasági társaságnál.

A Bkr. 2. § b) pontja határozza meg a szervezetek vezetői számára a belső

kontrollrendszer kialakítására és működtetésére vonatkozó további részletszabályokat,

valamint a bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység eljárásrendjét.

Bkr. 2. § b) belső ellenőrzés: független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó

tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és

eredményességét növelje, az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű

megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és

belső kontrollrendszerének hatékonyságát.

A nemzetközi belső ellenőrzési standardok alapján a belső ellenőrzés következő

lényeges ismérveit kell hangsúlyozni:

A belső ellenőrzés egy, az ellenőrzés és az arról való jelentés irányultságát

tekintve belső, bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegű tevékenység.

A belső ellenőrzés a felelős szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként

működik.

A belső ellenőrzés az eredményesség növelésével segíti a szervezet belső

kontrollrendszerének folyamatait.

Az IIA Normáknak és a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési

standardoknak megfelelően a belső ellenőrzés kétfajta szolgáltatást nyújt:

bizonyosságot adó tevékenységet és

tanácsadó tevékenységet.

-8-

A bizonyosságot adó tevékenység során a belső ellenőrök objektíven értékelik a

tényeket, és ennek alapján független véleményt formálnak vagy következtetéseket vonnak le a

honvédelmi szervezet szervezeti egységeire, műveleteire, funkcióira, folyamataira,

rendszerére, illetve az ellenőrzés egyéb tárgyára vonatkozóan.

A tanácsadó tevékenység jellegét tekintve konzultációs tevékenység, amelyet

általában a szervezet vezetőjének konkrét felkérése alapján végez a belső ellenőrzés. A

tanácsadó tevékenység jellege és hatóköre a szervezet vezetőjével történő megállapodás

eredménye. A tanácsadó tevékenység során a belső ellenőrnek meg kell őriznie

tárgyilagosságát, és nem vállalhat át vezetői felelősséget.

Belső ellenőrzési kézikönyv kidolgozása, jóváhagyása, tartalma, felülvizsgálata

A Bkr. 17. §-a rendelkezik a belső ellenőrzési kézikönyv elkészítéséről,

jóváhagyásáról, tartalmáról, felülvizsgálatáról:

Bkr. 17. § (1) A belső ellenőrzést végző személy munkáját a nemzetközi, valamint az

államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardok, útmutatók

figyelembevételével, valamint a belső ellenőrzési vezető által - az államháztartásért felelős

miniszter által közzétett belső ellenőrzési kézikönyv minta megfelelő alkalmazásával -

kidolgozott és a költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv

szerint végzi.

(2) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza:

a) a bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályokat;

b) a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési

alapszabályt;

c) a tervezés megalapozásához alkalmazott kockázatelemzési módszertan leírását;

d) az ellenőrzési dokumentumok formai követelményeit, az alkalmazott iratmintákat;

e) az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését;


megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén

alkalmazandó eljárást.

(3) A belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a belső ellenőrzési tevékenységet az

államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai kódex figyelembevételével végzik.

(4) A belső ellenőrzési vezető köteles a belső ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de

legalább kétévente felülvizsgálni, és a - jogszabályok, módszertani útmutatók változásai,

illetve egyéb okok miatt - szükséges módosításokat átvezetni.

A HM fejezet belső ellenőrzési rendszere

A Honvédelmi Minisztérium fejezeten belül az Áht., valamint a Bkr. előírásainak

megfelelően a közpénzek felhasználásában részt vevő honvédelmi szervezetek kötelesek belső

ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy az a honvédelmi szervezet vezetője

számára bizonyosságot nyújtson az általa kiépített és működtetett belső kontrollrendszer

megfelelőségét illetően.

A HM fejezet belső ellenőrzése a belső kontrollrendszer szerves részét képezi mind

az egyes honvédelmi szervezetek, mind pedig – szélesebb értelemben véve – a HM fejezet

tekintetében. A honvédelmi szervezetek belső ellenőrzése a hazai és az európai uniós

jogszabályokkal és útmutatásokkal összhangban független és objektív bizonyosságot adó és

tanácsadó tevékenysége keretében kialakított véleményével támogatja a szervezetirányítás és

a belső kontrollrendszer fejlesztését.

-9-

A HM fejezet belső ellenőrzési egységei, belső ellenőrei fejezetszintű, illetve

intézményi szintű belső ellenőrzést végeznek, amelyen belül a HM fejezet sajátos

gazdálkodási szabályaira1 figyelemmel az egyes honvédelmi szervezeteknél a

feladatstruktúra, a vezetési szint, valamint az érvényes ellátási utaltsági rend függvényében a

helyi viszonyoknak megfelelően különböző jogosultsággal rendelkeznek.

Feladatvégzésük kereteit – összhangban az Áht. és a Bkr. előírásaival, figyelemmel

az államháztartásért felelős miniszter által a Nemzetgazdasági Minisztérium honlapján

aktuálisan közzétett „Belső ellenőrzési kézikönyv minta” (a továbbiakban: BEK minta)

útmutatásaival – a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól szóló

HM utasítás (a továbbiakban: HM utasítás) előírásai határozzák meg részleteiben.

A HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési egységei, államháztartási belső

ellenőrei a következő csoportokba foglalhatók:

Fejezetszintű belső ellenőrzést végzők

a HM, mint a fejezet irányító szerv belső ellenőrzési egységére az Áht.-ban és a

Bkr.-ben meghatározott feladatokat végző belső ellenőrzési szervezete:

a HM Belső Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: HM BEF)

az átruházott hatáskörrel rendelkező középirányító honvédelmi szervezet

átruházott hatáskörben eljáró belső ellenőrzési egysége:

az MH Összhaderőnemi Parancsnokság Belső Ellenőrzési Osztály (a

továbbiakban: MH ÖHP BELLO)

Intézményi szintű belső ellenőrzést végzők

A honvédelmi szervezetek intézményi szintű belső ellenőrzési egységeinek, belső

ellenőreinek feladatai a sajátos irányítási és gazdálkodási rendre tekintettel részben

eltérő struktúrát képeznek attól függően, hogy a honvédelmi szervezet a gazdálkodás

tekintetében az alábbiak közül mely csoportba tartozik:

a saját szervezetében pénzügyi és számviteli egységgel nem rendelkező, ennek

hiányában a kijelölt honvédelmi szervezet pénzügyi és számviteli egységének,

vagy a pénzügyi és számviteli feladatok központosított ellátására kijelölt

honvédelmi szervezet szervezeti egységének ellátási körébe utalt honvédelmi

szervezetek,

a saját pénzügyi és számviteli szervezeti egységgel rendelkező honvédelmi

szervezetek,

a logisztikai, elhelyezési-infrastrukturális feladatok ellátása szempontjából a

kijelölt honvédelmi szervezet, vagy a központi logisztikai, elhelyezési-

infrastrukturális feladatok végzésére kijelölt honvédelmi szervezetek ellátási

körébe utalt honvédelmi szervezetek,

a saját logisztikai, elhelyezési-infrastrukturális szervezeti egységgel rendelkező

honvédelmi szervezetek,

a központi gazdálkodásra, központi ellátásra kijelölt honvédelmi szervezetek.

Egyes honvédelmi szervezetek a fentiek alapján vegyes csoportba tartozhatnak,

mivel kihelyezett alegységeik tekintetében utalt szerepkörben lehetnek.

1 Jelenleg a 346/2009. (XII. 30.), illetve a 226/2004. (VII. 27.) Kormányrendelet

-10-

A HM FEBEK kiadásának célja, felépítése, tartalma, alkalmazása

A HM FEBEK kiadásának célja, hogy a honvédelmi szervezetek belső ellenőrei

a mindennapi munkájuk során egységes eljárásrend és iratminták mentén végezzék

tevékenységüket.

A honvédelmi szervezetek részére a Bkr. előírásai szerint az államháztartásért

felelős miniszter által kiadott BEK minta alapján a HM BEF által kidolgozott HM FEBEK

nyújt alapot a szervezeti belső ellenőrzési kézikönyv kialakításához.

A HM FEBEK felépítése, és tartalma

A HM FEBEK a következő főbb részekből áll:

I. Bevezetés

II. A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó belső ellenőrzési

alapszabály

III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása

IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése

V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása

VI. Az ellenőrzések nyomon követése

VII. Beszámolás – éves jelentések

VIII. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások

IX. A tanácsadó tevékenység

X. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító szabályok

XI. Segédletek

XII. Iratminták

A HM FEBEK fellelhetősége

A HM FEBEK HM utasítás mellékleteként kerül kiadásra, a HM utasítás Hivatalos

Értesítőben történt közzétételével egy időben a honvédelmi szervezetek részére elektronikus

formában a HM BEF által megküldésre kerül.

A HM FEBEK felülvizsgálatára vonatkozó részletszabályok

A HM FEBEK-ben foglaltak kétévenkénti aktualizálásának előkészítéséért –

figyelemmel a honvédelmi szervezetek feladatrendjében, hatáskörében bekövetkező

változásokra, valamint az államháztartásért felelős miniszter által kiadott, a magyarországi

belső ellenőrzési standardokkal, az európai uniós, valamint a Belső Ellenőrök Nemzetközi

Szervezete által kibocsátott új szabályozásokkal, követelményekkel és útmutatókkal

összhangban aktualizált „Belső ellenőrzési kézikönyv mintá”-ban foglaltakra – a HM BEF

főosztályvezetője a felelős.

A HM FEBEK alkalmazása a honvédelmi szervezeteknél

A belső ellenőrzés konkrét szervezeti rendjét jelentő kérdésekben a honvédelmi

szervezet belső ellenőrzési vezetője elkészíti a HM FEBEK saját szervezetre vonatkozó

adaptációját, vagy – egyszerűbb megoldásként – kiegészítését, amely a honvédelmi szervezet

vezetőjének jóváhagyását követően – az utóbbi esetben a HM FEBEK-kel együtt – képezi a

honvédelmi szervezet belső ellenőrzési kézikönyvét. Az adaptáció, illetve a kiegészítés

kötelező tartalmi elemeihez az útmutatást az 1. számú segédlet foglalja össze.

A HM FEBEK adaptációjával, vagy helyi kiegészítésével alkalmazott szervezeti

belső ellenőrzési kézikönyvet a honvédelmi szervezet vezetőjének a jogszabályok,

módszertani útmutatók, a HM FEBEK módosulása esetén, illetve a honvédelmi szervezet

feladatrendjében bekövetkező változások függvényében legalább kétévenként a belső

ellenőrzési vezető által felül kell vizsgáltatni, aktualizálni kell.

-11-

II. A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait meghatározó

belső ellenőrzési alapszabály

A belső ellenőrzési alapszabály (Charta) olyan hivatalos dokumentum, amely

meghatározza a belső ellenőrzés célját, hatáskörét, feladatát, a belső ellenőrök és az

ellenőrzöttek jogait, kötelezettségeit, valamint megadja a belső ellenőrzés szervezeti

elhelyezkedését.

Bkr. 17. § (2) b) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és

céljait meghatározó belső ellenőrzési alapszabályt.

Tartalmi elemek

A belső ellenőrzési alapszabály az alábbi elemeket tartalmazza:

a belső ellenőrzés célja;

a belső ellenőrzés feladata;

a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok és a Belső ellenőrökre vonatkozó

etikai kódex elfogadása és alkalmazása;

a szervezeti és funkcionális függetlenség biztosítékai, összeférhetetlenség;

a bizonyosságot adó tevékenység;

a tanácsadó tevékenység, a tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok köre;

a belső ellenőrzési vezető feladatai, felelősségi körei;

a belső ellenőr jogai és kötelezettségei;

az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és kötelezettségei;

a belső ellenőrzési vezető beszámolásának módja, rendszeressége a honvédelmi szervezet vezetője

számára.

Amennyiben a belső ellenőrzési tevékenység ellátása részben külső szolgáltató bevonásával történik, akkor

szükséges meghatározni az alkalmazott belső ellenőr és a külső szolgáltató felelősségi és feladatköreit, a

kapcsolattartás formáit.

Jó gyakorlat

A szervezeti és működési szabályzatba, valamint a belső ellenőrzési alapszabályba célszerű belefoglalni a belső

ellenőrzési vezető részvételének lehetőségét a vezetői értekezleteken. A közvetlen kommunikáció megvalósítása

érdekében a belső ellenőrzési vezetőnek célszerű rendszeresen részt vennie a szervezetirányítással kapcsolatos,

illetve a belső kontrollrendszerre vonatkozó vezetői megbeszéléseken. Ezáltal a belső ellenőrzési vezető

egyrészt értesül a legfontosabb stratégiai és operatív működésre vonatkozó fejleményekről, másrészt lehetőség

van megvitatni a rendszerekre, a folyamatokra, a kockázatokra és a kontrollokra vonatkozó kérdéseket,

problémákat még az esetleges probléma bekövetkezését megelőző szakaszban. A rendszeres, érdemi

kommunikáció növeli a szervezeti működés hatékonyságát.

A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete standardjainak és a belső ellenőrzési

tevékenységre vonatkozó Chartájának (Modell Internal Audit Activity Charter, IIA, 2009)

figyelembevételével, az államháztartásért felelős miniszter által az államháztartás belső

kontrollrendszerének fejlesztésével, szabályozásával, koordinációjával és harmonizációjával

kapcsolatos feladataival összefüggésben ajánlásként közzétett belső ellenőrzési alapszabály

(Charta) minta képezi alapját a honvédelmi szervezetek belső ellenőrzési alapszabályának.

-12-

BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA)

A belső ellenőrzés fogalma, célja

A Bkr. 2. § b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot

adó és tanácsadó tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését

fejlessze és eredményességét növelje. Az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében a

belső ellenőrzés rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti

az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének hatékonyságát.

Belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások

A belső ellenőr tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi, valamint az

államháztartásért felelős miniszter által közzétett magyarországi államháztartási belső

ellenőrzési standardok, módszertani útmutatók figyelembevételével, valamint a vonatkozó

szervezeti belső szabályzatok alapján, a belső ellenőrzési vezető által kidolgozott és a

honvédelmi szervezet vezetője által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint végzi.

Módszertan

A Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok a www.kormany.hu oldalon érhetők el.

Belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex

A Bkr. 17. § (3) bekezdése alapján a belső ellenőrzési vezető és a belső ellenőrök a

belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásért felelős miniszter által kiadott etikai

kódex figyelembevételével végzik.

Módszertan

A belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex a www.kormany.hu oldalon érhető el.

A honvédelmi szervezet belső ellenőrének a belső ellenőrzési tevékenység végzése

során a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexben foglaltak mellett állományviszonyának, a

foglalkoztatás formájának függvényében kiadott – katonai; kormánytisztviselői;

közalkalmazotti - etikai kódexekben foglaltakat is figyelembe kell vennie.

[A honvédelmi szervezet kiegészítése_1:

A honvédelmi szervezet belső ellenőrének a belső ellenőrzési tevékenység végzése

során az előzőkön túl a honvédelmi szervezet etikai kódexében foglaltakat is

figyelembe kell vennie:

Pl.: Honvédelmi szervezet Etikai Kódexe (elérhető: )]

A belső ellenőrzés feladata

A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében – többek között – információkat gyűjt

és értékel, elemzéseket készít, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a honvédelmi szervezet

vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan, valamint a tudomására jutott jelentős

kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a honvédelmi szervezet vezetőjét

azonnal tájékoztatja.

A belső ellenőrzési egységek tevékenységének hatóköre kiterjed

a honvédelmi szervezet belső ellenőrzési egysége esetében a saját honvédelmi

szervezet szervezeti egységeire,

a HM BEF esetében a HM szervek mellett

http://www.kormany.hu/

http://www.kormany.hu/

-13-

a HM irányítása, valamint felügyelete alá tartozó honvédelmi szervezetekre,

ideértve: a HM Tábori Lelkészi Szolgálati ágakat, a KNBSZ-t, a

katonadiplomáciai tevékenységet végző külképviseleteket, a nemzetközi

válságkezelő és béketámogató műveletekben résztvevő katonai kontingenseket,

valamint a véderő-, katonai és légügyi attaséhivatalokat,

a HM által nyújtott költségvetési támogatások felhasználásával kapcsolatosan a

kedvezményezettekre és a lebonyolító szervekre,

a HM tulajdonosi joggyakorlói körébe tartozó gazdasági társaságokra,

az MH ÖHP BELLO esetében az MH ÖHP szervezeti egységei mellett

a szolgálati alárendeltségbe tartozó kijelölt honvédelmi szervezetekre.

a) Bizonyosságot adó tevékenység

A belső ellenőrzés elemzi, értékeli az irányítási folyamatokat és a belső

kontrollrendszer kialakítását, működését aszerint, hogy azok eredményesen, hatékonyan és

gazdaságosan biztosítják-e a szervezeti célok megvalósulását. E feladata körében a belső

ellenőrzés elsősorban

elemzi és értékeli a belső kontrollrendszer működését (a kontrollkörnyezetet,

kockázatkezelést, kontrolltevékenységeket, az információáramlást és

kommunikációt, valamint a nyomon követés folyamatait), vizsgálja annak

eredményességét, hatékonyságát és gazdaságosságát;

az ellenőrzések során megállapításokat, következtetéseket, javaslatokat fogalmaz

meg;

a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket nyomon követi.

A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatait

részletesen a Bkr. 21. § (2) bekezdése határozza meg.

A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata, hogy a honvédelmi szervezet

irányítási és a vezetés által kialakított, működtetett belső kontrollrendszere megfelel-e az

alábbi követelményeknek:

A szervezeti célkitűzések összhangban vannak a szervezeti stratégiával.

A szervezeti célkitűzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelő.

A szervezeti folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását, a

folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, naprakészségük biztosított, a

felelősségek, feladatok egyértelműen meghatározottak.

A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak.

A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a honvédelmi

szervezet kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és azokat - a

honvédelmi szervezet kockázatviselési hajlandóságának figyelembevételével -

megfelelően kezelni.

A honvédelmi szervezet munkafolyamataiban a belső kontrollok kialakítása

megfelel az elvárásoknak, képesek a kockázatokból fakadó veszteségek

mérséklésére és folyamatos korszerűsítésük biztosított.

Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban, szabályzatokban és a

vonatkozó szerződésekben foglalt rendelkezéseknek.

A rendelkezésre álló erőforrásokkal (dologi, humánerőforrás, szellemi vagyon,

stb.) szabályozottan, szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen

gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak.

Az egyes vezetők, szervezeti egységek közötti információáramlás, kommunikáció

és együttműködés megfelelő.

-14-

A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és

beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak.

A honvédelmi szervezet vezetői a releváns eseményekről és tevékenységekről

rendszeres jelleggel, strukturált, döntéstámogató információkhoz jutnak, amely

által a különböző szintű szervezeti célok megvalósításának folyamata

figyelemmel kísérhető, valamint a feltárt hiányosságok megszüntetése biztosított.

A honvédelmi szervezetek belső ellenőrzése a bizonyosságot adó tevékenység

keretében vizsgálja:

o Az ellátott feladatok és a rendelkezésre álló erőforrások összhangját, a

költségvetési, a humán erőforrás- és a szakanyag-gazdálkodás szabályozottságát,

szervezettségét, vezetettségét, irányítását, a gazdálkodási hatáskörök (beszerzés

engedélyezése, ellenjegyzés, kötelezettségvállalás, szakmai teljesítésigazolás,

érvényesítés, utalványozás,) megfelelőségét, a nemzeti vagyon védelmét,

hasznosítása ésszerűségét, továbbá a vállalkozási tevékenység végzését, a

tartalékok felhasználására meghatározott elveket, illetve az elszámolás lényeges

elemei érvényesülését, a költségvetés gazdálkodási információs rendszer (a

továbbiakban: HM KGIR) működését.

o A Tárca Védelmi Tervező Rendszer (a továbbiakban: TVTR) működését,

valamint a hosszú- és rövidtávú tervek realitását, minőségét, a tervek arányos

teljesítését.

o A logisztikai gazdálkodás szerepét a védelmi célkitűzések, a védelmi képességek

megvalósításában. A honvédelmi szervezetek feladatainak végrehajtásához

szükséges eszközök, anyagok – ideértve az elhelyezési szakanyagellátást is –,

készletek és szolgáltatások tervezését, beszerzését, kutatás-fejlesztését (a

továbbiakban: K+F), rendszeresítését, üzemben tartását, nyilvántartását,

készletezését, tárolását, kezelését és felhasználását, valamint ezek rendszerből

történő kivonását, selejtezését, a kiselejtezett eszközök és anyagok hasznosítását,

megsemmisítését, a veszélyes anyagok kezelését, ellenőrzését, valamint a

felhasználásról történő elszámolást magába foglaló tevékenységek összességet.

Továbbá a logisztikai gazdasági műveletek, folyamatok megtervezését,

végrehajtását, valamint a gazdasági események összességének elszámolását,

beszámolást;

o Az ellátási, készletezési, felhasználási, üzemeltetési, fenntartási, javítási, tárolási,

frissítési normák helyzetét, szabályozottságát, alkalmazásuk hatékonyságát.

o A készenlét fenntartása és fokozása infrastrukturális-elhelyezési, logisztikai,

pénzügyi, költségvetési, valamint a hadkiegészítés személyi biztosítási feladatait,

a különleges jogrend időszaka előkészítettségét.

o A humán erőforrás-, létszám-, illetmény- és bérgazdálkodás terén a

szabályozottság, a végrehajtás szervezettségét, a munkáltatói jogkörgyakorlás

szabályszerűségének költségvetési kihatását.

o Az építés-beruházás, az ingatlan- és lakásgazdálkodás, illetve a környezetvédelem

terén a tevékenység szabályozottságát, irányítottságát, a végrehajtás helyzetét, a

megvalósítás gazdaságosságát.

o A devizagazdálkodási, az adó- és a társadalombiztosítási jogszabályok

alkalmazását, valamint a személy- és vagyonbiztosítás megvalósulását.

o A pénzforgalom, a kincstári kártya, a kincstári és egyéb engedélyezett

bankszámla-kezelés rendjét, azok használatát.

-15-

o A számviteli politika, a leltározási és leltárkészítési szabályzat, az értékelési

szabályzat, az önköltségszámítási szabályzat, a pénzkezelési szabályzat, a

számlarend, a számlaösszefüggések, a bizonylati rend kialakítottságát, a

szabályzatokban foglaltak érvényesülését, a költségvetési beszámoló, a

maradvány elszámolás és az eredmény levezetés valódiságát és szabályszerűségét.

o A honvédelmi szervezetek gazdasági helyzetének, ezen belül a bevételeknek és a

kiadásoknak az alakulását, a bevétel befizetési kötelezettség teljesítését, az eltérő

felhasználás mértékét és okainak feltárását, a követelések nyilvántartása és

beszedése szabályszerűségét.

o A tárgyi eszközök és a készletek állapotát, a tárgyi eszköz- és készletgazdálkodás

eredményességét.

o A pénzkezelés, a pénzgazdálkodás és pénzfelhasználás, valamint a nemzeti

vagyon védelmét.

o A személyi állomány élet-, szolgálati és munkafeltételeinek alakulását.

o A NATO tagságból adódó, előírt kötelezettségek teljesítéséhez, a képességek

kialakításához, illetve a készség megvalósításához, valamint a nemzetközi katonai

feladatok végrehajtásához kapcsolódó költségvetés biztosítottságát, a

költségvetési támogatás felhasználásának rendeltetésszerűségét és

eredményességét.

o A nemzetközi támogatások felhasználásának, nyilvántartásának, a programok és

céljellegű előirányzatok felhasználásának hatékonyságát.

o A költségvetésből az államháztartáson kívüli szerveknek, magánszemélyeknek

juttatott támogatások felhasználásának rendeltetésszerűségét és eredményességét.

A honvédelmi szervezet belső ellenőrzése a bizonyosságot adó tevékenységet a Bkr.

21. § (3) bekezdésében foglalt ellenőrzési típusok szerint látja el, amelyek a következők:

szabályszerűségi ellenőrzés: arra irányul, hogy az adott honvédelmi szervezet

vagy szervezeti egység működése, illetve tevékenysége megfelelően szabályozott-

e, és érvényesülnek-e a hatályos jogszabályok, belső szabályzatok és vezetői

rendelkezések előírásai;

pénzügyi ellenőrzés: célja az adott honvédelmi szervezet, egy program vagy

feladat pénzügyi elszámolásainak, valamint az ezek alapjául szolgáló számviteli

nyilvántartások ellenőrzése;

rendszerellenőrzés: egyes rendszerek kialakításának, működésének átfogó

vizsgálatára irányul;

teljesítmény-ellenőrzés: az adott honvédelmi szervezet által végzett

tevékenységek, programok jól körülhatárolható területén vizsgálja a működés, a

forrásfelhasználás gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;

informatikai ellenőrzés: a honvédelmi szervezetnél működő informatikai

rendszerek megfelelőségét, megbízhatóságát, biztonságát, valamint a rendszerben

tárolt adatok teljességét, megfelelőségét, szabályosságát és védelmét vizsgálja.

b) Tanácsadó tevékenység

A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével támogathatja a honvédelmi szervezet

vezetőit, a honvédelmi szervezet vezetőjének megbízása alapján. A tanácsadó tevékenység

keretében ellátható feladatokról a Bkr. 21. § (4) bekezdése rendelkezik.

-16-

A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenység körében ellátható feladatai részleteiben a

következők:

A honvédelmi szervezet vezetőjének támogatása az egyes megoldási lehetőségek

elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével.

A honvédelmi szervezet pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-

kapacitásaival való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás.

A honvédelmi szervezet vezetőjének szakértői támogatása a kockázatkezelési és

szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer

kialakításában, folyamatos továbbfejlesztésében.

A honvédelmi szervezet szervezeti struktúrájának racionalizálására, a

változásmenedzsment területére vonatkozó tanácsadás.

A honvédelmi szervezet szervezeti stratégiájának elkészítésében konzultáció és

tanácsadás a honvédelmi szervezet vezetője részére.

A honvédelmi szervezet belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően

javaslatok megfogalmazása a honvédelmi szervezet működése

eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása,

továbbfejlesztése érdekében.

A honvédelmi szervezet vezetője döntéseinek támogatása a döntés előkészítő

tevékenység végrehajtásával, illetve abban való közreműködéssel, amely az egyes

meghatározott folyamatok elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, valamint

ezekhez kapcsolódó ajánlások, javaslatok megfogalmazásával kerül végrehajtásra.

A jogszabályban megfogalmazott tanácsadó feladatokon túlmenően további

feladatokat abban az esetben láthat el a belső ellenőr, amennyiben azok megfelelnek a

függetlenségre vonatkozó előírásoknak.


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzésének a tanácsadó tevékenységbe tartozó

egyéb feladatai:

itt ajánlott felsorolni, illetve szükséges meghatározni a honvédelmi szervezet belső

ellenőrzése által a jogszabályban megfogalmazottakon túl végzendő tanácsadói

feladatait, amennyiben ilyen igény jelentkezik.]

A belső ellenőrzési vezető tájékoztatja a honvédelmi szervezet vezetőjét a

bizonyosságot adó és a tanácsadó tevékenység során feltárt, a belső kontrollrendszer

hatékonyságának, minőségének javítására vonatkozó lehetőségekről.

A belső ellenőrzés – mint a honvédelmi szervezet vezetőjét támogató tevékenység –

ugyanakkor nem mentesíti a honvédelmi szervezet vezetőjét azon felelőssége alól, hogy a

kockázatokat kezelje, illetve a belső kontrollrendszert működtesse.

A belső ellenőrzés a honvédelmi szervezet belső kontrollrendszerének javítása

érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása, vagy más intézkedések

kezdeményezése kizárólag a honvédelmi szervezet vezetőjének felelősségi körébe tartozik.

Szervezeti függetlenség

A belső ellenőrzés kialakításáról a honvédelmi szervezet vezetője gondoskodik. Az

Áht. 70. § (1) bekezdésének megfelelően a belső ellenőrzést végző személy vagy szervezeti

egység közvetlenül a honvédelmi szervezet vezetőjének alárendelten, szervezetileg az

ellenőrzött területektől elkülönítetten helyezkedik el, végzi tevékenységét, jelentéseit

közvetlenül a honvédelmi szervezet vezetőjének küldi meg.

-17-

A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőrök a belső

ellenőrzési vezető alárendeltségébe tartoznak. Belső ellenőrzési szervezeti egység hiányában a

belső ellenőrök és a belső ellenőrzési vezető közötti alárendeltségi viszony szakmai

szempontból valósul meg.

Biztosítani szükséges, hogy a belső ellenőrzési egység vezetője olyan vezetői

szintnek tartozzon beszámolási kötelezettséggel a honvédelmi szervezeten belül, amely

lehetővé teszi a belső ellenőrzési tevékenységet végző számára feladatai teljesítését, továbbá

ily módon a belső ellenőrzés hatókörének meghatározása, a vizsgálat lefolytatása és a

jelentéstétel külső befolyástól mentesen történhet.

A HM fejezet belső ellenőrzési egységeinek szervezeti függetlensége

Fejezetszintű belső ellenőrzést végző szervek:

HM BEF

Az Áht. 70. §-ában meghatározottak alapján a HM BEF a fejezetet irányító szerv

belső ellenőrzési egységére háruló ellenőrzési tevékenységet általános érvénnyel végzi.

A HM BEF a honvédelmi miniszter hatáskörében eljárva honvédelmi szervezetek és

a kedvezményezettek egészére kiterjedően jogosult fejezetszintű belső ellenőrzés végzésére,

amelyet – az MH ÖHP részére átruházott hatáskörben biztosított egyes fejezetszintű belső

ellenőrzési jogosultságra figyelemmel – az ellenőrzési célkitűzés függvényében a szükséges

mértékben érvényesít az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó kijelölt honvédelmi

szervezetek esetében. A HM BEF kiemelt feladatait a HM utasítás 8. §-a határozza meg.

A HM BEF főosztályvezetője a HM belső ellenőrzési vezetője, feladatait szakmai

szempontból a honvédelmi miniszter, a főosztályi működés tekintetében a HM közigazgatási

államtitkár közvetlen irányítása alatt végzi.

A HM BEF belső ellenőrei - hivatásos és szerződéses állományú katonák, valamint

kormánytisztviselő jogviszonyban állók - három osztályszervezetben látják el

tevékenységüket. A HM BEF főosztályvezetője az osztályvezetőkön keresztül irányítja a

belső ellenőrök szakmai tevékenységét. A HM BEF szervezeti felépítését és elhelyezkedését a

HM irányítási és vezetési rendjében a következő ábra szemlélteti:

HM BEF szervezeti felépítése

Belső Ellenőrzési

FőosztályFőosztályvezető

Mobil Vizsgálati és

Belső Ellenőrzést

Felügyelő Osztály Főosztályvezető-helyettes

Költségvetési

Gazdálkodást

Ellenőrző OsztályOsztályvezető

Minőségbiztosítási

és Koordinációs

OsztályOsztályvezető

Honvédelmi miniszter

Közigazgatási

államtitkár

-18-

Jelölések:

HM BEF főosztályvezetőjének szakmai irányítása

HM BEF szervezeti működésének irányítása

MH ÖHP BELLO

Az Áht. 9. § (4) bekezdésében, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról

szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Ávr.) 6. §-ában, továbbá a Bkr.

15. § (3) bekezdésében foglaltakra tekintettel a HM fejezetet irányító szerv egyes ellenőrzési

jogosítványait átruházott hatáskörben az MH ÖHP, mint középirányító szintű honvédelmi

szervezet kijelölt szolgálati alárendeltjei irányába az MH ÖHP BELLO látja el. A

hatáskör átruházás kiterjedését a HM utasítás 9. §-a rögzíti.

Az MH ÖHP átruházott hatásköre a szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi

szervezetek közül a következő központi gazdálkodó, valamint az MH ÖHP logisztikai

ellátását, költségvetésének kezelését végzőkre nem terjed ki:

MH Katonai Közlekedési Központ

MH Légijármű Javítóüzem

MH 64. Boconádi Szabó József Logisztikai Ezred

MH 43. Nagysándor József Híradó és Vezetéstámogató Ezred

MH 1. Honvéd Tűzszerész és Hadihajós Ezred.

Az MH ÖHP BELLO osztályvezetője az MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője,

tevékenységét az MH ÖHP parancsnokának közvetlen irányítása alatt látja el. Az MH ÖHP

BELLO belső ellenőri állománya hivatásos és szerződéses katona és közalkalmazotti

jogviszonyban láthatja el tevékenységét.

Az MH ÖHP BELLO szervezeti elhelyezkedését az MH ÖHP irányítási rendjében a

következő ábra szemlélteti:

MH ÖHP BELLO szervezete

Intézményi szintű belső ellenőrzési egységek:


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzése szervezeten belüli elhelyezkedésének pontos

meghatározása, a szervezeti ábra.]

Funkcionális függetlenség

A Bkr. 19. §-ának megfelelően a honvédelmi szervezet vezetője köteles biztosítani a

belső ellenőrök funkcionális függetlenségét. A belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az

ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel és nem lehet az ellenőrzött tevékenységért felelős.

Belső Ellenőrzési

OsztályOsztályvezető

MH ÖHP parancsnok

-19-

A belső ellenőr bevonása a honvédelmi szervezet szabályzatainak, rendszereinek,

eljárásainak kidolgozásába és végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel

történhet. A belső ellenőr bizonyosságot adó ellenőrzési és a nemzetközi, valamint az

államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardokkal összhangban

lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be.

A belső ellenőrzési vezető, illetve a belső ellenőrök hatásköre az alábbiakra NEM

terjed ki:

a honvédelmi szervezet a belső ellenőrzési egységre vonatkozókon kívül eső

végrehajtási vagy irányítási tevékenységében való részvételre;

pénzügyi tranzakciók kezdeményezésére vagy jóváhagyására a belső ellenőrzési

egységre vonatkozókon kívül;

a honvédelmi szervezet bármely, nem a belső ellenőrzési egység által alkalmazott

munkatársa tevékenységének irányítására, kivéve, ha ezek a munkatársak

megbízást kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben, vagy más egyéb

módon segítsék a belső ellenőröket.

A belső ellenőrzés szervezeti és funkcionális függetlenségének biztosítása érdekében

a Bkr. 18-19. §-ában foglaltak érvényesítésén túl a honvédelmi szervezetek vezetői és

elöljárói kötelesek biztosítani:

az intézményi szintű belső ellenőr által tett megállapítások, következtetések és

javaslatok elutasítására, figyelmen kívül hagyására nem kerülhet sor korábbi

elöljárói ellenőrzés megállapítására, következtetésére és javaslatára hivatkozva,

amennyiben az azzal összefüggően tett észrevételt a belső ellenőr az ellenőrzési

jelentés tervezetének egyeztetése során indoklással nem fogadja el;

az intézményi szintű belső ellenőr megállapításainak, következtetéseinek és

javaslatainak helyessége, tevékenységének értékelése az operatív belső kontrollok

rendszerébe tartozó elöljárói ellenőrzés keretében nem végezhető.

Ha az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetője a belső ellenőr megállapításait,

következtetéseit és javaslatait nem fogadja el, annak szakszerűségét vitatja, akkor a kialakult

helyzetről köteles a HM BEF főosztályvezetőjét és a szolgálati elöljárót egyidejűleg értesíteni.

A HM BEF főosztályvezetője – az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi

szervezet esetében az MH ÖHP belső ellenőrzési egységének szakmai bevonásával – külső

minőségbiztosítás keretében intézkedik a vitatott helyzet megoldására.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet szakmai, vagy szolgálati elöljárója részéről a

HM BEF főosztályvezetőjének döntése alapján szakértői közreműködés vehető igénybe.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet szakmai, vagy szolgálati elöljárója részéről a

HM BEF főosztályvezetőjének döntése alapján szakértői közreműködés vehető igénybe.

A belső ellenőrzési vezető által a stratégiai belső ellenőrzési tervben és a

kockázatelemzés alapján megfogalmazott prioritásokra figyelemmel szükségesnek tartott

feladatok belső ellenőrzési tervbe állítását és végrehajtását elöljárói ellenőrzés nem

hátráltathatja.

A honvédelmi szervezet vezetője és a belső ellenőrzési vezető együtt rendszeresen

áttekintik és elemzik a belső ellenőrzés tevékenységének függetlenségét és objektivitását

érintő kérdéseket.

-20-

Összeférhetetlenség

A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési vezető tekintetében fennálló

összeférhetetlenségi szabályokról a Bkr. 20. §-a rendelkezik.

Amennyiben a honvédelmi szervezetnél a HM BEF a miniszter számára, vagy az

MH ÖHP BELLO az MH ÖHP parancsnoka számára fejezetszintű, illetve a honvédelmi

szervezet belső ellenőre a honvédelmi szervezet vezetője számára intézményi szintű

ellenőrzési vagy tanácsadási tevékenységet végez, biztosítani kell, hogy e tevékenységek ne

vezessenek összeférhetetlenséghez.

Amennyiben a belső ellenőri munkakör betöltése a honvédelmi szervezet, vagy a

HM fejezeten belülről történik, továbbá más költségvetési szervtől kerül

áthelyezésre/átvételre a belső ellenőrzési munkatárs, akkor az egyes vizsgálatok ellenőri

erőforrásának tervezésénél, valamint az ellenőrzések végrehajtása során kiemelt figyelmet

kell fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására.

Az ellenőrzéssel való megbízás során az ellenőrnek nyilatkoznia kell a személyét

illető összeférhetetlenség kérdésében.

Az összeférhetetlenségi nyilatkozat mintáját a 16. számú iratminta tartalmazza.

A belső ellenőrzési vezető feladatai

A belső ellenőrzési vezető a honvédelmi szervezet belső ellenőrzési egységének

vezetője, ha a honvédelmi szervezetnél egy fő látja el a belső ellenőrzést, akkor a Bkr. 2. § c)

pontja értelmében a belső ellenőrzést ellátó személy. A belső ellenőrzési vezető feladatairól

a Bkr. 22. § rendelkezik.

Azon honvédelmi szervezetek esetében, ahol a belső ellenőrzési vezető személye a

Bkr. 2. § c) pontjában foglaltak alapján egyértelműen nem határozható meg, ott a

honvédelmi szervezet vezetője jelöli ki a belső ellenőrök közül a belső ellenőrzési vezetőt.

A belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozik:

Annak biztosítása, hogy minden, a belső ellenőrzés hatáskörébe tartozó

tevékenység, a jelen Alapszabályban felsoroltaknak megfelelően ténylegesen

végrehajtásra kerüljön.

A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési egységének eredményes vezetése és

fejlesztése a szükséges szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával,

a nemzetközi belső ellenőrzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak

megfelelően.

A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves belső ellenőrzési tervek

kidolgozása, melyek elkészítésekor a honvédelmi szervezet vezetése által feltárt

kockázati tényezőket is figyelembe kell venni.

A jóváhagyott éves belső ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a honvédelmi

szervezet vezetőjének felkérésére végzett soron kívüli feladatokat is.

Szakmailag képzett belső ellenőrök alkalmazása, akik megfelelő szakértelemmel

és tapasztalattal rendelkeznek a jelen Alapszabályban foglalt követelmények

teljesítéséhez.

A belső ellenőrzés kapacitásának kiegészítése, valamint speciális szakértelem

szükségessége esetén a honvédelmi szervezet vezetője részére javaslatot tenni

külső szolgáltató bevonására.

-21-

A honvédelmi szervezetnél működő főbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló

szervezeti egységek, feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával,

működtetésével, illetve kiterjesztésével kapcsolatos kockázatok értékelése.

A belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseinek meghatározása,

figyelemmel kísérése, a honvédelmi szervezet vezetőjének tájékoztatása a belső

ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseiről és az azokhoz mérten elért

eredményekről.

A más szervezetek által végzett ellenőrzések és a jogalkotók munkájának

figyelemmel kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés a honvédelmi

szervezet működését – ésszerű költségkihatás mellett – optimálisan lefedje.

A HM BEF főosztályvezető, mint a HM fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési

vezetője felelősségi körébe tartozó feladatát képezi a honvédelmi szervezetek belső

ellenőrzési tevékenységének szakmai felügyeletének megvalósítása. Ezen belül részleteiben:

A HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének kialakítására,

működtetésére vonatkozó szabályozás előkészítése.

A honvédelmi szervezetek éves belső ellenőrzési terveinek feldolgozásával a HM

fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési tervének összeállítása.

A honvédelmi szervezetek éves belső ellenőrzési jelentéseinek feldolgozásával a

HM fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentésének összeállítása.

Az államháztartási belső ellenőrzések tervezésének és végrehajtásának

összehangolása az Állami Számvevőszék, illetve a Kormányzati Ellenőrzési

Hivatal HM fejezetet érintő ellenőrzéseivel.

Miniszter átruházott hatáskörében eljárva a HM BEF ellenőrzéseit követő

intézkedési tervek módosítása során a Bkr. 45. § (6) bekezdése szerinti döntési

jogkör gyakorolása, a kapcsolódó beszámolási kötelezettség teljesítése.

A tanácsadó tevékenység keretében a miniszteri döntések elősegítése érdekében a

vizsgálati területen a megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével

kapcsolatos feladatok végzése azok kockázatának becslése és hatásvizsgálata

alapján.

A honvédelmi szervezetek belső ellenőrzési vezetőjének kiválasztása során

szakmai elöljáróként véleményezési jogkör gyakorlása, az MH ÖHP szolgálati

alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek esetében az MH ÖHP belső

ellenőrzési vezetője javaslatának figyelembevételével.

Fejezeten belül a külső ellenőrzéshez kapcsolódó a Bkr. 13. és 14. §-ában

meghatározott fejezeti jogkörök gyakorolása.

A fejezeti államháztartási belső ellenőrzési információs rendszer, mentori

tevékenység és minőségbiztosítás kialakításával, működtetésével és fejlesztésével

kapcsolatos feladatok végzése, irányítása.

A fejezeti szintű belső ellenőri továbbképzések, szakmai konferenciák szervezése.

A HM képviseletének ellátása az Államháztartási Belső Kontroll Munkacsoport

Belső Ellenőrzési Témacsoportjában, valamint Kormányzati Ellenőrzési

Témacsoportjában.

A HM közigazgatási államtitkári heti munkaértekezleteken, valamint miniszteri

éves értékelő és feladatszabó értekezleten részvétel.

Az MH ÖHP BELLO osztályvezető, mint az átruházott hatáskörrel rendelkező

honvédelmi szervezet belső ellenőrzési vezetője felelősségi körébe tartozó feladatok:

A HM BEF főosztályvezető szakmai iránymutatása alapján az MH ÖHP szolgálati

alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek belső ellenőrei tevékenységének

a szükséges koordinációs, harmonizációs tevékenység ellátása.

-22-

A szolgálati alárendeltségbe tartozó honvédelmi szervezetek éves belső

ellenőrzési terveinek feldolgozásával az MH ÖHP szintű összefoglaló éves belső

ellenőrzési terv összeállítása.

A szolgálati alárendeltségbe tartozó honvédelmi szervezetek éves belső

ellenőrzési jelentéseinek feldolgozásával az MH ÖHP szintű összefoglaló éves

belső ellenőrzési jelentés összeállítása.

A tanácsadó tevékenység keretében az MH ÖHP parancsnoki döntések elősegítése

érdekében a vizsgálati területen a megoldási lehetőségek elemzésével,

értékelésével kapcsolatos feladatok végzése azok kockázatának becslése és

hatásvizsgálata alapján.

Az MH ÖHP szintű belső ellenőri továbbképzések, szakmai konferenciák

szervezése.

Az MH ÖHP parancsnoki heti munkaértekezleteken, valamint az éves értékelő és

feladatszabó értekezleten részvétel.

Az MH ÖHP középszintű katonai szervezet besorolásból adódóan az MH ÖHP

szolgálati alárendeltségébe tartozó katonai szervezeteknél belső ellenőri beosztást

ellátók mentorálási tevékenységnek végrehajtása az MH ÖHP Kézikönyv

kiegészítésben meghatározottak szerint.


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési vezetőjének felelősségi körébe tartozó

további helyi feladatok meghatározása.

a belső ellenőrzési egység tevékenységének irányításával kapcsolatos speciális

feladatok;

vezetői kapcsolattartás formái (vezetői értekezleteken részvétel);

tanácsadói tevékenység kapcsán a belső ellenőrzési vezető egyéb feladatai.]

A belső ellenőr jogai és kötelezettségei

A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 25-26. §-a rendelkezik.

Bkr. 25. § A belső ellenőr jogosult: a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység helyiségeibe belépni, figyelemmel az

ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység biztonsági előírásaira, munkarendjére; b) az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához

kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a

közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus

adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott

adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról

másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti

dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni,

illetve visszaadni; c) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától

írásban vagy szóban információt kérni; d) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység működésével és gazdálkodásával

összefüggő kérdésekben információt kérni más szervektől a belső ellenőrzési vezető

jóváhagyásával; e) a vizsgálatba szakértő bevonását kezdeményezni.

Bkr. 26. § A belső ellenőr köteles: a) ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani; b) tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység

vezetőjét tájékoztatni, és megbízólevelét bemutatni;

-23-

c) objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és

körülményeket megvizsgálni; d) megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak

megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani; e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi

eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel,

haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek; f) az ellenőrzési jelentés tervezetet az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység

vezetőjével egyeztetni, ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását

követően a lezárt ellenőrzési jelentést a belső ellenőrzési vezetőnek átadni;

g) ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi

ok tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek,

amelynek elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik; h) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni,

illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve

fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja

merül fel, az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a

belső ellenőrzési vezető útján az ellenőrzött költségvetési szerv vezetőjének jegyzőkönyv

alapján átadni; i) az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a

biztonsági szabályokat és a munkarendet figyelembe venni; j) a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni; k) az ellenőrzési tevékenységet a 22. § (1) bekezdés a) pontja szerinti kézikönyvben

meghatározott módon megfelelően dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és

iratmásolatokat - az adatvédelmi és a minősített adatok védelmére vonatkozó előírások

betartásával - az ellenőrzés dokumentációjához csatolni.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet, illetve szervezeti egység jogai és

kötelezettségei

Az ellenőrzött szerv jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 27-28. §-a rendelkezik.

Bkr. 27. § Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője és alkalmazottai

jogosultak: a) az ellenőr személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot, illetve

megbízólevelének bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni; b) az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra a 42. és a 43. § szerint

észrevételeket tenni, és az észrevételekre választ kapni. Bkr. 28. § Az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője és alkalmazottai

kötelesek: a) az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, együttműködni; b) az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást,

nyilatkozatot megadni, a dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti

dokumentumokat - másolat és jegyzőkönyv ellenében - az ellenőrnek a megadott

határidőre átadni; c) a saját hatáskörébe tartozóan az ellenőrzés megállapításai, és javaslatai alapján a

végrehajtásért felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntető intézkedési tervet

készíteni, az intézkedéseket a megadott határidőig végrehajtani, arról a költségvetési szerv

vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt tájékoztatni; d) az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vezetőjét, illetve az adatszolgáltató honvédelmi

szervezet vezetőjét felelősség terheli a valóságnak megfelelő, teljes körű, pontos adat- és

információszolgáltatási kötelezettség határidőre történő teljesítése tekintetében.

-24-

Az ellenőrzött, illetve az adatszolgáltató honvédelmi szervezet felett közvetlen

elöljárói, irányítói jogkört gyakorló honvédelmi szervezet vezetője az adatszolgáltatási

kritériumok sérülése, vagy nem teljesülése esetén köteles a felelősség kérdését vizsgálni és

jogszerűen eljárni.

Beszámolás

A belső ellenőrzési vezető köteles a honvédelmi szervezet vezetője számára:

a Bkr. 43. § alapján előterjeszteni a lezárt belső ellenőrzési jelentéseket;

a Bkr. 48-49. §-ai alapján elkészíteni és előterjeszteni az éves ellenőrzési jelentést;

rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv

végrehajtásának helyzetéről, az elvégzett ellenőrzések eredményeiről, a tervtől

való eltérés okairól, valamint a belső ellenőrzési egység feladatainak ellátásához

szükséges személyi és tárgyi feltételek meglétéről;

a honvédelmi szervezet vezetőjének elrendelése esetén a más ellenőrzési

tevékenységek, illetve a nyomon követés (kockázatkezelés, szabályszerűségi-,

biztonsági-, jogi-, etikai-, környezetvédelmi kérdések, külső ellenőrzések)

vonatkozásában biztosítani az egységes szakmai értelmezést, és az e feladatokat

ellátó szervezetekkel, személyekkel a megfelelő koordinációt, valamint erről

rendszeres tájékoztatást adni;

a tanácsadó tevékenység keretében végzett vizsgálat eredményéről, a kialakított

javaslatokról szóló jelentést előterjeszteni.

A HM BEF főosztályvezető köteles a miniszter számára:

a Bkr. 43. §-a alapján előterjeszteni a lezárt fejezetszintű belső ellenőrzési

jelentéseket;

a Bkr. 48. és 49. § alapján elkészíteni és előterjeszteni a HM fejezet összefoglaló

éves ellenőrzési jelentését;

a HM fejezet belső ellenőrzési rendjének működéséről a különböző fejezeti szintű

vezetői beszámolókhoz biztosítani a szükséges értékelő adatszolgáltatást;

a tanácsadó tevékenység keretében előterjeszteni a fejezet irányítása alá tartozó

honvédelmi szervezetet érintően végzett vizsgálat eredményéről szóló jelentést.

Az MH ÖHP BELLO osztályvezető köteles az MH ÖHP parancsnoka számára:

a Bkr. 43. §-a alapján előterjeszteni a lezárt belső ellenőrzési jelentéseket;

a Bkr. 48. és 49. § alapján elkészíteni és előterjeszteni az MH ÖHP szintű

összefoglaló éves ellenőrzési jelentést;

az MH ÖHP és szolgálati alárendeltjei belső ellenőrzési rendjének működéséről a

különböző MH ÖHP szintű vezetői beszámolókhoz biztosítani a szükséges

értékelő adatszolgáltatást;

a tanácsadó tevékenység keretében előterjeszteni a szolgálati alárendelteket

érintően végzett vizsgálat eredményéről szóló jelentést.

-25-

III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása

A független belső ellenőrzés eredményes irányítása, a belső ellenőrzési erőforrások

hatékony, eredményes és gazdaságos felhasználása a belső ellenőrzési vezető felelőssége. A

belső ellenőrzési vezetőnek kell biztosítania, hogy oly módon irányítsa a független belső

ellenőrzési tevékenységet, hogy az működésével növelje a honvédelmi szervezet

eredményességét. Ennek kapcsán a belső ellenőrzés irányításához kapcsolódó feladatok közül

kiemelt jelentőségű a megfelelő humánerőforrás-gazdálkodás, a külső szolgáltató esetleges

bevonásával kapcsolatos feladatok, valamint a belső ellenőrzési tevékenység értékelésével

összefüggő feladatok.

A belső ellenőrzési vezető feladata a Belső Ellenőrzési Alapszabálynak, az IIA

Normáknak, a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak és a belső

ellenőrökre vonatkozó etikai kódex előírásainak történő megfelelés biztosítása.

Amennyiben a honvédelmi szervezetnél egy fő látja el a belső ellenőrzési

tevékenységet, akkor a Bkr. szerint ő köteles ellátni a Bkr. által a belső ellenőrzési vezető

felelősségi körébe sorolt tevékenységeket is.

Ha a honvédelmi szervezet belső ellenőrzési tevékenységét külső szolgáltató

bevonásával látják el, akkor az erre vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a belső

ellenőrzési vezetői tevékenységek ellátásáról.

Tartalmi elemek

A belső ellenőrzési tevékenység irányításával foglalkozó fejezet az alábbi területeket fedi le:

Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás:

belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás alapelvei;

humánerőforrás-tervezés és kapacitás-felmérés;

kiválasztási folyamat;

regisztrációs kötelezettsége;

a munkakörök, a felelősség- és feladatmegosztás kialakítása;

munkaköri leírás;

a belső ellenőrzési csoport kompetenciája;

helyettesítés;

értékelés;

kötelező szakmai továbbképzés, folyamatos továbbképzés.

Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások:

külső szolgáltató igénybevételének szükségessége, feltételei, alapelvei;

a külső szolgáltatóval kötött megállapodás elemei.

A belső ellenőrzési tevékenység értékelése:

a belső ellenőrök teljesítményének értékelése;

a belső ellenőr (egyéni) teljesítményének értékelése;

a belső ellenőrzés csoport szintű teljesítményének értékelése;

a teljesítményértékelés elsődleges eszközei/módszerei;

önértékelés;

külső minőségértékelés.

-26-

1) Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás

A Bkr. 22. §-a rendelkezik a belső ellenőrzési vezető humánerőforrás-gazdálkodásra

vonatkozó feladatairól:

Bkr. 22. § (1) A belső ellenőrzési vezető feladata:

…

c) a belső ellenőrzési tevékenység megszervezése, az ellenőrzések végrehajtásának

irányítása;

d) az ellenőrzések összehangolása;

….

(2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokon túl a belső ellenőrzési vezető köteles:

…

c) biztosítani a belső ellenőrök szakmai továbbképzését, ennek érdekében - a

költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott - éves képzési tervet készíteni és

gondoskodni annak megvalósításáról;

….

A belső ellenőrzés humánerőforrás-gazdálkodással kapcsolatos folyamatait úgy kell

kialakítani, hogy azok összhangban legyenek a honvédelmi szervezet humánerőforrás-

gazdálkodásra vonatkozó szabályzataival és a szervezeti szintű képzési tervvel.

A humánerőforrás-gazdálkodás fő elemei:

humán erőforrások tervezése és kapacitás-felmérése;

kiválasztási folyamat, melynek segítségével biztosítható a megfelelő képzettség és

szakértelem az ellenőrzési csoporton belül;

a belső ellenőrök regisztrációs kötelezettsége;

a munkakörök, a felelősség és a feladatmegosztás kialakítása;

munkaköri leírások, melyek az ellenőrzési munka elvárásait fogalmazzák meg az

egyes ellenőrök számára;

készségfejlesztés/tréningek, melyek lehetőség adnak az ellenőrök folyamatos

fejlődésre;

teljesítményértékelés, mely az ellenőrök és az ellenőrzési szervezet működéséről

ad visszajelzést.

Humánerőforrás-tervezés és kapacitás-felmérés

Bkr. 30. § (1) d) A belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely –

összhangban a szervezet hosszú távú céljaival – meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó

stratégiai fejlesztéseket a következő négy évre, és az alábbiakat tartalmazza:

…

d) a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet;

e) a szükséges erőforrások felmérését elsősorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek

tekintetében;

…

Az erőforrások tervezésének célja annak meghatározása, hogy mekkora, illetve

milyen humán- és tárgyi erőforrás szükséges ahhoz, hogy a belső ellenőrzés megfelelő

bizonyosságot tudjon nyújtani a honvédelmi szervezet vezetője számára a belső

kontrollrendszerek hatékony működéséről.

-27-

A humánerőforrás-tervezés magában foglalja:

a humán erőforrás mennyiségi és minőségi szükségletének előrejelzését,

az erőforrás-biztosítás lehetséges módozatainak bemutatását, valamint

egyéb, specifikus tevékenységek tervezését (pl. képzési tervek).

Módszertan

A kapacitás-felmérés a rendelkezésre álló, a munkakörökhöz és munkafolyamatokhoz rendelhető humán

erőforrások mennyiségi és minőségi felmérését, elemzését jelenti.

A kapacitás-felmérést a stratégiai belső ellenőrzési terv kialakítása után lehet

elvégezni, melynek során az elvégzendő munka mellett egyéb tényezőket (pl.

képességfejlesztés, tréningek, szabadságok tervezése) is figyelembe kell venni.

A kapacitás-felmérést az éves ellenőrzési tervek előrehaladásával, illetve esetleges

módosulásával összhangban rendszeres időközönként aktualizálni kell. A kapacitás-felmérés

eredményeképpen a belső ellenőrzési vezető meg tudja határozni, hogy a rendelkezésére álló

humán erőforrás elégséges-e a tervezett munka elvégzésére, vagy további erőforrásokat kell

bevonnia.

A belső ellenőrzési vezető felelőssége, hogy tájékoztatást adjon a honvédelmi

szervezet vezetőjének arról, ha a rendelkezésre álló kapacitás (engedélyezett létszám) nem

elegendő a belső ellenőrzési feladatok ellátására. A Bkr. 16. § (1) bekezdése alapján a belső

ellenőrzési vezető jogosult ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy speciális szakértelem

szükségessége esetén külső szolgáltató bevonására javaslatot tenni a honvédelmi szervezet

vezetőjének.

Kiválasztási folyamat

A kiválasztási eljárás célja, hogy biztosítsa a megfelelő kompetenciákkal rendelkező

munkaerő rendelkezésre állását.

Módszertan

A kiválasztási folyamat során a honvédelmi szervezet humánpolitikáért felelős szervezeti egysége látja el a

szükséges adminisztratív feladatokat (pl. a folyamatok kialakítását, a jelentkeztetést, dokumentumok

kezelését, az egyes fázisok eredményeinek rögzítését, kommunikálását), továbbá a szervezeti humánpolitika

és a munkakörre jellemző ismeretek függvényében döntés-előkészítő és –támogató szerepet is elláthat.

A belső ellenőrzési vezető feladata a szakmai döntések meghozatala, így

a kiválasztási kritériumok megfogalmazása (az elvárt kompetenciák

meghatározása: pl. az új ellenőröktől megkövetelt szakmai tapasztalat, gyakorlat,

a szükséges szakértelem, kommunikációs képességek és a jelentkező motivációja

az ellenőrzési pozícióra),

az értékelés módszereinek jóváhagyása,

a teszteket követően a kiválasztási interjúk lefolytatása,

a felvételizők szakmai értékelése és végül

a kiválasztási javaslattétel.

-28-

A kiválasztási eljárásba a belső ellenőrzési vezető bevonhatja a belső ellenőröket is.

A megtervezett és következetesen alkalmazott kiválasztási folyamat biztosíthatja a megfelelő

képzettséget és szakértelmet a belső ellenőrzési egységen belül.

A belső ellenőri munkakör betöltése történhet:

a honvédelmi szervezet más szervezeti egységénél, vagy fejezeten belül más

honvédelmi szervezetnél foglalkoztatott személy áthelyezésével/átvételével;

külső felvétellel.

A belső ellenőr kiválasztása során előnyt élvezhet az a személy, aki a Bkr. 24. § (2)

bekezdésében foglalt szakmai gyakorlatát logisztikai, személyügyi vagy jogi területen

szerezte meg.

A munkakör betöltésekor mindig az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályok az

irányadók. A kiválasztási folyamatnál az összeférhetetlenségi szabályok betartására is kiemelt

figyelmet kell fordítani. A Bkr. 23. §-a rendelkezik a fejezetet irányító szervek belső

ellenőrzési vezetőinek kiválasztási eljárásáról.

A belső ellenőrök regisztrációs kötelezettsége

A honvédelmi szervezeteknél belső ellenőrzési tevékenységet az Áht. 70. § (4)

bekezdésében meghatározottak szerint a tevékenység végzésre az államháztartásért felelős

miniszter engedélyével rendelkező, valamint a Bkr. 24. §-ában foglalt általános és szakmai

követelményeknek megfelelő belső ellenőr láthat el.

Áht. 70. § (4) A költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet csak az államháztartásért

felelős miniszter engedélyével rendelkező személy végezhet. E tevékenységek folytatását az

államháztartásért felelős miniszter annak engedélyezi, aki cselekvőképes, büntetlen előéletű, és

nem áll a belső ellenőrzés körébe tartozó tevékenység vonatkozásában a foglalkozástól eltiltás

hatálya alatt, továbbá rendelkezik a jogszabályban előírt végzettséggel és gyakorlattal.

Bkr. 24. § (1) Költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet az Áht. 70. § (4)

bekezdésében meghatározott engedéllyel rendelkező személy végezhet.

(2) A belső ellenőrzési tevékenység ellátásához szükséges engedély szakmai feltételeinek az

felel meg, aki legalább két éves ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott

költségvetési szerv tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlattal és

a) a következő szakirányú szakképzettségek valamelyikével rendelkezik:

aa) jogász, közgazdász, okleveles közgazdász, gazdaságinformatikus, informatikus-közgazdász,

igazgatásszervező, okleveles igazgatásszervező, okleveles közigazgatási szakértő, okleveles

közigazgatási menedzser vagy

ab) olyan főiskolai, vagy egyetemi végzettség, amely a könyvviteli szolgáltatást végzők

nyilvántartásba vételéről szóló 93/2002. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti nyilvántartásba vételt

lehetővé teszi,

b) az a) pontba nem tartozó felsőfokú végzettséggel és a következő szakképesítések

valamelyikével rendelkezik:

ba) okleveles pénzügyi revizori,

bb) pénzügyi-számviteli szakellenőri,

bc) ellenőrzési szakelőadó,

bd) okleveles könyvvizsgálói,

be) költségvetési ellenőri,

bf) mérlegképes könyvelői,

bg) a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének okleveles belső ellenőri (CIA),

bh) az Information Systems Audit and Control Association (ISACA) Nemzetközi Szervezetének

okleveles informatikai rendszerellenőri (CISA),

bi) közigazgatási gazdálkodási és ellenőrzési szakértői,

bj) felsőfokú költségvetési, vagy

-29-

bk) felsőfokú államháztartási szakképesítés.

(3) Ha a költségvetési szerv belső ellenőrzési szervezeti egységgel rendelkezik, a költségvetési

szerv vezetője a felsőfokú iskolai végzettségűeknek felmentést adhat a (2) bekezdésben foglalt

szakmai gyakorlati feltétel alól, de ebben az esetben is köteles gondoskodni arról, hogy a belső

ellenőrzési szervezeti egység rendelkezzen mindazzal a szaktudással, gyakorlattal és egyéb

ismerettel, amely a feladatok elvégzéséhez szükséges.

(4) Nem lehet vizsgálatvezetőnek kijelölni azt a belső ellenőrt, aki a (2) bekezdés szerinti

szakmai gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belső ellenőrzési szervezeti egységnél a

hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte.

(5) Költségvetési szervnél belső ellenőrzési vezetőnek az nevezhető ki, aki a (2) bekezdésben

foglalt két éves szakmai gyakorlaton túl legalább további három éves szakmai gyakorlattal

rendelkezik.

(6) Ha a belső ellenőrzési vezető feladatait külső szolgáltató látja el, a feladatot ellátó

személynek meg kell felelnie az (5) bekezdésben meghatározott feltételeknek.

A belső ellenőrök regisztrációjára vonatkozó részletszabályokat a költségvetési

szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai

továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső

kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet (a

továbbiakban: NGM rendelet) tartalmazza.

A belső ellenőrök regisztrációjával kapcsolatos információk és a belső ellenőrök

névjegyzéke az NGM Államháztartásért Felelős Államtitkárság honlapján találhatóak

meg.

A szakmai gyakorlatra vonatkozó jogszabályi előírások:

A belső ellenőrökre vonatkozóan a Bkr. 24. § (2) bekezdése legalább két éves

belső ellenőrzési, költségvetési, pénzügyi, számviteli, vagy az adott honvédelmi

szervezet tevékenységi körébe tartozó területen szerzett szakmai gyakorlatot ír

elő.

A vizsgálatvezetőre a Bkr. 24. § (4) bekezdése határoz meg előírást, miszerint

nem lehet vizsgálatvezetőnek kijelölni azt a belső ellenőrt, aki a két éves szakmai

gyakorlat alól felmentést kapott, addig amíg a belső ellenőrzési szervezeti

egységnél a hiányzó szakmai gyakorlatot meg nem szerezte.

A belső ellenőrzési vezetőnek a Bkr. 24. § (5) bekezdése értelmében csak legalább

öt éves szakmai gyakorlattal rendelkező belső ellenőr nevezhető ki.

A belső ellenőrzést végzőktől elvárt szaktudást és belső ellenőrzési képességeket

az 1. számú iratminta tartalmazza, az alábbi főbb jellemzők köré csoportosítva:

szakmai végzettség és ismeretek,

kommunikációs képességek (szóbeli, írásbeli),

általános ellenőrzési szaktudás (információgyűjtés, problémamegoldás,

végrehajtás, változások elősegítése),

speciális ellenőrzési szaktudás (funkcionális ismeretek, számítástechnikai

ismeretek, közbeszerzési ismeretek),

vezetői kompetenciák (motiválás, irányítás, szervezés, koordinálás, komplex

látásmód, kapcsolattartás, kapcsolatépítés, jó erőforrás gazdálkodás, stb.), illetve

a készség- és személyiség-fejlődési eljárások (önképzés, belső ellenőri

képességek, kapcsolatépítés és menedzsment).

A honvédelmi szervezeteknél a belső ellenőri beosztások állományviszonya

függvényében a jogállási törvények által megfogalmazott speciális előírásokat is érvényesíteni

kell.

-30-

A HM BEF belső ellenőri állománya hivatásos és szerződéses katona és

kormánytisztviselői beosztásokban, a többi honvédelmi szervezet belső ellenőri állománya

hivatásos és/vagy szerződéses és/vagy közalkalmazotti beosztásokban látja el a belső

ellenőrzési szakmai tevékenységet.

A honvédelmi szervezeteknél a hivatásos és szerződéses katona állomány által

betölthető belső ellenőri beosztásokkal kapcsolatosan a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi

CCV. törvény (a továbbiakban: Hjt.), a honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény

egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 9/2013 (VIII. 12.) HM rendelet, valamint a

közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet határozza

meg a speciális követelményeket:

a szolgálati viszony létesítésének feltételei;

a képesítési (iskolai végzettség, szakképzettség, szakképesítés, továbbá az

idegennyelv-ismereti képzettség) és egyéb (a szolgálati beosztásnak és életkornak

megfelelő egészségi, pszichikai és fizikai alkalmassági) munkaköri feltételek;

a beosztási kategóriák, rendszeresített rendfokozat, és előmeneteli rend;

a továbbképzések, továbbá

a teljesítményértékelés tekintetében.

Az államháztartási belső ellenőri munkaköri követelmények kialakításáért, valamint

az államháztartási belső ellenőri munkakörök beosztási kategóriába történő részletes

besorolásáért a HM BEF a felelős a HM illetékes szerveivel együttműködve.

A HM BEF állományában kormánytisztviselői jogviszony keretében belső ellenőri

beosztást ellátók esetében a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény (a

továbbiakban: Kttv.), a közszolgálati tisztviselők továbbképzéséről szóló 273/2012. (IX. 28.)

Korm. rendelet, a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013. (I. 21.) Korm.

rendelet, valamint a közszolgálati tisztviselők egyéni teljesítményértékelésről szóló 10/2013.

(VI. 30.) KIM rendelet határozza meg a speciális követelményeket:

a szolgálati viszony létesítésének feltételei;

a képzés, továbbképzés, átképzés;

a teljesítményértékelés és minősítés tekintetében.

A honvédelmi szervezeteknél a közalkalmazotti jogviszony keretében belső ellenőri

beosztást ellátók esetében a munkakörrel, a továbbképzéssel, valamint a minősítéssel

kapcsolatos speciális szabályokat alapvetően a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi

XXXIII. törvény (a továbbiakban Kjt.), valamint a honvédelmi ágazatban foglalkoztatottak

közalkalmazotti jogviszonyával összefüggő egyes kérdések rendezéséről szóló 27/2008. (XII.

31.) HM rendelet határozza meg.

A hivatásos és szerződéses katona, a kormánytisztviselői, valamint a közalkalmazotti

állományú belső ellenőri munkakörök kialakítása, valamint azoknak az állománytáblában,

illetve munkaköri jegyzékben történő megjelenítése során a honvédelmi szervezetek vezetői a

fenti jogszabályokban leírtakat kötelesek alkalmazni.

A honvédelmi szervezeteknél az előzőek következtében a belső ellenőrzési

vezetőnek a belső ellenőri beosztások feltöltésére vonatkozó javaslatának megtétele, a belső

ellenőrök egyéni teljesítményértékelése, a szükséges továbbképzések személyre szóló

tervezése, valamint a belső ellenőrzési tevékenység értékelésénél a kulcsfontosságú mutatók

alkalmazása során az érintett állománycsoportok tekintetében a jogállási törvények és a

kapcsolódó végrehajtási jogszabályok előírásaiból következő speciális, és a belső ellenőrzési

szakmai követelmények összehangolt érvényesítését szükséges biztosítani.

-31-

A munkakörök, a felelősség- és feladatmegosztás kialakítása

Módszertan

A munkakör a honvédelmi szervezetszabályozási egysége, melyhez a feladatot, a felelősségi kört, a

munkavégzés helyét, a munkavégzés rendjét, a munkakör kapcsolatait is szükséges hozzárendelni. A

munkakörök felülvizsgálatát rendszeresen el kell végezni.

Jó gyakorlat

A munkakörelemzés eredménye számos területen felhasználható, mint pl. új belső ellenőr kiválasztási

folyamatában, a belső ellenőr képzési igényének meghatározásakor, a teljesítményértékelés során.

A felelősség- és feladatmegosztás szabályozza a belső ellenőrök közötti

munkamegosztást és együttműködést, mely munkakörök, illetve belső ellenőri beosztások

szerint írja elő az egyes ellenőrzést végző személyek, illetve a honvédelmi szervezet

vezetőjének jóváhagyói, végrehajtói és közreműködői felelősségeit.

A belső ellenőrzési egységen belül a feladatmegosztás kialakítása a belső ellenőrzési

vezető felelőssége és feladata.

A honvédelmi szervezeteknél a belső ellenőrök szakmai csoportjai a következők:

belső ellenőrzési vezető,

vizsgálatvezető,

belső ellenőr.

A HM BEF esetében a főosztályvezető, mint a HM belső ellenőrzési vezetője a

főosztály ügyrendjében meghatározott módon a főosztályvezető-helyettes és az

osztályvezetők útján irányítja az osztályokba szervezett belső ellenőrök tevékenységét.

Amennyiben a honvédelmi szervezetnél egy fő látja el a belső ellenőrzési

tevékenységet, az egyes kategóriák és a hozzájuk kapcsolódó felelősség, feladat egy fő

kezében összpontosulnak.

A feladatmegosztás a belső ellenőrök közötti munkamegosztást és együttműködést

szabályozza. Munkakörök szerint írja elő az egyes ellenőrzést végző személyek, illetve a

honvédelmi szervezet vezetőjének végrehajtási, jóváhagyói és közreműködői felelősségeit.

A felelősség- és feladatmegosztás a belső ellenőrzési tevékenység teljes folyamatára

kiterjed, a stratégiai és éves ellenőrzési tervezéstől kezdve, az egyes ellenőrzések

elvégzésének feladatain keresztül az (összefoglaló) éves ellenőrzési jelentés elkészítéséig.

A feladatmegosztás kialakításánál kiemelt szempont a négy szem elvének

érvényesülése: vagyis minden egyes belső ellenőrzési tevékenységnél – amennyiben a

rendelkezésre álló kapacitás megengedi – egyértelműen el kell különíteni egymástól a

végrehajtó és a jóváhagyó szerepköröket.

A honvédelmi szervezetek belső ellenőrzési egységeinél általánosan érvényes

hatáskör-mátrixot a 2. számú segédlet szemlélteti.


A 2. számú segédletben szereplő Hatásköri mátrix szükség szerinti kiegészítése a

honvédelmi szervezetnél kialakított feladatmegosztásnak megfelelő pontosítás, illetve

további részletezés érdekében a szervezeti ügyrendben és a munkaköri leírásban

foglaltaknak megfelelően.]

-32-

Munkaköri leírás

Módszertan

A munkaköri leírás a honvédelmi szervezet munkakör elemzésén alapuló egységes dokumentum, mely

formai (munkakör neve, szervezeti helye, a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye, stb.) és

tartalmi elemeket (a munkakör létezésének célja a szervezet szempontjából, fő felelősségek,

teljesítménymutatók, követelmény profil, stb.)

tartalmaz az adott munkakörre vonatkozóan.

A munkaköri leírás fő célja, hogy segítse az egyes munkakörök, felelősségi területek pontos behatárolását, a

munkakör jellemzőinek, feltételeinek meghatározását.

A munkaköri leírást a honvédelmi szervezet minden egyes belső ellenőre számára a

HM fejezetnél érvényes egységes szabályozásnak megfelelő formában és tartalommal kell

elkészíteni.

A belső ellenőri munkakör betöltéséhez elsődlegesen javasolt kompetenciák:

integritás-megbízhatóság/feddhetetlenség;

önállóság;

szakmai ismeretek alkalmazásának szintje;

tervezőkészség;

felelősségtudat;

információkezelés és feldolgozás/írásbeli kommunikáció;

csapatmunka;

fogalmazási készség;

lényeglátás;

megbízhatóság;

szabálytudat;

etikus magatartás.

A belső ellenőrzési egység vezetője tekintetében javasolt egyéb kompetenciák:

döntési készség;

követelménytámasztás;

vezetési technikák ismerete.

A belső ellenőrök munkaköri leírásának kialakítása és naprakészen tartása a belső

ellenőrzési vezető feladata. A munkaköri leírásban részletesen meg kell fogalmazni a belső

ellenőr szakmai feladatait és a belső ellenőrzési vezető elvárásait, amely ez által alapját képezi

a belső ellenőrzési egységen belüli munkamegosztásnak és teljesítményértékelésnek.

A belső ellenőrzési egység kompetenciája

Az IIA Normák és a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok

szerint a független belső ellenőrzési tevékenységet végzőknek kollektíven rendelkezniük kell,

vagy meg kell szerezniük mindazt a szaktudást, gyakorlatot és egyéb ismeretet, amely a

tevékenység ellátásához szükséges.

A belső ellenőrzési vezető felelőssége annak biztosítása, hogy a belső ellenőrök,

illetve a belső ellenőrzési egység egészében rendelkezzen az elvégzendő feladatokhoz

szükséges elvárt szaktudással, gyakorlattal és egyéb ismerettel. A belső ellenőrzési egység

szakértelmének adott évi megfelelősége az éves ellenőrzési terv és kapacitás-felmérés

elvégzése után határozható meg.

-33-

A belső ellenőrzési vezető ennek alapján tudja megállapítani, hogy a belső ellenőrzés

kollektívan rendelkezik-e olyan szakértői állománnyal, amely az éves ellenőrzési terv

megfelelő szintű végrehajtását biztosítani tudja.

