Embed Size (px)
Citation preview
1 Blanko (Dokumenteneigenschaften)
Hornetsecurity Outlook-Add-In
für Spamfilter Service, Aeternum
und Verschlüsselungsservice
Hornetsecurity Outlook Add-In
2
Inhaltsverzeichnis
1. Das Outlook Add-In ......................................................................................................................... 4
1.1 Feature-Beschreibung ............................................................................................................................ 4
1.2 Unterstützte Windows-Versionen ......................................................................................................... 4
1.3 Unterstützte Outlook-Versionen ........................................................................................................... 4
1.4 Technische Voraussetzungen ................................................................................................................ 5
1.5 Download ................................................................................................................................................. 5
2. Die Installation des Outlook Add-Ins für Outlook ............................................................................. 5
2.1 Outlook 2010/2013 ................................................................................................................................. 5
2.1.1 Bitte beachten Sie: ............................................................................................................................................ 5
2.1.2 Die Installation .................................................................................................................................................. 5
2.1.3 Nach der Installation ........................................................................................................................................ 5
2.1.4 Erstmalige Konfiguration ................................................................................................................................. 7
3. Nutzung des Outlook Add-Ins .......................................................................................................... 8
3.1 E-Mail-Handhabung ................................................................................................................................ 8
3.1.1 Spam melden .................................................................................................................................................... 8
3.1.2 Infomail melden ................................................................................................................................................ 8
3.1.3 Spamreport anfordern ..................................................................................................................................... 8
3.1.4 Blacklist .............................................................................................................................................................. 9
3.1.5 Whitelist ............................................................................................................................................................. 9
3.2 Aeternum ................................................................................................................................................. 9
3.3 Nacharchivierung .................................................................................................................................. 11
3.4 Kontextmenü über rechte Maustaste verfügbar .............................................................................. 11
3.5 E-Mails verschlüsseln oder signieren ................................................................................................. 12
3.5.1 E-Mails signieren ............................................................................................................................................. 12
3.5.2 E-Mails verschlüsseln ..................................................................................................................................... 12
Hornetsecurity Outlook Add-In
3
4. Hinweise für Administratoren ....................................................................................................... 13
4.1 SMIME-Verschlüsselung: Zertifikate im Control Panel hinterlegen ................................................ 13
4.2 Verschlüsselungseinstellungen im Control Panel für das Outlook Add-In.................................... 14
5. Hinweis ......................................................................................................................................... 14
5.1 Nacharchivierung externer Mail-Adressen ........................................................................................ 14
Hornetsecurity Outlook Add-In
4
1. Das Outlook Add-In
1.1 Feature-Beschreibung
Hornetsecurity stellt seinen Kunden mit dem Outlook Add-In eine Schnittstelle zum Spamfilter
Service und Aeternum zur Verfügung.
Die Vorteile im Überblick:
Die gewohnte Outlook-Arbeitsoberfläche des Mailclients für den Benutzer bleibt erhalten.
Der Benutzer muss sich nicht mehr am Control Panel anmelden.
Folgende Aktionen sind möglich:
o Spam-Mails melden
o Infomails melden
o Black-/Whitelistings für Absender erstellen
o E-Mails im Archiv als „Privat“ markieren
o E-Mails nacharchivieren
o Das E-Mail-Archiv einsehen
o Spamreport anfordern
o Neue E-Mails verschlüsseln und signieren
Archivierte Mails lassen sich direkt aus Outlook heraus suchen.
Archivierte Mails können direkt angezeigt, beantwortet und weitergeleitet werden, als ob die
E-Mails lokal im Outlook-Postfach vorlägen.
Die Funktionen des Outlook Add-Ins können weiterhin ohne bestehende Internetverbindung
genutzt werden. Bei der nächsten Verbindung werden die durchgeführten Anfragen
übertragen.
1.2 Unterstützte Windows-Versionen
Folgende Betriebssysteme werden bei der Installation unterstützt:
Windows 7, 32 Bit und 64 Bit.
Windows 8 und 8.1, 32 Bit und 64 Bit.
