HP Capture and Route (HP CR)

HP Capture and Route (HP CR)

Guia do Usuário

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HP Capture and Route (HP CR)

Guia do Usuário

Edição: setembro de 2013

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Avisos legais

© Copyright 2013 Hewlett-Packard Development Company, L.P.

Software de computador confidencial. Licença válida da HEWLETT-PACKARD exigida para posse, uso ou cópia. De acordo com FAR 12.211 e 12.212, Commercial Computer Software, Computer Software Documentation e Technical Data for Commercial Items são licenciados para os EUA. Governo de acordo com a licença comercial padrão do fornecedor.

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Microsoft, Windows e Windows NT são marcas comerciais registradas dos EUA da Microsoft Corporation.

Impresso nos EUA

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Histórico de revisão

Tabela 1 Revisões

Data Edição Revisão

janeiro de 2012 1 Versão 1.1

setembro de 2012 2 Versão 1.2.0

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Conteúdo

1 O que é o HP Capture and Route?1-1 Fluxo de trabalho.......................................................................................................................................... 11-2 Acesso e recursos do HP CR....................................................................................................................... 2

1-2-1 HP CR Client ...................................................................................................................................... 31-2-2 Painel de exibição do dispositivo HP.................................................................................................. 4

1-3 Extensões do Microsoft SharePoint ............................................................................................................. 51-4 Ajuda on-line ................................................................................................................................................ 5

2 Como organizar mensagens2-1 Listas de mensagem .................................................................................................................................... 62-2 Caixa de entrada .......................................................................................................................................... 62-3 Caixa de saída ............................................................................................................................................. 72-4 Itens enviados .............................................................................................................................................. 7

3 Como enviar mensagens3-1 Como enviar uma mensagem do HP CR Client........................................................................................... 83-2 Como enviar uma mensagem do dispositivo HP ....................................................................................... 10

4 Distribuições4-1 Distribuições pessoais................................................................................................................................ 12

4-1-1 Como criar uma distribuição pessoal................................................................................................ 124-1-2 Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivo .............................................................. 14

4-2 Distribuições compartilhadas ..................................................................................................................... 144-2-1 Como criar uma distribuição compartilhada ..................................................................................... 144-2-2 Como assinar e usar uma distribuição compartilhada...................................................................... 15

4-3 Distribuições públicas................................................................................................................................. 154-3-1 Como criar uma distribuição pública................................................................................................. 154-3-2 Como usar a opção Distribuições Públicas no dispositivo ............................................................... 15

5 Como usar uma folha de roteamento5-1 Como criar uma Folha de Roteamento ...................................................................................................... 175-2 Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo.......................................................................... 17

6 Como usar Meus Arquivos6-1 Como analisar a lista Meus Arquivos ......................................................................................................... 186-2 Como usar a opção Digitalizar para Meus Arquivos no dispositivo ........................................................... 196-3 Como abrir e salvar documentos a partir de Meus Arquivos ..................................................................... 196-4 Como criar uma Folha de Roteamento dos Meus Arquivos....................................................................... 20

6-4-1 Como usar sua Folha de Roteamento.............................................................................................. 20

7 Como digitalizar para um fax ou pasta7-1 Como usar a opção Fax no dispositivo ...................................................................................................... 217-2 Como usar a opção Digitalizar para Mim no dispositivo ............................................................................ 227-3 Como usar a opção Digitalizar para Pasta no dispositivo .......................................................................... 23

8 Mais opções e preferências8-1 Como usar o recurso Mais Opções............................................................................................................ 258-2 Preferências de configuração..................................................................................................................... 26

9 Como usar extensões para o Microsoft SharePoint9-1 Como usar uma folha de roteamento com o Microsoft SharePoint............................................................ 279-2 Como criar uma Reserva de Digitalização no Microsoft SharePoint.......................................................... 289-3 Como abrir um documento na Interface do Usuário Final.......................................................................... 29

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Conteúdo

10 Como usar as extensões para o Autonomy WorkSite10-1 Como usar uma folha de roteamento com o Autonomy WorkSite ........................................................... 30

10-1-1 Como criar uma folha de roteamento usando o FileSite ................................................................ 3110-1-2 Como criar uma folha de roteamento usando o DeskSite .............................................................. 31

10-2 Como criar uma Reserva de digitalização no Autonomy WorkSite.......................................................... 3210-2-1 Como criar uma Reserva de digitalização usando o FileSite ......................................................... 3210-2-2 Como criar uma Reserva de digitalização usando o DeskSite....................................................... 32

10-3 Como abrir um documento na Interface do usuário final ......................................................................... 3310-3-1 Como abrir um documento usando o FileSite ................................................................................ 3310-3-2 Como abrir um documento usando o DeskSite .............................................................................. 33

10-4 Como enviar um documento diretamente para o servidor do HP CR ...................................................... 34

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Figuras

Figura 1-1 Digitalizar e distribuir a partir do computador.................................................................................. 1Figura 1-2 Digitalizar e distribuir a partir do dispositivo.................................................................................... 2Figura 1-3 Exemplo do HP CR Client com uma lista de mensagens ............................................................... 3Figura 1-4 Exemplo do HP CR Client com uma caixa de diálogo de mensagens ........................................... 3Figura 1-5 Painel de exibição do dispositivo .................................................................................................... 4Figura 3-1 Digitalizar e distribuir a partir do computador.................................................................................. 8Figura 4-1 Digitalizar e distribuir utilizando uma distribuição ......................................................................... 11Figura 5-1 Digitalizar e direcionar um ou vários documentos ........................................................................ 16Figura 6-1 Processo Meus Arquivos do HP CR ............................................................................................. 18Figura 7-1 Como usar a opção de fax ............................................................................................................ 21Figura 7-2 Como usar a opção Digitalizar para Mim ...................................................................................... 22Figura 7-3 Como usar a opção Digitalizar para Pasta.................................................................................... 23Figura 9-1 Como usar uma folha de roteamento com o Microsoft SharePoint .............................................. 27Figura 10-1 Como usar uma folha de roteamento com o Autonomy WorkSite ................................................ 30

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1 O que é o HP Capture and Route?

A solução HP Capture and Route (HP CR) é um aplicativo de software projetado para trabalhar com periféricos multifuncionais HP (MFPs) como uma plataforma integrada para:

Capture (digitalize) documentos impressos, colete metadados relacionados a documentos, valide informações, comprima documentos e converta-os em documentos digitais. Durante a conversão, o sistema processa o documento por meio do reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e/ou converte para vários formatos (DOC, JPG, PDF, RTF, TIF, TXT e XLS), alguns dos quais são pesquisáveis por texto.

Entregue para destinos específicos e arquive os documentos resultantes em sistemas de mensagens, gestão de conteúdo e outras informações eletrônicas.

