تحليل وتصميم وتوصيف تحليل وتصميم وتوصيف الوظائفالوظائف

ابراهيم عبدالله االستاذ ابراهيم موقع عبدالله االستاذ موقعالتركىالتركى

ما هو تحليل العمل)الوظيفة(ما هو تحليل العمل)الوظيفة(يقصد بتحليل العمل تحديد االنشطة المكونة يقصد بتحليل العمل تحديد االنشطة المكونة

((للمهام المكونة للوظيفة)أو العملللمهام المكونة للوظيفة)أو العمل

أهداف تحليل الوظائفأهداف تحليل الوظائفتعريف الموظف بمهام عمله.تعريف الموظف بمهام عمله.

يساعد على تصميم العمل.يساعد على تصميم العمل.المساعدة فى عمليات االختيار والتعين.المساعدة فى عمليات االختيار والتعين.

المساعدة فى تقييم الوظائف.المساعدة فى تقييم الوظائف.المساعدة فى تقييم اداء العاملين.المساعدة فى تقييم اداء العاملين.

المساعدة فى تصميم البرامج التدريبية.المساعدة فى تصميم البرامج التدريبية.المساعدة فى تحديد االحتياجات من العمالة.المساعدة فى تحديد االحتياجات من العمالة.

المساعدة فى تبسيط العمل.المساعدة فى تبسيط العمل.المساعدة فى عمليات الترقية والنقل.المساعدة فى عمليات الترقية والنقل.

المساعدة فى التطوير التنظيمى.المساعدة فى التطوير التنظيمى.

من يقوم بتحليل الوظائفمن يقوم بتحليل الوظائف

يقع العبء االكبر على عاتق مدير ادارة الموارد البشرية يقع العبء االكبر على عاتق مدير ادارة الموارد البشرية ويشاركه المديرين التنفيذين.ويشاركه المديرين التنفيذين.

يمكن ان يقوم بتحليل العمل مستشار خارجى أو لجنة يمكن ان يقوم بتحليل العمل مستشار خارجى أو لجنة مشتركة بين ادارة الموارد البشرية والمستشار الخارجى.مشتركة بين ادارة الموارد البشرية والمستشار الخارجى.

البد ان تتوافر فيمن يقوم بتحليل العمل:البد ان تتوافر فيمن يقوم بتحليل العمل: المؤهل والخبرة المناسبة والسلطة الكافية لجمع البيانات. المؤهل والخبرة المناسبة والسلطة الكافية لجمع البيانات.-

- العالقات الجيدة مع المديرين والعاملين.- العالقات الجيدة مع المديرين والعاملين.

..- الشخصية القوية إلقناع االدارة العليا بنتائج تحليل العمل- الشخصية القوية إلقناع االدارة العليا بنتائج تحليل العمل

خطوات تحليل الوظائفخطوات تحليل الوظائفجمع المعلومات المبدئية.جمع المعلومات المبدئية.1.1.

اختيار مجموعة من الوظائف كعينة فى حالة اختيار مجموعة من الوظائف كعينة فى حالة 2.2.المنظمات القائمة)اختر كل الوظائف فى حالة المنظمات القائمة)اختر كل الوظائف فى حالة

المنظمات الجديدة(.المنظمات الجديدة(.

جمع البيانات الخاصة بتحليل العمل وتشمل: جمع البيانات الخاصة بتحليل العمل وتشمل: 3.3.اسم الوظيفة- تبعيتها التنظيمية- واجباتها- سلطاتها اسم الوظيفة- تبعيتها التنظيمية- واجباتها- سلطاتها -

ومسئوليتها- ظروف عملها- المؤهالت الالزمة ومسئوليتها- ظروف عملها- المؤهالت الالزمة لشغلها- المتطلبات الذهنية والعضلية الالزمة- الخبرة لشغلها- المتطلبات الذهنية والعضلية الالزمة- الخبرة

والتدريب المطلوبة لها .والتدريب المطلوبة لها .

- تحليل العمل : ويتم فى ضوء ذلك التوصل الى بيان - تحليل العمل : ويتم فى ضوء ذلك التوصل الى بيان 44تحليل الوظيفة.تحليل الوظيفة.

الوظائف لتحليل الوظائف نموذج لتحليل نموذج

أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظائفالوظائف

Y Yأوال : المقابلة الشخصية: وهى من أكثر االساليب : المقابلة الشخصية: وهى من أكثر االساليب أوالY. وتتميز بما يلى: Y واستخداما Y. وتتميز بما يلى:شيوعا Y واستخداما شيوعا

يتيح التعرف على جميع جوانب األداء الخاصة يتيح التعرف على جميع جوانب األداء الخاصة -بالوظيفة.بالوظيفة.