Windows 10, 32 Bit und 64 Bit
1.3 Unterstützte Outlook-Versionen
Das Outlook Add-In unterstützt Outlook 2010, 2013 und 2016, jeweils in der 32 Bit und 64 Bit
Version.
Hornetsecurity Outlook Add-In
5
1.4 Technische Voraussetzungen
Für den Betrieb des Outlook Add-Ins muss die Microsoft .NET 4.5 Framework-Systemerweiterung
von Microsoft installiert sein. Bei einer Installation wird geprüft, ob die benötigten Komponenten auf
dem PC verfügbar sind. (Fehlen Komponenten, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Es müssen dann
die entsprechenden Systemerweiterungen von Microsoft vorinstalliert werden.)
1.5 Download
Das Outlook Add-In wird im Control Panel im Archiv-Menü zum Download angeboten. Ebenfalls lässt
sich das Outlook Add-In im Download-Bereich von Hornetsecurity herunterladen:
http://www.hornetsecurity.com/de/downloads/
2. Die Installation des Outlook Add-Ins für Outlook
2.1 Outlook 2010/2013
2.1.1 Bitte beachten Sie:
Es werden zur Installation zwingend Administratorrechte benötigt.
Die Installation erfolgt systemweit für alle Benutzer.
Vor der Installation muss Outlook komplett beendet werden.
Das Outlook Add-In ist beim nächsten Start von Outlook verfügbar.
2.1.2 Die Installation
Sobald die Installation für das Outlook Add-In gestartet wird, installiert der Assistent das Outlook
Add-In in den Standardpfad des Windows Programm Verzeichnisses (C:\Program Files
(x86)\Hornetsecurity\Outlook Add-In).
2.1.3 Nach der Installation
Nach Abschluss der Installation können Sie Outlook starten. Eine neue Gruppe „Hornetsecurity“
wurde im Menüband unter der Reiterkarte „Start“ hinzugefügt.
Hornetsecurity Outlook Add-In
6
Sollte nach einem Absturz von Outlook das Outlook Add-In deaktiviert sein (keine Hornetsecurity-
Gruppe vorhanden), lässt es sich über das Menü Datei – Optionen – Add-Ins wieder auswählen. Dort
befindet sich die gesammelte Liste aller installierten aktiven und inaktiven Add-Ins.
Wählen Sie in der Drop-Down-Liste den Punkt COM-Add-Ins aus und klicken auf Gehe zu…. Es
erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Add-Ins wieder aktivieren können. Setzen Sie vor dem
jeweiligen Outlook Add-In den Haken, um es zu aktivieren, und bestätigen Ihre Änderung mit OK.
Hornetsecurity Outlook Add-In
7
2.1.4 Erstmalige Konfiguration
Bevor Sie die Dienste von Hornetsecurity nutzen können, müssen die Benutzerinformationen
hinterlegt werden.
Klicken Sie hierzu auf den Button für die Einstellungen “ “ in der Gruppe „Hornetsecurity“. Es öffnet
sich ein Fenster, in dem die benötigten Daten eingegeben werden können. Diese Daten sind
identisch mit den Benutzer-Zugangsdaten zum Control Panel per Webzugriff.
Anschließend steht Ihnen mit der zusätzlichen Leiste ein direkter Zugriff auf die Funktionen der
Services des Spamfilter Service, Aeternum und auch Encryption Service, sofern diese aktiviert sind,
zur Verfügung.
Ebenfalls können Sie per Rechtsklick auf eine E-Mail die Funktionen des Outlook Add-Ins über ein
Kontextmenü nutzen.
Hornetsecurity Outlook Add-In
8
3. Nutzung des Outlook Add-Ins
3.1 E-Mail-Handhabung
3.1.1 Spam melden
Um eine E-Mail als Spam zu melden, wählen Sie zunächst die E-Mail(s) aus, die Sie als Spam melden
möchten und klicken den entsprechenden Button „Spam melden“ in der Gruppe „Hornetsecurity“.
Anschließend folgt eine Abfrage, ob die E-Mail entsprechend gemeldet werden soll.
3.1.2 Infomail melden
Um eine E-Mail als Infomail zu melden, wählen Sie zunächst den Newsletter oder die Informations-E-
Mail aus und klicken den entsprechenden Button „Infomail melden“ in der Gruppe „Hornetsecurity“.