Embora a imagem tenha de ser capturada somente uma vez, o HP CR permite que tarefas de processamento múltiplo e a entrega para uma série de destinos com base em uma única digitalização. Os destinos incluem seu computador, lista de distribuição de e-mails, número de fax, impressora, Microsoft SharePoint ou pastas de rede designadas.

1-1 Fluxo de trabalhoO HP CR oferece flexibilidade extensiva. Por exemplo, você pode digitalizar e distribuir documentos diretamente do seu PC ou trabalhar diretamente a partir do dispositivo HP.

Figura 1-1 Digitalizar e distribuir a partir do computador

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O que é o HP Capture and Route?

Figura 1-2 Digitalizar e distribuir a partir do dispositivo

Outra opção é criar uma lista de distribuição e/ou uma Folha de Roteamento em seu PC e, em seguida, digitalizar documentos no dispositivo HP.

1-2 Acesso e recursos do HP CRTrês clientes são usados para acessar os recursos do HP CR:

HP CR Client Use este aplicativo de PC para criar convenientemente distribuições, direcionar documentos eletrônicos via e-mail/fax, acessar documentos recebidos e muito mais. Isso fornece acesso fácil aos recursos e funções do HP CR usando sua interface de PC intuitiva.

Painel de Exibição do Dispositivo HP Use o dispositivo para digitalizar documentos impressos. O painel de exibição do dispositivo HP fornece opções de digitalização, dependendo da configuração do seu dispositivo.

HP CR para Microsoft SharePoint Importe documentos impressos nas bibliotecas do SharePoint. O HP CR converte documentos digitalizados em formato de texto pesquisável (PDF ou DOC) e, em seguida, salva o documento resultante na biblioteca apropriada do SharePoint, totalmente completa e armazenada juntamente com outro conteúdo eletrônico.


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1-2-1 HP CR ClientO HP CR Client inclui uma barra de menu, opções e uma área principal na qual você normalmente visualiza uma lista de mensagens, caixa de diálogo de mensagens ou caixa de diálogo de opções complementares.

Figura 1-3 Exemplo do HP CR Client com uma lista de mensagens

Figura 1-4 Exemplo do HP CR Client com uma caixa de diálogo de mensagens

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Os recursos disponíveis por meio do HP CR Client permitem que você:

Analise sua Caixa de Entrada, Caixa de Saída e lista de Itens Enviados (Listas de mensagem, 6)

Crie distribuições pessoais ou públicas para digitalizar um fax, e-mail ou pasta (Distribuições, 11)

Crie e envie mensagens por fax, e-mail ou pasta (Como enviar mensagens, 8)

Crie Folhas de Roteamento (Como usar uma folha de roteamento, 16)

Defina as opções das mensagens e as preferências gerais (Mais opções e preferências, 25)

Além disso, o recurso Meus Arquivos (Como usar Meus Arquivos, 18) fornece opções exclusivas. Você pode digitalizar e converter documentos para suas próprias finalidades sem distribuí-los para ninguém. A opção Meus Arquivos permite o uso fácil e seguro dos documentos, criação da Folha de Roteamento, edição, armazenamento e recuperação.

1-2-2 Painel de exibição do dispositivo HPO painel de exibição do dispositivo HP é uma tela de toque usada para acessar opções e inserir informações.

Figura 1-5 Painel de exibição do dispositivo

O painel de exibição do dispositivo HP fornece opções de digitalização, dependendo da configuração do seu dispositivo:

A Folha de Roteamento usa uma página especial com um código de barras e instruções de distribuição para seu documento. (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17)

As Distribuições Pessoais são para serem usadas por um indivíduo. Você pode ter uma distribuição definida para enviar informações para pessoas em sua empresa e outra distribuição para enviar informações fora da empresa. (Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivo, 14)

As Distribuições Públicas são criadas por um administrador do sistema para uso pelos membros de um grupo. Por exemplo, todos os membros do grupo de marketing poderão ter uma distribuição especificamente pré-definida para seu uso. (Como usar a opção Distribuições Públicas no dispositivo, 15)

O Fax fornece um recurso simples de enviar fax. Depois de inserir um número de fax no dispositivo e digitalizar o documento, o HP CR entrega-o e emite uma confirmação. (Como usar a opção Fax no dispositivo, 21)

A opção Digitalizar para Mim digitaliza e entrega um documento ao seu computador para análise e roteamento posteriores. O HP CR envia o documento para seu endereço de e-mail (o padrão) ou para uma pasta local do Windows definida por um administrador do sistema. (Como usar a opção Digitalizar para Mim no dispositivo, 22)

A opção Digitalizar para Pasta envia um documento para uma pasta pré-determinada pelo administrador do sistema. (Como usar a opção Digitalizar para Pasta no dispositivo, 23)


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A opção Digitalizar para Meus Arquivos direciona rapidamente um arquivo eletrônico diretamente para sua pasta Meus Arquivos no HP CR Client. Isso é usado para digitalizar e converter documentos para uso pessoal sem distribuí-los para ninguém. (Como usar a opção Digitalizar para Meus Arquivos no dispositivo, 19)

Alguns recursos exigem que você se autentique no dispositivo (como ao efetuar login), seja para segurança e autorização do monitoramento, ou para acessar recursos de digitalização pessoal.

1-3 Extensões do Microsoft SharePointO HP CR permite que os usuários do Microsoft SharePoint importem documentos impressos para as bibliotecas do SharePoint. Você pode:

Usar uma folha de roteamento

Criar uma reserva de digitalização

Abrir um documento na Interface do Usuário Final

Uma vez importada, você pode navegar pelas bibliotecas para localizar os documentos e usar os recursos de pesquisa corporativa do SharePoint. (Como usar extensões para o Microsoft SharePoint, 27)

1-4 Ajuda on-lineClique no botão Ajuda a qualquer momento para acessar a Documentação on-line do HP CR.

http://www.omtool.com/documentation/HPCR/v1.2.0/ServerHelp/HPCR_ServerAdmin_Help.htm

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2 Como organizar mensagens

2-1 Listas de mensagemSua Caixa de Entrada, Caixa de Saída e Itens Enviados são listas que exibem mensagens e detalhes aplicáveis (como quem enviou ou recebeu uma mensagem, o assunto, a data e a hora, o status e o número de páginas transmitidas). Para visualizar uma lista:

1. Abra o HP CR Client.

2. Clique em Mensagens.

3. Clique na opção: Caixa de Entrada, Caixa de Saída ou Itens Enviados.

4. Clique em uma mensagem para analisar os detalhes.

Você também pode desempenhar ações com base em uma lista específica, conforme descrito para Caixa de entrada, Caixa de saída e Itens enviados.