يتيح فرصة إظهار االنشطة واالتصاالت غير يتيح فرصة إظهار االنشطة واالتصاالت غير -الرسمية.الرسمية.

التعبير عن االراء بحرية كاملة، واظهار جوانب التعبير عن االراء بحرية كاملة، واظهار جوانب -يصعب كتابتها.يصعب كتابتها.

أنواع المقابالت الشخصيةأنواع المقابالت الشخصية

مقابالت فردية .مقابالت فردية .

مقابالت جماعية وتتميز بأنها:مقابالت جماعية وتتميز بأنها:أقل اساليب المقابالت الشخصية تكلفة.أقل اساليب المقابالت الشخصية تكلفة.-اسرع اسلوب للمقابالت الشخصية.اسرع اسلوب للمقابالت الشخصية.-

مقابالت مع المشرفين.مقابالت مع المشرفين.

المشاكل المتعلقة بالمقابالت المشاكل المتعلقة بالمقابالت الشخصية الشخصية

سوء فهم الشخص لألسئلة.سوء فهم الشخص لألسئلة.

سوء فهم الواجبات والمسئوليات.سوء فهم الواجبات والمسئوليات.

الرغبة فى المبالغة فى الواجبات والمسئوليات الرغبة فى المبالغة فى الواجبات والمسئوليات بغرض تضخيم العمل أو الوظيفة.بغرض تضخيم العمل أو الوظيفة.

بعض اسئلة المقابلةبعض اسئلة المقابلةماهى الواجبات الرئيسية لوظيفتك؟ ماذا تفعل بالضبط؟ماهى الواجبات الرئيسية لوظيفتك؟ ماذا تفعل بالضبط؟

ما طبيعة االماكن التى تمارس فيها عملك؟ما طبيعة االماكن التى تمارس فيها عملك؟

ماهى االنشطة التى تشارك فيها؟ماهى االنشطة التى تشارك فيها؟

ماهى االجراءات التى تشملها هذه االنشطة؟ماهى االجراءات التى تشملها هذه االنشطة؟

ماهى مسئولياتك؟ماهى مسئولياتك؟

ماهى االخطار التى تتعرض لها؟ماهى االخطار التى تتعرض لها؟

ما هى ظروف العمل المادية ؟ما هى ظروف العمل المادية ؟

ماهى الوظائف االخرى التى تتصل بها؟ وما نوع هذا ماهى الوظائف االخرى التى تتصل بها؟ وما نوع هذا االتصال؟االتصال؟

االعتبارات الواجب أخذها لنجاح االعتبارات الواجب أخذها لنجاح المقابالتالمقابالت

توافر التعاون بين القائم بالمقابلة والرئيس توافر التعاون بين القائم بالمقابلة والرئيس المباشر.المباشر.

شعور شاغل الوظيفة بالمعاملة الودية، شعور شاغل الوظيفة بالمعاملة الودية، ومخاطبته بأسمه.ومخاطبته بأسمه.

تخطيط المقابلة.تخطيط المقابلة.

مساعدة شاغل الوظيفة فى ترتيب مهام و مساعدة شاغل الوظيفة فى ترتيب مهام و واجبات وظيفية)االهم فالمهم(.واجبات وظيفية)االهم فالمهم(.

مراجعة البيانات التى تم جمعها من شاغل مراجعة البيانات التى تم جمعها من شاغل الوظيفة مع الرئيس المباشر.الوظيفة مع الرئيس المباشر.

أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظائفالوظائف

Y: المالحظة المباشرة: Y: المالحظة المباشرة: ثانيا ثانيا

- يفضل هذا االسلوب فى حالة جمع البيانات عن - يفضل هذا االسلوب فى حالة جمع البيانات عن الوظائف التى تتكون من مجموعة من ااالنشطة الوظائف التى تتكون من مجموعة من ااالنشطة

البدنية التى يمكن مالحظتها وتسجيلها، مثل وظائف البدنية التى يمكن مالحظتها وتسجيلها، مثل وظائف عمال االنتاج.عمال االنتاج.

- يمكن استخدامها بجانب المقابلة الشخصية. - يمكن استخدامها بجانب المقابلة الشخصية.

وتتم بطريقتين: األولى: يقوم اخصائى التحليل بمالحظة وتتم بطريقتين: األولى: يقوم اخصائى التحليل بمالحظة سلوك الموظف أثناء تأديته للعمل، ثم يعقد مقابلة سلوك الموظف أثناء تأديته للعمل، ثم يعقد مقابلة

شخصية مع شاغل الوظيفة.شخصية مع شاغل الوظيفة.