Amennyiben a belső ellenőrzés az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok

maradéktalan ellátásához nem rendelkezik kellő kapacitással, vagy speciális szakértelemmel,

akkor erről a belső ellenőrzési vezető köteles tájékoztatni a honvédelmi szervezet vezetőjét és

egyben javaslatot kell tennie a feltöltetlen beosztások feltöltésére, vagy külső szolgáltató

igénybevételére, vagy új belső ellenőri beosztás rendszeresítésére.

Helyettesítés

A helyettesítési rend kialakításának célja a munka folytonosságának megőrzése adott

munkaerő kiválása esetén. Ilyen eset lehet az ellenőrök szabadsága, betegsége vagy váratlan

felmondása, mely esetekben egy ellenőr feladatait ideiglenesen más ellenőröknek kell

elvégezniük. A helyettesítési rend ezzel összhangban meghatározza, hogy egyes munkakörök

között, illetve azonos munkakörökön belül milyen helyettesíthetőség van. A helyettesítési

rend kialakításáért és naprakészen tartásáért a belső ellenőrzési vezető felelős.

Tényleges helyettesítés bekövetkezésekor arra kell fokozott figyelmet fordítani, hogy

az ellenőrzési munka végzése során a négy szem elve és a jóváhagyási, minőségértékelési,

felülvizsgálati eljárások sértetlenek maradjanak.


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési egységének beosztásainak az egyes

feladatkörök szerinti helyettesítési rendjének összefoglaló bemutatását, vagy a

helyettesítést bemutató munkaköri leírások elérhetőségét kell a kiegészítésben

biztosítani.]

Értékelés

A belső ellenőrzési vezető felelős azért, hogy a belső ellenőrök számára folyamatos

visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményükről. Új felvétel esetén, illetve

évente a belső ellenőrzési vezető minden belső ellenőr számára ki kell, hogy töltse a 2. számú

iratminta (Tudás- és készségleltár, illetve fejlesztési terv) szerinti értékelő lapot.

A tudás- és készség értékelés szempontrendszere kiterjed:

a szakmai végzettségre és ismeretekre;

az információra és menedzsmentre;

a módszeres és rendszerszemléletű gondolkodásra;

a kommunikációra és együttműködésre;

az attitűdre;

az informatikai ismeretekre;

a vezetői kompetenciákra.

Az értékelési folyamat magában foglalja:

Az előző évi tudás- és készségleltár, illetve fejlesztési terv felülvizsgálatát az előre

meghatározott, fejlesztésre irányuló lépések teljesítésének értékelése érdekében.

A minden egyes belső ellenőr szakértelmének értékelését a tudás- és készségleltár,

illetve fejlesztési terv aktuális kitöltésével. A tervnek tartalmaznia kell az

egyeztetett fejlesztési lépéseket, amelyek alapul szolgálnak az egyéni képzési terv

kialakításához.

Az ellenőrzéseket követő felmérések eredményeinek összegzését és elemzését.

-34-

A belső ellenőrök kötelező szakmai továbbképzése, valamint a folyamatos

továbbképzésre vonatkozó alapelvek

Bkr. 24. § (7) A belső ellenőrök kötelesek a már megszerzett ismereteiket naprakészen

tartani, fejleszteni, a változásokból eredő követelményekkel összhangba hozni. Ennek

érdekében kétévente kötelesek szakmai továbbképzésen részt venni, és külön jogszabályban

előírt esetekben vizsgát tenni.

A belső ellenőrök kötelező szakmai továbbképzésére és vizsgakötelezettségére

vonatkozó részletszabályokat az NGM rendelet tartalmazza.

A belső ellenőröknek a szakmai fejlődés érdekében folyamatosan fejleszteniük kell

szaktudásukat, gyakorlatukat és egyéb ismereteiket.

A rendszeres szakmai továbbképzés a kompetenciafejlesztés része, mely lehetőséget

biztosít a belső ellenőrök folyamatos fejlődésére.

Módszertan

A kompetenciafejlesztés célja az ismeretek, tudás és tehetségelemek folyamatos fejlesztése, mivel az új

ismeretek, tudás és tehetségelemek gyakorlati alkalmazása révén nő az alkalmazottak célorientáltsága és a teljes

rendszer hatékonysága, ezáltal nő a szervezet eredményessége.

A kompetencia fogalma felöleli:

a belső ellenőr által birtokolt ismereteket, tudást (mely lefedi annak szakmai területeit, ugyanakkor

kiemelt hangsúllyal tartalmazza a kommunikációs, csapat-együttműködési és rendszerelméleti

területeket);

a napi rutinná fejlesztett készségeket (mely szintén tartalmazza a kommunikációs és csapat-

együttműködési elemekkel kiegészített szakmai készségeket);

olyan szemléletmódbeli, beállítódási jellemzőket, melyek a korszerű belső ellenőrzési munka

elvégzéséhez nyújtanak megfelelő alapot;

az eddigi életút alapján kialakult személyiségjegyeket (melyek a biztosítják a kommunikációs és csapat-

együttműködési elemeket);

valamint azokat a tehetségelemeket, melyek a korszerű belső ellenőrzési munkához, annak önfejlődési

tartalékaihoz szükségesek.

Bkr. 22. § (2) c) A belső ellenőrzési vezető köteles biztosítani a belső ellenőrök szakmai

továbbképzését, ennek érdekében - a költségvetési szerv vezetője által jóváhagyott - éves

képzési tervet készíteni és gondoskodni annak megvalósításáról.

A szakmai fejlődés minden belső ellenőr egyéni felelőssége, azonban a belső

ellenőrzési vezető feladata a minden belső ellenőr számára személyre szabott éves képzési

terv elkészítése és megvalósítása. Az éves képzési terveket az ellenőrök teljesítményének

értékelése és az elvárt szaktudás alapján kell kialakítani. Az éves képzési terveket a

honvédelmi szervezet vezetője hagyja jóvá.

Az egyes ellenőrök esetében a fejlesztendő területeket az elvárt szakértelem és a

tényleges szaktudás összehasonlítása alapján kell meghatározni, amihez segítséget nyújthat

egy előzetesen egyeztetett, ellenőrzési szintekre lebontott tudás- és készségleltár, illetve

fejlesztési terv (2. számú iratminta).

-35-

A személyre szabott egyéni képzési terveket a beazonosított fejlesztési szükségletek

alapján kell meghatározni. A képzési tervek kialakításakor hangsúlyt kell fektetni a belső

ellenőrök kötelező képzése mellett a releváns szakmai képesítések (pl. IIA okleveles belső

ellenőr) megszerzésére is. Kiemelt képzési területnek kell tekinteni:

a speciális szakmai ismeretek megszerzését (pl. jogszabályi környezet változásai,

informatikailag támogatott ellenőrzési technikák, csalásra utaló jelek

beazonosítása),

a kommunikációs képességek javítását (pl. interjú, jelentésírás),

illetve a vezetői kompetenciák fejlesztését (pl. delegálási képességek,

időgazdálkodás).

Az egyéni képzési tervet a 3. számú iratminta szerint kell elkészíteni. A tervek

megvalósulását az év során folyamatosan nyomon kell követni és az egyes ellenőrök éves

teljesítményértékelésének részévé kell tenni.

A képzési tervek megvalósításához szükséges időszükségletet be kell tervezni a

stratégiai és az éves belső ellenőrzési tervekbe. Az egyéni képzési tervben szereplő

képzéseket a személyzeti, illetve humán szervekkel együttműködve a honvédelmi szervezet

éves képzési tervében, valamint a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség hazai

beiskolázási tervében is meg kell jeleníteni.

2) Külső szolgáltató bevonása

Bkr. 16. § (1) A belső ellenőrzési vezető jogosult

a) ideiglenes kapacitás kiegészítés vagy

b) speciális szakértelem szükségessége esetén

külső szolgáltató bevonására javaslatot tenni a költségvetési szerv vezetőjének.

(2) Ha a költségvetési szerv nem foglalkoztat belső ellenőrt, a költségvetési szerv

vezetője köteles gondoskodni a költségvetési szerv belső ellenőrzési tevékenységének

külső szolgáltató bevonásával történő megszervezéséről és ellátásáról.

(3) Amennyiben a belső ellenőrzési tevékenység ellátásába részben vagy egészben külső

szolgáltatót vonnak be, a külső szolgáltató a belső ellenőrzési tevékenység során minősített

adat megismerésére csak abban az esetben jogosult, ha a külső szolgáltató megfelel a

jogszabályokban meghatározott minősített adat védelmére vonatkozó előírásoknak.

(4) A belső ellenőrzési tevékenység (2) bekezdés szerinti megszervezésére vonatkozó

megállapodásban rendelkezni kell a 22. § (1) és (2) bekezdésében foglalt tevékenységek és

kötelességek ellátásának módjáról, valamint az alvállalkozó bevonásának lehetőségéről,

illetve annak feltételeiről.

(5) Az (1)–(4) bekezdés szerinti megállapodás alapján belső ellenőrzést végző

személynek – azon, a szolgáltatási tevékenység megkezdésének és folytatásának általános

szabályairól szóló 2009. évi LXXVI. törvény szerint a szabad szolgáltatásnyújtás jogával

rendelkező személyek kivételével, akik szakmájukat a külföldi bizonyítványok és

oklevelek elismeréséről szóló 2001. évi C. törvény rendelkezéseire figyelemmel határon

átnyúló szolgáltatás keretében kívánják gyakorolni – meg kell felelnie a 24. § (1)

bekezdésében meghatározott feltételeknek.

(6) Az (5) bekezdést nem kell alkalmazni akkor, ha a külső szolgáltató (1) bekezdés

szerinti bevonásának indoka olyan speciális szakértelem szükségessége, amellyel a belső

ellenőr képzettsége és szakmai tapasztalata ellenére nem rendelkezik, mert ahhoz

elengedhetetlen valamely más szakma, szakterület ismerete is.

(7) Amennyiben a költségvetési szerv a belső ellenőrzési tevékenység során külső

szolgáltatót is igénybe vesz, úgy a költségvetési szerv belső ellenőrei kötelesek a külső

szolgáltatóval és a külső szolgáltató által rendelkezésre bocsátott személyekkel

együttműködni. A külső szolgáltató vezetője a költségvetési szerv belső ellenőrei felett

utasítási joggal nem rendelkezik.

-36-

Külső szolgáltató igénybevételének szükségessége, feltételei, alapelvei

Amennyiben a honvédelmi szervezetnél – a belső ellenőrzési alapszabályban

foglaltak szerint – a belső ellenőrzési tevékenységet külső szolgáltató bevonásával látják el, az

erre vonatkozó megállapodásban rendelkezni kell a belső ellenőrzési vezetői feladatok és

kötelességek ellátásának módjáról.

A külső szolgáltató bevonásának – az arra irányuló felmérés elvégzését követően –

az alábbi indokai lehetnek:

A belső ellenőrzési tevékenység ellátásába külső szolgáltató bevonása

ideiglenesen kiegészítő jelleggel (pl. hosszabb betegállomány) történik [Bkr. 16. §

(1) a) pontja].

A belső ellenőrzési vezető jogosult külső szakértő bevonására javaslatot tenni a

honvédelmi szervezet vezetőjének, amennyiben a meglévő belső ellenőrzési

erőforrások nem megfelelőek az elvégzendő feladatok jellegéhez képest (speciális

szakértelmet igénylő ellenőrzések: pl. IT ellenőrzés, környezetvédelmi ellenőrzés,

adózás, szakfordítások, közbeszerzési szakértelem szükségessége, stb.) [Bkr. 16. §

(1) b) pontja].

A honvédelmi szervezet nem rendelkezik belső ellenőrzési egységgel, illetve

belső ellenőrrel, mivel önálló belső ellenőrzési egység kiépítése, belső ellenőr

rendszeresített beosztásban történő foglalkoztatása nem lenne gazdaságos. [Bkr.

16. § (2) bekezdése].

A külső szolgáltatónak munkája során be kell tartania a vonatkozó jogszabályi

előírásokat, a kapcsolódó nemzetközi és magyarországi államháztartási belső ellenőrzési

standardokat, valamint a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex előírásait és meg kell

felelnie a honvédelmi szervezet belső ellenőrzési kézikönyvében foglalt elvárásoknak.

A belső ellenőrzéstől elvárt eredményesség szempontjából nagyon fontos, hogy a

honvédelmi szervezet kellő alapossággal járjon el a külső szolgáltató bevonásakor annak

érdekében, hogy a végrehajtandó feladatok szempontjából megfelelő gyakorlatot szerzett és

tapasztalt szolgáltatóval szerződjön, aki egyben regisztrált belső ellenőr is.

Ha a honvédelmi szervezet vezetője vagy a belső ellenőrzési vezető külső szolgáltató

munkáját szándékozik igénybe venni, a megállapodás megkötése előtt meg kell vizsgálni, és

értékelni kell a külső szolgáltató kompetenciáját, függetlenségét és tárgyilagosságát a

teljesítendő feladatok tekintetében. Figyelemmel kell lenni továbbá arra, hogy:

a megbízás teljesítéséhez a külső szolgáltatónál a szükséges szaktudás, gyakorlat

és egyéb ismeretek rendelkezésre állnak-e;

a honvédelmi szervezet és a külső szolgáltató között nem áll-e fenn esetleges

vagyoni érdekeltség;

a külső szolgáltatónak van-e esetleges személyes vagy szakmai kapcsolata a

honvédelmi szervezet vezetőivel vagy más tagjával;

a külső szolgáltatónak voltak-e esetleges múltbeli kapcsolatai a honvédelmi

szervezettel, vagy a vizsgált tevékenységgel;

a külső szolgáltató a honvédelmi szervezet számára nyújtott-e szolgáltatást, vagy

esetleg vannak-e folyamatban lévő szolgáltatásai.

A külső szolgáltató képviseletében belső ellenőrzési tevékenységet végező

személynek regisztrált belső ellenőrnek kell lenni.

-37-

Amennyiben a külső szolgáltató bevonásával megvalósítandó belső ellenőrzési

tevékenység a külső szolgáltató, illetve munkatársainak nemzetbiztonsági ellenőrzését, illetve

vagyonnyilatkozat-tételét teszi szükségessé, a belső ellenőrzési vezetőnek a külső szolgáltató

bevonására tett javaslata kapcsán figyelembe kell vennie a fenti kötelezettségek teljesítése

által okozott többletterheket, a kötelezettségek teljesítéséhez szükséges határidőket és a

javaslatát ezen szempontok figyelembevételével kell megtennie a honvédelmi szervezet

vezetője felé. Ezen kötelezettségeket a külső szolgáltató szerződésébe is bele kell foglalni.

Ha külső szolgáltató igénybevétele a költségvetési erőforrások hiányában nem

megoldható, akkor a költségvetési szerv vezetője a HM utasítás 4. § (6) bekezdésében

foglaltakra figyelemmel kezdeményezheti a szolgálati elöljárójánál, annak alárendeltségébe

tartozó más honvédelmi szervezet belső ellenőrének konkrét belső ellenőrzési feladatra

történő vezénylését.

A külső szolgáltató munkájának felülvizsgálata alapján a belső ellenőrzési vezetőnek

vagy – amennyiben a belső ellenőrzési vezetői feladatokat a külső szolgáltató látja el – a

honvédelmi szervezet vezetőjének értékelnie kell az elvégzett munkát. Amennyiben egy belső

ellenőrzési feladat végrehajtásához annak speciális szakértelem igénye miatt külső szakértői

kapacitás biztosítása szükséges, a HM utasítás 4. § (9) bekezdésében foglaltakra figyelemmel

a szakértő felkérése fejezeten belül a saját, illetve más honvédelmi szervezet állományából is

történhet.

A külső szolgáltatóval kötött megállapodás elemei

Külső szolgáltató igénybevétele esetén írásbeli szolgáltatói megállapodást kell kötni,

mely megállapodások formája megbízási vagy vállalkozási szerződés lehet attól függően,

hogy milyen céllal kötik a megállapodást. Külső szolgáltató lehet magánszemély vagy jogi

személy, akinek a hozzáértéséről, felkészültségéről a honvédelmi szervezet vezetőjének

kötelessége meggyőződni.

A szerződésben rögzíteni kell, hogy:

a külső szolgáltató a vonatkozó hazai és nemzetközi jogszabályok, valamint belső

ellenőrzési standardok, szakmai, etikai normák szerint látja el ellenőrzési

feladatait;

a külső szolgáltató a megbízó honvédelmi szervezet által kialakított belső

ellenőrzési kézikönyveket és módszertani leírásokat, valamint a nemzetközi, hazai

belső ellenőrzési standardok és a nemzetközi legjobb gyakorlat követelményeit

maradéktalanul alkalmazni köteles.

Részletesen meg kell határozni:

a teljesítendő szolgáltatásokat (beleértve a munka célját és hatókörét);

azokat a kérdéseket, melyeket a megbízatással kapcsolatos tájékoztatásoknak

tartalmazniuk kell;

az irányadó jogszabályokat, amelyek figyelembevételével kell a tevékenységet

végezni;

a megfelelő nyilvántartásokhoz és fizikai eszközökhöz való hozzáférést, az

alkalmazottakkal való kapcsolattartást;

a megbízással kapcsolatos munkalapok, elkészült jelentések, munkaanyagok, stb.

tulajdonjogát és letétbe helyezését, illetve szükség szerint a szerzői jogokra

vonatkozó előírásokat;

a tevékenységek ütemezését, a feladatok elvégzésének határidejét;

-38-

kapcsolattartás módját;

az együttműködés rendjét: a megbízó honvédelmi szervezet által a külső

szolgáltató rendelkezésére bocsátott/bocsátandó dokumentumok felsorolását, az

információk átadására és felhasználására vonatkozó előírásokat;

a külső szolgáltató által készített ellenőrzési program, jelentés átadását a megbízó

részére (kinek, mikor, hány példányban);

az elkészült dokumentumok egyeztetésének, észrevételezésének rendjét;

az adatvédelemről szóló rendelkezéseket és azok betartásának kötelezettségét, a

titoktartásra vonatkozó elvárásokat;

az alvállalkozó bevonására vonatkozó lehetőséget, feltételeket.

a díjazás mértékét és ütemezését.

3) A belső ellenőrzési tevékenység értékelése

A belső ellenőrzési tevékenységet értékelő eljárások módszerei, eszközei a

következők:

az (egyéni) teljesítményértékelés (év végén);

a rendszeres időközönként (általában évente egyszer, az éves ellenőrzési jelentés

elkészítésével párhuzamosan) végzett önértékelés (csoport szintű értékelés);

a rendszeres időközönként (legalább 5 évente) végzett külső minőségértékelés;

az államháztartásért felelős miniszter azon tevékenysége, eljárása, melynek

keretében figyelemmel kíséri és vizsgálja a jogszabályok, irányelvek, módszertani

útmutatók, valamint a belső ellenőrzésre vonatkozó nemzetközi standardok

alkalmazását és végrehajtását (eseti jellegű értékelés).

A HM fejezetnél a belső ellenőri beosztást betöltők teljesítményértékelésére,

minősítésére az állományviszonyuk – hivatásos és szerződéses katona, kormánytisztviselő,

közalkalmazott – alapján a vonatkozó jogállási törvény – Hjt., Kttv., Kjt. – és a már

hivatkozott kapcsolódó végrehajtási rendeletek meghatározott a teljesítményértékelő és

minősítő rendszer működtetését írják elő.

A honvédelmi szervezeteknél a belső ellenőrök egyéni teljesítményértékelését az

állománycsoportra érvényes teljesítményértékelő, minősítő rendszerrel – annak bevezetett

módszertanával, a teljesítményértékelést-minősítést támogató segédleteivel – összhangban, a

belső ellenőrök teljesítményértékelésére vonatkozó szakmai ajánlásokra is figyelemmel kell

elvégezni.

A teljesítményértékelés a honvédelmi szervezet stratégiai céljainak elérését

támogató, a humánerőforrás-menedzsment részét képező eszköz, melynek lényegi eleme,

hogy horizontális és vertikális kommunikáció segítségével folyamatos visszajelzést és ez által

fejlődést biztosít mind az egyén, mind a honvédelmi szervezet számára. A

teljesítményértékelés szoros összefüggésben van más humánerőforrás-rendszerekkel, mint a

javadalmazás, a képzés, a karrierfejlesztés, az utódlás.

A belső ellenőrzési vezető feladata megfelelő teljesítményértékelési folyamat

kialakítása és működtetése a belső ellenőrzési egységen belül. A megfelelően kialakított

teljesítményértékelés visszajelzést ad a belső ellenőrzés és a belső ellenőrök hatékonyságáról

és eredményességéről, alapja a személyes és csoportszintű fejlesztési terveknek, illetve alapja

lehet az előléptetésnek és a javadalmazás változtatásának.

-39-

A belső ellenőr (egyéni) teljesítményének értékelése

A belső ellenőrök teljesítményét évente átfogóan kell értékelni, az elvégzett

ellenőrzések után tett értékelések és visszajelzések alapján. Az értékelés során a tényleges

teljesítményt össze kell vetni a munkaköri leírásokban és éves tervekben megfogalmazott

elvárásokkal.

Az értékelést előzetesen megfogalmazott és kommunikált értékelési kategóriák

szerint, a teljesítmények objektív mérése alapján kell elvégezni és a folyamatot megfelelően

dokumentálni kell. A teljesítményértékelési kategóriákat úgy kell kialakítani, hogy azok az

ellenőrzés megfelelő végrehajtása szempontjából kritikus területeket (pl. ellenőrzések

végrehajtása, kommunikáció, kapcsolattartás) lefedjék.

Módszertan

Az értékelési kategóriákon belül a teljesítmény mérésére és összehasonlítására alkalmas, lehetőleg objektív

célokat és mérőszámokat kell meghatározni, melyek:

egyediek;

mérhetőek;

megvalósíthatók;

reálisak;

időtartamhoz kötöttek.

A belső ellenőrzés csoport szintű teljesítményének értékelése

Az egyes ellenőrök teljesítményének mérése mellett a belső ellenőrzési vezető

feladata a belső ellenőrzési egység teljesítményének mérése is, melynek eredményét az éves

ellenőrzési jelentésben be kell mutatnia.

Módszertan

A belső ellenőrzési egység teljesítményének értékelése arról ad információt, hogy:

mennyire fogadhatóak el a belső ellenőrzés megállapításai,

mennyire hatékony és eredményes a belső ellenőrzés működése,

milyen szinten képes a belső ellenőrzési egység bizonyossággal szolgálni a honvédelmi szervezet

vezetése és a honvédelmi szervezet tevékenységét ellenőrző, felügyelő egyéb szervezetek számára.

A belső ellenőrzési egység teljesítményének értékelése egyben segíti a belső ellenőrzési vezetőt a belső

ellenőrzés teljesítményét javító lehetőségek feltárásában, beazonosításában.

A belső ellenőrzési vezető felel a belső ellenőrzés teljesítményének értékeléséért és

nyomon követéséért, szükség esetén a megfelelő működés helyreállítását biztosító lépések

megtételéért.

A teljesítményértékelés elsődleges eszközei, módszerei

A teljesítményértékelés elsődleges eszközei:

az ellenőrzést követő felmérő lapok, illetve

a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alkalmazása.

Az ellenőrzést követő felmérő lap rendeltetése az ellenőrzött honvédelmi

szervezettől, illetve szervezeti egységektől érkező minőségi visszacsatolás útján a belső

ellenőrzés teljesítményével kapcsolatos vélemények összegyűjtése. Az ellenőrzést követő

felmérő lap segítséget nyújt:

-40-

a belső ellenőrzés hatékonyságával és eredményességével kapcsolatos

információk összegyűjtésében,

a belső ellenőrzés teljesítményének fejlesztésére vonatkozó lehetőségek

azonosításában, ötletek, illetve vélemények összegyűjtésében.

Az ellenőrzést követő felmérő lapot minden elvégzett ellenőrzés után a

vizsgálatvezető küldi meg az ellenőrzött terület vezetőjének az ellenőrzési jelentés

megküldésével egyidejűleg.

A felmérő lapok beérkezését követően a vizsgálatvezető és a belső ellenőrzési vezető

értékeli és összesíti a felmérés eredményeit. A felmérő lapok rávilágítanak a belső ellenőrzés

és egy-egy belső ellenőr elfogadottságára, megítélésére, és hosszabb időtávon keresztül

alkalmazva megfelelően objektív képpel szolgálhatnak. Célszerű a felmérő lapokat

ellenőrzésenként és időszakonként a belső ellenőrzési egységen belül közösen is kiértékelni.

A kiértékelés eredménye a belső ellenőrzés munkájáról szóló beszámolókba is beépíthető.

Az ellenőrzést követő felmérő lapot az adott ellenőrzés Konkrét belső ellenőrzési

gyűjtőjében (mappájában) kell tárolni.

Az ellenőrzést követő felmérő lap formáját a 37. számú iratminta tartalmazza.

A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény-mérőszámok,

amelyek lehetővé teszik a belső ellenőrzési vezető számára, hogy mennyiségi méréseket

végezzen, és a belső ellenőrzés teljesítményét erre alapozva értékelje.

A teljesítménymutatók (pl. felhasznált munkanapok száma, elfogadott javaslatok

száma, az ellenőrzési terv végrehajtása, stb.) elemzése segíti a belső ellenőrzési vezetőt abban,

hogy összehasonlítást végezzen a belső ellenőrzés adott időszakra vonatkozó teljesítményével

kapcsolatosan, és azonosítsa azon területeket, ahol fejlődésre van szükség.

A KTM-eket az éves ellenőrzési tervben meghatározott alapvető információk és az

ellenőrzési nyilvántartásban szereplő ellenőrzési információk felhasználásával lehet

kiszámolni. A vizsgálatvezetőnek meg kell győződnie arról, hogy a szükséges adatokat úgy

tartják nyilván az egyes végrehajtott ellenőrzésekkel kapcsolatosan, hogy azokból a belső

ellenőrzési vezető negyedévenként, de legalább évente ki tudja számolni a KTM-eket.

A belső ellenőrzés által használt KTM-ek listáját a 38. számú iratminta tartalmazza.

A belső ellenőrzésekről a 39. számú iratminta szerinti nyilvántartást kell vezetni. A

nyilvántartásban ki kell mutatni, hogy az egyes ellenőrök, a vizsgálatvezető, valamint a belső

ellenőrzési vezető mennyi időt fordított az egyes ellenőrzési lépésekre (előkészítés, helyszíni

vizsgálat, jelentéskészítés). A nyilvántartásban az ellenőrzés időráfordításának személyre

szóló adatai az egyes ellenőrök elfoglaltságáról vezetett kimutatás feldolgozásával

biztosíthatók.

Önértékelés

Bkr. 48. § Az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató

figyelembevételével elkészített éves ellenőrzési jelentés, illetve összefoglaló éves

ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az

alábbiak szerint:

aa) az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése;

ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása;

ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása;

-41-

A vonatkozó jogszabályi előírás alapján a belső ellenőrzési vezető felelőssége, hogy

évente legalább egyszer elvégezze az önértékelést, melyet szükség szerint ennél gyakrabban is

megtehet.

Az önértékelés egyfajta teljesítményértékelésnek tekinthető a belső ellenőrzés éves

munkájáról.

Az önértékelés elkészítéséhez a belső ellenőrzési vezető felhasználhatja:

az ellenőrzött honvédelmi szervezettől, területtől, szervezeti egységtől érkező

visszajelzéseket és véleményeket az ellenőrzést követő felmérőlapok

feldolgozásával;

a jelentés évében végzett ellenőrzésekről folyamatosan készített

minőségbiztosítási ellenőrzési listák (31. – 36. számú iratminták) összefoglaló

eredményeit,

a kulcsfontosságú teljesítménymutatók alakulásának elemzését, értékelését,

az ellenőrzések nyilvántartását az átlagos időráfordítások elemzésére,

az egyes belső ellenőri munkatársak képzésének és fejlesztésének értékelését.

Külső minőségértékelés

Külső értékelések az IIA Normák (IIA 13129) alapján

Az IIA Normák szerint külső értékeléseket öt évente legalább egyszer el kell

végeztetni egy a honvédelmi szervezeten kívüli képesített, független értékelő személlyel vagy

csoporttal.

A belső ellenőrzési vezetőnek meg kell tárgyalnia a honvédelmi szervezet

vezetőjével, hogy

szükség van-e gyakoribb külső értékelésre, és

megfelelő-e a külső értékelő személy vagy csoport képesítése és függetlensége,

beleértve bármely lehetséges összeférhetetlenséget.

A belső ellenőrzési tevékenység külső minőségértékelését úgy kell elvégezni, hogy

ennek alapján a belső ellenőrzési tevékenység és a Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezet

Standardjainak és Gyakorlati Útmutatóinak összhangjáról véleményt lehessen alkotni.

A belső ellenőrzési tevékenység értékelése mellett a külső minőségértékelésnek

lehetőség szerint fejlesztési javaslatokat is tartalmaznia kell, melynek célja az ellenőrzési

tevékenység eredményesebb és hatékonyabb végzésének elősegítése. Ezáltal a külső

minőségértékelések különösen értékesek lehetnek a belső ellenőrzési vezető, valamint a belső

ellenőrök számára.

A külső minőségértékelést végzőkkel szembeni követelmények:

Függetlennek kell lenniük a honvédelmi szervezettől és a vizsgált belső

ellenőrzési tevékenységtől.

A minőségértékelést végző csoportnak olyan személyekből kell állnia, akik

szakmailag kompetensek a belső ellenőrzés és a külső minőségértékelés terén

egyaránt.

Az értékelendő belső ellenőrzési egységgel és annak alkalmazottaival

kapcsolatosan minden kötelezettségtől, érdekeltségtől mentesnek kell lenniük.

A honvédelmi szervezet más szervezeti egységeinél állományban lévő személyek

nem tekinthetők függetlennek a külső értékelés szempontjából.

-42-

Kiválasztáskor az értékelő valós vagy látszólagos összeférhetetlenségét

figyelembe kell venni, amely a honvédelmi szervezettel vagy annak belső

ellenőrzési tevékenységével meglévő jelenlegi vagy múltbeli kapcsolatain

alapulhat.

Az értékelést végző csapatnak a feddhetetlenség elve értelmében becsületesnek és

pártatlannak kell lennie.

Az objektivitás elve pártatlan, az ítéletalkotás szempontjából becsületes

hozzáállásra, valamint az összeférhetetlenségek elkerülésére kötelez.

A szolgáltatásokat és a közösség bizalmát nem szabad személyes nyereségnek

vagy előnyöknek alárendelni.

A titoktartási követelményeket be kell tartaniuk.

Jól kell ismerniük a nemzetközi és magyarországi belső ellenőrzési standardokat.

Jártasnak kell lenniük a legjobb szakmai gyakorlatok terén.

Legalább három év friss vezetői szintű tapasztalattal kell rendelkezniük a belső

ellenőrzés gyakorlatában.

Képzett ellenőrzési szakembernek kell lenniük (pl. a belső ellenőrzés területén

releváns gyakorlattal rendelkező közgazdász, jogász, CIA vagy CISA okleveles

ellenőr, aki IIA minőségbiztosítási ellenőr, egyéb kompetens ellenőr, tanácsadó,

külső ellenőr vagy egyéb, a belső ellenőrzési szakmában dolgozó külső

szolgáltató).

Az információs technológiák terén szakmai tapasztalattal kell rendelkezniük.

Más területek szakértői is segíthetik a külső értékelést végző csoport munkáját (pl.

statisztikai mintavétel terén képzett személyek is részt vehetnek az értékelés

bizonyos feladataiban).

A külső minőségértékelésnek számos elvárásnak kell megfelelnie:

az IIA Normáknak;

a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak;

a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexnek;

a belső ellenőrzési Alapszabálynak;

a belső szabályzatainak, eljárásainak, gyakorlatainak;

az alkalmazandó jogszabályoknak és szabályozási követelményeknek;

a honvédelmi szervezet vezetése által a belső ellenőrzési tevékenységgel szemben

megfogalmazott elvárásoknak;

a belső ellenőrzési tevékenység során alkalmazott eszközöknek, módszereknek és

legjobb gyakorlatoknak.

A független külső jóváhagyással végzett önértékelés

A belső ellenőrzési vezető dönthet úgy, hogy a külső minőségértékelést az ún.

független külső jóváhagyással végzett önértékelés módszerével végezze el.

A független külső jóváhagyással végzett önértékelés legfőbb jellemzői:

átfogó és részletesen dokumentált önértékelési folyamat;

egy képzett minőségértékelő által végzett független helyszíni jóváhagyás;

gazdaságos idő- és erőforrás-szükséglet.

Az önértékelést ebben az esetben a belső ellenőrzési vezető által vezetett csoport

végzi. Egy képzett, független értékelő megvizsgálja az önértékelést annak érdekében, hogy

jóváhagyja az eredményeket, és kifejezze véleményét a tevékenység a Belső Ellenőrök

Nemzetközi Szervezete Standardjainak való megfeleléséről.

-43-

Az ötévente legalább egyszer elvégzendő külső minőségértékelésre a teljes külső

értékelés a lehető leghasznosabb módszer. A független jóváhagyással végzett önértékelés

elsősorban a kisebb belső ellenőrzési kapacitással rendelkező honvédelmi szervezeteknél

további lehetőséget jelent az (1312 számú) IIA Normának való megfelelésre.

Tájékoztatás az eredményekről

A külső minőségértékelés előzetes eredményeit az értékelés folyamán és végén meg

kell beszélni a belső ellenőrzési vezetővel. A végső eredményeket közölni kell a belső

ellenőrzési vezetővel, valamint a honvédelmi szervezet vezetőjével. Indokolt esetben a

honvédelmi szervezet felügyeletét ellátó szervet is tájékoztatni kell a külső minőségértékelés

eredményeiről. A tájékoztatásnak tartalmaznia kell:

Egy strukturált értékelési folyamat alapján megfogalmazott véleményt a belső

ellenőrzési tevékenység standardoknak való megfelelésére vonatkozóan. A

„Standardoknak megfelelő” kifejezés azt jelenti, hogy a belső ellenőrzési

tevékenység gyakorlata, egészében véve, eleget tesz az IIA Standardokban foglalt

követelményeknek. A „nem a Standardoknak megfelelő” kifejezés azt jelenti,

hogy belső ellenőrzési tevékenység gyakorlatában tapasztalt hiányosságok hatása

olyan jelentős és annyira súlyos, hogy veszélyezteti a belső ellenőrzési

tevékenység feladatainak ellátását. A külső értékelés eredményeire vonatkozó

vélemény megfogalmazása megbízható ítéletalkotást, feddhetetlenséget és kellő

szakmai gondosságot feltételez.

Az értékelés alatt megfigyelt, valamint a tevékenységben esetleg használható

legjobb gyakorlat alkalmazásának felmérését és értékelését.

Fejlesztési javaslatokat, ahol ez lehetséges.

A belső ellenőrzési vezető válaszát, amely egy intézkedési tervet tartalmaz és

megjelöli a végrehajtási határidőket.

-44-

IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése

Tartalmi elemek

A stratégiai és az éves ellenőrzési terv vonatkozásában a teljes tervezési folyamat leírása (lépések,

dokumentumok, felelősök, feladatok, határidők, módszerek stb.):

a tervezés alapelvei;

a tervezés előkészítése;

a kockázatelemzési módszertan leírása;

a stratégiai ellenőrzési terv és éves ellenőrzési terv

(fejezetet irányító esetén összefoglaló éves ellenőrzési terv);

erőforrások elosztása;

a tervek módosítása.

1) A tervezés alapelvei

Bkr. 29. § (1) Az ellenőrzési munka megtervezéséhez a belső ellenőrzési vezető

kockázatelemzés alapján - az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani

útmutató figyelembevételével - stratégiai ellenőrzési tervet és éves ellenőrzési tervet készít,

amelyeket a költségvetési szerv vezetője hagy jóvá.

Az ellenőrzés tervezési folyamata során a következő kulcsfontosságú alapelveket

kell követni:

a) A tervezést folyamatokra és az azokban rejlő kockázatokra kell alapozni

Az ellenőrzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a belső ellenőrzés vezetője

a folyamat alapú kockázatelemzés eredményeit felhasználva jár el.

b) A tervezésnek a jövőbe kell tekintenie A stratégiai ellenőrzési tervnek a Bkr. 30. § (1) bekezdése alapján négy évet kell

lefednie. A legmagasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi időpontra kell

tervezni. Az ilyen folyamatokat meghatározott rendszerességgel, 1-2 évente újra bele kell

foglalni az éves ellenőrzési tervbe.

c) A tervezésnek folyamatosnak kell lennie A tervezés folyamatában mindvégig célszerű betartani a gördülő tervezés elvét. A

stratégiai ellenőrzési tervben a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztéseket évente –

összhangban a szervezet hosszú távú céljaival – felülvizsgálni kell. Ezzel párhuzamosan év

végén – a stratégiai fejlesztések és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokra és a

belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokra figyelemmel – el kell készíteni a következő

évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet.

d) A tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie A belső ellenőrzések tervezésének figyelemmel kell lennie a honvédelmi szervezetre

ható változásokra. Előfordulhat, hogy azok a területek, amelyek egy adott időpontban jelentős

kockázatúnak minősültek, a továbbiakban az irányítási és a kontrollmechanizmusban

bekövetkező kedvező változások hatására már nem lesznek azok és fordítva. Ezért a

honvédelmi szervezet kockázati struktúráját évente értékelni, és az ellenőrzési terveket ennek

megfelelően módosítani kell.

-45-

e) A fejezetszintű belső ellenőrzések tervezésének specialitása

A fejezetszintű belső ellenőrzési feladatok prioritásainak kidolgozása során a HM

BEF főosztályvezetője és az MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője a vizsgálati körbe tartozó

honvédelmi szervezetek és területek jellemző paramétereire épülő kockázatelemzés

eredményeit felhasználva jár el.

f) A belső ellenőrzések tervezésében biztosítani kell a koordinációt

A belső ellenőrzések tervezésének koordinációját fejezetnél a HM BEF

főosztályvezetője irányítja. A koordináció eszközeit, módszereit képezi:

a fejezeti tervezési útmutató kiadása;

a honvédelmi szervezetek belső ellenőri konferenciája keretében a tervezési

irányelvek, a lényeges és kockázatos folyamatok, területek egyeztetése;

a HM tervező szervekkel együttműködésben a fejezeti célkitűzésekben

bekövetkező változások nyomon követése, a kockázatelemzés lényeges elemeinek

és kockázati tényezőinek egyeztetése;

a kormányzati ellenőrzések KEHI általi koordinációja keretében a fejezet

képviselete.

A belső ellenőrzés tervezésének minőségbiztosításához ellenőrzési listákat kell

alkalmazni, amelyek formáját a 31. – 33. számú iratminták tartalmazzák.

Az ellenőrzési listákat, melyek az ellenőrzés folyamatát érintően az önellenőrzés

lényeges eszközei – külön a fejezetszintű, valamint az intézményi szintű belső ellenőrzésekről

– a belső ellenőrzési vezetőnek kell elkészítenie a tervezés folyamán, de legkésőbb az éves

terv megküldési határidejéig.

2) A tervezés előkészítése

A tervezés előkészítése magában foglalja a kockázatelemzést megelőző előkészítő

lépéseket, valamint magát a kockázatelemzést.

A kockázatelemzést megelőző előkészítés során a belső ellenőrzés:

elemzi a honvédelmi szervezet külső és belső kontrollkörnyezetét annak

érdekében, hogy azonosítsa az ellenőrzési tervezés során figyelembe veendő

változásokat;

értelmezi a honvédelmi szervezet célkitűzéseit, beleértve a belső ellenőrzés

céljait is;

azonosítja a folyamatokat, illetve az adott folyamat irányításáért, működtetésért

felelős személyeket, azaz a folyamatgazdákat,

a honvédelmi szervezet vezetőivel egyezteti az egyes folyamatok – szervezeti

célkitűzésekhez viszonyított – fontosságát;

megvitatja a honvédelmi szervezet vezetőivel, mit várnak el a belső

ellenőrzéstől;

a honvédelmi szervezet vezetőivel közösen meghatározza a belső ellenőrzési

fókuszt.

A tervezés előkészítési folyamatát a belső ellenőrzési vezető irányítja, a belső

ellenőrök pedig aktív közreműködésükkel segítik a munkáját.

A tervezés előkészítésének minőségbiztosításához az ellenőrzési listát a 31. számú

iratminta tartalmazza.

-46-

Általános felmérés

Az általános felmérés részeként a honvédelmi szervezet külső és belső

kontrollkörnyezetének vizsgálatára kerül sor. Ennek keretében a belső ellenőrzés összegyűjti

és elemzi a honvédelmi szervezet működési környezetében és folyamataiban történt

változásokra vonatkozóan rendelkezésre álló információkat.

A környezet változásának elsődleges forrásai:

hazai és európai uniós jogszabályi változások;

gazdasági-politikai környezet változása;

a honvédelmi szervezet stratégiájának, célkitűzéseinek, rövid- és hosszú távú

feladattervének változása;

belső szervezeti változások;

belső eljárások, ellenőrzési nyomvonalak, kézikönyvek változása.

Ezek a változások a honvédelmi szervezet folyamataiban rejlő kockázatok

azonosítása szempontjából kiemelten fontosak, ezért a belső ellenőrzésnek arra kell

törekednie, hogy összegyűjtsön minden információt a honvédelmi szervezetről a vezetőségtől,

valamint egyes szervezeti egységeitől.

Az általános felmérés nem azt jelenti, hogy a belső ellenőrzés az adott honvédelmi

szervezet belső kontrollkörnyezetéről folyamatosan szerzi be a naprakész információkat. Az

általános felmérésnek a célja, hogy a belső ellenőrzés a munkájához megismerje annak a

területnek a legfőbb jellegzetességeit, amit majd a tervezéskor az ellenőrzési feladatok közé

vagy a konkrét belső ellenőrzés során az elvégezendő feladatai közé kell besorolnia, és a

konkrét belső ellenőrzésnél vizsgálnia kell. Az általános felmérés eredményeként a

honvédelmi szervezet legalapvetőbb működési rendjének „nyitott könyvként” kell a belső

ellenőrzés rendelkezésére állnia.

A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása

A belső ellenőrzés a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása során a honvédelmi

szervezet működési folyamataira koncentrál. A folyamatok a honvédelmi szervezet

célkitűzéseinek elérése érdekében kerültek kialakításra és ennek érdekében működnek.

Különösen fontos ezért a tervezés során figyelembe venni a honvédelmi szervezet működési

folyamatait, és azonosítani a folyamatgazdákat, vagyis azokat a személyeket a honvédelmi

szervezeten belül, akik elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért,

működtetéséért.

A folyamatok és folyamatgazdák azonosítását, valamint a folyamatok jelentőségének

(pl. 1-4-ig terjedő skálán történő) elemzését lehetőleg a honvédelmi szervezet érintett

vezetőivel közösen kell elvégezni. A vezetők bevonása történhet vezetői interjúk,

munkamegbeszélések keretében, illetve az elkészült folyamatlista a vezetés részére

észrevételezésre történő megküldésével is. A honvédelmi szervezetnél az operatív belső

kontrollok rendszerében kialakított ellenőrzési nyomvonalak segítenek a folyamatok

azonosításában, megértésében.

Fontos megemlíteni, hogy mindez nem a folyamatok relatív kockázatosságáról szóló

vita, hanem egy módszer a kockázatelemzés időpontjában, a legfontosabb folyamatok

meghatározására. Az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének

eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végeredményének kialakításához.

-47-

A folyamatok és folyamatgazdák azonosítása eredményeképpen Folyamatlista

készül, melyet a 4. számú iratminta tartalmaz.

A honvédelmi szervezet folyamatait főfolyamatok mentén kell csoportosítani

(pl.: Humánerőforrás-gazdálkodás), amelyek rész-/alfolyamatokra oszthatók (pl.: Munkaerő

felvétel; Képzés, oktatás, stb.). Az ellenőrzési nyomvonal és a működési folyamatok nem

ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése feltételezi,

hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerültek az adott

honvédelmi szervezetnél.

A belső ellenőrzési fókusz kialakítása

A belső ellenőrzési fókusz a belső ellenőröknek és a honvédelmi szervezet

vezetőjének azon közös nézetét, elképzeléseit jelenti, hogy a belső ellenőrzésnek elsősorban

mely területekre kell irányítania erőforrásait. A belső ellenőrzési fókusznak a honvédelmi

szervezet vezetőivel a kockázatelemzéshez lefolytatott interjúkon, vagy egyéb

munkaértekezleteken, munkamegbeszéléseken történő közös kialakítása a tervezés

előkészítési folyamat egyik legfontosabb lépése. A belső ellenőrzési fókusz a belső

ellenőrzést segíti a magas kockázatúnak tekintett folyamatok rangsorolásában, illetve az

ellenőrzött tevékenységek és egységek közötti erőforrás-allokáció meghatározásában, vagyis a

belső ellenőrzéssel szemben támasztott vezetői elvárások azonosításában. A belső ellenőrzési

fókuszt a honvédelmi szervezet célkitűzéseinek és a honvédelmi szervezet vezetőinek belső

ellenőrzésre vonatkozó speciális elvárásainak figyelembevételével kell kialakítani.

A honvédelmi szervezet célkitűzései

A honvédelmi szervezet célkitűzéseinek feltárása során a belső ellenőrzésnek a

honvédelmi szervezet vezetőivel meg kell vitatnia és értelmeznie kell a honvédelmi szervezet

stratégiai időtávú és rövidtávú, éves célkitűzéseit annak érdekében, hogy ellenőrzési

erőforrásait ezen célok elérésének támogatására mozgósítsa. Míg egyes célkitűzések hosszabb

ideig változatlanok maradhatnak (pl.: az EU működési irányelveinek való megfelelés), addig

új célkitűzések is felmerülhetnek minden évben (pl.: az adatfeldolgozáshoz használatos új

informatikai rendszer zökkenőmentes bevezetése). A célkitűzések megvalósítása

szempontjából kritikus tényezőket szintén meg kell vitatni a honvédelmi szervezet vezetőivel.

Ezeknek a kérdéseknek a megválaszolására irányuló megbeszéléseket felső vezetői

szinten tartják a honvédelmi szervezet és a belső ellenőrzés vezetői. A kockázatelemzés és az

ellenőrzés végrehajtása során mindezt majd részletekbe menően a folyamatgazdákkal közösen

határozzák meg.

A vezetők elvárásai

A vezetők elvárásai alatt annak meghatározása értendő, hogy a honvédelmi szervezet

vezetői milyen kérdésköröket, feladatokat illetően számítanak a belső ellenőrzés

bizonyosságot adó, illetve tanácsadó tevékenységére.

A honvédelmi szervezet vezetőinek lehetnek speciális elvárásai a belső ellenőrzéssel

szemben. Ezek az elvárások általában a vezetők egyes, a honvédelmi szervezet működésével

kapcsolatos főbb elgondolásaiból adódnak (pl.: egy speciális működési irányelvnek való

megfelelés). Ezeket az elvárásokat az éves ellenőrzési terv elkészítése során figyelembe kell

venni.

-48-

A belső ellenőrzési fókusz

A belső ellenőrzési fókuszt az elfogadott szervezeti célkitűzések és egyeztetett

vezetői elvárások alapján a belső ellenőrzésnek és a honvédelmi szervezet vezetőinek közösen

kell kialakítaniuk. A belső ellenőrzési fókusz megadja azokat a főbb elemeket, amelyek

mentén az ellenőrök a kockázatokat elemezni fogják, és amelyekre a belső ellenőrzés a

feladatainak ellátása érdekében koncentrálni fog. (5. számú iratminta: Belső ellenőrzési

fókusz)

A honvédelmi szervezet célkitűzéseinek, a vezetés elvárásainak megismerése és a

belső ellenőrzési fókusz kialakítása érdekében lefolytatott interjúhoz támogatást nyújt a 6.

számú iratminta.

3) Kockázatelemzés

A kockázatelemzési folyamat célja, hogy azonosítsa, elemezze, rangsorolja és

dokumentálja a honvédelmi szervezet folyamataiban és főbb szervezeti egységeinél létező

kockázatokat. A kockázatelemzés az első lépés ahhoz, hogy az éves ellenőrzési tevékenységet

a honvédelmi szervezet vezetőivel egyetértésben meghatározott belső ellenőrzési fókusszal

összehangolják.

A kockázatelemzés szolgáltatja a legfontosabb információt a belső ellenőrzési

tevékenységek (konkrét ellenőrzések) előkészítéséhez is.

A kockázatelemzést a belső ellenőrzési vezető irányítja, aki a belső ellenőröket

szükség szerint bevonja a munkába és informálja őket minden egyes lépésről.

A kockázatelemzés minőségbiztosításához az ellenőrzési listát a 32. számú iratminta

tartalmazza.

A folyamat alapú kockázatelemzési módszertan

A kockázatelemzés gyakorlatban történő alkalmazásának támogatására az egyes

lépésekhez iratminták tartoznak, melyek példa jelleggel mutatják be a kockázatelemzés

gyakorlatát.

A szervezet folyamatainak megértése

A kockázatelemzés első lépése a honvédelmi szervezet valamennyi, az elemzésbe

bevont fő- és alfolyamatainak meghatározása. A folyamatokban rejlő főbb kockázatok

azonosításának első lépéseként a belső ellenőrzésnek meg kell értenie a főbb folyamatokat.

Ennek érdekében – a vonatkozó belső szabályzatok megismerését követően – a folyamatok

felelőseivel (folyamatgazdákkal), illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont

kulcsfontosságú személyekkel interjúkat és munkamegbeszéléseket kell tartani. Ehhez nyújt

segítséget a kockázatfelmérési kérdőív a folyamatgazdák részére (7. számú iratminta).

Módszertan

A folyamatgazdákkal folytatott megbeszélés során az általános összefüggésekből kiindulva, fokozatosan el kell

jutni az egyedi jellemzők megértéséig. A belső ellenőrzési fókuszra való összpontosítás mellett, a megbeszélésen

figyelemmel kell lenni az alábbiak feltárására:

A folyamat célja és tárgya:

Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a vezetőség által meghatározott, a célok elérése

szempontjából fontos tényezőket. A folyamat céljainak közvetlenül kapcsolódniuk kell a honvédelmi szervezet

céljaihoz, illetve a meglévő egyéb célokhoz (pl. jogszabályi megfelelés).

-49-

A folyamat általános jellemzése:

A folyamatok kezdete, vége, kulcsfontosságú inputjai, outputjai, eredményei (outcome) és változásai, a

részfolyamatok, az információ technológia hatása a folyamatra, illetve más fontos információk.

Kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM), különös tekintettel az alábbiakra:

A KTM-eket használják a folyamatnak a meghatározott kritikus sikertényezők és szervezeti célok

szempontjából történő monitoringjához;

Eljárások a kedvezőtlenül alakuló KTM-ek esetén; A KTM-ek külső és belső összehasonlítása (benchmarking) a folyamat teljesítményének folyamatos

fejlesztése érdekében.

Azt követően, hogy az elemzésbe bevont valamennyi folyamat meghatározásra és

értelmezésre került, szükséges megvizsgálni a működési folyamatok belső ellenőrzési

fókuszhoz viszonyított relatív jelentőségét.

A működési folyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentősége

magas, közepes és alacsony lehet, ami függ:

a belső ellenőrzési fókusz minden elemének relatív fontosságától (pl.: mi a

legfontosabb célkitűzés);

a folyamatok relatív fontosságától (pl.: ez a folyamat kritikus-e a célkitűzés

elérése szempontjából).

Ezt az elemzést a honvédelmi szervezet vezetőjével, a folyamatgazdákkal, illetve a

folyamatban érintett kulcsszereplőkkel közösen kell elvégezni. Ennek során konszenzusra kell

jutni a folyamatok jelentőségének összesített értékelése tekintetében.

Módszertan

Az adott folyamat jelentőségének meghatározása alatt az adott folyamatoknak a célkitűzések elérésében jelentett

szerepét kell érteni, amely a kockázatelemzés során az adott folyamat súlyát fogja megadni, ezáltal hozzájárulva

a kockázatelemzés és a tervezés minőségének növeléséhez.

Fontos hangsúlyozni, hogy a működési folyamatok relatív jelentősége nem egyfajta vita a folyamatok

létjogosultságáról, adott folyamat relatív jelentőségét mindig az aktuális szervezeti célokhoz való hozzájárulás

mértékéhez képest állapítjuk meg. A belső ellenőrzésnek természetesen tisztában kell lennie azzal, hogy a

honvédelmi szervezet folyamatai nem önkényesen, hanem a szervezeti célok megvalósítása érdekében kerültek

kialakításra, az adott cél vagy részcél eléréshez minden egyes folyamat és alfolyamat hozzájárul.

Ugyanakkor a tervezés, kockázatelemzés időszakában minden bizonnyal vannak olyan folyamatok, amelyek

relatív jelentősége az aktuális szervezeti célok alapján magasabb vagy alacsonyabb. Ez a módszer tehát arra

alkalmas, hogy az elfogadott belső ellenőrzési fókusz vonatkozásában a legjelentősebb folyamatokat

meghatározza. A feltérképezés és az elemzés eredményeit a folyamatok összesített kockázatelemzésének

eredményével együtt kell felhasználni a kockázatelemzés végső eredményének kialakításához.

A fő- és alfolyamatok belső ellenőrzési fókuszhoz viszonyított relatív jelentőségének

elemzését a 8. számú iratminta szerinti mátrix alkalmazásával kell elkészíteni.

Kockázati tényezők és a főbb kontrollpontok azonosítása, elemzése

A belső ellenőrzés a folyamatok és alfolyamatok részletes megismerését és

megértését követően tudja azonosítani a folyamathoz kapcsolódó főbb kockázatokat.

-50-

Módszertan

Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység elmulasztása, ami befolyásolhatja

a honvédelmi szervezet működését, a célok elérését (explicit vagy implicit). Minden kockázatnak két lényeges

jellemzője van:

A bekövetkezésének valószínűsége;

A bekövetkezés hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).

A belső ellenőrzési fókusszal és a folyamat jellegével összefüggő alábbi kérdések

megválaszolása segít a kockázatok azonosításában:

Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat

a céloknak megfelelően funkcionáljon?

A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését?

Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb

veszteséget eredményezhet?

Módszertan

Hogyan kell megfogalmazni a kockázatot?

Tevékenység / Cél:

"Új számítógépes rendszer bevezetése 2012. év végéig, az utólagos ellenőrzések

eredményeinek vizsgálatához"

A kockázat szöveges leírása Megjegyzés

"Új számítógépes rendszer bevezetésének

elmulasztása az utólagos ellenőrzések

eredményeinek vizsgálatához."

ROSSZ: Az itt megfogalmazott kockázat

egyszerűen ellentéte a végrehajtani kívánt

tevékenységnek / célnak.

"Személyzet hiánya."

NEM JÓ: Ez a kockázati leírás nem ad

elegendő információt az érintett

tevékenységre / célra gyakorolt hatásról,

illetve nem tárja fel a kockázat pontos okát.

"A megfelelő személyzet hiánya késéseket

eredményezhet a rendszer bevezetésében."

NEM ROSSZ: Ebben az esetben a célra

gyakorolt hatás már említésre kerül, igaz nem

teljesen precízen. A kockázat okáról azonban

nem ad felvilágosítást.

"Jelentősen késik a projekt megvalósítása

(nagyjából 10-12 hónappal) mert nem áll

rendelkezésre megfelelő személyzet. Ennek

oka részben az elégtelen munkaerő

továbbképzés."

IDEÁLIS: Számszerű becslést tartalmaz a

lehetséges hatásról és az ok is beazonosításra

került.

A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) elkészítése

A Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM, 7. számú iratminta).

-51-

A honvédelmi szervezet folyamataira vonatkozó, következetes kockázatelemzés

végrehajtásának elsődleges eszköze.

A KKM-nek az elfogadott kockázati tűréshatáron (tolerancia szinten) kell alapulnia.

Az egységesség érdekében a KKM-et a belső ellenőrzésnek kell elkészítenie.

Módszertan

Kockázati tényező:

olyan tényező vagy körülmény, ami előidézheti a kockázatokat;

olyan helyzet, amely kedvez a kockázatok bekövetkezésének.

Egy azonosított kockázat célokra való hatásának megítélésére a KKM elemzési

rangsort nyújt, amely lehet magas, jelentős, mérsékelt és alacsony hatás.

A KKM minden egyes kockázati tényezőhöz elemzési kategóriákat rendel a vezetők

kockázati toleranciája alapján. Ezek a toleranciák mind a vezetők kockázathoz való

viszonyulásának, mind a kockázati tényező alapjául szolgáló célkitűzés fontosságának

megfelelnek.

A KKM az azonosított kockázat bekövetkezési valószínűségének megítéléséhez

szükséges elemzési rangsort is tartalmazza, amely lehet magas, jelentős, mérsékelt és

alacsony bekövetkezési valószínűség.

A kockázatelemzés folyamatában minden egyes azonosított kockázatot a KKM

használatával kell értékelni. Ezután az azonosított kockázat átfogó elemzéséhez a hatásokra és

a valószínűségekre vonatkozó ismereteket, becsléseket össze kell kapcsolni.

Módszertan

Fontos megemlíteni, hogy a KKM a kockázatelemzés teljes szubjektivitását nem tudja kiszűrni. Az elemzés

megkönnyítése érdekében azonban iránymutatást ad annak lefolytatásához, amely a honvédelmi szervezetről

egy, a belső ellenőrzés és a vezetők által készített, következetesebb kockázatelemzést tesz lehetővé. Ez a

kockázatelemzési módszer a folyamatgazdákkal folytatott viták valószínűségét szintén csökkenti, mivel az

elemzési kritériumok a honvédelmi szervezet vezetőivel együtt, közösen kerülnek meghatározásra.

Minden egyes fő- és alfolyamathoz meghatározott kockázatokat a KKM-ben a

kockázati tényezők mentén két szempont szerint kell értékelni:

a kockázati tényező bekövetkezési valószínűsége (mely lehet: magas, jelentős,

mérsékelt és alacsony; vagy számszerű értékkel, pl. magas: 4, jelentős: 3,

mérsékelt: 2, alacsony: 1) valamint;

a kockázati tényező célokra gyakorolt hatása (mely lehet: magas, jelentős,

mérsékelt és alacsony; vagy számszerű értékkel, pl. magas: 4, jelentős: 3,

mérsékelt: 2, alacsony: 1) alapján.

Módszertan

A pontozás során két megközelítést lehet alkalmazni:

az egyes kockázatok esetében a kockázati tényezőkre adott pontszámok átlagaként, vagy

a legnagyobb pontszám alapján (azaz ha a kockázati tényezők közül egy a legmagasabb értéket kapta,

akkor a kockázat valószínűsége vagy célokra gyakorolt hatása a legnagyobb pontszámot fogja kapni.

-52-

A kontrollpontok a folyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által

kialakított olyan folyamat elemek, csomópontok, ahol a folyamat eredményes működése

szempontjából fontos kontroll vagy ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A kockázatelemzés

során a legfontosabb kontrollpontokat fel kell tárni, a belső ellenőrzésnek látnia kell a

kontrollpontok rendszerét. Ennek során fontos, hogy a belső ellenőr megértse és dokumentálja

az információkat, hogy a kontrollpontokat és az azonosított jelentős kockázatokat közvetlenül

egymáshoz kapcsolja.

A kockázatelemzés során értékelni kell az egyes fő- és alfolyamatokhoz tartozó

egyedi kockázatokat, majd összesíteni kell azokat.

Ezután a belső ellenőrzés összesítheti a hatások és valószínűségek értékelését a

folyamatokhoz rendelt egyedi kockázatokra vonatkozóan. Ennek alapján egy átfogó

besorolást ad az adott folyamat kockázatosságának.

A kockázatelemzés végeredményének kialakítása

A kockázatelemzés végeredményének kialakításához a belső ellenőrzésnek össze kell

vetnie a működési folyamatok jelentőségének a belső ellenőrzési fókusszal történő

elemzésének eredményét (8. számú iratminta a folyamatok jelentőségének meghatározása) az

egyes folyamatok átfogó kockázatelemzésével (9. számú iratminta a folyamatok kockázatának

értékelése és a kontrollpontok azonosítása).

Ennek során két összetevőt kell bemutatni:

a vizsgált folyamat mennyire jelentős, fontos

a vizsgált folyamat mennyire kockázatos.

Ebből a két tényezőből kell a végső következtetést levonni, amely a folyamat

„összesített kockázatai értékelését” adja. Az értékelés végeredménye mutatja meg, hogy

elsődlegesen mire irányuljon az ellenőrzési erőforrások elosztása az ellenőrzés tervezési

szakaszában.

A kockázatelemzés végeredményének kialakításához alkalmazott formáját a 10.

számú iratminta (Kockázatelemzés összesítése) tartalmazza.

Módszertan

Fontos, hogy a belső ellenőrzés saját szakmai ítélőképességére (pl. eddigi ellenőrzési tapasztalataira)

támaszkodjon a kockázatelemzés végleges összeállítsa során. A végleges kockázatelemzést meg kell vitatni a

honvédelmi szervezet vezetőivel és a legfontosabb folyamatokért felelős személyekkel annak érdekében, hogy a

felmérés logikai alapja közös értelmezést nyerjen, illetve a kockázatelemzés eredményére vonatkozóan

konszenzus alakuljon ki. Erre az egyik legmegfelelőbb fórum a fókuszmegbeszélés.

A kockázatelemzés végeredményének szemléletes ábráját, az ún. kockázati térképet

a 11. számú iratminta szemlélteti. A kockázati térkép alkalmas lehet arra, hogy áttekinthetően

bemutassa a kockázatelemzés végeredményét, az egyes folyamatok végső kockázati

besorolásának megfelelően.

A 3. számú segédlet további 3 kockázatelemzési modellt tartalmaz, melyek közül a 3.

számú kockázatelemzési modell a fejezetszintű ellenőrzések tervezése során a HM BEF és az

MH ÖHP által kerül alkalmazásra.

A 4. számú segédlet a honvédelmi szervezetek folyamataival, tevékenységeivel

összefüggésben jellemző kockázati kategóriákat és kockázatokat mutat be.

-53-

4) Stratégiai ellenőrzési terv

A Bkr. 29. § (1) bekezdése értelmében a stratégiai ellenőrzési tervet a belső

ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján készíti és a honvédelmi szervezet vezetője hagyja

jóvá.

A stratégiai ellenőrzési terv készítésének tartalmi követelményét a Bkr. 30. §-a

határozza meg.

Bkr. 30. § (1) A belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely -

összhangban a szervezet hosszú távú céljaival - meghatározza a belső ellenőrzésre

vonatkozó stratégiai fejlesztéseket a következő négy évre, és az alábbiakat tartalmazza:

a) a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat;

b) a belső kontrollrendszer általános értékelését;

c) a kockázati tényezőket és értékelésüket;

d) a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet;

e) a szükséges erőforrások felmérését elsősorban a létszám, képzettség, tárgyi feltételek

tekintetében;

f) az a)-c) pont alapján meghatározott ellenőrzési prioritásokat és az ellenőrzési

gyakoriságot.

(2) A stratégiai ellenőrzési tervet szükség szerint felül kell vizsgálni.

A stratégiai belső ellenőrzési terv:

hosszú távra határozza meg a belső ellenőrzés célját, valamint tevékenységének és

fejlesztésének irányait;

segít abban, hogy a belső ellenőrzés céljának megvalósítását ne a meglévő

feltételek korlátozzák, hanem megtalálja annak a módját, hogy a célok eléréséhez

szükséges feltételeket előre átgondoltan megteremtse;

a rendelkezésre álló információk rendszerezése és a kockázatelemzés révén

lehetővé válik az erőforrások optimális tervezése és elosztása, illetve az

ellenőrzési célkitűzések hatékonyabb meghatározása;

hozzájárul a belső ellenőrzés – és általa a honvédelmi szervezet – céljainak

eléréséhez, eredményességéhez;

lehetővé teszi a belső ellenőrzés tevékenységének, céljának jobb megértését a

honvédelmi szervezet számára;

alapját képezi az éves ellenőrzési tervnek.

A belső ellenőrzésnek a stratégiai ellenőrzési terv elkészítéséhez figyelembe kell

vennie a honvédelmi szervezet hosszú távú célokat is kijelölő szervezeti stratégiát,

feladattervét. Amennyiben a honvédelmi szervezet nem rendelkezik a honvédelmi szervezet

vezetője által jóváhagyott szervezeti stratégiával, feladattervvel, akkor a belső ellenőrzésnek a

kockázatelemzés megalapozására lefolytatott interjúk keretében kell felmérnie a hosszú távú

szervezeti célokat. A szervezeti célok azonosítása és elemzése kijelöli a belső ellenőrzés

számára, hogy hosszú távon mely területekre, folyamatokra koncentrálja az ellenőrzési

erőforrásokat.

A stratégiai belső ellenőrzési terv nem konkrét ellenőrzési feladatokat, hanem a

belső ellenőrzés átfogó céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzés fejlesztésének

irányára, prioritásaira vonatkozó összegzést tartalmaz.

A belső ellenőrzési vezető kockázatelemzés alapján, összhangban honvédelmi

szervezet hosszú távú céljaival, stratégiai belső ellenőrzési tervet készít, amely meghatározza

a belső ellenőrzés irányait és súlypontjait, a feladat ellátáshoz szükséges erőforrásokat,

valamint a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket.

-54-

A belső ellenőrzési célokat a honvédelmi szervezet céljaihoz igazítva kell

meghatározni. A stratégiai belső ellenőrzési terv 4 évre készül, a honvédelmi szervezet

tevékenységi körét, sajátosságait és célkitűzéseit figyelembe véve.

A stratégiai belső ellenőrzési terv tartalmi felépítése részleteiben a következő:

a) A honvédelmi szervezet hosszú távú célkitűzései, stratégiai céljai:

o a honvédelmi szervezet tevékenységének rövid bemutatása;

o a honvédelmi szervezet stratégiájának és célkitűzéseinek összefoglalása – a

tervezés során a honvédelmi szervezet céljairól, stratégiájáról megszerzett

információk összegyűjtése, amelyek figyelembevételre kerültek a belső ellenőrzési

fókusz kialakítása során;

o a belső ellenőrzés céljainak leírása a honvédelmi szervezet célkitűzéseivel

összhangban;

o a belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységének irányai, prioritásai.

b) A belső kontrollrendszer általános értékelése:

o belső kontrollrendszer kialakítása, hatékonysága;

o a belső kontrollrendszer öt elemének értékelése a belső ellenőrzési

tevékenység tapasztalatai alapján;

o a kontrollkörnyezet értékelése (tényezői: célok és szervezeti felépítés; belső

szabályzatok; feladat-, és felelősségi körök; a folyamatok meghatározása és

dokumentálása; humán-erőforrás; etikai értékek és integritás);

o a kockázatkezelés értékelése (tényezői: a kockázatok meghatározása és

felmérése; a kockázatok elemzése; a kockázatok kezelése; a kockázatkezelés teljes

folyamatának felülvizsgálata; csalás, korrupció);

o a kontrolltevékenységek értékelése (tényezői: kontroll stratégiák és módszerek;

feladatkörök szétválasztása; a feladatvégzés folytonossága);

o információ és kommunikáció értékelése (tényezői: információ és

kommunikáció; iktatási rendszer; hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció

jelentése);

o nyomon követési rendszer értékelése (tényezői: a szervezeti célok

megvalósításának monitoringja; a belső kontrollok értékelése; a belső ellenőrzés).

c) A kockázati tényezők és értékelésük:

o az alkalmazott kockázatelemzési módszertan rövid bemutatása;

o a kockázatelemzés eredményeinek értékelése (kockázati tényezők, értékelésük,

kialakult sorrend, a legkockázatosabb folyamatok felsorolása, előző időszakhoz

viszonyított változásainak esetleges bemutatása, a kockázatelemzés eredményeinek a

honvédelmi szervezet kockázatkezelése keretében végzett kockázatelemzéssel való

összevetése);

o kockázati térkép bemutatása (előző időszakhoz viszonyított változásainak

esetleges bemutatása);

o vezetés figyelmének felhívása a kiemelkedően nagy kockázatokra.

d) A belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési terv:

o az ellenőrzési feladatok végrehajtásának biztosítása érdekében milyen

fejlesztések (pl. tárgyi, humán, szakértelem, informatikai eszközök, szoftverek,

elhelyezés stb.) szükségesek a belső ellenőrzésben;

o a stratégiában kitűzött ellenőrzési célok teljesítése érdekében milyen

képzésekre van szükség;

-55-

o képzések ütemezése;

o képzések elérhetősége, költségvonzata, finanszírozási forrása.

e) A szükséges erőforrások felmérése:

o a stratégiában kitűzött ellenőrzési célok teljesítéséhez szükséges kapacitás

igény, humán erőforrás szükséglet meghatározása;

o rendelkezésre álló humán erőforrások értékelése (létszám, szakértelem);

o van-e szükség külső szakértő bevonására (kapacitáshiány vagy szaktudás hiány

miatt);

o belső ellenőrök teljesítményértékelése, módszertan, eredmények

összefoglalása;

o ellenőrzést követő felmérő lapok korábbi tapasztalatai;

o a stratégiában kitűzött ellenőrzési célok megvalósításához szükséges és

rendelkezésre álló tárgyi és információs igény, az esetleges különbségek kezelése.

f) Az a) – c) pont alapján meghatározott ellenőrzési prioritások és ellenőrzési

gyakoriság:

o ellenőrzési célok meghatározása a honvédelmi szervezet célkitűzéseivel

összhangban, valamint az ellenőrzési célok összekapcsolása a kockázatelemzés

eredményeivel (ellenőrzési prioritások);

o az ellenőrzési gyakoriság meghatározása területenként, folyamatonként;

o szükséges ellenőrzések típusainak, az alkalmazandó módszertanoknak a

meghatározása.

A HM fejezetszintű stratégiai belső ellenőrzési tervét HM BEF főosztályvezetője a

Bkr. 30. §-ában foglaltak alapján készíti el és terjeszti elő a miniszterhez jóváhagyásra.

Az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP stratégiai belső ellenőrzési tervét az

MH ÖHP BELLO osztályvezető készíti el, melyet az MH ÖHP parancsnoka hagy jóvá.

Az MH ÖHP stratégiai belső ellenőrzési tervének kidolgozására a párhuzamos

feladatvégzés elkerülése érdekében a HM BEF koordinációja mellett kerül sor. A koordináció

a stratégiai terv teljes tartalmára kiterjed. Az átruházott hatáskörrel rendelkező honvédelmi

szervezet vezetője által jóváhagyott stratégiai terv fejezetszintű belső ellenőrzésekre

vonatkozó fő célkitűzései a HM BEF főosztályvezetője által bedolgozásra kerülnek a HM

stratégiai belső ellenőrzési tervébe.

Az intézményi stratégiai belső ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető készíti el

és a honvédelmi szervezet vezetője hagyja jóvá.

A stratégiai belső ellenőrzési terv a belső ellenőrzés dokumentumát képezi, azt

jogszabály más szervnek nem rendeli el megküldeni.

5) Éves ellenőrzési terv, és összefoglaló éves ellenőrzési terv

Az éves belső ellenőrzési terv készítésének tartalmi követelményét a Bkr. 31. §-a

határozza meg.

-56-

Bkr. 31. § (1) A belső ellenőrzési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel -

összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet.

(2) Az éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés

alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló

erőforrásokon kell alapulnia.

(3) Az elvégzett kockázatelemzés során magas kockázatúnak minősített területekre az

éves ellenőrzési terv készítése során kiemelt figyelmet kell fordítani, és a lehető

legrövidebb időn belül ellenőrizni kell.

(4) Az éves ellenőrzési terv tartalmazza:

a) az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének

összefoglaló bemutatását;

b) a tervezett ellenőrzések tárgyát;

c) az ellenőrzések célját;

d) az ellenőrizendő időszakot;

e) a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását;

f) az ellenőrzések típusát;

g) az ellenőrzések tervezett ütemezését;

h) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését;

i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást;

j) a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást;

k) a képzésekre tervezett kapacitást;

l) az egyéb tevékenységeket.

(5) Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a költségvetési szerv

vezetőjének egyetértésével módosíthatja.

(6) Tanácsadó tevékenységet, illetve soron kívüli ellenőrzést a honvédelmi szervezet

vezetője, illetve a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére lehet végezni.

Módszertan

A Bkr. 52. § (6) bekezdése alapján az államháztartásért felelős miniszter minden év szeptember 15-ig közzéteszi

az ún. Terv és Beszámoló Útmutatót, amely tartalmazza az éves ellenőrzési terv iratmintáját is.

Az államháztartásért felelős miniszter által közzétett útmutatóban foglaltakat a

fejezetet irányító szervek a fejezeti sajátosságoknak megfelelően további információ- és

adatbekéréssel bővíthetik.

Erőforrások elosztása

Az erőforrások elosztása a belső ellenőrzési tervek megvalósíthatóságának

biztosítása szempontjából kulcsfontosságú lépés. Egy tervezett ellenőrzés erőforrás

szükségleteinek felmérése során elsősorban a következőket kell figyelembe venni:

az azonosított kockázatok jelentősége;

a tervezett ellenőrzés típusa;

az ellenőrizendő tevékenységek összetettsége;

a tevékenység kapcsán rendelkezésre álló ismeretek szintje;

a tevékenységekkel kapcsolatosan és a bevont ellenőrzendő területeken szerzett

korábbi ellenőrzési tapasztalatok;

az ellenőrök képzettsége, hozzáértése és szakmai gyakorlata.

A tervezett ellenőrzések elvégzéséhez szükséges ellenőri napok száma az erőforrás-

szükséglet felmérés alapján becsülhető meg. Az ellenőrzési kapacitás meghatározásánál

figyelembe kell venni az ellenőrök egyéb elfoglaltságait is. Az éves ellenőrzési terv

végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározásában a 12. számú iratminta nyújt

segítséget.

-57-

Az ellenőrzési célnak és feladatoknak megfelelően, valamint a kockázatelemzés

eredményeivel összhangban kell megválasztani az ellenőrzés végrehajtásához szükséges

vizsgálati eljárásokat és módszereket.

A soron kívüli ellenőrzések szükségessége nem várt eseményekből adódik, így a

soron kívüli ellenőrzések számát és erőforrás-szükségletét az ellenőrzési tervezés során nem

lehet előre pontosan meghatározni. Általános szabályként a soron kívüli ellenőrzések

elvégzésére ezért a rendelkezésre álló éves ellenőrzési erőforrás 10-30 %-át célszerű

elkülöníteni az ellenőrzési tervezés során.