2-2 Caixa de entradaSua Caixa de Entrada poderá conter:

Confirmações de fax ou transmissões de e-mail iniciadas e concluídas dentro do HP CR

Faxes recebidos e e-mails endereçados para você que o HP CR recebeu

As ações que você pode desempenhar com uma ou mais mensagens são:

Clicar em Novo na barra de menu para criar e enviar uma nova mensagem.

Clicar em para abrir ou salvar o PDF anexo à mensagem.

Selecionar uma ou mais mensagens da lista ao assinalar a caixa à esquerda da(s) mensagem(ns). Ou, assinalar a caixa na barra de título para selecionar todas as mensagens. Em seguida, clique em opções na barra de menu para:

Encaminhar Anexos Anexar informações adicionais e/ou documentos e, em seguida, enviar a(s) mensagem(ns).

Excluir Excluir a(s) mensagem(ns).

Imprimir Anexos Imprimir os documentos anexos à(s) mensagem(ns).

Marcar como Lido Indica que você leu a(s) mensagem(ns) denota uma mensagem lida.

Marcar como Não Lida Indica que você não leu a(s) mensagem(ns) denota uma mensagem não lida.

Clique na mensagem na coluna Recebido De para:

Visualizar detalhes da mensagem

Reenviar a mensagem (clique em Reenviar)

Encaminhar Anexos, Imprimir Anexos ou Excluir, conforme descrito acima

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Como organizar mensagens

2-3 Caixa de saídaA Caixa de Saída apresenta uma lista dos seus trabalhos que atualmente estão sendo processados pelo servidor HP CR. Você pode:


Clicar em Cancelar em um trabalho selecionado para interromper o processamento.

2-4 Itens enviadosItens Enviados apresenta uma lista dos trabalhos concluídos. Você pode:


Clicar em para abrir ou salvar o PDF anexo à mensagem enviada.

Selecionar uma ou mais mensagens da lista ao assinalar a caixa à esquerda da(s) mensagem(ns). Ou, assinalar a caixa na barra de título para selecionar todas as mensagens. Em seguida, clique em opções na barra de menu para:

Encaminhar Anexos Anexar informações adicionais e/ou documentos e, em seguida, enviar a(s) mensagem(ns).

Excluir Excluir a(s) mensagem(ns).

Imprimir Anexos Imprimir os documentos anexos à(s) mensagem(ns).

Clicar na mensagem na coluna Enviado Para para:

Visualizar detalhes da mensagem

Reenviar a mensagem (clique em Reenviar)

Encaminhar Anexos, Imprimir Anexos ou Excluir, conforme descrito acima

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3 Como enviar mensagens

Você pode enviar uma mensagem de:

Seu computador, consulte Como enviar uma mensagem do HP CR Client (8)

O dispositivo HP, consulte Como enviar uma mensagem do dispositivo HP (10)

3-1 Como enviar uma mensagem do HP CR ClientEnviar uma mensagem diretamente do HP CR Client também é chamado de envio direto. Você pode enviar uma mensagem com anexos opcionais para uma pasta, impressora, fax ou e-mail.

Figura 3-1 Digitalizar e distribuir a partir do computador


2. Clique em Mensagens.

3. Clique em Novo na barra de menu.

4. Determine o tipo de destinatário para adicionar. Na seção Destinatários, selecione um Tipo e Formato:

Pasta da Rede Selecione o formato do arquivo que você está enviando para uma pasta.

Impressora O formato considera o PDF automaticamente como padrão (formato preferido para impressão).

Fax O formato considera o TIFF automaticamente como padrão (formato preferido para envio de fax).

E-mail Selecione o formato do arquivo que você está enviando por e-mail.

NOTA: Se você selecionar um formato DOC, RTF ou TXT, o HP CR converterá quaisquer arquivos de imagem de forma que eles sejam editáveis e pesquisáveis. (Os formatos PDF são somente pesquisáveis.) As opções que exibem as letras OCR indicam que o sistema desempenhará o reconhecimento ótico de caracteres. Isso significa que o HP CR lerá a digitalização e determinará como as letras e caracteres são traduzidos para o texto. O texto escrito à mão não é reconhecido, mas permanecerá como parte do seu documento como uma imagem.

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Como enviar mensagens

5. Adicione informações específicas sobre o tipo:

Pasta de Rede Selecione uma pasta de destino.

Impressora Selecione um endereço IP de destino.

Fax Informe o número de fax de destino no campo Informar número do fax ou clique (se disponível) e selecione um destino de fax dos seus contatos do Microsoft Outlook e da Agenda Global de Endereços.

Clique em para adicionar mais informações sobre o destinatário ou clique em para verificar se o endereço é válido.

E-mail Informe o endereço de e-mail no campo Informar endereço de e-mail ou clique (se disponível) e selecione um endereço dos seus contatos do Microsoft Outlook e da Agenda Global de Endereços.


6. Clique em para adicionar o destinatário a uma lista onde o Tipo e o Destino são exibidos.

NOTA: Para modificar as informações do destinatário, clique no destino do destinatário na lista e insira suas alterações. Para apagar um destinatário da lista, clique em à direita do destino do destinatário.

7. Repita as Etapas 4 a 6 para adicionar destinatários à sua distribuição.

8. Ou, assinale a caixa de seleção Enviar cópia por e-mail para... para enviar uma cópia da sua mensagem para si mesmo.

9. Além de digitalizar documentos impressos em papel, você pode instruir o HP CR a anexar arquivos eletrônicos à sua transmissão:

a Clique em .

b Clique em Procurar, selecione um arquivo e clique em Abrir.

c Clique em para adicionar o arquivo à lista.

d Repita para todos os arquivos que você deseja enviar.

e Depois que os arquivos desejados forem adicionados, selecione OK.

NOTA: Para apagar um arquivo da lista, clique em à direita do nome do arquivo.

10. No campo Assunto, insira um assunto para sua distribuição.

Os destinatários de fax verão este texto na página de rosto que recebem do HP CR. Os destinatários de e-mail verão este texto na linha de assunto do e-mail que receberem.

11. No campo Mensagens, insira qualquer texto para acompanhar seu documento.

Os destinatários de fax verão este texto na página de rosto que recebem do HP CR. Os destinatários de e-mail verão este texto na área do corpo da mensagem de e-mail que receberem.

12. Clique em Enviar na barra de menu.

Uma mensagem direciona você para sua Caixa de Saída (em Mensagens), onde é possível ver o status em tempo real da sua mensagem.