الثانية: يقوم اخصائى التحليل بمالحظة سلوك الموظف الثانية: يقوم اخصائى التحليل بمالحظة سلوك الموظف أثناء تأديته للعمل، وفى نفس الوقت يعقد مقابلة أثناء تأديته للعمل، وفى نفس الوقت يعقد مقابلة

شخصية مع شاغل الوظيفة.شخصية مع شاغل الوظيفة.

تقيمم طريقة المالحظة الشخصيةتقيمم طريقة المالحظة الشخصية

المزايا:المزايا:يوفر بيانات فورية عن الوظائف، وعن سلوك القائم يوفر بيانات فورية عن الوظائف، وعن سلوك القائم -

به.به.درجة صدق البيانات تكون عالية.درجة صدق البيانات تكون عالية.-

العيوب:العيوب:ال تصلح اال فى حالة جمع البيانات للوظائف اليدوية، أو ال تصلح اال فى حالة جمع البيانات للوظائف اليدوية، أو -

ذات سلوك ظاهر.ذات سلوك ظاهر.-.Y Y ذهنيا Y.ال تصلح للوظائف التى تتطلب مجهودا Y ذهنيا ال تصلح للوظائف التى تتطلب مجهودا

أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظائفالوظائف

Y: فحص سجالت األداء: Y: فحص سجالت األداء:ثالثا ثالثا

يتم عن طريق اعطاء شاغل الوظيفة سجل يقوم يتم عن طريق اعطاء شاغل الوظيفة سجل يقوم بتسجيل االنشطة اليومية وبنفس التسلل الزمنى بتسجيل االنشطة اليومية وبنفس التسلل الزمنى

وبالتفصيل.وبالتفصيل.

مزاياه: يوفر صورة كاملة عن االنشطة التى تتكون منها مزاياه: يوفر صورة كاملة عن االنشطة التى تتكون منها الوظيفة .الوظيفة .

عيوبها:مبالغة شاغلى الوظيفة فى بعض االنشطة التى عيوبها:مبالغة شاغلى الوظيفة فى بعض االنشطة التى يرغبون فى اظهارها اكبر من حجمها الحقيقى. او يرغبون فى اظهارها اكبر من حجمها الحقيقى. او

اخفاء بعض االنشطة التى يرغبون فى اخفائها.اخفاء بعض االنشطة التى يرغبون فى اخفائها.

العالج: مراجعة البيانات التى سجلها شاغل الوظيفة مع العالج: مراجعة البيانات التى سجلها شاغل الوظيفة مع الرئيس المباشر.الرئيس المباشر.

أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل أساليب جمع البيانات الخاصة بتحليل الوظائفالوظائف

Y: نماذج االستقصاء: Y: نماذج االستقصاء: رابعا رابعا

يقوم شاغل الوظيفة باستيفاء نموذج استقصاء يقوم شاغل الوظيفة باستيفاء نموذج استقصاء Y بحيث Y بحيث يحتوى على عدد من األسئلة المعدة مسبقا يحتوى على عدد من األسئلة المعدة مسبقا

تصف واجبات ومسئوليات شاغل الوظيفة.تصف واجبات ومسئوليات شاغل الوظيفة.وتعتبر أيضا من الطرق الشائعة لجمع بيانات وتعتبر أيضا من الطرق الشائعة لجمع بيانات -

تحليل الوظائف.تحليل الوظائف.تعتبر وسيلة سريعة وتناسب جمع البيانات من تعتبر وسيلة سريعة وتناسب جمع البيانات من -

عدد كبير من شاغلى الوظائف.عدد كبير من شاغلى الوظائف.تعتبر وسيلة منخفضة التكاليف.تعتبر وسيلة منخفضة التكاليف.-

مصادر الخطأ فى تحليل الوظائفمصادر الخطأ فى تحليل الوظائف

- عدم مالئمة الوظائف المختارة للتحليل.- عدم مالئمة الوظائف المختارة للتحليل.11

- اختالف االجابات الخاصة بشاغلى الوظائف - اختالف االجابات الخاصة بشاغلى الوظائف 22تجاه االسئلة الموجهة اليهم.تجاه االسئلة الموجهة اليهم.

- التغير فى بيئة العمل.- التغير فى بيئة العمل.33

- التغير فى سلوك شاغل الوظيفة.- التغير فى سلوك شاغل الوظيفة.44

تصميم العمل)الوظيفة(تصميم العمل)الوظيفة(

يقصد بتصميم الوظيفة تحديد طريقة اداء يقصد بتصميم الوظيفة تحديد طريقة اداء العمل ونوع االنشطة والمهام المطلوبة، العمل ونوع االنشطة والمهام المطلوبة، واالدوات المستخدمة، وطبيعة العالقات واالدوات المستخدمة، وطبيعة العالقات

الموجودة فى الوظيفة، وطبيعة ظروف العمل الموجودة فى الوظيفة، وطبيعة ظروف العمل المحيطة.المحيطة.