Az éves ellenőrzési terv módosítása

A Bkr. 31. § (5) bekezdése alapján az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési

vezető a honvédelmi szervezet vezetőjének egyetértésével módosíthatja.

Az éves ellenőrzési terv módosításának két legtipikusabb esete az

ellenőrzés/tanácsadás elhagyása, illetve új ellenőrzés / tanácsadás felvétele. Mindkét esetre

jellemző, hogy vagy a honvédelmi szervezet vezetőjének javaslata vagy a belső ellenőrzési

vezető kezdeményezése (pl. ellenőrzési párhuzamosság elkerülése) alapján kerül sor.

Soron kívüli az az ellenőrzés, amelynek tárgya konkrétan nem határozható meg

előre, de a tervben kapacitást terveznek rá.

Terven felülinek minősül az az ellenőrzés, amit a tervezett és a soron kívüli

kapacitáson felül valósítanak meg pl. nem tervezett ellenőrzés, amely a tervezett kapacitáson

felüli plusz kapacitással kerülhet végrehajtásra.

Az éves ellenőrzési terv módosítása az alábbi esetekben jellemzően nem szükséges:

az ellenőrzés tervezett kezdete vagy vége módosul;

az ellenőrzöttek körének bővítésére kerül sor;

az ellenőrzendő időszak kibővítése válik szükségessé.

A honvédelmi szervezetek éves belső ellenőrzési terve

A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési vezetőjének az éves belső ellenőrzési

tervet a HM BEF főosztályvezetője által fejezet szinten a tervezéshez aktuálisan – az

államháztartásért felelős miniszter ajánlására figyelemmel – kiadásra kerülő útmutatóban

előírt részletes tartalmi követelményekkel összhangban kell kidolgozni.

A HM BEF főosztályvezetője készíti el a HM fejezetszintű éves belső ellenőrzési

tervét és terjeszti elő a honvédelmi miniszter részére jóváhagyásra. A HM fejezetszintű éves

belső ellenőrzési tervében az átruházott hatáskörben tervezett fejezetszintű belső ellenőrzési

feladatok elkülönítetten megjelenítésre kerülnek.

Az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP éves belső ellenőrzési tervét az MH

ÖHP BELLO osztályvezető készíti el, melyet az MH ÖHP parancsnoka hagy jóvá. Az

átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP éves belső ellenőrzési tervének kidolgozására a

párhuzamos feladatvégzés elkerülése érdekében a HM BEF koordinációja mellett kerül sor. A

koordináció az éves belső ellenőrzési terv teljes tartalmára kiterjed.

A belső ellenőrzési vezető által kidolgozott intézményi szintű éves belső ellenőrzési

tervet a honvédelmi szervezet vezetője hagyja jóvá. A jóváhagyott éves belső ellenőrzési

tervet az alátámasztó elemzésekkel, számvetésekkel, valamint a fejezet éves összefoglaló

belső ellenőrzési tervének összeállítását megalapozó adatokkal és értékeléssel együtt kell a

HM BEF főosztályvezetője részére a HM fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési tervének

összeállítása érdekében megküldeni.

-58-

Az éves belső ellenőrzési tervet az érintett belső ellenőrzési vezető a kidolgozásra

előírt koordinációs feladatokra is figyelemmel a jóváhagyási rend szerinti honvédelmi

szervezet vezetőjének egyetértésével módosíthatja.

Az éves ellenőrzési terv elkészítéséhez a 13. számú iratminta nyújt támogatást.

Az összefoglaló éves belső ellenőrzési terv

A Bkr. 32. § (5) bekezdése alapján a fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési

egységének vezetője kidolgozza, és a fejezetet irányító szerv vezetője a minden év december

31-ig megküldi a következő évre vonatkozó éves belső ellenőrzési tervét, valamint a

fejezethez tartozó költségvetési szervek éves belső ellenőrzési tervei alapján összeállított

összefoglaló éves belső ellenőrzési tervet.

A HM fejezet összefoglaló belső ellenőrzési tervét a HM BEF főosztályvezetője

készíti el, melynek összeállításához felhasználja a részére az alábbi rendben megküldésre

kerülő terveket:

az MH ÖHP parancsnoka részéről minden év október 31-éig:

o az MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője által kidolgozott, a tárgyévet követő

évre vonatkozóan a szolgálati alárendeltségbe tartozó kijelölt honvédelmi

szervezeteket érintő fejezetszintű, illetve a saját szervezeténél számba vett

belső ellenőrzéseket tartalmazó éves belső ellenőrzési tervet a parancsnoki

jóváhagyást követően, továbbá

o a szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek belső ellenőrzési

vezetője által kidolgozott, a honvédelmi szervezet vezetője által jóváhagyott,

az MH ÖHP parancsnoka részére október 31-ét megelőző időpontra

előterjesztett, belső ellenőrzési terveket;

az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe nem tartozó honvédelmi szervezetek

vezetői részéről minden év október 31-éig a tárgyévet követő évre vonatkozóan a

belső ellenőrzési vezető által kidolgozott, majd jóváhagyott éves belső ellenőrzési

terveket.

az MH ÖHP parancsnoka részéről minden év november 15-éig az MH ÖHP belső

ellenőrzési vezetője által összeállított, az MH ÖHP szintű összefoglaló belső

ellenőrzési tervet.

Az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek vezetői a

tárgyévet követő évre vonatkozó éves belső ellenőrzési tervüket az MH ÖHP

parancsnoka részére az általa meghatározott határidőre terjesztik elő.

A HM BEF részéről a HM fejezetszintű éves belső ellenőrzési tervét, valamint a HM

fejezet összefoglaló belső ellenőrzési tervét olyan számvetéssel kell előterjeszteni, hogy azok

a miniszteri jóváhagyást követően a Bkr. 32. § (5) bekezdésében meghatározott határidőre

(minden év december 31.) az államháztartásért felelős miniszter részére, valamint a HM

fejezetszintű éves belső ellenőrzési terve a Bkr. 32. § (6) bekezdésében előírtak szerint a

KEHI elnöke részére megküldésre kerülhessen.

Az államháztartási belső ellenőrzési terveket és az alátámasztó számvetéseket,

elemzéseket a fejezetszintű feldolgozás elősegítése érdekében az aláírt eredeti példányok

mellett elektronikus úton is meg kell küldeni a HM BEF részére.

-59-

A honvédelmi szervezetek éves, valamint a HM fejezet összefoglaló éves belső

ellenőrzési terveinek kidolgozási és előterjesztési rendjét tekintve a HM fejezetet illetően

meghatározható cél:

egyrészt segíteni a HM irányítása alá tartozó honvédelmi szervezeteket a belső

ellenőrzések tervezésében, egységesíteni a belső ellenőrzési tervek kidolgozását;

másrészt támogatni a HM BEF főosztályvezetőjét (HM belső ellenőrzési vezetőjét),

hogy fejezeti szinten áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a fejezet irányítása

alá tartozó honvédelmi szervezetek tárgyévre tervezett belső ellenőrzési

tevékenységét;

harmadrészt a HM éves és a HM fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési

terveiből nyerhető információkkal támogatni az NGM államháztartási belső

ellenőrzés és belső kontrollrendszer vonatkozásában végzett központi koordinációs

és harmonizációs tevékenységét.

--280

V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása

Tartalmi elemek

A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtására vonatkozó eljárási szabályok az alábbi folyamatokra

terjednek ki:

az ellenőrzésre való felkészülés lépései, alapelvei;

a megbízólevél elkészítése, értesítések;

az ellenőrzési program elkészítésének menete, tartalma;

nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenőrzöttel;

helyszíni ellenőrzés menete;

az ellenőrzési dokumentumokra vonatkozó követelmények (vizsgálati program, munkalapok,

forrásdokumentumok, egyéb, az ellenőrzéshez kapcsolódó dokumentum);

belső ellenőrzési eljárások, technikák, módszerek leírása;

az ellenőrzés minőségbiztosítása;

az ellenőrzés megszakítása, felfüggesztése;

az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására

okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárás;

a belső ellenőrzési jelentés elkészítése, egyeztetések, a jelentés lezárása.

A belső ellenőrzések végrehajtása az éves belső ellenőrzési tervben foglalt

ellenőrzések módszeres elvégzését jelenti. Az ellenőrzés végrehajtásának legfőbb célja, hogy

minden egyes ellenőrzött folyamaton és területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott

kontrollok megfelelőségét értékelje, valamint megállapítsa, hogy a folyamatok az

elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve megállapítsa, hogy a szükséges kontrollpontok

vagy folyamatok hiányosak-e.

A belső ellenőrzési vezető kijelöli az adott ellenőrzés programjának kidolgozásáért

és az ellenőrzés lefolytatásáért felelős személyt, a vizsgálatvezetőt, aki a Bkr. 35. § (7)

bekezdése alapján köteles gondoskodni az ellenőrzés összehangolt, az ütemezésnek megfelelő

végrehajtásáról. Az ellenőrzésre való felkészülés során a belső ellenőrzési vezetőnek meg kell

győződnie arról, hogy az ellenőrzés célját és tárgyát meghatározták, a megfelelő ellenőrzési

erőforrások rendelkezésre állnak-e, illetve az ellenőrzési programot elkészítették-e. A

felkészülési folyamatot a kockázatelemzés során azonosított, az ellenőrizendő folyamatokhoz,

tevékenységekhez, szervezetekhez, területekhez tartozó főbb kockázati tényezőkre, a

vonatkozó ellenőrzési célkitűzésekre kell alapozni. Az ellenőrzésre való felkészüléshez

használható ellenőrzési listát a34. számú iratminta tartalmazza.

1) Adminisztratív felkészülés

A megbízólevél elkészítése

A Bkr. 34. §-a határozza meg a belső ellenőrzés végrehajtására felhatalmazó

megbízólevél elkészítésével kapcsolatos követelményeket.

Bkr. 34. § (1) A belső ellenőrt - ideértve a vizsgálatban részt vevő szakértőt is -

megbízólevéllel kell ellátni, amelyet a belső ellenőrzési vezető ír alá. A belső ellenőrzési

vezető megbízólevelét a költségvetési szerv vezetője írja alá.

(2) A megbízólevél - e megnevezés mellett - az alábbiakat tartalmazza:

a) az ellenőr nevét, regisztrációs számát, szolgálati igazolványának, illetve -

amennyiben szolgálati igazolvánnyal nem rendelkezik - a személyazonosító

igazolványának vagy más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát;

b) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését;

-61-

c) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzés típusát, kivéve tanácsadó

tevékenység esetén;

d) az ellenőrzés tárgyát és célját;

e) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történő

hivatkozást;

f) a megbízólevél érvényességi idejét;

g) a kiállítás keltét;

h) a kiállításra jogosult aláírását, bélyegzőlenyomatát.

A belső ellenőrzési vezető – illetve amennyiben a honvédelmi szervezetnél a belső

ellenőrzést egy személy látja el, a belső ellenőr – megbízólevelét a költségvetési szerv

vezetője írja alá.

A megbízólevél mintáját a 15. számú iratminta tartalmazza.

Jó gyakorlat

Amennyiben az ellenőrzés tárgya több honvédelmi szervezetet, vagy több szervezeti egységet érint, mindegyik

szervezeti egységet fel kell tüntetni a megbízólevélen.

A megbízólevéllel egyidejűleg a belső ellenőrök objektivitásuk kifejezésére

összeférhetetlenségi nyilatkozatot tesznek, melynek formáját a 16. számú iratminta

tartalmazza.

A Bkr. 20. § (3) bekezdése értelmében az összeférhetetlenségről a belső ellenőrzési

vezető, a belső ellenőrzési egység vezetőjének személyét érintő összeférhetetlenség esetén a

költségvetési szerv vezetője, az összeférhetetlenség okának tudomására jutásától számított 10

napon belül határoz. A döntés meghozataláig az ellenőrt, illetve a belső ellenőrzési egység

vezetőjét az összeférhetetlenséggel összefüggésben az adott ellenőrzésben való részvétel alól

fel kell menteni.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet, szervezeti egység vezetőjének

értesítése

Bkr. 35. § (1) Az ellenőrzés megkezdéséről szóban vagy írásban értesíteni kell az

ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjét. Ennek keretében a belső ellenőrzési

vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, jogszabályi felhatalmazásról,

valamint az ellenőrzés várható időtartamáról.

…

(4) A helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább 3 nappal szóban vagy

írásban be kell jelenteni az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének. Ennek

keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés során végrehajtandó

feladatokról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról.

(5) Az (1) és a (4) bekezdés szerinti értesítések összevonhatók. Az előzetes bejelentést

nem kell megtenni, ha az - a rendelkezésre álló adatok alapján - meghiúsíthatja az

ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső

ellenőrzési vezető dönt.

(6) A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr köteles bemutatni a megbízólevelét

az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének vagy az őt helyettesítő

személynek.

Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vagy szervezeti egység vezetőjét, valamint

annak elöljáróját / felettesét az ellenőrzés megkezdéséről, a helyszíni vizsgálatról a belső

ellenőrzési vezető írásban értesíti.

-62-

Jó gyakorlat

Az értesítő levél elektronikusan is kiküldhető, amennyiben biztosított a kézhezvétel megfelelő dokumentálása

(pl. olvasási nyugta beállítással).

Az előzetes bejelentés elhagyásáról a belső ellenőrzési vezető általában akkor dönt,

ha pl. a kockázatelemzés vagy mintavételezés eredménye alapján az ellenőrizendő

bizonylatok nem vagy csak hiányosan állnak rendelkezésre; a vizsgálat alá vont terület

szabálytalanság vagy csalás gyanújában érintett; az ellenőrizendő tevékenységért felelős

vezetők várhatóan meghiúsítják az ellenőrzés eredményes lefolytatását.

Az értesítőlevél mintáját az ellenőrzés megkezdéséről a 17. számú iratminta

tartalmazza.

Az ellenőrzés időszükségletének nyilvántartása

Az adott vizsgálattal töltött ellenőri napok számának pontos vezetése azért fontos,

mert:

jelzi a belső ellenőrzési tevékenység hatékonyságát,

segít a jövőbeni ellenőrzési programok időszükségletének tervezésében,

alapul szolgál a belső ellenőrzés stratégiai fejlesztéséhez.

Az ellenőri napok vezetését már az ellenőrzésre történő felkészüléssel célszerű

megkezdeni, és azt az ellenőrzés valamennyi további fázisában (ellenőrzés végrehajtása,

jelentésírás) szükséges folytatni. A belső ellenőrök vezetik a munkaidő nyilvántartásukat,

mely alapul szolgál az egyes ellenőrzések végrehajtására fordított munkaidő (napok)

elszámolására. Az ellenőri napok alapján kerül meghatározásra az ellenőrzések

nyilvántartásában (39. számú iratminta) az adott ellenőrzéshez felhasznált kapacitás.

2) Az ellenőrzési program elkészítésének menete

A rendelkezésre álló háttér információk összegyűjtése

A vizsgálatvezető megvizsgálja az ellenőrzött honvédelmi szervezethez,

folyamathoz, szervezeti egységhez, illetve tevékenységhez kapcsolódóan rendelkezésre álló

információkat, amelynek forrásai elsősorban a következők lehetnek:

vonatkozó jogszabályok, szabályzatok és útmutatók;

szervezeti és működési szabályzat, ügyrend;

működési kézikönyvek és eljárásrendek;

a kockázatelemzés és az ellenőrzés tervezése során az egyes folyamatok

vonatkozásában azonosított kockázatok;

ellenőrzési nyomvonalak;

szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek;

munkaköri leírások;

az ellenőrizendő folyamatokat, tevékenységeket érintő elemzések, értékelések;

külső ellenőrzést végzők korábbi ellenőrzési jelentései (az Európai

Számvevőszék, az Európai Bizottság, az Állami Számvevőszék, a Kormányzati

Ellenőrzési Hivatal, az Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság, a Magyar

Államkincstár, a HM BEF, az MH ÖHP, illetve a felsorolt szervezetek

megbízottjai által végzett ellenőrzések);

korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumai.

-63-

Az ellenőrzés célkitűzéseinek véglegesítése

A vizsgálatvezető feladata, hogy az ellenőrzési tervben megfogalmazott ellenőrzési

célkitűzést véglegesítse. Az ellenőrzési célkitűzés annak tág megfogalmazása, hogy az

ellenőrzés mire irányul. A céloknak a kockázatelemzés során azonosított kockázatok

jellegzetességeit kell figyelembe venniük.

Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése

Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése során a vizsgálatvezető pontosítja, hogy az

ellenőrzés mit foglaljon magába, mely fő- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon az

ellenőrzés. Ez a kockázatelemzés során nyert ismeretek, háttér-információk és a véglegesített

ellenőrzési cél segítségével határozható meg. Az ellenőrzés tárgyának meghatározásához

figyelembe kell venni minden vonatkozó fontos rendszert, folyamatot, nyilvántartást,

alkalmazottat és fizikai vagyontárgyat, stb. amelyek a tevékenységhez kapcsolódnak.

Az ellenőrzés tárgyának meghatározása akkor megfelelő, ha biztosítja, hogy az

ellenőr az azonosított kockázatokat kezelni hivatott kontrollok megfelelőségéről megalapozott

véleményt tudjon alkotni, és ahhoz kapcsolódóan megfelelő bizonyítékot tudjon szolgáltatni.

Az ellenőrizendő időszak véglegesítése

Az ellenőrzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott

ellenőrzés mekkora időszakot ölel fel. A belső ellenőrzés jellemzően utólagos bizonyosságot

adó tevékenység. Az ellenőrizendő időszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az

adott ellenőrizendő folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzői és

mértéke határozzák meg, hogy mekkora időszakot szükséges átfognia az ellenőrzésnek.

Az ellenőrizendő időszak meghatározása során szükséges figyelembe venni, hogy

nagyobb ellenőrizendő időszak kijelölése magasabb bizonyosságot nyújt egy-egy folyamat,

tevékenység megfelelőségéről, ugyanakkor azonban jelentősen nagyobb ellenőrzési erőforrást

is igényelhet. Fontos szem előtt tartani azt is, hogy a különböző években folytatott vizsgálatok

folyamatot alkossanak, azaz az ellenőrzött intézménynél az ellenőrzéssel felölelt időszakok

lehetőleg „hézagmentesek” legyenek, és feleslegesen ne fedjék át egymást.

Az erőforrások helyes meghatározása

A vizsgálatvezető ismételten elvégzi az éves ellenőrzési tervben az adott

ellenőrzéshez hozzárendelt erőforrásbecslést, figyelembe véve különösen a konkrét

ellenőrzési célokat, az ellenőrzés tárgyát és az ellenőrizendő időszakot, így megbizonyosodva

arról, hogy a szükséges erőforrások elegendőek-e a meghatározott célok eléréséhez.

Az ellenőrzésben résztvevő ellenőrök számának, valamint a vizsgálat lefolytatásához

szükséges ellenőri napoknak végső meghatározása során mind az ellenőrzés típusát és

komplexitását, mind az időkereteket és az ellenőrök tapasztalatát, tudását és hozzáértését

figyelembe kell venni.

Az ellenőrzés módszereinek meghatározása

Az ellenőrzési módszerek az ellenőrzés során lefolytatott, illetve alkalmazott

vizsgálati technikák, eljárások, melyek az ellenőrzés célkitűzéseinek, tárgyának, típusának,

továbbá a rendelkezésre álló erőforrásoknak megfelelően kerülnek kiválasztásra.

-64-

Az ellenőrzési módszerek kiválasztását a tervezés során lefolytatott kockázatelemzés

eredményeihez kell igazítani, és figyelemmel kell lenni arra, hogy egyes ellenőrzési

módszerek magasabb ellenőrzési bizonyítékot eredményeznek, míg más ellenőrzési

módszerek inkább a kontrollok működésének átfogó elemzésére alkalmasak. Az ellenőrzési

program összeállítása során figyelembe kell venni, hogy az ellenőrzés végrehajtása során

milyen vizsgálati eljárásokat szükséges alkalmazni, azaz:

az ellenőrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelés célterületeit és mértékét,

beleértve az alkalmazandó mintavételi eljárásokat is; továbbá

a szükséges tesztelés jellegét és hatókörét, beleértve az ellenőrzési pontok vagy

folyamatok (kontrollok) tesztelésének módját, az egyéni (szubsztantív) tesztelést

és a további vizsgálati eljárásokat.

Az ellenőrzési program írásba foglalása

Az ellenőrzési program elkészítésével kapcsolatos követelményeket a Bkr. 33. §

határozza meg.

Bkr. 33. § (1) A belső ellenőrzési vezető - a 34. § (1) bekezdésében foglaltak

figyelembevételével - minden egyes ellenőrzés lefolytatásához megbízólevél aláírásával

kijelöli a vizsgálatvezetőt és az ellenőrzéseket lefolytató belső ellenőröket.

(2) A vizsgálatvezető által készített és a belső ellenőrzési vezető által jóváhagyott

ellenőrzési program tartalmazza:

a) az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezését;


c) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzés típusát;

d) az ellenőrzés tárgyát és célját;

e) az ellenőrizendő időszakot;

f) az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentéselkészítésének határidejét;

g) az ellenőrök, szakértők, valamint a vizsgálatvezető megnevezését, megbízólevelük

számát, a feladatmegosztást;

h) az ellenőrzés részletes feladatait és az alkalmazott módszereket;

i) a kiállítás keltét;

j) a belső ellenőrzési vezető aláírását.

(3) Az ellenőrzési program végrehajtását a belső ellenőrzési vezető felügyeli. A

programtól eltérni a belső ellenőrzési vezető jóváhagyásával lehet, a program módosítását a

vizsgálatvezető kezdeményezheti.

Amennyiben a vizsgálatvezető a fentieknek megfelelően megtervezte az ellenőrzés

lefolytatását, azaz összegyűjtötte a rendelkezésre álló háttér információkat, meghatározta az

ellenőrzés célkitűzéseit és tárgyát, az ellenőrizendő időszakot, továbbá meghatározta a

szükséges erőforrásokat, valamint az ellenőrzés módszereit, akkor mindezeket formálisan is

rögzíteni kell az ellenőrzési programban. Az ellenőrzési programot a belső ellenőrzési vezető

hagyja jóvá, egyszemélyes belső ellenőrzés esetén is. Az ellenőrzési program mintáját a14.

számú iratminta tartalmazza.

3) Az ellenőrzés lefolytatása

A helyszíni munka az ellenőrzési program végrehajtását jelenti, amely az adott

folyamat kockázatainak és a hozzájuk tartozó kontrolltevékenységeknek a részletes

elemzéséhez, teszteléséhez vezet, majd ezen kontrollok értékelésével zárul.

-65-

Bkr. 35. § (2) Az ellenőrzést szükség szerint a helyszínen, illetve adatbekérés útján,

elsősorban az ellenőrzés tárgyához, céljához és időszakához kapcsolódó dokumentációk

alapján a belső kontrollrendszer értékelésével, valamint az ellenőrzési programban

meghatározott ellenőrzési módszerek alkalmazásával kell végrehajtani.

(3) Az adatbekérés útján kapott információk valódiságát az ellenőr - a rendelkezésére

álló eszközökkel - köteles vizsgálni.

A belső ellenőrzés végrehajtásának folyamatos minőségbiztosításához az ellenőrzési

listát a 35. számú iratminta tartalmazza.

A helyszíni munka főbb feladatai a következők:

a folyamatok és tevékenységek részletes megismerése, megértése a

folyamatgazdákkal folytatott interjúk, valamint az egyéb vizsgálati technikák,

módszerek alapján;

a kockázatok és azokhoz kapcsolódó kontrollok részletes, alapos megismerése,

megértése, illetve a vizsgálati eljárások során azonosított további kockázatok

felmérése;

a kontrolltevékenységek elemzése, tesztelése és értékelése;

az ellenőrzési célkitűzéshez kapcsolódó ésszerű bizonyosság beszerzése az

ellenőrzési megállapítások levonása érdekében;

az ellenőrzött vezetőkkel a folyamatos kommunikáció fenntartása és értesítésük az

ellenőrzés megállapításairól, javaslatairól.

Módszertan

Ésszerű bizonyosságnak nevezzük a bizalomnak (bizonyosságnak) azt a kielégítő szintjét, ami az adott

körülmények között költség, eredmény és kockázat vonatkozásában elérhető. A vezetés feladata megítélni, hogy

mekkora bizonyosság éri el az ésszerűséget.

Az ellenőrzési célkitűzések elérése és az ellenőrzési program megfelelő végrehajtása

érdekében a belső ellenőrnek:

ismernie kell azon kérdésköröket, amelyeket az előző ellenőrzések nem vizsgáltak

(az előző ellenőrzések munkalapjai segítenek ennek megítélésében);

minden szokatlan adatra, tényre rá kell kérdeznie;

folyamatosan fel kell jegyeznie az ellenőrzés lefolytatása során észlelt

hiányosságokat, a kontrolltevékenységek gyengeségeit (megállapítások,

következtetések és javító szándékú javasatok formájában), ugyanakkor célszerű

feljegyeznie a jó gyakorlatokat is;

megállapításait és következtetéseit a bizonyítékok elemzésére és értékelésére kell

alapoznia.

Nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenőrzöttekkel

A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka első napján kerül sor a

honvédelmi szervezet vezetője, vagy az ellenőrzött területért felelős vezető (folyamatgazda),

az ellenőrzésben résztvevő ellenőrök és (lehetőség szerint) a belső ellenőrzési vezető

részvételével.

A nyitó megbeszélés főbb céljai a következők:

a megbízólevelek bemutatása az ellenőrzött honvédelmi szervezet vagy szervezeti

egység vezetőjének;

-66-

tájékoztatás az ellenőrzés célkitűzéseiről, tárgyáról, az ellenőrizendő időszakról és

az ellenőrzés módszereiről;

az ellenőrzés megkezdéséhez szükséges adatok, dokumentumok bekérése;

az ellenőrzött honvédelmi szervezetnél elvégzendő ellenőrzési munka

időkereteinek meghatározása, a szükséges interjúk, tesztelések, stb. ütemezése.

Módszertan

A nyitó megbeszélés az ellenőrzöttekkel való munkakapcsolatok kialakításában fontos szerepet játszik. Az

ellenőrzött honvédelmi szervezettel folytatott megfelelő kommunikáció és kialakított megfelelő együttműködés

biztosítja, hogy:

a belső ellenőrök megkapják a belső ellenőrzés végrehajtásához szükséges információkat, adatokat, az

igényelt formában és a szükséges határidőn belül;

az ellenőrzöttek nyitottabban beszélnek az elvégzett feladatokról, az esetlegesen felmerülő

problémákról és azok megoldási lehetőségeiről;

a belső ellenőrök által tett megállapítások és levont következtetések reálisabbak, valamint az ezeken

alapuló intézkedési javaslatok az ellenőrzöttek által elfogadhatóbbak lesznek.

A nyitó megbeszélést követően az ellenőrzés végrehajtása során folyamatos kommunikációt kell kialakítani az

ellenőrzöttekkel, melynek során a belső ellenőr:

legyen együttműködő;

fejlessze a szakmai kapcsolatokat;

tájékoztassa a vezetőséget a problémákról, mihelyt azok felmerültek;

tárgyalja meg a megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat az ellenőrzött honvédelmi

szervezettel, szervezeti egységgel a belső ellenőrzési jelentéstervezet megírása előtt.

Az ellenőrzés megszakítása, felfüggesztése

Bkr. 38. § (1) Az ellenőrzést a belső ellenőrzési vezető megszakíthatja, ha

a) soron kívüli vizsgálatot vagy az ellenőrzési tervben nem ütemezett tanácsadó

tevékenységet kell lefolytatni, vagy

b) a vizsgálatvezető vagy a belső ellenőr az ellenőrzés lefolytatásában akadályoztatva van.

(2) Az ellenőrzést a belső ellenőrzési vezető felfüggesztheti, ha az ellenőrzöttnél

a) az ellenőrzést érintő személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok,

b) a számviteli rend állapota,

c) a dokumentáció és a nyilvántartások hiányossága, vagy

d) az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység jogsértő magatartása az

ellenőrzés folytatását akadályozza.

(3) A belső ellenőrzési vezető az ellenőrzés megszakítása vagy felfüggesztése esetén arról

írásban tájékoztatja az ellenőrzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység vezetőjét,

melyben az ellenőrzés felfüggesztése esetén határidő megállapításával egyúttal felhívja az

ellenőrzött költségvetési szerv, illetve szervezeti egység vezetőjét az akadály megszüntetésére.

Az ellenőrzés megszakításáról vagy felfüggesztéséről a belső ellenőrzési vezető egyidejűleg

írásban tájékoztatja az ellenőrzési tervét jóváhagyó vezetőt.

(4) A megszakított, illetve felfüggesztett ellenőrzést az elrendelése okául szolgáló akadály

elhárulásától számított 30 napon belül folytatni kell, ennek időpontjáról a belső ellenőrzési

vezető dönt és az ellenőrzés folytatásáról írásban értesíti az ellenőrzött költségvetési szerv,

illetve szervezeti egység vezetőjét.

Módszertan

Az ellenőrzés megszakítása és felfüggesztése közötti hasonlóság, hogy mindkét esetben a belső ellenőrzési

vezető kezdeményezi. A két eljárás közötti különbség, hogy

az ellenőrzés megszakítása esetén az ellenőrzést végzők részéről merül fel az ellenőrzés lefolytatásának

akadálya, míg az ellenőrzés felfüggesztése esetén az ellenőrzöttnél merül fel olyan ok, amely

akadályozza az ellenőrzés lefolytatását.

-67-

Az ellenőrzés megszakításának vagy felfüggesztésének tényéről az ellenőrzött

honvédelmi szervezet vagy szervezeti egység vezetőjét, valamint annak elöljáróját / felettesét

írásban haladéktalanul értesíteni kell. Az ellenőrzött honvédelmi szervezet vagy szervezeti

egység vezetőjét tájékoztatni kell arról is, hogy előreláthatólag mely időponttól kerül sor a

belső ellenőrzés végrehajtásának folytatására.

Amennyiben az ellenőrzés végrehajtásának felfüggesztésére olyan indokkal kerül

sor, amely az ellenőrzött honvédelmi szervezet vagy szervezeti egység érdekkörébe tartozik

(pl. a számviteli rend állapota, a dokumentáció és nyilvántartás hiányossága), az ellenőrzési

vezető köteles írásban határidőt megállapítani az ellenőrzött terület vezetőjének az akadály

megszüntetésére.

A határidő megállapítása során célszerű figyelembe venni, hogy ésszerűen mennyi

idő alatt háríthatók el az ellenőrzést akadályozó tényezők (pl. a számviteli rend súlyos

állapota nyilvánvalóan nem javítható néhány munkanap alatt), ugyanakkor az akadály

elhárítására kitűzött határidő nem lehet olyan hosszú, melynek leteltét követően – az

ellenőrzési programban rögzített ellenőrzési céllal, ellenőrizendő időszakkal – értelmetlenné

válik a vizsgálat lefolytatása.

Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi

eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság

feltárása esetén alkalmazandó eljárás

Bkr. 17. § (2) A belső ellenőrzési kézikönyv tartalmazza:


megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó

eljárást.

22. § (1) A belső ellenőrzési vezető feladata:

e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi

eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a

költségvetési szerv vezetőjének, illetve a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén az

irányító szerv vezetőjének a haladéktalan tájékoztatása és javaslattétel a megfelelő eljárások

megindítására;

26. § A belső ellenőr köteles:

e) amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi


haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési vezetőnek;

h) az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni,

illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi

eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az

eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belső ellenőrzési

vezető útján az ellenőrzött költségvetési szerv vezetőjének jegyzőkönyv alapján átadni;

44. § (2) Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve

fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja

merül fel, az nem befolyásolja az ellenőrzés lezárását.

A kérdéskörbe a büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás

megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása tartozik, melyet a

továbbiakban összefoglaló néven: szabálytalanságoknak nevezzük.

A szabálytalanságok kezelésének általános célja, hogy a különböző jogszabályokban

és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének megelőzéséhez,

megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő

állapot helyreállítása, hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, felelősség megállapítása,

hathatós intézkedések foganatosítása megtörténjen.

-68-

A belső ellenőrzés felelős azért, hogy a belső kontrollrendszer megfelelőségének és

hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését

csökkentsék. Ez elsősorban a honvédelmi szervezet azon tevékenységeire, működési

területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok előfordulásának kockázata. Ezek

megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés

lehetőségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét.

A belső ellenőrzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanságra

utaló jelek azonosításra kerüljenek. A honvédelmi szervezetek belső ellenőreinek kiemelt

figyelmet kell fordítaniuk a szabálytalanságokon belül a csalások elkövetésére utaló jelekre. A

honvédelmi szervezet belső ellenőrei megfelelő ismeretekkel kell, hogy rendelkezzenek a

szabálytalanságok és csalások jeleinek felismeréséhez.

A belső ellenőrzés a kontrollrendszerek megfelelő működésének és hatékonyságának

vizsgálata által segíti elő a csalások és szabálytalanságok kockázatának csökkentését, illetve

felméri, hogy az előbb említett hatékonyság milyen mértékben áll összhangban a honvédelmi

szervezet tevékenységével, illetve a céljai eléréséhez és rendszerei megfelelő működtetéséhez

szükséges lehetséges kockázattal.

A csalások és szabálytalanságok megakadályozása érdekében a legfontosabb teendő

a hatékony és eredményes belső kontrollrendszer kiépítése és működtetése, melynek

elsődleges felelőssége a honvédelmi szervezet vezetőjét terheli.

Amennyiben a belső ellenőr vizsgálata során olyan súlyos hiányosság gyanúját

észleli, amelynek alapján jelentős negatív hatással fenyegető kockázat bekövetkezése

valószínűsíthető, akkor haladéktalanul kezdeményeznie kell a folyamatgazdánál a szükséges

intézkedések megtételét, illetve a belső ellenőrzés vezetőjét és rajta keresztül a honvédelmi

szervezet vezetőjét késlekedés nélkül informálnia kell.

A tájékoztatással nem várhat a belső ellenőrzési jelentés vagy annak tervezetének

elkészültéig.

Súlyos hiányosság gyanújának észlelése esetén a belső ellenőröknek célszerű azonnal

jegyzőkönyvet felvennie (23. számú iratminta).

Kapcsolódó jogszabályi rendelkezések

Büntető Törvénykönyv (Btk.)

Vesztegetés

290. § (1) Aki gazdálkodó szervezet részére vagy érdekében tevékenységet végző

személynek vagy rá tekintettel másnak azért ad vagy ígér jogtalan előnyt, hogy a

kötelességét megszegje, bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.

Sikkasztás

372. § (1) Aki a rábízott idegen dolgot jogtalanul eltulajdonítja, vagy azzal sajátjaként

rendelkezik, sikkasztást követ el.

Csalás

373. § (1) Aki jogtalan haszonszerzés végett mást tévedésbe ejt, vagy tévedésben tart, és

ezzel kárt okoz, csalást követ el.

Hűtlen kezelés

376. § (1) Akit idegen vagyon kezelésével bíztak meg, és ebből folyó kötelességének

megszegésével vagyoni hátrányt okoz, hűtlen kezelést követ el.

Költségvetési csalás

396. § (1) Aki

a) költségvetésbe történő befizetési kötelezettség vagy költségvetésből származó

pénzeszközök vonatkozásában mást tévedésbe ejt, tévedésben tart, valótlan tartalmú

nyilatkozatot tesz, vagy a valós tényt elhallgatja,

http://www.njt.hu/cgi_bin/njt_doc.cgi?docid=152383.256437

-69-

b) költségvetésbe történő befizetési kötelezettséggel kapcsolatos kedvezményt jogtalanul

vesz igénybe, vagy

c) költségvetésből származó pénzeszközöket a jóváhagyott céltól eltérően használ fel,

és ezzel egy vagy több költségvetésnek vagyoni hátrányt okoz, vétség miatt két évig

terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.

A költségvetési csaláshoz kapcsolódó felügyeleti vagy ellenőrzési kötelezettség

elmulasztása

397. § A gazdálkodó szervezet vezetője, ellenőrzésre vagy felügyeletre feljogosított tagja

vagy dolgozója, ha a felügyeleti vagy az ellenőrzési kötelezettség teljesítését elmulasztja, és

ezáltal lehetővé teszi, hogy a költségvetési csalást a gazdálkodó szervezet tagja vagy

dolgozója a gazdálkodó szervezet tevékenysége körében elkövesse, bűntett miatt három évig

terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.

A számvitel rendjének megsértése

403. § (1) Aki a számvitelről szóló törvényben vagy a felhatalmazásán alapuló

jogszabályokban előírt bizonylati rendet megsérti vagy könyvvezetési, beszámoló készítési

kötelezettségét megszegi, és ezzel

a) a megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibát idéz elő, vagy

b) az adott üzleti évet érintően vagyoni helyzete áttekintését, illetve ellenőrzését

meghiúsítja,

bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztéssel büntetendő.

Tőkebefektetési csalás

411. § Aki

a) a gazdálkodó szervezet vagyoni helyzetéről vagy vezető állású személyéről e

tevékenységével összefüggésben, illetve a gazdálkodó szervezetre vonatkozóan pénzügyi

eszközről valótlan adat közlésével vagy híresztelésével, illetve adat elhallgatásával vagy

b) pénzügyi eszközre vonatkozó színlelt ügylet kötésével

másokat tőkebefektetésre vagy a befektetés emelésére, illetve tőkebefektetés eladására vagy

a befektetés csökkentésére rábír, bűntett miatt három évig terjedő szabadságvesztéssel

büntetendő.

A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási

rendszerről szóló 2012. évi II. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a törvény által büntetni

rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra.

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:519. § kimondja, hogy aki

másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól a károkozó,

ha bizonyítja, hogy magatartása nem volt felróható.

A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III.

törvény rendelkezései [elsősorban a VIII. (általános) és XXIII. (speciális) fejezet, a

munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek] az irányadók.

Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről

szóló 2012. évi I. törvény (Mt.), a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény

(Kttv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.), a honvédek

jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény (Hjt.) megfelelő rendelkezései.

Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., Kttv., Kjt. és a Hjt. megfelelő

rendelkezései az irányadók.

Ellenőrzési munkalapok

A belső ellenőrzési tevékenység során felhasznált dokumentumok jellemzően

kétfélék lehetnek:

-70-

1. Már meglévő, rendelkezésre álló dokumentumok, pl.:

az ellenőrzött honvédelmi szervezet vizsgálat alá vont folyamatainak,

tevékenységének ellenőrzési nyomvonalai;

az ellenőrzött honvédelmi szervezet által a vizsgálat tárgyát képező eljárásra vagy

feladatra vonatkozóan kialakított vagy alkalmazott eredeti okmány (vagy

másolat), mint pl. számviteli-pénzügyi bizonylatok, szerződések, nyilvántartások,

hivatalos levelezések dokumentumai, stb.;

korábbi ellenőrzések releváns dokumentumai;

jogszabályok, szabályzatok, stb., amelyek a vizsgálat tárgyát képező területet vagy

eljárást szabályozzák;

az ellenőrzött honvédelmi szervezet által alkalmazott belső szabályzatok, vezetői

utasítások, kézikönyvek, írásbeli iránymutatások és eljárások.

2. A belső ellenőr által készített munkalapok, pl.:

az ellenőrzött személyekkel folytatott tárgyalásról, interjúról készült munkalap

(19. számú iratminta);

az ellenőrzött honvédelmi szervezet működésének folyamatleírása vagy

folyamatábrája;

a belső ellenőrzés által végzett tesztelés vagy egyéb vizsgálati eljárás leírása,

ideértve a teszteredményeket, illetve az egyéb vizsgálati eljárások eredményeit is;

a belső ellenőrzés által készített kérdőívek (20. számú iratminta) vagy egyéb a

vizsgálatot támogató segédletek.

Az ellenőrzési munkalapok elsődleges célja az ellenőrzési jelentésben foglalt

megállapítások és következtetések alátámasztása. A munkalapok az ellenőrzés kezdetétől

annak végéig az ellenőr által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak. Egyértelműen

tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett teszteket, illetve azok forrását, a

vizsgálat megállapításait és a levont következtetéseket, továbbá a bizonyítékok listáját.

A munkalapokat úgy kell elkészíteni, hogy az elvégzett munkát, az iratokat és az

eredményeket olyan személy is megértse, aki a folyamatról keveset tud.

A munkalap egy, az ellenőrzést felülvizsgáló személy vagy külső ellenőr számára is

lehetővé kell, hogy tegye a munkafolyamatok és munkalépések végigkövetését, valamint meg

kell, hogy teremtse az ellenőrzési program vonatkozó lépése, feladata, illetve a

megállapítások és következtetések közötti közvetlen kapcsolatot.

Az ellenőrzési munkalapok általában:

az ellenőrzés során folytatott kommunikáció alapjai;

az ellenőrzött személyekkel való megbeszélések alapját képezik;

alapul szolgálnak az ellenőrzés folyamatának és elvégzésének folyamatos

minőségbiztosításához, felülvizsgálatához;

segítséget nyújtanak az ellenőrzések megtervezésében, végrehajtásában, az

eredmények dokumentálásában, a jelentésírásban;

dokumentálják, hogy az ellenőrzési célokat elérték-e;

megkönnyítik egy kívülálló, harmadik fél számára az elvégzett munka és az

ellenőrzés eredményeinek értelmezését;

segítik a belső ellenőrzési munkatársak szakmai fejlődését;

segítséget nyújtanak az újonnan felvett belső ellenőrök képzésében;

útmutatóul, háttér-információként és referenciaként szolgálnak a későbbi

ellenőrzésekhez.

-71-

Az ellenőrzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenőrzés

jellegéből adódóan eltérő lehet, azonban általában a következő tényeket kell dokumentálniuk:

adott vizsgálatnak az ellenőrzési program szerinti végrehajtását;

a kontrollrendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatát és

értékelését;

a végrehajtott ellenőrzési eljárásokat, az összegyűjtött információkat, a

megállapításokat és levont következtetéseket;

az ellenőrzési munka felülvizsgálatát;

az ellenőr és az ellenőrzött terület kommunikációját.

Az ellenőr által elkészített munkalapok összegezik az ellenőrzési programban foglalt

minden egyes lépés teljesítéséhez kapcsolódó kulcsfontosságú információkat. Ennek

érdekében az elkészített munkalap a 18. számú iratmintában szereplő információkat

tartalmazza.

Módszertani leírás

A munkalapokat következetes tartalmi és formai elemekkel, valamint jól áttekinthetően kell elkészíteni úgy,

hogy megkönnyítsék a felülvizsgálatot. Ezért legyenek:

világosak, tömörek és teljesek;

„gazdaságosak”, kerüljék a szükségtelen ismétléseket vagy felsorolást;

logikusak és egységes stílusúak;

a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak;

egyszerű stílusban íródjanak.

Minden munkalap számozott, így lehetővé válik a munkalapok rendszerezése:

a munkalapokon szereplő számnak utalnia kell a kapcsolódó ellenőrzési program lépéseire.

a munkalapokat az ellenőrzési program lépéseinek megfelelő sorrendben kell számozni.

ha egy programlépéshez több munkalap készül, a munkalapokat a következőképpen célszerű számozni:

1-1, 1-2, 1-3, stb.

Szükség szerint kereszthivatkozást kell alkalmazni a belső ellenőrzési vezetői felülvizsgálat megkönnyítése, a

munkalapon szereplő információk azonosításának elősegítése, illetve az ellenőrzési jelentés elkészítésére való

felkészülés érdekében.

A kereszthivatkozás egy adott, egyedi számot vagy tényt egy másik munkalaphoz köt, ezáltal biztosítható, hogy:

az egyik munkalapon lévő információ megegyezik a másik munkalapon szereplővel;

minden egyes ellenőrzési programlépést elvégeznek és dokumentálnak;

minden megállapítást megfelelő bizonyítékokkal támasztanak alá.

A kereszthivatkozást úgy célszerű jelölni, hogy a vonatkozó munkalapok számát (referenciaszámát) a

kereszthivatkozott információ mellé beírják. Kereszthivatkozásra munkalapok között csak a kulcsfontosságú

információk esetén kerül sor.

A munkalapok felülvizsgálata

A belső ellenőrzési vezető felelőssége a folyamatos minőségbiztosítás keretében a

megfelelő felülvizsgálat biztosítása a munkalapok minősége és megfelelősége tekintetében. A

felülvizsgálat bizonyítékaként a felülvizsgáló a nevével, kézjegyével és dátummal lát el

minden munkalapot a felülvizsgálatot követően.


A honvédelmi szervezet adottságaihoz igazítottan kell kialakítani a munkalapok

felülvizsgálatára vonatkozó szabályokat.

Ahol egy belső ellenőr látja el a belső ellenőrzést a munkalapok felülvizsgálata más

személy által nyilvánvalóan nem lehetséges.

Ebben az esetben alkalmazható az az eljárás, hogy a belső ellenőr a megállapítások

írásba foglalása során önmaga újra áttekinti a munkalapokat.

-72-

Külső szolgáltató igénybevétele esetén, ugyanazok a szabályok érvényesek, mint egy

szervezeti egységként működő belső ellenőrzés esetében.]

Elektronikus formájú munkalap esetén (pl. táblázatkezelő programmal, audit

programmal készített munkalapok) a felülvizsgálatot végző e-mailben tájékoztassa a

vizsgálatvezetőt a felülvizsgálat eredményéről (csatolmányként beszúrva a munkalapot). Ezt

az e-mail-t az ellenőrzéshez kapcsolódó elektronikus mappában kell lementeni.

A (vezetői) felülvizsgálatnak a munkalapok lezárása után lehetőleg azonnal, de

legalább egy héten belül meg kell történnie. A felülvizsgáló észrevételeit a munkalapon kell

rögzíteni vagy ahhoz kell csatolni felülvizsgálati megjegyzésként. Amennyiben a munkalapot

felülvizsgálati megjegyzéssel látják el, akkor a munkalap nem tekinthető teljesnek mindaddig,

amíg a felülvizsgáló személy által felvetett kérdéseket nem rendezik, és a rendezés tényét a

munkalapon nem dokumentálják.

A felülvizsgálatnak meg kell határoznia, hogy:

az ellenőrzési eljárás, az egyes ellenőrzési lépések az ellenőrzési programnak

megfelelően történtek-e, az ellenőrzési lépéseket maradéktalanul végrehajtották-e;

az egyes feladatok elvégzéséhez tartozó vizsgálati eljárásokat és azok eredményeit

megfelelően dokumentálták-e;

az ellenőrzési munkát megfelelően hajtották-e végre;

a megállapítások, és következtetések megfelelőek-e, elegendő és megfelelő

bizonyítékokon alapulnak-e;

az ellenőrzött területekkel a szükséges konzultációk megtörténtek-e;

az ellenőrzött egységgel folytatott minden vitát megoldottak-e;

a munkalapok elkészítésére vonatkozó iránymutatásokat követték-e.

Alapvető vizsgálati eljárások, technikák

Az ellenőrzés során a belső ellenőrnek a megállapításai, következtetései, véleménye

kialakításához, az ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különböző közvetlen és

közvetett módszereket, továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló

logikai eljárásokat, technikákat lehet és kell alkalmaznia.

Az ellenőrzés céljainak megvalósításához szükséges elegendő és megfelelő

ellenőrzési bizonyíték megszerzéséhez alapvetően két út választható:

A) a rendszer-alapú vagy

B) a közvetlen vizsgálati megközelítési mód.

Amennyiben az ellenőrzési megközelítési módra vonatkozóan nincsenek

megkötések, a felmért és kiértékelt kockázatok függvényében, szakmai megítélés alapján kell

dönteni a megközelítési módok alkalmazásáról, minden esetben szem előtt tartva az

ellenőrzési munka hatékonyságának követelményét. Az ellenőrzési megközelítési mód

alkalmazására vonatkozó döntést az ellenőrzési feladat megtervezése, előkészítése

szakaszában kell meghozni.


A) Rendszer-alapú megközelítés

A rendszer-alapú ellenőrzési megközelítési mód (System Based Approach, SBA) alkalmazása azt jelenti, hogy a

szükséges ellenőrzési bizonyosság megszerzéséhez az ellenőr az ellenőrzött (szervezet, tevékenység, projekt)

belső kontrollrendszere, kontrolleljárásai megbízhatóságának vizsgálatára és értékelésére támaszkodik, és csak a

minimálisan szükséges közvetlen, részletes vizsgálatokat végzi el.

-73-

A rendszer-alapú megközelítési mód alkalmazása a következő lépéseken keresztül történik:

a vonatkozó kulcsfontosságú belső kontrollfunkciók azonosítása (meghatározása) és mélyreható

vizsgálata, értékelése, annak eldöntéséhez, hogy milyen mértékben lehet bízni a létrehozott belső

irányítási, szabályozási és ellenőrzési rendszerben (belső kontrollrendszerben) és annak működésében;

a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata annak megállapításához, hogy azok a vizsgált időszak

egészében eredményesen működtek-e;

a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata eredményének kiértékelése annak megállapításához,

hogy a tapasztalt megbízhatósági szint elfogadható-e;

meghatározott számú, mintavétellel kiválasztott tranzakció részletes vizsgálata, pl. annak

meghatározása érdekében (az ellenőrzés céljához kapcsolódóan), hogy az ellenőrzött éves költségvetési

beszámolója pontos és teljes, a benne foglalt tranzakciók törvényesek és szabályosak voltak-e és/vagy a

gazdaságossági, hatékonysági, eredményességi kritériumok teljesültek-e.

A rendszer-alapú megközelítés alkalmazhatóságának feltétele, hogy a kontrollrendszer vagy a vonatkozó

kontrolleljárások az ellenőr által felhasználható meghatározott bizonyossági szintet biztosítsanak. Amennyiben a

kontrollkockázatokat előzetesen közepes vagy alacsony szintűnek értékeltek, elviekben lehetséges a rendszer

alapú megközelítés alkalmazása.

B) A közvetlen vizsgálati megközelítés

A közvetlen vizsgálati megközelítést (Direct Substantive Testing, DST) kell alkalmazni, amikor nem lehetséges az

ellenőrzés céljainak elérése kontrollrendszerek vizsgálatára való támaszkodással. Ilyen esetben a rendszerek

vizsgálata nem célszerű, kivéve, ha az ellenőrzéssel szemben specifikus elvárás a honvédelmi szervezet belső

pénzügyi irányítási, szabályozási és kontrollrendszerei működésének értékelése is.

Közvetlen vizsgálati megközelítés révén nem szerezhető bizonyosság a belső kontrollok általános működéséről

(miután ebben a megközelítési módban e rendszerek vizsgálata nem történt meg és nincs bizonyíték

hatékonyságukra). A végső döntés tehát annak a mérlegelésétől függ, hogy melyik megközelítés gazdaságosabb

és hatékonyabb az ellenőrzési feladat egészének elvégzése, azon belül egyes céljainak elérése szempontjából.

A döntéshez figyelembe kell venni azt az alapvető követelményt is, hogy a rendszer alapú megközelítés

alkalmazása esetén a kontrollok részletes tesztelése mellett a magas szintű ellenőrzési bizonyosság eléréséhez

mindenképpen el kell végezni bizonyos mennyiségű közvetlen vizsgálatot is.

Az 5. - 7. számú segédlet bemutat néhány gyakorta használt alapvető vizsgálati

eljárást, technikát, melyeket a belső ellenőrök mind a rendszer-alapú, mind a közvetlen

vizsgálati megközelítés során alkalmazhatnak az adott ellenőrzés tárgyától, céljától függően:

a) Elemző eljárások (dokumentumok vizsgálata, elemzése; esettanulmányok;

összehasonlító elemzés; költség-haszon elemzés);

b) Tételes tesztelés;

c) Egyedi tesztelés;

d) Statisztikai elemzés;

e) Kérdésfelvetés;

f) Folyamatábrák;

g) Belső kontrollok tesztelése;

h) Számítógéppel támogatott ellenőrzési technikák.

A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat A Bkr. meghatározza a belső ellenőrnek az ellenőrzési bizonyítékok beszerzésével

kapcsolatos kötelezettségét, és alkalmazható eszközeit.

Bkr. 26. § d) pontja alapján a belső ellenőr köteles megállapításait, következtetéseit és

javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba foglalni, és azokat elegendő és

megfelelő bizonyítékkal alátámasztani.

Bkr. 26. § h) pontja alapján a belső ellenőr köteles az eredeti dokumentumokat az

ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve amennyiben az ellenőrzés

során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó

cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti dokumentumokat a

szükséges intézkedések megtétele érdekében a belső ellenőrzési vezető útján az ellenőrzött

költségvetési szerv vezetőjének jegyzőkönyv alapján átadni.

-74-

Bkr. 40. § (1) Az ellenőrzési jelentésben foglaltakat elegendő, megbízható, érdemi és

hasznos ellenőrzési bizonyítékokkal kell alátámasztani.

(2) Az ellenőrzés megállapításainak bizonyítására felhasználható különösen:

a) az eredeti okirat, amely a gazdasági esemény elsődleges okirata, bizonylata;

b) a másolat, amely az eredeti okirat szöveghű, hitelesített másolata;

c) a kivonat, amely az eredeti okirat meghatározott részének, részeinek szöveghű,

hitelesített másolata;

d) a tanúsítvány, amely több eredeti okiratnak az ellenőr által meghatározott szövegrészét

és számszaki adatait tartalmazza;

e) a közös jegyzőkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyről nincs egyéb

okirat, de amelynek valódiságát az ellenőr és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység

illetékes vezetője, alkalmazottja közösen megállapítja, és e tényt aláírásukkal igazolják;

f) a fénykép, videofelvétel vagy más kép-, hang- és adatrögzítő eszköz, amely

alkalmazható az ellenőr által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására;

g) a szakértői vélemény, amely a speciális ismereteket igénylő szakkérdésekben felkért

szakértő által adott értékelés;

h) a nyilatkozat, amely az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység alkalmazottjának

olyan írásbeli vagy szóbeli kijelentése, amely okirat hiányában vagy meglévő okirattal

ellentétesen valamilyen tényállást közöl;

i) a többes nyilatkozat, amely több személynek külön-külön vagy együttesen tett

nyilatkozata ugyanazon tényállásról;

j) az informatikai rendszerben rögzített, feldolgozott, onnan lekérdezéssel paraméterek,

illetve szűrési feltételek beállításával nyerhető adat.

Közös jegyzőkönyvet lehet készíteni olyan megállapítás igazolására, amelyről nincs

okirat, de mindkét fél aláírásával igazolja.

A Bkr. 40. § (2) bekezdésének e) pontjában meghatározott közös jegyzőkönyv egy

lehetséges mintáját a 21. számú iratminta tartalmazza.

Az ellenőr által nyilvántartott információnak és bizonyítéknak a következő

szempontoknak kell megfelelnie:

egy független, tájékozott személy ugyanazon következtetést vonja le belőle, mint

amit az ellenőr tett (elégséges);

mérvadó, és a lehetőségekhez képest a szakmailag helyes módszerek

alkalmazásán alapul (megbízható);

logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul (releváns és fontos).

Módszertan

Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamatát a 8. számú segédlet szemlélteti.

Bkr. 36. § Az ellenőrzés során a belső ellenőr kérésére az ellenőrzött szerv, illetve

szervezeti egység vezetője köteles teljességi nyilatkozatot adni, amelyben az ellenőrzött szerv,

illetve szervezeti egység vezetője igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal összefüggő,

felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenőr

rendelkezésére bocsátotta.

A teljességi nyilatkozat mintája a 22. számú iratmintában található.

-75-

4) Az ellenőrzési jelentés

Bkr. 39. § (1) A belső ellenőr a megállapításait, következtetéseit és javaslatait tartalmazó

ellenőrzési jelentést, vagy több kapcsolódó témájú ellenőrzési jelentés alapján összefoglaló

ellenőrzési jelentést készít.

Bkr. 41. § (1) A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat úgy kell lényegre

törően és világosan megfogalmazni, hogy

a) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység egészének működése, gazdálkodása vagy

az ellenőrzött tevékenység objektíven értékelhető legyen,

b) vegye figyelembe a működéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos

kockázatokat,

c) azok végrehajthatóak, teljesítésük pedig ellenőrizhető és számon kérhető legyen.

(2) A belső ellenőr köteles az ellenőrzési jelentésben objektíven szerepeltetni minden olyan

lényeges tényt, pozitív és negatív megállapítást, hiányosságot és ellentmondást, amely

biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés teljességét.

(3) A belső ellenőrök az ellenőrzési jelentés elkészítésénél kötelesek értékelni minden, a

vizsgált szervezet, illetve egyéb felek által rendelkezésükre bocsátott információt és

véleményt, azonban ez utóbbi nem befolyásolhatja a belső ellenőrök tényeken alapuló

megállapításait, következtetéseit.

(4) Az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalójában az ellenőrzés eredményét és a feltárt

hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni.

A belső ellenőrzés a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak való megfelelést,

valamint a gazdaságosságot, hatékonyságot és eredményességet vizsgálva, a belső ellenőrzési

folyamat legfontosabb termékeként megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat

fogalmaz meg a fejezetet irányító szerv vezetője vagy a honvédelmi szervezet első számú

vezetője, valamint az ellenőrzött honvédelmi szervezet azon tagjai számára, amelyek

közreműködése a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok, hibák megszüntetéséhez,

korrigálásához elengedhetetlen.

Az ellenőrzési megállapítások olyan megfigyelések, tapasztalatok, észrevételek,

melyek a vizsgált folyamatok, tevékenységének működésére, a működés „mikéntjére”

vonatkoznak. A megállapításoknak mindig relevánsnak kell lenniük az ellenőrzés célja,

tárgya, a főbb ellenőrzési feladatok szempontjából. Nem elegendő pusztán a folyamatok,

tevékenységek megfigyelt működését leírni, a megállapításokat mindig az ellenőrzési

kritériumokkal, ellenőrzési feladatokkal összefüggésben kell megtenni.

Az ellenőrzés alapján a következtetéseket, javaslatokat annak figyelembevételével

kell megfogalmazni, hogy a vizsgált folyamatoknak, tevékenységeknek hogyan kellene

működniük.

A belső ellenőrzési jelentés elkészítésének folyamatos minőségbiztosításához az

ellenőrzési listát a 36. számú iratminta tartalmazza.


Az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapításoknak a következőknek kell megfelelniük:

Kritérium – utalnak a folyamatok és kontrollok elvárt működésének szempontjaira (mi kellene, hogy

legyen);

Valós tények – a vizsgálat során a belső ellenőr által azonosított tényszerű bizonyítékokon alapulnak

(mi van);

Ok – az elvárt és valós feltételek közti eltérés okát felfedik (miért van eltérés);

Hatás – a kockázat, illetve kockázati kitettség bemutatása. A honvédelmi szervezet ezzel a kockázattal

szembesül amiatt, mert az adott feltétel nem áll összhangban a saját kritériumában szereplő elvárással

(az eltérés hatása).

-76-

A megállapítások, következtetések és javaslatok részletes ismertetése

A megállapítások az ellenőrzési tényállás ismertetésére szolgálnak, bemutatják a

belső kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat. Éppen ezért a

megállapítások:

pontosak és ellenőrzési bizonyítékokkal alátámasztottak;

az ellenőrzési programra hivatkoznak;

jelentőségük alapján sorba rendezettek.

A megállapításokat azok folyamatokra gyakorolt hatása alapján kell sorba rendezni,

beleértve a belső kontrollrendszer hatékonyságára és eredményességére gyakorolt hatásukat

is. A megállapítások rangsorolásának a megállapításra vonatkozó kockázat rangsorolásához

kell igazodnia (10. számú segédlet).

A megfogalmazott megállapításoknak és következtetéseknek a folyamatokra és a

honvédelmi szervezet működésének célkitűzéseire gyakorolt lehetséges kockázatát/hatását

ugyancsak célszerű röviden ismertetni a jelentésben.

A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belső

ellenőröknek ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok,

gyengeségek kijavítására, vagy éppen a hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb

működésre.

A javaslatok kapcsán jelölni szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy

esetleg már az ellenőrzés során kijavításra kerültek.

Az ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei

Bkr. 39. § (3) Az ellenőrzési jelentésnek tartalmaznia kell:

a) az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység megnevezését;


c) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését;

d) a 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzés típusát;

e) az ellenőrzés tárgyát;

f) az ellenőrzés célját;

g) az ellenőrzött időszakot;

h) a helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét;

i) az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat;

j) vezetői összefoglalót;

k) az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, valamint a köztük

fennálló összefüggéseket;

l) az ellenőrzött időszakban az ellenőrzött területért (vagy feladatért) felelős vezetők

nevét, beosztását;

m) a jelentés dátumát és az ellenőrzésben közreműködött ellenőrök, szakértők nevét és

aláírását.

Az áttekinthetőség érdekében minden ellenőrzési jelentésnek egy standard

formátumot kell követnie, amelyben az ellenőrzéshez kapcsolódó információk szerepelnek

(28. számú iratminta: Ellenőrzési jelentés/-tervezet minta).

-77-

A vezetői összefoglalónak az ellenőrzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat

kell kiemelnie, úgy mint a főbb megállapítások, következtetések és javaslatok, valamint a

vizsgált területről, folyamatról kialakított összesített vélemény [Bkr. 41. § (4)]. Az összesített

véleményt részleteiben a 9. számú segédlet tartalmazza.

A vezetői összefoglaló része az ellenőrzési jelentésnek.

A belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy

Bkr. 39. § (2) Az ellenőrzési jelentés elkészítéséért, annak tartalmáért, a levont

következtetésekért és a kapcsolódó javaslatokért a vizsgálatvezető, a megállapítások

valódiságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végzők felelősek.

Az ellenőrzési jelentéstervezet, majd az ellenőrzési jelentés elkészítése a

vizsgálatvezető felelőssége, ezért át kell tekintenie a munkalapokon szereplő, az ellenőrzés

során tett megállapításokat, majd ezekre alapozva kell elkészítenie az ellenőrzési jelentés

tervezetét. Az ellenőrzési jelentéstervezetnek tartalmaznia kell az ellenőrzött terület

vezetőinek minden olyan válaszát, válaszára tett módosítást, amelyben az ellenőrzés során

már megegyeztek.

Következő lépésként a belső ellenőrzési vezetőnek felül kell vizsgálnia az ellenőrzési

jelentés tervezetét és az annak alapjául szolgáló munkalapokat, hogy megbizonyosodjon arról,

minden megállapítás és következtetés pontos és bizonyítékokkal megfelelően alátámasztott.

A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre

Bkr. 42. § (1) A belső ellenőrzési vezető a jelentés tervezetét, illetve annak kivonatát

egyeztetés céljából megküldi az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének,

továbbá annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz

(a továbbiakban együttesen: érintettek).

(2) Az érintettek észrevételeiket a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 8 napon belül

kötelesek megküldeni a belső ellenőrzési vezető részére.

(3) Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető a (2) bekezdésben meghatározottnál

hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat.

(4) Soron kívüli ellenőrzés esetén a belső ellenőrzési vezető a (2) bekezdésben

meghatározottnál rövidebb határidőt is megállapíthat.

(5) A jelentéstervezet megküldésére vonatkozó kísérő levélben fel kell hívni az ellenőrzött

figyelmét arra, hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges

választ is jelezni kell a határidőn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy időben

lehetősége van a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztető megbeszélés kezdeményezésére.

(6) Amennyiben az érintettek nem tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a

nemleges válaszukkal együtt - amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy

javaslatokat tartalmaz az érintett szervezeti egység vonatkozásában - már az intézkedési

tervet is elkészíthetik és megküldhetik az ellenőrzést végző szerv vagy szervezeti egység

részére a megadott véleményezési határidőn belül.

(7) Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a vizsgálatvezető dönt, amelyről az

észrevételezési határidő lejártától számított 8 napon belül az érintetteknek írásbeli

tájékoztatást ad és indokolja az el nem fogadott észrevételeket vagy kezdeményezi a 43. § (1)

bekezdése szerinti megbeszélés összehívását.

(8) Az elfogadott észrevételeket a vizsgálatvezető átvezeti az ellenőrzési

jelentéstervezeten. Az érintettek észrevételeit, illetve a vizsgálatvezető válaszát csatolni kell

az ellenőrzés dokumentációjához.

-78-

Kísérőlevél tartalma az ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez:

határidő (főszabályként 8 – max. 30 nap) az észrevételek megtételére, (lehetőleg

dátummal, hogy egyértelmű legyen),

a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni, de

a nemleges választ is jelezni kell határidőn belül (így elkerülhető a félreértés és

több ellenőrzött esetén is számon tartható, hogy ki nem tett még észrevételt),

az ellenőrzöttnek is lehetősége van az egyeztető megbeszélés kezdeményezésére,

valamint

nemleges válasz esetén akár már intézkedési terv is elkészíthető és megküldhető.

Az ellenőrzési jelentéstervezetben annak lezárásáig fel kell tüntetni a „Tervezet”

szót.

Az ellenőrzési jelentés tervezetét a belső ellenőrzési vezető küldi meg az érintettek

részére egyezetés céljából, akik főszabályként a kézhezvételtől számított 8 napon belül tehetik

meg észrevételeiket.

Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető maximum 30 napos, de akár a 8 napnál

rövidebb határidőt is megállapíthat soron kívüli ellenőrzés esetén (24. számú iratminta:

Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez).

Jó gyakorlat

A jelentéstervezet egyeztetése történhet elektronikus úton is, amennyiben mindkét fél elfogadja ezt a lehetőséget

és biztosított a kézhezvétel megfelelő dokumentálása. Ily módon gyorsítható az egyeztetés folyamata.

A Bkr. értelmében az érintetteknek az észrevételek megküldésével egy időben

lehetősége van egyeztető megbeszélés kezdeményezésére.

Az egyeztető megbeszélés

Bkr. 43. § (1) Amennyiben az érintettek részéről a megállapításokat vitatják, akkor

egyeztető megbeszélést kell tartani, bármelyik fél kezdeményezésére.

(2) Az egyeztető megbeszélésen részt vesz a vizsgálatvezető, az ellenőrzést végző belső

ellenőrök, az ellenőrzést végző szerv belső ellenőrzési vezetője, az ellenőrzött szerv,

illetve szervezeti egység vezetője, irányított szervnél végzett ellenőrzés esetén annak belső

ellenőrzési vezetője, valamint a vizsgálatban érintett egységek vezetői és szükség szerint

más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy megállapításai miatt

indokolt. Az egyeztető megbeszélésről jegyzőkönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a

megbeszélés eredményét. A jegyzőkönyvet csatolni kell az ellenőrzési jelentéshez.

(3) Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető az észrevételek átvezetése után a

jelentéstervezetet az érintetteknek ismételten megküldheti visszamutatás céljából 5 napos

határidővel.

Az egyeztető megbeszélés jegyzőkönyvét (26. számú iratminta) csatolni kell az

ellenőrzési jelentéshez, melyben be kell mutatni a fennmaradt vitás kérdéseket, álláspontokat.

Amennyiben az ellenőrzési jelentés jelentősen módosul az egyezető megbeszélést

követően, a belső ellenőrzési vezető ismételten megküldheti a jelentéstervezetet visszamutatás

céljából.

-79-

Az ellenőrzés lezárása

Bkr. 2. § f) ellenőrzés lezárása: egy adott ellenőrzés akkor tekinthető lezártnak, ha az

ellenőrzési jelentést (vagy annak kivonatát) az ellenőrzést végző költségvetési szerv

vezetője megküldte az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység részére (illetve annak,

akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz);

Bkr. 2. § o) lezárt ellenőrzési jelentés: a belső ellenőr által elkészített, az ellenőrzött

szervezettel egyeztetett, az elfogadott észrevételek átvezetésével véglegezésre került és

aláírt ellenőrzési jelentés;

Bkr. 43. § (4) Az ellenőrzési jelentést, illetve annak kivonatát a vizsgálatvezető és a

vizsgálatot végző valamennyi ellenőr aláírását követően a belső ellenőrzési vezető hagyja

jóvá és megküldi a költségvetési szerv vezetője részére.

44. § (1) A költségvetési szerv vezetője a lezárt ellenőrzési jelentést vagy annak

kivonatát megküldi:

a) irányított, illetve felügyelt költségvetési szerv ellenőrzése esetén az ellenőrzött szerv

vezetőjének, illetve

b) saját szervezet ellenőrzése esetén az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének,

továbbá

c) annak, akire vonatkozóan megállapítást vagy javaslatot tartalmaz,

és szükség esetén felkéri az intézkedési terv elkészítésére.

(2) Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi


az nem befolyásolja az ellenőrzés lezárását.

Az ellenőrzést végző honvédelmi szervezet vezetője levélben tájékoztatja a

címzetteket az ellenőrzés lezárásáról, melyben megküldi a lezárt ellenőrzési jelentést és

szükség esetén felkéri az ellenőrzöttet az intézkedési terv elkészítésére (27. számú iratminta:

Kísérőlevél a lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez).

-80-

VI. Az ellenőrzések nyomon követése

Tartalmi elemek

Az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követése az alábbi folyamatokra terjed ki:

az intézkedési terv elkészítésére vonatkozó eljárási szabályok, a felelősök, határidők

megjelölésével;

az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése;

szükség szerinti utóvizsgálat lefolytatása.

Az intézkedési terv elkészítésére és módosítására vonatkozó rendelkezéseket a Bkr.

45. §-a tartalmazza.

Bkr. 45. § (1) Az intézkedési terv elkészítéséért, végrehajtásáért és a megtett

intézkedésekről történő beszámolásért az ellenőrzött, valamint a javaslattal érintett szerv,

illetve szervezeti egység vezetője felelős.

(2) Az intézkedési tervet a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek és a

vonatkozó határidők megjelölésével kell elkészíteni. Az intézkedési tervben az egyes

feladatokhoz kapcsolódó határidőket úgy kell meghatározni, hogy azok számon kérhetőek

legyenek. Amennyiben a feladat jellege egy éven túl mutat, akkor részfeladatokat, illetve

részhatáridőket kell meghatározni, ahol értelmezhető.

(3) Az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon

belül kell elkészíteni és megküldeni a költségvetési szerv vezetője és a belső ellenőrzési

vezetője részére. Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a költségvetési szerv

vezetője ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat.

(4) A költségvetési szerv vezetője az intézkedési terv jóváhagyásáról az intézkedési terv

kézhezvételétől számított 8 napon belül - a belső ellenőrzési vezető véleményének

kikérésével - dönt.

(5) Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes

feladatok végrehajtására, legfeljebb egy alkalommal - a határidő lejártát megelőzően -

határidő, illetve feladat módosítást kérhet a költségvetési szerv vezetőjétől. A kérelem

elfogadásáról vagy elutasításáról a költségvetési szerv vezetője - a belső ellenőrzési vezető

véleményének kikérésével - dönt, és erről tájékoztatja az ellenőrzött szervezeti egység

vezetőjét és a belső ellenőrzési vezetőt is.

(6) Az (5) bekezdésben meghatározott kérelem elbírálásának jogát a költségvetési szerv

vezetője átruházhatja a belső ellenőrzési vezetőre, aki rendszeresen beszámol a határidő

módosítási kérelmekről és azok elfogadásáról vagy elutasításáról.

A Bkr. 13. § (3) bekezdése alapján a HM BEF és az MH ÖHP fejezetszintű

ellenőrzéseit követő intézkedési terv tartalmára, valamint az intézkedési terv elkészítésére és

egyeztetésére a 45. §-ban meghatározottakat kell megfelelően alkalmazni.

A HM BEF ellenőrzéseit követő intézkedési tervek módosítására irányuló kérelmek

elbírálási jogát a miniszter rendszeres beszámolási kötelezettség mellett átruházta a HM BEF

főosztályvezetőjére.

Az ellenőrzések nyomon követése a Bkr. 46-47. §-aiban foglaltak alapján az a

folyamat, melynek keretében a honvédelmi szervezet belső ellenőrzése értékeli, hogy az

ellenőrzött terület vezetői által az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások,

következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései megvalósultak-e, mennyire

voltak megfelelőek, hatékonyak és időszerűek. Az ellenőrzési megállapítások nyomon

követésének elsődleges eszközei:

az intézkedési terv végrehajtásának figyelemmel kísérése;

utóvizsgálat.

-81-

Bkr. 46. § (1) Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben

meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott

legutolsó határidő lejártát követő 8 napon belül írásban beszámol a költségvetési szerv

vezetője részére, és ezen beszámolót egyúttal tájékoztatásul megküldi a belső ellenőrzési

vezetője részére is.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott beszámoló tartalmazza a megtett intézkedések rövid

leírását, a végre nem hajtott intézkedések okát és esetlegesen a 45. § (5) bekezdése alapján a

határidő, illetve feladat módosítási kérelmet.

(3) Amennyiben az ellenőrzött szerv, szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben

meghatározott egyes feladatok végrehajtásáról az (1) bekezdésben meghatározott határidőn

belül nem számol be és a 45. § (5) bekezdése alapján határidő hosszabbítást sem kért, a

költségvetési szerv vezetője, illetve a belső ellenőrzési vezető utóellenőrzést kezdeményezhet

a soron kívüli feladatokra tervezett kapacitásának a terhére.

47. § (1) A belső ellenőrzési vezető a 46. § (1) bekezdésében meghatározott tájékoztatás

alapján éves bontásban nyilvántartást vezet, amellyel a belső ellenőrzési jelentésekben tett

megállapításokat, javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását

nyomon követi.

(2) A (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartásnak - az államháztartásért felelős

miniszter által közzétett módszertani útmutató figyelembevétele mellett - tartalmaznia kell az

ellenőrzési jelentésben szereplő javaslatot, az elfogadott intézkedési tervet, az intézkedési

terv alapján végrehajtott intézkedések rövid leírását, és a végre nem hajtott intézkedések

okát.

A Bkr. 14. § (1) bekezdése értelmében a honvédelmi szervezet vezetője a külső

ellenőrzések körében gondoskodik a HM BEF és az MH ÖHP fejezetszintű ellenőrzéseit

követő intézkedési tervek végrehajtásának éves bontású nyilvántartásáról is a 47. § (2)

bekezdésében foglalt tartalommal, mely feladatot átruházhat bármely szervezeti egység

vezetőjére. Ez a nyilvántartás képezi alapját a külső ellenőrzések hasznosulásáról a tárgyévet

követő év január 31-ig történő beszámolásnak, melyre vonatkozó szabályokat részleteiben a

honvédelmi szervezetek az operatív belső kontrollok rendszeréről szóló HM utasítás

szabályozza.

Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése

Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének a Bkr. 46. § (1) bekezdése értelmében

az intézkedési tervben foglaltak megvalósításáról tájékoztatnia kell a belső ellenőrzési

vezetőt. A belső ellenőrzési vezető a kapott tájékoztatás alapján éves bontásban vezeti a

nyilvántartást, amellyel nyomon követi a belső ellenőrzési jelentésekben tett megállapításokat,

javaslatokat, a vonatkozó intézkedési terveket és azok végrehajtását. Év végén a nem teljesült

intézkedéseket a következő évi nyilvántartásba át kell vezetni.

A nyilvántartás formáját a 30. számú iratminta tartalmazza.


Útmutató a külső és belső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásának vezetéséhez:

http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagi-miniszterium/allamhaztartasert-felelos-

allamtitkarsag/hirek/utmutato-a-kulso-es-belso-ellenorzesekhez-kapcsolodo-intezkedesekhez

Az útmutatóban a külső ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartására előírt táblázat a belső

ellenőrzésekhez kapcsolódó intézkedések nyilvántartásához képest a következő plusz oszlopokat tartalmazza:

külső vizsgálatot bejelentő levél iktatószáma;

ellenőrzést végző megnevezése;

az ellenőrző szerv vizsgálatvezetőjének neve és elérhetősége;

az ellenőrzött szervnél kijelölt szakmai kapcsolattartó neve és szervezeti egysége.

http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagi-miniszterium/allamhaztartasert-felelos-allamtitkarsag/hirek/utmutato-a-kulso-es-belso-ellenorzesekhez-kapcsolodo-intezkedesekhez

http://www.kormany.hu/hu/nemzetgazdasagi-miniszterium/allamhaztartasert-felelos-allamtitkarsag/hirek/utmutato-a-kulso-es-belso-ellenorzesekhez-kapcsolodo-intezkedesekhez

-82-

Utóvizsgálat

A végrehajtott intézkedések hatékonyságát szükség esetén utóvizsgálat keretében

vagy a területet érintő következő ellenőrzés során felül kell vizsgálni.


Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belső ellenőrzés megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések

megfelelő végrehajtásáról, vagy arról a tényről, hogy ha az ellenőrzött terület vezetője nem, vagy nem

megfelelően hajtja végre az intézkedéseket.

Az utóvizsgálatra indokolt esetben általában azt követően kerül sor, amikor az intézkedési tervben foglalt utolsó

határidő lejár. Előfordulhat ugyanakkor, hogy a belső ellenőrzési vezető úgy ítéli meg, hogy még az intézkedési

tervben rögzített határidők lejárta előtt szükséges az utóvizsgálatot lefolytatni (pl. ha az intézkedések

végrehajtása egyértelműen veszélyeztetve van).

Az utóvizsgálat abban tér el a hagyományos ellenőrzéstől, hogy az ellenőrzési célok

és az ellenőrzés tárgya szűkebb, csak az ellenőrzési jelentésben leírt hiányosságokra, valamint

a kapcsolódó javaslatok végrehajtására terjed ki.

Egy utóvizsgálat elvégzése során ugyanazt a tervezési, végrehajtási és jelentési

eljárást kell követni, mint bármely más ellenőrzés során, figyelembe véve az alábbiakat:

az alapellenőrzés jelentésének megállapításait, következtetéseit és javaslatait át

kell tekinteni annak meghatározása érdekében, hogy az utóvizsgálat mire terjedjen

ki;

az intézkedés értékeléséhez használt ellenőrzési tesztelést és eljárást megfelelően

meg kell tervezni;

szükség szerint helyszíni ellenőrzést kell végezni, és az elvégzett ellenőrzési

munkát dokumentálni kell;

a végrehajtás esedékességi dátumát igazolni kell, és ha szükséges, felül kell

vizsgálni.

Ha a belső ellenőr az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenőrzés

során feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a kellő lépések, akkor

arról a honvédelmi szervezet vezetőjét tájékoztatni kell.

-83-

VII. Beszámolás

Tartalmi elemek

A belső ellenőrzés beszámolóinak eljárási szabályai:

az éves (összefoglaló éves) ellenőrzési jelentések és egyéb beszámolók (pl. negyedéves, féléves

beszámolók, egyéb tájékoztató dokumentumok) elkészítésének rendje, módszerei;

beszámolók elkészítéséért felelős személy, a jóváhagyó(k), a címzettek, határidők meghatározása;

beszámolók tartalma, szerkezete;

beszámolás eljárási folyamatai.

Az éves (és összefoglaló éves) ellenőrzési jelentésre vonatkozóan a Bkr. 48. és 49. §-

a állapít meg kötelezettségeket:


figyelembevételével elkészített éves ellenőrzési jelentés, illetve összefoglaló éves ellenőrzési

jelentés az alábbiakat tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak

szerint:

aa) az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése;

ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása;


b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján az

alábbiak szerint:

ba) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának

és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok;

bb) a belső kontrollrendszer öt elemének értékelése;

c) az intézkedési tervek megvalósítása.

49. § (1) Az éves ellenőrzési jelentés elkészítéséért a belső ellenőrzési vezető felelős,

amelyet jóváhagyásra megküld a költségvetési szerv vezetőjének.

(2) A költségvetési szerv vezetője az éves ellenőrzési jelentést megküldi a fejezetet

irányító költségvetési szerv belső ellenőrzési vezetője részére a tárgyévet követő év február

15-ig.

…...

(4) A fejezetet irányító szerv belső ellenőrzési vezetője kidolgozza, és a fejezetet irányító

szerv vezetőjének jóváhagyását követően megküldi a tárgyévet követő év április 15-ig az

államháztartásért felelős miniszternek az előző évre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést,

valamint a fejezethez tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján

összeállított összefoglaló éves ellenőrzési jelentést.

(5) A minisztérium belső ellenőrzési vezetője a jóváhagyott éves ellenőrzési jelentését a

tárgyévet követő év április 15-ig megküldi a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal elnökének.

A Bkr. 29. és 48. §-ának megfelelően az éves belső ellenőrzési tervet, illetve az éves

belső ellenőrzési jelentést az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani

útmutató figyelembevételével kell elkészíteni.

Módszertan

A Bkr. 52. § (6) bekezdése alapján az államháztartásért felelős miniszter minden év szeptember 15-ig közzéteszi

az ún. Terv és Beszámoló Útmutatót, amely tartalmazza az éves és az összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentés

iratmintáját is. Az Útmutató NGM Államháztartásért Felelős Államtitkárság honlapján érhető el.

-84-

Az államháztartásért felelős miniszter által közzétett útmutatóban foglaltakat a

fejezetet irányító szervek a fejezeti sajátosságoknak megfelelően további információ- és

adatbekéréssel bővíthetik.

A honvédelmi szervezetek éves belső ellenőrzési jelentése

A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési vezetőjének az éves belső ellenőrzési

jelentést a HM BEF főosztályvezetője által fejezet szinten az éves jelentés elkészítéséhez

aktuálisan – az államháztartásért felelős miniszter ajánlására figyelemmel – kiadásra kerülő

útmutatóban előírt részletes tartalmi követelményekkel összhangban kell kidolgozni.

A HM BEF főosztályvezetője készíti el a HM fejezetszintű éves belső ellenőrzési

jelentését és terjeszti elő a miniszter részére jóváhagyásra. A HM fejezetszintű éves belső

ellenőrzési jelentésében az átruházott hatáskörben végzett fejezetszintű belső ellenőrzési

feladatok elkülönítetten megjelenítésre kerülnek.

Az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP éves belső ellenőrzési jelentését az

MH ÖHP BELLO osztályvezető készíti el, melyet az MH ÖHP parancsnoka hagy jóvá.

A belső ellenőrzési vezető által kidolgozott intézményi szintű éves belső ellenőrzési

jelentést a honvédelmi szervezet vezetője hagyja jóvá.

A jóváhagyott éves belső ellenőrzési jelentést az alátámasztó elemzésekkel,

számvetésekkel, valamint a fejezet éves összefoglaló belső ellenőrzési jelentésének

összeállítását megalapozó számvetésekkel és értékeléssel együtt kell a HM BEF

főosztályvezetője részére a HM fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentésének

összeállítása érdekében megküldeni.

Az összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentés

A HM fejezet összefoglaló belső ellenőrzési jelentését a HM BEF főosztályvezetője

készíti el, melynek összeállításához felhasználja a részére az alábbi rendben megküldésre

kerülő jelentéseket:

az MH ÖHP parancsnoka részéről a tárgyévet követő év február 15-ig:

o az MH ÖHP belső ellenőrzési vezetője által kidolgozott, a szolgálati

alárendeltségbe tartozó kijelölt honvédelmi szervezeteknél végrehajtott

fejezetszintű, és a saját szervezetnél végrehajtott intézményi szintű belső

ellenőrzésekről számot adó éves belső ellenőrzési jelentést, a parancsnoki

jóváhagyást követően továbbá

o a szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek belső ellenőrzési

vezetője által kidolgozott, a honvédelmi szervezet vezetője által jóváhagyott,

az MH ÖHP parancsnoka részére tárgyévet követő év február 15-ét megelőző

időpontra előterjesztett éves belső ellenőrzési jelentéseket;

az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe nem tartozó honvédelmi szervezetek

vezetői részéről a tárgyévet követő év február 15-ig a belső ellenőrzési vezető

által kidolgozott, majd jóváhagyott éves belső ellenőrzési jelentéseket;

az MH ÖHP parancsnoka részéről a tárgyévet követő év március 14-ig az MH

ÖHP belső ellenőrzési vezetője által összeállított, az MH ÖHP szintű összefoglaló

belső ellenőrzési jelentést.

-85-

Az MH ÖHP szolgálati alárendeltségébe tartozó honvédelmi szervezetek vezetői

éves belső ellenőrzési jelentésüket az MH ÖHP parancsnoka részére az általa meghatározott

határidőre terjesztik elő.

A belső ellenőrzési jelentéseket és az alátámasztó számvetéseket, elemzéseket a

fejezeti feldolgozás elősegítése érdekében az aláírt eredeti példányok mellett elektronikus

úton is meg kell küldeni a HM BEF részére.

A HM BEF részéről a HM fejezetszintű éves belső ellenőrzési jelentését, valamint a

HM fejezet összefoglaló belső ellenőrzési jelentését olyan számvetéssel kell előterjeszteni,

hogy azok a miniszteri jóváhagyást követően a Bkr. 49. § (4) bekezdésében meghatározott

határidőre (tárgyévet követő év április 15.) az államháztartásért felelős miniszter részére,

valamint a HM fejezetszintű éves belső ellenőrzési jelentése a Bkr. 49. § (5) bekezdésében

előírtak szerint a KEHI elnöke részére megküldésre kerülhessen.

Az éves és az összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentések kidolgozási és

előterjesztési rendjét tekintve a HM fejezetet illetően meghatározható cél:

egyrészt segíteni a honvédelmi vezetést abban, hogy fejezeti szinten áttekinthesse,

elemezhesse, értékelhesse a HM, valamint az irányítása alá tartozó honvédelmi

szervezetek tárgyévi belső ellenőrzési tevékenységét, a belső ellenőrzési tervek

teljesítését, valamint a belső ellenőrzés által tett megállapítások hasznosulását;

másrészt a HM BEF főosztályvezetője (HM belső ellenőrzési vezető) által a

honvédelmi szervezetek éves belső ellenőrzési jelentései alapján elkészítésre

kerülő HM fejezet összefoglaló éves belső ellenőrzési jelentéséből, valamint a

HM éves belső ellenőrzési jelentéséből nyerhető információk révén támogatni a

Nemzetgazdasági Minisztériumnak az államháztartási belső ellenőrzés és belső

kontrollrendszer vonatkozásában végzett központi koordinációs és harmonizációs

tevékenységét;

harmadrészt a vezetői felelősség / elszámoltathatóság rendszerének keretein belül

biztosítani a honvédelmi szervezetek vezetői tudatos felelősségvállalását az belső

ellenőrzési jelentések elkészítéséért, figyelembe véve, hogy azok végső célja a

Bkr. 51. § (2) bekezdésében előírtak alapján a tárgyévet követő év július 31-ig a

Kormány államháztartásért felelős miniszter általi tájékoztatása az államháztartási

belső ellenőrzés és belső kontrollrendszer működéséről.

-86-

VIII. Az ellenőrzési dokumentumokkal kapcsolatos előírások

Tartalmi elemek

Az ellenőrzési dokumentumok formai követelményei, az alkalmazott iratminták tekintetében kifejtésre

kerül:

az ellenőrzési dokumentumok meghatározása (pl. beérkező, kimenő dokumentumok,

munkalapok);

az ellenőrzési dokumentumok kezelésére, tárolására vonatkozó általános és specifikus szabályok

(az elektronikus formában tárolt dokumentumokra vonatkozóan is, pl. könyvtárstruktúra,

jogosultságok);

nyilvántartásokra vonatkozó előírások (pl. szerkezete, tartalma);

az egyes ellenőrzésekhez tartozó dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabályok (az ellenőrzési

mappa formája, felépítése, tartalma);

az ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés.

A Bkr. 22. és 50.§-ai rendelkeznek az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről,

nyilvántartásáról a kapcsolódó felelősségről.

Bkr. 22. §

(2) Az (1) bekezdésben foglalt feladatokon túl a belső ellenőrzési vezető köteles:

…

b) gondoskodni a belső ellenőrzések nyilvántartásáról, a költségvetési szerv vezetőjének

döntésétől függően a külső ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési

dokumentumok megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos

tárolásáról;

…

e) kialakítani és működtetni az 50. §-ban meghatározott nyilvántartást;

f) a belső ellenőrzési tevékenység során kezelt adatokat illetően betartani az

adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírásokat, valamint gondoskodni

arról, hogy a belső ellenőrzést végzők tevékenységüket ezek figyelembevételével

végezzék.

…

50. § (1) A belső ellenőrzési vezető köteles nyilvántartást vezetni az elvégzett belső

ellenőrzésekről és gondoskodni az ellenőrzési dokumentumok megőrzéséről.

(2) A nyilvántartás tartalmazza:

a) az ellenőrzés azonosítóját;

b) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését;

c) az ellenőrzés tárgyát;

d) az ellenőrzés kezdetének és lezárásának időpontját;

e) az ellenőrzés lefolytatásában részt vett vizsgálatvezető, a belső ellenőr és a szakértő

nevét;

f) a vizsgált időszakot;

g) az intézkedési terv készítésének szükségességét.

Az ellenőrzési dokumentumok

A belső ellenőrnek az elvégzett ellenőrzési munkáról minden fontos információt és

adatot dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és

következtetések, a vélemények alátámasztásához, valamint igazolják, hogy az ellenőrzést a

Bkr. által előírt követelményeknek megfelelően végezték el.

-87-

Az ellenőrzési munka dokumentálása a belső ellenőr által az ellenőrzési munka

végrehajtásáról készített, illetve az ellenőrzési munka során szerzett és megőrzött írásos

és/vagy elektronikus dokumentumokban történik, amelyeket összefoglalóan

munkadokumentumoknak nevezünk.

Az ellenőrzésekhez tartozó dokumentumok nyilvántartását ún. ellenőrzési mappák

képezik. A mappáknak tartalmuk jellege alapján két fajtája van: az egyik az ún. Konkrét

ellenőrzési mappa, a másik pedig az Általános belső ellenőrzési mappa.

A Konkrét ellenőrzési mappa az aktuális ellenőrzés munkalapjait tartalmazza, míg az

Általános belső ellenőrzési mappa a korábbi belső ellenőrzésekre és a kontrollrendszerre

vonatkozó releváns információkat tartalmazza. Az Általános belső ellenőrzési mappa

lényegében egy olyan információ halmaz, amelyet az adott honvédelmi szervezet belső

ellenőrei gyűjtenek össze.

Az Általános belső ellenőrzési mappa háttér információval szolgál az ellenőrnek az

ellenőrzött honvédelmi szervezetekről, szervezeti egységekről, folyamatokról, a belső

kontrollrendszerről, a vonatkozó stratégiai és operatív tervekről, jogszabályokról és belső

szabályzatokról, módszertanokról, az esetleges egyéb ellenőrzések eredményeiről, vagyis a

rendszerről. Az Általános belső ellenőrzési mappát folyamatosan aktualizálni szükséges.

Az általános ellenőrzési mappa kialakításának és használatának szabályait a

honvédelmi szervezetek saját belső ellenőrzési kézikönyv kiegészítéseiben határozzák meg,

amely ajánlott tartalmi elemei a következők:

Stratégiai és operatív tervek

Szerződések, együttműködési dokumentumok

A honvédelmi szervezet tevékenységeinek, folyamatainak leírása

Jogszabályi háttér, belső szabályzatok, módszertanok

A belső kontrollrendszer egyes elemeit alátámasztó dokumentumok (pl.

ellenőrzési nyomvonal, folyamatábrák, kockázatkezelési szabályzat,

szabálytalanságkezelési szabályzat, vezetői elszámoltathatóság dokumentumai,

számviteli eljárások szabályai, stb.)

Szervezeti ábra a felelős személyek beosztásának és neveinek megjelölésével,

valamint a felelősségi körök bemutatásával

Korábbi ellenőrzési jelentések

Egyéb hasznos információk.

Jó gyakorlat

Az Általános belső ellenőrzési mappát elektronikusan célszerű összeállítani. A mappa elektronikus formában

való összeállítása sokkal egyszerűbb, kezelhetőbb, és nem foglal az irattárolás során a helyet.

Az elektronikus mappához való jogosultsági rendszert úgy kell kialakítani, hogy csak a belső ellenőrök számára

legyen biztosított a hozzáférés.

Célszerű az Általános mappában egy tartalomjegyzéket megjeleníteni, amely az Általános mappában elhelyezett,

illetve ahhoz tartozó anyagok megnevezését és elérési, esetleg őrzési helyét tartalmazza.

Az elérési hely megjelölésével nem szükséges minden, az Általános mappához tartozó fájlt bementeni,

bemásolni (pl.: munkalapok, lezárt jelentések, tervek, stb.), így elkerülhető a duplikáció.

Amennyiben a belső kontrollrendszer hatályos dokumentumai a honvédelmi szervezetek belső hálózatán

hozzáférhetőek, szintén elegendő ezek elérhetőségének feltüntetése.

A papír alapú őrzés csak ott szükséges, ahol ez elektronikusan nem megoldható.

A Konkrét ellenőrzési mappát (40. számú iratminta) az adott feladatért felelős

belső ellenőr kezeli, a munkalapok mappában történő elhelyezésével.

-88-

A munkalapok az ellenőrök birtokában vannak, és fontosságuk miatt biztonságos

őrzésükről, valamint tartalmuk bizalmas kezeléséről nekik kell gondoskodniuk.

Az ellenőrzés során elkészített vagy kapott munkalapokat úgy kell rendezni és

iktatni, hogy az a belső ellenőrzési vezetői felülvizsgálatot és a szükséges ellenőrzési

információk visszakeresését megkönnyítse. Ezért minden ellenőrzési dokumentumot,

nyilvántartást az adott ellenőrzésre vonatkozó mappába kell lefűzni, illetve elektronikus

mappa esetén oda lementeni.

Az ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés

Az ellenőrzési mappa, beleértve az ellenőrzési munkalapokat, a belső ellenőrzés

birtokában maradnak mind az ellenőrzés végrehajtása során, mind pedig az ellenőrzést követő

időszakban. Biztosítani kell, hogy a belső ellenőrzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés

illetéktelen személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenőrzési

anyagokhoz való hozzáférésre irányul, a belső ellenőrzési vezetőhöz kell címezni, aki felelős

az ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért.

A honvédelmi szervezet vezetése, a honvédelmi szervezet más tagjai, vagy külső fél

(pl. külső ellenőrök) kérhetik az ellenőrzési iratokhoz (beleértve a munkalapokat, jelentéseket,

terveket, egyéb iratokat stb.) való hozzáférést, mert ez elengedhetetlen lehet az ellenőrzési

megállapítások és javaslatok igazolásához vagy megmagyarázásához, illetve az ellenőrzési

dokumentumok más célra történő felhasználásához.

A hozzáférési kérelmeket a belső ellenőrzési vezetőnek kell jóváhagynia, de abban

az esetben, ha a hozzáférési kérelem külső féltől érkezik, a honvédelmi szervezet vezetőjének

szintén jóvá kell hagynia.

Általános szabályként az ellenőrzési iratokat a belső ellenőrzésnek kell megőriznie a

vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő ideig.

Az ellenőrzési iratokat biztonságos és védett helyen kell tárolni.

A belső ellenőrzési iratok kezelését, a nyilvántartásba vételét és megőrzését a

Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának előírásaira figyelemmel kell

megszervezni.

A vonatkozó szabályokat

a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról,

valamint a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség Titokvédelmi

és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás

módosításáról szóló 20/2008. (HK 6.) HM utasítás;

a Magyar Honvédség Titokvédelmi Szabályzata a Honvédelmi Minisztérium

és a Magyar Honvédség Titokvédelmi és Ügyviteli Szabályzata kiadásáról

szóló 11/1996. (HK 7.) HM utasítás

tartalmazza.

-89-

IX. A tanácsadó tevékenység

Tartalmi elemek

A tanácsadó tevékenységre vonatkozó eljárási szabályok:

a tanácsadó tevékenység fogalma, típusai, elhatárolása a bizonyosságot adó tevékenységtől;

a tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos megfontolások, irányelvek;

a tanácsadó tevékenység tervezése, végrehajtása;

az eredmények írásba foglalása;

nyomon követés.

A tanácsadó tevékenység fogalma, elhatárolása a bizonyosságot adó

tevékenységtől

A Bkr. 2., 20. és 21. §-a az alábbiak szerint rendelkezik a tanácsadó tevékenységről:

Bkr. 2. § E rendelet alkalmazásában

r) tanácsadó tevékenység: a költségvetési szerv vezetője részére nyújtott olyan

hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét a belső

ellenőrzési vezető és a költségvetési szerv vezetője a megbízáskor közösen írásban vagy

szóban határoz meg anélkül, hogy a felelősséget magára vállalná a belső ellenőr.

20. § (2) A belső ellenőrök olyan folyamatok tekintetében is végezhetnek tanácsadó

tevékenységet, ahol korábban felelős szerepük volt. A tanácsadó tevékenység független

egy esetleg később elrendelt ellenőrzéstől.

21. § (4) A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen:

a) vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével,

vizsgálatával, kockázatának becslésével;

b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és

hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás;

c) a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési

rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos

továbbfejlesztésében;

d) tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén;

e) konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében;

f) javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének

növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a

költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően.

Módszertan

Az IIA Normákhoz kapcsolódó fogalomjegyzék a tanácsadói szolgáltatásokat a következőképpen határozza

meg:

"Tanácsadói szolgáltatások: Tanácsadás és az ügyfelek számára nyújtott ehhez kapcsolódó szolgáltatások,

amelyek jellegét és hatókörét az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg, és amelyek hozzáadott értéket

eredményeznek és javítják a szervezetirányítási, kockázatkezelési és kontrollfolyamatait anélkül, hogy a belső

ellenőr operatív felelősséget vállalna át. Ilyen tevékenységek például a konzultáció, javaslatok megtétele,

szakmai segítség és az oktatás."

A belső ellenőrök általában nem fogadhatnak el olyan tanácsadói megbízást,

amelynek célja olyan követelmények megkerülése, vagy ennek mások számára történő

lehetővé tétele, mely követelmények fennállnának egy bizonyosságot adó belső

ellenőrzési feladat során.

-90-

A belső ellenőrzéssel szemben támasztott elvárások megfogalmazása során a

honvédelmi szervezet vezetőjének a belső ellenőrzési vezetővel közösen kell átbeszélnie és

megegyeznie a honvédelmi szervezet vezetésének elvárásait, valamint a rendelkezésre álló

belső ellenőrzési kapacitást és szakértelmet egyaránt tükröző bizonyosságot adó és tanácsadó

munkákról.

A tanácsadó tevékenység jellegét rögzíteni kell a honvédelmi szervezet Belső

Ellenőrzési Alapszabályában. Amennyiben a honvédelmi szervezet vezetőjének a belső

ellenőrzés tanácsadó tevékenységére vonatkozó elvárása, illetve a rendelkezésre álló belső

ellenőri kapacitás vagy szakértelem változna, a változások a Belső Ellenőrzési

Alapszabályban történő átvezetéséről is gondoskodni kell.

A honvédelmi szervezetek belső ellenőrei tanácsadó tevékenységének jellemző

kategóriái a következők:

Hivatalos tanácsadói megbízások: előre tervezettek, írásbeli megállapodás

szükséges, akár a belső ellenőrzés, akár külső szolgáltató végzi a tanácsadó

tevékenységet.

Informális tanácsadói megbízások: rutin tevékenység, mint pl. részvétel állandó

bizottságokban, határidős projektekben, ad-hoc megbeszéléseken, véleményezés,

valamint rutinszerű információcsere.

Speciális tanácsadói megbízások: részvétel egy, a honvédelmi szervezetet érintő

speciális projekt megvalósításának egyes szakaszaiban, pl. honvédelmi

szervezetek összeolvadása, szétválása, más honvédelmi szervezet által ellátott

feladatok átvétele, komplex rendszerek átalakítása.

Sürgősségi tanácsadói megbízások: részvétel egy katasztrófát vagy más jelentős

költségvetési hatású eseményt követő, a működések helyreállításával vagy

fenntartásával foglalkozó munkacsoportban, melyet átmeneti időszakra szóló

segítség nyújtásával, speciális és szokatlan határidejű feladattal bíztak meg.

A tanácsadó tevékenységre vonatkozó irányelvek

A belső ellenőröknek a tanácsadó tevékenység elvállalása és végzése során az

alábbiakra kell tekintettel lenniük:

A tanácsadó tevékenység céljainak összhangban kell lenniük a szervezeti

célokkal.

A tanácsadó tevékenységnek hozzáadott értéket kell teremtenie.

A belső ellenőr függetlensége, tárgyilagossága nem csorbulhat a tanácsadó

tevékenység végzése során.

Amennyiben a tanácsadó tevékenység során a függetlenség, vagy a tárgyilagosság

csorbulása feltételezhető, erről a honvédelmi szervezet vezetőjét tájékoztatni kell.

A belső ellenőr nem hozhat vezetői döntéseket.

A tanácsadó tevékenység végzése során a belső ellenőr nem vállalhat át az adott

folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával stb. kapcsolatos vezetői felelősséget,

feladatokat (ide tartozik a szabályalkotásban, szabályzatok aktualizálásban való felelős

részvétel is). A tanácsadó tevékenység célja nem lehet egy bármely vezetői szintű felelősség

csökkentése.

A fent felsorolt követelményeket a belső ellenőrzésnek mérlegelnie kell, és csak

abban az esetben lehet elvállalnia a tanácsadói megbízást, ha ezeket érvényesíteni tudja.

-91-

A belső ellenőr a tanácsadó tevékenységet a Belső Ellenőrzés Szakmai

Gyakorlatának Nemzetközi Normáival összhangban, a belső ellenőrökre vonatkozó Etikai

Kódexnek, valamint a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak

megfelelően végzi.

Függetlenség és objektivitás értelmezése a tanácsadó tevékenység

vonatkozásában

A honvédelmi szervezet vezetőinek, valamint a belső ellenőröknek a tanácsadói

megbízásra történő felkérés, illetve annak elvállalása előtt, továbbá a tanácsadói feladatok

végzése során az alábbiakat kell figyelembe vennie:

Amennyiben egy tanácsadói feladat során az objektivitás sérülése feltételezhető,

azt figyelembe kell venni a tanácsadói feladatok elvállalása előtt, illetve a feladat

végzésének folyamatában is. Amennyiben az objektivitás sérülése ellenére a

tanácsadói feladat ellátását nem lehet visszautasítani, a feladat elvégzése során

kapott eredmény kommunikálásakor az objektivitás sérülésének tényét figyelembe

kell venni. Ilyen esetben a tanácsadói feladatról szóló jelentés, jegyzőkönyv vagy

egyéb beszámoló nem tartalmazhatja a „standardoknak megfelelően elvégezve”

kikötést.

Ha a belső ellenőrök nem bizonyosságot adó ellenőrzés jellegű feladat elvégzésre

kapnak utasítást, a belső ellenőrzési vezetőnek tájékoztatnia kell a honvédelmi

szervezet első számú vezetőjét arról, hogy ennek következtében ezek

eredményéből bizonyosságot adó ellenőrzés-jellegű következtetéseket nem lehet

levonni.

A belső ellenőr objektivitása nem sérül, ha az ellenőr a különböző normákra,

kontrollokra, egyéb, a folyamatok javítását támogató intézkedésekre még azok

bevezetése előtt tesz javaslatot. A belső ellenőr objektivitása akkor sérül, ha az

ellenőr tervez meg, vezet be ilyen rendszereket, vagy készíti el ezek folyamatait és

működteti a rendszereket.

A kellő szakmai gondosság a tanácsadói feladatok ellátása során

A belső ellenőrnek a hivatalos tanácsadói feladat ellátása során kellő szakmai

gondossággal kell eljárnia a következők tekintetében:

A honvédelmi szervezet vezetésének elvárásai, beleértve a tanácsadói feladat

eredményeinek jellegét, időzítését, és kommunikálását.

A szolgáltatást kérők motivációi, céljai.

A tanácsadói feladat célkitűzéseinek megvalósításához szükséges munka

hatóköre.

A tanácsadói feladat elvégzéséhez szükséges felkészültség és források.

A tanácsadói feladat ellátásának hatása a honvédelmi szervezet vezetője által

korábban elfogadott ellenőrzési tervre.

A tanácsadói feladat lehetséges kihatása a jövőbeli ellenőrzési feladatokra és

megbízásokra.

A tanácsadói feladat végrehajtásából származó potenciális előnyök a honvédelmi

szervezetre nézve.

A tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása

A Bkr. az alábbiakban rendelkezik a tanácsadó tevékenység tervezése és végrehajtása

tekintetében:

-92-

Bkr. 31. § (1) A belső ellenőrzési vezető - összhangban a stratégiai ellenőrzési tervvel -

összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet.

…

(4) Az éves ellenőrzési terv tartalmazza:

…

i) a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást;

…

(5) Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési vezető a költségvetési szerv vezetőjének

egyetértésével módosíthatja.

(6) Tanácsadó tevékenységet, illetve soron kívüli ellenőrzést a költségvetési szerv

vezetője, illetve a belső ellenőrzési vezető kezdeményezésére lehet végezni.

…

37. § (1) A tanácsadó tevékenységre szóló felkérésnek - amely történhet szóban vagy

írásban - tartalmaznia kell:

a) a tanácsadó tevékenység tárgyát és célját;

b) a beszámolás formáját és határidejét.

(2) A tanácsadó tevékenység végrehajtása során nem kell alkalmazni a 33. §-ban, a 35-36.

§-ban és a 38-47. §-ban foglaltakat.

(3) Amennyiben a belső ellenőrzési tevékenységet teljes körűen külső szolgáltató látja el,

akkor a tanácsadó tevékenységre szóló felkérést minden esetben írásban kell rögzíteni.

A belső ellenőrzési standardoknak megfelelően a tanácsadó tevékenység funkcióját

meg kell határozni az alapszabályban, illetve a stratégiai ellenőrzési tervben.

Az éves tervezés során – amennyiben ez lehetséges – a tanácsadói feladatokat

ugyanolyan alapossággal és részletességgel ajánlott megtervezni, mint a bizonyosságot nyújtó

ellenőrzési feladatokat, különös tekintettel az alábbiakra:

a tanácsadó tevékenység ellátásához szükséges kapacitás és szakértelem

(kompetencia és képességek),

külső erőforrás bevonásának igénye – szükség szerint,

tanácsadó tevékenység kapacitásigénye,

tanácsadói feladatok ütemezése,

tanácsadói feladatok célja és hatóköre.

Az előre nem tervezett tanácsadói megbízásokat a soron kívüli ellenőrzési kapacitás

terhére kell elvégezni, illetve – amennyiben elegendő kapacitás vagy szakértelem nem áll

rendelkezésre – külső szolgáltató bevonására kell javaslatot tenni, szükség esetén módosítani

kell az éves ellenőrzési tervet.

A Belső Ellenőrzési Alapszabály specifikus korlátozásait a nem ellenőrzés jellegű

feladatok belső ellenőrök általi elvégzése tekintetében a vezetés tudtára kell hozni és meg kell

tárgyalni azokat.

A tanácsadói feladat elfogadása előtt az alábbi értékelést célszerű lefolytatni:

Annak felmérése, hogy a tanácsadással érintett folyamat, feladat, vagy működési

funkció milyen jelentőséggel bír a honvédelmi szervezet számára (pl.

költségvetési bevételre és kiadásra gyakorolt hatás, jó hírnévre gyakorolt hatás,

költségvetési alapfeladat vagy éppen vállalkozói feladat, kiszervezett vagy belső

erőforrással ellátott feladat, stb.).

Annak előzetes felmérése, hogy a tanácsadással érintett területre, annak

kockázatosságára, belső kontrollrendszerének megfelelőségére, stb. vonatkozóan

rendelkezik-e már a belső ellenőrzés valamilyen ismerettel (pl. korábban

lefolytatott belső vagy külső ellenőrzések, egyéb felmérések).

-93-

A tanácsadói feladat lefolytatásához szükséges erőforrások (időtartam, emberi

erőforrás, szükséges kompetenciák, képességek, stb.) felmérése. Amennyiben a

felmérés alapján a belső ellenőrzés nem rendelkezik a tanácsadói feladat

elvégzéséhez szükséges erőforrásokkal (akár egyéb ellenőrzési feladatokkal való

leterheltség, akár kompetencia vagy képesség hiányában), ezt jelezni kell a felső

vezetés felé.

Annak vizsgálata, hogy a feladat ellátásával nem sérül-e a belső ellenőrök

függetlensége és objektivitása.

Az értékelés eredményét meg kell vitatni a honvédelmi szervezet vezetőjével. A

tanácsadói feladat belső ellenőrök által történő elvállalásáról vagy éppen elutasításáról a

honvédelmi szervezet vezetőjével közösen célszerű döntést hozni.

A hivatalos tanácsadói feladatok munkaprogramjainak célszerű tartalmazniuk:

a feladat célkitűzéseit,

a tanácsadói feladat hatókörét,

a célkitűzés megvalósításához szükséges és alkalmazandó módszert,

a feladat végrehajtásához szükséges (ellenőri) kapacitást,

a feladat tervezett ütemezését,

a feladat időigényét,

a jelentés vagy egyéb záródokumentum elkészítésének határidejét.

A tanácsadói feladat hatókörének meghatározásakor a belső ellenőrök növelhetik

vagy csökkenthetik azt a vezetés igényeinek megfelelően. Ugyanakkor a belső ellenőrnek is

meg kell győződnie arról, hogy a feladat tervezett hatóköre alkalmas lesz arra, hogy a

tanácsadói feladat célkitűzései teljesüljenek.

A tanácsadói feladat célkitűzéseit, hatókörét és feltételeit időről időre felül kell

vizsgálni és a munkavégzés folyamán a szükséges kiigazításokat meg kell tenni.

A tanácsadói feladat munkaprogramjának formáját a 41. számú iratminta

tartalmazza.

A belső ellenőrzési vezetőköteles nyilvántartást vezetni valamennyi, a belső

ellenőrzés által elvégzett munkáról és gondoskodni az ellenőrzési és tanácsadói feladatokhoz

kapcsolódó dokumentumok megőrzéséről. A tanácsadó tevékenység dokumentálása a belső

ellenőr által készített, illetve a tanácsadói munka során szerzett és megőrzött írásos és/vagy

elektronikus feljegyzésekben, dokumentumokban és más adatformátumban történik,

amelyeket összefoglalóan tanácsadói feladat munkadokumentumainak nevezünk.

A belső ellenőrzés által végzett tanácsadó tevékenység dokumentálásának célja:

az elvégzett munka átláthatóságának növelése,

a tanácsadó tevékenység eredményességéhez való hozzájárulás,

az elvégzett munka eredményeinek és az azok alapján megszületett javaslatoknak

a dokumentálása, a rendszerezés és a visszakereshetőség érdekében,

a tanácsadói feladat eredményei és javaslatai megalapozottságának biztosítása.

A belső ellenőrnek azonosítania és értékelnie kell a tanácsadó tevékenység

célkitűzései eléréséhez és munkaprogramja végrehajtásához szükséges információkat,

valamint köteles dokumentálni és nyilvántartani valamennyi, az eredményeket, javaslatokat,

illetve az esetlegesen feltárt kockázatokat és kontroll-hiányosságokat alátámasztó információt.

-94-

Az elvégzett tanácsadói feladatokról szóló nyilvántartás:

a tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés összeállításának alapját képezi,

bizonyítékul szolgál az eredmények, javaslatok, esetlegesen feltárt kockázatok és

kontroll-hiányosságok alátámasztásához;

dokumentálja, hogy a tanácsadói feladat célkitűzéseit hogyan valósították meg;

igazolja, hogy a tanácsadói feladatokat a vonatkozó standardok ajánlásai, további

a felső vezetői megbízás (szerződés, munkaprogram) által előírt

követelményekkel összhangban végezték el;

szükség esetén elősegíti a külső felek által történő áttekintést,

segíti a belső ellenőrzésben dolgozó munkatársak szakmai fejlődését.

A tanácsadói feladat eredményeiről szóló tájékoztatás

A belső ellenőrzési vezető tájékoztatnia kell a honvédelmi szervezet vezetőjét a

tanácsadói megbízás eredményeiről. A tájékoztatás formai és tartalmi követelményeit a

tanácsadó tevékenység végzésére vonatkozó felkérés tartalmazza.

A tanácsadó tevékenység elvégzéséről szóló jelentés ajánlott tartalma:

a tanácsadói megbízásra való hivatkozás,

a tanácsadói feladat címe, száma, célja, tárgya,

a tanácsadói feladatot elvégző személyek neve,

a tanácsadói feladat végrehajtásának módszere,

az eredmények bemutatása,

a tanácsadói feladat elvégzése során feltárt

o jelentős kockázatok,

o kontroll hiányosságok,

o ajánlások.

A tanácsadói feladatok elvégzéséről szóló jelentés formáját a 42. számú iratminta

tartalmazza.

A tanácsadó tevékenység eredményeinek hasznosítása, nyomon követés

A tanácsadó tevékenység eredményeinek figyelemmel kísérésének célja egyfelől a

javaslatok hasznosulásának nyomon követése, másfelől a belső ellenőrök által feltárt esetleges

kockázatok, kontroll-hiányosságok kijavításának figyelemmel kísérése.

A tanácsadói feladatok eredményeinek nyomon követése kiegészítő információkkal

szolgálhat a belső ellenőrzés számára a stratégiai és az éves tervezés folyamatában, a

kockázatosnak ítélt területek azonosításában a kockázatelemzés során.

A tanácsadói feladat nyomon követésére alkalmas módszerek az alábbiak:

írásbeli beszámoló/szóbeli tájékoztatás kérése a tanácsadás eredményeinek

hasznosításáról;

a honvédelmi szervezet folyamataiban bekövetkezett változások nyomon

követése;

projekt jellegű feladat végrehajtásának folyamatában, vagy a projekt indítása előtt

végzett tanácsadói tevékenység esetében a belső ellenőrzés megfigyelőként való

részvétele a projekttel kapcsolatos munkamegbeszéléseken, vagy a projekt

végrehajtás egyes mérföldköveit dokumentáló okmányok (pl. emlékeztetők,

jegyzőkönyvek, részanyagok, stb.) tanulmányozása.

-95-

A tanácsadó tevékenységre vonatkozó beszámoló

A Bkr. az alábbiak szerint rendelkezik a tanácsadó tevékenységről való

beszámolásról:


figyelembevételével elkészített éves ellenőrzési jelentés, illetve összefoglaló éves ellenőrzési

jelentés az alábbiakat tartalmazza:

a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján az alábbiak

szerint:

…


…

Az éves és az (összefoglaló) éves ellenőrzési jelentésekben kell beszámolni a

tárgyévben végzett tanácsadó tevékenységről, a Bkr. és a Terv és Beszámoló Útmutató

alapján.

-96-

X. A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító

szabályok

A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárásoknak a következőkre

kell kiterjedniük:

a nemzetközi standardoknak, a magyarországi államháztartási belső ellenőrzési

standardoknak és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexnek való megfelelés;

a belső ellenőrzési tevékenység alapszabályának, céljainak, célkitűzéseinek,

szabályzatainak és eljárásainak megfelelősége;

hozzájárulás a honvédelmi szervezet belső kontrollrendszerének fejlesztéséhez;

az alkalmazandó jogszabályok és egyéb előírások betartása;

a legjobb gyakorlatok elfogadása és alkalmazása;

összességében annak értékelése, hogy a belső ellenőrzési tevékenység ad-e

hozzáadott értéket és fejleszti-e a honvédelmi szervezet működését.

A számon kérhetőség biztosítása érdekében, a belső ellenőrzési vezetőnek a

minőséget biztosító eljárások eredményeit ismertetnie kell a belső ellenőrzés érintettjeivel.

Mentorálás

A Bkr. a belső ellenőrzési szervezeti egységgel rendelkező honvédelmi szervezetnél

szakmai gyakorlat alóli felmentés lehetőségének biztosításával lehetővé teszi, hogy tehetséges

– felsőfokú iskolai végzettséggel rendelkező – pályakezdők felvételt nyerhessenek és belső

ellenőrként el tudjanak helyezkedni. A kezdetekben, a szükséges szakmai gyakorlat

megszerzéséig egy tapasztaltabb kolléga mentori segítsége nagyban hozzájárulhat a későbbi

munka minőségileg és szakmailag is megfelelő ellátásához.

A mentorálás fontos eleme a folyamatos konzultáció.

Folyamatos minőségbiztosítás

A folyamatos minőségbiztosítás az ellenőrzések végrehajtásának, az egyes

ellenőrzési folyamatoknak, illetve a belső ellenőrzés teljesítményének folyamatos nyomon

követése, felülvizsgálata.

A belső ellenőrzési vezető felelőssége, hogy biztosítsa az ellenőrzési tevékenység

megfelelő szakmai-vezetői minőségbiztosítását. A minőségbiztosítás kiterjed:

a tervezésre,

az ellenőrzésre történő felkészülésre,

az ellenőrzés lefolytatására,

a munkalapok használatára,

az ellenőrzési jelentés elkészítésére,

az eredmények közlésére, valamint

a javaslatok végrehajtásának nyomon követésére egyaránt.

A belső ellenőrzési vezető teljes körűen felel a folyamatos minőségbiztosításért,

azonban kijelölheti pl. a belső ellenőrzés területén megfelelő tapasztalattal rendelkező

munkatársát (rendszerint a vizsgálatvezetőt) más, kevésbé tapasztalt belső ellenőrök

munkájának felülvizsgálatára.

A folyamatos minőségbiztosítás a mindennapi belső ellenőrzési folyamatokba

beépülő, rutin jellegű tevékenységgé kell, hogy váljon.

-97-

A folyamatos minőségbiztosítás nem azonos a bizonyos időközönként végzett

önértékelésekkel, illetve a külső minőségértékelésekkel.

A folyamatos minőségbiztosítás célja, hogy a belső ellenőrzési tevékenység

végzésére mindenkor a vonatkozó standardok, jogszabályok, belső szabályzatok és legjobb

gyakorlatok alapján kerüljön sor.

A folyamatos minőségbiztosítás lehetővé teszi, hogy a belső ellenőrzési vezető

időben be tudjon avatkozni egy-egy ellenőrzési folyamatba, amennyiben az nem a

tervezetteknek (belső ellenőrzési terv, ellenőrzési program), illetve nem a vonatkozó

standardok, jogszabályok és belső szabályozók előírásainak megfelelően került végrehajtásra.

A folyamatos minőségbiztosítás elsődleges eszköze az ellenőrzés egyes

folyamatainak minőségbiztosítását, vezetői felülvizsgálatát támogató ellenőrzési listák

használata lehet, amelyek alkalmasak annak értékelésére, hogy az ellenőrzési tevékenység

során a jogszabályokban és a kézikönyvben előírt eljárásoknak megfelelően járnak-e el az

ellenőrök, illetve, hogy az ellenőrzési folyamat szükséges lépéseit megtették-e.

Az ellenőrzési listák alkalmazásán alapuló minőségbiztosítást, az egyes belső

ellenőrzési folyamatok vonatkozásában a 31. – 36. számú iratminták segítik elő.

A minőségbiztosítás elvégzését tanúsító ellenőrzési listákat elkészítésük esetében

hozzá kell csatolni az adott ellenőrzési folyamat munkaanyagaihoz (pl. kockázatelemzés,

tervezés folyamatában), illetve az adott konkrét belső ellenőrzés mappájához (pl. az

ellenőrzésre való felkészülés, az ellenőrzés végrehajtása, a jelentés elkészítése

vonatkozásában). A belső ellenőrzési vezetőnek, vagy megbízottjának ezeket az ellenőrzési

listákat szintén felül kell vizsgálnia és a felülvizsgálat tényét aláírásával kell tanúsítania.

Az ellenőrzési listák mellett a belső ellenőrzési vezető vagy a minőségbiztosítást

végző személy egyéb eszközökkel is élhet, mint pl. a belső ellenőrök beszámoltatása az

elvégzett munkáról, közvetlen részvétel az ellenőrzés egyes folyamataiban, egy-egy

ellenőrzési szakasz lezárását megelőző vezetői megbeszélések, stb.

Az elszámoltathatóság érdekében a belső ellenőrzési vezető a felülvizsgálat, a

folyamatos belső minőségértékelés eredményeiről rendszeres időközönként, de legalább az

éves ellenőrzési jelentésben tájékoztatja a honvédelmi szervezet vezetőjét.

- 98 -

XI. SEGÉDLETEK

A segédletek tartalma, beleértve az esetleg előforduló példákat is, a HM FEBEK jobb

megértését és a belső ellenőrzési intézkedések eredményes gyakorlati alkalmazását

szolgálják ajánlás jelleggel! Az egyes módszerek egészben vagy részben is alkalmazhatók,

szabadon bővíthetők az adott honvédelmi szervezet sajátosságainak figyelembe vételével!

Sorszám Megnevezés

1. számú segédlet HM FEBEK adaptációs segédlete, kiegészítése

2. számú segédlet Hatáskör mátrix

3. számú segédlet Kockázatelemzési modellek

4. számú segédlet Kockázati tényezők

5. számú segédlet Alapvető vizsgálati eljárások, technikák

6. számú segédlet Mintavételezési eljárások

7. számú segédlet A belső kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeinek tesztelése

8. számú segédlet Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamata

9. számú segédlet Összesített vélemény az ellenőrzött területről

10. számú segédlet Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása

11. számú segédlet A HM fejezet belső ellenőrzése és operatív belső kontrollok

rendszere szabályainak összefoglalása

12. számú segédlet Alkalmazott rövidítések jegyzéke

- 99 -

1. számú segédlet – HM FEBEK adaptációs segédlete, kiegészítése

A HM FEBEK adaptációjához segédlet (Útmutató önálló szervezeti kézikönyv kidolgozásához)

HM FEBEK fejezetei Jogszabályi

hivatkozás K/A/L

2 Tartalmi elemek

Bevezető a HM FEBEK-hez nem kell

beilleszteni

I. Bevezetés A

a belső ellenőrzési tevékenység

a belső ellenőrzési kézikönyv készítésére vonatkozó

jogszabályi előírások

a belső ellenőrzési kézikönyv célja, felépítése

jóváhagyásra és felülvizsgálatra vonatkozó előírások

II. A belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait

és céljait meghatározó belső ellenőrzési

alapszabály

Bkr. 17-21. §

K

a belső ellenőrzés célja, feladata a Magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok

és a Belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódex elfogadása és

alkalmazása a szervezeti és funkcionális függetlenség biztosítékai a bizonyosságot adó tevékenység a tanácsadó tevékenység, a tanácsadó tevékenység keretében

ellátható feladatok köre a belső ellenőrzési vezető feladatai, felelősségi körei a belső ellenőr jogai és kötelezettségei az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogai és

kötelezettségei a belső ellenőrzési vezető beszámolásának módja,

rendszeressége a költségvetési szerv vezetője számára

2 Kötelező (K) /Ajánlott (A) / Lehetséges (L)

- 100 -

III. A belső ellenőrzési tevékenység

irányítása Bkr. 22. §

(1) c) A

belső ellenőrzési vezetői feladatok meghatározása

a belső/külső kapcsolattartás formáinak, módjainak

meghatározása

III. 1. Belső ellenőri humánerőforrás-

gazdálkodás Bkr. 22. §

(2) c) A

belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás alapelvei

humánerőforrás-tervezés és kapacitás-felmérés

kiválasztási folyamat

munkakörök, felelősség- és feladatmegosztás kialakítása,

munkaköri leírás

a belső ellenőrzési csoport kompetenciája

helyettesítés

értékelés

folyamatos továbbképzés

III. 2. Külső szolgáltató bevonására

vonatkozó előírások Bkr. 16. § A

külső szolgáltató igénybevételének szükségessége és annak

feltételei

a külső szolgáltatóval kötött megállapodás elemei

III. 3. A belső ellenőrzési tevékenység

értékelése A

a belső ellenőrök teljesítményének értékelése

a belső ellenőr (egyéni) teljesítményének értékelése

a belső ellenőrzés csoport szintű teljesítményének értékelése

a teljesítményértékelés elsődleges eszközei/módszerei

önértékelés

külső minőségértékelés

IV. A belső ellenőrzési tevékenység tervezése Bkr. 29. §

(1) K

IV. 1. A tervezés alapelvei K

IV. 2. A tervezés előkészítése K

IV. 3. Kockázatelemzés Bkr. 17. §

(2) c) K

a honvédelmi szervezet folyamatainak azonosítása és

megértése

kockázati tényezők és a főbb kontrollpontok azonosítása,

elemzése

a kockázatelemzés végeredményének kialakítása

IV. 4. Stratégiai ellenőrzési terv Bkr. 29. § (1)

Bkr. 30. § K

- 101 -

IV. 5. Éves ellenőrzési terv (és összefoglaló

éves ellenőrzési terv) Bkr. 31. § Bkr. 32. §

K erőforrások elosztása

az éves ellenőrzési terv módosítása

V. A bizonyosságot adó tevékenység

végrehajtása Bkr. 17. §

(2) a) K

V. 1. Adminisztratív felkészülés Bkr. 34-35. § K a megbízólevél elkészítése

az ellenőrzött szervezet vezetőjének értesítése

az ellenőrzés időszükségletének nyilvántartása

V. 2. Az ellenőrzési program

elkészítésének menete Bkr. 33. § K

a rendelkezésre álló háttér-információk összegyűjtése

az ellenőrzés célkitűzéseinek, tárgyának véglegesítése

az ellenőrizendő időszak meghatározása

az erőforrások helyes meghatározása

az ellenőrzés módszereinek meghatározása

az ellenőrzési program, írásba foglalása

V. 3. Az ellenőrzés lefolytatása Bkr. 35-38. § K

nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenőrzöttel

az ellenőrzés megszakítása, felfüggesztése

az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve

fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény,

mulasztás vagy hiányosság feltárása esetén alkalmazandó

eljárás

ellenőrzési munkalapok használata

alapvető vizsgálati eljárások, technikák

a bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi

nyilatkozat

súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv

V. 4. Az ellenőrzési jelentés Bkr. 39., 41-

44. § K

a megállapítások, következtetések, javaslatok részletes

ismertetése

az ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei

a belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy

a jelentéstervezet megküldése egyeztetésre

az ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy

az egyeztető megbeszélés

az ellenőrzés lezárása

kísérőlevél

- 102 -

VI. Az ellenőrzések nyomon követése Bkr. 17. §

(2) e) K

VI. 1. Az intézkedési terv Bkr. 45. § K eljárási szabályok

felelősök, határidők megjelölése

VI. 2. Az ellenőrzések nyomon követése Bkr. 46-47. § K az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése

utóvizsgálat

VIII. Beszámolás Bkr.

48-49. § K

a beszámolók megnevezése, tartalma, szerkezete

a beszámolók elkészítéséért felelős személy, a jóváhagyó(k),

címzettek, határidők meghatározása

beszámolás eljárási folyamatai

irányító – irányított szerv viszonylatban további adatbekérések

és határidő pontosítása

IX. Az ellenőrzési dokumentumokkal

kapcsolatos előírások

Bkr. 50. § Bkr. 16. §

(3) Bkr. 22. §

(2) f) Bkr. 44. §

(3)

K

az ellenőrzési dokumentumok meghatározása

azok kezelésére, tárolására vonatkozó általános és specifikus

szabályok

nyilvántartásokra vonatkozó előírások

ellenőrzési dokumentumokhoz való hozzáférés

X. A tanácsadó tevékenység Bkr. 17. §

(2) a) K

a tanácsadó tevékenység fogalma, típusai, elhatárolása a

bizonyosságot adó tevékenységtől

a tanácsadó tevékenység ellátásával kapcsolatos

megfontolások, irányelvek

a tanácsadó tevékenység tervezése, végrehajtása

az eredmények írásba foglalása

nyomon követés

XI. A belső ellenőrzési tevékenység

minőségét biztosító szabályok A

Segédletek (pl. kockázatelemzési módszertan) Bkr. 17. §

(2) c) K

Iratminták Bkr. 17. §

(2) d) K

- 103 -

A HM FEBEK kiegészítéssel történő alkalmazása

(Útmutató a honvédelmi szervezet kiegészítéseinek kidolgozásához

a HM FEBEK kiegészítéssel történő alkalmazásának formája, tartalma)

Honvédelmi szervezet

megnevezése

. számú példány

Nyt. szám:

J ó v á h a g y o m !

Dátum:

(név, rendfokozat)

honvédelmi szervezet vezetője

………………………………………

(honvédelmi szervezet megnevezése)

belső ellenőrzési kézikönyve

(KIEGÉSZÍTÉSEK

a HM fejezet egységes belső ellenőrzési kézikönyvéhez)

1. Kiegészítések a II. A belső ellenőrzési egység hatáskörét, feladatait és céljait

meghatározó alapszabály fejezethez

{a honvédelmi szervezet sajátosságainak megfelelően a HM fejezet egységes belső ellenőrzési

kézikönyvének II. fejezetében szereplő alapszabályban foglaltak helyi kiegészítése}

Etikai kódexhez:


A honvédelmi szervezet belső ellenőrének a tevékenység végzése során a honvédelmi szervezet

etikai kódexében foglaltakat is figyelembe kell vennie:

Honvédelmi szervezet Etikai Kódexe (elérhető: )]

Tanácsadó tevékenységhez:


A honvédelmi szervezet egyéb, tanácsadó tevékenységbe tartozó feladatai:

o itt ajánlott felsorolni, illetve szükséges meghatározni a honvédelmi szervezet belső

ellenőrzése által a jogszabályban megfogalmazottakon túl végzendő tanácsadói

feladatait, amennyiben ilyen igény jelentkezik.]

Szervezeti függetlenséghez:


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzése szervezeten belüli helyének pontos meghatározása, a

szervezeti ábra a honvédelmi szervezet részére jóváhagyott munkaköri jegyzékben, illetve

állománytáblában, valamint Szervezeti Működési Szabályzatban foglaltaknak megfelelően.]

A belső ellenőrzési vezető felelősségi körébe tartozó feladatokhoz


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési vezetőjének felelősségi körébe tartozó további helyi

feladatok meghatározása.

- 104 -

a belső ellenőrzési egység tevékenységének irányításával kapcsolatos speciális

feladatok;

vezetői kapcsolattartás formái (vezetői értekezleteken részvétel);

tanácsadói tevékenység kapcsán a belső ellenőrzési vezető egyéb feladatai.]

2. Kiegészítések III. A belső ellenőrzési tevékenység irányítása fejezethez


kézikönyvének III. fejezetében szereplő a belső ellenőrzési tevékenység irányításának helyi

kiegészítése}

A munkakörök, a felelősség- és feladatmegosztás kialakításához

[A honvédelmi szervezet kiegészítése_5: A 2. számú segédletben szereplő Hatásköri mátrix szükség szerinti kiegészítése a honvédelmi

szervezetnél kialakított feladatmegosztásnak megfelelő pontosítás, illetve további részletezés

érdekében a szervezeti ügyrendben és a munkaköri leírásban foglaltaknak megfelelően.]

Helyettesítéshez


A honvédelmi szervezet belső ellenőrzési egysége beosztásainak az egyes feladatkörök szerinti

helyettesítési rendjét összefoglalóan bemutatató ábrát, vagy táblázatot, vagy a helyettesítést

bemutató munkaköri leírások elérhetőségét kell a kiegészítésben szerepeltetni. Egy személyes

belső ellenőrzés esetében nem készül.]

3. Kiegészítések V. A bizonyosságot adó tevékenység végrehajtása fejezethez


kézikönyvének V. fejezetében szereplő a belső ellenőrzési tevékenység végrehajtásának helyi

kiegészítése}

Az ellenőrzési munkalapok felülvizsgálatához


A honvédelmi szervezet adottságaihoz igazítottan kell kialakítani a munkalapok

felülvizsgálatára vonatkozó szabályokat.

Ahol egy belső ellenőr látja el a belső ellenőrzést a munkalapok felülvizsgálata más személy

által nyilvánvalóan nem lehetséges. Ebben az esetben alkalmazható az az eljárás, hogy a

belső ellenőr a megállapítások írásba foglalása során önmaga újra áttekinti a munkalapokat.

Külső szolgáltató igénybevétele esetén, ugyanazok a szabályok érvényesek, mint egy

szervezeti egységként működő belső ellenőrzés esetében.]

4. Kiegészítések további fejezetekhez Egyéb, a honvédelmi szervezet által szükségesnek ítélt

kiegészítések, pontosítások

{a honvédelmi szervezet sajátosságainak megfelelően a HM fejezet egységes államháztartási

belső ellenőrzési kézikönyvének szükség szerinti egyéb kiegészítései, alkalmazott iratmintái}

Dátum:

………….................................................

(név, rendfokozat)

belső ellenőrzési vezető

Ügyviteli záradék

- 105 -

2. számú segédlet – Hatáskör mátrix

Felelősség

Sze

rveze

t

vez

ető

je

Bel

ső el

len

őrz

ési

vez

ető

Viz

sgála

tvez

ető

Bel

ső el

len

őrz

ési

mu

nk

atá

rs

J: jóváhagyó; V: végrehajtó; K: közreműködő

1 A szervezet feladatai teljesítésének és döntései

meghozatalának támogatása a meglévő és javasolt

működési folyamatok és eljárások ellenőrzési

környezetének állapotáról kialakított belső és független

vélemény nyújtásával.

J/V V V

2 A belső ellenőrzési feladatok végrehajtása kizárólag

szakmai szempontok alapján a belső ellenőrzési

alapszabályban és a kézikönyvben lefektetett, nemzetközi

és hazai belső ellenőrzési standardoknak megfelelően.

J/V V V

3 A belső ellenőrzés által végzett tevékenységek tervezése

és koordinációja. J V K K

4 A belső ellenőrzési kézikönyv elkészítése és

felülvizsgálata. J V K K

5 A belső ellenőrzés tevékenységéről rendszeres jelentés

készítése és megküldése

J V K K

6 A belső ellenőrzés képviselete külső szervek és szakértők

felé. J V K K

7 A belső ellenőrök szakmai képzése és fejlesztése egy

szakértő ellenőrzési csapat fenntartása érdekében, akik

megfelelő tudással, képességekkel és gyakorlattal

rendelkeznek.

J V K K

8 A belső ellenőrök éves teljesítményének értékelése. J V K K

9 Az éves ellenőrzési terv végrehajtása, beleértve a soron

kívüli és terven felüli ellenőrzéseket is. V K K

- 106 -

Felelősség

Sze

rveze

t

vez

ető

je

Bel

ső el

len

őrz

ési

vez

ető

Viz

sgála

tvez

ető

Bel

ső el

len

őrz

ési

mu

nk

atá

rs


10 Az ellenőrzések megállapításainak jelentése a szervezet

vezetője részére, beleértve a feltárt csalások és

szabálytalanságok gyanújának azonnali jelentését. V K K

11 Minden befejezett ellenőrzésről nyilvántartás vezetése és

nyomon követése. V K K

12 Stratégiai ellenőrzési terv elkészítése, aktualizálása J V K K

13 Az éves tervezés előkészítése. J V K K

14 Az éves kockázatelemzés elvégzése. J V K K

15 A kockázatelemzés eredményével összhangban a

stratégiai és éves ellenőrzési tervek elkészítése. J V K K

16 Az ellenőrzéshez kapcsolódó adminisztratív feladatok

ellátása, pl. a megbízólevél elkészítése, az

ellenőrzésmegkezdéséről szóló értesítő levél elkészítése

és elküldése.

J J/V K K

17 Az ellenőrzött területhez vagy folyamathoz kapcsolódó

ellenőrzési stratégia meghatározása. J/V V K

18 Az ellenőrzés hatókörének meghatározása, amely

megfelelően kielégíti az ellenőrzés célkitűzéseit. J/V V K

19 Az ellenőrzési célkitűzések eléréséhez szükséges

erőforrás-allokáció meghatározása. J/V K K

20 Az ellenőrzési program elkészítése. J/V V K

21 A helyszíni munka elvégzése, beleértve az interjúkat és a

folyamat vizsgálatokat, bizonyítékok gyűjtését és

nyilvántartását, illetve a dokumentációs irányelvekkel

összhangban a munkalapok fejlesztése.

J/V V V

22 A teljes ellenőrzési folyamat során folyamatos

kommunikáció az ellenőrzött területtel (ellenőrzést

megelőző értesítés, nyitó megbeszélés, előrehaladási

(státusz) megbeszélés, záró megbeszélés).

J/V V K

- 107 -

Felelősség

Sze

rveze

t

vez

ető

je

Bel

ső el

len

őrz

ési

vez

ető

Viz

sgála

tvez

ető

Bel

ső el

len

őrz

ési

mu

nk

atá

rs


23 Az ellenőrzési jelentés elkészítése, lezárása. J/V V K

24 Az ellenőrzési jelentés megküldése, az ellenőrzés

lezárása. J V V/K K

25 Az intézkedési tervek megvalósulásának nyomon

követése. J/V K K

26 Az ellenőrzést követő felmérő lap kiküldése,

összegyűjtése és értékelése. J/V V K

27 A folyamatos minőségbiztosítási ellenőrző lista kitöltése

annak biztosítása érdekében, hogy minden ellenőrzési

lépést elvégeztek.

J/V V K

- 108 -

3. számú segédlet – Kockázatelemzési modellek

A honvédelmi szervezetek belső ellenőrzésének tervezését megalapozó

kockázatelemzés során a honvédelmi szervezetek folyamatait vetjük alá átfogó elemzésnek

és értékelésnek, valamilyen meghatározott szempontrendszer (pl. folyamatokhoz rendelt

kockázati tényezők elemzése, értékelése) alapján.

A kockázatelemzés elsődleges célja, hogy az egyes folyamatokban rejlő kockázatokat,

vagyis a kedvezőtlen vagy nem kívánt esemény bekövetkezésének valószínűségét mérlegelje

és valószínűsítse. A folyamatokban rejlő kockázatok veszélyeztethetik a működési

célkitűzések, vagy a teljesítmény kritériumok elérését, ezért a kockázatelemzés egyes

módszerei a belső ellenőrzés teljes hatókörét érintően alkalmazhatók.

Minden honvédelmi szervezet létrehozása meghatározott cél (vagy célok) elérése

érdekében történik, illetve azért, hogy működésével egy meghatározott célt (vagy célokat)

szolgáljon. A célok megvalósítása vagy teljesítése során azonban olyan tényezők is szerepet

játszanak, amelyek bekövetkezése és hatása bizonytalan. Bizonytalanságuk a szervezet

működésének, felépítésének összetettségéből, illetve a környezet (gazdasági, társadalmi,

politikai, természeti stb.) összetettségéből és kiszámíthatatlan változásaiból fakad.

A kockázat a kockázatkezelés szempontjából azt a lehetőséget jelenti, hogy egy

esemény vagy intézkedés befolyásolja a szervezet azon képességét, hogy célkitűzéseit elérje.

Kockázatok egyaránt eredhetnek annak eshetőségéből, hogy a lehetőségeket nem realizálják,

és annak lehetőségéből, hogy a hátrányos események bekövetkeznek.

A kockázat mindazon események összessége, amelyek bekövetkezési lehetősége

hatással van egy szervezet céljai elérésére.

A kockázat hatása szerint két csoportba sorolható:

negatív kockázat

pozitív kockázat.

A kockázat, mint fogalom általában negatív kategóriaként jelenik meg azonban a

kockázat nem csak negatív, hanem pozitív is lehet (felfogható a bekövetkező események

várható érték körüli szórásaként is). Mindez természetesen csak egy a lehetséges

megközelítések közül, a COSO modellje pl. a negatív irányú eseményeket kockázatnak, a

pozitív irányú behatásokat lehetőségnek definiálja.

Kockázati kategóriák

Egy terület tényleges vagy potenciális kockázatának értékeléséhez véleményt kell

alkotni az adott terület kulcsfontosságú tényezőinek meghatározása és mérlegelése alapján,

amelyek az elvégzett tevékenységekkel, a létező kontrollrendszerekkel, múltbéli és

valószínűsíthető jövőbeli eseményekkel, a működési környezettel stb. kapcsolatosak. A

pénzügyi és gazdasági tényezők ebben a folyamatban általában nagyobb hangsúllyal jelennek

meg, hiszen általában a pénzügyi kockázatot és a műveletek nagyságrendjét jól jellemzik.

- 109 -

A kockázati kategóriák egy lehetséges osztályozása a következő:

Pénzügyi és gazdasági bevétel volumene, kiadások, készpénz összege, likviditás

és forgó- illetve tőkeeszközök értéke, egyéb befektetett

erőforrások értéke, a művelet értéke a szervezet számára. Magatartási a vezetőség és a munkatársak személyes tulajdonságai és

értékei; szerepek és helyzetek; tisztesség, megbízhatóság,

motiváció; a belső ellenőrzéssel szemben tanúsított

hozzáállás, elszámoltathatóság és kontroll. Történeti múltbéli veszteségek, hibák, szabálytalanságok, kontroll

vétségek stb. volumene, gyakorisága és oka. Ez a fennálló

aggályokat is magában foglalja. Működési műveletek mérete, komplexitása, műszaki jellege,

láthatósága, érzékenysége, stabilitása; változás mértéke és

valószínűsége (a műveletekben, munkatársak személyében

és folyamatokban); rejlő inherens kockázat; elhelyezkedés,

delegálás Környezeti külső tényezők: pénzügyi, gazdasági, jogi stb.; a környezet

dinamizmusa; kapcsolódások más rendszerekhez, más

műveletektől való függés (pl. informatika); vezetőség,

közvélemény aggályai stb. Belső kontrollhoz kapcsolódó a problémák megelőzésére, észlelésére és korrigálására, a

rendszerek gyengeségeinek kiemelésére és kijavítására, a

kellemetlen események kezelésére és a célkitűzések

elérésének elősegítésére tervezett belső kontrollok megléte

és eredményessége. Közvélemény a közvéleményre gyakorolt hatás

A vezetőség véleményét, megítélését figyelembe kell venni arra vonatkozóan, hogy

mely területeket kell nagy kockázatúnak tekinteni.

Kockázatelemzés

A kockázat értékelése alapvetően a fent említett, különféle tényezők kvalitatív

minősítésén alapul, amely a tapasztalatokra és a rendelkezésre álló információkra támaszkodó

megítélést eredményez.

1. számú kockázatelemzési modell

A kockázatelemzés

célja: megállapítani az egyes rendszerek kockázatának mértékét,

feladata: meghatározni az ellenőrzések gyakoriságát.

A magas kockázatú rendszereket gyakrabban (például évente) kell ellenőrizni. Az

ellenőrzések tekintetében magas prioritású rendszerek beazonosításához nemcsak a

kockázatértékelést kell figyelembe venni, hanem más lehetséges tényezők hatását is értékelni

kell (pl. a vezetőség kérései stb.). Az egyes rendszerek kockázatelemzését a kockázati

tényezők, és azok súlya alapján kell elvégezni.

Ebben a modellben 12 olyan tényező került meghatározásra, amely hatással van a

rendszer működésére. Minden egyes tényezőre vonatkozóan értékelést kell végezni, és meg

kell határozni az egyes kockázati tényezők rendszerekre gyakorolt hatását (súlyként

kifejezve).

- 110 -

1. Belső kontrollok értékelése

1) Megfelelő és eredményes

2) Közepes, néhány hiányossággal, nem megfelelően megvalósított

3) Gyenge

Súly: 5

2. Változás / Átszervezés

1) Stabil rendszer, kis változások

2) Kis változások, de nem rendszeresek vagy jelentősek

3) A munkatársak személyét, a szabályozást és a folyamatokat érintő, jelentős változások

Súly: 4

3. A rendszer komplexitása

1) Nem komplex

2) Közepesen komplex

3) Nagyon komplex

Súly: 4

4. Kölcsönhatás más rendszerekkel

1) Alacsony mértékű, nem befolyásol más rendszereket

2) Közepes mértékű

3) Nagymértékű, a rendszer közvetlen kapcsolatban áll más, fontos rendszerekkel

Súly: 3

5. Bevétel/Költségszint

1) Alacsony

2) Közepes

3) Magas

Súly: 6

6. Külső szervezetek, illetve partnerek által gyakorolt befolyás

1) Alacsony

2) Közepes

3) Magas

Súly: 2

7. Előző ellenőrzés óta eltelt idő

1) 1 évnél kevesebb

2) 1-2 év

3) 2-4 év

4) 4-5 év

5) 5 évnél több

Súly: 2

8. Vezetőség aggályai a rendszer működését illetően

1) Alacsony szintű

2) Közepes szintű

3) Magas szintű

Súly: 3

- 111 -

9. Pénzügyi szabálytalanságok valószínűsége

1) Kicsi

2) Közepes

3) Nagy

Súly: 4

10. Szabályozottság és szabályosság

1) Kicsi

2) Közepes

3) Jelentős

Súly: 3

11. Munkatársak tapasztalata és képzettsége

1) Nagyon tapasztalt és képzett

2) Közepesen tapasztalat és képzett

3) Kevés vagy semmilyen tapasztalat és képzettség hiánya

Súly: 3

12. Erőforrások rendelkezésre állása

1) Alacsony

2) Közepes

3) Magas

Súly: 4

A belső ellenőrnek a tapasztalatai és szakmai megítélése alapján értékelni kell az

egyes kockázati tényezők adott rendszerre gyakorolt hatását.

A kockázati tényezők és súlyaik kiszámításának, valamint a rendszerek prioritási

besorolásának leegyszerűsítésére szoftver is alkalmazható (pl. Microsoft Excel).

A belső ellenőrzési vezetőnek ellenőriznie és értékelnie kell az eredményeket, és ebbe

javasolt bevonnia a szervezeti egységek vezetőit, akik a vonatkozó

rendszerekért/folyamatokért felelnek.

E szakasz végére minden rendszer kockázati tényezőjének mértékét – magas, közepes,

alacsony – meg kell állapítani.

Kockázati tényezők és alkalmazott súlyozás

Sz. Kockázati tényező

Kockázati

tényező

terjedelme

Alkalmazott

Súly

Pont-

határ

1. Belső kontrollok értékelése 1 – 3 5 5 – 15

2. Változás / átszervezés 1 – 3 4 4 - 12

3. A rendszer komplexitása 1 –3 4 4 - 12

- 112 -

4. Kölcsönhatás más rendszerekkel 1 – 3 3 3 - 9

5. Bevételszintek /költségszintek 1 – 3 6 6 - 18

6. Külső szervezetek/partnerek által

gyakorolt befolyás

1 - 3 2 2 - 6

7. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő 1 – 5 2 2 - 10

8. Vezetőség aggályai 1 – 3 3 3 – 9

9. Pénzügyi szabálytalanságok

valószínűsége

1 - 3 4 4 – 12

10. Szabályozottság és szabályosság 1 – 3 3 3 – 9

11. Munkatársak képzettsége és tapasztalata 1 - 3 3 3 - 9

12. Erőforrások rendelkezésre állása 1 – 3 4 4 - 12

MINIMÁLIS PONTSZÁM: 43 MAXIMÁLIS PONTSZÁM: 133

Az erőforrás-szükségletek felméréséhez a belső ellenőrzési vezető egy mátrixot

alkalmaz, amely tükrözi a súlyozási összehasonlításokat és a rendelkezésre álló erőforrásokat.

A gyakoriság mátrix lehetővé teszi a rendszer erőforrások rendelkezésre állásával

összehangolt ciklikus ellenőrzésének áttekintését.

Az alábbiakban bemutatunk egy lehetséges példát a belső ellenőrzés vezetője által

alkalmazott gyakoriságra:

Magas prioritású rendszerek évente ellenőrizendő

Közepes prioritású rendszerek kétévente ellenőrizendő

Alacsony prioritású rendszerek négyévente ellenőrizendő

A kockázatelemzés eredménye információval szolgál a stratégiai és az éves ellenőrzési

terv elkészítéséhez, ami a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokat veszi figyelembe.

A stratégiai terv meghatározza azokat a rendszereket, amelyekre vonatkozóan a

következő négyéves időszakon belül ellenőrzéseket kell végrehajtani, amennyiben az

erőforrásokat allokálták. Évente, az éves tervvel és a vezetéssel egyeztetett változtatásokkal

összhangban kell felülvizsgálni.

- 113 -

2. számú kockázatelemzési modell

A belső ellenőrzés alapvető célja, hogy értékelje a kontrollokat abból a szempontból,

hogy az utóbbiak milyen hatékonyan csökkentik, vagy kezelik a kockázatokat. A kockázatok

azonosítása előfeltétele a belső ellenőrzési tervezésnek és a belső ellenőrzési program

kialakításának.

A kockázatok két alaptípusát különböztethetjük meg:

működési környezet kockázatai – a működés, tevékenység kontrollkörnyezetében

eredő okból bekövetkező hiba kockázata,

belső kontrollrendszer kockázatai – más néven személyzeti vagy szervezeti

kockázatok; annak kockázata, hogy a hibákat a szervezet kontrollrendszerével

nem előzik meg, nem azonosítják vagy nem javítják ki.