Quando a mensagem estiver completa, ela será listada em Itens Enviados (em Mensagens). Nesta lista, você pode clicar em uma mensagem para analisar os detalhes. (Itens enviados, 7)

Como enviar mensagens

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3-2 Como enviar uma mensagem do dispositivo HPPara obter descrições sobre como usar as opções de envio de mensagem disponíveis no dispositivo HP, veja:

Folha de Roteamento Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo (17)

Distribuições Pessoais Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivo (14)

Distribuições Públicas Como usar a opção Distribuições Públicas no dispositivo (15)

Fax Como usar a opção Fax no dispositivo (21)

Digitalizar para Mim Como usar a opção Digitalizar para Mim no dispositivo (22)

Digitalizar para Pasta Como usar a opção Digitalizar para Pasta no dispositivo (23)

Digitalizar para Meus Arquivos Como usar a opção Digitalizar para Meus Arquivos no dispositivo (19)

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4 Distribuições

Uma distribuição é um grupo definido de um ou mais destinatários e regras de roteamento associadas. Ao criar uma distribuição, você evita a necessidade de inserir manualmente destinatários sempre que desejar enviar um documento para o grupo. Você pode usar:

Distribuições pessoais (12), chamado Minhas Distribuições, que você cria para suas necessidades exclusivas. Por exemplo, você poderá ter uma distribuição definida para enviar informações para pessoas em sua empresa e outra distribuição para enviar informações fora da empresa.

Distribuições compartilhadas (14) que um usuário individual cria e publica como uma distribuição que outros usuários podem assinar.

Distribuições públicas (15) que um administrador de sistema cria para uso por um grupo. Por exemplo, todos os membros do grupo de marketing poderão ter uma distribuição especificamente pré-definida para seu uso.

As distribuições estão disponíveis no painel de exibição do dispositivo HP. As Distribuições Pessoais exigem autenticação. Como padrão, as Distribuições Públicas não exigem. Com um toque, você pode solicitar que o HP CR envie seu documento para os destinatários em seu formato desejado.

Figura 4-1 Digitalizar e distribuir utilizando uma distribuição

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Distribuições

4-1 Distribuições pessoais

4-1-1 Como criar uma distribuição pessoal1. Abra o HP CR Client.

2. Clique em Distribuições. (Minhas Distribuições é selecionado como padrão.)

3. Clique em Novo na barra de menu.

4. Determine o tipo de destinatário para adicionar. Na seção Destinatários, selecione um Tipo e Formato:

Pasta da Rede Selecione o formato do arquivo que você está enviando para uma pasta.

Impressora O formato considera o PDF automaticamente como padrão (formato preferido para impressão).

Fax O formato considera o TIFF automaticamente como padrão (formato preferido para envio de fax).

E-mail Selecione o formato do arquivo que você está enviando por e-mail.


5. Adicione informações específicas sobre o tipo:

Pasta de Rede Selecione uma pasta de destino.

Impressora Selecione um endereço IP de destino.

Fax Informe o número de fax de destino no campo Informar número do fax ou clique (se disponível) e selecione um destino de fax dos seus contatos do Microsoft Outlook e da Agenda Global de Endereços.


E-mail Informe o endereço de e-mail no campo Informar endereço de e-mail ou clique (se disponível) e selecione um endereço dos seus contatos do Microsoft Outlook e da Agenda Global de Endereços.


6. Clique em para adicionar o destinatário a uma lista onde o Tipo e o Destino são exibidos.

NOTA: Para modificar as informações do destinatário, clique no destino do destinatário na lista e insira suas alterações. Para apagar um destinatário da lista, clique em à direita do destino do destinatário.

Distribuições

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7. Repita as Etapas 4 a 6 para adicionar destinatários à sua distribuição.

8. Ou, assinale a caixa de seleção Enviar cópia por e-mail para... para enviar uma cópia da sua mensagem para si mesmo.

9. Além de digitalizar documentos impressos em papel, você pode instruir o HP CR a anexar arquivos eletrônicos à sua transmissão.

a Clique em .

b Clique em Procurar, selecione um arquivo e clique em Abrir.

c Clique em para adicionar o arquivo à lista.

d Repita para todos os arquivos que você deseja enviar.

e Depois que os arquivos desejados forem adicionados, selecione OK.

NOTA: Para apagar um arquivo da lista, clique em à direita do nome do arquivo.

10. No campo Assunto, insira um assunto para sua distribuição.

Os destinatários de fax verão este texto na página de rosto que recebem do HP CR. Os destinatários de e-mail verão este texto na linha de assunto do e-mail que receberem.

11. No campo Comentários, insira qualquer texto para acompanhar seu documento.

Os destinatários de fax verão este texto na página de rosto que recebem do HP CR. Os destinatários de e-mail verão este texto na área do corpo do e-mail que receberem.

12. Clique em Salvar na barra do menu para salvar sua distribuição.

13. Uma mensagem solicita que você informe um nome para a distribuição para que possa reutilizá-la ou alterá-la posteriormente. O título desta distribuição será exibido no painel de exibição do dispositivo HP. Informe um nome adequado para ajudar você a se lembrar dos contatos e formatos da distribuição. Clique em OK.

Você pode enviar uma mensagem com uma distribuição pessoal de:

HP Client ao adicionar qualquer texto adicional e/ou anexos, e clicar em Enviar

Dispositivo HP usando a opção Distribuições Pessoais (Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivo, 14)

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Distribuições

4-1-2 Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivoUsando a opção Distribuições Pessoais, o dispositivo fornecerá o documento para o servidor HP CR, que decodifica a distribuição e envia o documento para os destinatários pretendidos.

1. Reúna seu documento e acesse o dispositivo.

2. Pressione Distribuições Pessoais. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

3. Se for solicitado, insira as informações de login de usuário para acessar suas Distribuições Pessoais.

4. Selecione uma distribuição a partir da lista das Distribuições Pessoais. As credenciais de login são exibidas na parte inferior do painel de exibição.

5. Carregue o documento no alimentador de documentos ou posicione-o no vidro de exposição. (Use o vidro de exposição somente se for digitalizar uma única página.)

6. Ou, pressione Opções ou Mais Opções (Como usar o recurso Mais Opções, 25) para alterar as definições de digitalização (como parâmetros de controle sobre o roteamento e a formatação dos documentos).

7. Pressione , Iniciar ou Digitalizar para começar a digitalizar. Um indicador de progresso será exibido.

8. Espere a conclusão do trabalho. (Ou, pressione Cancelar ou Cancelar Trabalho para interromper a digitalização.)

Quando a transferência for concluída, uma mensagem indicará o status do trabalho.

9. Para digitalizar outro documento usando a mesma distribuição, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Distribuições Pessoais.

Para encerrar a sessão e voltar para o menu principal do HP CR, pressione , OK ou Sair.

4-2 Distribuições compartilhadas

4-2-1 Como criar uma distribuição compartilhada1. Abra o HP CR Client.

2. Conclua o procedimento para Como criar uma distribuição pessoal (12), mas não salve ou designe um título à distribuição ainda (as duas últimas etapas naquele procedimento).

3. Clique em Opções na barra de menu. A caixa de diálogo Opções é exibida.

4. Na guia Geral, selecione Publicar como público.

5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Opções.