Anschließend folgt eine Abfrage, ob die E-Mail entsprechend gemeldet werden soll.
3.1.3 Spamreport anfordern
Falls Sie eine E-Mail erwarten, diese jedoch noch nicht eingegangen ist, lässt sich nachprüfen, ob
diese in der Quarantäne liegt. Hierfür können Sie einen aktuellen Spamreport anfordern - Sofern
eine Nachricht in der Zeit seit dem letzten, vergangenen Spamreport eingegangen ist und
quarantiniert wurde, wird diese angezeigt. Nach Klicken des Buttons müssen Sie ihre Eingabe
nochmals bestätigen.
Hornetsecurity Outlook Add-In
9
3.1.4 Blacklist
Um E-Mails von einem oder mehreren, bestimmten Absendern nicht mehr zu erhalten, können Sie
diese auf Ihre persönliche Blacklist setzen. Wählen Sie zunächst die unerwünschten E-Mails in Ihrem
Posteingang aus. Klicken Sie nun auf den Button „Blacklist“ der Gruppe „Hornetsecurity“. Bestätigen
Sie, dass die angewählten Absender zu Ihrer Blacklist hinzugefügt werden sollen.
3.1.5 Whitelist
Kommt es vor, dass E-Mails eines Absender hin und wieder in der Quarantäne landet und im
Spamreport erscheint, kann die Funktion Whitelist genutzt werden. Diese sorgt dafür, dass Mails des
Absenders künftig immer zugestellt wird. Wählen Sie zunächst die E-Mails der Absender aus, die
künftig immer an Ihre E-Mailadresse durchgeleitet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf den
Button „Whitelist“ von der Gruppe „Hornetsecurity“. Bestätigen Sie, dass die angewählten Absender
zu Ihrer Whitelist hinzugefügt werden sollen.
Bitte beachten Sie, dass Whitelisting weitere Spam-Filterregeln außer Kraft setzt.
3.2 Aeternum
Geben Sie für die Volltextsuche einen gewünschten Begriff in das Textfeld ein. Klicken Sie nun auf
die Lupe. Es öffnet sich ein neues Fenster, das eine Verbindung zu Ihrem persönlichen E-Mail-Archiv
herstellt und die Ergebnisse Ihrer Anfrage verfügbar macht.
Die angezeigten Spalten lauten:
E-Mail-Richtung ein-/ausgehend (mit Pfeil dargestellt)
Datum
Absender (Von)
Empfänger (An)
Betreff
E-Mail mit Anhang (Symboldarstellung)
Größe der E-Mail
Hornetsecurity Outlook Add-In
10
Standardmäßig werden maximal 10 Ergebnisse der Suchanfrage im aktuellen Jahr dargestellt.
Ein Klick auf eine Ergebniszeile öffnet sich die betreffende Mail in der Vorschau-Ansicht. Anhänge
dieser E-Mail können direkt mit einem Doppelklick gespeichert oder geöffnet werden. Sie können
diese E-Mail direkt aus dem Archiv beantworten oder weiterleiten. Klicken Sie dafür auf „Antworten“,
„Allen antworten“ oder „Weiterleiten“.
Alternativ können Sie die Mail mittels Doppelklick in einem neuen E-Mail-Fenster öffnen. Die E-Mail
wird direkt im Outlook angezeigt und kann direkt beantwortet oder weitergeleitet werden. Ebenfalls
lassen sich Anhänge anzeigen.
Über das Suchfeld innerhalb der Archiv-Anzeige können Sie weitere Filtereinstellungen vornehmen,
zum Beispiel: Alle Absender sollen mit „mueller@“ beginnen:
Hornetsecurity Outlook Add-In
11
3.3 Nacharchivierung
Als weitere Funktion können Sie E-Mails nachträglich zu Ihrem Archiv hinzufügen. Wählen Sie
zunächst eine oder mehrere E-Mails aus und klicken auf den Button „Nacharchivieren“ in der
Gruppe „Hornetsecurity“. Bestätigen Sie anschließend das Senden der E-Mails an Ihr Archiv.