Működési környezet kockázatai Az alábbi felsorolás a legtipikusabb működési környezeti kockázatokat nevesíti:

bonyolult szabályozás, a szabályok száma sok, azok természete bonyolult, a

szabályok félreértelmezése vagy alkalmazásuk során elkövetett hiba kockázata

nagy,

a költségvetési szerv bonyolult működése,

a költségvetési szektor egésze működésének hatékonysága, eredményessége és

gazdaságossága,

bizonyos tevékenységek ellátásában közvetítők, harmadik személyek vesznek

részt (ezek lehetnek költségvetési, részben állami vagy magáncégek), szemben az

olyan megoldással, amikor ugyanezen a tevékenységeket egy végrehajtó hatóság

látja el.

Belső kontrollrendszer kockázatai Az irányítási és ellenőrzési rendszerek a kontrollkörnyezet leképezéseként jönnek létre

és működnek az adott honvédelmi szervezet keretein belül. A cél az, hogy a hibákat a

honvédelmi szervezet kontrollrendszerével megelőzzék, azonosítsák vagy kijavítsák.

Strukturális tényezők

A strukturális tényezők azt a módot jelentik, ahogy az adott honvédelmi szervezet a

kontrollfolyamatait kialakítja, irányítja. Ezek a következők:

Szervezetrendszer – a különböző szervezeti egységek, egymás közötti

kapcsolatának és a kapcsolattartás (beszámolás, jelentés, utasítás) irányának

világos bemutatása diagram formájában.

Felelősségi körök delegálása az alkalmazottak felé – a felelősségi körök,

feladatok delegálása és megosztása az alkalmazottak között.

Beszámolás, jelentéstétel – a felelősség biztosított.

Döntéshozatali szintek – a különböző szervezeti szinteknek megfelelően a

felelősségi körök, feladatok megosztása az alkalmazottak között.

Belső ellenőrzés – a szervezet rendelkezik hatékony, szervezetileg és

funkcionálisan független belső ellenőrzéssel.

Az ismertetett elemek jellege és hatékonysága eltérő lehet a honvédelmi szervezet

működésének jellegétől függően (újonnan alapított vagy régen kialakult és eredményesen

tevékenykedő).

A folyamatban rejlő tényezők

- 114 -

Ezek az elemek a honvédelmi szervezet kontrollrendszerének tényeleges eljárási

lépéseit, folyamatait foglalják magukban. Mivel ezeket a folyamatokat emberek működtetik,

ezért a folyamatok hatékonysága nagyrészt attól függ, hogy a felelős munkatársak mennyire

kompetensek, felkészültek a teljesítendő feladatokra. Ebben a tárgykörben a következő

kérdéseknek kell megkülönböztetett figyelmet szentelni:

Munkatársak szakmai tapasztalata – képzetlen vagy ideiglenes jelleggel

alkalmazott munkaerő növeli a hiba kockázatát, ez a nagy fluktuáció esetén

jellemző probléma.

Motiváció – a nem kellően javadalmazott és motivált munkatársak nagyobb

valószínűséggel követnek el hibát vagy siklanak el a problémák felett.

Képesítés, képzés – a szakértő munkatársak különleges képesítést vagy képzést

igényelnek.

Eljárási szabályok – a szervezetnek dokumentálnia kell eljárás rendjeit és az

alkalmazásukért felelős személyeket.

Korábbi belső ellenőrzések

A működési környezet és a kontrollrendszer kockázatainak értékelése mellett a belső

ellenőrnek a következő szempontokat is mérlegelnie kell:

Korábbi hiba ténye – amennyiben előfordultak ilyenek a múltban, illetve más,

kritikus hangvételű szakértői jelentés született, ezek fokozott kockázatra utalnak.

Korábbi belső ellenőrzés – korábbi ellenőrzések megállapításai, függően azok

tartalmától, fokozottabb (kritikus megállapítások) vagy jelentéktelenebb

(problémamentes megállapítások) kockázati helyzetet jelezhetnek.

Belső ellenőrzési környezet – rendszeres és hatékony belső ellenőrzések segítenek

az ellenőrnek a kockázatok azonosításában. A rendszertelen és nem megfelelő

ellenőrzések következtében nem állhat rendelkezésre információ a

kontrollrendszer hatékonyságáról. Ezért elsőbbséget élveznek az olyan témák

belső ellenőrzései, amelyeket nem ellenőriztek rendszeresen vagy a közelmúltban.

Kockázatelemzési modell

A javasolt kockázatelemzés különböző lépések, elemzési szintek figyelembe vételével

valósulhat meg.

Az alábbi diagram a fentiek alapján azt szemlélteti, hogy a főfolyamat, alfolyamatok

és elemzési kritériumok miként kapcsolódnak a kockázatelemzés alkalmával.

- 115 -

A kockázatelemzés lépései

1. szint – Főfolyamatok azonosítása

2. szint – Alfolyamatok azonosítása

3. szint – Kritériumrendszer kialakítása

A szintek, lépések számát a belső ellenőrzés határozza meg a kockázatelemzéssel

érintett tevékenység, folyamatok jellemzőire tekintettel. Az alábbi példa egy 3 lépésből álló

modellt mutat be:

Első (1) szint: a honvédelmi szervezet magas kockázatú

főfolyamatainak/főtevékenységeinek azonosítása.

Második (2) szint: az első szinten azonosított minden egyes

főfolyamat/főtevékenység vonatkozásában a tervezett ellenőrzés szempontjából

releváns, ellenőrizni kívánt elemeinek, az un. alfolyamatoknak a kiválasztása.

Harmadik (3) szint: az egységes elemzési kritérium rendszer (szempontrendszer)

kialakítása és következetes alkalmazása.

Kockázati tényezők az egyes szinteken

A belső ellenőrzés a fentiek alapján meghatározza a folyamatokhoz tartozó kockázati

tényezőket. A kockázati tényezők kapcsán meg kell jegyezni a következőket:

Az ellenőrnek úgy kell azonosítani a kockázatokat, hogy azok az adott

folyamathoz kifejezetten kapcsolódjanak.

Valamely folyamat kapcsán alkalmazott kockázati tényező nem feltétlenül

értelmezhető egy másik folyamat esetén (például: árfolyam kockázat nem

értelmezhető humán erőforrás folyamatok esetén).

A belső ellenőrzés minden folyamat általános jellemzőit figyelembe kell, hogy

vegye a kockázati szempontok meghatározásánál.

A kockázatok mértékének meghatározása

A kockázati szempontok mérése

A kockázati szempontok mérésének módszerét a következő táblázat mutatja be.

Minden egyes kockázati szemponthoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszámot rendel a

súlyosságnak megfelelően („1” a legalacsonyabb, „5” a legsúlyosabb).

Költségvetési szerv

Főfolyamat 1 Főfolyamat 2 Főfolyamat 3

Főfolyamat 1

Alfolyamat A Alfolyamat B Alfolyamat C

Alfolyamat A

Elemzési kritérium 1 Elemzési kritérium 2 Elemzési kritérium 3

- 116 -

Ez a kockázat mérési eljárás a belső ellenőr szakmai értékítéletén alapul, amelyet az

értékelése időpontjában a rendelkezésére álló információk, valamint a szakértelme és szakmai

gyakorlati ismeretei alapján végez el.

Súlyozás

A bemutatott modell abból a feltételezésből indul ki, hogy bizonyos kockázati

szempontokat nagyobb súllyal kell számításba venni az összesített kockázati érték

kiszámításánál, mint más szempontokat. Például a korábban már feltárt hiba ténye 4-es súllyal

szerepel, mivel ennek a körülménynek nagy a negatív kockázati jelentősége.

A bemutatott súlyozási értékeket nem szabad minden esetre alkalmazható, abszolút

megoldásnak tekinteni. A belső ellenőrnek minden egyes esetben a saját szakmai döntésének

megfelelően kell a súlyozási értékeket megállapítania.

Az összesített mérőszám

Az összesített mérőszám a bemutatott táblázatban (A): 26, amely a maximálisan

adható pontszámok (60) arányában: 43%-os mértéket jelent. Önmagában ez a százalékos adat

nem mond semmit a kockázatról, azonban más folyamatok/tevékenységek kockázati értékével

összemérve már sorrendi mértéket képezhet.

A negatív pénzügyi hatás számbavétele a kockázatelemzésben

Eddig a lépésig a kockázat anyagi vonatkozását még nem vettük figyelembe ebben az

elemzési modellben. Ez a körülmény a legfontosabb szempont abban az esetben, ha egy hiba

következtében anyagi, pénzben kifejezhető veszteség következik be.

A bemutatott táblázatban a „lehetséges teljes pénzügyi veszteség”-nek (150 millió

forint – a C sorban jelezve) a 43%-át vesszük és megkapjuk a „kockázat negatív pénzügyi

hatás”-át, ami jelen esetben 64.5 millió forint (a D sorban jelzett érték).

Miután ugyanezt a számítási gyakorlatot elvégeztük az összes alfolyamatra, akkor a

kiszámított mérőszámok alapján kapunk egy kockázati sorrendet, amely esetben a magasabb

negatív pénzügyi hatással bíró alfolyamatokat kell a jövőben belső ellenőrzésekhez tervezni.

Természetesen különböző belső ellenőrök kockázatelemzési mérései eltérhetnek

egymástól a személyre jellemző mérlegelési szempontok eltérő jellege miatt. Ezért fontos,

hogy egy meghatározott kockázatelemzési feladatot egységes szempontrendszer figyelembe

vételével végezzenek el.

Kockázati szempontok meghatározása

Tapasztalatok szerint a kockázatelemzési modell akkor a leghatékonyabb, ha a

kockázati szempontok száma nem haladja meg az ötöt vagy hatot.

Ha túl sok lenne a mérlegelési szempont, mondjuk tíz, akkor az egyes szempontok

jelentősége elenyészne, különösen a súlyozás alkalmazása nélkül.

Ha pedig nem megfelelő szempontokat alkalmaznak a modellben, akkor ez azt

eredményezheti, hogy minden tevékenység kockázati mértékére nagyon hasonló számszerű

eredmény születik.

- 117 -

Ez a következmény lehetetlenné tenné a kockázatok közötti különbségtételt azok

súlyossága szerint, ami egyébként az egész elemzés alapvető célja.

3. számú Kockázatelemzési modell

A HM tárcánál a fejezetszintű belső ellenőrzések végrehajtása megoszlik a HM

központi ellenőrzési szervezete, valamint az átruházott hatáskörrel rendelkező középirányító

szerv között. A fejezetszintű ellenőrzések tervezésének koordinálása a HM BEF és az MH

ÖHP együttműködésével kiterjed a kockázatelemzési módszerek egyeztetésére,

összehangolására is.

A fejezetszintű belső ellenőrzési kötelezettség minden területére kiterjedő

kockázatelemzési módszer a jogszabályi követelményekkel összhangban megalapozza a

tervezés során a fejezetszintű belső ellenőrzési feladatok kiválasztását.

Bemutató táblázat a 2.b. Kockázatelemzési modellhez

Legfőbb kockázati

kritériumok Súlyozás

Alacsony

1

2

Közepes

3

4

Magas

5 ÖSSZESEN

Szabályok / működés

összetettsége 2 1 2

Szervezetrendszer jellege 1 2 2

Humánerőforrások 1 4 4

Közvetlenül pénzben mérhető

hatás 4 3 12

Informatikai támogatás

jellege 2 2 4

Az folyamat / tevékenység

korábbi ellenőrzése

(igen/nem) 2 1 2

Összes pontszám: A 26

Hányada (%): B 43% (A/60)

Lehetséges Teljes

Pénzügyi Veszteség

(HUF)

C HUF 150 m

Számított Negatív

Pénzügyi Hatás (HUF) D

HUF 64.5m

(C x B)

- 118 -

A HM tárca felügyelete alá tartozó szervezetek, illetve területek esetében azok

rendeltetése, tevékenységi köre, a kezelt folyamatok jellegének különbözősége következtében

a kockázati tényezők köre változatos. Ezáltal a fő jellemzők szerinti egységes homogén

csoportok meghatározása, az egyes csoportok értékelési rendszerének kialakítása szükséges,

amelynek következtében azok kockázatértékelési rendje részben eltér egymástól.

A belső ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés végrehajtásának előkészítése

során minden esetben kiemelt figyelmet igényel a szükséges, illetve a rendelkezésre álló

adatok összegyűjtésének és felhasználásának összehangolása a jogszabályi és belső

szabályzatok előírásainak módosulásával, a Honvédelmi Minisztérium egyes szervezeti

elemei, valamint a HM fejezet szervezeti rendjének, valamint a honvédelmi szervezetek

feladatkörének átalakításával.

A HM fejezetszintű belső ellenőrzései tervezésénél alkalmazásra kerülő

kockázatelemzési módszer jellemzői, területei, azon belül az egyes kockázati elemek

értékelése, a kockázatok meghatározása, az ellenőrzésre kerülő szervezetek/területek

kiválasztásának rendje a következő.

I. A kockázatelemzés végrehajtásának menete

a megelőző stratégiai és éves belső ellenőrzési tervek kidolgozása során

alkalmazott kockázatelemzések tapasztalatainak értékelése;

a kockázatelemzési módszer aktualitásának meghatározása;

az ellenőrzendő szervezetek, területek homogén csoportjainak

aktualizálása;

az egyes homogén csoportok kockázati elemeinek, illetve azok

pontértékének és súlyozásának pontosítása (megtartva azt az alapelvet,

hogy a nagyobb pontszám jelentse a nagyobb kockázatot);

az egyes homogén csoportok számba vett kockázati elemei összesített

pontértékének aktualizálása;

a kockázatot minősítő (alacsony, közepes, magas) értékhatárok

pontosítása;

a homogén vizsgálati csoportok egyedeire az értékeléshez szükséges

adatok összegyűjtése;

az azonos csoportba tartozó egyedek kockázati elemenkénti súlyozott

pontszámának (az aktuális adatok szerinti pontérték és súlyszám

szorzata) meghatározása, majd egyedekre történő összesítése, továbbá

azok összesített pontszám szerinti csökkenő sorrendjének meghatározása;

az azonos csoportba tartozó egyedek közül a minősítő értékhatárok

alapján az ellenőrzésre tervezettek kiválasztása, figyelemmel az utolsó

belső ellenőrzés óta eltelt időre úgy, hogy a kockázati érték szerint

„M” magas kockázat esetén a korábbi 3, illetve egyes

területeken 4,

„K” közepes kockázat esetén a korábbi 4, illetve egyes

területeken 5,

- 119 -

„A” alacsony kockázat esetén a korábbi 5, illetve

egyes területeken 6

éven belül kerüljön sor egy adott szervezeti csoport, illetve terület érintett

egyedének ismételt ellenőrzésére.

II. Homogenizált csoportok

A korábbi évek tapasztalatait figyelembe véve az ellenőrzésre tervezhető honvédelmi

szervezetek, illetve területek homogenizált (azonos vagy hasonló tevékenység végzése)

csoportjai az alábbiak szerint kerültek meghatározásra:

1. az intézményi szintű gazdálkodást végző honvédelmi szervezetek;

2. a felsőszintű tervező, illetve központi gazdálkodást végző honvédelmi

szervezetek;

3. a fejezeti kezelésű előirányzatok;

4. a Katonai Nemzetbiztonsági Szolgálat (KNBSZ) külszolgálati

tevékenységet végző katonai véderő és légügyi attaséhivatalok;

5. a külszolgálati tevékenységet végző nemzetközi képviseletek,

válságkezelő és béketámogató műveletekben résztvevő

kontingensek;

6. a közhasznú tevékenységet végző HM tulajdonosi joggyakorlói körébe

tartozó nonprofit korlátolt felelősségű társaságok;

7. a vállalkozási tevékenységet végző HM tulajdonosi joggyakorlói körébe

tartozó zártkörűen működő részvénytársaságok;

8. a Honvédelmi Minisztérium („HM igazgatása” költségvetési alcím)

folyamatai, szervezeti egységei.

III. A homogén csoportok kockázati elemeinek kiválasztása, tartalmuk,

pontértékük, súlyozásuk meghatározása

1. Az intézményi gazdálkodást végző honvédelmi szervezetek esetében 7

kockázati elem (1=szervezési, 2=szervezeti szint, 3=költségvetési előirányzat, 4=központi

költségvetés kezelése, 5=mérlegfőösszeg, 6=szervezeti létszám, 7=belső ellenőri rendszer) 28

értékelési kategóriával kerül figyelembevételre.

1.1. A szervezési kockázati elem:

tartalma: a tervév (n) és az alapító okirat utolsó módosításának éve között

eltelt időtartam nagysága jelzi az adott szervezet alapító okiratának

aktualitásából adódó kockázatot;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: 1 év, 2 pont: 2 év, 3 pont: 3 év és

feletti) került megállapításra, a hosszabb időtartam magasabb kockázati

pontszámot kap;

súlyozása: 1-es szorzó.

1.2. A szervezeti szint kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet fejezeti struktúrában elfoglalt helyének

szintjét, gazdálkodásban betöltött szerepének fontosságát jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: TLSZ, ö. század, ö. zászlóalj,

zászlóalj, 2 pont: ezred, okt., eü. intézet, 3 pont: dandár, magasabb szintű

- 120 -

parancsnokság, /al/cím, HM háttérintézmény, 4 pont: kp-i gazdálkodó,

kp-i ellátó, ellátó központ, középszintű vezető, fejezeti irányító) került

megállapításra, a magasabb szint magasabb kockázati pontszámot kap;


1.3. A költségvetési előirányzat kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet tárgyévi (n-1) intézményi költségvetése

eredeti, jóváhagyott, vagy módosított előirányzatának nagyságrendjét

jelzi, külön-külön elemezve a főösszeget és abból a dologi és más jellegű

költségvetési előirányzatot;

pontértéke:

– a főösszeg vonatkozásában 1-3 pont között (1 Mrd Ft

előirányzati lépésközzel),

– a dologi és más jellegű költségvetési előirányzat

vonatkozásában 1-4 pont között (0,1 Mrd Ft-tól kezdődően 0,5 Mrd Ft

előirányzati lépésközzel) kerül megállapításra,

mindkét esetben a nagyobb összegű költségvetési előirányzatok

magasabb pontszámot kapnak;

súlyozása:

– a főösszeg vonatkozásában 1-es,

– a dologi jellegű költségvetési előirányzat vonatkozásában 2-es

szorzó;

értékelés: a főösszeg és a dologi jellegű költségvetési előirányzat

pontszámainak együttes összegével történik.

1.4. A központi költségvetés kezelés kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet központi feladatellátás körébe tartozó

központi költségvetés kezelését végzi-e;

pontértéke: 1-3 pont között (nem kezel, vagy kezel) került megállapításra,

a nagyobb kockázatú kezelés esete magasabb pontszámot kap;


1.5. A mérlegfőösszeg kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet tárgyév (n-1) II. negyedévi mérlegjelentése

főösszegének nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között (1 Mrd Ft alatt, illetve 2 Mrd Ft lépésközzel)

kerül megállapításra, a nagyobb mérlegfőösszeg magasabb pontszámot

kap;


1.6. A szervezeti létszám kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet a tárgyév (n-1) I:. negyedévi tényleges

költségvetési munkajogi, vagy III. negyedévi rendszeresített létszámának

nagyságrendjét jelzi;

- 121 -

pontértéke: 1-5 pont között (100, illetve 500 fő alatti, majd 500 fő

lépésközzel) kerül megállapításra, a nagyobb létszám magasabb

pontszámot kap;

súlyozása: 1,5-es szorzó.

1.7. A belső ellenőri rendszer kockázati elem:

tartalma: az adott szervezetnél a belső ellenőri beosztás(ok) meglétét,

illetve hiányát jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha van, 3 pont: ha nincs) kerül

megállapításra, a belső ellenőri beosztás hiánya magasabb pontszámot

kap;


Értékelés ponthatárai: minimum 11,5

maximum 42,5

Minősítés pontjainak intervalluma:

– „ALACSONY” (A): 11,5-17,5

– „KÖZEPES” (K): 18,0-23,5

– „MAGAS” (M): 24,0-42,5

(Az összefoglaló áttekintést az 1. számú táblázat tartalmazza.)

2. A központi gazdálkodás esetében.

A felsőszintű tervező, központi gazdálkodást végző honvédelmi szervezetek tekintetében 8 kockázati elem (1=szervezési, 2=szervezeti szint, 3=költségvetési előirányzat,

4=ellátás szervezése, 5=belső ellenőri rendszer, 6=anyagnemféleség, 7=központosított

közbeszerzés, 8=központi vagyon) 33 értékelési kategóriával kerül figyelembevételre.

Az anyagnemek tekintetében 8 kockázati elem (2= szervezeti szint, 3=költségvetési

előirányzat, 4=ellátás szervezése, 5=belső ellenőri rendszer, 6=anyagnemféleség,

7=központosított közbeszerzés, 8=központi vagyon, 9=fejezetszintű költségvetési előirányzat-

arány) 34 értékelési kategóriával kerül figyelembevételre.

2.1. A szervezési kockázati elem:

Paraméterei megegyeznek az intézményi gazdálkodást végző honvédelmi

szervezetek azonos kockázati eleménél meghatározottakkal (1.1. pont).


tartalma: az adott szervezet fejezeti gazdálkodást irányító, szervező

tevékenységének szintjét, illetve az anyagnemet jelzi;

pontértéke: 2-10 pont között (2 pont: ha anyagnem, 5 pont: ha központi

gazdálkodó, 10 pont: ha felsőszintű gazdálkodó) kerül megállapításra, a

kockázatosabb gazdálkodói minősítés magasabb pontszámot kap;


- 122 -


tartalma: az adott szervezet, illetve anyagnem tárgyévi (n-1) központi

költségvetése eredeti, jóváhagyott, vagy módosított előirányzatának


pontértéke: 1-5 pont között (1 Mrd Ft előirányzati lépésközzel) kerül

megállapításra, a nagyobb előirányzat magasabb pontszámot kap;


2.4. Az ellátás szervezése kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet által végzett, illetve az adott anyagnem-

csoport központi ellátásának módját jelzi;

pontértéke: 1-5 pont között (1 pont: szervező, 3 pont: természetbeni, 4

pont: vegyes, 5 pont: speciális) kerül megállapításra, a bonyolultabb

ellátási mód magasabb pontszámot kap,


2.5. A belső ellenőrzési rendszer kockázati elem:

tartalma: az adott szervezetnél a belső ellenőri beosztás(ok) meglétét,

azon belül a saját állománnyal, vagy külső szolgáltatóval történő

megszervezés módját, illetve hiányát jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha saját állománnyal, 2 pont: ha külső

szolgáltatóval történik a megszervezés, 3 pont: ha nincs) kerül

megállapításra, a belső ellenőrzés külső szolgáltatóval történő

megszervezése, illetve megszervezésének hiánya magasabb pontszámot

kap;


2.6. Az anyagnemféleség kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet kezelésében lévő, illetve az adott anyagnem-

csoportba tartozó anyagnemféleség számát jelzi;

pontértéke: 0-2 pont között (0 pont: ha nem értelmezhető, 1 pont: ha

egynemű, 2 pont: ha több) kerül megállapításra, a több anyagnemféleség

magasabb pontszámot kap;


2.7. A központosított közbeszerzési kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet, illetve az adott anyagnemcsoport

központosított közbeszerzésre való kijelölésének meglétét, illetve annak

hiányát jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha van, 3 pont: ha nincs) kerül

megállapításra, a központosított közbeszerzésre való kijelölés hiánya


súlyozása: 3-as szorzó.

- 123 -

2.8. A központi vagyon kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet kezelésében lévő, vagy az adott anyagnem-

csoportba tartozó központi vagyon nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 0-7 pont között (0 pont: ha nincs vagyon, a további 1 Mrd Ft

lépésközzel) kerül megállapításra, a nagyobb vagyon magasabb

pontszámot kap;


2.9. A fejezetszintű költségvetési előirányzat-arány kockázati elem:

tartalma: a fejezetszintű költségvetés aránya a központi költségvetéshez

képest;

pontértéke: 2-10 pont között (2 pont: ha =1, 4 pont: ha 1,3 alatti, 6 pont:

ha 1,6 alatti, 8 pont: ha 1,9 alatti, 10 pont: ha 1,9, vagy több) kerül

megállapításra, a nagyobb arány magasabb pontszámot kap;


Felsőszintű, központi gazdálkodó szerv esetében:

Értékelés ponthatárai: minimum 11

maximum 54


– „ALACSONY” (A): 11-20

– „KÖZEPES” (K): 21-32

– „MAGAS” (M): 33-54

Anyagnemcsoport esetében:


maximum 61


– „ALACSONY” (A): 12-20

– „KÖZEPES” (K): 21-32

– „MAGAS” (M): 33-61

(Az összefoglaló áttekintést a 2. számú táblázat tartalmazza.)

3. A fejezeti kezelésű előirányzatok esetében 6 kockázati elem (1=terv évet (n) 3

évvel megelőző évi támogatás, 2=terv évet (n) 2 évvel megelőző évi támogatás, 3=terv évet

(n) megelőző évi (tárgyévi) támogatás, 4=felhasználás honvédelmi szervezethez kötöttsége,

5=felügyelő szerv jogosultsága, 6=támogatás felhasználási módja) 20 értékelési kategóriával

kerül figyelembevételre.

3.1. A tervévet (n) három évvel megelőző évi (n-3) támogatás kockázati elem:

tartalma: az adott fejezeti kezelésű előirányzat n-3 évi költségvetési

támogatásának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: ha 0,5 Mrd Ft alatt, 2 pont: ha 0,5, 0,5

és 3 Mrd Ft között, 3 pont: 3, 3 és 5,5 Mrd Ft között, 4 pont: ha 5,5 Mrd

- 124 -

Ft és több) került megállapításra, a nagyobb támogatás magasabb

pontszámot kap;


3.2. A tervévet (n) két évvel megelőző évi (n-2) támogatás kockázati elem:



1-4 pont között (1 pont: ha 0,5 Mrd Ft alatt, 2 pont: ha 0,5, 0,5 és 3 Mrd

Ft között, 3 pont: 3, 3 és5,5 Mrd Ft között, 4 pont: ha 5,5 Mrd Ft és több)

került megállapításra, a nagyobb támogatás magasabb pontszámot kap;


3.3. A tervévet (n) megelőző évi (n-1) támogatás kockázati elem:



1-4 pont között (1 pont: ha 0,5 Mrd Ft alatt, 2 pont: ha 0,5, 0,5 és 3 Mrd

Ft között, 3 pont: 3, 3 és 5,5 Mrd Ft között, 4 pont: ha 5,5 Mrd Ft és több)

került megállapításra, a nagyobb támogatás magasabb pontszámot kap;


3.4. A felhasználás honvédelmi szervezethez kötöttsége kockázati elem:

tartalma: az adott fejezeti kezelésű előirányzat honvédelmi szervezet

költségvetési gazdálkodási körében, illetve azon kívüli felhasználásra

mutat;

pontértéke: 1-10 pont között (1 pont: ha igen, 5 pont: ha részben, 10 pont:

ha nem) kerül megállapításra, a költségvetési körön kívüli részbeni, illetve

teljes körű felhasználás esetei egyre magasabb pontszámot kapnak;


3.5. Kijelölt szerv (gazdálkodó, illetve finanszírozó) kockázati elem:

tartalma: az adott fejezeti kezelésű előirányzat esetében a gazdálkodó,

illetve finanszírozó elkülönülését (G), illetve egybe esését (GF), vagy a

gazdálkodó mellett külön kezelő szerv létét (GK) jelzi;

pontértéke: 1-2 pont között kerül megállapításra, a gazdálkodó, illetve a

finanszírozó szerepkör szervezeti elkülönülése alacsonyabb, annak

szervezeti egybeesése, külön kezelő léte magasabb pontszámot kap;


3.6. A költségvetési előirányzat/támogatás felhasználási módja kockázati elem:

tartalma: az adott fejezeti kezelésű előirányzat felhasználásának kereteit

jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között {1 pont: ha szerződéskötés a felhasználás

alapja (Sz), 2 pont: ha szerződés és államháztartási gazdálkodás egyaránt

jellemzi a felhasználás körülményeit (SzG), 3 pont: ha államháztartási

gazdálkodási körben történik a felhasználás (ÁG), 4 pont: ha

megállapodás keretei között történik a felhasználás (M)} kerül

megállapításra;

- 125 -


Értékelés ponthatárai: minimum 11,5

maximum 51,0


– „ALACSONY” (A): 11,5-18,0

– „KÖZEPES” (K): 18,5-30,0

– „MAGAS” (M): 30,5-51,0


4. A KNBSZ katonai véderő és légügyi attaséhivatalai esetében 10 kockázati elem

(1=HM általi ellenőrzöttség, 2=HM általi ellenőrzés helye, 3=elöljárói szakellenőrzöttség,

4=belső ellenőrzöttség, 5=szervezeti létszám, 6=kiadási előirányzat, 7=készpénzhasználat,

8=EU tagság, 9=kiküldött állomány, 10=állományváltás) 29 értékelési kategóriával kerül

figyelembevételre.

4.1. A HM általi ellenőrzöttség kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal utolsó fejezetszintű ellenőrzésétől

a tervévig (n) eltelt időtartamot, valamint a helyszíni, vagy hazai

ellenőrzés tényét jelzi;

pontértéke: 0-5 pontok között (0 pont: 1 év, 1 pont: 2 év, 2 pont: 3 év, 3

pont: 4 év, 4 pont: 5 év, 5 pont: több mint 5 év) kerül megállapításra, a

nagyobb időtartam magasabb pontszámot kap;


4.2. A HM általi ellenőrzés helye kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal utolsó elöljárói (KNBSZ)

szakellenőrzésének helyszíni vagy hazai végrehajtását jelzi;

pontértéke: 0-1 pont között (0 pont: helyszíni ellenőrzés, 1 pont: hazai

ellenőrzés esetén);


4.3. Az elöljárói szakellenőrzöttség kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal utolsó elöljárói szakellenőrzésétől

a tervévig (n) eltelt időtartamot jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: 1-2 év, 3 pont: 3 vagy több év) kerül

megállapításra, a nagyobb időtartam magasabb pontszámot kap;


4.4. A belső ellenőr általi ellenőrzöttség kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal utolsó intézményi (KNBSZ) belső

ellenőrzésétől a tervévig (n) eltelt időtartamot jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: 1-3 év, 3 pont: 4 vagy több év) kerül

megállapításra, a nagyobb időtartam magasabb pontszámot kap;


- 126 -


tartalma: az adott katonai attaséhivatal tárgyévre (n-1) jóváhagyott

létszámának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: 4 vagy több fő, 2 pont: 3 fő, 3 pont:

1-2 fő) kerül megállapításra, a kisebb létszám magasabb pontszámot kap;


4.6. A kiadási előirányzat kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal tárgyévi (n-1) kiadási

előirányzatának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: 20 M Ft alatt, 2 pont: 20, illetve 20 és

40 M Ft között, 3 pont: 40, 40 és 60 M Ft között, 4 pont: 60 M Ft vagy

több) kerül megállapításra, a nagyobb előirányzat magasabb pontszámot

kap;


4.7. A készpénzhasználat kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal valutaellátásának módját jelzi;

pontértéke: 1-2 pont között (1 pont: banki valutaellátás, 2 pont:

készpénzes valutaellátás) kerül megállapításra, a készpénzes valutaellátás



4.8. Az EU tagság kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal székhelyének EU tagság

tekintetében való minősítését jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: az attaséhivatal EU tagországban van,

2 pont: az attaséhivatal nem EU tagországban van, de NATO tagja, 3

pont: ha nem EU és NATO tagországban van) kerül megállapításra, a nem

EU tagországban való működés magasabb pontszámot kap;


4.9. A kiküldött állomány kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attasé külszolgálati gyakorlattal való

rendelkezését jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha a katonai attasé korábban már

töltött be ilyen beosztást, 3 pont: ha a katonai attasé első alkalommal tölt

be ilyen beosztást) kerül megállapításra, a gyakorlat hiánya magasabb

pontszámot kap;


4.10. Az állományváltás kockázati elem:

tartalma: az adott katonai attaséhivatal váltástól váltásig való

(külszolgálat ideje alatti) ellenőrzöttségét jelzi;

- 127 -

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: ha az állományváltástól kétféle

ellenőrzés történt, 2 pont: ha az állományváltástól egyféle ellenőrzés

történt, 3 pont: ha az állományváltástól csak belső ellenőrzés történt, 4

pont: ha az állományváltástól még nem történt ellenőrzés) kerül

megállapításra, az ellenőrzöttség hiánya magasabb pontszámot kap;



maximum 43


– „ALACSONY” (A): 8-22

– „KÖZEPES” (K): 23-30

– „MAGAS” (M): 31-43


5. A nemzetközi képviseletek, válságkezelő, illetve béketámogató műveletekben

résztvevő kontingensek esetében 6 kockázati elem (1=szervezési A, 2=szervezési B,

3=szervezeti szint, 4=költségvetési előirányzat, 5=szervezeti létszám, 6=EU tagság) 25


5.1. A szervezés A (alapító okirat kiadás) kockázati elem:

tartalma: a tervév (n) és az alapító okirat utolsó módosításának éve között

eltelt időtartam nagysága jelzi az adott nemzetközi képviselet,

válságkezelő, illetve béketámogató kontingens alapító okiratának

aktualitásából, illetve a hiányából adódó kockázatot;

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: 1-2 év, 2 pont: 3 év, 3 pont: 4 év és

feletti, 4 pont: nem rendelkezik alapító okirattal) kerül megállapításra, a

hosszabb időtartam magasabb pontszámot kap;


5.2. A szervezés B (alapító okirat módosítás) kockázati elem:

tartalma: az alapító okirat módosításának tényével jelzi az adott

nemzetközi képviselet, válságkezelő, illetve béketámogató kontingens

alapító okiratának aktualitásából adódó kockázatot;

pontértéke: 1-2 pont között (1 pont: ha volt módosítás, 2 pont: ha nem

volt módosítás) kerül megállapításra, a módosítás hiánya magasabb

pontszámot kap;



tartalma: jelzi az adott nemzetközi képviselet, válságkezelő, illetve

béketámogató kontingens szervezeti struktúrában elfoglalt helyéből adódó

kockázatot;

pontértéke: 1-4 pont között (1 pont: ha ö. szd., 2 pont: ha ö.z., 3 pont: ha

e., dd., 4 pont: ha HM háttérintézmény, és képviselet) kerül

megállapításra, a magasabb szintű szervezet nagyobb pontszámot kap;


- 128 -


tartalma: az adott nemzetközi képviselet, válságkezelő, illetve

béketámogató kontingens tárgyévi eredeti, jóváhagyott, vagy módosított

intézményi költségvetési előirányzatának nagyságrendjét jelzi, külön-

külön elemezve a főösszeget és abból a dologi előirányzatot;

pontértéke:

– a főösszeg vonatkozásában 1-4 pont között (1 pont: 150 M Ft

alatt, 2 pont: 150-500 M Ft között, 3 pont: 500-1000 M Ft között, 4 pont:

1000 M Ft és felett),

– a dologi jellegű költségvetési előirányzat vonatkozásában 1-4

pont között (1 pont: 50 M Ft alatt, 2 pont: 50-250 M Ft között, 3 pont:

250-500 M Ft között, 4 pont: 500 M Ft és felett) kerül megállapításra,

mindkét esetben a nagyobb összegű költségvetési előirányzatok magasabb

pontszámot kapnak;

súlyozása:

– a főösszeg vonatkozásában 2-es,

– a dologi jellegű költségvetési előirányzat vonatkozásában 3-as

szorzó;

értékelés: a főösszeg és a dologi jellegű költségvetési előirányzat

pontszámainak együttes összegével történik.



béketámogató kontingens tárgyév (n-1) I. félévi tényleges

költségvetési létszámának, vagy a III. negyedévi rendszeresített, vagy

feltöltött létszámának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-5 pont között (képviselet esetében 1 pont: ha 6 fő alatti, 2

pont: ha 6 és 10 fő közötti, 3 pont: ha 11-15 fő közötti, 4 pont: ha 16-20 fő

közötti, illetve 5 pont, ha 20 fő feletti, válságkezelő, illetve béketámogató

kontingens esetében 1 pont: ha 26 fő alatti, 2 pont: ha 26 és 50 fő közötti,

3 pont: ha 51-100 fő közötti, 4 pont: ha 101-150 fő közötti, illetve 5 pont,

ha 150 fő feletti) kerül megállapításra, a nagyobb létszám magasabb

pontszámot kap;


5.6. Az EU tagság kockázati elem:


béketámogató kontingens székhelyének EU tagság tekintetében való

minősítését jelzi;

pontértéke: 1-2 pont között (1 pont: ha a nemzetközi békemisszió, vagy

képviselet EU tagországban van, 2 pont: ha a nemzetközi békemisszió,

vagy képviselet nem EU tagországban van) kerül megállapításra, a nem

EU tagországban való működés magasabb pontszámot kap;


- 129 -


maximum 37



– „KÖZEPES” (K): 17-25

– „MAGAS” (M): 26-37

(Az összefoglaló áttekintést az 5. számú táblázat tartalmazza.)

6. A HM tulajdonosi joggyakorlói körébe tartozó közhasznú tevékenységet

végző nonprofit korlátolt felelősségű társaságok (Nkft.-k) esetében 13 kockázati elem (1= a

tervévet két évvel megelőző évi mérleg főösszeg, 2= tervévet három évvel megelőző évi

támogatás, 3= tervévet két évvel megelőző évi támogatás, 4=tervévet két évvel megelőző évi

mérleg szerinti eredmény, 5=jegyzett tőke, 6=tervévet két évvel megelőző évi összes bevétel,

7=tervévet két évvel megelőző évi közhasznú tevékenység bevétele, 8=tervévet két évvel

megelőző évi mérleg szerinti eredmény, 9=tervévet két évvel megelőző évi átlagos állományi

létszám, 10=támogatás alakulása előző évhez képest, 11=támogatás az összbevétel arányában,

12=1 főre jutó mérleg szerinti eredmény, 13=közhasznú tevékenység aránya a bevételből) 40


6.1. A tervévet két évvel megelőző (n-2) évi mérlegfőösszeg kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi mérlegfőösszeg nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-4 pont között (0,5 Mrd Ft lépésközzel) kerül megállapításra,

a nagyobb mérlegfőösszeg magasabb pontszámot kap;


6.2. A tervévet három évvel megelőző (n-3) évi támogatás kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-3 évi költségvetési támogatásának



a nagyobb támogatás magasabb pontszámot kap;


6.3. A tervévet két évvel megelőző (n-2) évi támogatás kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi költségvetési támogatásának



a nagyobb támogatás magasabb pontszámot kap;


6.4. A tervévet három évvel (n-3) megelőző évi mérleg szerinti eredmény

kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-3 évi mérleg szerinti eredménye alapján a

nyereséget, vagy a veszteséget jelzi;

- 130 -

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha nem veszteséges, 3 pont: ha

veszteséges) kerül megállapításra, a magasabb kockázatú veszteség esetén



6.5. A jegyzett tőke kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet jegyzett tőkéjének nagyságrendjét jelzi;


a nagyobb jegyzett tőke magasabb pontszámot kap;


6.6. A tervévet két évvel megelőző (n-2) évi összes bevétel kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi összes bevételének nagyságrendjét

jelzi;

pontértéke: 1-10 pont között (1-5 pontig: 1 Mrd Ft lépésközzel, 10 pont: 5

Mrd Ft felett) kerül megállapításra, a nagyobb bevétel magasabb

pontszámot kap;


6.7. A közhasznú tevékenység bevétele kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi közhasznú tevékenységéből származó

bevételének nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: 0,1 Mrd Ft alatt, 3 pont: 0,1 Mrd Ft

vagy több) kerül megállapításra, a nagyobb bevétel magasabb pontszámot

kap;


6.8. A mérleg szerinti eredmény kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi mérleg szerinti eredménye alapján a

nyereségességet vagy a veszteségességet jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: ha nyereséges, 3 pont: ha

veszteséges) kerül megállapításra, a veszteség esetében magasabb

pontszámot kap;


6.9. Az átlagos állományi létszám kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet által az n-2 évben foglalkoztatottak állományi

létszámának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-2 pont között (1.000 fő lépésközzel) kerül megállapításra, a

nagyobb létszám magasabb pontszámot kap;


- 131 -

6.10. A támogatás alakulása kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2, illetve n-3 évi tényleges költségvetési

támogatásának aránya alapján a változás abszolút nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (1 pont: a változás –10 és +10 % között van, 3

pont: ha a változás az előző határon kívül esik) kerül megállapításra, a 10

%-nál nagyobb változás magasabb pontszámot kap;


6.11. A támogatás a bevétel arányában kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi tényleges költségvetési támogatása és

az összes bevétel arányának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (80 %-tól kezdődően 10 %-os lépésközzel)

kerül megállapításra, a nagyobb arány magasabb pontszámot kap;


6.12. Az 1 főre jutó mérleg szerinti eredmény kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi mérleg szerinti eredménye 1 főre jutó

összegének nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-5 pont között (1 pont: 300 E Ft/fő feletti, 2 pont: 0-300 E

Ft/fő közötti, 5 pont: veszteséges) kerül megállapításra, a kisebb értékű

mutatószám magasabb pontszámot kap, a veszteség hangsúlyozásával;


6.13. A közhasznú tevékenység aránya kockázati elem:

tartalma: az adott szervezet n-2 évi közhasznú tevékenysége és az összes

bevétel arányának nagyságrendjét jelzi;

pontértéke: 1-3 pont között (3 pont: 50 % alatti, 2 pont: 50-75 % közötti,

1pont: 75 %, vagy feletti arány) kerül megállapításra, a kisebb arány




maximum 85


– „ALACSONY” (A): 24-35

– „KÖZEPES” (K): 36-50

– „MAGAS” (M): 51-85


- 132 -

7. A HM tulajdonosi joggyakorlói körébe tartozó zártkörűen működő

részvénytársaságok (Zrt.-k) esetében 7 kockázati elem (1= tervévet két évvel megelőző évi

mérlegfőösszeg, 2= tervévet három évvel megelőző évi mérleg szerinti eredmény, 3= jegyzett

tőke, 4= tervévet két évvel megelőző évi összes bevétel, 5= tervévet két évvel megelőző évi

mérleg szerinti eredmény, 6= tervévet két évvel megelőző évi átlagos állományi létszám, 7= 1

főre jutó mérleg szerinti eredmény) 22 értékelési kategóriával kerül figyelembevételre.

7.1. A tervévet két évvel megelőző évi mérlegfőösszeg kockázati elem

paraméterei megegyeznek a közhasznú társaságok azonos kockázati eleménél

meghatározottakkal (6.1. pont).

7.2. A tervévet három évvel megelőző évi mérleg szerinti eredmény kockázati

elem paraméterei megegyeznek a közhasznú társaságok azonos kockázati

eleménél meghatározottakkal (6.4. pont).

7.3. A jegyzett tőke kockázati elem paraméterei megegyeznek a közhasznú

társaságok azonos kockázati eleménél meghatározottakkal (6.5. pont).

7.4. A tervévet két évvel megelőző évi összes bevétel kockázati elem paraméterei

megegyeznek a közhasznú társaságok azonos kockázati eleménél


7.5. A tervévet két évvel megelőző évi mérleg szerinti eredmény kockázati elem

paraméterei megegyeznek a közhasznú társaságok azonos kockázati eleménél


7.6. Az átlagos állományi létszám kockázati elem paraméterei megegyeznek a

közhasznú társaságok azonos kockázati eleménél meghatározottakkal (6.9.

pont).

7.7. Az 1 főre jutó mérleg szerinti eredmény kockázati elem paraméterei

megegyeznek a közhasznú társaságok azonos kockázati eleménél



maximum 35



– „KÖZEPES” (K): 16-25

– „MAGAS” (M): 26-35


8. A Honvédelmi Minisztérium („HM igazgatása” költségvetési alcím) folyamatai,

szervezeti egységei esetében:

8.1. A szervezeti egység szintjén 3 kockázati elem (1= a költségvetési előirányzat,

2= a szervezeti létszám, 3= a beszerzési tevékenység) 9 értékelési kategóriával


8.1.1. A költségvetési előirányzat kockázati elem:

tartalma: az adott szervezeti egység gazdálkodási jogkörében lévő tárgy-

évi módosított intézményi költségvetési előirányzatok (tárgyév június 30-

ai állapot szerinti) nagyságrendjét jelzi;

- 133 -

pontértéke: 1-3 között

50.000 E Ft és az felett: 3 pont

10.000 és 50.000 E Ft között: 2 pont

10.000 E Ft és az alatt: 1 pont

súlyozása: 3

8.1.2. A szervezeti létszám kockázati elem:

tartalma: az adott szervezeti egység tárgyévre jóváhagyott létszámának



50 fő és a felett: 3 pont

25 és 50 fő között: 2 pont

25 fő és az alatt: 1 pont

súlyozása: 1

8.1.3. Beszerzési tevékenység kockázati elem:

tartalma: az adott szervezeti egység által végrehajtott beszerzéseket

(szolgáltatások vásárlását) magába foglaló dologi kiadások



25 000 E Ft és a felett: 3 pont

2.000 és 25.000 E Ft között: 2 pont

2.000 E Ft és az alatt: 1 pont

súlyozása: 2


maximum 18



– „KÖZEPES” (K): 8-13

– „MAGAS” (M): 14-18

8.2. A folyamatok szintjén 5 kockázati elem (1=a folyamat jelentősége, 2=a

költségvetési előirányzat, 3=a korábbi ellenőrzésekkor jelentkező hiányosságok

4=ellenőrzöttség, 5=folyamathoz köthető létszám) 15 értékelési kategóriával


8.2.1. A folyamat jelentősége kockázati elem:

tartalma: a folyamatok jelentőségét jelzi;


kiemelt jelentőségűek a személyi állomány járandóságával szorosan

összefüggő folyamatok végzésével, a készpénzelőlegek

elszámolásával, valamint a dologi jellegű kiadások teljesítésével,

elszámolásával kapcsolatos, a beszámolást, a számviteli rendet és a

belső kontrollrendszert érintő folyamatok: 3 pont

- 134 -

közepes jelentőségűek a költségvetési kiadásokat közvetlenül nem

érintő, de az állami vagyon megóvására jelentős hatással lévő

folyamatok: 2 pont

kis jelentőségűek a fenti két kategóriába nem tartozó folyamatok:

1 pont

súlyozása: 3

8.2.2. A költségvetési előirányzat kockázati elem:

tartalma: az adott folyamathoz kapcsolódó tárgyévi módosított

költségvetési előirányzatok (tárgyév június 30-ai állapot szerinti)



1.000 M Ft vagy a felett: 4 pont

500 M Ft és 1.000 M Ft között: 3 pont

500 M Ft alatt : 2 pont

súlyozása: 1

8.2.3. A korábbi ellenőrzésekkor jelentkező hiányosságok kockázati elem:

tartalma: az adott folyamat korábbi ellenőrzései során (tárgyévet

megelőző 6 évben) feltárt hiányosságokkal kapcsolatos intézkedési

javaslatok számát veszi figyelembe;


a folyamat nem került ellenőrzésre, vagy ellenőrzésre került és 15-nél

több intézkedési javaslat volt: 3 pont

10-15 intézkedési javaslat volt: 2 pont

10-nél kevesebb intézkedési javaslat volt: 1 pont

súlyozása: 3

8.2.4. Ellenőrzöttség kockázati elem:

tartalma: egy folyamat ellenőrzésének gyakoriságát veszi figyelembe

tárgyévet megelőző 6 év során;


ha legfeljebb 3 alkalommal került vizsgálatra: 3 pont

4-5 ellenőrzés során került vizsgálatra: 2 pont

6 vagy 6-nál több ellenőrzés során került vizsgálatra: 1 pont

súlyozása: 2

8.2.5. Folyamathoz köthető létszám kockázati elem:

tartalma: az adott folyamat személyi állományra való kihatását veszi

figyelembe;


a teljes személyi állományt érinti: 3 pont

a személyi állomány 50 és 100 % közötti részét érinti: 2 pont

az állomány 50 % és az alatti részét érinti: 1 pont

súlyszáma: 1

- 135 -


maximum 31


– „ALACSONY” (A): 10-19

– „KÖZEPES” (K): 20-24

– „MAGAS” (M): 25-31

IV. Az értékeléshez szükséges adatok forrásai

A kockázati elemek értékeléséhez szükséges aktuális adatok

szervezetenként/területenként a következők szerint kerülnek összegyűjtésre.

A szervezési és a szervezeti szint adatok alapját az érvényes alapító határozatok

képezik.

A rendszeresített, illetve a meglévő létszámra vonatkozó adatok a munkaköri

jegyzékek, az állománytáblák, továbbá a feltöltöttségi jelentések, a költségvetési

munkajogi létszám a költségvetési beszámolók feldolgozásával kerülnek

meghatározásra az illetékes HM, HVK szervek, illetve a HM VGH

adatszolgáltatása alapján.

Az intézményi, a központi költségvetések előirányzatai, illetve a fejezeti kezelésű

előirányzatok, valamint a vagyon és a költségvetési létszám adatai a tárgyév I.

félévi költségvetési adatai és II. negyedévi mérlegjelentései a KGR ellenőrzött

adatállományából, vagy a költségvetési keretek jóváhagyási okmányaiból, illetve

a központi gazdálkodók ágazati/anyagnem szerinti fejezetszintű előirányzatai,

vagyonadatai a HM KGIR+-ból, továbbá egyes vizsgálati körbe tartozó (központi

anyagnemi, nemzetközi) szervezetek/területek szükség szerinti bontású és

csoportosítású költségvetési adatai az előzővel megegyező időpontra az analitikus

nyilvántartásokból kerülnek lekérésre.

A központi gazdálkodók esetében az anyagnem féleség szerinti összetettség,

illetve a központosított közbeszerzési területekért való felelősség kérdése a

vonatkozó jogszabályok és belső rendelkezések alapján kerül rögzítésre.

A fejezeti kezelésű előirányzatok gazdálkodásának főbb paraméterei a vonatkozó

jogszabály, illetve belső rendelkezés alapján nyernek megállapítást.

A nemzetközi képviseletek, a válságkezelő és béketámogató kontingensek

költségvetési adatainak alapját a HM VGH nemzetközi költségvetésekről

biztosított részletező adatszolgáltatása, illetve a HM KGIR+ lekérdezések

összevetése képezi.

A katonai attaséhivatalok adatai a KNBSZ adatszolgáltatása alapján kerülnek

megállapításra.

A HM tulajdonosi joggyakorlói körébe tartozó közhasznú minősítésű Nonprofit

Kft.-k, illetve a Zrt.-k esetében a több évet átfogó bázisadatok a HM HVF által

bekért és kiértékelt éves beszámolókra (mérlegek, eredmény kimutatások,

közhasznúsági és üzleti jelentések) épülnek.

Az ellenőrzöttség kérdésében minden esetben az ellenőrzésekről vezetett

nyilvántartás, illetve az éves ellenőrzési beszámolók adatai kerülnek alkalmazásra.

- 136 -

V. Az értékelés végrehajtása alapján az ellenőrzésre tervezett szervezetek,

illetve területek kiválasztása

A kockázati minősítéshez kapcsolódóan az egyes területeken az egymást követő

fejezetszintű belső ellenőrzések időhatárait a rendelkezésre álló kapacitások mellett a

megfelelő lefedettség biztosítása érdekében a következők figyelembevételével szükséges

meghatározni:

Az egyes homogén csoportokba tartozó szervezetek/területek ismételt ellenőrzésére

a kockázati mérték függvényében az előző ellenőrzés (vagy alapítás) időpontjától

számított

o MAGAS kockázati minősítés esetén 3 - 4 év,

o KÖZEPES kockázati minősítés esetén 4 - 5 év,

o ALACSONY kockázati minősítés esetén 5 - 6 év

elteltével kerüljön sor.

A kiválasztáshoz az egyes homogén csoportokba tartozó szervezetek/területek

kockázati elemenkénti súlyozott pontszámának (adat szerinti pontérték és súlyszám szorzata)

összesítése után az értékhatárokra figyelemmel kerül sor a kockázat minősítési (MAGAS –

KÖZEPES – ALACSONY) sávhatárok meghatározására, az egyes csoportokba tartozó

szervezetek/területek kockázati minősítésére, illetve az összesített kockázati pontszám

csökkenő sorrendje szerinti rendezésére.

Az ellenőrzési lefedettség biztosítása érdekében a három minősítési csoportba sorolt

szervek/területek tekintetében az utolsó ellenőrzés, vagy új szervezet/terület esetén az

alapítás óta eltelt idő összevetésre kerül a gyakoriság megkívánt időparaméterével,

vagyis a MAGAS kockázatú szervek/területek esetében 3, illetve 4, a KÖZEPES kockázatú

szervezetek/területek esetében 4, illetve 5, az ALACSONY kockázatú szervek/területek

esetében 5, illetve 6 éves időhatárral. A ténylegesen eltelt idő és a megkívánt gyakoriság

különbsége az adott tétel esetében jelentkező tartalékidőt, vagy az annak lejártát meghaladó

időt jelentő un. sorrendi mutatót képezi.

A kiválasztás a kapacitásokat is figyelembe véve azokra a szervezetekre/területekre

irányul, amelyek esetében a legalacsonyabb a sorrendi mutató. Alapvető ellenőrzési

kötelezettség jelentkezik amennyiben a [sorrendi mutató <= 0] értéke mutatkozik.

A homogén csoportok szerint a HM felügyelete, illetve irányítása alá tartozó egyes

szervezetek/területek fejezetszintű ellenőrzésre történő kiválasztásánál figyelembe szükséges

venni, hogy:

az érintett ellenőrzési típusok (rendszer-, teljesítmény-, informatikai rendszer-,

szabályszerűségi, pénzügyi ellenőrzésekre) az adott szervezet/terület

(intézmények, központi gazdálkodók, fejezeti kezelésű előirányzatok, nemzetközi

képviseletek és a válságkezelő, béketámogató műveletekben résztvevő

kontingensek, nonprofit korlátolt felelősségű társaságok és a zártkörűen működő

részvénytársaságok, egyéb kiemelt területek) tekintetében a korábbi statisztikai

adatokra alapozva milyen kapacitásigénnyel vehetők számba,

a feladatot végző HM BEF osztályainál, valamint az MH ÖHP BELLO-nál a

rendelkezésre álló ellenőrök, valamint a szükséges és lehetséges szakértői

- 137 -

igénybevételek együttesen ellenőri napban kifejezve mekkora kapacitásnagyság

felhasználására adnak lehetőséget, továbbá

jelentkezik-e valamilyen kiemelt szempont (külső ellenőrző szerv ajánlása, vagy

éppen adott időszakban tervezett ellenőrzése, stb.) az ellenőrzésre való sorra

kerülés szempontjából.

VI. A kockázatelemzési módszer felülvizsgálata, aktualizálása

A stratégiai tervezés időszakában a hosszabb távon alkalmazásra tervezett

kockázatelemzési módszer elveit, azon belül

o a kockázatelemzés végrehajtásának menetét,

o a homogenizált csoportonként a kiválasztott kockázati elemek tartalmát,

értékelésük (pontértékük, súlyozásuk) rendjét,

o az adott csoportba tartozó elemek kockázatértékelési ponthatárait,

o a kockázati minősítés értékelési intervallumait,

o az értékeléshez szükséges adatok forrását,

o az ellenőrzésre történő kiválasztás módját

felülvizsgálat alapján szükséges pontosítani, aktualizálni.

A fejezetszintű belső ellenőrzések tervezéséhez a kockázatelemzési módszer

folyamatos fejlesztését feladatkörébe tartozóan a HM BEF végzi.

Az átruházott hatáskörben fejezetszintű belső ellenőrzést végző MH ÖHP a tervezés

során a HM BEF koordinációja mellett a központilag ajánlott kockázatelemzési módszert

további információk esetleges rendelkezésre állásától függően a szükséges mértékben

kiegészítve alkalmazza a saját stratégiai és éves belső ellenőrzési tervének összeállításához.

- 138 -

1. számú táblázat

F.sz. Megnevezés

Szervezési

kockázati

pontszám

Szervezeti

szint

kockázati

pontszáma

Költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Központi

költségvetés

kezelésének

kockázati

pontszáma

Mérleg

főösszeg

kockázati

pontszáma

Szervezeti

létszám

kockázati

pontszáma

Belső ellenőri

rendszer

kockázati

pontszáma

Kockázati

pontszám

mindösszesen

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

1 Pontérték 1-3 1-4 főösszeg 1-3 1-3 1-4 1-5 1-3

dologi 1-4

2 Súlyszám (szorzószám) 1 1 főösszeg 1 1 2 1,5 2

dologi 2

3 Kockázati pontszám (1*2) 1-3 1-4 3-11 1-3 2-8 1,5-7,5 2-6 11,5-42,5

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 6 évente 11,5-17

K=közepes kockázatú 4 évente 5 évente 17,5-23,5

M=magas kockázatú 3 évente 4 évente 24-42,5

1-hez: pontértékek1, ha kül. 1 év 1, ö.szd., ö.z.,

z., TLSZ

(főösszeg) 1, ha nem kezel 1, ha< 1.000 M

Ft

1, ha <100 fő 1, ha van

2, ha kül. 2 év 2, e., okt., eü.

int., HM

háttérint.

1, ha < 1.000 M

Ft

3, ha kezel 2, ha 1.000 M

Ft, ill. 1.000 és

3.000 M Ft

között

2, ha 100 fő,

ill. 101-500 fő

között

3, ha nincs

3, ha kül. 3 év,

vagy több

3, ha dd., msz.

p-ság, /al/cím,

2, ha 1.000 M

Ft, ill. 1.000 és

2.000 M Ft

között

3, ha 3.000 M

Ft, ill. 3.000 és

5.000 M Ft

között

3, ha 500 fő,

ill. 501-1.000

fő között

4, ha kp-i

gazd., kp.ell.,

ell. kp.,

köz.sz.vez.,

fejezeti ir.

3, ha 2.000 M

Ft, ill. több

4, ha 5.000 M

Ft, ill. több

4, ha 1.000 fő,

ill. 1.001-1.500

fő között

(dologi,

felhalmozás)

5, ha 1.500 fő,

ill. több

1, ha < 100 M

Ft

2, ha 100 M Ft,

ill. 100 és 500

M Ft között

3, ha 500 M Ft,

ill. 500-1.000 M

Ft között

4, ha 1.000 M

Ft, ill. több

KIMUTATÁS

az intézményi gazdálkodást folytató honvédelmi szervek kockázatalapú értékelési rendjéről

Stratégia: n-n+4. évekre

Tervév: n.

- 139 -


gazdálkodók

(3.+…..+10.)

anyagnem

(4.+….+11.)

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

1 Pontérték 1-3 2-10 1-5 1-5 1-3 0-2 1-3 0-7 2-10

2 Súlyszám (szorzószám) 1 1 2 1 2 2 3 1 1

3 Kockázati pontszám (1*2) 1-3 2-10 2-10 1-5 2-6 0-4 3-9 0-7 2-10 11-54 15-61

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 6 évente 11-20 12-20

K=közepes kockázatú 4 évente 5 évente 21-32 21-32

M=magas kockázatú 3 évente 4 évente 33-54 33-61

1-hez: pontértékek1, ha kül. 1 év 2, ha anyagnem 1, ha < 1 Mrd

Ft

1, ha szervező 1, ha saját

állományú

0, ha nincs 1, ha van 0, ha nincs 2, ha=1

2, ha kül. 2 év 5, ha központi

ellátó

2, ha 1 Mrd Ft,

ill. 1 és 2 Mrd

Ft között

3, ha

természetbeni

2, ha külső

szolgáltató

1, ha egynemű 3, ha nincs 1, ha < 1

Mrd Ft

4, ha<1,3

3, ha kül. 3 év,

vagy több

10, ha

felsőszintű

gazdálkodó

3, ha 2 Mrd Ft,

illetve 2 és 3

Mrd Ft között

4, ha vegyes 3, ha nincs 2, ha több 3, ha < 2

Mrd Ft

6, ha <1,6

4, ha 3 Mrd Ft,

ill. 3 és 4 Mrd

Ft között

5, ha speciális 5, ha < 3

Mrd Ft

8, ha <1,9

5, ha 4 Mrd Ft,

ill. több

7, ha 3 Mrd

Ft, vagy

több

10, ha 1,9, vagy több

Központosított

közbeszerzési

kockázati

pontszám

Vagyon

kockázati

pontszám

Fejezetszintű

költségvetési

előirányzat-arány

kockázati pontszáma

Kockázati pontszám

mindösszesen

Stratégia:n-n+4. évekre

Tervév: n.

KIMUTATÁS

a központi gazdálkodás kockázatalapú értékelési rendjéről

Fsz. Megnevezés

Szervezési

kockázati

pontszám

Szervezeti

szint

kockázati

pontszáma

Költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Ellátás

szervezésének

kockázati

pontszáma

Belső ellenőri

rendszer

kockázati

pontszáma

Anyagnem-

féleség

kockázati

pontszáma

- 140 -


Fsz. Megnevezés

n-3. évi

költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

n-2. évi

költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

n-1. évi

költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Felhasználás

honvédelmi

szervhez

kötöttségének

kockázati

pontszáma

Felügyelő szerv

(gazdálkodó-

finanszírozó)

kockázati

pontszáma

Költségvetési

előirányzat

felhasználási

módjának

kockázati

pontszáma

Kockázati

pontszám

mindösszesen

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.=(.3+…+8.)

1 Pontérték 1-4 1-4 1-4 1-10 1-2 1-4

2 Súlyszám (szorzószám) 1 2 3 1,5 2 2

3 Kockázati pontszám (1*2) 1-4 2-8 3-12 1,5-15 2-4 2-8 11,5-51

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 6 évente 11,5-18

K=közepes kockázatú 4 évente 5 évente 18,5-30

M=magas kockázatú 3 évente 4 évente 30,5-51

1-hez: pontértékek

1, ha 500 M Ft

alatt

1, ha 500 M Ft

alatt

1, ha 500 M Ft

alatt

1, ha Igen 1, ha G (a

gazdálkodó és a

finanszírozó eltér)

1, ha Sz

(szerződés)

2, ha 500, ill. 500-

3.000 M Ft között

2, ha 500, ill. 500-

3.000 M Ft között

2, ha 500, ill. 500-

3.000 M Ft között

5, ha Részben 2, ha GF (a

gazdálkodó és a

finanszírozó

azonos), vagy ha

GK (a

gazdálkodó

mellett külön

kezelő szerv)

2, ha SzG

(szerződés-

gazdálkodás)

3, ha 3.000, ill.

3000- 5.500 M Ft

között

3, ha 3.000, ill.

3000- 5.500 M Ft

között

3, ha 3.000, ill.

3000- 5.500 M Ft

között

10, ha Nem 3, ha ÁG

(államháztartási

gazdálkodás)

4, ha 5.500 M Ft,

ill. több

4, ha 5.500 M Ft,

ill. több

4, ha 5.500 M Ft,

ill. több

4, ha M

(megállapodás)

KIMUTATÁS

a fejezeti kezelésű előirányzatok kockázatalapú értékelési rendjéről


Tervév: n.

- 141 -


ellenőrzöttség itthoni ellenőrzés

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

1 Pontérték 0-5 0-1 1-3 1-3 1-3 1-4 1-2 1-3 1-3 1-4

2 Súlyszám (szorzószám) 3 3 1 1 1 1 1 1 1 1

3


(1*2) 0-15 0-1 1-3 1-3 1-3 1-4 1-2 1-3 1-3 1-4 8-42

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 8-22

K=közepes kockázatú 4 évente 23-30

M=magas kockázatú 3 évente 31-43

1-hez:pontértékek

0, ha a

különbözet 1

év

0, ha az utolsó

ellenőrzés

helyszíni vizsgálat

volt

1, ha a

különbözet 2

év

1, ha az utolsó

ellenőrzés itthoni

okmányvizsgálat

volt

1, ha a

különbözet 1 év

1, ha a

különbözet 1, 3

év

1, ha 4 vagy

több fő

1, ha < 20.000 E

Ft

1, ha banki

valutaellátás

van

1, ha EU és

NATO tagország

1, ha több

alkalommal

1, ha állományváltás óta

kétféle ellenőrzést

hajtottak végre

2, ha a

különbözet 3

év

2, ha a

különbözet 2 év

3, ha a

különbözet 4

vagy több év

2, ha 3 fő 2, ha 20.000, ill.

20.000 és 40.000

E Ft között

2, ha

készpénzes

valutaellátás

van

2, ha nem EU

tagország, de

NATO tagja

3, ha első

alkalommal


egyféle ellenőrzést

hajtottak végre

3, ha a

különbözet 4

év

3, ha a

különbözet 3

vagy több év

3, ha 1, 2 fő 3, ha 40.000, ill.

40.000 és 60.000

E Ft között

3, ha nem EU és

NATO tagország

3, ha az állományváltás

óta csak belső ellenőrzés

volt

4, ha a

különbözet 5

év

4, ha 60.000 E Ft

vagy több


nem volt ellenőrzés

5, ha a

különbözet 5

év vagy több

év

KIMUTATÁS

a KNBSZ attaséhivatalok kockázatalapú értékelési rendjéről

Fsz. Megnevezés

HM BEF Elöljárói szak-

ellenőrzöttség

kockázati

pontszáma

Belső

ellenőrzöttség

kockázati

pontszáma

Szervezeti

létszám

kockázati

pontszáma

Kiadási

előirányzat

kockázati

pontszáma

Készpénz-

használat

kockázati

pontszáma

Tervév: n.

EU tagság

kockázati

pontszáma

Kiküldött

állomány

kockázati

pontszáma

Állomány- váltás


Kockázati

pontszám

mindösszesenkockázati pontszáma


- 142 -


alapítás éveutolsó módosítás

éve

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1 Pontérték 1-4 1-2 1-4 1-4 1-5 1-2

2 Súlyszám (szorzószám) 1 1 1 főösszeg 2 1 1

dologi 3

3 Kockázati pontszám (1*2) 1-4 1-2 1-4 3-20 1-5 1-2 8-37

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 8-16

K=közepes kockázatú 4 évente 17-25

M=magas kockázatú 3 évente 26-37

1-hez: pontértékek1, ha kül. 1,2 év 1, ha volt

módosítás

1, ha ö.szd., (főösszeg) 1, ha <26 fő 1, ha EU

tagországban van

2, ha kül. 3 év 2, ha nem volt

módosítás

2, ha ö.z., 1, ha < 150 M Ft 2, ha 26-50 fő

között

2, ha nem EU

tagországban van

3, ha kül. 4 év felett 3, ha e, dd 2, ha 150 M Ft, ill.

150 és 500 M Ft

között

3, ha 51-100 fő

között

4, ha nem

rendelkezik alapító

okirattal

4, ha kp-i gazd.,

képviselet,

béketámogató

3, ha 500 M Ft, ill.

1000 M Ft között

4, ha 101-150 fő

között

4, ha >1000 M Ft 5, ha >150 fő

(dologi,

felhalmozás)

1, ha <6 fő

1, ha < 50 M Ft 2, ha 6-10 fő

között2, ha 50 M Ft, ill.

50 és 250 M Ft

között

3, ha 11-15 fő

között


250 és 500 M Ft

között

4, ha 16-20 fő

között

4, ha >500 M Ft 5, ha 21 fő és

nagyobb

KIMUTATÁS

a nemzetközi képviseletek, válságkezelő és béketámogató műveletekben résztvevő kontingensek kockázatalapú értékelési rendjéről

Fsz. Megnevezés

Szervezés kockázati pontszáma

Szervezeti szint

Költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Szervezeti

létszám

kockázati

pontszáma

EU tagság

kockázati

pontszáma

Tervév: n.


mindösszesen

alapító határozat szerint


- 143 -


Tárgyévi

összes bevétel

kockázati

pontszáma

Állami

feladatellátásból/

közhasznú

tevékenységből

származó bevétel

kockázati

pontszáma

Mérleg szerinti

eredmény

kockázati

pontszáma

Átlagos

állományi

létszám

kockázati

pontszáma

Támogatás/

Összes bevétel

kockázati

pontszáma

1 főre jutó

mérleg

szerinti

eredmény

kockázati

pontszáma

Közhasznú

tevékenység

aránya az

árbevételből

kockázati

pontszáma

NKft. Zrt.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.=(3.+…+15.)17.=(3.+6.+7.+8.+1

0.+11.+14.)

1 Pontérték 1-4 1-4 1-4 1-3 1-3 1-10 1-3 1-3 1-2 1-3 1-3 1-5 1-3

2 Súlyszám (szorzószám) 1 2 3 1 1 1 1 2 2 2 3 1 4

3 Kockázati pontszám (1*2) 1-4 2-8 3-12 1-3 1-3 1-10 1-3 2-6 2-4 2-6 3-9 1-5 4-12 24-85 9-35

4 Értékelés

A=alacsony kockázatú 5 évente 24-35 9-15

K=közepes kockázatú 4 évente 36-50 16-25

M=magas kockázatú 3 évente 51-85 26-35

1-hez: pontértékek

1, ha < 1.000 M

Ft

1, ha < 500 M Ft 1, ha < 500 M

Ft

1, ha eredmény

0, vagy

nyereséges

1, ha 200 M Ft

alatt

1, ha 1.000 M

Ft alatt

1, ha 100 M Ft alatt 1, ha eredmény

0, vagy

nyereséges

1, ha 1.000 fő

alatt

1, ha egyenlő,

vagy ( -10) %-

(+10) % között

1, ha 80 % alatti 5, ha 0

E Ft/fő alatti

3, ha < 50 %

2, ha 1.000 M

Ft, ill. 1.000-

1.500 M Ft

között

2, ha 500 M Ft,

ill. 500-1.000 M

Ft között

2, ha 500 M Ft,

ill. 500-1.000

M Ft között

3, ha

veszteséges

2, ha 200, ill.

200-400 M Ft

között

2, ha 1.000, ill.

1.000-2.000 M

Ft között


több

3, ha

veszteséges

2, ha 1.000 fő,

ill. több

3, ha az előzőn

kívüli

2, ha 80 %, ill.

80 % és 90 %

közötti

2, ha 0,

ill. 0 és 300

E Ft/fő

közötti

2, ha 50, ill.

50-75 %

között

3, ha 1.500 M

Ft, ill. 1.500-

2.000 M Ft

között

3, ha 1.000 M Ft,

ill. 1.000-1.500

M Ft között

3, ha 1.000 M

Ft, ill. 1.000-

1.500 M Ft

között

3, ha 400 M Ft,

ill. több

3, ha 2.000, ill.

2.000-3.000 M

Ft között

3, ha 90 %, ill.

több

1, ha

300 E Ft/fő,

ill. több

1, ha 75 %, ill.

több

4, ha 2.000 M

Ft, ill. több

4, ha 1.500 M Ft,

ill. több

4, ha 1.500 M

Ft, ill. több

4, ha 3.000, ill.

3.000-4.000 M

Ft között

5, ha 4.000, ill.

4.000-5.000 M

Ft között

10, ha 5.000 M

Ft, ill. több

KIMUTATÁS

a HM tulajdonosi joggyakorlói körbe tartozó nonprofit korlátolt felelősségű társaságok és zártkörűen működő részvénytársaságok kockázatalapú értékelési rendjéről

Fsz. Megnevezés

n-2. évi mérleg-

főösszeg

kockázati

pontszáma

n-3. évi

támogatás

kockázati

pontszáma

n-2. évi

támogatás

kockázati

pontszáma

n-3. évi

mérleg

szerinti

eredmény

kockázati

pontszáma

Jegyzett tőke

kockázati

pontszáma

Támogatás

alakulásának

(n-2. év/ n-3.

év) kockázati

pontszáma

Kockázati pontszám mindösszesen

n-2. év n-2. év


Tervév: n.

- 144 -

Költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Szervezeti

létszám

kockázati

pontszáma

Beszerzési

tevékenység

kockázati

pontszáma

Az

alaptevékenység

folyamatainak

jellemző értékelő

mutatói kockázati

pontszáma

Kockázati

pontszám

összesen

Folyamat jelentőségének


Költségvetési

előirányzat

kockázati

pontszáma

Korábbi

ellenőrzé-

sekkor

jelentkező

hiányosságok

kockázati

pontszáma

Ellenőrzöttség

kockázati

pontszáma

Folyamathoz

köthető

létszám

kockázati

pontszáma

Kockázati

pontszám

összesen

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.1. Pontérték 1-3 1-3 1-3 1-3 2-4 1-3 1-3 1-3

2. Súlyszám (szorzó sz.) 3 1 2 3 1 3 2 1

3. Kockázati pontszám 3-9 1-3 2-6 6-18 3-9 2-4 3-9 2-6 1-3 10-314. Értékelés

A=alacsony kockázatú 6-7 10-19K=közepes kockázatú 8-13 20-24M=magas kockázatú 14-18 25-31

1-hezPontértékek 3, ha

50 M Ft és a

felett van

3, ha

50 fő és a

felett van

3, ha

25 M Ft

és a felett van

3, kiemelt jelentőségűek

- a személyi állomány járadóságával

összefüggő folyamat végzésével,

- a készpénz előlegek elszámolásával,

- a dologi jellegű kiadások

teljesítésének elszámolásával,

4, ha

1.000 M Ft és

a felett van

3, ha

a folyamat nem

került

ellenőrzésre,

vagy

ellenőrzésre

került

és 15-nél több

intézkedési

javaslat volt

3, ha legfeljebb

3 alkalommal

került vizsgálatra

3, ha

a teljes személyi

állományt érinti

2, ha

10 és

50 M Ft között

van

2, ha

25 és 50

fő között van

2, ha

2 és

25 M Ft

között van

2, közepes jelentőségűek

a költségvetési kiadásokat közvetlenül

nem érintő, de a kincstári vagyon

megóvására jelentős hatással lévő

folyamatok.

3, ha

500 M Ft,

valamint 500 és

1.000 M Ft

között van

2, ha

10-15

intézkedési

javaslat volt

2, ha

4-5 ellenőrzés

során került

vizsgálatra

2, ha

a személyi

állomány 50 és

100 % közti

részét érinti

1, ha

10 M Ft és az

alatt van

1, ha

25 fő és

az alatt van

1, ha

2 M Ft

és az alatt van

1, kis jelentőségűek

a fenti két kategóriába nem tartozó

egyéb folyamatok

2, ha

500 M Ft alatt

van

1, ha

10-nél kevesebb

intézkedési

javaslat volt

1, ha

6, vagy 6-nál

több ellenőrzés

során került

vizsgálatra

1, ha

a személyi

állomány 50%-

át és az alatti

részét érinti

Folyamatok tekintetében


Tervév: n. SZ ellenőrzési ciklus: M - 3; K - 4; A - 5 évente F ellenőrzési ciklus: M- 3; K -4; A - 5 évente


KIMUTATÁSa "HM igazgatás" költségvetési alcím a kockázatalapú értékelési rendjéről

Fsz. Megnevezés

Szervezeti egységek tekintetében

- 145 -

4. számú segédlet – Kockázatok

A belső ellenőrzési terveket megalapozó kockázatelemzés során, a fő- és

alfolyamatok felmérése mellett, kulcsfontosságú lépés az egyes folyamatokhoz

kockázati tényezők rendelése, majd ezen kockázati tényezők értékelése.