6. Clique em Salvar na barra do menu para salvar sua distribuição.

7. Uma mensagem solicita que você informe um nome para a distribuição para que possa reutilizá-la ou alterá-la posteriormente. O título desta distribuição será exibido no painel de exibição do dispositivo HP. Informe um nome adequado para ajudar você a se lembrar dos contatos e formatos da distribuição. Clique em OK.

Assim que você criar uma distribuição compartilhada, outros usuários poderão assiná-la (Como assinar e usar uma distribuição compartilhada, 15).

Distribuições

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4-2-2 Como assinar e usar uma distribuição compartilhadaVocê pode assinar uma distribuição criada e publicada por outro usuário.


2. Clique em Preferências.

3. Clique em Adicionar Assinante na seção Distribuições Assinadas para escolher as distribuições compartilhadas que você deseja assinar e usar. Você pode assinar as distribuições públicas de vários usuários.

4. Adicione seu endereço de e-mail e clique em OK.

As distribuições que você assina são listadas nas Distribuições Compartilhadas no HP CR Client. Você pode enviar uma mensagem com uma distribuição compartilhada de:

HP Client ao adicionar qualquer texto adicional e/ou anexos, e clicar em Enviar

Dispositivo HP usando a opção Distribuições Pessoais (Como usar a opção Distribuições Pessoais no dispositivo, 14)

4-3 Distribuições públicas

4-3-1 Como criar uma distribuição públicaAs Distribuições Públicas são criadas pelo administrador do sistema. Contate seu administrador se tiver dúvidas.

4-3-2 Como usar a opção Distribuições Públicas no dispositivoUsando a opção Distribuições Públicas, o dispositivo fornecerá o documento para o servidor HP CR, que decodifica a distribuição e envia o documento para os destinatários pretendidos.


2. Pressione Distribuições Públicas. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

3. Selecione uma distribuição a partir da lista de Distribuições Públicas.






8. Para digitalizar outro documento usando a mesma distribuição, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Distribuições Públicas.


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5 Como usar uma folha de roteamento

Uma Folha de Roteamento do HP CR é uma página especial com um código de barras contendo instruções de distribuição para seu documento. Você pode criar a Folha de Roteamento usando a interface do HP CR e especificando:

Quem deve receber seu documento

Qual canal de comunicações usar (fax, e-mail, pasta ou impressora)

Quaisquer conversões de formato opcional exigidas para cada destinatário

Uma Folha de Roteamento facilita a identificação dos documentos prontos para digitalização, de forma bem semelhante à página de rosto tradicional do fax. Você pode reutilizar as Folhas de Roteamento para tarefas padrão e repetidas. Use uma folha de roteamento para:

Digitalizar e direcionar vários documentos ao mesmo tempo. As Folhas de Roteamento separam documentos que são reunidos em um alimentador como um lote e cada conjunto de documentos exclusivos tem regras de roteamento distintas.

Enviar documentos impressos digitalizados e documentos eletrônicos em vários formatos por meio de uma transmissão simultaneamente. Se você quiser enviar por e-mail um documento impresso para um destinatário e via fax para outro, uma única Folha de Roteamento com instruções para ambos os destinos será suficiente.

Figura 5-1 Digitalizar e direcionar um ou vários documentos

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Como usar uma folha de roteamento

5-1 Como criar uma Folha de Roteamento1. Abra o HP CR Client.

2. Crie uma Folha de Roteamento com base em uma distribuição. Desempenhe uma das ações a seguir:

Abra uma distribuição existente:

Clique em Distribuições.Clique para abrir uma distribuição na lista.

Crie uma nova distribuição. (Como criar uma distribuição pessoal, 12)

3. Clique em Visualizar RS na barra de menu para iniciar o leitor de PDF padrão e exibir uma cópia da Folha de Roteamento associada à distribuição.

4. Imprima a Folha de Roteamento.

5. Clique em Fechar para voltar para a caixa de diálogo Distribuições.

6. Você pode colocar sua nova Folha de Roteamento e documento no dispositivo HP. (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17)

5-2 Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivoCom a opção Folha de Roteamento, o dispositivo fornecerá o documento digitalizado com uma Folha de Roteamento (Como criar uma Folha de Roteamento, 17) para o servidor HP CR, que decodifica o código de barras e distribui o documento para os destinatários pretendidos.

1. Reúna seu documento com a Folha de Roteamento na frente.

2. No dispositivo, carregue o documento no alimentador ou posicione-o no vidro de exposição. (Use o vidro de exposição somente se for digitalizar uma única página.)

3. Pressione Folha de Roteamento. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

Se digitalização de um toque estiver habilitada, a digitalização do documento será iniciada. Vá para a Etapa 6.

Se digitalização de um toque NÃO estiver habilitada (o padrão), o dispositivo mostrará a mensagem Pronto ou a tela Folha de Roteamento. Prossiga para a próxima etapa.




Quando a transferência for concluída, uma mensagem indicará o status do trabalho. O HP CR envia uma confirmação de entrega por e-mail. Se você não tiver um endereço de e-mail, o dispositivo imprimirá uma confirmação de entrega.

7. Para digitalizar outro documento usando a opção Folha de Roteamento, pressione Retornar.Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Folha de Roteamento.


DICA: Se você criar uma Folha de Roteamento para um grupo de distribuição para o qual você comumente envia documentos, arquive-a e reutilize-a conforme necessário.

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6 Como usar Meus Arquivos

Você pode desejar digitalizar e converter documentos para suas próprias finalidades sem distribuir para ninguém. No entanto, poderá haver requisitos quanto ao armazenamento seguro e auditável desses documentos. O recurso Meus arquivos do HP CR permite que você crie rapidamente uma Folha de Roteamento ou use um botão no painel de exibição do dispositivo HP para direcionar sua digitalização diretamente para sua pasta HP CR pessoal.

NOTA: O administrador do sistema gerencia o armazenamento em Meus arquivos e poderá definir um limite de tempo de armazenamento. Consulte o administrador para obter informações sobre onde e quanto tempo estes documentos são mantidos antes do descarte.

Figura 6-1 Processo Meus Arquivos do HP CR

6-1 Como analisar a lista Meus ArquivosA lista Meus Arquivos indica o nome do arquivo, data de criação e tamanho de cada arquivo armazenado em sua pasta HP CR pessoal. Nesta lista, você pode:

Clicar em ou no nome do arquivo para abrir ou salvar o PDF. (Como abrir e salvar documentos a partir de Meus Arquivos, 19)

Selecionar uma mensagem da lista ao assinalar a caixa à esquerda da mensagem. Ou, assinalar a caixa na barra de título para selecionar todas as mensagens. Em seguida, clique em opções na barra de menu para:

Excluir Excluir o(s) arquivo(s).