الجوانب المرتبطة بتصميم الوظيفةالجوانب المرتبطة بتصميم الوظيفة

مدى التنوع فى المهارات الالزمة الداء العمل.مدى التنوع فى المهارات الالزمة الداء العمل.1.1.

مدى اهمية الوظيفة وتاثيرها على الوظائف مدى اهمية الوظيفة وتاثيرها على الوظائف 2.2.األخرى.األخرى.

درجة الحرية التى تتمتع بها الوظيفة.درجة الحرية التى تتمتع بها الوظيفة.3.3.

درجة حصول شاغل الوظيفة على معلومات درجة حصول شاغل الوظيفة على معلومات 4.4.مستمرة عن نتائج عمله.مستمرة عن نتائج عمله.

إرشادات للتصميم الجيد للوظائفإرشادات للتصميم الجيد للوظائف

التخفيف من رقابة المرؤوسين.التخفيف من رقابة المرؤوسين.

.Y Y متكامال Y.اعطاء المرؤوس عمال Y متكامال اعطاء المرؤوس عمال

تزويد المرؤوسين بنتائج عملهم.تزويد المرؤوسين بنتائج عملهم.

.Y Y.اضافة مهام جديدة نسبيا اضافة مهام جديدة نسبيا

اعطاء مهام خاصة.اعطاء مهام خاصة.

منح مزيد من السلطة.منح مزيد من السلطة.

المحاسبة على النتائج.المحاسبة على النتائج.

توصيف الوظائفتوصيف الوظائفهو عبارة عن النتيجة الملموسة لتحليل العمل وتظهر هو عبارة عن النتيجة الملموسة لتحليل العمل وتظهر

فى شكل وصف تفصيلي مكتوب للوظيفة. وتشمل فى شكل وصف تفصيلي مكتوب للوظيفة. وتشمل العناصر اآلتية:العناصر اآلتية:

تعريف بالوظيفة.تعريف بالوظيفة.-ملخص عام للوظيفة.ملخص عام للوظيفة.-المسئوليات والواجبات.المسئوليات والواجبات.-ظروف وبيئة العمل.ظروف وبيئة العمل.-مواصفات شاغل الوظيفة) ويتم تحديدها اما باالسلوب مواصفات شاغل الوظيفة) ويتم تحديدها اما باالسلوب -

التقديرى أو االسلوب االحصائى(.التقديرى أو االسلوب االحصائى(.

أهمية توصيف الوظائفأهمية توصيف الوظائفتعريف شاغل الوظيفة بمهام الوظيفة وسلطاتها. تعريف شاغل الوظيفة بمهام الوظيفة وسلطاتها. -يتم اختيار العاملين بناء على توصيف الوظائف.يتم اختيار العاملين بناء على توصيف الوظائف.-يتم تحديد أجر الوظيفة بناءY على ما يعكسه يتم تحديد أجر الوظيفة بناءY على ما يعكسه -

توصيف الوظائف.توصيف الوظائف.تتحدد االحتياجات التدريبية بناءY على المهام تتحدد االحتياجات التدريبية بناءY على المهام -

المطلوبة فى توصيف الوظائف.المطلوبة فى توصيف الوظائف.تتم الترقية للوظيفة بناءY على ما تتوافر للفرد من تتم الترقية للوظيفة بناءY على ما تتوافر للفرد من -

مواصفات مذكورة فى بطاقات توصيف الوظائف.مواصفات مذكورة فى بطاقات توصيف الوظائف.Y للتفاوض مع اتحادات العمال.- Y للتفاوض مع اتحادات العمال.تستخدم احيانا تستخدم احيانا

مواصفات شاغل الوظيفةمواصفات شاغل الوظيفة

تعطى مواصفات شاغل الوظيفة مالمح تعطى مواصفات شاغل الوظيفة مالمح الشخص الذي يجب أن يشغل الوظيفة والخبرة الشخص الذي يجب أن يشغل الوظيفة والخبرة والتدريب والمتطلبات الجسمية والعقلية فيمن والتدريب والمتطلبات الجسمية والعقلية فيمن

يشغل الوظيفة.يشغل الوظيفة.

كيفية تحديد مواصفات شاغل كيفية تحديد مواصفات شاغل الوظيفة الوظيفة

األسلوب التقديري)خبرة المديرين(.األسلوب التقديري)خبرة المديرين(.

األسلوب اإلحصائي) معامل االرتباط بين األسلوب اإلحصائي) معامل االرتباط بين مواصفات معينة ووظائف معينة (مواصفات معينة ووظائف معينة (