Egy honvédelmi szervezet esetében – a teljesség igénye nélkül – jellemzően az

alábbi főfolyamatokról beszélhetünk:

Szakmai feladatellátás

Szabályozás

Koordináció, kommunikáció

Külső szervezetekkel való együttműködés

Tervezés, költségvetés készítés

Irányítás, belső kontroll (ide értve a kontrolling és a monitoring tevékenységeket

is) és belső ellenőrzés

Humánerőforrás-gazdálkodás

Gazdálkodási-pénzkezelési folyamatok (beruházás, vagyonhasznosítás,

közbeszerzés, előirányzat felhasználás, módosítás, készpénzkezelés, banki

állományok kezelés, számlavezetés, finanszírozás, pénzforgalom, hitelek, stb.)

Számviteli folyamatok (könyvvezetés és beszámolás, adatszolgáltatás, stb.)

Működés, Üzemeltetés, Fenntartás, karbantartás

Iratkezelés és irattározás

Informatikai támogatás, adatkezelés, adatvédelem, adatszolgáltatás

Az egyes honvédelmi szervezetek tevékenységével, folyamataival

összefüggésben jellemzően az alábbi kockázati tényező-csoportok és kockázati

tényezők határozhatók meg:

Kockázati tényező

csoportok Kockázati tényezők

Szakmai

feladatellátással

kapcsolatos

kockázatok

A szakmai feladatellátást szabályozó belső szabályzatok, utasítások

nincsenek összhangban a stratégiai és a rövid távú tervekkel

A szakmai feladatellátásra vonatkozó belső szabályzatokat, utasításokat

nem tartják be

A szakmai feladatellátásra vonatkozó jogszabályi követelményeket nem

tartják be

Szabályozásból és

annak változásából

eredő kockázatok

Egyes folyamatok nem kerülnek pontos szabályozásra a belső

eljárásrendekben

A jogi szabályozási, politikai-gazdasági stb. környezeti változásokat nem

követik a belső szabályozások

Az új feladatokhoz, környezeti változásokhoz kapcsolódó belső

szabályzatok egyáltalán nem készülnek el, csak hiányosan készülnek el,

vagy nem időben készülnek el

A stratégiai és éves működési, illetve költségvetési tervek összeállításához

nem állnak rendelkezésre a tervezést befolyásoló jogi és egyéb szabályok

- 146 -



Az előre nem tervezhető jogi vagy belső szabályozási változások előre

nem tervezhető hatásokkal járnak

A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló szabályok túl

bonyolultak

A szakmai és adminisztratív feladatokat befolyásoló jogi vagy belső

szabályozási környezet túl gyakran változik, folyamatos bizonytalanságot

eredményezve ezzel

Külföldi partnerek eltérő szabályozása, nem megfelelő harmonizáció

Szabályozás és gyakorlat különbözik

Eltérő jogszabály-értelmezés és/vagy alkalmazás az egyes intézményeknél

Feladatok időbeli ütemezése és összehangolása nem megfelelő

Feladatok időbeli ütemezése és összehangolása nem megfelelő

Lassú a szabályozás változásáról szóló információ átültetése a gyakorlatba

Szakmai szervezetek véleménye nem érvényesül jogszabályok változtatása

során

Szervezet nem időben értesül a vonatkozó szakmai jogszabályok teljes

köréről / azok változásáról

Szakpolitikai stratégia kidolgozottsága nem megfelelő / pontatlan

Szakpolitikai stratégia gyakran változik

A koordinációs és

kommunikációs

rendszerekben rejlő

kockázatok

Az egyes szervezeti egységek közötti koordináció és kommunikáció nem

biztosított

A belső kommunikációs folyamatok nem megfelelően működnek

A munkatársak nem kommunikálnak egymással, nem működik a felülről

lefelé, illetve az alulról felfelé történő kommunikáció

A munkatársak nincsenek tisztában a kifelé történő kommunikálás

szabályaival

Negatív sajtóvisszhang vagy a pozitív kommunikáció lehetősége nincs

megfelelően kezelve

PR, tájékoztatásra vonatkozó jogszabályokat, szervezeti arculati elemeket

nem ismerik vagy használják előírásszerűen

Külső szervezetekkel

való

együttműködésben

rejlő kockázatok

A tervezéshez, illetve a szakmai és adminisztratív feladatok ellátásához

szükséges adatokat, információkat a partnerek nem bocsátják időben

rendelkezésre

A partner szervezetektől érkező adatszolgáltatás hiányos, nem megbízható,

nem megalapozott

A partner szervezetekkel folytatott kommunikáció nem megfelelő

Szervezetek/partner

ek változásából

eredő kockázatok

A partner szervezetek előre nem látható változásai negatívan befolyásolják

a szakmai vagy adminisztratív feladatok ellátását

A partner szervezetek változásairól nem értesül időben a szervezet, ami

negatív következményekkel jár a szakmai vagy adminisztratív feladatok

ellátására

- 147 -



Tervezésből,

pénzügyi és egyéb

erőforrások

rendelkezésre

állásából eredő

kockázatok

A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek

nincsenek összhangban a jogi szabályozási előírásokkal, a tulajdonosi

elvárásokkal, a célkitűzésekkel

A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek nem

térnek ki a terv végrehajtásához szükséges erőforrásokra

A stratégiai és rövidtávú feladattervek, illetve a költségvetési tervek nem

számolnak a tervek végrehajtását akadályozó kockázatokkal, a

költségvetési terv nem tartalmaz tartalékokat

A feladatok, erőforrások és kapacitások változását a tervezésnél nem

veszik figyelembe

A költségvetési források esetleges csökkenését, az előre nem látható

pénzügyi krízisek bekövetkezésének lehetőségét nem veszik figyelembe a

tervezés során

Az árfolyamváltozások lehetséges kockázatai, az inflációs várakozások

nem kerülnek figyelembevételre a tervezés során

A szakmai és adminisztratív feladatok ellátásának erőforrás szükséglete

(pénzügyi, fizikai, egyéb) nem biztosított, vagy nem a megfelelő

mennyiségben és minőségben biztosított

Napi kifizetésekhez nem a megfelelő soron áll rendelkezésre a forrás

Források nem állnak rendelkezésre a kifizetés időpontjában

A likviditási előrejelzés nem megfelelő (késik, pontatlan)

A betervezett kötelezettségvállalás nem valósul meg

Az irányítási, a belső

kontrollrendszerben

és a belső

ellenőrzésben rejlő

kockázatok

A szervezet vezetői nincsenek tisztában a stratégiai és rövid távú célokkal

A szervezet vezetői nem motiváltak

A szervezet vezetői nem mutatnak etikus magatartást munkájuk során

A tervezést, működést, beszámolást, stb. befolyásoló tulajdonosi döntések

nem születtek meg, vagy a szervezet tagjai számára nem ismertek

A belső kontrollrendszer egyes elemei (pl. kontrolltevékenység,

monitoring, stb.) hiányoznak a szervezetnél, vagy nem megfelelően

működnek

A korábbi ellenőrzések során tett javaslatokat a vezetőség nem hajtotta

végre vagy az intézkedések nem hatékonyak

Egyes folyamatokat hosszabb ideje nem ellenőriztek

Egyes folyamatokra vonatkozóan a korábbi ellenőrzések súlyos hibákat

tártak fel

A projektek előrehaladását gátló tényezőkről az információ késve vagy

nem jut el az intézkedésre alkalmas szintre

Rendhagyó ügyek nagy száma/komplexitása miatt nehéz a nyomon

követés

Jelentéstételi határidők elmulasztása

Külső szolgáltató általi ellenőrzés megszervezése, leszerződés audit céggel

késedelmes

Jelentések hiányosan, késve kerülnek összeállításra

Jelentéstételi, adatszolgáltatási kötelezettség határidejét nem tartják be

- 148 -



Szakmai tapasztalat hiánya a munkatársak körében

Biztosítékok meglétének ellenőrzése nem kellően alapos / elmarad

A helyszíni ellenőrzésen feltárt problémák nyomon követése nem

megfelelő

Helyszíni ellenőrzés indokolatlanul köt le kapacitásokat

Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzések lebonyolítása elmarad

Dokumentum alapú és helyszíni ellenőrzések lebonyolítása nem kellően

részletes / alapos

A helyszíni ellenőrzések koordinálása az ellenőrzést végzők között nem

megfelelő

Soron kívüli helyszíni ellenőrzés veszélyezteti az ellenőrzési terv betartását

Helyszíni ellenőrzések kockázatelemzése nem megfelelő

A helyszíni ellenőrzés nem tárja fel az igazi problémákat

A helyszíni ellenőrzésen feltárt problémák nyomonkövetése /

visszacsatolása nem megfelelő

Nem vagy nem megfelelően ellenőrzik a közbeszerzési kötelezettséget

Az ellenőrzésen feltárt problémák nyomon követése nem megfelelő

Szabálytalanságkezelés eljárásrendje nincs / hiányos

Szabálytalanságkezelés nem megfelelő

Szabálytalanságok nyilvántartása nem teljeskörű, szabálytalanságok

felvitele késedelmes

Szabálytalansági eljárás nem megfelelő

Szabálytalanságokat nem időben tárják fel, az eljárás elhúzódik

Csak EU-s / hazai ellenőrző szervek tárják fel a szabálytalanságot

A szabálytalanság tényének megállapítása és annak kezelése,

szankcionálása nem egységes

Valós szabálytalansági gyanú eljárás nélkül zárul

Követeléskezelés eredménytelen / elhúzódik

Minőségileg kifogásolható tervek műszaki és időbeli nehézségeket

okoznak a végrehajtás során

Mérnök munkája nem megfelelő színvonalú

Formális kontrollok lassítják a folyamatot

A tervezés elhúzódik, a hiányzó engedélyeket nem szerzik be vagy hosszú

időt vesz igénybe

Projekt végrehajtásához szükséges források nem állnak rendelkezésre

időben és összegben

Nem elég részletes vagy pontatlan műszaki tervek költségtúllépéshez

vezetnek

Közbeszerzési ajánlati dokumentáció nem megfelelő minőségű

Közbeszerzési eljárás elhúzódik

Megtámadják a lefolytatott közbeszerzési eljárást

Korrupció veszélye a közbeszerzésben

Közbeszerzésre vonatkozó minőségbiztosítási és szabályossági

javaslatokat (EKKE) nem veszik figyelembe

- 149 -



Szerződéseket nem tartják be

Vállalkozói szerződések nem megfelelőek

Humánerőforrás-

gazdálkodásban

rejlő kockázatok

A szakmai és adminisztratív feladatok ellátására nem áll rendelkezésre

elegendő munkaerő-kapacitás

A rendelkezésre álló munkaerő nem rendelkezik megfelelő végzettséggel

és/vagy szakmai tapasztalattal

Új munkatársak betanítására nincs megfelelő kapacitás, idő

A munkatársak elkötelezettsége, lojalitása, munkabírása, motiváltsága nem

megfelelő

A szervezet munkatársai nem azonosulnak a szervezeti etikai szabályokkal

A munkatársak feladat- és felelősségi köre nem kellően

részletes/meghatározott, nem megfelelően elhatárolt, nem megfelelően

kommunikált

A munkatársak, illetve a vezetők-beosztottak közötti kommunikáció nem

megfelelő

A vezetők szakmai és etikai megítélése nem megfelelő

A munkaerő-felvételnek nem megfelelő a gyakorlata, ezáltal nem

biztosított a minőségi munkaerő, megfelelő időben történő rendelkezésre

állása

A szervezet motivációs és bérpolitikái nem készültek el, hiányosak, nem

megfelelőek, nem illeszkednek az aktuális szervezeti célokhoz

A szervezetnél nincs kialakult képzési rendszer vagy elavult, esetleg

„diszkriminatív” (pl. folyamatosan csak bizonyos szervezeti egységek /

munkavállalók részesülnek képzésben)

A szervezet nem rendelkezik teljesítménymenedzsment rendszerrel vagy a

kialakított rendszer nincs összhangban a stratégiai és rövid távú

célkitűzésekkel

kapacitás, idő

Magas fluktuáció

Új munkatársak felvétele korlátozott

Munkatársaknak nincs megfelelő kapacitásuk a feladatok végrehajtására

Szervezeti bizonytalanság (pl. várható átalakulás, megszűnés, működési

támogatás hiánya, stb.)

Szakértők (külsők értékelők, külső tanácsadók) közbeszereztetése

elhúzódó folyamat

A munkavégzéshez szükséges technikai / fizikai erőforrások nem állnak

megfelelően rendelkezésre

Összeférhetetlenségi követelmények teljesítése nehézségekbe ütközik

A megbízható

gazdálkodást és a

pénzkezelést

befolyásoló

kockázatok

Az egyes szakmai vagy adminisztratív intézkedéseknek a kiadásokra

gyakorolt hatását nem megfelelően mérik fel

Nem megfelelő a szervezet likviditásmenedzsmentje

A szervezetnél nem kialakult vagy nem megfelelő a közbeszerzési

rendszer

A pénzkezeléssel kapcsolatos jogi és belső szabályozási előírások betartása

- 150 -



nem biztosított

A pénzkezeléssel kapcsolatos biztonsági előírásokat nem tartják be

Az egyes szakmai, illetve adminisztratív folyamatok végrehajtása során

nem törekednek a költségek minimalizálására

A szervezet nem rendelkezik kontrolling, illetve teljesítményértékelési

rendszerrel

A szervezeti célok és az elért eredmények értékelése rendszeres

időközönként nem történik meg

Számviteli

folyamatokkal

kapcsolatos

kockázatok

A szervezet nem rendelkezik megfelelő számviteli nyilvántartási

rendszerrel

A szervezet beszámolási rendszere nem megbízható

A szervezet nem tesz időben eleget a beszámolási kötelezettségeknek

A szervezet nem követi folyamatosan nyomon a könyvvezetéssel

kapcsolatos jogi szabályozási előírások változásait

A könyvvezetés informatikai támogatottsága nem megoldott

Működésből,

üzemeltetésből eredő

kockázatok

A szervezet nem rendelkezik fizikai biztonsági tervekkel és előírásokkal

A szervezet nem rendelkezik beruházási, fejlesztési tervekkel, illetve a

tervek nem aktualizáltak, azok felülvizsgálata nem biztosított

A szervezeti vagyon, eszközök megfelelő működtetése és állagmegóvása

nem biztosított

Az üzemeltetési feladatoknak nincs felelőse a szervezeten belül

A szervezeti vagyon, eszközök megóvását szolgáló biztonsági előírások

nem kerülnek betartásra

Az iratkezeléssel,

irattárazással

kapcsolatos

kockázatok

A szervezet nem rendelkezik pontos, naprakész iratkezelési és irattározási

rendszerrel

Az irattározás fizikai, biztonsági követelményei nem megoldottak

A nyilvántartási rendszerek nem megfelelőek, nem naprakészek, vagy a

hozzáférési korlátok nem működnek

Informatikai

rendszerekkel,

valamint

adatkezeléssel és

adatvédelemmel

kapcsolatos

kockázatok

A szervezet nem rendelkezik informatikai stratégiai tervvel

A szervezet nem rendelkezik informatikai biztonsági és katasztrófa tervvel

A szakmai, illetve adminisztratív folyamatok támogatására a szükséges

időpontban nem áll rendelkezésre informatikai alkalmazás

A szervezet informatikai alkalmazásai elavultak

A szervezet hardver ellátottsága nem megfelelő

Az informatikai alkalmazások nem felelnek meg a biztonságosság

követelményének

Az archiválási rendszerek egyáltalán nem vagy nem megfelelően

működnek

Egyes informatikai alkalmazások nem kompatibilisek más, a szervezet

által alkalmazott informatikai rendszerekkel

A szervezet adatkezelése és adatvédelme nem felel meg a jogi és belső

szabályozási előírásoknak

- 151 -

5. számú segédlet – Alapvető vizsgálati eljárások, technikák

Elemző eljárások

Az elemzés a vizsgált tevékenységre, kérdésre vonatkozóan megfelelően

csoportosított elemeket egymással összehasonlítja, bemutatja a vizsgált folyamatok

alakulásában tapasztalható általános tendenciákat, feltűnő eltéréseket, és ezekre

magyarázatokat keres, ok-okozati összefüggéseket tár fel. Az elemző eljárások olyan

technikák, amelyek adatok közötti összefüggések tanulmányozására szolgálnak, azt vizsgálva,

hogy az összefüggések valósak, vagyis reálisak, elfogadhatók-e.

Az elemzés tárgyát képező adatok lehetnek pénzügyi és nem pénzügyi adatok,

származhatnak külső és belső forrásokból. Általánosan az elemző eljárások úgy

jellemezhetők, mint az adatok vizsgálata abból a szempontból, hogy azok visszaigazolják-e az

ellenőrzött szervezetről, tevékenységeiről szerzett ismereteket.

Ezeknek az eljárásoknak az alkalmazása azon a feltételezésen alapul, hogy az

ellenőrzött információk, adatok között valamilyen összefüggés van, és ehhez társul az a

feltételezés is, hogy a meglévő összefüggések várhatóan folytatódnak, továbbra is fennállnak.

Az elemző eljárások körébe sorolható technikák magukban foglalják azoknak a

változásoknak a tanulmányozását, amelyek az adott költségvetésben, üzleti tervben,

beszámolóban, tételben stb. a megelőző időszakokhoz képest következtek be, annak

megítélését segítik elő, hogy az ellenőrzött év számadatai elfogadhatóak-e.

Elemzésekkel lehet megvalósítani pl.:

a költségvetés, üzleti terv, beszámoló stb. adatainak összehasonlítását az évközi

adatok vagy részösszegek alapján várt eredményekkel;

a költségvetés, üzleti terv, illetve a beszámoló stb. adatai belső összefüggéseinek

tanulmányozását több évre vonatkozóan;

egyszerű számításokat vagy számítások sorozatát a költségvetés, az üzleti terv, a

beszámoló, azok egyes területei és az egyes tételek becslésére;

a normatívák, teljesítménymutatók és a tényleges adatok alakulása közötti

összefüggések tanulmányozását;

a pénzügyi és nem pénzügyi információk közötti összefüggések tanulmányozását.

Az elemző eljárások elvégzéséhez számos technika áll rendelkezésre, amelyek az

egyszerű összehasonlító módszerektől a komplex elemző módszerekig terjedhetnek.

Általánosítva, az elemző eljárásoknak két fő típusa van:

az összehasonlító elemzés, amely közvetlenül és nyíltan összehasonlítja a

költségvetés, üzleti terv, a beszámoló, az elszámolás stb. ellenőrzés alá kerülő

számadatát egy másik információval, valamint a modellező elemzés, aminek keretében az ellenőrnek kiegészítő változókat kell

felhasználnia ahhoz, hogy elfogadható várt értéket állítson fel.

Az elemző eljárások legfontosabb lépései általában az alábbiak:

az ellenőrzendő adatokra ható tényezők azonosítása;

megbizonyosodni a megfelelő adatok megszerezhetőségéről;

kialakítani az ellenőrzendő adatra egy várt értéket (hipotézis-felállítás);

összehasonlítania a várt értéket az ellenőrzött értékkel;

magyarázatot kérni a vezetéstől a tolerálható eltérést meghaladó különbségekre;

- 152 -

megvizsgálni a magyarázatot egy megfelelő, független bizonyítékkal szembesítve,

valamint

ha szükséges, felülvizsgálni az előzetes feltételezéseket és megismételni a

folyamatot;

levonni a következtetést.

Az elemző eljárások megkezdése előtt meg kell bizonyosodni arról, hogy az adatok

teljesek, ezért az adatok forrását gondosan mérlegelni kell. Ideális az, ha az ellenőrzésre

kerülő adatok várható értékét a kiszámításukhoz használt forrástól teljesen különálló és

független forrásból vezetik le. Ha az ellenőr ugyanabból a forrásból veszi az adatokat, fennáll

a veszélye, hogy tévesen állapítja meg az elemző eljárásból meríthető megbízhatóság fokát.

Az elemző eljárásokat az ellenőrzés előkészítése (tervezése), valamint az ellenőrzés

végrehajtásának szakaszában is alkalmazni kell.

Az elemző eljárás lehet pl.:

trendelemzés (a megelőző időszakhoz képest történt változások elemzése);

függvényelemzés (a pénzügyi információk közötti kapcsolatok bemutatására);

a várakozások elemzése (a várható eredmények előrejelzése).

Ha az elemző eljárások a más úton szerzett információknak ellentmondó

eredményeket mutatnak, meg kell vizsgálni az ezt elidéző körülményeket, okokat és

magyarázatukra megfelelő bizonyítékokat kell szerezni. Az elemző eljárások általában csak

jelzik az információban rejlő lehetséges ellentmondásokat. Gondosan mérlegelni kell ezért,

hogy az elemző eljárások alkalmasak-e az ellenőrzés céljainak megvalósításához szükséges

bizonyítékok megszerzéséhez.

Statisztikai elemzés

A statisztikai elemzés gyakran alkalmazott eszköz pl. azokban az esetekben is,

amikor idősorok vizsgálatához, tendenciák meghatározásához vagy összehasonlításokhoz,

különböző adatok közötti, a véletlen által is befolyásolt összefüggések kimutatásához

szükséges az adatok elemzése. Más esetekben nem lehetséges vagy nem volna gazdaságos a

sokaság egészének vizsgálata. Ekkor a sokaságból vett egy vagy több minta adatainak

elemzése alapján fogalmazhatunk meg a sokaság egészére vonatkozóan is ésszerű

bizonyossággal érvényes állításokat vagy hipotéziseket. A statisztika központi kérdése az

adatgyűjtés, szervezés, bemutatás és elemzés. A személyek, tárgyak vagy tevékenységek (a

„populáció” - sokaság) egy konkrét csoportjának jellemzőit vizsgálva, egy mintát választunk

ki, és a minta jellemzői alapján a vizsgált sokasági változók (mint pl. a hibaarány) értékére

vonatkozó becslést adhatunk. A statisztikai elemzés biztosíthatja, hogy az ellenőrzési

megállapításokat és következtetéseket alátámasztó adatok elemzése és értelmezése helytálló.

A statisztikai elemzések révén csak akkor juthatunk megbízható következtetésekre, ha azok

során a valószínűség-számítás és matematikai statisztika alapelveit szigorúan követjük. A

leggyakrabban alkalmazott statisztikai módszerek korrekt alkalmazásához nem feltétlenül

szükséges a valószínűségszámítási elméleti modelleket ismerő szakértő igénybevétele, mert

pl. a gyakorlatban alkalmazott mintavételi eljárásokat a kézikönyvekben részletesen

kidolgozták. A statisztikai adatok bemutatása szintén lényeges szempont a komplex adatok

magyarázatában.

- 153 -

Dokumentumok vizsgálata, elemzése

Az írott anyagok az ellenőrzéshez felhasznált információk fontos forrását jelentik, és

a legtöbb vizsgálati eljárásnak részét képezi azok vizsgálata.

Az ellenőrök – egyebek közt – jellemzően a következő dokumentumokat vizsgálják:

munkaprogramok, stratégiai tervek, feladattervek;

belső utasítások, szabályzatok, iránymutatások, stb.;

kinevezési okiratok, megbízási/vállalkozási szerződések;

projekt dokumentumok;

levelezések;

feljegyzések;

jegyzőkönyvek;

pénzügyi kimutatások;

számlák, bizonylatok;

éves beszámolók, jelentések;

korábbi belső ellenőrzési jelentések, egyéb jelentések.

A dokumentum-alapú bizonyítékok fő forrását az ellenőrzött szervezet

nyilvántartásának és dokumentumainak vizsgálata, tanulmányozása jelenti. A

dokumentumokból való információgyűjtés rendszerezett kell, hogy legyen, és az ellenőrzés

megállapításainak alátámasztását kell, hogy szolgálja.

Esettanulmányok

A teljesítmény-ellenőrzés esetében az esettanulmány hatékony módja az információk

beszerzésének, elemzésének és bemutatásának. Az esettanulmányok események, tranzakciók

vagy fizikai értelemben létező dolgok egy reprezentatív mintájának részletes vizsgálatát

jelentik a program vagy a tevékenység egészének megismerése érdekében. Ez a módszer a

különböző szolgáltatások hatékonyságának felmérésére összpontosít azáltal, hogy

esetmintákat elemez a tevékenység pontos menetének megismerése érdekében.

Példa

Példák az esettanulmányra, mint releváns módszerre:

Ugyanazon funkció inkonzisztens teljesítménye különböző intézményekben (pl.

ingatlan nyilvántartás, kórházi ellátás),

Állami tulajdon, földterület, épületek értékesítése – a legjobb gyakorlat biztosítása,

Helykihasználtság iskolákban, kórházakban – az optimális kihasználás biztosítása,

Projektmenedzsment,

Szolgáltatás minősége,

Járművek, létesítmények karbantartása, kezelése.

Összehasonlító elemzés

Az összehasonlító elemzés célja annak megállapítása, hogy lehetséges-e az

ellenőrzött szerv egyes folyamatai működésének vagy teljesítményének javítása más

szervezetek bevált gyakorlataival történő összehasonlítások alapján.

Összehasonlítás végezhető a szervezeten belüli más részlegekkel vagy egységekkel

kapcsolatban, vagy más releváns külső szervezetekkel az országon belül vagy külföldön.

- 154 -

A cél annak megállapítása, hogy a máshol bevált gyakorlattal összehasonlítva

lehetséges-e egy adott folyamat, tevékenység fejlesztése, javítása. Ez a módszer segítheti a

gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség javítását és a megtakarításokat szolgáló

lehetőségek azonosítását. Átfogó, nem részletkérdésekre koncentráló összehasonlítás

végezhető oly módon, hogy azonos funkciót ellátó szervezetek adatait vetik össze.

Amennyiben teljesítmény-összehasonlító elemzést végez az ellenőr, számos mérést és

mutatót használhat a teljesítmények összehasonlítása céljából, mint pl. a termelékenység, az

egységköltség és a szolgáltatás minősége. Az összehasonlító elemzés módszer alkalmazása

ösztönözheti a szervezetet arra, hogy teljesítményén javítson. Az összehasonlítások során

azonban meg kell bizonyosodni arról, hogy:

hasonló szervezetek kerülnek összehasonlításra (a nagy szervezetek ugyanis eltérő

körülmények között működnek, mint a kisebbek, és összehasonlításuk egyenlőtlen

lenne);

az adatok begyűjtésének módszere következetes;

az ellenőrzött szervezeteknek nincs arra lehetőségük, hogy a kedvező

összehasonlításokat elfogadják, míg az elmarasztalókat elutasítsák.

Költség-haszon elemzés

A költség-haszon elemzés a közgazdasági értékelés legátfogóbb formája. Célja, hogy

pénzügyi szempontból számszerűsítse egy-egy javaslat, kezdeményezés költségeinek

(ráfordítások) és a hasznainak (eredmények) nagy részét, ideértve azokat is, amelyekre

vonatkozóan a piac nem nyújt kielégítő mércét a gazdasági érték meghatározásában.

Az ún. „priori” (ex-ante) költség-haszon elemzésnek általában becslésekre kell

korlátozódnia, míg az eseményt követően elvégzett ún. „posteriori” (ex-post) elemzés már a

tényadatok birtokában végezhető. Az ex-post teljesítmény elemzés esetén hasznos lehet az ex-

ante költség-haszon becslés vizsgálata annak megállapítása céljából, hogy a tényleges

költségeket az elért hasznokkal összevetve még mindig értékarányos befektetést jelentenek-e.

A becsült költségszint túllépésének vagy a kívánt hasznok el nem érésének okai a

teljesítmény-ellenőrzés részeként vizsgálhatók.

Tételes tesztelés (vagy közvetlen, részletes vizsgálatok)

A tételes tesztelés az ellenőrzött szervezet kimutatásaiban, könyvelésében –

területenként – összesített egyedi adatok, tranzakciók súlypontozott ellenőrzési kritériumok

szerinti vizsgálatát jelenti.

A tételes tesztekkel az ellenőr arról bizonyosodik meg, hogy a gazdasági, pénzügyi

műveleteket szabályosan hajtották-e végre, és helyesen vették-e nyilvántartásba.

Példa

Egyedi tételek lehetnek általában: a pénzügyi tranzakciók, a könyvelési műveletek, a

vagyonelemek, a feladatmutatókhoz és a teljesítményekhez kapcsolódó elemi (naturális)

adatok.

A pénzügyi tranzakciókból közvetlenül nem levezethető információk, adatok (pl.

tartozások és követelések, egyes vagyonváltozások, források) tételes tesztelése a vonatkozó

könyvelési tételek egyedi vizsgálatával oldható meg.

- 155 -

Előfordulhat (alapvetően a vagyontárgyak körében), hogy az ellenőrzött időszakban

sem pénzügyi tranzakció, sem könyvelési művelet nem érintette az ellenőrzendő adatokat,

információkat. Ezért tételes vizsgálat alá vonásuk valamilyen állományi (analitikus)

nyilvántartás segítségével történhet.

A tételes tesztek csak az egyedi műveletekre, tranzakciókra, adatokra értelmezhetők,

a banki pénzforgalom összesített műveleteire, illetőleg a főkönyvi könyvelésben alkalmazott

(bér-, pénztár-, vegyes stb.) feladásokra nem.

A tételes tesztek köre kiterjedhet az adott időszak valamennyi tranzakciójára, a

tételek 100%-ára. A bizonyítékok megszerzéséhez azonban erre általában nincs szükség. A

teljes körű tételes vizsgálatokat csak azokon a specifikus kockázatoknak kitett területeken

célszerű végrehajtani, ahol az oda tartozó tételek jellege és összege heterogén, és száma sem

túl jelentős.

Az egyedileg vizsgálandó tételek körébe tartozhatnak a jellegük és érzékenységük

(lényegességük) alapján jelentős, fontos tételnek minősített adatok, tranzakciók. Ezeknek a

tételeknek a megkülönböztetett kezelését az indokolja, hogy magas bizonyosságot kell elérni

megítélésüknél. További csoportot alkotnak az ún. nagy tételek, amelyek összegszerű

nagyságuk miatt egyedileg is okozhatnak lényeges hibás állítást, illetőleg – mintavétel

alkalmazása esetén – torzíthatják az ellenőrzési tapasztalatok, eredmények kiértékelését.

Egyedi (szubsztantív) tesztelés

Az egyedi tesztelés célja, hogy meghatározza a konkrét tranzakciók vagy

tevékenységek vonatkozó jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelőségét. Az

egyedi tesztelés kiterjed a kiválasztott folyamat, tranzakció mélységi ellenőrzésére,

összevetve azokat az alapdokumentumokkal és más vonatkozó információkkal. Ezen

ellenőrzés célja, hogy a vizsgált egyedi folyamat, tranzakció pontosságával és

érvényességével kapcsolatban lehetővé tegye következtetések levonását, illetve hogy a

működtetett kontrolltevékenységek minőségét felmérje.

Az egyedi tesztek ellenőrzési programja jellemzően úgy épül fel, hogy az alábbi

szempontok teljesülését vizsgálja. (Minden szempontot egy lehetséges egyedi tesztelési

példával jelenítettünk meg. A példák nem a teljesség igényével készültek!)

Kritérium Egyedi teszt jellemzői és példája

A tevékenység

szabályszerűsége

Egy aktuálisan végrehajtott tevékenység ellenőrzése, hogy az megfelel-e

a vonatkozó jogszabályoknak.

Pl. a teszt vizsgálhatja, hogy egy európai uniós támogatási alap

tekintetében végzett, konkrét tevékenység megfelel-e a vonatkozó

rendeletek részletes szabályainak, különös tekintettel a finanszírozási

hányad összegének vagy százalékának.

A pénzügyi és

egyéb

nyilvántartások

teljessége

Annak ellenőrzése, hogy a pénzügyi és egyéb információs rendszerek

minden vonatkozó részletet nyilvántartanak-e.

Pl. egy egyedi teszt ellenőrizheti, hogy a kötelezettségvállalás

nyilvántartási rendszere tartalmazza-e az összes, adott időszakban

felmerült kötelezettségvállalást.

- 156 -

Kritérium Egyedi teszt jellemzői és példája

A működés

valóssága

Annak ellenőrzése, hogy a pénzügyi és egyéb rendszerekben

nyilvántartott tevékenységeket ténylegesen elvégezték-e.

Pl. egy egyedi teszt ellenőrizheti, hogy a pénzügyi rendszerben

nyilvántartott egyéni gyakornokoknak történt kifizetéseket valóban

megtörténtek-e. Ezt olyan tranzakció nyomtatványok vizsgálata során éri

el, amelyeken a gyakornokok aláírásukkal igazolták a pénzfelvételt.

Ugyanígy a raktári nyilvántartásokat is vizsgálhatják, hogy teszteljék, az

árukat ténylegesen elszállították-e. Analitikus eljárásokat használhatnak

– főként arányokat és trendelemzéseket.

A tevékenység

mérése

Annak ellenőrzése, hogy a tranzakciók összege megfelelő bázisra

alapozva lett-e kiszámolva.

Pl. egyedi tesztelés során ellenőrizhető, hogy a megfelelő átváltási

árfolyamot használták-e egy igénylés nemzeti valutáról euróra történő

átváltása során. A vonatkozó analitikus eljárások között említhetjük a

prognosztizáló tesztet és a trendelemzést.

Értékelés Annak ellenőrzése, hogy az eszközöket és más elemeket a pénzügyi

nyilvántartásokban megfelelő értéken vezették-e be.

Pl. egyedi tesztelés során ellenőrizhető, hogy az európai uniós alapok

támogatásából vásárolt eszköz beszerzése a számviteli rendszerben a

megfelelő értéken van-e nyilvántartva, összehasonlítva az eredeti

számlával vagy vásárlási jegyzékkel.

Létezés Annak ellenőrzése, hogy az eszközök és más elemek ténylegesen

léteznek-e.

Pl. egyedi tesztelés során ellenőrizhető, hogy egy, a pénzügyi

nyilvántartásban szereplő eszköz ténylegesen létezik-e, vagy, hogy a

gyakorlati idejüket töltőként nyilvántartott gyakornokok valóban ott

töltik-e a gyakorlatukat a meghatározott számban. Ezek az egyedi tesztek

a létezés fizikai igazolását jelentik – a gyakornokok megszámolását, vagy

az eszközök tényleges megnézését.

Tulajdonlás Annak ellenőrzése, hogy a nyilvántartott eszközök ténylegesen az

ellenőrzött szervezet tulajdonában vannak-e, illetve azokat megfelelően

használják-e.

Pl. az egyedi tesztelés során ellenőrizhető, hogy az ellenőrzött szervezet

rendelkezik-e érvényes lízingszerződéssel, vagy ő a jogos tulajdonosa az

európai uniós támogatás tevékenységeire használt, illetve abból

pénzügyileg támogatott helyiségeknek.

Az inputok és

outputok

minősége

Annak ellenőrzése, hogy az inputok és outputok minőségileg

megfelelőek-e.

Pl. az inputoknál ellenőrizhetjük, hogy a képzést biztosító emberek

felkészültsége, képzettsége megfelelő volt-e. Az outputoknál

ellenőrizhetjük, hogy a képzésben részesülők elismert szakmai

képzettséget szereztek-e.

- 157 -

Mintavételi eljárások

A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze,

amikor a vizsgálandó adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert

megállapításokat vetíti ki a belső ellenőr a teljes adatállományra.

Mintavétel alkalmazására minden ellenőrzésnél szükség van, ahol átfogó értékelést

kell adni az ellenőrzés tárgyáról (pénzügyi elszámolásról, belső kontrollrendszerről,

teljesítményről stb.) megbízhatósági és/vagy megfelelőségi szempontból, és az elvárt

bizonyosság eléréséhez nincs szükség a műveletek, adatok teljes körű tesztelésére.

A mintavételi és értékelési eljárások a valószínűségen alapulnak, akár statisztikai,

akár nem statisztikai mintavételről van szó.

Az eljárások két fő típusa:

a változó (érték) alapú, valamint

a tulajdonság alapú mintavétel.

Az ellenőrzési mintavétel megtervezésénél az egyes ellenőrzési célokat, a mintavétel

alapsokaságát, valamint a minta méretét kell figyelembe venni. A mintát úgy kell kiválasztani,

hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot.

Az ellenőrzés során elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyítékot kell szerezni. A

minta tételeit úgy kell kiválasztania, hogy azok a vizsgálat célja, irányultsága, kritériumai

szempontjából megfelelően jellemezzék, reprezentálják a mintavételi sokaságot.

A mintába került elemek ellenőrzési célok szerinti vizsgálata után a mintavételi

eredmények értékelése keretében elemezni kell a mintában feltárt bármilyen hibát,

amennyiben lehetséges (pl. statisztikai mintavétel alkalmazása esetén) ki kell vetíteni azokat a

teljes sokaságra, újra kell értékelni a mintavételi kockázatot.

A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A mintavétellel kapcsolatos

bizonytalanság mértékét a belső ellenőr a minta méretének növelésével, vagy - ha létezik

ilyen - egy hatékonyabb mintavételi eljárás alkalmazásával csökkentheti. A minták

kiválasztásánál figyelembe kell venni azt is, hogy a mintavételezést megelőzően az

alapsokaságból ki kell emelni tételes ellenőrzésre a nagy és a jelentős tételeket, így a

mintáknak a maradék sokaságot kell reprezentálnia.

A mintavételezés további részletezése a 6. számú segédletben található.

Kérdésfelvetés (interjú, tájékoztatás, kérdőívek, felmérések, fókuszcsoport-

interjú)

A kérdésfeltevés (interjú, tájékoztatáskérés) az ellenőrzött szervezeten belül vagy

kívül, meghatározott személyektől történő információgyűjtés. Az információgyűjtés köre az

írásban bekért hivatalos válaszoktól a személyekkel folytatott beszélgetések alapján szerzett

informális közlésekig terjedhet. A tájékoztatáskérés történhet a szervezeten belül vagy kívül,

szóban vagy írásban.

Az interjú és tájékoztatáskérés a szervezet illetékes munkatársainak kikérdezését, a

válaszok kiértékelését, megfelelő ellenőrző kérdések feltevését és adott esetben az

információk megerősítését is jelenti.

A tájékoztatáskérés speciális, de kiemelten fontos esetei az ellenőrzött szervezet,

illetve szervezeti egység vezetésétől bekért teljességi nyilatkozat és a szükséges

tanúsítványok.

- 158 -

Az ellenőrök a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevő más munkatársakkal

interjúkat készítenek a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjúknak az a célja,

hogy elmélyítsék ismereteiket a folyamatokról, tevékenységekről, kockázatokról és vonatkozó

ellenőrzési pontokról. Az interjú alapján az ellenőr a folyamatot leírhatja szöveges

magyarázatok vagy különböző folyamatábrák használatával, majd ismereteit bővítheti a

folyamatok részletes átvizsgálása során, amikor:

a folyamatot működés közben vizsgálja;

egy vagy több tranzakciót végigkövet a teljes folyamatban, annak kezdetétől a

végéig.

A hatékonyság érdekében fontos, hogy az ellenőr feljegyezzen és felmérjen minden

olyan, az interjúk és/vagy folyamat-vizsgálatok során feltárt, beazonosított kockázatot és

ellenőrzési pontot vagy folyamatot (kontrollt), amely az eredeti kockázatelemzésben még

nem, vagy nem kellő részletességgel szerepelt.

A siker érdekében az interjút gondosan kell előkészíteni és felépíteni. Az alapos

felkészülés – így például (amennyiben megoldható) az ellenőrzőlisták kidolgozása – segít az

interjú hatékonyságának maximalizálásában.

Az interjúalannyal törekedni kell az őszinte és nyílt légkörű kommunikációra. A

különböző kérdéstípusokat és alkalmazásuk körülményeit a következőkben foglaljuk össze:

- Nyílt - megválaszolandó kérdések – ezek a kérdések a hogyan, miért, hol, mikor

és mi kérdőszavakkal kezdődnek, és új, még nem elemzett információ gyűjtésére

szolgálnak. Általában szélesebb területet fednek le, és többfajta válaszadást

tesznek lehetővé, mint a zárt kérdések.

- Zárt kérdések – ezek egy kérdéssor végén lehetnek hasznosak, konkrét tények

begyűjtése érdekében (igen/nem).

- Teszt- és értékelő kérdések – ezek révén konkrétabb információ gyűjthető be, és

ellenőrizhető a tudás és tapasztalat mélysége. Segítségükkel az interjúalany

tudásának hiányosságai is feltárhatók valamely területen vagy témában, így

jelentős információt jelentenek az ellenőr munkájában.

Tanácsos az interjúk lefolytatása során elkerülni az alábbiakat:

- Többszörös, ismétlődő kérdések – ezek azt a benyomást keltik, hogy a kérdező

nem igazán ismeri a problémákat és nincs tisztában vele, hogy milyen kérdésekre

keres választ. A kérdéseket megfelelően meg kell tervezni, át kell gondolni.

- Irányító vagy sugalmazó kérdések – ezekkel általában nyomás gyakorolható az

interjúalanyra, hogy egy bizonyos módon válaszoljon. Általuk talán olyan

válaszok nyerhetők, amelyeket a kérdező hallani kíván, ezek azonban mégsem

tekinthetők kellő bizonyítéknak.

- Homályosan megfogalmazott kérdések – a kérdezőnek pontosan kell

meghatároznia a keresett információt, és azt, hogy mit kíván megtudni.

- Hipotetikus kérdések – ezek révén csak hipotetikus válaszok nyerhetők, amelyek

szintén nem használhatók fel megfelelő bizonyítékként.

A pontos visszaemlékezés érdekében az interjúk során elhangzottakat jegyzetelni

kell, és az interjút követően azt a lehető leghamarabb dokumentálni kell. Ha a szóbeli

információ különösen fontos a vizsgálat szempontjából, az interjúról készült írásos feljegyzést

az interjúalannyal meg kell erősíttetni.

- 159 -

Kérdőívek, kérdéssorok, felmérések

A kérdőívek egy konkrét témára vonatkozó információk megszerzését szolgáló

kérdéssort tartalmaznak. Abban az esetben, ha interjúk lefolytatása a megkérdezettek nagy

száma miatt nem lehetséges, az információgyűjtés fontos eszközei lehetnek a kérdőívek.

Gyakran használják fel ezeket a szolgáltatás minőségének megítélésére vagy a

szolgáltatásnyújtás javítási lehetőségeinek felmérésére. A kérdőíveket úgy kell felépíteni,

hogy az adott helyzet igényeinek megfeleljenek. Leginkább az alábbi körülmények esetén

megfelelő alkalmazásuk:

a) ha az információgyűjtésre fordított időt és költséget minimalizálni kell;

b) ha az információ másképp nem áll rendelkezésre;

c) ha az ellenőr a szervezet erősségeit és gyengeségeit próbálja beazonosítani;

d) ha a cél a szolgáltatás minőségének felmérése az ügyfelek által adott szempontok

alapján.

A kérdőív szerkezete közvetlen hatással van a beszerzett információk minőségére, és

ezért a gondos megtervezése különösen fontos. A kérdőívek kitöltése egyszerű kell, hogy

legyen annak érdekében, hogy az esetleges válaszadók ne vonakodjanak azokat kitölteni.

Nagyobb a kitöltési hajlandóság, ha a kérdőívet bizalmasan kezelik, a válaszadók nem

azonosíthatók.

Kérdéssorok képezik a kérdőívek gerincét. Három területen, az anyagi erőforrás- és

vagyongazdálkodás, emberi erőforrás-gazdálkodás és a közbeszerzések ellenőrzésének

témakörében megfogalmazott kérdések biztosíthatnak kiindulás alapot a kérdőívek

elkészítésére.

Felmérés végzése új vagy szabványosított információk begyűjtésének hasznos

módszere lehet mind minőségi, mind mennyiségi szempontból. Felmérés segítségével egy

ellenőrzési területen számos válaszadó kérdezhető meg. A legfőbb mennyiségi felmérési

módszerek a postai (saját kitöltésű) kérdőívek, a személyes interjúk és a telefonos interjúk. A

felmérések hasznosak új ismeretek és naprakész információk beszerzésénél, ugyanakkor

azokat nagy gonddal kell megtervezni, felépíteni és kivitelezni, ha hasznos és megbízható

információkat akarunk nyerni. Egy felmérés tervezésénél az ellenőrök a felmérés

kialakításához, levezetéséhez és elemzéséhez legjobb, ha képzett szakemberek segítségét

veszik igénybe.

Fókuszcsoport-interjú

A fókuszcsoport-interjú, mint ellenőrzési technika olyan embercsoport – gyakran

egy szervezet szakértő munkavállalóinak, de előfordulhat, hogy a szervezet ügyfeleinek

csoportja – akiket egy meghatározott téma vagy probléma megvitatására választanak ki. A

fókuszcsoport ideális mérete az irányított megbeszélések esetén 7-8 fő. Gyakran használják

fel őket olyan típusú információk gyűjtése során, és olyan eredmények megalapozására,

amelyek esetén a válaszadók véleményüknek saját megfogalmazásukkal adnak hangot.

Példa

Gyakran kérik ki az ügyfelek véleményét a szolgáltatásokról, de előfordulhat a kormányzati

programok kidolgozói vélekedésének felderítése is, vagy pl. egyes programok, jogszabály-

tervezetek társadalmi egyeztetése.

A fókuszcsoportok ugyanakkor általában nem számszerűsíthető (angol elnevezéssel:

qualitative) adatokat, információt szolgáltatnak, éppen ezért speciális elemzői- és a vizsgált

területre vonatkozó tárgyi tudás szükséges a válaszok értelmezéséhez, hasznosításához.

- 160 -

Folyamatábrák

Folyamatábrák révén egy szervezeten belül konkrét folyamatokról vagy

tevékenységekről gyűjthető információ. A folyamatábra vizuális segédeszköz a tranzakciók

folyamatában az egymást követő lépések leképezéséhez egy szervezeten vagy eljáráson belül.

Egy folyamat különböző részfolyamatainak, illetve egy tevékenység résztevékenységeinek

folyamatábrán történő megjelenítése lehetővé teszi, hogy a kizárólag a folyamat, tevékenység

főbb jellemzőire, lépéseire összpontosíthassunk oly módon, hogy ezeket külön-külön és

egymással való összefüggésükben is vizsgálhatjuk. A folyamatábrák szintén segítik az

ellenőrzés során alkalmazandó módszertan megtervezését, így például annak eldöntését, hogy

melyek a folyamat kritikus (kockázatos), kontrollokat igénylő elemei, és hogy ezeket

vizsgálva alkalmazzon-e a belső ellenőr például felmérést vagy összehasonlító módszereket.

A belső kontrollok tesztelése

A belső kontrollok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenőrök

értékelik, hogy az egyes kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen

kezelik az adott kockázatokat. Ebben a tekintetben az ellenőrök feladata különösen:

A beazonosított kontrollokat közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolni;

A kontrollok hatékonyságát felmérni a kockázatok megelőzése, feltárása és

csökkentése tekintetében;

A kontrollok jellemzőit felmérni (pl. IT vagy manuális kontrollok);

Felmérni, hogy az ellenőrzési pont vagy folyamat a kockázatot hatékonyan

csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet;

Felmérni, hogy az adott ellenőrzési pont vagy folyamat csak akkor hatékony-e, ha

más kontrollokkal együtt működik;

Azonosítani és feljegyezni azon területeket, amelyek a folyamatot és a vonatkozó

kontrollok hatékonyságát befolyásolják (pl.: ismétlődő vagy hiányzó

kontrolleljárások).

Az ellenőrnek a kontrolleljárások felmérése során folyamatosan keresnie kell a

választ az alábbi kérdésekre:

“Mi hibásodhat meg a folyamatban?”

“Milyen intézkedések biztosítják, hogy a folyamat nem hibásodik meg?”

“Ezek az intézkedések megfelelőek-e arra, hogy a kockázatot elfogadható szintre

csökkentsék?”

Az ellenőröknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra a körülményre, hogy az

esetek többségében több kontrolltevékenység is létezik az adott kockázat csökkentésére.

Ebben az esetben az ellenőr feladata az, hogy a kontrollok kombinációját értékelje annak

meghatározása érdekében, hogy azok hatékonyak-e, vagy a kevésbé fontos

folyamattevékenységek felesleges kontrolltevékenységei miatt tapasztalható-e a hatékonyság

csökkenése.

A belső kontrollok tesztelését – amennyiben a kontrollrendszer megfelelőségének

értékelése nem az ellenőrzés kifejezett célja – csak abban az esetben célszerű és/vagy

szükséges elvégezni, ha az ellenőr valószínűsítette a kontrollrendszerben az eredményes

eszközök és eljárások létezését és azt is, hogy erről az eredményes működésről teszteléssel

meg lehet győződni. Az ellenőrzött szervezet tevékenységének, belső kontrollrendszerének

alapos ismeretében és magas belső kontrollbizonyosság esetén a tételes tesztek száma

lényegesen csökkenthető, de ilyenkor is végre kell hajtani meghatározott, minimális

mennyiségű alapvető vizsgálati eljárást (pl. mintavételezéssel).

- 161 -

Az ellenőrzött szervezet tevékenységének, belső kontrollrendszerének nem

megfelelő ismeretében, illetőleg amikor alacsony a belső kontrollok eredményes működéséből

származó bizonyosság, az alapvető vizsgálati eljárásokat, különösen az adatok, tranzakciók

tételes tesztelését kell kiterjedtebben végrehajtani.

Annál a szervezetnél, ahol a működés és annak megfelelően a belső irányítási és

ellenőrzési-, illetve szabályozási rendszer földrajzi értelemben szétszórtan helyezkedik el,

vagy egyéb oknál fogva működése nehezen ellenőrizhető, a belső kontrollrendszer tesztelése

jelentős költségekkel járhat, alacsony hatékonyságú lehet. Ilyen körülmények között

ugyancsak az alapvető, részletes vizsgálati eljárásokat indokolt alkalmazni.

Az adatok, tranzakciók mintavétellel történő tételes vizsgálatának eredményességét

nagymértékben elősegíti a belső kontrollok tesztelése. Az ellenőrzési eljárások kombinált

alkalmazásával állapítható meg az egyes hibák, szabálytalanságok, valamint a gyenge

teljesítmény és a belső kontrollrendszer hiányosságai közötti közvetlen, ok-okozati

összefüggés. Ez lehetőséget nyújt az ellenőrzött szervezetnek a belső kontrollrendszere

javítására javaslatot adni, amely kedvező hatást gyakorolhat a működés szabályszerűségére és

a teljesítményekre.

Ha az ellenőrzés közvetlen célja a belső kontrollrendszer működésének értékelése, a

kontrolleljárások tesztelése ellenőrzési bizonyítékot szolgáltathat arra, hogy a

kontrolleljárások nem előzik meg, vagy nem tárják föl a működés hiányosságait. Ezeknél az

ellenőrzéseknél a belső kontrollrendszer gyengeségeinek hatására a vonatkozó ellenőrzési

bizonyíték megszerzéséhez szükség lehet az alapvető, részletes vizsgálati eljárások (tételes

tesztelés vagy mintavételezés) lefolytatására is.

Ha a belső kontrollokra vonatkozó tesztek eredményei azt mutatják, hogy a

kontrollok nem teljesítik céljaikat, akkor az érintett tranzakciókra, ügyekre nézve fennáll a

lényeges hiba, szabálytalanság vagy gyenge teljesítmény kockázata.

Amennyiben a kontrolltevékenységek menet közbeni vizsgálata indokolja, akkor az

értékelés eredménye alapján az eredeti tesztelési tervet – amely az ellenőrzési program része –

újra meg kell vizsgálni és pontosítani kell. A tesztelés célja annak meghatározása, hogy a

jelentős kockázatok kezelésére szolgáló kontrolltevékenységek működése megfelel-e az

elvárásoknak. Az ellenőr ennek érdekében:

a) Azonosítja, mely kontrollokat kell tesztelni a következők figyelembevételével:

- Hatékonyság biztosított: a kontrolltevékenységet fel kell jegyezni, de tesztelni

nem kell;

- Hatékonyság biztosított, de csak más kontrollokkal együtt: minden releváns

kontrolltevékenységet tesztelni kell;

- Hatékonyság nem biztosított: tesztelni kell a kontrolltevékenységet.

b) Meghatározza a tesztelés jellegét, a tesztelési technikákat;

c) Meghatározza, hogy milyen nagyságú mintát kell alkalmazni a tesztelés

során.

A tesztelés akkor hatékony, ha a teszt részletesen tájékoztat a követendő eljárás

természetéről, időszükségletéről és kiterjedéséről.

A tesztelési technika kiválasztásakor mérlegelni kell:

A teszteléssel megszerezni kívánt bizonyítékokat (minőségük és hatókörük) annak

meghatározása érdekében, hogy a kontrollok a tervezettnek és szándékoltnak

megfelelően működnek;

- 162 -

A vizsgált folyamat típusát (pl.: nagyszámú, ismétlődő tranzakcióval járó

folyamat, mint az igénylési folyamat, valószínűleg más tesztelési technikát

igényel, mint egy ritkábban előforduló folyamat, mint a kutatás-fejlesztés).

A kontrolleljárások tesztelése során alapvető, hogy választ kapjunk a következő

kérdésre: “A kockázat bekövetkezhet-e a megfelelően működő kontroll mellett?”

Bármely tesztelés elvégzése során az ellenőrnek elegendő és megbízható

bizonyítékot kell szereznie annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelően

működnek-e. A dokumentációnak megfelelő bizonyítékkal kell szolgálnia ahhoz, hogy a

munkalapokat felülvizsgáló meghatározhassa, hogy mit teszteltek és a tesztelésnek mi volt az

eredménye.

Ha a tesztelés azt mutatja, hogy a kontrolltevékenység nem az elvárásoknak

megfelelően működött, akkor három lehetőség van a kontrolltevékenységekkel szembeni

kifogások kezelésére, mielőtt még az ellenőrzési jelentésbe megállapításként bekerülne:

A kontrolltevékenység gyengesége, hiányossága jellegének vizsgálata.

Az adott kontrollért felelős személlyel egyeztetni kell a kontrolleljárásokkal

szembeni kifogásokat, a hiba jellegének megértése érdekében. (Vajon az egész

sokaságot vagy csak annak egy bizonyos részét érinti-e, pl.: egyes egységeket

vagy osztályokat), a hiba időhorizontjának megértése érdekében (pl.: a hó végi

folyamatok során), illetve azért, hogy az ellenőr megfelelő ismeretekkel

rendelkezzen a kifogással kapcsolatosan, arról összességében véleményt tudjon

alkotni.

Minden olyan kontrolleljárást figyelembe kell venni, amely a kifogásolt kontroll

által érintett kockázatot célozza, a kifogásolt kontrollt helyettesíti vagy hatással

van rá.

Tesztelési technikák

A főbb tesztelési technikák – melyek alkalmazhatók mind a rendszer alapú-, mind a

közvetlen vizsgálati megközelítések esetében egyaránt – a következők:

Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése az

alapdokumentumig a kontrolleljárások működésének bizonyításához.

Újraértékelés: a meglévő kontrolleljárások újbóli értékelése, az ellenőrzés

eredményeinek, illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetők által

megtett intézkedések összehasonlítása.

Számítás (átszámítás, újraszámítás): az alapbizonylatok és a könyvelési

nyilvántartások számszaki felülvizsgálatából áll (pl. a forrásadatok és a számviteli

nyilvántartások aritmetikai helyességének ellenőrzése), vagy pedig önálló

számítások elvégzését jelenti. Ez a részletes ellenőrzési eljárások egyik legfőbb

módszere, minthogy az ezzel szerzett bizonyíték általában megbízható.

Megfigyelés: valamely, mások által végrehajtott tevékenység, eljárás figyelemmel

kísérését jelenti (pl. a szervezet által végrehajtott leltározáson való részvétel).

Ezzel a módszerrel az ellenőr egyrészt a fizikai formában létező dologról,

másrészt a működő eljárásokról, folyamatokról szerezhet be információt, valamint

segítséget nyújt az arra vonatkozó adatok beszerzéséhez az is, hogy a dolgozók a

megfelelő eljárásokat követik-e.

- 163 -

Az ellenőrök pontos megfigyelés révén első kézből próbálnak meg véleményt

alkotni a vizsgált tevékenységről vagy viselkedésről. A folyamatok működés

közbeni megfigyelése elegendő és hiteles ismeretet biztosít az ellenőrök számára a

problémáknak az ellenőrzött területtel történő megvitatásához. Figyelembe kell

azonban venni, hogy egyetlen megfigyelés alapján nem vonható le következtetés

hosszabb időszak során bekövetkezett eseményekre vonatkozóan.

A tevékenységek közvetlen megfigyelése során a következőket kell figyelembe

venni:

- A megfigyelést úgy kell (elfogadott angol szóhasználattal: commonsense)

végezni, hogy a gyakorlatban ténylegesen tapasztalható tényeket állapítsuk

meg és rögzítsük; s nem azzal a céllal, hogy valamilyen előzetes elméleti

jellegű feltevést igazoljunk vagy elvessünk.

- A közvetlenül érintett dolgozóknak történő bemutatáskor az ellenőr

körültekintően magyarázza el, hogy mit próbál elérni a tevékenység

megfigyelésével.

- Az ellenőrnek törekednie kell arra, hogy a napi munkavégzést, illetve a

dolgozók tevékenységét ne zavarja meg, ne akadályozza. A megfigyelők

megpróbálják megérteni a folyamat résztvevőinek szerepét, és a

tevékenységről belső ismereteket szerezni méghozzá úgy, hogy közben

objektív megfigyelő szerepüket megőrzik.

- Minden megfigyelést gondosan dokumentálni kell, mivel kulcsfontosságú

információként szolgálhat.

- Vegyük figyelembe a dolgozók által azt követően tett informális

megjegyzéséket, hogy az ellenőrök megnyerték bizalmukat (de vigyázzunk

arra az esetre, ha egyszerűen panaszkodnak). A megszerzett információkat

alapos elemzés alá kell vetni.

Nem valószínű, hogy ezzel a módszerrel az ellenőr elegendő bizonyítékhoz juthat,

de hasznos lehet például a belső kontrolleljárások teszteléséhez. Megbízhatóságát

maga az ellenőrzés ténye korlátozhatja, mert hatást gyakorolhat a tevékenység

végzésének módjára.

Célszerű, ha az ellenőr a szemrevételezés és a megfigyelés eredményeit

(tapasztalatait) a munkadokumentumokban történő feljegyzés mellett az

ellenőrzött szervezet dolgozójával együtt aláírt dokumentumban (közös

jegyzőkönyvben) is rögzíti.

Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon

hatékonyan használható nagy mennyiségű tranzakció és adat esetében;

használható trendek, statisztikai irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és

a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott kontroll, valamint a tesztelési

folyamat hatékonyságának igazolására.

Szemle (szemrevételezés): irányulhat dokumentumra, bizonylatra, nyilvántartásra

vagy egyéb tárgyiasult eszközökre (építményekre, készletekre). A bizonyíték

megszerzésének egyik legáltalánosabban alkalmazható eszköze, amit egyaránt jól

lehet használni a belső kontrollok tesztelésénél és a részletes tartalmi

vizsgálatoknál. A tárgyi eszközök szemrevételezése nyújtja például a leginkább

megbízható ellenőrzési bizonyítékot azok létezéséről.

- 164 -

Visszaigazolás: az ellenőrzött szervezet nyilvántartásaiban található információk

megerősítésére szolgál. Például az ellenőr a követelések visszaigazolását kéri az

adósokkal történő közvetlen kommunikáció útján. Visszaigazolással ellenőrzési

bizonyíték szerezhető, pl. a vevői és a szállítói egyenlegeknek, a

bankszámlaegyenlegeknek és hitelállományoknak, egyes szerződések tartalmának,

idegen helyen tárolt készletek meglétének vagy a peres ügyek állásának

megerősítésére. A visszaigazolás széles körben, ugyanakkor nagy körültekintés

mellett alkalmazható eszköz. Alkalmazása esetén az ellenőrnek különös figyelmet

kell fordítania arra, ha a szervezeten kívüli külső felekkel kommunikál, hiszen a

belső ellenőrzés alapesetben nem terjed ki a szervezet üzletfeleinek, partnereinek

ellenőrzésére. Ilyen esetben a kommunikáció csak információkérés, tájékozódás

lehet.

Összehasonlítás: két vagy több dokumentum, fizikálisan létező tétel, illetve adat

közötti azonosságok és eltérések vizuális vagy elektronikus eszközökkel történő

meghatározása. Tipikus formája a pénzügyi adatok egymás közötti vagy a

pénzügyi és a nem pénzügyi adatok, tételek közötti összefüggések elemzése. Az

összehasonlítás révén szerzett bizonyíték megbízhatósága döntően a vizsgált

összefüggés valószínűségétől és a felhasznált adatokra vonatkozó

kontrolleszközök létezésétől, illetve megfelelő működésétől függ.

Rovancsolás: Az ellenőrzést végző személy jelenlétében a felelős személy

valamit megszámlál. Legtipikusabb példája a pénztárrovancs.

Kísérlet: Valamilyen mesterséges folyamat tudatos előidézése ellenőrzési célból.

Műszaki jellegű ellenőrzéseknél jellemző.

Számítógéppel támogatott ellenőrzési technikák

A helyszíni ellenőrzés keretében a belső kontrollrendszer tesztelésére, és különösen

az alapvető vizsgálati eljárások végrehajtására, amennyiben lehetőség van rá, célszerű a

számítógéppel támogatott ellenőrzési technikákat („Computer Assisted Audit Techniques” –

CAAT) alkalmazni.

Ilyen eszközök számos olyan programozott eljárásra vagy csomagra alkalmazhatók,

amelyek segítségével elvégezhető a belső kontrolleljárások vizsgálata vagy az adatok

osztályozása, összehasonlítása, esetleg további vizsgálatot igénylő adatállományok

kiválasztása.

A CAAT az esetek többségében egy olyan adatbázis-kezelő program (mint pl. a

mintavételezést támogató IDEA nevű program) használatára utal, amely lehetővé teszi

bizonyos ismérvekkel rendelkező és részletesebb vizsgálatra érdemes tranzakciók kiszűrését,

csoportosítását vagy elvégzi a mintavételt és az eredmények kiértékelését.

- 165 -

Példa

A CAAT-eljárások és -eszközök alkalmazhatók például:

hibás értékek, eltérő értékek kiszűrésére; tranzakciók feladásának vagy összesítésének

vizsgálatára;

számítógépes adatfeldolgozások (pl. konverziók) megismétlésére;

különálló állományok adatainak összehasonlítására;

adatok időrend (pl. számlák lejárat) szerinti elemzésére;

rétegezésre.

A CAAT-ok hatékony alkalmazása az elvégzendő eljárások, funkciók előzetes

tervezését és annak dokumentálását igényli. Érvényesíteni kell továbbá a bizonyítékokra

vonatkozó szabályokat is, így pl. az eredmények előállításához felhasznált összes beállítás,

lekérdezés részleteinek dokumentálását (ez általában nem jelent külön adminisztrációt, mert a

programok tételesen regisztrálnak minden műveletet a vonatkozó paraméterekkel együtt).

Fontos meggyőződni arról, hogy az alkalmazott CAAT-program hiánytalan és pontos

nyilvántartások (bizonylatok) alapján működött.

- 166 -

6. számú segédlet – Mintavételezési eljárások

A mintavételezés célja

A statisztikai és nem statisztikai mintavételi eljárások során az ellenőr megtervezi és

kiválasztja az ellenőrzési mintát, valamint kiértékeli a mintavétel eredményét annak

érdekében, hogy elegendő, megbízható, releváns és hasznos ellenőrzési bizonyítékot nyerjen.

Az ellenőrzési megállapítások kialakítása során az ellenőrök gyakran nem vizsgálják meg az

összes rendelkezésre álló információt, mivel az célszerűtlen lehet és elfogadható ellenőrzési

vélemény mintavételi eljárások alkalmazásával is kialakítható. A mintavételezés lehetővé

teszi, hogy az ellenőrzési folyamatokat a populáció kevesebb, mint 100%-ánál kelljen

alkalmazni, a kiválasztott tételek egyes jellemzőit, mint ellenőrzési bizonyítékokat ki lehessen

értékelni és következtetéseket lehessen levonni a teljes populációra vonatkozóan. A

statisztikai mintavételezés olyan technikák használatát jelenti, amelyekből matematikailag

megalkotott következtetéseket lehet levonni a populációra vonatkozóan.

A nem statisztikai alapú mintavételezés eredményei nem vetíthetők ki a populációra,

mivel a minta nem valószínű, hogy reprezentálja a populációt.

A mintavételezés alapvető lépései

1. A tesztelés céljának meghatározása

2. A populáció meghatározása

Ez a lépés magában foglalja a mintavételi egység meghatározását és a populáció

teljességének figyelembe vételét.

A kontrollok teszteléséhez magában foglalja a vizsgálandó időszak

meghatározását.

Az egyedi (szubsztantív) teszteléshez magában foglalja az egyenként is

lényeges (minta) elemek azonosítását.

3. A mintavételi kockázat elfogadható szintjének meghatározása (pl. 5 vagy 10%)

4. A minta összetételének és méretének meghatározása táblázatok és képletek

alkalmazásával

Néhány esetben a minta változékonyságából adódó hatások csökkentése érdekében el

kell végezni a populáció rétegzését, a populáció alpopulációkra történő bontásával. A

szórás mértékének az alpopulációkban történő csökkentése lehetővé teszi az ellenőr

számára, hogy az állandó pontossági és megbízhatósági szint mellett kevesebb

mintaelemet teszteljen.

Az ellenőrzési minta méretének és összetételének meghatározása során az ellenőrnek

figyelembe kell vennie a specifikus ellenőrzési célokat, a populáció természetét,

valamint a mintavételezési és kiválasztási módszereket. Az ellenőrnek fontolóra kell

vennie a minták meghatározása és elemzése során a megfelelő szakértői segítség

igénybevételét.

Mintavételi egység – A mintavétel egysége a mintavétel céljától függ. A kontrollok

megfelelőségének tesztelése során tipikusan a jellemzők alapján történő

mintavételezést használják, ahol a mintavételi egység egy esemény vagy tranzakció

(pl. kontroll, mint pl. egy számla jóváhagyása). Szubsztantív tesztelésekre (alapvető

vizsgálati eljárások) gyakran a változó szerinti vagy becslés alapú mintavételezési

eljárásokat használják, ahol a mintavételi egység gyakran monetáris.

- 167 -

Ellenőrzési célok – Az ellenőröknek figyelembe kell venniük az elérendő specifikus

ellenőrzési célokat, valamint az ezen célok elérését legvalószínűbben szolgáló

ellenőrzési eljárásokat. A megfelelő mintavételi eljárások kiválasztásait követően

meg kell fontolni az elvárt ellenőrzési bizonyíték természetét és a lehetséges

hibahatárokat.

Populáció – A populáció azon adatok összessége, melyből az ellenőr mintát kíván

venni annak érdekében, hogy következtetéseket vonhasson le a populáció egészére.

Ezért a mintavételezés alapjául szolgáló populációnak megfelelőnek és teljességét

tekintve ellenőrzöttnek kell lennie a specifikus ellenőrzési célok eléréséhez.

Rétegzés – A hatékony és eredményes minta létrehozása érdekében szükség lehet

megfelelő rétegzésre. A rétegzés az a folyamat, melynek során a populációt hasonló

jellemzőkkel bíró alpopulációkra bontják úgy, hogy minden mintaegyed csak egy

réteghez tartozhat.

A minta mérete – A minta méretének meghatározása során az ellenőrnek figyelembe

kell vennie a mintavételi kockázatot, az elfogadható hiba mértékét és a hiba elvárt

kiterjedését.

A mintavételi kockázat – A mintavételi kockázat annak a lehetősége, hogy az ellenőr

eltérő következtetésre juthat, mintha az egész populációt ugyanazon ellenőrzési

eljárásnak vetné alá.

Kétféle mintavételi kockázat létezik:

A helytelen elfogadás kockázata – annak kockázata, hogy a lényeges hibás állítást

valószínűtlennek értékeli, mikor a valóságban a populációban lényeges hibás

állítások vannak.

A helytelen elutasítás kockázata – annak kockázata, hogy a lényeges hibás állítást

valószínűnek értékelik, mikor a valóságban a populációban nincs lényeges hibás

állítás.

A minta nagyságát meghatározza a mintavételi kockázat azon szintje, melyet az

ellenőr hajlandó elfogadni. A mintavételi kockázat meghatározása során figyelemmel

kell lenni az ellenőrzési kockázat modelljére és annak komponenseire, az inherens

kockázatra, a kontrollkockázatra és a feltárási kockázatra.

Elfogadható hiba – Az elfogadható hiba az a maximális hiba a populációban, melyet

az ellenőrök még hajlandóak elfogadni úgy, hogy az ellenőrzési célt elértnek tekintik.

Szubsztantív tesztelések során az elfogadható hiba az ellenőrök (szubjektív) ítélete a

lényegességről. A megfelelőség tesztelése során az a maximum eltérés az előírt

kontrollfolyamatokról, melyet az ellenőr még hajlandó elfogadni.

Becsült hiba – Amennyiben az ellenőr arra számít, hogy a populáción belül hiba van,

nagyobb mintát kell megvizsgálni, mint abban az esetben, ha nem számít hibára

annak érdekében, hogy arra a következtetésre jusson, hogy a populációban valóban

fellelhető hiba nem nagyobb minta a tervezett elfogadható hiba. Kisebb

mintanagyság akkor indokolt, ha a populációról feltételezzük, hogy hibamentes. A

populáció elvárt hibaértékének meghatározása során az ellenőrnek figyelembe kell

vennie az előző ellenőrzések során megállapított tényeket, hiba szinteket, a szervezet

folyamataiban bekövetkezett változásokat, a belső kontroll rendszeres értékeléséből

származó bizonyítékokat és a folyamatok analitikus áttekintéséből származó

eredményeket.

- 168 -

5. A mintavételi eljárás kiválasztása

Általában négy mintavételezési módszert alkalmaznak.

Statisztikai mintavételi eljárások

Véletlen mintavétel – biztosítja, hogy a populációban lévő mintavételi egységek

valamennyi kombinációjának ugyanakkora esélye van a kiválasztásra.

Szisztematikus mintavétel – a mintavételi egységek kiválasztása fix intervallumok

között történik, az első intervallumot véletlenszerűen indítják. Pl. pénzegység

alapú mintavétel vagy súlyozott értékű kiválasztás, ahol a populáció minden egyes

pénzegysége / értéke (pl. 1 $) azonos valószínűséggel kerül kiválasztásra. Mivel

az egyedi pénzegység a szokásos módon önállóan nem vizsgálható, a

pénzegységet tartalmazó tétel kerül kiválasztásra a vizsgálathoz. Ez a módszer

szisztematikusan a nagyobb összeg javára súlyozza a kiválasztást, de így is

ugyanakkora kiválasztási valószínűséget biztosít minden monetáris egységnek.

Egy másik példa minden valahányadik egység kiválasztása.

Nem statisztikai mintavételi eljárások

Véletlen mintavétel – az ellenőr strukturált technikák alkalmazása nélkül választja

ki a mintát, elkerülve a tudatos elfogultságot vagy kiszámíthatóságot.

Szubjektív mintavétel – az ellenőr elfogultan választja ki a mintát (pl. minden

mintavételi egység egy adott érték felett, néhány speciális kivételtől eltekintve

minden egyed, minden negatív, minden új felhasználó stb.) Megjegyzendő, hogy a

szubjektív mintavétel nem statisztikai alapú és az eredmények nem vetíthetők ki a

populációra, mivel a minta nem tekinthető reprezentatívnak a teljes populációra

nézve.

Az ellenőrnek oly módon kell a mintát kiválasztania, hogy az a tesztelt jellemző

szempontjából (úgy, mint a statisztikai mintavételi módok) a populációt reprezentálja. Az

ellenőrzés függetlenségének fenntartása érdekében az ellenőrnek biztosítania kell, hogy a

populáció teljes legyen, és ellenőriznie kell a minta kiválasztását.

Annak érdekében, hogy a minta reprezentatív legyen a populációra nézve, a

populáció minden mintavételi egysége egyenlő vagy ismert valószínűséggel kerüljön

kiválasztásra (úgy mint a statisztikai mintavételi módok). Általában két kiválasztási módszert

alkalmaznak: adatokon/ elemeken alapuló kiválasztás, és mennyiségi alapú kiválasztás.

Adatokon alapuló kiválasztás esetén az általában használt módszerek:

véletlen mintavétel (statisztikai mintavétel)

véletlen mintavétel (nem statisztikai mintavétel)

szubjektív mintavétel (nem statisztikai, magas annak a valószínűsége, hogy

elfogult következtetéshez vezet)

Mennyiségi alapú kiválasztás esetén az általában használt módszerek:

véletlen mintavétel (statisztikai mintavétel monetáris egységesen)

fix intervallumos mintavétel (statisztikai mintavétel fix intervallumot használva)

cella alapú mintavétel (statisztikai mintavétel, véletlenszerű kiválasztással egy

intervallumon belül)

- 169 -

6. Az értékelendő mintaelemek kiválasztása

7. A mintavételi eredmények értékelése

Az ellenőrzési célok elérésének megfelelő ellenőrzési eljárások lefolytatása során,

minden mintaelem vonatkozásában, az ellenőrnek elemeznie kell a mintában fellelt minden

lehetséges hibát, hogy meghatározhassa valóban hibák-e és ha szükséges a hiba természetét és

okát. A hibának értékelt elemeket ki kell vetíteni a sokaságra, ha a használt mintavételezési

módszer statisztikai alapú. Minden feltárt lehetséges hibát újra át kell tekinteni, hogy

meghatározható legyen, valóban hibák-e. Az ellenőrnek figyelembe kell vennie a hibák

minőségi szempontjait is. Ezek magukban foglalják a hiba természetét és okát, valamint a

hiba lehetséges következményeit az ellenőrzés egyéb fázisaira.