Minha folha de roteamento Criar uma Folha de Roteamento. (Como criar uma Folha de Roteamento dos Meus Arquivos, 20)

Encaminhar Anexos Anexar informações e/ou documentos extras e, em seguida, enviar o(s) arquivo(s) em uma mensagem. (Como enviar uma mensagem do HP CR Client, 8)

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Como usar Meus Arquivos

6-2 Como usar a opção Digitalizar para Meus Arquivos no dispositivoUsando a opção Digitalizar para Meus Arquivos, o dispositivo entrega o documento digitalizado ao servidor HP CR, que o envia como um arquivo eletrônico para a pasta Meus Arquivos no HP CR Client.


2. Pressione Digitalizar para Meus Arquivos. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

3. Se for solicitado, insira as informações de login de usuário para acessar suas opções de Meus Arquivos.






8. Para digitalizar outro documento usando a mesma opção, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Digitalizar para Meus Arquivos.


6-3 Como abrir e salvar documentos a partir de Meus ArquivosDepois que o HP CR concluir sua digitalização e conversão do seu documento e enviá-lo para sua pasta pessoal, essa pasta será visível por meio do HP CR Client. As digitalizações enviadas para esta pasta são armazenadas temporariamente. Copie arquivos de Meus Arquivos para outro local para a recuperação, o uso e o armazenamento em um prazo maior.


2. Clique em Meus Arquivos.

3. Clique em Arquivos.

4. Clique no nome do arquivo do documento na lista do HP CR.

5. Você pode abrir ou salvar o arquivo.

Para visualizar o documento, clique em Abrir. O leitor de PDF é iniciado e exibe seu documento Meus Arquivos.

Para salvar uma cópia do documento, clique em Salvar e informe um local e um nome.

Como usar Meus Arquivos

20

6-4 Como criar uma Folha de Roteamento dos Meus Arquivos1. Abra o HP CR Client.

2. Clique em Meus Arquivos.

3. Clique em Arquivos.

4. Clique em Minha Folha de Roteamento na barra do menu.

5. Selecione o formato do arquivo final para seu documento digitalizado.


6. Na caixa de texto Nome do arquivo do anexo, digite o nome do arquivo que inclui sua Folha de Roteamento.

7. Clique em Visualizar para iniciar o leitor de PDF, mostrando uma cópia da Folha de Roteamento que você acabou de criar.

8. Faça quaisquer alterações no arquivo, conforme necessário.

9. Clique em Salvar.

10. Imprima a Folha de Roteamento.

11. Você pode colocar sua nova Folha de Roteamento e documento no dispositivo HP.

6-4-1 Como usar sua Folha de Roteamento

NOTA: Todos os arquivos digitalizados com a Folha de Roteamento de Meus Arquivos serão exibidos na pasta Meus Arquivos no HP CR Client.

Você pode enviar uma mensagem com uma Folha de Roteamento do dispositivo HP usando a opção Folha de Roteamento. (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17)

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7 Como digitalizar para um fax ou pasta

7-1 Como usar a opção Fax no dispositivoAo digitar um número de fax e digitalizar seu documento usando a opção Fax, o dispositivo fornecerá o documento para o servidor HP CR, que envia o fax para os destinatários pretendidos. Como padrão, as digitalizações de fax são desempenhadas em preto e branco, já que os documentos coloridos não podem ser entregues via comunicação por fax.

Figura 7-1 Como usar a opção de fax


2. Pressione Fax. (Se você não visualizar esta opção, irá encontrá-la usando a barra de rolagem.)

3. Pressione a caixa de texto Número do fax e insira o número de fax de destino usando o teclado que é aberto. Pressione OK para fechar o teclado.

NOTA: Se você não informar um número de fax, receberá uma mensagem de erro.

4. Para enviar fax sem adicionar uma folha de rosto, certifique-se de que a opção Adicionar Folha de Rosto NÃO esteja assinalada (se esta opção for exibida). Em seguida, pressione Próximo. Prossiga para a Etapa 5.

Para adicionar uma folha de rosto usando o HP OXPd 1.4:

a Pressione a caixa de texto Adicionar Folha de Rosto.

b Selecione Sim e OK para voltar para a tela Fax.

c Pressione Próximo para exibir a tela de Folha de rosto.

d Insira as informações nas caixas de texto Assunto, Nome do remetente e Nome do destinatário. Para fazer isso, pressione a caixa de texto, use o teclado e pressione OK para fechar o teclado.

e Pressione Próximo para exibir a tela de Fax.

Para adicionar uma folha de rosto usando o HP OXPd 1.6:

a Pressione a caixa de seleção Adicionar Folha de Rosto.

b Insira as informações nas caixas de texto Nome do Remetente, Nome do Destinatário e Assunto.

c Pressione Próximo.

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Como digitalizar para um fax ou pasta






9. Para digitalizar outro documento usando a mesma opção Fax, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Fax.


7-2 Como usar a opção Digitalizar para Mim no dispositivoA opção Digitalizar para Mim digitaliza um documento e entrega-o ao seu computador para análise e roteamento posteriores. Com base em uma diretiva (uma regra definida pelo administrador de um sistema), o HP CR envia o documento para seu endereço de e-mail (o padrão) ou para uma pasta local do Windows. A diretiva é definida pelo administrador do sistema) e especifica o destino (e-mail ou pasta), assim como o formato final no qual o documento será enviado.

Usando a opção Digitalizar para Mim, o dispositivo entrega o documento ao servidor HP CR, que o processa usando sua diretiva pessoal e envia o documento para os destinatários pretendidos.

Figura 7-2 Como usar a opção Digitalizar para Mim


2. Pressione Digitalizar para Mim. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

3. Se for solicitado, insira as informações de login de usuário para acessar a opção Digitalizar para Mim.

4. Pressione Próximo, se necessário.



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9. Para digitalizar outro documento usando a opção Digitalizar para Mim, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Digitalizar para Mim.


7-3 Como usar a opção Digitalizar para Pasta no dispositivoUsando a opção Digitalizar para Pasta, o servidor HP CR envia o documento para uma pasta pré-determinada pelo administrador do sistema.

Figura 7-3 Como usar a opção Digitalizar para Pasta



3. Pressione Digitalizar para Pasta. (Se esta opção não estiver visível, localize-a usando a barra de rolagem.)

Se digitalização de um toque estiver habilitada, a digitalização do documento será iniciada. Vá para a Etapa 6.

Se digitalização de um toque NÃO estiver habilitada (o padrão), o dispositivo mostrará a mensagem Preparado para Digitalizar ou a tela Digitalizar para Pasta Prossiga para a próxima etapa.


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7. Para digitalizar outro documento usando a pasta específica da rede, pressione Retornar. Se a opção Concluído estiver disponível, você poderá pressioná-la para retornar à tela Digitalizar para Pasta.