Hinweis: Es werden nur E-Mails nachträglich dem Archiv hinzugefügt, die noch nicht im Archiv
enthalten sind. Diese erscheinen ausschließlich als eingehende E-Mail.
3.4 Kontextmenü über rechte Maustaste verfügbar
Ist eine oder sind mehrere E-Mails ausgewählt, können diese auch mittels Rechtsklick über das
Hornetsecurity Kontextmenü verwaltet werden.
Hornetsecurity Outlook Add-In
12
3.5 E-Mails verschlüsseln oder signieren
Voraussetzung für die Signierung und Verschlüsselung via Outlook Add-In ist, dass das Produkt
„Verschlüsselung“ gebucht ist und einige weitere Einstellungen in diesem vorgenommen wurden
(vgl. Kapitel 4: Hinweise für Administratoren).
Zudem muss eine Policy im Verschlüsselungsmodul die Verwendung der Signierungseinstellungen
des Outlook Add-Ins für ausgehende Mails des Nutzers erlauben.
3.5.1 E-Mails signieren
Sie können eine E-Mail digital signieren, sofern ein Zertifikat für den aktiven Benutzer im Encryption
Service des Control Panels vorliegt. Aktivieren Sie vor dem Versand der E-Mail zuvor einfach den
Button „Signieren“.
3.5.2 E-Mails verschlüsseln
Über das Outlook Add-In lässt sich die Verschlüsselung einer E-Mail erzwingen. Wird der Button
„Verschlüsseln“ aktiviert (grün = aktiviert), wird die gesendete E-Mail gemäß der durch den
Administrator eingestellten Verschlüsselungsrichtlinien verschlüsselt und es wird versucht, diese an
den Empfänger zuzustellen.
Hornetsecurity Outlook Add-In
13
4. Hinweise für Administratoren
4.1 SMIME-Verschlüsselung: Zertifikate im Control Panel hinterlegen
Unabhängig vom Outlook Add-In ist Vorbedingung für die Verwendung von SMIME-Verschlüsselung
für einen Nutzer, dass ein Zertifikat für dessen E-Mail-Adresse hinterlegt wurde.
Der Tab „Zertifikate“ Verschlüsselungsmodul der Verwaltung der Domänenkonfiguration des Control
Panels bietet die Möglichkeit der einfachen Zertifikatsverwaltung und –bestellung.
Hierfür sind E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname erforderlich. Eine Tabelle gibt einen Überblick über
die bestellten Zertifikate sowie die Art des Zertifikats. Die Checkboxen sind anklickbar, so können
Bestellungen einfach vorgenommen werden. Unter „Abo“ können Administratoren eine dauerhafte
Bestellung der Zertifikate auswählen. Wird diese Option nicht vor Ablauf des Zertifikates entfernt,
wird es automatisch erneuert.
Hornetsecurity Outlook Add-In
14
4.2 Verschlüsselungseinstellungen im Control Panel für das Outlook Add-In
Um die Verschlüsselung im Outlook Add-In nutzen zu können, muss eine entsprechende
ausgehende Policy im Verschlüsselungsmodul der Verwaltung der Domänenkonfiguration im
Control Panel angelegt sein.
Im abgebildeten Beispiel werden für alle Nutzer der Domain, für die diese Policy definiert ist, nur
Mails über das Outlook Add-In versendet, wenn sie entweder per TLS abgesichert transportiert oder
per SMIME verschlüsselt werden. Mails, auf die diese Richtlinie nicht zutrifft (d.h. weder TLS noch
SMIME), werden bei Aktivierung einer solchen Policy nicht an den Empfänger ausgeliefert.
Im Control Panel haben Sie die Möglichkeit, die vom Kommunikationspartner unterstützen
Verschlüsselungsmethoden zu testen.
5. Hinweis
5.1 Nacharchivierung externer Mail-Adressen
Prinzipiell ist auch eine Nacharchivierung externer E-Mails möglich. Bitte beachten Sie jedoch, dass
lediglich eingehende E-Mails nacharchiviert werden können. Dabei wird die Empfängeradresse
immer mit der E-Mail-Adresse der aktuell über das Outlook Add-In angemeldeten Person
überschrieben.
Hornetsecurity Outlook Add-In
15