Azon hibák, melyek egy automatizált folyamat összeomlásának következményeként

keletkeztek szélesebb körű kihatással bírnak a hibaarányokra, mint az emberi hibák.

Amennyiben egy specifikus mintaelem vonatkozásában nem érhető el az elvárt

ellenőrzési bizonyosság, az ellenőrnek képesnek kell lennie megfelelő ellenőrzési

bizonyosság elérésére alternatív ellenőrzési eljárások alkalmazásával.

Az ellenőrnek meg kell fontolnia a mintavételezés eredményeinek kivetítését a

populációra olyan kivetítési módszer alkalmazásával, amely összhangban van a

mintavételezéshez használt eljárással. A minta kivetítése magában foglalhatja a populációban

valószínűleg fellelhető hibák becslését, valamint azon lehetséges hibák becslését, melyek a

pontatlan mintavételezési technikák alkalmazása miatt nem kerülhettek felderítésre, továbbá a

fellelt hibák minőségi szempontjait.

Az ellenőrnek meg kell fontolnia, hogy a populációban fellelt hibák meghaladják-e

az elfogadható hibát azzal, hogy összehasonlítja a populációra kivetített hibát az elfogadható

hibával, figyelembe véve az ellenőrzési célok eléréséhez releváns egyéb ellenőrzési eljárások

eredményeit is. Amennyiben a populációra kivetített hiba meghaladja az elfogadható hibát, az

ellenőrnek újra kell értékelnie az ellenőrzési kockázatot és amennyiben ez a kockázat

elfogadhatatlan meg kell fontolnia, hogy kiterjeszti az ellenőrzési eljárást vagy alternatív

ellenőrzési eljárást folytat le.

8. A mintavételezési eljárás dokumentálása

Az ellenőrzési munkalapoknak elegendő részletezettséggel, egyértelműen le kell

írniuk a mintavételi célokat és a használt mintavételi eljárásokat. A munkalapoknak

tartalmazniuk kell a populáció forrását, a használt mintavételezési módszert, a mintavételezés

paramétereit (pl. véletlenszerű kezdőszám vagy a módszer, mellyel a véletlenszerű kezdést

meghatározták, mintavételi intervallum), kiválasztott elemeket, a lefolytatott ellenőrzési

tesztek részleteit és a levont következtetéseket.

A mintavételezés gyakorlati alkalmazása a belső ellenőrzési tevékenységben

A jellemzők alapján történő mintavétel alkalmasa sokaság arányaira,

megoszlására, vagy a valamilyen jellemző szerint osztályba sorolható, valamely sajátosságot

mutató elemek teljes számára vonatkozó következtetések levonására. A jellemzők alapján

végrehajtott mintavételezést általában az irányítási és ellenőrzési rendszerek tesztelésére

használják, vagy ha a jogszabályoknak, irányelveknek, illetve eljárásoknak való

megfelelőséget kell vizsgálni. Általában osztályokat akkor határoznak meg, ha a mintavétel

célja az összetevők „megfelelő” vagy „nem megfelelő” alapon történő jellemzése.

- 170 -

A jellemzők szerinti mintavételre példa a bizonylatolás ellenőrzési pontjainak

megfelelőségi vizsgálata, új tárgyi eszközök nyilvántartásba vételére vonatkozó ellenőrzési

pontok megfelelése, és azon felmérések, amelyek demográfiai információkat szolgáltatnak,

vagy „igen/nem” kérdésekre válaszolnak.

A változók szerinti mintavételezést általában egyedi tesztelés során használnak a

nyilvántartott összegek indokoltságának meghatározására. A változók szerinti mintavétel

többnyire egy minta aktuális és nyilvántartott értéke közötti különbség kiszámítását, illetve e

különbség sokaságra való kivetítését foglalja magában. A változók szerinti mintavételre példa

a leltári mennyiségek tesztelése, és felmérések, amelyek rangsorokat vagy bizonyos

intervallumban mozgó adatokat gyűjtenek össze.

A jellemzők alapján történő és a változók szerinti mintavételezések a leggyakrabban

használt mintavételi technikák, azonban léteznek további mintavételezési technikák is (pl.:

pénzegység alapú mintavételezés, felderítő jellegű mintavételezés). Az ellenőrnek a tesztelés

pontos céljának függvényében kell meghatároznia azt, hogy melyik mintavételezési eljárást

használja.

Jellemzők alapján történő mintavétel

A jellemzők alapján történő mintavételt az ellenőrzési pontok vagy folyamatok

hatékonyságának tesztelésére használják, mivel képes felmérni az ellenőrzési pontok vagy

folyamatok hibái előfordulásának százalékos arányát egy sokaságon belül. A jellemzők

alapján történő mintavételhez szükséges, hogy létezzen a tesztelt ellenőrzési pont vagy

folyamat teljesítményére vonatkozó bizonyíték.

E mintavételezési eljárás alkalmazásakor a minta felhasználásával becslik meg a

tervezett ellenőrzési folyamattól való eltérés arányát a sokaságon belül. Ha az eltérési arány a

mintában kisebb, mint a sokaság várt eltérési aránya, akkor a belső ellenőr – a használt

megbízhatósági szintnek megfelelően – elfogadhatja, hogy az ellenőrzési pont vagy folyamat

a tervezettnek megfelelően működik.

A jellemzők alapján történő mintavételezés lépései

a) A terv céljainak meghatározása

Például, a belső ellenőr azon ellenőrzési pont vagy folyamat hatékonyságát kívánja

igazolni, amely alapján minden 5.000 euró feletti megrendeléshez két belső aláírás szükséges.

b) A sokaság és a mintavételi egység meghatározása

Például, a sokaság állhat azon megrendelésekből, amelyek 5.000 eurót meghaladó

értéket képviselnek. Minden egyes 5.000 eurót meghaladó értékű megrendelés egy

mintavételi egység.

c) A minta méretének meghatározása

Az alkalmazott képlet a következő:

n1=(C2x p x (1-p)) ÷ P

2

ahol

n1 = minta mérete (lásd – 1. képlet a pontos mintaméret érdekében)

C = megbízhatósági együttható; az ellenőrzési mintavételezés során gyakran használt

érték 1.64 90%-os megbízhatósági szintnél (lásd – 1. tábla)

- 171 -

p = várt hibaszázalék aránya; a mintavételezés alá vont sokaság azon hányadára

vonatkozik, mely várhatóan néhány jellemzővel rendelkezik (pl. hibás vagy nem

megbízható). A szám egy próba mintavételre vagy az előző évek mintavételeire

alapozott becsült adat.

P = pontossági intervallum tételenkénti alapon; arra a becsült pontossági értékre

vonatkozik, melyet az ellenőr elfogad. A jellemzők alapján történő mintavételezésnél

a kívánt pontosság az ellenőr által elfogadható hibaarány várható százalékától való

eltéréshez kapcsolódik. Például a tesztelt tranzakciók várt hibaaránya három

százalék, de az ellenőr hét százalékig elfogadhatónak minősíti azt. A megkívánt

pontosság itt négy százalék lenne. (pontossági intervallum (P) = elfogadható arány –

várható hibaszázalék (p))

Például, a várható hibaszázalék (p) 7.5% és a pontossági intervallum (P) 5% egy 75

nagyságú minta eredményeként.

n1=(1.642 x 0.075 x 0.925) ÷ 0.05

2

n1=74.64 azaz 75

d) A minta nagyságának kiválasztása, a terv végrehajtása, az eredmények

értékelése és dokumentálása

A minta elemeit véletlenszerűen kell kiválasztani és megvizsgálni (a minta

nagyságának megfelelően). Ezután a megfigyelt eltérések számát elosztjuk a minta

nagyságával, hogy megkapjuk a minta hibaszázalékát. A minta hibaszázalékára és a minta

nagyságára alapozva az elért felső hibahatárt kiszámolhatjuk, amely a sokaság maximum

eltérési szintjét jelzi. Ha a minta hibaszázaléka meghaladja a várt sokasági hibaszázalékot (p),

akkor ez az elért felső hibahatár túllépi a megengedett arányt bármely adott kockázati szinten.

Ebben az esetben a minta nem támasztja alá a tervezett ellenőrzési pont vagy folyamat

kockázati szint becslését.

Például feltételezve, hogy 3 eltérést figyeltek meg a 75 elemű mintában, a minta

hibaszázaléka 4% (3 ÷ 75), amely alacsonyabb, mint a várt hibaszázalék (7,5%). Így a belső

ellenőr 90 százalékig biztos lehet benne, hogy az elért felső hibahatár alacsonyabb lesz, mint

az elfogadható arány, így tehát az ellenőrzési pont vagy folyamat a tervezettnek megfelelően

működik.

Változók szerinti mintavétel

A változók szerinti mintavételezést egyedi teszteléseknél használják. Ez a

mintavételezési eljárás arról ad információt, hogy vajon a nyilvántartott érték, például a

követelések értéke, lényegesen eltér-e az aktuálistól.

Ha változók szerinti mintavételt használunk, akkor becslést végzünk a kérdéses

nyilvántartott érték kiszámítására minta használatával. Ha a nyilvántartott érték a becsült érték

a pontossági intervallum sávjába esik, akkor a belső ellenőr elfogadhatja – a meghatározott

megbízhatósági szinten – hogy a nyilvántartott érték jól meghatározott.

A változók szerinti mintavételezés lépései

a) A terv céljainak meghatározása

Például a belső ellenőr a követelések értékének számviteli nyilvántartásokban

szereplő egyenlegét kívánja megbecsülni.

b) A sokaság és a mintavételi egység meghatározása

Például a sokaság állhat 4.000 szállítói számlából, amelynek nyilvántartott könyv

szerinti értéke 3.500.000 euró. Minden egyes szállítói számla egy mintaegység.

- 172 -

c) A minta méretének meghatározása

Az alkalmazott képlet a következő:

n1=(C2 x σ

2) ÷ P

2

ahol

n1 = minta mérete (lásd – 1. képlet a pontos mintaméret érdekében)

C = megbízhatósági együttható; az ellenőrzési mintavételezés során gyakran

használt érték 90%-os megbízhatósági szintnél 1.64 (lásd – 1. táblázat)

σ = a sokaság átlagos eltérése (próba mintavételre vagy az előző évek

mintavételeire alapozott becsült adat)

P = pontossági intervallum tételenkénti alapon; arra a becsült pontossági értékre

vonatkozik, amelyet az ellenőr elfogad. A változók szerinti mintavételezésnél a

pontossági intervallum az elfogadható pontatlanság és a kívánt pontosság

arányának az eredménye. Az elfogadható pontatlanságot az ellenőrnek kell

meghatároznia, míg a gyakran használt kívánt pontossági arány értéke 500 (10%-

os hibás visszautasítási kockázat és 5%-os hibás elfogadási kockázat mellett).

Például a becsült átlagos eltérés (σ) 125 euró és az elfogadható pontatlanság 100

euró. A teljes pontossági intervallum 50.000 euró (100 euró x 500) egy tételenkénti

pontossági intervallum eredményeként (P), ami 12,50 euró (50.000 euró ÷ 4.000).

Így a minta nagysága 269.

n1 = (1.642 x 125

2) ÷ 12.50

2

n1 = 268.96 azaz 269

d) A minta nagyságának kiválasztása, a terv végrehajtása, az eredmények

értékelése és dokumentálása

A minta elemeit véletlenszerűen kell kiválasztani és megvizsgálni (a minta

nagyságának megfelelően). Ezután a minta elemeinek átlagos értékét

meghatározhatjuk és a sokaság becsült értékét kiszámolhatjuk a következő képlet

használata segítségével:

a sokaság becsült értéke = a minta átlagos értéke x a sokaság elemeinek száma

Ezután az eredményt értékelhetjük annak vizsgálatával, hogy a nyilvántartott érték

vajon beleesik-e a becsült érték plusz-mínusz a pontossági intervallum sávjába.

Például feltételezve, hogy az átlagos megerősített szállítói tartozások értéke 880 euró

egy 269 elemet tartalmazó mintában, a sokaság becsült értéke 3.520.000 euró (880 x

4000). Így a belső ellenőr arra következtet, hogy 90%-os bizonyosság mellett a

sokaság értéke 3.520.000 euró plusz-mínusz 50.000 euró (pontossági intervallum),

egy teljes 3.470.000-tól 3.570.000 euróig terjedő intervallum eredményeként. Mivel

a könyvelés által nyilvántartott érték 3.500.000 euró volt, a belső ellenőr

megfelelőnek nyilváníthatja a nyilvántartást.

- 173 -

Ha a számított minta nagysága (n1) túl nagy, akkor a következő képlet használható

egy könnyebben kezelhető mintanagyság eléréséhez:

n= n1÷ (1 + n1 / N)

ahol

N = a sokaság mintaelemeinek a száma

A megbízhatósági együttható a megbízhatósági szintre vonatkozik, amely

megmutatja, hogy hány százalékos minta reprezentálja megfelelően a sokaságot. A 95

százalékos megbízhatósági szint például azt jelenti, hogy ha 100 mintaelemet veszünk ki a

sokaságból, akkor abból 95 lesz reprezentatív. A megbízhatósági együttható egy általánosított

érték, amely kritikus fontosságú a minta nagyságának meghatározásában. A legelterjedtebb

megbízhatósági együttható értékek a következők (kettős végű tesztekhez):

Megbízhatósági szint Megbízhatósági együttható

99 % 2.58

98 % 2.33

95 % 1.96

90 % 1.64

- 174 -

7. számú segédlet – A belső kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeinek

tesztelése

Az ellenőrzött szervezetek működésével, gazdálkodásával, könyvvezetésével,

ellenőrzésével kapcsolatos jogszabályok általában keretjellegűek. Ebből következően az

egyes szervezetek vezetőinek kötelezettsége és egyben felelőssége, hogy – a jogszabályi

keretek között – belső szabályzataikban egyértelműen, következetesen és kellő

részletezettséggel szabályozzák a szabályszerű és hatékony feladatvégzés rendjét, a

kapcsolódó jog- és felelősségi köröket, eljárási szabályokat.

A belső szabályozási elemeket az ellenőrnek általában abból a szempontból kell

értékelnie, hogy azok:

teljes körűen tartalmazzák-e a szervezet kompetenciájába utalt szabályozási

feladatokat;

összhangban vannak-e a jogi szabályozással, alkalmasak-e a szabályozó

funkció betöltésére;

a feladatok végrehajtásával kapcsolatos hatás- és felelősségi köröket

megfelelően meghatározták-e;

a végrehajtás nyomon követése, a felügyeleti funkciók és az ellenőrzési

pontok kellően kiépítettek-e és működésük folyamatosan eredményes-e.

A belső szabályozás kulcselemei, azok fontossági sorrendje szervezetenként

eltérő lehet, függően azok tevékenységétől, a gazdasági, pénzügyi, számviteli folyamatok

megszervezésének módjától.

Az általánosan érvényes szabályozási kulcselemek a következők:

az alapító okirat (alapszabály),

a szervezeti és működési szabályzat,

a gazdálkodási szabályzat,

a gazdasági szervezet ügyrendje,

a számvitel szabályozása,

a pénzügyi jogkörök szabályozása,

a kockázatkezelés, a belső kontrollrendszer, azon belül a belső ellenőrzés

szabályozása,

az informatikai rendszerek szabályozása,

ellenőrzési nyomvonal.

A belső kontrollrendszer kulcsfontosságú elemeit jellemzően az ezek tárgyát

képező ügyletekből, tranzakciókból vagy tevékenységekből vett minta segítségével lehet

tesztelni. A mintavétel módszerének és az elvégzett tesztek jellegének lehetővé kell

tenniük, hogy az ellenőrzés bizonyítékokkal támaszthassa alá a belső kontrollrendszer

folyamatos, következetes és eredményes működését.

A folyamatosság követelménye: meg kell erősíteni (bizonyítékot kell

szerezni), hogy a kulcsfontosságú kontrollok a vizsgált időszak teljes

időtartamán keresztül folyamatosan működtek.

A következetesség követelménye: meg kell erősíteni, hogy a kulcsfontosságú

kontrollok működése minden, az adott munkafolyamatban végzett műveletre

egyformán kiterjed (például minden tranzakcióra, amely a könyvelési

rendszeren keresztülhaladt).

- 175 -

Az eredményesség követelménye: meg kell erősíteni, hogy a kulcsfontosságú

kontrollok feltárják a munkafolyamatban a hibát, ha az bekövetkezik.

A megfelelőségi tesztet a kulcsfontosságú kontrollokra irányulóan indokolt

elvégezni. A kontrollok bármelyikét kulcsfontosságú kontrollnak lehet minősíteni, ha

tesztje elegendő és megfelelő bizonyítékot ad a kontroll megbízható működéséről az

adott területen lehetséges hibák tekintetében, függetlenül attól, hogy az alsóbb szintű

kontrollok – az adott hibák tekintetében – megfelelően működnek-e.

A kulcsfontosságú kontrollok jellemzői:

elvileg a legerősebbnek kell lennie azok közül a kontrolleljárások közül,

amelyek a potenciális hiba elhárítására szolgálnak (különböző szinteken);

viszonylag könnyen tesztelhető a folyamatos, következetes és eredményes

működésük, mert például szilárd bizonyíték található a kontrolleljárás

megtörténtére (írásos bizonyíték, aláírás stb.);

azok a kontrolleljárások, amelyek legalább két vagy több működési hiba ellen

biztosítanak védelmet.

A kulcsfontosságú kontrollokat az ellenőrzés céljainak és tárgyának

meghatározása után, de az elvégzendő tesztek megtervezése előtt kell meghatározni.

Megbízhatatlanná válik a kiválasztott kulcsfontosságú kontroll, ha a teszt eredménye azt

mutatja, hogy működésében a teljes vizsgált időszakban kivételek – hiányosságok –

történtek. Ebben az esetben az ellenőrnek célszerű lehet további mintát tesztelni a

kontroll működésével kapcsolatban.

Ha a további tesztek során ismét egy vagy több hiba merül fel, a kontrollt

megbízhatatlannak kell minősíteni, azonnal el kell vetni a tesztelt kulcsfontosságú

kontroll megbízhatóságát.

A kiegészítő tesztek esetén mérlegelni kell, hogy a pótlólagos mintavétel

ugyanannak a hibának, hiányosságnak a vizsgálatára irányuljon-e, amelyet az első tesztek

tártak fel (például arra az időszakra, amikor a kontroll elvégzéséért felelős személy távol

volt), az első mintavételnél alkalmazott általános mintavételi elvek alapján kell-e a

kiegészítő mintát venni (vagyis máskor is előfordulhatott-e a hiba). Meg kell vizsgálni

továbbá annak a lehetőségét is, hogy a tesztelt kulcsfontosságú kontroll hiányos

működését nem kompenzálja-e más (alternatív) kontroll, amely a kontrollbizonyosságot

biztosíthatja.

Kompenzációs vagy alternatív kontrollok lehetnek mindazok a

kontrolleljárások, amelyek a kontrollrendszer felépítésének értékelése során már

meghatározásra kerültek az adott kontrollcél teljesítését szolgáló egyik eszközként, de

mint kulcsfontosságú kontroll nem lettek kiválasztva a tesztelésre.

Az alternatív kontroll működésének megbízhatóságáról is elegendő és megfelelő

bizonyítékot kell szerezni.

A kiegészítő tesztek elvégzése problémát okozhat az ellenőrzés költségeinek és

időhatárainak korlátjai miatt. Ezért a kiegészítő tesztek ráfordításigényét célszerű

összevetni a kontrollbizonyosság felhasználása nélkül elvégzendő, nagyobb mennyiségű

alapvető vizsgálati eljárások ráfordításaival, mérlegelve azt is, hogy a kontrolltesztek

eredményei a későbbi ellenőrzések során is felhasználhatóak lesznek-e.

A kifejezetten a belső kontrollrendszer eredményességének ellenőrzése céljából

történő tesztelésnél a megfelelő értékeléshez el kell végezni az alternatív kontrollok

kiegészítő tesztelését is.

- 176 -

A kulcsfontosságú kontrollok megfelelőségi tesztjeinek kiértékelése

eredményeként rögzíteni kell minden feltárt hiányosságot, különösen azt, ha:

a rendszer kialakításának (előzetes) értékelése során nem sikerült azonosítani

a kulcsfontosságú kontrollokat a potenciális működésbeli hibákra

vonatkozóan;

a kontrollok tesztje feltárta, hogy a kulcsfontosságú kontrollok nem

folyamatosan, következetesen és/vagy eredményesen működnek;

nincs lehetőség – az adott ellenőrzés keretei között – a kulcsfontosságú

kontrollok működését az ellenőrzött időszak teljes időtartamára és/vagy

minden helyen tesztelni.

A belső kontrollrendszer eredményességéről az ellenőr jellemzően a következő

három általános következtetés valamelyikét fogalmazza meg:

Kiváló: a belső kontrollrendszer felépítése és működése (a kontrollkörnyezet

és a kontrolleljárások) megfelelnek a legmagasabb szintű elvárásoknak és a

szabályozásoknak a működésbeli hibák megelőzése és feltárása, kijavítása

tekintetében.

Jó: a belső kontrolleljárások kisebb (tolerálható mértékű) hiányosságokkal

elégítik ki az eredményességi elvárásokat a működésbeli hibák megelőzése és

feltárása, kijavítása tekintetében.

Gyenge: a belső kontrollrendszer működésében túl sok hiányosság fordul elő

ahhoz, hogy megbízhatónak lehessen azt minősíteni.

- 177 -

8. számú segédlet – Az ellenőrzési bizonyítékok előállításának folyamata

Az ellenőrzés fő feladatai, kérdései

(az ellenőrzés célja és tárgya

alapján)

Hogyan kellene működniük az

ellenőrzött folyamatoknak?

Eredményességi, hatékonysági,

gazdaságossági kritériumok

Normák

Kulcsfontosságú

teljesítménymutatók

Hogyan működnek az

ellenőrzött folyamatok?

Ellenőrzési bizonyíték

Információk, adatok

Megfigyelések

Információk, adatok elemzése

Ellenőrzési

kritériumok

Egyéb

bizonyítékok

Ellenőrzési megállapítások

Következtetések

Javaslatok

- 178 -

9. számú segédlet – Összesített vélemény az ellenőrzött területről

A belső ellenőr összesített értékelést és véleményt ad az ellenőrzött területről. A

véleményt a következő öt kategória valamelyikébe lehet sorolni.

1. MEGFELELŐ

A belső ellenőrzés által „megfelelőnek” ítélt területeken szinte minden

tekintetben megfelelő belső kontrollokkal rendelkeznek és minőségi teljesítményt

mutatnak.

A megállapítások alapvetően nem jeleznek komolyabb hiányosságot a

belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerében.

A belső ellenőrzési jelentésben közölt megállapítások nem utalnak

alapvető gyenge pontokra a szervezeti egységek szintjén alkalmazott

irányelvekben és eljárásokban.

Az ilyen területeken gyakorlott, hozzáértő munkaerő dolgozik, amely már

bebizonyította, hogy képes a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok

megfelelő kezelésére.

2. KORLÁTOZOTTAN MEGFELELŐ

A belső ellenőrzés által „korlátozottan megfelelőnek” ítélt területeken a

legtöbb tekintetben megfelelő kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható

teljesítményt mutatnak.

Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak,

hogy az irányítási és ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden

esetben működtetik, illetve követik nyomon megfelelően.

Az adott terület vagy szervezeti egység vezetője nem tett megfelelő

korrekciós intézkedéseket, ezért az irányítási és ellenőrzési kontrollrendszerben

lényeges hiányosságok alakultak ki.

A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások

általában hatékonyak, és a belső ellenőrzés megállapításai általában olyan

gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett

korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül.

3. GYENGE

A belső ellenőrzés által „gyengének” értékelt területeken a belső

ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszere több hiányosságot is mutat, vagy a

szervezeti egységek szintjén esetleg teljesen hiányzik.

A szervezeti egységek lehetséges pénzügyi veszteségeinek kockázata nagy

ezeken a területeken.

- 179 -

A teljesítményt a szervezeti egység vezetői nem követik nyomon és nem

felügyelik megfelelően, de az alkalmazott irányelvek és eljárások sem minden

esetben elég hatékonyak ahhoz, hogy az ellenőrzési pont vagy folyamat

működjön.

Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség, amit a terület vezetője

részére készített rendszeres (pl.: havi) előrehaladási (státusz) jelentéseknek kell

követniük.

4. KRITIKUS

A belső ellenőrzés által „kritikusnak” ítélt területeken a teljesítmény,

illetve a működési feltételek több fontos szempontból is hiányosságokat mutatnak.

Ezeken a területeken az alapvető ellenőrzési pontok vagy folyamatok

működéséről sem beszélhetünk, és ezek a rendszerek annyira gyengék, hogy a

pénzügyi veszteség kockázata magas (vagy az már be is következett).

A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások ilyen

esetben megakadályozzák az ellenőrzés területén kitűzött célok jelentős részének

megvalósulását.

A korrekciós intézkedést a vezetés részéről szigorú (pl.: heti)

beszámoltatásnak kell követnie.

5. ELÉGTELEN

A belső ellenőrzés által „elégtelennek” ítélt területeken a teljesítmény,

illetve a működési feltételek elégtelenek, súlyosan veszélyeztetik a működést.

A belső ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások hozzá nem értő,

illetve hanyag ügykezelésre, a vonatkozó törvények és jogszabályok kirívó

és/vagy ismétlődő figyelmen kívül hagyására, vagy a meghatározott irányelvektől

és eljárásoktól való szándékos eltérésre mutatnak rá.

Mindez azt jelzi, hogy a szervezet kritikus helyzetbe került, ami – ha nem

tesznek sürgősen intézkedéseket – végső soron a szervezet iránti bizalom teljes

elvesztésével és a szervezet integritásának és életképességének a

veszélyeztetésével járhat.

- 180 -

10. számú segédlet – Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása

Az ellenőrzési jelentés megállapításait célszerű a szerint rangsorolni, hogy

milyen hatással vannak az ellenőrzött tevékenységre, beleértve a belső kontrollrendszer

gazdaságosságára, hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat.

A megállapítások és az adott megállapításhoz tartozó kockázatok

rangsorolásának összhangban kell lennie.

1. KIEMELT JELENTŐSÉGŰ

Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá,

amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység

alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet

tár fel, amelyben a szervezet kockázata jelentős. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló

megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan

általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet

jelentős költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban működhetne. A kiemelt

jelentőségű megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a honvédelmi szervezet

vezetése részéről.

2. ÁTLAGOS JELENTŐSÉGŰ

Átlagos jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely

valamely fontos cél vagy célkitűzés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza

meg.

3. CSEKÉLY JELENTŐSÉGŰ

Csekély jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely

beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentősen a cél

vagy célkitűzések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos

műveletek hatékonyságát és minőségét.

A megállapítások rangsorolására konkrét példákat tartalmaz a következő táblázat!

- 181 -

Megállapítások, következtetések és javaslatok

Megállapítás Rangsor Következtetés Javaslat Kockázat/Hatás Intézkedést

igényel

Megállapítás #1

Az Utalványozási

Szabályzat nem alkot

egységes szerkezetet,

továbbá hiányos.

Átlagos

jelentőségű

Jogosulatlan

kifizetések, illetve

hatáskör

túllépések

következhetnek

be.

Az Utalványozási Szabályzat

egységes szerkezetben történő

kialakítása, a jelentésben

részletezett hiányosságok

felszámolása.

közepes Igen

Megállapítás #2

A kiadási, valamint a

bevételi bizonylatok

érvényesítése,

utalványozása,

ellenjegyzése nem minden

esetben a vonatkozó

szabályzatnak megfelelően

történik.

Csekély

jelentőségű

A folyamatba

épített és a vezetői

ellenőrzés

hiányában

szabálytalan

kifizetések

következhetnek

be.

Az érvényesítés, utalványozás,

ellenjegyzés gyakorlatában

fokozni szükséges a

folyamatba épített, valamint a

vezetői ellenőrzést.

alacsony Igen

Megállapítás #3

A kötelezettségvállalás,

utalványozás pénzügyileg

nem alátámasztott.

Kiemelt

jelentőségű

Nincs előirányzat

nyilvántartás,

ennek

következtében az

előirányzatok

felhasználása sem

követhető

nyomon.

Az aláírási jog gyakorlásakor

az előirányzat helyzetéről

dokumentum átadása.

magas Igen

- 182 -

11. számú segédlet – A HM fejezet belső ellenőrzése és operatív belső kontrollok rendszere szabályainak összefoglalása

- 183 -

12. számú segédlet – Alkalmazott rövidítések jegyzéke

Rövidítés Teljes megnevezés, magyarázat

ÁBPE BE

munkacsoport

Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzési Fórum Belső Ellenőrzési

Munkacsoport

Áht. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény

ÁSZ Állami Számvevőszék

BE Belső Ellenőrzés

Ávr. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény végrehajtásáról szóló

368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Bkr. A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.)

Korm. rendelet

CHARTA Az államháztartási belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait és céljait

meghatározó alapszabály

Btk. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény

OBKR Operatív Belső Kontrollok Rendszere

Hjt. A honvédek jogállásáról szóló 2012. évi CCV. törvény

HM Honvédelmi Minisztérium

HM VGH HM Védelemgazdasági Hivatal

HM BEF HM Belső Ellenőrzési Főosztály

Ppt. A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény

HM utasítás a HM fejezet államháztartási belső ellenőrzési rendjének szabályairól, a HM

fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvének kiadásáról

szóló /2014. ( ) HM utasítás

IIA Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezete

IT rendszer informatikai rendszer

KEHI Kormányzati Ellenőrzési Hivatal

HM KGIR HM Költségvetés Gazdálkodási Információs Rendszer

Kjt. A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény

KKM Kockázatelemzési kritérium mátrix

KTM Kulcsfontosságú teljesítménymutatók

Kttv. A közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény

MH Magyar Honvédség

MH ÖHP MH Összhaderőnemi Parancsnokság

Mt. Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény

NGM Nemzetgazdasági Minisztérium

Ptk. A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény

TVTR Tárca Védelmi Tervező Rendszer

--280

XII. IRATMINTÁK

Az iratminták tartalma, beleértve az esetleg előforduló példákat is, a kézikönyv minta jobb

megértését és a belső ellenőrzési intézkedések eredményes gyakorlati alkalmazását

szolgálják ajánlás, bizonyos esetekben kötelező jelleggel! Az egyes iratminták egészben vagy

részben is alkalmazhatók, szabadon bővíthetők az adott szervezet sajátosságainak

figyelembe vételével!

Sorszám Megnevezés Kötelező (K)/

Ajánlott (A)

1. számú iratminta Belső ellenőrzési képességek A

2. számú iratminta Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési terv A

3. számú iratminta Egyéni képzési terv A

4. számú iratminta Folyamatlista A

5. számú iratminta Belső ellenőrzési fókusz A

6. számú iratminta Interjú kérdőív a vezetés elvárásainak

megismerésére A

7. számú iratminta Kockázat-felmérési kérdőív a folyamatgazdák

részére, Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) A

8. számú iratminta A folyamatok jelentőségének meghatározása A

9. számú iratminta A folyamatok kockázatának értékelése és a

kontrollpontok azonosítása A

10. számú iratminta Kockázatelemzés összesítése A

11. számú iratminta Kockázati térkép A

12. számú iratminta Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges

kapacitás K

13. számú iratminta Éves ellenőrzési terv K

14. számú iratminta Ellenőrzési program K

15. számú iratminta Megbízólevél K

- 185 -

16. számú iratminta Összeférhetetlenségi nyilatkozat K

17. számú iratminta Értesítő levél K

18. számú iratminta Munkalap A

19. számú iratminta Nyomtatvány interjú készítéshez A

20. számú iratminta Kérdéssorok A

21. számú iratminta Közös jegyzőkönyv A

22. számú iratminta Teljességi nyilatkozat A

23. számú iratminta Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv K

24. számú iratminta Kísérőlevél ellenőrzési jelentés/-tervezet

megküldéséhez A

25. számú iratminta Válaszlevél az észrevételekre K

26. számú iratminta Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv K

27. számú iratminta Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés

megküldéséhez K

28. számú iratminta Ellenőrzési jelentés/-tervezet minta A

29. számú iratminta Intézkedési terv elfogadása A

30. számú iratminta Intézkedések nyilvántartása K

31. számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezése

előkészítésének folyamatos minőségbiztosításához A

32. számú iratminta Ellenőrzési lista a kockázatelemzés folyamatos

minőségbiztosításához A

33. számú iratminta Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezésének

folyamatos minőségbiztosításához A

34. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzésre való felkészülés


35. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásának


- 186 -

36. számú iratminta Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés

elkészítésének folyamatos minőségbiztosításához A

37. számú iratminta Ellenőrzést követő felmérő lap A

38. számú iratminta Kulcsfontosságú teljesítménymutatók A

39. számú iratminta Ellenőrzések nyilvántartása A

40. számú iratminta Ellenőrzési mappa A

41. számú iratminta Tanácsadói feladat munkaprogram A

42. számú iratminta Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés K

- 187 -

1. számú iratminta – Belső ellenőri képességek

Megnevezés

Belső

ellenőr

Vizsgálat-

vezető

Belső

ellenőrzési

vezető

K: kötelező; A: ajánlott

Szakmai végzettség és ismeretek

Szakirányú felsőfokú végzettség K K K

Közigazgatási szakvizsga A A K

Mérlegképes könyvelő A A A

Másoddiploma, posztgraduális végzettség - A A

Informatikai ismeretek A A A

Közbeszerzési ismeretek A A A

Közösségi támogatások ellenőrzési ismeretek A A A

Okleveles könyvvizsgáló - A A

Okleveles belső ellenőr (CIA) - A A

Államigazgatási ismeretek K K K

Vonatkozó hazai jogszabályi környezet ismerete K K K

Államháztartási, költségvetési ismeretek K K K

Adózási ismeretek A K K

Belső szabályzatok ismerete K K K

A költségvetési szerv / fejezet ismerete K K K

Információ és menedzsment

Adatgyűjtés és háttértudás fejlesztése (feladathoz kapcsolódó) K K K

Információ szintetizálása K K K

Az ellenőrzési munka megfelelő dokumentálása (iratminták,

munkalapok használata, ellenőrzési bizonyítékok gyűjtése stb.) K K K

Önképzés, kiegészítő adatgyűjtés (feladatvégzésen túl) A K K

Tudásmegosztás, információ áramoltatás K K K

- 188 -

Megnevezés

Belső

ellenőr

Vizsgálat-

vezető

Belső

ellenőrzési

vezető

Módszeres és rendszerszemléletű gondolkodás

Az ellenőrzési módszertanok ismerete és alkalmazása K K K

Folyamatok elemzése K K K

Folyamatok átlátása, lényegi pontok megítélése K K K

Kockázati tényezők felismerése, jelzése K K K

Kontrolleljárások azonosítása, elemzése K K K

Probléma felismerés K K K

Probléma megoldási készség K K K

Kreatív javaslatok kialakítása K K K

Végrehajthatóság-központú gondolkodás (gyakorlatias

megállapítások és javaslatok) K K K

Kommunikáció és együttműködés

Megállapítások pontos, következetes és tömör írásba foglalása K K K

Szóbeli kommunikációs készség K K K

Írásbeli kommunikációs készség K K K

Idegen nyelv ismerete - A A

Tárgyalóképesség A K K

Együttműködő készség (szervezeten belül) K K K

Kapcsolattartás külső partnerekkel A K K

Csoportos megoldások segítése A K K

Attitűd

Felelősségtudat, elkötelezettség a munkavégzésben K K K

Precizitás K K K

Határidők teljesítése, időgazdálkodás K K K

- 189 -

Megnevezés

Belső

ellenőr

Vizsgálat-

vezető

Belső

ellenőrzési

vezető

Informatikai ismeretek

Szövegszerkesztés K K K

Táblázatkezelés K K K

Prezentációkészítés - A K

Közös meghajtó használata K K K

A költségvetési szervnél (és a fejezethez tartozó

intézményeknél) használt informatikai rendszerek ismerete A K K

Vezetői kompetenciák

Elvégzett munka nyomon követése, ellenőrzése - A K

Visszajelzés az elért eredményekről - A K

Visszajelzés a hibákról - A K

Önképzési lehetőség biztosítása a munkatársak részére - A K

Belső képzés - A K

Határidők betartása /betartatása - K K

Egyértelmű feladat meghatározás/követelménytámasztás - K K

Delegálás - K K

Háttéranyagok és a munkavégzéshez szükséges információk

rendelkezésre bocsátása - A K

Ütemezés / tervezés (időgazdálkodás) - K K

Csapatmunka biztosítása - A K

Csapatépítés - A K

Változásmenedzsment - A K

Vezetői technikák ismerete - A K

Döntési készség - A K

- 190 -

2. számú iratminta – Tudás- és Készség Leltár, illetve Fejlesztési Terv

Megnevezés

Értékelés

(1-5)

Fejlesztési terv

(az 1-2-3-asra értékelt

kategóriák fejlesztést

igényelnek)

Státusz

(1 – nincs /gyenge; 2 – elégséges; 3 – folyamatban/közepes; 4 – átlagos; 5 – van/átlag

feletti)

Szakmai végzettség és ismeretek

Szakirányú felsőfokú végzettség

Közigazgatási szakvizsga

Mérlegképes könyvelő

Másoddiploma, posztgraduális végzettség


Közbeszerzési ismeretek

Közösségi támogatások ellenőrzési ismeretek

Okleveles könyvvizsgáló

Okleveles belső ellenőr (CIA)

Államigazgatási ismeretek

Vonatkozó hazai jogszabályi környezet

ismerete

Államháztartási, költségvetési ismeretek

Adózási ismeretek

Belső szabályzatok ismerete

A költségvetési szerv / fejezet ismerete

Információ és menedzsment

Adatgyűjtés és háttértudás fejlesztése

(feladathoz kapcsolódó)

Információ szintetizálása

Az ellenőrzési munka megfelelő

dokumentálása (iratminták, munkalapok

használata, ellenőrzési bizonyítékok gyűjtése)

- 191 -

Megnevezés

Értékelés

(1-5)

Fejlesztési terv



igényelnek)

Státusz

Önképzés, kiegészítő adatgyűjtés

(feladatvégzésen túl)

Tudásmegosztás, információ áramoltatás

Módszeres és rendszerszemléletű gondolkodás

Az ellenőrzési módszertanok ismerete és

alkalmazása

Folyamatok elemzése

Folyamatok átlátása, lényegi pontok

megítélése

Kockázati tényezők felismerése, jelzése

Kontrolleljárások azonosítása, elemzése

Probléma felismerés

Probléma megoldási készség

Kreatív javaslatok kialakítása

Végrehajthatóság-központú gondolkodás

(gyakorlatias megállapítások és javaslatok)

Kommunikáció és együttműködés

Megállapítások pontos, következetes és tömör

írásba foglalása

Szóbeli kommunikációs készség

Írásbeli kommunikációs készség

Idegen nyelv ismerete

Tárgyalóképesség

Együttműködő készség (szervezeten belül)

Kapcsolattartás külső partnerekkel

Csoportos megoldások segítése

Attitűd

- 192 -

Megnevezés

Értékelés

(1-5)

Fejlesztési terv



igényelnek)

Státusz

Precizitás

Felelősségtudat, elkötelezettség a

munkavégzésben

Határidők teljesítése, időgazdálkodás


Szövegszerkesztés

Táblázatkezelés

Prezentációkészítés

Közös meghajtó használata

A költségvetési szervnél (és a fejezethez

tartozó intézményeknél) használt informatikai

rendszerek ismerete

Vezetői kompetenciák

Elvégzett munka nyomon követése,

ellenőrzése

Visszajelzés az elért eredményekről

Visszajelzés a hibákról

Önképzési lehetőség biztosítása a munkatársak

részére

Belső képzés

Határidők betartása /betartatása

Egyértelmű feladat meghatározás

Delegálás

Háttéranyagok és a munkavégzéshez

szükséges információk rendelkezésre bocsátása

Ütemezés / tervezés (időgazdálkodás)

Csapatmunka biztosítása

Csapatépítés

- 193 -

Megnevezés

Értékelés

(1-5)

Fejlesztési terv



igényelnek)

Státusz

Változásmenedzsment

- 194 -

3. számú iratminta – Egyéni képzési terv

<Szervezet megnevezése>

EGYÉNI KÉPZÉSI TERV

<NÉV> részére

Egyeztetett képzési terv, egyéni fejlődést

támogató tevékenységek Esedékesség

Tevékenység #1 (pl.: Nemzetközi Belső

Ellenőri Oklevél megszerzése)

Tevékenység #2

Név: Jóváhagyta (honvédelmi szervezet

vezetője3):

Dátum: Dátum:

Aláírás: Aláírás:

3

Bkr. 22. § (2) bekezdés c) pont

- 195 -

4. számú iratminta – Folyamatlista

FOLYAMATLISTA

Főfolyamat Folyamatok4 Folyamatgazda

Főfolyamat #1

Folyamat #1

Folyamat #2

Folyamat #3

Személy neve, beosztása

Főfolyamat #2

Folyamat #1

Folyamat #2

Folyamat #3


Főfolyamat #3

Folyamat #1

Folyamat #2

Folyamat #3


Dátum:

_____________________

név, rendfokozat



Alkalmazási útmutató:

1. A „Főfolyamat” oszlopban a honvédelmi szervezet működésére jelentős hatással bíró folyamatokat kell szerepeltetni.

2. A „Folyamatok” oszlopban az egyes főfolyamatokon belül meghatározható folyamatokat kell rögzíteni.

3. A „Folyamatgazda” oszlopban a folyamatért felelős személy nevét és beosztását kell bejegyezni.

4

A szervezet méretétől és a folyamatok komplexitásának függvényében lehetséges a folyamatok tovább részletezése, ebben az esetben további oszlop(ok)

beszúrása szükséges.

- 196 -

5. számú iratminta – Belső ellenőrzési fókusz

Dátum:

____________________ _____________________

név, rendfokozat név, rendfokozat

belső ellenőrzési vezető honvédelmi szervezet vezetője



1. „A szervezet céljai” blokkban a honvédelmi szervezet legfontosabb célkitűzéseit

kel szerepeltetni (pl.: a speciális szakmai feladat hatékony végzése stb.).

2. Az „Egyéb célok” blokkban a honvédelmi szervezet fő céljai mellett még

jelentőséggel bíró egyéb célokat kell felsorolni (pl.: személyi, tárgyi feltételek

biztosítása stb.).

3. A „Belső ellenőrzési fókusz” blokkban azokat a területeket kell meghatározni,

amelyeknek az ellenőrzés általi fókuszba helyezése az elérendő célok

megvalósítását elősegíti (pl.: költségvetés biztosítottsága, szabályozás megléte,

képzés megfelelősége stb.).

Fókusz #1 - az előirányzatok tervezése, az előirányzatok felhasználásának hatékonysága

Fókusz #2 - humánerőforrásgazdálkodás

Fókusz #3 - belső kontrollrendszer

stb.

Belső ellenőrzési fókusz

Kormányzati célkitűzések

Szervezeti célok (pl. költségcsökkentés, hatékonyság növelése, szervezet átalakítás stb.)

Egyéb célok (pl. közszolgálati jogviszonyban állók kompetencia szintjének növelése, a szervezet egy épületben történő elhelyezése stb.)

Célkiktűzések

Jogszabályi környezet

Hazai elvárások

Európai Uniós elvárások stb.

Működési környezet

- 197 -

6. számú iratminta - Interjú kérdőív a vezetés elvárásainak megismerésére

Információgyűjtés a 20xx-20xx. közötti ellenőrzési stratégiát és kiemelten a 20xx. évi

ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzéshez

Kérem, segítse a belső ellenőrzés munkáját az alábbi kérdőív kitöltésével!

A kitöltést megelőzően kérem, olvassa el az alábbi információkat figyelmesen!

Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy tevékenység

elmulasztása, ami gátolja, hogy egy szervezet elérje céljait. Kockázati tényező-csoportok

lehetnek pl. működési, ellenőrzési, szabályozási, pénzügyi, szervezeti, környezeti, emberi

erőforrás, informatikai stb. kockázati tényezők. Az alábbi kérdések megválaszolása segít

a jelentős kockázatok azonosításában:

Melyek azok a tényezők, amelyeknek jól kell működniük ahhoz, hogy a folyamat a

céloknak megfelelően funkcionáljon?

A folyamaton belül milyen hiba, gyengeség akadályozhatja a célok teljesítését?

Tartalmaz-e a folyamat eredendően olyan feltételt, amely pénzügyi vagy egyéb

veszteséget eredményezhet?

A kockázat, mint fogalom általában negatív kategóriaként jelenik meg azonban a kockázat nem csak

negatív, hanem pozitív is lehet (felfogható a bekövetkező események várható érték körüli szórásaként is).

Így a kockázat fogalmát úgy is meghatározhatjuk, hogy mindazon események összessége, amelyek

bekövetkezési lehetősége hatással van egy szervezet céljai elérésére.

A kontrollkörnyezet adja meg egy szervezet felső szintű, az egész szervezetre kiható

„hozzáállását”, a vezetők és alkalmazottak belső kontrollokhoz való viszonyát. A

kontrollkörnyezet magában foglalja:

az integritást,

az etikai értékeket,

az érintettek szakmai kompetenciáját,

a szervezet vezetésének filozófiáját és stílusát,

a felelősségi körök kijelölésének, a beszámoltatásnak valamint

teljesítményértékelésnek a módszereit,

továbbá az igazgatóság irányítási tevékenységének minőségét.

A kontroll környezet az alapja a belső kontrollok összes többi elemének, amely biztosítja

a fegyelmet és a rendet a szervezetben.

Tanácsadói tevékenység: A belső ellenőrzéssel szembeni elvárások átalakulásával a

belső ellenőrtől magas szintű, a szervezet alaptevékenységére vonatkozó szakmai

hozzáértést és tudást várnak el a szervezet vezetői, ennek a tudásnak a kiaknázásra

törekszenek, és nem csak az ellenőri jelentésekben. A szervezet vezetésének fel kell

ismernie, hogy:

a belső ellenőrzés kellő átlátással bír a szervezet egészén, folyamatain,

meg tudja őrizni a kívülállóságát azáltal, hogy nem vesz részt ezekben a

folyamatokban,

ugyanakkor a szervezet részét képezi, és mint ilyen nagyon fontos helyi ismeretekkel

rendelkezik.

- 198 -

Egy jó belső ellenőrzés rendelkezik a „külső szakértő” megfelelő rálátásával a

szervezetre, és rendelkezik egy olyan többlet-tudással, amit a szervezet belső ismerete ad.

1. Melyek a 20xx-20xx. közötti stratégiai időszak, valamint kiemelten a 20xx. év legfőbb

célkitűzései az Ön szervezete/szervezeti egysége számára?

2. Az Ön véleménye szerint melyek a kritikus folyamatok, tényezők, körülmények a

hosszú- és rövidtávú célkitűzések eléréséhez?

3. Mit lát a legnagyobb kockázatnak az Ön szervezete/szervezeti egysége

vonatkozásában? Az azonosított kockázatot kezeli-e a szervezet/szervezeti egység,

illetve amennyiben nem, arra vonatkozóan milyen lehetőséget lát?

4. Történt-e olyan változás az Ön szervezetének/szervezeti egységének

kontrollkörnyezetében, amely különös figyelmet igényel a következő években/évben?

5. Megítélése szerint mire irányuljon a következő időszakban (hosszú- és rövidtávon) a

belső ellenőrzés figyelme?

6. Igénybe kívánja-e venni a belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységét? Ha igen, milyen

témakörben?

Dátum:

_____________________

név, rendfokozat


- 199 -

7. számú iratminta – Kockázat-felmérési kérdőív a folyamatgazdák részére,

Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM)

<A kockázatfelmérési kérdőívet a folyamatlista struktúrájának megfelelően kell

kialakítani szervezeti egységenként!>

A szervezeti egységek által kitöltött kérdőíveket a belső ellenőröknek felül kell vizsgálniuk

és korrigálniuk kell a szakmai ítéletüknek megfelelően!

KOCKÁZAT-FELMÉRÉSI KÉRDŐÍV

Kérem, hogy a kockázat-felmérési kérdőív kitöltését a mellékletben végezze az Ön által

vezetett, illetve az Ön munkakörébe tartozó folyamatok/tevékenységek tekintetében!

A kockázatfelmérés követendő folyamata:

1. Folyamatlista felülvizsgálata – vizsgálja felül, hogy egy-egy fő folyamat/tevékenység

vonatkozásában a részfolyamatok / résztevékenységek helyesen lettek-e

meghatározva. Amennyiben módosítási javaslata van a feltüntetett fő-, illetve

részfolyamatokkal / tevékenységekkel kapcsolatban, azt egyértelműen (pl. eltérő

színnel vagy kiemeléssel) jelölje a táblázatban!

2. Kockázati tényezők meghatározása – az egyes részfolyamatokhoz rendeljen hozzá

kockázati tényezőket a kockázati kritérium mátrix alapján, amelyek az adott folyamat

esetében relevánsak, azaz befolyásolni tudják az adott részfolyamat végrehajtását!

Amennyiben módosítási javaslata van, akkor új kockázati tényező hozzáadása is

lehetséges, ez esetben kérem, hogy részletesen írja körül annak tartalmát!

3. Súlyozás – Határozza meg az adott kockázati tényező súlyát 1-10 skálán, annak

figyelembe vételével, hogy az adott tényező mekkora jelentőséggel bír az adott

részfolyamat sikerességében!

4. Kockázatok értékelése részfolyamatonként – Kérem, hogy értékelje az egyes

kockázati tényezőket az általuk okozott hatás (pl. a szervezeti célok elérésére

gyakorolt hatás, befolyás) és a bekövetkezési valószínűségük (pl. bármely esemény,

tevékenység vagy tevékenység elmulasztása bekövetkezésének valószínűsége)

alapján egy 1-től 4-ig terjedő skálán (1: alacsony, 4: magas)!

- 200 -

KOCKÁZATELEMZÉSI KRITÉRIUM MÁTRIX

KOCKÁZATI

TÉNYEZŐK

CÉLOKRA GYAKOROLT HATÁS

1 (alacsony) 2 (közepesen alacsony) 3 (közepesen magas) 4 (magas)

Kockázati tényező #1

Szervezeti változások

Elemzési kritérium




A változás egy vagy

két szervezeti

egységet vagy

folyamatot érint, nem

jelentős mértékben.

A változás csak

néhány szervezeti

egységet vagy

folyamatot érint és

azokat nem túl

jelentősen.

A változás csak

néhány szervezeti

egységet vagy

folyamatot érint, de

azokat jelentősen.

A változás minden

szervezeti egységet

vagy folyamatot

érint.











- 201 -

KOCKÁZATI

TÉNYEZŐK

VALÓSZÍNŰSÉG

1 (alacsony) 2 3 4 (magas)


Szervezeti változások





4 évente vagy ritkábban

fordul elő változás.

Háromévente fordul elő

változás.

Kétévente fordul elő

változás.

Évente előfordul

változás.











A teljesség igénye nélkül példák kockázati tényezőkre: szervezet típusa, a szervezetnél lévő rendszerek komplexitása, a jogszabályi

környezet komplexitása, teljesítménymutatók, a rendszerek fejlettsége, szervezeti stabilitás, folyamatok stabilitása, lényegesség, az

emberi erőforrások szaktudása és tapasztalata, fluktuáció, panaszok száma, a kommunikáció minősége, ellenőrzöttség, korábbi

ellenőrzések tapasztalatai, informatikai rendszerek fejlettsége, kontrollok minősége, reputációs kockázatok, működési kockázatok, a

szervezeti felépítés bonyolultsága, informatikai rendszerek komplexitása stb.

- 202 -

Kockázatértékelő lap

Folyamatok

A kockázati

tényező súlya

(1-10)

Hatás

(1-4)

Valószínűség

(1-4) Összesen:

1.

Főfolyamat #1 43

1.1. Folyamat #1 32

Kockázati tényező #1 7 4 2 56



1.2. Folyamat #2 54





- 203 -

8. számú iratminta – A folyamatok jelentőségének meghatározása

Folyamatok

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#1

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#2

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#3

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#4

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#5

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#6

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#7

Bel

ső e

llen

őrz

ési

fók

usz

#8

Folyamat jelentősége

(0 – 1,33: alacsony;

1,34 – 2,66: közepes;

2,67 – 4,

(1 - alacsony; 4 - magas) átlag értékelés

Főfolyamat #1 1,25 alacsony

Folyamat #1 1 2 2 1 2 1 1 2 1,50 közepes

Folyamat #2 1 1 1 1 1 1 1 1 1,00 alacsony

Főfolyamat #2 2,63 közepes

Folyamat #1 3 3 3 4 2 1 2 2 2,50 magas

Folyamat #2 4 2 3 2 2 2 3 3 2,63 magas

Folyamat #3 3 3 4 3 2 3 1 3 2,75 magas

Folyamat #4 2 3 3 2 3 3 2 3 2,63 közepes

Főfolyamat #3 3,22 magas

Folyamat #1 2 3 4 4 3 4 4 3 3,38 magas

Folyamat #2 4 3 3 4 2 4 2 4 3,25 magas

Folyamat #3 2 3 4 4 2 4 2 3 3,00 magas

Folyamat #4 3 3 4 4 2 3 4 3 3,25 magas

Dátum:

____________________ _____________________




- 204 -

9. számú iratminta – A folyamatok kockázatának értékelése és a kontrollpontok azonosítása

Folyamatok

A kockázati

tényező súlya

(1-10)

Hatás

(1-4)

Valószínűség

(1-4) Összesen: Kontrollpontok azonosítása

1.

Főfolyamat #1 átlag

1.1. Folyamat #1 átlag

Kockázati tényező #1 7 belső ellenőrök

értékelése

belső ellenőrök

értékelése = S * H * V

(kontrollfolyamatok,

kontrollpontok leírása)


értékelése

belső ellenőrök





értékelése

belső ellenőrök




1.2. Folyamat #2 átlag


értékelése

belső ellenőrök





értékelése

belső ellenőrök





értékelése

belső ellenőrök





értékelése

belső ellenőrök




Dátum:

____________________ _____________________


belső ellenőrzési vezető honvédelmi szerezet vezetője


- 205 -

10. számú iratminta – Kockázatelemzés összesítése

Kockázatelemzés összesítése -20xx. év

Folyamatok

Folyamat

jelentősége

(8. számú

iratminta)

Folyamat

kockázatossága

(9. számú

iratminta)

Összegzés Kapcsolat a stratégiai tervvel és éves

ellenőrzési tervvel

átlag átlag átlag Értékelés

Főfolyamat #1

Folyamat #1

Folyamat #2

Főfolyamat #2

Folyamat #1

Folyamat #2

Folyamat #3

Folyamat #4

Főfolyamat #3

Folyamat #1

Folyamat #2

Folyamat #3

Dátum:

____________________ _____________________





1. Az értékelés lehet Alacsony, Közepes és Magas.

- 206 -

11. számú iratminta – Kockázati térkép

H

atá

s

4

3

2

1

1 2 3 4

Valószínűség

Dátum:

____________________ _____________________


belső ellenőrzési vezető honvédelmi szerezet vezetője



1. A kockázati térkép a kockázatelemzés végeredményét szemléltetheti.

- 207 -

12. számú iratminta – Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához szükséges kapacitás

Az éves belső ellenőrzési terv

végrehajtásához szükséges kapacitás meghatározása

Megnevezés

Átlagos

munka-

napok

száma / fő

Létszám

(fő)*

Ellenőri napok

száma összesen

(1) (2) (3) (4)=(2)*(3)

Bruttó munkaidő

Kieső munkaidő

Fizetett ünnepek

Fizetett szabadság (átlagos)

Betegszabadság (átlagos)

Nettó munkaidő

Tervezett ellenőrzések végrehajtása (pl. 60%)

Tanácsadói tevékenység (pl. 10%)

5%)

Egyéb tevékenység kapacitásigénye

{kockázatelemzés, tervezés, éves jelentés,

teljesítményértékelés, önértékelés, vezetői

megbeszélések, bizottsági munkában való

részvétel, stb. (pl.: 5%)}

Képzés (pl.: 10%)

Soron kívüli ellenőrzés (pl.: 15%)

Összes tevékenység kapacitásigénye

Az éves ellenőrzési terv végrehajtásához

szükséges:

Tartalékidő

Külső szakértők (speciális szakértelem)

igénybevétele

Ideiglenes kapacitáskiegészítés (külső

szolgáltató által)

*A várhatóan rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás Dátum:

____________________

név, rendfokozat



- 208 -

A 20xx. évben rendelkezésre álló

belső ellenőri kapacitás (munkaidőalap) tervezése

(felhasználása)

(közszolgálati jogviszonyban álló saját kapacitásra)

Fsz. Megnevezés Összesen Megoszlás %-

ban

1. Szabályszerűségi ellenőrzés

2. Pénzügyi ellenőrzés

3. Rendszerellenőrzés

4. Teljesítményellenőrzés

5. Informatikai ellenőrzés

6. Utóellenőrzés

7. Soron kívüli ellenőrzés

I. Ellenőrzésre fordított idő összesen (1+2+3+4+5+6+7)

8. Tanácsadás

9. Képzés

10. Egyéb szakmai

II. Egyéb szakmai elfoglaltság (8+9+10)

III. Szakmai elfoglaltság összesen

[(I.+II.) Hasznos munkaidőalap]

11. Egyéb elfoglaltság

12. Szabadság

13. Eü. szabadság

IV. Kieső idő összesen (11+12+13)

V. Munkaidőalap mindösszesen (III.+IV.)

Dátum:

____________________

név, rendfokozat



- 209 -

A 20xx. évben rendelkezésre álló

belső ellenőri kapacitás (munkaidőalap) tervezése

(felhasználása)

(külső erőforrás igénybevétele)

Dátum:

____________________

név, rendfokozat




1. A közszolgálati jogviszonyban állókra, illetve a külső erőforrás igénybevételére

külön-külön kell a táblázatot elkészíteni

Fsz. Megnevezés Összesen Megoszlás %-ban

1. Szabályszerűségi ellenőrzés

2. Pénzügyi ellenőrzés

3. Rendszerellenőrzés

4. Teljesítményellenőrzés

5. Informatikai ellenőrzés

6. Utóellenőrzés

7. Soron kívüli ellenőrzés

I. Ellenőrzésre fordított idő összesen (1+2+3+4+5+6+7)

8. Tanácsadás

9. Képzés

10. Egyéb szakmai

II. Egyéb szakmai elfoglaltság (8+9+10)

III. Szakmai elfoglaltság összesen [(I.+II.) Hasznos munkaidőalap]

11. Egyéb elfoglaltság

12. Szabadság

13. Eü. szabadság

IV. Kieső idő összesen (11+12+13)

V. Munkaidőalap mindösszesen (III.+IV.)

- 210 -

A 20xx. évben rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás (munkaidőalap) tervezése

(közszolgálati jogviszonyban álló saját kapacitásra)

Fsz. Megnevezés/Hónapok I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 20xx.

év

1.

Munkaidőalap

számítása

Naptári napok száma 0

2. - szombat 0

3. - vasárnap 0

4. - fizetett állami ünnep 0

5. - egyéb szolgálatmentes fizetett ünnep2 0

6. Munkaszüneti napok száma (2.+…+5.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7. Munkanapok száma (1.-6.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

8. Rendelkezésre álló ellenőri létszám fő (9.+10.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

9. Ebből: Teljes foglalkoztatás

10. Részfoglalkoztatás3

.

11. Bruttó (rendelkezésre álló) munkaidőalap (7. x 8.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

12. Kieső idők összesen (13.+14.+15.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

13. Ebből: Szabadság 0

14. Eü. szabadság 0

15. Egyéb kieső idő4 . 0

16. Nettó (hasznos) munkaidőalap (11.-12.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

- 211 -

Fsz. Megnevezés/Hónapok I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 20xx.

év

17.

Tervezett

felhasználás

Ellenőrzésre való felkészülés

18. Helyszíni ellenőrzés végrehajtása

19. Ellenőrzés írásba foglalása, elemzés, adatfeldolgozás

20. Ellenőrzésre összesen (17.+18.+19.)

21. Soron kívüli ellenőrzésre tartalék idő

22. Ellenőrzésre mindösszesen (20.+21.)

23. Tanácsadás

24. Képzés

25. Egyéb szakmai tevékenység

26. Kapacitásigény mindösszesen (27.+28.+29.+30.)

Dátum:

____________________

név, rendfokozat



- 212 -

A 20xx. évben rendelkezésre álló belső ellenőri kapacitás (munkaidőalap) tervezése

(külső erőforrás igénybevétele)

nap

Fsz. Megnevezés/Hónapok I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. XII. 20XX.

év

1.

ember-nap

Külső szakértő (speciális szakértelem) igénybevétele 0

2. Külső szolgáltató igénybevétele 0

3. Összes külső erőforrás (1.+2.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

4.

Tervezett

felhasználás5

Szabályszerűségi ellenőrzés 0

5. Pénzügyi ellenőrzés 0

6. Rendszerellenőrzés 0

7. Teljesítmény-ellenőrzés 0

8. Informatikai ellenőrzés 0

9. Utóellenőrzés 0

10. Ellenőrzés összesen (4.+5.+6.+7.+8.+9.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

11. Soron kívüli ellenőrzésre tartalék idő 0

12. Ellenőrzésre mindösszesen (10.+11.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

13. Tanácsadás 0

14. Képzés 0

15. Egyéb szakmai tevékenység 0

16. Kapacitásigény mindösszesen (12.+13.+14.+15.) 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Dátum:

____________________

név, rendfokozat



- 213 -

13. számú iratminta – Éves ellenőrzési terv

Honvédelmi szervezet 1. számú példány

megnevezése Nyt. szám:

Jóváhagyom!

Dátum:

……………………………..

név, rendfokozat


A {honvédelmi szervezet megnevezése}

20xx. ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERVE

A belső ellenőrzési tervet megalapozó elemzések címe, időpontja

A {honvédelmi szervezet megnevezése} belső ellenőrzési stratégiai terve 20xx-(20xx+5). évre (nyt. sz.: .)

Kockázatelemzés a {honvédelmi szervezet megnevezése} belső ellenőrzési feladatainak 20xx. évi tervezéséhez (nyt. sz.: .)

Kapacitásszámvetés a {honvédelmi szervezet megnevezése} belső ellenőrzési feladatainak 20xx. évi tervezéséhez (nyt. sz.: .)

- 214 -

Minta!

Fsz.

A

stratégiai és

az éves

ellenőrzési

terv

kapcsolata

Azonosított

kockázati

tényezők

Kockázatelemzéssel kijelölt

ellenőrzendő folyamatok,

illetve szervezeti egységek

Ellenőrzés célja és

tárgya

Ellenőrzés

típusa

Ellenőrzés

ütemezése

Erőforrás-

szükségletek Megjegy-

zés ellenőri

nap fő

a. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

1. Az ellenőrzés célja:

Az ellenőrzés tárgya,

terjedelme:

Az ellenőrzés

módszere:

Az ellenőrizendő

időszak:

Ellenőrzés

kezdete:

Ellenőrzés

befejezése:

Jelentés

határideje:

- 215 -

Fsz.

A

stratégiai és

az éves

ellenőrzési

terv

kapcsolata

Azonosított

kockázati

tényezők

Kockázatelemzéssel kijelölt

ellenőrzendő folyamatok,

illetve szervezeti egységek

Ellenőrzés célja és

tárgya

Ellenőrzés

típusa

Ellenőrzés

ütemezése

Erőforrás-

szükségletek Megjegy-

zés ellenőri

nap fő

a. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

n-1. Az ellenőrzés célja:

Az ellenőrzés tárgya,

terjedelme:

Az ellenőrzés

módszere:

Az ellenőrizendő

időszak:

Ellenőrzés

kezdete:

Ellenőrzés

befejezése:

Jelentés

határideje:

n. Tartalékidő

Budapest, 20xx. október " "- n

-------------------------------------------------------

név,rendfokozat



- 216 -

Kitöltési útmutató

a. Az ellenőrzés folyószáma: adott évben sorra kerülő ellenőrzések folyószáma 1-től n-

ig.

1. Az ellenőrzési stratégia és az ellenőrzési terv kapcsolata: hivatkozás a stratégiai terv

nyt. számára, valamint az adott feladatot alátámasztó pontjára.

2. Azonosított kockázati tényezők: a kockázatelemzésre, illetve az abban szereplő

azonosított kockázatokra hivatkozás.

3. Kockázatelemzéssel kijelölt ellenőrzendő folyamatok, illetve szervezeti egységek: a

kockázatelemzéssel egyezően az érintett folyamatok és/vagy szervezetek

megnevezésének felsorolása.

4. Ellenőrzés célja és tárgya:

5. Ellenőrzés típusa: a Bkr. 21. § (3). pontjában foglaltakkal összhangban. a megfelelő

ellenőrzési típus. Az adott ellenőrzéssel kapcsolatban zárójelben kell megadni, hogy az

ellenőrzést számszerűen a tervévben milyen (1-0,X közötti) számmal kell figyelembe

venni, amelyet az áthúzódó ellenőrzésekkel kapcsolatban a tervévben megvalósításra

kerülő és az ellenőrzés teljes ellenőri napjainak arányában kell kifejezni.

6. Ellenőrzés ütemezése: az egyes időpontok megjelölése a következő tartalommal

történjen

Ellenőrzés kezdete: beleértve a gyakorlati végrehajtás megtervezésének, az ellenőrzési

program kidolgozásának megkezdését.

Ellenőrzés befejezése: az ellenőrök és a vizsgálatvezető által aláírásra kerülő

egyeztetett jelentés elkészítésének tervezett időpontja.

Jelentés határideje: a véglegezett jelentés megküldésének, az ellenőrzés lezárásának

tervezett időpontja.

7. Erőforrás-szükségletek ellenőri napban: az ellenőrzés ellenőri napban számolt

tervévi teljes kapacitásszükséglete mellett meg kell adni, hogy abból mennyi az igénybe

venni tervezett szakértői kapacitás.

8. Erőforrás-szükségletek főben: az ellenőrzést végrehajtó ellenőri és szakértői létszám

együtt, megjelölve abból a szakértői létszámot.

9. Megjegyzés: többek között az előző évről átnyúló, illetve a következő évre áthúzódó

ellenőrzésekkel kapcsolatos információt kell itt megadni, zárójelben jelezve a tervéven

kívüli megvalósítási arányt az ellenőri napokban kifejezett időszakra jutó rész, illetve a

teljes kapacitás hányadosaként.

- 217 -

14. számú iratminta – Ellenőrzési program

Nyt. szám:

Jóváhagyási záradék!

ELLENŐRZÉSI PROGRAM

Az ellenőrzés címe, száma

AZ ELLENŐRZÉST VÉGZŐ SZERV/SZERVEZETI EGYSÉG

AZ ELLENŐRZÖTT SZERV/SZERVEZETI EGYSÉG

Az ellenőrzés tárgya

AZ ELLENŐRZÉS CÉLJA

AZ ELLENŐRZÉS TÍPUSA

AZ ELLENŐRZÉS MÓDSZEREI

JOGSZABÁLYI VAGY EGYÉB FELHATALMAZÁS

ELLENŐRIZENDŐ IDŐSZAK

AZ ELLENŐRZÉS RÉSZLETES FELADATAI (lásd a vizsgálat szempontjait

tartalmazó táblázatban)

AZ ELLENŐRZÉS TERVEZETT IDŐTARTAMA ÉS IDŐIGÉNYE

20xx. …hó …nap-tól – 20xx. …hó …nap-ig

…… munkanap

VIZSGÁLATVEZETŐ NEVE ÉS MEGBÍZÓLEVELÉNEK SZÁMA

ELLENŐRÖK ÉS MEGBÍZÓLEVELÜK SZÁMA

AZ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSÉNEK HATÁRIDEJE

Melléklet: Ellenőrzési kérdőívek

Megjegyzések: Pl.: Az ellenőrzési munkát a belső ellenőrzési kézikönyv vonatkozó

előírásai szerint végzik

Keltezés

................................................................

belső ellenőrzési vezető/

vagy vizsgálatvezető


Honvédelmi szervezet / belső

ellenőrzési egység megnevezése

. számú példány

- 218 -

II. A vizsgálat szempontjai

Az ellenőrzött

folyamat/tevékenység Kockázatok

Az ellenőrzés lépései/Tesztelési

stratégia/Alkalmazott módszer Felelős

Felülvizsgál

ó Megjegyzések

A. <Ellenőrzési feladat>

A.1. <Ellenőrzési

részfeladat>

1. <Ellenőrzési lépés / alkalmazott

módszer(ek)>


módszer(ek)>


módszer(ek)>

<Ellenőrzési

részfeladat

végrehajtója>

<Vizsgálatve

zető vagy

Belső

ellenőrzési

vezető>

A.2. <Ellenőrzési

részfeladat>


módszer(ek)>


módszer(ek)>

<Ellenőrzési

részfeladat

végrehajtója>

<Vizsgálatve

zető vagy

Belső

ellenőrzési

vezető>

B. <Ellenőrzési feladat>

B.1.<Ellenőrzési

részfeladat>


módszer(ek)>

<Ellenőrzési

részfeladat

végrehajtója>

<Vizsgálatve

zető vagy

Belső

ellenőrzési

vezető>

- 219 -

15. számú iratminta – Megbízólevél



. számú példány

Nyt. szám:

MEGBÍZÓLEVÉL

Megbízom <Név, beosztás> belső ellenőrt / belső ellenőrzési vezetőt / vizsgálatvezetőt /

szakértőt (regisztrációs száma, szolgálati igazolványának, illetve - amennyiben szolgálati

igazolvánnyal nem rendelkezik - a személyazonosító igazolványának vagy más

személyazonosításra alkalmas igazolványának számát), hogy a <Ellenőrzött szervezet

és/vagy szervezeti egység neve>-nál/-nél az

<Ellenőrzés címe> tárgyban

<ellenőrzés típusa> belső ellenőrzést végezzen, a

20xx. … hó … nap -tól - 20xx. … hó … nap –ig terjedő időszakban.

Az ellenőrzés célja…

A belső ellenőrzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenőrzési terv / a szervezet első

számú vezetőjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenőrzésként5.

Fent nevezett személy az ellenőrzött szervnél, illetve szervezeti egységnél az ellenőrzés

tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a

közszolgálati alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint elektronikus

adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön jogszabályokban meghatározott

adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával, azokról

másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti

dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvbe rögzítetten átvenni, illetve

visszaadni jogosult. A belső ellenőr a helyszíni ellenőrzés megkezdésekor köteles

bemutatni a megbízó levelét az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjének.

Az ellenőrzés során a belső ellenőr a vonatkozó jogszabályok – különös tekintettel az

államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényre, valamint a költségvetési szervek

belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm.

rendeletre –, és a <ellenőrzést végző szervezet neve> Belső ellenőrzési kézikönyvének

vonatkozó iránymutatásai szerint jár el.

Jelen megbízólevél 20xx. … hó … nap -ig érvényes.

Keltezés ...............................................

PH név, rendfokozat

belső ellenőrzési vezető/

vagy a belső ellenőrzési vezető megbízólevele esetén


5 Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó.

- 220 -

16. számú iratminta – Összeférhetetlenségi nyilatkozat

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott <teljes név, rendfokozat, lakcím, szül. hely, idő>, mint a <honvédelmi

szervezet> belső ellenőre kijelentem, hogy a <x/20xx.> nyilvántartási számú <Ellenőrzés

címe> ellenőrzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belső

kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20.

§-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok nem állnak fenn.

Keltezés

………………………………………………

Belső ellenőr

Előttünk, mint tanúk előtt:

aláírás

<olvasható név>

állandó lakcím:

személyi igazolvány száma:

aláírás

<olvasható név>

állandó lakcím:

személyi igazolvány száma:

- 221 -

ÖSSZEFÉRHETETLENSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott <teljes név, rendfokozat, lakcím, szül. hely, idő>, mint a <honvédelmi

szervezet> belső ellenőre kijelentem, hogy a <x/20xx.> nyilvántartási számú <Ellenőrzés

címe> ellenőrzésben való részvétel kapcsán a költségvetési szervek belső

kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 20.

§-ának (1) bekezdésében meghatározott összeférhetetlenségi okok az alábbiak

tekintetében áll fenn.

A <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének vagy alkalmazottjának a Polgári

Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 8:1. § 1) pontja szerinti közeli

hozzátartozója vagyok, így ezen szervezeti egység tekintetében nevezett személy

foglalkoztatásának időtartama alatt bizonyosságot adó tevékenységet nem láthatók

el;

<dátum>-ig a <szervezeti egység megnevezése> vezetőjének munkáltatói jogköre

alá tartoztam, így a fenti dátumtól számított egy éven belül, (dátum)-ig nevezett

szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó tevékenységet nem végezhetek;

az ellenőrizendő <szakterület megnevezése> szakterülettel vagy <szervezeti

egység megnevezése> szervezeti egységgel közös, illetve kapcsolódó program

vagy feladat végrehajtásában működtem közre <dátum>-ig, így a program

<dátum>-i lezárását, illetve a feladat <dátum>-i elvégzését követő egy éven belül,

<dátum>-ig nevezett szakterület/szervezeti egység tekintetében bizonyosságot adó

tevékenységet nem végezhetek.

Keltezés

………………………………………………

Belső ellenőr

Tanú1 Tanú2

aláírás

<olvasható név>

lakóhely:

személyazonosító igazolvány száma:

aláírás

<olvasható név>

lakóhely:

személyazonosító igazolvány száma:

- 222 -

17. számú iratminta – Értesítő levél



. számú példány

Nyt. szám:

<Név>asszony/úr részére

<honvédelmi szervezet/szervezeti egység neve>

<beosztás>

Tárgy: Értesítés ellenőrzés / helyszíni ellenőrzés megkezdéséről

Tisztelt……Asszony/Úr!

Értesítem Önt, hogy a <szervezet és a belső ellenőrzési egysége neve> 20xx. … hó …

nap -tól - 20xx. … hó … nap -ig az <Ellenőrzés címe> tárgyban ellenőrzést fog

végezni.

Az ellenőrzés típusa: …

Az ellenőrzés célja annak megállapítása, hogy …

A belső ellenőrzés lefolytatására a 20xx. évi Éves ellenőrzési terv / a költségvetési szerv

vezetőjének javaslata alapján kerül sor, soron kívüli / terven felüli ellenőrzésként6. A

vizsgálat során az ellenőr a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső

ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet szabályai és a <szervezet neve>

Belső ellenőrzési kézikönyvének vonatkozó előírásai szerint jár el. A belső ellenőr

megbízólevéllel igazolja magát.