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8 Mais opções e preferências

8-1 Como usar o recurso Mais OpçõesAo trabalhar com uma nova mensagem ou uma distribuição nova/existente, o HP CR fornecerá opções para controlar a formatação e o roteamento dos documentos. Clique em Opções na barra do menu e a caixa de diálogo Opções será exibida. Ela poderá incluir as guias e opções a seguir (nem todas as opções estão disponíveis para toda função do HP CR):

Geral Aplica-se somente às distribuições.

Estilo da Folha de Roteamento Especifique o estilo como Simples ou Padrão. Por exemplo, um estilo padrão poderá incluir informações da empresa e/ou uma renúncia de responsabilidade.

Publicar como público Publique a distribuição como disponível para usuários que assinam distribuições públicas de um usuário.

Reter a Folha de Roteamento no documento entregue Forneça a Folha de Roteamento com o documento. Normalmente, ela não é fornecida.

Uso único Indique se a mensagem ou distribuição é destinada somente para uso único.

Expira após Especifique uma data até que o servidor processe a mensagem.

Classificar na parte superior da lista de dispositivos Posicione a distribuição no topo do painel de exibição de dispositivos. Normalmente, as listas são apresentadas alfabeticamente.

Imprimir c/ prompts Permite que você informe o valor para prompts designados quando a Folha de Roteamento for impressa a partir do HP CR Client.

E-mail:

Tipo de Endereço Especifique o tipo de endereço como Para, Cc ou Cco.

Anexo Informe o nome de um arquivo específico para anexar à sua transmissão.

Fax

Usar Folha de Rosto Opte por enviar/não enviar uma página de rosto e selecione a partir de uma lista classificada de estilos.

Entrega Informe um código de acesso (como 9 para acessar uma linha externa para enviar fax), solicite uma visualização da sua transmissão antes de enviar, especifique se um fax é enviado somente para um destino de fax seguro, defina uma hora/data específica para a entrega do fax, e/ou defina a prioridade de envio.

Pasta Informe o nome do seu documento.

Prompts Indica que quando você desempenha uma tarefa no HP CR, o sistema solicitará que você insira prompts personalizados, como um número de cliente ou, em determinados departamentos jurídicos ou escritórios de advocacia, um número de processo.

Opções Personalizadas Exibe opções personalizadas que seu administrador poderá ter criado e configurado para o uso do HP CR da sua organização.

Definições de digitalização Aplica-se somente às distribuições. Fornece configurações para cores, impressão frente e verso, criação de trabalhos, orientação e resolução.

Depois de modificar opções em cada guia, selecione Salvar como preferências para salvar as configurações para mensagens ou distribuições futuras.

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Mais opções e preferências

8-2 Preferências de configuraçãoVocê pode definir preferências gerais para uso com o HP CR. Todas as configurações são opcionais.


2. Clique em Preferências.

3. Analise as informações do usuário. Como padrão, estas informações são adquiridas do login do seu domínio.

4. Clique em Adicionar Assinante para escolher distribuições compartilhadas que você deseja assinar e usar. Você pode assinar distribuições múltiplas.

NOTA: Um usuário pode criar distribuições para compartilhar com outros usuários ao designá-las como Públicas. (Como criar uma distribuição compartilhada, 14)

5. Clique em Adicionar Delegado para acessar o endereço de e-mail de alguém que tenha permissão para gerenciar suas mensagens e/ou enviar mensagens em seu nome. Você pode especificar vários delegados.

6. Selecione um endereço de Impressora de Rede. Isso pode ser mencionado por meio de uma regra em um servidor que enviará faxes recebidos para esta impressora.

7. Na caixa de texto Assistente(s), informe o endereço de e-mail da pessoa que também pode visualizar seus faxes.

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9 Como usar extensões para o Microsoft SharePoint

O HP CR permite que os usuários do Microsoft SharePoint importem documentos impressos para as bibliotecas do SharePoint. O processo é realizado com base nas telas de interface do usuário e menus nativos do SharePoint. Com base no formato selecionado por um usuário, o HP CR converterá documentos digitalizados em formato de texto pesquisável (PDF ou DOC) e, em seguida, salvará o documento resultante na biblioteca apropriada do SharePoint, totalmente completa e armazenada juntamente com outro conteúdo eletrônico. Uma vez importada, você pode navegar pelas bibliotecas para localizar estes documentos ou usar os recursos de pesquisa corporativa do SharePoint.

9-1 Como usar uma folha de roteamento com o Microsoft SharePointA opção Criar Nova Folha de Roteamento cria uma Folha de Roteamento a partir da sua biblioteca de documentos do Microsoft SharePoint. Você pode usar a Folha de Roteamento para digitalizar documentos impressos a partir de qualquer dispositivo habilitado para digitalizar. Os documentos são enviados para o servidor HP CR para processamento e roteamento para o repositório do Microsoft SharePoint de acordo com as instruções da Folha de Roteamento.

Figura 9-1 Como usar uma folha de roteamento com o Microsoft SharePoint

1. Abra o Microsoft SharePoint e acesse a biblioteca de documentos na qual você direcionará seus documentos recebidos.

2. Clique em Fazer Upload. Selecione a opção Fazer Upload da Digitalização.

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Como usar extensões para o Microsoft SharePoint

3. Na página Fazer Upload da Digitalização, informe o Nome, Cargo e Formato do documento para sua digitalização. Estas são as informações de destino para o documento recebido dentro da biblioteca de documentos do Microsoft SharePoint.

4. Clique em Salvar. O HP CR Client é aberto.

5. Selecione a opção Criar Nova Folha de Roteamento.

Uma Folha de Roteamento é gerada com as informações de destino da Etapa 3 e é aberta em seu visualizador de PDF padrão.

6. Imprima a Folha de Roteamento e use-a para digitalizar documentos impressos (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17). Ou, salve-a para uso posterior.

9-2 Como criar uma Reserva de Digitalização no Microsoft SharePointUma Reserva de Digitalização é a instrução para enviar documentos eletrônicos ou impressos para o HP CR para fazer upload para o repositório do Microsoft SharePoint onde estão armazenados no local apropriado. A opção Criar Reserva de Digitalização cria um placeholder do SharePoint. Quando uma Distribuição Pessoal for selecionada a partir do dispositivo, o documento é digitalizado para aquele placeholder.

1. Abra o Microsoft SharePoint e acesse a biblioteca de documentos na qual você digitalizará seus documentos recebidos.




5. Selecione a opção Criar Reserva de Digitalização.

O HP CR cria instruções com informações de destino da Etapa 3 e exibe esta mensagem:

Use a opção Distribuições Pessoais no painel de exibição do dispositivo HP para digitalizar seus documentos impressos. Ou, use o HP CR Client para digitalizar documentos eletrônicos e envie-os para o Microsoft SharePoint para armazenamento.

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9-3 Como abrir um documento na Interface do Usuário FinalA opção Abrir a Interface do Usuário Final envia um documento eletrônico diretamente do SharePoint client para o servidor.