Tájékoztatom, hogy a vizsgálat vezetésével <Vizsgálatvezető neve> bíztam meg

(Elérhetőségek felsorolása). Az ellenőrzésben részt vesz <belső ellenőr(ök) neve és

elérhetőségei>.

Kérem, hogy a <Ellenőrzött honvédelmi szervezet/szervezeti egység> részéről az

ellenőrzés koordinálásával megbízott személyről és elérhetőségéről <x> napon belül

tájékoztatni szíveskedjen. A nyitó megbeszélésre <helyszín>, <dátum>-án/én <x> órakor

kerül sor. Továbbá kérem, hogy szíveskedjék az ellenőrzés munkatársai részére a

vizsgálathoz szükséges valamennyi dokumentumot rendelkezésre bocsátani, és lehetővé

tenni az illetékes munkatársakkal való konzultációt, valamint a vizsgálat lefolytatásához

szükséges helyiségekbe való szabad bejutást.

Keltezés

Tisztelettel:

<belső ellenőrzési vezető / vagy honvédelmi szervezet vezető neve, beosztása>

Záradék

6 Értelemszerűen, attól függően, hogy tervezett vagy soron kívüli ellenőrzésről van-e szó.

- 223 -

18. számú iratminta – Munkalap (belső ellenőr által készített)



. számú példány

Nyt. szám:

MUNKALAP

Ellenőrzés alapadatai

Ellenőrzés megnevezése:

Ellenőrzött tevékenység / folyamat vagy

szervezet / szervezeti egység

Az ellenőrzés célja:

Az ellenőrzést végző szervezet / szervezeti

egység neve

Ellenőrzés száma:

Ellenőrzés kezdete:

Ellenőrzés vége:

Az ellenőrzés vizsgálatvezetője:

A munkalapot készítő ellenőr neve:

1. (az adott

ellenőrzési

programban

meghatározott

feladat,

részfeladat vagy

lépés

megnevezése) –

tetszőlegesen

annyi pont

szúrható be,

amennyit a

feladat

végrehajtása

indokolttá tesz.

Megállapítás:

Azonosított kockázatok:

Összegzés és következtetések:

Forrás és

módszer leírása:

Bizonyítékok listája: Referenciaszám:

1.

2.

3.

- 224 -

Készítette:

Aláírás:

Dátum:

20xx. hó.nap.

Felülvizsgálta:

Aláírás:

Dátum:

20xx. hó.nap.

Felülvizsgálati megjegyzések:



2. A Munkalap kitöltése nem táblázatos formában is történhet.

3. A cél a munkalap elkészítésének indokát írja le, a belső ellenőrzési program

vonatkozó lépéséhez kapcsolja a dokumentumot.

4. A forrás meghatározza, hogy a munkalapot hogyan és milyen információk

alapján készítették, amely a levont következtetések alátámasztásában játszik

fontos szerepet, és egyben segítséget nyújt a jövőben a területen ellenőrzést

végző ellenőrök számára.

A munkalapon a forrással kapcsolatosan az alábbiaknak kell szerepelni:

Az ellenőrzési bizonyíték megszerzésére használt módszer leírása,

A munkalapon szereplő valamennyi információ eredete (személyek neve és

beosztása, jelentések, dokumentumok, vagy más írott anyagok címe és

fellelhetősége, amelyekből az információt nyerték

A végrehajtott tesztelések vagy ellenőrzési eljárások összefoglalása, így

például:

5. A végrehajtott ellenőrzési tevékenységek eredményeinek összegzésének és az

ellenőr által levont megállapításoknak, következtetéseknek az alábbiakra kell

kitérnie:

minden elvégzett, fontosabb ellenőrzési eljáráshoz kapcsolódó

következtetésre;

a következtetések és a munkalap célja közötti összefüggésekre;

az ellenőr értékelésére a tesztelés céljainak elérése, illetve a végrehajtott

ellenőrzési eljárás tekintetében, annak kapcsolódására az ellenőrzési

munkalapon leírt eljáráshoz;

a megszerzett ellenőrzési bizonyítékokra történő hivatkozásra.

Csak azok az információk szerepelhetnek ebben a részben, amelyek valódiságát

az ellenőr a megismert tényekre alapozva bizonyította.

6. Felülvizsgálati megjegyzések során a felülvizsgáló, vizsgálatvezető javaslatait

tartalmazza arra vonatkozóan, hogy a munkalap készítőjének mit kellene még

tovább vizsgálnia.

- 225 -

19. számú iratminta – Nyomtatvány interjú készítéshez

INTERJÚLAP

Ellenőrzés iktatószáma:

Ellenőrzés címe:

Ellenőrzési program vonatkozó

programpontja:

Kereszthivatkozás:

Ellenőrzött szervezet:

Interjú alany(ok) neve, beosztása:

Interjú készítés dátuma:

Interjú készítés helyszíne:

Interjú készítő neve:

Az interjún elhangzottak összegzése:

Az interjú során kért vagy átadott

dokumentumok felsorolása:

Interjú alany megjegyzései:

Interjú alany aláírása:

Interjú készítő aláírása:

- 226 -

20. számú iratminta – Kérdéssorok

I. Anyagi erőforrás- és vagyongazdálkodás ellenőrzése

kérdéssor

Belső szabályzatok

Fsz. Kérdés Igen Nem Megjegyzés /

Dokumentum

1. Vannak-e anyagi erőforrás- és/vagy

vagyongazdálkodást szabályozó belső szabályzatok?

2. Megfelelnek-e a belső szabályzatok a hatályos

jogszabályi előírásoknak?

3. Van-e a szervezetnek érdemi gazdasági programja?

Vagyongazdálkodás


Dokumentum

4. Milyen jogcímeken történt növekedés, illetve

csökkenés?

5. Megtörtént-e a változások

mértékének,

irányának és

okainak ellenőrzése?

6. Megtörtént-e a

karbantartási tevékenység,

felújítás,

eszközbeszerzés,

építési beruházás,

bérlet és

vagyonkezelés ellenőrzése?

7. Megtörtént-e az eszközök

átadásának,

bérbe adásának,

lízingbe adásának,

koncesszióba adásának,

értékesítésének, illetve

egyéb hasznosulásának ellenőrzése?

- 227 -

Vagyonnyilvántartás


Dokumentum

8. Megfelelő módon történt-e az anyagi erőforrás-

gazdálkodás bevételeinek és kiadásainak

hozzárendelése a szervezet szakfeladat szerinti

tevékenységeihez?

9. Megtörtént-e a vagyonhasználat dokumentálási

rendjének ellenőrzése?

10. Van-e kialakított nyilvántartási, informatikai rendszer?

11. Amennyiben van nyilvántartási, informatikai rendszer,

az elősegíti

a szabályszerűséget,

a döntések előkészítését, meghozatalát,

a gazdaságossági, hatékonysági,

eredményességi követelmények érvényesítését?

12. Megtörtént-e a vagyonnyilvántartás rendszerének

ellenőrzése

pénzügyi és számviteli,

adózási jogszabályok előírásainak való

megfelelés szempontjából?

13. Megtörtént-e a vagyonjuttatás felhasználásának

ellenőrzése?

14. A vagyon a rendeltetésének és céljának megfelelően

került-e

felhasználásra,

gyarapításra,

értékesítésre?

Pénzgazdálkodás


Dokumentum

15. Megtörtént-e a kötelezettségvállalások rendjének

ellenőrzése?

16. Szabályszerű volt-e a feladatok delegálása?

17. Megtörtént-e az anyagi erőforrások

előirányzat-módosítási rendjének és

átcsoportosítási rendjének ellenőrzése?

- 228 -

II. Emberi erőforrás-gazdálkodás ellenőrzése

kérdéssor

Létszámtervezés, létszám-előirányzat


Dokumentum

1. Volt-e kapacitásigény-felmérés?

2. Rendelkezésre áll-e az alapító okiratban foglalt

tevékenység végzéséhez szükséges és elégséges

létszám?

3. Ellenőrizték-e a létszámtervezési folyamatot?

4. Megfelelő-e az alkalmazott tervezési módszer?

5. Kötelező-e a létszám-előirányzat?

6. Kötelező-e a létszámra vonatkozó irányszám

megadása?

Létszámadatok


Dokumentum

7. Hány főt foglalkoztatnak a szervezetnél

teljes munkaidőben?

Start kártyával?

pályakezdő fiatalként?

ösztöndíjasként?

részmunkaidőben?

helyettesítésben?

prémiumévek program keretében?

túlmunkában?

különleges foglalkoztatási állományban?

Munkáltató ellenőrzése


Dokumentum

8. Ellenőrizték-e az elmúlt évben, hogy a munkáltatónak

van-e elég fedezete a juttatások kifizetéséhez?

9. Ellenőrizték-e a nyilvántartási adatszolgáltató

rendszert?

10. Vizsgálták-e a központosított illetményszámfejtés

kapcsolatát a Kincstárral?

11. Megfelelően rendezettek-e a munkaügyi kapcsolatok?

- 229 -

Létszámváltozás és hatásai


Dokumentum

12. Történt-e létszámnövekedés / létszámcsökkenés a

szervezetben az elmúlt évben?

Amennyiben igen, akkor

az megfelelt a létszámtervezésben előírtaknak?

13. Külső tényező váltotta-e ki a létszámváltozást?

14. Belső tényező váltotta-e ki a létszámváltozást?

15. Ha belső tényező, akkor az alábbiak voltak-e

megszűnés?

átalakítás?

gazdálkodó szervezetek létrehozása?

16. A létszámnövekedés / létszámcsökkenés végrehajtása

során került-e sor ellenőrzésre?

17. Volt-e a létszámváltozásnak hatása a feladatok

ellátására?

18. Ellenőrizték-e a létszámkapacitás kihasználtságát?

19. Összhangban van-e a létszámkapacitás az igényekkel?

20. Vizsgálták-e a gazdasági szempontok érvényesülését?

Vezetői döntések, vezető beosztások


Dokumentum

21. Delegálva vannak-e a létszámra vonatkozó döntések a

vezetőhöz?

22. Szerepel megfelelő létszám megosztási módszer az

alapító okiratban szereplő szakfeladat felsorolások

között?

23. Vezetői beosztásban lévők létszám-követelménye

megfelelő-e?

24. Vezetői beosztásban az előírt képzettségre vonatkozó

követelménynek megfelelnek-e?

25. Vezetői beosztásban az előírt gyakorlati idő

követelménynek megfelelnek-e?

26. Teljesült-e a továbbképzési követelmény?

- 230 -

A rendszeres személyi juttatások ellenőrzése


Dokumentum

27. Megjelenik-e az alapilletmény kiszámításánál

a vezetői beosztás?

a képzettség?

egyéb tényezők?

28. Megtörtént-e az illetménnyel kapcsolatos jogszabályi

változások átvezetése a személyi juttatások

rendszerébe?

29. Van-e lehetőség az illetményrendszerben az eltérítésre?

30. Van-e korlátja a az eltérítésnek?

31. Történt-e mintavételes ellenőrzés

az eltérések szabályozottságának vizsgálatára?

az eltérések szabályosságára?

32. Kötelező-e az illetménykiegészítés?

33. Ellenőrizték-e az illetménypótlékokat?

34. Megtervezték-e a kinevezett vezetők vezetői pótlékát?

35. Megtervezték-e megbízott vezető vezetői pótlékát?

36. Megtervezték-e az egyéb illetménypótlékokat?

37. Mintavételes ellenőrzés módszerével megtörtént-e a

kinevezett vezetők vezetői pótlékának teljesítésének

ellenőrzése?

38. Mintavételes ellenőrzés módszerével megtörtént-e a

megbízott vezetők vezetői pótlékának teljesítésének

ellenőrzése?

39. Ellenőrizték-e a kötelező pótlékok eredeti

előirányzatonkénti megtervezési kötelezettségét?

A nem rendszeres személyi juttatások ellenőrzése


Dokumentum

40. Ellenőrizték-e a munkához kapcsolódó juttatásokat?

41. Ellenőrizték-e az érdekeltségi rendszer belső

szabályozását?

42. Milyen eszközökkel ösztönöz a rendszer az alábbiak

közül:

jutalom?

céljuttatás?

vezetői prémium?

kereset kiegészítés?

teljesítmény-elismerés?

egyéb juttatás?

- 231 -

43. Ellenőrizték-e az egyéb munkavégzéshez kapcsolódó

juttatásokat?

44. Az alábbi juttatások közül melyik kötelező

jutalom?

céljuttatás?

vezetői prémium?

kereset kiegészítés?

teljesítmény elismerés?

egyéb juttatás?

45. Ellenőrizték-e a belföldi kiküldetéseket?

a külföldi kiküldetéseket?

46. Ellenőrizték-e a belföldi kiküldetés napidíját?

a külföldi kiküldetés napidíját?

47. Ellenőrizték-e a személyhez kapcsolódó

költségtérítéseket az alábbiak közül:

utazási költségtérítés?

ruházati költségtérítés?

üdülési költségtérítés?

étkezési költségtérítés?

48. Ellenőrizték-e az egyéb juttatások belső szabályozását?

nyilvántartását?

elszámolását?

49. Ellenőrizték-e az egyéb nem rendszeres juttatásokat?

az egyéb nem szociális juttatásokat?

50. Ellenőrizték-e a törvényi előírás és a belső szabályozás

összhangját?

III. Közbeszerzések ellenőrzése

kérdéssor

Közbeszerzési szabályzat


Dokumentum

1. Van-e aktualizált, a költségvetési szerv vezetője által

kiadmányozott közbeszerzési szabályzat?

2. Megfelel-e a közbeszerzési szabályzat a jogszabályi

előírásoknak?

- 232 -

Közbeszerzési terv


Dokumentum

3. Rendelkeznek-e közbeszerzési tervvel?

4. A közbeszerzési terv megfelel-e a jogszabályi

előírásoknak?

5. Az összeállításnál figyelemmel voltak-e a

kötelezettségvállalással kapcsolatos szabályokra?

Közbeszerzés értéke


Dokumentum

6. A jogszabályi előírásoknak megfelelően választották

meg a közbeszerzés értékét?

7. Elérte-e a közbeszerzés értéke a közösségi értékhatárt?

Közbeszerzési eljárás


Dokumentum

8. A jogszabályi előírásoknak megfelelően választották

meg a közbeszerzési eljárás fajtáját?

9. Megfelel-e a közbeszerzési eljárás folyamata a

jogszabályi előírásoknak?

10. Eredményes volt-e a közbeszerzési eljárás?

Ajánlattevő


Dokumentum

11. Ajánlattevőnek minősül-e a pályázó?

12. Nem rendelkezik-e az ajánlattevő kizáró okokkal?

13. Készített-e előzetes összesített tájékoztatót?

14. Megfelel-e az összesített tájékoztató a jogszabálynak?

15. Támaszkodtak-e az eszköz- és vagyongazdálkodási

tervekre?

Közbeszerzés ellenőrzése


Dokumentum

16. Ellenőrizték-e korábban a közbeszerzéseket? Ha igen,

milyen szervezet és mik voltak a megállapításaik?

17. Megfelel-e a közbeszerzés a törvényi előírásoknak?

- 233 -

21. számú iratminta – Közös jegyzőkönyv

A 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 40. § (2) bekezdés e) pontjában az ellenőrzés

megállapításainak bizonyítására felhasználható különösen a közös jegyzőkönyv, amelyet

az alábbi, egységes tartalommal javasolt elkészíteni.

KÖZÖS JEGYZŐKÖNYV

Ellenőrzést végző honvédelmi szervezet/

szervezeti egység:

Ellenőrzött honvédelmi szervezet /

szervezeti egység(ek):

A jegyzőkönyv készítésekor jelenlévők

neve, rendfokozata, beosztása:


Ellenőrzés címe:

Jegyzőkönyv készítés dátuma:

Jegyzőkönyv készítés helyszíne:

A tényállás rögzítése (a megállapításoknál jelezni kell, hogy melyek a megsértett vagy

egyéb módon releváns jogszabályok, belső szabályzatok stb.):

A jegyzőkönyvhöz csatolt

dokumentumok felsorolása (amennyiben

releváns):

Jegyzőkönyv készítő aláírása: <Belső ellenőr>

Ellenőrzött honvédelmi szervezet,

szervezeti egység vezetője /

alkalmazottja aláírása:

- 234 -

22. számú iratminta – Teljességi nyilatkozat

TELJESSÉGI NYILATKOZAT

Alulírott ………………………………………………. (név, rendfokozat, beosztás),

büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy a <honvédelmi szervezet neve,

átvevő belső ellenőr neve> számára átadott dokumentumok, legjobb tudásom szerint,

mindazon dokumentumok, nyomtatványok, adatok, információk, melyek szükségesek az

adott állapot felméréséhez. Kijelentem továbbá, hogy az átadott dokumentumok, adatok

és információk megbízható, teljes körű információt tartalmaznak.

Keltezés

………………………………………………

az ellenőrzött honvédelmi szervezet /

szervezeti egység vezetője

- 235 -

23. számú iratminta – Súlyos hiányosság gyanúját rögzítő jegyzőkönyv

JEGYZŐKÖNYV

Ellenőrzést végző honvédelmi szervezet/

szervezeti egység:



A jegyzőkönyv készítésekor jelenlévők

neve, rendfokozata, beosztása:


Ellenőrzés címe:



A tényállás rögzítése (a megállapításoknál jelezni kell, hogy melyek a megsértett vagy

egyéb módon releváns jogszabályok, belső szabályzatok stb.):


dokumentumok felsorolása (amennyiben

releváns):

Feltételezett felelősök megnevezése

(amennyiben megállapítható a

rendelkezésre álló információk alapján):

Javaslat a megfelelő eljárások

elindítására:

Jegyzőkönyv készítő aláírása: <Belső ellenőr>

Ellenőrzött honvédelmi szervezet,

szervezeti egység vezetője / alkalmazottja

aláírása:

- 236 -

24. számú iratminta – Kísérőlevél ellenőrzési jelentéstervezet megküldéséhez

Nyt. szám:

{Címzettek

honvédelmi szervezet vezetője / jelentésben érintett személyek neve

honvédelmi szervezet megnevezése

beosztás}

Állomáshely

Tárgy: Ellenőrzési jelentéstervezet egyeztetése

Tisztelt {Címzett} !

Tájékoztatom Önt, hogy a belső ellenőrzés az éves ellenőrzési terve ütemezésének7

és/vagy az ellenőrzési programnak megfelelően elvégezte az <Ellenőrzés címe> című

ellenőrzést, amelyről a jelentés-tervezetet ezúton megküldöm egyeztetésre.

Tájékoztatom, hogy a jelentést előzetesen egyeztettük <név, beosztás>-val, akit az

ellenőrzés koordinálásával bízott meg. Az előzetes egyeztetés során érdemi

véleményeltérés nem merült fel.8

Az ellenőrzés főbb megállapításait és javaslatait az ellenőrzési jelentéstervezet <x>

oldalán található vezetői összefoglaló tartalmazza.

Kérem, hogy a jelentéstervezettel kapcsolatos véleményét a jelentéstervezet

kézhezvételétől számított 8 napon9 belül részemre megküldeni szíveskedjék. A

költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.

(XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (6) bekezdése alapján amennyiben az érintettek nem

tesznek érdemi észrevételt a jelentéstervezetre, akkor a nemleges válaszukkal együtt -

amennyiben a jelentéstervezet megállapításokat vagy javaslatokat tartalmaz az érintett

szervezeti egység vonatkozásában - már az intézkedési tervet is elkészíthetik és

megküldhetik az ellenőrzést végző szerv vagy szervezeti egység részére a megadott

véleményezési határidőn belül.

7 A felesleges rész törlendő.

8 A felesleges rész törlendő.

9 A Bkr. 42. § (3) bekezdése értelmében indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető a (2)

bekezdésben meghatározottnál hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat, illetve a

(4) bekezdés alapján soron kívüli ellenőrzés esetén a belső ellenőrzési vezető a (2) bekezdésben

meghatározottnál rövidebb határidőt is megállapíthat.



. számú példány

- 237 -

A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló

370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 42. § (5) bekezdése értelmében felhívom a figyelmét,

hogy a határidő elmulasztását egyetértésnek kell tekinteni és a nemleges választ is jelezni

kell a határidőn belül, valamint az észrevételek megküldésével egy időben lehetősége van

a 43. § (1) bekezdése szerinti egyeztető megbeszélés kezdeményezésére.

Keltezés

Tisztelettel:

<belső ellenőrzési vezető neve,

beosztása>


- 238 -

25. számú iratminta – Válaszlevél az észrevételekre

Nyt. szám:

{Címzettek

honvédelmi szervezet / szervezeti egység vezetője / jelentésben érintett személyek

neve

honvédelmi szervezet/ szervezeti egység megnevezése

beosztás}

Állomáshely

Tárgy: Válaszlevél az észrevételekre

Tisztelt <beosztás> Asszony/Úr!

Tájékoztatom Önt, hogy az <Ellenőrzés címe> című ellenőrzés vonatkozásában

megküldött jelentés-tervezettre adott észrevételei elfogadásra kerültek / nem kerültek

elfogadásra.

Tekintettel arra, hogy a jelentés-tervezettel kapcsolatban észrevételek maradtak fel,

kezdeményezem az egyeztető megbeszélés összehívását <dátum>, <helyszín>-en.10

Kérem, hogy az ellenőrzésben érintettek részvételéről gondoskodni szíveskedjen!

Keltezés

Tisztelettel:

<belső ellenőrzési vezető neve,

beosztása>


10

Amennyiben nem kerültek az észrevételek elfogadásra.



. számú példány

- 239 -

26. számú iratminta – Egyeztető megbeszélés jegyzőkönyv

JEGYZŐKÖNYV

Ellenőrzést végző honvédelmi

szervezet/ szervezeti egység:



A jegyzőkönyv készítésekor

jelenlévők neve, rendfokozata,

beosztása:

<Bkr. 43. § (2) bekezdése alapján az egyeztető

megbeszélésen részt vesz a vizsgálatvezető, az ellenőrzést

végző belső ellenőrök, az ellenőrzést végző szerv belső

ellenőrzési vezetője, az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti

egység vezetője, irányított szervnél végzett ellenőrzés esetén

annak belső ellenőrzési vezetője, valamint a vizsgálatban

érintett egységek vezetői és szükség szerint más olyan

személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy

megállapításai miatt indokolt>


Ellenőrzés címe:



A megbeszélésen elhangzottak:

A megbeszélés követően fennmaradt / nem maradt11

fenn vitás kérdés.

Ha maradt fenn vitás kérdés, akkor be kell mutatni az ellenőrzöttek álláspontját:


dokumentumok felsorolása

(amennyiben releváns):

<Vitás kérdés fennmaradása esetén szükséges, hogy felek

álláspontja a vonatkozó dokumentumokkal, adatokkal alá legyen

támasztva>

Jelenlévők aláírása:

11

A megfelelő aláhúzandó.

- 240 -

27. számú iratminta – Kísérőlevél lezárt ellenőrzési jelentés megküldéséhez

Nyt. szám:

{Címzettek

honvédelmi szervezet / szervezeti egység vezetője / jelentésben érintett személyek

neve


beosztás}

Állomáshely

Tárgy: Lezárt ellenőrzési jelentés megküldése

Tisztelt <beosztás> Asszony/Úr!

Tájékoztatom, hogy az éves ellenőrzési terv ütemezésének és az ellenőrzési programnak

megfelelően a belső ellenőrzés elvégezte az <Ellenőrzés címe> című ellenőrzést,

amelyről az egyeztetett, lezárt ellenőrzési jelentést ezúton megküldöm.

Kérem, hogy a hatáskörébe tartozóan megszabott feladatok tekintetében az intézkedési

tervet a kézhezvételtől számított <8>12

napon belül készítse el és küldje meg.

Felhívom szíves figyelmét, hogy az intézkedési terv elkészítésére a Bkr. 45. §-a az

irányadó.

Keltezés

Tisztelettel:

< honvédelmi szervezet vezető neve, beosztása>/

<belső ellenőrzési vezető neve és

aláírása>

Mellékletek: lezárt ellenőrzési jelentés

intézkedési terv minta


12

Indokolt esetben a belső ellenőrzési vezető javaslatára a költségvetési szerv vezetője ennél

hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat.



. számú példány

- 241 -

a fejezetszintű ellenőrzések során alkalmazandó

INTÉZKEDÉSI TERV MINTA

Honvédelmi szervezet . számú példány

megnevezése

Nyt. szám:

INTÉZKEDÉSI TERV

a ………………………………………………… által

………………………………………… tárgyú

ellenőrzés során feltárt hiányosságok felszámolására

Egyetértek! Jóváhagyásra felterjesztem!

Dátum: Dátum:

(név/rendfokozat) (név/rendfokozat)

beosztás** beosztás*

- 242 -

Fsz. Feladat Felelős Együttműködő Határidő Indikátor Megjegyzés

1.

2.

3.

.

n.

Az intézkedési tervben

meghatározott egyes feladatok

végrehajtásáról jelentés

felterjesztése/megküldése a **

részére.

az intézkedési

tervben

szereplő egyes

feladatok

legutolsó

határidejét

követő 8 napon

belül

Dátum

(név, rendfokozat)

beosztás***

* a HM BEF által, illetve az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések

esetében az intézkedési tervet készítő honvédelmi szervezet vezetője,

**a HM BEF által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések esetében a HM BEF főosztályvezető (HM belső ellenőrzési

vezető), az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések esetében az MH

ÖHP ellenőrzési osztályvezető

*** az intézkedési tervet készítő személy


- 243 -

a fejezetszintű ellenőrzések során alkalmazandó

INTÉZKEDÉSI TERV FELTERJESZTŐ MINTA


megnevezése*

Nyt. szám:

Jóváhagyom!

Dátum

Magyarország honvédelmi minisztere

INTÉZKEDÉSI TERVEK

a ………………………………………………… által

………………………………………… tárgyú


Melléklet intézkedési tervek feltüntetése

Jóváhagyásra felterjesztem!

Dátum:

(név/rendfokozat)

beosztás**

- 244 -

* a HM BEF által végrehajtott ellenőrzések esetében a HM BEF, az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP által

végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések esetében az MH ÖHP

**a HM BEF által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések esetében a HM BEF főosztályvezető (HM belső ellenőrzési

vezető), az átruházott hatáskörrel rendelkező MH ÖHP által végrehajtott fejezetszintű belső ellenőrzések esetében az MH

ÖHP parancsnoka


- 245 -

az intézményi ellenőrzések során alkalmazandó

INTÉZKEDÉSI TERV MINTA


megnevezése

Nyt. szám:

Jóváhagyom!

Dátum


INTÉZKEDÉSI TERV

a ………………………………………………… által

………………………………………… tárgyú


Egyetértek! Jóváhagyásra felterjesztem!

Dátum: Dátum:

(név/rendfokozat) (név/rendfokozat)

beosztás** beosztás*

- 246 -

Fsz. Feladat Felelős Együttműködő Határidő Indikátor Megjegyzés

1.

2.

3.

.

n.

Az intézkedési tervben

meghatározott egyes feladatok

végrehajtásáról jelentés

felterjesztése/megküldése a **

részére.

az intézkedési

tervben

szereplő egyes

feladatok

legutolsó

határidejét

követő 8 napon

belül

Dátum

(név, rendfokozat)

beosztás***

* az intézkedési terv készítésére kötelezett szervezeti egység vezetője

**a belső ellenőrzési vezető

*** az intézkedési tervet készítő személy


- 247 -

28. számú iratminta – Ellenőrzési jelentés/-tervezet

Nyt. szám:

ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

<Ellenőrzés címe> című vizsgálathoz

<Keltezés>



. számú példány

Jóváhagyom

Név: <belső ellenőrzési vezető>

Aláírás:

Dátum:

A jelentést elfogadom és az

intézkedési terv elkészítését

elrendelem:

Név: <honvédelmi szervezet

vezető>

Aláírás:

Dátum:

- 248 -

I./

AZ ELLENŐRZÉS SZERVEZÉSÉRE VONATKOZÓ ADATOK

Az ellenőrzést végző szervezet:

A vizsgálat célja:

Annak megállapítása volt, hogy…

Ellenőrzött szervezet(ek):

Az ellenőrzés típusa:

Vonatkozó jogi háttér:

A költségvetési szervek belső

kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről

szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Alkalmazott ellenőrzési eszközök és

módszertanok:

Ellenőrzött időszak:

Ellenőrzés időtartama:

Időigény (ellenőri munkanapok

száma):

Vizsgálatvezető: Név / megbízólevél száma

Az ellenőrzésben közreműködött

belső ellenőrök:

Név / megbízólevél száma



Az ellenőrzött időszakban

hivatalban lévő vezetők:

Név / szervezet vagy szervezeti egység /

időintervallum


időintervallum


időintervallum

- 249 -

II./

VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

A vizsgálat során felmértük és értékeltük <Ellenőrzés tárgya és terjedelme>.

<Mintavételezés esetén a mintavétel módja, a minta mérete és a minta által biztosított

ellenőrzési lefedettség bemutatása.>

Meg vagyunk győződve arról, hogy az elvégzett munka elégséges volt ahhoz, hogy

megalapozott véleményt formálhassunk.

Főbb megállapításaink a következők:

A megállapítások és a javaslatok részletes leírása az ellenőrzési jelentés további részében

található.

Az ellenőrzési jelentést az ellenőrzött területek vezetőivel egyeztettük, melyről készült

jegyzőkönyvet mellékelem. (Az egyeztető (záró) megbeszélést követően esetlegesen

fennmaradt vitás álláspont ismertetése).13

Az ellenőrzés nyomán kialakított véleményünk a vizsgált területről, illetve

folyamatokról összességében14

:

13

Abban az esetben, ha volt egyeztető megbeszélés.

14 Bkr. 41. § (4) bekezdése alapján Az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalójában az ellenőrzés

eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni.

- 250 -

III.

FŐBB MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK

<Ellenőrzés címe> című vizsgálathoz

Srsz. Megállapítás Rangsor Kockázat / Hatás Javaslat

Intézkedést

igényel? (igen /

nem)

- 251 -

IV./

RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK

<Az ellenőrzési jelentés ezen fejezete szolgál az ellenőrzési tényállás részletes

ismertetésére, amelyben be kell mutatni az ellenőrzés során tett megállapításokat,

következtetéseket, a belső kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat,

valamint az ezeket alátámasztó ellenőrzési bizonyítékok felsorolását. Ki kell fejteni a

feltárt hiányosságok ok-okozati összefüggéseit, hatásait. A jelentésben megfogalmazott

megállapítások és következtetések alapján a belső ellenőröknek ajánlásokat, javaslatokat

kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására, vagy éppen a

hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb működésre. A javaslatok kapcsán jelölni

szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenőrzés során

kijavításra kerültek.

Az ellenőrzési jelentésben a pozitív ellenőrzési megállapításokat is rögzíteni kell.

A „Részletes megállapítások”-nak az adott ellenőrzésre vonatkozó ellenőrzési program

felépítését célszerű követnie. Azon megállapításokat, amelyekkel kapcsolatban a belső

ellenőrzés javaslatot fogalmaz meg, kereszthivatkozással szerepeltetni kell az ellenőrzési

jelentés „Főbb megállapítások és javaslatok” elnevezésű táblázatában.>

Keltezés: Keltezés: Keltezés:

Aláírás: Aláírás: Aláírás:

Név: <vizsgálatvezető> Név: <belső ellenőr> Név: <belső ellenőr>


- 252 -

29. számú iratminta – Intézkedési terv elfogadása

Nyt. szám:

{Címzettek

honvédelmi szervezet / szervezeti egység vezetője


beosztás}

Állomáshely

Tárgy: Intézkedési terv elfogadása / nem elfogadása

Tájékoztatom, hogy az <Ellenőrzés címe> című ellenőrzés vonatkozásában megküldött

intézkedési tervet elfogadom / nem fogadom el.

Az el nem fogadás indoka: <néhány mondatban kifejtve>. Kérem, hogy a módosított

intézkedési tervet a kézhezvételtő számított <8 napon belül> szíveskedjék megküldeni.15

Felhívom szíves figyelmét, hogy a Bkr. 46. § (1) bekezdése értelmében az ellenőrzött

honvédelmi szervezet /szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben meghatározott

egyes feladatok végrehajtásáról az intézkedési tervben meghatározott legutolsó

határidő lejártát követő 8 napon belül írásban beszámol a fejezetet irányító szerv

vezetőjének/ honvédelmi szervezet vezetője részére, és ezen beszámolót egyúttal

tájékoztatásul megküldi a HM belső ellenőrzési vezetője / belső ellenőrzési vezetője

részére is. A beszámoló tartalmazza a megtett intézkedések rövid leírását, a végre nem

hajtott intézkedések okát és esetlegesen a 45. § (5) bekezdése alapján a határidő, illetve

feladat módosítási kérelmet.

A 45. § (5) bekezdése lehetőséget biztosít arra, hogy az ellenőrzött szervezeti egység

vezetője az intézkedési tervben meghatározott egyes feladatok végrehajtására, legfeljebb

egy alkalommal – a határidő lejártát megelőzően – határidő, illetve feladat módosítást

kérhet a fejezetet irányító szerv / honvédelmi szervezet vezetőjétől. A kérelem

elfogadásáról vagy elutasításáról a fejezetet irányító szerv / honvédelmi szervezet

vezetője – a belső ellenőrzési vezető véleményének kikérésével – dönt, és erről

tájékoztatja az ellenőrzött honvédelmi szervezet / szervezeti egység vezetőjét és a belső

ellenőrzési vezetőt is.

Keltezés

Tisztelettel:

<honvédelmi szerv vezető neve, beosztása>/

<belső ellenőrzési vezető neve és aláírása> Ügyviteli záradék

15

Amennyiben nem került elfogadásra.



. számú példány

- 253 -

30. számú iratminta – Intézkedések nyilvántartása

INTÉZKEDÉSEK NYILVÁNTARTÁSA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

sors

zám

Ellenőrzés

iktatószáma /

ellenőrzés

azonosítója

Az ellenőrzött szerv,

illetve szervezeti egység

megnevezése

Az ellenőrzés

tárgya (címe)

Intézkedést

igénylő

megállapítás

Ellenőrzési

javaslat

A javaslat

alapján előírt

intézkedés

A vonatkozó

intézkedési

terv

iktatószáma

A vonatkozó

intézkedési terv

jóváhagyásának

időpontja

1.

2.

3.

4.

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Az intézkedés

felelőse (beosztás

és szervezeti

egység)

Az intézkedés

végrehajtásána

k határideje

Módosítás

(leírás / NEM)

Az intézkedés

teljesítése

(dátum /

NEM)

Megtett intézkedés rövid

leírása

A határidőben

végre nem

hajtott

intézkedések

oka

A nem

teljesülés

kapcsán tett

lépések

Megjegyzés

- 254 -

31. számú iratminta – Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezése előkészítésének

folyamatos minőségbiztosításához

Nyt. szám:

Belső ellenőrzési folyamat lépései

Megvalósult

(Igen/

Nem/Nem

értelmezhető)

Kontrollkörnyezet vizsgálata megtörtént?

áttekintette a külső kontrollkörnyezetet és annak esetleges

változásait (pl.: jogszabályi változások)?

megvizsgálta a belső kontrollkörnyezetet és annak esetleges

változásait (pl.: szervezeti változások)?

Azonosította az érintett folyamatokat?

ha nincs vagy hiányos, akkor készített naprakész folyamatlistát /

folyamatábrát?

az egyes érintett folyamatokhoz hozzárendelte a felelős

folyamatgazdákat?

Megszerezte és értelmezte a költségvetési szerv célkitűzéseit, stratégiáját?

Megismerte a költségvetési szerv vezetésének elvárásait?

Megszerezte és értelmezte az ellenőrzési nyomvonal hatályos példányát?

Megszerezte a vonatkozó működési kézikönyveket, belső szabályzatokat,

utasításokat?

Belső ellenőrzési fókusz kialakítása megtörtént a szerv vezetése

közreműködésével?

A kritikus / fontos folyamatokat azonosították?

A kritikus / fontos folyamatokat elemezték és osztályozták azok relatív

jelentőségének megfelelően?

Minőségbiztosítást végezte: Felülvizsgálta:

Dátum: Dátum:

<belső ellenőr> <belső ellenőrzési vezető>




. számú példány

- 255 -

32. számú iratminta – Ellenőrzési lista a kockázatelemzés folyamatos

minőségbiztosításához

Nyt. szám:


Megvalósult

(Igen/ Nem/Nem

értelmezhető)

A belső ellenőrzési vezető irányította a kockázatelemzést?

A belső ellenőrök részt vettek a kockázatelemzésben?

Folyamatok megértését előmozdították?

a folyamat célját, tárgyát azonosították?

a cél elérése szempontjából fontos tényezőket azonosították?

a folyamat fontosságát értékelték?

a folyamat általános jellemzését elvégezték?

o kezdete, vége,

o inputjai és outputjai,

o változásai,

o it hatása a folyamatra,

o egyes részfolyamatai;

kulcsfontosságú teljesítménymutatókat figyelembe vették?

kulcsfontosságú teljesítménymutatók külső- belső

összehasonlítását (benchmarking) elvégezték?

a fenti lépéseket a folyamatgazdákkal lefolytatott interjúk

keretében hajtották végre?

Kockázatok azonosítását elvégezték?

meghatározták a kockázat okát, bekövetkezésének

valószínűségét?

meghatározták a kockázat (negatív) hatását?

meghatározták az egyes kockázati elemek súlyát?

a kockázatok összesített értékelését (valószínűség – hatás –

súly) elvégezték?

a célkitűzések megvalósítását akadályozó tényezőket

felderítették?

a kockázatokat hordozó folyamatokat rangsorolták?

Főbb ellenőrzési pontok azonosítása megtörtént?

a főbb ellenőrzési pontokat számba vették?

a főbb ellenőrzési pontokat dokumentálták?

A folyamatok teljeskörű, összesített kockázati értékelését

elkészítették (pl. kockázati térkép elkészítése)?

A kockázatelemzés eredményét megvitatták a költségvetési szerv

vezetésével?

Honvédelmi szervezet/ belső


. számú példány

- 256 -


Megvalósult

(Igen/ Nem/Nem

értelmezhető)

A kockázatelemzés eredményét megvitatták a folyamatok

működtetéséért felelős munkatársakkal?

A kockázatelemzés eredményét illetően konszenzus alakult ki a

szerv vezetése és a belső ellenőrzés között?


Dátum: Dátum:



- 257 -

33. számú iratminta – Ellenőrzési lista a belső ellenőrzés tervezésének folyamatos


Nyt. szám:


Megvalósult

(Igen/ Nem / Nem

értelmezhető)

Stratégiai ellenőrzési terv elkészítése

A belső ellenőrzési vezető készítette a stratégiai tervet?

A stratégiai ellenőrzési terv elkészítésébe bevonták a belső

ellenőröket is?

A stratégiai ellenőrzési terv egyeztetésre került a költségvetési szerv

vezetésével?

A stratégiai ellenőrzési terv jóváhagyója a költségvetési szerv

vezetője?

A stratégiai ellenőrzési terv aktualizált (a szükséges módosításokat

tartalmazza)?

A stratégiai ellenőrzési terv kockázatelemzés eredményein alapul?

A terv 4 éves időszakot fed le?

Tartalmazza-e a stratégiai ellenőrzési terv az alábbiakat?

hosszú távú célkitűzések, stratégiai célok,

a belső kontrollrendszer általános értékelése,

kockázati tényezők és értékelésük,

belső ellenőrzési fejlesztési és képzési terv,

szükséges erőforrások felmérése (létszám, képzettség, tárgyi

feltételek stb.),

ellenőrzési prioritások, ellenőrzési gyakoriság

Éves ellenőrzési terv elkészítése

A belső ellenőrzési vezető készítette a tervet?

Az éves ellenőrzési terv elkészítésébe bevonták a belső ellenőröket

is?

Az éves ellenőrzési terv egyeztetésre került a költségvetési szerv

vezetésével?

Az éves ellenőrzési terv jóváhagyója a költségvetési szerv vezetője?

Az éves ellenőrzési terv összhangban áll a stratégiai ellenőrzési

tervvel?

Tartalmazza-e az éves ellenőrzési terv az alábbiakat?

a megalapozó elemzések és kockázatelemzés összefoglaló

leírása,

a tervezett ellenőrzések tárgya,

a tervezett ellenőrzések célja,

az ellenőrizendő időszak,

a rendelkezésre álló és szükséges ellenőri kapacitás



. számú példány

- 258 -


Megvalósult

(Igen/ Nem / Nem

értelmezhető)

meghatározása,

az ellenőrzések típusa,

az ellenőrzések tervezett ütemezése,

az ellenőrzött szervek, szervezeti egységek megnevezése,

tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitás,

soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitás,

képzésekre tervezett kapacitás,

egyéb tevékenységek.

A vizsgálati időpontok tervezésénél a kockázatelemzés során

megállapított magasabb kockázati faktorú területeket sorolták a

közelebbi időpontokra?


Dátum: Dátum:



- 259 -

34. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzésre való felkészülés folyamatos


Nyt. szám:





Ellenőrzés vége:

Vizsgálatvezető:

Ellenőrzésben részt vettek:


Megvalósult

(Igen/ Nem/Nem

értelmezhető)

A rendelkezésre álló háttérinformációk összegyűjtése

Rendelkezésre állnak-e előzetes anyagok az ellenőrizni kívánt

folyamathoz, szervezeti egységhez, tevékenységhez kapcsolódóan?

A rendelkezésre álló anyagok felülvizsgálatát a vizsgálatvezető/belső

ellenőrzési vezető irányította?

Az ellenőrizni kívánt folyamathoz, szervezeti egységhez,

tevékenységhez kapcsolódó és rendelkezésre álló anyagok forrásaik

szerint kapcsolódnak-e az alábbiakhoz?

kockázatelemzés és ellenőrzés tervezés során azonosított

kockázatok és célok,

vonatkozó belső szabályzatok,

vonatkozó rendeletek, törvények, útmutatók,

elkészített ellenőrzési nyomvonalak,

működési kézikönyvek és más írott eljárásrendek,

korábbi évek ellenőrzési dokumentumai,

külső ellenőrök, más szervezet által végzett belső ellenőrzések

ellenőrzési jelentései (európai számvevőszék, európai bizottság

ellenőrei, Állami Számvevőszék, KEHI, EUTAF, Kincstár stb.)

Amennyiben a fenti anyagok csak részben vagy egyáltalán nem álltak

rendelkezésre, jelezte-e a vizsgálatvezető/belső ellenőrzési vezető ezt a

tényt a felettesének a vizsgálat megkezdése előtt?

A vizsgálat megkezdése előtt a jelzett hiányosságok pótlásra kerültek?

Célkitűzések pontosítása a vizsgálat megkezdése előtt

Az ellenőrzési célkitűzést meghatározták-e?

Aktuális-e a vonatkozó ellenőrzési célkitűzés?

Az ellenőrzési célkitűzést megfelelően jóváhagyták-e (éves ellenőrzési

tervben)?



. számú példány

- 260 -


Megvalósult

(Igen/ Nem/Nem

értelmezhető)

A vizsgálat megkezdése előtt a vizsgálatvezető – az ellenőrzési

programban – pontosította-e az ellenőrzési célkitűzést – amennyiben

annak pontosítása szükséges?

A pontosítást a vizsgálatvezető a belső ellenőrzés vezetőjének

jóváhagyásával véglegesítette?

Ezen belül a pontosítás – szükség szerint – kiterjedt-e a következőkre:

vizsgálati terület,

vizsgálati időszak,

vizsgálati módszer,

a vizsgálat tárgya?

Az ellenőrzés pontosítása során figyelembe vették-e a rendelkezésre

álló:

szervezeti és folyamatokra vonatkozó ismereteket,

háttér információkat?

Az ellenőrzés tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e a

következőket:

vonatkozó rendszerek,

vonatkozó egyéb nyilvántartások,

érintett alkalmazotti és vezetői kör,

a tevékenységhez kapcsolódó fizikai vagyontárgyak?

Az ellenőrzés tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e, hogy a

kontrollok megfelelőségéről megalapozott véleményt kell majd

nyújtani?

Az ellenőrzés tárgyának meghatározásánál figyelembe vették-e, hogy a

jövőbeni megalapozott véleményt megfelelő bizonyítékokkal kell majd

alátámasztani?

Az erőforrások meghatározása

A vizsgálat megkezdése előtt, a pontosított célkitűzések ismeretében

áttekintésre került-e a betervezett emberi erőforrás-igény?

Az áttekintést a belső ellenőrzés vezetője végezte?

Az áttekintés a résztvevő ellenőrök számának és szükséges

kompetenciájának végleges meghatározása során figyelembe vették-e

az alábbi szempontokat:

az ellenőrzés típusa,

az ellenőrzés komplexitása,

az ellenőrök meglevő szakmai tapasztalata,

az ellenőrök meglevő szervezeti tapasztalata,

az ellenőrök speciális szakmai hozzáértése,

a rendelkezésre álló időkeret?

- 261 -

A részletes ellenőrzési program elkészítése

Készült-e részletes ellenőrzési program a vizsgálathoz kapcsolódóan?

A részletes ellenőrzési programot a megbízott vizsgálatvezető

készítette?

ha nem, megfelelően delegálták-e a feladatot?

a delegált személy megfelelő kompetenciával és szakmai

tapasztalattal rendelkezik az ellenőrzési program

kidolgozásához?

Az ellenőrzési program elkészítésénél figyelemmel voltak-e az

alábbiakra:

az ellenőrzött szerv, egység működéséről, gazdálkodásáról

rendelkezésre álló információk,

az ellenőrzés tárgya, feladatai,

az ellenőrzés célja,

az ellenőrzött szerv, egységnél lefolytatott korábbi ellenőrzések

tapasztalatai,

az adott ellenőrzés lefolytatásához szükséges szakértelem és

kapacitás,

a szükséges idő és ütemezés,

esetleges összeférhetetlenség az ellenőr és az ellenőrzött

szervezet, egység vezetői és alkalmazottai között,

az ellenőrzés céljainak eléréséhez szükséges tesztelési

célterületek, a tesztelés mértéke, jellege és hatóköre?

A kidolgozott ellenőrzési program tartalmazza-e az alábbiakat:

az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység

megnevezését;

az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését;

az ellenőrzés típusát;

az ellenőrzés tárgyát és célját;

az ellenőrizendő időszakot;

az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentéselkészítésének

határidejét;

az ellenőrök, szakértők, valamint a vizsgálatvezető

megnevezését, megbízólevelük számát, a feladatmegosztást;

az ellenőrzés részletes feladatait és az alkalmazott módszereket;

a kiállítás keltét;

a belső ellenőrzési vezető aláírását.

- 262 -

Adminisztratív felkészülés

Rendelkeznek-e a belső ellenőrök és a vizsgálatvezető

megbízólevéllel?

A megbízólevél elkészítésénél figyelemmel voltak-e az alábbiakra:

szabvány megbízólevél-minta használata,

a belső ellenőrzés vezetője írta alá?

amennyiben a belső ellenőrzési vezető is részt vesz a

vizsgálatban, megbízólevelét a költségvetési szerv vezetője írta

alá?

A megbízólevél tartalmazza:

az ellenőr nevét, regisztrációs számát, szolgálati

igazolványának, illetve - amennyiben szolgálati igazolvánnyal

nem rendelkezik - a személyazonosító igazolványának vagy

más személyazonosításra alkalmas igazolványának számát;


az ellenőrzés típusát, kivéve tanácsadó tevékenység esetén;

az ellenőrzés tárgyát és célját;

az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb

felhatalmazásra történő hivatkozást;

a megbízólevél érvényességi idejét;

a kiállítás keltét;

a kiállításra jogosult aláírását, bélyegzőlenyomatát.

Az ellenőrzött szerv vezetésének értesítése megtörtént-e a megfelelő

módon?

hogyan történt? szóban vagy írásban?

a helyszíni vizsgálat előtt 3 munkanappal, kivéve, ha az

meghiúsíthatja az ellenőrzés eredményes lefolytatását;

a vizsgálatról nyújtott tájékoztatás kiterjedt az ellenőrzés

céljára, formájára, hivatkozott jogszabályokra, ill. az ellenőrzés

várható időtartamára;

készült értesítőlevél elektronikus vagy írott formában? az

értesítőlevél által tartalmazott adatok a valóságnak

megfelelőek?

Vezetnek-e munkanap elszámolást az ellenőrök?

Egységes szerkezetben történik a munkanapok elszámolása? Ezen

belül:

létezik-e egységes formátum?

a munkanap elszámolás az egységes elveknek megfelelően

történik?

a munkanap elszámolás teljes körűsége biztosított?

a munkanap elszámolások kellően részletezettek ahhoz, hogy a

tervezéshez a későbbiekben felhasználhatóvá váljanak?

Amennyiben nem egységes szerkezetben történik a munkanap-

elszámolás, biztosított-e az adatok kellő mélységű rendelkezésre állása

a későbbi összegzésre, elemzésre, tervezésre, igazolásokra

vonatkozóan?

Az elszámolás az eredetileg tervezett idővel összevethető?

- 263 -

Minőségbiztosítást végezte: Felülvizsgálta: Dátum: Dátum:



- 264 -

35. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzés végrehajtásának folyamatos


Nyt. szám:





Ellenőrzés vége:

Vizsgálatvezető:



Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

A helyszíni munka általános elemei

Kiterjedt-e a munkavégzés az alábbi tartalmi elemekre?

a folyamatok és tevékenységek megértésének megerősítése a

folyamatgazdákkal folytatott interjúk, és a folyamatok személyes

végigkövetése alapján történt?

a kockázatok és alkalmazott kontrollok megértésének

megerősítését interjúk segítették?

az interjúk alapján azonosított további kockázatokat felmérték?

a kontrollokat tesztelték?

elemezték a kontrollok kapcsolódását a kockázatokhoz?

felmérték a kontrolloknak a kockázatok megelőzésére, feltárására

és csökkentésére vonatkozó hatékonyságát?

az ellenőrzési célkitűzéshez kapcsolódó megbízható

bizonyítékokat beszerezték?

az ellenőrzött vezetőkkel folytatottak megbeszéléseket az

ellenőrzés tárgyában?

Amennyiben a munkavégzés részben vagy egészben nem terjedt ki a fenti

tartalmi elemekre, alkalmaztak-e helyettesítő megoldást a szükséges

információk biztosítására?

Az alkalmazott tartalmi elemek tekintetében volt-e eltérés a jóváhagyott

ellenőrzési tervben és/vagy az ellenőrzési programban megállapított

módszertanhoz képest?

A tervezettől eltérő megközelítést a vizsgálatvezető egyeztette-e a belső

ellenőrzési vezetővel?

Ellenőrzési munkalapok

Az ellenőrzési munkalapok megfelelnek-e az alábbi tartalmi



. számú példány

- 265 -


Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

követelményeknek:

egyértelműen tanúsítják az elvégzett munka jellegét,

egyértelműen tanúsítják az elvégzett munka hatókörét,

egyértelműen tanúsítják a lefolytatott eljárásokat,

egyértelműen tanúsítják az elvégzett teszteket,

egyértelműen tartalmazzák a levont következtetéseket,

tartalmazza az ellenőrzési program vonatkozó lépésire való utalást,

a levont következtetések és az ellenőrzési célkitűzés tárgya

kapcsolatban vannak,

a levont következtetésekhez – amennyiben szükséges – megfelelő

javaslatok tartoznak?

Ezen felül az ellenőrzési munkalapok rendszerezése, formátuma megfelel-

e az alábbi dokumentációs szükségleteknek:

dokumentálja a munkaprogram elkészültét,

dokumentálja a kontrollrendszer megfelelőségének és

hatékonyságának vizsgálatát és értékelését,

dokumentálja az ellenőrzési munka felülvizsgálatát,

dokumentálja az ellenőr és az ellenőrzött terület kommunikációját,

dokumentálja az ellenőrzések nyomon követését, utóellenőrzését?

Ellenőri munkalapok

Az ellenőrök által elkészített munkalapok tartalmazzák-e az alábbi

elemeket:

fejléc,

számozás,

ellenőrzési lépés célja,

a megszerzett információ forrása,

bizonyítékok listája,

lezárással kapcsolatosan az ellenőr aláírása, dátum,

felülvizsgálattal kapcsolatosan a felülvizsgáló aláírása, dátum?

Iktatási követelmények

Alkalmaz-e a szervezet a folyamatban lévő ellenőrzésekre ellenőrzési

mappákat és / vagy egyéb elektronikus nyilvántartást, melynek szerepe,

hogy az adott ellenőrzésekhez tartozó dokumentációt meghatározott

elrendezésben tartalmazza?

Munkalapok felülvizsgálata

A vezetői felülvizsgálat a munkalapokon szereplő aláírásból és dátumból

megállapítható?

A felülvizsgálat során megtett felülvizsgálói észrevételeket a vizsgálatot

folytató ellenőrök kivétel nélkül megválaszolták?

Hozzáférés az ellenőrzési iratokhoz

Az ellenőrzési dokumentumokba való betekintés írásos hozzáférési

kérelemmel szabályozott?

- 266 -


Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

Az írásos hozzáférési kérelmek a belső ellenőrzés vezetőjéhez vannak

intézve?

Az írásos hozzáférési kérelmek lehetővé teszik, hogy a kérelmező

szervezeti hovatartozása felismerhető legyen?

Amennyiben az ellenőrzési szervezeten és az ellenőrzött szervezeten

kívüli féltől érkezik kérelem, az ellenőrzött szervezet vezetője is

jóváhagyó?

Az ellenőrzési munkalapok fizikai tárolásának helye, körülményei

biztonságosnak és védettnek nevezhetőek?

Kontrollok értékelése

Az ellenőrök a kontrollok vizsgálatakor végzett értékelése az alábbi

szempontokat figyelemmel kísérte-e:

kontrollok teljes körű beazonosítása,

a kontrolloknak közvetlenül a kockázatokhoz kapcsolása,

a kontrollok jellemzőinek (automatikus, manuális) felmérése,

felmérni, hogy az ellenőrzési pont, vagy folyamat a kockázatot

hatékonyan csökkenti-e, ha ez az egyetlen kontroll, amire

támaszkodni lehet,

felmérni, hogy az ellenőrzési pont, vagy folyamat a kockázatot

csak akkor csökkenti hatékonyan, ha más kontrollokkal együtt

működik,

a kontrollok hatékonyságát növelő kapcsolt folyamatok feltárása?

Tesztelés

Az ellenőrzési program részeként szereplő tesztelési terv felülvizsgálatra

és szükség szerint módosításra került-e a folyamatok áttekintése után, a

tesztelés megkezdése előtt?

A tesztelés a meghatározott kontrollokra irányult?

A tesztelés során az ellenőr vizsgálta-e, hogy a meglevő kontrollok a

tervezettnek és szándékoltnak megfelelően működnek?

A tesztelés során az ellenőr azonosította-e az adott kontrollért felelős

személyt?

A tesztelés során az ellenőr egyeztetett-e az összes eltérés, nyitott kérdés,

egyéb kifogás tekintetében az adott kontrollért felelős személlyel?

Teljességi nyilatkozat

Kértek-e az ellenőrök az ellenőrzés során az ellenőrzött szerv, ill.

szervezeti egység vezetőjétől teljességi nyilatkozatot – amennyiben arra

szükség volt?

Megkapták-e az ellenőrök az ellenőrzés során az ellenőrzött szerv, ill.

szervezeti egység vezetőjétől a kért teljességi nyilatkozatot?

A kapott teljességi nyilatkozat tartalmazza, hogy az ellenőrzött feladattal

összefüggő, a felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, ill.

információt az ellenőrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetője az

- 267 -


Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

ellenőrök rendelkezésére bocsátotta?

A teljességi nyilatkozatot az ellenőrzött szerv, ill. szervezeti egység

vezetője írta alá?

Bizonyítékok

Az ellenőr által nyilvántartott információk és bizonyítékok megfelelnek-e

az alábbi szempontoknak?

független személy ugyanazt a következtetést vonná le belőle, mint

a vizsgáló ellenőr (elégséges),

mérvadó és a lehetőségekhez képest a szakmailag helyes

módszerek alkalmazásán alapul (megbízható),

logikai kapcsolatban áll azzal, aminek a bizonyítására irányul

(releváns és fontos);

Súlyos hiányosság

Amennyiben az ellenőr vizsgálata során olyan hiányosságot tapasztalt,

amelynek alapján jelentős negatív hatással fenyegető kockázat

bekövetkezése valószínűsíthető, a belső ellenőr:

késedelem nélkül informálta-e a belső ellenőrzés vezetőjét, ill.

rajta keresztül a költségvetési szerv vezetőjét és a szabálytalanság

felelőst?

készült-e jegyzőkönyv?



- 268 -

36. számú iratminta – Ellenőrzési lista az ellenőrzési jelentés elkészítésének

folyamatos minőségbiztosításához

Nyt. szám:





Ellenőrzés vége:

Vizsgálatvezető:



Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

Jelentés-tervezet elkészítése

A vizsgálatvezető készítette a belső ellenőrzési jelentést?

A vizsgálatvezető áttekintette a munkalapokon szereplő megállapításokat,

és az ellenőrzött terület által ezekre adott válaszokat?

Az ellenőrzési jelentés tervezete az ellenőrzött terület minden olyan

válaszát tartalmazza, amelyben az ellenőrzés során már megegyeztek?

A belső ellenőrzés vezetője felülvizsgálta-e a jelentés-tervezetet?

Összevetette a tervezetet az alapjául szolgáló munkalapokkal a

pontosság és az alátámasztottság szempontjából?

Tartalmi követelmények

A jelentés-tervezet:

Tartalmilag objektíven értékelhető képet ad?

Eredményeket és hiányosságokat összegző részt is tartalmaz?

Kiterjed ajánlások, javaslatok megfogalmazására?

Az ellenőrzési jelentés tartalmazza-e:

az ellenőrzést végző szerv, illetve szervezeti egység

megnevezését;


az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését;

az ellenőrzés típusát;

az ellenőrzés tárgyát;

az ellenőrzés célját;

az ellenőrzött időszakot;

a helyszíni ellenőrzés kezdetét és végét;

az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat;



. számú példány

- 269 -


Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

vezetői összefoglalót;

az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat,

valamint a köztük fennálló összefüggéseket;

az ellenőrzött időszakban az ellenőrzött területért (vagy feladatért)

felelős vezetők nevét, beosztását;

a jelentés dátumát és az ellenőrzésben közreműködött ellenőrök,

szakértők nevét és aláírását?

A vezetői összefoglaló tartalmazza-e az alábbiakat:

Az ellenőrzés főbb megállapításai,

A belső ellenőrzés következtetései, javaslatai;

az ellenőrzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló

értékelés?

A jelentésben szereplő ellenőrzési megállapításokat hatásuk alapján

rangsorolták?

A rangsorolás a megállapításra vonatkozó kockázat mértékéhez igazodik?

A megállapításokhoz következtetéseket is fűzött a belső ellenőrzés?

A megállapításokhoz, következtetésekhez javaslatokat is fűzött a belső

ellenőrzés?

A belső ellenőrzési vezető megküldte-e egyeztetésre / véleményezésre a

jelentés tervezetét?

Az ellenőrzési jelentés bemutatja a korábbi intézkedések

megvalósulásának aktuális státuszát?

Ellenőrzési jelentés-tervezet megküldése, egyeztetése

Készült-e a jelentés-tervezet megküldésére vonatkozó kísérőlevél?

A kísérőlevél tartalmazza az észrevételek megküldésére vonatkozó

határidőt?

Amennyiben az ellenőrzött észrevételt tett, azt a megadott határidőn belül

tette?

Amennyiben az érintettek részéről a megállapításokat vitatták, az

észrevételek kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül sor került-e

egyeztető megbeszélésre?

A megbeszélésen részt vett-e:

az ellenőrzést végző szerv belső ellenőrzési vezetője,

a vizsgálatvezető,

az ellenőrzést végző belső ellenőrök,

az ellenőrzött szerv, ill. szervezeti egység vezetője,

irányított szervnél végzett ellenőrzés esetén annak belső

ellenőrzési vezetője,

a vizsgálatban érintett más egységek vezetői,

egyéb érintettek, akiknek jelenléte a vizsgálat szempontjából

indokolt?

- 270 -


Megvalósult

(Igen/ Nem /

Nem

értelmezhető)

Az egyeztető megbeszélésről készült-e jegyzőkönyv?

A jegyzőkönyvet csatolták-e a lezárt ellenőrzési jelentéshez?

Ellenőrzési jelentés lezárása, megküldése

Amennyiben az ellenőrzöttnek intézkedési terv készítési kötelezettsége

van, akkor azt határidőn belül megküldte?

Az ellenőrzési jelentés tartalmazza-e az alábbiak aláírásait:

a vizsgálatvezető,

a vizsgálatot végző valamennyi ellenőr?

Az ellenőrzési jelentést jóváhagyta a belső ellenőrzési vezető?

Az ellenőrzési jelentést – a belső ellenőrzési alapszabályban foglaltak

szerint – megküldte a költségvetési szerv vezetője részére?

Az ellenőrzési jelentést az ellenőrzött szerv, ill. szervezeti egység

vezetője részére megküldte a költségvetési szerv vezetője?

Amennyiben az intézkedési terv elkészítéséért és elrendeléséért,

valamint a határidőre végrehajtásért más vezetők felelősek, a

jelentést részükre is megküldték?

Szükséges volt-e az ellenőrzési jelentés egyéb szervezet számára való

megküldésére?

Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési,

illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás

vagy hiányosság gyanúja merült fel, tájékoztatták-e haladéktalanul erről a

szervezet vezetőjét, illetve a szervezet vezetőjének érintettsége esetén a

felügyeleti szerv vezetőjét?

Intézkedési terv

Készült-e az ellenőrzési jelentés kapcsán intézkedési terv?

Az intézkedési tervet az arra kötelezett készítette és megküldte?

Az intézkedési terv a megadott határidőn belül készült el?

A költségvetési szerv vezetője az intézkedési terv jóváhagyásáról annak

kézhezvételétől számított 8 napon belül döntött (a belső ellenőrzési

vezető véleményének kikérésével)?

A belső ellenőrzés vitatja-e az intézkedési tervet?

Amennyiben igen:

Erről írásos tájékoztatást kapott-e az ellenőrzött szerv, illetve

szervezeti egység vezetője?

Tartottak-e megbeszélést, amelyen részt vett az ellenőrzött terület

vezetője, a vizsgálatvezető és a vizsgálatot végző ellenőrök?

(Költségvetési szerv felügyelete esetén az ilyen megbeszélésen a

költségvetési szerv felügyeletét ellátó szerv vezetője is?)

A véleményezett illetve megbeszélt, elfogadott intézkedési tervet az

ellenőrzött szervezet vezetője megküldte a belső ellenőrzés vezetője

részére?

- 271 -




- 272 -

37. számú iratminta – Ellenőrzést követő felmérő lap

Nyt. szám:

ELLENŐRZÉST KÖVETŐ FELMÉRŐ LAP





Ellenőrzés vége:

Vizsgálatvezető:


Az alábbi kérdőív egy ellenőrzést követő felmérés, melyet az ellenőrzött terület képviselői minden egyes ellenőrzés elvégzése után

kitöltenek. A kérdőívben az Önök által szolgáltatott információk jelentős segítséget nyújtanak a belső ellenőrzés fejlesztése,

célkitűzéseinek elérése érdekében a jövőbeni ellenőrzések során. Kérjük értékelje, hogy véleménye szerint az adott területen a belső

ellenőrzés hogyan teljesítette munkáját. Kérjük, fejtse ki javaslatait vagy észrevételeit, amelyek segíthetnek bennünket munkánk

magasabb színvonalú elvégzésében.

Kérjük, juttassa vissza a felmérést a belső ellenőrzési vezető részére ________________-ig.

Köszönjük segítségét!

Dátum:

<belső ellenőrzési vezető>



. számú példány

- 273 -

Az alábbi kérdések mindegyikénél kérjük,

jelölje meg a legmegfelelőbb választ.

Kri

tik

us

Átl

ag ala

tti

Átl

agos

Jó

Kit

űn

ő

Nem

érte

lmez

hető

Észrevételek / javaslatok

1

.

A belső ellenőrök az ellenőrzés célkitűzéseit

világosan ismertették. 1 2 3 4 5 N/A

2

.

Az ellenőrzés eredményeit (jelentés) időben

elküldték. 1 2 3 4 5 N/A

3

.

Megfelelő tájékoztatást kapott az ellenőrzés

előrehaladásáról. 1 2 3 4 5 N/A

4

.

Megfelelő magyarázatot kapott az elvégzett

munkáról és annak céljáról. 1 2 3 4 5 N/A

5

.

A belső ellenőrök a folyamatok jobbítására

vonatkozó javaslatokat tettek a felmerült

problémák megoldására.

1 2 3 4 5 N/A

6

.

A belső ellenőrök a folyamatok

hatékonyságának, eredményességének és

gazdaságosságának növelésére vonatkozó

javaslatokat fogalmaztak meg.

1 2 3 4 5 N/A

7

.

A belső ellenőrzés által tett javaslatok építő

jellegűek és végrehajthatók voltak. 1 2 3 4 5 N/A

8

.

A belső ellenőrök megértették a vizsgált

folyamatnak, illetve az Ön tevékenységének

jellemzőit.

1 2 3 4 5 N/A

9

.

A belső ellenőrök megértették a vizsgált

folyamatok kritikus, kulcsfontosságú kérdéseit,

melyek szükségesek a célkitűzések eléréséhez.

1 2 3 4 5 N/A

1

0

.

A belső ellenőrök azonosították a

kulcsfontosságú kockázatokat. 1 2 3 4 5 N/A

- 274 -

1

1

.

A belső ellenőrök megértették az Ön stratégiáját

és kulcsfontosságú prioritásait. 1 2 3 4 5 N/A

1

2

.

A belső ellenőrök fogékonyak voltak az Ön

problémáira és igényeire, és pozitív hozzáállást

tanúsítottak.

1 2 3 4 5 N/A

1

3

.

A belső ellenőrök elfogadták és felhasználták az

Ön, illetve munkatársai javaslatait. 1 2 3 4 5 N/A

1

4

.

A belső ellenőrök felismerték és jelezték a

kontroll pontokkal vagy folyamatokkal

kapcsolatos kérdéseket.

1 2 3 4 5 N/A

1

5

.

A belső ellenőrök megfelelően kommunikáltak.

1 2 3 4 5 N/A

1

6

.

A belső ellenőrök bizalmat keltettek az Ön

vezetőiben és kivívták azok elismerését. 1 2 3 4 5 N/A

1

7

.

A belső ellenőrök a feladatra felkészültek voltak.

1 2 3 4 5 N/A

1

8

.

Indokolt volt az információk és anyagok

bekérése. 1 2 3 4 5 N/A

1

9

.

A napi tevékenységek megszakítása – amennyire

lehetséges – minimális volt. 1 2 3 4 5 N/A

2

0

.

Az összes hozzáadott érték, amit a belső

ellenőrzés nyújtott az Ön részlegének. 1 2 3 4 5 N/A

- 275 -

38. számú iratminta – Kulcsfontosságú teljesítménymutatók

Nyt. szám:

Kulcsfontosságú Teljesítménymutatók

(20xx)

I.

n.év

II.

n.év

III.

n.év

IV.

n.év Éves

1. Eredményesség

1.1. A belső ellenőrzés által nem, viszont külső

ellenőrző szervek által azonosított

megállapítások száma


ellenőrző szervek által azonosított javaslatok

száma

1.3. A belső ellenőrzés által azonosított


1.4. A belső ellenőrzés által azonosított

javaslatok száma


ellenőrző szervek által azonosított jelentős



ellenőrző szervek által azonosított jelentős

javaslatok száma

1.7. A belső ellenőrzés által azonosított jelentős


1.8. A belső ellenőrzés által azonosított jelentős

javaslatok száma

1.9. Az ellenőrzést követő felmérés átlagos

pontszáma

1.10. Az ellenőrzött egység vezetése által

elfogadott megállapítások %-os aránya



. számú példány

- 276 -


(20xx)

I.

n.év

II.

n.év

III.

n.év

IV.

n.év Éves

1.11. Az ellenőrzött egység vezetése által

elfogadott javaslatok %-os aránya

1.12. A szervezet vezetője által jóváhagyott

megállapítások %-os aránya

1.13. A szervezet vezetője által jóváhagyott

javaslatok %-os aránya

1.14. A feltárt jogellenes magatartások vagy

szabálytalanság gyanújának száma

1.15. A szervezet vezetője által egyeztetésre

visszaküldött ellenőrzési jelentések %-os

aránya

2. Hatékonyság

2.1. Az ellenőrzésre való felkészülés átlagos

időszükséglete

2.2. A helyszíni ellenőrzésekre fordított átlagos

időszükséglet

2.3. A helyszíni ellenőrzések határidőre való

befejezésének %-os aránya

2.3.1. Késedelmes napok átlagos száma

2.4. A helyszíni munka befejezése és az

ellenőrzési jelentés-tervezet elkészítése között

eltelt napok átlagos száma

2.5. A jelentés-tervezetek határidőre történő

elkészítésének %-os aránya

2.6. A jelentés-tervezet elkészítésének átlagos

időszükséglete

2.7. Jelentés-tervezetre érkező észrevételek

kapcsán megtartott egyeztető megbeszélések

átlagos száma

2.8. Az egyeztető megbeszélések határidőben

való megtartásának %-os aránya

- 277 -


(20xx)

I.

n.év

II.

n.év

III.

n.év

IV.

n.év Éves

2.9. A jelentés-tervezet és az ellenőrzési

jelentés lezárása között eltelt napok átlagos

száma

2.10. Az éves ellenőrzési tervben foglalt

ellenőrzések száma

2.11. A befejezett és tervezett ellenőrzések %-

os aránya

2.12. Soron kívüli ellenőrzésre tervezett

időszükséglet

2.13. Befejezett soron kívüli ellenőrzések

száma

2.14. Az ellenőrzések átlagos időszükséglete (a

teljes ellenőrzési folyamatra – felkészülés,

helyszíni ellenőrzés, jelentésírás, egyeztetés –

vonatkozóan)

2.15. Tanácsadó tevékenységre vonatkozó

megbízások száma

2.16. Tanácsadó tevékenységre fordított átlagos

időszükséglet

2.17. Egyéb, nem közvetlenül az ellenőrzési

tevékenységre (pl. továbbképzéseken,

konferenciákon, bizottsági munkákban, stb.)

fordított átlagos időszükséglet

2.18. Az ellenőrök ellenőrzési munkára

fordított rendelkezésre álló nettó idejének %-os

aránya (felhasználás)

Készítette:

Dátum:

<belső ellenőrzési vezető>


- 278 -

39. számú iratminta – Ellenőrzések nyilvántartása

Nyt. szám

Ellenőrzés

iktatószáma

(azonosítója)

Az ellenőrzött

szerv, illetve

szervezeti

egységek

megnevezése

Ellenőrzés

tárgya

Vizsgált

időszak

Ellenőrzés

típusa

Idő-

szükséglet

(munkanap)

Résztvevők Ellenőrzés kezdete Helyszíni ellenőrzés

kezdete

Helyszíni

ellenőrzés vége

Ellenőrzési

jelentés-tervezet

elkészítése

Ellenőrzési

jelentés lezárása

terv tény terv tény terv tény terv tény terv tény

Intézkedési terv készítés

szükségessége Megállapítások száma Javaslatok száma

Elfogadott

javaslatok

száma

Szabálytalansági

gyanú

Intézkedési terv

elkészült

Intézkedési terv

státusza

Az intézkedési terv

teljesítésének dátuma


Dátum: Dátum:





. számú példány

- 279 -

40. számú iratminta – Ellenőrzési mappa

Nyt. szám:

I. Borítólap

(tartalmazza az ellenőrzés címét és számát)

II. Tartalomjegyzék

III. Minőségbiztosítási ellenőrzési lista

IV. Megbízólevél

V. Ellenőrzési program

VI. Ellenőrzési jelentés

VII. Munkalapok

A számozás sorrendjében lefűzve valamennyi elkészített, papíralapú munkalap és

nyilvántartott bizonyíték

VIII. Kommunikáció az ellenőrzés során

Az ellenőrzési munka megkezdéséről szóló értesítő levél, a megbeszélések

emlékeztetői, az ellenőrzést követő kommunikáció dokumentumai

IX. Elfogadott intézkedési terv és a végrehajtásához kapcsolódó információk

X. Ellenőrzést követő felmérő lap és annak elemzése

XI. Ellenőrzés nyilvántartása



. számú példány

- 280 -

41. számú iratminta – Tanácsadói feladat munkaprogram

Nyt. szám:

TANÁCSADÓI FELADAT MUNKAPROGRAMJA

<Feladat megnevezése>

Jogszabályi felhatalmazás: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső

ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Tanácsadói feladat célkitűzései:

Tanácsadói feladat hatóköre:

Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere:

Tanácsadói feladat végrehajtásához szükséges kapacitás és szakértelem,

kompetencia:

Tanácsadói feladat tervezett időigénye (munkanap):

Tervezett ütemezés:

Jelentés/záró dokumentum elkészítésének határideje:

Megjegyzések:

Készítette: Jóváhagyta:

Név: [vizsgálatvezető] Név: [belső ellenőrzési vezető]


Dátum: Dátum:




. számú példány

--280

42. számú iratminta – Tanácsadói feladat elvégzéséről szóló jelentés

Nyt. szám:

JELENTÉS

TANÁCSADÓI FELADAT VÉGREHAJTÁSÁRÓL

<Feladat megnevezése>

Jogszabályi felhatalmazás: A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső

ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

Tanácsadói feladat célkitűzései:

Tanácsadói feladat hatóköre:

Tanácsadói feladat végrehajtásának módszere:

Tanácsadást végző belső ellenőrök:

Vezetői összefoglaló:

Tanácsadói feladat eredményeinek részletezése:

Tanácsadói munka során feltárt lényeges kockázatok, kontroll hiányosságok:

Ajánlások a felső vezetés számára:

Jelentés eredményeinek hasznosítását korlátozó tényezők:

Készítette: Jóváhagyta:

Név: [vizsgálatvezető] Név: [belső ellenőrzési vezető]


Dátum: Dátum:




. számú példány

Documents

HONVÉDELMI MINISZTÉRIUM FEJEZET EGYSÉGES BELSŐ … Fejezet Egységes Belső ellenőrzési... · Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM) ..... 199 8. számú iratminta –