1. Abra o Microsoft SharePoint e acesse a biblioteca de documentos na qual você digitalizará seus documentos recebidos.




5. Selecione a opção Abrir na Interface do Usuário Final.

A Interface do Usuário Final é aberta com a tela Nova Mensagem. A seção Destino é preenchida com informações do destinatário da Etapa 3.

6. Crie a mensagem ao anexar um ou mais documentos eletrônicos. Selecione outros destinatários, conforme necessário.

7. Envie a mensagem para o servidor HP CR para processamento.

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10 Como usar as extensões para o Autonomy WorkSite

O HP CR permite que os usuários do Autonomy WorkSite importem documentos em cópia impressa nas bibliotecas do WorkSite. O processo é realizado a partir das telas e dos menus da interface do usuário do WorkSite. Com base em um formato selecionado pelo usuário, o HP CR converte documentos digitalizados em formato de texto pesquisável (PDF ou DOC). Em seguida, ele salva o documento resultante na biblioteca apropriada do WorkSite, totalmente analisado e armazenado juntamente com outros conteúdos eletrônicos. Após a importação, você pode navegar pelas bibliotecas para localizar os documentos ou usar os recursos de pesquisa corporativa do WorkSite.

10-1Como usar uma folha de roteamento com o Autonomy WorkSiteA opção Criar nova folha de roteamento cria uma folha de roteamento de dentro da biblioteca de documentos do Autonomy WorkSite. Você pode usar a folha de roteamento para digitalizar documentos em cópia impressa de qualquer dispositivo habilitado para digitalização. Os documentos são enviados para o servidor do HP CR para que sejam processados e roteados para o repositório do WorkSite de acordo com as instruções da folha de roteamento.

Figura 10-1 Como usar uma folha de roteamento com o Autonomy WorkSite

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Como usar as extensões para o Autonomy WorkSite

10-1-1Como criar uma folha de roteamento usando o FileSite1. Abra o Microsoft Outlook e localize o FileSite na visualização em árvore.

2. Vá para a biblioteca de documentos para a qual você roteará seu documento.

3. Importe um documento digitalizado de uma destas duas maneiras:

Em uma pasta, clique com o botão direito do mouse no nome de um documento. Em seguida, selecione Importar documento digitalizado com o perfil copiado.

Clique com o botão direito do mouse em uma pasta. Em seguida, selecione Importar digitalização.

4. Verifique ou insira as informações do Perfil. Depois, clique em Salvar. O cliente HP CR será aberto.

5. Selecione a opção Criar nova folha de roteamento.

Uma folha de roteamento será gerada com as informações de destino do perfil e será aberta em seu visualizador padrão de PDFs.

6. Imprima a folha de roteamento e utilize-a para digitalizar documentos em cópia impressa (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17). Você também tem a opção de salvá-la para uso posterior.

10-1-2Como criar uma folha de roteamento usando o DeskSite1. Abra o Autonomy DeskSite.


3. Importe um documento digitalizado de uma destas três maneiras:



Abra o menu Arquivo. Em seguida, selecione Importar digitalização.


5. Selecione a opção Criar nova folha de roteamento.

Uma folha de roteamento será gerada com as informações de destino do perfil e será aberta em seu visualizador padrão de PDFs.

6. Imprima a folha de roteamento e utilize-a para digitalizar documentos em cópia impressa (Como usar a opção Folha de Roteamento no dispositivo, 17). Você também tem a opção de salvá-la para uso posterior.


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10-2Como criar uma Reserva de digitalização no Autonomy WorkSiteUma Reserva de digitalização é a instrução para enviar documentos eletrônicos ou em cópia impressa para o HP CR para que sejam carregados no repositório do WorkSite, onde são armazenados na localização apropriada. A opção Criar uma reserva de digitalização cria um placeholder do WorkSite. Quando uma Distribuição pessoal for selecionada a partir do dispositivo, o documento será digitalizado para esse placeholder.

10-2-1Como criar uma Reserva de digitalização usando o FileSite1. Abra o Microsoft Outlook e localize o FileSite na visualização em árvore.






5. Selecione a opção Criar reserva de digitalização.

O HP CR cria instruções com informações de destino do perfil e exibe a mensagem quando a reserva de digitalização é criada.

6. Você pode usar a opção Distribuições pessoais no painel de exibição do dispositivo HP para digitalizar seus documentos em cópia impressa. Você também pode usar o cliente HP CR para digitalizar documentos e enviá-los ao Autonomy WorkSite para fins de armazenamento.

10-2-2Como criar uma Reserva de digitalização usando o DeskSite1. Abra o Autonomy DeskSite.







5. Selecione a opção Criar reserva de digitalização.

O HP CR cria instruções com informações de destino do perfil e exibe a mensagem quando a reserva de digitalização é criada.

6. Você pode usar a opção Distribuições pessoais no painel de exibição do dispositivo HP para digitalizar seus documentos em cópia impressa. Você também pode usar o cliente HP CR para digitalizar documentos e enviá-los ao Autonomy WorkSite para fins de armazenamento.

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10-3Como abrir um documento na Interface do usuário finalA opção Abrir na interface do usuário final envia um documento eletrônico diretamente do cliente WorkSite para o servidor.

10-3-1Como abrir um documento usando o FileSite1. Abra o Microsoft Outlook e localize o FileSite na visualização em árvore.






5. Selecione a opção Abrir na interface do usuário final.

A Interface do usuário final será aberta com a tela Nova distribuição. A seção Destino será preenchida com as informações do destinatário do perfil.

6. Crie a mensagem anexando um documento eletrônico. Selecione outros destinatários, se necessário.

7. Salve o trabalho como uma nova distribuição ou envie a mensagem ao servidor do HP CR para fins de processamento.

10-3-2Como abrir um documento usando o DeskSite1. Abra o Autonomy DeskSite.







5. Selecione a opção Abrir na interface do usuário final.

A Interface do usuário final será aberta com a tela Nova distribuição. A seção Destino será preenchida com as informações do destinatário do perfil.

6. Crie a mensagem anexando um documento eletrônico. Selecione outros destinatários, se necessário.



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10-4Como enviar um documento diretamente para o servidor do HP CR1. Abra o DeskSite. Você também pode abrir o Microsoft Outlook e localizar o FileSite na visualização

em árvore.

2. Vá para a biblioteca de documentos da qual você enviará seu documento.

3. Clique com o botão direito do mouse em um documento.

4. Selecione Enviar para o HP CR para Autonomy WorkSite.

A Interface do usuário final será aberta com a tela Nova distribuição. A seção Destino será preenchida com as informações do destinatário do perfil, e o documento será anexado. Você pode selecionar outros destinatários, se necessário.


Documents

HP Capture and Route (HP CR)